Reed it 41 by Prock und Prock Marktkommunikation

Das internationale Partner- und Kundenmagazin von Reed Exhibitions in Österreich International Partner and Client Magazine of Reed Exhibitions in Austria

Speed Dating auf Top-Ebene. Kongress-Experten tagten bei ICCA Workshop in Wien. Top-Level Speed Dating. Congress Experts Met at the ICCA Workshop in Vienna.

N° 41

Oktober 2016

Events + Congresses FOCUS

Innovative Messetools. Punktgenauer Erfolgs-Check. Maßgeschneidert. Immer das passende Konzept. Trendfarbe Grün. Events werden nachhaltiger. Innovative Tools. Pinpoint Success. Customised. Made-To-Measure Concepts. Green Is the New Black. Events Are Getting Greener

Virtueller Messebegleiter Virtual Exhibition Companion Reed Exhibitions bietet mit Waytation ein neues Tool zur Erfassung der Bewegungsprofile von Messe- und Kongressbesuchern. Introducing Waytation, Reed Exhibitions’ new tool for tracking exhibition and congress visitors' movement patterns.

INHALT / CONTENT N° 41 02 Virtueller Messebegleiter Virtual Exhibition Companion 05 Top Ranking: Wohlfühl-Stadt Wien Top Ranking: Feelgood Capital 06 Expertentreffen beim ICCA Workshop High Level Meeting at the ICCA Workshop

an kann es sich kaum vorstellen. Hatte ein Messe- und Kongressbesucher einmal die Drehkreuze beim Eingang passiert, gab es bislang zu dessen Bewegungsprofilen innerhalb der Hallen keine zuverlässigen Daten. Geht es nach Cemsit Yelgin, CEO des Wiener Start-up-Unternehmens Waytation, wird sich das schnellstens ändern – und zwar in Kooperation mit Reed Exhibitions.

09 Veranstaltungen werden grüner Greener Events 10 Interview: Ein starkes Erfolgsmodell Interview: A Major Success Story 12 Blick hinter die Kulissen: Kongressmanagement Creating a Congress – The Backstage View 14 Bühne frei für Events Open Stage for Events

IMPRESSUM Herausgeber: Reed Messe Wien GmbH, Messeplatz 1, Postfach 277, A-1021 Wien , T +43 (0)1 727 20-0, info@messe.at / Für den Inhalt verantwortlich, Chefredaktion: Mag. Paul Hammerl / Konzeption, Redaktion, Grafik: Prock+Prock Marktkommunikation, Salzburg, www.prock-prock.at / Bilder: Reed Exhibitions, David Faber, Christian Husar, www.sebastianfreiler.com, BMLFUW, WienTourismus (Christian Stempert) / Druck: Offset 5020, Salzburg

e Die Schlüsselfrage dabei ist: „Wie lange halten sich Besucher wo auf?“ Begonnen hat alles vor mehr als einem Jahr beim International Liver Congress™, dem internationalen Leber Kongress der European Association for the Study of the Liver und seinen mehr als 10.000 Kongressteilnehmern in der Messe Wien. Dort sammelte Waytation über einen auf der Registrierungskarte montierten Chip an fünf Tagen mehr als zwei Milliarden anonymisierte Datensets, die genau diese Frage beantworteten. Und dann war klar: Egal um welche Veranstaltung es sich handelt, durch das System wird eine aussagekräftige Erfolgsmessung möglich. Waytation ermit-

telt unter anderem eine örtlich und zeitlich genaue Aufstellung über die Besucherströme am Gelände, gibt die Teilnehmeranzahl bei Sessions, Vorträgen oder Programmpunkten an, zeichnet geografisch ablesbare Standbesuche auf, visualisiert die Top-Spots der Veranstaltung und zeigt sogar, welche Positionen auf den einzelnen Ständen besonders beliebt sind. Einfache technische Umsetzung. So revolutionär die Ergebnisse für die Branche sind, so simpel ist die technische Umsetzung. Eine automatisierte Plug&Play-Lösung liefert die nicht personalisierten Daten für den Erfolgs-Check. Der Veranstalter findet mit einem Klick auf einer Cloud-Plattform je nach Auftrag die unterschiedlichsten Messgrößen kombiniert und verglichen. Verpackt in anschaulichen Charts. Anwenderfreundlich ist das Produkt auch für den Besucher. Alles was dafür nötig ist, ist ein kleiner Chip auf der Zutrittskarte. Das vorherige Laden einer App, die Freigabe von persönlichen Informationen oder die Beantwortung von Fragen sind nicht erforderlich. Installierte Sensoren in den Veranstaltungsräumen kommunizieren mit dem Chip auf der Zutrittskarte und liefern so eine Bewegungsanalyse des Teilnehmers. Als Add-on kann bei Zustimmung die Anonymisierung aufgehoben werden, um etwa Ärzten die automatische Buchung von Weiterbildungspunkten durch die Kongress-Teilnahme zu ermöglichen. Das Messe Wien Exhibition & Congress Center ist bereits Waytation.Ready zertifiziert. Das bedeutet, dass die Sensoren, je nachdem welche Daten gesammelt werden sollen, ohne lange Vorlaufzeit und individuell nach Fragestellung installiert werden können. Hochleistungsfähige IT. Damit Waytation weitere Produkte wie das Monitoren der Besucherbewegungen in Echtzeit anbieten kann, braucht es ein leistungsstarkes, ausfallsicheres WIFI-Netzwerk – am besten eines der modernsten Europas, so wie im Messe Wien Exhibition & Congress Center. „Bei WLAN gibt es keine Toleranz. Es muss schnell und sicher sein. Eher wird noch auf den Mantel an der Garderobe gewartet als auf Content. Wir haben in unserem Haus eine IT-Infrastruktur aufgebaut, die auch auf zu erwartende zukünftige Anforderungen

abstellt. In Anbetracht der massiv gesteigerten Internetnutzung von Besuchern und Veranstaltern oder Innovationen wie Waytation müssen wir jedoch permanent ein Auge auf die Entwicklungen haben, um auf der Höhe der Technologie zu bleiben. Derzeit sind wir bestens ausgestattet“, erklärt Renate Dobler-Jerabek, Direktorin für Gastveranstaltungen bei Reed Exhibitions. Die Glasfaserverkabelung als Standard in allen Hallen und dem Congress Center ermöglicht eine Übertragungsgeschwindigkeit zwischen 2,5 Gbit/s und 10 Gbit/s. Ein zentraler 40 Gbit/s Backbone garantiert höchste Ausfallsicherheit und Lastverteilung. Bei großen Kongressen ist es keine Seltenheit, dass mehr als 1,2 Millionen gleichzeitige Verbindungen aufgebaut werden müssen. Das geht nur mit dem Einsatz modernster Geräte. Dazu hat sich Reed Exhibitions einen Top-Partner geholt: Kapsch BusinessCom als größter Cisco Vertriebspartner Österreichs setzt hier auf WLAN-Sender der fünften Generation mit einer deutlich höheren Stabilität. 250 Stück können auf dem Gelände neben mehr als 5.000 LAN-Anschlüssen genutzt werden. Perfekte Bedingungen für technologische Neuerungen wie Waytation. „Mit Reed Exhibitions haben wir den Marktführer unter Österreichs Messeveranstaltern als Partner. Wien liegt seit gut zehn Jahren weltweit unter den Top 5 Kongressdestinationen. Das schafft uns einen bedeutenden Markt für unser Produkt“, freut sich Waytation-CEO Cemsit Yelgin auf die nächsten Herausforderungen. Und die sind nicht klein. Reed Exhibitions erreicht in Österreich mit seinen Veranstaltungen insgesamt fast eine Million Besucher bzw. Teilnehmer pro Jahr.

ard to believe, but true: organisers have no record of where exhibition visitors or congress participants spend their time at an event once they go through the turnstiles. But if Cemsit Yelgin, CEO of Vienna-based start-up Waytation has his way, that is all set to change overnight – in partnership with Reed Exhibitions. The key question is: “How long do visitors stay where?” It all started more than a year ago at the International Liver Congress of the European Association for the Study of the Liver, which saw more than 10,000 partici-

Simple technical implementation. Implementing the system is as simple as its results are revolutionary. An automated plug-and-play solution delivers the non-personalised data, ready for analysis. With a single click on a cloud platform, event organisers will find combinations and comparisons of a range of metrics, depending on the brief. The data are presented in easy-to-read charts. The product is also highly user friendly from the visitors’ perspective as all they need is a small chip on their pass. There is no need for participants to download an app, authorise the use of their personal data, or answer any questions. Sensors installed throughout the venue communicate with the chip on the pass and use the information to plot their movements. There is also an option for users to waive their anonymity, which can be useful in certain situations such as allowing doctors to automatically credit points for attending various sessions at the congress. The Messe Wien Exhibition & Congress Center is already Waytation.Ready certified. This means that depending on the data to be collected, the sensors can be set up quickly and customised according to the organisers’ specifications. High-performance IT. Waytation needs a powerful, fail-proof WIFI network so they can

offer further services such as monitoring visitor movement in real time. What better than one of the most modern in Europe, as installed at Messe Wien Exhibition & Congress Center. “Tolerances don’t come into it with a WLAN. It just has to be fast and secure. People are more prepared to wait for their coat at the cloakroom than for content. The IT infra-structure in place at our venue is geared towards future requirements. In light of the huge increase in internet

Exhibitions has teamed up with a top partner to ensure everything runs smoothly: Kapsch BusinessCom – Cisco’s largest distribution partner in Austria – which implemented the venue’s significantly more stable fifth-generation WiFi transmitters. There are 250 of them on site in addition to more than 5,000 regular LAN connections. Perfect for technical innovations such as Waytation: “In Reed Exhibitions we have the market Waytation

pants come to the Messe Wien. Over a period of five days Waytation collected more than two billion anonymised data sets via chips attached to delegates’ passes in search of the answer to this question. And it soon became clear: whatever the event, the system is capable of delivering meaningful metrics to determine its success. Waytation collects precise data on visitor movements on site and the number of participants at the various sessions, lectures or programme highlights. It also generates geographical maps of stand visits, visualises the top spots at an event and is even able to show which particular areas of individual stands are most popular.

Waytation erfasst das Bewegungsprofil jedes Besuchers automatisch per Chip. chip to automatically track individual visitor’s movements.

use by visitors and event organisers and the advent of innovations such as Waytation, we still have to have a close eye on developments so that we can keep pace with technological change. Right now we are extremely well placed to do so,” explains Renate-Dobler Jerabek, Director of Third-Party Events at Reed Exhibitions. Fibre optic cabling is available as standard in all halls and the Congress Center supports transfer rates of between 2.5 Gbit/s and 10 Gbit/s. A central 40 Gbit/s backbone ensures high availability and optimal load distribution. With larger congresses it is not uncommon to see more than 1.2 million simultaneous connections – something that can only be managed with state-of-the-art equipment. Reed Die Datensets ermöglichen eine aussage kräftige Erfolgsmessung. Data sets use informative metrics to determine the success of an event.

Waytation uses a

leader among Austria’s exhibition organisers as our partner. For a good ten years now Vienna has ranked among the top five congress destinations worldwide, which gives us a major market for our product,” explains Waytation CEO Cemsit Yelgin as he looks to the challenges ahead. And they are not to be sniffed at: Reed Exhibitions reaches almost one million visitors and participants at its events in Austria each year.

INFO-POINT Top-IT-Infrastruktur yyZentraler 40 Gbit/s Backbone in redundanter Ausführung yyÜbertragungsgeschwindigkeit: 2,5 Gbit/s bis 10 Gbit/s yyModernste WLAN Sender mit Funkstandard 802.11ac yy Mehr als 5.000 LAN-Anschlüsse yyInternetanbindung für 30.000 Besucher yy1,2 Millionen gleichzeitige Zugriffe möglich Top IT infrastructure yyRedundant central 40 Gbit/s backbone yyConnection speeds: 2.5 Gbit/s -10 Gbit/s yyState-of-the-art WLAN transmitters (802.11ac) yyMore than 5,000 LAN connections yyInternet connections for 30,000 visitors yy1.2 million simultaneous connections possible

e Wien punktet seit Jahren als Kongressstadt und in Sachen Lebensqualität. liveable city for years.

Vienna has been leading the way as a congress destination and highly

Wohlfühl-Stadt Wien Feelgood „W Capital Von 230 Großstädten weltweit verfügt Wien über die höchste Lebensqualität. Das zieht auch interna tionale Tagungs- und Kongressveranstalter an. Vienna has the highest quality of life of 230 major cities worldwide. And this draws international meeting and congress organisers to the city.

ien ist eine Stadt, die weltweit wie keine andere für ein Leben in Sicherheit steht, mit hohen sozialen Standards, mit preiswertem Wohnraum, mit hervorragender Infrastruktur und einem ausgezeichneten kulturellen Angebot für alle unsere Bewohner und Gäste“, freut sich Renate Brauner, für Finanzen, Wirtschaft und Internationales zuständige Wiener Stadträtin. Das hat einmal mehr die jüngste Studie des international tätigen Unternehmensberaters Mercer bestätigt. 230 Großstädte in aller Welt wurden in punkto Lebensqualität unter die Lupe genommen, als Gewinner ging Wien hervor. Erfolgreiche Bewertungen in 39 Kriterien hoben die österreichische Hauptstadt an die Spitze des Rankings. Dazu zählen politische, soziale, wirtschaftliche und umweltorientierte Aspekte ebenso wie Gesundheit, Bildungs- und Verkehrs angebote. Kein Wunder also, dass auch internationale Veranstalter immer häufiger in die Donaumetropole kommen. Im jüngsten Ranking der Union of International Associations UIA liegt Wien auf Platz Vier hinter Brüssel, Singapur und Seoul. Die Folge: Tagungen und Kongresse in Wien hatten 2015 mit 1,7 Millionen Nächtigungen ein neues Allzeithoch erreicht.

“V

ienna is synonymous with safety like no other city in the world, high social standards, affordable living, outstanding infrastructure and a fantastic cultural

scene for all of our citizens and visitors to enjoy,” confirms Renate Brauner, Vice-Mayor of Vienna. The latest study published by international consultancy Mercer confirmed the city’s standing once again. It surveyed quality of life in 230 major cities all over the world and named Vienna in top spot. A strong showing in 39 categories helped the Austrian capital on its way to the head of the international rankings. Criteria include political, social, economic and environmental factors, as well as health, education and transportation. So it hardly comes a surprise to learn that more and more international organisers are choosing to stage their events in the city. Vienna (also) came fourth in the latest Union of International Associations (UIA) ranking after Brussels, Singapore and Seoul. All of this helped the Austrian capital to reach a new alltime high of 1.7 million overnight stays induced by congresses and meetings in 2015.

Stadträtin Renate Brauner ist stolz auf Wien. City Councillor Renate Brauner is proud of Vienna.

Reed Exhibitions Messe Wien prĂ¤sentierte sich mit perfekter Organisation und einem abwechslungsreichen Rahmenprogramm als perfekter Gastgeber. Reed Exhibitions Messe Wien was the perfect host thanks to superb organisation and a varied social programme.

Speed Dating auf Top-Ebene Top-Level Speed Dating 15 europäische Kongresshäuser und High-LevelVeranstalter trafen einander Anfang September zum ICCA Workshop in Wien. 15 European conference venues and high-level congress organisers got together in Vienna at the start of September for the ICCA Workshop.

ie internationale Fachvereinigung für das Kongresswesen ICCA vergibt jedes Jahr die Ausrichtung eines europäischen Netzwerktreffens unter dem Titel „European Venue Sector Supplier/Client Workshop“ an ein anderes ausgewähltes Mitglied. Die Messe Wien hat die Jury mit ihrer Bewerbung für 2016 überzeugt und war Gastgeber für den Fach-Workshop Anfang September. Die ICCA hat für diese Eventreihe ein spezielles Format entwickelt, das von den jeweiligen Hosts umgesetzt und mit einem individuellen Rahmenprogramm ergänzt wird: Am Expertentreff nehmen maximal 15 Kongresshäuser aus ganz Europa teil, wobei jeder einen seiner High-Level-Kunden – z.B. Verbände, die regelmäßig große Kongresse und Konferenzen in wechselnden Venues veranstalten – als Gast mitbringt. Beim Speed Dating im Workshop trifft jeder Kunde mit jedem Anbieter zu 15-minütigen, individuellen Intensivgesprächen zusammen. „Damit wird es möglich, in relativ kurzer Zeit ein Maximum an qualitätsvollen neuen Kontakten zwischen Anbietern und Veranstaltern auf persönlicher Ebene zu schaffen“, erläutert Martina Candillo, Sales Manager Associations bei Reed Exhibitions Messe Wien. Weil wissenschaftliche Tagungen eine extrem lange Vorlaufzeit und komplexe Ansprüche an die Venues haben, geht den Vertragsabschlüssen in der Regel eine langjährig aufgebaute, vertrauensvolle Kunden-

beziehung voraus. „Die Veranstalter müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Bedürfnisse vor Ort erfüllt werden können. Und sie brauchen ‚ein Gesicht’, das mit der Venue verbunden ist“, betont Candillo, die seit zehn Jahren das Segment Internationale Verbände betreut. Wien von seiner schönsten Seite. Von den besonderen Qualitäten der Messe Wien als Tagungsort mit modernster Infrastruktur und persönlichem Service zeigten sich die Gäste beeindruckt – ebenso wie vom Rahmenprogramm, das mit lokalen Partnern sowie dem Wiener Convention Büro umgesetzt wurde: Welcome-Treffen im Marina Restaurant an der Donau, Riesenradfahrt mit Blick über das nächtliche Wien, exklusive Führung durch die Ausstellung im Leopold Museum mit Dinner vor Ort, Fiakerfahrt durch die Altstadt, Übernachtung im Hilton Vienna Plaza. Als Gastgeber des ICCA Workshops 2016 hat Reed Exhibitions die Chance genutzt, alle Vorzüge der Messe Wien als Venue für internationale Kongresse erlebbar zu machen. Mit Erfolg, wie das Feedback der Gäste belegt.

very year ICCA – the International Congress and Convention Association – entrusts one of its members with the task of staging its European Venue Sector Supplier/Client Workshop, a networking event.

The Messe Wien's 2016 bid won over the jury, to host the annual industry workshop at the start of September. ICCA has developed a special format for the events which the hosts have to implement and complement with their own programme of side events: the workshop is open to a maximum of 15 conference venues from all over Europe, each of which invites a guest chosen from among its high-level customers, e.g. associations that rotate their congresses and conferences between different destinations each year. At the ‘speed dating’ section of the workshop, each customer had the chance to sit down with each of the venues for a 15-minute oneon-one. “This format facilitates the largest possible number of quality face-to-face interactions between venues and organisers in a relatively short time frame,” explains Martina Candillo, Sales Manager Associations at Reed Exhibitions Messe Wien. And because scientific congresses take such a lot of preparation and place complex demands on the venues, work on building up relationships with customers usually starts many years before the final contracts are signed. “Event organisers need to know that their requirements are going to be met on site. And they need a “face” that represents the venue,” explains Candillo, a ten-year veteran of the International Associations segment. Vienna’s from its best angle. The participants were clearly impressed by the Messe Wien’s outstanding qualities as a meeting venue which offers state-of-theart infrastructure and personal service. The socials put together with the support of local partners and the Vienna Convention Bureau also went down well. High-lights included a welcome reception at the Marina Restaurant on the banks of the Danube, a trip on the Giant Ferris Wheel complete with views of Vienna by night, an exclusive tour of the

exhibition at the Leopold Museum including dinner at the venue, a horse-drawn carriage ride through the old town and a stay at the Hilton Vienna Plaza. In its capacity as host of the 2016 ICCA workshop, Reed Exhibitions made the most of the opportunity to showcase and bring to life all of the advantages of Messe Wien as a venue for international congresses. With no small degree of success, as the feedback confirms!

ANTONIA HERBERT, Kongresse und Messen. APV e.V. - Arbeits gemeinschaft für Pharmazeutische Verfahrenstechnik e.V. Die Messe Wien hat einen sehr hohen Stellenwert im Bereich Kongresswesen. Das Kongresszentrum liegt zentral und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen. Besonders hervorheben möchte ich das Raumkonzept, das sich jedem Veranstaltungsformat anpassen kann. Für unseren Kongress ist es aufgrund der Vorträge, die parallel in verschiedenen Räumen stattfinden, oft eine kleine Herausforderung, ein geeignetes Kongresszentrum zu finden. Außerdem wird unser Kongress von einer Ausstellung begleitet. Die Messe Wien kann diesen entscheidenden Aspekt als geeigneter Veranstaltungsort erfüllen.

ANTONIA HERBERT, Congresses and Exhibitions. APV e.V. - Arbeitsgemeinschaft für Pharmazeutische Verfahrenstechnik e.V. Messe Wien enjoys a strong reputation in the congress industry. The venue is close to the city centre and easy to reach by public transport. I would also single out the layout, which can be adapted to suit all different types of events. It can be something of a challenge to find a suitable venue for our congress given that we have lots of lectures playing out at the same time in different rooms. And if that wasn’t enough, our congress also has an exhibition. Messe Wien ticks the boxes for both of these decisive factors.

DR. JULIE LING, CEO, European Association of Palliative Care EAPC Die EAPC - European Association for Palliative Care veranstaltet jedes zweite Jahr einen Kongress mit bis zu 3.000 Teilnehmern. Bei der Auswahl des Veranstaltungsortes spielen mehrere Key-Faktoren eine Rolle. Dazu gehört, dass wir bis zu acht Sessions parallel abhalten und einen Saal benötigen, in dem alle Teilnehmer Platz finden. Nach meinem ersten Besuch denke ich, dass sich unsere Vorstellungen im Congress Center umsetzen lassen. Der Tagungsbereich besticht durch seine Weite, das Leitsystem rund um das Gebäude ist großartig. Das Team des Congress Centers hat sich als perfekter Gastgeber präsentiert.

DR. JULIE LING, CEO, European Association of Palliative Care EAPC The European Association for Palliative Care (EAPC) hosts a biennial congress attracting up to 3,000 delegates. Our choice of location is based on several key factors. This includes the ability to run at eight concurrent sessions and a plenary hall that would accommodate all of the delegates. Based on my first visit, I believe that the congress centre is able to meet these requirements. The congress centre is marked by the sense of space and navigation around the building is aided by great signage. The team were perfect hosts.

INFO-POINT Kongress-Experten unter sich: Die International Congress and Convention Association ICCA ist eine weltweite Vereinigung von Experten aus dem Bereich Kongresswesen und deren Informationsdrehscheibe. Der Verband repräsentiert Organisations-, Transport- und Beherbergungsspezialisten für internationale Meetings und Events und umfasst mehr als 1.000 Mitglieder in über 90 Ländern weltweit. ICCA bietet ihren Mitgliedern eine umfassende Datenbank, diverse Kommunikationskanäle und Möglichkeiten zur Geschäftsentwicklung. Congress experts only: ICCA – the International Congress and Convention Association – is the global community and knowledge hub for the international association meetings industry. ICCA represents the main specialists in organising, transporting, and accommodating international meetings and events, and comprises over 1,000 member companies and organisations in over 90 countries worldwide. ICCA specialises in the international association meetings sector, offering unrivalled data, communication channels, and business development opportunities.

Beim Rahmenprogramm lernten die Teilnehmer Wien von seiner schönsten Seite kennen. Participants got to see Vienna from its best angle during the side event programme.

Veranstaltungen werden grüner Greener Events Reed Exhibitions Messe Wien ist Lizenznehmer des Österreichischen Umwelt zeichens „Green Meetings“ und „Green Events“. Reed Exhibitions Messe Wien is an official Österreichisches Umweltzeichen licensee for Green Meetings and Green Events.

reen Thinking ist mittlerweile ein wichtiges Asset im nationalen und internationalen Tagungsgeschäft. Denn es ist ein Qualitätsmerkmal, das von nationalen wie internationalen Kongressveranstaltern zunehmend geschätzt und vorausgesetzt wird. Auch immer mehr Unternehmen wollen Tagungen und Kongresse Ressourcen schonend abgewickelt wissen. Das entsprechende Umweltzeichen, das einzelne Events als Green Meetings bzw. Green Events ausweist, bekommen sie nun direkt von Reed Exhibitions Messe Wien. Reed unterstützt seine Kunden auch bei der Planung und dem Zertifizierungsprozess. Egal ob Tagung oder Event, mit dem Knowhow des erfahrenen Teams kann nahezu jede Veranstaltung effizienter und umweltfreundlicher gestaltet werden. Auch im eigenen Unternehmen wird der „Grün-Gedanke“ aktiv gelebt – nicht zuletzt als ÖkoBusinessPlan-zertifizierter und fahrradfreundlicher Betrieb. Die Mitarbeiter reisen in Österreich weitestgehend mit öffentlichen Verkehrsmitteln, es gibt 23 E-Tankstellen in den Parkhäusern der Messe Wien, und der Strom kommt aus erneuerbarer Energie. Zusätzlich hat Reed Exhibitions Messe Wien eine Photovoltaikanlage und verfolgt ein konsequentes Abfallwirtschaftskonzept. Auch die Barrierefreiheit ist durchgehend gegeben: Von der U-Bahn bis hinein in die Messehallen.

owadays, green thinking is an indispensable asset in the national and international meetings industry. It is a badge of quality that congress organisers take very seriously and is increasingly becoming a prerequisite when it comes to selecting venues. More and more businesses, too, expect their meetings and conferences to use resour-

Die 23 E-Tankstellen sind ein Teil des Nachhaltigkeitsprogamms der Messe Wien. car charging stations are part of the Messe Wien sustainability programme.

ces sparingly. And now they can obtain the necessary environmental seals directly from Reed Exhibitions Messe Wien on a case by case basis, confirming that their get-togethers are held as green meetings and green events. Reed advises and supports its customers throughout the planning and certification process. Whether it is a corporate meeting or a large conference, virtually every event can be optimised and made more environmentally friendly thanks to the expertise of the experienced Reed team. An eco-friendly approach is also enshrined in the company’s culture as an ÖkoBusiness Plan-certified and bicycle-friendly business. The majority of employees in Austria travel by public transport, and there are 23 e-car charging points in the Messe Wien garages, all of which are powered by electricity from renewable sources. Reed Exhibitions Messe Wien also has a solar energy plant and a

The 23 electric

strict waste management concept. The site is also fully wheelchair accessible – from the Underground all the way to the exhibition halls.

INFO-POINT Umweltmaßnahmen in der Messe Wien (Auswahl) yyFahrrad-Leihstation im Gelände yy23 E-Tankstellen yyMonatskarten der Verkehrsbetriebe für die Mitarbeiter yyAbfallwirtschaftskonzept yyStrom aus erneuerbarer Energie Selected environmental measures in place at the Messe Wien yyBike hire station on site yy23 electric car charging stations yyMonthly public transport passes for employees yyWaste management concept yyElectricity from renewable sources

Ein starkes Erfolgsmodell A Major Success Story Martin Roy, CEO von Reed Exhibitions in Österreich und die für Gastveran staltungen verantwortliche Direktorin Renate Dobler-Jerabek im Interview. An interview with Martin Roy, CEO of Reed Exhibitions in Austria and Renate Dobler-Jerabek, Director of ThirdParty Events.

Jahre Reed Exhibitions in Wien – welche Bilanz ziehen Sie? Martin Roy: Wir sind sehr zufrieden. Im Jahr 2000 hatte Wien als Messe- und Kongressstadt Luft nach oben. Heute können wir sagen: Die Erwartungen, die wir und die Stadt damals hatten, wurden übertroffen. Wien ist heute für Messen und Kongresse eine Top-Destination, ein starkes Erfolgsmodell. Was bedeutet die Messe Wien als Kongress- und Eventstandort wirtschaftlich für Wien? Roy: Mit 270 Millionen Euro Bruttowertschöpfung und steuerlichen Effekten im Ausmaß von 128 Millionen Euro sichern wir nicht nur 4.500 Arbeitsplätze, wir bringen jährlich auch 720.000 Besucher und 6.000 Aussteller nach Wien. Damit sind die Veranstaltungen in der Messe Wien wichtiger Wirtschaftsmotor und Impulsgeber für die Hauptstadt Österreichs. Wie hält Wien als Standort international mit? Die Entwicklung geht ja schnell voran ... Renate Dobler-Jerabek: Sehr schnell. Internationale Mitbewerber rüsten infrastrukturell ständig nach. Aber wir investieren ebenfalls

permanent in Ausstattung und Services und bleiben daher in der Spitzengruppe. Hat das Internet Ihr Geschäft verändert? Roy: Definitiv. Nehmen Sie das Beispiel WLAN: Wir waren mit unserer IT-Ausstattung im Sommer 2015 konkurrenzlos. Heuer im Frühjahr, also nicht einmal ein Jahr später, haben wir bereits nachgebessert. Derzeit ist am Gelände die gleichzeitige Nutzung von 64.000 Endgeräten möglich, 1,2 Millionen gleichzeitige Verbindungen ins Internet sind kein Problem. Dieser extrem hohe IT-Standard ermöglicht uns zugleich den Einsatz innovativer digitaler Tools. Was bedeutet dies in der Praxis bei Kongressen? Dobler-Jerabek: Kongresse funktionieren durch die fortschreitende Digitalisierung heute völlig anders als noch vor wenigen Jahren. Und in einigen Jahren wird es schon wieder anders aussehen. Wir greifen die Trends rasch auf, zum Beispiel durch Location Based Services. So können wir u.a. den Veranstaltern von Tagungen anbieten, die Bewegungsprofile der Teilnehmer am Gelände zu erfassen, um den Auslastungsgrad der angebotenen Sessions zu dokumentieren. Vor allem bei medizinischen sowie

CEO Martin Roy und Renate Dobler-Jerabek, die für Gastveranstaltungen verantwortliche Direktorin von Reed Exhibitions Messe Wien, zogen eine erfolgreiche Bilanz. CEO Martin Roy and Renate Dobler-Jerabek, who is responsible for third-party events at Reed Exhibitions Messe Wien, look back on a successful time.

e Renate Dobler-Jerabek und Martin Roy setzen weiter auf die Verbindung von persönlichem Kontakt und digitalen Tools. Martin Roy continue to focus on combining face-to-face contact and digital tools.

naturwissenschaftlichen und technischen Tagungen wird das als Asset gesehen. Alles Bereiche, in denen das MWECC eine Venue mit internationaler Top-Reputation ist. Kurzer Blick in die Zukunft – was planen Sie? Roy: Im Zentrum des Messe- und Kongressbusiness‘ steht weiterhin der Mensch, die persönliche Begegnung, der face2face-Kontakt. Die digitalen Möglichkeiten unterstützen diese Zusammentreffen auf effiziente Weise und verknüpfen so die analoge mit der digitalen Welt. Genau dort werden wir durch ständige Investitionen ansetzen. Parallel dazu werden wir die Beratungskomponente, die schon jetzt eine Stärke von uns ist, weiter ausbauen.

years of Reed Exhibitions in Vienna – what are your thoughts? Martin Roy: We are extremely satisfied. Back in 2000 there was definitely room for improvement for Vienna as a destination for exhibitions and congresses. But today we can safely say that we have exceeded our expectations – and those of the city. Vienna is now a top destination for exhibitions and congresses – a major success story. What does the Messe Wien mean for Vienna as a congress and event location, in financial terms? Roy: With EUR 270 million in induced economic impact and tax effects amounting to EUR 128 million, we help to secure 4,500 fulltime jobs and bring 720,000 visitors and

6,000 exhibitors to the city each year. The events at the Messe Wien are an important economic driver and source of stimulus for the Austrian capital. How does Vienna keep up as location on the international stage? Things change quickly... Renate Dobler-Jerabek: Very quickly. International competitors are constantly upgrading their infrastructure. But we are also continuously investing in equipment and services which keeps us in the vanguard. Has the internet changed the business? Roy: Definitely. Take WiFi as an example: our IT setup was peerless as recently as the summer of 2015. And this year in spring, not even a year down the line, we have already upgraded. At the moment we can support up to 64,000 devices simultaneously and 1.2 million connections to the internet at any one time without a problem. These kinds of extremely high IT standards allow us to use innovative digital tools. What are the practical implications of this for congresses? Dobler-Jerabek: Compared with just a few years ago, congresses now have a completely different complexion thanks to advances in digitalisation. And things will look different yet again in a few years’ time. We are quick to identify trends such as locationbased services. We can offer meeting organisers the chance to harvest data on participants’ movements on site so that they can see how popular the various sessions are. This is seen as an asset particularly for medical, scientific

Renate Dobler-Jerabek and

and technical meetings – all areas in which the MWECC enjoys an outstanding international reputation. Looking a little into the future now, what are your plans? Roy: People, personal encounters and face-to-face contact will remain at the heart of the exhibitions and congress business. Digital options will provide effective support for these meetings, bringing together the analogue and digital worlds. And it is precisely this area that will be the focus of ongoing investment. At the same time we will work to expand our support and consultancy services, which are already one of our strengths.

INFO-POINT Eine internationale Top-Venue. Mitten in der Stadt, eine U-Bahn vor der Türe und dennoch nur 20 Minuten vom Flughafen entfernt – das macht eine Top-Venue konkurrenzlos. Das Messe Wien Exhibition & Congress Center ist perfekt positioniert. Seit Jänner 2004, als die Venue eröffnet wurde, fanden hier mehr als 1.600 Veranstaltungen mit 80.000 Ausstellern und 8,6 Millionen Besuchern/Teilnehmern statt. A top international venue. In the middle of the city, the Underground right outside and still just 20 minutes from the airport – unbeatable for any top venue. Messe Wien Exhibition & Congress Center is ideally placed. Since the venue opened in January 2004, it has hosted more than 1,600 events with 80,000 exhibitors and 8.6 million participants and visitors.

Wir machen das! Yes we can! Der Job des Projekt leiters beginnt, sobald der Vertrag abgeschlossen ist. Dann geht es um die Details für einen erfolgreichen Event. A project manager’s work starts as soon as the contracts are signed. From that point on it is their job to get the details right for a successful event.

ie Jahrestagung der ESMRMB – European Society for Magnetic Resonance in Medicine and Biology – fand heuer zum 33. Mal statt – diesmal in Wien. Die Entscheidung für die Messe Wien als Veranstaltungsort ist im Frühjahr 2013 gefallen. Katrin Windl, für Gastveranstaltungen zuständige Projektmanagerin bei Reed Exhibitions Messe Wien, betreut das internationale Meeting der Magnetic Resonance-Community in der Umsetzung. „Zunächst buchen unsere Kunden nur eine bestimmte Anzahl von Quadratmetern. Wir gestalten und organisieren diese Flächen in der Folge exakt nach ihren Wünschen und Bedürfnissen“, erläutert die Fachfrau. Bei der gemeinsamen Site-Inspection (Anm.: Vorortbegehung) mit dem Leading Team (Anm.: Organisationsteam) der Veranstalter werden vorab die Rahmenbedingungen und organi satorischen Notwendigkeiten für die Konferenz besprochen. Wie viele getrennte Bereiche sind gefragt, damit mehrere Sessions parallel laufen können? Wo und wie integriert man den Ausstellungsbereich, um bestmögliche Interaktion zwischen Wissenschaft und

Industrie zu gewährleisten? Sind Abhängungen nötig? Wo braucht es Strom, Beleuchtung, Netzwerke und Schaltkreise? Alles ist möglich. Als Kongressveranstalter mit jahrzehntelanger Erfahrung hat die ESMRMB ihre eigenen Vorstellungen bereits im Vorfeld sehr konkret formuliert. Klar ist zum Beispiel, dass das Bühnen-Setup drei Mal adaptiert werden muss, um jeweils das passende Ambiente im Kongress-Verlauf zu bieten. Nach dem Mittagessen bleiben genau zwanzig Minuten für den Caterer, um alles abzubauen und den Raum wieder an die Referenten zu übergeben. Lässt sich das machen? „So gut wie alles lässt sich machen”, sagt Windl. „Vorausgesetzt, die einzelnen notwendigen Schritte sind bis ins Detail durchdacht, vorausgeplant und organisiert.” Katrin Windl stimmt gemeinsam mit ihrem Technik-Kollegen Martin Kreidl alle Prozesse mit der Haustechnik sowie externen Partnern ab und dokumentiert alle Informationen im elektronischen Buchungssystem. Und es ist allen Beteiligten an einem solchen Projekt ganz klar, dass das sicher kein 9 to 5 Job ist.

Ob Technik, Catering, Beschilderung oder Einlass. Jedes Detail wird persönlich geprüft und abgenommen. or entry control – every single detail is checked in person before being signed off.

Whether its technology, catering, signage

e Die Projektmanager bei Reed Exhibitions Messe Wien sorgen für den reibungslosen Ablauf des Events. Messe Wien ensure that the event runs smoothly.

he annual meeting of the European Society for Magnetic Resonance in Medicine and Biology (ESMRMB) took place for the 33rd time in 2016, with Vienna as the host. However, the decision to stage the event at the Messe Wien was taken all the way back in 2013. Katrin Windl, a project manager responsible for third-party events at Reed Exhibitions Messe Wien, was charged with looking after the magnetic resonance community’s annual get-together. “To start with, our customers simply book a certain amount of square meterage. Next, we design and organise the space precisely, according to their needs and requirements,” the expert explains. All of the specifications and organisational requirements for the conference are discussed at a joint site inspection with the event organiser’s leading team. How many separate areas are needed so that multiple sessions can run in parallel? Where and how should the exhibition zone be integrated to ensure optimal interaction between science and industries? Will the event require banners

The project managers at Reed Exhibitions

„Die ESMRMB hat ihren 33. Kongress in der Reed Messe Wien organisiert und war mit der Betreuung durch das Team der Reed Messe sehr zufrieden. Neben dem positiven Effekt, dass auch das Organisationsteam der ESMRMB in Wien ansässig ist, hat die professionelle und verlässliche Arbeit der Reed Messe dem Kongress einen hohen organisatorischen Standard ermöglicht.“ Denise Cosulich, Executive Director ESMRMB

to be suspended from the ceilings? How should power outlets, light fittings, networks and circuits be laid out? Nothing is impossible. As a congress organiser with decades of experience under its belt, the ESMRMB was able to formulate its expectations very clearly in advance. One such stipulation was that the stage set-up had to be adapted three times to ensure it was always fit for purpose as the congress progressed. After lunch there were precisely 20 minutes set aside for the caterer to clear everything away and hand the room back to the participants. A realistic timeframe? “Pretty much anything is possible,” Windl confirms. “Provided that every single stage is thought through, planned and organised properly – down to the very last detail.” Katrin Windl

“The ESMRMB held its 33rd congress at Reed Messe Wien and was highly satisfied with the service provided by the Reed Messe team. In addition to the fact that the ESMRMB organisational team is also located in Vienna, Reed Messe’s professional approach and reliability ensured the highest organisational standards at the congress.” Denise Cosulich, Executive Director ESMRMB

Damit war auch der diesjährige ESMRMB Kongress eine rundum gelungene Veranstaltung.

and her colleague Martin Kreidl run all of the technical requirements past the building services department and external partners before recording all of the information in an electronic booking system. And when it comes to projects like this, everyone involved knows that this is more than a 9-to-5 job.

INFO-POINT Der Projektleiter bei einer Gastveranstaltung fungiert als persönlicher Ansprechpartner für alle Fragen und Wünsche eines Veranstalters in der Messe Wien. Umfassender Service und individuelle Lösungen kommen bei Reed Exhibitions Messe Wien aus einer Hand. As the personal contact for organisers at the Messe Wien, the designated project manager is the first port of call for the clients’ questions and requests. Reed Exhibitions Messe Wien offers comprehensive service and custom solutions under one roof.

This year’s ESMRMB Congress was a resounding success.

Beste Stimmung herrschte bei dem bunten Incentive-Event eines indischen Unternehmens im September. event hosted by an Indian company in September.

Spirits were high at a colourful incentive

Bühne frei für Events Open Stage for Events Incentive Veranstaltungen sind nur eine Möglichkeit, um die vielfältigen Möglichkeiten der Messe Wien gekonnt in Szene zu setzen. Incentive events are just one of countless ways for Messe Wien to showcase its incredible versatility.

as Messe Wien Exhibition & Congress Center (MWECC) ist nicht nur eine beliebte Location für internationale Großkongresse, sondern bietet auch verschiedenste Möglichkeiten für Firmenpräsentationen, Symposien oder Motivationsveranstaltungen. „Wir haben den Raum und wir haben die Fläche, um Events mit einer Größenordnung zwischen 300 und 30.000 Menschen perfekt über die Bühne zu bringen“, sagt Renate Dobler-Jerabek, Leiterin der Abteilung Gastveranstaltungen bei Reed Exhibitions. Die Hallen A, B und C können durch ihre Flexibilität mit unterschiedlichen Szenarien „bespielt“ werden, die Halle D eignet sich durch ihre säulenlose Konstruktion für das ganz große Kino auf der Bühne. Und das direkt angeschlossene Congress Center spielt ohnedies alle Stücke.

Welcome India. Einmal mehr wurde der Wahrheitsbeweis im September angetreten, als eine 600 Personen starke Delegation einer der weltgrößten Zementproduzenten aus Indien perfekte Bollywood-Atmosphäre für ihre besten Mitarbeiter inszenierte. Dafür wurden rund 40 Köche eingeflogen, im Gepäck authentische Zutaten für indisches Essen. Vier Bands und sieben Performances, vom Bauchtanz über Michael Jackson-Imitatoren bis hin zur Tuchakrobatik, waren Teil des glitzernden Events. „Indien hat sich bei dieser Veranstaltung en miniature präsentiert“, erzählt Dobler-Jerabek begeistert. Bestens betreut. Auch viele europäische und heimische Unternehmen nutzen die Angebotsvielfalt, die das Messe Wien Exhibition & Congress Center für sie bietet – beispielsweise Skoda oder A1. Dreh- und

e Angelpunkt jedes Veranstaltungserfolgs ist der Projektleiter: „Für jede der rund 100 Gastveranstaltungen, die jährlich im MWECC durchgeführt werden gibt es einen operativen und einen technischen Verantwortlichen, der an der Schnittstelle zum Kunden agiert und bis zur Endabrechnung als Ansprechpartner zur Verfügung steht“, erläutert Dobler-Jerabek. Der Erfolg gibt Reed Exhibitions Recht, denn in der Messe Wien gibt es an 342 Tagen im Jahr Aktivitäten im Zusammenhang mit Messen und Gastveranstaltungen. Und die Auswirkung auf die heimische Wirtschaft sind höchst positiv. Mit 270 Millionen Euro Bruttowertschöpfung und steuerlichen Effekten im Ausmaß von 128 Millionen Euro sichert die Reed Messe Wien nicht nur 4.500 Arbeitsplätze, sondern bringt jährlich auch 720.000 Besucher und 6.000 Aussteller in die Messe Wien.

spectacles thanks to its columnfree layout. And the Congress Center next door has all the angles covered. Welcome India. And as if to prove the point, a 600-people-strong delegation from an Indian company, one of the world’s largest cement producers, created an authentic Bollywood atmosphere for its top employees to enjoy. Around 40 chefs and authentic Indian ingredients were flown in specially for the glittering gala event, which featured four bands and seven performances covering everything from belly dancing to Michael Jackson tributes and aerial silk acrobatics. “India presented itself in microcosm at the event,” recalls Dobler-Jerabek with a smile. In capable hands. Lots of European and Austrian companies make the most of the sheer variety of options on offer to them at

Messe Wien Exhibition & Congress Center – such as Skoda and A1. Whatever the event, the project manager is always at the heart of proceedings: “Each of the 100 or so third-party events that take place at MWECC each year are assigned an operations and a technical manager who interface with customers from the outset and are constantly available all the way through to the final invoicing process,” Dobler-Jerabek explains. And the numbers show that the approach taken by Reed Exhibitions is striking a chord with organisers, as activities related to exhibitions and third-party events take place at the venue on 342 days of the year. And their impact on the local economy speaks for itself: with EUR 270 million in induced economic impact and tax effects amounting to EUR 128 million, Reed Messe Wien helps to secure 4,500 fulltime jobs and brings 720,000 visitors and 6,000 to the Austrian capital each year.

esse Wien Exhibition & Congress Center (MWECC) is not just a popular location for largescale international congresses, it also offers a seemingly neverending range of options for company presentations, symposiums and motivational events. “We have the rooms and we have the space to stage events for anything from 300 to 30,000 people,” notes Renate Dobler-Jerabek, head of Third-Party Events at Reed Exhibitions. Thanks to their flexibility, Halls A, B and C can be used to stage various set-ups, while Hall D is the perfect option for major on stage

Ob Tanz, Musik oder gesetztes Dinner. Die Messe Wien bietet viele Möglichkeiten. From dancing and music to formal dinners – it’s all possible at the Messe Wien.

INFO-POINT yyMesse Wien: 55.000 m² Ausstellungsfläche, Kapazität bis zu 30.000 Kongress teilnehmer bzw. 50.000 Messegäste pro Tag, flexible Raumteilung yyCongress Center: 7.000 m² Ausstellungs fläche, bis zu 18 Raumeinheiten für Veranstaltungen mit 100 bis 3.000 Gästen yyMesse Wien: 55,000m² of exhibition space, capacity of up to 30,000 congress participants or 50,000 exhibition visitors per day, flexible layouts yyCongress Center: 7,000m² of exhibition space, up to 18 flexible units for events for 100-3,000 guests

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SECRET OF SUCCESS myAustrian flies me with cordial service to my exhibitions. Thus, I can relax and move forward. the charming way to fly