Manual curso Project 2007 by Prodem Ltda.

PROGRAMACION CON MICROSOFT PROJECT C贸digo Sence: 12.37.8626-03

MODULO DE INTRODUCCION

CONTENIDO

Contenido PLANIFICACION DE PROYECTOS ..................................................................................................... 3 INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT ...................................................................................... 5 DESARROLLO DEL PROGRAMA .................................................................................................... 5 ¿QUE ES MICROSOFT PROJECT? .................................................................................................... 5 PRESENTACION DE MICROSOFT PROJECT ................................................................................. 6 ACTIVIDADES CLAVES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS ..................................... 10 CREACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN: ...................................................... 10 COMIENZO DE UNA NUEVA PROGRAMACIÓN........................................................................ 10 ADAPTAR EL CALENDARIO DEL PROYECTO A SU EMPRESA ............................................. 11 PROGRAMACIÓN DE TAREAS:..................................................................................................... 13 RUTA CRÍTICA..................................................................................................................................... 27 EVALUACIÓN Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIÓN ..................................................................... 28 SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL PROYECTO........................................................................ 29 IMPRESIÓN E INFORMES .................................................................................................................. 30

PLANIFICACION DE PROYECTOS Administración de un proyecto La administración de proyectos es simplemente la planificación, organización y administración de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con limitación de tiempo y costos. Un plan puede ser tan simple como escribir en un bloc de notas una lista de tareas con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar de miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayoría de los planes de proyectos comparten elementos comunes, incluyendo la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas y los seguimientos del progreso del trabajo. Normalmente, la administración de proyectos está compuesta por tres fases: A. Planificación del proyecto y creación de una programación: Es la fase más importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la información que se les proporciona cuando se planifica el proyecto. B. Adaptación a los cambios: Esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado una planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los cambios que se hayan producido a lo largo del desarrollo del proyecto. C. Comunicación de la información del proyecto: En esta fase se comunica la información del proyecto a los clientes, al personal y a la administración. Una de las ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que muestren la información deseada en un formato conveniente para el usuario. Modelos Tradicionales de Administración de Proyectos Método de Ruta Crítica (CPM) El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los años 50. DuPont Corporation y Remington Rand, en un esfuerzo por mejorar las técnicas de programación de proyectos, desarrollaron un sistema de programación llamado Método de Ruta Crítica: un modelo matemático que calcula la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada tarea en particular y en sus dependencias, y que identifica qué tareas son críticas.

Durante los años 50, la Marina de EE.UU. desarrolló el proyecto de los misiles Polaris, un sistema de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista principal del proyecto, creó el sistema de programación PERT (Programme evaluation and review technique) que utiliza probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en día, un diagrama PERT (también llamado diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas. El método del camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios de la teoría de los gráficos. Esta teoría realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante gráficos. Se denomina “gráfico” a un conjunto de puntos llamados “nodos” y a un conjunto de arcos que vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estos gráficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a las tareas, el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor duración. Este es denominado “camino crítico” e interesa conocerlo, pues condicionará la duración total del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas en ese camino (“tareas críticas”) deben ser las más controladas y en caso de desear acelerarlo, habrá que comenzar por ellas. Este método es utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos que tienen un comienzo y una terminación (es decir que no son continuos) y que presentan cierta complejidad en la interrelación de las tareas que los forman. Diagrama de Gantt En un desarrollo independiente de sistemas de administración de proyectos, Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y, sin duda, el más usado. El gráfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, días, semanas, etc); en la vertical, se ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo, etc.. El gráfico establece, de tal forma, una relación cronológica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese lapso. La inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir controlar lo programado. Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación así como hacer el seguimiento e imprimir informes.

INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT DESARROLLO DEL PROGRAMA Microsoft Project es un programa de Administración de Proyectos cuya primera versión fue lanzada para DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos del software en 1985 y liberó la versión 2. Microsoft Project funciona, en muchos sentidos, en forma similar a otras aplicaciones de Microsoft. Las barras de menús, los comandos, las barras de herramientas, los menús contextuales y los cuadros de diálogo tienen mucho en común con Microsoft Excel, Microsoft Word y Microsoft PowerPoint, lo cual facilitará los primeros pasos de su uso. En este curso utilizaremos la versión Project 2007. Por esencia un proyecto es un conjunto de tareas que cumplen un objetivo común y que tiene principio y fin. Si bien se lee fácil, estas tareas requieren de una excelente combinación de planificación, manejo de recursos, costos, control y de un seguimiento del Proyecto y es lo que se logra con esta aplicación. ¿QUE ES MICROSOFT PROJECT? Microsoft Project es un software de Administración de Proyectos para asistir a los Administradores de Proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al avance del proyecto, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. La aplicación crea calendarización de rutas críticas, además de cadenas críticas y metodología de eventos en cadena disponibles. Los calendarios pueden ser adecuados a las jornadas legales y/o extraordinarias a considerar en el programa, en tanto la estructura de las actividades son visualizadas en una Gráfica de Gantt. Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos.

PRESENTACION DE MICROSOFT PROJECT Luego de instalar Microsoft Project, abrimos la ventana principal, siguiendo la siguiente ruta: Menú Inicio de Windows/Programas/Microsoft Office/Microsoft Project. La selección puede variar según su versión de Windows, por ejemplo en Windows 7, Seleccione: Inicio/Todos los Programas/Microsoft Project. A continuación se detallan los elementos más importantes de la Pantalla: 1.Barra de Menu

2. Barra Herramientas

2 3

3. Barra lateral de tareas

4. Escala temporal

5. Tabla de Tareas 6. Grafico Gantt 7 Barra de estado 8. Barra desplazamiento

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La Barra de Herramientas Muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera más accesible. Por defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra Estándar.

Barra de Herramientas Formato Esta barra permite aplicar formatos específicos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project. Sus botones se detallan a continuación:

Botón

Descripción

Anula la sangría aplicada a una tarea para situarla en un nivel superior del esquema Aplica una sangría a una tarea para situarla en un nivel inferior del esquema Muestra las subtareas de la tarea resumen seleccionada Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada Muestra todas las subtareas o por nivel. Determina el tipo y tamaño de la fuente. Pone en negrita, cursiva o subrayado el texto seleccionado. Determina si el texto está alineado a la izquierda, al centro o a la derecha, respectivamente. Aplica el filtro especificado por el usuario Activa o desactiva el autofiltro Activa el asistente de Diagramas de Gantt Barra de Herramientas Estándar La barra de herramientas Estándar permite iniciar las tareas más comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo. Sus botones se describen a continuación.

Botón

Nombre

Abre un archivo nuevo de Project Abre un archivo existente Guarda un archivo Busca un archivo

Imprime un archivo seleccionado Botón

Nombre

Muestra la vista preliminar de la impresión. Corrige la ortografía Cortar, copiar o pegar un texto seleccionado en el portapapeles. Copiar formato Deshacer la última acción. Insertar un hipervínculo Vincula o Desvincula tareas. Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos Muestra el cuadro de diálogo Información de la Tarea Muestra la ficha Notas del cuadro de diálogo Información de la Tarea Abre el cuadro de diálogo Asignar Recursos Publica la información del proyecto, con Project Server Agrupa las tareas según diversos criterios Aleja o acerca la vista Muestra la tarea seleccionada Copia una imagen hacia el proyecto Muestra la ayuda de Office Escala Temporal La Escala Temporal consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de ésta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado. Presionando Control + Rueda del Ratón puede rápidamente aumentar y disminuir esta escala.

Tabla de Tareas La Tabla de Tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo comienza y finaliza una tarea determinada, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila representa una tarea. La intersección de una fila con una columna se reconoce con el nombre de Campo. Área de Gráfico El área del gráfico o Carta Gantt muestra gráficamente cada una de las tareas. La posición de la barra en la línea de tiempo, así como su longitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea. Además, la posición de una barra de tarea en relación a otra indica si las tareas se suceden o se superponen. La Barra lateral de Tareas La barra de lateral de Tareas presenta una serie de vínculos en forma de asistente para planear y programar las tareas del proyecto. Al hacer clic en un elemento se muestran herramientas e instrucciones para completar ese paso. En versiones más modernas de Microsoft Project aparece por defecto la barra lateral de vistas y proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con sólo hacer clic en los iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra lateral de vistas, haga clic en Más vistas y, después, seleccione la que desee en el cuadro de diálogo. Para cambiar la vista de trabajo en cualquier versión de Microsoft Project, sin la barra de lateral de vistas, utilice el Menú Ver. Diagrama de Gantt Al elegir “Nuevo” en el menú “Archivo”, Microsoft Project mostrará el Diagrama de Gantt, que consta de una tabla de información de las tareas y un diagrama de barras que muestra la programación del proyecto. Su principal función es ver en forma gráfica la lista de tareas o hechos necesarios para que el proyecto avance en el orden supuesto para su realización. Microsoft Project tiene en cuenta fines de semana y fiestas para la programación. Las duraciones de las tareas se introducen mediante un número seguido de una letra que indica la unidad de medida: un día (1d.). Las otras duraciones disponibles incluyen semanas (s.), horas (h.), y minutos (m.). Una tarea con una duración cero se llama Hito. Puede utilizar hitos para identificar hechos significativos de la programación, así como para medir el avance del proyecto. Si introduce una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará un símbolo de hito en el diagrama de barras de Gantt al comienzo de ese día. A la derecha del símbolo de hito aparecerá la fecha de comienzo de la tarea.

ACTIVIDADES CLAVES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS CREACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN: Consiste en la lista de tareas o actividades que se deseen llevar a cabo y la cantidad de tiempo o duración que precisará cada tarea. Este programa utiliza las tareas, duraciones y demás información, como fechas y límites para construir la programación y proporcionarle un modelo realista del proyecto que va a administrar. Para crear y organizar la programación deberá: a) Comenzar una nueva programación.; b) Adaptar el Calendario del Proyecto a los requerimientos de la empresa , c) Organizar el Proyecto y d) Crear un calendario del proyecto.

COMIENZO DE UNA NUEVA PROGRAMACIÓN En la opción del menú Proyecto, debe elegir “Información del proyecto” para que aparezca el cuadro de dialogo Información del Proyecto. En este cuadro de dialogo puede elegir una serie de opciones para el proyecto y algunas serán determinantes para disponer de distintos tipos de utilidades. Por ejemplo, el hecho de que esté disponible el campo Fecha de comienzo o el de Fecha de fin dependerá de lo que haya seleccionado en el campo Programar a partir de.

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Programar a partir de: Este campo controla si el proyecto calcula la programación del proyecto desde la fecha de comienzo o desde la fecha de fin. La elección que haga en este campo también determinará la disponibilidad del campo el campo Fecha de comienzo o el de Fecha de fin véase la figura 1.3.

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Fecha de comienzo: En este campo se puede establecer la fecha de comienzo del proyecto. Project lo utiliza como la fecha de inicio de todas las tareas que se crean hasta que les asigne un calendario o unas dependencias. Fecha de fin: En este campo, puede establecer la fecha de fin del proyecto. Project lo utiliza como la fecha para la finalización de todas las tareas que se crean hasta que les asigne un calendario o unas dependencias. Si tiene una fecha límite para ejecutar el proyecto, puede introducirla en este campo y programar el proyecto hacia atrás. Este enfoque ayuda a calcular cuándo hay que empezar a trabajar para concluir dentro de la fecha límite. Fecha de hoy: Project muestra en este campo de forma predeterminada la fecha que está configurada en su ordenador. Por ejemplo, si ajusta la fecha, puede generar informes que proporcionen información del proyecto a partir de la misma. Fecha de estado: Se establece cuando se empieza a registrar el progreso del proyecto. Project utiliza la fecha que aparece en este campo para realizar los cálculos del valor acumulado y mostrar las líneas de progreso del proyecto. Si en el campo Fecha de estado aparece NOD, Project asume que la fecha de estado debería ser la misma que la fecha actual de su ordenador. Calendario: Project incluye tres calendarios globales que puede asignar a un proyecto, basándose en la capacidad máxima de los recursos de su empresa. Si no le funciona ninguno de ellos, puede crear el suyo propio. Prioridad: Project utiliza este campo para volver a calcular la programación y resolver conflictos. Sólo hay un campo disponible para el proyecto y sus tareas. Los valores de prioridad disponible son números entre 1 y 1.000. El número superior indica una menor probabilidad de que se retrase el proyecto o la tarea. El número de prioridad del proyecto entra en acción cuando los proyectos se conectan a través de la consolidación y luego intenta volver a programarlo para la resolución de conflictos.

AYUDA: Este cuadro de dialogo no aparece en forma predeterminada. Sin embargo, podría ser una buen idea hacer que aparezca a cada vez que inicie un nuevo proyecto. De ese modo no olvidará indicar la información general. En el menú Herramientas haga clic en Opciones y en la pestaña general del cuadro de dialogo Opciones que aparece, seleccione la casilla de verificación.

ADAPTAR EL CALENDARIO DEL PROYECTO A SU EMPRESA El calendario del proyecto identifica el horario laboral predeterminado de su empresa. Project lo utiliza cuando calcula la programación, eliminando los días no laborables de los cálculos y ajustando el trabajo al horario disponible en los días lectivos. Por eso, es importante asegurarse de que el calendario del proyecto refleja con precisión el horario de trabajo de su empresa. Como ya se mencionó anteriormente, Project incluye tres calendarios globales que puede asignar a un proyecto, basados en la capacidad máxima habituales recursos en su empresa. Si no se adapta a sus necesidades ninguno de ellos, puede crear el suyo propio. También puede identificar los días no laborables. El calendario Estándar establece un horario de trabajo de cinco días a la semana (de lunes a viernes) con jornadas de ocho horas al día (de 8:00 a 13:00). El calendario 24 horas establece períodos laborables de medianoche a media-noche (Project lo muestra como 0:00 en la interfaz de usuario). El calendario Turno de noche establece los siguientes períodos laborables:  Lunes: 23:00 a 12:00.  Martes a viernes: 12:00 a 3:00, 4:00 a 8:00 y de 23:00 a 12:00.  Sábado: 12:00 a 3:00 y de 4:00 a 8:00.  Domingo: No laborable.

a) Ud. Puede cambiar la jornada laboral predeterminada del calendario Estándar que utiliza Project haciendo clic en Opciones en el menú Herramientas y luego en la pestaña Calendario. b) Por ejemplo, si su empresa sigue un horario de cuatro días a la semana y 10 horas al día, puede determinar la jornada y la semana laboral en esta opción.

Figura 1. Estas opciones se aplican a todos los calendarios utilizados por Project.

En cualquiera de los tipos de calendario que elija se pueden definir días no laborables, como vacaciones, por ejemplo . Ayuda: si se siente más cómodo utilizando asistentes, pruebe el asistente para calendarios, que esta a su disposición en la guía de proyectos. En el menú ver, haga clic en activar guía de proyectos. En el panel que aparece en la parte izquierda de Project, seleccione el enlace Definir periodos laborales generales y siga los pasos del asistente. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral para que aparezca el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral que aparece en la figura 1.2. La leyenda que aparece en la parte izquierda del cuadro le ayuda a identificar el estado de un día determinado del calendario. Además, si hace clic en un día, aparece su estado en la parte derecha del calendario. Figura 1.2. Utilice este cuadro de diálogo para seleccionar o crear un calendario para su proyecto y para identificar las excepciones a la jornada laboral estándar.

También puede modificar la semana laboral para que todos los lunes sean días no laborables. Identifique las modificaciones realizadas a la semana laboral en la ficha. Tenga en cuenta que también puede modificar el horario de un día determinado. Por ejemplo, podría fijar el horario de trabajo los miércoles por la mañana pero no los miércoles por la tarde.

PROGRAMACIÓN DE TAREAS: Una vez que establezca el objetivo u objetivos y el ámbito de su proyecto y haya fijado el calendario disponible, está listo para introducir las distintas tareas ya que son elementos necesarios para realización del mismo. Le recomendamos empezar identificando las tareas haciendo una lista de las cosas que su equipo tiene que hacer para completar el proyecto. incluso lo puede hacer en una hoja de Excel ya que podrá copiar o incluso importar campos desde Project . Si su empresa tiene procedimientos estandarizados o secuencias de trabajo que repite constantemente serán de gran ayuda para definir sus listados de tareas. Recuerde que Project necesita de su experiencia ya que solo le ayuda a programar y controlar su proyecto Es necesario tener presente que Project define como tarea una actividad precisa y delimitada en el tiempo que permite avanzar al cumplimiento de una fase del proyecto. Por ejemplo, pensemos en la Organización de una BODA . Es evidente que se tata de un Proyecto que debe incluir varias fases o etapas, como: Programar la ceremonia; Programar la Fiesta o Programar la Luna de Miel. Usted puede pensar que la primera etapa resumirá un conjunto de tareas en la programación de la ceremonia, incluyendo a) Hacer lista de invitados, b) Imprimir partes de matrimonio, c) Reservar el lugar de la ceremonia, etc. Entonces, Programar la ceremonia se puede tratar como una tarea de resumen, lo mismo sucederá con las otras etapas , de modo que al final se tendrá un gran titulo como “Boda de Pedro con Carolina” que será la tarea resumen total que las cobije a todas y que nos dirá cuanto tiempo emplearemos en este evento.

Pero veamos un ejemplo de la forma de organizarse para un proyecto específico, siguiendo la recomendación de hacer un listado previo. Ejemplo: Proyecto: Flushing Equipos de Molienda Proyecto XYZ  La columna izquierda puede representar el listado inicial que UD puede manejar para el proyecto.  En la columna derecha se presenta como se ordena para manejarse en Project.  Siempre agregue un hito de partida del proyecto  Asigne un titulo a las tareas que tienen un propósito definido(TAREAS RESUMEN)  Project establece una relación Padre-Hijo entre la Tarea resumen y las tareas asignadas y suma sus tiempos de duración. Charlas inducción Instalación de faena Flushing en molino MEX Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en molino bolas 1 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en molino bolas 2 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en pebbles 1 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en pebbles 2 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en pebbles 3 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos

Inicio del proyecto Preparación de la partida Charlas inducción Instalación de faena Flushing en molino MEX Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en molino bolas 1 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en molino bolas 2 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en pebbles 1 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en pebbles 2 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en pebbles 3 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Fin del proyecto

Observe las rareas de resumen y el desplazamiento de las tareas dependientes. También se puede ver una tarea resumen del proyecto completo que se coloca automáticamente con una opción del menú herramientas.

DEPENDENCIAS Y DELIMITACIONES DE TAREAS La programación del proyecto desde el punto de vista de los tiempos está asociada a las dependencias y las delimitaciones de las tareas que son dos características que determinan el calendario de un proyecto. Además, ambas desempeñan un papel fundamental en el modo en el que se interpreta la programación del mismo. DEPENDENCIAS DE TAREAS Si usted no define las dependencias entre tareas, Project asigna a cada tarea una fecha de comienzo o una fecha límite que se corresponda con una de las dos fechas, la que haya establecido en el cuadro de diálogo Información del proyecto. De modo que, en tales circunstancias el proyecto concluirá cuando finalice la tarea de mayor envergadura. Ya que es improbable que todas las tareas se inicien y se lleven a cabo todas de una vez (como en una carera de caballos) es recomendable que establezca una serie de dependencias para que Project pueda identificar en qué orden se sucederán las tareas.

Algunas tareas se llevan a cabo simultáneamente. En algunas ocasiones, las tareas pueden realizarse a la vez pero no se dispone de los recursos necesarios para completarlas al mismo tiempo. En resumen, estableciendo dependencias, se organizará la programación lógica de su proyecto. Toda relación de dependencia está formada por dos tareas. Una sirve como tarea predecesora y la otra como tarea sucesora. En la mayoría de los casos, como su nombre indica, las tareas predecesoras se producen antes que las tareas sucesoras pero hay ocasiones en las que las fechas de ambas tareas se solapan. Existen cuatro tipos de relaciones de dependencia existentes para cada par de tareas Solo una vez que termine la tarea, la siguiente podrá iniciarse; por ejemplo: Fin a comienzo no colocar techumbre sino se termina la obra gruesa Ambas tareas se desea que finalicen al mismo tiempo; por ejemplo : tener Fin a Fin capacitado al personal cuando culminen las instalaciones de los nuevos equipos Comienzo a comienzo Las tareas pueden comenzar al mismo tiempo, por ejemplo : Colocar azulejos en cocina y baño. La tarea no se puede terminar a menos que otra comience; por ejemplo: Comienzo a fin mantener la vigilancia en la obra hasta que comience la entrega Estas dependencias describen la relación entre el comienzo y el fin de las tareas predecesora y sucesora. La primera parte se refiere a la tarea predecesora y la segunda a la tarea sucesora. Por ello, una dependencia Fin a comienzo hace mención al término de la tarea predecesora para que comience la sucesora. Cuando se vinculan tareas, Project dibuja flechas, también llamadas líneas de vínculos, entre tareas. 

Las relaciones Fin a comienzo conforman el vínculo de dependencia más común. En este tipo de relación, la tarea predecesora debe concluir antes de que comience la tarea sucesora. Por ejemplo, debe estar en posesión del software antes de que pueda instalarlo en el ordenador. Debe comprar la medicina de la farmacia antes de tomársela.

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En una relación Comienzo a comienzo, la tarea sucesora no puede comenzar hasta que no se inicie la tarea predecesora. Por ejemplo, imagine que está podando las plantas en el patio. Necesita podar las plantas (tarea 1) antes de recoger los sobrantes (tarea 2).

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En la dependencia Fin a fin, la tarea sucesora no puede finalizar hasta que no concluya la tarea predecesora. Por ejemplo, hay que esperar hasta que todo el mundo haya terminado de cenar (tarea 1) antes de fregar los platos (tarea 2).

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Relaciones Comienzo a fin en el caso de las relaciones Comienzo a fin, la tarea sucesora no puede terminar hasta que se inicie la tarea predecesora. Por ejemplo, imagine que va a construir una casa y que tiene la tarea 1, recibir los materiales de la estructura, y la tarea 2, construirla. No es que necesite la tarea 1 para comenzar a trabajar en la tarea 2, sino que basta con que ésta se haya iniciado.

DELIMITACIONES DE TAREAS Si bien las dependencias enlazan la realización de una tarea con la de otra, esto no determina la realización de una tarea. A menos que asigne unas fechas de comienzo y finalización fijas para una tarea, será Project el que determine la fecha de realización de una tarea basándose en la duración de la misma, los calendarios, las dependencias y las delimitaciones. Al contrario que ocurre con las dependencias, que enlazan la realización de una tarea con la de otra, las delimitaciones enlazan la fecha de una tarea con el comienzo o el final del proyecto o de una fecha específica. Tipos de delimitaciones Project asigna de forma predeterminada una delimitación Lo antes posible a cada una de las tareas que se creen. Si no establece otro tipo de delimitación a una tarea en concreto, ésta comenzará el primer día que se inicie el proyecto debido a la delimitación “Lo antes posible”. Usted puede fijar como condición “Fecha de fin del proyecto” en el cuadro de diálogo Información del proyecto, entonces Project asigna de forma predeterminada una delimitación Lo más tarde posible, que finaliza el último día del proyecto. Otros tipos de delimitaciones 

Si establece una delimitación del tipo Lo más tarde posible, Project se asegura de que la tarea empiece lo más tarde posible de modo que no se prolongue más allá de la fecha límite del proyecto.

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Si establece una delimitación del tipo No finalizar antes del o No finalizar después del, Project se asegura de que la tarea no finalice ni antes ni después de la fecha que se ha adjudicado. 1-1

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Si establece una delimitación del tipo Debe comenzar el o Debe finalizar el, Project se asegura de que la tarea comience o finalice en la fecha que se ha adjudicado. 1-1

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Por último, si establece una delimitación del tipo NO comenzar antes del o No comenzar después del, Project se asegura de que la tarea no comience antes o después de la fecha que se ha adjudicado.

Las delimitaciones “Debe comenzar el” o “Debe finalizar el” no son flexibles (conocidas como delimitaciones inflexibles) ya que obligan a que una tarea comience o finalice en una fecha determinada. El resto de delimitaciones son flexibles (conocidas como delimitaciones flexibles) ya que obligan a que una tarea se realice dentro de un período de tiempo establecido. Este tipo de distinción es importante porque las delimitaciones flexibles permiten que Project cambie la fecha de comienzo o la fecha de fin de una tarea dentro de los parámetros de la delimitación. Project no puede cambiar ni la fecha de comienzo ni la fecha de fin de una tarea con las delimitaciones Debe comenzar el o Debe finalizar el.

IMPACTO DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LAS TAREAS En algunos casos, añadir recursos cambia el modo en que Project maneja la programación de una tarea. Por eso, resulta prácticamente imposible hablar sobre tipos de tareas sin incluir alguna explicación de los recursos.  Tarea de unidades fijas: Antes de explicar cómo maneja Project una Tarea de unidad fija, es importante entender qué es una unidad . Las unidades hacen referencia a porcentajes que se utilizan para especificar la cantidad de recursos que quiere invertir mientras se realiza dicha tarea. Cuando asigne un recurso a una tarea, especifique con un porcentaje el número de unidades asignadas a dicho recurso. En otras palabras, si establece una unidad asignada para un recurso en el 100 por 100, quiere decir que será una tarea en la que se trabajará a tiempo completo. Sin embargo, sj establece a esa misma unidad asignada en el 50 por 100. se dedicará a dicha tarea la mitad del tiempo disponible .Cuando cree Tareas de unidades fijas, en resumidas cuentas, le está indicando a Project que no realice ningún cambio al porcentaje de la unidad asignada si cambia la duración de la tarea, es decir, los recursos continúan trabajando con el mismo porcentaje de unidad asignada que se especificó. 

Tarea de duración fija: Se utilizan para definir una tarea que llevará un período de tiempo específico, independientemente de que la asigne a una o a más personas. Un embarazo es una Tarea de duración fija ya que lleva nueve meses, lleva su tiempo. Si hay dos mujeres embarazadas, la tarea del embarazo le llevará nueve meses a cada una.

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Tarea de trabajo fijo: La duración establecida para una Tarea de trabajo fijo representa el total del trabajo necesario para completarla. Suponga que ha creado una Tarea de trabajo fijo con una duración de cuatro días. Esencialmente, está diciendo que una persona trabajando a tiempo completo en dicha tarea puede completarla en cuatro días. Sin embargo, si asigna dos recursos a la tarea, cada uno con una estimación del 100 por 100 de unidad asignada, la tarea se completará en dos días. Si sólo asigna un recurso a la tarea con una estimación del 50 por 100, la tarea tardará ocho días en completarse. Por eso, se puede llegar a la conclusión de que, en las Tareas de duración fija, Project asigna un porcentaje de esfuerzo a cada recurso suficiente para completar la tarea en el tiempo adjudicado.

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Tareas condicionadas por el esfuerzo: Este tipo de tarea se ve afectada por el número de recursos que le asigne. De forma predeterminada todas las Tareas de trabajo fijo están condicionadas por el esfuerzo y no puede cambiarlo. Si a una persona le lleva una hora quitar la nieve con una pala después de una tormenta, dos personas podrían realizar esta tarea de trabajo fijo condicionada por el esfuerzo en la mitad del tiempo, asumiendo que no se detendrán para jugar con bolas de nieve o para construir un muñeco. De forma predeterminada, Project crea Tareas de unidades fijas condicionadas \ por el esfuerzo. Sin embargo, puede convertir una .tarea de duración fija en una condicionada por el esfuerzo.

TAREAS DE RESUMEN Anteriormente, se sugirió que se empezara un proyecto con una lista de sus fases principales y que, más tarde, se añadieran distintas tareas a cada fase. Cuando

empieza a introducir tareas, Project

asigna una duración estimada de un día a cada tarea (el signo de interrogación indica que la duración es estimada). Simplemente, haga la lista de las fases y las tareas y haga un esquema de su estructura. Las duraciones aparecen para que se pueda observar el comportamiento de una tarea de resumen. Al final, las fases se convertirán en tareas de resumen y las tareas que aparecen debajo de cada fase pasarán a ser subtareas. Para añadir tareas debajo de una fase, basta con seleccionar la fila inmediatamente inferior a dicha fase y pulsar la tecla Insert. Project inserta una línea en blanco y puede entonces escribir el nombre de la tarea. Para introducir una tarea entre dos tareas de resumen o dos subtareas, haga clic en la tarea que debería aparecer debajo de la nueva tarea y presione la tecla Insert. Project inserta una fila en blanco encima de la tarea seleccionada en la parte de tabla que está visible y vuelve a numerar las filas de las tareas que siguen a la nueva fila. ESTABLECER LA DURACIÓN DE LAS TAREAS Asignar una duración a una tarea es un proceso bastante simple y mecánico. Basta con escribir un valor en el campo Duración seguido de un carácter que represente la unidad en la que se ha especificado la duración: d para días (aparece por defecto), sem para semanas, ms para meses. También puede escribir mins para minutos y h para horas.

Se sugiere que la duración de las tareas llegue como máximo a 80 horas para que sean manejables Algunos jefes de proyecto estiman las duraciones de las tareas mediante agregando un factor de seguridad de entre un 10 a 15 % de dicho valor. Cuanta más experiencia adquiera, sus cálculos mejorarán. Si trabaja a menudo en proyectos similares, tenga en cuenta revisar otros proyectos para ver la duración que estimó y cuánto se acercó a la realidad Un último consejo: no negocie el tiempo de realización de un proyecto Haga sus deberes de planificación y desarrolle una programación realista para el proyecto. Si la programación muestra que se puede completar el proyecto en nueve meses y se ha requerido que esté hecho en tres, no se sienta tentado para fijarlo en seis Si lo hace y su planificación del proyecto era efectivamente realista, el fracaso del proyecto está garantizado. En lugar de negociar, demuestre por qué su programación es realista, ofrezca los recursos disponibles.

CREACIÓN DE HITOS Los hitos son indicadores que hay en las carreteras. En sí mismos, no tienen ninguna duración ya que se limitan a marcar un punto del proyecto que le ayudará a evaluar el progreso del mismo. Aunque Puede llevar algunos meses producir un resultado y por lo tanto una tarea puede que quiera crear un hito para cada resultado, utilizándolos como un destino que marca la fecha de vencimiento para completar el resultado. Para crear un hito', cree una tarea y asígnele una duración de cero. UTILIZAR LAS TAREAS REPETITIVAS DE FORMA EFECTIVA Las tareas repetitivas pueden ahorrarle tiempo cuando esté creando un proyecto ya que evitan que establezca la misma tarea una y otra vez. Por ejemplo, suponga que está desarrollando un proyecto en que se requiere un control de avance semanal durante seis meses y la preparación de un informe de los resultados. En lugar de introducir la misma tarea unas 25 veces, utilice una tarea repetitiva. Cuando cree una tarea repetitiva, especifique el patrón de repetición (mensual, semanal, diario, etc.) así como el período de tiempo durante el que se prolongará la ejecución de dicha tarea. De este modo, Project establece las distintas repeticiones de la tarea en su lugar, ahorrándole una gran cantidad de pulsaciones. Para crear una tarea repetitiva, seleccione la fila inmediatamente inferior a la fase o a la tarea que quiera que aparezca como tarea repetitiva y, en el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva. Project muestra la tarea repetitiva en el cuadro Información de tarea repetitiva.

ASIGNACION DE RECURSOS & PRESUPUESTO Para calcular cuál será el coste de un proyecto, Microsoft Office Project 2007 se vale del coste de los recursos que se han asignado a las distintas tareas. Como norma general, si no asigna recursos a las tareas, Project no podrá determinar el coste del proyecto. En algunos casos, la cantidad de recursos utilizados afecta al coste y, posiblemente, a la duración del proyecto. Sin embargo, en otros casos, la cantidad de recursos utilizados sólo afecta al coste pero no a la duración. Además, la disponibilidad de un recurso puede afectar tanto al coste como a la duración. Una vez que establezca las tareas y calcule el orden en el que tienen que sucederse, dispone de un plan de acción que le ayudará a detallar los recursos necesarios para que el proyecto se lleve a cabo. Evalúe cada tarea e identifique las especialidades que se requieren para completarlas. Project le permite definir tres tipos de recursos: Trabajo, Material y Costo.

Elegir el tipo de recursos adecuado Project le permite definir tres tipos de recursos: Trabajo, Material y Costo. Los recursos Trabajo suelen ser personas. Los costes para este tipo de recursos siempre se calculan basándose en el incremento de tiempo. Puede pensar en los recursos Material como recursos consumidos durante la realización del proyecto. Los costes para este tipo de recursos se calculan basándose en alguna unidad de medida que no sea tiempo. Los recursos Costo no tienen una unidad de medida que permita calcular fácilmente el gasto. Las personas, recursos Trabajo, cobran por horas. Las fotocopias, recursos Material, se pagan por copias. Los billetes de avión, recursos Costo, suelen tratarse como un coste total. La zona gris aparece cuando se barajan recursos como llamadas de teléfono de larga distancia que se pagan por minutos. Obviamente, las llamadas de larga distancia no son personas (ciñéndonos a la definición anterior de recursos Trabajo como recursos que respiran). No obstante, en Project las llamadas de larga distancia, que se pagan por minuto, se consideran recursos Trabajo porque Project reserva todos los costes que se contabilizan en unidad de tiempo para este tipo de recursos. Por eso, cuando establezca un recurso, la regla general para elegir entre un recurso Trabajo y un recurso Material será determinarlo teniendo en cuenta la unidad de medida asociada con el mismo. Si los gastos acarreados para el recurso se contabilizan por segundos, minutos, horas, días, semanas, meses o años, establézcalo como un recurso Trabajo. Si utiliza cualquier otra unidad de medida como por copia o por litros, clasifíquelo como recurso Material. Un recurso Costo, el tercer tipo de recursos disponibles en Project, es un recurso cuyo coste acarreado no depende ni de la cantidad de trabajo ni de la duración de la tarea. Los billetes de avión y los gastos de hotel de un viaje necesario para completar una tarea son los recursos Costo.

FORMA CREAR LOS RECURSOS DE UN PROYECTO Se pueden clasificar los recursos disponibles utilizando la vista Hoja de recursos. Puede crear cualquiera de los tres tipos de recursos utilizando el mismo enfoque básico: 1.

En el menú VER, haga clic en la vista HOJA DE RECURSOS para que aparezca la vista HOJA DE RECURSOS

En la columna Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso.

En la columna Tipo, seleccione un tipo de recurso (Trabajo, Material, Costo).

Para un recurso Material, utilice la columna Etiqueta de material para escribir la unidad con la que medirá el recurso.

Para los recursos Trabajo y Material, escriba su tasa estándar (por unidad de medida) en la columna Tasa estándar. Si aplica una tasa de horas extra, escríbalo en la columna Tasa horas extra. La tasa de horas extra no está disponible para los recursos Material lo cual tiene sentido ya que no hay forma de distinguir cuántas unidades (basándose en la unidad de medida del materia) podrían ser regulares y cuántas extra.

Project rellena automáticamente las columnas Iniciales y Capacidad máxima, asume la Tasa horas extra estándar y establece la tasa de coste por uso en 0€. Project también establece todos los costes de recursos para que se acumulen en un prorrateo básico y asigna el calendario utilizado por el proyecto para cada recurso. Puede realizar cambios en la mayoría de estos campos dependiendo del tipo de recurso que haya definido. Por ejemplo, en el caso de un recurso Costo, puede cambiar las iniciales y la forma en Project almacene los costos pero no puede cambiar el campo de Capacidad máxima, ni los campos de tasas o Calendario base. Para los recursos Material, puede cambiar todos los campos salvo los relacionados con el tiempo de trabajo, como Capacidad máxima, Tasa horas extra o Calendario base. Para los recursos Trabajo, puede modificar todos los campos que crea conveniente.

Capacidad máxima (campo de recursos) Tipo de datos Porcentaje o número (campo de porcentaje o de número: tipo de campo cuyo contenido es un valor que se puede expresar como porcentaje o como número decimal. Por ejemplo, en el campo Unidades de asignación, un recurso asignado a tiempo completo puede expresarse como 100% o como 1,00.) Tipo de entrada Calculada o especificada (campo calculado o especificado: campo cuyo valor lo determina Project en función de la información de otros campos. Si el usuario especifica la información en el campo, se anularán los valores calculados.) Descripción El campo Capacidad máxima contiene el porcentaje o número máximo de unidades que representan la capacidad máxima de que dispone un recurso para realizar cualquier tarea durante el período de tiempo actual. El valor predeterminado del campo Capacidad máxima es 100 por cien. Cómo se calcula Si ha establecido las unidades de recursos en la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso, este valor se mostrará en el campo Capacidad máxima. Recomendaciones Agregue el campo Capacidad máxima a una vista de recursos cuando desee mostrar, filtrar o modificar el máximo de unidades que un recurso está disponible para trabajar en cualquier tarea asignada durante el período de tiempo actual. El campo Capacidad máxima interactúa con el campo Unidades de asignación de una asignación. Si asigna un recurso a más unidades de las permitidas en el campo Capacidad máxima, Microsoft Office Project indicará que ese recurso está sobreasignado. Si la disponibilidad de unidades de un recurso va a variar durante la duración del proyecto, agregue también a los campos el campo Disponible desde para mostrar el intervalo de fechas al que aplica esta disponibilidad de unidades. Ejemplos Supongamos que Juan está trabajando en su proyecto la mitad de la jornada laboral y la otra mitad en otro proyecto de grupo. Por tanto, establece el campo Capacidad máxima de Juan en 50 por ciento. Más adelante, y de forma involuntaria, asigna a Juan a una tarea a una unidad de 100 por cien. Juan está ahora sobreasignado.

La pantalla de recursos del proyecto aparece como en el siguiente ejemplo. Observe que se ordenan en orden de Trabajo, Material y Costo.

La asignación de recursos a las tareas puede ser una parte importante del éxito en la administración del proyecto. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando el objetivo sea: •

Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado a las tareas.

•

Asegurar una buena descripción y comprensión del proyecto; si las responsabilidades están claras, el riesgo de que alguna tarea se pase por alto disminuirá.

•

Aumentar la flexibilidad en la planificación de cómo y cuándo deben estar terminadas las tareas.

•

Observar los recursos con sobreasignación o infra-asignación de trabajo.

•

Realizar un seguimiento de los costos de los recursos.

Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de tiempo que se empleará para finalizar la tarea; esto se denomina “Programación en función de los recursos”. Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programación y del control del proyecto. Por ejemplo, las consideraciones de costos determinará la rapidez con la que se llevarán a cabo las tareas y cómo se emplean los recursos (equipamiento y trabajadores). En algunos casos, el éxito del proyecto se mide por la desviación entre los costos finales del proyecto y los costos previstos.

ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y COSTOS A LAS TAREAS En la representación del proyecto como Diagrama de Gantt, se asignan recursos tarea por tarea. Seleccione la tarea haciendo doble clic sobre ellas y observe que aparece el cuadro “Información de la Tarea” que le permitirá asignar recurso de Trabajo, Materiales o Costo. Como usted confeccionó una tabla de recursos , éstos estarán disponibles para asignarlos según se requieran.

Este es un ejemplo de como se van asignado recursos a las tareas del proyecto:

Al asignar los recursos a cada tarea, Project calcula de modo automático los costos totales de cada una de ellas y los del proyecto completo. Para visualizar como se van distribuyendo los costos en las distintas tareas del proyecto como consecuencia de asignarle recursos, desde la vista del grafico Gantt se debe elegir el Menú Ver, y seleccionado Tabla, active la Opción Costo para ver la siguiente presentación:



Costo total del proyecto : $ 8.170



En la columna costo total cada fase tiene su costo que sumadas son el total del proyecto.



En la columna previsto esta con cero. Porque nos se ha asignado ningún seguimiento



En la columna costo real todavía no se ha hecho ningún costo efectivo



En la columna restante se mantiene el costo de 8170 porque no hemos hecho ningún gasto.

A medida que vaya creando el proyecto, será posible desarrollar escenarios de costos del tipo “qué pasaría si”, mediante el ajuste de los recursos y la posterior revisión del efecto de los cambios en los costos de la programación. Es posible determinar cuanto costará completar una tarea, así como desarrollar un historial de costos para proyectos futuros. El costo de completar cada tarea incluye el costo de todos los recursos que trabajan en una tarea y de todos los gastos adicionales, como el costo de los materiales y los costos por uso. Si se asignan costos a los recursos y tareas, será posible contestar también diversas cuestiones relativas a los costos en cualquier punto del proyecto, como pueden ser:  ¿Cuál es el costo de los recursos de esta tarea?  ¿Cuál es el costo de los recursos del proyecto?  ¿Cuánto costará completar esta tarea?  ¿Cuál es el costo total de esta fase del proyecto?  ¿Cuál es el costo planificado del proyecto? La asignación de tasas a los recursos puede servirle de ayuda para la exacta administración de los costos del proyecto. Las tasas de los recursos podrían ser el costo horario de los trabajadores o del equipo necesario para completar una tarea, o el costo fijo por uso de una pieza del equipo. Normalmente, el costo del recurso incluye tareas las tasas de hora extra o estándar de los recursos. Cuando un recurso con una tasa de hora extra o estándar se asigna a una tarea, y ésta dura más tiempo del planificado, se incrementa el costo del recurso para esa tarea.

RUTA CRÍTICA Para cumplir una fecha de fin específica del proyecto, es importante estar al tanto de la ruta crítica de este. La ruta crítica es una serie de tareas que deben completarse según la programación para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crítica es una tarea crítica del proyecto. Microsoft Project sólo muestra una única ruta crítica general, que es la única que controla la fecha de fin del proyecto, sin embargo Ud. puede mostrar la ruta crítica de varias formas y puede cambiar también las tareas del proyecto definidas como críticas. Las tareas que componen la ruta crítica suelen estar interrelacionadas mediante dependencias entre tareas aunque en casos excepcionales a veces una ruta crítica depende de una sola tarea que controla la fecha de comienzo y fin del proyecto. Al concluir la última tarea de la ruta crítica, concluye también el proyecto.

Si conoce y controla la ruta crítica del proyecto, así como los recursos personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto puede asegurar el éxito de este, ya que si una tarea crítica se retrasa también podría retrasar la finalización del proyecto.

EVALUACIÓN Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIÓN Una vez creada la programación mediante la introducción de tareas, la asignación de recursos y la introducción de la información acerca de los costos, estará preparado para evaluarla y ajustarla. Al evaluar la programación, probablemente encontrará problemas u omisiones que deban ser ajustados. Lo más práctico es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso de planificación y, mejor todavía, antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una vez iniciado el proyecto también podrá comprobar la planificación y ajustarla, cuando sea necesario, para adecuarla a sus objetivos y necesidades. Los aspectos de la programación que vayan a evaluarse dependerán de la información contenida en la programación y del nivel de detalle en que se esté administrando el proyecto. Por consiguiente, debería considerar la evaluación de: • • •

La fecha de fin de la programación. La manera en que se han asignado los recursos. El costo de la programación.

Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duración de las tareas en la ruta crítica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. Para ajustar la fecha de fin de la programación, concéntrese en la modificación de las tareas críticas. Una vez evaluada la programación, podrá utilizar diversas estrategias para reducir su longitud, buscar y resolver recursos sobre-asignados y reducir el costo del proyecto.

SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL PROYECTO Crear la programación es solo el primer paso, con Project también se puede seguir el progreso del proyecto. Realizando un seguimiento se puede: Identificar y resolver los problemas que se produzcan. Generar informes de estado para la administración y los participantes en el proyecto. Conservar datos históricos que le ayuden a planificar proyectos futuros de una forma más precisa. Se puede seguir la información con diferentes niveles de detalle. El seguimiento del proceso es de tres pasos: • Crear una planificación prevista basada en la programación preliminar. • Actualizar periódicamente la programación para reflejar el progreso del proyecto. • Comparar la información actualizada de la programación con la planificación prevista para determinar hasta que punto se ajusta el progreso del proyecto a lo planificado. • • •

IMPRESIÓN E INFORMES Para administrar un proyecto de una manera eficaz, es necesario comunicar la información acerca del mismo a varias personas. Con Microsoft Project es posible imprimir información específica del proyecto según las necesidades de: • Información general, como resúmenes del proyecto. • Información acerca de las tareas, como los diagramas de Gantt. • Información acerca del recurso, como la programación de cada recurso. • Información acerca de los costos, como el costo de los recursos con presupuestos sobrepasados. • Información acerca del seguimiento, como una lista de tareas que lleven retraso con respecto a la programación. Project dispone de una ayuda excepcional para facilitar distintos tipos de visualizaciones del Proyecto de modo instantáneo. Para ello, utilice el Menú Ver, para activar la Barra de Vista Por ejemplo, para visualizar la carta de Programación, active el icono “Diagrama de Gantt”

Para ver Informes: Seleccione en el menú Informes la opción Informes y tendrá las siguientes opciones.

Informes generales.

Informes de las actividades actuales.

Informes de costo

Informes de asignaciones

Informes de carga de trabajo

Informes personalizados

Para obtener informes por separado de los recursos Seleccione en el menú Informes la opción Informes y luego seleccione Informes personalizados. Ahora seleccione Recurso Trabajo y hacer clic en vista previa

Aparecerá el siguiente informe.

Ahora un Informe Personalizado â&#x20AC;&#x201C; Recursos sobreasignados. AparecerĂĄ el siguiente informe

PROGRAMACIÓN CON MICROSOFT PROJECT

MODULO DE LECCIONES

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INSTRUCCIONES PARA REALIZAR LAS LECCIONES 1º) Le rogamos que ANTES de iniciar el desarrollo de las lecciones estudie el Módulo Introductorio que permite comprender la terminología de Programación, el ambiente de trabajo de PROJECT y las capacidades disponibles en la versión 2007. 2º) Luego abra el manual de Lecciones y en cada una de ellas revise el OBJETIVO que se persigue para comprender los pasos del procedimiento que se explicará. 3º) Manteniendo abierto su Manual de Lecciones, Ingrese al Modulo de PROJECT, elija la primera Lección del Menú del curso y active el DEMO de la Lección 1. Observe y Escuche como se trabaja para cumplir con el OBJETIVO de la Lección. Puede repetir las veces que desee el DEMO de la Lección, 4º) Cuando esté seguro, puede abrir el Project desde sus computador y repetir los pasos de la Lección que observó y escucho siguiendo las instrucciones de la Lección en su manual. 5º) Si corresponde, debe guardar la lección en la carpeta creada para ese propósito. Puede asegurarse que su trabajo corresponde a lo solicitado abriendo la Carpeta de Lecciones Realizadas y comparar sus resultados. 6º) Si surgiera una duda e el desarrollo dela Lección, usted se puede comunicar con el facilitador utilizando el foro, el correo, el teléfono o vía SKYPE. 7º Continúe de la misma forma con las demás Lecciones 8º) Para aprobar este curso usted debe registrar al menos 10 horas de estudio en el computador, que es el tiempo que se registra cuando ve los DEMOS de las Lecciones. 9º) Algunas lecciones (desde la Tres) tienen Ejercicios que debe enviar al correo del facilitador a medida que los va desarrollando. Los ejercicios se evaluarán en la escala de 1-7, con nota mínima de aprobación de 5.0. Si esta nota no se alcanza, el facilitador agregará ejercicios adicionales en aquellos aspectos en que no se alcanzó un nivel superior a Aceptable ( nota 4,0) 10) Para facilitar su trabajo, le recomendamos que descargue en su escritorio la Carpeta del Curso de Project que contiene en su interior: 

Carpeta para que guarde sus lecciones (Lección)



Carpeta de los ejercicios que debe enviar para evaluación (Ejercicio)



Carpeta para que compare resultado de sus lecciones con las propuesta por el facilitador (Resultados)

Dos recomendaciones finales: MANTENGA ABIERTO SU MANUAL DE LECCIONES PARA SEGUIR LAS DEMOSTRACIONES DEBE DISPONER DE PARLANTES PARA ESCUCHAR LAS EXPLICACIONES DE LOS DEMOS ¡Le deseamos un aprendizaje exitoso!

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LECCION 1:

AMBIENTE DE TRABAJO & HERREMIENTAS DE PROJECT

OBJETIVO A: Reconocer el ambiente de trabajo estándar de Ms Project versión 2007 y familiarizarse con las barras de herramientas que dispone para realizar su trabajo. Si usted está familiarizado con Ms Office de Microsoft reconocerá de inmediato los símbolos típicos de trabajo de estas aplicaciones. (Cortar, copiar, pegar, etc. )

OBJETIVO B: Visualizar la presentación de un proyecto de ejemplo que se presenta en la forma de una carta Gantt con siete actividades que representan las atapas de cambio de un laboratorio de computación y que debe abrir desde su carpeta de lecciones con el nombre Pro1.mpp1,

OBJETIVO C: Cambiar el Nombre del archivo para guardarlo como Lecc1.mpp

A. Acceso al programa Para acceder al Ms Project  Haga clic en Inicio  Luego seleccione “todos los programas” y  Haga doble clic sobre el programa “Microsoft Project”.

Los archivos generados en MP deben bautizarse con nombres que no superen 8 caracteres. La extensión “mpp” identifica una de las presentaciones del software y es colocada de modo automático al instante de guardar el archivo.

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Al momento de Abrir MP, se observa una pantalla con la opción por defecto de Gráfico de Gantt que viene denominada como Proyect1;

1 2

Vemos la identificación funciones y herramientas :

1. Barra de Menú 2. Barras de Herramientas 3. Escala temporal 4. Tabla de Tareas con varias columnas que definiremos más adelante . B. Apertura de un archivo de proyecto: Ahora proceda a abrir el archivo de proyecto llamado “Pro1.MPP” desde su Carpeta de práctica: 1. Elija la opción Abrir del menú Archivo 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione de su escritorio la Carpeta de práctica. 3. Seleccione con doble clic la carpeta “ Lecciones” y elija el archivo “Pro1.MPP” 4. Al aplicar esta secuencia aparece la pantalla adjunta 5. El proyecto muestra una secuencia de 7 actividades con sus respectivas duraciones,

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COMO FORMA DE REGISTRAR LA COMPRENSION DE LO QUE SE OBSERVA EN LA PANTALLA DEL PROYECTO PRO1.MPP CONTESTE CON LAPIZ Y PAPEL ESTAS PREGUNTAS 

Fecha de inicio del proyecto



Fecha de término del Proyecto: __________



Unidad de tiempo de las actividades



Días laborables de la semana: ____________



El orden de desarrollo de las actividades es :

: __________

 Comienzo a Comienzo (CC)  Fin a Comienzo (FC)  Fin a Fin (FF)

Para modificar el nombre del archivo con que trabajamos, realice los siguientes pasos:  Seleccione Guardar Como del menú Archivo  Y escriba en el recuadro “Nombre de Archivo” Lecc1  Seleccione el botón Guardar

C .Guardar el Archivo con un nuevo nombre

LE ROGAMOS QUE AHORA CONTINUE CON LOS PASOS DE LA LECCION 2:

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LECCION 2 :

Crear un Proyecto

OBJETIVO A: Crear un nuevo Proyecto para iniciar un trabajo de programación y familiarizarse con las columnas de trabajo de la pantalla que ofrece Ms Project. OBJETIVO B: utilizar combinaciones de tecla para desplazarse en la pantalla de trabajo de Ms Project OBJETIVO C: utilizar los comandos para salir y eliminar proyectos A Creación de Proyectos

Usted puede trabajar simultáneamente en varios proyectos, ejecutando los siguientes pasos:    



Haga clic sobre el Menú “Archivo”. Elija “Nuevo” y haga clic sobre “Proyecto en Blanco”, del nuevo Proyecto. Observe que aparece una nueva pantalla que se identifica como “Proyect2”. En este momento existen 4 proyectos abiertos, lo que usted puede verificar del modo siguiente. Seleccione el Menú Ventana y observe que al final del cuadro se presenta la lista de proyectos abiertos; y con un botón negro el que se encuentra activo.

Detalle de columnas de la Tabla de Tareas:  i: Permite establecer indicadores  Nombre de la tarea:  Duración: por defecto en días ( indica 1)  Comienzo: fecha de partida del proyecto  Fin: es la fecha de comienzo+duración de la actividad  Predecesora: actividades anteriores ( deben terminar para iniciar la siguiente)  Nombre de recursos: personas, equipos, etc.

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B. Para desplazarse en el diagrama de GANTT :

Para desplazarse en la tabla de secuencias

 Desde el menú ventana en que aparecen los proyectos vuelva a Lecc1 y practique los siguientes movimientos  Si pulsa la flecha derecha de barra de desplazamiento horizontal, el proyecto avanza un día.  Si pulsa la flecha izquierda de barra de desplazamiento horizontal, el proyecto retrocede un día.  Pulse sobre el área derecha de la barra de desplazamiento horizontal, y observe como avanza el proyecto; lo mismo para el área izquierda.  Presione la tecla ALT+ INICIO y observe el desplazamiento  Presione la tecla ALT+ FIN y observe el desplazamiento Para desplazarse en la tabla de secuencias, seleccione la primera celda del campo Nombre de Tarea y pruebe lo siguiente:  Si pulsa la flecha derecha de barra de desplazamiento horizontal de la tabla, el proyecto avanza un campo o columna.  Si pulsa la flecha izquierda de barra de desplazamiento horizontal, el proyecto retrocede un campo o columna.  Pulse sobre el área derecha de la barra de desplazamiento horizontal, y observe el desplazamiento de los campos.  Presione la tecla MAY+INICIO y observe el desplazamiento Presione la tecla MAY+FIN y observe el desplazamiento

C. Salida de Microsoft Project Si desea salir en este momento de Microsoft Project: 1. 2. 3. 4.

Seleccione la opción Cerrar, del menú Archivo. (Se cerrará Project2) Realice el paso anterior para los archivos de los proyectos restantes. Seleccione la Opción Salir en el menú Archivo Si ha realizado cambios Project le pedirá Guardar los cambios.

D. Eliminación del Archivo de un Proyecto Para borrar un archivo de proyecto realice los siguientes pasos: 1. Seleccione de su Carpeta de practica donde se encuentran las lecciones 2. Seleccione el archivo Pro1.MPP 3. Elimínelo

Con su carpeta abierta repita los pasos de LA LECCION 1 Y 2 .

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LECCION3:

Programación de un proyecto

OBJETIVO: Iniciar un proyecto de cambio de ubicación de un laboratorio de computación agregando algunas tareas adicionales a las que observamos en la lección de demostración con que iniciamos este curso, utilizando a) la opción de fecha de comienzo del proyecto y b) las actividades ordenadas de comienzo a fin. IMPORTANTE : si tiene dudas respecto de estos conceptos revise el Manual de Introducción a Project que se encuentra en su carpeta A) Creación del proyecto. 1. Active Microsoft Project 2. En el menú Proyecto, seleccione Información del Proyecto 3. Defina la fecha “5/05/14” como fecha de comienzo del Proyecto.  Reconozca las dos opciones para programar a partir de : - Con fecha de comienzo del proyecto - Con fecha de fin del proyecto

1. 2. 3. 4. 5. 6.

B) Como medida de seguridad guarde su proyecto con el título “lecc2.mpp” para ello proceda de la siguiente manera :

Seleccione Guardar Como del menú Archivo Elija su Carpeta de Practica de su escritorio. Seleccione la carpeta “1 Lección”. y Digite Lecc3 para identificar este proyecto Elija el botón Guardar No cierre el archivo y continúe

C) Introducir las tareas en la Tabla del diagrama de GANTT : Se recomienda primero escribir las tareas:

Y luego sus duraciones

Desconectar computadoras. Desmontar mobiliario Trasladar muebles/cajas de oficina Montar mobiliario Reconectar computaras Trasladar almacén Encargar comida para fiesta de traslado

Duración de la tarea 4 días Duración de la tarea 2 días Duración de la tarea 1,5 días Duración de la tarea 2 días Duración de la tarea 4 días Duración de la tarea 5 días Duración de la tarea 1 días

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Para incorporar la primera tarea: 1) Haga activa la primera celda de la columna Nombre de Tarea 2) Escriba “Desconectar computadora” 3) Escriba la segunda tarea “Desmontar mobiliario”, 4) Continúe de la misma forma con las demás tareas. 5) Ahora introduzca las duraciones de cada tarea en la columna respectiva. 

Las unidad de medida predeterminada de Project para la duración de las tareas son días



Como medida de seguridad vaya guardando su trabajo.

C. Hitos de un proyecto -

Recuerde que un hito es un objetivo o punto de control en el desarrollo de un proyecto. Introducir un hito es como introducir una tarea, pero ésta tiene una duración cero.

Seleccione la primera tarea y elija del Menú Insertar “nueva tarea”.

Escriba “Inicio del proyecto” y asígnele una duración de 0 día.

Haga activa la celda 9 de la columna Nombre de Tarea

Digite en ella “Fin del Proyecto”

Haga activa la celda “Duración” de la tarea de la fila 9 y Digite en ella 0

Guarde su proyecto

Con estas actividades usted debe ver la siguiente pantalla.

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D. Vinculación de tareas 1. La vinculación de tareas es de “Fin a Comienzo” , lo que significa que la tarea antecesora debe terminar. Para graficar esta condición proceda del modo siguiente: 2. Seleccione la celda de “Inicio de Proyecto” con la celda “Desconectar computadoras” y elija el icono de Vincular tareas de la Barra de Herramientas Estándar. 3. Para vincular la siguiente ahora seleccione la celda “Desconectar computadoras” junto con “Desmontar Mobiliario” y elija el icono de Vincular tareas. 4. Continúe de la misma manera hasta “Fin de Proyecto”

Notas: a) Para desvincular tareas puede utilizar el icono correspondiente de la barra de herramientas estándar o Desvincular Tareas del menú Edición. b) Pruebe seleccionando todas las tareas y seleccione el botón modo automático

para establecer la vinculación de

E. Guarde su proyecto Pulse el botón Guardar de la barra de Herramientas.

Con su carpeta abierta repita los pasos de LA LECCION 3 . AYUDA: Cuando se encuentre realizando esta lección puede comparar su avance con el archivo presentado en el disco de práctica como una referencia comparativa abriendo “lecc3_Resultado.mpp”

Realice los Ejercicios N° 1, 2 y 3 y envíelos Al facilitador del proyecto

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LECCION 4:

INSERCIÓN Y DESPLAZAMIENTO DE TAREAS; TAREAS REPETITIVAS

OBJETIVO DE LA LECCION 4: Aprender a incorporar tareas en un listado previo. En este caso el programador del proyecto considera que es necesario realizar algunas actividades previas a la primera tarea (“desconectar computadoras”) que contempla el proyecto de cambio de instalaciones e incorporar tareas repetitivas que abrevian bastante el trabajo. Para hacer estas incorporaciones trabajaremos con el archivo de la lección anterior, eligiendo de la carpeta Lección el archivo Lecc3.mpp A) Incorporación de las nuevas tareas. 1. 2. 3. 4.

Abra el archivo Lecc3.mpp Seleccione los primeros cuatro nombres de tareas. Elija del menú Insertar la opción Nueva Tarea2. Inserte las siguientes tareas y duraciones. Nombre de Tarea Localizar nueva Ubicación Redactar Propuesta Remodelar Conseguir permisos

Duración 3d 2d 1d 2d

Para vincular estas nuevas tareas incorporadas: 1. Seleccione las cinco primeras tareas 2. Pulse el botón vincular tareas de la barra de herramientas estándar. 3. Guarde este proyecto modificado como “Lec4.MPP”

El número de filas que se inserta es equivalente a las cantidad filas seleccionadas Observe como cambian los números de identificación de las tareas

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COMO FORMA DE REGISTRAR LA COMPRENSION DE LO QUE SE OBSERVA EN LA PANTALLA DEL PROYECTO Lecc4.MPP CONTESTE CON LAPIZ Y PAPEL ESTAS PREGUNTAS Fecha de inicio

: __________

Fecha de término

: __________

Unidad de tiempo

: __________

Número de Tareas:

___________

Qué pasó con la conexión de inicio del proyecto: ____________

B) Desplazamiento de una tarea Microsoft Project hace desplazamientos automáticos de tareas, sin necesidad de insertar filas en blanco. El programador estima que no es posible “remodelar” sin “conseguir los permisos” previamente. Esto requiere desplazamientos de tareas que se realiza de la siguiente forma: 1. Seleccione la tarea “Remodelar”, pulsando el N° 4 de su fila 2. Mantenga el puntero del mouse sobre el número de tarea y arrastre hacia abajo lentamente más de una fila y suelte el botón del mouse 3. Guarde su proyecto utilizando el botón guardar de la barra de herramientas estándar

C) Eliminar y deshacer una tarea Si el programador considera que una de las tareas del proyecto puede ser delegada a terceros, ésta puede salir de la lista. Para ello: 1. Seleccione la tarea “ Conseguir permisos” 2. Seleccione del menú Edición la opción Eliminar tarea Si el programador desiste de esta eliminación, puede reincorporar la tarea al listado. Para ello: Seleccione el botón deshacer de la barra de herramientas estándar.

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D) Para insertar tareas que se repiten a lo largo del proyecto, como por ejemplo las “revisiones de avance”, se procede de la siguiente forma : 1. Seleccione la última celda libre de la tabla de GANTT 2. Seleccione del menú Insertar, el comando “Insertar tarea repetitiva” 3. Escriba “Reuniones de Control” en recuadro Nombre de tarea. 4. Escriba 2h en el recuadro Duración 5. Marque Viernes en área “Semanalmente” 6. Seleccione el botón Aceptar 7. Para ver el detalle de la Tarea Repetitiva Pulse dos veces la tarea repetitiva en la tabla de GANTT 8. Guarde su proyecto utilizando el botón guardar de la barra de herramientas estándar

Con su carpeta abierta repita los pasos de LA LECCION 4 . Usted puede ir comparar su trabajo con el contenido en el archivo del disco de práctica llamado “Lecc4_Resultado.mpp”. FAVOR ENVIAR EJERCICIO 4 AL FACILITADOR

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LECCION: 5.

TIPOS Y MODIFICACIÓN DE RELACIONES ENTRE TAREAS

OBJETIVO: Las relaciones de dependencia entre las tareas son un aspecto crucial, como lo sabe cualquier programador y es prácticamente la razón que obliga a programar. En esta lección demostraremos que Project tiene como forma estándar conectar las tareas del tipo Fin a a Comienzo ( la antecesora debe terminar para que la sucesora comience), pero existen opciones para modificar esta condición. Por ejemplo, utilizar la condición de que dos tareas terminen en forma simultánea A .Incorporar una tarea nueva en la zona intermedia de la tabla. 1. Abra el archivo de la Lecc4.MPP 2. Como medida de seguridad, guarde su proyecto utilizando el botón guardar de la barra de herramientas estándar y sin línea de base. Identifíquelo como: Lecc5.mpp 3. Seleccione la tarea “Desconectar computadoras “y luego seleccione en el Menú Insertar la opción Nueva Tarea 4. Incorpore “Distribuir cajas” en el campo Nombre de tarea. 5. Incorpore una duración de 3h frente a la tarea “Distribuir cajas”.

COMO FORMA DE REGISTRAR LA COMPRENSION DE LO QUE SE OBSERVA EN LA PANTALLA DEL PROYECTO Lecc5.MPP CONTESTE CON LAPIZ Y PAPEL ESTAS PREGUNTAS 

Aceptó una tarea expresada en una unidad distinta?



Qué pasó con la fecha de termino del proyecto?



Por qué ocurrió ese desplazamiento, con tan solo incorporar una tarea de 3 horas)

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B. Definir la terminación de dos tareas en forma simultánea. 1. A objeto de que los técnicos puedan seguir trabajando se ha decidido terminar la tarea “Trasladar los muebles” con “Trasladar almacén “. 2. Pulse dos veces la tarea Trasladar almacén de la tabla de secuencia 3. Observe el siguiente cuadro :

3. 4. 5. 6.

Active la ficha “Predecesora” En la columna Id de la ficha seleccione el número. Presione la tecla Suprimir para eliminar esta predecesora Introduzca en la columna Id el Número que Corresponde a la tarea “Trasladar muebles/cajas de oficina”. Para introducir la relación FIN-a-FIN 7. Seleccione la celda Tipo de esa tarea 8. Observe como se activa la flecha que permite desplegar el recuadro con las posibilidades de relación entre tareas. 9. Seleccione FF 10.Elija el botón Aceptar

Observe el efecto en el gráfico de barras que aparece en la siguiente pagina (ud lo verá en su pantalla)

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Ahora tenemos que reorganizar la forma de terminar el proyecto, que se ha modificado debido a la condición fin a fin que hemos incorporado, haremos lo siguiente: 1) Abra el cuadro de diálogo de “Información de la tarea” , pulsando dos veces sobre la tarea hito “Encargar comida…. ” 2) Elija la ficha Predecesoras 3) Pulse el primer campo vacío de la columna Id 4) Digite el número que identifica la tarea “Reconectar computadoras”. 5) Presione Enter 6) Seleccione el botón Aceptar 7) Observe el resultado en la gráfica. 8) Guarde su trabajo utilizando el icono de la barra de herramientas.

Ahora Usted puede comparar su trabajo abriendo el archivo “Lecc5_Resultado.mpp” Con su carpeta abierta repita los pasos de LA LECCION 5 .

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LECCION6 :

AJUSTE DE TIEMPOS DEL PROYECTO

OBJETIVO Tiempos de retraso y adelantamiento entre tareas Con Microsoft Project se pueden introducir tiempos de retraso o adelantamiento entre tareas para poder trabajar con modelos de dependencia reales. Además se pueden definir relaciones de cualquier tipo (fin a comienzo, fin a fin, etc.) con el agregado de tiempos de retraso o adelantamiento entre las tareas. En nuestro proyecto, haremos lo siguiente: Nos aseguraremos que todo el personal tenga las cajas de embalaje antes de desconectar los computadores por lo cual incorporaremos un retraso de cuatro días ( 4d); pero le daremos una relación comienzo a comienzo a ambas actividades.

Tiempo de retraso y relación Comienzo a Comienzo 1) Para efectuar esas modificaciones abra el Archivo Lecc.5 y guárdelo como Lecc6. Para registrar los cambios que vamos a incorporar 2) Descubra la columna Predecesora de la Tabla de secuencias ( es la columna que sigue a Fin) 3) Seleccione la celda correspondiente de la tarea Desconectar Computadores 4) Escriba: (Nro. Tarea Distribuir Cajas)cc+4d; o sea escriba : 5cc+4d 5) Pulse Enter 6) Observe los cambios en el proyecto 7) Compruebe el retraso del proyecto

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Tiempo de adelanto entre actividades3 1) El programador ha decidido que sólo va a empezar a trasladar los muebles cuando se haya completado la mitad de la tarea de desconectar computadoras. 2) A continuación mostraremos esta modificación. 3) Ajuste de nuevo la pantalla para ver sólo las tres primeras columnas y la gráfica de Gantt. 4) Haga clic dos veces sobre la tarea “Trasladar Muebles/Cajas de Oficina” para activar la Información de la tarea y active la ficha Predecesoras del cuadro de diálogo que aparece. 5) Haga clic sobre la celda Tipo de la lista de Predecesoras y seleccione cc. 6) Haga clic sobre la celda Pos y escriba 50 % 7) Pulse Enter 8) Seleccione el botón Aceptar 9) Guarde su proyecto actualizado.

Con su carpeta abierta repita los pasos de LA LECCION 6 . Usted puede comparar su trabajo abriendo el archivo “Lec6_Resultado.mpp” FAVOR ENVIAR EJERCICIO 5 AL FACILITADOR

Microsoft Project considera como tiempo de adelanto la cantidad porcentual de superposición entre tareas.

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LECCION7 :

Visualizar la Carta Gantt del Proyecto

OBJETIVO DE LA LECCCION: En esta lección avanzaremos a la visualización de proyecto en modo carta Gantt incluyendo los aspectos que permiten personalizar el trabajo antes de imprimirlo 1. Abra Lecc6. Para formatear y visualizar una carta Gantt del Proyecto 2. Seleccione de la barra estándar el icono de Vista Preliminar 3. Se puede personalizar el proyecto utilizando la opción “Configurar página” 4. Visualice la Orientación de la Hoja , en este caso Horizontal 5. Visualice el Tamaño de la hoja en que imprimirá el grafico, seleccionando la opción carta. 6. Seleccione la Ficha Encabezado y en el recuadro de alineación escriba con mayúscula el titulo del proyecto: CAMBIO DE LABAROTARIO DE COMPUTACION” 7. Seleccione pie de página del cuadro de dialogo “configurar página” y en el recuadro de alineación digite el nombre de su empresa NEXXO 8. Para ajustar en mejor forma la visualización del gráfico, usted puede modificar la altura de las filas usando el mismo truco con que se cambia la altura de las filas de Excel

9) Observe el resultado en el grafico adjunto de Vista preliminar 10)Guarde los cambios como Lecc7.

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Con su carpeta abierta repita los pasos de LA LECCION 7 . Usted puede comparar su trabajo abriendo el archivo “Lecc7_Resultado.mpp”

FAVOR ENVIAR EJERCICIO 6 AL FACILITADOR

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LECCION 8 :

CONTRUCCION DE MI CASA DE DESCANSO

OBJETIVO: en esta lección vamos a utilizar todas las herramientas de Project explicadas hasta aquí además de aprender a estructurar un Proyecto con TAREAS de RESUMEN más controlables y desplegar LA FUNCION RESUMEN DEL EL PROYECTO

Vamos a partir con un proyecto nuevo eligiendo del menú Archivo la opción Propiedades y abrimos la ficha Resumen para incorporar los siguientes datos   

Titulo: Mi Casa Asunto: Construcción Autor: su nombre (use iniciales)

Aceptar

En el Menú Proyecto, elija Información del Proyecto y defina como fecha de comienzo el 1/07/2014.

Para adecuar el calendario que Project trae por defecto, vamos a adecuarlo a nuestra realidad laboral ( recuerde que estos conceptos están explicados en el Manual del Curso)

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Del Menú Herramientas, seleccione la opción “Cambiar calendario laboral” y haga clic en el botón “crear calendario” para dar el nombre al calendario: MICASA.

Para establecer el horario de trabajo de su proyecto seleccione la ficha “Semanas laborales” y seleccione el botón detalles para establecer los siguientes periodos:

Parta con el día Lunes y active la opción “Establecer días en estos periodos laborables específicos”, como se indica en la siguiente imagen: 7.

Haga lo mismo para el resto de los día laborables:

VAMOS A TRABAJAR DE LUNES A VIERNES EN EL HORARIO DE 9:00 A 18:00 CON DESCANSO PARA COLACION DE UNA HORA 8.

Guarde el proyecto con el nombre “Lecc8.mpp”.

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Seleccione del menú Herramientas “Cambiar Calendario Laboral” presione el botón Opciones…, y seleccione la ficha Calendario, para incorporar los siguientes datos 

Hora predeterminada de entrada: 9:00



Hora predeterminada de salida: 18:00



Jornada laboral: 8



Semana laboral: 40



Días por mes: 20

Presione Aceptar

Del Menú Proyecto, seleccione la opción “Información del Proyecto”

Y seleccione el Calendario que va a utilizar en este proyecto. En este caso seleccione MICASA.

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Ingrese las siguientes tareas con sus respectivas duraciones.

Preparar terreno

1 día

Hacer la base

3 días

Columnas y vigas

1 semana

Paredes

2 semanas

Piso

2 días

Encofrado Techo

7 días

Llenado Techo

1 día

Gasfitería

1,3 semanas

Electricidad

4 días

Colocar puertas

3 días

Colocar ventanas

4 días

Decoración

3 días

10.

Complete la estructura de actividades del proyecto incorporando las siguientes referencias Inicio del Proyecto

0 día

Hito

Fase Cimientos

0 día

Hito

Preparar terreno

1 día

Hacer la base

3 días

Fase Estructural

0 día

Columnas y vigas

1 semana

Paredes

2 semanas

Piso

2 días

Encofrado Techo

7 días

Llenado Techo

1 día

Fase Mecánica

0 día

Gasfitería

1,3 semanas

Electricidad

4 días

Fase Acabado Exterior e interior

0 día

Colocar puertas

3 días

Colocar ventanas

4 días

Decoración

3 días

Fin del Proyecto

0 día

Hito

OBSERVE QUE HEMOS INCORPORADO ETAPAS COMO TAREAS DE RESUMEN QUE ORDENAN EL PROYECTO DE ACUERDO A LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS QUE SE PERSIGUEN, AHORA VEAMOS COMO SE DESTACAN Y EL VALOR QUE APORTAN AL ORDEN Y CONTROL DEL PROYECTO

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Vamos a continuar el trabajo en este proyecto realizando lo siguiente: 11. Utilizar la sangría para identificar las tareas de resumen . 12. Vincular las tareas de la siguiente forma: Fase Cimientos: La tarea “Hacer la base” comienza cuando termina la tarea “Preparar terreno”. Fase Estructural: La tarea “Paredes” se inicia cuando termina la tarea “Columnas y vigas”. La tarea “Piso” se inicia junto con la tarea “Paredes”. La tarea “Encofrado Techo” se inicia cuando las tareas “Piso” y Paredes” hayan concluido. Fase Mecánica: La tarea “Gasfitería” debe tener una posposición de 5 días después de terminado la tarea “Llenado Techo” La tarea “Electricidad” se inicia cuando termina la tarea “Gasfitería”. Fase Acabado Exterior e Interior: Las tareas “Colocar Puertas” y “Colocar ventanas” se inician al mismo tiempo. La tarea “Decoración” empieza cuando la tarea anterior tiene un inicio del 50% 13. Cada hito se debe vincular a la primera tarea de la fase siguiente.

Usted puede comparar su trabajo abriendo el archivo “Lecc_8A Resultado.mpp”

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RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO La ruta crítica es una serie de tareas que deben completarse según la programación para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crítica es una tarea crítica del proyecto. Para ver la ruta critica realizar lo siguiente. 

Seleccionar en menú ver Barra de Vistas y elija Gantt de seguimiento



Menú Herramientas elija Opciones y en la ficha Cálculo, elija “Calcular varias rutas criticas”

Usted debe visualizar la siguiente pantalla,

Con su carpeta abierta repita los pasos de LA LECCION 8. Usted puede comparar su trabajo abriendo el archivo “Lecc_8B Resultado.mpp” FAVOR ENVIAR EJERCICIO 7 AL FACILITADOR

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LECCION 9 :

ASIGNAR RECURSOS AL PROYECTO MI CASA DE DESCANSO

Objetivo: en esta lección vamos a asignar Recursos al Proyecto Mi Casa considerando los tres tipos que se manejan en Project que son: Trabajo, Materiales y Costo y visualizar los reportes que se generan con estas asignaciones. 1. Vaya al menú VER y elija la opción “Hoja de recursos” e identifique las columnas de trabajo:            

Nombre del recurso; Tipo; Etiqueta de material Iniciales Grupo Capacidad Máxima Tasa estándar Tasa horas extras Costo/Uso Acumular Calendario base Código

2. Ingrese los datos de acuerdo al siguiente detalle. ( RECUERDE QUE PUEDE COPIAR ESTOS DATOS DESDE WORD O EXCEL DIRECTAMENTE A LA HOJA DE RECURSOS) Nombre del recurso

Tipo

Grupo

Tasa estándar

Operador 1

Trabajo

Operadores

Operador 2

Trabajo

Operadores

Carpintero 1

Trabajo

Carpinteros

Albañil 1

Trabajo

Albañiles

Albañil 2

Trabajo

Albañiles

Gasfíter

Trabajo

Gasfíteres

Eléctrico

Trabajo

Eléctricos

Decoradora

Trabajo

Mezcladora

Trabajo

Computador

Material

Cemento

Material

Bolsa

Ladrillo

Material

Miles

Madera

Material

Metros

Costo / Uso

100 10 40

Transporte (*)

Costo

Cena (**)

Costo

100

(*) (**) Los costos se ingresan posteriormente, al asignar recursos a las tareas correspondientes

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Al terminar su trabajo usted debe ver la siguiente pantalla

(*) (**) Los costos se ingresan posteriormente, al asignar recursos a las tareas correspondientes

Para cambiar los valores en Euros (que trae Project por defecto) acceda al Menú Herramientas, elija Opciones, y en la Ficha Vista cambie a $ el símbolo de moneda

Ahora la pantalla se verá de la siguiente forma

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3. Usted puede agregar notas sobre los recursos haciendo Clic sobre el nombre del recurso para ver el cuadro de dialogo Información del recurso y en Notas escribir el comentario que desee, como el ejemplo de contacto del “Proveedor de cemento en bolsas es Sodimac; Bolsas de 20 KG” que se observa en la siguiente pantalla.

4. Agregue una nota al recurso mezcladora: “ Proveedor Arrenda_Maq; celular 88227700” Observe como Project destaca las notas. Vea qué sucede si posiciona el cursor en la Nota de la columna indicadores.

Con su carpeta abierta repita los pasos de LA LECCION 9. Usted puede comparar su trabajo abriendo el archivo “Lecc_9 Resultado.mpp”

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LECCION 10 :

CALCULAR COSTOS DEL PROYECTO

Objetivo: en esta lección vamos a determinar los costos del proyecto considerando que tenemos las tareas con sus duraciones y los recursos que requiere cada tareas debidamente valorizados en la Tabla de asignación de recursos Nuestra Tabla de referencia para ingresar datos es la misma de la Lección 9: Nombre del recurso

Tipo

Operador 1 Operador 2 Carpintero 1 Albañil 1 Albañil 2 Gasfíter Eléctrico Decoradora Mezcladora Computador Cemento Ladrillo Madera Transporte (*) Cena (**)

Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Material Material Material Material Costo Costo

Grupo

Tasa estándar

Operadores Operadores Carpinteros Albañiles Albañiles Gasfíteres Eléctricos

Costo / Uso

10 10 20 25 15 15 30 100 10 40

Bolsa Miles Metros

10 3 4 20 100

1. Partamos asignando el recurso Trabajo a la tarea de

Preparación del Terreno, lo que será realizado por el Operador 1 2. Seleccionamos la tarea “Preparar terreno” haciendo doble clic sobre ella y observe que aparece el cuadro de dialogo Información de la tarea. En la ficha Recursos seleccione la lista desplegable que aparece en Nombre del Recurso para asignar el trabajo al Operador 1.

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3. Presione el botón aceptar y compruebe que Project asigna automáticamente el costo de los

recursos de trabajo, para lo cual debe hacer doble clic sobre la tarea “Preparar terreno” 4. En la Tarea 1 vamos también a cargar el costo de Transporte que debe aparecer de la siguiente

forma

5. Continúe de la misma manera con los demás recursos, observando que para materiales deben

indicarse cantidades requeridas con sus respectivas unidades. Un recurso tipo Costo deber ser asignado de acuerdo a la tarea en que se utilizará en forma manual en la columna Costo del cuadro de dialogo. Recursos

Preparar terreno

Hacer la bases

De Trabajo

Operador1

De Material

Paredes

Piso

Encofrado Techo

Operador2

Columnas y vigas Carpintero1

Albañil1

Albañil2

Albañil1

Cemento 15 bolsas

Madera 15 mtrs

Ladrillos 5 millares

Colocar puerta Carpintero1

Colocar ventanas Carpintero1

Decoración

De Costo

Transporte $ 20

Recursos

Llenado Techo

Gasfitería

Electricidad

De Trabajo

Operador2 Mezcladora

Gasfíter

Eléctrico

Decoradora Computador $ 20

De Material

Madera 40 metros

Madera 20 metros

De Costo

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La vista de asignación de recursos es la siguiente:

7. En el Menú Ver .Elija Tabla : Entrada para dejarla con la opción Costo y observe el cálculo de

los costos de partida del proyecto, Fase por Fase y Total

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8. En el Menú Informe , seleccione el icono de Informes y Personalizado para buscar la opción de

Flujo de Caja

NOTA : De esta misma Opción , le sugerimos que revise los demás tipos de informes

Con su carpeta abierta repita los pasos de LA LECCION 10 Usted puede comparar su trabajo abriendo el archivo “Lecc_10 Resultado.mpp”

FAVOR ENVIAR EJERCICIO 8 AL FACILITADOR

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Ejercicios

PROGRAMACIร N CON MICROSOFT PROJECT

MODULO DE EJERCICIOS EJERCICIOS: A continuaciรณn aplique y refuerce su aprendizaje realizando los siguientes ejercicios en el software Microsoft Project. En cada ejercicio propuesto Microsoft Project, deberรก seguir las instrucciones que se presentan y enviar el archivo al facilitador Prodem

Divisiรณn Informรกtica

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Ejercicios

EJERCICIO N° 1 Se han estructurado los detalles de un proyecto que deben incorporarse para conocer la fecha de término de este. Los datos a utilizar son los siguientes:     

Nombre del proyecto : Modificación de la nave de Limpieza Fecha de inicio : Hoy Empresa : La suya Autor : Su Nombre Administrador : Su Nombre

Los datos de las tareas son los siguientes: Nro. Act.

Nombre Tarea

Duración

Antecesora

TAREA A

TAREA B

TAREA C

TAREA D

15d

TAREA E

10d

TAREA F

20d

TAREA G

TAREA H

5,7

TAREA I

10d

TAREA J

8,9

Envíe al facilitador los ejercicios 1, 2 y 3

Actividades que tiene duración cero se llaman hitos; ejemplo : inicio y término del proyecto

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Ejercicios

EJERCICIO N° 2 Se desea incorporar los siguientes datos de un proyecto al MProject.     

Nombre del proyecto : Pintura de edificios Fecha de inicio : Hoy del computador Autor : Su nombre Administrador : Su nombre Organización : Su empresa

Ayuda:  Recuerde que los datos de inicio del proyecto se registran en el cuadro de dialogo de Información del Proyecto que se encuentra en el menú Proyecto..  Los datos de autor, administrador y organización se registran en el cuadro de dialogo Propiedades del proyecto de la Ficha Resumen que se encuentra en el menú Archivo Propiedades  Recuerde que las tareas de duración 0 se consideran como Hitos del proyecto. Acostúmbrese a iniciar y terminar un proyecto con un hito de duración cero. Los datos de las tareas son los siguientes: Nro. Act. 1

Nombre Tarea

Duración

Antecesora

TAREA A

TAREA B

TAREA C

TAREA D

32d

TAREA E

24d

TAREA F

3;5

TAREA G

TAREA H

16d

6;7

TAREA I

ENVÍE AL FACILITADOR LOS EJERCICIOS 1, 2 Y 3 Prodem

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Microsoft Project

Ejercicios

EJERCICIO N° 3 Desarrolle el proyecto de actualizar cotización y preparación de trabajo de servicio con los datos de las actividades que se indican, considerando que todas las actividades se programan de Fin a Comienzo:

Nro. Act.

Nombre Tarea

Duración

Antecesora

Iniciar el Trabajo de Cotización y preparación

Definir tareas del proyecto

Determinar personal por tarea

Definir equipos y materiales

Definir medios de traslado del personal

(*) Determinar alternativas de alojamiento

(*) Evaluar formas y costos de alimentación

Chequear y certificar competencias del personal

4;7

Mantención preventiva y calibración de equipo

Embalaje y embarque de equipos y recursos

Traslado al punto de tarea

Fin del proyecto

11;8

(*) Visitas a terreno Ayuda: 

Recuerde que puede copiar las columnas de Word directamente a la pantalla de datos de información de tareas.



Cambie la escala temporal que se presenta en días,

el Menu “Formato”.

Eligiendo la opción escala temporal y en la ficha del nivel intermedio seleccione la Unidad en meses y en la ficha de nivel inferior el formato en semanas. 

Acostúmbrese a iniciar y terminar un proyecto con un hito de duración cero. ENVÍE AL FACILITADOR LOS EJERCICIOS 1, 2 Y 3

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Ejercicios

EJERCICIO N° 4 Desarrollar el proyecto de instalación de una nueva planta de energía considerando los datos de la siguiente tabla: Nombre del Proyecto: Construcción de Planta de Energía Fecha Inicio: 2 de junio de 2014 Unidad de Trabajo: meses

Nro. Act. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nombre Tarea Diseñar la Planta Seleccionar el Lugar Seleccionar proveedores Seleccionar al personal Preparar el lugar Fabricar generador Preparar material Instalar generador Capacitar operadores Obtener licencia de Planta

Duración (semanas) 8 18 3 2 10 15 4 4 6 4

Antecesora 1 2 2 3;4 4 5;6 7 8 9

AYUDAS:  Inserte un hito de partida y de fin del proyecto  Cambie la escala temporal que se presenta en días, en el Menu “Formato”. Eligiendo la opción escala temporal y en la ficha del nivel intermedio seleccione la Unidad en años y en la ficha de nivel inferior el formato en meses  Agregue tarea repetitiva de control de avance mensual. (los lunes de cada mes)  Así debe verse su ejercicio

 AHORA ENVIELO AL FACILITADOR

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Microsoft Project EJERCICIO N° 5

Ejercicios INFORMES Y RUTA CRITICA

Este ejercicio se basa en los mismos datos del Ejercicio 4, por lo cual debe abrirlo para realizar lo siguiente: A) Obtener una impresión tipo carta Gantt del proyecto de “Construcción de la planta de energía” configurando adecuadamente la página: con las siguientes ayudas. 

Elija el icono de vista preliminar de la barra de herramientas estándar.



En configuración página indique en el encabezado el NOMBRE DE SU EMPRESA.



En pie de página la hora a la izquierda y la fecha a la derecha.



En leyenda agregar a la izquierda DEPARTAMENTO DE INGENIERIA.



Cambie el color de las barras seleccionando todas las tareas y luego del menú Formato la opción Estilos de la barra. Elija un color verde por ejemplo.

Su trabajo debe visualizarse de la siguiente forma

Imprima el Informe tipo carta Gantt con el nombre Ejercicio 5A y envíelo al facilitador.

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Ejercicios

B) Obtener la ruta crítica del proyecto de “Construcción de la planta de energía” configurando adecuadamente la página: con las siguientes ayudas. IMPORTANTE: Recuerde que La ruta crítica es una serie de tareas que deben completarse según la programación para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crítica es una tarea crítica del proyecto. (Ver página 29 del texto de introducción al curso) 

Seleccionar en menú ver Barra de Vistas y elija Gantt de seguimiento



Menú Herramientas elija Opciones y en la ficha Calculo rutas criticas

Su trabajo debe visualizarse de la siguiente forma

Guarde este ejercicio como Ejercicio5B y envíelo al facilitador.

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EJERCICIO N° 6 Se requiere mantener la Nave de una planta procesadora de una empresa pesquera cliente cuyas áreas de trabajo se muestran en la Figura Nro. 1.

Figura Nro. 1

ZONA B

Se considera “Raspar”, “Lijar” y “Pintar” cada zona en este mismo orden. La secuencia de actividades se muestra en la tabla N° 1 y los detalles del trabajo son los siguientes :

ZONA C

 El raspador Inicia el trabajo y lo hace avanzando desde A, B, C.  El Lijador avanza de la misma forma pero espera que se termine de raspar la zona que van a lijar.  El pintor actúa después del Lijador en la misma forma.

ZONA A

Tarea Raspado A Raspado B Raspado C Lijado A Lijado B Lijado C Pintado A Pintado B Pintado C

Duración 12d 10d 5d 20d 15d 10d 10d 8d 5d

Antecesora 1 2 1 2;4 3;5 4 5;7 6;8

Nota: 8h corresponde al 100% de Capacidad. Con estos datos realice lo siguiente: 

Identifique adecuadamente el proyecto



Considere como fecha de inicio del Proyecto: 21-07-2014



Prepare la carta Gantt del proyecto considerando la columna de actividades Predecesoras



Utilice la barra Vistas para visualizar la trayectoria crítica.



Guarde la visualización de la Trayectoria critica

Guarde su archivo como Ejercicio6 y envíelo al facilitador

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EJERCICIO N° 7 Con los siguientes datos adicionales del proyecto “Mantención de la Nave de Proceso ” Tarea Raspado A Raspado B Raspado C Lijado A Lijado B Lijado C Pintado A Pintado B Pintado C

Duración 12d 10d 5d 20d 15d 10d 10d 8d 5d

Antecesora 1 2 1 2;4 3;5 4 5;7 6;8

Nombre del recurso Raspador Raspador Raspador Lijador Lijador Lijador Pintor Pintor Pintor

Capacidad Máxima 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Asigne Recursos al Proyecto con las siguientes ayudas.  Ingrese los recursos con sus valores en la Hoja de Recursos. 

Asigne los recursos a las tareas.



De la Barra de Vistas Seleccione el icono Uso de recursos.



Seleccione del menú Ver la opción Tabla: y active Costo para visualizar lo siguiente:

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EJERCICIO Nº 8 PROYECTO: FLUSHING EQUIPOS DE MOLIENDA PROYECTO CASERONES Nombre de tarea

1. El proyecto tiene la siguiente lista de tareas resumen con sus correspondientes actividades y deberá ser iniciado el 1 de septiembre de 2014 2. Va a ser realizado trabajando de Lunes a Sábado en horario de 8:00 a 16:00 para lo cual se deberá crear un calendario con el Nombre Caserones. No se trabajará 18-19-20 3. Considere que dos tareas de resumen pueden iniciarse conjuntamente 4. Agregue un retraso de 5 días al desmontaje de equipos en la Fase de Flushing en Molino SAG 5. Agregue recursos de Trabajo. Materiales y costos al proyecto. (al menos uno de cada uno) Ayuda: vea la Lección 9 6. Agregue tres notas al menos para los distintos recursos Ayuda: vea la Lección 9 7. Haga una estimación de costos del proyecto (use cifras redondas , solo para ejemplificar) 8. Elabore el esquema de la Trayectoria Critica 9. Presente el Flujo de caja del proyecto

Preparar partida

Duración 4 días

Charlas inducción

2 días

Instalación de faena

2 días

Flushing en molino SAG

8 días

Instalación equipos y circuitos auxiliares

2 días

Flushing de circuitos

5 días

Desmontaje de equipos Flushing en molino bolas 1

1 día 8 días

Instalación equipos y circuitos auxiliares

2 días

Flushing de circuitos

5 días

Desmontaje de equipos Flushing en molino bolas 2

1 día 8 días

Instalación equipos y circuitos auxiliares

2 días

Flushing de circuitos

5 días

Desmontaje de equipos Flushing en pebbles 1 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en pebbles 2 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos Flushing en pebbles 3 Instalación equipos y circuitos auxiliares Flushing de circuitos Desmontaje de equipos

1 día 4 días 1 día 2 días 1 día 4 días 1 día 2 días 1 día 4 días 1 día 2 días 1 día

10. Envíelo al facilitador

Microfiltrado aceite molino SAG

3 días

NOTA : Los Microfiltrados son tareas repetitivas

Microfiltrado aceite molino bolas1

3 días

Microfiltrado aceite molino bolas2

3 días

Microfiltrado aceite pebbles 1

2 días

Microfiltrado aceite pebbles 2

2 días

Microfiltrado aceite pebbles 3

2 días

Levantar instalación de faena

2 días

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