Mise en place des Entretiens Annuels d’Évaluation à la Communauté de Communes Lisieux Pays d’Auge
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PLAN DE L’INTERVENTION
• Contexte de la Communauté de Communes Lisieux Pays
d’Auge et les raisons de la réforme • Le projet RH de la CCLPA et ses postulats, • Les outils créés,
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LE CONTEXTE DE LA CCLPA
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LE CONTEXTE DE LA CCLPA
• Une Communauté de Communes jeune : créée le 1er janvier 2003. • 24 communes pour 38 000 habitants ; • 80 agents, •Un nouveau DGS le 1er avril 2007, • Recrutement d’un Adjoint DGS « Finances et Ressources Humaines » en août 2007.
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Les raisons du passage de la notation à l’évaluation
•
Concordance entre une demande des représentants syndicaux et une volonté politique de faire des entretiens un outil de management en anticipant la réforme,
1) Concordance pour lever les écueils de la notation : • Agent « subissant » la notation, • Une note chiffrée reconnue comme un système infantilisant et anti-motivation, qui s'apparente à une prime à l'ancienneté, • Un manque de retour de la DRH pour le plan de formation, les fiches de poste. • Aucun lien entre la notation et la carrière, • Un manque de cohérence entre la note administrative et la note de la part variable.
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Les raisons du passage de la notation à l’évaluation
2) Concordance sur le fait que l’évaluation doit dépasser l’acte administratif que pouvait être la notation. En effet, lors de l’évaluation se joue : • • • • • •
la clarté de la définition ou de la redéfinition du poste, la qualité de la collaboration hiérarchique la contribution du service à la politique de formation, l’efficience du service, la perception d’une cohérence managériale Et donc la motivation du collaborateur,
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LE PROJET RH MIS EN PLACE ET SES POSTULATS
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LE PROJET RH DE LA CCLPA
FICHE DE POSTE recrutements et remplacements Création guide de l’entretien
Entretien Annuel d’Evaluation (EAE) Bilan de l’année / Analyse des écarts Objectifs/réalisations
Besoin en compétences répertoriés Définitions des priorités (cadre budgétaire compris)
2) Attribution ou non PV 3) Influence sur Avancement 4) Influence sur Avancement de grade si promouvable
Plan de formation Suivi des formations et bilan qualitatif avec agents concernés
Définition du contrat n+1 : objectifs et indicateurs
Mise en place Communication interne
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Un principe transversal à la démarche : la co-construction
Projet mené par la Direction Générale en concertation avec les membres de la Commission RH, du CTP (y compris représentants syndicaux), chefs de service et le Centre de Gestion.
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Postulat 1 : La fiche de poste comme socle de toute politique RH et donc de l’évaluation Enjeux : • Adéquation entre le rôle confié et le rôle perçu, • Identification des besoins de la collectivité et des écarts entre le besoin et les compétences détenues, Objectifs : • Établir un organigramme idéal en déconnectant les besoins de la collectivité des agents en place, Moyens : • Assistance aux chefs de service pour atteinte de l’objectif, • Référentiel métiers du CNFPT.
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Postulat 2 : L’entretien d’évaluation doit être un moment privilégié de dialogue… Enjeu • Parvenir à un constat partagé sur état des lieux, la compréhension des objectifs Objectif • Instaurer un dialogue Moyens • Suppression de la note sur 20 • Pour favoriser le dialogue il fallait des entretiens en tête à tête avec le supérieur hiérarchique direct (n + 1), • Formation des évaluateurs et présentation dans tous les services, • Guide de l’entretien pour la préparation, • Agent ne rend pas sa préparation avant l’entretien à son évaluateur, • Fiche compte rendu pour le constat partagé (remplie en temps réel), • Le document EAE n’est pas signé par le politique (sauf dernière page),
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Postulat 3 : … qui doit être au service du Plan de Formation… • Permet une construction plus efficiente du Plan de formation (formations listées avec avis motivé, hiérarchisation et cohérence avec les écarts entre compétences nécessaires et compétences détenues), • Facilite le traitement par l’Administration Générale, • Accompagne la montée en puissance de la formation au sein de la cclpa 72% des agents ont suivi au moins une formation en 2009 contre 30% au Bilan Social 2007. Nombre total de jours de formation (tous agents) : 240 jours (120 jours en 2007). 57
Évolution du nombre d’agents ayant suivi au moins une formation
23 14
2005
2007
2009 81% 70%
Répartition des agents ayant suivi une formation par catégorie hiérarchique cat. A
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65%
cat. B
cat. C
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Postulat 4 : …et de la GRH en établissant un lien entre niveau d’évaluation, carrière et part variable
L’EAE doit amener de la cohérence : • Entre le contenu de l’EAE et le niveau de Part Variable, • Entre le contenu de l’EAE et les avancements d’échelons, de grade et la promotion Interne,
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LES OUTILS : UN DOSSIER D’EVALUATION ET UNE PROCEDURE ENCADREE
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UN DOSSIER D’EVALUATION 1) La fiche Compte rendu 2 PARTIES : une consacrée à l’année écoulée ; la deuxième à l’année à venir (y compris aspects carrière, mutation, etc.). Elle n’est signée que par l’agent et son évaluateur, pas par le politique. La fiche bilan et développement sert de synthèse à l’entretien. Elle est signée par l’autorité territoriale et transmise au Centre de Gestion du Calvados. 2) La fiche Guide Identique à la fiche compte rendu elle comporte des annotations pour une meilleure compréhension page après page. Elle sert de « brouillon » à l’agent = l’évaluateur ne la reçoit pas avant 3) Le Guide de l’entretien : petit format (A5), il remis à chaque agent. Il sert de support à la préparation
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Le lien établi entre niveau d’évaluation, carrière et part variable Evaluation de l’année
Exceptionnelle
Très Satisfaisante
Critères généraux activités et compétences requises sont maîtrisées ET les objectifs (or ceux liés à la maîtrise du poste) sont atteints = agent a mené un projet important ET/OU a dû/su faire face à un événement exceptionnel Agent maîtrisant ‘globalement’ les activités/compétences nécessaires à son emploi Objectifs atteints Agent dont la prise d’initiative et l’engagement dans la collectivité sont forts -
Agent maîtrisant ‘globalement’ les activités/compétences nécessaires à son emploi Objectifs atteints globalement
Améliorations attendues
-
La majorité des activités/compétences n’est pas maîtrisée Agent devant progresser Objectifs pas ou partiellement atteints
Insuffisante
-
La majorité des activités et des compétences nécessaires au poste ne sont pas maîtrisées Objectifs non atteints Sanction supérieure à un avertissement
Satisfaisante
-
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Part variable
Maximum (310.34)
Montant intermédiaire (150.17)
Montant intermédiaire (150.17)
Montant minimum (51.72)
0
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UNE PROCEDURE ENCADREE Phase O : réunion de cadrage avec tous les évaluateurs Phase 1 : Diffusion par la DRH du dossier complet d’évaluation (Avant le 15 septembre): • + fiches EAE, • + Avancements échelons, grade et promotion interne • + formation demandée en n-1 = réalisation ou non Phase 2 : Programmation des rendez-vous et préparation par les évaluateurs Phase 3 : réalisation des entretiens du 01 octobre au 15 décembre Compte rendu fait en temps réel + fiche bilan et développement. Signature par l’agent et l’évaluateur du dossier d’EAE. Phase 4 : réunion d’échange d’expériences – tous les évaluateurs Phase 5 : signature des fiches bilan et développement par l’autorité territoriale et notification aux agents (Du 15 décembre au 31 décembre) Phase 6 : CAP du 1er janvier au 15 février environ
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LE CALENDRIER DE LA MISE EN PLACE
• 2008 – 2009 : Mise en place des fiches de poste dans tous les services. • 1er semestre 2009 : Élaboration de la fiche d ’évaluation (information CTP et commission RH, etc..), • 26 Mars 2009 : Information CTP sur le passage aux EAE et choix d’attribuer la PV à l’ensemble des agents, y compris les contractuels. • Mars 2009 : CNFPT sollicité pour une formation des évaluateurs, • Juin 2009 : Formation de tous les agents en position d ’évaluer, qui a abouti sur la procédure et sur le fiche d’évaluation définitive (co-élaboration) • 14 Septembre 2009 : Validation en CTP des EAE et la nouvelle procédure, • Septembre 2009 : Présentation dans tous les services • Octobre 2009 : début de la nouvelle procédure d ’évaluation.
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LES RESULTATS • • • • • • •
Aucun commentaire sur la disparition de la note, Renforcement du positionnement des encadrants, Agents ayant majoritairement préparé l’entretien, Satisfaction des agents de se voir des objectifs fixés = donne du SENS et motive Amélioration de la communication permettant notamment aux agents de mieux connaître les objectifs de la collectivité et du service, Élaboration simplifiée du Plan de formation, Une attribution de la Part Variable facilitée,
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