Nel 2021 crescerà l’impegno dell’Ente in materia di privacy

Il 2020 è stato per tutti un anno molto complesso: è stato necessario ridefinire le priorità e adottare nuovi modi di lavorare. Anche sotto il profilo della tutela dei dati personali, la Città metropolitana ha dovuto affrontare nuove sfide, legate proprio al Covid-19, sfide che non erano state programmate e hanno gioco-forza costretto a rivedere le attività da svolgere nel corso dell'anno. In tema di privacy e smartworking, fin da subito abbiamo pubblicato nella nostra sezione Intranet consigli utili per lavorare in sicurezza anche fuori dall'ufficio. Abbiamo collaborato con le strutture dell'Ente direttamente coinvolte nella gestione dell'emergenza coronavirus per la predisposizione dei vari documenti necessari per l'attivazione delle procedure di sicurezza per la riapertura al pubblico dopo la prima fase di lockdown totale. Sempre tramite la piattaforma di comunicazione interna, abbiamo continuato a pubblicare notizie utili in tema di privacy spesso collegate al tema Covid nella pagina dedicata alla Rassegna stampa. Ha proseguito incessante anche l'attività di supporto e consulenza alle Direzioni per quanto riguarda la gestione della privacy nell'ambito delle diverse attività di competenza, in alcuni casi anche mediante confronto diretto con il Garante della privacy e sempre con il coinvolgimento dei referenti privacy delle diverse strutture dell'Ente di volta in volta coinvolte. È stata portata a termine l'attività di formazione rivolta a tutto il personale, avviata già a fine 2019 tramite la piattaforma di e-learning dell'Ente. Di particolare rilievo è stata la redazione di un Vademecum privacy, con istruzioni operative per il personale della Città metropolitana di Torino in materia di tutela dei dati personali. Nel 2020 abbiamo anche attivato una nuova collaborazione: partecipiamo infatti al Tavolo di lavoro privacy dell'Unione Industriale, a cui siedono diverse importanti realtà, sia pubbliche che private, del nostro territorio. Proprio recentemente l'esperienza del Tavolo è stata presentata anche al Garante, che lo ha definito un esempio virtuoso e una best practice del territorio. Infine, è stata avviata l'attività per l'adozione di un nuovo software per la gestione della privacy nel nostro Ente, in collaborazione con CSI Piemonte. Nel 2021 il nuovo software sarà utilizzato per le diverse attività di revisione periodica del Registro delle attività di trattamento e di Valutazione dell'impatto, e per gestire al meglio alcune "nuove" attività sempre legate alla gestione dei dati personali (ad es. audit interni ed esterni). Per queste azioni è previsto il coinvolgimento di tutto il Gruppo di lavoro privacy, a cui sarà rivolta nei primi mesi del nuovo anno una specifica formazione specialistica non solo sul nuovo strumento, ma con specifici approfondimenti su temi di particolare importanza e complessità. Nel 2021 confidiamo poi di concludere la revisione del Regolamento privacy attualmente in vigore, in modo da adeguarlo alle modalità organizzative adottate dall'Ente nell'ultimo periodo. Nonostante le difficoltà, è stato possibile raggiungere numerosi obiettivi, andando anche oltre quello che ci si era proposti di realizzare. Per ottenere questo importante risultato è stata certamente indispensabile la collaborazione attiva di tutto il personale, a partire dal Gruppo di lavoro fino a tutti coloro che, a vario titolo, si occupano della gestione dei dati personali all'interno dell'Ente.

Carla Gatti e Anna La Mura Ufficio del DPO di Città metropolitana di Torino