Business E-Book Formula Bisnis Indonesia EDISI 1
Edisi 1
ProjectManager
PROJECT MANAGER SELAMAT !! ANDA MENJADI SEORANG PROJECT MANAGER Coach Dion Widia
author by Dion Widia
www.formulabisnisindonesia.com
ProjectManager
EDISI 1
AUTHOR: @dionwidia
GRAPHIC DESIGN: @via
Selamat!, Anda menjadi seorang Project Manager
EDISI 1
ProjectManager
Selamat!! Anda menjadi seorang Project Manager
www.formulabisnisindonesia.com
ProjectManager
Selamat!, Anda menjadi seorang Project Manager
EDISI 1
ProjectManager
EDISI 1
S
elamat, anda menjadi seorang Project Manager! Itulah yang dikatakan oleh atasan Anda. Mungkin Anda berpikir ini adalah hal yang paling menyenangkan, seperti kenaikan jabatan pada umumnya. Selanjutnya Anda mulai berpikir: apakah yang harus Anda kerjakan? Saya telah terlibat dalam mengelola proyek dan portofolio proyek selama lebih dari 10 tahun dan ada beberapa aturan emas saya telah belajar dari semua proyek tersebut yang standar di setiap jenis proyek.
1. Memahami Ruang Lingkup Sangatlah penting pertama-tama untuk memahami ruang lingkup dari proyek yang Anda kepalai. Bisa dimulai dengan mencari tahu apa yang menjadi tujuan proyek, siapa saja yang terlibat, siapa saja yang menjadi tim pendukung serta referensi dari proyek-proyek yang pernah dikerjakan. Cobalah mulai berbicara dengan orang yang terlibat dengan pengambilan keputusan dalam proyek ini. Anda juga perlu mengetahui apa yang menjadi harapan klien (entah itu klien internal dalam perusahaan atau klien eksternal). Apakah mereka melakukan hal serupa sebelumnya dan bagaimana mereka merasa proyek yang telah dikerjakan - apa saja hal yang baik, dan apa yang bisa dilakukan untuk membuat proyek ini lebih baik? Pastikan bahwa Anda memahami persyaratan teknis untuk proyek - jika diperlukan berbicara dengan orang teknis dalam tim Anda.
2. Memahami Parameter Memahami parameter kunci bagi para pihak yang berkepentingan. Sebelum Anda memulai sebuah proyek, cobalah untuk mencari tahu siapa semua pemangku kepentingan. Misalnya, jika Anda melakukan sebuah proyek untuk klien eksternal, Anda bisa memiliki stakeholder berikut:
Sponsor Bisnis ini adalah orang yang meletakkan tangan mereka ke dalam saku mereka dan menghabiskan uang dengan Anda atau organisasi Anda. Mereka akan ingin kualitas pengiriman waktu tanpa biaya tambahan yang sudah disetujui. Project Manager di sisi klien ini adalah orang dalam organisasi klien yang akan berhubungan dengan Anda di sebagian besar waktu selama proyek berjalan. Mereka akan menginginkan bebas tekanan dan kerumitan selama proyek ini berjalan. Mereka ingin terlihat baik di mata atasan mereka dan Anda mungkin menemukan bahwa remunerasi atau bonus mereka akan dikaitkan dengan keberhasilan proyek. Tenaga ahli di sisi klien Anda mungkin harus terlibat dengan tenaga ahli klien di beberapa titik dalam proyek. Mereka akan ingin merasakan keahlian mereka didengar dan diperhatikan. Vendor lain kadang-kadang Anda akan menemukan bahwa informasi yang Anda perlukan akan
www.formulabisnisindonesia.com
ProjectManager
EDISI 1
tergantung pada masukan dari vendor lain dari klien Anda, atau mereka akan menunggu masukan dari Anda. Anda akan harus bekerja (umumnya melalui Proyek klien Manager) dengan vendor ini dan membuat mereka senang.
Atasan Anda sendiri Atasan Anda menginginkan laporan tentang bagaimana proyek dijalankan dan dikontrol (untuk memastikan bahwa Anda menjaga klien ini bahagia dan membuat keuntungan bagi organisasi Anda).
Pastikan untuk memahami dari masing-masing sponsor proyek ini dan apa yang membuat sebuah proyek yang sukses dari sudut pandang mereka. 3. Rencana Perencanaan menjadi hal yang juga penting dalam menjalankan sebuah proyek. Di dalam rencana dideskripsikan tugas-tugas yang terlibat dalam proyek dan sumber daya (manusia dan benda) yang diperlukan, serta ketergantungan tugas apa yang tidak bisa dimulai sebelum sesuatu yang lain mulai atau selesai, dll. Gunakanlah tools seperti MS Project, atau bahkan Spreadsheet Excel sederhana untuk membantu perencanaan Anda, sehingga mudah untuk dibaca dan didistribusikan kepada pihak yang berkepentingan.
Selamat!, Anda menjadi seorang Project Manager
ProjectManager
EDISI 1
4. Kemungkinan Resiko Tidak peduli seberapa baik rencana yang Anda buat, hal-hal tidak akan berjalan seperti yang diharapkan. Perjalanan proyek akan penuh campur tangan dengan berbagai pihak. Pastikan untuk menambahkan beberapa faktor resiko ke dalam rencana Anda. Mungkin ini menjadi sumber daya tambahan atau perpanjangan waktu dalam jadwal Anda, tetapi ini akan membuat perbedaan yang lebih baik dari pada anda dibangunkan di saat anda tidur nyenyak untuk hal-hal yang tidak anda duga sebelumnya. Jika proyek Anda untuk klien eksternal, Anda harus mendorong mereka di awal untuk menambahkan beberapa faktor resiko ke dalam anggaran (sampai 10%). Hal ini akan memungkinkan mereka beberapa ‘ruang gerak’ dengan lingkup dan akan berarti bahwa akan lebih mudah untuk menyelesaikan proyek sesuai harapan.
5. Berkomunikasi Dengan Tim Anda tidak akan menyelesaikan proyek ini sendirian. Jangan lupa bahwa tim Anda tidak bisa membaca pikiran dan Anda akan perlu berkomunikasi dengan mereka dengan cara meminta ide, bertukar pikiran dan lainnya. Bersikaplah jujur ​​ dan mendengarkan jalan pikiran mereka tentang cara untuk mendapatkan sesuatu. Jika proyek Anda meliputi beberapa minggu atau bulan (atau bahkan bertahuntahun) perlu pengaturan waktu pertemuan rutin dengan tim. Jika tim Anda tersebar secara global, Anda dapat mengatur pertemuan ini
pada waktu yang tepat untuk semua melalui tele-conference.
Pastikan bahwa setiap anggota tim memahami gambaran yang lebih besar dan bahwa mereka semua memahami pengaruh mereka untuk melakukan yang baik (atau buruk). Bila ada hal-hal atau informasi yang perlu diketahui oleh semua anggota tim, janganlah menunda-nunda untuk memberitahukan kepada mereka. www.formulabisnisindonesia.com
ProjectManager
EDISI 1
8. Laporan Kepada Klien
6. Uji Awal / Prototipe Tidak peduli apa yang Anda sedang bangun, cobalah selalu untuk mencoba melakukan pengujian awal. Jika mungkin membangun sebuah prototipe awal dan coba minta pendapat dari para pembuat keputusan untuk masukan mereka. Semakin awal Anda mendapatkan masukan ini, akan memperbesar peluang anda untuk dapat menyelesaikan proyek dengan baik. Pengujian awal atau prototipe harus mencoba untuk menguji semua aspek produk. Anda harus berusaha untuk mendapatkan dukungan dari semua lini (TI, end user, stakeholder dan lainlain) yang terlibat dalam pengujian awal ini.
7. Mengamati dan Mengontrol Setelah Anda mendapatkan persetujuan atau respons positif pada prototipe awal dan pengujian, Anda dapat pindah dan melanjutkan ke pengembangan sebenarnya. Di sinilah sebagian besar upaya tersebut akan digunakan. Sangat penting untuk memantau proyek Anda di seluruh tahap ini. Tetapkan tujuan sementara dan tanggal waktu dan jangan lewatkan tanggal waktu ini. Tetap memeriksa kembali dengan tim dan klien / pihak berkepentingan untuk memastikan bahwa harapan masih sama dan bahwa Anda masih pada target yang dipenuhi. Selamat!, Anda menjadi seorang Project Manager
Klien ingin tahu apa yang sedang terjadi. Mereka tidak ingin dibiarkan dalam gelap tanpa laporan tentang bagaimana hal tersebut terjadi. Dan mereka TIDAK suka kejutan. Pastikan untuk melaporkan secara teratur kepada klien Anda dan mereka harus tahu bagaimana hal tersebut terjadi dengan proyek mereka (biar bagaimanapun itu adalah uang mereka setelah semua!)
9. Penyampaian Tibalah hari-H. Beritahu klien sebelum waktu pengiriman atau waktu serah terima. Bila Anda telah menyampaikan pemberitahuan ini, pastikan untuk mengkonfirmasi ke klien bahwa pengiriman telah dibuat dan beritahukan kepada mereka mengenai apa langkah berikutnya. Apakah mereka harus menandatangani dokumen serah terima, melakukan uji terima, memberikan umpan balik, menginformasikan pengulas lain, dll? Jika pengiriman Anda adalah perangkat lunak dan Anda memberikan secara elektronik, pastikan untuk menguji bahwa apa yang Anda upload (misalnya untuk situs ftp) sebenarnya bisa berhasil diunduh, file dibuka dan dapat dijalankan.
EDISI 1
ProjectManager
10. Pertemuan untuk pembelajaran Setelah semua dokumen telah serah terima ditandatangani dan proyek ditutup, mulailah rencankan untuk mengadakan pertemuan pembelajaran. Pertemuan ini akan memungkinkan Anda kesempatan untuk mengumpulkan umpan balik yang baik (anggap Anda telah melakukan pekerjaan yang baik!), serta memberikan umpan balik klien Anda pada bagian yang mereka mainkan. Tahan rapat internal dengan tim Anda sebelum pertemuan kajian pasca proyek dengan klien Anda. Demikianlah anda sudah menjadi seorang Project Manager, dan selamat menjalankan tugas Anda.
Bersifalah untuk jujur tapi juga diplomatik. Sangat wajar untuk memberikan pujian di mana perlu dipuji, dan memberikan umpan balik yang konstruktif di mana Anda merasa itu akan meningkatkan hasil atau kualitas untuk proses di waktu berikutnya.
Salam sukses..
www.formulabisnisindonesia.com
ProjectManager
DION WIDIA
Business Coach / Trainer
Office
PT. FORMULA BISNIS INDONESIA Business Park Kebon Jeruk Blok C1-12 Jl. Meruya ilir raya Kav.88 Kembangan, Jakarta Barat 11620 T : +6221 3006 7878 F : +6221 3006 7877 E : info@formulabisnisindonesia.com www.formulabisnisindonesia.com www.unitedcoach.com
Selamat!, Anda menjadi seorang Project Manager
EDISI 1
Business Coach at PT. Formula Bisnis Indonesia (FBI), Telah melakukan lebih dari 700 jam business coaching di berbagai macam industri seperti catering, pertanian, travel, photography, fashion, art & crafts, distribusi komputer dan asuransi, Partner dari Communication Test Design Singapore, Pte. Ltd di Indonesia, sebuah perusahaan multinasional yang bergerak di bidang jasa repair and enginering dengan skala global, Memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun di industri teknologi informasi dan telekomunikasi khususnya project management of infrastructure deployment untuk PT. Telekomunikasi Indonesia, PT. Telekomunikasi Selular Indonesia, PT. Indosat, PT. XL Axiata, PT. Bakrie Telecom, Smartfren, PT. Bank Central Asia dan Nokia Siemens Network, Certified Coach Practitioner dan Competent Coach dari Global Coach Trust (ICFApproved Coach Specific Training Hour Provider), Certified Business Coach dari PT. Formula Bisnis Indonesia dan NLP Practitioner, Certified Practitioner of Neuro Linguistic Programming dari The American Board of Neuro-Linguistic Programming (ABNLP), Certified Practitioner of Time Line Therapy dari Time Line Therapy Association (TLTA), Certified Behaviour Assessor (CBA), Certified Information Technology Project Management, International Coach Federation Coach Member (ICF) & Certified Competent Coach and Coach Practitioner (ACSTH), Certified Behavior Analyst Professional, Certified IT Project Management, Bachelor of Engineering (S1) dan Master of Management (S2).