Business E-Book Formula Bisnis Indonesia EDISI 2
Edisi 2
ProjectManager
PROJECT MANAGER 5 TIPS UNTUK MENGELOLA TIM PROYEK ANDA Coach Dion Widia
author by Dion Widia
www.formulabisnisindonesia.com
ProjectManager
EDISI 2
AUTHOR: @dionwidia
GRAPHIC DESIGN: @via
5 Tips untuk Mengelola Tim Proyek Anda
EDISI 2
ProjectManager
5 Tips untuk Mengelola Tim Proyek Anda
www.formulabisnisindonesia.com
ProjectManager
M
endapatkan perhatian dari tim Anda dan menjaga semua orang pada ritme yang sama tidak mudah. Tetapi jika Anda bisa melakukan lima hal ini secara baik, maka tim Anda akan berkembang dan proyek Anda akan mulai sampai selesai dengan sempurna.
1. Mendengarkan dengan seksama Tim Anda Semua orang suka untuk didengar. Hal ini terutama terjadi ketika orang-orang membicarakan pendapat mereka tentang cara terbaik untuk menyelesaikan sebuah proyek. Sangat penting bagi Anda untuk mendengarkan dengan saksama semua pendapat dari orang dalam tim proyek Anda. Apakah ini berarti bahwa Anda akan melakukan segalanya yang tim Anda sarankan? Tentu saja tidak! Itu tidak mungkin seperti apa yang satu orang sarankan mungkin menjadi konflik langsung dengan saran dari orang lain. Tapi, itu tidak berarti bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk mendengarkan ideide seseorang, memberikan mereka pertanyaan, dan kemudian mengambil waktu untuk menjelaskan apakah ide-ide mereka akan masuk ke dalam gambaran besar proyek.
5 Tips untuk Mengelola Tim Proyek Anda
EDISI 2
EDISI 2
ProjectManager
2. Berkomunikasi sesering mungkin dengan Tim Anda Seberapa sering Anda mendengar “Aku tidak tahu tentang hal itu� dari seseorang dalam tim Anda ketika Anda tahu topik terbaru tersebut dibahas pada pertemuan yang dihadari oleh semua anggota tim? Ini adalah kejadian umum yang telah menjadi musuh bagi banyak manajer proyek. Anda dapat mengambil pelajaran dari para pemasar produk. Ada pepatah yang mengatakan seseorang harus mendengar sesuatu hingga 7 kali sebelum mereka mengambil tindakan pada pesan tersebut. Pemasar akan menyajikan pesan yang sama dengan cara yang berbeda, pada waktu yang berbeda, dan dalam format yang berbeda sampai sesuatu akhirnya cocok dengan calon pembeli mereka. Anda perlu melakukan hal yang sama sebagai manajer proyek. Mudah-mudahan, Anda tidak perlu mengulangi diri 7 kali, tetapi cobalah mencari peluang untuk memastikan anggota tim Anda dengan jelas memahami pesan Anda.
www.formulabisnisindonesia.com
ProjectManager
EDISI 2
3. Buat (dan taati) Aturan Dasar yang jelas untuk Tim Anda Bukankah kita membenci sebagai seorang anak ketika bermain dan aturannya selalu tampak berubah? Segera setelah Anda pikir Anda telah menemukan cara untuk bermain, seseorang datang dan mengatakan hal itu akan dilakukan secara berbeda. Yang lebih parah, ini biasanya untuk merugikan Anda! Hal itu cukup buruk dialami sebagai seorang anak, tapi hal itu benar-benar menjadi frustasi bagi Anda yag sudah dewasa ketika berusaha untuk menyelesaikan proyek Anda. Menjadi tugas Anda sebagai manajer proyek untuk membuat aturan-aturan dasar yang wajar dan memastikan semua orang bermain dengan aturan tersebut. Aturan-aturan dasar yang wajar meliputi laporan apa yang jatuh tempo dan kapan, bagaimana perbedaan pendapat atau konflik akan diselesaikan, harapan untuk kinerja individu, dan ketika isu perlu meningkat. Ini sama pentingnya bahwa Anda menjaga konsistensi seluruh anggota tim pada penerapan aturan-aturan dasar. Namun hati-hati juga ketika Anda membuat aturan. Anda diminta untuk menjaga aturan-aturan dasar sesederhana mungkin. Anda tidak ingin membanjiri tim Anda dengan “beribu-ribu� aturan yang membuat beban bagi mereka dan malah mengganggu pekerjaan mereka.
5 Tips untuk Mengelola Tim Proyek Anda
ProjectManager
EDISI 2
4. Mengubah Gaya Manajemen Anda ketika Tim Anda berevolusi Ada beberapa tahap pembangunan yang tim proyek akan dilalui saat mereka mulai bekerja bersama-sama. Ini biasanya dikategorikan sebagai Form (datang bersama-sama), Storm (konflik awal), Norm (hal mulai kelancaran keluar), dan Perform (mesin menyala dan berjalan). Untuk secara efektif mengelola tim proyek sangat penting bahwa Anda memahami perilaku, kepedulian, perhatian, dan kegelisahan dari anggota tim dalam setiap fase dan mengelola masingmasing hal tersebut. Sebagai contoh, selama fase Storm dalam pengembangan grup, Anda akan menjabat sebagai lebih dari moderator, fasilitator, dan bahkan mungkin mediator. Anda akan sangat terlibat dan menghabiskan banyak waktu dengan anggota tim saat mereka bekerja melalui isu-isu ini. Begitu mereka telah mencapai tahap Performance, bagaimanapun, Anda ingin mundur dan memberikan semua ruang bagi mereka dan kebebasan untuk manjalakan pekerjaan mereka yang dilakukan dengan intervensi yang minimal.
www.formulabisnisindonesia.com
ProjectManager
EDISI 2
5. Berdayakan Anggota Tim Anda Cara efektif untuk bisa memberdayakan tim adalah dengan memakai metode coaching. Cobalah untuk senantiasa memberikan tantangan yang tidak biasa bagi tim anda. Lebarkan goal yang mereka ingin capai, sehingga mereka benar-benar bisa mengeluarkan segala daya upaya untuk mencapainya. Pastikan mereka mengetahui apa yang ingin mereka capai dan cobalah untuk mencari jalan keluar dalam menyelesaikan segala permasalahan yang dihadapi dengan cara bertanya. Pertanyaan yang tepat akan memancing jawaban yang tepat pula. Demikianlah tips untuk menelola tim proyek Anda. Jika Anda mendengarkan tim Anda, sering berkomunikasi, membuat (dan mentaati) aturan-aturan dasar, menyesuaikan gaya manajemen Anda sebagai tim berkembang, dan memberdayakan mereka untuk mendapatkan sesuatu maka Anda akan menemukan bahwa tim proyek Anda tidak sabar untuk bekerja dengan Anda pada proyek berikutnya yang Anda kelola!
PT Formula Bisnis Indonesia
5 Tips untuk Mengelola Tim Proyek Anda
ProjectManager
EDISI 2
DION WIDIA
Business Coach / Trainer
Business Coach at PT. Formula Bisnis Indonesia (FBI), Telah melakukan lebih dari 700 jam business coaching di berbagai macam industri seperti catering, pertanian, travel, photography, fashion, art & crafts, distribusi komputer dan asuransi, Partner dari Communication Test Design Singapore, Pte. Ltd di Indonesia, sebuah perusahaan multinasional yang bergerak di bidang jasa repair and enginering dengan skala global, Memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun di industri teknologi informasi dan telekomunikasi khususnya project management of infrastructure deployment untuk PT. Telekomunikasi Indonesia, PT. Telekomunikasi Selular Indonesia, PT. Indosat, PT. XL Axiata, PT. Bakrie Telecom, Smartfren, PT. Bank Central Asia dan Nokia Siemens Network, Certified Coach Practitioner dan Competent Coach dari Global Coach Trust (ICFApproved Coach Specific Training Hour Provider), Certified Business Coach dari PT. Formula Bisnis Indonesia dan NLP Practitioner, Certified Practitioner of Neuro Linguistic Programming dari The American Board of Neuro-Linguistic Programming (ABNLP), Certified Practitioner of Time Line Therapy dari Time Line Therapy Association (TLTA), Certified Behaviour Assessor (CBA), Certified Information Technology Project Management, International Coach Federation Coach Member (ICF) & Certified Competent Coach and Coach Practitioner (ACSTH), Certified Behavior Analyst Professional, Certified IT Project Management, Bachelor of Engineering (S1) dan Master of Management (S2).
Office
PT. FORMULA BISNIS INDONESIA Business Park Kebon Jeruk Blok C1-12 Jl. Meruya ilir raya Kav.88 Kembangan, Jakarta Barat 11620 T : +6221 3006 7878 F : +6221 3006 7877 E : info@formulabisnisindonesia.com www.formulabisnisindonesia.com www.unitedcoach.com
www.formulabisnisindonesia.com