Capítulo VII: Organización y proceso técnico de la colección

La Biblioteca en su conjunto es una biblioteca de fondo cerrado, esto es, el grueso de la colección se conserva en depósitos y los usuarios deben solicitar los libros para su consulta. Existe también una sala de lectura donde los investigadores pueden trabajar con los libros. En esta sala se ubica la colección de referencia, algunas colecciones en acceso abierto (primera planta) y una selección de revistas (segunda planta).

Los libros de los depósitos, que se dividen en 7 plantas, están en su mayor parte colocados por números currens. El usuario puede acceder a los contenidos de los libros por los accesos de materias que figuran en cada registro del catálogo, y al ser de fondo cerrado, no es necesaria una ordenación por materias, que requiere mucho más espacio.

En los números currens hay una división en 4 tamaños diferentes: formato pequeño, mediano, grande y extra grande. Esto permite aprovechar al máximo el espacio en altura de las estanterías.

En la Biblioteca Hispánica los libros ocupan unos depósitos y las revistas otros. El depósito de revistas alberga también los planeros con la colección de dibujos, mapas y planos, además del archivo fotográfico de la Revista Mundo Hispánico.

La Biblioteca Islámica conserva en un mismo depósito libros, revistas y materiales especiales, además de las colecciones nominales de las donaciones recibidas.

Aunque en los diferentes depósitos hay fondo antiguo, la colección más valiosa, tanto de la Biblioteca Hispánica como de la Islámica, se ubica en un mismo depósito, dotado de especiales medidas de seguridad.

En dos depósitos hay estanterías compactas, pero en el resto las estanterías son abiertas.

Cuando la Biblioteca Hispánica ocupaba el módulo de siete plantas en el edificio del arquitecto Feduchi, los libros estaban ordenados por países, siguiendo la ordenación CDU (clasifia-

ción decímal universal ) en cada uno de esos países. Esta ordenación, además de facilitar una organización temática básica, permitía discriminar por perfil de interés la visita de la colección a diplomáticos y personalidades extranjeras limitándose al fondo de su país.

Con la automatización la ordenación ya se refleja en el catálogo, por lo que técnicamente no es tan importante tener clasificados los libros en las estanterías, teniendo en cuenta que el usuario no accede a ellas directamente. Ante estas circunstancias y teniendo en cuenta la ventaja de un mayor ahorro de espacio, los libros se fueron pasando progresivamente a una ordenación currens. Todavía no está pasada toda la colección, por eso al revisar el catálogo siguen apareciendo algunos libros (los de menor uso) con signatura CDU.

La colección de revistas de la Biblioteca Hispánica es muy grande y muchas de ellas proceden de los primeros tiempos de la institución. De hecho, se remontan a bastantes años atrás, pues se compraron muchas retrospectivamente desde sus orígenes, a anticuarios especializados. Con las suscripciones vivas, los números entrantes se fueron colocando siguiendo la ordenación CDU del título. El cambio de ordenación de esta gran masa documental a número currens exige mucho trabajo y mucha mano de obra, motivo por el que se mantiene la clasificación inicial.

La ordenación temática que puede observarse al consultar el catálogo no es igual para las diferentes colecciones, pero el lenguaje documental con el que se describe el contenido se ha ido creando por el personal técnico a la medida de cada colección, adaptándose a los desarrollos científicos de los campos de conocimiento tratados.

La Biblioteca Islámica utiliza encabezamientos de materia, mientras que las bibliotecas Hispánica y de Cooperación utilizan un tesauro a medida.

El tesauro de la Biblioteca de Cooperación es más pequeño, pues la colección y la propia materia también lo es, pero el de la Hispánica cuenta con más de 40.000 términos, y puede consultarse en Internet, en la dirección: http://bibliotesauro.aecid.es/

El tesauro es un instrumento de control terminológico que traduce a un lenguaje documental el lenguaje natural empleado en los documentos y por los usuarios.

Es también una herramienta de normalización, un vocabulario controlado y estructurado jerárquicamente para ser usado en la descripción y acceso a la información de los documentos conservados en la biblioteca.

La cobertura temática de este tesauro está relacionada con América Latina, en especial en las áreas de las ciencias sociales y humanidades. Provee una amplia terminología sobre etnias, lenguas, lugares, actividades y conceptos relacionados sobre todo con las antiguas colonias españolas en ultramar.

Sus términos se articulan en una red de relaciones jerárquicas, asociativas y de equivalencia, así como información complementaria sobre los conceptos y la bibliografía correspondiente. La consulta puede hacerse buscando directamente por los términos precisos, o desde el índice alfabético, seleccionando las letras y navegando por los términos. Todos los términos disponen de un enlace para lanzar la búsqueda directamente al actual catálogo de la biblioteca, de modo que con la búsqueda podamos obtener el listado de obras sobre esa temática disponibles en la biblioteca.

La historia de este tesauro se remonta a los años 1998-2001, pues se llevó a cabo un proyecto propiciado por REDIAL (Red Europea de Información y Documentación sobre América Latina), y realizado en colaboración con el CSIC, sobre etnias de América Latina que daría lugar a la publicación de un Léxico sobre etnias de América Latina.

Desde entonces se continuó el trabajo de construcción del tesauro en el que se refleja la realidad cambiante de la biblioteca pues es una herramienta viva que evoluciona conjuntamente con la colección de la biblioteca, como ya se ha dicho.

Tras la asociación de las bibliotecas de la Universidad Complutense y de la AECID en 2010 para compartir el programa de gestión bibliotecaria Millennium, se vio que aunque este sistema no incluía un gestor de tesauros, era conveniente continuar con el tesauro elaborado a lo largo de los años por la Biblioteca Hispánica, en lugar de adoptar los encabezamientos de materia de la Universidad Complutense.

Para que el usuario pudiera continuar realizando las búsquedas por materias del modo en que estaba acostumbrado, se migraron los descriptores y todas sus relaciones, del antiguo

sistema SIRTEX , al gestor de tesauros TemaTres. Esto obliga a trabajar con una herramienta que no está integrada en el sistema de gestión de la biblioteca, pero dada la pertinencia de las búsquedas que se logran, es imprescindible el esfuerzo.

Los términos troncales están organizados en 30 categorías a las que se accede directamente o dependientes de un continente o país. Algunas de estas áreas tienen un mayor número de términos que otras, e incluso dentro de ellas existen campos más desarrollados que otros. Ello se debe al método de elaboración del tesauro que como hemos dicho va adaptándose y cambiando al ritmo de la propia colección.

En este tesauro se ha utilizado la multijerarquía, un descriptor puede estar incluido en varios contextos (geográfico y temático). Los términos están presentados alfabéticamente, tanto admitidos como no admitidos, y también puede buscarse por palabra clave para una más rápida localización de los términos. Desde cualquier término se puede navegar al registro de todos aquellos con quienes mantiene algún tipo de relación.

La representación de la cadena jerárquica se hace por medio del signo + (más) que permite el desglose sucesivo hacia niveles inferiores de la jerarquía general. Mientras que con el signo – (menos), en cambio, se cierran los sucesivos despliegues para volver a niveles superiores de la estructura jerárquica.

En algunos casos se incluyen también notas de alcance o de aplicación que pueden ser de definición o de delimitación de uso, notas sobre las fuentes bibliográficas utilizadas o del número de CDU correspondiente.