MANUAL DE REDAÇÃO DE DOCUMENTOS COMERCIAIS
organizaÇÃO Mírian Lúcia Brandão Mendes
MANUAL DE REDAÇÃO DE DOCUMENTOS COMERCIAIS
CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA
Belo Horizonte 2014
Copyright©2014 by Núcleo de Publicações Acadêmicas do Centro Universitário Newton Paiva Belo Horizonte 2014
ISBN 978-85-98299-40-2
MANUAL DE REDAÇÃO DE DOCUMENTOS COMERCIAIS
DIRIGENTES DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA Presidente do Grupo Splice Antônio Roberto Beldi Reitor João Paulo Beldi Vice-Reitora Juliana Salvador Ferreira de Mello Diretor Administrativo e Financeiro Marcelo Vinícius Santos Chaves Secretária Geral Jacqueline Guimarães Ribeiro
expediente Coordenadora do Curso de Secretariado Leda Cintia Assis de Souza organizadora: Professora Mírian Lúcia Brandão Mendes colaboradores: Alunas do 3º período do Curso de Secretariado 2013/1 Assessoria Pedagógica - Núcleo Acadêmico: Carmeci Maria Lourdes Freitas Apoio técnico: Núcleo de Publicações Acadêmicas do Centro Universitário Newton Paiva Cinthia Mara da Fonseca Pacheco Editora de Arte e Projeto Gráfico: Helô Costa - Registro Profissional: 127/MG MANUAL DE REDAÇÃO DE DOCUMENTOS COMERCIAIS
apresentação
Sabemos que a escrita é fundamental no exercício de várias profissões, mas a escrita não se restringe àqueles que têm o dom para tal, como alguns reconhecidos jornalistas, escritores, e poetas. Em lugares como escritórios, repartições públicas e escolas também sempre haverá pessoas redigindo para informar, orientar, ordenar ou comunicar, ou seja, produzindo documentos empresariais. Ao contrário da redação literária, a redação empresarial dispensa o emprego de figuras e jogos de palavras, pois o seu objetivo é apresentar um texto que, também, colabore para a projeção da organização. Nessa perspectiva, o curso de Secretariado do Centro Universitário Newton Paiva elaborou este Manual com o objetivo de expor, de modo sucinto, alguns modelos de documentos comerciais que podem funcionar como guia de consulta para profissionais que queiram se orientar na escrita de textos empresariais. Esperamos, com este Manual de Redação de Documentos Empresariais, facilitar a escrita não só dos profissionais do Secretariado, mas de todas as pessoas que procuram conhecimento nesse seguimento da nossa língua.
Leda Cíntia Assis de Souza Coordenadora do Curso de Secretariado
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SUMÁRIO
1. A COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA........................................................................10 2. MODELOS DE DOCUMENTOS COMERCIAIS..........................................................11 2.1. Carta.....................................................................................................................11 2.2. Ata.......................................................................................................................13 2.3. Atestado..............................................................................................................14 2.4. Aviso.....................................................................................................................15 2.5.Bilhete...................................................................................................................16 2.6. Circular.................................................................................................................17 2.7.Contrato................................................................................................................18 2.8. Convocação.........................................................................................................20 2.9. Declaração...........................................................................................................21 2.10. Ordem e Serviço................................................................................................22 2.11. Procuração.........................................................................................................23 2.12. Protocolo............................................................................................................24 2.13. Memorando........................................................................................................25 2.14. Nota Promissória...............................................................................................26 2.15. Recibo................................................................................................................27 2.16. Regulamento......................................................................................................28 3. Considerações Finais.........................................................................................29 4. Referências............................................................................................................30 MANUAL DE REDAÇÃO DE DOCUMENTOS COMERCIAIS
1. A COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA Comunicar significa interação, troca de mensagens, tornar comum. Nas empresas, essa comunicação pode ser interna e externa. A comunicação interna escrita é realizada por meio de memorandos, circulares, avisos, e-mails entre outros; já a externa pode ser feita por meio de cartas, declarações e publicações. Entretanto, para atingir seus objetivos, é preciso que a escrita desses documentos obedeça a certas normas e orientações quanto à elaboração, como a clareza, a objetividade, a concisão e a coerência.
Elementos importantes da escrita segundo Mírian Gold: Clareza A clareza é o resultado de dois elementos fundamentais: a) educar a nossa capacidade de organização mental; b) aprender a colocar convenientemente em execução o material idiomático. É necessário pensar no que se deseja dizer e procurar ser o mais objetivo possível na construção das sentenças, valendo-se de uma linguagem simples e sem excesso de palavras.
Objetividade Para se expressar com objetividade, deve-se estar atento para expor ao destinatário as ideias relevantes, ou seja, as principais, retirando do texto todas as informações consideradas supérfluas, que levam o leitor a perder o foco do assunto tratado.
Concisão Concisão consiste em informar o máximo com economia de palavras, eliminando termos supérfluos e a adjetivação exagerada. Procura-se informar o que se deseja sem os subterfúgios e clichês. Devem-se evitar períodos extensos, pois a concisão confere clareza à frase.
Coerência A língua escrita exige um rigor e uma disciplina de expressão maior do que a língua falada. Na redação empresarial, os textos devem organizar-se de forma ordenada, com ideias expostas de modo claro e lógico, pois coerência e clareza formam um todo.
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2. MODELOS DE DOCUMENTOS EMPRESARIAIS 2.1 CARTA Uma carta é mais do que um punhado de termos e expressões. Ela desperta no receptor impressões e emoções. Segundo Enéas Martins de Barros (1988, p. 13), a carta dirige-se a um público certo, com uma mensagem de recíproco interesse; impõe-se resposta e com seu trânsito obrigatório, se bem redigida, se dotada de criatividade, promove a imagem do emitente e resulta, necessariamente, em lucro. A carta comercial apresenta as seguintes orientações estéticas e formais: - Impressão de um lado apenas do papel. - 20 a 25 linhas por página. - Margens: direita (3 cm); esquerda (3 cm); superior (3 cm); inferior (3 cm). - Uso-se espaços duplos ou 1,5; entre os parágrafos, é costume duplicar esse espaço interlinear. - O vocativo de uma carta tem, depois de si, dois-pontos.
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A seguir, um exemplo de carta comercial:
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2.2 ATA Ata é um registro em que se relata pormenorizadamente o que se passou em uma reunião, assembleia ou convenção. Uma de suas particularidades é que a ata deve ser assinada pelos participantes da reunião. São elementos básicos de uma ata: - Hora, dia, mês e ano da reunião (por extenso). - Local da reunião. - Relação e identificação das pessoas presentes. - Declaração do presidente e secretário. - Ordem do dia. - Fecho.
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2.3 ATESTADO Atestado é a declaração, o documento firmado por uma autoridade em favor de alguém ou algum fato de que se tenha conhecimento. É um documento oficial com que se certifica, afirma, assegura, demonstra alguma coisa que interessa a outrem.
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2.4 AVISO O aviso caracteriza-se como informação, comunicado de uma pessoa para outra. Como uma das principais funções do aviso é comunicar com eficácia, advindo daí economia de tempo, favorecem a consecução desse objetivo o texto breve e a linguagem clara.
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2.5 bIlHETE Bilhete é uma carta simples e breve, sem as fórmulas das cartas ordinárias. É um aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra pessoa, mas de modo apressado.
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2.6 CIRCUlAR A circular caracteriza-se como uma comunicação (carta, manifesto ou ofício), que, reproduzida em muitos exemplares, é dirigida a várias pessoas ou a um órgão. Serve para transmitir avisos, ordens ou instruções. Em geral, contém assunto de interesse geral. Tratando-se de carta-circular, o redator deve escrever de maneira que o receptor tenha a impressão de que foi redigida especialmente para ele.
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2.7 CONTRATO Contrato é um documento resultante de um acordo entre duas ou mais pessoas que transferem uma para a outra, algum direito ou se sujeitam a alguma obrigação.
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2.8 CONVOCAçãO Convocação é uma forma de comunicação escrita em que se convida ou chama alguém para uma reunião. Na elaboração do texto, é necessário especificar local, data, finalidade. O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente.
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2.9 DEClARAçãO Declaração é prova escrita, documento, depoimento, explicação. Nela se manifestam opinião, conceito, resolução ou observação.
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2.10 ORDEm DE SERVIçO É uma comunicação para que seja executada determinada tarefa. Em geral, encerra orientação precisa para a execução de serviços ou cumprimento de obrigações.
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2.11 PROCURAçãO Procuração é um documento que uma pessoa passa a alguém para que possa tratar de negócios em seu nome. É um documento em que se estabelece legalmente essa incumbência, em que se outorga o mandato e se explicitam os poderes conferidos.
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2.12 PROTOCOlO Na Antiguidade, significava a primeira folha que se colava aos rolos de papiro, com um resumo do conteúdo do texto manuscrito. Hoje, é o registro dos atos públicos ou registro das audiências nos tribunais. Comercialmente, é assim denominado um livro de registro da correspondência de uma empresa, ou um formulário em que se registra saída ou entrada de objetos.
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2.13 mEmORANDO Na linguagem comercial, significa a nota ou a comunicação ligeira entre departamentos de uma mesma empresa, ou entre a matriz e suas filiais e vice-versa, ou entre as filiais. É conhecido também como comunicado interno (CI).
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2.14 NOTA PROmISSóRIA É uma promessa de pagamento feita pelo próprio devedor ao credor em que ele se obriga ao pagamento de uma soma prefixada. A nota promissória é um título de crédito pelo qual alguém se compromete a pagar a outrem, em determinado prazo, certa quantia de dinheiro.
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2.15 RECIbO Significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo. É um escrito particular.
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2.16 REGUlAmENTO É um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessárias a uma organização; é um regimento em que se determinam o modo de direção, funcionamento e outras exigências de uma empresa, associação ou entidade, ou de um concurso.
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3. CONSIDERAÇÕES FINAIS A maior dificuldade encontrada nas empresas é a falta de comunicação eficaz. Como o profissional de secretariado é um centro de informações, faz a ligação entre o gestor e os demais funcionários, nada mais útil e necessário que ele tenha sempre por perto um Manual de Redação Comercial com os mais diversos tipos de documentos para ajudar a empresa a se comunicar com mais clareza e transparência. “Ao final deste trabalho pude reconhecer a necessidade de se ter um canal adequado para cada tipo de comunicação. Com um Manual de Redação Comercial sempre à mão, fica mais fácil identificar qual é o documento necessário para cada situação”.
Rosana de Pádua Bícego Aluna do Curso de Secretariado do Centro Universitário Newton Paiva
“Ao longo da execução do trabalho foi possível identificar a importância dos documentos comerciais, pois estes são a imagem da organização e têm como finalidade manter a comunicação entre as empresas, manter a comunicação interna entre os colaboradores, reproduzir acontecimentos, registrar fatos e assuntos de interesse da instituição, ajudar nas tomadas de decisões, solucionar problemas, entre outros”.
Simone Araújo Souza Aluna do Curso de Secretariado do Centro Universitário Newton Paiva
“A oportunidade de desenvolver este projeto no 3º período do curso de Tecnologia em Secretariado é de um valor imensurável e a experiência adquirida será levada por toda minha vida, pois será de grande valia para a minha vida profissional”.
Gabriela Caetano Aluna do Curso de Secretariado do Centro Universitário Newton Paiva
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4. REFERÊNCIAS ANDRADE, Maria Margarida e MEDEIROS, João Bosco. Comunicação em Língua Portuguesa. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2001. CARNEIRO, Agostinho Dias. Redação em Construção. 1 ed. São Paulo: Moderna, 1997. DISCINI, Norma. A comunicação nos textos. São Paulo: Contexto, 2005. GOLD, Miriam. Redação Empresarial: escrevendo com sucesso na Era da Globalização. 2 ed. São Paulo: Makron Books, 2002. KURY, Adriano da Gama. Para falar e escrever melhor o português. 2 ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2000. MEDEIROS, João Bosco. Correspondência. 14 ed. São Paulo: Atlas, 2001. MEDEIROS, João Bosco. Redação Empresarial. São Paulo: Atlas, 2010. SERAFINI, Maria Teresa. Como escrever textos. 11 ed. São Paulo: Globo, 2001.
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