Manual de Procesos Internos Senplades by Senplades

MANUAL DE PROCESOS

MAYO - 2008

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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TABLA DE CONTENIDOS

Página ANTECEDENTES……………….………………………………………………………………………...

LISTA MAESTRA DE PROCESOS………………………………………………………………………

MAPA DE LOS PROCESOS………………………….………………….………………………………..

PROCESOS GOBERNANTES………………………………….…………………………….....

PROCESOS PRODUCTIVOS…………………………………….…………………………....... 15 PROCESOS DE APOYO………………………………………….…………………………....... 21 INTERRELACION DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS….………………………………... 26 FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS PROCESOS GOBERNANTES………………………………….……………………………....... 27 PROCESOS PRODUCTIVOS…………………………………….……………………………… 82 PROCESOS DE APOYO………………………………………….…………………………….. 137 SUBSECRETARÍAS REGIONALES CONFORMACION………………………………………………………………………………… 246 FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Austro)…………………… 248 FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Litoral)…………………… 311

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1. ANTECEDENTES.Este documento responde al pedido de la Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación, que con Memorando No. SENPLADES-SSE-2008-148 de fecha 29 de abril del 2008, solicita que: •

Se incorpore en el documento los procesos de las Subsecretarías Regionales.

•

Una validación con los responsables o delegados de las distintas Subsecretarías.

•

Se consideren las observaciones de la Subsecretaría de Gestión Corporativa y se realicen los ajustes pertinentes.

Para este efecto, se realizaron visitas a las Regionales del Litoral y del Austro a fin de verificar sus procesos y contrastarlos frente a los procesos Institucionales definidos previamente; por otro lado, se mantuvieron reuniones con varios funcionarios de las distintas áreas, y se incorporaron las observaciones y lineamientos de la Subsecretaría de Gestión Corporativa.

Es importante remarcar que – a mayo 2008 – se detectaron varios cambios a los procesos y lista maestra definidos en febrero 2008 (se cambió el 80% del documento); esto se debe a que SENPLADES es una Institución en constante cambio, en continuo cuestionamiento de sus competencias; y, consecuentemente sus procesos tienen que adaptarse a esa dinámica. Los cambios más importantes fueron: •

En la Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas, se realizó una total redefinición de la Lista Maestra de Procesos, faltando – a mayo/2008- la definición de las actividades de cada uno de los nuevos Procesos identificados.

•

En la Dirección de Recursos Tecnológicos, de la Subsecretaría de Información e Investigación, se realizó una total redefinición de la Lista Maestra de

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Procesos alineado a la normativa ITIL, faltando – a mayo/2008- la definición de las actividades de cada uno de los nuevos Procesos identificados. •

En la Subsecretaría de Inversión Pública, se incorporaron 3 nuevos procesos; cuyos flujogramas se incorporan a finales de junio/2008.

•

En la Dirección de Recurso Humanos de la Subsecretaría de Gestión Corporativa, se realizó una total redefinición de la Lista Maestra de Procesos, alineado a la normativa de SENRES.

•

En la Unidad de Asesoría de Comunicación, se realizó una total redefinición de la Lista Maestra de Procesos, sobre la base de nuevas definiciones.

El MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS, es un documento “vivo” que necesita ser administrado permanentemente; y sobre su base, desarrollar e implantar proyectos de optimización y automatización de procesos, lo que facilitará el logro de altos estándares de Calidad y Productividad.

Tal como se manifestó en el MANUAL DEPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS, se sugiere la incorporación de la División de Calidad y Productividad, que reportando a la Subsecretaría General, sea responsable de: o Implantar la administración de los procesos institucionales como la técnica gerencial que permita sistemáticamente cuantificar los respectivos desempeños, a fin de establecer planes de innovación y mejora. Esto – unido a la incorporación de tecnología habilitante- logrará reducir sustancialmente los tiempos de respuesta frente al Cliente Externo / Interno.

o Propender a que SENPLADES, incorpore a su diaria operatividad el Sistema de Gestión de la Calidad – ISO 9001:2000.

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o Implementar el MEJORAMIENTO CONTINUO como una técnica para generar mejores desempeños de los Procesos y que la SENPLADES se convierta en un referente de excelencia Institucional.

o Generar y ejecutar Proyectos que permitan lograr altos índices de automatización de los Procesos Institucionales.

o Sobre la base del nuevo Mapa de Procesos de SENPLADES, generar indicadores y estándares a fin de incorporarlos al Balanced Scorecard.

o Considerando los procesos que se ejecutan en “casa matriz” y en las regionales; generar un Plan de Estandarización de Procesos, sobre la base del análisis de los mejores desempeños, alineados a políticas de descentralización y/o desconcentración.

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2. LISTA MAESTRA DE PROCESOS

GOBERNANTES

LISTA MAESTRA DE PROCESOS Macro Proceso

Proceso

Sub. Proceso

Sub. Proceso Nivel 1

Sub. Proceso Nivel 2

CODIGO

Gestión de la Planificación Institucional

G o b e rn a n te s

Gestión del Desempeño Organizacional y Mejora Continua

PGGPI

PGGDO-01 PGGDO-02 PGGDO-03

Seguimiento al Cumplimiento de Recomendaciones de Auditoría Seguimiento al Cumplimiento de Resoluciones y Disposiciones Gestión de Calidad y Productividad de los Procesos

Gestión de Medios Gestión de Comunicación

Comunicación Externa

Proactiva

PGGIIC01-1.1

Reactiva

PGGIIC01-1.2

Gestión de Relaciones Públicas

PGGIIC01-2

Gestión de la Imagen Corporativa

PGGIIC01-3

Comunicación Interna

PGGIIC02

Gestión de la Participación Ciudadana

PGGPC

Definición de Políticas de Cooperación Internacional Coordinación de Convenios Apoyo a Definición de Estrategias de los Organismos de Cooperación Internacional Internacionales Gestión de Cooperación Internacional para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Planificación

PGCCI01 PGCCI02 PGCCI03

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PRODUCTIVOS

LISTA MAESTRA DE PROCESOS Gestión de la Reforma Democrática del Estado

Implementación del Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva Implementación del Nuevo Modelo de Gestión desconcentrada y descentralizada del Estado

PPGRDE01 PPGRDE02 PPGISP01 PPGISP02

Gestión de la Innovación del Formación & Desarrollo del Sector Público (Escuela de Gobierno) Sector Público Generación de Planes de Acción para la Innovación del Sector Público

P r o d u c t iv o s

Gestión de la Información e Gestión del Sistema Nacional de Información Investigación Coordinación de la Investigación para la Ciencia & Tecnología Planificación Institucional & Presupuesto Gestión de la Planificación y de las Políticas Públicas Formulación y Acompañamiento de Políticas Públicas

PPGII01 PPGII02 Sistematización de PPI´s y POA´s Formulación de Lineamientos Presupuestarios

PPGPL01-1 PPGPL01-2 PPGPL02 PPGPL03

Diseño de Pautas Metodológicas para Capacitación en Planificación & Formulación de Políticas Públicas Análisis & Priorización de Proyectos de Inversión Pública Reprogramación Presupuestaria de Proyectos de Inversión Elaboración del Plan Anual de Inversiones Públicas Gestión de la Inversión Pública Gestión de Preinversión de Proyectos* Administración del Inventario Nacional de Proyectos* Asistencia Técnica

Gestión del Seguimiento y Seguimiento a Estrategias y Acciones Públicas Evaluación

PPIP01 PPIP02 PPIP03 PPIP04 PPIP05 PPIP06 Seguimiento a POA´s Seguimiento a Proyectos de Inversión Seguimiento a Políticas Seguimiento a Metas/Objetivos

PPGSYE01-1 PPGSYE01-2 PPGSYE01-3 PPGSYE01-4

Evaluación de Resultados e Impacto de las Acciones del Sector Público

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PPGSYE02

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APOYO

LISTA MAESTRA DE PROCESOS Gestión de Consultas Gestión de la Asesoría Jurídica

Patrocinio

Gestión Técnica de Recursos Humanos

Planificación de Recursos Humanos Clasificación de Puestos Selección de Personal Evaluación de Desempeño Capacitación y Desarrollo del Personal Ingreso al Servicio Civil

Licencias con Remuneración Gestión del Talento Humano Administración de Recursos Humanos

A poyo

Bienestar Social

PAJUR01 PAJUR02-1 PAJUR02-2 PAJUR02-3

Procesos Contenciosos Procesos Extrajudiciales Procesos Judiciales

Licencias sin Remuneración

Vacaciones Enfermedad Maternidad Calamidad doméstica Asuntos Particulares Servicio militar obligatorio

Comisiones de Servicios Traslados Régimen Disciplinario Sumario Administrativo Cesación de Funciones Asistencia Médica Anticipos de remuneraciones

Planificación Presupuestaria Gestión Contable / Financiera Ejecución Presupuestaria Evaluación & Control de Presupuesto

PAGCF01 PAGCF02 PAGCF03

Gestión de Soporte de Servicios de T.I.

Administración de Recursos Tecnológicos Gestión de TI & C Entrega de Servicios de T.I.

Service Desk Gestión de Incidentes Gestión de Problemas Gestión de Cambios Gestión de la Configuración Gestión de la Versión Administración de la Capacidad Administración de la Disponibilidad Administración de la Continuidad del Servicio Administración del Nivel de Servicio Administración Financiera

Gestión de Proyectos Tecnológicos Gestión de Riesgos & Seguridades Servicios Generales

Activos Fijos

Gestión Administrativa

Administración de la Documentación Institucional

Proveeduría

Adquisiciones B/O/S

PATH01-1 PATH01-2 PATH01-3 PATH01-4 PATH01-5 PATH02-1 PATH02-2.1 PATH02-2.2 PATH02-2.3 PATH02-2.4 PATH02-3.1 PATH02-3.2 PATH02-4 PATH02-5 PATH02-6 PATH02-7 PATH02-8 PATH03-1 PATH03-2

Mantenimiento Edificios/Instalaciones Transporte Ingresos de Activos Constatación Física Bajas Ingreso de Documentación Salida de Documentación Envío de Correspondencia Ingresos Egresos Menores a 3 000 usd De 3001 a 10000 usd De 10 001 a 45 000 usd Mayores a 45 000 usd

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PATIC01-1.1 PATIC01-1.2 PATIC01-1.3 PATIC01-1.4 PATIC01-1.5 PATIC01-1.6 PATIC01-2.1 PATIC01-2.2 PATIC01-2.3 PATIC01-2.4 PATIC01-2.5 PATIC02 PATIC03 PAADM01-1 PAADM01-2 PAADM02-1 PAADM02-2 PAADM02-3 PAADM03-1 PAADM03-2 PAADM03-3 PAADM04-1 PAADM04-2 PAADM05-1 PAADM05-2 PAADM05-3 PAADM05-4

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3. MAPA DE LOS PROCESOS 3.1. CADENA DE VALOR DE LOS PROCESOS

MAPA DE LOS PROCESOS NIVEL GOBERNANTE

GESTION DE LA PLANIFICACION INSTITUCIONAL

C I U D A D A N I A

GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA

GESTION DE COMUNICACIÓN

COORDINACION DE CONVENIOS INTERNACIONALES

GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA

NIVEL PRODUCTIVO GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO

GESTION DE LA INFORMACION E INVESTIGACION

GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

GESTION DE LA INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO GESTION DE LA PLANIFICACION Y DE LAS POLITICAS

GESTION DE LA INVERSION PUBLICA

C I U D A D A N I A

NIVEL DE APOYO

GESTION DE LA ASESORIA JURIDICA

GESTION DEL TALENTO HUMANO

GESTION CONTABLE/ FINANCIERA

GESTION T. I & C.

GESTION ADMINISTRATIVA

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3.2. PROCESOS GOBERNANTES

MAPA DE LOS PROCESOS NIVEL GOBERNANTE

GESTION DE LA PLANIFICACION INSTITUCIONAL

C I U D A D A N I A

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MAPA DE LOS PROCESOS NIVEL GOBERNANTE GESTION DEL DESEMPEﾃ前 ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA

C I U D A D A N I A

Seguimiento a Recomendaciones de Auditorﾃｭa Seguimiento al Cumplimiento de Resoluciones y Disposiciones Gestiﾃｳn de Calidad y Productividad de los Procesos

C I U D A D A N I A

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MAPA DE LOS PROCESOS NIVEL GOBERNANTE

GESTION DE COMUNICACIÓN

C I U D A D A N I A

Gestión de Comunicación Externa (Gestión de Medios; Gestión de Relaciones Públicas; Gestión de la Imagen Corporativa)

Gestión de Comunicación Interna

C I U D A D A N I A

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MAPA DE LOS PROCESOS NIVEL GOBERNANTE

COORDINACION DE CONVENIOS INTERNACIONALES

C I U D A D A N I A

Definición de Políticas de Cooperación Internacional Apoyo a la Definición de Estrategias de los Organismos de Cooperación Internacional Gestión de Cooperación Internacional para el fortalecimiento del Sistema Nacional de Planificación

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MAPA DE LOS PROCESOS NIVEL GOBERNANTE

GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA

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3.3. PROCESOS PRODUCTIVOS

MAPA DE LOS PROCESOS

C I U D A D A N I A

NIVEL PRODUCTIVO

GESTION DE LA INFORMACION E INVESTIGACION

Gestión del Sistema Nacional de Información Coordinación de la Investigación para la Ciencia & Tecnología

C I U D A D A N I A

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MAPA DE LOS PROCESOS

C I U D A D A N I A

NIVEL PRODUCTIVO

Planificación Institucional & Presupuesto (Sistematización de PPI´s y POA´s; Formulación de Lineamientos Presupuestarios) GESTION DE LA PLANIFICACION Y DE LAS POLITICAS

Formulación y Acompañamiento de Políticas Públicas

C I U D A D A N I A

Diseño de Pautas Metodológicas para Capacitación en Planificación & Formulación de Políticas Públicas

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MAPA DE LOS PROCESOS

C I U D A D A N I A

NIVEL PRODUCTIVO GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO

Implementación del Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva

C I U D A D A N I A

Implementación del Nuevo Modelo de Gestión desconcentrada y descentralizada del Estado

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MAPA DE LOS PROCESOS

C I U D A D A N I A

NIVEL PRODUCTIVO

GESTION DE LA INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO

Formación & Desarrollo del Sector Público

C I U D A D A N I A

Generación de Planes de Acción para la Innovación del Sector Público

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MAPA DE LOS PROCESOS Análisis & Priorización de Proyectos de Inversión Pública Reprogramación Presupuestaria de Proyectos de Inversión C I U D A D A N I A

Elaboración del Plan Anual de Inversiones Públicas Gestión de Preinversión de Proyectos* Administración del Inventario Nacional de Proyectos*

GESTION DE LA INVERSION PUBLICA

Asistencia Técnica

C I U D A D A N I A

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MAPA DE LOS PROCESOS

C I U D A D A N I A

NIVEL PRODUCTIVO

Seguimiento a Estrategias y Acciones Públicas (Seguimiento a POA´s; Seguimiento a Proyectos de Inversión; Seguimiento a Políticas Públicas; Seguimiento a Objetivos/Metas del PND)

Evaluación de Resultados e Impacto de las Acciones del Sector Público

GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

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3.4. PROCESOS DE APOYO

MAPA DE LOS PROCESOS

C I U D A D A N I A

Gesti贸n de Consultas Patrocinio (Procesos Contenciosos; Procesos Extrajudiciales; Procesos Judiciales)

C I U D A D A N I A

NIVEL DE APOYO

GESTION DE LA ASESORIA JURIDICA MAYO /2008

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MAPA DE LOS PROCESOS

Gestión Técnica de Recursos Humanos

C I U D A D A N I A

(Planificación de Recursos Humanos; Clasificación de Puestos; Selección de Personal; Evaluación de Desempeño; Capacitación y Desarrollo del Personal) GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

Administración de Recursos Humanos Bienestar Social

(Asistencia Médica, Anticipos de Remuneraciones)

C I U D A D A N I A

NIVEL DE APOYO

GESTION TALENTO HUMANO MAYO /2008

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MAPA DE LOS PROCESOS

C I U D A D A N I A

Planificaci贸n Presupuestaria Ejecuci贸n Presupuestaria Evaluaci贸n & Control de Presupuesto

C I U D A D A N I A

GESTION CONTABLE/ FINANCIERA MAYO /2008

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MAPA DE LOS PROCESOS

Administración de Recursos Tecnológicos C I U D A D A N I A

(Gestión de Soporte de Servicios de T.I.; Entrega de Servicios de T.I.)

C I U D A D A N I A

Gestión de Proyectos Tecnológicos Gestión de Riesgos & Seguridades

NIVEL DE APOYO

GESTION T. I & C.

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MAPA DE LOS PROCESOS

C I U D A D A N I A

Servicios Generales Activos Fijos Administración de Documentación Institucional Proveeduría Adquisición de B/O/S NIVEL DE APOYO

GESTION ADMINISTRATIVA

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3.5. INTERRELACION DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS

INTERRELACION DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS GESTION DE LA INFORMACION E INVESTIGACION Gestión del Sistema Nacional de Información Coordinación de la Investigación para la Ciencia y Tecnología

GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO Implementación del Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva Implementación del Nuevo Modelo de Gestión desconcentrada y descentralizada del Estado

GESTION DE LA INNOVACION DEL ESTADO Formación & Desarrollo del Sector Público Generación de Planes de Acción para la Innovación del Sector Público GESTION DE LA PLANIFICACION Y DE LAS POLITICAS PUBLICAS Planificación Institucional & Presupuesto

GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION Seguimiento a Estrategias y Acciones Públicas Evaluación de Resultados e Impacto de las Acciones del Sector Público

GESTION DE LA INVERSION PUBLICA

Formulación y Acompañamiento de Políticas Públicas

Análisis & Priorización de Proyectos de Inversión Pública

Diseño de Pautas Metodológicas para Capacitación en Planificación & Formulación de Políticas Públicas

Reprogramación Presupuestaria de Proyectos de Inversión Elaboración del Plan Anual de Inversiones Públicas

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4. FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS 4.1. PROCESOS GOBERNANTES

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GESTION DE LA PLANIFICACION INSTITUCIONAL

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PLANIFICACION INSTITUCIONAL

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Establecer una plataforma coherente de planeación y seguimiento de la gestión institucional, a través de Proyectos/Planes Estratégicos que apalanquen la consecución de los objetivos propuestos por la Institución.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y

FUNCIONARIO Subsecretario General Unidad de Planificación Institucional

Unidad de Planificación Institucional

CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Unidad de Planificación Institucional

1.3. BASE LEGAL: •

Planificación Estratégica de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Toda la Institución

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. POAs: Planes Operativos Anuales

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Unidad de Planificación Institucional define un equipo de trabajo para la ejecución del proceso. 2. El Subsecretario General convoca a todos los Subsecretarios para que participen en los talleres de Planificación Interna, mediante Memorando. 3. Los Subsecretarios asisten a los talleres; al igual que el responsable de la Unidad de Planificación Institucional. 4. Los participantes de los talleres analizan el ambiente externo de SENPLADES. Para ello se emplea el análisis de las Oportunidades y Amenazas a las que se enfrenta la Institución en la actualidad. 5. Los participantes de los talleres analizan el ambiente interno de SENPLADES. Para ello se emplea el análisis de las Fortalezas y Debilidades a las que se enfrenta la Institución en la actualidad. 6. Los participantes de los talleres revisan los Objetivos Estratégicos institucionales planteados en el Orgánico Funcional. 7. Los participantes de los talleres definen las acciones/planes/programas/proyectos que permitan alcanzar los objetivos institucionales. 8. Todos los Subsecretarios elaboran los POAs de sus respectivas Subsecretarías. 9. La Unidad de Planificación Institucional consolida todos los POAs y elabora el POA institucional. 10. El Secretario Nacional aprueba el POA institucional mediante resolución. 11. Los Subsecretarios difunde el POA a todos los funcionarios que integran las Subsecretarías. 12. La Unidad de Planificación Institucional realiza el seguimiento al cumplimiento del POA institucional durante todo el año.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE

FECHA: MARZO 2008

PROCESO: PLANIFICACION INSTITUCIONAL

CÓDIGO: PGGPI

SUB - PROCESOS: GESTION DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

SUBSECRETARIO GENERAL

HOJA #: 1 / 1.

UNIDAD DE PLANIFICACION INSTITUCIONAL

TODAS LAS SUBSECRETARÍAS

SECRETARIO NACIONAL

Inicio 10 3

Define Equipo de Trabajo

Aprueba POAs 3 4

Convoca a Talleres de Planificación Interna

20 1 1

Asiste a Talleres de Planificación Interna

Asisten a Talleres de Planificación Interna

Analizan Ambiente Externo

Analizan Ambiente Interno

Revisan Objetivos Estretégicos

Definen Acciones

Elaboran POAs 2

Consolida POA Institucional 3 20

Difunden POA 3 3

Realiza Seguimiento a POA

DOCUMENTOS: - 1: - 2: - 2: - 4:

Fin

Memorando POAs POA Institucional (consolidado) Resolución

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional de Planificación; Presidente de laRepública ENTRADAS:Plan Nacional de Desarrollo; Lineamientos del Secretario Nacional; Lineamientos de la Presidencia; Objetivos Institucionales; POA del año anterior. SALIDAS: Plan Operativo Anual de SENPLADES. CLIENTE: SENPLADES. CONTROLES: Políticas y Normativas de SEPLADES; Plan Estratégico de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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GESTION DEL DESEMPEﾃ前 ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA

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PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el cumplimiento oportuno de las recomendaciones emitidas durante auditorías realizadas por la Contraloría General del Estado.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Secretario General. Unidad Técnica de la Subsecretaría General.

DEL CONTROL PREVIO Y

Unidad Técnica de la Subsecretaría

CONCURRENTE

General.

DE LA REVISION Y

Unidad Técnica de la Subsecretaría

ACTUALIZACION

General.

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Secretario Nacional de Planificación • Subsecretario General de SENPLADES • Unidad Técnica de la Subsecretaría General de SENPLADES

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Contraloría General del Estado, luego de realizar la auditoría respectiva, emite las recomendaciones del caso a SENPLADES, mediante Oficio. 2. La Unidad de Archivo de SENPLADES ejecuta el proceso “Ingreso de Documentación”. 3. El Subsecretario General recibe las recomendaciones de Contraloría. 4. El Subsecretario General asigna a la Unidad Técnica como responsable de asegurar el cumplimiento a las recomendaciones de Contraloría. 5. La Unidad Técnica de la Subsecretaría General asigna a un responsable –puede ser Funcionario o alguna Unidad de SEPLADES– para la ejecución de las recomendaciones de Contraloría. Se debe fijar las acciones que se deben seguir, así como los plazos de ejecución (Cronograma de Trabajo). 6. La Unidad Técnica de la Subsecretaría General realiza el seguimiento al cumplimiento de la ejecución de las recomendaciones realizadas por Contraloría.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE

FECHA: MARZO 2008

PROCESO: GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA

CÓDIGO: PGGDO-01

SUB - PROCESOS: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIA

CONTRALORIA

UNIDAD DE ARCHIVO

HOJA #: 1 / 1.

SECRETARÍA GENERAL

UNIDAD RESPONSABLE

Inicio

Emite Recomendaciones 1

Ingreso de Documentación 1

Recibe Recomendaciones

Asigna Responsable 1

Asigna Responsable de Ejecución de Recomendaciones

Realiza Seguimiento a Ejecución de Recomendaciones

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Oficio con recomendaciones

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Contraloría General del Estado. ENTRADAS: Recomendaciones de auditoría. SALIDAS: Recomendaciones aplicadas. CLIENTE: SENPLADES; Contraloría GEneral del Estado. CONTROLES: Contraloría General del Estado. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIONES Y DISPOSICIONES

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el cumplimiento de Resoluciones y Disposiciones emitidas por el Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Subsecretario General. Unidad Técnica de la Subsecretaría General.

DEL CONTROL PREVIO Y

Unidad Técnica de la Subsecretaría

CONCURRENTE

General.

DE LA REVISION Y

Unidad Técnica de la Subsecretaría

ACTUALIZACION

General.

1.3. BASE LEGAL: •

Normativa Interna

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Secretario Nacional de Planificación • Subsecretario General de SENPLADES • Unidad Técnica de la Subsecretaría General de SENPLADES

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Secretario Nacional de SENPLADES emite Resoluciones y Disposiciones, mediante Memorando dirigido al Subsecretario General. 2. El Subsecretario General de SEPLADES recibe el Memorando. 3. La Asistente del Subsecretario General de SEPLADES actualiza el archivo de Resoluciones y Disposiciones (Hoja electrónica – Excel). Se debe detallar el Número de Resolución, la Fecha de Sesión, el Contenido, la(s) Unidad(es) Administrativa(s) que deben cumplir con la Resolución, y Observaciones. Y en el caso de las Disposiciones, se debe indicar: el Número de Disposición, la Fecha, el Contenido, la(s) Unidad(es) Administrativa(s) que deben cumplir con la Disposición, y Observaciones. 4. El Subsecretario General difunde las Resoluciones y/o Disposiciones, mediante Memorando dirigido a todas las Subsecretarías; adjuntando una copia del Memorando emitido por el Secretario Nacional. 5. Todas las Subsecretarías de SEPLADES reciben el Memorando con las Resoluciones y/o Disposiciones. 6. Las Subsecretarías elaboran un informe de cumplimiento de las Resoluciones y/o Disposiciones. Esta actividad se realiza de manera mensual. 7. Las Subsecretarías remiten el informe de cumplimiento de las Resoluciones y/o Disposiciones, mediante correo electrónico. 8. El Subsecretario General recopila los informes de cumplimiento remitidos por las Subsecretarías. 9. El Subsecretario General elabora el Informe Final de Cumplimiento de las Resoluciones/Disposiciones. 10. El Subsecretario General remite el Informe Final de Cumplimiento de las Resoluciones/Disposiciones al Secretario Nacional, mediante Memorando. 11. El Secretario Nacional recibe el Informe Final de Cumplimiento de las Resoluciones/Disposiciones Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE

FECHA: MARZO 2008

PROCESO: GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA

CÓDIGO: PGGDO-02

SUB - PROCESOS: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIONES Y DISPOSICIONES

SECRETARÍA NACIONAL

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARÍA GENERAL

TODAS LAS SUBSECRETARIAS

Inicio 10

1.1

Emite Resoluciones / Disposiciones

Reciben Memorando

Recibe Memorando

Elaboran Informe de Cumplimiento 2

Actualiza Archivo Remiten Informe de Cumplimiento 1.1

Difunde Resoluciones / Disposiciones

20 1.1

20 2

Recopila Informes de Cumplimiento

Elabora Informe Final 3

Remite Informe Final 3 3

Recibe Informe Final

DOCUMENTOS: - 1: Memorando con Resoluciones/Disposiciones. - 1.1: Copia del Memorando - 2: Informes de Cumplimiento de Resoluciones/Disposiciones - 3: Informe Final de Cumplimiento

Fin

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo. ENTRADAS: Disposiciones y Resoluciones (Memorandos) SALIDAS: Informe de cumpliimiento de Resoluciones y Disposiciones. CLIENTE: Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo. CONTROLES: Políticas y Normativa Interna de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD DE LOS PROCESOS

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Establecer acciones sistemáticas para controlar, mejorar e innovar los procesos de SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM

FUNCIONARIO

DE LA APROBACIÓN

Subsecretario General

DE LA EJECUCION

Unidad de Calidad y Productividad

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario General

Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Secretario Nacional de Planificación • Subsecretario General de SENPLADES • Todas las Subsecretarías de SENPLADES • Subsecretarías Regionales de SENPLADES

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Unidad de Calidad y Productividad, en base al Manual de Procesos, realiza una priorización de los procesos, en coordinación con las Subsecretarías y el Subsecretario General. Esta actividad permite establecer los procesos críticos de la Institución. 2. La Unidad de Calidad y Productividad analiza los procesos críticos. Para el análisis de procesos se pueden emplear varias técnicas, tales como: 5W1H; Diagramas de Pareto; Diagramas Causa-Efecto, entre otras. 3. La Unidad de Calidad y Productividad determina estándares de calidad para los procesos analizados, en coordinación con las Subsecretarías. Los estándares de calidad, se puede fijar por datos históricos, o con procesos de benchmarking. 4. La Unidad de Calidad y Productividad identifica alternativas de mejora que aseguren el cumplimiento de los estándares para los procesos críticos. 5. La Unidad de Calidad y Productividad, en coordinación con las Subsecretarías, elabora un plan de trabajo para la implementación de las mejoras identificadas. El plan de trabajo debe incluir: responsables de ejecución, tiempos de ejecución y mecanismos de ejecución. 6. La Unidad de Calidad y Productividad remite el plan de trabajo al Subsecretario General. 7. El Subsecretario General revisa y aprueba el plan de trabajo. 8. La Unidad de Calidad y Productividad implementa las alternativas de mejora de los procesos críticos, en coordinación con las Subsecretarías. 9. La Unidad de Calidad y Productividad actualiza el Manual de Procesos. 10. La Unidad de Calidad y Productividad evalúa el resultado de las acciones implementadas.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE

FECHA: FEBRERO 2008

PROCESO: GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA

CÓDIGO: PGGDO-03

SUB - PROCESOS: GESTION DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD DE LOS PROCESOS

UNIDAD DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD

TODAS LAS SUBSECRETARÍAS

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETRÍA GENERAL

Inicio 30

Prioriza Procesos

Analiza Procesos Críticos

Establece Estándares de Calidad

Identifica Alternativas de Mejora

Elabora Plan de Trabajo

Elabora Plan de Trabajo 10

1 10

Aprueba Plan de Trabajo 1 20

Implementa Alternativas de Mejora

Actualiza Manual de Procesos 2

Evalúa Acciones Implementadas

DOCUMENTOS: - 1: Plan de Trabajo - 2: Manual de Procesos actualizado

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: SENPLADES. ENTRADAS: Manual de Procesos; Necesidad de mejorar la calidad y productividad de la Institución. ELABORADO REVISADO POR SALIDAS: Manual de ProcesosPOR actualizado; Plan de Mejoramiento e Innovación de Procesos; Reportes de Desempeño. CLIENTE: SENPLADES. CONTROLES: Políticas y Normativa Interna de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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GESTION DE COMUNICACION

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION (PROACTIVA) DE MEDIOS

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite, publicar información.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social

DE LA EJECUCION

Unidad de Comunicación Social

DEL CONTROL PREVIO Y

Director(a) de la Unidad de

CONCURRENTE

Comunicación Social

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Unidad de Comunicación Social • Unidad de Calidad y Productividad

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Directora de Comunicación Social, o sino el Secretario Nacional o cualquier Subsecretario, identifica la necesidad de generar una comunicación externa. 2. La Directora de Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo. 3. La Unidad de Comunicación Social recopila información relacionada con el comunicado que se desea generar. 4. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información recopilada por la Unidad de Comunicación Social. En caso de que se requiera realizar una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso “Gestión de las Relaciones Públicas”. 5. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la propuesta, junto con el Secretario Nacional y los Subsecretarios que ameriten ser considerados. 6. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta la propuesta, luego de haber sido validada por el Secretario Nacional. 7. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES. 8. La Unidad de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto. 9. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por la Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, ofrece retroalimentación a las áreas pertinentes.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008

PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.1

SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA (Gestión de Medios - Proactiva)

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARÍA SOLICITANTE

SECRETARÍA NACIONAL

DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Inicio

Indentifica Necesidad de Comunicación Externa

UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL

MEDIOS DE COMUNICACIÓN U OTROS PUBLICOS

Brinda Asesoramiento

Recopila información dentro de SENPLADES

Genera Propuesta

Valida Propuesta

Ejecuta Propuesta

Reciben Información

Realiza Seguimiento a Medios

Ofrece Retroalimentación

Fin

DOCUMENTOS: 1: Boletines de Prensa

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional; Subsecretario General; Medios de Comunicación. ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES. SALIDAS: Boletines de Prensa. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION (REACTIVA) DE MEDIOS

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social

DE LA EJECUCION

Unidad de Comunicación Social

DEL CONTROL PREVIO Y

Director(a) de la Unidad de

CONCURRENTE

Comunicación Social

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Unidad de Comunicación Social • Unidad de Calidad y Productividad

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. Comité de Crisis: Comité conformado por el Secretario Nacional, los Subsecretarios, la Directora de la Unidad de Comunicación Social, y el Asesor de Comunicación.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Unidad de Monitoreo, perteneciente a la Unidad de Comunicación Social, es la responsable de generar alertas relacionadas a comunicados generados por los medios, que afecten a SENPLADES. No obstante, ya sea el Secretario Nacional, los diferentes Subsecretarios, el Director de la Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, también pueden generan dicho tipo de alertas. 2. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES analiza si se requiere la conformación del Comité de Crisis. 3. En caso de que sí se requiera del Comité de Crisis, se convoca al Comité. 4. El Comité de Crisis define la estrategia de Comunicación a ser utilizada; y se prosigue con la actividad 6. 5. En caso de que no se requiera conformar el Comité de Crisis, la Directora de Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo. 6. La Unidad de Comunicación Social recopila información relacionada con el comunicado generado. 7. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información recopilada por la Unidad de Comunicación Social. En caso de que se requiera realizar una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso “Gestión de las Relaciones Públicas”. 8. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la propuesta, junto con el Secretario Nacional y los Subsecretarios que ameriten ser considerados. 9. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta la propuesta, luego de haber sido validada por el Secretario Nacional. 10. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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11. La Unidad de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto. 12. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por la Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, ofrece retroalimentación a las áreas pertinentes.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:

MACROPROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008

PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.2

SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA (Gestión de Medios - Reactiva)

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARÍAS

SECRETARÍA NACIONAL

DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL

UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Inicio

Generan Alertas

Genera Alertas

UNIDAD DE MONITOREO

COMITÉ DE CRISIS

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

OTROS PUBLICOS

Define Estrategia

50 Se requiere C.C.?

Sí 40

Brinda Asesoramiento 50

Recopila Información

Genera Propuesta

Valida Propuesta

Ejecuta Propuesta

Reciben Información

Realiza Seguimiento a Medios

Ofrece Retroalimentación

Fin

DOCUMENTOS: 1: Boletines de Prensa

ELABORADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

REVISADO POR

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APROBADO POR

PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Fortalecer los vínculos con los distintos públicos relacionados con SENPLADES, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Director de la Unidad de Comunicación Social

DE LA EJECUCION

Unidad de Comunicación Social

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de la Unidad de

CONCURRENTE

Comunicación Social

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Unidad de Comunicación Social • Unidad de Calidad y Productividad

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. Directivos de SENPLADES: Secretario Nacional, Subsecretario General.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Este proceso puede provenir del proceso de Gestión (Reactiva) de Medios o del proceso de Gestión (Proactiva) de Medios. 2. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES contacta a las instituciones relacionadas con SENPLADES, previamente identificadas. 3. El Director de Comunicación Social de SENPLADES agenda reuniones entre los Directivos de las instituciones y los Directivos de SENPLADES. Se debe consultar y respetar la agenda de los Directivos de SENPLADES. 4. Los Directivos de SENPLADES asisten a las reuniones. 5. Los Directivos de SENPLADES definen acciones en común con las Instituciones relacionadas con SENPLADES. 6. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, en base a las acciones en común definidas entre SENPLADES y las Instituciones relacionadas, elabora un Plan de Relaciones Públicas. El Plan es remitido a la Dirección de Comunicación Social para su revisión. 7. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES revisa el Plan de Relaciones Públicas. 8. En caso de que el Plan de Relaciones Públicas requiera de modificaciones, la Directora de Comunicación Social solicita realizar las modificaciones necesarias. 9. La Unidad de Comunicación realiza las modificaciones solicitadas por la Directora; y remiten el Plan para su nueva revisión. 10. En caso de que el Plan de Relaciones Públicas no requiera modificaciones, la Directora de Comunicación Social lo aprueba, mediante firma. 11. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta el Plan de Relaciones Públicas.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008

PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-2

SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA (Gestión de Relaciones Públicas)

HOJA #: 1 / 1

UNIDAD DE COMUNICACION SOCIAL

DIRECTIVOS DE SENPLADES

DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Inicio 10 40

Gestión de Medios (Reactiva)

Gestión de Medios (Proactiva)

Revisa Plan de Relaciones Públicas

Identifica Instituciones relacionadas con SENPLADES (Interinstitucionales u Otras)

Plan ok?

Solicita Modificaciones

Sí

Contacta a las Instituciones relacionadas con SENPLADES (Interinstitucionales u Otras)

Aprueba Plan de Relaciones Públicas 1

Agenda Reuniones

Asisten a Reuniones

Definen Acciones en común

Elabora Plan de Relaciones Públicas 1

30 1

Realiza Modificaciones 1

20 1

Ejecuta Plan de Relaciones Públicas DOCUMENTOS: Fin

1: Plan de Relaciones Públicas

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Unidad de Comunicación Social de SENPLADES. ENTRADAS: Plan de Comunicación de SENPLADES; Necesidad de administrar las relaciones públicas de SENPLADES. SALIDAS: Plan de Relaciones Públicas. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones del Sector Público; Gobiernos Locales; Instituciones Privadas; Ciudadanía. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE IMAGEN CORPORATIVA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Apoyar al posicionamiento de SENPLADES, a través de una gestión eficiente e innovadora de su Imagen Corporativa.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Director de Unidad de Comunicación Social Unidad de Comunicación Social

Unidad de Calidad y Productividad

Unidad de Comunicación Social

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Unidad de Comunicación Social • Unidad de Calidad y Productividad

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES elabora el Plan de Fortalecimiento de la Imagen Corporativa de SENLADES. El Plan debe incluir un presupuesto referencial, tiempo establecido y cumplimiento de todos los requisitos. El Plan de Fortalecimiento de la Imagen Corporativa debe considerar las demandas internas que puedan existir. 2. El Director de Comunicación Social revisa el Plan de Fortalecimiento de la Imagen Corporativa. 3. En caso de que el Director de Comunicación Social considere que el Plan puede ser mejorado, solicita las modificaciones pertinentes. 4. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES realiza las modificaciones solicitadas y remite el Plan modificado al Director de la Unidad, para su nueva revisión. 5. En caso de que el Director de Comunicación Social considere que el Plan está correctamente elaborado, solicita, a la Subsecretaría de Gestión Corporativa, se apruebe la disponibilidad presupuestaria que permita la ejecución del Plan; y remite, mediante Memorando, el Plan de Comunicación Social al Secretario Nacional para su aprobación definitiva. 6. El Secretario Nacional aprueba la ejecución del Plan de Fortalecimiento de la Imagen Corporativa de SENPLADES. 7. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta el Plan de Fortalecimiento de la Imagen Corporativa, de acuerdo a lo planificado. 8. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES monitorea el cumplimiento del Fortalecimiento de la Imagen Corporativa de SENPLADES.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008

PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-3

SUB - PROCESO: COMUNICACIÓN EXTERNA (Gestión de Imagen Corporativa)

HOJA #: 1 / 1

UNIDAD DE COMUNICACION

SECRETARÍA NACIONAL

DIRECCION DE COMUNICACION

Imagen Corporativa: - Identidad Gráfica (Colores, Logos, Distintivos, Señalética) - Apariencia de los Funcionarios - Presentación Institucional

Inicio

Genera Plan de Fortalecimiento de Imagen Corporativa

10 1 2

1 1.1

Revisa Plan de Fortalecimiento de Imagen Corporativa

Aprueba Ejecución del Plan 4

Sí

Solicita Modificaciones

Ok?

Ejecuta Plan de Fortalecimiento de Imagen Corporativa

Remite Plan 1 2

Da Seguimiento al Plan de Fortalecimiento de Imagen Corporativa

Fin

30 1

Realiza Modificaciones al Plan 1.1

DOCUMENTOS: - 1: Plan de Fortalecimiento de Imagen - 1.1: Plan de Fortalecimiento de Imagen mejorado - 2: Memorando - 3: Memorando de Aprobación

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: SENPLADES / Subsecretarías ENTRADAS: Necesidad de posicionamiento de la Institución / Demandas internas. SALIDAS: Plan de Imagen Institucional en ejecución. CLIENTE: SENPLADES, Ciudadanía. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA COMUNICACIÓN INTERNA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Promover una comunicación a todas las escalas (internas) que permita profundizar en el conocimiento de la Institución como entidad, así como los logros conseguidos por la Institución; generando un clima de confianza y motivación.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social

DE LA EJECUCION

Unidad de Comunicación Social

DEL CONTROL PREVIO Y

Director(a)

CONCURRENTE

Comunicación Social

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Unidad

Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Unidad de Comunicación Social

•

Unidad de Calidad y Productividad

•

Subsecretarías de SENPLADES

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquiera de las Subsecretarías de SENPLADES puede generar una necesidad de asesoría relacionada con temas de Comunicación. La solicitud puede ser en relación a un comunicado, evento, taller, etc.

La solicitud se la envía mediante correo

electrónico dirigido a la Directora de Comunicación Social de SENPLADES. 2. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES recibe la solicitud. 3. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES brinda asesoramiento. 4. En caso de que se decida que es más conveniente que la comunicación sea emitida a través de la Subsecretaría solicitante, el(la) Subsecretario(a) responsable emite la comunicación. 5. En caso que se decida que la comunicación debe ser emitida a través de la Unidad de Comunicación Social, la Directora de Comunicación Social de SENPLADES emite la comunicación. 6. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES realiza el seguimiento a la comunicación generada; indistintamente de si la comunicación fue emitida por la Unidad de Comunicación Social o por la Subsecretaría responsable. 7. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES ofrece retroalimentación. Es responsabilidad de la Dirección de Comunicación Social de SENPLADES realizar una evaluación periódica (cada 6 o 12 meses) de los resultados logrados con el Modelo de Comunicación Intrainstitucional. 8. La Subsecretaría solicitante recibe la retroalimentación. Finaliza el proceso. 9. El proceso también puede iniciarse cuando la Directora de Comunicación Social de SENPLADES revisa el cronograma del Plan de Comunicación y detecta la necesidad de emitir un comunicado. Al detectar la necesidad se prosigue con la actividad 5 y se continúa el proceso hasta su finalización.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008

PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC02

SUB - PROCESO: COMUNICACION INTERNA

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARÍA SOLICITANTE

Inicio

Genera Necesidad de Asesoría

DIRECCION DE COMUNICACIÓN

La necesidad de Asesoría en Comunicación puede estar relacionada a: un Comunicado, Evento o Taller.

Inicio

Revisa Cronograma del Plan de Comunicación

Recibe Solicitud

Brinda Asesoramiento

Responsable de Emitir Comunicación?

Sí

Emite Comunicación

Realiza Seguimiento a la Comunicación

Ofrece Retroalimentación

Recibe Retroalimentación

Fin

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Unidad de Comunicación Social / Subsecretarías de SENPLADES. ENTRADAS: Plan de Comunicación interna / Solicitud de asesoría en temas de Comunicación. SALIDAS: Información rerlacionada a SENPLADES transmitida a los funcionarios. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP); Modelo de Comunicación Intrainstitucional. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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COORDINACION DE CONVENIOS INTERNACIONALES

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA DEFINICION DE POLITICAS DE COOPERACION INTERNACIONAL

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Definir políticas de Cooperación Internacional, alineadas a los Objetivos y Políticas del Plan Nacional de Desarrollo.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Secretario Nacional. Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales.

DEL CONTROL PREVIO Y

Coordinador Técnico de Relaciones

CONCURRENTE

Internacionales.

DE LA REVISION Y

Coordinador Técnico de Relaciones

ACTUALIZACION

Internacionales.

1.3. BASE LEGAL: •

Decreto 699 del 30 de octubre de 2007.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Secretario Nacional de Planificación • Subsecretario General de SENPLADES • Subsecretaría de Inversión Pública • Subsecretaría de Planificación • Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación • Subsecretaría de Información Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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• Subsecretarías Regionales

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: CODCI: Consejo Directivo de Cooperación Internacional. AGECI: Agencia Ecuatoriana de Cooperación Internacional. SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PND: Plan Nacional de Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Presidente de la República y/o el Secretario Nacional de Planificación emite(n) sus lineamientos relacionados a la Cooperación Internacional. 2. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES recibe los lineamientos. 3. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES analiza los lineamientos. El análisis de los lineamientos debe considerar los siguientes aspectos: Objetivos del PND, orientaciones y principios de la política de cooperación internacional, y las políticas de los Organismos de cooperación internacional. 4. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES formula políticas de Cooperación Internacional; las cuales deben estar enfocadas en beneficio de los intereses del país. 5. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES remite las políticas elaboradas, mediante Memorando dirigido al Consejo Directivo de Cooperación Internacional. 6. El CODCI recibe las políticas y las analiza. En caso de que el CODCI apruebe las políticas formuladas el Director de Cooperación Internacional de SENPLADES, en coordinación con la AGECI, difunde las políticas aprobadas. En caso de que el CODCI no apruebe las políticas, dicho organismo devuelve al Director de Cooperación Internacional de SEPLADES las políticas para que las reformule. Cualquiera sea el caso, debe existir un Acta en la cual consten las resoluciones tomadas por parte del CODCI. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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7. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES, luego de reformular las políticas, las debe remitir nuevamente al CODCI para su análisis y aprobación final.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: COORDINACION DE COOPERACION INTERNACIONAL

CÓDIGO DEL PROCESO: PGCCI01

SUB - PROCESO: DEFINICION DE POLITICAS DE COOPERACION INTERNACIONAL

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

SECRETARIA NACIONAL

Inicio

Otorga Lineamientos

HOJA #: 1 / 1.

COORDINACION TECNICA DE RELACIONES INTERNACIONALES

CODCI

AGECI

Recibe Lineamientos

Analiza Lineamientos

Formula Políticas 1

Remite Políticas 1

Analiza Políticas

Aprueba?

No 4

Sí

20 P

10 P

10 1

Difunde Políticas

Fin 20 1

Reformula Políticas 3

DOCUMENTOS: - 1: Políticas - 2: Memorando - 3: Políticas Reformuladas - 4: Acta

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Presidente de la República, Secretario Nacional de Planificación. ENTRADAS: Lineamientos en materia de cooperación internacional; Objetivos del PND; Propuestas de Ministerios Coordinadores y Gobiernos Seccionales. SALIDAS: Políticas de Cooperación Internacional. CLIENTE: Subsecretarías de SENPLADES; CODCI; AGECI; SECI; Instituciones Públicas Centrales y Locales; ONG´s; Agencias de Coop. Internacional; Embajadas. CONTROLES: Decreto 699. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA APOYO A LA DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE LOS ORGANISMOS DE COOPERACION INTERNACIONAL

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Apoyar en la definición de estrategias de apoyo país de los diferentes organismos de cooperación internacional, a fin de lograr programas que beneficien al Ecuador en la consecución de los Objetivos del Plan Nacional de Desarrollo y de los Planes de Desarrollo Territorial.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Secretario Nacional. Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales.

DEL CONTROL PREVIO Y

Coordinador Técnico de Relaciones

CONCURRENTE

Internacionales.

DE LA REVISION Y

Coordinador Técnico de Relaciones

ACTUALIZACION

Internacionales.

1.3. BASE LEGAL: • Decreto 699 del 30 de octubre de 2007. 1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales. • Subsecretaría de Planificación. • Subsecretaría de Inversión Pública. • Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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• Subsecretaría de Información. • Subsecretarías Regionales.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. AGECI conforma un Comité Intergubernamental para realizar un diagnóstico de la situación del país, considerando los lineamientos del Presidente de la República y del Secretario Nacional, para identificar las necesidades existentes de apoyo por parte de organismos internacionales de cooperación. SENPLADES forma parte del Comité Intergubernamental. 2. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES presenta el PND en los talleres con los diferentes organismos de cooperación internacional. 3. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES consulta a los Organismos de Cooperación Internacional sus líneas de cooperación relacionadas con el PND. 4. AGECI procesa la información recopilada y la valida. 5. AGECI en base a la información procesada y validada, construye consensos junto con los organismos de cooperación internacional 6. Los Organismos de Cooperación Internacional, una vez que ha logrado consensos con las Instituciones Públicas, publican los convenios “Estrategias de apoyo al país”. 7. AGECI es responsable del seguimiento al cumplimiento de los convenios firmados.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: COORDINACION DE COOPERACION INTERNACIONAL

CÓDIGO DEL PROCESO: PGCCI02

SUB - PROCESO: APOYO A DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE LOS ORGANISMOS DE COOPERACION INTERNACIONAL COORDINACION TECNICA DE RELACIONES INTERNACIONALES

HOJA #: 1 / 1.

ORGANISMOS DE COOP. INTERNACIONAL

AGECI

Inicio

Realiza Diagnóstico de la Situación del País

Organiza Talleres

Presenta PND

Consulta Líneas de Cooperación relacionadas al PND

Procesa Información

Construye Consensos/Estrategias

Publican Convenios

10 1

1 1

Recibe Convenio(s)

Seguimiento a Convenios

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Convenios

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Organismos de Cooperación Internacional; Presidente de la República. ENTRADAS: Requerimientos de Cooperación Internacional del País; Objetivos y Políticas del PND; Políticas de los Organismos de Coop. Internacional; Lineamientos del Presidente de la República y del Secreatrio Nacional de Planificación. SALIDAS: Estrategias y Programas de Cooperación Internacional. que apoyen a la consecución de los objetivos del PND. CLIENTE: Mininsterios; Gobiernos Centrales y Locales. CONTROLES: CODCI. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE COOPERACION INTERNACIONAL PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE: INFORMACION, PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN, INVERSIÓN PÚBLICA, REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO, CIENCIA Y TECNOLOGIA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar de manera oportuna la consecución de recursos técnicos y financieros para el fortalecimiento de los Sistemas Nacionales de Información, Planificación, Seguimiento y Evaluación, Inversión Pública, Reforma Democrática del Estado, Ciencia y Tecnología.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Secretario Nacional. Director de Coordinación Técnica de Cooperación Internacional.

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Coordinación Técnica de

CONCURRENTE

Cooperación Internacional.

DE LA REVISION Y

Director de Coordinación Técnica de

ACTUALIZACION

Cooperación Internacional.

1.3. BASE LEGAL: •

Orgánico Funcional por Procesos de SENPLADES.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Secretario Nacional de Planificación • Subsecretario General de SENPLADES

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• Subsecretaría de Inversión Pública • Subsecretaría de Planificación • Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación • Subsecretaría de Información • Subsecretaría de Gestión Corporativa • Subsecretarías Regionales

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Unidad solicitante identifica la necesidad de asistencia técnica y/o económica por parte de algún Organismos de cooperación internacional. 2. La Unidad solicitante, a través de su máximo representante, remite un Memorando dirigido al Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES solicitando la búsqueda de financiamiento. 3. La Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales de SENPLADES recibe la solicitud. 4. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES, en coordinación con la Unidad solicitante, elabora el proyecto para ser financiado. 5. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES busca financiamiento para el proyecto, contactando a los Organismos de Cooperación Internacional. 6. Los Organismos de Cooperación Internacional consultan su disponibilidad de recursos. En caso de que no exista disponibilidad notifican a la Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales; entonces la Unidad de Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales de SENPLADES continúa con la búsqueda de financiamiento hasta conseguirlo. En caso de que sí exista disponibilidad, el organismo internacional acuerda el financiamiento con la Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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7. Una vez acordado el financiamiento con el organismo de cooperaci贸n internacional, el Coordinador T茅cnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES notifica la consecuci贸n del financiamiento a la Unidad solicitante.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: COORDINACION DE COOPERACION INTERNACIONAL

CÓDIGO DEL PROCESO: PGCCI03

SUB - PROCESO: GESTION DE COOPERACION INTERNACIONAL PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE PLANIFICACION, INFORMACIÓN, Y CIENCIA Y TECNOLOGIA UNIDAD SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1.

COORDINACION TECNICA DE RELACIONES INTERNACIONALES

ORGANISMOS DE COOP. INTERNACIONAL

Inicio

Identifica Necesidad de Asistencia

Solicita Financiamiento 1 1

Recibe Solicitud

Elabora Proyecto

Elabora Proyecto 2

Busca Financiamiento

Disponibilidad?

Sí

Emite Negativa 4

Acuerdan Financiamiento

Notifica Consecución de Financiamiento

Fin

Continúa Búsqueda de Financiamiento

DOCUMENTOS: - 1: Memorando - 2: Proyecto / Programa - 3: Carta de Solicitud de Cooperación - 4: Carta de Negación de Solicitud

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretarios de SENPLADES; Entidades Adscritas a SENPLADES. ENTRADAS: Requerimientos de Asistencia Financiera y Técnica. SALIDAS: Proyectos / Programas a ser financiados. (Requerimientos Atendidos) CLIENTE: Subsecretarios de SENPLADES; Entidades Adscritas a SENPLADES. CONTROLES: Orgánico Funcional de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Generación de propuesta para Consejos Sociales)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar la participación ciudadana en todas las propuestas de reforma, planificación y seguimiento que se generen desde SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretario

Reforma

Democrática del Estado Directora de Participación Ciudadana Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario

Reforma

Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Constitución de la República del Ecuador

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.

•

Subsecretarías de SENPLADES.

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES recopila información. 2. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES diagnostica la situación actual, en base a la información recopilada. 3. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES realiza el análisis respectivo; el cual incluye la identificación y definición de problemas; así como el análisis de la(s) causa(s) raíz de los problemas; análisis de las consecuencias y/o efectos que se derivan de los problemas identificados; entre otras consideraciones. 4.

La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES elabora una propuesta de mejora.

5. El Subsecretario de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES revisa la propuesta elaborada por la Unidad de Participación Ciudadana. 6. En caso de que la propuesta requiera modificaciones, el Subsecretario devuelve la propuesta a la Unidad responsable, adjuntando sus comentarios y observaciones. 7. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES reformula la propuesta, considerando los comentarios y observaciones del Subsecretario de Reforma Democrática del Estado; y se la remite para su nueva revisión.. 8. En caso de que la propuesta no requiera modificaciones, el Subsecretario de Reforma Democrática del Estado, en conjunto la Directora de Participación Ciudadana, socializan la propuesta con los Consejos Sociales. 9. Los Consejos Sociales deciden si están de acuerdo con la propuesta. 10. En caso de que los Consejos Sociales no estén de acuerdo con la propuesta, plantean las modificaciones o mejoras que consideren necesarias incorporar en la propuesta. 11. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES actualiza la propuesta, considerando las opiniones planteadas por los Consejos Sociales.

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12. Una vez actualizada la propuesta, los Consejos Sociales validan la propuesta final. 13. La propuesta es remitida a la Asamblea Nacional Constituyente para que sea incluida en la nueva Constitución. Esta actividad se realiza directamente en caso de que los Consejos Sociales estén de acuerdo con la propuesta planteada inicialmente.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNATE

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Generación de Propuesta para Consejos Sociales)

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGPC HOJA #: 1 / 1.

UNIDAD DE PARTICIPACION CIUDADANA

SUBSECRETARÍA DE REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO

CONSEJOS SOCIALES

ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE

Inicio 50 20

Recopila Información

Incluye Propuesta en Nueva Constitución

2.1

De Acuerdo?

Revisa Propuesta Diagnostica Situación Actual

Plantean Modificaciones/Mejoras

Sí

Ok?

2.2

Fin

No 60

Analiza Situación Actual

Sí

Plantea Modificaciones/Mejoras

Elabora Propuesta

Socializa Propuesta

70 2.2

Validan Propuesta Final

Reformula Propuesta 2.1

Actualiza Propuesta 2.2

DOCUMENTOS: - 1: Información - 2: Propuesta - 2.1: Propuesta Reformulada - 2.2: Propuesta Final

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País) ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Necesidades; Información. SALIDAS: Propuesta de Participación Ciudadana incluida en la Nueva Constitución. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central; Consejos Sociales; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Apoyo al Sistema Nacional de Planificación)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar la participación ciudadana en todas las propuestas de reforma, planificación y seguimiento que se generen desde SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretario

Reforma

Democrática del Estado Directora de Participación Ciudadana Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario

Reforma

Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Constitución de la República del Ecuador

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.

•

Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas.

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES construye la metodología para promover la Planificación Participativa. La metodología es construida en conjunto con la Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas (Consultor experto). 2. La Unidad de Participación Ciudadana valida la metodología. La validación se realiza a través de talleres con los actores internos y luego con los actores externos; que ameriten ser considerados. Esta actividad es responsabilidad de la Directora de la Unidad. 3. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES, una vez que la metodología ha sido validada, implementa una prueba piloto. La prueba piloto consiste en aplicar la metodología en una región; por lo cual se debe realizar en coordinación con una de las Subsecretarías Regionales de SENPLADES. 4. La Unidad de Participación Ciudadana, como resultado de la aplicación de la prueba piloto, identifica opciones de mejora de la metodología. 5. La Unidad de Participación Ciudadana actualiza la metodología; incorporando las mejoras identificadas. 6. La Unidad de Participación Ciudadana apoya en la elaboración de la Ley de Planificación.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNATE

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Apoyo al Sistema Nacional de Planificación)

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGPC HOJA #: 1 / 1.

UNIDAD DE PARTICIPACION CIUDADANA

SUBSECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN

SUBSECRETARÍAS REGIONALES

Inicio

Construye Metodología

Valida Metodología

Implementa Prueba Piloto

Identifica Opciones de Mejora

Actualiza Metodología

Aporta a la Elaboración de Ley de Planificación

Fin

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País) ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Necesidades; Información. SALIDAS: Propuesta de Planificación Participativa implementada. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía CONTROLES: PND. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Implementación de Veedurías Ciudadanas)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Desarrollar una metodología que permita implementar veedurías ciudadanas que aseguren la participación activa de la ciudadanía en actividades de seguimiento que se generen desde SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretario

Reforma

Democrática del Estado Directora de Participación Ciudadana Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario

Reforma

Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Constitución de la República del Ecuador

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.

•

Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación.

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES construye la metodología para implementar veedurías ciudadanas.

La metodología es

construida en conjunto con un Consultor experto y con la Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. 2.

La Unidad de Participación Ciudadana valida la metodología. La validación se realiza a través de talleres con los actores internos y luego con los actores externos; que ameriten ser considerados.

3. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES, una vez que la metodología ha sido validada, implementa las veedurías. La implementación se realiza en las 7 regiones; por lo cual se debe realizar en coordinación con todas las Subsecretarías Regionales de SENPLADES. 4. La Unidad de Participación Ciudadana, luego de implementar las veedurías, analiza la pertinencia de modificar la Ley de Planificación. 5. En caso de que se requiera modificar la Ley, la Unidad de Participación Ciudadana propone las reformas necesarias a la Ley. 6. En caso de que no se requiera modificar la Ley, la Unidad de Participación Ciudadana realiza el acompañamiento a la Secretaría de Pueblos en el seguimiento de las veedurías.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNATE

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Implementación de Veedurías)

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGPC HOJA #: 1 / 1.

UNIDAD DE PARTICIPACION CIUDADANA

SUBSECRETARÍAS REGIONALES

SECRETARÍA DE PUEBLOS

Inicio

Construye Metodología 1

Valida Metodología

Implementa Veedurías

Se requiere Reforma a

Sí

Propone Reforma a la Ley de Planificación

Fin

Realiza Seguimiento de Veedurías

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Metodología

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País) ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Necesidades; Información. SALIDAS: Veedurías Ciudadanas implementadas. CLIENTE: SENPLADES; Gobiernos Locales; Secretaría de Pueblos; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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4.2. PROCESOS PRODUCTIVOS

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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GESTION DE LA INFORMACION E INVESTIGACION

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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GESTION DE LA PLANIFICACION Y DE LAS POLITICAS Pร BLICAS

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA FORMULACION DE LINEAMIENTOS PRESUPUESTARIOS

Las actividades de este Proceso, aún no están definidas, sin embargo, se propone el siguiente procedimiento:

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Formular y fomentar lineamientos que vinculen de una manera real el presupuesto con las políticas de planificación.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas Analistas de Planificación. Unidad de Calidad y Productividad / Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas Subsecretario de Planificación y

DE LA REVISION Y

Políticas Públicas / Analistas de

ACTUALIZACION

Planificación / Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Constitución de la República.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas.

•

Subsecretarías de SENPLADES.

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Los Analistas de Planificación de SENPLADES recopilan información referente a planificación y su vínculo con presupuesto. 2. Los Analistas de Planificación de SENPLADES diagnostican la situación actual, en base a la información recopilada. 3. Los Analistas de Planificación de SENPLADES analizan la situación actual del país en materia de planificación y su relación con presupuesto. El análisis incluye el reconocimiento y definición de problemas; historial del problema, el análisis de la(s) causa(s) raíz de los problemas; entre otras consideraciones. 4.

Los Analistas de Planificación de SENPLADES elaboran una propuesta de mejora.

5. El Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas de SENPLADES revisa la propuesta elaborada por los Analistas. 6. En caso de que la propuesta requiera modificaciones, el Subsecretario devuelve la propuesta a los Analistas responsables, adjuntando sus comentarios y observaciones. 7. Los Analistas responsables reformulan la propuesta, considerando los comentarios y observaciones del Subsecretario de Planificación. 8. En caso de que la propuesta no requiera modificaciones, el Subsecretario de Planificación autoriza a los Analistas responsables la socialización de la propuesta con los actores que ameriten ser consideradas; dependiendo de la propuesta. 9. Los Analistas de Planificación de SENPLADES responsables de la propuesta, socializan la propuesta con las Instituciones del Sector Público. Se debe definir el método de socialización más conveniente. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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10. Las Instituciones del Sector Público convocadas para la socialización de la propuesta deciden si están de acuerdo con la propuesta. 11. En caso de que las Instituciones Públicas no estén de acuerdo con la propuesta, plantean las modificaciones o mejoras que consideren necesarias incorporar en la propuesta. 12. Los Analistas de Planificación actualizan la propuesta considerando las opiniones planteadas por las Instituciones Públicas. 13. Una vez actualizada la propuesta, las Instituciones Públicas validan la propuesta final. 14. En caso de que las Instituciones Públicas estén de acuerdo con la propuesta planteada por los Analistas de Planificación de SENPLADES se publica la Política/Ley respectiva de forma inmediata. Esta actividad también debe ser realizada luego de que las Instituciones Públicas validan la propuesta final (Actividad 13).

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008

PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL01-2

SUB - PROCESO: PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y PRESUPUESTO (Formulación de Lineamientos Presupuestarios) ANALISTAS DE PLANIFICACIÓN

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS

INSTITUCIONES DEL SECTOR PUBLICO

ANC/ CONGRESO

Inicio 50

40 1

Recopilan Información

De Acuerdo?

Plantean Modificaciones/Mejoras

Sí

Diagnostican Situación Actual

Publica Estrategia/Ley

Fin

60 50

Analizan Situación Actual

Elaboran Propuesta

2.1 2

70 2

Revisa Propuesta

2.2

Validan Propuesta Final 20 Ok?

No 50

Reformulan Propuesta

Sí 20 2.1

Socializan Propuesta 2

Actualizan Propuesta 2.2

DOCUMENTOS:

- 1: Información - 2: Propuesta - 2.1: Propuesta Reformulada - 2.2: Propuesta Final - 3: Esrategia / Política / Ley

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País) ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Estrategias de Planificación; Necesidades. SALIDAS: Estrategias y/o Políticas Públicas de Planificación, enfocadas al Desarrollo. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central; Gobiernos Locales; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA FORMULACION Y ACOMPAÑAMIENTO DE POLITICAS PÚBLICAS Las actividades de este Proceso, aún no están definidas, sin embargo, se propone el siguiente procedimiento:

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Formular y fomentar estrategias y/o políticas públicas que permitan la consecución de una planificación del país de forma participativa, ágil, eficiente y articulada a la consecución de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas Analistas de Planificación.

Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Analistas de Planificación

1.3. BASE LEGAL: •

N/A

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas.

•

Subsecretarías de SENPLADES.

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Los Analistas de Planificación de SENPLADES recopilan información referente a planificación. 2. Los Analistas de Planificación de SENPLADES diagnostican la situación actual, en base a la información recopilada. 3. Los Analistas de Planificación de SENPLADES analizan la situación actual del país en materia de planificación. El análisis incluye el reconocimiento y definición de problemas; historial del problema, el análisis de la(s) causa(s) raíz de los problemas; entre otras consideraciones. 4. Los Analistas de Planificación de SENPLADES elaboran una propuesta de mejora. 5. El Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas de SENPLADES revisa la propuesta elaborada por los Analistas. 6. En caso de que la propuesta requiera modificaciones, el Subsecretario devuelve la propuesta a los Analistas responsables, adjuntando sus comentarios y observaciones. 7. Los Analistas responsables reformulan la propuesta, considerando los comentarios y observaciones del Subsecretario de Planificación. 8. En caso de que la propuesta no requiera modificaciones, el Subsecretario de Planificación autoriza a los Analistas responsables la socialización de la propuesta. 9. Los Analistas de Planificación de SENPLADES responsables de la propuesta, socializan la propuesta con las Instituciones del Sector Público que ameriten ser consideradas; dependiendo de la propuesta. Se debe definir el método de socialización más conveniente. 10. Las Instituciones del Sector Público convocadas para la socialización de la propuesta deciden si están de acuerdo con la propuesta. 11. En caso de que las Instituciones Públicas no estén de acuerdo con la propuesta, plantean las modificaciones o mejoras que consideren necesarias incorporar en la propuesta.

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12. Los Analistas de Planificación actualizan la propuesta considerando las opiniones planteadas por las Instituciones Públicas. 13. Una vez actualizada la propuesta, las Instituciones Públicas validan la propuesta final. 14. En caso de que las Instituciones Públicas estén de acuerdo con la propuesta planteada por los Analistas de Planificación de SENPLADES se publica la Política/Ley respectiva. Esta actividad también debe ser realizada luego de que las Instituciones Públicas validan la propuesta final (Actividad 13).

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008

PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL01-2

SUB - PROCESO: FORMULACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO DE POLÍTICAS PÚBLICAS

ANALISTAS DE PLANIFICACIÓN

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS

INSTITUCIONES DEL SECTOR PUBLICO

ANC/ CONGRESO

Inicio 50

40 1

Recopilan Información

De Acuerdo?

Plantean Modificaciones/Mejoras

Sí

Diagnostican Situación Actual

Publica Estrategia/Ley

Fin

60 50

Analizan Situación Actual

Elaboran Propuesta

2.1 2

70 2

Revisa Propuesta

2.2

Validan Propuesta Final 20 Ok?

No 50

Reformulan Propuesta

Sí 20 2.1

Socializan Propuesta 2

Actualizan Propuesta 2.2

DOCUMENTOS:

- 1: Información - 2: Propuesta - 2.1: Propuesta Reformulada - 2.2: Propuesta Final - 3: Esrategia / Política / Ley

ELABORADO POR

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GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO

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PROCEDIMIENTO PARA IMPLEMENTACION DEL REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCIÓN EJECUTIVA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar la implementación de la propuesta para la Reforma Democrática del País, que permitan la consecución de una Función Ejecutiva ágil, eficiente y articulada a la consecución de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Subsecretario de Reforma Democrática del Estado Directora de Reforma Democrática del Estado.

DEL CONTROL PREVIO Y

Subsecretario de Reforma Democrática del

CONCURRENTE

Estado / Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Funcionarios de la Unidad de Reforma Democrática del Estado

1.3. BASE LEGAL: •

Constitución de la República del Ecuador

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.

•

Subsecretarías de SENPLADES.

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Subsecretario de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, en conjunto con la Directora de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, validan la propuesta de rediseño de la Función Ejecutiva con las Instituciones del Sector Público; en los gabinetes sectoriales. 2. En caso de que las Instituciones del Sector Público estén de acuerdo con la propuesta, la Unidad de Reforma Democrática del Estado participa en la re-estructuración de la Función Ejecutiva. 3. La Unidad de Reforma Democrática del Estado realiza el acompañamiento a la SENRES para la implantación de la re-estructuración de la Función Ejecutiva. 4. En caso de que las Instituciones del Sector Público no estén de acuerdo con la propuesta, plantean las modificaciones que consideren necesarias. 5. La Unidad de Reforma Democrática del Estado actualiza la propuesta, de acuerdo a lo solicitado por las Instituciones; y validan la nueva propuesta.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGRDE01

SUB - PROCESO: IMPLEMENTACION DEL REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA

UNIDAD DE REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARÍA DE REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO

DIRECCIÓN DE REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO

INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO (Gabinetes Sectoriales)

Inicio 10

30 1

Participa en la Reestructuración de la Función Ejecutiva

Valida Propuesta

1.2

Valida Propuesta

Realiza Acompañamiento a SENRES No

De Acuerdo?

Sí

Fin

Plantean Modificaciones

20 10

Actualiza Propuesta 1.2

DOCUMENTOS: - 1: Propuesta - 1.2: Propuesta Reformulada

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: SENPLADES ENTRADAS: Propuesta de Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva SALIDAS: Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas de la Función Ejecutiva; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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PROCEDIMIENTO PARA IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN DESCONCENTRADA Y DESCENTRALIZADA DEL ESTADO

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Implementar la propuesta para la reorganización territorial, que responda a las actuales y futuras demandas de un Estado participativo, ágil, eficiente y encaminado a la consecución de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Subsecretario

Reforma

Democrática del Estado Directora de Reforma Democrática del Estado. Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Planificación y

DE LA REVISION Y

Políticas Públicas / Funcionarios de

ACTUALIZACION

la Unidad de Reforma Democrática del Estado

1.3. BASE LEGAL: •

Constitución de la República del Ecuador

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.

•

Subsecretarías de SENPLADES.

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•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. R.D.E.: Reforma Democrática del Estado S.N.C.P.: Sistema Nacional de Competencias Públicas

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, bajo los lineamientos de la Directora de RDE y del Subsecretario de RDE, diseña el S.N.C.P.; en coordinación con los Gobiernos Seccionales autónomos. 2. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES crea el S.N.C.P. 3. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES implementa el Sistema. 4. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, en coordinación con la Directora de RDE y del Subsecretario de RDE, diseña la Estructura descentralizada del Estado. 5. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES implementa la desconcentración regional. 6. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, en conjunto con los Gobiernos Seccionales autónomos, participa en la elaboración de las reformas legales que sean pertinentes para lograr implementar la desconcentración regional. 7. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES acompaña a los Gobiernos Seccionales autónomos en el proceso de descentralización.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGRDE02

SUB - PROCESO: IMPLEMENTACION DEL NUEVO MODELO DESCONCENTRADO Y DESCENTRALIZADO DEL ESTADO UNIDAD DE REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO

HOJA #: 1 / 1.

DIRECCION DE REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO

SUBSECRETARÍA DE REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO

GOBIERNOS SECCIONALES AUTONOMOS

Diseña el S.N.C.P.

Diseña la Estructura Descentralizada

Inicio 1

Diseña el S.N.C.P.

Crea el S .N.C .P .

Implementa el Sistema

Diseña la Estructura Descentralizada

Implementa la Desconcentración Regional

Participa en Reformas Legales

Acompaña el proceso de Descentralización

Fin

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: SENPLADES; Asamblea Nacional Constituyente. ENTRADAS: Propuesta de un modelo desconcentrado y descentralizado del Estado.. SALIDAS: Reorganización Territorial del Estado. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central/Seccional/Local; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

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GESTIÓN DE INNOVACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA GENERACIÓN DE PLANES DE ACCION PARA LA INNOVACION DEL SECTOR PÚBLICO Las actividades de este Proceso, aún no están definidas, sin embargo, se propone el siguiente procedimiento:

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Generar planes de acción que permitan lograr una innovación de la gestión del sector público en el menor tiempo posible.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretario

Reforma

Democrática del Estado Directora de Innovación del Sector Público Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario

Reforma

Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Modernización del Sector Público

•

Constitución de la República

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

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1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.

•

Subsecretarías de SENPLADES.

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Directora de Innovación del Sector Público de SENPLADES, define un grupo de trabajo. 2. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, recopila información sobre las Instituciones del sector público. 3. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, consolida y estudia la información sobre las Instituciones del sector público. 4. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, realiza el levantamiento de percepciones/necesidades de las Instituciones del sector público. 5. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, estructura las necesidades del sector público (relacionadas a herramientas de modernización/innovación de gestión). 6. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, valida las necesidades. 7. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, en conjunto con la Directora de Innovación del Sector Público, identifica herramientas de modernización. (localmente y/o en el exterior) 8. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público, en conjunto con la Directora, define la(s) herramienta(s) de modernización que se deberían implementar en el Sector Público.

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9. La Directora de la Unidad de Innovación del Sector Público de SENPLADE elabora un Informe, en el cual se resumen todas las actividades anteriores. El Informe es remitido al Subsecretario de Reforma Democrática del Estado. 10. El Subsecretario de Reforma Democrática del Estado revisa el Informe. En caso de que el Informe requiera modificaciones, el Subsecretario solicita realizar las modificaciones del caso. 11. La Unidad de Innovación del Sector Público reformula la Propuesta; y la remite al Subsecretario de Reforma Democrática del Estado para su nueva revisión.

12. En caso de que el Informe no requiera modificaciones, el Subsecretario de RDE aprueba el Informe, mediante sumilla. 13. La Unidad de Innovación del Sector Público de SENPLADES, una vez aprobado el Informe, aplica la(s) herramienta(s) de innovación al interior de SENPLADES; con la coordinación de la Subsecretaría de Información e Investigación (Dirección de Recursos Tecnológicos). 14. La Unidad de Innovación del Sector Público de SENPLADES evalúa la herramienta aplicada. 15. En caso de que la herramienta aplicada ofrezca resultados positivos, las Instituciones del Sector Público aplican la herramienta; con la asesoría de SENPLADES. Finaliza el proceso. 16. En caso de que la herramienta presente fallas, se regresa a la actividad de definición de herramientas (Actividad 8) para definir una nueva herramienta y se continúa con el proceso.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008

PROCESO: GESTION DE LA INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGISP02

SUB - PROCESO: GENERACION DE PLANES DE ACCION PARA LA INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO

UNIDAD DE INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO

HOJA #: 1 / 1.

DIRECCION DE INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO

SUBSECRETARÍA DE REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO

SUBSECRETARÍA DE INFORMACIÓN E INVESTIGACIÓN

INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO

Inicio

Define Grupo de Trabajo

40 3 3.1

Revisa Informe Consolida & Estudia Información de las Instituciones del Sector Público 1

De Acuerdo?

Sí Realiza Levantamiento de Percepciones/Necesidades de las Instituciones del Sector Público

Plantea Modificaciones/Mejoras

Aprueba Informe

Estructura Necesidades 20 2

Valida Necesidades

Identifica Herramientas de Modernización

Define Herramienta(s) de Modernización

Elabora Informe 30 3 3

Reformulan Propuesta 3.1

Aplica Herramienta

Evalúa Herramienta

Ok?

Sí

Aplica Herramienta

DOCUMENTOS: - 1: Información - 2: Necesidades - 3: Informe - 3.1: Informe Reformulado

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central / Instituciones Públicas Extranjeras / Instituciones Privadas ENTRADAS: Necesidad de Innovar las Instituciones del Sector Público / Información SALIDAS: Herramientas de Innovación para el Sector Público aplicadas CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

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GESTION DE LA INVERSION PUBLICA

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretario

Inversiones

Públicas Director de Análisis de Proyectos

Director de Análisis de Proyectos Subsecretario

Inversiones

Públicas / Director de Análisis de Proyectos

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Presupuesto del Sector Público y su Reglamento

•

Ley de Transparencia Fiscal y su Reglamento

•

Ley de Educación Superior y su Reglamento

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Dirección de Análisis de Proyectos

•

Instituciones del Gobierno Central

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.

•

PND: Plan Nacional de Desarrollo 2007 - 2010

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Instituciones del Sector Público remiten sus proyectos de inversión pública a SENPLADES, mediante Oficio dirigido al Secretario Nacional de SENPLADES. 2. La Unidad de Archivo recibe los proyectos, realiza el respectivo proceso de “Ingreso de Documentación”, y remite la documentación al despacho del Secretario Nacional. 3. El Secretario Nacional, o su Asistente, remiten los proyectos a la Subsecretaría de Inversiones Públicas. 4. La Asistente de la Subsecretaría de Inversiones Públicas recibe los proyectos y registra los datos, ingresándolos en el SINAPRO. 5. La Asistente de la Subsecretaría de Inversiones Públicas entrega los proyectos (físicos) al Director de Análisis de Proyectos. 6. El Director de Análisis de Proyectos asigna los proyectos, mediante sumilla, a los distintos Analistas para su respectiva revisión. 7. Los Analistas estudian los proyectos. El estudio consiste en: a. Verificar que los proyectos se encuentren alineados al PND. b. Verificar que los proyectos sean parte del Plan de Desarrollo Local c. Verificar que el Proyecto cuente con un Estudio de Factibilidad d. Verificar que el Proyecto disponga de financiamiento garantizado.

8. En caso de que el proyecto NO cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador de Oficio con las observaciones correspondientes; y lo remite al Director de Análisis de Proyectos, quien a su vez lo remite al Subsecretario de Inversión Pública. 9. El Subsecretario de Inversiones Públicas remite el Oficio, con el dictamen de priorización desfavorable, a la Institución responsable del proyecto.

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10. En caso de que el proyecto SI cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador de Informe de Prioridad y un borrador de Oficio, los cuales son remitidos al Director de Análisis de Proyectos. 11. El Director de Análisis de Proyectos revisa los borradores. En caso de que los borradores estén correctamente elaborados, sumilla el Informe y remite al Subsecretario de Inversiones Públicas. En caso de que los borradores no se encuentren bien elaborados, el Director de Análisis de Proyectos realiza las correcciones del caso; sumilla el Informe y remite al Subsecretario de Inversiones Públicas. 12. El Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el Informe y el borrador de Oficio. En caso de que detecte errores, el Subsecretario de Inversión Pública solicita el Director de Análisis de Proyectos que realice las modificaciones pertinentes. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el documento corregido al Subsecretario de Inversión Pública para su nueva revisión. 13. En caso de que no detecte errores, el Subsecretario de Inversiones Públicas remite el Informe y el borrador de Oficio al Secretario Nacional, mediante Memorando. 14. El Secretario Nacional firma el Oficio y remite a la Institución responsable del proyecto, adjuntando el Informe de Priorización respectivo.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA

CÓDIGO DEL PROCESO: PPIP01

SUB - PROCESO: PRIORIZACION DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA

INSTITUCIONES DEL GOBIERNO CENTRAL

HOJA #: 1 / 1.

ASISTENTE DE SUBSECRETARIA DE INVERSION PUBLICA

ARCHIVO

DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS

ANALISTAS DE PROYECTOS

SUBSECRETARIO DE INVERSIONES PUBLICAS

SECRETARIO NACIONAL

Inicio

Remite(n) Proyecto(s)

30 1

1 2

120

Entrega Proyecto a Director 1

Ok?

Remite Informe y Oficio

Elabora Borrador de Oficio con observaciones correspondientes

Sí

100

Sí

Realiza Correcciones

130

Salida de Documentación

Sumilla y Remite

Sumilla Informe y Remite

Fin 3

120

Solicita Modificaciones

Cumple criterios?

Revisa Borrador de Informe y Borrador de Oficio

Fin

40 3

110

Ok?

Sí

Registra Datos

Analiza Proyecto

Remite a Subsecretaría de Inversión Pública

Verifica Informe

Ingreso de Documentación

Asigna Proyecto a Analista

Recibe Documentos

2 1

130

Firma Oficio

Remite Borrador de Oficio al Director

Elabora Borrador de Informe de Prioridad

110 3

Elabora Borrador de Oficio Remite Oficio a Entidad Responsable del Proyecto

60 4

Remite Borrador de Informe y Borrador de Oficio 50

100

3 5

Remite Borrador de Oficio al Subsecretario 5

DOCUM ENTOS: - 1: - 2: - 3: - 4: - 5: - 6: - 7:

Proyecto Oficio Borrador de Informe de Prioridad Borrador de Oficio Borrador de Oficio con observaciones Oficio firmado por Secretario Nacional Oficio con observaciones, firmado por Subsecretario de Inversión Pública

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Solicitud(es) de Priorización para Proyectos de Inversión Pública. SALIDAS: Solicitud de Priorización aceptada o rechazada. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). CONTROLES: Guía General para la Presenatción de Proyectos de Inversión y de Cooperación Técnica; Ley de Presupuesto del Sector Público; Ley de Transparencia Fiscal; Ley de Educación Superior. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

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REVISADO POR

APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Reprogramar, de manera objetiva, la asignación de recursos para los proyectos de Inversión Pública.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Director de Análisis de Proyectos

Director de Análisis de Proyectos Subsecretario de Inversiones Públicas / Director de Análisis de Proyectos

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Instituciones del Gobierno Central

•

Dirección de Análisis de Proyectos

•

Ministerio de Economía y Finanzas

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Instituciones del Gobierno Central solicitan al Subsecretario de Inversiones Públicas de SENPLADES, mediante Oficio, la reprogramación presupuestaria de un Proyecto. Las Instituciones deben adjuntar los datos actualizados del proyecto. 2. La Unidad de Archivo recibe los Oficios, realiza el respectivo proceso de “Ingreso de Documentación”, y remite la documentación al despacho del Subsecretario de Inversión Pública. 3. La Asistente de la Subsecretaría de Inversiones Públicas recibe la(s) solicitud(es); la(s) registra en el sistema SINAPRO; y entrega al Director de Análisis de Proyectos. 4. El Director de Análisis de Proyectos y/o los Analistas a su cargo, analizan la pertinencia de la solicitud. Para ello se debe verificar el estado del Proyecto para el cual se solicita la reprogramación, revisando los datos (adjuntos) del proyecto donde las Instituciones del Gobierno Central deben especificar: el grado de avance del proyecto; el cronograma valorado de actividades; y la justificación TECNICA de los incrementos y decrementos presupuestarios. 5. En caso de que sí se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico correspondiente y lo remite al Subsecretario de Inversiones Públicas. En caso de que no se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico correspondiente, señalando las razones por las cuales se niega la solicitud, y lo remite al Subsecretario de Inversiones Públicas. 6. El Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el Informe Técnico, sea este favorable o desfavorable. En caso de que el Informe Técnico no contenga errores, el Subsecretario firma el Oficio de resolución; y lo remite a la Institución pertinente. 7. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso “Salida de Documentación” y entrega la(s) Resolucion(es) a las Instituciones respectivas.

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8. En caso de que el Informe Técnico presente irregularidades, el Subsecretario de Inversión Pública solicita al Director de Análisis de Proyectos realizar las modificaciones del caso. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el Informe corregido al Subsecretario de Inversión Pública para su nueva revisión y posterior envío.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION

INSTITUCIONES DEL GOBIERNO CENTRAL

HOJA #: 1 / 1.

ASISTENTE DE SUBSECRETARIA DE INVERSION PUBLICA

ARCHIVO

DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS

SUBSECRETARÍA DE INVERSIONES PÚBLICAS

Inicio 10

Solicitan Reprogramación

2 1

Analiza Solicitud

Ingreso de Documentación

Verifica Informe

Ok? 1 2

Ok?

Elabora Informe Técnico de Negación

Sí

Recibe Solicitud

Solicita Modificaciones

Sí

Elabora Informe Técnico de Aprobación

Registra Datos

3 5

Remite Informe

Entrega a Director

Notifica Resolución

Recibe Notificación de Aprobación

4 5

Remite Informe

1 2

Fin

10 20 40 3

4 5

Salida de Documentación

4 5

Realiza Modificaciones

Recibe Notificación de Negación

60 70

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Oficio de Solicitud - 2: Datos del Proyecto - 3: Informe Técnico de Aprobación - 4: Informe Técnico de Negación - 5: Oficio / Notificación de Resolución

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos. SALIDAS: Aprobación/Negación de Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55) MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DEL PLAN ANUAL DE INVERSIONES PÚBLICAS

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Elaborar el documento que rige la ejecución de los proyectos de Inversión Pública a nivel nacional; y, a través de ello, servir de insumo para la elaboración de la Proforma Presupuestaria del Estado.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y

FUNCIONARIO Subsecretario

Inversiones

Públicas Director de Inversiones Públicas

Director de Inversiones Públicas

CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Inversiones

Públicas / Director de Inversiones Públicas

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Presupuesto del Sector Público

•

Ley de Transparencia Fiscal

•

Ley de Educación Superior

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Instituciones del Sector Público.

•

Subsecretaría de Inversión Pública.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.

•

PND: Plan Nacional de Desarrollo 2007 – 2010.

•

PAI: Plan Anual de Inversiones.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Secretario Nacional de SENPLADES envía una convocatoria a las entidades del Gobierno Central, tales como Ministerios y Entidades Adscritas, mediante Oficio, para que remitan sus proyectos de inversión pública. Se establece como fecha límite para remitir los proyectos hasta el 15 de junio del año en curso. 2. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso “Salida de Documentación” y entrega la convocatoria a las Instituciones respectivas. El envió del Oficio se lo realiza en los primeros días del mes de mayo de cada año 3. Las Instituciones del Gobierno Central reciben la convocatoria y remiten a SENPLADES los respectivos proyectos de inversión. 4. La Unidad de Archivo recibe los proyectos, realiza el respectivo proceso de “Ingreso de Documentación”, y remite la documentación al despacho del Secretario Nacional. 5. El Secretario Nacional, o su Asistente, remiten los proyectos a la Subsecretaría de Inversión Pública. 6. La Asistente de la Subsecretaría de Inversión Pública recibe los proyectos. 7. La Asistente de la Subsecretaría de Inversión Pública registra los datos del proyecto, así como la fecha de recepción, en el sistema SINAPRO. 8.

La Asistente de la Subsecretaría de Inversión Pública, luego de ingresar la información en el sistema, entrega los proyectos (documentos físicos) al Director de Análisis de Proyectos.

9. El Director de Análisis de Proyectos y los Analistas a su cargo, analizan los proyectos recibidos. El análisis de los proyectos consiste en: revisar que se cumpla con los lineamientos de la Guía General para la Presentación de Proyectos de Inversión y de Cooperación Externa, asegurar que los proyectos hayan sido priorizados por SENPLADES, y que los proyectos se encuentren alineados al PND. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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10. En caso de que el/los proyecto(s) analizado(s) cumpla(n) con los criterios de análisis, el Director de Inversiones Públicas incorpora el/los proyecto/s al Plan Anual de Inversiones. En caso de que los proyectos analizados NO cumplan con los criterios de análisis, son devueltos a la Instituciones responsables para que reformulen el Proyecto. Los proyectos devueltos ya no se incluyen en el PAI. 11. El Director de Análisis de Proyectos, en base a los proyectos que sí cumplen con los criterios de análisis, consolida el PAI, y lo presenta al Subsecretario de Inversión Públicas. 12. El Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el PAI consolidado. En caso de que no detecte errores, lo remite al Secretario Nacional, mediante Memorando y adjuntando el Borrador de Oficio. El Secretario Nacional de SENPLADES firma el Oficio y remite el PAI al Ministerio de Economía y Finanzas. 13. En caso de que el PAI consolidado contenga errores, el Subsecretario de Inversión Pública solicita el Director de Análisis de Proyectos que realice las modificaciones pertinentes. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el documento corregido al Subsecretario de Inversión Pública para su nueva revisión.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: ELABORACION DEL PLAN ANUAL DE INVERSIONES PUBLICAS

SECRETARÍA NACIONAL

HOJA #: 1 / 1.

ARCHIVO

ENTIDADES ADSCRITAS AL GOBIERNO

MINISTERIOS

DIRECCION DE INVERSIONES PUBLICAS

ASISTENTE DE SUBSECRETARIA DE INVERSION PUBLICA

SUBSECRETARIA DE INVERSION PUBLICA

Inicio 30

40 2

Envía Convocatoria Recibe Proyectos

50 2

Analiza Proyectos de Inversión Pública

Revisa Consolidado PAI

Salida de Documentación Registra Datos 1

Sí Sí

Reciben Convocatoria

Remiten Proyectos de Inversión Pública

Remite a Subsecretaría de Inversión Pública

Ok?

Cumple criterios?

Solicita Modificaciones

Devuelve Proyecto a Entidad Responsable

Entrega a Director

70 2

Incorpora Proyecto al Programa Anual de Inversiones

Remite PAI a Secretario Nacional

30 2

10 2

Ingreso de Documentación

Consolida Documento Final PAI 3

20 50 60 3

Remite PAI a Ministerio de Economía 3

Realiza Modificaciones

5 3 5

Salida de Documentación

DOCUMENTOS:

Fin

- 1: - 2: - 3: - 4: - 5:

Oficio de Solicitud Datos del Proyecto Informe Técnico de Aprobación Informe Técnico de Negación Oficio / Notificación de Resolución

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Proyectos de Inversión Pública. SALIDAS: Plan Anual de Inversiones Públicas consolidado. CLIENTE: Ministerio de Economía y Finanzas. CONTROLES: Guía General para la Presenatción de Proyectos de Inversión y de Cooperación Técnica; Ley de Presupuesto del Sector Público; Ley de Transparencia Fiscal; Ley de Educación Superior. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

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REVISADO POR

APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA ASISTENCIA TECNICA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Brindar capacitación y asistencia técnica en formulación y preparación de proyectos de inversión pública a toda Institución del Sector Público que lo solicite.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Director de Análisis de Proyectos

Director de Análisis de Proyectos Subsecretario de Inversiones Públicas / Director de Análisis de Proyectos

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Juntas Parroquiales

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Instituciones del Sector Público

•

Dirección de Análisis de Proyectos

•

Subsecretaría de Información e Investigación (en un futuro)

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Institución interesada solicita capacitación relacionada a la formulación y preparación de proyectos de inversión pública, mediante Oficio dirigido al Secretario Nacional de SENPLADES. 2. La Unidad de Archivo recibe la solicitud de capacitación, realiza el respectivo proceso “Ingreso de Documentación”, y remite la documentación al despacho del Secretario Nacional. 3. El Secretario Nacional de SENPLADES, o su Asistente, remite el Oficio de solicitud de capacitación a la Subsecretaría de Inversión Pública 4. El Subsecretario de Inversión Pública recibe la solicitud y a su vez sumilla al Director de Análisis de Proyectos. 5. El Director de Análisis de Proyectos debe esperar contar con un mínimo de tres solicitudes para coordinar la capacitación. Se coordina lugar, fecha, hora y logística respectiva. 6. Una vez que se tienen las tres solicitudes se ejecuta la capacitación; a través de talleres dictados por los analistas técnicos de la Dirección. 7. Las Entidades solicitantes, una vez finalizada la capacitación, deben brindar la retroalimentación respectiva a la Dirección de Inversiones y Proyectos.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA

CÓDIGO DEL PROCESO: PPIP06

SUB - PROCESO: ASISTENCIA TECNICA

ENTIDAD SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1.

SECRETARIA NACIONAL

ARCHIVO

SUBSECRETARIA DE INVERSION PUBLICA

DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS

Inicio 10

20 1

Solicita Capacitación

Remite Solicitud a Subsecretaría de Inversión Pública

Remite a Dirección de Análisis de Proyectos

1 1

Ingreso de Documentación

1 1

20 Existen 3 solicitudes?

Sí

Espera contar con 3 solicitudes

Coordina Capacitación

Ejecuta Capacitación

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Oficio de Solicitud

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Requerimiento(s) de capacitación. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES). CONTROLES: Ley de Juntas Parroquiales. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

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REVISADO POR

APROBADO POR

Página 120 de 402

GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

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Pรกgina 121 de 402

PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA’s)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las Instituciones (No Financieras) del Sector Público.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación Directora de Seguimiento

Directora de Seguimiento Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación

Directora

y de

Seguimiento

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal.

•

Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías de SENPLADES.

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

•

Instituciones del Sector Público.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. POA´s: Planes Operativos Anuales.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Secretario Nacional de Planificación envía un Oficio, adjuntando la Matriz de Seguimiento, a todas las instituciones del Sector Público. En el Oficio se indica el plazo hasta el cual deben remitir la información las instituciones. 2. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso “Salida de Documentación”. 3. Las instituciones del Sector Público reciben el Oficio. 4. Las instituciones completan y remiten la Matriz de Seguimiento, a través de la página web de SENPLADES. (Programa/Software). En caso de que las Instituciones no remitan la información, es responsabilidad de los Analistas de Seguimiento contactar a las Instituciones para solicitar nuevamente la información; y, deberán llenar la Matriz de Llamadas y Contactos. 5. Los analistas reciben la información, y la procesan. El procesamiento de la información consiste en: Confrontar la información de la Matriz de Seguimiento con el Plan Operativo Anual (línea base) de cada una de las instituciones, traducir a texto escrito la información de las Matrices de Seguimiento y elaborar gráficos que muestren de una manera más clara la información. Se dispone de 4 días para realizar esta actividad. 6. Los analistas, en base a la información procesada, elaboran un borrador de Informe, con conclusiones y recomendaciones; el cual es remitido a la Directora de Seguimiento, vía correo electrónico. El Informe deberá incluir adicionalmente estadísticas referentes a: a. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, cumpliendo con el tiempo de entrega; b. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, pero fuera del tiempo estipulado; c. Número de Instituciones que nunca remitieron la información solicitada. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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7. La Directora de Seguimiento consolida la información y la revisa. En caso de que se requieran modificaciones las realiza. En caso de que no se requieran modificaciones remite el Informe Preliminar a la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación, vía correo electrónico. 8. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación revisa el Informe Preliminar. En caso de que se requieran modificaciones solicita a la Directora de Seguimiento realizarlas. En caso de que no se requieran modificaciones autoriza a la Directora de Seguimiento la impresión del documento final. 9. La Directora de Seguimiento imprime el Informe Final de Seguimiento a POA´s y lo entrega a la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación. 10. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación remite el Informe Final de Seguimiento a POA´s al Secretario Nacional, mediante Memorando. 11. El Secretario Nacional elabora un Oficio y remite a la Presidencia de la República, adjuntando el Informe Final de Seguimiento a POA´s.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-1

SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A POA´s

HOJA #: 1 / 1.

ENTIDADES PUBLICAS

SECRETARIA NACIONAL

SUBSECRETARIA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION

ARCHIVO

DIRECCION DE SEGUIMIENTO

ANALISTAS

Inicio 10

2 1

Envía Oficio a Instituciones Públicas

Reciben Oficio

Reciben Información

2 1 2 1

Completan Matriz

Procesan Información

Salida de Documentación

Remiten Matriz

Elaboran Borrador de Informe

10 3

Remiten Borrador de Informe

30 5

Revisa Informe Preliminar 4

Consolida Información

Informe ok?

Solicta Modificaciones

Sí

Informe ok?

Realiza Modificaciones

Sí

Remite Informe Preliminar 5

Remite Informe

80 70 6 6

Elabora Oficio y Remite Informe a Presidencia

Imprime Informe Final

DOCUMENTOS:

6 6

Fin

1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 8:

Oficio Matriz Matriz completa Borrador de Informe Informe preliminar Informe Final Memorando Oficio

ICOMS/ELEMENT OS: PROVEEDORES: Instituciones -No Financieras- del Sector Público. ENTRADAS: Matriz de Seguimiento y Evaluación al Plan Operativo Anual. SALIDAS: Informe de Seguimiento al Cumplimiento de los Planes Operativos Anuales. CLIENT E: Presidente de la República. CONTROLES: Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal; Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

REVISADO POR

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APROBADO POR

PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar la ejecución oportuna y adecuada de la inversión pública en el país, para incentivar el desarrollo y el bienestar de la ciudadanía.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación Subsecretarías Regionales

Directora de Seguimiento Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación

Directora

y de

Seguimiento

1.3. BASE LEGAL:

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación

•

Subsecretaría de Inversiones Públicas

•

Subsecretarías Regionales

•

Instituciones del Sector Público

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PAI: Plan Anual de Inversión.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Subsecretario de Inversiones Públicas de SENPLADES remite el PAI, junto con el Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento, a la Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. El envío se lo realiza a través del correo electrónico. 2. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación de SENPLADES recibe el Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento y asigna a los responsables de realiza el seguimiento. 3. Las Subsecretarías Regionales de SENPLADES, en coordinación con la Dirección de Seguimiento, realizan el seguimiento a los Proyectos a través de visitas personales en los sitios de ejecución de los proyectos. En las visitas de campo se recopila información relacionada a: • Avance o estado del Proyecto • Ejecución presupuestaria 4. Las Subsecretarías Regionales, a través de los responsables designados para las visitas a los proyectos, elaboran Reportes del estado de cumplimiento de cada uno de los proyectos, al finalizar todas las visitas. La elaboración de estos reportes consiste en ingresar al sistema PPI/POA y contestar las preguntas que constan en el sistema. Una vez que hayan sido respondidas todas las preguntas se debe guardar la información. 5. La Subsecretaria de Seguimiento, el Subsecretario de Inversiones Públicas y el Ministerio de Economía y Finanzas obtienen la información del estado de cumplimiento de los proyectos de inversión a los cuales se les realizó el seguimiento; a través del sistema.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-2

SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA

SUBSECRETARIA DE INVERSIONES PUBLICAS

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARIA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION

SUBSECRETARIAS REGIONALES

DIRECCION DE SEGUIMIENTO

MINISTERIO DE ECONOMIA

Inicio 10 2.3

Envia Listado de Proyectos Recibe Reporte

Recibe Listado Fin

Asigna Responsables

Realizan Seguimiento

Elaboran Reporte 2

10 2.2

2.1

Recibe Reporte

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Listado de Proyectos - 2.1: Reporte de Avance de Proyectos - 2.2: Reporte de Avance de Proyectos - 2.3: Reporte de Avance de Proyectos

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretaría de Inversión Pública. ENTRADAS: Plan Anual de Inversiones; Listado de Proyectos para realizar seguimiento. SALIDAS: Reporte de Avance-Cumplimiento de los Proyectos de Inversión. CLIENTE: Subsecretaría de Inversiones Públicas; Ministro de Finanzas; Presidente de la República. CONTROLES: Metodología de Seguimiento a Proyectos de Inversión Pública. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A METAS DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las Instituciones (No Financieras) del Sector Público, relacionados a la consecución de las metas del Plan Nacional de Desarrollo.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación Directora de Seguimiento

Directora de Seguimiento Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación

Directora

y de

Seguimiento

1.3. BASE LEGAL: Decreto Ejecutivo N° 745 (14 de noviembre de 2007)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación

•

Subsecretarías Regionales

•

Instituciones del Sector Público

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PND: Plan Nacional de Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Los Analistas de Seguimiento de SENPLADES solicitan la información a las Instituciones del Sector Público. La solicitud se la debe realizar a través Oficios. En la solicitud se debe indicar el tiempo del cual disponen las Instituciones para remitir la información. 2. Las Instituciones remiten la información solicitada. 3. Los Analistas de Seguimiento recopilan la información remitida por las Instituciones. En caso de que las Instituciones no remitan la información, los Analistas de Seguimiento deben realizar llamadas telefónicas, enviar correos electrónicos, o incluso visitar a las Instituciones para obtener la información. 4. Los Analistas de Seguimiento analizan la información recopilada. 5. Los Analistas de Seguimiento elaboran un borrador de Informe. 6. Los Analistas de Seguimiento remiten el borrador de Informe a la Directora de Seguimiento, vía correo electrónico. 7. La Directora de Seguimiento revisa el borrador de Informe, en coordinación con la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación. 8. En caso de que el borrador de Informe se encuentre sin errores la Directora de Seguimiento consolida el Informe Final, en coordinación con la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación. 9. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación remite el Informe Final de Seguimiento al Cumplimiento de Metas del PND al Secretario Nacional, mediante Memorando. 10. En caso de que el borrador de Informe contenga errores, la Directora de Seguimiento devuelve el borrador de Informe a los Analistas para que realicen las correcciones del caso. 11. Los Analistas de Seguimiento realizan las correcciones solicitadas, y remiten nuevamente el Informe a la Directora de Seguimiento, vía correo electrónico.

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12. La Directora de Seguimiento consolida el Informe Final, y la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluaci贸n remite el Informe Final de Seguimiento al Cumplimiento de Metas del PND al Secretario Nacional, mediante Memorando.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MARZO 2008

PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-4

SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMINETO DE METAS DEL PND

ANALISTAS DE SEGUIMIENTO

HOJA #: 1 / 1.

DIRECCION DE SEGUIMIENTO

INSTITUCIONES

SUBSECRETARÍA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION

Inicio 10 2

Solicitan Información

Revisa Borrador de Informe

Remiten Información

Ok? 1

Sí

Recopilan Información

Consolida Informe Final

Consolida Informe Final 3

Analizan Información 30

Elaboran Borrador de Informe

Remite Informe al Secretario Nacional

3 4

Remiten Borrador de Informe 2

Fin 10

Realizan Correcciones

DOCUMENTOS: - 1: Información (Indicadores) - 2: Borrador de Informe - 3: Informe Final - 4: Memorando

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Indicadores / POA´s SALIDAS: Informe de Seguimiento al Cumplimiento de Metas del PND. CLIENTE: Secretario Nacional; Instituciones Públicas del Gobierno Central. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIONES DE RESULTADOS E IMPACTO DE LAS ACCIONES DEL SECTOR PUBLICO

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Evaluar de manera objetiva y eficiente los resultados e impacto obtenidos por Programas/Proyectos/Políticas implementados por las Instituciones del Sector Público; en relación a las metas del Plan Nacional de Desarrollo.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación Director de Evaluación

Director de Evaluación

DE LA REVISION Y

Subsecretaria

Seguimiento

ACTUALIZACION

Evaluación / Director de Evaluación

1.3. BASE LEGAL: •

Decreto Ejecutivo 878. (Art. 3, literal f)

•

Decreto Ejecutivo 918 (Art. 7, literal h)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES

•

Instituciones del Sector Público

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

EVALUADOR: Persona ó Institución que se designa para que sea responsable de la evaluación del Programa / Políticas / Institución.

•

EVALUADO: Institución / Programa / Proyecto que es evaluado.

•

MARCO LOGICO: Metodología que sirve de guía para el diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de un Proyecto.

•

BDD: Base de Datos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación convoca a un Comité, el cual debe estar conformado por: un Evaluador, un representante de SENPLADES (Director de Evaluación), y el Evaluado. 2. El Comité decide si se realiza una evaluación de impacto o una evaluación de resultado. 3. Si el comité decide realizar una evaluación de resultado, verifica si el Programa o Proyecto presentado por el Evaluado dispone de un marco lógico. 4. En caso de que el Programa o Proyecto SÍ disponga de un marco lógico, el Evaluador evalúa dicho marco lógico. 5. El Evaluador evalúa el Programa o Proyecto, en su totalidad. La evaluación del Programa debe realizarse tomando como referencia el marco lógico. 6. El Evaluador elabora un Informe Final. 7. El evaluador ingresa toda la información generada durante el proceso en la Base de Datos. 8. En caso de que el Programa o Proyecto NO disponga de marco lógico, el Comité ayuda a establecer uno. 9. El Evaluado valida el marco lógico establecido por el Comité; y el Evaluador sigue el procedimiento correspondiente. 10. Si el comité decide realizar una evaluación de impacto, el Evaluado presenta la información referente al Programa / Proyecto / Política que se va a evaluar. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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11. El Evaluador plantea una metodología de evaluación. 12. El Comité valida la metodología propuesta por el Evaluador; y analiza si existe información disponible exacta para aplicar la metodología propuesta. 13. En caso de que SÍ exista información exacta, se autoriza al Evaluador aplicar la metodología. 14. El Evaluador aplica la metodología. 15. El Evaluador, luego de que aplica la metodología, elabora un Informe Final. 16. El Evaluador ingresa toda la información generada durante el proceso a la Base de Datos. 17. En caso de que NO exista información exacta para aplicar la metodología propuesta, el Evaluador genera los instrumentos necesarios para asegurar la recolección de información. 18. El Evaluador recolecta la información (Primera toma de datos) 19. El Evaluador, luego de recolectar la información, elabora un primer Informe. 20. El Evaluador, luego de un tiempo prudencial, recoge una segunda toma de datos. 21. El Evaluador evalúa el impacto del Programa / Proyecto / Política. La evaluación se debe realizar considerando las variables de interés. 22. El Evaluador elabora un Informe Final e ingresa toda la información generada a lo largo del proceso en la Base de Datos.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MARZO 2008

PROCESO: GESTION DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE02

SUB - PROCESO: EVALUACIONES DE RESULTADOS E IMPACTO DE LAS ACCIONES DEL SECTOR PUBLICO

SUBSECRETARIA SEGUIMIENTO. & EVAL.

HOJA #: 1 / 1.

COMITÉ

EVALUADO

EVALUADOR

Inicio 10

Convoca Comité

20 1

Evaluación de Impacto o Resultado?

Impacto

Valida Marco Lógico

Evalúa Marco Lógico

Evalúa Programa

Resultado

Elabora Informe Final 2

Sí

Existe marco lógico?

Ingresa Información a BDD 1

20 BDD

Ayuda a Levantamiento de Marco Lógico

Fin

Presenta Información

Plantea Metodología

40 40

Valida Metodología

Aplica Metodología Existe información exacta para metodología?

No Elabora Informe Final 60

Sí

70 8

Ingresa Información a BDD 50 4

Fin

BDD

Genera Instrumentos para Recolección de Información

Recolecta Información 5

Elabora Primer Informe 6

Recoge Segunda Toma de Datos 7

Evalúa Impacto

DOCUMENTOS: -

1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 8:

Marco Lógico Informe Final de Evaluación de Resultado Información Informe Final de Evaluación de Impacto Datos de primera recolección de información Primer Informe de Evaluación de Impacto Datos de segunda recolección de información Informe Final de Evaluación de Impacto

Elabora Informe Final 8

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público. ENTRADAS: Programas / Proyectos. SALIDAS: Informes de Evaluación de Resultado y/o Informes de Evaluación de Impacto. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones del Sector Público; Ciudadanía / País. CONTROLES: Decreto Ejecutivo 878; Decreto Ejecutivo 918. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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4.3. PROCESOS DE APOYO

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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GESTION DE LA ASESORIA JURIDICA

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE CONSULTAS

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Brindar asesoramiento a los Funcionarios de SENPLADES sobre consultas en temas jurídicos.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Asesoría Jurídica Asesores Jurídicos

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Director(a) de la Unidad de Asesoría

ACTUALIZACION

Jurídica / Asesores Jurídicos

1.3. BASE LEGAL: •

Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva (ERJAFE)

•

LOSCCA y su Reglamento

•

Resoluciones de SENRES

•

Ley de Modernización

•

Ley de Transparencia y Acceso a la Información

•

Orgánico Funcional de SENPLADES

•

Demás leyes y reglamentos atenientes a la consulta que se recepte.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

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1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Unidad de Asesoría Jurídica

•

Unidad de Calidad y Productividad

•

Secretaría Nacional

•

Subsecretaría General

•

Subsecretarías de SENPLADES

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquier funcionario de SENPLADES solicita asesoría jurídica, a través de un Memorando. 2. La Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica de SENPLADES recepta el Memorando con la consulta; y lo entrega al Asesor Jurídico de SENPLADES. La Asistente debe registrar la fecha y hora de recepción. 3. El Asesor Jurídico asigna la consulta a un técnico de la Unidad de Asesoría Jurídica de SENPLADES; mediante sumilla. 4. El Técnico Jurídico asignado, recopila antecedentes. La recopilación de antecedentes se realiza de acuerdo a la consulta. 5. El Técnico Jurídico asignado, analiza la petición. 6. El Técnico Jurídico asignado, ofrece una respuesta en Derecho; a través de un Memorando de respuesta. El Memorando (borrador) es remitido a la Coordinadora de Asesoría Jurídica para su revisión. 7. La Coordinadora de Asesoría Jurídica recibe el Memorando y revisa la respuesta en Derecho. 8. En caso de que la respuesta requiera correcciones, la Coordinadora de Asesoría Jurídica solicita las modificaciones necesarias.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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9. El Técnico Jurídico asignado, realiza las modificaciones solicitadas por la Coordinadora de Asesoría Jurídica; y remite el Memorando al Asesor Jurídico para su conocimiento y firma. 10. En caso de que la respuesta no requiera correcciones, la Coordinadora de Asesoría Jurídica sumilla el Memorando y lo remite al Director de Asesoría Jurídica para su conocimiento y firma. 11. El Director de Asesoría Jurídica firma el Memorando de respuesta; y lo entrega a la Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica, para que lo remita el Funcionario solicitante. 12. El Funcionario solicitante recibe la respuesta a su consulta.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: ASESORIA JURIDICA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR01

SUB - PROCESO: GESTION DE CONSULTAS

HOJA #: 1 / 1

ASESORÍA JURÍDICA

FUNCIONARIO SOLICITANTE

ASISTENTE

DIRECTOR

TECNICO JURÍDICO

COORDINADORA

Inicio 10

Solicita Asesoría Jurídica

Revisa Respuesta en Derecho

Recepta Consulta Ok?

Solicita Modificaciones

Sí

Asigna Técnico Responsable

Recopila Antecedentes

Analiza Petición

Ofrece Respuesta en Derecho 2

20 2

Firma Memorando

Realiza Modificaciones

Remite Memorando

Recibe Respuesta

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Memorando de solicitud - 2: Memorando de respuesta

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitud de asesoría jurídica. SALIDAS: Solicitud atendida (Respuesta en Derecho). CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES. CONTROLES: Estatutos, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA PATROCINIO (Administrativo y/o Contencioso Administrativo)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Vigilar, controlar, impulsar, supervisar y ejecutar procesos judiciales relacionados con SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Director de la Unidad de Asesoría Jurídica Asesores Jurídicos

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Director de la Unidad de Asesoría

ACTUALIZACION

Jurídica / Asesores Jurídicos

1.3. BASE LEGAL: •

Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva

•

LOSCCA y su Reglamento

•

Ley de Contratación Pública y su Reglamento

•

Código Civil

•

Código de Procedimiento Penal

•

Demás leyes y reglamentos que atañen al Patrocinio

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Unidad de Asesoría Jurídica

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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•

Unidad de Calidad y Productividad

•

Secretaría Nacional

•

Subsecretaría General (En el caso de que se encuentre involucrada en el proceso)

•

Subsecretarías de SENPLADES (En el caso de que se encuentren involucradas en el proceso)

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Unidad de Asesoría Jurídica recibe el Escrito/Solicitud/Petición/Demanda, debidamente fundamentados y cumpliendo con todos los requisitos necesarios conforme a la Ley. 2. La Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica de SENPLADES recepta el Escrito/Solicitud/Petición/Demanda. Registra la fecha y hora de recepción; y entrega al Director de Asesoría Jurídica. 3. El Director de la Unidad de Asesoría Jurídica asigna a un responsable de atender la causa. 4.

El Técnico Jurídico responsable analiza el caso y procede a dar el trámite legal respectivo; considerando plazos y términos legales.

5. El Técnico Jurídico responsable, una vez analizada la causa, elabora el documento pertinente (contestación, aclaración, ampliación, legitimación de personería, etc.), el cual debe ser firmado por el Secretario Nacional de SENPLADES y el Asesor Jurídico o, en su defecto, por el asesor Jurídico y el responsable de Patrocinios. 6.

El responsable de Patrocinio, conjuntamente con el Asesor Jurídico, vigilan lo que la autoridad competente realiza y que su accionar esté conforme a Derecho.

7. De ser el caso, el responsable de Patrocinios debe impulsar la causa ante la autoridad competente. 8. El responsable de Patrocinios debe intervenir en la causa hasta la conclusión definitiva de ésta (dictamen de sentencia). Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: ASESORIA JURIDICA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR02-1

SUB - PROCESO: PATROCINIO (Administrativos y/o Contencioso Administrativos) ASESORÍA JURÍDICA

HOJA #: 1 / 1

TÉCNICO JURÍDICO

RESPONSABLE DE PATROCINIOS

SECRETARÍA NACIONAL

Inicio

Recibe Escrito, Solicitud, Petición, Demanda, etc 1

Asigna Técnico Responsable

Analiza el Caso

Procede a dar trámite legal respectivo

Elabora Documento pertinente 2

Firma Documento

Remite Documento

Vigila Actuación de la Autoridad Competente

Se necesita impulsar la causa?

Sí

Interviene en la Causa hasta su conclusión

Fin Impulsa la Causa

Interviene en la Causa hasta su conclusión

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Escrito / Petición / Demanda - 2: Resolución

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Escrito, Solicitud, Petición, Demanda, etc. SALIDAS: Resolución. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES. CONTROLES: Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA PATROCINIO (Extrajudiciales)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Solucionar cualquier conflicto de orden judicial por la vía del diálogo, para no tener que recurrir a procesos judiciales.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Director de la Unidad de Asesoría Jurídica Asesores Jurídicos

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Director de la Unidad de Asesoría

ACTUALIZACION

Jurídica / Asesores Jurídicos

1.3. BASE LEGAL: •

Aplicación de la Norma Legal de acuerdo al caso.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Unidad de Asesoría Jurídica

•

Unidad de Calidad y Productividad

•

Secretaría Nacional

•

Subsecretaría General (En el caso de que se encuentre involucrada en el proceso)

•

Subsecretarías de SENPLADES (En el caso de que se encuentren involucradas en el proceso)

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Demandante envía el Escrito/Solicitud/Petición/Demanda a SENPLADES. 2. La Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica de SENPLADES recepta el Escrito/Solicitud/Petición/Demanda. Registra la fecha y hora de recepción; y entrega al Director de Asesoría Jurídica. 3. El Director de la Unidad de Asesoría Jurídica asigna a un Técnico Jurídico responsable de atender la demanda. 4. El Técnico Jurídico contacta al Demandante, para mostrar la voluntad de solucionar el problema o los puntos divergentes en base al diálogo. Se establece día, fecha y hora para iniciar las conversaciones. 5. El Técnico Jurídico responsable se reúne, en el lugar, fecha y hora acordados, para negociar con el Demandante hasta llegar a un acuerdo beneficioso para cada uno. 6. En caso de que se llegue a un acuerdo, finaliza el proceso; con la elaboración del respectivo documento el cual debe ser legalizado conforme a Derecho. 7. Si no se llega a un acuerdo, se inicia el proceso administrativo o judicial pertinente.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: ASESORIA JURIDICA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR02-2

SUB - PROCESO: PATROCINIO (Extrajudiciales)

DEMANDANTE

HOJA #: 1 / 1

ASESORÍA JURÍDICA

TÉCNICO JURÍDICO

Inicio

Envía Escrito, Solicitud, Petición, Demanda, etc

Recibe Escrito, Solicitud, Petición, Demanda, etc

Contacta al Demandante

Negocia con el Demandante

Acuerdo?

SÍ Patrocinio (Adm. o Judicial)

Elabora Documento

Legaliza Documento

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Escrito / Petición / Demanda

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Demandantes. ENTRADAS: Solicitud de asesoría jurídica. SALIDAS: Acuerdo o Proceso de Patrocinio Contencioso o Judicial. CLIENTE: SENPLADES. CONTROLES: Estatutos, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA PATROCINIO (Judiciales)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Defender los derechos e intereses de SENPLADES durante cualquier proceso judicial en el que participe la Institución.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Director de la Unidad de Asesoría Jurídica Asesores Jurídicos

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Director de la Unidad de Asesoría

ACTUALIZACION

Jurídica / Asesores Jurídicos

1.3. BASE LEGAL: •

Constitución de la República del Ecuador

•

Código de Procedimiento Penal

•

Código de Procedimiento Civil

•

Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva

•

Demás leyes y reglamentos, según el caso.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Unidad de Asesoría Jurídica

•

Unidad de Calidad y Productividad

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•

Secretaría Nacional

•

Subsecretaría General (En el caso de que se encuentre involucrada en el proceso)

•

Subsecretarías de SENPLADES (En el caso de que se encuentren involucradas en el proceso)

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Asesor Jurídico de SEPLADES determina si el proceso judicial es un proceso civil o un proceso penal. 2. En caso de que sea un proceso penal, el Asesor Jurídico de SENPLADES asigna un técnico responsable del proceso. 3. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa de indagación del proceso penal. 4. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa de instrucción del proceso penal. 5. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa intermedia del proceso penal. 6. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa de juzgamiento del proceso penal. 7. La Autoridad competente dicta sentencia. En caso de que la sentencia dictada sea favorable para SENPLADES, finaliza el proceso. En caso de que la sentencia dictada por parte de la Autoridad competente no sea favorable para SENPLADES, el Técnico Jurídico responsable debe impugnar la sentencia. 8. En caso de que sea un proceso civil, el Asesor Jurídico determina si se trata de una demanda recibida (se actúa como demandado) o si se plantea una demanda (se actúa como demandante). 9. En caso de que SENPLADES sea el Demandado, el Técnico Jurídico responsable contesta la demanda. 10. El Técnico Jurídico acude a la audiencia.

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11. El Técnico Jurídico presenta las pruebas de descargo ante la Autoridad competente, según el caso. 12. El Técnico Jurídico presenta los alegatos correspondiente, según el caso. 13. La Autoridad competente dicta sentencia. En caso de que la sentencia dictada sea favorable para SENPLADES, finaliza el proceso. En caso de que la sentencia dictada por parte de la Autoridad competente no sea favorable para SENPLADES, el Técnico Jurídico responsable debe impugnar la sentencia. 14. En caso de que SENPLADES sea el Demandante, el Técnico Jurídico responsable presenta la demanda ante la Autoridad competente, según el caso. Luego el proceso se encadena con la actividad 10.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: ASESORIA JURIDICA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR02-3

SUB - PROCESO: PATROCINIO (Judiciales)

HOJA #: 1 / 1

ASESORÍA JURÍDICA

TÉCNICO JURÍDICO

AUTORIDAD COMPETENTE

Inicio 10

Proceso Civil o

Participa en Etapa de Indagación

Penal

Asigna Técnico Responsable

Civil

Participa en Etapa de Instrucción

Participa en Etapa Intermedia

Participa en Etapa de Juzgamiento Demandante o Demandado?

Demandante

Demandado

Dicta Sentencia 20 20

50 30

Contesta Demanda Presenta Demanda Acude a Audiencia

Presenta Pruebas

Presenta Alegatos

Sentencia Favorable?

Sí Participa en Etapa de Impugnación

Fin DOCUMENTOS: Fin

1: 2: 3: 4:

Citación Excepciones Prueba(s) de Descargo Resolución

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Juez ENTRADAS: Citación o Notificación. SALIDAS: Resolución a favor de SENPLADES. CLIENTE: SENPLADES CONTROLES: Código de Procedimiento Civil, Código de Procedimiento Penal y Código de Trabajo. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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GESTION DEL TALENTO HUMANO

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICACION DEL TALENTO HUMANO

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Planificar, coordinar, ejecutar, verificar y controlar la planificación anual del Talento Humano de SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

•

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES establece un diagnóstico de la situación actual del talento humano dentro de la Institución. Esta actividad se debe realizar en coordinación con los Subsecretarios o en su defecto con los Directores de todas las Subsecretarías; considerando, además, la planificación operativa de cada una de las Subsecretarías. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. de SEPLADES, recopila la información obtenida de la actividad anterior. 3. El Analista de RR.HH. procesa la información; y elabora un Informe de la situación actual del talento humano dentro de SENPLADES. 4. El

Director

Unidad

RR.HH.

SENPLADES

revisa

el Informe. 5. En caso de que el Informe requiera modificaciones, el Director de RR.HH. solicita las correcciones del caso. 6. El Analista de RR.HH. realiza las correcciones solicitadas por el Director y remite el Informe para su nueva revisión. 7. En caso de que el Informe esté sin errores, la Unidad de RR.HH. de SENPLADES imprime el Informe. El Informe (copia original) es remitido a SENRES. Una copia de Informe es archivada en la Unidad de RR.HH. 8. La SENRES recibe el Informe. Finaliza el proceso.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH01-1

SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS (Planificación del Talento Humano) DIRECCION RR.HH.

HOJA #: 1 / 1

ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS

SENRES

Inicio 30 1 2

Realiza Diagnóstico de la Situación Actual del Recurso Humano

Recibe Informe

Recopila Información Fin Procesa Información

Elabora Informe de la Situación Actual del Recurso Humano

Revisa Informe

Informe Correcto?

Solicita Modificaciones

Sí

Imprime Informe 1

1.1

Realiza Modificaciones

DOCUMENTOS: - 1: Informe: Planificación del Talento Humano - 1.1: Copia de Informe - 2: Oficio

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Subsecretarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitudes de Personal. SALIDAS: Planificación del Talento Humano. CLIENTE: Todos los Subsecretarios de SENPLADES. CONTROLES: Norma Técnica de Administración de Recursos Humanos (SENRES), LOSCCA, Políticas y Normativas SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE PUESTOS

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Estructurar y administrar un sistema que permita valorar los puestos de trabajo dentro de la Institución y determinar escalas salariales, de una manera objetiva.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

•

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Autoridad Nominadora (Secretario Nacional) de SENPLADES dispone la realización de un Estudio de Clasificación de Puestos. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES define la Estructura de Puestos actual. 3. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES compara la estructura de puestos actual versus la estructura organizacional, planificación de RR.HH. y planes operativos. 4. En caso de que la estructura ocupacional no se ajuste a los requerimientos de los procesos institucionales, el Director de la Unidad de RR.HH. redefine la estructura de puestos. 5. En caso de que la estructura ocupacional sí se ajuste a los requerimientos de los procesos institucionales, el Director de la Unidad de RR.HH. establece la estructura de puestos institucional 6. El Director de la Unidad de RR.HH. realiza el levantamiento de perfiles de puestos por competencias. 7. El Director de la Unidad de RR.HH. realiza las descripciones y determina los perfiles 8. de competencias de los puestos. 9. El Director de la Unidad de RR.HH. valida la información de la descripción de puestos y perfiles, en conjunto con el Secretario Nacional. 10. El Secretario Nacional remite el Informe a la SENRES, mediante Oficio.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH01-2

SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS (Administración de Puestos)

HOJA #: 1 / 1

DIRECCION RR.HH.

SECRETARÍA NACIONAL

Inicio

Dispone realización de Estudio de Calsificación de Puestos

Define Estructura de Puestos actual

Compara estructura de puestos actual vs. estructura organizacional, planificación de RR.HH. y planes operativos

Estructura ocupacional se ajusta a requerimientos de procesos institucionales?

Sí Redefine la estructura de puestos

Establece la estructura de puestos institucional 1

Realiza el levantamiento de perfiles de puestos por competencias

Realiza las descripciones y determina los perfiles de competencias de los puestos 2

Valida Información

Remite Informe a la SENRES 3

3.1 4

Fin

DOCUMENTOS: -

1: 2: 3: 4:

Estructura ocupacional institucional Manual de Clasificación de Puestos Informe Oficio

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Unidad de RR.HH.; Subsecretarías de SENPLADES. ENTRADAS: Orgánico posicional, Número y denominación de puestos; Estructura organizacional, Planes Operativos. SALIDAS: Manual de Clasificación de Puestos CLIENTE: SENPLADES, SENRES. CONTROLES: LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PERSONAL

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar la adecuada selección y contratación de los perfiles requeridos para suplir las vacantes que se generen dentro de la Institución.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

•

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES realiza un análisis TécnicoJurídico de la Bolsa de Trabajo. 2. En caso de que no exista una vacante disponible finaliza el proceso. 3. En caso de que sí exista una vacante el Director de la Unidad de RR.HH. recepta la disposición de concurso de merecimiento. 4.

El Director de la Unidad de RR.HH. conforma el Tribuna de Méritos y Oposición.

5. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora la convocatoria para el concurso de merecimientos. 6. El Director de la Unidad de RR.HH. revisa y suscribe la convocatoria. 7. El Director de la Unidad de RR.HH. difunde la convocatoria al concurso. 8. El Director de la Unidad de RR.HH. recepta las carpetas de los aspirantes a la vacante. 9. El Director de la Unidad de RR.HH. verifica los requisitos de los aspirantes. 10. En caso de que el/los aspirante/s no cumpla/n con los requisitos, el Director de RR.HH: registra el no cumplimiento en el banco de datos; y comunica a los interesados. 11. En caso de que el/los aspirante/s sí cumpla/n con los requisitos, el Director de RR.HH., convoca a los aspirantes calificados. 12. El Director de RR.HH. ejecuta las pruebas y entrevistas a los aspirantes calificados. 13. El Director de RR.HH. revisa las pruebas y analiza entrevista de cada uno de los aspirantes. 14. El Director de RR.HH. emite un Informe con la terna de los posibles elegibles, el cual es remitido al Secretario Nacional. 15. El Secretario Nacional elige al aspirante ganador. 16. El Director de RR.HH. recepta el documento con el nombre del ganador del concurso. 17. El Director de RR.HH. emite una Acción de Personal. 18. El Director de RR.HH. registra la Acción de Personal. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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19. El Director de RR.HH. archiva la documentaci贸n del nuevo Funcionario en una carpeta que se debe crear espec铆ficamente para el nuevo Funcionario. 20. EL Director de RR.HH. aplica el Plan de Inducci贸n con el nuevo Funcionario.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH01-3

SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS (Selección de Personal)

HOJA #: 1 / 1

DIRECCION RR.HH.

SECRETARÍA NACIONAL

Inicio

Realiza análisis Técnico-Jurídico de la Bolsa de Trabajo 1

Existe vacante?

Fin

Sí

Recepta disposición de concurso de merecimiento

Confoma el Tribunal de Méritos y Oposición

Elabora convocatoria para el concurso de merecimientos

Revisa y suscribe la convocatoria

Difunde la convocatoria

Recepta las carpetas de los aspirantes

Verifica requisitos

Cumple con los requisitos?

Sí Registra en banco de datos

Convoca a aspirantes calific ados

Ejecuta pruebas y entrevista

Comunica a interesados

Fin

Revisa pruebas y analiza entrevista

Emite Informe 1 1

Elige al aspirante ganador

Recepta documento con nombre del ganador

Emite Acción de Personal 2

Registra Acción de Personal

Archiva Documentación del Nuevo Funcionario

Aplica Plan de Inducción DOCUMENTOS: Fin

- 1: Informe - 2: Acción de Personal

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional; Director de RR.HH:; Subsecretarios. ENTRADAS: Solicitud para cubrir vacante SALIDAS: Inducción brindada al nuevo Funcionario. CLIENTE: Secretario Nacional; Director de RR.HH:; Subsecretarios. CONTROLES: LOSCCA, Norma Técnica de Evaluación del Desempeño (SENRES), Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL TALENTO HUMANO

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Generar una cultura de evaluación para determinar el aporte de todos los funcionarios en la consecución de los objetivos institucionales y, a partir de la evaluación, generar acciones de mejora que permitan asegurar altos niveles de desempeño dentro de la Institución.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

•

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES elabora el Plan de Evaluación del Desempeño. 2. La Autoridad Nominadora (Secretario Nacional) de SENPLADES conforma el Comité de Servicios y Evaluación del Desempeño. 3. El Director de RR.HH. determina las herramientas e instrumentos técnicos a aplicarse durante el proceso de evaluación del desempeño. 4. El Director de RR.HH. elabora una circular informando al personal de la Institución sobre el inicio de las evaluaciones. 5. El Director de RR.HH. coordina el entrenamiento de los evaluadores. 6. El Director de RR.HH. envía documentación para la aplicación de las evaluaciones. La documentación es remitida a los Directores y/o Coordinadores de las áreas. 7. El Director de RR.HH. realiza las evaluaciones; analizando y estudiando el desempeño de los Funcionarios de acuerdo a lo requerido en el formulario de evaluación. 8. El Director de RR.HH. legaliza los formularios de evaluación con las respectivas firmas de responsabilidad. Los formularios legalizados son archivados en la Unidad de RR.HH. 9. En caso de que el Funcionario evaluado no esté conforme con la evaluación, el Funcionario evaluado puede presentar su respectiva queja al Tribunal de Reclamos. 10. El Tribunal de Reclamos revisa la evaluación del funcionario; y emite Dictamen. 11. En caso de que el Funcionario evaluado esté conforme con la evaluación, los Directores y/o Coordinadores elaboran un Informe técnico final; en el cual se detallen las calificaciones obtenidas individualmente.

Las calificaciones individuales son

entregadas a cada uno de los Funcionarios evaluados; 12. El Director de RR.HH. formula un Plan de Mejoramiento. Finaliza el proceso. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH01-4

SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS (Evaluación del Desempeño) DIRECCION RR.HH.

HOJA #: 1 / 1

SECRETARÍA NACIONAL

DIRECTORES / COORDINADORES

FUNCIONARIO(S) EVALUADO(S)

TRIBUNAL DE RECLAMOS

Inicio

Elabora Plan de Evaluación del Desempeño 1

Conforma Comité de Servicios y Evaluación del Desempeño

Determina las herramientas e instrumentos técnicos a aplicarse 2

Elabora circular informando sobre el inicio de las evaluaciones 3

Coordina el entrenamiento de los evaluadores

Envía documentación para la aplicación de las evaluaciones 4 4

Realizan evaluaciones

Legaliza formularios de evaluación 5

Conforme con la evaluación?

Sí

Elabora Informe Técnico final

No 6

Formula Plan de Mejoramiento

Presenta queja respectiva al tribunal de reclamos

Revisa evaluación del funcionario

Fin

Emite Dictamen

DOCUMENTOS: - 1: Plan de Evaluación del Desempeño - 2: Formularios de medición de gestión y desempeño - 3: Circular - 4: Herramientas e instrumentos técnicos - 5: Formulario legalizado - 6: Informe final

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Subsecretarios de SENPLADES. ENTRADAS: Disposición de realizar evaluación del desempeño de los funcionarios. SALIDAS: Informe de Evaluación del Desempeño de los funcionarios de SENPLADES. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Unidad de RR.HH. CONTROLES: LOSCCA, Norma Técnica de Evaluación del Desempeño (SENRES), Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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REVISADO POR

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APROBADO POR

Página 166 de 402

PROCEDIMIENTO PARA CAPACITACION Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Reforzar y complementar la capacidad cognitiva y técnica de todos los Funcionarios de SENPLADES, mediante la generación de conocimientos y el desarrollo de habilidades; para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo integral de las personas.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

•

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Director de la Unidad de RR.HH. determina las competencias que se deben desarrollar. Esta determinación se realiza teniendo como insumo los resultados de la evaluación del desempeño. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. revisa e introduce ajustes al borrador de Plan de Desarrollo de Competencias. 3. El Director de RR.HH. elabora la programación detallada de los eventos de capacitación. 4. El Director de RR.HH. difunde a todos los Funcionarios los programas de capacitación. 5. El Director de RR.HH. inscribe al personal que será capacitado. Se obtiene una nómina de los participantes en el evento. 6. El Director de RR.HH. ejecuta y desarrolla la capacitación. 7.

El Director de RR.HH. elabora los certificados del evento de capacitación.

8. El Director de RR.HH. evalúa el cumplimiento del Plan de Capacitación. Elabora un Informe sobre la capacitación realizada; mismo que es remitido a la Autoridad Nominadora (Secretario Nacional). 9. El Director de RR.HH. evalúa el impacto de la capacitación.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH01-5

SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS (Capacitación y Desarrollo del Talento Humano)

HOJA #: 1 / 1

DIRECCION DE RR.HH.

Inicio

Determina competencias por desarrollar 1

Revisa e Introduce ajustes al borrador de Plan de Deasrrollo de Competencias 2

Elabora programación de eventos de capacitación

Difunde programas de capacitación

Inscribe al personal que será capacitado 3

Ejecuta y desarrolla la capacitación

Elabora certificados del evento de capacitación 4

Evalúa cumplimiento del Plan de Capacitación 5

Evalúa el impacto de la capacitación

Fin

DOCUMENTOS: -

1: 2: 3: 4: 5:

Informe de Diagnóstico de necesidades de capacitación Plan de Desarrollo de Competencias Nómina de participantes en la capacitación Certificados Informe sobre la capacitación realizada

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Unidad de RR.HH.; Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Resultados de la evaluación del desempeño, Requerimientos personales. SALIDAS: Funcionarios capacitados. CLIENTE: Todos los Funcionarios de SENPLADES. CONTROLES: LOSCCA (Art. 47 y 79); SENRES; Presupuesto; Reglamento Interno de Talento Humano. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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REVISADO POR

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APROBADO POR

Página 169 de 402

PROCEDIMIENTO PARA INGRESO AL SERVICIO CIVIL

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el ingreso de profesionales de alto nivel al Servicio Civil.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

•

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES determina el cumplimiento del perfil de exigencias del puesto por parte del servidor. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora un Informe técnico, producto del estudio efectuado a los Funcionarios. 3. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora el Proyecto de resolución de incorporación de los Funcionarios a la carrera administrativa. 4. El Director de la Unidad de RR.HH. remite el Informe y Proyecto de Resolución a SENRES. 5. La SENRES recibe el Informe y Proyecto de Resolución. 6. La SENRES estudia y analiza la propuesta. 7. La SENRES emite la resolución de incorporación de los Funcionarios a la carrera administrativa. Se entrega un Certificado de ingreso a la carrera administrativa al Funcionario, y una copia del Certificado se archiva en el expediente del Funcionario.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-1

SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS (Ingreso al Servicio Civil)

HOJA #: 1 / 1

DIRECCION RR.HH.

SENRES

Inicio

Determina el cumplimiento del perfil de exigencias del puesto por parte del servidor

Elabora Informe técnico 1

Elabora Proyecto de Resolución 2

Remite Informe y Proyecto de Resolución 1

Recibe Informe y Proyecto de Resolución

Estudia y Analiza propuesta

Emite Resolución de Incorporación 3

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Informe de Recursos Humanos - 2: Proyecto de Resolución - 3: Certificados de Ingreso a la carrera Administrativa

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Autoridad Nominadora de SENPLADES. ENTRADAS: Disposición para realizar estudio; Expediente del Servidor. SALIDAS: Funcionarios ingresados en la carrera administrativa.. CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES. CONTROLES: LOSCCA, SENRES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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APROBADO POR

Página 172 de 402

PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU (Vacaciones)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar que todos los Funcionarios de SENPLADES hagan uso de su derecho de acceder a vacaciones, de conformidad al Marco Legal vigente.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 173 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia/vacación, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. coteja el Kardex de vacaciones vs. permisos. 3. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora acción de personal. 4. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 6. El Director de la Unidad de RR.HH. planifica las actividades del departamento, considerando la ausencia del Funcionario que solicita la licencia/vacación. 7. El Funcionario solicitante, retorna de sus vacaciones; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que ha retornado de sus vacaciones.

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Página 174 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-2.1

SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS (Licencias con RMU - Vacaciones)

HOJA #: 1 / 1

DIRECCION DE RR.HH.

SOLICITANTE

Inicio

Solicita licencia/vacación 1

Coteja kardex de vacaciones vs. permisos 2

Elabora acción de personal 3

Legaliza acción de personal

Despacha acción de personal 3.1

3.2

Planifica actividades del departamento

Retorna de Vacaciones

Firma Hoja de Entrada P

Fin

DOCUMENTOS: -

1: Solicitud 2: Inventario de vacaciones 3: Acción de Personal 3.1: Copia de Acción de Personal 3.2: Copia de Acción de Personal 4: Registro de Asistencia

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitudes/Necesidades de vacaciones SALIDAS: Plan Anual de Vacaciones en ejecución. CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES. CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

Página 175 de 402

PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU (Enfermedad)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 176 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. Considerando que la licencia se la solicita por motivos de enfermedad, el solicitante debe adjuntar a su solicitud el respectivo certificado médico. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. analiza la solicitud. 3. En caso de que la solicitud no proceda, el Director de RR.HH. informa la negativa al interesado. Finaliza el proceso. 4. En caso de que la solicitud sí proceda, el Director de RR.HH. elabora una acción de personal. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 6. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha la acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 7. El Funcionario solicitante, luego de su licencia por enfermedad se reincorpora a las actividades; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que ha retornado.

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Página 177 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-2.2

SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS (Licencias con RMU - Enfermedad)

HOJA #: 1 / 1

DIRECCION DE RR.HH.

SOLICITANTE

Inicio

Solicita licencia 1 1

Analiza Solicitud

Procede la licencia?

Informa al interesado

Sí

Elabora acción de personal Fin

Legaliza acción de personal

Despacha acción de personal 2.1

2.2

Se reincorpora a las actividades

Firma Hoja de Entrada P

Fin

DOCUMENTOS: -

1: Solicitud 2: Acción de Personal 2.1: Copia de Acción de Personal 2.2: Copia de Acción de Personal 3: Registro de Asistencia

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitud de Licencia por enfermedad SALIDAS: Solicitud atendida. CLIENTE: Funcionario(s) solicitante(s). CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

Página 178 de 402

PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU (Maternidad)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar que las Funcionarias de SENPLADES tengan acceso a licencias durante su etapa de embarazo, de conformidad al Marco Legal vigente.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 179 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquiera de las Funcionarias de SENPLADES solicita licencia, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora una acción de personal. 3. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 4. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. planifica las actividades del departamento, considerando la ausencia de la Funcionaria que solicita la licencia. 6. La Funcionaria solicitante, retorna de su período de licencia; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que se ha reincorporado a las actividades de la Institución..

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 180 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-2.3

SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS (Licencias con RMU - Maternidad)

HOJA #: 1 / 1

DIRECCION DE RR.HH.

SOLICITANTE

Inicio

Solicita licencia 1 1

Analiza Solicitud

Elabora acción de personal 2

Legaliza acción de personal

Despacha acción de personal 2.1

2.2

Planifica actividades del departamento

Retorna del periodo de Licencia

Firma Hoja de Entrada P

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Solicitud - 2: Acción de Personal - 2.1: Copia de Acción de Personal - 2.2: Copia de Acción de Personal - 3: Registro de Asistencia

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

Página 181 de 402

PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU (Calamidad Doméstica)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 182 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. Considerando que la licencia se la solicita por motivos de calamidad doméstica, el solicitante debe adjuntar a su solicitud un documento que avalice el siniestro (muerte o enfermedad de un familiar). 2. El Director de la Unidad de RR.HH. analiza la solicitud. 3. En caso de que la solicitud no proceda, el Director de RR.HH. informa la negativa al interesado. Finaliza el proceso. 4. En caso de que la solicitud sí proceda, el Director de RR.HH. elabora una acción de personal. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 6. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha la acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 7. El Funcionario solicitante, luego de su licencia se reincorpora a las actividades; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que ha retornado.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 183 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-2.4

SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS (Licencias con RMU - Calamidad doméstica)

HOJA #: 1 / 1

DIRECCION DE RR.HH.

SOLICITANTE

Inicio

Solicita licencia 1 1

Analiza Solicitud

Procede la licencia?

Informa al interesado

Sí

Elabora acción de personal Fin 2

Legaliza acción de personal

Despacha acción de personal 2.1

2.2

Se reincorpora a las actividades

Firma Hoja de Entrada P

Fin

DOCUMENTOS: -

1: Solicitud 2: Acción de Personal 2.1: Copia de Acción de Personal 2.2: Copia de Acción de Personal 3: Registro de Asistencia

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitud de Licencia por calimidad doméstica. SALIDAS: Solicitud atendida. CLIENTE: Funcionario(s) solicitante(s). CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

Página 184 de 402

PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS SIN RMU (Asuntos Particulares)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 185 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. analiza la solicitud. 3. En caso de que la solicitud no proceda, el Director de RR.HH. informa la negativa al interesado. Finaliza el proceso. 4. En caso de que la solicitud sí proceda, el Director de RR.HH. elabora una acción de personal. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 6. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha la acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH., otra copia es remitida a la Dirección Financiera; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 7. El Funcionario solicitante, luego de su licencia se reincorpora a las actividades; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que ha retornado. 8. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora una acción de personal de reintegro. Este documento es archivado en la Dirección de RR.HH.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 186 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-3.1

SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS (Licencias sin RMU - Asuntos Particulares)

HOJA #: 1 / 1

DIRECCION DE RR.HH.

SOLICITANTE

Inicio

Solicita licencia 1 1

Analiza Solicitud

Procede la licencia?

Sí

Informa al interesado

Elabora acción de personal

Fin 2

Legaliza acción de personal

Despacha acción de personal 2.1

2.2 2.3

10 10

Retorna del periodo de Licencia

Firma Hoja de Entrada P

Elabora Acción de Personal de reintegro 4

Fin

DOCUMENTOS: -

1: Solicitud 2: Acción de Personal 2.1: Copia de Acción de Personal 2.2: Copia de Acción de Personal 3: Registro de Asistencia 4: Acción de Personal de reintegro

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PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS SIN RMU (Servicio Militar Obligatorio)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar que los Funcionarios de SENPLADES que deban presentarse al Servicio Militar obligatorio cumplan con su deber de ciudadanos ecuatorianos, de conformidad al Marco Legal vigente.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. Considerando que la licencia se la solicita por el Servicio Militar, el solicitante debe adjuntar a su solicitud la convocatoria del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora una acción de personal. 3. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 4. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. planifica las actividades del departamento, considerando la ausencia del Funcionario que solicita la licencia. 6. El Funcionario solicitante, retorna de su período de licencia; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que se ha reincorporado a las actividades de la Institución.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-3.2

SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS (Licencias sin RMU - Servicio Militar Obligatorio)

HOJA #: 1 / 1

DIRECCION DE RR.HH.

SOLICITANTE

Inicio

Presenta Convocatoria al Servicio Militar 1 1

Verifica Notificación

Elabora acción de personal 2

Legaliza acción de personal

Despacha acción de personal 2.1

2.2 2.3

Planifica actividades del departamento Retorna del periodo de Licencia 10

Firma Hoja de Entrada P

Fin

DOCUMENTOS: -

1: Solicitud 2: Acción de Personal 2.1: Copia de Acción de Personal 2.2: Copia de Acción de Personal 3: Registro de Asistencia

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PROCEDIMIENTO PARA PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL (Asistencia Médica)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Garantizar a los colaboradores una Asistencia Médica oportuna y de calidad, a través de la utilización del respectivo seguro médico.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

FORMULARIO DE RECLAMOS: Formulario que se utiliza para solicitar un reembolso, luego de haber accedido a una atención medica.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Funcionario solicitante, pide un Formulario de Reclamos a la responsable de Bienestar Social. La solicitud se la realiza personalmente. 2. El Funcionario solicitante asiste al médico. 3. El Funcionario solicitante, luego de asistir al médico, entrega el Formulario de Reclamos con la documentación de respaldo pertinente a la responsable de Bienestar Social. 4. La responsable de Bienestar Social revisa el Formulario de Reclamos y la documentación de respaldo. Debe revisarse que el Formulario se encuentre llenado de manera correcta, y que la documentación de respaldo sea acorde al reclamo que se realiza. Además la responsable de Bienestar Social saca una copia del Formulario, para su archivo personal. 5. La responsable de Bienestar Social remita el Formulario de Reclamos junto con la documentación de respaldo al Broker de seguros. 6. El Broker de seguros gestiona la liquidación del reclamo. Se dispone de 8 días para realizar esta actividad. 7. La responsable de Bienestar Social recibe la liquidación del reclamo. 8. La responsable de Bienestar Social revisa la liquidación del reclamo. Debe revisar que los nombres sean los correctos, que las fechas concuerden, y que el monto devuelto sea el correcto. 9. En caso de que la liquidación contenga errores, la responsable de Bienestar Social remite la documentación al Broker de seguros para que gestione la liquidación nuevamente. 10. En caso de que la liquidación esté correcta, la responsable de Bienestar Social contacta al Beneficiario (Funcionario solicitante) vía telefónica para que se acerque a retirar su liquidación.

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11. La responsable de Bienestar Social actualiza el historial del Funcionario, en la base de datos. 12. El Funcionario solicitante recibe su reembolso.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH07-1

SUB - PROCESO: PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL (Asistencia Médica)

FUNCIONARIO SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1

BROKER DE SEGUROS

RESPONSABLE DE BIENESTAR SOCIAL

Inicio 10

20 2

Solicita Formulario de Reclamos

Revisa Formulario y Documentación

Gestiona Liquidación de Reclamo

Remite Documentación al Broker

Asiste al Médico

Entrega Formulario con Documentación de Respaldo

30 1

Recibe Liquidación de Reclamo

Revisa Liquidación

Liquidación correcta?

Sí

Contacta al Beneficiario Recibe Liquidación

Fin

Actualiza BDD

DOCUMENTOS: - 1: Formulario de Reclamo - 2: Documentación de Respaldo

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Funcionarios en general. ENTRADAS: Solicitud de Asistencia Médica SALIDAS: Liquidación recibida CLIENTE: Funcionario solicitante. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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PROCEDIMIENTO PARA PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL (Anticipo de Remuneraciones)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Brindar apoyo económico a los Funcionarios de SEPLADES, en casos emergentes, entregándoles, anticipadamente, un porcentaje de su remuneración mensual.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Director de Recursos Humanos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Director de Recursos Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Funcionario solicitante remite una solicitud de anticipo de remuneración al Subsecretario de Gestión Corporativa, mediante Memorando. 2. El Subsecretario de Gestión Corporativa analiza la solicitud. 3. En caso de no aprobar la solicitud, el Subsecretario de Gestión Corporativa emite su negativa al Funcionario solicitante; y el proceso finaliza. 4. En caso de aprobar la solicitud, el Subsecretario de Gestión Corporativa sumilla la solicitud y la remite al Director de RR.HH. 5. El Director de RR.HH. autoriza el anticipo, mediante sumilla, y remite la solicitud al Asistente de RR.HH. asignado. 6. El Asistente de RR.HH. recibe la solicitud y saca una copia de la solicitud. 7. El Asistente de RR.HH. remite la solicitud original al Departamento Financiero. 8. El Asistente de RR.HH. registra el valor autorizado/acreditado en el rol de pagos del Funcionario solicitante, para descontarlo. 9.

El Departamento Financiero realiza la acreditación del valor aprobado en la cuenta del Funcionario solicitante.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH07-2

SUB - PROCESO: PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL (Anticipo de Remuneraciones)

FUNCIONARIO SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARIA DE GESTION CORPORATIVA

DIRECTOR DE RR.HH.

Inicio

ASISTENTE DE RR.HH.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Remite solicitud de anticipo

Autoriza anticipo

1 1 Aprueba?

Sí

Sumilla solicitud y remite Emite negativa

Recibe solicitud Fin

Sumilla solicitud y Remite

Remite solicitud (original)

Realiza acreditación 1

Fin

Obtiene una copia de la solictud 1.1

Descuenta valor autorizado (en el Rol de Pagos) 1.1

DOCUMENTOS: P 1: Memorando 1.1: Copia del Memorando

Fin

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitud de anticipo de remuneración. SALIDAS: Solicitud de anticipo aprobada o rechazada. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES. CONTROLES: LOSCCA; Reglamento Interno de Recursos Humanos de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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GESTION CONTABLE / FINANCIERA

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PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICACION PRESUPUESTARIA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Planificar, generar y controlar efectivamente el Presupuesto de gastos de la Institución de una manera óptima y transparente.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa Responsable de Presupuesto

Directora Financiera Subsecretario

Gestión

Corporativa / Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Presupuesto

•

Reglamento de la Ley de Presupuesto

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías de SENPLADES

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Directora Financiera de SENPLADES solicita, mediante Memorando, a todas las Subsecretarías (incluidas las Subsecretarías Regionales) su Informe de Proyección de Gastos Anual. Esta solicitud se debe realizar durante el mes de abril. 2. Todas las Subsecretarías de SENPLADES remiten

su respectivo Informe de

Proyección de Gastos Anual. La elaboración del Informe debe ser realizada en coordinación con el responsable de Presupuesto (o con la Unidad de Planificación Institucional), para que se cubran todos los rubros necesarios. El Informe debe ser elaborado de acuerdo al formato que utiliza el sistema e-SIGEF. Las Subsecretarías disponen hasta el 30 de mayo de cada año para remitir sus Informes a la Dirección Financiera de SENPLADES. 3. El responsable de Presupuesto de la Unidad Financiera de SENPLADES consolida los Informes de Proyección de Gastos Anual y formula el presupuesto. 4. El responsable de Presupuesto de la Unidad Financiera de SENPLADES ingresa el presupuesto al sistema e-SIGEF. Esta actividad debe ser realizada como máximo hasta el 30 de junio de cada año. Para realizar esta actividad referirse al documento “Directrices Presupuestarias” del Ministerio de Economía y Finanzas. Se debe remitir una copia física al Subsecretario de Gestión Corporativa del Presupuesto remitido al Ministerio de Finanzas para su conocimiento. 5. El Ministerio de Finanzas consolida los presupuestos de todas las Instituciones Públicas. 6. El Ministerio de Finanzas elabora el Presupuesto General del estado y lo remite al Congreso Nacional, para su aprobación. 7. El Congreso Nacional revisa el Presupuesto General del Estado. 8. El Congreso Nacional aprueba el Presupuesto General del Estado. 9. El Ministerio de Finanzas, una vez que ha sido aprobado el Presupuesto General del Estado, difunde los montos aprobados; a través del sistema e-SIGEF. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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10. La Directora Financiera de SENPLADES difunde el presupuesto aprobado a cada una de las Subsecretarías (incluidas las Subsecretarías Regionales).

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION CONTABLE / FINANCIERA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAGCF01

SUB - PROCESO: PLANIFICACION PRESUPUESTARIA

TODAS LAS SUBSECRETARIAS

HOJA #: 1 / 1

DIRECCION FINANCIERA

SUBSECRETARIO DE GESTION CORPORATIVA

MINISTERIO DE FINANZAS

CONGRESO NACIONAL

Inicio

Recibe Presupuesto

20 1

Solicita Informe de Necesidades

Revisa Presupuesto

Consolida Presupuestos

Remiten Informe de Necesidades

1 3

2 2

Remite Presupuestos al Congreso

Formula Presupuesto

Aprueba Presupuesto

30 3

Ingresa Presupuesto al Sistema 3

e-SIGEF

Difunde Montos Aprobados Remite Presupuesto

Difunde Presupuesto Aprobado

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Notas de Crédito - 2: Papeletas de Depósito - 3: Transferencias - 4: Comprobante de Ingreso

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todas las Subsecretarías de SENPLADES. ENTRADAS: Necesidades de Gasto de cada una de las Subsecretarías. SALIDAS: Presupuesto aprobado y disponible. CLIENTE: Todas las Subsecretarías de SENPLADES. CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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PROCEDIMIENTO PARA EJECUCION PRESUPUESTARIA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asignar los recursos de una forma efectiva y eficiente; respetando la planificación presupuestaria.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa Responsable de Presupuesto

Directora Financiera Subsecretario

Gestión

Corporativa / Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Presupuesto

•

Reglamento de la Ley de Presupuesto

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías de SENPLADES

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquiera de las Subsecretarías de SENPLADES solicita un compromiso presupuestario, mediante Memorando dirigido al Subsecretario de Gestión Corporativa. 2. El Subsecretario de Gestión Corporativa consulta la disponibilidad presupuestaria. 3. En caso de que no exista disponibilidad de presupuesto, el Subsecretario de Gestión Corporativa emite la respectiva negativa; por medio de un Memorando. 4. En caso de que sí exista disponibilidad presupuestaria, el Subsecretario de Gestión Corporativa autoriza al responsable de Presupuesto para que cree un compromiso presupuestario. 5. El/La responsable de Presupuesto crea el compromiso presupuestario en el sistema eSIGEF. Referirse al instructivo “Guía del Capacitador para las UDAF´s y UE´s”. 6. El/La responsable de Presupuesto solicita el compromiso presupuestario en el sistema e-SIGEF. Referirse al instructivo “Guía del Capacitador para las UDAF´s y UE´s”. 7. El/La responsable de Presupuesto aprueba el compromiso presupuestario en el sistema e-SIGEF. Referirse al instructivo “Guía del Capacitador para las UDAF´s y UE´s”. 8. El/La responsable de Contabilidad devenga el compromiso presupuestario en el sistema e-SIGEF. Referirse al instructivo “Guía del Capacitador para las UDAF´s y UE´s”. 9. La Directora Financiera aprueba el pago del compromiso presupuestario.

Esta

actividad se realiza a través del sistema e-SIGEF. Referirse al instructivo “Guía del Capacitador para las UDAF´s y UE´s”. 10. La Directora Financiera remite la aprobación del pago del compromiso presupuestario a Tesorería; a través del sistema e-SIGEF.

Referirse al instructivo “Guía del

Capacitador para las UDAF´s y UE´s”.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION CONTABLE / FINANCIERA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAGCF02

SUB - PROCESO: EJECUCION PRESUPUESTARIA

SUBSECRETARIA(S) SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARIA DE GESTION CORPORATIVA

PRESUPUESTO

CONTABILIDAD

DIRECCION FINANCIERA

Inicio

Solicita conpromiso presupuestario 1 1

Consulta disponibilidad de presupuesto

Existe disponibilidad?

Sí

Crea compromiso presupuestario

Emite Negativa

Solicita compromiso presupuestario

Fin

Aprueba compromiso presupuestario

Devenga compromiso presupuestario

Aprueba el pago

Remite aprobación a Tesorería

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Solicitud (Memorando)

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todas las Subsecretarías de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitud de compromiso presupuestario (gasto). SALIDAS: Solicitud atendedida. CLIENTE: Todas las Subsecretarías de SENPLADES. CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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GESTION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACION (T.I. & C.)

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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GESTION ADMINISTRATIVA

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO GENERALES (Mantenimiento de Instalaciones)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Mantener en óptimas condiciones funcionales los edificios, mobiliarios e instalaciones de SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa Director

Servicios

Administrativos Director

Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Director

ACTUALIZACION

Administrativos

Servicios

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativas de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Servicios Administrativos.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquier Funcionario de la SENPLADES identifica y notifica la necesidad de dar mantenimiento a alguna instalación o área de la Institución. La notificación puede ser vía telefónica o correo electrónico; dirigida al Director de Servicios Administrativos. 2. Este proceso también se puede iniciar sin la necesidad de que algún Funcionario realice el requerimiento; ya que el Director de Servicios Administrativos revisa constantemente las instalaciones y el mobiliario de la Institución. 3. Ya sea debido a una notificación o debido a la revisión constante de las instalaciones, una vez que el Director de Servicios Administrativos tiene conocimiento de algún tipo de problema, éste verifica el problema o necesidad. 4. Luego de verificar el problema, el Director de Servicios Administrativos asigna la solución correspondiente. Según sea el caso, se asigna la solución ya sea al grupo de electricistas, carpinteros, proveedor de llaves, o encargados de los sanitarios.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM01-1

SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Mantenimiento de Edificios)

HOJA #: 1 / 1.

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

FUNCIONARIOS

Inicio

Identifica y Notifica Problema o Necesidad

Revisa edificio, instalaciones y mobiliario

Verifica Problema o Necesidad

Asigna solución

Fin

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios. ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA SERVICIOS GENERALES (Transporte)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Brindar movilización a todos los Funcionarios de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa Director

Servicios

Administrativos

DEL CONTROL PREVIO Y

Director

CONCURRENTE

Administrativos

DE LA REVISION Y

Subsecretario

ACTUALIZACION

Corporativa

Gestión

1.3. BASE LEGAL: •

Normas de Austeridad y Control del Gasto Público

•

Contraloría General del Estado

•

Reglamento Interno de Transporte

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquier Funcionario de la SENPLADES solicita transportación al Director de Servicios Administrativos, vía telefónica. 2. El Director de Servicios Administrativos verifica la disponibilidad de vehículos. Al verificar la disponibilidad, el Director de Servicios Administrativos debe respetar y priorizar las necesidades de transportación de de cada uno de los Subsecretarios. 3. En caso de que exista disponibilidad de vehículos, el Director de Servicios Administrativos asigna un automóvil (con el conductor respectivo) al Funcionario solicitante. 4. El Conductor designado llena una Orden de Movilización, en la cual se detallan características del auto (número de placa, nombre del conductor, kilometraje de salida número de motor, número de chasis, quienes viajan, por orden de quién viajan). 5. El Conductor designado transporta al Funcionario. 6. El Conductor designado reporta el cumplimiento de sus responsabilidades. Verbalmente informa cualquier novedad relacionada con el vehículo y firma la orden de movilización junto con la persona solicitante.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM01-2

SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Transporte)

HOJA #: 1 / 1.

FUNCIONARIO

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

CONDUCTOR

Inicio 10

Solicita Transportación

Llena Orden de Movilización Verifica Disponibilidad de Vehículos Transporta al Funcionario Disponibilidad?

Comunica Negativa

Reporta Acción Cumplida

Fin

Asigna Conductor

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretarios y Directores. ENTRADAS: Requerimiento(s) de transportación. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretarios y Directores. CONTROLES: Reglamento de Choferes. MECANISMOS: Recursos: humanos, administrativos, financieros, transporte.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA ACTIVOS FIJOS (Ingreso de Activos)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos adquiridos para uso de SENPLADES y que están en poder de la Institución.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Director de Servicios Administrativos Responsable de Activos Fijos Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Responsable de Activos Fijos

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativas de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Servicios Administrativos.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

•

BDD: Base de Datos

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1.

El Proveedor al cual se haya seleccionado, entrega los bienes o activos.

El responsable de Activos Fijos de SENPLADES recibe los activos. Debe solicitar una copia de la Factura. Además genera un Acta de Entrega-Recepción que debe ser firmada por el Proveedor y por el responsable de Activos Fijos.

El responsable de Activos Fijos de SENPLADES registra los nuevos activos en la BDD.

El responsable de Activos Fijos de SENPLADES realiza la entrega de los activos al área o áreas que corresponda. Se genera un Acta de Entrega-Recepción, la cual debe ser firmada por ambas partes (responsable de Activos Fijos y persona quien recibe el activo). Además el responsable de Activos Fijos debe actualizar la BDD con el nombre de la persona que recibe el activo.

El responsable de Activos Fijos de SENPLADES notifica al responsable de SEGUROS la incorporación de nuevos activos; vía memorando o correo electrónico, para que el nuevo activo sea incluido en la lista de bienes asegurados.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-1

SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Ingreso de Activos)

HOJA #: 1 / 1.

RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS

PROVEEDOR

Inicio

Entrega Bien / Activo

Recibe Activo 1

Ingresa Activo en BDD

Entrega Activo 2

Notifica a responsable de SEGUROS

Fin

DOCUMENTOS - 1: Acta de Entrega - 2: Acta de Recepción

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Proveedores externos. ENTRADAS: Activos Fijos nuevos. SALIDAS: Activos Fijos registrados y asegurados. CLIENTE: Subsecretarías de SENPLADES CONTROLES: Registro General de Bienes, Políticas y Normativas SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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PROCEDIMIENTO PARA ACTIVOS FIJOS (Constatación Física)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Controlar la existencia física y el buen estado de los activos pertenecientes a SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Director de Servicios Administrativos Responsable de Activos Fijos Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Responsable de Activos Fijos

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativas de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Servicios Administrativos.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

•

BDD: Base de Datos

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Directora Financiera de SENPLADES delega a un responsable para supervisar la constatación física de los activos. El responsable designado deberá acompañar al responsable de Activos Fijos durante la constatación física de los activos de la Institución. 2. El responsable de Activos Fijos imprime la Lista de Activos (Hoja de Excel). 3. El responsable de Activos Fijos, en conjunto con la persona designada por la Directora Financiera, realiza la constatación física de los activos. Se debe constatar, en primer lugar, la existencia del bien; y, en segundo lugar, el estado del bien. 4. En caso de que los activos NO se encuentren en mal estado, el responsable de Activos Fijos actualiza la BDD. 5. En caso de que algún activo se encuentre en mal estado, el responsable de Activos Fijos debe considerar si se trata de un mueble o de un equipo tecnológico. En caso de que se trate de un mueble, el responsable de Activos Fijos embodega el bien; y se procede a ejecutar el proceso “Baja de Activos Fijos”. 6. En caso de que el activo en mal estado sea un equipo tecnológico, el responsable de Activos Fijos contacta al Director de Recursos Tecnológicos. 7. El Director de Recursos Tecnológicos asigna un responsable de su Unidad para que revise los equipos en mal estado. 8. El asistente o los asistentes de Recursos Tecnológicos asignados revisan el estado de los equipos. 9. El asistente o los asistentes de Recursos Tecnológicos asignados elaboran un Informe sobre el estado de los equipos tecnológicos. El Informe es presentado al director de Recursos Tecnológicos. 10. El Director de Recursos Tecnológicos analiza el Informe sobre el estado de los equipos revisados. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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11. El Director de Recursos Tecnológicos decide si se da de baja a los equipos o no. En caso de que se decida dar de baja a los equipos, se procede con el proceso “Baja de Activos Fijos”. 12. En caso de que se decida NO dar de baja los equipos tecnológicos, los equipos son embodegados.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-2

SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Constatación Física)

HOJA #: 1 / 1.

DIRECTOR FINANCIERO

RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS

DIRECCION DE RECURSOS TECNOLOGICOS

ASISTENTES DE RECURSOS TECNOLOGICOS

Inicio

Delega Responsable para Supervisar Constatción Física

Asigna Responsables de Revisión

Revisan Estado de Equipos

Elaboran Informe sobre Estado de Equipos

Imprime Lista de Activos 1

Realiza Constatación de Activos

Analiza Informe sobre Estado de Equipos Mal Estado?

Alimenta BDD

Dar de Baja?

Sí Mueble o Equipo Tecnolog.?

Eq. Tecnol.

Contacta a Director de Recursos Tecnol.

Mueble

Embodega el Bien

Baja de Activos Fijos

DOCUMENTOS - 1: Listado de Activos - 2: Informe sobre estado de equipos tecnológicos

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todas las Direccionesde la SENPLADES. ENTRADAS: Necesidad de Constatar la existencia y estado de los bienes. SALIDAS: Informe de constatación física de los Bienes. CLIENTE: Todas las Direccionesde la SENPLADES. CONTROLES: Registro General de Bienes,, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: humanos, tecnológicos, administrativos, financieros.

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PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Ingreso de Documentación)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que ingrese a SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM

FUNCIONARIO

DE LA APROBACIÓN

Director de Servicio Administrativos

DE LA EJECUCION

Unidad de Archivo

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Unidad de Archivo

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquier representante de alguna Institución externa a SENPLADES se acerca a la ventanilla de recepción de documentos de la Unidad de Archivo y entrega la documentación que necesite ingresar a SENPLADES. 2. El Responsable de Archivo sella la documentación. Se pone el sello, con fecha, solamente sobre la primera hoja. 3. El Responsable de Archivo codifica la documentación. 4. El Responsable de Archivo ingresa los datos de la documentación en el Sistema SIGOB.

Se registra información referente a: Datos Personales; Descripción del

Documento (Asunto y Resumen); Código de Numeración; Destinatario y responsable. 5. El Responsable de Archivo escanea toda la documentación. 6. El Responsable de Archivo archiva el documento escaneado 7. El Responsable de Archivo remite el documento físico a quien corresponda. 8. La persona a quien está dirigida la documentación recibe la documentación física.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-1

SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Ingreso de Documentación) REPRESENTANTE DE INSTITUCIONES EXTERNAS

HOJA #: 1 / 1.

RESPONSABLE DE ARCHIVO

AREA CORRESPONDIENTE

Inicio 10 1

Se acerca a ventanilla y entrega documentación

Recibe Documentación

Sella documentación

Fin

Codifica Documentación

Ingresa documentación a Sistema SIGOB

SIGOB 1

Escanea toda la documentación

Archiva el documento escaneado

Remite el documento físico a quien corresponda 1

DOCUMENTOS: - 1: Documentación

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público. ENTRADAS: Documentación. SALIDAS: Documentación recibida por la persona especificada. CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios. CONTROLES: Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos.

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PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Salida de Documentación)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que salga desde SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM

FUNCIONARIO

DE LA APROBACIÓN

Director de Servicio Administrativos

DE LA EJECUCION

Unidad de Archivo

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Unidad de Archivo

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Área solicitante remite la documentación junto con Oficio. 2. El Responsable de Archivo recibe la documentación. 3. El responsable de Archivo escanea la documentación. 4. El Responsable de Archivo elabora la Hoja de Ruta para los mensajeros. La Hoja de Ruta incluye información referente al destinatario, fecha, asunto, entre otros temas. 5. El responsable de Archivo asigna a un mensajero para que realice la entrega de la documentación. Esta asignación se realiza considerando las distancias entre Instituciones. 6. El mensajero entrega la documentación en la Institución asignada. Al momento de entregar la documentación el mensajero debe solicitar a la Persona/Institución que recibe la documentación que selle el Acta de Entrega-Recepción. El mensajero debe entregar el Acta sellada al Responsable de Archivo. 7. El Responsable de Archivo recibe las Actas de Entrega – Recepción por parte del mensajero. 8. El Responsable de Archivo saca una copia del Acta de Entrega-Recepción sellada. La copia es remitida al área que solicitó el envió de la documentación. 9. El área solicitante recibe la copia del Acta de Entrega-Recepción. Esta acta sellada sirve de respaldo para verificar que la documentación fue recibida por la Institución a la cual se envió.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-2

SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Salida de Documentación) AREA SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1.

RESPONSABLE DE ARCHIVO

MENSAJERO

Inicio

Remite documentación junto con Oficio 1

1 2

Recibe documentación

Escanea documentación

Elabora Hoja de Ruta 3

Asigna a mensajero 1

Entrega Documentación

Recibe Actas de Entrega Recepción

P Copia Actas de Entrega Recepción 4.1

Recibe Copia de Acta de Entrega Recepción 4.1

Fin DOCUMENTOS -

1: Documentación 2: Oficio 3: Hoja de Ruta 4: Acta de Entrega - Recepción 4.1: Copia de Acta de Entrega - Recepción

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios. ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcioanrios. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos.

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PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Envío de Correspondencia)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el envío oportuno de todo tipo de correspondencia que requiera ser remitida desde SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM

FUNCIONARIO

DE LA APROBACIÓN

Director de Servicio Administrativos

DE LA EJECUCION

Unidad de Archivo

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Unidad de Archivo

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Área solicitante remite la documentación (sobres de correspondencia). 2. El Responsable de Archivo recibe la documentación (sobres de correspondencia). 3. El Responsable de Archivo llena la guía para envío de correspondencia. La guía se llena manualmente. 4. El Responsable de Archivo entrega la correspondencia, junto con la guía, al agente de Correos del Ecuador. 5. El Agente de Correos del ecuador recibe la correspondencia que debe entregar.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-3

SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Envío de Correspondencia) AREA SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1.

RESPONSABLE DE ARCHIVO

AGENTE DE CORREOS DEL ECUADOR

Inicio 10 1

Remite documentación (sobres)

Recibe correspondencia

1 1

Fin Recibe documentación (sobres)

Llena guía

Entrega correspondencia 1

DOCUMENTOS - 1: Documentación

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios. ENTRADAS: Requerimiento de envío de correspondencia. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s) / Correspondencia enviada. CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos,.

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PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURIA (Ingresos)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar la disponibilidad suficiente, y en todo momento, de suministros, materiales de oficina y otros bienes de uso y consumo.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM

FUNCIONARIO

DE LA APROBACIÓN

Director de Servicio Administrativos

DE LA EJECUCION

Responsable de Proveeduría

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Responsable de Proveeduría

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, verifica las existencias de suministros y materiales de oficina; y determina los artículos y cantidades que se debe adquirir. 2. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las características y la cantidad de suministros y/o materiales a adquirir. 3. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, solicita autorización al Subsecretario de Gestión Corporativa, mediante Memorando, para proceder con la compra. 4. El Subsecretario de Gestión Corporativa de SENPLADES revisa la solicitud de compra de artículos. 5. En caso de que no exista disponibilidad de presupuesto, el Subsecretario de Gestión Corporativa emite la respectiva negativa; y el proceso finaliza. 6. En caso de que sí exista disponibilidad presupuestaria, el Subsecretario de Gestión Corporativa autoriza la adquisición. 7. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, una vez que cuenta con la autorización para realizar la compra, solicita cotizaciones a los proveedores calificados. 8. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, en base a las cotizaciones de los proveedores, elabora un cuadro comparativo de ofertas y sugiere la mejor opción. Se debe adjuntar las cotizaciones respectivas al cuadro comparativo. 9. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, solicita la autorización final de compra al Subsecretario de Gestión Corporativa. Se debe remitir el cuadro comparativo para que el Subsecretario de Gestión toma la decisión más óptima.

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10. El Subsecretario de Gestión Corporativa autoriza la compra de los artículos de oficina; con el proveedor más conveniente. 11. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, realiza el pedido de materiales al proveedor seleccionado. 12. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, recibe la factura por parte del proveedor y revisa los suministros. Se debe verificar la calidad y cantidad; de no existir novedad recibe los materiales. 13. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, firma el Recibí Conforme en la factura. 14. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, una vez recibido los materiales, elabora el formulario de Ingreso de Materiales.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-1

SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Ingresos)

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARIO DE GESTION CORPORATIVA

ASISTENTE ADMININSTRATIVA

Inicio

Verifica las existencias de suministros y materiales de oficina y detrermina los items y cantidades a adquirir

Prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las características y la cantidad de suministros y/o materiales necesarios 1

Solicita Autorización para proceder con compra

Revisa Solicitud

Presupuesto Disponible?

Sí Emite Negativa Autoriza la adquisición

Fin Solicita cotizaciones a proveedores calificados 2

Elabora un cuadro comparativo de ofertas y sugiere la mejor opción 3

Solicita autorización al Subsecretario de Gestión Corporativa 2

Autoriza la adquisición

Realiza el pedido de materiales al proveedor seleccionado

Recibe la factura del proveedor y revisa los suministros, verifica la calidad y cantidad, de no existir novedad recibe los materiales

Firma el recibi conforme en la factura 4

DOCUMENTOS: -

1: 2: 3: 4: 5:

Elabora el formulario de Ingreso de Materiales

Solicitud de artículos de oficina Proformas Cuadro de comparación de ofertas Facturas Formulario de Ingreso de Materiales

Fin

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) ENTRADAS: Requerimientos de insumos de Proveeduría SALIDAS: Requerimiento atendido CLIENTE: Subsecretario(s) CONTROLES: Contraloría MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURIA (Egresos)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Entregar periódicamente los suministros, materiales de oficina y otros bienes de uso y consumo que se requieran dentro de la Institución.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM

FUNCIONARIO

DE LA APROBACIÓN

Director de Servicio Administrativos

DE LA EJECUCION

Responsable de Proveeduría

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Responsable de Proveeduría

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Todas las Subsecretarías de SENPLADES remiten una Solicitud de Materiales. La Solicitud de Materiales es un formato pre-establecido. Las Subsecretarías disponen del 1 al 5 de cada mes para remitir la Solicitud de Materiales. La solicitud debe estar aprobada (firmada) por el principal de cada Subsecretaría. 2. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, recibe la solicitud de materiales. 3. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, realiza la entrega de materiales 4. Las Subsecretarías solicitantes reciben los materiales necesarios. 5. La persona encargada de recibir los materiales en cada una de las Subsecretarías suscribe el Acta de Entrega-Recepción. La Asistente Administrativa, responsable de Proveeduría, también debe suscribir el Acta. 6. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, y luego de haber entregado los materiales y de haber firmado las respectivas Actas de EntregaRecepción, realiza el cuadre de Inventario.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-2

SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Egresos)

HOJA #: 1 / 1

TODAS LAS SUBSECRETARÍAS

ASISTENTE RESPONSABLE DE PROVEEDURÍA

Inicio

Remiten Solicitud de Materiales 1

Recibe Solicitud de Materiales

Realiza Entrega de Materiales

Reciben Materiales

Firman Acta de Entrega

Realiza Cuadre de Inventario

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Solicitud de artículos de oficina - 2: Acta de Entrega - Recepción

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PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE B/O/S (Menores a $ 3,000)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Seleccionar y contratar al mejor proveedor, cumpliendo con todos los requisitos institucionales, para poder brindar soluciones eficientes a las necesidades de Bienes, Obras o Servicios.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa Subsecretario solicitante

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Subsecretario

ACTUALIZACION

Corporativa

Gestión

1.3. BASE LEGAL: •

Reglamento de Contrataciones Menores de la SENPLADES

•

Contraloría

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías de SENPLADES

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

B/O/S: Bien, Obra o Servicio.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Subsecretaría solicitante genera una Solicitud de Compra; la cual es remitida, vía correo electrónico, al Subsecretario de Gestión Corporativa de SENPLADES. La solicitud contiene las razones que motivan el requerimiento, así como las características y condiciones mínimas que debe reunir el bien, la obra o el servicio a contratarse. 2. El Subsecretario de Gestión Corporativa, luego de recibida la Solicitud de Compra, autoriza la compra. En caso contrario, emite un Memorando notificando la no procedencia de la solicitud; ante lo cual el proceso finaliza. Se dispone de 3 días laborables para emitir la respuesta. 3. En caso de que la solicitud de compra haya sido autorizada la Subsecretaría solicitante solicita por escrito tres o más cotizaciones, concediendo un plazo prudencial para que los oferentes presenten sus propuestas. 4. Durante el plazo establecido, los oferentes elaboran las respectivas cotizaciones y las remiten a la Subsecretaría solicitante. 5. Una vez recibidas las cotizaciones por parte de los oferentes, la Subsecretaría solicitante procede a elaborar un informe conteniendo el cuadro comparativo de las propuestas y las observaciones o recomendaciones respectivas. 6. En base al Informe elaborado en al actividad anterior, el Subsecretario responsable adjudica el contrato de adquisición al mejor oferente. 7. El Proveedor seleccionado recibe el pedido y entrega el bien/obra/servicio solicitado. 8. La Subsecretaria solicitante revisa el estado del bien/obra/servicio que se recibe. En caso de que el B/O/S no se encuentre en buen estado, se lo devuelve; y se solicita cotizaciones a los otros oferentes.

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9. En caso de que el bien/obra/servicio que se recibe se encuentre en perfecto estado, la Subsecretaría solicitante realiza la recepción del B/O/S; solicitando una Orden de Entrega-Recepción al proveedor. 10. La Subsecretaría solicitante elabora un Informe de Conformidad, el cual remite al Subsecretario de Gestión Corporativa. 11. El Subsecretario responsable solicita el pago, mediante Memorando dirigido al Subsecretario de Gestión Corporativa. Debe adjuntar factura y toda la documentación del trámite.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM06-1

SUB - PROCESO: ADQUISICIONES B/O/S (menores a $ 3.000)

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARIA SOLICITANTE

SUBSECRETARIA DE GESTION CORPORATIVA

PROVEEDOR SELECCIONADO

OFERENTES

Inicio

50 6

Genera Solicitud de Compra

Recibe Pedido

Elaboran Cotizaciones

4 1

autoriza?

Sí

Entrega B/O/S Solicitado

Remiten Cotizaciones

Emite Negativa

40 2

Fin

20 70 0

Solicita Cotizaciones 3

40 4

Recibe Cotizaciones

Elabora Informe 5

Adjudica Adquisición al Mejor Oferente 6

60 7 B/O/S ok?

Sí

Devuelve Producto

Realiza Recepción de B/O/S

Elabora y Remite Informe de Conformidad

DOCUMENTOS:

- 1: - 2: - 3: - 4: - 5: - 6: - 7: - 8:

Solicita Pago

Solicitud de Compra Memo de Negación Solicitud de Cotizaciones Cotizaciones Informe Pedido de B/O/S Orden de Entrega Informe de Conformidad

Fin

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s). ENTRADAS: Requerimiento(s) de Bien / Obra / Servicio. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretario(s). CONTROLES: Reglamento de Contrataciones Menores de la SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos.

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PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE B/O/S (Mayores a $ 45,000)

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM

FUNCIONARIO

DE LA APROBACIÓN

Comité de Contrataciones

DE LA EJECUCION

Subsecretario solicitante

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

Comité de Contrataciones

DE LA REVISION Y

Subsecretario de Gestión

ACTUALIZACION

Corporativa

1.3. BASE LEGAL: •

Reglamento de Contrataciones Menores de la SENPLADES

•

Contraloría

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ___________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

B/O/S: Bien, Obra o Servicio.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Responsable de la Unidad solicitante presenta por escrito el requerimiento al Secretario Nacional para que autorice la adquisición o contratación. La solicitud debe contener las razones que motivan el requerimiento, las características y condiciones mínimas que debe reunir el bien, obra o servicio a contratarse. 2. El Secretario Nacional, de creerlo conveniente, dispone a la Subsecretaría de Gestión Corporativa emita la certificación presupuestaria e inicie el trámite correspondiente. 3. El Subsecretario de Gestión Corporativa, en un plazo de cinco días, prepara, en coordinación con la Unidad solicitante, los documentos precontractuales, los cuales contendrán como mínimo: a. carta de invitación, b. modelo de carta de presentación de la oferta y compromiso del oferente, c. formulario en el que consten los datos del oferente, d. guía sobre el contenido del proyecto de la oferta, e. el plazo estimado para la ejecución del contrato, f. demás instrucciones relevantes.

4. El Subsecretario de Gestión Corporativa, una vez elaborados los documentos precontractuales, los remite a Asesoría Jurídica para su revisión. 5. Asesoría Jurídica, en un plazo no mayor a cinco días, analiza los documentos y con las observaciones pertinentes, remite al Subsecretario de Gestión Corporativa. 6. El Subsecretario de Gestión Corporativa, recibe los documentos precontractuales por parte de Asesoría Jurídica y los remite al Presidente de la Comisión de Contrataciones de SENPLADES para que los analice, apruebe y disponga el inicio del concurso privado. 7. La Comisión de Contrataciones de SENPLADES, mediante oficio, invita a concurso un mínimo de tres oferentes. Los oferentes deben estar inscritos y calificados n el registro de proveedores de la Institución; en caso de que no existan proveedores Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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inscritos y calificados, se podrá invitar a cualquier persona natural o jurídica que esté en capacidad de ofertar lo requerido. 8. Los oferentes, hasta el día y hora señalada en la invitación, elaboran sus ofertas; y remiten a la Secretaría de la Comisión de Contrataciones en un sobre único, cerrado con las debidas seguridades. 9. La Secretaria de la Comisión registra la fecha y hora de recepción de las ofertas. 10. La Comisión de Contrataciones abre los sobres que contienen las ofertas en el lugar, día y hora señalados para el efecto en la invitación. En el acto de apertura de sobres pueden estar presente los oferentes o sus representantes. Se deja Constanza de la apertura de sobres en un acta, que debe ser firmada por los integrantes de la Comisión y el Secretario. 11. La Comisión de Contratación, dentro de los tres días hábiles siguientes a la audiencia de apertura de sobres, designa una Comisión Técnica para que sirva de apoyo en el proceso de análisis y selección. 12. La Comisión Técnica analiza, evalúa las ofertas, y elabora un informe, con lo cuadros comparativos de las ofertas y sus conclusiones y recomendaciones. El informe es remitido al Presidente de la Comisión de Contrataciones. 13. El Presidente de la Comisión de Contrataciones pone a conocimiento de la Comisión el informe elaborado por la Comisión Técnica, y se recomienda la adjudicación del contrato a la oferta que cumpla con los requisitos precontractuales. La recomendación es remitida al Secretario Nacional. 14. El Secretario Nacional, en base a la recomendación de la Comisión de Contrataciones, adjudica el contrato al ganador del concurso mediante resolución, la cual debe incluir el nombre del adjudicatario, el monto y plazo de entrega. 15. El Presidente de la Comisión notifica por escrito a los oferentes el resultado del concurso. En caso de que los oferentes no ganadores hubieren presentado garantías, el Presidente de la Comisión dispone su inmediata devolución. 16. El Presidente de la Comisión notifica, mediante Oficio, a la persona adjudicataria del contrato; y solicita que coordine con la Subsecretaría de Gestión Corporativa la presentación de los documentos habilitantes para la firma del contrato. 17. La Subsecretaría de Gestión Corporativa solicita los documentos habilitantes a la persona adjudicataria. 18. El Adjudicatario presenta los documentos habilitantes para la firma del contrato. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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19. El Secretario de la Comisión de Contrataciones recibe los documentos habilitantes de la persona adjudicataria y adjunta documentos adicionales. Todos los documentos son remitidos a Asesoría Jurídica para la elaboración del respectivo contrato. 20. El área de Asesoría Jurídica elabora el contrato. 21. Las partes interesadas –Secretario Nacional y Adjudicatario suscriben el contrato.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: ADQUISICIONES B/O/S (mayores a $ 45.000)

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARIA SOLICITANTE

SECRETARIO NACIONAL

DIRECCION FINANCIERA

SUBSECRETARIA DE GESTION CORPORATIVA

COMISION DE CONTRATACIONES

PRESIDENTE COMISION DE CONTRATACIONES

SECRETARIO DE COMISION DE CONTRATACIONES

ASESORIA JURIDICA

COMISION TECNICA

Inicio 30

20 3

Genera Solicitud de Compra

Sí

Fin

Dispone Inicio del Trámite

50 6

Evalúa Ofertas

Analiza Documentos Precontractuales 7

Ok?

Elabora Informe

Registra Fecha y Hora de Recepción

Sí

Remite Observaciones

Dispone Inicio de Concurso

110 10

120 10

Recibe Ofertas

Emite Negativa

Analiza Contrato

Invita a Concurso

100

70 8

Emite Certificación Presupuestaria

autoriza? 10

80 4

Solicita Certificación Presupuestaria

110

130

Abre Sobres

Remite Informe

190 17

Elabora Documentos Precontractuales

Designa Comisión Técnica

Elabora Documentos Precontractuales

130

Recibe Documentos Habilitantes

11 16

Recomienda Adjudicación

Remite Documentos Habilitantes

150

200

Adjunta Documentos Adicionales

Adjudica Contratación a Mejor Oferente

Elabora Contrato

Recibe Informe

120

Remite Documentos Precontractuales

140

Recibe Documentos Habilitantes

180

60 7

140

150 12

Remite Documentos Precontractuales

190

OFERENTES

ADJUDICATARIO

Notifica Resultado de Concurso

170 9

Elaboran Ofertas

Solicita Documentos Habilitantes

Sí

Garantías? 160

Dispone Devolución de Garantías

Presenta Documentos Habilitantes 10

180

Dispone Coordinar Firma de Contrato

Fin

Remiten Ofertas

170

100 200

160

200 18

Suscribe Contrato

Fin

DOCUMENTOS: -

Fin

1: Memorando de Solicitud de Compra 2: Memorando de Negación 3: Memorando 4: Solicitud de Certificación Presupuestaria (Memorando) 5: Certificación Presupuestaria 6: Documentos Precontractuales 7: Documentos Precontractuales (Revisados por Asesoría Jurídica) 8: Memorando 9: Invitación a Concurso (Oficio) 10: Ofertas/Sobres 11: Informe de Análisis de Ofertas 12: Oficio/Resolución de Adjudicación 13: Memorando 14: Notificación de Resultado del Consurso 15: Documentos Habilitantes (del Adjudicatario) 16: Documentos Habilitantes adicionales (SENPLADES) 17: Documentos Habilitantes 18: Contrato

ELABORADO POR

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REVISADO POR

APROBADO POR

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5. SUBSECRETARÍAS REGIONALES

5.1. CONFORMACION A febrero del 2008 y con la validación realizada en mayo del 2008, se disponen de 2 Regionales, la del Litoral y la del Austro.

Los detalles de conformación y gestión se encuentran en la siguiente tabla: REGIONAL

LITORAL

ITEM • SUBSECRETARIA

ZONA DE COBERTURA

ESTRUCTURA APROBADA POR SENRES (Feb/ 2008)

• • • • • • • • • • •

• •

ESTRUCTURA QUE FUNCIONA ACTUALMENTE (Mayo/2008)

•

María Eloísa Velásquez (Febrero/08) Guadalupe Ramón (Mayo/08) Guayas Esmeraldas Manabí Los Ríos El Oro Santa Elena Galápagos 1 Subsecretaría del Litoral 1 Dirección de Planificación 1 Dirección de Inversión

1 Subsecretaría del Litoral 1 Dirección de Planificación (Equipo de Trabajo de 5 personas), que administra los siguientes procesos: o Planificación o Seguimiento y Evaluación 1 Dirección de Inversión Pública (Equipo de Trabajo 5 personas), que administra los siguientes procesos: o Inversión Pública

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AUSTRO

•

María Caridad Vásquez

• • • • •

Cañar Azuay Loja Morona Santiago, y Zamora Chinchipe

• • •

1 Subsecretaría del Austro 1 Dirección de Planificación 1 Dirección de Inversión y Pre inversión 1 Dirección de Participación Ciudadana y Reforma Democrática del Estado 1 Subsecretaría del Austro 1 Dirección de Planificación Equipo de Trabajo (5 personas), que administra los siguientes procesos: o Planificación o Inversión Pública o Seguimiento y Evaluación o Reforma D. del Estado o Información e Investigación 1 Asistente Administrativa Financiera

• • • •

•

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• • • • PROCESOS GOBERNANTES EN LA REGIONAL (*)

PROCESOS PRODUCTIVOS EN LA REGIONAL (*)

PROCESOS DE APOYO EN LA REGIONAL (*)

• • • •

• •

1 Asistente Administrativa Financiera 1 Conserje 1 Chofer Gestión de Imagen Institucional y Comunicación Gestión de la Participación Ciudadana

• •

1 Conserje 1 Chofer

•

Gestión de Imagen Institucional y Comunicación Gestión de la Participación Ciudadana

•

Planificación • Inversión Pública • Seguimiento y Evaluación • •

Gestión Financiera Gestión Administrativa

• • • •

Información e Investigación Planificación Inversión Pública Reforma Democrática del Estado Seguimiento y Evaluación Gestión del Talento Humano Gestión de Tecnologías de Información Gestión Administrativa

(*): Las actividades y alcance que la Regional realiza en estos procesos, se visualizan a continuación.

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5.2. FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Austro)

5.2.1. PROCESOS GOBERNANTES

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GESTION DE COMUNICACIร N EXTERNA

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION (PROACTIVA) DE MEDIOS

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Responsable de Comunicación Social Director(a) de la Unidad de Comunicación Social/ Unidad de Calidad Director(a) de la Unidad de Comunicación Social / Responsable de Comunicación Social

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Responsable de Comunicación Social • Unidad de Calidad y Productividad

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Directora de Comunicación Social, el Secretario Nacional o el Subsecretario Regional, identifica la necesidad de generar una comunicación externa. 2. La Directora de Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo. 3. El responsable de Comunicación Social de la Regional recopila información relacionada con el comunicado que se desea generar. 4. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información recopilada por el responsable de Comunicación Social. En caso de que se requiera realizar una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso “Gestión de las Relaciones Públicas”. 5. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la propuesta, junto con el Secretario Nacional y al Subsecretario Regional. 6. El responsable de Comunicación Social de la Regional ejecuta la propuesta, luego de haber sido validada por el Secretario Nacional. 7. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES. 8. El responsable de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto. 9. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por el Responsable de Comunicación Social, ofrece retroalimentación a las áreas pertinentes.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008

PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.1

SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA (Gestión de Medios - Proactiva)

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARÍA REGIONAL

SECRETARÍA NACIONAL (QUITO)

DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL (QUITO)

Inicio

Indentifica Necesidad de Comunicación Externa

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN SOCIAL (REGIONAL)

MEDIOS DE COMUNICACIÓN U OTROS PUBLICOS

Brinda Asesoramiento

Recopila información dentro de SENPLADES

Genera Propuesta

Valida Propuesta

Ejecuta Propuesta

Reciben Información

Realiza Seguimiento a Medios

Ofrece Retroalimentación

Fin

DOCUMENTOS: 1: Boletines de Prensa

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION (REACTIVA) DE MEDIOS

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Responsable de Comunicación Social Director(a) de la Unidad de Comunicación Social / Unidad de Calidad y Productividad Director(a) de la Unidad de Comunicación Social / Responsable de Comunicación Social

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Responsable de Comunicación Social • Unidad de Calidad y Productividad

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3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El responsable de Comunicación Social de la Regional, es el encargado de generar alertas relacionadas a comunicados generados por los medios, que afecten a SENPLADES. No obstante, ya sea el Secretario Nacional, el Subsecretario Regional o el Director de la Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, también pueden generan dicho tipo de alertas. 2. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES analiza si se requiere la conformación del Comité de Crisis. 3. En caso de que sí se requiera del Comité de Crisis, se convoca al Comité. 4. El Comité de Crisis define la estrategia de Comunicación a ser utilizada; y se prosigue con la actividad 6. 5. En caso de que no se requiera conformar el Comité de Crisis, la Directora de Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo. 6. El responsable de Comunicación Social de la Regional recopila información relacionada con el comunicado generado. 7. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información recopilada por el responsable de Comunicación Social. En caso de que se requiera realizar una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso “Gestión de las Relaciones Públicas”. 8. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la propuesta, junto con el Secretario Nacional y el Subsecretario(a) Regional. 9. El responsable de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta la propuesta, luego de haber sido validada por el Secretario Nacional. 10. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES.

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11. El responsable de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto, e informa a la Directora de Comunicación Social. 12. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por el responsable de Comunicación Social de la Regional, ofrece retroalimentación a las áreas pertinentes.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008

PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.2

SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA (Gestión de Medios - Reactiva)

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARÍA REGIONAL

SECRETARÍA NACIONAL (QUITO)

DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL (QUITO)

Inicio

Generan Alertas

Genera Alertas

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN SOCIAL (REGIONAL)

UNIDAD DE MONITOREO

COMITÉ DE CRISIS

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

OTROS PUBLICOS

Define Estrategia

50 Se requiere C.C.?

Sí 40

Brinda Asesoramiento 50

Recopila Información

Genera Propuesta

Valida Propuesta

Ejecuta Propuesta

Reciben Información

Realiza Seguimiento a Medios

Ofrece Retroalimentación

Fin

DOCUMENTOS: 1: Boletines de Prensa

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Regional; Subsecretario General; Medios de Comunicación. ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES. SALIDAS: Boletines de Prensa. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

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REVISADO POR

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APROBADO POR

5.2.2. PROCESOS PRODUCTIVOS

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GESTION DE LA REFORMA DEMOCRร TICA DEL ESTADO

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PROCEDIMIENTO PARA REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y

FUNCIONARIO Subsecretario

Reforma

Democrática del Estado Junta

Subsecretarios

Subsecretaria Regional Subsecretaria Regional

CONCURRENTE DE LA REVISION Y

Subsecretaria Regional/ Directora de

ACTUALIZACION

Reforma Democrática del Estado.

1.3. BASE LEGAL: • Constitución de la República del Ecuador 1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Subsecretarías Regionales • Instituciones del Sector Público.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Subsecretaria Regional convoca a comité a los miembros de la Junta de Subsecretarios y les remite la matriz de competencias actual. 2. Una vez reunidos, la Junta de Subsecretarios analiza las responsabilidades actuales de las autoridades regionales. 3. La Junta de Subsecretarios identifica las competencias legales que forman parte de la estructura Orgánico-Funcional y no pueden ser modificadas. 4. La Junta de Subsecretarios identifica las competencias verdaderas, es decir, todo aquello que las autoridades realizan en la actualidad. 5. La Junta de Subsecretarios determina si las competencias verdaderas son adecuadas para la realidad regional. 6. De ser las competencias verdaderas adecuadas, no se realiza ninguna modificación a la matriz de competencias actual. 7. Si las competencias verdaderas no son adecuadas, la Junta de Subsecretarios reformula la matriz de competencias y la remite a la Subsecretaria Regional. 8. Si la Subsecretaria no está de acuerdo con la nueva matriz de competencias, solicita a la Junta de Subsecretarios realizar las modificaciones necesarias, caso contrario, aprueba la nueva matriz de competencias.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARIA REGIONAL

JUNTA DE SUBSECRETARIOS

Inicio

Convoca Comité

Analiza responsabilidades actuales de las autoridades Regionales

Remite matriz de competencias actual

Identifica las competencias legales

Determina las competencias verdaderas 40

20 2

2.1

Aprueba?

Sí

Competencia s son Adecuadas?

Solicita modificaciones

Determina las competencias ideales

Sí

Fin Fin

Reformula matriz de competencias

30 2

Realiza modificaciones 2.1

DOCUMENTOS: - 1: Matriz de competecias actual - 2: Matriz de competecias nueva - 2,1: Matriz de competecias con modificaciones

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: SENPLADES. ENTRADAS: Matriz de competencias actual. SALIDAS: Matriz de competencias nueva (o actual). CLIENTE: Función Ejecutiva. CONTROLES: Competencias Legales MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

Página 261 de 402

GESTIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA SISTEMATIZACION DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA’s)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas Analistas de Planificación (Técnicos).

DEL CONTROL PREVIO Y

Dirección de Planificación y

CONCURRENTE

Presupuesto

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Unidad de Calidad

1.3. BASE LEGAL:

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Instituciones del Gobierno Local remiten sus Planes Estratégicos y Operativos a SENPLADES. Si el documento es electrónico este va dirigido directamente al Director de Planificación; caso contrario es remitido al Subsecretario(a) Regional de SENPLADES. 2. La asistente del Subsecretario(a) registra la documentación en el sistema SIGOB, revisa los planes, los sumilla, registra la asignación en el sistema SIGOB y la remite a la Dirección de Planificación. 3. El Director de Planificación recibe los planes, sea del Subsecretario Regional o en forma electrónica directamente de las entidades públicas, los revisa y los asigna a uno de los técnicos mediante sumilla. Además, indica verbalmente al técnico respectivo qué debe analizar, con qué debe comparar y qué debe tomar en cuenta la articulación de objetivos con políticas y diagnóstico. 4. El técnico asignado, analiza el plan y elabora un informe. Para Planes estratégicos, el informe debe incluir: Antecedentes, Contenido, Análisis y Conclusiones. Para planes Operativos se debe realizar además comentarios o sugerencias a las metas establecidas, objetivo, presupuesto, indicadores, entre otros 5. Terminado el informe, el técnico debe presentar el informe de forma escrita y electrónica al Director de Planificación, sin necesidad de un memorando. 6. Si el informe no está correcto, el Director de Planificación solicita a los técnicos realizar las modificaciones, caso contrario remite el informe al Subsecretario Regional mediante memorando. 7. Finalmente, el Subsecretario Regional firma y remite el informe a la institución pública correspondiente

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL02

SUB - PROCESO: SISTEMATIZACION DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA's)

INSTITUCIONES DEL GOBIERNO LOCAL

SUBSECRETARÍA REGIONAL

HOJA #: 1 / 1.

DIRECCIÓN REGIONAL DE PLANIFICACIÓN

Inicio

ANALISTAS DE PLANIFICACIÓN

30 1

Recibe planes

Recibe Planes

Remiten Planes Estratégicos y Operativos

Analiza Plan 50

1 1

Revisa Planes

Registra Documentación Documento Electrónico?

Elabora Informe

Asigna Plan a un Técnico

Presentar Informe

Sumilla Sí

1 1

30 10

Registra asignación 40

Informe correcto?

60 70

50 2

Sí

Remite Informe a Subsecretario

Remite Informe a la Entidad Fin

DOCUMENTOS: - 1: Planes Institucionales - 2: Informe

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Local. ENTRADAS: Planes estratégicos/operativos de entidades públicas SALIDAS: Informes. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central. CONTROLES: Acuerdo Ministerial 182 del Ministerio de Economía MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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GESTIÓN DE LA INVERSIÓN PÚBLICA

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Subsecretario

Inversiones

Públicas Analistas Regionales

Director de Análisis de Proyectos

DE LA REVISION Y

Director de Análisis de Proyectos /

ACTUALIZACION

Unidad de Calidad

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Presupuesto del Sector Público y su Reglamento

•

Ley de Transparencia Fiscal y su Reglamento

•

Ley de Educación Superior y su Reglamento

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Instituciones del Gobierno Local

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES

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2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.

•

PND: Plan Nacional de Desarrollo 2007 - 2010

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Instituciones del Sector Público remiten sus proyectos de inversión pública a SENPLADES, mediante Oficio dirigido al Subsecretario Regional. 2. La asistente del Subsecretario Regional recibe los proyectos y registra los datos, ingresándolos en el SINAPRO. 3. La asistente del Subsecretario Regional entrega los proyectos (físicos) al Director de Análisis de Proyectos. 4. El Director de Análisis de Proyectos asigna los proyectos, mediante sumilla, a los distintos Analistas para su respectiva revisión. 5. Los Analistas estudian los proyectos. El estudio consiste en: a. Verificar que los proyectos se encuentren alineados al PND. b. Verificar que los proyectos sean parte del Plan de Desarrollo Local c. Verificar que el Proyecto cuente con un Estudio de Factibilidad d. Verificar que el Proyecto disponga de financiamiento garantizado.

6. En caso de que el proyecto NO cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador de Oficio con las observaciones correspondientes; y lo remite al Director de Análisis de Proyectos, quien a su vez lo remite al Subsecretario Regional. 7. El Subsecretario Regional firma y remite el Oficio, con el dictamen de priorización desfavorable, a la Institución responsable del proyecto. 8. En caso de que el proyecto SI cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador de Informe de Prioridad y un borrador de Oficio, los cuales son remitidos al Director de Análisis de Proyectos. 9. El Director de Análisis de Proyectos revisa los borradores. En caso de que los borradores estén correctamente elaborados, sumilla el Informe y remite al Subsecretario Regional. En caso de que los borradores no se encuentren bien Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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elaborados, el Director de Análisis de Proyectos realiza las correcciones del caso; sumilla el Informe y remite al Subsecretario Regional. 10. El Subsecretario Regional revisa el Informe y el borrador de Oficio. En caso de que detecte errores, el Subsecretario solicita al Director de Análisis de Proyectos que realice las modificaciones pertinentes. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el documento corregido al Subsecretario Regional para su nueva revisión. 11. En caso de que no detecte errores, el Subsecretario Regional remite el Informe y el borrador de Oficio al Secretario Nacional, mediante Memorando. 12. El Secretario Nacional firma el Oficio y remite a la Institución responsable del proyecto, adjuntando el Informe de Priorización respectivo.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: PRIORIZACION DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA

HOJA #: 1 / 1. CUENCA

INSTITUCIONES DEL GOBIERNO LOCAL

QUITO

SUBSECRETARIO REGIONAL DE INVERSIONES PUBLICAS

Inicio

DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS

ANALISTAS DE PROYECTOS

SECRETARIO NACIONAL

1 2

Recibe Documentos

Remite(n) Proyecto(s)

1 2

Registra Datos

Firma Oficio

Remite Oficio a Entidad Responsable del Proyecto

Entrega Proyecto a Director 1 3

Asigna Proyecto a Analista

Fin 1

40 3

Analiza Proyecto

Verifica Informe

20 3

90 3

Elabora Borrador de Oficio con observaciones correspondientes

Ok?

Fin

Remite Informe y Oficio

Ok?

Solicita Modificaciones

Sí

Cumple criterios?

Revisa Borrador de Informe y Borrador de Oficio

Sí

Realiza Correcciones

Sumilla y Remite

Sumilla Informe y Remite 3

Elabora Borrador de Informe de Prioridad

Remite Borrador de Oficio al Director 5

Elabora Borrador de Oficio

4 5

Remite Borrador de Informe y Borrador de Oficio

Firma Oficio 30

Remite Oficio a Entidad Responsable del Proyecto

Remite Borrador de Oficio

7 5

80 50

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PROCEDIMIENTO PARA REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Reprogramar la asignación de recursos para los proyectos de Inversión Pública.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Analistas Regionales

Director de Análisis de Proyectos

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Instituciones del Gobierno Local

•

Dirección de Análisis de Proyectos

•

Subsecretarías Regionales

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Instituciones del Gobierno Local solicitan al Subsecretario Regional de SENPLADES, mediante Oficio, la reprogramación presupuestaria de un Proyecto. Las Instituciones deben adjuntar los datos actualizados del proyecto. 2. La asistente de la Subsecretaría Regional recibe la(s) solicitud(es); la(s) registra en el sistema SINAPRO; y entrega al Director de Análisis de Proyectos. 3. El Director de Análisis de Proyectos y/o los Analistas a su cargo, analizan la pertinencia de la solicitud. Para ello se debe verificar el estado del Proyecto para el cual se solicita la reprogramación, revisando los datos (adjuntos) del proyecto donde las Instituciones del Gobierno local deben especificar: el grado de avance del proyecto; el cronograma valorado de actividades; y la justificación TECNICA de los incrementos y decrementos presupuestarios. 4. En caso de que Sí se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico correspondiente y lo remite al Secretario Nacional en Quito. En caso de que No se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico correspondiente, señalando las razones por las cuales se niega la solicitud, y lo remite al Subsecretario de Inversiones Públicas en Quito. 5. El Secretario Nacional o el Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el Informe Técnico correspondiente, favorable o desfavorable. En caso de que el Informe Técnico no contenga errores, el Secretario Nacional o el Subsecretario de Inversiones Públicas firma el Oficio de resolución; y lo remite a la Institución pertinente. 6. En caso de que el Informe Técnico presente irregularidades, el Secretario Nacional o el Subsecretario de Inversiones Públicas según sea el caso, solicita al Director de Análisis de Proyectos realizar las modificaciones respectivas. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el Informe corregido al Secretario Nacional o el Subsecretario de Inversiones Públicas para su nueva revisión y posterior envío.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION

HOJA #: 1 / 1.

CUENCA INSTITUCIONES DEL GOBIERNO LOCAL

Inicio

QUITO

SUBSECRETARIA REGIONAL DE INVERSION PUBLICA

DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS

1 2

Analiza Solicitud

Verifica Informe

Ok?

Registra Datos

Elabora Informe Técnico de Negación

Sí

Ok?

Elabora Informe Técnico de Aprobación

Remite Informe

Recibe Notificación de Aprobación

Sí

Solicita Modificaciones

Notifica Resolución 4

Notifica Resolución 3

Remite Informe

Ok?

Solicita Modificaciones

Sí

Entrega a Director

40 4

Recibe Solicitud

SECRETARIO NACIONAL

20 1

Solicitan Reprogramación

SUBSECRETARÍA DE INVERSIONES PÚBLICAS

Fin

90 4 5

Realiza Modificaciones

Recibe Notificación de Negación

70 0

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Oficio de Solicitud - 2: Datos del Proyecto - 3: Informe Técnico de Aprobación - 4: Informe Técnico de Negación - 5: Oficio / Notificación de Resolución

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Página 273 de 402

PROCEDIMIENTO PARA ASISTENCIA TÉCNICA EN FORMULACIÓN Y PREPARACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Brindar capacitación y asistencia técnica en formulación y preparación de proyectos de inversión pública a Instituciones del Sector Público.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Analistas de Proyectos de las Subsecretarías Regionales Director de Análisis de Proyectos

DE LA REVISION Y

Subsecretario Regional / Director de

ACTUALIZACION

Análisis de Proyectos

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Juntas Parroquiales

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Instituciones del Sector Público

•

Dirección de Análisis de Proyectos

•

Subsecretaría de Información e Investigación (en un futuro)

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Página 274 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: Se presentan dos casos: Cuando una institución solicita la capacitación: 1. La Institución interesada solicita la asistencia técnica (capacitación) relacionada a la formulación y preparación de proyectos de inversión pública, mediante Oficio dirigido al Subsecretario Regional de SENPLADES. 2. El Subsecretario Regional recibe la solicitud y a su vez sumilla al Director de Análisis de Proyectos. 3. El Director de Análisis de Proyectos debe esperar contar con un mínimo de tres solicitudes para coordinar la capacitación. Se coordina lugar, fecha, hora y logística respectiva. 4. Una vez que se tienen las tres solicitudes se ejecuta la capacitación; a través de talleres dictados por los analistas técnicos de la Dirección. 5. Las Entidades solicitantes, una vez finalizada la capacitación, deben brindar la retroalimentación respectiva a la Dirección de Inversiones y Proyectos. Cuando la Subsecretaría Regional tiene programado dar capacitación a una entidad determinada: 1. La Subsecretaría Regional contacta a la institución a capacitar y sumilla al Director de Análisis de Proyectos. 2. El Director de Análisis de Proyectos coordina el lugar, fecha, hora y logística respectiva. 3. Se ejecuta la capacitación de acuerdo a lo establecido anteriormente; a través de talleres dictados por los analistas técnicos de la Dirección. 4. Las Entidades solicitantes, una vez finalizada la capacitación, deben brindar la retroalimentación respectiva a la Dirección de Inversiones y Proyectos.

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Página 275 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: CAPACITACION EN FORMULACION Y PREPARACION DE PROYECTOS

HOJA #: 1 / 1.

DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS

SUBSECRETARIA REGIONAL

Inicio 40

Solicitud ?

Si Existen 3 solicitudes?

Recibir solicitud

Contacta entidad a capacitar

Coordina Capacitación

Remite a Dirección de Análisis de Proyectos

Espera contar con 3 solicitudes

Sí

Ejecuta Capacitación

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Oficio de Solicitud

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Página 276 de 402

GESTIÓN DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

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Página 277 de 402

PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA’s)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las Instituciones (No Financieras) del Sector Público.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación Subsecretarías Regionales

Directora de Seguimiento Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación

Directora

y de

Seguimiento

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal.

•

Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

•

Instituciones del Sector Público.

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Página 278 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. POA´s: Planes Operativos Anuales.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Secretario Nacional de Planificación envía un Oficio, adjuntando la Matriz de Seguimiento, a todas las instituciones del Sector Público. En el Oficio se indica el plazo hasta el cual deben remitir la información las instituciones. 2. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso “Salida de Documentación”. 3. Las instituciones del Sector Público reciben el Oficio. 4. Las instituciones completan y remiten la Matriz de Seguimiento, a través de la página web de SENPLADES. (Programa/Software). En caso de que las Instituciones no remitan la información, es responsabilidad de los Analistas de Seguimiento contactar a las Instituciones para solicitar nuevamente la información; y, deberán llenar la Matriz de Llamadas y Contactos. 5. Los analistas regionales reciben la información, y la procesan. El procesamiento de la información consiste en: Confrontar la información de la Matriz de Seguimiento con el Plan Operativo Anual (línea base) de cada una de las instituciones, traducir a texto escrito la información de las Matrices de Seguimiento y elaborar gráficos que muestren de una manera más clara la información. Se dispone de 4 días para realizar esta actividad. 6. Los analistas regionales, en base a la información procesada, elaboran un borrador de Informe, con conclusiones y recomendaciones; el cual es remitido a la Directora de Seguimiento en Quito, vía correo electrónico. El Informe deberá incluir adicionalmente estadísticas referentes a: a. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, cumpliendo con el tiempo de entrega; b. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, pero fuera del tiempo estipulado; c. Número de Instituciones que nunca remitieron la información solicitada.

7. La Directora de Seguimiento recibe la información para su análisis posterior. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-1

SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A POA´s

ENTIDADES PUBLICAS

HOJA #: 1 / 1.

SECRETARIA NACIONAL (QUITO)

DIRECCION DE SEGUIMIENTO (QUITO)

ARCHIVO

Inicio 10

ANALISTAS REGIONALES

30 20

2 1

Reciben Oficio

Envía Oficio a Instituciones Públicas 2 1

Recibe Información

Reciben Información

Fin

Procesan Información

2 1

Completan Matriz

Salida de Documentación

Remiten Matriz 10

Elaboran Borrador de Informe

3 4

Remiten Borrador de Informe 4

DOCUMENTOS: - 1: Oficio - 2: Matriz - 3: Matriz completa - 4: Borrador de Informe - 5: Informe preliminar - 6: Informe Final - 7: Memorando - 8: Oficio

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones -No Financieras- del Sector Público. ENTRADAS: Matriz de Seguimiento y Evaluación al Plan Operativo Anual. SALIDAS: Borrador de Informe de Seguimiento al Cumplimiento de los Planes Operativos Anuales. CLIENTE: Dirección de Seguimiento. CONTROLES: Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal; Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

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APROBADO POR

Página 280 de 402

PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar la ejecución oportuna y adecuada de la inversión pública en el país, para incentivar el desarrollo y el bienestar de la ciudadanía.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación Subsecretarías Regionales

Directora de Seguimiento Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación

Directora

y de

Seguimiento

1.3. BASE LEGAL:

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación

•

Subsecretaría de Inversiones Públicas

•

Subsecretarías Regionales

•

Instituciones del Sector Público (Regionales)

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 281 de 402

2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PAI: Plan Anual de Inversión.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Subsecretario de Inversiones Públicas de SENPLADES remite el PAI, junto con el Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento, a la Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. El envío se lo realiza a través del correo electrónico. 2. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación de SENPLADES recibe el Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento y asigna a los responsables de realizar el seguimiento. 3. Las Subsecretarías Regionales de SENPLADES, en coordinación con la Dirección de Seguimiento, realizan el seguimiento a los Proyectos a través de visitas personales en los sitios de ejecución de los proyectos. En las visitas de campo se recopila información relacionada a: • Avance o estado del Proyecto • Ejecución presupuestaria 4. Las Subsecretarías Regionales, a través de los responsables designados para las visitas a los proyectos, elaboran Reportes del estado de cumplimiento de cada uno de los proyectos, al finalizar todas las visitas. La elaboración de estos reportes consiste en ingresar al sistema PPI/POA y contestar las preguntas que constan en el sistema. Una vez que hayan sido respondidas todas las preguntas se debe guardar la información. 5. La Subsecretaria de Seguimiento, el Subsecretario de Inversiones Públicas y el Ministerio de Economía y Finanzas obtienen la información del estado de cumplimiento de los proyectos de inversión a los cuales se les realizó el seguimiento; a través del sistema.

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Página 282 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-2

SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA

SUBSECRETARIA DE INVERSIONES PUBLICAS

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARIA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION

SUBSECRETARIAS REGIONALES

DIRECCION DE SEGUIMIENTO

MINISTERIO DE ECONOMIA

Inicio 10 2.3

Envia Listado de Proyectos Recibe Reporte

Recibe Listado Fin

Asigna Responsables

Realizan Seguimiento

Elaboran Reporte 2

10 2.2

2.1

Recibe Reporte

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Listado de Proyectos - 2.1: Reporte de Avance de Proyectos - 2.2: Reporte de Avance de Proyectos - 2.3: Reporte de Avance de Proyectos

ELABORADO POR

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APROBADO POR

Página 283 de 402

PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A METAS DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación Subsecretarías Regionales

Directora de Seguimiento Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación

Directora

y de

Seguimiento

1.3. BASE LEGAL: •

Decreto Ejecutivo N° 745 (14 de noviembre de 2007)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales

•

Instituciones del Sector Público

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Página 284 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PND: Plan Nacional de Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Los Analistas regionales de Seguimiento de SENPLADES solicitan la información a las Instituciones del Sector Público. La solicitud se la debe realizar a través de llamadas telefónicas, correo electrónico, visitas a las Instituciones, u Oficios (firmados por el Subsecretario Regional). En la solicitud se debe indicar el tiempo del cual disponen las Instituciones para remitir la información. 2. Las Instituciones remiten la información solicitada. 3. Los Analistas de Seguimiento recopilan la información remitida por las Instituciones. 4. Los Analistas de Seguimiento analizan la información recopilada. 5. Los Analistas de Seguimiento elaboran un borrador de Informe. 6. Los Analistas de Seguimiento remiten el borrador de Informe a la Directora de Seguimiento, vía correo electrónico. 7. La Directora de Seguimiento recibe el borrador de Informe para su posterior análisis y consolidación.

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Página 285 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-4

SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMINETO DE METAS DEL PND

ANALISTAS REGIONALES DE SEGUIMIENTO

HOJA #: 1 / 1.

DIRECCION DE SEGUIMIENTO (QUITO)

INSTITUCIONES

Inicio 10 2

Recibe Información

Solicitan Información

Fin

Remiten Información 1 1

Recopilan Información

Analizan Información

Elaboran Borrador de Informe 2

Remiten Borrador de Informe 2

DOCUMENTOS: - 1: Información (Indicadores) - 2: Borrador de Informe

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Indicadores / POA´s SALIDAS: Borradoe de Informe de Seguimiento al Cumplimiento de Metas del PND. CLIENTE: Dirección de Seguimiento CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

Página 286 de 402

5.2.3. PROCESOS DE APOYO

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Pรกgina 287 de 402

GESTION DEL TALENTO HUMANO

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Pรกgina 288 de 402

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PERSONAL

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar la adecuada selección y contratación de los perfiles requeridos para suplir las vacantes que se generen dentro de la Institución.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Director

Recursos

Humanos

(Quito)

DE LA EJECUCION

Subsecretaría Regional

DEL CONTROL PREVIO Y

Director

CONCURRENTE

(Quito) / Subsecretaría Regional

DE LA REVISION Y

Director

ACTUALIZACION

(Quito) / Unidad de Calidad

Recursos

Humanos

1.3. BASE LEGAL: •

Reglamento Interno de Recursos Humanos

•

LOSCA y su Reglamento

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación.

1.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales.

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

•

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

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Página 289 de 402

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El responsable asignado para la selección de personal de la Regional recopila los formatos con los requerimientos de personal de cada área. 2. El responsable asignado para la selección de personal de la Regional analiza las bases de datos internas para determinar si existe personal que satisfaga los requerimientos establecidos. 3. Si encuentra el personal necesario dentro de las bases de datos internas, el responsable asignado para la selección de personal remite un informe del personal seleccionado, firmado por el Subsecretario Regional a RR.HH. en Quito. 4. Si no encuentra el personal necesario dentro de las bases de datos internas, el responsable asignado para la selección de personal de la Regional analiza las bases de datos de empresas externas dedicadas a reclutar personal, realiza las entrevistas y pruebas que se requiera para cada caso, selecciona a los candidatos finales y remite el informe respectivo firmado por el Subsecretario Regional a RR.HH. en Quito. 5. El Director de RR.HH. en Quito determina si aprueba los candidatos, de ser así emite los contratos respectivos; caso contrario emite un informe de negación con las observaciones que justifiquen dicha negación y solicita se repita el proceso de selección.

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Página 290 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DEL RECURSO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: SELECCIÓN DE PERSONAL

HOJA #: 1 / 1.

RESPONSABLE DE LA SELECCIÓN

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS (QUITO)

Inicio

10 4

Consolida Necesidades de Personal de Todas las Áreas

Se aprueba?

20 2

Emite Informe de Negación

Analiza fuentes internas de personal

Emite contratos Satisfacen requerimien tos?

Sí

Analiza fuentes externas de personal

Remite informe

Realiza Entrevistas y pruebas

Fin

Selecciona candidatos 10

Remite informe 4

DOCUMENTOS: 10

1: Formato de Solicitud de Personal de cada área. 2: Informe de Negativa de Contratación. 3: Contrato de Trabajo. 4: Informe del personal seleccionado

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional ENTRADAS: Necesidades de Personal de todas las areas. SALIDAS: Seleccion y Contratacion del Personal. CLIENTE: Areas solicitantes. CONTROLES: LOSCCA MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

Página 291 de 402

GESTION ADMINISTRATIVA

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Pรกgina 292 de 402

PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Realizar efectivamente el proceso de ingreso y registro de Activos Fijos de la Institución.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Director

Servicios

Administrativos Responsable de activos Fijos (Asistente administrativa/financiera)

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Servicios

CONCURRENTE

Administrativos

DE LA REVISION Y

Director

ACTUALIZACION

Administrativos

Servicios

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativas de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 293 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El proveedor entrega el bien o activo a la persona responsable del manejo de activos fijos. 2. El responsable de los activos fijos, firma el Acta de recepción e ingresa el bien en la base de datos. 3. El responsable de los activos fijos entrega el activo al área correspondiente con la cual firma el Acta de entrega. 4. El responsable de los activos fijos notifica mediante Memorando al responsable de Seguros, en Quito, para que tome las acciones pertinentes.

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Página 294 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-1

SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Ingreso de Activos)

HOJA #: 1 / 1.

RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS

PROVEEDOR

Inicio

Entrega Bien / Activo

Recibe Activo 1

Ingresa Activo en BDD

Entrega Activo 2

Notifica a responsable de SEGUROS 3

Fin

DOCUMENTOS - 1: Acta de Recepción - 2: Acta de Entrega - 3: Memorando

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

Página 295 de 402

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Ingreso de Documentación)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que ingrese a la Regional de SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos Recepción de la Subsecretaría Regional Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Recepción de la Subsecretaría

ACTUALIZACION

Regional

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquier representante de alguna Institución externa a SENPLADES se acerca a la recepción de la Subsecretaría Regional y entrega la documentación que necesite ingresar a SENPLADES. 2. La recepcionista sella la documentación. Se pone el sello, con fecha, solamente sobre la primera hoja. 3. La recepcionista codifica la documentación. 4. La recepcionista ingresa los datos de la documentación en el Sistema SIGOB. Se registra información referente a: Datos Personales; Descripción del Documento (Asunto y Resumen); Código de Numeración; Destinatario y responsable. 5. La recepcionista escanea toda la documentación. 6. La recepcionista archiva el documento escaneado 7. La recepcionista remite el documento físico a quien corresponda. 8. La persona a quien está dirigida la documentación recibe la documentación física.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 297 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-1

SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Ingreso de Documentación) REPRESENTANTE DE INSTITUCIONES EXTERNAS

HOJA #: 1 / 1.

RECEPCIÓN DE SUBSECRETARÍA REGIONAL

AREA CORRESPONDIENTE

Inicio 10 1

Se acerca a Recepción y entrega documentación

Recibe Documentación

Sella documentación

Fin

Codifica Documentación

Ingresa documentación a Sistema SIGOB

SIGOB 1

Escanea toda la documentación

Archiva el documento escaneado

Remite el documento físico a quien corresponda 1

DOCUMENTOS: - 1: Documentación

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

Página 298 de 402

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Salida de Documentación)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que salga desde la Regional de SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos Recepción de la Subsecretaría Regional Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Recepción de la Subsecretaría

ACTUALIZACION

Regional

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: En caso que la documentación sea Institucional se remite a Correos del Ecuador, a través del Proceso “Envío de correspondencia”. De lo contrario, si la documentación es externa, se realiza el siguiente procedimiento: 1. El Área solicitante remite la documentación junto con Oficio. 2. La recepcionista recibe la documentación. 3. La recepcionista escanea la documentación. 4. La recepcionista elabora la Hoja de Ruta para los mensajeros. La Hoja de Ruta incluye información referente al destinatario, fecha, asunto, entre otros temas. 5. La recepcionista asigna a un mensajero para que realice la entrega de la documentación. Esta asignación se realiza considerando las distancias entre Instituciones. 6. El mensajero entrega la documentación en la Institución asignada. Al momento de entregar la documentación el mensajero debe solicitar a la Persona/Institución que recibe la documentación que selle el Acta de Entrega-Recepción. El mensajero debe entregar el Acta sellada al Responsable de Archivo. 7. La recepcionista recibe las Actas de Entrega – Recepción por parte del mensajero. 8. La recepcionista saca una copia del Acta de Entrega-Recepción sellada. La copia es remitida al área que solicitó el envió de la documentación. 9. El área solicitante recibe la copia del Acta de Entrega-Recepción. Esta acta sellada sirve de respaldo para verificar que la documentación fue recibida por la Institución a la cual se envió.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-2

SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Salida de Documentación) AREA SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1.

RECEPCIÓN DE SUBSECRETARÍA REGIONAL

MENSAJERO

Inicio

Remite documentación junto con Oficio 1

1 2

Documento institucional o externo?

Recibe documentación

Externo

Escanea documentación

Institucional

Envío por Correspondencia Elabora Hoja de Ruta 3

Asigna a mensajero 1

Entrega Documentación

Recibe Actas de Entrega Recepción

P Copia Actas de Entrega Recepción 4.1

Recibe Copia de Acta de Entrega Recepción 4.1

Fin DOCUMENTOS -

1: Documentación 2: Oficio 3: Hoja de Ruta 4: Acta de Entrega - Recepción 4.1: Copia de Acta de Entrega - Recepción

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios. ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcioanrios. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos.

ELABORADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Envío de Correspondencia)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el envío oportuno de todo tipo de correspondencia que requiera ser remitida desde la Regional de SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM

FUNCIONARIO

DE LA APROBACIÓN

Director de Servicio Administrativos

DE LA EJECUCION

Unidad de Archivo

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Recepción de la Subsecretaría

ACTUALIZACION

Regional

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

La guía se llena

manualmente. 4. La recepcionista entrega la correspondencia, junto con la guía, al agente de Correos del Ecuador. 5. El Agente de Correos del ecuador recibe la correspondencia que debe entregar.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-3

SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Envío de Correspondencia) AREA SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1.

RECEPCIÓN DE SUBSECRETARÍA REGIONAL

AGENTE DE CORREOS DEL ECUADOR

Inicio 10 1

Remite documentación (sobres)

Recibe correspondencia

1 1

Fin Recibe documentación (sobres)

Llena guía

Entrega correspondencia 1

DOCUMENTOS - 1: Documentación

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PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURÍA (INGRESOS)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Director

Servicios

Administrativos

DE LA EJECUCIÓN

Asistente Administrativo

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Servicios

CONCURRENTE

Administrativos

DE LA REVISION Y

Director

ACTUALIZACION

Administrativos / Unidad de Calidad

Servicios

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público

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3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. La asistente administrativa verifica las existencias de suministros y materiales de oficina y determina los items y cantidades a adquirir 2. La asistente administrativa prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las características y la cantidad de suministros y/o materiales según lo determinado anteriormente. 3. Antes de proceder con la compra la asistente administrativa Solicita una Autorización al Subsecretario Regional. 4. El Subsecretario Regional revisa la solicitud y determina si existe el presupuesto necesario para realizar la compra. 5. Si NO existe el presupuesto el Subsecretario Regional niega la compra. Si existe el presupuesto autoriza la adquisición. 6. Una vez que cuenta con la autorización, la asistente administrativa solicita cotizaciones a proveedores calificados. 7. Luego de receptar las cotizaciones, la asistente administrativa elabora un cuadro comparativo de ofertas, sugiere la mejor opción y solicita autorización al Subsecretario Regional. 8. El Subsecretario Regional emite la aprobación respectiva a la asistente administrativa para que ésta proceda con la compra. 9. Una vez realizado el pedido de materiales al proveedor seleccionado, la asistente administrativa recibe la factura del proveedor y revisa los suministros, verificando la calidad y cantidad antes de recibir los materiales 10. Si todo está en orden, la asistente administrativa firma el recibí conforme en la factura 11. La asistente administrativa elabora el formulario de Ingreso de Materiales e ingresa el gasto y la solicitud de Pago al Sistema e-SIGEF.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-1

SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Ingresos)

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARIO REGIONAL

ASISTENTE ADMININSTRATIVA

Inicio

Verifica las existencias de suministros y materiales de oficina y determina los items y cantidades a adquirir

Prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las características y la cantidad de suministros y/o materiales 1

Solicita Autorización para proceder con compra

Revisa Solicitud

Presupuesto Disponible?

Sí Emite Negativa Autoriza la adquisición

Fin Solicita cotizaciones a proveedores calificados 2

Elabora un cuadro comparativo de ofertas y sugiere la mejor opción 3

Solicita autorización al Subsecretario Regional 2

Autoriza la adquisición

Realiza el pedido de materiales al proveedor seleccionado

Recibe la factura del proveedor y revisa los suministros, verifica la calidad y cantidad, de no existir novedad recibe los materiales

Firma el recibi conforme en la factura 4

P Elabora el formulario de Ingreso de Materiales 5

DOCUMENTOS: -

1: 2: 3: 4: 5:

Ingresa Gasto y Solicitud de Pago al Sistema

Solicitud de artículos de oficina Proformas Cuadro de comparación de ofertas Facturas Formulario de Ingreso de Materiales

Fin

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PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURÍA (EGRESOS)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Entregar periódicamente los suministros, materiales de oficina y otros bienes de uso y consumo que se requieran dentro de la Institución.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Director

Servicios

Administrativos

DE LA EJECUCION

Asistente Administrativo

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Servicios

CONCURRENTE

Administrativos

DE LA REVISION Y

Director

ACTUALIZACION

Administrativos / Unidad de Calidad

Servicios

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

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3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquier funcionario de la SubsecretarĂa Regional remite la solicitud de materiales a la Asistente Administrativa. 2.

La asistente administrativa recibe la Solicitud de Materiales y realiza la entrega de los mismos.

3. Una vez que el Funcionario solicitante recibe los materiales, ambas partes firman el Acta de entrega. 4. Finalmente, la asistente administrativa realiza el cuadre del Inventario en el sistema (despliegue de hoja en Excel).

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-2

SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Egresos)

HOJA #: 1 / 1

FUNCIONARIO SOLICITANTE

ASISTENTE RESPONSABLE DE PROVEEDURÍA

Inicio

Remite Solicitud de Materiales 1

Recibe Solicitud de Materiales

Realiza Entrega de Materiales

Reciben Materiales

Firman Acta de Entrega

Realiza Cuadre de Inventario

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Solicitud de artículos de oficina - 2: Acta de Entrega - Recepción

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5.3. FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Litoral)

5.3.1. PROCESOS GOBERNANTES

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GESTION DE COMUNICACIร N EXTERNA

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION (PROACTIVA) DE MEDIOS

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Responsable de Comunicación Social • Unidad de Calidad y Productividad

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El responsable de Comunicación Social de la Regional recibe el comunicado respecto a la necesidad de comunicación externa desde Quito. 2. El responsable de Comunicación Social de la Regional contacto a los medios de comunicación y entidades adscritas y solicita la publicación de la información o boletín. 3. Los medios de comunicación se encargan de publicar y difundir la información proporcionada. 4. El responsable de Comunicación Social de la Regional es responsable de dar seguimiento al proceso y asegurarse de que se haya realizado la publicación y alcanzado los objetivos propuestos.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA (Gestión de Medios - Proactiva)

HOJA #: 1 / 1

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Inicio

Recibe comunicado de Quito

Contacta medios y entidades adscritas

Solicitar publicación información / boletín

Realizan Publicación

Distribuyen información

Realiza seguimiento

Fin

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PROCEDIMIENTO PARA GESTION (REACTIVA) DE MEDIOS

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Responsable de Comunicación Social • Unidad de Calidad y Productividad

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. El responsable de Comunicación Social de la Regional, es el encargado de recopilar información relacionada con el comunicado generado. 2. Con los datos recolectados, el responsable de Comunicación Social de la Regional genera un informe y lo remite al Subsecretario Regional. 3. El Subsecretario revisa el informe y solicita modificaciones en caso de ser necesarias. 4. Si el informe está correcto, el Subsecretario Regional da su aprobación y lo remite a Quito.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.2

SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA (Gestión de Medios - Reactiva)

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARÍA REGIONAL

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN SOCIAL

10 Inicio 30

1.1

Revisa Documento

Ok?

Sí

Recopila Información

Redacta Documento 1

Solicita modificaciones

Remite al Subsecretario Remite a Quito

1 20 10

Fin 20 1 Realiza modificaciones 1.1

DOCUMENTOS: - 1: Documento - 1.1: Documento con modificaciones ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Regional; Subsecretario General; Medios de Comunicación. ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES. SALIDAS: Boletines de Prensa. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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GESTION DE LA PARTICIPACIร N CIUDADANA

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PROCEDIMIENTO PARA INSTALAR VEEDURÍAS PARA SEGUIMIENTO DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Implementar veedurías ciudadanas que aseguren la participación activa de la ciudadanía en actividades de seguimiento al cumplimiento de los objetivos del PND.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Dirección de Participación Ciudadana Funcionarios de la Unidad de Participación Ciudadana Subsecretaría de seguimiento y

DEL CONTROL PREVIO Y

evaluación/ Subsecretaría de

CONCURRENTE

Reforma Democrática del Estado/ Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Funcionarios de la Unidad de Participación Ciudadana / Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Constitución de la República del Ecuador

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado. • Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. • Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. CCCC: Comisión de Control Cívico contra la Corrupción

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Director de Participación Ciudadana define que objetivo se hace seguimiento junto con el Subsecretario de Seguimiento y Evaluación. 2. Una vez que el objetivo ha sido establecido, el Director de Participación Ciudadana se encarga de conformar la veeduría, definiendo las personas que deben integrarla y determinando si es una mezcla, individuales o solo institucionales 3. La Unidad de Participación Ciudadana, establece los objetivos de la veeduría. 4. Finalmente, la Unidad de Participación ciudadana realiza el seguimiento de la gestión de la veeduría para asegurarse que cumpla con los objetivos propuestos.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA

CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.2

SUB - PROCESO: Instalación de veedurías para seguimiento del PND

HOJA #: 1 / 1

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

SUBSECRETARÍA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Inicio

Define objetivo a hacer seguimiento

Conforma la veeduría

Establece objetivos de la veeduría

Realiza seguimiento

Fin

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación ENTRADAS: Objetivos del PND, Propuesta de conformación de veedurías SALIDAS: Informes de Seguimiento. CLIENTE: SENPLADES; Secretaría de Pueblos, Ciudadanía. CONTROLES: CCCC, Secretaría de Pueblos (Dirección de veedurías). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

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5.3.2. PROCESOS PRODUCTIVOS

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GESTION DE LA REFORMA DEMOCRร TICA DEL ESTADO

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y

FUNCIONARIO Subsecretario

Reforma

Democrática del Estado Junta

Subsecretarios

Subsecretaria Regional Subsecretaria Regional

CONCURRENTE DE LA REVISION Y

Subsecretaria Regional/ Directora de

ACTUALIZACION

Reforma Democrática del Estado.

1.3. BASE LEGAL: • Constitución de la República del Ecuador 1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: • Subsecretarías e Instituciones del Sector Público.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Subsecretaria Regional convoca a comité a los miembros de la Junta de Subsecretarios y les remite la matriz de competencias actual. 2. Una vez reunidos, la Junta de Subsecretarios analiza las responsabilidades actuales de las autoridades regionales. 3. La Junta de Subsecretarios revisa las competencias legales que forman parte de la estructura Orgánico-Funcional y no pueden ser modificadas. 4. La Junta de Subsecretarios determina las competencias verdaderas, es decir, todo aquello que las autoridades realizan en la actualidad. 5. La Junta de Subsecretarios determina si las competencias verdaderas son adecuadas para la realidad regional. 6. De ser las competencias verdaderas adecuadas, no se realiza ninguna modificación a la matriz de competencias actual. 7. Si las competencias verdaderas no son adecuadas, la Junta de Subsecretarios y la Subsecretaría regional determinan en conjunto las competencias ideales y reformulan la matriz de competencias.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARIA REGIONAL

REPRESENTANTES INSTITUCIONES LOCALES

Inicio

Convoca Comité

Analizan responsabilidades actuales de las autoridades Regionales

Remite matriz de competencias actual

Revisan las competencias legales

Determinan las competencias verdaderas

Determinan las competencias ideales

Reformulan matriz de competencias

Competencia s son Adecuadas?

Sí

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Matriz de competecias actual - 2: Matriz de competecias nueva

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

Página 327 de 402

GESTIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORÍA EN PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL A INSTITUCIONES PÚBLICAS

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Brindar capacitación y asistencia técnica en planificación institucional a Instituciones del Sector Público.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario Regional

Analistas de Planificación.

Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Analistas de Planificación

1.3. BASE LEGAL: •

N/A

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas.

•

Subsecretaría Regional de SENPLADES.

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2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las instituciones del Gobierno Local solicitan asesoría y envían información de su situación actual a los Analistas de Planificación de SENPLADES. 2. Los Analistas de Planificación de SENPLADES reciben la información y la analizan detalladamente. 3. Los Analistas de Planificación de SENPLADES diagnostican la situación actual, en base a la información recopilada. 4. Los Analistas de Planificación de SENPLADES coordinan fechas, horas, etc. con las instituciones del Gobierno Local para la realización del taller. 5. Los Analistas de Planificación de SENPLADES imparten un taller personalizado que se acople a la situación de cada institución, en el cual la Institución tiene la oportunidad de resolver todas sus inquietudes. Los talleres incluyen temas como: Misión, Visión, Objetivos, Planes/Proyectos, Matriz FODA, entre otros.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL02

SUB - PROCESO: ASISTENCIA TÉCNICA EN PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

INSTITUCIONES DEL GOBIERNO LOCAL

HOJA #: 1 / 1.

ANALISTAS DE PLANIFICACIÓN

Inicio

Solicitan Información

Reciben Información 1

Analizan Información

Coordinan Taller

Imparten taller personalizado

10 10

Solucionan sus inquietudes

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Solicitud

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Local. ENTRADAS: Solicitud para recibir taller de Planificación Institucional/ Elaboración POA. SALIDAS: Taller de Planificación Institucional/ Elaboración POA. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Local. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA SISTEMATIZACIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA’s)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas Analistas de Planificación (Técnicos).

DEL CONTROL PREVIO Y

Dirección de Planificación y

CONCURRENTE

Presupuesto

DE LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Unidad de Calidad

1.3. BASE LEGAL:

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

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3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Instituciones del Gobierno Local remiten sus Planes Estratégicos y Operativos a SENPLADES. Si el documento es electrónico este va dirigido directamente al Director de Planificación; caso contrario es remitido al Subsecretario(a) Regional de SENPLADES. 2. La asistente del Subsecretario(a) registra la documentación en el sistema SIGOB, revisa los planes, los sumilla, registra la asignación en el sistema SIGOB y la remite a la Dirección de Planificación. 3. El Director de Planificación recibe los planes, sea del Subsecretario Regional o en forma electrónica directamente de las entidades públicas, los revisa y los asigna a uno de los técnicos mediante sumilla. Además, indica verbalmente al técnico respectivo qué debe analizar, con qué debe comparar y qué debe tomar en cuenta la articulación de objetivos con políticas y diagnóstico. 4. El técnico asignado, analiza el plan y elabora un informe. Para Planes estratégicos, el informe debe incluir: Antecedentes, Contenido, Análisis y Conclusiones. Para planes Operativos se debe realizar además comentarios o sugerencias a las metas establecidas, objetivo, presupuesto, indicadores, entre otros 5. Terminado el informe, el técnico debe presentar el informe de forma escrita y electrónica al Director de Planificación, sin necesidad de un memorando. 6. Si el informe no está correcto, el Director de Planificación solicita a los técnicos realizar las modificaciones, caso contrario remite el informe al Subsecretario Regional mediante memorando. 7. Finalmente, el Subsecretario Regional firma y remite el informe a la institución pública correspondiente

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL02

SUB - PROCESO: SISTEMATIZACION DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA's)

INSTITUCIONES DEL GOBIERNO LOCAL

SUBSECRETARÍA REGIONAL

HOJA #: 1 / 1.

DIRECCIÓN REGIONAL DE PLANIFICACIÓN

Inicio

ANALISTAS DE PLANIFICACIÓN

30 1

Recibe planes

Recibe Planes

Remiten Planes Estratégicos y Operativos

Analiza Plan 50

1 1

Revisa Planes

Registra Documentación Documento Electrónico?

Elabora Informe

Asigna Plan a un Técnico

Presentar Informe

Sumilla Sí

1 1

30 10

Registra asignación 40

Informe correcto?

60 70

50 2

Sí

Remite Informe a Subsecretario

Remite Informe a la Entidad Fin

DOCUMENTOS: - 1: Planes Institucionales - 2: Informe

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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GESTIÓN DE LA INVERSIÓN PÚBLICA

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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PROCEDIMIENTO PARA PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Subsecretario

Inversiones

Públicas Analistas Regionales

Director de Análisis de Proyectos

DE LA REVISIÓN Y

Director de Análisis de Proyectos /

ACTUALIZACIÓN

Unidad de Calidad

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Presupuesto del Sector Público y su Reglamento

•

Ley de Transparencia Fiscal y su Reglamento

•

Ley de Educación Superior y su Reglamento

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Instituciones del Gobierno Local

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.

•

PND: Plan Nacional de Desarrollo 2007 - 2010

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Instituciones del Sector Público remiten sus proyectos de inversión pública a SENPLADES, mediante Oficio dirigido al Subsecretario Regional. 2. El Asistente recibe los proyectos, registra los datos (fecha y hora), los ingresa en el SINAPRO y codifica los documentos colocando un número de orden. 3. El Asistente entrega los proyectos (físicos) al Director de Análisis de Proyectos. 4. El Director de Análisis de Proyectos asigna los proyectos, mediante sumilla, a los distintos Analistas para su respectiva revisión. 5. Los Analistas estudian los proyectos. El estudio consiste en: e. Verificar que los proyectos se encuentren alineados al PND. f. Verificar que los proyectos sean parte del Plan de Desarrollo Local g. Verificar que el Proyecto cuente con un Estudio de Factibilidad h. Verificar que el Proyecto disponga de financiamiento garantizado.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA

CÓDIGO DEL PROCESO: PPIP01

SUB - PROCESO: PRIORIZACION DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA

INSTITUCIONES DEL GOBIERNO LOCAL

RECEPCIÓN DE LA SUBSECRETARÍA REGIONAL

Inicio

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARÍA REGIONAL

DIRECCION DE INVERSIÓN PÚBLICA

ANALISTAS DE PROYECTOS

SECRETARIO NACIONAL (QUITO)

1 2

70 3

Recibe Documentos

Remite(n) Proyecto(s) 1 2

Registra Datos (Fecha, hora)

Asigna Proyecto a Analista

Firma Informe

Firma Oficio 1

Analiza Proyecto

Remite Informe y Oficio

Codifica los documentos

Remite Oficio a Entidad Responsable del Proyecto

Entrega Proyecto a Director 1

Cumple criterios?

Revisa Borrador de Informe y Borrador de Oficio

Fin

Ok?

Sí

Realiza Correcciones

90 5 6

Firma Oficio

Sumilla y Remite

Sumilla Informe y Remite

Fin 3

Remite Oficio a Entidad Responsable del Proyecto

Elabora Borrador de Oficio con observaciones correspondientes

Sí

30 3

Remite Borrador de Oficio al Director

Elabora Borrador de Informe de Prioridad

Elabora Borrador de Oficio

Remite Borrador de Informe y Borrador de Oficio 40

3 5

Remite Borrador de Oficio al Subsecretario 5

DOCUMENTOS: - 1: Proyecto - 2: Oficio - 3: Borrador de Informe de Prioridad - 4: Borrador de Oficio - 5: Borrador de Oficio con observaciones - 6: Oficio firmado por Secretario Nacional - 7: Oficio con observaciones, firmado por Subsecretario Regional de Inversión Pública ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Solicitud(es) de Priorización para Proyectos de Inversión Pública. SALIDAS: Solicitud de Priorización aceptada o rechazada. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). CONTROLES: Guía General para la Presenatción de Proyectos de Inversión y de Cooperación Técnica; Ley de Presupuesto del Sector Público; Ley de Transparencia Fiscal; Ley de Educación Superior. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

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REVISADO POR

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APROBADO POR

PROCEDIMIENTO PARA REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Reprogramar la asignación de recursos para los proyectos de Inversión Pública.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Analistas Regionales

Director de Análisis de Proyectos

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55)

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Instituciones del Gobierno Local

•

Dirección de Análisis de Proyectos

•

Subsecretarías Regionales

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Instituciones del Gobierno Local solicitan al Subsecretario Regional de SENPLADES, mediante Oficio, la reprogramación presupuestaria de un Proyecto. Las Instituciones deben adjuntar los datos actualizados del proyecto. 2. La asistente de la Subsecretaría Regional recibe la(s) solicitud(es); la(s) registra en el sistema SINAPRO. 3.

La Subsecretaría Regional solicita una nueva partida en caso de que la solicitud sea nueva y la entrega al Director de Análisis de Proyectos; si se trata de un reemplazo simplemente lo entrega al Director de Análisis de Proyectos.

4. El Director de Análisis de Proyectos y/o los Analistas a su cargo, analizan la pertinencia de la solicitud. Para ello se debe verificar el estado del Proyecto para el cual se solicita la reprogramación, revisando los datos (adjuntos) del proyecto donde las Instituciones del Gobierno local deben especificar: el grado de avance del proyecto; el cronograma valorado de actividades; y la justificación TECNICA de los incrementos y decrementos presupuestarios. 5. En caso de que Sí se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico correspondiente y lo remite al Secretario Nacional en Quito. En caso de que No se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico correspondiente, señalando las razones por las cuales se niega la solicitud, y lo remite al Subsecretario de Inversiones Públicas en Quito. 6. Si la resolución fue desfavorable, el Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el Informe Técnico correspondiente, y de no contener errores, el Subsecretario de Inversiones Públicas firma el Oficio de resolución; y lo remite a la Institución pertinente. 7. En caso de que el Informe Técnico presente irregularidades, el Subsecretario de Inversiones Públicas, solicita al Director de Análisis de Proyectos realizar las modificaciones respectivas. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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solicitados y entrega el Informe corregido al Subsecretario de Inversiones Públicas para su nueva revisión y posterior envío. 8. Si la resolución fue favorable, el Secretario Nacional firma el Oficio; y lo remite a la Institución pertinente.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION

HOJA #: 1 / 1.

GUAYAQUIL INSTITUCIONES DEL GOBIERNO LOCAL

SUBSECRETARIA REGIONAL

Inicio

QUITO DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS

1 2

Analiza Solicitud

Elabora Informe Técnico de Negación

Sí Reemplazo

3 5

Solicitar partida nueva

Ok?

Remite notificación a la entidad 3 5

70 4

Notifica Resolución

1 4 5

Remite Informe

Entrega a Director

Remite Informe

Firma Informe

Solicita Modificaciones

Sí

Elabora Informe Técnico de Aprobación

Nuevo

Recibe Notificación de Aprobación

Verifica Informe

Ok?

Registra Datos

40 4

Recibe Solicitud

Reemplazo o nuevo?

SECRETARIO NACIONAL

20 1

Solicitan Reprogramación

SUBSECRETARÍA DE INVERSIONES PÚBLICAS

Fin 20

80 4 5

Recibe Notificación de Negación

Realiza Modificaciones

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Oficio de Solicitud - 2: Datos del Proyecto - 3: Informe Técnico de Aprobación - 4: Informe Técnico de Negación - 5: Oficio / Notificación de Resolución

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Local (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos. SALIDAS: Aprobación/Negación de Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55) MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

Página 343 de 402

PROCEDIMIENTO PARA ASISTENCIA TÉCNICA EN FORMULACIÓN Y PREPARACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Brindar capacitación y asistencia técnica en formulación y preparación de proyectos de inversión pública a Instituciones del Sector Público.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Analistas de Proyectos de las Subsecretarías Regionales Director de Análisis de Proyectos

DE LA REVISIÓN Y

Subsecretario Regional / Director de

ACTUALIZACIÓN

Análisis de Proyectos

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Juntas Parroquiales

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Instituciones del Sector Público

•

Dirección de Análisis de Proyectos

•

Subsecretaría de Información e Investigación (en un futuro)

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 344 de 402

2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Institución interesada solicita asistencia técnica relacionada a la formulación y preparación de proyectos de inversión pública, mediante Oficio dirigido al Subsecretario Regional de SENPLADES. 2. La Unidad de Archivo recibe la solicitud de capacitación, realiza el respectivo proceso “Ingreso de Documentación” y remite la documentación al despacho del Secretario Nacional. 3. El Subsecretario Regional recibe la solicitud y a su vez sumilla al Director de Análisis de Proyectos. 4. Si la solicitud es individual el director de Análisis de Proyectos y los analistas proporcionan la asistencia técnica solicitada enseguida en aproximadamente 2 horas. 5. Si la solicitud es colectiva, el Director de Análisis de Proyectos debe esperar contar con un mínimo de tres solicitudes para coordinar la asistencia técnica. Se coordina lugar, fecha, hora y logística respectiva. 6. Una vez que se tienen las tres solicitudes se ejecuta la capacitación; a través de talleres dictados por los analistas técnicos de la Dirección. 7. Las Entidades solicitantes, una vez finalizada la capacitación, deben brindar la retroalimentación respectiva a la Dirección de Inversiones y Proyectos.

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Página 345 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: ASISTENCIA TÉCNICA EN FORMULACION Y PREPARACION DE PROYECTOS

ENTIDAD SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1.

RECEPCIÓN DE LA SUBSECRETARÍA REGIONAL

SUBSECRETARIA REGIONAL

DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS

Inicio

20 10 1 1

Solicita Asistencia

Remite a Dirección de Análisis de Proyectos

1 1

Personal

Asist. Tec. Personal o Colectiva?

Ingreso de Documentación

Colectiva

Existen 3 solicitudes?

Espera contar con 3 solicitudes

Sí

Coordina Capacitación

Ejecuta Capacitación

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Oficio de Solicitud

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

Página 346 de 402

GESTIÓN DEL SEGUIMIENTIO Y EVALUACIÓN

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 347 de 402

PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA’s)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las Instituciones (No Financieras) del Sector Público.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación Subsecretarías Regionales

Directora de Seguimiento Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación

Directora

y de

Seguimiento

1.3. BASE LEGAL: •

Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal.

•

Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

•

Instituciones del Sector Público.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 348 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. POA´s: Planes Operativos Anuales.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Secretario Nacional de Planificación envía un Oficio, adjuntando la Matriz de Seguimiento, a todas las instituciones del Sector Público. En el Oficio se indica el plazo hasta el cual deben remitir la información las instituciones. 2. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso “Salida de Documentación”. 3. Las instituciones del Sector Público reciben el Oficio. 4. Las instituciones completan y remiten la Matriz de Seguimiento, a través de la página web de SENPLADES. (Programa/Software). En caso de que las Instituciones no remitan la información, es responsabilidad de los Analistas de Seguimiento contactar a las Instituciones para solicitar nuevamente la información; y, deberán llenar la Matriz de Llamadas y Contactos. 5. Los analistas regionales reciben la información, y la procesan. El procesamiento de la información consiste en: Confrontar la información de la Matriz de Seguimiento con el Plan Operativo Anual (línea base) de cada una de las instituciones, traducir a texto escrito la información de las Matrices de Seguimiento y elaborar gráficos que muestren de una manera más clara la información. Se dispone de 4 días para realizar esta actividad. 6. Los analistas regionales, en base a la información procesada, elaboran un borrador de Informe, con conclusiones y recomendaciones; el cual es remitido a la Directora de Seguimiento en Quito, vía correo electrónico. El Informe deberá incluir adicionalmente estadísticas referentes a: d. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, cumpliendo con el tiempo de entrega; e. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, pero fuera del tiempo estipulado; f. Número de Instituciones que nunca remitieron la información solicitada.

7. La Directora de Seguimiento recibe la información para su análisis posterior. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-1

SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A POA´s

ENTIDADES PUBLICAS

HOJA #: 1 / 1.

SECRETARIA NACIONAL (QUITO)

DIRECCION DE SEGUIMIENTO (QUITO)

ARCHIVO

Inicio 10

ANALISTAS REGIONALES

30 20

2 1

Reciben Oficio

Envía Oficio a Instituciones Públicas 2 1

Recibe Información

Reciben Información

Fin

Procesan Información

2 1

Completan Matriz

Salida de Documentación

Remiten Matriz 10

Elaboran Borrador de Informe

3 4

Remiten Borrador de Informe 4

DOCUMENTOS: - 1: Oficio - 2: Matriz - 3: Matriz completa - 4: Borrador de Informe - 5: Informe preliminar - 6: Informe Final - 7: Memorando - 8: Oficio

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

Página 350 de 402

PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar la ejecución oportuna y adecuada de la inversión pública en el país, para incentivar el desarrollo y el bienestar de la ciudadanía.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación Subsecretarías Regionales

Directora de Seguimiento Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación

Directora

y de

Seguimiento

1.3. BASE LEGAL:

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación

•

Subsecretaría de Inversiones Públicas

•

Subsecretarías Regionales

•

Instituciones del Sector Público (Regionales)

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 351 de 402

2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PAI: Plan Anual de Inversión.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Subsecretario de Inversiones Públicas de SENPLADES remite el PAI, junto con el Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento, a la Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. El envío se lo realiza a través del correo electrónico. 2. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación de SENPLADES recibe el Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento y asigna a los responsables de realizar el seguimiento. 3. Las Subsecretarías Regionales de SENPLADES, en coordinación con la Dirección de Seguimiento, realizan el seguimiento a los Proyectos a través de visitas personales en los sitios de ejecución de los proyectos. En las visitas de campo se recopila información relacionada a: • Avance o estado del Proyecto • Ejecución presupuestaria 4. Las Subsecretarías Regionales, a través de los responsables designados para las visitas a los proyectos, elaboran Reportes del estado de cumplimiento de cada uno de los proyectos, al finalizar todas las visitas. La elaboración de estos reportes consiste en ingresar al sistema PPI/POA y contestar las preguntas que constan en el sistema. Una vez que hayan sido respondidas todas las preguntas se debe guardar la información. 5. La Subsecretaria de Seguimiento, el Subsecretario de Inversiones Públicas y el Ministerio de Economía y Finanzas obtienen la información del estado de cumplimiento de los proyectos de inversión a los cuales se les realizó el seguimiento; a través del sistema.

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Página 352 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008

PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-2

SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA

SUBSECRETARIA DE INVERSIONES PUBLICAS

HOJA #: 1 / 1.

SUBSECRETARIA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION

SUBSECRETARIAS REGIONALES

DIRECCION DE SEGUIMIENTO

MINISTERIO DE ECONOMIA

Inicio 10 2.3

Envia Listado de Proyectos Recibe Reporte

Recibe Listado Fin

Asigna Responsables

Realizan Seguimiento

Elaboran Reporte 2

10 2.2

2.1

Recibe Reporte

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Listado de Proyectos - 2.1: Reporte de Avance de Proyectos - 2.2: Reporte de Avance de Proyectos - 2.3: Reporte de Avance de Proyectos

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

Página 353 de 402

PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A METAS DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

FUNCIONARIO Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación Subsecretarías Regionales

Directora de Seguimiento Subsecretaria

Seguimiento

Evaluación

Directora

y de

Seguimiento

1.3. BASE LEGAL: N/A.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales

•

Instituciones del Sector Público

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 354 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PND: Plan Nacional de Desarrollo

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 355 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION

CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-4

SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMINETO DE METAS DEL PND

ANALISTAS REGIONALES DE SEGUIMIENTO

HOJA #: 1 / 1.

DIRECCION DE SEGUIMIENTO (QUITO)

INSTITUCIONES

Inicio 10 2

Recibe Información

Solicitan Información

Fin

Remiten Información 1 1

Recopilan Información

Analizan Información

Elaboran Borrador de Informe 2

Remiten Borrador de Informe 2

DOCUMENTOS: - 1: Información (Indicadores) - 2: Borrador de Informe

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

Página 356 de 402

5.3.3. PROCESOS DE APOYO

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Pรกgina 357 de 402

GESTION DEL TALENTO HUMANO

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Pรกgina 358 de 402

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE NOMINA (Viáticos)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Proporcionar el marco procedimental para el desarrollo, en forma integrada e interrelacionada, de las actividades que conlleva el proceso de viáticos.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario Regional

DE LA EJECUCION

Asistente Administrativa-Financiera

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Recursos Humanos /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Subsecretario Regional/ Asistente

ACTUALIZACION

Administrativa-Financiera

1.3. BASE LEGAL: •

LOSCCA

•

Leyes y Reglamentos de SENRES

•

Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

•

RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Subsecretario Regional remite la petición de Comisión de Servicios a la Asistente Administrativa-Financiera. 2. De ser necesario asignar un chofer, la Asistente Administrativa realiza la notificación al mismo, de lo contrario compra los pasajes necesarios y los entrega al funcionario correspondiente. 3. Una vez que el Funcionario concluya su viaje, éste debe entregar al Subsecretario Regional un informe detallado de su viaje, que incluya todos los gastos realizados. 4. El Subsecretario Regional firma el informe y solicita el pago a la Subsecretaría de Gestión Corporativa en Quito mediante Memorando (Formulario de Cancelación d Viáticos). Debe adjuntarse el informe con los gastos realizados.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL PROCESO: PATH06-5

SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE NOMINA (Viáticos)

SUBSECRETARIA REGIONAL

HOJA #: 1 / 1

ASISTENTE ADMINISTRATIVA FINANCIERA

FUNCIONARIO

SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN COORPORATIVA (QUITO)

Inicio

Emite Petición de Comisión de Servicios

Realiza Viaje

Autoriza Pago

Presenta Informe Fin

Recibe Petición de Comisión de Servicios

20 2

Firmar Informe

Solicitar pago

Va con chofer?

Sí

Compra pasajes

Notificar chofer Entrega pasajes

10 10

DOCUMENTOS: - 1: Petición de Comisión de servicios - 2: Informe del viaje

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Funcionarios en general. ENTRADAS: Solicitud de Viáticos. SALIDAS: Solicitud atendida. (Viiáticos acreditados) CLIENTE: Funcionario (s) solicitante. CONTROLES: LOSCA MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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GESTION CONTABLE / FINANCIERA

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Pรกgina 362 de 402

PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asignar los recursos de una forma efectiva y eficiente; respetando la planificación presupuestaria.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Subsecretario

Gestión

Corporativa

DE LA EJECUCION

Responsable de Presupuesto

DEL CONTROL PREVIO Y

Directora Financiera / Unidad de

CONCURRENTE

Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y ACTUALIZACION

Subsecretario

Gestión

Corporativa / Unidad de Calidad y Productividad

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Presupuesto

•

Reglamento de la Ley de Presupuesto

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías de SENPLADES

•

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Asistente Financiera solicita autorización a la Directora Financiera. 2. Una vez que la Directora Financiera emite la autorización, la Asistente Financiera realiza el compromiso de pago, ingresando todas las facturas en el sistema. 3. La asistente Financiera descarga el presupuesto y, a continuación se realiza el pago respectivo.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION CONTABLE / FINANCIERA

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: EJECUCION PRESUPUESTARIA

HOJA #: 1 / 1

ASISTENTE FINANCIERA

DIRECCION FINANCIERA

Inicio

Solicita autorización a Directora Financiera

Emite autorización 1 1

Realiza Compromiso de pago

Descarga presupuesto

PAGOS

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Autorización Financiera

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretaría Regional. ENTRADAS: Necesidades de Gasto de la Subsecretaría. SALIDAS: Presupuesto ejecutado. CLIENTE: Subsecretaría Regional. CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE TESORERÍA (Pagos)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM

FUNCIONARIO

DE LA APROBACIÓN

Gestión Corporativa

DE LA EJECUCIÓN

Asistente Financiera

DEL CONTROL PREVIO Y

Dirección Financiera/ Subsecretario

CONCURRENTE

Regional

DE LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Asistente Financiera

1.3. BASE LEGAL: •

Ley de Presupuesto

•

Reglamento de la Ley de Presupuesto

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público

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3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Asistente Financiera solicita la autorización de pago vía e-mail a la Directora Financiera de Quito. 2. Una vez que la Directora Financiera remite e-mail con la autorización, la Asistente Financiera realiza la petición de pago, con Memorando firmado por el Subsecretario Regional dirigido a la Gestión Corporativa en Quito. Se debe adjuntar todas las facturas. 3. La asistente Financiera debe realizar el seguimiento necesario para asegurar que el pago sea realizado. 4. Una vez que se realiza el pago, la Asistente Financiera solicita los comprobantes de retención a Quito. 5. La Asistente debe elaborar el comprobante de Pago e imprimir la trasferencia de pago del e-SIGEF. 6. La Asistente Financiera envía todos los documentos al proveedor para que este los firme. 7. La Asistente Financiera remite a Quito las copias de las retenciones.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION CONTABLE - FINANCIERA

CÓDIGO DEL PROCESO:

SUB - PROCESO: TESORERIA (Pagos)

ASITENTE FINANCIERO

PROVEEDOR

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARIO REGIONAL

Inicio

DIRECCIÓN FINANCIERA (QUITO)

10 1

Solicita autorización de Pago

Firma memorando 1

Remite autorización de Pago

20 20

Realiza petición de pago 1

Remite a Gestión Corporativa (Quito)

Realiza seguimiento

Solicita comprobante de retención

Elabora comprobante de pago

Imprime transferencia de pago

Envía documentos a proveedor

Firma comprobantes

Remite a Quito copias de retenciones

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Memorando para Petición de Pago

OBJETIVO: ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretaría Regional ENTRADAS: Requerimientos de contratación SALIDAS: Requerimiento atendido CLIENTE: CONTROLES: Términos de Referencia, Contraloría MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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GESTION ADMINISTRATIVA

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PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO GENERALES (Mantenimiento de Instalaciones)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Mantener en óptimas condiciones funcionales los edificios, mobiliarios e instalaciones de la regional de SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Subsecretario Regional

Gerente Administrativa del edificio

DEL CONTROL PREVIO Y

Gerente Administrativa del edificio /

CONCURRENTE

Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Gerente Administrativa del edificio

ACTUALIZACION

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativas de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Servicios Administrativos.

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2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. La Asistente Administrativa-Financiera o cualquier Funcionario de la Regional de SENPLADES identifica y notifica la necesidad de dar mantenimiento a alguna instalación o área de la Institución. La notificación puede ser vía telefónica o correo electrónico; dirigida a la Gerente Administrativa del Edificio. 2. Una vez que la Gerente Administrativa del Edificio tiene conocimiento de algún tipo de problema, éste verifica el problema o necesidad. 3. Luego de verificar el problema, la Gerente Administrativa del Edificio asigna la solución correspondiente. Según sea el caso, se asigna la solución ya sea al grupo de electricistas, carpinteros, proveedor de llaves, o encargados de los sanitarios.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM01-1

SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Mantenimiento de Edificios)

FUNCIONARIOS

Inicio

Identifican y Notifican Problema o Necesidad de mantenimiento

HOJA #: 1 / 1.

ASISTENTE ADMINISTRATIVA FINANCIERA

GERENTE ADMINISTRATIVA DEL EDIFICIO

Inicio

Identifica y Notifica Problema o Necesidad

Contacta Gerente Adm. Del Edificio

Verifica Problema o Necesidad

Asigna solución

Fin

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario / Funcionarios. ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretario / Funcionarios. CONTROLES: Contrato de Arrendamiento del edificio MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

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Página 372 de 402

PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO GENERALES (Mantenimiento de Vehículos)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Mantener en óptimas condiciones funcionales los vehículos utilizados en la regional de SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM

FUNCIONARIO

DE LA APROBACIÓN

Subsecretario Regional

DE LA EJECUCIÓN

Conductor / Angloautomotriz

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

Conductor

DE LA REVISIÓN Y

Conductor / Asistente

ACTUALIZACIÓN

Administrativa

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativas de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Servicios Administrativos.

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2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. El conductor identifica la necesidad de dar mantenimiento a algún vehículo y realiza la solicitud para la realización del mismo, ya sea por escrito o de manera verbal a la Asistente Administrativa. 2. La Asistente Administrativa, luego de recibir la solicitud, la remite al Subsecretario Regional para su aprobación. 3. Una vez que el Secretario Regional emite la aprobación para realizar el mantenimiento, la Asistente Administrativa contacta a la empresa proveedora del Servicio ANGLOAUTOMOTRIZ para notificar el requerimiento y solicitar crédito. 4. El conductor debe llevar el vehículo hasta la empresa ANGLOAUTOMOTRIZ. 5. Acabado el mantenimiento, el conductor debe revisar todos los trabajos realizados sobre el vehículo. En caso de que se haya realizado cambio de repuestos, el conductor debe solicitar el repuesto antiguo. 6. Finalmente, el conductor debe notificar los resultados a la Asistente Administrativa.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM01-2

SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Mantenimiento de Vehiculos)

CONDUCTOR

HOJA #: 1 / 1.

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

SUBSECRETARIO REGIONAL

Inicio

Emite solicitud de mantenimiento

Recibe solicitud 10

Remite solicitud al Subsecretario Regional

Llevar vehiculo

Autoriza el mantenimiento Revisa trabajo realizado

Contacta a Empresa proveedora del Servicio Cambio de repuestos?

Solicitar Credito Si

Solicitar repuesto antiguo

Reportar resultados

Fin

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Conductor. ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento. SALIDAS: Mantenimiento Realizado. CLIENTE: . CONTROLES: Reglamento de Choferes. MECANISMOS: Recursos: humanos, administrativos, financieros, transporte.

ELABORADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE TRANSPORTACION

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Brindar movilización a todos los Funcionarios de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Subsecretario Regional

Asistente Administrativa

DEL CONTROL PREVIO Y

Director

CONCURRENTE

Administrativos

DE LA REVISION Y

Asistente Administrativa

Servicios

ACTUALIZACION

1.3. BASE LEGAL: •

Normas de Austeridad y Control del Gasto Público

•

Contraloría General del Estado

•

Reglamento Interno de Transporte

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales.

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Página 376 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquier Funcionario de la SENPLADES solicita transportación a la Asistente Administrativa, vía telefónica. 2. La Asistente Administrativa verifica la disponibilidad de vehículos. Al verificar la disponibilidad, la Asistente Administrativa debe respetar y priorizar las necesidades de transportación de de cada uno de los Subsecretarios. 3. En caso de que exista disponibilidad de vehículos, la Asistente Administrativa asigna un automóvil (con el conductor respectivo) al Funcionario solicitante. 4. El Conductor designado llena una Orden de Movilización, en la cual se detallan características del auto (número de placa, nombre del conductor, kilometraje de salida número de motor, número de chasis, quienes viajan, por orden de quién viajan). 5. El Conductor designado transporta al Funcionario. 6. El Conductor designado reporta el cumplimiento de sus responsabilidades. Verbalmente informa cualquier novedad relacionada con el vehículo y firma la orden de movilización junto con la persona solicitante. 7. En caso de que NO exista disponibilidad de vehículos, la Asistente Administrativa analiza si es factible contratar el transporte solicitado. 8. De ser factible la contratación, la Asistente Administrativa solicita la aprobación al Subsecretario Regional. 9. De no ser factible realizar la contratación, o en caso de que el Subsecretario Regional no autorice la contratación, la Asistente Administrativa comunica la negativa al Funcionario solicitante. 10. Si el Subsecretario da la autorización necesaria, se realiza la contratación respectiva.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM01-2

SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Transporte)

HOJA #: 1 / 1.

FUNCIONARIO

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

CONDUCTOR

SUBSECRETARIO REGIONAL

Inicio 10 20

Solicita Transportación

Llena Orden de Movilización Verifica Disponibilidad de Vehículos

Aprueba ?

Transporta al Funcionario Disponibilidad?

Comunica Negativa

Sí

Reporta Acción Cumplida

Si ContratarS ervicio?

Solicita contratación del transporte Comunica Negativa

Sí

Asigna Conductor

Fin

Solicita aprobación del Subsecretario

Fin

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Página 378 de 402

PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Realizar efectivamente el proceso de ingreso y registro de Activos Fijos de la Institución.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

FUNCIONARIO Director

Servicios

Administrativos Responsable de activos Fijos (Asistente administrativa/financiera)

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Servicios

CONCURRENTE

Administrativos

DE LA REVISION Y

Director

ACTUALIZACION

Administrativos

Servicios

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativas de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. BDD: Base de Datos

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3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. El proveedor al cual se haya seleccionado entrega el bien o activo a la persona responsable del manejo de activos fijos (Auxiliar de Servicios). 2. El Auxiliar de Servicios de SENPLADES recibe los activos. Debe solicitar una copia de la Factura. Además genera un Acta de Entrega-Recepción que debe ser firmada por el Proveedor y por el Auxiliar de Servicios. 3. El responsable de Activos Fijos de SENPLADES registra los nuevos activos en la BDD. 4. El Auxiliar de Servicios entrega el activo al área correspondiente con la cual firma el Acta de entrega. 5. El Auxiliar de Servicios de SENPLADES notifica al responsable de SEGUROS, en Quito, la incorporación de nuevos activos; vía memorando o correo electrónico, para que el nuevo activo sea incluido en la lista de bienes asegurados.

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Página 380 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-1

SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Ingreso de Activos)

HOJA #: 1 / 1.

AUXILIAR DE SERVICIOS

PROVEEDOR

Inicio

Entrega Bien / Activo

Recibe Activo 1

Ingresa Activo en BDD

Entrega Activo 2

Notifica a responsable de SEGUROS

Fin

DOCUMENTOS - 1: Acta de Entrega - 2: Acta de Recepción

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Página 381 de 402

PROCEDIMIENTO PARA ACTIVOS FIJOS (Constatación Física)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Controlar la existencia física y el buen estado de los activos pertenecientes a SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

FUNCIONARIO Director de Servicios Administrativos Auxiliar de Servicios Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Auxiliar de Servicios

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativas de SENPLADES.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Servicios Administrativos.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 382 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

•

BDD: Base de Datos

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Auxiliar de Servicios imprime la Lista de Activos (Hoja de Excel). 2. El Auxiliar de Servicios realiza la constatación física de los activos.

Se debe

constatar, en primer lugar, la existencia del bien; y, en segundo lugar, el estado del bien. 3. En caso de que los activos NO se encuentren en mal estado, el Auxiliar de Servicios actualiza la BDD. 4. En caso de que algún activo se encuentre en mal estado, el Auxiliar de Servicios debe considerar si se trata de un mueble o de un equipo tecnológico. En caso de que se trate de un mueble, el responsable de Activos Fijos embodega el bien; y se procede a ejecutar el proceso “Baja de Activos Fijos”. 5. En caso de que el activo en mal estado sea un equipo tecnológico, el responsable de Activos Fijos contacta al Director de Recursos Tecnológicos. 6. El Director de Recursos Tecnológicos asigna un responsable de su Unidad para que revise los equipos en mal estado. 7. El asistente o los asistentes de Recursos Tecnológicos asignados revisan el estado de los equipos. 8. El asistente o los asistentes de Recursos Tecnológicos asignados elaboran un Informe sobre el estado de los equipos tecnológicos. El Informe es presentado al director de Recursos Tecnológicos. 9. El Director de Recursos Tecnológicos analiza el Informe sobre el estado de los equipos revisados. 10. El Director de Recursos Tecnológicos decide si se da de baja a los equipos o no. En caso de que se decida dar de baja a los equipos, se procede con el proceso “Baja de Activos Fijos”. 11. En caso de que se decida NO dar de baja los equipos tecnológicos, los equipos son embodegados.

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Página 383 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-2

SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Constatación Física)

HOJA #: 1 / 1.

AUXILIAR DE SERVICIOS

DIRECCION DE RECURSOS TECNOLOGICOS

Inicio

ASISTENTES DE RECURSOS TECNOLOGICOS

Asigna Responsables de Revisión

Revisan Estado de Equipos

Elaboran Informe sobre Estado de Equipos

Imprime Lista de Activos 1

Realiza Constatación de Activos

30 2

Analiza Informe sobre Estado de Equipos Mal Estado?

Alimenta BDD

Dar de Baja?

Sí Mueble o Equipo Tecnolog.?

Eq. Tecnol. 40

Contacta a Director de Recursos

Mueble

Embodega el Bien

Baja de Activos Fijos

DOCUMENTOS - 1: Listado de Activos - 2: Informe sobre estado de equipos tecnológicos

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Página 384 de 402

PROCEDIMIENTO PARA ACTIVOS FIJOS (Baja de Activos)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCIÓN

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

FUNCIONARIO Director de Servicios Administrativos Auxiliar de Servicios Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Auxiliar de Servicios

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativas de SENPLADES.

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Servicios Administrativos.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 385 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

•

BDD: Base de Datos

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Auxiliar de Servicios remite la Lista de Activos a dar de Baja al Director de Servicios Administrativos. 2. El Director de Servicios Administrativos remite la Lista de Activos a dar de Baja al Subsecretario Regional para que éste solicite la aprobación al Secretario Regional en Quito. 3. Una vez que el Secretario Regional aprueba la lista de Activos a dar de baja, el Auxiliar de Servicios fotografía todos los activos a desecharse. 4. El Auxiliar de Servicios actualiza desecha los activos y archiva las fotografías obtenidas.

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Página 386 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-3

SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Baja de Activos)

AUXILIAR DE SERVICIOS

HOJA #: 1 / 1.

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SUBSECRETARÍA REGIONAL

SECRETARÍA NACIONAL

Inicio 10 1

Remite Lista de Activos a dar de baja

Aprueba Lista de Activos para dar de baja

1 1

Remite Lista de Activos a dar de baja

20 1 2

Fotografía Activos

Desecha Activos

Archiva Fotografías

Inicio

DOCUMENTOS - 1: Lista de Activos para dar de baja - 2: Resolución

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretarías de SENPLADES ENTRADAS: Listado de Activos Fijos para ser dados de baja. SALIDAS: Activos Fijos dados de baja. CLIENTE: Subsecretarías de SENPLADES CONTROLES: Términos de Referencia, Contraloría MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

Página 387 de 402

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Ingreso de Documentación)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que ingrese a la Regional de SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos Recepción de la Subsecretaría Regional Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Recepción de la Subsecretaría

ACTUALIZACION

Regional

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 388 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 389 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-1

SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Ingreso de Documentación) REPRESENTANTE DE INSTITUCIONES EXTERNAS

HOJA #: 1 / 1.

RECEPCIÓN DE SUBSECRETARÍA REGIONAL

AREA CORRESPONDIENTE

Inicio 10 1

Se acerca a Recepción y entrega documentación

Recibe Documentación

Sella documentación

Fin

Codifica Documentación

Ingresa documentación a Sistema SIGOB

SIGOB 1

Escanea toda la documentación

Archiva el documento escaneado

Remite el documento físico a quien corresponda 1

DOCUMENTOS: - 1: Documentación

ELABORADO POR

REVISADO POR

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Salida de Documentación)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que salga desde la Regional de SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

DE LA EJECUCION

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos Recepción de la Subsecretaría Regional Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Recepción de la Subsecretaría

ACTUALIZACION

Regional

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 391 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 392 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-2

SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Salida de Documentación) AREA SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1.

RECEPCIÓN DE SUBSECRETARÍA REGIONAL

MENSAJERO

Inicio

Remite documentación junto con Oficio 1

1 2

Documento institucional o externo?

Recibe documentación

Externo

Escanea documentación

Institucional

Envío por Correspondencia Elabora Hoja de Ruta 3

Asigna a mensajero 1

Entrega Documentación

Recibe Actas de Entrega Recepción

P Copia Actas de Entrega Recepción 4.1

Recibe Copia de Acta de Entrega Recepción 4.1

Fin DOCUMENTOS - 1: Documentación - 2: Oficio - 3: Hoja de Ruta - 4: Acta de Entrega - Recepción - 4.1: Copia de Acta de Entrega - Recepción

ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios. ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcioanrios. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos.

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

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PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Envío de Correspondencia)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO: Asegurar el envío oportuno de todo tipo de correspondencia que requiera ser remitida desde la Regional de SENPLADES.

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM

FUNCIONARIO

DE LA APROBACIÓN

Director de Servicio Administrativos

DE LA EJECUCION

Unidad de Archivo

DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE

Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad

DE LA REVISION Y

Recepción de la Subsecretaría

ACTUALIZACION

Regional

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: __________________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías.

Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC

Página 394 de 402

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: •

SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. El Área solicitante remite la documentación (sobres de correspondencia). 2. La recepcionista recibe la documentación (sobres de correspondencia). 3. La recepcionista llena la guía para envío de correspondencia. La guía se llena manualmente. 4. La recepcionista entrega la correspondencia, junto con la guía, al agente de Correos del Ecuador. 5. El Agente de Correos del ecuador recibe la correspondencia que debe entregar.

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Página 395 de 402

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-3

SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Envío de Correspondencia) AREA SOLICITANTE

HOJA #: 1 / 1.

RECEPCIÓN DE SUBSECRETARÍA REGIONAL

AGENTE DE CORREOS DEL ECUADOR

Inicio 10 1

Remite documentación (sobres)

Recibe correspondencia

1 1

Fin Recibe documentación (sobres)

Llena guía

Entrega correspondencia 1

DOCUMENTOS - 1: Documentación

ELABORADO POR

REVISADO POR

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APROBADO POR

Página 396 de 402

PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURÍA (INGRESOS)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Director

Servicios

Administrativos

DE LA EJECUCIÓN

Asistente Administrativo

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Servicios

CONCURRENTE

Administrativos

DE LA REVISION Y

Director

ACTUALIZACION

Administrativos / Unidad de Calidad

Servicios

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público

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3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. La asistente administrativa verifica las existencias de suministros y materiales de oficina y determina los items y cantidades a adquirir 2. La asistente administrativa prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las características y la cantidad de suministros y/o materiales según lo determinado anteriormente. 3. Una vez lista la solicitud, la Asistente Administrativa solicita cotizaciones a proveedores calificados. 4. Luego de receptar las cotizaciones, la asistente administrativa elabora un cuadro comparativo de ofertas, sugiere la mejor opción y solicita autorización al Subsecretario Regional. 5. El Subsecretario Regional revisa la solicitud y determina si todo está correcto. 6. De no estar de acuerdo en algún punto, el Subsecretario Regional solicita a la Asistente Administrativas realizar las modificaciones necesarias. 7. Si todo está correcto, el Subsecretario Regional emite la aprobación respectiva a la asistente administrativa para que ésta proceda con la compra. 8. Una vez realizado el pedido de materiales al proveedor seleccionado, la asistente administrativa recibe la factura del proveedor y revisa los suministros, verificando la calidad y cantidad antes de recibir los materiales 9. Si todo está en orden, la asistente administrativa firma el recibí conforme en la factura 10. La asistente administrativa elabora el formulario de Ingreso de Materiales e ingresa el gasto y la solicitud de Pago al Sistema e-SIGEF.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-1

SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Ingresos)

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARIA REGIONAL

ASISTENTE ADMININSTRATIVA

Inicio

Verifica las existencias de suministros y materiales de oficina y detrermina los items y cantidades a adquirir

Prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las características y la cantidad de suministros y/o materiales 1

Solicita cotizaciones a proveedores calificados 2

Elabora un cuadro comparativo de ofertas y sugiere la mejor opción 3

Solicita autorización al Subsecretario Regional 2 3

Revisa Solicitud

Ok?

Sí Solicita modificaciones Autoriza la adquisición

10 Realiza el pedido de materiales al proveedor seleccionado

Recibe la factura del proveedor y revisa los suministros, verifica la calidad y cantidad, de no existir novedad recibe los materiales

Firma el recibi conforme en la factura 4

P Elabora el formulario de Ingreso de Materiales 5

Fin

Realiza Modificaciones

DOCUMENTOS: - 1: Solicitud de artículos de oficina - 2: Proformas - 3: Cuadro de comparación de ofertas - 4: Facturas - 5: Formulario de Ingreso de Materiales

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PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURÍA (EGRESOS)

1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO:

1.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN

FUNCIONARIO Director

Servicios

Administrativos

DE LA EJECUCION

Asistente Administrativo

DEL CONTROL PREVIO Y

Director de Servicios

CONCURRENTE

Administrativos

DE LA REVISION Y

Director

ACTUALIZACION

Administrativos / Unidad de Calidad

Servicios

1.3. BASE LEGAL: •

Políticas y Normativa de SENPLADES

1.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: ____________________________

1.5. DISTRIBUCIÓN: •

Subsecretarías Regionales de SENPLADES.

2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.

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3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Cualquier funcionario de la SubsecretarĂa Regional realiza verbalmente la solicitud de materiales a la Asistente Administrativa. 2.

La asistente administrativa recibe la Solicitud de Materiales y realiza la entrega de los mismos.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO

FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA

CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-2

SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Egresos)

HOJA #: 1 / 1

SUBSECRETARÍA REGIONAL

ASISTENTE RESPONSABLE DE PROVEEDURÍA

Inicio

Remite Solicitud de Materiales

Recibe Solicitud de Materiales

Realiza Entrega de Materiales

Reciben Materiales

Firman Acta de Entrega

Realiza Cuadre de Inventario

Fin

DOCUMENTOS: - 1: Acta de Entrega

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