AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CARTERA DE LA DIÓCESIS DE SD by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Coordinación de Ciencias Administrativas, Contables y Turísticas

AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CARTERA DE LA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR EN EL PERIODO 2020

TRABAJO DE TITULACIÓN Previo a la obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global

Autoría: Delgado Montalván Katherine Mishelle Obaco Bastidas Erick Eduardo

Dirección: García Zambrano Ximena Leticia, Mg.

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Coordinación de Ciencias Administrativas, Contables y Turísticas HOJA DE APROBACIÓN AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CARTERA DE LA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR EN EL PERIODO 2020

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global

Autoría: Delgado Montalvan Katherine Mishelle Obaco Bastidas Erick Eduardo

Revisado por:

García Zambrano Ximena Leticia., Mg. DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

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Ugando Peñate Mikel, Mg. CALIFICADOR

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Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. CALIFICADOR

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Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. COORDINADOR DE ESCUELA

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Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotros, Delgado Montalvan Katherine Mishelle, portadora de la cédula de ciudadanía 0802739433, y Obaco Bastidas Erick Eduardo, portador de la cédula de ciudadanía 230056842, declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo a la obtención del Grado de Licenciado en Contabilidad y Auditoría son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica. Igualmente, declaramos que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías a la directora del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

________________________ Delgado Montalvan Katherine Mishelle 0802739433

________________________ Obaco Bastidas Erick Eduardo 2300568942

INFORME DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESCRITO DE GRADO

Cano de la Cruz Yullio, PhD. Dirección de Investigación y Postgrados Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo De mi consideración,

Por medio del presente informe en calidad de directora del Trabajo de Titulación del Grado de Licenciatura en Contabilidad y Auditoría titulado: AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CARTERA DE LA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR EN EL PERIODO 2020, realizado por los estudiantes: añadir Delgado Montalvan Katherine Mishelle con cédula de ciudadanía 0802739433 y Obaco Bastidas Erick Eduardo con cédula de ciudadanía 2300568942, previo a la obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría, informo que el presente Trabajo de Titulación escrito se encuentra finalizado conforme a la guía y al formato de la Sede vigente.

Santo Domingo, 04/03/2022. Atentamente,

García Zambrano Ximena Leticia, Mg. Profesora Titular Auxiliar I

RESUMEN El área de créditos y cobranzas es indispensable en toda institución su dirección, manejo y organización es un factor clave para el éxito de la misma, resaltando la importancia de la existencia de un manual que detalle la acción a seguir referente a una metodología de concesión y cobros efectiva. Motivo por el cual esta investigación está encaminada a realizar una auditoría gestión al proceso de concesión y recuperación de cartera de la Diócesis de Santo Domingo para mejorar los procedimientos del departamento de créditos y cobranzas. El enfoque manejado en la investigación es mixto dado que se analizará información tanto cualitativa como cuantitativa, identificando los aspectos más relevantes del proceso de concesión y recuperación de la cartera, la población objeto de estudio son dos empleados que pertenecen al departamento de administración y la cartera de clientes de la empresa Diócesis, se recopilo información a través de la aplicación de dos instrumentos el cuestionario de control interno (COSO II) y la entrevista, los resultados obtenidos fueron sintetizados a través de diferentes gráficos para facilidad de comprensión. Uno de los resultados principales es que el nivel de confianza del proceso estudiado es moderado con dos componentes con un nivel de riesgo alto. Finalmente se puede señalar que una de las principales deficiencias es la ausencia de un manual de políticas y procedimientos junto con un perfil de cargo definido en donde consten de forma detallada la medida optima a seguir al momento de conceder un crédito o recuperar la cartera.

Palabras clave: concesión, recuperación económica, crédito, auditoría de gestión, gestión.

ABSTRACT The area of credits and collections is essential in every institution its direction, management and organization is a key factor for success highlighting the importance of the existence of a manual that details the action to follow regarding an effective concession and collection methodology. Reason for wichthis investigation is aimed at carrying out a management audit of the process of granting and recovering the portfolio of the Diócesis of Santo Domingo to improve the procedures of the credit and collection department. The approach used in the investigation is mixed since both qualitative and quantitative information will be analyzed, identifying the most relevant aspects of the process of granting and recovering the portfolio, the population under study are two employees who belong to the administration department and the portfolio of clients of the Diocesis company, information was collected through the application of two instruments, the internal control questionnaire (COSO II) and the interview, the results obtained were synthesized through different graphs for ease of understanding. One of the main results is that the confidence level of the studied process is moderate with two components with a high level of risk. Finally, it can be pointed out that one of the main deficiencies is the absence of a manual of policies and procedures together with a defined position profile where the optimal measure to be followed when granting a loan or recovering the portfolio is stated in detail.

Key words: allowances economic recovery, credit, management control, management.

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 9

REVISIÓN DE LA LITERATURA ................................................................................ 14

2.1. Auditoría ..................................................................................................................... 14 2.1.1. Origen y antecedentes internacionales de la auditoría ............................................. 14 2.1.2. Aspectos generales de la auditoría ......................................................................... 15 2.1.3. Auditoría definición genérica .................................................................................... 15 2.1.4. Tipos de Auditoría .................................................................................................... 16 2.2. Definición de la auditoría de gestión ........................................................................... 16 2.2.1. Características e importancia de la auditoría de gestión ........................................... 17 2.2.2. Objetivo de una auditoría de gestión ........................................................................ 17 2.2.3. Fases de la auditoría de gestión............................................................................... 18 2.3.

Créditos y Cobranzas ............................................................................................... 20

2.3.1. Administración del crédito ........................................................................................ 21 2.3.2. Políticas de Crédito y Cobranzas ............................................................................ 21 2.3.3. Políticas de Créditos ................................................................................................ 21 2.3.4. Definición del Crédito ............................................................................................... 22 2.3.6. Las Cinco C’s del Crédito ......................................................................................... 23 2.3.7. Proceso de Concesión de Créditos .......................................................................... 23 2.3.8. Definición de Cobranza ............................................................................................ 24 2.3.9. Agencia de Cobranza ............................................................................................... 24 2.3.10. Políticas de Cobranza ............................................................................................ 25 2.3.11. Proceso de Recuperación de Cartera .................................................................... 25 2.3.12. Procesos de Cobranzas ......................................................................................... 26 2.4. Cartera Vencida .......................................................................................................... 27 2.4.1. Funciones del departamento de cartera ................................................................... 27 2.4.2. Definición Recuperación de Cartera ......................................................................... 28

8 3.

METODOLOGÍA ......................................................................................................... 29

3.1. Enfoque y tipo de investigación ................................................................................... 29 3.2. Unidades de análisis ................................................................................................... 29 3.3. Técnicas e instrumentos de investigación ................................................................... 30 3.4. Técnicas de análisis de datos...................................................................................... 31 4.

RESULTADOS ........................................................................................................... 32

4.1. Análisis de los instrumentos aplicados a los actores internos y externos .................... 32 4.2. Levantar información acerca del proceso de concesión y recuperación de cartera para estructurar una metodología de trabajo efectiva.................................................................. 33 4.2.1.Narrativa proceso de concesión ................................................................................. 33 4.2.2.Narrativa proceso de recuperación............................................................................. 33 4.3. Elaborar y ejecutar los programas de trabajo de la fase de planificación y evaluación del control interno relacionados a los procesos a auditar .................................................... 34 4.4. Analizar el desempeño de los procedimientos para la concesión y recuperación de la cartera ................................................................................................................................ 35 4.4.1.Indicadores de eficiencia y eficacia ............................................................................ 35 4.5. Elaborar un informe de resultados de la auditoría para expresar opiniones y recomendaciones de las deficiencias encontradas en el proceso de créditos y cobranzas . 37 5.

DISCUSIÓN ................................................................................................................ 38

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 41

REFERENCIAS .......................................................................................................... 43

ANEXOS ..................................................................................................................... 51

1. INTRODUCCIÓN El manejo de las cuentas por cobrar es imprescindible en la gestión de cualquier negocio, es un factor clave, el mismo que si no es administrado con cuidado puede provocar la quiebra de una empresa; ya que es efectivo propio de la organización que se encuentra en posesión del cliente, el cual debe regresar a la entidad para solventar cualquier requerimiento que se presente. A continuación, se detallan trabajos relacionados como antecedentes de la presente investigación: Boada-García (2016) en su trabajo de titulación en el cual se aplicó una auditoría de carácter financiero a DISTRIBUIDORA DE ALIMENTOS S.A.S. directamente al área de créditos y cobranzas en referencia a las NIAS, se llevaron a cabo varios procedimientos de control interno y varias revisiones a los informes financieros a través del trabajo de auditoría al rubro cuentas por cobrar, en donde de forma efectiva se identificó con precisión la certeza de los saldos de los estados financieros en contraste con los valores en libros y los resultados arrojados por las pruebas de auditoría. El trabajo de auditoría en el que se realizaron diferentes papales de trabajo acorde a las necesidades presentadas evidencia una grave deficiencia en los niveles de confianza y seguridad dado que los estados financieros previamente auditados contienen un alto grado de incorrección material, el cual es directamente atribuible al sistema en vigencia. Guijarro-Riera & Guijarro-Riera (2009) señalan que en su investigación a la empresa Red Eléctrica Corporación ubicada en Guayaquil que se ocupa de la administración del proceso de generación, distribución y comercialización de electricidad fue sujeto principal de estudio, se aplicó un procedimiento de auditoría a la partida cuentas por cobrar, realizado con la intensión de corroborar el grado de certeza del rubro mencionado, los diferentes datos se obtuvieron a través de audiencias con la gerencia, análisis de los informes financieros proporcionados, entrevistas a empleados e inspección de bases de datos. La culminación del estudio mostro como resultado un alto nivel de preocupación y riesgo en el

10 sistema contable, dado que los módulos que lo componen no se encontraban totalmente integrados, el método de actualización de información era manual favoreciendo a la generación de errores e incremento del tiempo de labor. Por limitación del alcance no se determinó el monto de los errores. La importancia de la aplicación de una auditoría confiable, brinda resultados veraces y principalmente reales. Carrión et al. (2017) afirman “En la actualidad adquiere especial importancia la auditoría interna a los procesos de la empresa para responder correctamente a las expectativas y necesidades no sólo de la Alta Gerencia, sino de las demandas del mercado” (p.919). Palma-Fajardo & Torres-Cabrera (2015) señalan en su tesis cual es el impacto que tendría aplicar una auditoría de cuentas por cobrar a los informes financieros de la empresa GOYA S.A., la entidad carece de un departamento de crédito y cobranzas factor al que le atribuye sus dificultades operativas-financieras, los procedimientos aplicados en estas áreas no garantizan eficiencia y no existe un manual donde consten delimitadas soluciones para estas situaciones. Quimbita-Costa (2017) menciona en su tesis que consiste en la aplicación de un trabajo de auditoría de carácter financiero al rubro cuentas por cobrar e información contable de CONCLISIAN CIA. LTDA., se analizó los movimientos importantes al rubro por inconsistencias identificadas en la información proporcionada, posteriormente inicio la auditoría financiera, en su informe final a través de opiniones y conclusiones respaldadas en papeles de trabajo permitió dictaminar recomendaciones a gerencia. La evaluación aplicada al control interno arrojo un moderado nivel de confianza equivalente al 57.69% que alude a una subestimación del elemento auditado, ocasionado por una supervisión deficiente de la alta dirección y registros contables inadecuados. El presente trabajo se orientó a conseguir soluciones referentes al proceso de auditoría en la partida cuentas por cobrar, por medio de la aplicación de las competencias alcanzadas durante el proceso de formación profesional, demostrando que se posee

11 dominio sobre el tema y se pueden usar de forma efectiva, realizando una investigación exhaustiva y de excelencia que se reflejó en los resultados obtenidos. En toda organización sin considerar su giro de negocio se hace presente el requerimiento de la construcción de procedimientos que garanticen efectividad y generen confianza tanto en los directivos como el personal en las funciones que deben cumplir, promoviendo la eficiencia tanto en la concesión como la recuperación de los créditos concedidos evitando perjuicios por escasez por concepto de cobranzas que aluden a la insolvencia. Según Secretaría Nacional de Planificación (2018) la planificación del plan de ordenamiento territorial de las actividades y justa distribución de los recursos que posee en el objetivo N°3,4,8 se planteó favorecer el desarrollo del bienestar común y reforzar las facultades de los ciudadanos dentro de la provincia de Santo Domingo donde es un propósito fundamental, y constan en el PDOT, cuyo objetivo se utilizó para hacer un minucioso seguimiento a través de una auditoría. Esta investigación colaboró con el Plan de Creación de Oportunidades 2021-2025, dado que su objetivo Nº 4 asegura una administración pública financiera sustentable y translucida a través de su política 4.3 que favorece al incremento del grado de eficiencia en las organizaciones sin descuidar la calidad y la rentabilidad económica social (SENPLADES, 2021). Los trabajos que se tomó como referencia, poseen ciertas similitudes en lo que respecta a la metodología utilizada en el proceso de auditoría a las cuentas por cobrar, evidenciando que, en la mayoría de los casos, la información que proporcionaban las entidades es insuficiente para hacer un análisis profundo que permita identificar las posibles áreas o procesos en los que está presente una variación o disconformidad, arrojando resultados superficiales que no permiten dar una solución sólida, al no poder establecer el nivel de riesgo de la compañía. En consecuencia, creó desconfianza, esta premisa fue analizada basándonos en el trabajo de Martínez-García et al. (2010) donde expresó que el caso Enron-Andersen dio inicio a la crisis de confianza, exponiendo que el sistema contable anglosajón no era

12 confiable, en consecuencia varios países Ibero Americanos tomaron medidas para fortalecer el marco regulador y normativo de la auditoría, estableciendo diferentes medidas entre estas, la creación de un plan que los dirija bajo orientación de las NIC, NIIF y las NIAS. De la misma forma Prado et al. (2019) afirman: “A diciembre de 2018, la provincia que presentó mayor morosidad fue Esmeraldas con 6,8%, seguida de Napo que tuvo una morosidad de 6,5%. Por otro lado, a nivel nacional, la morosidad fue de 2,6%” (p.82). Si hablamos a nivel provincia Santo Domingo de los Tsáchilas posee un saldo total de usd 441,6 millones en su cartera bruta cuyo nivel de morosidad es equivalente a 3,3% posicionándola en el décimo cuarto puesto de las provincias que presentaron un mayor porcentaje de morosidad en el año 2018. Los elementos anteriores condujeron a formular el siguiente problema de investigación: ¿Cuáles son las deficiencias que impiden que el proceso de concesión y recuperación de la cartera de la empresa Diócesis de Santo Domingo se desarrolle de forma efectiva? La problemática se sistematizó a través de las siguientes preguntas específicas: 1. ¿Cómo conocer las actividades y procedimientos de importancia en el proceso concesión y recuperación de cartera? 2. ¿Cómo determinar la metodología y actividades a realizar en el proceso de auditoría de gestión? 3. ¿Cómo se puede evaluar la ejecución del proceso de auditoría de gestión a través de un plan de trabajo definido? 4. ¿Cómo presentar a la empresa los hallazgos realizados dentro del proceso de auditoría al área de créditos y cobranzas? En función de la problemática presentada los objetivos de investigación son los siguientes:

13 Objetivo general: Realizar una auditoría de gestión al proceso de concesión y recuperación de cartera de la Diócesis de Santo Domingo para mejorar los procedimientos del departamento de créditos y cobranzas. Objetivos específicos: 1. Levantar información acerca del proceso de concesión y recuperación de cartera para estructurar una metodología de trabajo efectiva. 2. Elaborar y ejecutar los programas de trabajo de la fase de planificación y evaluación del control interno relacionados a los procesos a auditar. 3. Analizar el desempeño de los procedimientos para la concesión y recuperación de la cartera. 4. Elaborar un informe de resultados de la auditoría para expresar opiniones y recomendaciones de las deficiencias encontradas en el proceso de créditos y cobranzas.

2. REVISIÓN DE LA LITERATURA 2.1. Auditoría 2.1.1. Origen y antecedentes internacionales de la auditoría El origen de la auditoría según argumentan varios catedráticos posee una gran antigüedad pues en épocas distantes existen vestigios de la práctica de la auditoría aplicada a través de rústicos sistemas de supervisión, que las personas realizaban con la finalidad de evitar fraudes, estafas y timos por parte de los individuos con quienes mantenían relaciones comerciales evaluando su nivel de confianza. El nacimiento de la auditoría es un mérito que se otorgó a Reino Unido, tuvo lugar en Gran Bretaña con el comienzo de la Revolución Industrial y la bancarrota de varias empresas. Se desarrolló la auditoría como un método para asegurar la fiabilidad de la información financiera (TapiaIturriaga et al. 2019). Este nuevo método elevó el nivel de confianza no solo de los propietarios de las empresas, sino de sus inversores y cualquier otra parte interesada en la organización, por esta razón su expansión fue inmediata siendo la auditoría aplicada por diferentes países anglosajones. Gracias a diferentes investigaciones se sabe que la auditoría es una práctica antigua exigida por la monarquía y diferentes clases sociales con el propósito de llevar un estricto sistema de control administrativo de sus bienes para evitar hurtos y engaños por parte de sus trabajadores (Tapia-Iturriaga et al. 2019). A diferencia de la auditoría actual las primeras prácticas se enfocaban en el control y supervisión de las cuentas y registros con el propósito de identificar fraudes anticipándose a ellos, considerando únicamente al auditor como un mero revisor de cuentas. Se consolidó un ente encargado de la supervisión denominado Tribunal Mayor de Cuentas cuya finalidad era la revisión de los registros y cuentas que proporcionaban las monarquías. El alcance de la auditoría se expandió con el paso del tiempo pues a más de revisar cuentas supervisa

15 factores como la productividad, procedimientos, políticas, la eficiencia laboral dando origen a la auditoría interna (Tapia-Iturriaga et al. 2019). 2.1.2. Aspectos generales de la auditoría La contaduría y la auditoría son áreas que sufren transformaciones constantes, cuyo cambio es directamente proporcional a la evolución humana, las prácticas realizadas en el siglo XIX y a inicios del XX no se basaban en las NIIF, complicando su aplicación, surgiendo la necesidad de homogeneizar sus procedimientos. Aportando peso a esta necesidad en el año 2000 los contadores y auditores perdieron su credibilidad por una serie de escándalos financieros ocurridos en EE. UU.; como resultado las empresas implementaron un riguroso sistema de control con el propósito de recuperar la confiabilidad e importancia en la profesión (Tapia-Iturriaga et al. 2019). 2.1.3. Auditoría definición genérica Auditoría o proceso de autoría es una actividad orientada a la corroboración, revisión y control de que las actividades realizadas dentro de una organización o área de supervisión se ejecutaron respetando la planificación previamente establecida, políticas empresariales y principalmente los principios de contabilidad generalmente aceptados. Además de la verificación de la ausencia de materialidad en la información contable con el fin de reunir evidencias y elaborar un informe final de auditoría que conste con todas las conclusiones y opiniones del auditor para ayudar a la administración a eliminar las deficiencias encontradas (Label et al. 2016). 2.1.3.1. Definición genérica de auditor Auditor es el término utilizado para hacer referencia al representante o socio de una firma auditora el cual es el encargado de realizar el proceso de auditoría de cualquier naturaleza en una organización designada bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados con total ética, profesionalidad e imparcialidad brindando su criterio al culminar el proceso. Entre las principales características que un auditor debe poseer están el

16 pensamiento analítico y la capacidad de resolver problemas, mantener buenas relaciones con sus clientes y personal y la más importante la ética e imparcialidad (Label et al. 2016). 2.1.4. Tipos de Auditoría Actualmente existen diferentes variantes o clasificaciones de auditoría, pero todas comparten un procedimiento similar e inclusive los mismos objetivos revisión, supervisión, seguimiento, apoyo, guía y asesoramiento a la entidad con respecto a la información contable, contrayendo soluciones a las diferentes problemáticas identificadas en el transcurso de la auditoría, detectando posibles errores para su inmediata solución. Existen diferentes variantes o enfoques por la presencia de varias necesidades pues como se mencionó anteriormente casi todo se puede auditar, cada perspectiva distinta puede brindar un tipo de solución diferente que tal vez con ciertos tipos de auditoría no se puede llegar (Biler-Reyes, 2017). Para realizar una clasificación adecuada del término auditoría se hará referencia a los tres procedimientos básicos que se realizan dentro de la misma los cuales son muy diferentes, pero poseen una relación entre ellos, estos son: la supervisión de la labor realizada por el auditor, análisis de la economía o situación financiera de la empresa y la aplicación de un examen de auditoría a los procesos de la organización para tener certeza de que se ejecutan según los criterios establecidos. Basándose en este contexto los tres tipos básicos de auditoría son: De cumplimiento, financiera y operacional o de gestión, clasificación en la cual se centrará para esta investigación (Alcívar-Cedeño et al. 2016). 2.2. Definición de la auditoría de gestión El proceso de una auditoría operacional o de gestión hace mención a la recopilación de información en el transcurso de la auditoría, cuya acción tiene como propósito construir opiniones con un juicio profesional claro e imparcial referente a: el nivel de eficiencia de los procesos administrativos y los instrumentos o herramientas que los trabajadores emplean al

17 realizarlos y el grado de eficiencia y eficacia con el que la empresa lleva sus operaciones generalmente de carácter económico (Alcívar-Cedeño et al. 2016). 2.2.1. Características e importancia de la auditoría de gestión La idea de que una buena gestión es uno de los factores claves de éxito de todo negocio es acertada, por consecuencia de esta premisa la auditoría de gestión se fundamenta bajo un estricto control y supervisión sobre todos los procesos que realiza la entidad auditada, con único fin de mejorar su nivel de eficiencia; este tipo de auditoría posee cuatro características principales que facilitan sus labor, la primera es la continuidad, rasgo que le permite identificar posibles falencias al poseer una permanencia constante en lo que refiere a supervisión de los procesos, la segunda es su facilidad de organización y control de múltiples tareas bajo un proceso de auditoría estándar es decir es sistemática (Vásquez-Giler & Pinargote-Vásquez, 2018). La tercera característica es que cada resultado debe estar fundamentado en evidencia sólida que corrobore los hallazgos del auditor expresando fiabilidad por parte de su trabajo y confianza al cliente, la cual es la cuarta y última característica porque brinda certeza y seguridad a ambas partes de que el trabajo fue realizado de forma honesta y sin errores resaltando la importancia de la auditoría de gestión. Como ya se expresó anteriormente talvez de una forma superficial, la auditoría de operación es una herramienta orientada a la supervisión y control de los procesos de una empresa con la finalidad de garantizar su efectividad y certeza ya que es una herramienta de mejora continua que garantiza el éxito (Vásquez-Giler & Pinargote-Vásquez, 2018). 2.2.2. Objetivo de una auditoría de gestión Una auditoría de gestión abarca diversas áreas y procesos dentro de una organización, para cada uno de ellos se plantean diferentes tipos de objetivos según lo amerite la situación o las necesidades de la empresa, generalizando todos se puede decir que el propósito de esta auditoría es la minuciosa supervisión, revisión y control de la planificación de todos los procesos que crean valor para una organización, identificando

18 posibles inconvenientes anticipándolos para generar una medida correctiva que garantice la calidad y la eficiencia de los mismos, además de una mejora o posible ventaja competitiva para la entidad que le otorga una posición de superioridad ante la competencia (VásquezGiler & Pinargote-Vásquez, 2018). 2.2.3. Fases de la auditoría de gestión Todo proceso de auditoría independientemente de su naturaleza realiza actividades acordes a un plan o metodología de trabajo establecida previamente antes de iniciar el proceso, en ese documento se plasman todas las tareas a realizar e inclusive los tiempos, usualmente el procedimiento está compuesto por cuatro fases que son: fase de planificación, fase de ejecución, fase de comunicación de resultados y fase de seguimiento. Varios manuales y autores difieren sobre la cantidad de fases señalando que en realidad son cinco, denominándose la primera fase como de conocimiento preliminar la cual antecede a las cuatro ya mencionadas (Arias-Gonzáles, 2018). 2.2.3.1. Fase de exploración y examen preliminar Es la primera fase de un examen de auditoría y consiste en una observación superficial preliminar de documentos de periodos anteriores que sirven como punto de partida o guía para identificar el área que requiere una mayor y minuciosa atención, incluso puede darse el caso de identificar inconvenientes antes de comenzar el proceso. Los diversos documentos que se revisan generalmente son: archivos, documentación, evaluaciones de control interno realizadas por auditores anteriores y los diferentes sistemas contables u ordenadores (Arias-Gonzáles, 2018). 2.2.3.2. Fase de planificación de la auditoría de gestión Es la segunda fase del proceso y consiste en la elaboración de un plan operativo anual de auditoría, realizado específicamente para la empresa que se auditará, pues está basado en sus objetivos y criterios, la planificación se realiza con el propósito de que el auditor adquiera un conocimiento más profundo acerca de la entidad como su misión, visión, valores, objetivos, procesos, etc., el cual obtendrá al revisar los datos de los periodos anteriores e información del presente ejercicio., su característica principal es la flexibilidad,

19 pues puede modificarse a lo largo del proceso si la situación lo requiere. Además, posee dos sub fases que son la planificación preliminar y la específica (Cubero-Abril, 2019). 2.2.3.3. Fase de Ejecución auditoría de gestión En esta tercera etapa el grupo de auditores aplica diferentes evaluaciones a las evidencias obtenidas en la fase de planificación las cuales deben estar respaldadas por su respectiva documentación, todas estas acciones se realizan con el propósito de encontrar hallazgos que serán presentados a los directivos en un informe final de auditoría. En esta etapa se puede identificar si los diferentes objetivos, criterios y procedimientos se cumplen según el POA. Finalmente se reúnen todas las evidencias u otros anexos relevantes del proceso con su respectiva codificación porque sustentarán las diferentes opiniones que el auditor presentará al culminar el examen de auditoría; esta fase es la esencia de la auditoría de gestión ya que se ejecutan procedimientos y realizan hallazgos que fortalecen las conclusiones (Cubero-Abril, 2019). 2.2.3.3.1. Papeles de trabajo La documentación también llamada papeles de trabajo, son evidencias físicas recolectadas por el auditor en el transcurso del proceso de auditoría e indican que la metodología utilizada se realizó según lo establecido en el plan operacional de auditoría. Estas evidencias servirán como base para que el auditor pueda emitir una conclusión sólida fundamentada en hechos, los papeles de trabajo se presentan en diferentes formatos como: cédulas, análisis, testimonios, archivos, notas y otros memorándums; al no poseer un formato definido se deben elaborar de tal forma que sea sencillo de comprender para la empresa o cualquiera de sus partes interesadas (Campos-Muñiz et al. 2018). 2.2.3.4. Comunicación de resultados, informe de auditoría La cuarta fase es el resultado final del proceso de auditoría en ella se presentarán todos los hallazgos realizados por parte del auditor durante toda la auditoría de gestión sean positivos o negativos, esta información se da a conocer a la junta de accionistas, socios y ejecutivos a través de un informe final de auditoría que contiene opiniones y conclusiones emitidas desde la postura imparcial de auditor. El objetivo principal del informe

20 de auditoría es crear valor para la empresa a través de sus resultados que indicarán a la administración las falencias existentes y brindarán sugerencias para su corrección, promoviendo el desarrollo y crecimiento organizacional que también se traduce como valor agregado (Cubero-Abril, 2019). 2.2.3.5. Seguimiento El seguimiento o monitoreo es la última fase del proceso de una auditoría de gestión tiene lugar después de la presentación del informe final de auditoría, se realiza con el propósito de evaluar si la gerencia o la administración aplican eficientemente las recomendaciones redactadas en el informe de auditoría, estas evaluaciones se realizan según el cronograma establecido en el POA. Los monitoreos miden el incremento o decrecimiento empresarial permitiéndole saber al auditor si la empresa será capaz de cumplir con los objetivos y criterios propuestos, estas recomendaciones bien aplicadas garantizarán crecimiento y proporcionarán diferentes estrategias correctivas que solucionarán y anticiparán problemas (Cubero-Abril, 2019). 2.3. Créditos y Cobranzas El periodo de conveniencia donde es favorable para un cliente obtener un bien o producto de inmediato y cancelarlo en una fecha futura se denomina crédito, metodología actual que favorece el movimiento de los inventarios y está respaldada en el convenio empresa-cliente pactado anteriormente. Su finalidad es ofrecer diferentes facilidades a los clientes para lo que es imprescindible un sistema sólido que garantice la lealtad de los usuarios creando vínculos fuertes además de métodos e instrumentos que garanticen la recuperación del crédito. La concesión de un crédito no es un procedimiento empírico es de gran importancia que la empresa cuente con lineamientos definidos para analizar la situación del solicitante considerando si es posible negar o cumplir la solicitud (RomoVeloz, 2016).

2.3.1. Administración del crédito Trabaja con un control adecuado sobre los procedimientos crediticios y administrativos, proporcionando varias facilidades que hacen más sencillo aplicar un correcto control de los rubros que están en proceso de recuperación y cancelación, anticipando posibles escenarios, como por ejemplo el incumplimiento de las cancelaciones de créditos otorgados; este procedimiento es aplicado con el propósito de identificar las posibles alternativas o medidas a seguir si existiera incumplimiento ya sea parcial o total de la cancelación de los saldos por parte de los clientes (Ulloa-Zuñiga, 2020). Se denomina crédito como una transacción en un plazo determinado o al cambio de un valor actual por una oferta confiable de pago el cual está previsto en el futuro y fue pactado con anterioridad entre dos individuos en donde ambos dieron certeza de que se cumplirá la obligación en el tiempo acordado (Ulloa-Zuñiga, 2020). 2.3.2. Políticas de Crédito y Cobranzas Romo-Veloz (2016) señala las políticas de crédito y cobro son normas que guían la acción empresarial, dado que estas son estructuradas por la organización especificamente para sus necesidades, pueden entenderce directamente como una estrategia de riesgos determinada. Las políticas organizacionales específicamente de credito y cobro son aplicadas por las organizaciones como método de anticipación financiero pues es aquí donde se da la pauta que facilita determinar si el cliente cumple con los requisitos para poder concederle un crédito, en cualquier institución lo ideal es siempre cobrar las ventas al contado sin otorgar plazos extra para poder recuperar el efectivo prestado. 2.3.3. Políticas de Créditos Busca poder estipular normas de conducta homogenizadas en la organización, en lo que respecta a la gestión crediticia y los niveles de eficiencia aplicados, procurando que las características y situación de cada una de las políticas impriman un carácter propio y distintivo, el nivel de rigurosidad con el que se aplica la normativa es proporcional al tamaño

22 de la organización dado que al poseer más cliente se requiere mayor solides en la normativa y políticas para asegurar un buen resultado (Tirado-Torres, 2015). 2.3.4. Definición del Crédito Montes de Oca (2015) define que el crédito es un procedimiento o acción de naturaleza financiera en el que generalmente intervienen dos individuos, el acreedor que puede ser una persona natural o jurídica y es quien proporciona la cantidad de efectivo determinada que el deudor está solicitando; en el momento de realizar el préstamo, también se inicia un compromiso que consiste en que el deudor se compromete a pagar el dinero prestado de manera gradual en un periodo determinado, el cual fue acordado por las dos partes donde la deuda fue separada con sus respectivos intereses según la tasa generada. El crédito es una variación que se da en un tiempo y espacio, es importante destacar porque motivo lo denominan como un cambio de efectivo en el presente y por el futuro que quiere decir confianza, en otras palabras, es la certeza que tiene el acreedor de recibir el monto solicitado como préstamo por parte de deudor en los tiempos acordados. El plazo de entrega de un crédito varía según la cantidad de efectivo que es solicitada, donde el acreedor tiene facultad de exigir y cobrar el crédito, en caso de que el deudor no cumpliera con sus obligaciones de pagos en las fechas pactadas, el acreedor está en potestad de emprender el trámite legal respectivo (Montes de Oca, 2015). 2.3.5. Importancia del Crédito Un crédito bien direccionado puede solventar diversas necesidades, no solo en lo que respecta al ámbito empresarial sino también familiar y el personal, pero también es importante señalar su mala gestión puede traer consigo varias dificultades. Generalmente los créditos solicitados por personas naturales son para satisfacer una necesidad de consumo, pero también se pueden destinar para el inicio de un proyecto económico, invertir en activos, entre otras actividades. Estos pueden ser de largo o corto plazo factor que es determinado por la cantidad requerida que se va a destinar a la actividad que se realiza actualmente (Grasso, 2017).

23 2.3.6. Las Cinco C’s del Crédito Perfil características o requisitos que un solicitante debe cumplir y una organización debe considerar y analizar rigurosamente antes de aprobar un crédito, el primero carácter que se vincula con la certeza de la empresa que el cliente es confiable, el segundo la capacidad de solventar sus obligaciones, el porcentaje de inversión propia aportado al proyecto, el cuarto punto hace alusión a un seguro que sirve de soporte contra la obligación contraída y la conveniencia que es la garantía del regreso de la rentabilidad (Lam- Noraña & Zaruma-Romero, 2017). 2.3.7. Proceso de Concesión de Créditos La aprobación o concesión de un crédito es una herramienta de patrocinio financiero que es más comúnmente utilizada por las PYMES dado que su grado de concesión es menos riguroso comparado con las grandes corporaciones, fenómeno cuya evidencia es más sencilla de identificar en los periodos de inflación que afectar los porcentajes de interés incrementado el grado de complejidad en el rendimiento de los préstamos bancarios; en consecuencia de alto nivel de financiamiento del crédito el cual se acuerda en un convenio del que comúnmente son participes dos individuos, en él se establecen condiciones específicas que ambas partes se comprometen a cumplir por ejemplo el pazo de cancelación y la tasa de morosidad. (Siguas-Soto, 2019). La primordial preocupación de las empresas que deben efectuar cobranzas, es reducir el tiempo de recuperación de dichos valores donde se identifica el atraso del cobro de las cuentas por cobrar que se debe específicamente a situaciones internas provocadas en todos los niveles de la empresa, pero no se puede decir que el cliente esté exento de culpa, dado que, si la alta dirección estuviera realmente interesada identificaría con premura la posible deficiencia cuantificando la gravedad del inconveniente y dotar a sus clientes de una solución certera, que aceleraría el proceso de recuperación ya sea total o parcial de la cartera (Siguas-Soto, 2019).

24 La premisa anterior resalta la importancia de un canal de comunicación estable entre la empresa y sus clientes, en donde se les pueda detallar de forma clara los procedimientos a seguir al momento de realizar sus compras u otro tipo de actividades, actualmente existen en abundancia, por ejemplo: llamadas a la central, correo electrónico, acercamientos a las instalaciones, redes sociales, entre otros. En el momento de realizar cotizaciones para posteriormente emitir órdenes de compra, esta situación es una formalidad y las condiciones del crédito se encuentran detalladas en la proforma, a diferencia de quienes realizan pedidos por vía telefónica los cuales son habituales y solo solicitan este documento al expandir la diversificación de su solicitud (Siguas-Soto, 2019). 2.3.8. Definición de Cobranza Una política de cobranza es un proceso formal que consiste en la recuperación de los créditos previamente otorgados por una empresa o institución financiera a sus clientes, donde el fin específico es asegurar la reposición de las cuentas vencidas a través de la sistematización de acciones que conforman un procedimiento que asegure el cobro total de los saldos pendientes (Lopez, 2016). Lam- Noraña & Zaruma-Romero (2017) plantea la importancia de disponer de una guía de orientación en los procesos administrativos y operativos, con la finalidad de gestionar eficientemente las operaciones del departamento de cobranzas de la empresa, siguiendo las directrices establecidas en el manual de créditos y cobranzas pues garantizar un control efectivo y una supervisión constante. 2.3.9. Agencia de Cobranza García-Zambrano et al. (2019) señala que son entidades encargadas de la recuperación de saldos pendientes de los clientes que ha solicitado un crédito, la entidad da a conocer sus normas, métodos y condiciones las cuales el deudor debe acoger, el acreedor recurre a estas agencias si no existe cooperación por parte del cliente las cuales pueden cobrar interes y cargos por retraso sobre el saldo pendiente solo si existe un acuerdo escrito de pago.

25 2.3.10. Políticas de Cobranza Caracterizadas intrínsecamente por la concesión de créditos en plazos cortos, compuesta por una normativa estricta y políticas agresivas, su proceder se orienta a la eliminación o minimización de pérdidas por concepto de clientes morosos que no cumplen con su obligación de pago y la inversión en movilización de fondos en las cuentas por cobrar, por consecuencia de la generosidad de la política liberal en otros organizaciones, que otorgan créditos y no poseen un proceso de cobro estricto al existir menos exigencias dentro de la misma. Las empresas deben encontrar un balance entre la concesión y la exigencia de sus cobros dado que las políticas no deben generar disconformidad en los clientes más bien agilidad, seguridad y certeza en el procedimiento (Lopez, 2016). 2.3.11. Proceso de Recuperación de Cartera 

Notificación por Escrito: Hace referencia al envió de un documento de carácter formal cuyo destinatario son los clientes morosos que presentan retrasos en la cancelación de sus saldos, es decir poseen un monto pendiente de pago (Segura-Acuña, 2020).



Llamadas Telefónicas: Medio de comunicación directa realizada por las instituciones a sus clientes las cuales pueden ser de aviso y de cobro, la primera haciendo referencia a una notificación y la segunda a una exigencia ya que la empresa tiene la necesidad de que el dinero regrese a la empresa (SeguraAcuña, 2020).



Visitas Domiciliarias: Sucede cuando un individuo en representación de la organización se acerca al domicilio o local comercial en el que el cliente reside para solicitar el saldo pendiente que no se ha cancelado en las fechas determinadas o simplemente ya venció y es momento de saldar, procedimiento frecuente en la concesión del crédito a un consumidor, pero no es extraño que sean utilizadas por los proveedores industriales (Segura-Acuña, 2020).

26 

Mediante agencia de Cobranza: Da lugar cuando una organización ha agotado todas sus alternativas y medios para comunicarse con el cliente solicitando la cancelación del pago y este hace caso omiso, esta cuenta considerada como incobrable es transferida a una agencia de cobranza la cual posee toda facultad de proceder basada en su normativa la cual debe ser acogida de forma obligatoria por el deudor (Segura-Acuña, 2020).



Recurso Legal: Se refiere a una medida legal la cual es el último recurso del arsenal de cobros de toda organización y es utilizada cuando el saldo adeuda es sustancialmente alto y la empresa desea su recuperación ya sea de forma parcial o total (Segura-Acuña, 2020).

2.3.12. Procesos de Cobranzas Cavero-Infante (2019) señala existen dos departamentos que en conjunto se encargan de este procedimiento el de créditos y cobranzas y el de ventas dado que su colaboración es clave al momento del vencimiento de los plazos y se deba recuperar la cartera, erróneamente se piensa que es tarea del vendedor pues el nivel de sus ganancias es proporcional a sus comisiones ya sea en venta o cobros. Si tomamos como referencia la Estado, la actividad de créditos y cobranzas es gestionada por el departamento de ventas, compuesto por los vendedores y la gerencia que deben ser asistidos por el departamento de créditos y cobranzas quienes suministraran información por medio de todo documento esencial o archivo que facilite la tarea de monitorear o verificar tanto saldo como fechas (Cavero-Infante, 2019). El proceso varía según la necesidad y características de los clientes por ejemplo las instituciones educativas cuyo canal de comunicación principal es directo hacia el vendedor, otorgándole la responsabilidad de realizar el cobro, si surgiera algún inconveniente la acción pasa al departamento de cobranzas quien brindara soluciones evitando afectar el vínculo con el cliente (Cavero-Infante, 2019).

27 Al final de cada periodo generalmente quincenal o mensual se redacta un informe del rubro cuentas por cobrar, especificando rubro, cliente, divisa, periodo y vendedor, que es enviado por correo tanto a la gerencia como al área de ventas proporcionando un panorama general de situación identificando de forma sencilla las cuantas cobradas y las pendientes (Cavero-Infante, 2019). A partir de este punto se inicia el proceso de cobro donde la empresa se acerca a los clientes solicitando el pago, si no existe disposición el gerente en última instancia realizará los cobros y si el saldo es fuerte los intereses monetarios no serán aplicados a los saldos adeudados. Los procesos de cobranzas deben estar detallados de forma escrita en un manual de caso contrario se aplicarán acciones acordes a la razón considerando rasgos o características de los clientes relacionados con su capacidad financiera, cantidad de deudas presentes, entre otras (Cavero-Infante, 2019). 2.4. Cartera Vencida Cuenca-Zapata (2017) señala que la cartera vencida, son créditos que no se han cancelado en el plazo determinado. Se origina en el momento en que los clientes incumplen con sus respectivos pagos en los respectivos, convirtiéndose en clientes morosos que incumplen con la normativa y política empresarial referente al área de créditos y cobranzas, señalando que si la empresa no recupera los saldos pendientes correrá con el riesgo de afectar su liquidez pues el nivel del saldo disponible para su operación se ha reducido drásticamente. 2.4.1. Funciones del departamento de cartera El departamento de cartera mejor conocido como de créditos y cobranzas cumple funciones de gran relevancia en la organización pues otorga créditos con dinero propio de la institución el cual debe retornar entre sus funciones principales podemos señalar la rigurosa supervisión y control de los pagos realizados por los clientes corroborando las cantidades respaldándose a través de archivo físico con la fecha y nombre del cliente, además

28 podemos mencionar la gestión eficiente en el recaudo de los créditos en los plazos establecidos, en otras palabras los cobros (Ulloa-Zuñiga, 2020). A más de las mencionadas el departamento cumple con un sin fin de funciones pero las dos principales son las de determinar si el cliente cumple para con las características y requisitos necesarios para poder concederle el crédito el cual va a satisfacer su necesidad presente y la otra es llevar un control riguroso referente a los clientes morosos identificando la fecha de vencimiento de su saldo para proceder al cobro del mismo aplicando el método más conveniente según la situación se valla desarrollando (Ulloa-Zuñiga, 2020). 2.4.2. Definición Recuperación de Cartera Cuenca-Zapata (2017) señala que la recuperación de cartera genera escenarios de solvencia significativos que son capaces de resarcir aquellas cuentas que se encontraban pendientes de cobro en la empresa, en otras palabras, estos son los pagos que realizan los clientes por sus compromisos, saldados para evitar el vencimiento de las cuentas por cobrar, para realizar un respectivo seguimiento a dicha acción se aplican diferentes evaluaciones y controles a los pagos pendientes. La recuperación de la cartera se realiza cuando por parte del cliente existe incumplimiento de la cancelación del saldo adeudado, además de que el objetivo que rige a toda organización es el evitar incurrir en pérdidas económicas, situación que puede acontecer principalmente por consecuencia de la morosidad de la cartera, es decir incumplimiento de pago, motivo por que él es imprescindible que toda institución posea definido un manual que detalle de forma específica las normativa y procedimientos a seguir para evitar estas situaciones además de garantizar una recuperación total de los créditos concedidos (Cuenca-Zapata, 2017). El inconveniente principal en la cartera vencida se da al momento de la concesión de créditos a los clientes, por consecuencia de un inadecuado sistema de análisis que se encarga de identificar a través de un perfil definido que clientes poseen capacidad económica para poder cumplir con los pagos en los tiempos establecidos según las políticas

29 organizacionales, uno de los métodos sugeridos se denomina las Cinco C’s del crédito que son un conjunto de características que un cliente debe poseer para ser denominado buen pagador, estos procedimientos aunque parezcan tediosos pueden ahorrar grandes cantidades de tiempo y efectivo que en su ausencia se destinaria al juicio de los mismos clientes (Cuenca-Zapata, 2017).

3. METODOLOGÍA 3.1. Enfoque y tipo de investigación El enfoque manejado en la investigación es mixto dado que analiza información tanto cuantitativa como cualitativa considerando diferentes niveles de cuantificación e instrumentos, además de la aplicación de técnicas descriptivo inferencial, resaltando la naturaleza de la misma la cual es descriptiva, pues identifica los acontecimientos o características actuales que poseen mayor relevancia del fenómeno objeto de estudio (Sánchez-Carlessi et al. 2018). Se identificaron los aspectos más relevantes del proceso estudiado, denominado concesión y recuperación de cartera donde los datos obtenidos se analizarán con la finalidad de identificar posibles deficiencias evaluando los niveles de eficiencia y eficacia a través de varios indicadores de gestión u otros instrumentos de medición que facilitarán el análisis e interpretación de la información. 3.2. Unidades de análisis Arias-Gómez et al. (2016) señala la población es el conjunto de individuos que se relacionan en un espacio y tiempo específico, poseen diferentes rasgos o características dependiendo del tipo de investigación, factor que facilita la selección de candidatos que conforman la muestra, dado que cumplen con el perfil requerido para el estudio. La empresa DIÓCESIS cuenta con 24 empleados y 45 clientes, la población objetivo de investigación son dos empleados que pertenecen al departamento de administración y la

30 catera de clientes. Siendo esta una población finita al poder identificar el número total de sujetos de estudio que la componen (Aguilar-Barojas, 2005), no hubo necesidad de aplicar muestreo, dado que se requirió detalles específicos proporcionados por los empleados y clientes que integran la cartera de la empresa. 3.3. Técnicas e instrumentos de investigación El cuestionario es una herramienta de investigación empírica, que permitió estandarizar y unificar el proceso de recopilación de información según la metodología y el enfoque la investigación (López-Roldan & Fachelli, 2015). Como método de recopilación se utilizó el cuestionario, elaborado a partir de los lineamientos establecidos en el COSO II ERM, fue aplicado a la población objeto de estudio, conformados por los empleados de la DIÓCESIS de Santo Domingo participes en el proceso de concesión y recuperación de la cartera, además de los clientes. Preferida por su facilidad de aplicación la entrevista es una herramienta de recolección de datos, que utiliza el diálogo convencional para la recopilación de información (Díaz-Bravo et al. 2013). Se aplicó una entrevista de carácter cualitativo con el fin de obtener detalles de los procedimeintos utilizados en el departamento administrativo, los cuales fueron analizados a través de varios indicadores que identificaron deficiencias, ademas del nivel de eficiencia y eficacia con el que son manejados Tabla 1. Operacionalización de las variables Variable

Dimensión Nivel de riesgo Eficiencia

Auditoría de gestión (variable independiente)

% del cumplimiento del programa de auditoria Nivel de confianza

Indicador # Controles aplicados Total procedimientos # Controles evaluados Total controles # Actividades realizadas #Actividades programadas # R. positivas Total respuestas

Rotación de cartera

Cuentas por cobrar (variable dependiente)

Morosidad de la cartera Periodo de cobranza de la Cartea Liquidez

Ventas Cuentas por cobrar Cuentas Incobrables Total cuentas por cobrar Días transcurridos Rotación de Cartera Activo Circulante Pasivo Corto plazo

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 3.4. Técnicas de análisis de datos Quintanilla-Romero & Trujillo-Calero (2015) señala las pruebas de control son herramientas utilizadas para corroborar el cumplimiento de los procedimientos, proporcionando un nivel de confianza adecuado de que las actividades o procedimientos se cumplen según la planificación previa en favor de los objetivos empresariales, en lo referente a las pruebas sustantivas se orientan a la supervisión y análisis de los saldos en los estados financieros con el fin de garantizar la certeza de la información contable. En este estudio se utilizarón pruebas de cumplimiento y sustantivas como técnicas de análisis de datos que verificaban la veracidad, legalidad y validez de la información contable referente a los procedimientos. Los resultados obtenidos en la aplicación de la entrevista y la encuesta a los clientes fueron sintetizados a través de diferentes gráficos (circulares / anillos), haciendo más sencillo comprender los datos conseguidos pues se diferencian por colores y al final de cada uno se redactó el análisis respectivo.

4. RESULTADOS 4.1. Análisis de los instrumentos aplicados a los actores internos y externos La entrevista realizada a la administradora evidenció que la empresa estudiada es una organización religiosa y sin fines de lucro, enfocada a la realización de obras sociales que financian a través del arriendo de bienes inmuebles y otras actividades. Su proceso de recuperación de cartera es ineficiente por falta de solidez en su estructura y los diferentes altercados que surgen con los clientes, considerando que al pactar el contrato notariado se detallan los requisitos. Los contratiempos se intentan evitar por medio de la supervisión a los plazos de vencimiento detallados en la base de datos; el diálogo el que, si no es efectivo, se procederá con la medida legal respectiva, resaltando la ausencia de rigurosidad de los procesos. La entrevista realizada a la contadora indicó que lleva 27 años laborando en la empresa, su rol dentro de proceso de cobranzas (emisión de informes, supervisión) y la solidez de este, aunque presenta ciertas falencias, las cuales se dan principalmente por inconvenientes con los arrendatarios, dificultando la recuperación de la cartera en los plazos establecidos. Se presenta informes periódicos que la administradora utiliza para tomar decisiones con respecto a los retrasos de los pagos. Se inicia con el diálogo, luego una citación y como último recurso una medida legal. Concluyendo con el reconocimiento de la importancia de una auditoría al proceso de cobranzas para garantizar su efectividad. El cuestionario aplicado a los clientes evidencia que la mayoría de los contratos de arriendo son para fin comercial y administración para su acreditación solicita información (C.I, RUC, Papeleta de votación). Del 100% de la cartera el 32.4% presenta retrasos en el pago de las obligaciones, además el 23.5% ha tenido inconvenientes con la empresa por falta de pago, cuyo método preferido es el depósito. Además, la mayoría de los arrendatarios ha sido cliente por más de un año resaltado la conformidad con la propiedad y el servicio proporcionado

33 4.2. Levantar información acerca del proceso de concesión y recuperación de cartera para estructurar una metodología de trabajo efectiva En base con el objetivo 1 se procedió a levantar información actual de la empresa Diócesis con la respectiva documentación complementaria que se han desarrollado y se puede observar los papeles de trabajos en el (Anexo 8-14). 4.2.1. Narrativa proceso de concesión El proceso de concesión de crédito inicia por parte del arrendatario, este solicita audiencia con la administradora con el fin de explicar el motivo de la solicitud de concesión. Al acordarse la audiencia el arrendatario se acerca a la empresa para exponer su caso (motivo personal, robo), el cual debe estar respaldado por la documentación respetiva que es específica para cada situación. La administradora analizará esta información para determinar la gravedad del caso y precisar si se debe conceder el crédito, este proceso dura 24 horas y se notificará al cliente al día siguiente. Si el crédito es concedido se establecerá de forma verbal los pazos de pago, si es denegado el cliente deberá presentar información adicional concreta. (Revisar anexo 13) 4.2.2. Narrativa proceso de recuperación La recuperación de la cartera inicia con una revisión a la base de datos para identificar qué arrendatario está próximo a saldar su deuda por vencimiento de su cuota, una vez identificado la administradora le notificará por medio de vía telefónica, si el cliente atiende al llamado e indica que se acercará a cancelar la deuda (efectivo, cheque, depósito), la recepción de este pago es realizada por la contadora, quien procede a verificar el monto, actualizar la base de datos, emitir y entregar el respectivo comprobante de pago. En el caso de que el cliente no atendiera, la administración insistirá hasta conseguir una respuesta, si el cliente se encuentra atrasado deberá acercarse para solicitar la concesión respectiva.

34 Si el arrendatario no brinda una solución adecuada o colaboración, la abogada externa elaborará un escrito solicitando la pronta cancelación de la deuda, si de todas formas no hay respuestas, se redactará una citación judicial formal; una vez concluido el proceso judicial respectivo en donde se pactó un convenio formal de pago, el cual si no es cumplido como medida extrema se aplicará un juicio de embargo para recuperar el valor de la cartera de forma parcial o total. (Revisar anexo 14) 4.3. Elaborar y ejecutar los programas de trabajo de la fase de planificación y evaluación del control interno relacionados a los procesos a auditar De acuerdo con el segundo objetivo que corresponde a la fase de la evaluación del control interno para determinar las áreas críticas de la empresa, se tomó como base la herramienta de modelo COSO II ERM el cual nos permitió desarrollar el programa de auditoría que corresponde a la fase de evaluación del control interno. (Anexo 15-21). Papel de trabajo 1.Determinación del nivel de riesgo y confianza

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EOBB E.5

Fecha:

11-07-2021

Objetivo: Determinar el nivel de confianza y riesgo del cuestionario de control interno Relevamiento: MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA N.º

Componente

Componente ponderado

Calificación de la Ponderación

Total

Nivel de confianza

Ambiente de control

9,14%

15,43%

59,26%

Moderado

Definición de objetivos

3,57%

8,29%

43,10%

Bajo

Identificación de riesgos

16,64%

25,71%

64,72%

Moderado

Evaluación de riesgos

8,14%

10,71%

76,00%

Alto

Respuesta al riesgo

11,86%

15,43%

76,85%

Alto

Actividades de control

2,36%

7,86%

30,00%

Bajo

Información y comunicación

6,71%

8,29%

81,03%

Alto

Monitoreo

5,14%

8,29%

62,07%

Moderado

63,57%

100,00%

63,57%

Moderado

Total

% 𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝐶𝑜𝑛𝑓𝑖𝑎𝑛𝑧𝑎 =

% 𝐶𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑃𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜 % 𝐶𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒𝑃𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛

Nivel de Confianza

Resultados

76% - 95% 50% - 75%

63,57%

Nivel de Riesgo Escala

Valoración

Bajo Moderado

1 2

Resultado

15% - 49% Alto 3 Fuente. Cuestionario de Control Interno, monitoreo al proceso de concesión y recuperación de cartera Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

4.4. Analizar el desempeño de los procedimientos para la concesión y recuperación de la cartera En el tercer objetivo se utilizaron varias técnicas de auditoría aplicadas a través del programa de ejecución elaborado específicamente para la empresa, en el cual se verificará los saldos totales de los clientes, considerando que la información sea integra correcta y oportuna, toma en cuenta (Anexo 21-31). 4.4.1. Indicadores de eficiencia y eficacia Papel de trabajo 2.Indicadores de eficiencia y eficacia EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB D.4

Fecha:

19/7/2021

Objetivo: Auditar el saldo del rubro cuentas por cobrar en referencia a las respuestas de los arrendatarios a las cartas de circularización y realizar los respectivos ajustes en caso de ser necesario. Resumen resultados de indicadores (Atributos del hallazgo verificar papel de trabajo D4, anexo 27) Nº Indicador Fórmula Resultado E. Proceso Análisis Del total de las políticas establecidas en el área de 4 N.º de políticas N.º Políticas de concesión de concesión de créditos el El resultado cumplidas en el créditos cumplidas / Total 100% representa un 4 1 del indicador proceso de concesión de políticas de concesión cumplimiento total de las debe ser 100% de créditos establecidas% políticas por parte del departamento de 100% administración.

N.º de empleados del departamento de administración capacitados en el proceso de concesión

N.º Empleados capacitados (proceso de concesión) / Total empleados Dep. Administración

El resultado del indicador debe ser 100%

0 2

N.º de políticas cumplidas en el proceso de recuperación de la cartera

N.º Políticas de recuperación de cartera cumplidas / Total de políticas de recuperación establecidas

El resultado del indicador debe ser 100%

7 7

100%

N.º de empleados del departamento de administración capacitados en el proceso de recuperación de cartera

N.º Empleados capacitados El resultado (proceso de recuperación) / del indicador Total empleados Dep. debe ser 100% Administración

0 2

Nivel de morosidad de la cartera

N.º clientes con retrasos en sus pagos / Clientes totales

El indicador debe estar entre 0% a 10%

8 34 23.53%

Nivel de recuperación de las cuentas incobrables

Monto recuperado / Total deuda

90.911,02 El indicador debe dar 95% 114.441,16 a 100% 79.44%

N.º pagos realizados de forma parcial

N.º de clientes que realizan Grado de error sus pagos de forma parcial / permitido Total clientes debe ser 0%

10 34

29.41%

% de asientos contables con errores (mensual)

N.º asientos erróneos / total asientos

El resultado del indicador debe estar entre 0% a 5%

0 44 0%

% de ingresos que representa el arriendo de bienes inmuebles para la empresa

Total, ingresos por arriendo de bienes inmuebles / Total ingresos percibidos por la empresa

Del total de empleados capacitados que pertenecen al departamento de administración el 0% significa que los empleados que integran este departamento no son capacitados en el área de concesión de créditos. Del total de las políticas establecidas en el área de recuperación de la cartera el 100% representa un cumplimiento total de las políticas por parte del departamento de administración. Del total de empleados capacitados que pertenecen al departamento de administración el 0% significa que los empleados que integran este departamento no son capacitados en los procesos de recuperación de cartera El nivel de morosidad de la cartera es igual a un 24% valor que supera de forma considerable el intervalo de morosidad aceptado por la empresa El nivel de recuperación de las cuentas incobrables es igual a un 79,44%, porcentaje que no figura dentro del intervalo aceptado por empresa Diócesis De la totalidad de pagos realizados por los arrendatarios el 29,41% representa el porcentaje de clientes que realizan abonos y no saldan en su totalidad el canon de arriendo mensual Del total de asientos realizados en el mes de diciembre por concepto de arriendos el 0% significa que no existen asientos con errores dentro del archivo y el sistema contable.

El resultado El nivel de ingresos por del indicador 126.290,36 consecuencia de arriendos ′ debe estar 1 226.418,18representa un 10,30% de los entre 10% a ingresos totales percibidos 20% por la empresa Diócesis 10.30%

% de ingresos reales 10 recibidos por concepto de arriendos

Monto recibido / Monto presupuestado

El resultado del indicador 114.441,16 deber estar 145.703,21 entre 85% a 90% 78.54%

El resultado del indicador no alcanzo la meta mínima equivalente al 85%, dando como resultado un 78.54%

Fuente: Base de datos, Departamento de administración Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

4.5. Elaborar un informe de resultados de la auditoría para expresar opiniones y recomendaciones de las deficiencias encontradas en el proceso de créditos y cobranzas El informe de auditoría redactado como culminación del examen al proceso de concesión y recuperación de la cartera de la empresa Diócesis de Santo Domingo en Ecuador a través de una auditoría de gestión, se realizó con el objetivo de valorar la eficiencia, eficacia, efectividad, ética y otros aspectos en el proceso mencionado anteriormente, donde a través de diferentes metodologías y actividades específicas diseñadas para este tipo de auditoría se identificaron ciertas deficiencias como: la ausencia de un manual en donde consten detalladas políticas y procedimientos de forma escrita que guíen el accionar del departamento en lo referente a créditos y cobranzas. Otro aspecto importante a considerar son la inexistencia de criterios de cumplimiento determinados para el nivel de morosidad de la cartera, nivel de deterioro de las cuentas por cobrar y el monto recuperado aceptable, estos y otros aspectos se encuentran detallados en el informe de auditoría además de la conclusión respectiva por cada área crítica identificada se proporcionó una recomendación que debe considerarse como una medida preventiva, a las cuáles se recomienda dar seguimiento en un periodo no superior a seis meses con el propósito de monitorear si existen indicios de mejora. La planificación del objetivo 4 (informe de auditoría) y la respectiva documentación complementaria se puede observar desde el anexo 30 -31.

5. DISCUSIÓN El presente trabajo de titulación cuyo objetivo principal era la evaluación del proceso de concesión y recuperación de la cartera de la empresa Diócesis de Santo Domingo en Ecuador a través de una auditoría de gestión para identificar si el mismo se cumple de forma eficiente, evidenció que ambos procedimientos presentan deficiencias. La recopilación de información empezó con visitas a las instalaciones, por medio de entrevistas aplicadas a los empleados que integran el departamento administrativo, los que se encarga de los créditos y las cobranzas, proporcionando una perspectiva general de la situación empresarial actual e identificando la problemática y los posibles puntos de interés a considerar en el examen de auditoría. En el continuo proceso de levantamiento de información se pudo notar la ausencia de un manual de políticas y funciones que detalla de forma específica cómo debe proceder el empleado al momento de conceder un crédito, las variables a considerar (retraso, monto, motivo), inconveniente que se presenta de igual forma en la recuperación de la cartera, ya que la empresa no cuenta con estándares o criterios que considere favorables o mucho menos aceptables en lo referente al porcentaje de deterioro de las cuentas por cobrar, morosidad de la cartera, saldo recuperado, entre otros que se mencionan posteriormente. En la aplicación del cuestionario de control interno COSO II ERM se determinó que el nivel de confianza es moderado siendo este igual a 63,57% determinando una muestra del 40% de nuestra población total integrada por 34 clientes considerados para el estudio, la muestra utilizada estaba compuesta por 14 clientes, seleccionados por medio de la modalidad de conveniencia para asegurar la veracidad de los resultados. Además de que se identificaron los componentes de control interno con un nivel de confianza bajo que son la definición de objetivos con 43.10% y las actividades de control con 30%, coeficientes que de cierta forma dan una explicación a los resultados de los indicadores.

39 La fase tres del plan de auditoría inicio con una verificación de los saldos de los 34 clientes que integran la población, acción que facilitó la determinación de la muestra en cuya selección se consideró los abonos realizados, la cantidad de meses de retraso y el saldo pendiente de pago, una vez realizado este procedimiento se procedió a redactar la respectiva carta de circulación a los 14 integrantes de la muestra seleccionados con los criterios detallados anteriormente. Una vez obtenida la respuesta de las cartas de circularización por parte de los clientes se analizaron las respuestas con el propósito de identificar si existía inconformidad con los saldos o la necesidad de un ajuste en la información recopilada. En el cálculo del deterioro de las cuentas incobrables se procedió a utilizar la fórmula del valor presente porque la empresa Diócesis no posee estándares definidos referentes a este rubro, complicando su aplicación a los saldos pendientes considerando factores como el tiempo de retraso. Del total de la muestra (14 clientes) la fórmula del valor presente fue aplicada a 13 arrendatarios pues a diferencia de los otros el último posee un retraso superior a doce meses en la cancelación de sus pagos, motivo por el cual se encontraba bajo proceso judicial, el cual no garantizaba la recuperación total de la cartera, para este caso especial la empresa determinó un porcentaje mínimo aceptable equivalente al 85% que representa el porcentaje de la cartera que se pretende recuperar, existiendo un deterioro del 15%. Los indicadores de gestión aplicados y utilizados en este trabajo de investigación cuya autoría es propia del grupo de trabajo basados en la normativa legal (LORTI) y las directrices del departamento de administración, los resultados en su mayoría son favorables, aunque es importante señalar que el rendimiento puede mejorar, pero contribuyen al cumplimiento de los objetivos empresariales. El principal inconveniente se presentó al momento de contrastar los resultados pues la empresa no cuenta con estándares o criterios definidos que actúen como referencia para los resultados obtenidos,

40 destacando el nivel de morosidad de la cartera, % de deterioro de las cuentas por cobrar, ingresos reales vs presupuestados y rotación de la cartera. Como se mencionó anteriormente el resultado del indicador de morosidad de la cartera no alcanza el rango o criterio mínimo establecido por el grupo de trabajo el cual fue elaborado en base al Art. 10 párrafo 11 de la LORTI, el cual señala que por conceptos de operación normal en el periodo fiscal presente a las cuentas incobrables se les atribuye un porcentaje del 1% anual sobre las concesiones concedidas además de que no puede superar el 10% de la totalidad de la cartera (Dirección Nacional Jurídica, 2016). Otro punto a considerar es el indicador de capacitaciones pues la empresa las realiza de forma general (higiene, seguridad, estrés laboral) y no de forma específica al área de créditos y cobranzas. El trabajo culminó con la elaboración del informe de auditoría en el cual se detallaron los hallazgos de importancia identificados en el proceso de concesión y recuperación de la cartera de la empresa Diócesis de Santo Domingo en Ecuador, además de los procedimiento, técnicas y actividades. El informe finaliza con una detallada explicación sobre los hallazgos junto con su respectiva conclusión y recomendación respaldadas en los papeles de trabajo con la evidencia suficiente y competente.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La aplicación de los diferentes instrumentos de recogida de datos (entrevista encuesta) al departamento de administración y a los clientes de la Diócesis de Santo Domingo proporcionaron una perspectiva general del proceder y la situación actual de la organización, además de una guía que facilitó la identificación de varios puntos de interés a considerar para la elaboración de trabajo. Una de las principales deficiencias observadas es la ausencia de un manual de políticas y funciones además de un perfil de cargos definidos para el puesto del jefe del departamento y el contador, adicionalmente se considera necesario incluir el cargo de un analista de crédito y un gestor de cobranzas que faciliten la labor de la administración además de disminuir la necesidad de abogados externos por conceptos legales. A través de la aplicación del Cuestionario de Control Interno COSO II ERM instrumento elaborado específicamente para determinar el nivel confianza de la organización en el área de créditos y cobranzas, cuyo nivel de riesgo fue moderado con un resultado de 63,57%; además de los componentes de control interno con un nivel de riesgo alto que son la definición de objetivos y las actividades de control. Aunque el nivel de confianza sea moderado sería recomendable que la empresa establezca estándares de cumplimiento específicos, además de una detallada distribución de funciones para cuyo propósito se sugiere la creación de un manual de políticas y procedimientos en donde es preciso que se detallen también las restricciones. La fase de evaluación evidenció la existencia de ciertas deficiencias presentes en el procedimiento de créditos y cobranzas principalmente en lo referente a la recuperación de la cartera, pues se encontraron situaciones donde los clientes poseen un periodo de retraso superior a los 12 meses, además de resaltar la ausencia de estándares o criterios de cumplimiento que indiquen los rangos aceptables de morosidad de cartera, saldos recuperados y deterioro de la misma. Se recomienda que de forma semestral se reúnan el

42 contador, el jefe del departamento y el Sr Obispo para la creación de estándares o modificarlos según la necesidad presentada. En el informe de auditoría al proceso de concesión y recuperación de la cartera a la empresa Diócesis de Santo Domingo en Ecuador se redactó con la intención de comunicar todos los hallazgos y hechos relevantes realizados por el grupo de trabajo a lo largo del proceso de auditoría, dando a conocer a través de una síntesis los aspectos más relevantes en los cuales se identificó el posible riesgo, además de proporcionar una conclusión detallada de manera individual por cada área crítica evaluada además de sus respectiva recomendación la cual fue pensada como medida correctiva o de anticipación que facilitaran a la organización a realizar de forma eficiente los procesos de concesión y recuperación de la cartera. Se recomienda a la empresa considerar y aplicar las recomendaciones proporcionadas con la finalidad de corregir deficiencias identificadas en el proceso de auditoría que además de una medida correctiva estas pueden ser utilizadas para anticipar futuros inconvenientes que puedan afectar la eficiencia y eficacia del procedimiento, resaltando la importancia de analizar el nivel de mejora por lo cual se ha proporcionado una matriz que facilitará el análisis de incremento o decremento del nivel de mejora empresarial.

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8. ANEXOS Anexo 1: Cronograma de actividades

CRONOGRAMA

Desarrollo del Plan

Ejecución del proyecto

Elaboración Elaboración Elaboración Constatación Aplicación de de la del informe del marco de los Disertación instrumentos propuesta de final de teórico resultados de grado intervención tesis

OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia.

52 Anexo 2: Tabla de recursos Recursos

Cantidad

Gastos Humano Estudiantes

Valor Unitario

$10,00 $10,00

Costos Operacionales (Materiales) Copias Transporte Resma Papel Carpeta Empastado Comida Anillado Inversiones (tecnológicos) Computadora (Mantenimiento) Flas Memori

1 5 1 2 1 2 3

10 $2,50 4 2 20 10 5

2 1

50 10

Gestión (mes) Internet Teléfono Luz Subtotal Imprevistos 5% TOTAL INGRESOS Fuentes de Ingresos Recursos propios TOTAL

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia.

Valor Total USD

2 2

30 10

200

$65,50 $10,00 $12,50 $4,00 $4,00 $20,00 $20,00 $15,00 $110,00 $100,00 $10,00 $80,00 $60,00 $20,00 $0,00 $265,50 $13,28 $278,78

$400,00 $678,78

53 Anexo 3: Entrevista a la Administradora

Entrevista administradora de la Diócesis de Santo Domingo Objetivo: Recopilar datos e información relevante relacionada con el proceso de concesión y recuperación de la cartera de la empresa Diócesis de Santo Domingo 1. ¿Podría relatar de manera resumida a qué actividad está encaminada la empresa? La empresa Diócesis de Santo Domingo es una organización sin fines de lucro cuya operación se centra en la labor social y obras que contribuyen de forma positiva en Santo Domingo de los Tsáchilas. 2. ¿Cuál es la trayectoria que antecede a la organización? Como iglesia la trayectoria es bastante amplia, pero en lo que respecta en lo jurídico la labor principal de la organización es la realización y la contribución de obras sociales, servicio al prójimo, ayuda a los necesitados, servicios de evangelización, entre otros. 3. ¿Cuál es el producto o servicio que le proporciona a sus clientes? La Diócesis de Santo Domingo es una empresa sin fines de lucro no hay productos específicos que brinden sustento a las obras sociales, la forma en la que la empresa obtiene ingresos es a través del servicio del arriendo de locales comerciales y viviendas, además de un ancianato. 4. ¿Cree que la empresa posee una estructura sólida en lo que respecta al proceso de concesión y recuperación de cartera? No, porque en algunas ocasiones es complicado recuperar el valor del canon de arriendo, no se cuenta con procedimientos estrictos a seguir en el momento de que los plazos se vencen y se debe recuperar la cartera, se brinda ayuda y depende de la situación se condonan meses. 5. ¿Existe una supervisión periódica/minuciosa en los plazos de vencimiento de las cobranzas? La administradora generalmente siempre trata de estar pendiente que los clientes estén al día en sus pagos, les notifica a través de llamadas o anteriormente antes de la presente situación se realizaban visitas al local arrendado

54 6. ¿Al momento de conceder un crédito cuáles son los requisitos y condiciones para su aprobación? Al momento de pactar el convenio o contrato la empresa no está pensando en las posibles deudas o problemas que traerá el individuo a la organización, pero como medida de prevención se solicita garantías económicas, las cuales son dadas a conocer junto con las responsabilidades que el cliente tendrá antes que firme. 7. ¿Solicita garantías para conceder los créditos y hacen uso de estas en caso de no recuperar el monto concedido? Si se presenta la situación la empresa si pide garantías estas situaciones son: falta de cancelación, daños a la propiedad, pero cabe recalcar que muchas veces el valor de la garantía no es suficiente para compensar los costos. 8. ¿En el caso de destrucción o daño a la propiedad arrendada cuál es el procedimiento a seguir? 

El primer paso es un dialogo entre la administración y el cliente en donde se detallan las condiciones en las que la propiedad fue entregada.



El segundo es la identificación y la valoración del daño.



Se utiliza el valor de la garantía para reparar los daños.



El último paso solo se realizará si el arrendatario no está dispuesto a cooperar, obligando a la empresa a tomar medidas legales. 9. ¿Realiza visitas esporádicas a sus clientes con el propósito de monitorear si mantienen las instalaciones en óptimas condiciones?

No se realiza visitas por parte de la administración, si se da la situación de que el cliente identifique un daño en la propiedad arrendada el notifica por vía telefónica a la empresa, esta a su vez acude al llamado identificando el daño el cual si es significativo y se comprueba que no fue por acción del cliente la entidad asumirá los costos de reparación, pero si el daño es menor por ejemplo picaportes dañados, será responsabilidad del cliente la reparación.

55 10. ¿La empresa cuenta con una base de datos actualizada de los clientes con su dirección, teléfono, correo electrónico, referencia o cualquier otro dato que facilite la comunicación? La empresa actualmente si cuenta con una base de datos actualizada donde cuenta con datos de los clientes que facilitan la comunicación entre ellos, la información se obtuvo como un requisito antes de pactar el convenio. 11. ¿Bajo qué procedimiento, medio o documento se pacta el convenio con el cliente? Estos convenios de arriendo se pactan a través de un contrato notariado. 12. ¿Lleva usted un registro, control o documento aparte del proporcionado por la contadora para el contraste de información? La administración lleva su propio extracontable donde actualiza la información de los clientes de forma mensual, este documento es otro diferente del que la contadora suministra, estos se contrastan mensualmente con la finalidad de comprobar si existen plazos vencidos o cercanos a este. 13. ¿Tiene la empresa un proceso definido para la recuperación de cartera?  El primer paso es el dialogo el cual se lo puede realizar a través de vía telefónica o visitas al local arrendado.  El paso dos es un procedimiento legal el cual solo se lleva a cabo si la administración y el cliente no llegan a una solución debido a la falta de cooperación de los clientes. 14. ¿La empresa toma acciones legales en el caso de no recuperar la cartera de los Clientes? La empresa si toma acciones legales en el caso de no recuperar la cartera de clientes porque el servicio de arriendos que proporcionan es una de las principales fuentes de ingreso que la empresa posee para realizar sus operaciones (obras sociales). 15. ¿Usted es la única encargada de realizar los cobros a los clientes o comparte esta responsabilidad con otro empleado de la organización? Por delegación de la administradora la contadora es quien recibe los pagos por el arriendo de bien inmueble, administración solo realiza los cobros en ausencia de la contadora. Administración es quien notifica a los clientes del vencimiento de sus plazos y en ocasiones es asistida por la contadora.

56 16. ¿Cómo considera usted el proceso de recuperación de cartera que tiene la empresa? El proceso de recuperación de la cartera que la entidad posee es flexible y con ausencia de rigurosidad, en consecuencia, han existido casos de que la deuda de los clientes para la con la empresa ha excedido un plazo de seis meses. 17. ¿Al momento de cobrar los créditos ¿se le ha presentado inconvenientes? La mayoría de las ocasiones si, por parte del cliente ya que cuando se les llama a notificar que se venció el plazo de pago estos hacen caso omiso ignorando el comunicado. 18. ¿De acuerdo a su criterio que cosas deberían mejorar en el proceso de concesión y recuperación de cartera para que sea más eficiente? Se debería incrementar el nivel de rigurosidad en lo que es el seguimiento y el proceso de cobro para evitar que las deudas de los clientes crezcan y evitar tener que llegar a medidas legales que presentan un costo adicional para la empresa.

57 Anexo 4: Entrevista a la Contadora

Entrevista contadora de la Diócesis de Santo Domingo Objetivo: Recopilar datos e información relevante relacionada con el proceso de concesión y recuperación de la cartera de la empresa Diócesis de Santo Domingo. 1. ¿Qué tiempo lleva laborando dentro de la empresa y de manera general cuáles son las funciones que realiza? La contadora interna ha laborado por 27 años en la empresa y las funciones que realiza son el registro de ingresos y egresos, y todo lo relacionado a la contabilidad. 2. ¿Cree usted que la empresa cuenta con una política de cobranzas sólida? Si porque actualmente la administradora realiza un constante seguimiento recordando e insistiendo a los clientes que se acerquen a la empresa a cancelar la deuda respectiva y en caso de que no exista cooperación por parte del cliente se toma las medidas legales respectivas. 3. ¿Lleva un registro, listado o documento detallado de los clientes a más de los datos existentes del sistema contable y de ser el caso con qué frecuencia lo actualiza? Si lleva un extracontable a través del programa Excel el cual es actualizado mensualmente. 4. ¿Entrega de forma periódica informes del rubro cuentas por cobrar a la administradora? Si, pero solo cuando la administración lo solicita y de forma periódica mensual. En ocasiones al identificar que la deuda del cliente es considerable o no se ha acercado a cancelar la cuota en los tiempos establecidos la contadora actúa proactivamente notificando a la administración. 5. ¿Cuenta la empresa con un sistema contable confiable que garantice la seguridad de las bases de datos? La empresa utiliza el sistema contable SACI con el cual ha venido operando desde el año 2015, su nivel de confianza es alto debido a que solo se puede ingresar por medio de una clave en posesión de la administradora y la contadora.

58 6. ¿Qué tan seguido realiza un seguimiento al plazo de los vencimientos de los clientes? Estos seguimientos se realizan periódicamente una vez al mes, cuando ingresa un cliente nuevo y cuando finalizan los contratos de arriendo. 7. ¿La empresa realiza concesiones o descuentos a los clientes? Si, especialmente en este periodo de pandemia a causa del COVID 19 y también cuando los clientes presentas razones de peso las cuales son de naturaleza personal o económica. 8. ¿Cuenta con autorización para dar una concesión o descuento? No, la única persona con facultad para conceder los descuentos es la administradora, bajo autorización del sr. Obispo. Acuerdos internos de pago. 9. ¿Posee la empresa un procedimiento de cobros definidos en caso de ser así considera que el procedimiento es eficiente? La empresa si cuenta con un procedimiento de cobranzas el cual es:  Múltiples llamadas a los arrendatarios  Envió de notificación escrita, recordatoria de pago.  En caso de que la predisposición del cliente sea negativa, se notifica a la abogada para iniciar el procedimiento legal respectivo. 10. ¿Cuál es su función dentro del proceso de recuperación de la cartera?  Supervisar y actualizar si algún cliente está atrasado en sus pagos en la base de datos.  Llamar al cliente a notificarle que se ha vencido su plazo de pago (por petición de la administración)  Notificar a la administración acerca de el/los clientes que no han cancelado el arriendo.  Facturar el servicio prestado 11. ¿Quién es la encargada de recibir los pagos y emitir los recibos o facturas por la cancelación del canon arrendatario? Es única y exclusiva responsabilidad de la contadora interna.

59 12. ¿En el caso de destrucción o daño a la propiedad arrendada ¿cuál es el procedimiento a seguir?  Revisión de la condición del inmueble  Valorar el daño  Cotizar costos de reparación  Descuento de la garantía del cliente 13. ¿Bajo qué motivos la empresa recurrirá a procedimientos legales en contra de sus clientes? Cuando el cliente hace caso omiso al diálogo o llamadas y no brinda una solución o alternativa para la cancelación de sus haberes. Acuerdos internos de pago. 14. ¿Considera usted que la realización de una auditoría de gestión al proceso de concesión y recuperación de la cartera es necesario? Si la considera necesaria para identificar si el proceso de cobros actual es deficiente en este caso se podría proponer alternas de fortalecimiento que corrijan las falencias, además de evitar gasto en honorarios a abogados.

60 Anexo 5: Encuesta a los clientes

Objetivo: Este instrumento (cuestionario) tiene como finalidad recopilar datos e información relevante relacionada con el proceso de concesión y recuperación de la cartera de la empresa DIÓCESIS de Santo Domingo. Preguntas cuestionario clientes 1. ¿Qué condiciones se le establecieron al momento en el usted decidió arrendar la propiedad?

Cédula

Fecha de pago

Papeleta de votación

RUC actualizado

Recomendaciones 2. ¿En el momento de arrendar el bien inmueble se suscribió un contrato o un convenio? En la sección de otros indicar qué tipo de documentos se suscribió. Si

3. ¿Al iniciar el contrato de arriendo la propiedad se encontraba en un estado favorable? Si

4. ¿Cuánto tiempo lleva siendo cliente de la Diócesis de santo domingo?

1 – 3 meses

8 – 12 meses

4 – 7 meses

Más de un año

61 5. ¿Está conforme con la propiedad arrendada? Si

6. ¿Se encuentra usted al día en el pago de sus obligaciones? Si

7. ¿Cómo usted realiza el pago del arriendo?

Cheque

Depósito Efectivo

8. ¿En algún momento ha tenido inconvenientes por el incumplimiento de sus obligaciones con la Diócesis? Si

9. ¿Cómo considera el estado de seguridad de la propiedad arrendada?

Muy seguro

Poco Seguro Seguro

10. ¿Cómo considera usted el estado físico del bien inmueble arrendado?

Regular

Muy bueno

Bueno

Excelente

11. ¿Para qué fin arrienda la propiedad?

Vivienda

Local comercial

12. ¿Cuál es su grado de satisfacción con el servicio proporcionado?

Regular

Muy bueno

Bueno

Excelente

Gracias por su colaboración

62 Anexo 6: Resultado de las encuestas aplicadas a los clientes 1. ¿Qué condiciones se le establecieron al momento en el que usted decidió arrendar la propiedad? Tabla 2. Pregunta 1 Variables

Frecuencia

Porcentaje

Ruc actualizado

22,92%

Cédula

30,21%

Papeleta de votación

19,79%

Fecha de pago

16,67%

Recomendaciones

10,42%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 2. ¿En el momento de arrendar el bien inmueble se suscribió un contrato o un convenio? En la sección de otros especificar qué documento se suscribió. Tabla 3. Pregunta 2 Variables

Frecuencia

Porcentaje

97,1%

2,9%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 3. ¿Al iniciar el contrato de arriendo, la propiedad se encontraba en un estado favorable? Tabla 4. Pregunta 3 Variables

Frecuencia

Porcentaje

67,6%

32,4%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 4. ¿Cuánto tiempo lleva siendo cliente de la Diócesis de Santo Domingo? Tabla 5. Pregunta 4 Variables

Frecuencia

Porcentaje

1-3 Meses

5,9%

4-7 Meses

14,7%

8-12 Meses

0,0%

63 Más de un año

79,4%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 5. ¿Está conforme con la propiedad arrendada? Tabla 6. Pregunta 5 Variables

Frecuencia

Porcentaje

94,1%

5,9%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 6. ¿Se encuentra usted al día en el pago de sus obligaciones? Tabla 7. Pregunta 6 Variables

Frecuencia

Porcentaje

67,6%

32,4%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 7. ¿Cómo usted realiza el pago del arriendo? Tabla 8. Pregunta 7 Variables

Frecuencia

Porcentaje

Depósito

55,9%

Efectivo

29,4%

Cheque

14,7%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 8. ¿En algún momento ha tenido inconvenientes por el incumplimiento de sus obligaciones con la Diócesis? Tabla 9. Pregunta 8 Variables

Frecuencia

Porcentaje

23,5%

76,5%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 9. ¿Cómo considera el estado de seguridad de la propiedad arrendada?

64 Tabla 10. Pregunta 9 Variables

Frecuencia

Porcentaje

Poco seguro

17,6%

Seguro

73,5%

Muy Seguro

8,8%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 10. ¿Cómo considera usted el estado físico del bien inmueble arrendado? Tabla 11. Pregunta 10 Variables

Frecuencia

Porcentaje

Regular

26,5%

Bueno

52,9%

Muy bueno

20,6%

Excelente

0,0%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 11. ¿Para qué fin arrienda la propiedad? Tabla 12. Pregunta 11 Variables

Frecuencia

Porcentaje

Vivienda

17,6%

Local Comercial

82,3%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia. 12. ¿Cuál es su grado de satisfacción con el servicio proporcionado? Tabla 13. Pregunta 12 Variables

Frecuencia

Porcentaje

Regular

5,9%

Bueno

47,1%

Muy bueno

26,5%

Excelente

20,6%

TOTAL

100%

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia.

65 Anexo 7: Papel de trabajo 3 Papel de trabajo 3.Programa para la fase de planificación PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA FASE DE PLANIFICACIÓN, AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CARTERA Empresa

Diócesis de Santo Domingo en Ecuador

Periodo

2020

N.º

Procedimiento

Código

Elaborado por:

Fecha: 1-07-2021

FASE 1: Planificación 1.

1.1.

1.2.

1.3.

1.4.

1.5.

VALORACIÓN SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA Agendar una audiencia con la administradora de la empresa Diócesis de Santo Domingo en Ecuador, para identificar de forma superficial a través de P.1. EEOB su testimonio las deficiencias que presenta el proceso de concesión y recuperación de la cartera. Recopilar información de forma ordenada y detallada de las políticas, funciones, normativa, manuales y otros documentos P.2. KMDM de importancia necesarios de la Diócesis de Santo Domingo. Identificar la estructura organizacional de la empresa Diócesis. Determinar políticas y procedimientos del proceso de concesión y recuperación de la cartera Obtener información sobre el lugar de trabajo utilizado en la industria, el personal relacionado y la administración existente: A) Grado de independencia entre el personal administrativo y su forma de comunicación. B) Posibles restricciones de cada cargo

1/7/2021

3/7/2021

P.3.

EEOB

5/7/2021

P.4.

KMDM

5/7/2021

P.5.

EEOB

6/7/2021

1.6.

Elaborar una narrativa del proceso de concesión de créditos.

P.6.

KMDM

6/7/2021

1.7.

Elaborar una narrativa del proceso de recuperación de la cartera.

P.7.

EEOB

7/7/2021

Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

66 Anexo 8: Papel de trabajo 4 Papel de trabajo 4. Carta de Presentación EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EOBB

Fecha:

01-06-2021

P.1.

Objetivo: Agendar una audiencia con la administradora de la empresa Diócesis de Santo Domingo en Ecuador, para identificar de forma superficial a través de su testimonio las deficiencias que presenta el proceso de concesión y recuperación de la cartera. CARTA DE PRESENTACIÓN Relevamiento: Santo Domingo, 24 de junio del 2021 Hna. Gardenia Villao ADMINISTRADORA DE LA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO De nuestra consideración: De nuestra consideración: En referencia a lo solicitado, a continuación, presentamos a ustedes “La Diócesis de Santo Domingo”, la propuesta para la aplicación del examen de auditoría al proceso de concesión y recuperación de la cartera correspondiente al periodo 01 de enero al 31 de diciembre del 2020. Para la ejecución de la evaluación se ha elaborado una planificación orientada a los siguientes aspectos: Aspectos Generales El trabajo de auditoría será asistido por la Mg. Ximena García especializada en Contabilidad y Auditoría y otras áreas afines. Planificación La planificación de nuestro trabajo de auditoría comprende: • Recopilar y levantar información referente al proceso de concesión y recuperación de la cartera. • Analizar las políticas de concesión y recuperación de la cartera. • Determinación del nivel de morosidad de la cartera de clientes haciendo uso de procedimientos y herramientas afines al área de cobranzas. • Proporcionar opiniones y recomendaciones que influyan de forma positiva en el proceso de concesión y recuperación de la cartera. Los autores de la propuesta del plan de auditoría de gestión al proceso de concesión y recuperación de la cartera de la empresa Diócesis de Santo Domingo en Ecuador serán la Srta. Delgado Katherine y el Sr. Erick Obaco. Agradecemos la atención proporcionada y la confianza en la elaboración de este trabajo de auditoría que proporcionará beneficios importantes al proceso de concesión y recuperación de cartera, cuyas mejoras favorecerán la eficiencia organizacional. Atentamente:

Delgado Katherine Obaco Erick Estudiante de la PUCE SD Estudiante de la PUCE SD Fuente: Diócesis de Santo Domingo, departamento de administración Elaborado por: Erick Obaco

Revisado por: Katherine Delgado

Supervisado por: Mg. Ximena García

67 Anexo 9: Papel de trabajo 5 Papel de trabajo 5.Recopilación de información y otros documentos de importancia para el proceso de concesión y recuperación de la cartera

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

KMDM

Fecha:

03-07-2021

Objetivo: Recopilar información de forma ordenada y detallada de las políticas, funciones, normativa, manuales y otros documentos de importancia necesarios de la Diócesis de Santo domingo. Hna. Gardenia Villao ADMINISTRADORA DE LA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO Se ha solicitado, cierta información la cual es de gran relevancia para el desarrollo de la primera fase de nuestro plan de auditoría de gestión, los documentos requeridos son: -Normativa y estatutos de la empresa -Organigrama empresarial -Perfil de cargos -Procedimiento proceso de concesión de créditos -Procedimiento de recuperación de la cartera -Funciones de la Administradora -Funciones de la Contadora -Modelo de contrato de arriendo -Requisitos arriendo de bien inmueble -Base de datos de los clientes LISTA DE VERIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO N.º 1

Detalle Normativa y estatutos

Solicitado SI X

Entregado SI NO

Observación

X Detallar el organigrama de la empresa para que sea más sencillo identificar a los empleados que integran cada departamento Elaborar un perfil de cargo con los requerimientos específicos que son necesarios para ocupar el puesto de administrador y contador

Organigrama

Perfil de cargos

Establecidos solo verbalmente

Establecidas verbalmente

Procedimiento proceso de concesión de créditos Procedimiento proceso de recuperación de cartera Funciones de la administradora

Funciones de la Contadora

4 5

8 Modelo del contrato de Arriendo X X 9 Requisitos arriendo bien inmueble X X 10 Base de datos de los clientes X X Fuente: Diócesis de Santo Domingo, departamento de administración Elaborado por: Katherine Delgado

Revisado por: Erick Obaco

Extra contable Excel

Supervisado por: Mg. Ximena García

68 Anexo 10: Papel de trabajo 6 Papel de trabajo 6. Organigrama Empresarial

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EOBB

Fecha:

05-07-2021

P.3.

Objetivo: Identificar la estructura organizacional de la empresa Diócesis. Relevamiento:

Fuente: Diócesis de Santo Domingo, departamento de administración Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

69 Anexo 11: Papel de trabajo 7 Papel de trabajo 7. Políticas de concesión y recuperación de cartera

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EOBB

Fecha:

05-07-2021

P.4.

Objetivo: Determinar políticas y procedimientos del proceso de concesión y recuperación de la cartera Relevamiento: N.º Concesión de créditos Observaciones Se concederá una concesión por parte de la administración a favor del cliente cuando esta sufra alguna eventualidad o percance (enfermedad, accidentes, ventas bajas, problemas personales), el cual debe estar Establecidas 1 respaldado con la respectiva documentación que sustentará la demora del verbalmente cumplimiento de la obligación. La concesión será determinada por la administración considerando la información proporcionada por el cliente. Para conceder una concesión por robo o asalto al local comercial o vivienda arrendada por parte de la administración a favor del arrendatario, este Establecidas 2 deberá presentar el documento respectivo que demuestre que se presentó verbalmente la denuncia respectiva, y la administración según el grado del robo o asalta concederá la concesión respectiva. En consecuencia, de la situación actual que se dio en el mes de marzo del año 2020 la administración junto con el Sr. Obispo jefe de la organización Establecidas 3 determinaron una concesión de tres meses a los arrendatarios tanto de los verbalmente locales comerciales como las viviendas por consecuencia de la cuarentena obligatoria ya que los clientes no podían salir a laborar normalmente. Las solicitudes de concesión de créditos con respecto a situaciones especiales (deudas significativas o situaciones externas) son aprobadas por Establecidas 4 el departamento de administración en común acuerdo con el Sr. Obispo jefe verbalmente de la empresa Diócesis N.º Recuperación de cartera Observaciones Los clientes deben efectuar la cancelación de la cuota mensual por el método de su elección (efectivo, cheque, depósito) ya sea por la cantidad Establecidas 1 total o parcial, siendo más específico cinco días antes de que inicie el verbalmente próximo mes, este requisito cuenta establecido en el contrato notariado pactado antes del arriendo, Se realizarán llamadas de rutina de forma periódica a los clientes cuya cuota esté cercana al vencimiento, este procedimiento será realizado por la Establecidas 2 administración la cual será asistida por la contadora interna quien lleva una verbalmente base de datos donde constan las fechas de pago de los clientes. Los clientes que presenten un retraso igual o superior a tres meses en el pago de su cuota mensual, serán notificados a través de un documento elaborado por la abogada externa de la empresa, el cual cumple la función Establecidas 3 de citatorio, comunicando al cliente que debe acercarse a la empresa a verbalmente presentar la justificación de la demora en el pago. Si el cliente proporciona razones de peso, la administración concederá la respectiva concesión En caso de que el cliente no cumpla con el plazo otorgado para el cumplimiento de sus obligaciones se le convocara a través de una citación Establecidas 4 judicial, para seguirle el juicio respectivo ante un tribunal para recuperar de verbalmente forma parcial o total de la cartera vencida. En caso de que el cliente no cumpla con el plazo otorgado para el cumplimiento de sus obligaciones se le convocara a través de una citación Establecidas 5 judicial, para seguirle el juicio respectivo ante un tribunal para recuperar de verbalmente forma parcial o total de la cartera vencida.

Los pagos realizados por los clientes ya sea en efectivo o transferencia bancaria serán depositados en la cuenta corriente del Banco del Pichincha, o a través de cheques nominativos a nombre de la Diócesis de Santo Domingo en Ecuador.

Establecidas verbalmente

El monto de la garantía solicitada por parte del arrendador al arrendatario al inicio del contrato de arriendo servirá para cubrir total o parcialmente el pago de las obligaciones incumplidas por la arrendataria/o.

Establecida en el contrato de arriendo

Fuente: Entrevista a la Administradora y la Contadora Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

Anexo 12: Papel de trabajo 8 Papel de trabajo 8. Nivel de responsabilidad de los involucrados en el proceso de concesión y recuperación de la cartera

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EOBB P.5.

Fecha:

06-07-2021

Departamento administrativo

Objetivo: Obtener información sobre el lugar de trabajo utilizado en la industria, el personal relacionado y la administración existente: A) Grado de independencia entre el personal administrativo B) Posibles restricciones de cada cargo. Relevamiento: Grado de independencia del personal Departamento Cargo Actividades que desarrollan relacionadas al proceso de concesión Revisión y legalización de contratos de arriendo Autorización de concesión de créditos a los clientes Administradora Investigación y análisis del perfil de posibles arrendatarios Supervisión de los ingresos provenientes de los arrendatarios (cuotas). Monitoreo del estado de las propiedades destinadas al arriendo Elaboración de facturas a los arrendatarios Contadora Cobro de la cuota mensual a los arrendatarios Actualización del sistema contable SACI y el extracontable Fuente: Entrevista a la Administradora Restricciones Departamento Cargo Restricción La administradora no posee la facultad de autorizar concesiones cuando el monto y los meses que el cliente posee de retraso son significativos, aquí Administradora también se incluyen los arrendatarios a los que se les está aplicando un procedimiento legal, estas decisiones son únicamente tomadas por el jefe de la empresa el Sr. Obispo No se posee la facultad de emitir contratos de arriendo a posibles clientes. Facultad para el establecimiento de políticas y cláusulas del arriendo a los Contadora clientes No se posee facultad para realizar concesiones de créditos o plazos de pago Fuente: Entrevista a la Administradora y la Contadora Elaborado por: Erick Obaco

Revisado por: Katherine Delgado

Supervisado por: Mg. Ximena García

71 Anexo 13: Papel de trabajo 9 Papel de trabajo 9. Narrativa del proceso de concesión de créditos EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EOBB

Fecha:

6-07-2021

P.6.

Objetivo: Elaborar una narrativa del proceso de concesión de créditos. PROCESO DE CONCESIÓN DE CREDITOS El proceso de concesión de crédito inicia por parte del arrendatario, este solicita audiencia con la administradora con el fin de explicar el motivo de la solicitud de concesión. Al acordarse la audiencia el arrendatario se acerca a la empresa para exponer su caso (motivo personal, robo), el cual debe estar respaldado por la documentación respetiva que es específica para cada situación. La administradora analizará esta información para determinar la gravedad del caso y precisar si se debe conceder el crédito, este proceso dura 24 horas y se notificará al cliente al día siguiente. Si el crédito es concedido se establecerá de forma verbal los pazos de pago, si es denegado el cliente deberá presentar información adicional concreta. Fuente: Entrevista a la Administradora y la Contadora Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

Anexo 14: Papel de trabajo 10 Papel de trabajo 10. Narrativa del proceso de recuperación de cartera EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EOBB

Fecha:

07-07-2021

P.7.

Objetivo: Elaborar una narrativa del proceso de recuperación de la cartera PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA La recuperación de la cartera inicia con una revisión a la base de datos para identificar qué arrendatario está próximo a saldar su deuda por vencimiento de su cuota, una vez identificado la administradora le notificará por medio de vía telefónica, si el cliente atiende al llamado e indica que se acercara a cancelar la deuda (efectivo, cheque, depósito), la recepción de este pago es recibido por la contadora, quien procede a verificar el monto, actualizar la base de datos, emitir y entregar el respectivo comprobante de pago. En el caso de que el cliente no atendiera, la administración insistirá hasta conseguir una respuesta, si el cliente se encuentra atrasado deberá acercarse para solicitar la concesión respectiva. Si el arrendatario no brinda una solución adecuada o colaboración, la abogada externa elaborará un escrito solicitando la pronta cancelación de la deuda, si de todas formas no hay respuestas, se redactará una citación judicial formal; una vez concluido el proceso judicial respectivo en donde se pactó un convenio formal de pago, el cual si no es cumplido como medida extrema se aplicará un juicio de embargo para recuperar el valor de la cartera de forma parcial o total. Fuente: Entrevista a la Administradora y la Contadora Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

72 Anexo 15: Programa para la fase de evaluación del control interno

PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA FASE DE EVALUACIÓN, AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CARTERA Empresa

Diócesis de Santo Domingo en Ecuador

Periodo

2020

N.º

Procedimiento

Código

Elaborado por:

Fecha

FASE 2: Evaluación 2.

CONTROL INTERNO

2.1

Elaborar el flujograma del proceso de concesión de créditos.

E.1

EEOB

8/7/2021

2.2

Elaborar el flujograma del proceso de recuperación de cartera

E.2

KMDM

8/7/2021

2.3

Aplicar el Cuestionario de Control Interno COSO II E.R.M

E.3

EEOB

9/7/2021

2.4

Elaborar la matriz de recomendaciones del control interno

E.4

KMDM

10/7/2021

2.5

Determinar el nivel de confianza y riesgo del cuestionario de control interno

E.5

EEOB

11-07-021

2.6

Identificar la muestra de clientes a ser revisados

E.6

KMDM

11/7/2021

Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

73 Anexo 16: Papel de trabajo 11 Papel de trabajo 11. Flujograma proceso de concesión de créditos

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por: Fecha:

EOBB E.1 08-07-2021

Objetivo: Elaborar el flujograma de proceso de concesión de créditos Relevamiento: Flujograma Proceso de Concesión de Créditos

Fuente: Diócesis de Santo Domingo, departamento de administración Elaborado por: Erick Obaco

Revisado por: Katherine Delgado

Supervisado por: Mg. Ximena García

74 Anexo 17: Papel de trabajo 12 Papel de trabajo 12. Flujograma proceso de recuperación de cartera Elaborado EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO por: EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN. Fecha:

KMDM E.2 08-07-2021

Objetivo: Elaborar el flujograma de proceso de recuperación de cartera Relevamiento: Flujograma Proceso de Recuperación de Cartera

Fuente: Diócesis de Santo Domingo, departamento de administración Elaborado por: Katherine Delgado

Revisado por: Erick Obaco

Supervisado por: Mg. Ximena García

75 Anexo 18: Papel de trabajo 13 Papel de trabajo 13. Cuestionario de Control Interno COSO II E.R.M

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EOBB

Fecha:

09-07-2021

E.3

Objetivo: Aplicar el Cuestionario de Control Interno COSO II E.R.M Relevamiento: CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL N.º

Cuestionario

Ponderación

Calificación

Valor

¿Cuenta la empresa Diócesis de Santo Domingo con un manual de procedimientos definidos que detalle de forma clara las funciones del personal del área de créditos y cobranzas?

1,57%

0,00%

¿La empresa mantiene una relación de respeto en los clientes y la misma además de estar basado sobre principios éticos?

2,00%

¿La empresa cuenta con un organigrama adecuado en donde se pueda identificar quienes integran los diferentes departamentos (Administración)?

1,57%

0,79%

¿Cree usted que el personal administrativo desempeña sus funciones con responsabilidad y valores éticos?

2,00%

¿Cuenta la empresa con un perfil de cargos específicamente definido para el personal administrativo los cuales se encargan del proceso de crédito y cobranzas?

1,57%

0,79%

¿Cuenta la empresa con un comité para el área de créditos y cobranzas que se encarguen de determinar las políticas de concesión y recuperación de la cartera?

1,57%

0,00%

¿Cuenta la empresa con un departamento de créditos y cobranzas?

1,57%

0,00%

¿Cree usted que el sistema contable SACI facilite la labor y el cumplimiento de responsabilidades de concesión y recuperación de crédito?

1,57%

¿Opera el departamento de administración bajo principios éticos con sus clientes?

2,00%

15%

9,14%

2,00%

Suma

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

¿Las operaciones realizadas en el departamento de administración contribuyen con el cumplimiento de los objetivos y la visión empresarial?

2,00%

¿Tiene establecido la empresa objetivos escritos respecto al proceso de concesión de créditos? ¿Tiene establecido la empresa objetivos escritos respecto al proceso de recuperación de la cartera?

1,57%

0,00%

1,57%

0,00%

¿Colaboran los altos directivos o el jefe del departamento de administración en la elaboración de políticas u objetivos para el área de créditos y cobranzas?

1,57%

0,79%

¿Se ha determinado indicadores o criterios mínimos que favorezcan al cumplimiento de los objetivos del área de crédito y cobranzas?

1,57%

0,79%

3,57%

2,00%

1,00%

1,57%

0,79%

2,00%

1,57%

0,79%

1,57%

0,00%

2,00%

1,00%

1,57%

Suma

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS 15

16 17

21 22

¿La empresa antes de la suscripción del contrato de arriendo notariado realiza la respectiva investigación sobre la capacidad del pago del cliente entre otros aspectos? ¿La empresa permite que la cancelación de la cuota mensual sea realizada parcialmente? ¿Se explica al posible arrendatario toda la normativa y posibles restricciones? ¿Se actualiza de forma inmediata el sistema contable o los extracontables donde se lleva seguimiento de la cancelación de las cuotas mensuales de los clientes? ¿No se realizan informes periódicos respecto al rubro cuentas por cobrar de forma periódica mensual o los requerimientos de administración? ¿No proporciona la empresa distintas facilidades de pago al arrendatario para que este pueda saldar la obligación de forma rápida y sencilla? ¿Existe una supervisión adecuada al departamento de administración a más del jefe de este departamento? ¿La concesión de créditos es otorgada a todos los clientes?

Posee la empresa un proceso definido para la recuperación de la cartera

1,57%

0,79%

¿Es realizado un seguimiento adecuado a los clientes cuyo plazo de vencimiento en su cuota de cancelación de arriendo está próximo a expirar?

2,00%

¿En el momento de que el arrendatario cancela la obligación a más de emitir el respectivo comprobante de venta, se genera otros documentos físicos que no formen parte del sistema contable?

1,57%

0,00%

¿Se realiza un monitoreo a las propiedades para verificar su condición y posibles daños, antes de pactar cualquier convenio?

1,57%

0,79%

¿Realiza la empresa mantenimiento a las propiedades que no están sujetas a contrato de arriendo?

1,57%

0,79%

¿Cuenta la empresa con un sistema contable adecuado que brinde soporte en la actualización y seguimiento de la información?

1,57%

¿El acceso al sistema contable es limitado al departamento de administración y este cuenta con las claves respectivas para su acceso?

2,00%

26%

16,64%

Suma

EVALUACIÓN DE RIESGOS

¿Los comprobantes de pago (facturas) se encuentran debidamente archivados con una copia del respectivo comprobante de depósito en el caso de ser transferencia?

1,57%

¿La documentación física, así como la digital guardan relación a través de la codificación específica para cada documento?

2,00%

¿Cuenta la empresa con un respaldo externo a más de los archivos en físico en el caso de que surgieran eventualidad con el sistema y la información sea borrada?

2,00%

1,00%

¿Los montos o saldos cancelados por los arrendatarios son verificados, en el caso de efectivo este se cuenta, en el caso de cheque se verifica el valor escrito y en el caso de depósito se revisa el respectivo comprobante?

2,00%

La empresa tiene determinado la cantidad máxima del monto y los meses de atraso permitidos para realizar una concesión

1,57%

0,00%

¿Solicita la empresa documentación pertinente al arrendatario que sustente el percance que le ha sucedido antes de otorgar la concesión?

1,57%

11%

8,14%

Suma RESPUESTA AL RIESGO 36

¿Se realizan seguimientos a los pagos efectuados por medio de transferencia?

1,57%

¿Si el pago es realizado en efectivo se verifica a través del conteo si la cantidad es correcta?

1,57%

¿Realiza más de una persona el proceso de recepción de los cobros?

1,57%

¿Se notifica al arrendatario de forma directa cuando su cuota está cercana al vencimiento? ¿La empresa emplea medidas legales para recuperar el valor de la cartera ya sea parcial o total en el caso de que el cliente no coopere?

¿Existen restricciones en las funciones que la administradora realiza con respecto a la concesión y recuperación de la cartera? ¿Existen restricciones en las funciones que la Contadora realiza con respecto a la concesión y recuperación de la cartera? ¿Se revisa de forma periódica el sistema contable o la base de datos para identificar posibles incongruencias? ¿Existe un supervisor externo que monitoree las actividades realizadas por el personal de administración específicamente en el proceso de créditos? Suma

2,00%

1,57%

0,00%

2,00%

0,00%

15%

11,86%

ACTIVIDADES DE CONTROL 45

¿Existe un procedimiento escrito adecuado de recepción de los pagos de los arrendatarios?

1,57%

0,00%

¿Considera que el proceso de concesión de créditos que actualmente utiliza la empresa es eficiente?

1,57%

0,79%

Los criterios y políticas del área de concesión y recuperación de cartera están claramente definidos por escrito

1,57%

0,00%

¿Considera que el proceso de recuperación de cartera que actualmente utiliza la empresa es eficiente?

1,57%

0,79%

¿El proceso judicial que la empresa utiliza como último recurso garantiza al menos la recuperación del 75% o 100% del valor de la cartera?

1,57%

0,79%

2,36%

Suma

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 50

¿Posee la empresa diversos medios que faciliten la comunicación directa entre ella y los arrendatarios?

1,57%

¿El cliente es consciente de las fechas de pago y las condiciones en las que debe mantener la propiedad arrendada y otros requisitos que debe cumplir al momento de realizar el contrato de arriendo?

1,57%

¿La información correspondiente al proceso de concesión y recuperación de la cartera está estrictamente limitada a los integrantes del departamento y administración y al jefe de la organización?

2,00%

¿Los clientes poseen conocimiento acerca de los procedimientos a seguir por la empresa para la concesión de los créditos?

1,57%

0,00%

¿Los clientes poseen conocimiento acerca de los procedimientos a seguir por la empresa para la recuperación de la cartera?

1,57%

6,71%

Suma

MONITOREO 55

¿Se verifica que los saldos en el archivo físico concuerden con el del sistema contable?

2,00%

¿Se atiende con rapidez y eficiencia los inconvenientes o peticiones del cliente?

1,57%

Se lleva un registro adicional a más del sistema contable para realizar seguimiento a los pagos de los arrendatarios

1,57%

¿El personal de administración es evaluado al menos anualmente para determinar el nivel de cumplimiento de sus funciones?

1,57%

0,00%

¿Se realizan revisiones semestrales al sistema contable para asegurar su buen funcionamiento?

1,57%

0,00%

Suma

5,14%

Total

100,00%

63,57%

Fuente. Cuestionario de Control Interno, monitoreo al proceso de concesión y recuperación de cartera Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

Anexo 19: Papel de trabajo 14 Papel de trabajo 14. Matriz de recomendaciones de Control Interno EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

KMDM E.4

Fecha:

10-07-2021

Objetivo: Elaborar la matriz de recomendaciones del control interno Relevamiento: MATRIZ DE RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO Componente Área Crítica Impacto Recomendaciones La empresa Diócesis de Santo Elaborar un manual que detalle Domingo no cuenta con un manual específicamente los procedimientos detallado de funciones y y funciones a seguir del personal que procedimientos en el cual se detalle la Moderado interviene en el proceso de labor específica del personal que concesión y recuperación de la pertenece al área de crédito y cartera cobranzas Ambiente de control Proponer la creación de un comité Ausencia de un comité para el área de para el área de crédito y cobranzas crédito y cobranzas que se encargue el cual se encargue de determinar de determinar las políticas de Moderado políticas referentes a la concesión de concesión y recuperación de la crédito y las cobranzas compuesto cartera. por integrantes del departamento a más de un individuo externo a este.

La empresa no posee un departamento específico para el área de crédito y cobranzas

Moderado

La empresa Diócesis no posee establecidas de forma escrita los objetivos y políticas respecto al proceso de concesión y recuperación de la cartera

Moderado

Los altos directivos y la jefa del departamento de administración no colaboran al momento de establecer las políticas y objetivos en lo referente al área de créditos y cobranzas

Alto

Definición de objetivos

No se emiten documentos físicos adicionales a más de los generados por el sistema contable en el Identificación de riesgos momento de que el arrendatario cancela su cuota mensual y se emite el respectivo comprobante de venta

Evaluación de riesgos

La empresa no tiene determinado la cantidad máxima del monto y meses permitidos para conceder una concesión

No se realiza una revisión periódica del extracontable en Excel, así como el sistema contaba contable SACI, para identificar posibles incongruencias

Moderado

Elaborar un formato en una hoja Excel el cual será entregado a más del respectivo comprobante de venta emitido por el sistema contable SACI en donde constará información similar a la factura con la diferencia de que este será sellado con un sello fechado, este documento actuará como un respaldo de la transacción

Alto

Establecer una política escrita en la que se determine cual es el monto máximo, así como la cantidad de meses de atraso permitidos para poder conceder una concesión a los arrendatarios

Moderado

Realizar informes obligatorios de forma mensual en donde se detallen las posibles incongruencias encontradas al contrastar los datos del sistema contables SACI con el extracontable en Excel

Alto

Determinar un encargado externo que no pertenezca al departamento de administración el cual supervise las actividades que el mismo realiza referente a los procedimientos de concesión y recuperación de la cartera.

Moderado

Elaborar una política escrita que describa de forma específica el procedimiento a seguir al momento de realizar la recepción de los pagos a los arrendatarios

Respuesta al riesgo No existe supervisión externa a las actividades realizadas por el departamento de administración en el área de créditos y cobranzas

Actividades de control

No existe un documento escrito adecuado en el cual se detalle el procedimiento de la recepción del pago a los arrendatarios

Implementar un departamento orientado al proceso de concesión y recuperación de la cartera de la empresa Diócesis. Proponer la elaboración de un plan estratégico el cual será elaborado por el jefe de la empresa y la administración para delimitar de forma detallada los objetivos o metas propuestas en relación a los procesos de concesión y recuperación de la cartera. Creación de un plan estratégico donde se propongan y establezcan las políticas y objetivos a cumplir del área de créditos y cobranzas, realizados por los altos directivos en colaboración del jefe del departamento de administración.

No existe un documento escrito de forma física o digital en el cual consten detallados las políticas y procedimientos a seguir con referencia a la concesión de créditos y recuperación de la cartera

Información y comunicación

La empresa Diócesis no da a conocer a los clientes, cuál es el procedimiento a seguir para solicitar concesiones en el momento que se pacta el contrato notariado de arriendo El sistema contable no es revisado de forma periódica semestral o anual para asegurar su buen funcionamiento

Moderado

Proponer la elaboración de un manual de procedimientos en el que se describan de forma específica las diferentes políticas y procedimientos que el departamento de administración pueda seguir al momento de conceder un crédito y recuperar la cartera de forma eficiente

Moderado

Añadir al modelo de contrato de arriendo notariado los requisitos o clausulas específicas que indiquen al cliente cual es el procedimiento a seguir para que pueda solicitar un crédito

Moderado

Agendar revisiones de periódicas semestrales o anuales al sistema contable SACI para garantizar su buen funcionamiento

Evaluar a través de una prueba de conocimientos básicas el nivel de los empleados que pertenecen al Moderado departamento de administración para determinar el nivel de cumplimiento en las tareas que tiene encomendadas Fuente. Cuestionario de Control Interno, monitoreo al proceso de concesión y recuperación de cartera Monitoreo

El personal del departamento de administración no es evaluado al menos una vez por año para determinar el nivel de desempeño y cumplimiento de sus funciones

Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Katherine Delgado

Erick Obaco

Mg. Ximena García

82 Anexo 20: Papel de trabajo 15 Papel de trabajo 15. Determinación de la muestra de clientes a ser revisados

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

KMDM E.6

Fecha:

11-07-2021

Objetivo: Determinar la muestra de clientes a ser revisados Relevamiento: Una vez culminada la Matriz de calificación del nivel de confianza, que se realizó con el Cuestionario de Control Interno como Base, se procederá a determinar la muestra, en este caso la cantidad de clientes que conforman la cartera de la empresa Diócesis a ser revisados en el periodo 2020 mencionado anteriormente Nivel de Confianza

Nivel de Riesgo

Resultados

76% - 95% 50% - 75%

63,57%

15% - 49%

Escala

Valor

Bajo

Moderado

Alto

Resultado

Según el nivel de confianza obtenido se pudo determinar que la muestra es 40% del número de clientes que para esta investigación son 34, los métodos de selección serán por conveniencia y estratificación, no se utilizará el azar, como medida de seguridad para obtener certeza en los resultados. Los clientes serán seleccionados de la base de datos o extracontable en Excel proporcionada anteriormente donde constan los datos actualizados del cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones mensuales de los clientes. Fuente. Cuestionario de Control Interno, monitoreo al proceso de concesión y recuperación de cartera

Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Katherine Delgado

Erick Obaco

Mg. Ximena García

83 Anexo 21: Programa fase de ejecución

PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA FASE DE EJECUCIÓN, AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CARTERA Empresa

Diócesis de Santo Domingo en Ecuador

Periodo

2020 Procedimiento

N.º

Código

Elaborado por:

Fecha

FASE 3: Ejecución PROGRAMA DE EJECUCIÓN PLAN DE AUDITORÍA

3.1

Verificar los saldos totales de los clientes, la cantidad de meses de retraso, si existen o no garantías y seleccionar la muestra.

D.1

KMDM

15/7/2021

3.2

Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas

D.2

EEOB

16/7/2021

3.3

Auditar el saldo del rubro cuentas por cobrar en referencia a las respuestas de los arrendatarios a las cartas de circularización y realizar los respectivos ajustes en caso de ser necesario.

D.3

EEOB

18/7/2021

3.4

Evaluar el proceso de concesión y de recuperación de la cartera a través de la aplicación de indicadores de gestión

D.4

EEOB

19/7/2021

3.5

Evaluar el proceso de concesión y recuperación de la cartera verificando el cumplimiento de las políticas

D.5

KMDM

20/7/2021

3.6

Verificación de la codificación del archivo (facturas - retenciones) con el sistema contable

D.6

EEOB

20/7/2021

Fuente: Base de datos Diócesis, departamento de administración Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

84 Anexo 22: Papel de trabajo 16 Papel de trabajo 16. Verificación de los saldos totales de los clientes

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por: Fecha:

KMDM

D.1

15/07/2021

Objetivo: Verificar los saldos totales de los clientes, la cantidad de meses de retraso, existencia de garantías y selección la muestra. Monto adeudado Saldo Muestra N.º Cliente Abonos Meses Marcas al 2020 pendiente (Conveniencia) 1 Yolanda Chuquicondor $18.417,00 $3.900,00 23 $14.517,00 $14.517,00 © ✓ 2 Maura Mera $740,88 $740,88 0 $0,00 © ✓ 3 Klever Romero $5.278,77 $5.278,77 0 $0,00 $5.278,77 © ✓ 4 Eduardo Gavidia $5.278,77 $4.692,24 1 $586,53 $586,53 © ✓ 5 Tatiana Velez $5.278,77 $5.278,77 0 $0,00 © ✓ 6 Jeovanny Lozano $5.278,77 $5.278,77 0 $0,00 © ✓ 7 Mercedez Enriquez $0,00 $0,00 0 $0,00 © ✓ 8 Edison Arteaga $2.963,52 $2.304,96 2 $658,56 $658,56 © ✓ 9 Rodrigo Maldonado $2.963,52 $1.646,40 4 $1.317,12 $1.317,12 © ✓ 10 Darwin Granda $13.495,18 $10.496,25 3 $2.998,93 $2.998,93 © ✓ 11 Sonia Morales $2.963,52 $2.963,52 0 $0,00 © ✓ 12 Marcelo Briceño $2.786,22 $2.786,22 0 $0,00 © ✓ 13 Carmen Rojas $3.026,52 $3.026,52 0 $0,00 © ✓ 14 Miguel Arrobo $3.188,52 $1.417,12 5 $1.771,40 $1.771,40 © ✓ 15 María Lara $18.000,00 $18.000,00 0 $0,00 $18.000,00 © ✓ 16 Gilberto Abelardo $931,50 $931,50 0 $0,00 © ✓ 17 Miguel Sosa $1.856,70 $1.650,40 1 $206,30 $206,30 © ✓ 18 Ingrid Loor $3.600,00 $3.600,00 0 $0,00 © ✓ 19 Reinelda Córdova $1.638,00 $1.501,50 1 $136,50 $136,50 © ✓ 20 Jaime Patiño $240,00 $240,00 0 $0,00 © ✓ 21 Francisco Condoy $180,00 $180,00 0 $0,00 © ✓ 22 PIP GELATO Cía. Ltda. $0,00 $0,00 0 $0,00 © ✓ 23 María Quishpe $1.620,00 $1.620,00 0 $0,00 © ✓ 24 Erica Villalba $1.260,00 $1.260,00 0 $0,00 © ✓ 25 William López $450,00 $300,00 3 $150,00 $150,00 © ✓ 26 Yajaira Jarrin $1.260,00 $980,00 2 $280,00 $280,00 © ✓ 27 Jorge Chicaiza $1.800,00 $1.800,00 0 $0,00 © ✓ 28 María Illescas $630,00 $630,00 0 $0,00 © ✓ 29 Colorados Drive $1.587,60 $1.587,60 0 $0,00 © ✓ 30 Fabian Benalcazar $3.000,00 $3.000,00 0 $0,00 © ✓ 31 Gleen Salazar $240,00 $240,00 0 $0,00 © ✓ 32 Distcobersa $1.665,00 $1.110,00 3 $555,00 $555,00 © ✓ 33 Sanabria $2.822,40 $2.469,60 2 $352,80 $352,80 © ✓ 34 Imprenta (Diana) $0,00 $0,00 0 $0,00 © ✓ Total

$114.441,16 $90.911,02 Materialidad (%) Muestra MARCAS DE AUDITORÍA © Comprobado ∑ Sumatoria Fuente: Base de datos Diócesis, departamento de administración

Elaborado por: Katherine Delgado

Revisado por: Erick Obaco

$23.530,14

✓

$46.808,91 40,90% 14 Revisado

Supervisado por: Mg. Ximena García

∑© ✓ ∑© ✓ ∑© ✓

85 Anexo 23: Papel de trabajo 17 Papel de trabajo 17. Cartas de circularización enviadas a los clientes EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB D.2.1

Fecha:

16/7/2021

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señora. Arrendataria Yolanda Chuquicondor Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo pendiente es de USD $14.517,00 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Dirección empresa: Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $14.517,00 Observación Arrendatario en procedimiento judicial con un retraso de 23 meses Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB

Fecha:

16/7/2021

D.2.2

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señor. Arrendatario Klever Romero Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo es de USD $5.278,77 dólares americanos cancelados a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Dirección empresa: Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $5.278,77 Observación El arrendatario se encuentra al día en el cumplimiento de sus obligaciones Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB D.2.3

Fecha:

16/7/2021

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señor. Arrendatario Edison Arteaga Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo pendiente es de USD $658,56 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Dirección Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Schumacher empresa: Tipo de Positiva x Negativa confirmación Saldo $658,56 Observación El arrendatario se encuentra al día en el cumplimiento de sus obligaciones Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB D.2.4

Fecha:

16/7/2021

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señor. Arrendatario Rodrigo Maldonado Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócecis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo pendiente es de USD $1.317,12 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Dirección empresa: Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya Nº 212 y Mons. Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $1.317,12 El arrendatario posee cuatro meses de retraso en la cancelación de su canon de Observación arriendo.

Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB D.2.5

Fecha:

16/7/2021

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señor. Arrendatario Darwin Granda Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo pendiente es de USD $2.998,93 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Dirección empresa: Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $2.998,93 El arrendatario posee tres meses de retraso en la cancelación de su canon de Observación arriendo. Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB

Fecha:

16/7/2021

D.2.6

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señor. Arrendatario Miguel Arrobo Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020, su saldo pendiente es de USD $1.771,42 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Dirección empresa: Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $1.771,42 El arrendatario posee cinco meses de retraso en la cancelación de su canon de Observación arriendo. Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB D.2.7

Fecha:

16/7/2021

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señora. Arrendataria María Lara Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020, su saldo es de USD $18.000 dólares americanos cancelados a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Dirección empresa: Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $18.000,00 Observación La arrendataria está al día en el cumplimiento de sus obligaciones Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB D.2.8

Fecha:

16/7/2021

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señor. Arrendatario Miguel Sosa Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo pendiente es de USD $206,30 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Dirección empresa: Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $206,30 Observación El arrendatario posee un mes de retraso en la cancelación de su canon de arriendo Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB

Fecha:

16/7/2021

D.2.9

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señora. Arrendataria Reinelda Cordova Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo pendiente es de USD $136,50 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Dirección empresa: Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $136,50 Observación La arrendataria posee un mes de retraso en la cancelación de su canon de arriendo Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB

Fecha:

16/7/2021

D.2.10

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señor. Arrendatario William López Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo pendiente es de USD $150,00 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Dirección empresa: Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $150,00 El arrendatario posee tres meses de retraso en la cancelación de su canon de Observación arriendo Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB

Fecha:

16/7/2021

D.2.11

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señora. Arrendataria Yajaira Jarrin Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo pendiente es de USD $280,00 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Dirección empresa: Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $280,00 El arrendatario posee dos meses de retraso en la cancelación de su canon de Observación arriendo Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB

Fecha:

16/7/2021

D.2.12

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señor. Arrendatario Distcobersa Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo pendiente es de USD $555,00 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Dirección empresa: Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $555,00 El arrendatario posee tres meses de retraso en la cancelación de su canon de Observación arriendo Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB D.2.13

Fecha:

16/7/2021

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señor. Arrendatario Sanabria Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo pendiente es de USD $352,80 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Dirección empresa: Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya N.º 212 y Mons. Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $352,80 El arrendatario posee dos meses de retraso en la cancelación de su canon de Observación arriendo Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB D.2.14

Fecha:

16/7/2021

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas Santo Domingo, 16 de Julio del 2021 Señor. Arrendatario Eduardo Gavidia Ref.: Confirmación de Saldos Al iniciar la fase de ejecución del programa de auditoría interna a la empresa Diócesis, estamos verificando el rubro de cuentas por cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2020, por lo cual es de gran importancia la confirmación de los saldos de los arrendatarios. Al revisar la base de datos al 31 de diciembre del 2020 su saldo pendiente es de USD $586,53 dólares americanos a favor de la empresa. Con la finalidad de obtener un nivel de certeza significativo acerca del saldo solicitamos su confirmación para determinar su aceptación o no con respecto al saldo reportado, agradecemos su pronta respuesta al correo electrónico de contacto que se adjuntará a continuación. Adicionalmente le mencionamos que este documento "carta de circularización" no debe ser entendida como requerimiento de pago, ya que es un medio de confirmación de la información solicitada Contacto Erick Obaco Dirección e-mail eobacobastidas@gmail.com Dirección empresa: Urbanización Santa Rosa, calles: Padre Germán Maya Nº 212 y Mons. Schumacher Tipo de confirmación Positiva x Negativa Saldo $586,53 El arrendatario posee dos meses de retraso en la cancelación de su canon de Observación arriendo Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

99 Anexo 24: Papel de trabajo 18 Papel de trabajo 18. Respuestas de las cartas de circularización enviadas a los clientes

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB D.2

Fecha:

16/7/2021

Objetivo: Redactar y enviar cartas de circularización a los clientes seleccionados por el método de conveniencia con el propósito de confirmar el saldo de sus cuotas. Resumen respuestas cartas de circularización (Revisar papeles de trabajo D.2.1 - D.2.14) N.º

Clientes

Saldo 2020 adeudado

Saldo pendiente

Contestadas

Tipo de confirmación Positiva

Yolanda Chuquicondor

$18.417,00

$14.517,00

Klever Romero

$5.278,77

$0,00

Eduardo Gavidia

$5.278,77

$586,53

Edison Arteaga

$2.963,52

$658,56

Rodrigo Maldonado

$2.963,52

$1.317,12

Darwin Granda

$13.495,18

$2.998,93

Miguel Arrobo

$3.188,52

$1.771,40

María Lara

$18.000,00

$0,00

Miguel Sosa

$1.856,70

$206,30

Reinelda Cordova

$1.638,00

$136,50

William López

$450,00

$150,00

Yajaira Jarrin

$1.260,00

$280,00

Distcobersa

$1.665,00

$555,00

Sanabria Total

Negativa

$2.822,40

$352,80

$79.277,38

$23.554,03

29,68%

100%

Total (%) Fuente: Base de datos, Departamento de administración Elaborado por: Erick Obaco

Revisado por: Katherine Delgado

Supervisado por: Mg. Ximena García

100 Anexo 25: Papel de trabajo 19 Papel de trabajo 19. Saldos auditados del rubro cuentas por cobrar

Elaborado

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN por: ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

EEOB D.3

Fecha:

18/7/2021

$14.517

Maura Mera

Klever Romero

$5.279

Eduardo Gavidia

$587

Tatiana Velez

Jeovanny Lozano

Mercedez Enriquez

Edison Arteaga

Rodrigo Maldonado

$14.517

$5.279

$587

Ajustes

Marcas

Contestadas

Yolanda Chuquicondor

Saldo ajustado

Meses

Sin diferencia

Cliente

No contestadas Con diferencia

Nº

Muestra

$659

$1.317

$2.999

11 Sonia Morales

12 Marcelo Briceño

13 Carmen Rojas

$1.771

$18.000

10 Darwin Granda

14 Miguel Arrobo 15 María Lara 16 Gilberto Abelardo

$206

$137

$206

$137

20 Jaime Patiño

21 Francisco Condoy

22 PIP GELATO Cía. Ltda. 23 María Quishpe

17 Miguel Sosa 18 Ingrid Loor 19 Reinelda Cordova

$0 $206 $0 $137

25 William López

$150

26 Yajaira Jarrin

$280

27 Jorge Chicaiza

28 María Illescas

29 Colorados Drive

30 Fabian Benalcazar

31 Gleen Salazar

24 Erica Villalba

101

32 Distcobersa

$555

33 Sanabria

$353

34 Imprenta (Diana)

$46.833 $46.833 $0 Total ($) 40,92% 100% 0% Total (%) Fuente: Base de datos, Departamento de administración

$46.833

∑© ✓

100%

∑© ✓

Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

Anexo 26: Papel de trabajo 20 Papel de trabajo 20. Determinación del deterioro de los saldos auditados al rubro cuentas por cobrar EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por: Fecha:

EEOB D.3.1 18/7/2021

Objetivo: Auditar el saldo del rubro cuentas por cobrar en referencia a las respuestas de los arrendatarios a las cartas de circularización y realizar el cálculo del deterioro respectivo de los saldos considerando los meses de mora además de ajustar los remanentes si se considera necesario. N.º

1 14 9 10 25 32 8 26 33 4 17 19 2 3 5 6 7 11 12

Saldo ajustado $14.517 $1.771 $1.317 $2.999 $150 $555 $659 $280 $353 $587 $206 $137 $0 $5.279 $0 $0 $0 $0 $0

Meses Deterioro 23 5 4 2 3 3 2 2 2 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0

$2.178 $563 $346 $385 $31 $114 $85 $36 $10 $81 $28 $19 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0

Monto recuperado $12.339 $1.209 $971 $2.614 $119 $441 $574 $244 $343 $506 $178 $118 $0 $5.279 $0 $0 $0 $0 $0

Marca © © © © © © © © © © © © © © © © © © ©

✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

102 13 15 16 18 20 21 22 23 24 27 28 29 30 31 34

$0 $18.000 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0

Jaime Patiño Francisco Condoy PIP GELATO Cía. Ltda. María Quishpe Erica Villalba William López Yajaira Jarrin Jorge Chicaiza María Illescas Colorados Drive Fabian Benalcazar Gleen Salazar Distcobersa Sanabria Imprenta (Diana)

Total

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

$46.809 Deterioro (%)

$0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0

$0 $18.000 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0

$3.875

$42.934 91,72%

Políticas de deterioro y recuperación de la cartera (creadas por los auditores) Para el cálculo del deterioro de los clientes que presenten un retraso de 1 a 6 meses y no se encuentren en proceso judicial se aplicará la fórmula del valor presente para determinar el valor real del monto recuperado posterior al plazo determinado Para los arrendatarios que presenten una demora en sus pagos superior a 7 meses y se encuentren en proceso judicial se determinará un porcentaje el cual será equivalente al monto recuperado cuyo valor es igual al 85% Elaborado por: Erick Obaco

Revisado por: Katherine Delgado

Supervisado por: Mg. Ximena García

103 Anexo 27: Papel de trabajo 21 Papel de trabajo 21. Indicadores de gestión de eficiencia y eficacia

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

EEOB D.4

Fecha:

19/7/2021

Objetivo: Evaluar el proceso de concesión y de recuperación de la cartera a través de la aplicación de indicadores PROCESO DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA CARTERA Nº

Indicador

Fórmula

Criterio

Nº de políticas cumplidas en el proceso de concesión de créditos

Nº Políticas de concesión de créditos cumplidas / Total de políticas de concesión establecidas

El resultado del indicador debe ser 100%

Valor

4 4

100%

Resultado Del total de las políticas establecidas en el área de concesión de créditos el 100% representa un cumplimiento total de las políticas por parte del departamento de administración

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición Criterio

El departamento de administración cumple en su totalidad las políticas determinadas para el área de concesión de créditos El departamento de administración debe cumplir en su totalidad las políticas determinadas para el área de concesión de créditos (4 políticas).

Causa

No hay causas, la empresa cumple con las políticas establecidas.

Efecto

Cumplimiento de todas las políticas referentes a la concesión de crédito

Nº de empleados del departamento de administración capacitados en el proceso de concesión

Nº Empleados capacitados (proceso de concesión) / Total empleados Dep. Administración

El resultado del indicador debe ser 100%

0 2

Condición Criterio Causa Efecto

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO No se ha realizado capacitaciones a los empleados que integran el departamento de administración en el área de concesión de créditos La totalidad de los empleados que integran el departamento de administración de la empresa Diócesis deben ser capacitados en el área de concesión de créditos. Los programas de capacitaciones al área de concesión de créditos no están contemplados en la planificación anual realizada por la empresa Diócesis de Santo Domingo. La persona del departamento de administración no recibe el programa de capacitación acerca referente a la concesión de créditos.

104

Nº de políticas cumplidas en el proceso de recuperación de la cartera

Nº Políticas de recuperación de cartera cumplidas / El resultado del Total de políticas de indicador debe ser 100% recuperación establecidas

7 7

100%

Del total de las políticas establecidas en el área de recuperación de la cartera el 100% representa un cumplimiento total de las políticas por parte del departamento de administración

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición Criterio

El departamento de administración cumple en su totalidad las políticas determinadas para la recuperación de la cartera El departamento de administración debe cumplir en su totalidad con las políticas determinadas para la recuperación de la cartera (7 políticas).

Causa

No hay causas, la empresa cumple con las políticas establecidas.

Efecto

Cumplimiento total de las políticas referentes a la recuperación de la cartera.

Nº de empleados del departamento de administración capacitados en el proceso de recuperación de cartera

Nº Empleados capacitados (proceso de recuperación) / Total empleados Dep. Administración

El resultado del indicador debe ser 100%

0 2

Condición Criterio

Causa Efecto

Nivel de morosidad de la cartera

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO No se ha realizado capacitaciones a los empleados que integran el departamento de administración en los procesos referentes a la recuperación de la cartera. La totalidad de los empleados que integran el departamento de administración de la empresa Diócesis deben ser capacitados en lo que respecta a procesos que garanticen la recuperación de la cartera Los programas de capacitaciones al área de recuperación de la cartera no están contemplados en la planificación anual realizada por la empresa Diócesis de Santo Domingo. La persona del departamento de administración no recibe el programa de capacitación acerca referente a la recuperación de la cartera Nº clientes con retrasos en sus pagos / Clientes totales

El indicador debe estar entre 0% a 10%

8 34 24%

El nivel de morosidad de la cartera es igual a un 24% valor que supera de forma considerable el intervalo de morosidad aceptado por la empresa

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición

El porcentaje de morosidad de la cartera de la empresa Diócesis es igual a 24%

Criterio

El intervalo de morosidad de la cartera aceptado por la empresa oscila entre 0% - 10%

Causa

Ausencia de rigurosidad en los procesos de recuperación de la cartera, por parte de la Diócesis de Santo Domingo

Efecto

El nivel de morosidad de la cartera es supera al mínimo aceptable determinado por la empresa Diócesis

105

Nivel de recuperación de las cuentas incobrables

Condición Criterio

Monto recuperado / Total deuda

El indicador debe dar 95% a 100%

El nivel de recuperación de las cuentas 90.911,02 incobrables es igual a un 114.441,16 79,44%, porcentaje que no figura dentro del intervalo aceptado por empresa Diócesis 79.44%

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO El nivel de recuperación de las cuentas incobrables de la empresa Diócesis es igual a un 79,44% El intervalo de recuperación de las cuentas incobrables determinado por la Diócesis oscila entre 95% - 100%

Causa

Falta de rigurosidad en el proceso de recuperación de la cartera, inexistencia de políticas escritas de cobro.

Efecto

El nivel de recuperación de las cuentas incobrables no se encuentra dentro de los parámetros determinados por la empresa Diócesis

Nº pagos realizados de forma parcial

Nº de clientes que realizan sus pagos de forma parcial / Total clientes

El resultado del indicador debe ser 0%

10 34

29.41%

Condición

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO El 29,41% de los arrendatarios realizan abonos y no cancelan en su totalidad el canon de arriendo mensual

Causa

El 100% clientes de los clientes deben realizar la cancelación mensual del canon de arriendo de forma total Ausencia de rigurosidad por parte del departamento administrativo en la imposición de las políticas de pago a los arrendatarios.

Efecto

Los arrendatarios no realizan la cancelación total del canon mensual de arriendo.

Criterio

De la totalidad de pagos realizados por los arrendatarios el 29,41% representa el porcentaje de clientes que realizan abonos y no saldan en su totalidad el canon de arriendo mensual

% de asientos contables con errores (mensual)

Nº asientos erróneos / total asientos

El resultado del indicador debe estar entre 0% a 5%

0 44

Condición Criterio

Del total de asientos realizados en el mes de diciembre por concepto de arriendos el 0% significa que no existen asientos con errores dentro del archivo y el sistema contable

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Del total de asientos contables registrados por conceptos de arriendos, el 0% presenta errores. El intervalo de error aceptado por la empresa para el porcentaje de error en los asientos contables por concepto de arriendo oscila entre 0% a 5%

Causa

Personal eficiente, que se concentra totalmente en su labor

Efecto

No existen errores en los asientos contables por concepto de arriendo del mes de diciembre

106

% de ingresos que representa el arriendo de bienes inmuebles para la empresa

Condición Criterio

Total, ingresos por arriendo de bienes inmuebles / Total ingresos percibidos por la empresa

El resultado del indicador debe estar entre 10% a 20%

El nivel de ingresos por consecuencia de 126.290,36 arriendos representa un ′ 1 226.418,18 10,30% de los ingresos totales percibidos por la empresa Diócesis 10.30%

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO El nivel de ingresos por consecuencia de arriendos representa un 10,30% de los ingresos totales percibidos por la empresa Diócesis El intervalo de ingresos determinados por la empresa Diócesis con respecto al arriendo de bienes inmuebles oscila entre 10% - 20%

Causa

No hay causas, la empresa cumple con el criterio establecido

Efecto

El nivel de ingresos por concepto de arriendo está dentro de los parámetros determinados

% de ingresos reales recibidos por concepto de arriendos

Condición Criterio Causa Efecto

Monto recibido / Monto presupuestado

El resultado del indicador deber estar entre 85% a 90%

114.441,16 145.703,21

78.54%

El resultado del indicador no alcanzo la meta mínima equivalente al 85%, dando como resultado un 78.54%

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO El porcentaje de ingresos reales por concepto de arriendos recibidos es equivalente a 78.54% El intervalo de ingresos reales recibidos por conceptos de arriendos determinado por la empresa Diócesis oscila entre 85% a 90% Concesión de tres meses otorgada a los arrendatarios por concepto de la pandemia (COVID 19) El porcentaje de ingresos reales recibidos por la empresa Diócesis no alcanza la meta presupuestada definida.

Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por

Katherine Delgado

Erick Obaco

Mg. Ximena García

107 Anexo 28: Papel de trabajo 22 Papel de trabajo 22. Evaluación al nivel de cumplimiento al proceso de concesión y recuperación de cartera EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

KMDM

Fecha:

20/7/2021

D.5

Objetivo: Evaluar el proceso de concesión y recuperación de la cartera verificando el cumplimiento de las políticas. CONSECIÓN N.º Política 1 Política 2 Política 3 Política 4 % Cumplimiento Total 1 1 27 1 7,5 % cumplimiento 2,94% 2,94% 79,41% 2,94% 22,06% % incumplimiento 97,06% 97,06% 20,59% 97,06% 77,94% RECUPERACIÓN Política Política Política Política Política Política N.º Política 7 % Cumplimiento 1 2 3 4 5 6 Total 34 34 34 6 1 34 0 20,43 % cumplimiento 100% 100% 100% 18% 3% 100% 0% 60% % incumplimiento 0% 0% 0% 82% 97% 0% 100% 40% Fuente: Diócesis de Santo Domingo, departamento de administración. Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Katherine Delgado

Erick Obaco

Mg. Ximena García

108 Anexo 29: Papel de trabajo 23 Papel de trabajo 23. Evaluación al nivel de cumplimiento al proceso de concesión de créditos

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

KMDM D.5.1

Fecha:

20/7/2021

Objetivo: Evaluar el proceso de concesión y recuperación de la cartera verificando el cumplimiento de las políticas Políticas de Concesión de Créditos (Revisar papel de trabajo P.4) Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Cliente Yolanda Chuquicondor Maura Mera Klever Romero Eduardo Gavidia Tatiana Velez Jeovanny Lozano Mercedez Enriquez Edison Arteaga Rodrigo Maldonado Darwin Granda Sonia Morales Marcelo Briceño Carmen Rojas Miguel Arrobo María Lara Gilberto Abelardo Miguel Sosa Ingrid Loor Reinelda Cordova Jaime Patiño Francisco Condoy PIP GELATO Cia. Ltda. María Quishpe Erica Villalba William López Yajaira Jarrin Jorge Chicaiza María Illescas Colorados Drive Fabian Benalcazar Gleen Salazar Distcobersa Sanabria Imprenta (Diana) Total % cumplimiento % incumplimiento

Elaborado por: Katherine Delgado

Política 1 1

Política 2 1

Política 3 1 1 1 1 1 1

Política 4 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2,94% 97,06%

1 2,94% 97,06%

Revisado por: Erick Obaco

27 79,41% 20,59%

1 2,94% 97,06%

% Cumplimiento 1,00 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,00 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,00 7,50 22,06% 77,94%

Supervisado por: Mg. Ximena García

109 Anexo 30: Papel de trabajo 24 Papel de trabajo 24. Evaluación al nivel de cumplimiento al proceso de recuperación de cartera

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

Elaborado por:

KMDM D.5.2

Fecha:

20/7/2021

Objetivo: Evaluar el proceso de concesión y recuperación de la cartera verificando el cumplimiento de las políticas Políticas de recuperación de cartera (Revisar papel de trabajo P.4) N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Cliente Yolanda Chuquicondor Maura Mera Klever Romero Eduardo Gavidia Tatiana Velez Jeovanny Lozano Mercedez Enriquez Edison Arteaga Rodrigo Maldonado Darwin Granda Sonia Morales Marcelo Briceño Carmen Rojas Miguel Arrobo María Lara Gilberto Abelardo Miguel Sosa Ingrid Loor Reinelda Cordova Jaime Patiño Francisco Condoy PIP GELATO Cía. Ltda. María Quishpe Erica Villalba William López Yajaira Jarrin Jorge Chicaiza María Illescas Colorados Drive Fabian Benalcazar Gleen Salazar Distcobersa Sanabria Imprenta (Diana Total % cumplimiento % incumplimiento

P. 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

P. 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

P. 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

P. 4 1

0,00%

P. 6 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

P. 7

% Cumplimiento 0,86 0,57 0,57 0,57 0,57 0,57 0,57 0,57 0,71 0,71 0,57 0,57 0,57 0,71 0,57 0,57 0,57 0,57 0,57 0,57 0,57 0,57 0,57 0,57 0,71 0,57 0,57 0,57 0,57 0,57 0,57 0,71 0,57 0,57

20,43

1 1

100,00% 100,00% 100,00% 17,65% 0,00%

P. 5 1

2,94%

82,35% 97,06%

100,00% 0,00% 0,00%

100%

60,08% 39,92%

Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

110 Anexo 31: Papel de trabajo 25 Papel de trabajo 25. Verificación de la codificación del archivo físico Elaborado por:

EMPRESA DIÓCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR, DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACIÓN.

EEOB D.6

Fecha:

20/7/2021

Objetivo: Verificación de la codificación del archivo (facturas - retenciones) con el sistema contable Nº

Documento

Maura Mera

Klever Romero

Eduardo Gavidia

Código Sistema Archivo contable

Monto Sistema Archivo contable

Diferencia Observación Marca

N/A

Abono convenio pago Ninguna

Factura

17/12/2020

409

$82,32

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

30/12/2020

8075

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

18/12/2020

411

$586,53

$0,00

Ninguna

Retención Factura

N/A 23/12/2020

N/A 418

N/A $586,53

N/A $0,00

Ninguna Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Cliente Factura Yolanda Chuquicondor Retención

Fecha

7/7/2020

190

$100,00

$1.173,51 $1.173,51

$0,00

Tatiana Velez

Jeovanny Lozano

Factura

29/12/2020

8072

$586,53

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Mercedez Enriquez

Factura

N/A

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Edison Arteaga

Factura

30/12/2020

8074

$658,56

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

10/12/2020

400

$658,56

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

5/11/2020

331

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

7/12/2020

392

$329,28

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

7/12/2020

390

$334,28

$0,00

Ninguna

Retención

9/12/2020

582

$24,70

$0,00

Ninguna

Factura

7/12/2020

391

$336,28

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

24/12/2020

8067

$354,28

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

30/12/2020

8073

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

21/12/2020

413

$103,50

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

12/11/2020

8056

$206,30

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Rodrigo Maldonado Darwin Granda Sonia Morales Marcelo Briceño

$3.010,93 $3.010,93

Carmen Rojas

Miguel Arrobo

$2.000,00 $2.000,00

María Lara

Gilberto Abelardo

Miguel Sosa

111

Factura

4/12/2020

384

$300,00

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

3/12/2020

381

$136,50

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

17/12/2020

408

$20,00

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

16/12/2020

407

$180,00

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

N/A

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

21/12/2020

8064

$180,00

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

14/12/2020

8062

$140,00

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

3/12/2020

8061

$50,00

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

3/12/2020

8060

$140,00

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

24/12/2020

8070

$150,00

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

23/12/2020

8066

$70,00

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

21/12/2020

414

$176,40

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

4/12/2020

385

$500,00

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

21/12/2020

8063

$20,00

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

23/12/2020

417

$600,00

$0,00

Ninguna

Retención

23/12/2020

1263

$45,00

$0,00

Ninguna

Factura

15/12/2020

406

$313,60

$0,00

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Factura

N/A

Ninguna

Retención

N/A

Ninguna

Ingrid Loor

Reinelda Cordova

Jaime Patiño

Francisco Condoy PIP GELATO Cía. Ltda. María Quishpe

Erica Villalba

William López

Yajaira Jarrin

Jorge Chicaiza

María Illescas

Colorados Drive Fabian Benalcazar

Gleen Salazar

Distcobersa

Sanabria

Imprenta (Diana

Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

112 Anexo 32: Programa para la fase de presentación del Informe de Auditoría PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA FASE DE EJECUCIÓN, AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CARTERA Empresa

Diócesis de Santo Domingo en Ecuador

Período

2020

N.º

Procedimiento

Código Elaborado por:

Fecha

FASE 4: Presentación Informe de auditoría 4. 4.1

4.2

PROGRAMA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA Elaborar y enviar una carta a la empresa Diócesis de Santo Domingo en representación de la culminación del trabajo de I.1 KMDM auditoría Elaborar el informe de auditoría detallando los hallazgos encontrados y las recomendaciones de mejora al proceso de concesión y recuperación de la cartera

I.2

EEOB

23/7/2021

3/08/2021

Elaborado por:

Revisado por:

Supervisado por:

Erick Obaco

Katherine Delgado

Mg. Ximena García

113 Anexo 33: Carta presentada a la empresa Diócesis en representación a la culminación de la auditoría Carta a Gerencia Santo Domingo de los Tsáchilas, 23 de julio del 2021 Hna. Gardenia Villao Administradora de la Diócesis de Santo Domingo en Ecuador A través de este documento le informamos que se ha realizado una Auditoría de Gestión al proceso de concesión y recuperación de la cartera a la empresa Diócesis de Santo Domingo en el periodo 2020, sustentado en diferentes metodologías y procedimientos de auditoría considerados específicamente para el área evaluada cuyo desempeño cumple en totalidad con las normas de auditoría totalmente aceptadas. Este examen de auditoría se realizó con el propósito de evaluar el nivel de efectividad, eficiencia, eficacia y ética de los procedimientos antes mencionados que el departamento de administración emplea al momento de conceder un crédito o recuperar los mismos. Nuestra intención fue conocer cuál es la situación actual de la organización, objetivo que fue cumplido gracias a las visitas realizadas a la misma, la observación, las pruebas de recorrido y el apoyo brindado por el departamento de administración, determinamos que una de las deficiencias existentes son la ausencia de políticas y procedimientos definidos de forma escrita, este hecho provoca una ausencia de rigurosidad en el procedimiento de recuperación además de gastos legales adicionales que no garantizan una recuperación total de la cartera. Además, también notamos que la empresa no tiene parámetros definidos en referencia a la morosidad de la cartera, porcentajes permitidos de deterioro o un control de la cantidad de créditos concedidos al menos de forma mensual, lo cual nos ha llevado a proponer dichas políticas para poder evaluar los procesos administrativos de forma transparente, objetiva y eficiente. Expresamos nuestra gratitud por la oportunidad y colaboración otorgadas por la Diócesis de Santo Domingo al apoyarnos en el proceso de elaboración de nuestro trabajo de titulación.

Erick Eduardo Obaco 2300568942

Katherine Mishelle Delgado 0802739433

114 Anexo 34: Informe final del Trabajo de Auditoría de Gestión realizado en la empresa Diócesis de Santo Domingo en Ecuador Los orígenes de la Diócesis se remontan a los primeros actos de presencia de la iglesia católica en 1587 cuando los padres Jesuitas llegan al territorio a iniciar la evangelización, con el objetivo de crear comunidades cristianas, cuyo proceso fue largo y actualmente cuenta con una gran trayectoria. La Diócesis en Santo Domingo inicia con la etapa de parroquialización el 30 de noviembre de 1947 y el establecimiento de la Vicaria Judicial. La Diócesis de Santo Domingo es una entidad de carácter religioso cuya labor primordial es la realización de obras sociales en beneficio de los ciudadanos de Santo Domingo y sus alrededores, actualmente su departamento administrativo está conformado por dos trabajadores la jefa del departamento y contadora. Los procedimientos seguidos por la empresa para la concesión y recuperación de la cartera son ineficientes debido a que no poseen un manual de procedimientos y políticas escritas que detallen como el departamento de administración debe proceder si se diera un tipo específico de eventualidad con relación a esta área, se detectaron los siguientes problemas: 

Ausencia de un manual de procedimientos escritos en donde se consideren todas las posibles situaciones, en que la relación empresa – cliente sea afectada por cualquier tipo de inconveniente, indicando al departamento administrativo la acción a seguir para solucionar o evitar los problemas.



Inexistencia de políticas escritas de concesión de créditos que indiquen aspectos como la cantidad de meses de retraso permitidos, cantidad máxima y mínima en dólares del crédito concedido.



Inexistencia de políticas de recuperación de la cartera, nivel de morosidad aceptable y nivel de deterioro permitido de las cuentas por cobrar.

115 

Ausencia de disposiciones escritas de las concesiones aprobadas a los arrendatarios por parte de la administradora a la contadora.

Cargos Jefe departamento de administración

Nombres Gardenia Alexandra Villao Méndez

Contadora

Olga Gilma Bastidas Burgos

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia.

Inexistencia de políticas escritas que definan el nivel de deterioro aceptable de las cuentas incobrables considerando el tiempo de retraso y la cantidad del saldo pendiente (PT:D.3.1.). Conclusión: Al haber confirmado los saldos de los clientes a través de la base de datos de la organización y el testimonio de los mismos proporcionados a través de las cartas de circularización, se procedería a calcular el porcentaje de deterioro respectivo para cada cliente, labor que se dificultó debido a que la empresa Diócesis no cuenta con políticas establecidas de forma verbal o escrita que detallen cual es el porcentaje de deterioro aceptable considerando los meses de retraso y la cantidad del saldo pendiente, para proceder con el trabajo de auditoría el equipo de trabajo redactó las políticas en las que se basó para calcular el deterioro y el saldo recuperable.

Recomendaciones: 

Elaborar un manual de funciones y políticas u otro documento oficial realizado por la jefa del departamento de administración asistido por el jefe de la empresa y la contadora, que detalle de forma clara y específica cual será el o los porcentajes de deterioro aceptables considerando los meses de retraso totales del cliente y la cantidad del saldo pendiente, además de las medidas respectivas a seguir para la recuperación de los saldos.



Realizar como mínimo una reunión anual para discutir si conviene disminuir, elevar o mantener los porcentajes aceptables de las políticas de deterioro que se mantienen en vigencia.

116

Ausencia de capacitaciones a los empleados que integran el departamento administrativo en el área de créditos y cobranzas (PT: D.4) Conclusión: El indicador de capacitación tanto en el proceso de concesión como recuperación es 0% resultado el cual significa, que la empresa Diócesis no realiza capacitación a los empleados que integran el departamento de administración en las áreas de concesión y recuperación de la cartera. La empresa si realiza capacitaciones a sus empleados de forma general, pero no en la temática evaluada en esta auditoría de gestión.

Recomendaciones: 

Incluir dentro de la planificación empresarial un programa de capacitación específicamente dirigido al departamento de administración en el área de concesión de créditos y recuperación de cartera de forma anual como mínimo.



Aplicar evaluaciones semestrales al trabajo realizado por el departamento de administración con la finalidad de verificar si sus responsabilidades son cumplidas con la eficiencia y eficacia requerida.

Inexistencia de estándares o metas de cumplimiento aceptables (% Morosidad de la cartera, % recuperación cuentas incobrables). (PT:D.4) Conclusión: El resultado del indicador de morosidad de la cartera de la empresa Diócesis es 24% y el nivel de recuperación de las cuentas incobrables es el 79.44%, resultados que a nuestra consideración son aceptables y pueden mejorar, pero no se pudo determinar si para la empresa son favorables por consecuencia de la inexistencia de estándares, criterios y metas de aceptación en lo que respecta a estos dos indicadores. Los criterios de cumplimiento aceptados que se detallan en los papeles de trabajo fueron elaborados por el grupo de estudiantes encargados de la labor de auditoría.

117

Recomendaciones 

Determinar de forma escrita a través de un documento empresarial oficial los porcentajes permitidos de recuperación de las cuentas incobrables y la morosidad aceptable de la cartera de clientes.

Ausencia de políticas y procedimientos documentadas de forma escrita para el proceso de concesión y recuperación de la cartera. (PT: P.4) Conclusión: La empresa Diócesis carece de un manual de políticas y procedimientos donde se detalle de forma clara bajo qué condiciones y en qué situaciones la administración puede otorgar créditos a sus arrendatarios, además de que cuando se los concede no existe un documento oficial que sustente la validez de la concesión debido a que se las realiza verbalmente, suceso que a largo plazo provocaría inconvenientes al no tener algún tipo de respaldo que sustente el hecho. Del mismo modo para el proceso de recuperación de la cartera, pues no hay evidencias de la existencia de un manual de políticas y procedimientos que el departamento administrativo pueda usar como guía al momento de cobrar los saldos pendientes, cálculo de morosidad de la cartera y porcentaje de saldos recuperados aceptables.

Recomendación: 

Elaboración de un manual de procedimientos y políticas donde se detalle de forma clara y concisa las políticas de concesión y recuperación que el departamento de administración deba considerar al momento de conceder un crédito o realizar el cobro de las cuentas por cobrar.



Elaboración de un acta o solicitud para la aprobación de los créditos a los arrendatarios en donde se especificará el motivo, plazo y el monto además de la firma respectiva de quien aprueba y quien solicita, este documento se anexará en el archivo respectivo según el cliente que lo solicite y servirá de respaldo en caso de reclamo, cambio de administración y futuras auditorías.

118

Ausencia de un perfil de cargos que detalle funciones y restricciones de la jefa del departamento de administración y la contadora (PT:P.5) Conclusión: La empresa Diócesis de Santo Domingo no posee un perfil de cargos definido para el puesto de jefe del departamento de administración, ni para el de contador, dificultando conocer cuáles y cuántas son la totalidad de sus funciones y responsabilidades que deben cumplir, así como las competencias, restricciones entre otros aspectos que certifican y brindan certeza a la empresa de que el empleado contratado pueda desenvolverse en el área sin complicación alguna.

Recomendación: Elaborar un perfil de cargos que ayude a determinar las funciones, responsabilidades, restricciones y requisitos necesarios que deben cumplir tanto la administradora como la contadora específicamente en el área de créditos y cobranzas.

Supervisión de cumplimiento de recomendaciones proporcionadas Una vez concluido el examen de auditoría al proceso de concesión y recuperación de la cartera de la empresa Diócesis de Santo Domingo, es importante que la empresa al continuar con su operación considere y aplique las recomendaciones proporcionadas porque se elaboraron como una medida correctiva a los procedimientos en donde se detectó inconvenientes. Se sugiere aplicar indicadores en un periodo posterior no superior a seis meses para comprobar si existe mejora en los procedimientos auditados. Esta acción debe ser entendida como un guía o mecanismo de prevención en los diferentes controles que la entidad maneja, con el fin de analizar el nivel de mejora se recomienda utilizar la siguiente simbología.

119 Anexo 35: Simbología contraste de indicadores Simbología

Definición Incremento en el nivel de mejora del indicador (Mantener) Variación leve del indicador / El indicador se mantiene (Revisión). Decremento en el nivel de mejora del indicador. (Corrección y modificación)

Nota. Delgado & Obaco. Fuente: Elaboración propia.

Anexo 36: Papel de trabajo 26 Papel de trabajo 26. Contraste indicadores Contrastes indicadores (6 meses)

Concesión y recuperación de la cartera

Proceso

Indicador

Fórmula

N.º de políticas cumplidas en el proceso de concesión de créditos

4 4

N.º de empleados del departamento de administración capacitados en el proceso de concesión

0 2

N.º de políticas cumplidas en el proceso de recuperación de la cartera

7 7

Resultado (Actual)

100%

Recomendación Del total de las políticas establecidas en el área de concesión de créditos el 100% representa un cumplimiento total de las políticas por parte del departamento de administración Del total de empleados capacitados que pertenecen al departamento de administración el 0% significa que los empleados que integran este departamento no son capacitados en el área de concesión de créditos Del total de las políticas establecidas en el área de recuperación de la cartera el 100% representa un cumplimiento total de las políticas por parte del departamento de administración

Fórmula

Nivel de mejora

Observación

120 N.º empleados del departamento de administración capacitados en el proceso de recuperación de cartera

Nivel de morosidad de la cartera

Nivel de recuperación de las cuentas incobrables

N.º pagos realizados de forma parcial

% de asientos contables erróneos (mensual)

% de ingresos que representa el arriendo de bienes inmuebles para la empresa

0 2

8 34

24%

90.911,02 114.441,16 79%

10 34 29,41%

0 44

126.290,36 1′ 226.418,18

10,30%

Del total de empleados capacitados que pertenecen al departamento de administración el 0% significa que los empleados que integran este departamento no son capacitados en los procesos de recuperación de cartera El nivel de morosidad de la cartera es igual a un 24% valor que supera de forma considerable el intervalo de morosidad aceptado por la empresa El nivel de recuperación de las cuentas incobrables es igual a un 79,44%, porcentaje que no figura dentro del intervalo aceptado por empresa Diócesis De la totalidad de pagos realizados por los arrendatarios el 29,41% representa el porcentaje de clientes que realizan abonos y no saldan en su totalidad el canon de arriendo mensual Del total de asientos realizados en el mes de diciembre por concepto de arriendos el 0% significa que no existen asientos con errores dentro del archivo y el sistema contable El nivel de ingresos por consecuencia de arriendos representa un 10,30% de los ingresos totales percibidos por la empresa Diócesis

121 Anexo 37: Matriz de seguimiento al cumplimiento

Nº

MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES DADAS A LA EMPRESA DIOCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR Departamento: Realizado por: Supervisado por: Objetivo general: Administrativo Erick Eduardo Obaco Bastidas Mg. Ximena Leticia García Identificar deficiencias Periodo: Revisado por: Fecha: significativas que limiten el procedimiento de concesión y recuperación de la cartera de la empresa Diócesis 2022 Katherine Mishelle Delgado Montalvan 12 de noviembre de 2021 de Santo Domingo, con el propósito de proporcionar una medida correctiva que brinde una solución certera. Recomendación Acción a seguir Responsables 1.1 Planificar e incluir en el cronograma institucional anual de la organización una capacitación obligatoria referente al área Obispo - J. contable, al departamento de administración cuya realización se departamento de ejecutará según el acuerdo previo entre el Obispo (jefe de la Administración institución) y el jefe de departamento. Elaborar un programa 1.2 Aplicación de una evaluación de conocimientos anual con el de capacitaciones al propósito de determinar si las competencias de los empleados se Contador externo departamento de mantienen óptimas para el cumplimiento de las funciones que administración realizan en la organización 1.3 Realizar un cronograma de reuniones periódicas entre los jefes de departamento y el jefe de la empresa en donde se dará a Obispo - J. conocer las eventualidades y necesidades que se presenten en departamento de cada área por ejemplo la necesidad de capacitaciones específicas Administración para el departamento Obispo - J. 2.1 Realizar una junta donde participen el jefe del departamento, departamento de el contador interno, el jefe de la institución y el contador externo Administración para proponer y determinar las medidas, políticas y condiciones a Contador interno seguir para conceder y recuperar la cartera de forma efectiva y sin - Contador eventualidades externo J. departamento 2.2 Aplicar encuestas a los clientes con la finalidad de conocer su de Administración opinión acerca del cambio o implementación de las políticas de - Contador interno Creación de un manual concesión de créditos y cobranzas. de políticas de forma 2.3 Tomar en consideración la opinión de los clientes en el J. departamento escrita referente a la momento de definir las políticas tomando en cuenta los diferentes de Administración concesión de créditos y factores internos y externos que puedan presentar recuperación de la Obispo - J. cartera 2.4 Determinar requisitos para la concesión de préstamos y departamento de establecimiento de fechas de cobro de los cánones de arriendo Administración mensuales Contador interno 2.5 Analizar y estudiar la situación económica actual de los J. departamento actuales y potenciales arrendatarios para evitar problemas por de Administración faltas de pago, incumplimiento de convenio y problemas legales. 2.6 Elaboración de un nuevo modelo de contrato de arriendo en donde se dé a conocer a los antiguos y futuros arrendatarios las J. departamento condiciones tanto de concesión como recuperación, cuya validez de Administración será respaldada por la notaria

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Establecimiento de estándares de cumplimiento al departamento de administración.

Elaboración de un perfil de cargos específicos para el departamento de administración (jefe de departamento Contador)

Definir los procedimientos a seguir de forma escrita para conceder un crédito o recuperar los cánones de arriendo garantizando la eficiencia y eficacia de ambos procesos

3.1 Aplicar indicadores de gestión para contrastar resultados entre un periodo y otro con la finalidad de determinar los mínimos y Contador interno máximos aceptables en diferentes rubros (% de morosidad de la cartera - recuperación de cuentas incobrables) 3.2 Realizar un cronograma de reuniones periódicas semestrales entre el jefe de la organización y los encargados de los departamentos en donde presentarán informes de desempeño los J. departamento cuales se compararán con los rendimientos obtenidos en el de Administración periodo anterior para determinar una media estándar de la meta mínima y máxima a cumplir. 4.1 Determinar los requerimientos, requisitos, competencias, actitudes, y experiencia necesaria que necesita el personal para poder desempeñar las funciones laborales diarias dentro de la organización.

Obispo - J. departamento de Administración

4.2 Valorar los puestos de trabajo aplicando un sistema de evaluación por puntos el cual considera varios factores como la habilidad, el esfuerzo, la formación, el riesgo laboral, entre otros

J. departamento de Administración

5.1 Creación de un manual de procedimientos que detalle de forma específica de principio a fin los requisitos o situaciones que se deben dar para que el trabajador pueda conceder un crédito además de las fechas fijas exactas y la forma de comunicación para hacerle saber al arrendatario que posee un saldo vencido o cercano al vencimiento

J. departamento de Administración - Contador interno

J. departamento 6.1 Aplicar a cabalidad las políticas y procedimientos detallados en de Administración - Contador Incrementar el nivel de los manuales sin desviarse de las indicaciones pues estas garantizan que los procesos se completen de forma efectiva. interno rigurosidad en el cumplimiento de las 6.2 Programar reuniones periódicas mensuales entre los J. departamento políticas de créditos y integrantes del departamento administrativo con la finalidad de de Administración cobranzas identificar que clientes poseen su canon de arriendo vencido o - Contador cercano al mismo para poder notificarle y evitar futuros interno inconvenientes Definir medidas de 7.1 Evaluar el riesgo el cual se atribuye a la posibilidad de que el seguridad para arrendatario no cumpla con el convenio celebrado ya sea por falta J. departamento situaciones extremas, de disposición o por diferentes factores externos utilizando el de Administración en donde la empresa método de las 5 C del crédito. deba recurrir a procedimientos judiciales que 7.2 Contratar un abogado externo cuya función principal será dar J. departamento garanticen la seguimiento a los diferentes casos de falta de pago, de Administración recuperación parcial de proporcionando guía al jefe del departamento en la acción la cartera. adecuada procurando la recuperación total o parcial de la cartera. 8.1 Explicar y comunicar al nuevo arrendatario los requisitos y condiciones que este debe cumplir antes de iniciar o pactar el J. departamento contrato de arriendo (Fechas de pago, garantías, firma de letra de de Administración cambio, proceso de solitud de concesión 8.2 Una vez pactado y firmado el contrato notariado proporcionar Mejorar la comunicación empresa una copia del mismo al arrendatario ya sea física o virtual para que J. departamento posteriormente pueda releer las cláusulas o condiciones con de Administración cliente detenimiento. 8.3 Creación de un grupo de WhatsApp en donde estén presenten todos los arrendatarios y el jefe del departamento administrativo en donde se les dará a conocer si existen nuevas disposiciones o modificaciones en las anteriores.

J. departamento de Administración

123 Anexo 38: Cronograma de la Matriz de Seguimiento al Cumplimiento de la Recomendaciones MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES DADAS A LA EMPRESA DIOCESIS DE SANTO DOMINGO EN ECUADOR

Departamento: Administrativo Periodo: 2022

Realizado por:

Supervisado por:

Erick Eduardo Obaco Bastidas

Mg. Ximena Leticia García

Revisado por:

Fecha:

Katherine Mishelle Delgado Montalvan

12 de noviembre de 2021

Objetivo general Identificar deficiencias significativas que limiten el procedimiento de concesión y recuperación de la cartera de la empresa Diócesis de Santo Domingo, con el propósito de proporcionar una medida correctiva que brinde una solución certera.

Nº

Recomendación

Elaborar un programa de capacitaciones al departamento de administración

Creación de un manual de políticas de forma escrita referente a la concesión de créditos y recuperación de la cartera

Establecimiento de estándares de cumplimiento al departamento de administración. Elaboración de un perfil de cargos específicos para el departamento de administración (jefe de departamento - Contador) Definir los procedimientos a seguir de forma escrita para conceder un crédito o recuperar los cánones de arriendo garantizando la eficiencia y eficacia de ambos procesos Incrementar el nivel de rigurosidad en el cumplimiento de las políticas de créditos y cobranzas Definir medidas de seguridad para situaciones extremas, en donde la empresa deba recurrir a procedimientos judiciales que garanticen la recuperación parcial de la cartera. Mejorar la comunicación empresa cliente

Enero Febrero Semanas Semanas 1 2 3 4 1 2 3 4 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3.1 3.2 4.1

4.2

5.1 6.1 6.2 7.1

7.2 8.1 8.2 8.3

Marzo Semanas 1 2 3 4

AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CARTERA DE LA DIÓCESIS DE SD

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del control interno relacionados a los procesos a auditar

3.4. Técnicas de análisis de datos

3.3. Técnicas e instrumentos de investigación