EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA COMERCIALIZADORA RUIZ & ASOCIADOS by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – ESCUELA CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA COMERCIALIZADORA RUIZ & ASOCIADOS RUZI S.A “MERCASOL”, SANTO DOMINGO, 2019.

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría (CPA)

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autor: DIEGO JOSÉ MORALES PALADINES Directora: Mg. XIMENA LETICIA GARCÍA ZAMBRANO

Santo Domingo – Ecuador AGOSTO, 2020

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – ESCUELA CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES

HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA COMERCIALIZADORA RUIZ & ASOCIADOS RUZI S.A “MERCASOL”, SANTO DOMINGO, 2019.

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global. Autor: MORALES PALADINES DIEGO JOSÉ

Ximena Leticia García Zambrano, Mg. DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITUALACIÓN Mikel Ugando Peñate, Dr. CALIFICADOR Francisco Sánchez Parrales, Mg. CALIFICADOR Carlos Vicente Galarza Macancela, Mg. DIRECTOR DE GRADO PUCESD

Santo Domingo – Ecuador AGOSTO, 2020

iii

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, MORALES PALADINES DIEGO JOSÉ portador de la cédula de ciudadanía No. 2300115140 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del título en Ingeniero en Contabilidad y Auditoría son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y será sola y exclusiva responsabilidad legal y académica. Igualmente declaro que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

MORALES PALADINES DIEGO JOSÉ

CI.2300115140

INFORME DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESCRITO DE GRADO

Fernando Lara, Ph. D Dirección de Investigación y Postgrados Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo. De mi consideración, Por medio del presente informe en calidad de directora del trabajo de titulación de Grado de la Escuela Ciencias Administrativas y Contables, titulado: evaluación de control interno a la gestión de inventarios en la COMERCIALIZADORA RUIZ & ASOCIADOS RUZI S.A “MERCASOL”, Santo Domingo, 2019, realizado por la estudiante: Morales Paladines Diego José con cédula: Nº 230011514-0, previo a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría CPA, informo que el presente trabajo de titulación escrito se encuentra finalizado conforme a la guía y el formato de la Sede vigente. Santo Domingo, Agosto 2020

Atentamente, Mg. Ximena Leticia García Zambrano Profesor Principal I

RESUMEN

Introducción: El presente trabajo de titulación, con el tema “Evaluación del Control Interno a la gestión de inventarios de la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A “Mercasol”, permitió evaluar los actuales procesos, sobre el manejo del sistema de control de los inventarios, para la toma de decisiones de la administración. Metodología: El marco referencial estuvo estructurado por los antecedentes que se basaron en investigaciones realizadas con anterioridad; las mismas que están relacionadas con el tema objeto de estudio, de igual forma consta el marco teórico, haciendo énfasis a los diferentes conceptos, basándose en fundamentos y definiciones teóricas de libros referentes al tema de la investigación. Resultados: en la Comercializadora Ruiz se realizó pruebas de recorrido para identificar hallazgos en el sistema de control interno, finalmente se elaboró un informe en el cual se detalla los hallazgos encontrados en el área compra, almacenamiento y venta con su respectiva recomendación para el mejoramiento en la gestión de inventarios. Discusión: la falta de capación del personal con respecto al nuevo sistema permite que se realicen procesos inadecuados en cuanto a la recepción y envío de la mercadería por lo que genera el retroceso de muchas actividades. Conclusiones la Comercializadora Ruiz & Asociados debe basarse en la aplicación del cuestionario COSO ERM II, para dar a conocer las deficiencias que llevan en el manejo del control de inventario, ingresos y egresos de su mercadería.

Palabras Claves: Control Interno, Inventario, Evaluación de control interno, consumo masivo.

ABSTRACT

Introduction: The present titling work, with the theme â&#x20AC;&#x153;Evaluation of the Internal Control to the inventory management of the Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI SA â&#x20AC;&#x153;Mercasolâ&#x20AC;?, allowed to evaluate the current processes, on the management of the inventory control system, for administrative decision-making. Methodology: The referential framework was structured by the background that was based on previous research; the same ones that are related to the subject under study, likewise the theoretical framework, emphasizing the different concepts, based on theoretical foundations and definitions of books referring to the subject of research. Results: at Comercializadora Ruiz, route tests were carried out to identify findings in the internal control system, finally a report was prepared in which the findings found in the purchase, storage and sale area are detailed with its respective recommendation for improvement in Inventory management. Discussion: the lack of training of personnel with respect to the new system allows inappropriate processes to be carried out regarding the reception and shipment of the merchandise, thus generating the backward movement of many activities. Conclusions: Comercializadora Ruiz & Asociados must rely on the application of the COSO ERM II questionnaire, in order to make known the deficiencies that lead to the management of inventory control, income and expenses of its merchandise

Keywords: Internal Control, Inventory, Evaluation of internal control, mass consumption.

vii INDICE DE CONTENIDO 1.

INTRODUCCIÓN............................................................................................ 12

REVISIÓN DE LA LITERATURA ............................................................... 16

2.1.

MARCO TEÓRICO ........................................................................................... 16

2.1.1.

AUDITORÍA...................................................................................................... 16

2.1.2.

Control interno. .................................................................................................. 18

2.1.3.

Inventarios. ......................................................................................................... 22

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ............................................. 26

3.1.

Enfoque, diseño y tipo de investigación. ........................................................... 26

3.1.1.

Enfoques de la investigación. ............................................................................. 26

3.1.2.

Diseño ................................................................................................................ 26

3.1.3.

Tipo de investigación. ........................................................................................ 26

3.2.

Población y muestra ........................................................................................... 27

3.2.1.

Población ............................................................................................................ 27

3.2.2.

Operacionalización de las variables ................................................................... 27

3.3.

Técnicas e instrumentos de recogida de datos ................................................... 28

3.3.1.

Entrevista............................................................................................................ 28

3.3.2.

Encuesta ............................................................................................................. 28

3.3.3.

Técnicas de análisis de datos.............................................................................. 28

RESULTADOS ................................................................................................. 29

4.1.

Análisis de los instrumentos aplicados a los actores internos y externos de la

Comercializadora RUZI S.A. ................................................................................................... 29 4.2.

Obtener información de los procesos de la gestión de inventarios con los que

trabaja actualmente la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A. ................................ 30 4.3.

Identificar las áreas más críticas en la gestión de los inventarios en la empresa. 31

viii 4.4.

Realizar pruebas de inventarios aleatorios para la identificación de problemas en

el sistema de control interno a la gestión de inventarios de la empresa. ................................. 32 4.5.

Comunicar los resultados obtenidos en la evaluación del sistema de control

interno.

4.5.1.

Área de compras:................................................................................................ 33

4.5.2.

Área de almacenamiento: ................................................................................... 33

4.5.3.

Área de ventas: ................................................................................................... 33

Discusión ........................................................................................................... 34

Conclusiones y recomendaciones .................................................................... 36

Referencias bibliográficas ............................................................................... 38

ANEXOS ........................................................................................................... 40

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Fases que de la auditoría ....................................................................................... 16 Tabla 2. Actividades de control .......................................................................................... 19 Tabla 3 tipos de riesgos ....................................................................................................... 20 Tabla 4. Componentes del Coso E.R.M. ............................................................................. 20 Tabla 5. Limitaciones del control interno ........................................................................... 21 Tabla 6. Objetivos que establecen los inventarios .............................................................. 22 Tabla 7. Factores del ambiente de control .......................................................................... 24 Tabla 8. Población ............................................................................................................... 27

x ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Cronograma ......................................................................................................... 40 Anexo 2 Presupuesto ........................................................................................................... 40 Anexo 3. Carta de autorización ........................................................................................... 41 Anexo 4 Programa de planificación de la Auditoría ........................................................... 42 Anexo 5. Conocimiento de la empresa ............................................................................... 43 Anexo 6. Organigrama de la empresa ................................................................................. 43 Anexo 7. políticas y prácticas contables ............................................................................. 44 Anexo 8. Políticas de compra, almacenamiento y venta ..................................................... 44 Anexo 9. Papel de trabajo J.6.1 Flujograma de Compras ................................................... 45 Anexo 10. Papel de trabajo J.6.2 Flujograma de Almacenamiento .................................... 45 Anexo 11. Flujograma de Ventas ........................................................................................ 46 Anexo 12. Marcas Auditoría ............................................................................................... 46 Anexo 13. Cuestionario Control Interno ............................................................................. 47 Anexo 14. Cuestionario Control Interno ............................................................................. 47 Anexo 15. Cuestionario Control Interno ............................................................................. 48 Anexo 16. Cuestionario Control Interno ............................................................................. 48 Anexo 17. Cuestionario Control Interno ............................................................................. 49

xi Anexo 18. Matriz de recomendaciones ............................................................................... 49 Anexo 19. Matriz de Recomendaciones .............................................................................. 50 Anexo 20. Matriz de Recomendaciones .............................................................................. 50 Anexo 21. Programa de Ejecución ...................................................................................... 51 Anexo 22. Cumplimiento proceso de compras, almacenamiento y venta de mercadería ... 52 Anexo 23. Cumplimiento proceso de compras ................................................................... 53 Anexo 24. cumplimiento del proceso de almacenamiento .................................................. 54 Anexo 25. Cumplimiento proceso de Almacenamiento y recepción .................................. 55 Anexo 26. Cumplimiento proceso de Almacenamiento y recepción .................................. 56 Anexo 27. Cumplimento proceso de Ventas ....................................................................... 57 Anexo 28 Carta al gerente ................................................................................................... 58 Anexo 29 Propuesta de implementación de Políticas para el mejoramiento de la gestión de inventarios. ............................................................................................................................... 59 Anexo 30 Carta de impacto ................................................................................................. 60

1. INTRODUCCIÓN El presente trabajo de titulación tiene como propósito realizar una evaluación de control interno a la gestión de inventarios, en la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A, la cual está ubicada en la ciudad de Santo Domingo, dedicada a la comercialización de productos de primera necesidad, consumo masivo y productos de hogar, la misma que refleja una inadecuada gestión ya que su principal inconveniente se debe a que posee una organización inapropiada, analizando los inconvenientes presentados se requiere ejecutar una “Evaluación de control interno a la gestión de inventarios”. A continuación, se citan trabajos que están relacionados con el tema de investigación. Un artículo importante se titula: “Control Interno y su importancia en los hoteles” (Posso & Barrios, 2014) de la ciudad de Cartagena de Indias, quien destaca la importancia de la función del control interno, aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, considerando que de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa, que la gerencia necesita que los datos sean exactos y confiables. Asimismo con un trabajo de investigación titulado “Sistema de Control interno Contable como herramienta para la toma de decisiones en el centro educativo Atenas en la ciudad de Ambato”(Acosta & Guevara,2014); el mismo concluye diciendo que “ Los controles establecidos en cuanto a la revisión y aprobación de las transacciones son un criterio de segregación de carácter incompatible y recomienda que el presupuesto es una herramienta para la toma de decisiones importantes para la gestión de la organización”. Defaz (2016), realizó un estudio en la distribuidora Brunella S.A. de la ciudad de Santo Domingo de los Colorados en el cual se diseñó un sistema de control y gestión de inventarios. Debido a que llevaban una mala clasificación, desorganización en las adquisiciones, se determinó según una observación en la empresa, que la bodega no cuenta con una distribución adecuada de productos, las condiciones obtenidas de esta propuesta son positivas por lo que implementará el diseño de un sistema de control y gestión de inventarios. Al ejecutarse esta propuesta se busca mejorar los procesos de operación de los productos, verificando los productos en existencias de acuerdo con la rotación de Stock.

13 La presente investigación se fundamentó en las NIC, específicamente con la (NIC 2), adicionalmente; posee una estrecha relación con el Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021 Toda una Vida de Ecuador en su eje 2: Economía al servicio de la Sociedad y su objetivo 4 del: Garantizar el funcionamiento adecuado del sistema monetario y financiero a través de la gestión eficiente de la liquidez, contribuyendo a la sostenibilidad macroeconómica y al desarrollo del país (SEMPLADES, 2017) El trabajo de titulación también se encuentra relacionado con el plan de desarrollo territorial de Santo Domingo de los Tsáchilas 2017, y su eje de desarrollo económico objetivo 4: fomentar el desarrollo económico cuyas estrategias que involucra al fortalecimiento de sectores con alta productividad y de inclusión económica, por ende, es necesario impulsar las condiciones de competitividad. El presente trabajo de Titulación ayuda a garantizar la eficiencia y eficacia, mediante el análisis de la gestión de stock, los flujos de entrada y salida de inventarios de la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A; como consecuencia de, afianzar los conocimientos y procesos que comprenden la planeación e implementación de dicho sistema de inventario, ya que son importantes para evaluar la situación financiera y reportar de forma precisa el valor de balance de la empresa. También beneficiará a corto plazo para la obtención del título universitario en Ingeniero en Contabilidad y Auditoría y desempeño profesional para poner en práctica los conocimientos a servicio de un ente económico, y a largo plazo servirá como guía para futuras investigaciones. La mayoría de las empresas en el mundo para lograr ser competitivas en la prestación de servicio al cliente están obligadas a realizar una gestión eficiente de sus inventarios. Básicamente, el objetivo es garantizar la disponibilidad oportuna de los elementos que se necesita en las condiciones deseadas y en el lugar correcto. (Salas, Mejía, & Acevedo, 2017). Según Arciniegas, (2013) “En el Ecuador se ha optado por integrar herramientas de gestión y control, aceptadas a modelos económicos aplicados por otros países, con la finalidad de garantizar el desempeño productivo y socioeconómico” (p.11-26). El desarrollo de ventajas competitivas permite a las empresas permanecer en el mercado y competir con mayores oportunidades, sin embargo, no en todas las empresas llevan un adecuado control de sus recursos, debido que se realiza de manera desordenada originando

14 esto una pérdida de dinero, tiempo y esfuerzo. Existen 884.236 empresas que comprenden unidades económicas que registraron alguna de las siguientes condiciones: Ventas en el SRI, etc. Y según el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos indica que existen alrededor de 8.338 establecimientos en funcionamiento y 17.107 personas operando dentro de la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas (INEC, 2017). La provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, ubicada en las estribaciones de la Cordillera de los Andes a 133 km. al oeste de Quito, Sur occidente de Pichincha. Caracterizada por la costumbre de los indígenas Tsáchilas de pintarse el pelo de rojo con achiote (MUNICIPALIDAD DE SANTO DOMINGO, 2019), según datos del INEC (2017) existen 23,226 empresas en la provincia, que a nivel nacional representa el 2,7% (de las cuales el 37,6% pertenecen al sector comercial). La Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A, refleja una inadecuada gestión de inventarios, que tiene una afectación directa en los resultados económicos por ende su principal problema se debe a: •

No poseer un modelo apropiado del control de sus inventarios, causando un desconocimiento en el stock de mercadería.

•

Cuentan con duplicidad de funciones en el registro de las entradas y salidas de la mercadería.

•

El personal de bodega desconoce sobre el manejo de documentación que requieren para el registro de almacenamiento de los productos que comercializan. En vista a estos tipos de problemas del sistema de control de Inventarios en la empresa

COMERCIALIZADORA RUIZ & ASOCIADOS RUZI S.A es necesario garantizar la eficiencia y eficacia, mediante el análisis de la gestión de stock, los flujos de entrada y salida de inventarios de la empresa, con el fin de que la empresa pueda tener un mejor control de su inventario, para brindar a sus clientes seguridad al momento de comprar y finalmente generar reportes finales de todos los procedimientos realizados. De acuerdo a la problemática establecida, en la empresa se formula las siguientes preguntas general, y específicas para el problema de investigación:

15 •

¿Qué incidencia tendrá la evaluación de la gestión de inventarios de la Comercializadora Ruiz & Asociado RUZI para alcanzar niveles de eficiencia operacional? Preguntas específicas.

•

¿De qué manera se puede conocer los procesos de gestión de inventarios?

•

¿Cómo se puede identificar las áreas críticas de la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A?

•

¿De qué manera se puede obtener hallazgos sobre el sistema de control interno de la gestión de inventarios de la Comercializadora Ruiz & Asociado RUZI.

•

¿De qué forma se puede presentar los resultados de la evaluación de control interno a la gestión de inventario de la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI?

En función a la problemática presentada, los objetivos de la investigación son los siguientes: Objetivo General: Evaluar la gestión de los inventarios en la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI ubicada en la ciudad de Santo Domingo de los Colorados durante el año 2019. Objetivos específicos: •

Obtener información de los procesos de la gestión de inventarios con los que trabaja actualmente la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A.

•

Identificar las áreas más críticas en la gestión de los inventarios de la empresa.

•

Realizar pruebas de inventarios aleatorios para la identificación de problemas en el sistema de control interno a la gestión de inventarios de la empresa.

•

Comunicar los resultados obtenidos en la evaluación del sistema de control interno.

2. REVISIÓN DE LA LITERATURA 2.1. MARCO TEÓRICO 2.1.1. AUDITORÍA La auditoría es sinónimo de inspeccionar, comprobar, investigar, examinar, es decir analizar los estados financieros y realizar la respectiva confirmación y comprobación, para así poder tener la obtención de evidencias y de la razonabilidad, sobre la información que registran en los procesos contables dentro de una empresa. 2.1.1.1.

Implementación de las fases de Auditoría.

Tabla 1. Fases que de la auditoría Fases Definición Fase de Planificación Preliminar Tiene el propósito de obtener o actualizar la información general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoría, es un proceso que se inicia con la emisión de la orden de trabajo, continua con la aplicación de un programa general de auditoría y culmina con la emisión de un reporte para el conocimiento del jefe de auditoría. Fase de la Planeación La planificación de la auditoría comprende el desarrollo de una estrategia global para su administración, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría que deben aplicarse. El planeamiento también permitirá que el equipo de auditoría pueda hacer uso apropiado del potencial humano disponible. Fase de la ejecución del trabajo

Fase de control de calidad.

La fase de ejecución se inicia con la aplicación de los programas específicos producidos en la fase anterior, continúa con la obtención de información, la verificación de los resultados financieros, la identificación de los hallazgos y las conclusiones por componentes importantes y la comunicación a la administración de la entidad para resolver los problemas y promover la eficiencia y la efectividad en sus operaciones. Una vez finalizado todos los trabajos es necesario y obligatorio una revisión por parte de otro auditor al objetivo de tener la seguridad que se ha cumplido con las normas.

Nota: Adaptado de “Auditoría” por Pallerola & Monfort, 2013, p. 35

2.1.1.2.

Evaluación de riesgos de la Auditoría.

“Se define como riesgo de auditoría todos aquellos aspectos tanto cualitativos como cuantitativos, que pueden no ser conocidos por el auditor de conocerse” (Pallerola & Monfort, 2013, p. 56). Es decir, que la identificación de los riesgos eventuales con aspectos tanto cualitativos como cuantitativos son un punto clave para planificar los procedimientos de auditoría con el fin de poder obtener una seguridad razonable.

17 2.1.1.3.

Normas de Auditoría.

“Las normas de auditoría constituyen los principios y requisitos de obligada observación por parte de los auditores. En relación con las normas técnicas de Auditoría actualmente en vigor, estas se refieren a tres aspectos” (Garrido, 2014, p. 35). Es decir, requisitos importantes que los auditores deben cumplir en desempeño de cada una de sus funciones de tal forma que pueda expresar una opinión técnica. 2.1.1.4.

Auditoría de Gestión. “La actuación de la dirección y abarca lo razonable de las políticas y objetivos

propuestos, los medios establecidos para su implementación y los mecanismos de control que permitan el seguimiento de los resultados obtenidos” (Blanco, 2014, p. 394). De tal forma que consiste prácticamente en un examen que se lo realiza en la empresa para definir el grado de eficacia y eficiencia en la planificación. Planeación de la Auditoría “En esta fase se definen los objetivos que la auditoría pretende alcanzar y se programan todas las actividades necesarias para el desarrollo de la auditoría, su propósito es identificar que se va a examinar, cómo, cuándo y con qué recursos, igualmente se determina el alcance, tiempo, objetivos, criterios y enfoque requeridos para llevar a cabo una labor eficiente y efectiva, cosa que se facilitará al conocer la entidad, las políticas, entre otros elementos, lo cual permite reorientar la labor de acuerdo a cada caso o entidad específica” (Yanza, 2012, p. 39)

Evidentemente la fase de la planeación es muy importante para el auditor ya que permite dedicarles mayor atención aplicable a las áreas de auditoría, y de la misma forma le permite resolver y detectar con anticipación posibles problemas de manera oportuna. Según Gutiérrez (2011) la planificación de la auditoría debe cumplir una serie de principios los cuales son: •

Precisión: Las acciones previstas de antemano deben estar planteadas de una forma concreta.

•

Flexibilidad: Las acciones contempladas en la planificación se deben poder adaptar, en la medida de lo posible, a cambios imprevistos o a circunstancia que hayan variado.

•

Unidad: Todas las acciones previstas deben estar coordinadas entre sí.

18 Yanza (2012), señala que “la planificación de cada auditoría se divide en dos sub fases, denominadas planificación preliminar y planificación específica” (p. 43). De tal forma que la primer sub fase establece de forma preliminar la estrategia de continuar en el trabajo, mediante conocimientos acumulados e información recopilada por el auditor. 2.1.2. Control interno. 2.1.2.1.

Definición.

“El control interno es el programa de organización y el conjunto de métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado de confianza que suscitan a afectos de promover la eficiencia de la administración y lograr el cumplimiento de la política administrativa establecida por la dirección de la empresa” (Joya R, Gámez L, Ortiz M., 2014, p. 19).

Es decir, el auditor debe tener conocimientos con respecto a cada una de las operaciones, su estructura de gobierno, la selección y aplicación de las políticas contables que se establece dentro de la empresa. 2.1.2.2.

Objetivo del control interno.

El control interno comprende del plan de la organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración (Estupiñán, 2013, p. 19).

Dentro del principales objetivos básicos que persigue el control interno se encuentran: Proteger activos de la empresa, obtener la veracidad de los informes ya sean administrativos como contables, y lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos por la empresa. 2.1.2.3.

Clases de control interno.

Según Estupiñan (2013) menciona que existe un solo control interno que es el administrativo, pero a este se añade un istrumento que se lo denomina control interno contable, los mismos que se detallan a continuación: Control interno administrativo. Es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos contables para el logro de sus objetivos de: •

Mantenerse informado de la situación de la empresa.

19 •

Coordinar sus funciones.

•

Asegurarse de que se están logrando los objetivos contables.

•

Mantener ejecutoria eficiente.

•

Determinar si la empresa está operando conforme las políticas establecidas. Actividades de control

“Políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia se lleven a cabo. Estas políticas y procedimientos promueven acciones relacionadas con los riesgos que enfrenta la organización” (Whittington & Pany, 2000, p. 225). De tal forma que la nececidad de una actividad de control se podrá establecer en el proceso de evaluación en cuanto a riesgos se refiere para cumplir con los objetivos establecidos dentro de la empresa. Tabla 2. Actividades de control esto controles incluyen revisiones del desempeño real, en comparación con presupuesto, REVISIONES DE proyecciones y desempeños de periodos anteriores; relacionados entre sí de conjuntos de DESEMPEÑO información diferentes y revisiones globales de desempeño, proporcionando a la gerencia una indicación global de la forma como el personal está adelantando los objetivos PROCESAMIENTO DE LA Se desarrolla una variedad de controles para verificar la exactitud, integridad, y autorización INFORMACIÓN de las transacciones. Estas actividades comprenden la seguridad física de los activos, incluyendo salvaguardas adecuadas, tales como instalaciones aseguradas, acceso seguro a activos y registros; CONTROLES FÍSICOS autorización para el acceso a programas de computación y archivos de datos; y conteo y comparaciones periódicos con las cantidades que se muestran en los registros de control. La asignación de gente diferente para las responsabilidades de autorizar transacciones, registrar transacciones y mantener la custodia de los activos, tiene la intención de reducir SEPARACIÓN DE las oportunidades de permitirle a cualquier persona que se encuentre en posición de FUNCIONES perpetrar y ocultar errores o fraude en el curso normal de las obligaciones del auditor. Fuente: Whittington, R., & Pany, K. (2000). Auditoría. Bogotá: McGraw-Hill.

Monitoreo de los controles El monitoreo, el ultimo componente del control interno, es un proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante monitorear el control interno para determinar si este es operado en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones (Whittington & Pany, Auditoría, 2000, p. 180).

Es importante entender que este monitoreo se realiza mediante la aplicación de evaluaciones en curso y a la vez evaluaciones separadas. Ya que permiten determinar si otros componentes del control interno siguen en funcionamiento como se ha previsto. Riesgo de la auditoría (Blanco, 2012, p. 68) Indica que se debe evaluar el riesgo en la auditoría y diseñar los procedimientos de auditoría para asegurar que el riesgo se reduzca a un nivel aceptablemente bajo. De acuerdo con las normas internacionales de auditoría, riesgo en la auditoría significa el

20 riesgo de que el auditor dé una opinión de auditoría inapropiada cuando existan errores importantes en la temática.

El propósito de una auditoría es reducir, incluso, prevenir el riesgo a un nivel suficientemente bajo a través de la aplicación de pruebas adecuadas y pruebas suficientes. El riesgo en la auditoría tiene tres componentes dados por Blanco (2012): Tabla 3 tipos de riesgos en una auditoría financiera es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones o una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados. en una auditoría financiera es el riesgo de que una representación errónea que pueda ocurrir en RIESGO DE el saldo de cuenta o clase de transacciones y resulte ser de importancia relativa individualmente CONTROL o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.

RIESGO INHERENTE

en una auditoría financiera es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases.

RIESGO DE DETECCIÓN

Fuente: “Riesgo en la Auditoría” (Blanco, 2012, pág. 68).

2.1.2.4.

Administración de riesgo empresarial o Modelo COSO ERM

Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia y a través del emprendimiento diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro del objetivo en la entidad. (Estupiñan, 2013, p. 66)

Dicho proceso que se menciona anteriormente proporciona una dirección de orientación clara para la gestión de los riesgos empresariales, comprendido por el COSO para dirigir y prevenir problemas que afecten a la empresa. Análisis de los componentes del COSO E.R.M. De acuerdo con Estupiñan, (2013) el COSO E.R.M está compuesto por ocho componentes que se detallarán más adelante, estos están interrelacionados y enfocados en la administración de riesgos empresariales. Tabla 4. Componentes del Coso E.R.M. Componentes Entorno interno

Definición Los elementos que deben seguirse, aplicarse y divulgarse son los valores éticos de la entidad, la competencia y el desarrollo del personal, el estilo de operaciones de la administración, la manera de asignar autoridad y responsabilidad, la filosofía de la administración del riesgo.

21 Definición de objetivos

Identificación de eventos

Valoración de riesgos Respuesta al Riesgo Actividades de control

Información de comunicación Monitoreo

Dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos estratégicos, selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, así como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades operativas. La alta gerencia reconoce normalmente que existe incertidumbre – que no se puede conocer con certeza cuándo, dónde y cómo ocurrirá un evento, existiendo factores internos y externos. La gerencia valora los eventos bajo perspectivas de probabilidad e impacto, con base en datos pasados internos y externos. Las respuestas al riesgo caen dentro de las categorías de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera apropiada las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de negocio. Identifica, captura y comunica información de fuentes internas y externas, en una forma y en una franja de tiempo que le permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades. Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante de evaluaciones separadas.

Nota: Adaptado de “Control interno y fraudes” por Estupiñán, (2013), p.66-70.

Estudio de las limitaciones de control interno. Tabla 5. Limitaciones del control interno Limitaciones Definición Costo vs. Beneficio El establecimiento de controles debe guardar una relación adecuada con la probabilidad de ocurrencia o materialidad de un riesgo y el efecto que puede provocar, el encargado de realizarlo debe estar familiarizado con el proceso completo de la toma de decisiones, centrar su atención en los propósitos de la decisión, los métodos de predicción, los modelos de decisión y los resultados alternos. Debilitamiento Puede ser afectado por la supervisión inadecuada y el entrenamiento insuficiente del personal, son los factores que producen rompimiento parcial o total de los controles y el cumplimiento de sus objetivos. • Falta de entendimiento de los controles. • Juicios erróneos. • Descuidos o distracción. • Personal temporal. • Implementación inadecuada de cambios y poco interés de la gerencia sobre lo apropiado. Omisión de controles por Debido a las amplias facultades y autoridad que tiene la gerencia, en ocasiones puede pasar parte de la gerencia por alto los controles, limitando con esto el cumplimiento de los objetivos. Colusión Cualquier control puede ser afectado cuando dos o más miembros de la organización realizan un acto deliberado para su rompimiento, por su parte el tratadista Pinkas Flint, agrega un componente importante a su definición al apuntar que “a diferencia del cártel, la colusión no exige necesariamente un acuerdo formal, ya sea declarado u oculto entre los miembros” Nota: Adaptado de “Control Interno, de auditoría y aseguramiento revisoría fiscal y gobierno corporativo”, por Montaño, (2014), p. 69.

Medios de obtener el control interno (componentes) El control interno varía mucho entre las organizaciones, según factores como el tamaño, sus operaciones y los objetivos. No obstante, ciertas características son esenciales para el buen control interno en las grandes empresas. El enfoque consiste en diseñar e implementar cinco componentes que al aplicarlos de una manera sistemática y disciplinada permita tener

22 efectividad y eficiencia en las operaciones, además de brindar confiabilidad de la información financiera y un correcto cumplimiento de las leyes (Estupiñán, 2013, p. 35). 2.1.3. Inventarios. 2.1.3.1.

Definición.

Según Mendìvil, (2016) se entiende el conjunto de mercancías y materias primas o materias cuya transformación y/o venta constituyen el objetivo principal de la empresa. En caso de las empresas comerciales, los inventarios están constituidos por las mercancías que adquieren para ser vendidas en simple labor de intermediarios. Se cargan por las compras y se acreditan por las ventas. (p. 136) Las existencias son activos que controla la empresa destinados a la venta en el curso normal de la explotación, transformación o utilización, directa o indirecta, en el proceso productivo o en la prestación de servicios, con un ciclo, por regla general, inferior a un año, y que cumplen las condiciones para la calificación de activo que define el Marco Conceptual de la Contabilidad (Sanchez & Alvarado, 2014, p. 241).

Un inventario por consiguiente es parte esencial en la creación y existencia de una entidad, ya que en ella se puede hacer un balance de cada uno de los bienes que dispone la empresa. 2.1.3.2.

Objetivos de los inventarios

Tabla 6. Objetivos que establecen los inventarios Objetivos Definición Verificar su existencia Es decir, que en la realidad existen materiales y mercancías con importe igual al saldo física de las cuentas relativas. Valuación Verificar dichas existencias se hayan valuado por métodos aceptables contablemente, aplicados de forma consistente que se hay establecido los castigos necesarios para deducir el costo de los inventarios defectuosos u obsoletos. Corrección aritmética Que las unidades en existencias multiplicadas por los valores unitarios asignados arrojen efectivamente el importe total que muestren. Limitación de la Cerciorarse de que no existan gravámenes u otros compromisos que limiten el uso o propiedad ventana irrestricta de los inventarios. Nota: Adaptado de “Elemento de la Auditoría” por V. Mendìvil, 2016, pág. 85.

2.1.3.3.

Métodos de valoración de inventarios.

El costo de las existencias o valoración de inventarios se asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o el Costo Medio Ponderado. La entidad utilizará la misma fórmula de costo para las existencias que tengan una naturaleza y uso similares dentro de la misma (Bravo, Contabilidad General, 2014).

Tomando en cuenta que el método fifo permite valorar los elementos dentro de la empresa, donde las primeras unidades serán las primeras en salir, debido a que se encuentran distintas partidas con precios de compra o adquisición distintas en momentos de compra distinta, y en

23 relación al método ponderado, permite determinar un precio unitario ponderado de los productos o elementos, donde se divide el costo total para su cantidad total. 2.1.3.4.

Ciclo de Inventario.

Según Arens J, Elder, & Beasley, (2007) afirma que el ciclo de inventarios está compuesto por varios procesos los cuales se detallan a continuación: Proceso de órdenes de compra El Comprende las existencias de mercancías para la venta de los términos del giro de la empresa, los inventarios en tránsito, los anticipos a proveedores, las estimaciones de existencias de mercancías obsoletas, dañadas y de lento movimiento, los métodos de valuación aplicados por la empresa sobre estos activos; así como los sistemas de control interno que se identifican con dichos conceptos (Sánchez, 2013, p. 122).

El ciclo de inventarios comienza con la adquisición de materias primas para la producción. Si las compras de inventarios se relacionan con materia prima para un fabricante o con productos terminados para un vendedor al detalle, es esencial que se conserven los controles adecuados sobre las compras. Las requisiciones de compra se utilizan para solicitar que el departamento de compra coloque órdenes para artículos de inventarios. Recepción Los materiales recibidos se deben inspeccionar en cantidad y calidad. El departamento de recepción prepara un informe de recepción que se convierte en parte de la documentación necesaria antes de efectuarse el pago. Después de la inspección, el material se envía al almacén, y los documentos de recepción o notificaciones electrónicas de recepción de productos generalmente se envían al departamento de compras, al almacén y al departamento de cuentas por pagar. El control y rendiciones de cuentas son necesarios para todas las transferencias.

Almacenamiento. A medida que el departamento de producción termina los productos, estos se depositan en el almacén en espera de su embarque. En compañías con buenos controles internos, los productos terminados se guardan bajo controles físicos en un área de acceso limitado.

2.1.3.5.

Tipos de inventarios.

Los tipos de inventarios que se usan de acuerdo a las necesidades de la empresa, dependiendo de sus funciones, objetivos y de lo que se quiera contabilizar, pueden ser:

24 Inventario de ciclo. Es relevante fácil estimar, el inventario del ciclo con los procesos de reabastecimiento (Q, ROP) y (T, OUL) lo cual es bueno porque a menudo el inventario de ciclo es un gran componente del inventario total, por lo que es un paso más cercano para la estimación de los requisitos de inventarios (Waller & Terry, 2017, p. 11).

Por consiguiente, un inventario de ciclo permite realizar un seguimiento del inventario, mediante tomas físicas de forma seguida, frecuente o regular, en lugar de que estas se realicen de forma anual o una vez por trimestre. Inventario de seguridad. Es el número esperado de unidades disponibles cuando llega el reabastecimiento y está disponible para su uso y es la cantidad promedio de inventario disponible, el inventario de seguridad histórico y el inventario de seguridad prospectivo puede diferir, el proceso calculado de reabastecimiento en el cálculo de inventario de seguridad es diferente del proceso real de reabastecimiento, la distribución calculada de la demanda es diferente de la distribución real o de la demanda es no estacionaria (Waller & Terry, 2017, p. 13).

Es necesario tomar en cuenta que hay gastos de transporte asociados con el inventario de seguridad, sin embargo, los costos de permanencia podrían ser mejor que el costo de no presentar al cliente el pedido. Inventario en tránsito. Es un inventario que no se almacena para su uso o venta posteriores si no que se encuentran ruta hacia un nodo de almacenamiento del inventario. El inventario en tránsito más evidente es el inventario que se encuentra en una unidad de transporte, como un camión, tren, barco o avión (Waller & Terry, 2017, pág.15).

Sin embargo, la administración del inventario implica determinar la cantidad del inventario el cual se debe mantener. Tabla 7. Factores del ambiente de control INTEGRIDAD Y VALORES la efectividad de control interno depende de la integridad y de los valores éticos ÉTICOS del personal que es responsable de crear, administrar y monitorear los sistemas para evitar que los empleados se dediquen a actos que serían considerados deshonestos, no éticos o ilegales. COMPROMISO DE SER Los empleados deben mantener las destrezas y conocimientos esenciales para el COMPETENTES desempeño de su trabajo. Si a los empleados les faltan destrezas o conocimiento, pueden ser ineficientes en la realización de los deberes asignados. JUNTA DIRECTIVA O El ambiente de control de una organización esta significativamente influido por la COMITÉ DE AUDITORÍA efectividad de la junta directiva o el comité de auditoría incluyen la medida de su independencia frente a la gerencia porque deben ser Auditores externos. Esto permite que sea efectiva la vigilancia de la calidad de los informes financieros de la organización y para disuadir a la gerencia de ignorar los controles e incurrir en fraude

25 FILOSOFÍA Y ESTILO OPERACIONAL DE LA GERENCIA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE LOS RECURSOS HUMANOS

Afecta la manera como la empresa es manejada, incluyendo el conjunto de riesgos normales e los negocios. Una estructura organizacional bien diseñada proporciona una base para la planificación, la dirección y las operaciones de control. Esta divide la autoridad y las responsabilidades de cada miembro de la organización. Las características del personal influyen en la eficiencia del control interno. Así pues, las políticas y prácticas influyen mucho en la idoneidad del ambiente de control, un ejemplo; los criterios para contratar a los más calificados serian la experiencia y escolaridad.

Fuente: Whittington, R., & Pany, K. (2000). Auditoría. Bogotá: McGraw-Hill.

2.1.3.6.

Normativa. Normas Internacionales de Contabilidad 2 Inventarios.

Según la (NIC 2) los Inventarios son activos: •

Mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la operación; son activos:

•

En proceso de producción con vistas a esa venta; o

•

En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios. Medición de los inventarios.

2.1.3.6.2.1.

Costos de adquisición

El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición. (Estupiñán, 2013, p. 55).

2.1.3.6.2.2.

Costos de transformación

Según las (NIC 2) afirma que los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados.

3. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 3.1. Enfoque, diseño y tipo de investigación. 3.1.1. Enfoques de la investigación. 3.1.1.1.

Cualitativo

Según Hernández, Fernández & Bautista (2014) el enfoque cualitativo se guía por áreas o temas significativos de investigaciones. Sin embargo, el lugar de que la claridad sobre las preguntas de investigación e hipótesis procede a la recolección y el análisis de datos, los estudios cualitativos pueden desarrollar preguntas e hipótesis ante, durante o después de la recolección y el análisis de datos (p. 7).

Se llevó acabo el enfoque cualitativo debido que se realizó un estudio hacia las inconsistencias de la empresa, estos datos se recolectaron a través de una investigación mediante una entrevista con la versión del administrador/a. 3.1.1.2.

Cuantitativo

El enfoque cuantitativo representa a un conjunto de procesos, es secuencial y probatorio, cada etapa procede a la siguiente y no se puede brincar o aludir pasos, el orden es riguroso, usa la recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías. (Hernández, Fernández, & Bautista, 2014, p. 4)

se utilizó el enfoque cuantitativo puesto que se realizó una recopilación de datos mediante encuestas, las mismas que se tabularon en su respectivo momento, y a su vez se aplicaron cuestionarios acerca del control interno. 3.1.2. Diseño 3.1.2.1.

Diseño No experimental

En el trabajo de investigación que se desarrolló en la Comercializadora, se utilizó el diseño no experimental debido que no se procedió a manipular las variables, se inclina más a un estudio cuantitativo como la opinión de encuestas. 3.1.3. Tipo de investigación. 3.1.3.1.

Descriptiva

Consistió en describir, detallar y especificar los procesos a los cuales se someterán al

27 análisis, se interpretará las variables de investigación los antecedentes, mediante la ayuda de técnicas e instrumentos que nos facilite información real y verídica para dar solución al problema en la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A.

3.2. Población y muestra 3.2.1. Población La población que se estableció en el presente proyecto fue la Comercializadora Ruiz & Asociados, de la cual se obtuvo acceso a información que será proporcionada por el propietario, contador y trabajadores o colaboradores, los cuales se detalla a continuación:

Tabla 8. Población Grupos Administrador Contador externo Despachador Bodeguero Proveedores Clientes mayoristas Total

N° 1 1 1 1 20 15 39

Nota fuente: Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI

A toda la población se le aplicó instrumentos de recolección de datos como es la entrevista al gerente propietario, las encuestas a los clientes y proveedores y el cuestionario a los colaboradores (cobrador, secretario, bodeguero y chofer). 3.2.2. Operacionalización de las variables Variables

Dimensión/es operacional COSO II

Variable independiente: Control interno

Indicador Nivel de confianza Muestra Componentes Del coso

Compras Variable dependiente: Gestión de inventario

Almacenamiento

Calidad de pedidos Certificación de proveedores Control de Materia Prima Materia Prima en bodega Rotación de inventario

Ventas Velocidad de rotación del activo

Movilidad de los inventarios Nota fuente: Operacionalización de variables independiente y dependiente

3.3. Técnicas e instrumentos de recogida de datos 3.3.1. Entrevista La entrevista estuvo dirigida al Administrador de la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI para adquirir información relacionada al tema de investigación y determinar la problemática existente desde un punto cualitativo mediante un cuestionario de preguntas abiertas. 3.3.2. Encuesta La encuesta estuvo inclinada a los proveedores que posee la empresa y colaboradores de la empresa para conseguir información necesaria y a su vez adquirir criterios significativos sobre el tema, la información obtenida será tabulada y presentada de una manera técnica y eficaz que servirá como soporte para el trabajo de investigación. A través de un cuestionario de preguntas cerradas. 3.3.3. Técnicas de análisis de datos 3.3.3.1.

Análisis de datos Cuantitativos.

Se consideró utilizar una estadística descriptiva la cual permite analizar, obtener y simplificar la información que se necesitará para la media, mediana y porcentajes de la información. De la misma manera se añadió el programa estadístico SPSS debido que facilitará el análisis mediante tablas y gráficas estadísticas. 3.3.3.2.

Análisis de datos Cualitativos

Los datos cualitativos fueron recolectados mediante la entrevista que se aplicó al administrador de la Comercializadora y al contador externo, de igual manera se recolectará información con encuestas a los demás miembros de la comercializadora, con el fin de obtener información sobre las debilidades que posee en el área de inventarios.

4. RESULTADOS 4.1. Análisis de los instrumentos aplicados a los actores internos y externos de la Comercializadora RUZI S.A. Para poder conocer los problemas de la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A se procedió a realizar entrevistas a la administradora, contadora y encuestas dirigidas a los clientes y proveedores, con la finalidad de tener en claro las situaciones que afectan a la gestión de inventarios de la empresa. Mediante las entrevistas se pudo constatar que la Comercializadora maneja sus procesos de manera empírica, no cuenta con un organigrama definido estructural, tampoco tiene establecido políticas y procedimientos para la contratación de personal en un 100%, debido a que mucho de los integrantes son ingresados bajo recomendación o por orden del Gerente general. Referente a las actividades que cada empleado debe cumplir, no todos tienen actividades fijas, es por ello que la mayoría de clientes indican que existe una descoordinación entre el bodeguero y el personal de ventas para la entrega de mercadería, debido a esto se presentan duplicidad de funciones, se tienen establecidos horarios de entrada, pero a causa de la desorganización de abastecimiento de mercadería a veces suelen quedarse un poco más de lo establecido hasta terminar de desembarcar. Referente a la entrevista realizada a la Contadora externa, indica que la empresa posee un sistema contable incompleto a ciertas necesidades, y no existe una capacitación adecuada del mismo por lo que presenta una desorganización, además existe un elevado riesgo de vulnerabilidad de seguridad, puesto que la realización de inventarios se genera en documentos Excel, por lo que toca realizar procesos adicionales, esto genera ineficiencias entre las cantidades existentes y las que se encuentran registradas en la base de datos, porque pueden ser manipuladas. Con relación a los registros contables sobre los movimientos del inventario, las facturas se las envían al contador para que proceda a realizar las respectivas declaraciones mensuales, las facturas son ingresadas al sistema solo para fines tributarios, no se ha estipulado ninguna política con relación al deterioro, el contador en ciertas ocasiones participa en tomas físicas generales del inventario. La administradora es la encargada de realizar las compras o a su vez es la única persona en cancelar los pedidos, es por ello que muchos proveedores se sienten insatisfechos con la forma de cancelación ya que no se realizan los pagos en los días establecidos.

4.2. Obtener información de los procesos de la gestión de inventarios con los que trabaja actualmente la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A. Con relación al primer objetivo, es necesario obtener información para realizar la descripción de los procesos que actualmente maneja la Comercializadora Ruiz en relación a sus inventarios, para aquello se realizó un programa de auditoría donde se describe los objetivos y en el cual se identificarán las áreas con riesgo (revisar anexo 1) Elaborado por:

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A

Fecha:

DJMP

09--01-20

PRINCIPALES ACTIVIDADES Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

J.4.

2/5

Objetivo: Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de compra, venta y almacenamiento de la mercadería.

RELEVAMIENTO La Comercializadora Ruiz no cuenta con procesos eficientes para compras, debido a que no existe un seguimiento en cuanto a la mercadería, incluso el 55% de la mercadería que se compra es porque es nueva, y lo que en ciertos casos se anota para pedir debido a un stock 0, no hay inventarios seguidos, por lo que en un 60% no concuerda el físico con lo que indica el sistema, la administradora determina si existe la necesidad de adquirir ciertos productos, una vez revisado la orden de pedido y siendo esta aprobada, se contactan con el proveedor para realizar la respectiva compra, disponibilidad del producto y tiempo de entrega de los mismos. Para el proceso de recepción y almacenamiento, el Proveedor con anticipación contacta con el encargo de compra de la empresa, para que este indique al bodeguero acerca del pedido, y poder recibir sin inconveniente la mercadería, se imprime la orden de pedido y se corrobora con la factura entregada por el proveedor, si es correcto, el bodeguero procede a recibir en la sucursal de Ciudad Verde, una vez recibida la mercadería, el bodeguero es encargado de enviar y distribuir a las sucursales, la mayor falencia en la distribución es que no siempre se envía lo que cada sucursal solicita, y eso implica una desorganización y desorden en las bodegas de cada sucursal. La Comercializadora Ruiz para realizar una venta, inicia cuando el cliente recorre el almacén, debido a que es auto servicio elige los productos que requiere, en el caso de que necesite más unidades recurre al vendedor para que este pueda revisar el stock y cubrir la necesidad del cliente, el cliente se acerca a cancelar en caja, el cajero solicita los datos completos, si el cliente es un cliente con crédito, tiene la opción de cubrir un cupo asignado de compra, en el caso de que no sea así, el cajero tiene la opción de cobrarlo en efectivo, con tarjeta de crédito o débito, por lo general los clientes con crédito, residen en la Urb. Ciudad Verde y tienen convenio con el Gerente General y la empresa, una vez establecido la forma de pago el cliente cancela y procede a retirar sus productos.

Fuente: Entrevista a Administradora de la empresa.

Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

4.3. Identificar las ĂĄreas mĂĄs crĂticas en la gestiĂłn de los inventarios en la empresa.

Elaborado por: Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A

Fecha:

DJMP 28-12-19

MATRIZ DE RIESGO Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

1/2

Objetivo: Determinar lo siguiente: â&#x20AC;˘ La matriz del nivel de confianza y riesgo que presenta la gestiĂłn de inventarios. â&#x20AC;˘ establecer la muestra representativa a aplica â&#x20AC;˘ nivel de confianza que presenta cada componente del COSO II

RELEVAMIENTO a)

La matriz del nivel de confianza y riesgo que presenta la gestiĂłn de inventarios. NIVEL DE CONFIANZA BAJO 00% - 50% MEDIO 51% - 75% ALTO 76% - 95%

PUNTAJE 63.98%

NIVEL DE RIESGO 3 ALTO 2 MODERADO 1 BAJO

b) establecer la muestra representativa a aplica â&#x20AC;˘ gracias a los resultados obtenidos en el literal a, se puede identificar que la Comercializadora Ruiz & Asociados cuenta con un porcentaje del 63.98% respecto a su nivel de confianza existente y un nivel de riesgo moderado con una calificaciĂłn de 2. â&#x20AC;˘ Realizando la fĂłrmula predeterminada, da como resultado que se tendrĂa que revisar debido a las falencias encontradas.

Muestra =

đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;§đ?&#x2018;&#x17D;

Componentes Ambiente Control Establecimiento de Ob. IdentificaciĂłn de Riesgo EvaluaciĂłn de Riesgo Respuesta Riesgo Actividades de control InformaciĂłn control Monitoreo TOTAL

đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;§đ?&#x2018;&#x17D;

% 18 7 15 4 7 9 10 7 77

PonderaciĂłn 25% 10% 20% 5% 7.5% 12.50% 10% 10% 100%

2 0.5

= 40

CalificaciĂłn 72% 70% 75% 80% 93% 72% 100% 100%

Riesgo MODERADO MODERADO MODERADO BAJO BAJO MODERADO BAJO BAJO

NĂşmero 2 2 2 1 1 2 1 1

Fuente: Entrevista a Administradora de la empresa.

Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena GarcĂa

4.4. Realizar pruebas de inventarios aleatorios para la identificación de problemas en el sistema de control interno a la gestión de inventarios de la empresa. El tercer objetivo tiene como fin realizar pruebas de inventarios para identificar problemas en el sistema de control interno a la gestión de inventarios, para lo cual se realizó el programa de evaluación con el propósito de corroborar el correcto archivo de las facturas de compra con su respectivo registro en el sistema, generar conteos físicos aleatorios del inventario y comprobar el cumplimento de la salida de la mercadería tomando en cuenta todos los parámetros. Revisar anexo 21 DJMP

Elaborado por:

28-12-19

Fecha:

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A HALLAZGOS Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

Objetivo: Determinar los hallazgos dentro del proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería acorde a las políticas establecidas.

RELEVAMIENTO HALLAZGOS

COMPRAS

CONDICIÓN Se analizó mediante la revisión de facturas que la Comercializadora registra todas sus facturas con el sistema, dando como resultados el 100% de cumplimiento, pero el 15% de estas compras están siendo respaldadas con órdenes de compra.

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

Según el Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos El sistema con el que cuenta La complementarios Art. 41. Los Comercializadora no exige No existe respaldo total de los comprobantes de venta, documentos ordenes de compras al ingreso pedidos debido a que no todas complementarios y comprobantes de de cada factura por lo que es las facturas están respaldadas retención, deberán conservarse durante el irrelevante la utilización de con órdenes de compra plazo mínimo de 7 años, de acuerdo a lo dichas ordenes en ciertas establecido en el Código Tributario ocasiones por el factor tiempo. respecto de los plazos de prescripción.

ALMACENAMIENTO

Mediante el presente informe se constató que solo el 65% de la la NIC 2 indica que se debe registrar toda mercadería recibida de otra transacción ya sea entrada o salida de no se completa el proceso de existe una diferencia de $104.43 sucursal cuenta con el respaldo de inventario para determinar un valor ingreso de la mercadería debido por productos intrcambiados y Aprobado, el 5% se mantiene en razonable, Se tiene como política de la a que quedan unicamente en mal ingresados al momento de estado Enviado, y mientras no se empresa tener actualizado las cantidades estado Enviado realizar la transferencia. apruebe no se sumará al inventario existentes en bodega y según actual

VENTAS

El método de valoración permanente el 100% de las facturas cumplen debido a que algunos clientes afirma que toda mercadería debe ser ciertos clientes suelen atrasarse con lo establecido en cuanto a su son conocidos por el Gerente registrada y dada de baja, el art. 19 del en sus pagos, y toca siempre secuencia, pero no se está general, se les concede ciertos reglamento del SRI establece que toda estarles llamando para que cumpliendo con las políticas en créditos, sobrepasando el factura debe ser llenada correctamente los puedan cubrir sus deudas,según cuanto al crédito y tiempo de incumplimiento de las políticas rubros de los comprobantes de ventas lo que indica el sistema. consumo para aplicar al mismo. establecidas (variables).

Fuente: Entrevista a Administradora de la empresa.

Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

4.5. Comunicar los resultados obtenidos en la evaluación del sistema de control interno. El cuarto objetivo tiene como fin presentar un informe donde se detalle los hallazgos encontrados, además, incluir procedimientos y reportes que serán recomendados para mejorar el control interno de la gestión de inventario, cabe recalcar que será aplicado en el área de compras almacenamiento & recepción y ventas. 4.5.1. Área de compras: Esta evaluación se realizó con una muestra de 40 transacciones tomando en cuenta las compras de los proveedores más recurrentes, que su revisión fue con el fin de constatar el cumplimiento de sus operaciones, se encontró que el 85% de sus compras no son respaldadas con las respectivas órdenes de compra, si cuenta con un correcto registro de cada factura física al sistema, sin embargo, el 5% de los resultados indicaron que hubieron retenciones no fueron identificadas junto a su factura correspondiente. 4.5.2. Área de almacenamiento: En base a una muestra de 40 productos en el área de bodega y cuarto frio se encontró una diferencia de -65 unidades en lo que respecta a productos cárnicos y productos de hogar, dando como resultado un faltante de inventario de $104.43 como parte de una pequeña muestra en relación a la gran cantidad de productos que dispone la comercializadora; esto se constató mediante el conteo físico y el respaldo a la fecha de lo registrado en el sistema Dobra Empresarial. Adicional se realizó un seguimiento de las diferencias encontradas en el almacenamiento, y se pudo constatar que no se están realizando las transferencias con los códigos adecuados, por lo que se generan cruces de productos, y en ciertos casos faltantes por no terminar el proceso de recepción en cuanto a transferencias entre bodega. 4.5.3. Área de ventas: Mediante una muestra de 40 transacciones en el área de ventas, se constató que el 100% de sus facturas si cumplen con las variables establecidas en las políticas (secuencia de facturación, recepción de retenciones, nombre del cliente, fecha.) pero no se está cumpliendo con el correcto proceso en cuanto a las políticas de crédito para clientes mayoristas debido a que se está mesclando las relaciones personales con los estatutos establecidos, en la Comercializadora no se realiza además, un control debido de las entradas y salidas de la

34 mercadería, es decir suelen cruzar los códigos al momento de realizar las ventas por lo que en ciertos casos hay faltantes y sobrantes de la mercadería.

5. DISCUSIÓN En el presente trabajo de titulación que se realizó en la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. , se generó una investigación detallada con las respectivas políticas y procedimientos establecidos en los procesos de compra, recepción, almacenamiento y venta de la mercadería , la misma información que fue detallada por los actores internos y externos de la empresa; los cuales aportaron con la información suficiente para conocer el giro del negocio, y cada uno de los procesos que se realizan en el ciclo de inventarios. Al momento de evaluar y verificar la situación actual del inventario en la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A, se pudo verificar y evidenciar que los procesos que realizan en la empresa no son los debidamente apropiados para llevar un correcto manejo de inventarios, debido que al tener un sistema contable nuevo, se desconoce ciertas opciones y en ciertos casos no se las utiliza para respaldar cada proceso por falta de conocimiento del mismo, además, se evidenció que no cuentan con un organigrama debidamente estructurado, lo que ocasiona que exista una duplicidad de funciones y todos realicen casi las mismas tareas dejando a un lado las responsabilidades y controles de ciertas áreas importantes como lo es la bodega, y asimismo reflejando inconvenientes en los procesos que realiza la Comercializadora. Al momento de realizar la evaluación al sistema de control interno de la gestión de inventarios, se determinó que los procesos evaluados alcanzaron un nivel de confianza del 63.98% y un nivel de riesgo moderado, dando como resultado que la empresa debe revisar ciertas áreas en las que presenta falencias. Puesto a que, la forma de ingreso de facturas no se lleva correctamente por parte de la persona encargada de compras, debido a que no tiene una organización adecuada en cuanto a sus actividades, y esto genera inconsistencia dentro de esta área. Debido a que no existe un protocolo establecido con el personal de la empresa que permita cumplir dichas actividades, en cuanto a la recepción y almacenamiento de la mercadería, ciertos trabajadores tienen el libre acceso a la bodega, y esto genera un desfaz en

35 cuanto a la organización y distribución de la misma, ocasionando que la persona encargada de la bodega no pueda responsabilizarse al 100% de sus actividades. Por consiguiente, para el registro y control de las salidas de los productos dentro de la empresa, el antiguo sistema contable permitía facturar productos con stock cero o que no estaban debidamente registrados, lo cual al cambiarse al nuevo software; la Comercializadora tuvo que extraer todo el inventario en un documento Excel por partes para poder ser este cargado e ingresado al mismo, lo que no entregaba un inventario real de la empresa. Como ciertos procesos dentro de la empresa eran modificables en fecha, en ingresos de facturas y transferencias, estos se los realizaba con 2 o 3 días de retraso; muchas veces el producto ya no estaba disponible porque ya se había vendido. Cuando se realizó la toma física de los productos como parte de la investigación tomando en cuenta la muestra establecida se encontró diferencias entre la información que presentó el sistema con los datos reales, siendo pocos los productos que estaban bien registrados. Una vez realizada la evaluación del control interno en los procesos de compra, recepción, almacenamiento y venta de la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A, se procede a presentar el debido informe redactando cada una las inconsistencias y falencias que se encontraron en las distintas áreas y procesos, para que se pueda aplicar las recomendaciones dadas, y así obtener mejores resultados para beneficio de la misma.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Para conocer un poco más a fondo sobre cuáles son las áreas más críticas que maneja la Comercializadora se basó en la aplicación del cuestionario COSO ERM II, dando a conocer las deficiencias que llevan en el manejo del control de inventario, ingresos y egresos de su mercadería, obteniendo como resultado un nivel de riesgo medio de todos sus componentes. Acorde con la información obtenida en la entrevista que se realizó a la administradora, se pudo constatar que no posee un organigrama estructural establecido, realizando así cada uno de los trabajadores sus actividades de forma empírica, disponen de políticas establecidas en el área de compra, recepción, almacenamiento y venta, pero en ciertos casos no se cumplen y no se están llevando a cabo al 100%, no cuenta con un manual de funciones que permita evitar la duplicidad de actividades entre los trabajadores, además, la persona encargada de compras, no genera al 100% las órdenes de compras ante los pedidos con los proveedores, ocasionando así que en ciertos casos no cuente con los respaldos en digital de los productos solicitados. Al momento de realizar la toma física del inventario se constató que la Comercializadora no lleva un correcto control de los inventarios, ya que los resultados fueron erróneos debido a que ciertos códigos estaban cruzados, o no estaban correctamente ingresados ni respaldados con su respectiva aprobación de las transferencias, tanto en envío como en recepción debido a la falta de conocimiento sobre el manejo del software por parte del personal encargado. Finalmente, se pudo determinar que uno de los errores más videntes fue el cambio inadecuado de un sistema empírico a un nuevo sistema sin las debidas capacitaciones a los trabajadores, esto provoca un inadecuado registro en las entradas y salidas de los productos y hasta el momento debido a todas las actividades que se realizan a diario, el sistema no genera un inventario real actual valorizado. Una vez realizadas las conclusiones de este trabajo se recomienda lo siguiente: Evaluar constantemente el cumplimiento de las metas mensuales de ventas por sucursales, los procesos del registro de inventario utilizando el COSO ERM para disminuir las falencias en la administración de la gestión de inventarios, teniendo siempre y cuando la mercadería codificada y debidamente ingresada diariamente.

37 Para disminuir las falencias se considera implementar a la Comercializadora Ruiz el manejo de políticas y manual de funciones para así evitar la duplicidad de las mismas y tiempos ocios entre los trabajadores, y asimismo exigir el correcto uso y aprobación de las transferencias entre bodegas, de tal forma que permita exigir a la persona encargada de la recepción y almacenamiento de la mercadería, el total cumplimiento de sus actividades, y responsabilizarse por completo de la bodega, evitando inconsistencias en cuanto a la desorganización de los productos, o mal uso del sistema actual que presenta la Comercializadora. Es estrictamente necesario solicitar la respectiva capacitación para todos los trabajadores a los dueños del nuevo sistema contable, para que estos puedan indicar qué opciones dispone el mismo, y los trabajadores puedan despejar todas las dudas, y así cada una de las opciones poder utilizarlas diariamente en sus actividades. Se recomiendo que la persona encargada de compras, realice las órdenes respectivas en cada transacción con los distintos proveedores, para tener un debido respaldo de lo que se está solicitando y no únicamente cuando el monto supera los $5000,00 esto ayudará a tener un mejor control de pedidos de productos necesarios evitando un sobre stock en la Comercializadora y sobre todo para no presentar ningún inconveniente con los proveedores en cuanto a abuso de cantidades enviadas.

7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Agenda de Igualdad. (2015). Gad Municipal de Santo Domingo. Obtenido de www.santodomingo.gob.ec Arciniegas, G. (2013). Modelo de gestión de inventarios para empresas comerciales de la ciudad de ibarra, provincia de Imbabura. Revista de invetsigación y cultura, 2(2), 1126. Obtenido de http://www.redalyc.org/pdf/5217/521752181003.pdf Balseca,

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39 Montaño, E. (2014). Control Interno, auditoría y aseguramiento revisoría fiscal y gobierno corporativo. Colombia : Colección de Ciencias Sociales . NIC

(s.f.).

Obtenido

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https://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/con_nor_co/vigentes/nic/2_NIC.pdf Pallerola, J., & Monfort, E. (2013). Auditoría. España: Starbook. Salas, K., Mejía, H., & Acevedo, J. (2 de junio de 2017). Metodología de Gestión de Inventarios para determinar los niveles de integración y colaboración en una cadena de suministro. Ingeniare. Revista chilena de ingeniería , 25. Recuperado el 18 de octubre de 2018, de http://www.redalyc.org/pdf/772/77252418014.pdf Sanchez, J., & Alvarado, M. (2014). Teoria y practica de la auditoría I. Madrid-España: Piramide. Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo [SENPLADES]. (2017). Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021 Toda una Vida de Ecuador. Quito, Ecuador: SENPLADES. Obtenido de Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021 Toda una Vida de Ecuador: https://observatorioplanificacion.cepal.org/es/planes/plan-nacional-de-desarrollo2017-2021-toda-una-vida-de-ecuador SEMPLADES. (2017). Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021.Quito Waller, M., & Terry, E. (2017). Administraciòn de inventarios. Mexico: Pearson .

8. ANEXOS Anexo 1. Cronograma 2019 N.-ACT. 1 2 3 4 5 6 7 8

CRONOGRAMA

2020

JUNIO JULIO AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JULIO AGOSTO

Desarrollo del Plan Ejecuciรณn del Proyecto Elaboraciรณn del marco teรณrico Aplicaciรณn de instrumentos Elaboraciรณn de la propuesta de intervenciรณn Constataciรณn de los resultados Elaboraciรณn del informe final de tesis Disertaciรณn del grado

Anexo 2 Presupuesto

Recursos

Valor total

Valor unitario

Cantidad

USD

GASTOS Humano Estudiantes

Costos Operacionales (materiales) Resma de papel. Copias Carpetas Transporte Comida Anillados de borradores

1500

0.005

180

0.05

7.5 9

0.35

1.75

0.4

2.25

Inversiones (tecnolรณgicos) Computadora

500

Impresora

250

Cartuchos Tinta

Pen drive

132

Gestiรณn (mes) Internet

0 Reproducciรณn de escritos Informe Final (Anillado)

Cdยดs

0.5

Subtotal

25 3 1086.25

Imprevistos 5%

54.31

TOTAL:

1,140.56 INGRESOS

Fuente de Ingresos Recursos propios IECE TOTAL:

1140.5625 0 1,140.56

41 Anexo 3. Carta de autorizaciรณn

42 Anexo 4 Programa de planificación de la Auditoría

Cliente: Comercializadora Ruiz & Asociados S.A. ° Procedimientos 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

1.1.

1.2. 32 2.1. 3 3.1.

3.2.

3.3.

Ref.

Periodo: 2019 Responsable

Solicitar por escrito la documentación que exista en la Comercializadora Ruiz & Asociados y sea de gran importancia para la J.1. realización del trabajo, (Políticas de compra, recepción, almacenamiento y ventas de la comercializadora). Se obtuvo información sobre la estructura operativa de la Comercializadora Ruiz & Asociados, las unidades relacionadas con la J.2. prestación de los servicios y la administración existente. PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES Se Identificó las políticas, prácticas contables que mantiene la Comercializadora Ruiz & J.3. Asociados y detallar cada una de ellas. PRINCIPALES ACTIVIDADES Se describió las políticas de compras, almacenamiento y ventas de la J.4. Comercializadora. Se realizó una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de J.5. compra, venta y almacenamiento de la mercadería. En base al 3.1. se elaboró el flujograma del proceso compras, almacenamiento y ventas

J.6.

REF. DOC.

Fecha

DJMP

ANEXO 5

28/12/2019

DJMP

ANEXO 6

06/01/2020

DJMP

ANEXO 7

09/01/2020

DJMP

ANEXO 8

15/01/2020

DJMP

15/01/2020 ANEXO 9 ANEXO 10 ANEXO 11

15/01/2020

43 Anexo 5. Conocimiento de la empresa

Anexo 6. Organigrama de la empresa Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

Fecha:

28-12-19

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

J.1

1/2

Objetivo: Solicitar por escrito la documentación que exista en la Comercializadora Ruiz & Asociados y sea de gran importancia para la realización del trabajo, (Políticas de compra, recepción, almacenamiento y ventas de la comercializadora).

Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

Fecha:

06-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

J.2

2/2

Objetivo: Obtener información sobre la estructura operativa de la Comercializadora Ruiz & Asociados, las unidades relacionadas con la prestación de los servicios y la administración existente.

RELEVAMIENTO

RELEVAMIENTO Santo Domingo, 28 de diciembre del 2019 Señora

Gerente Propietario

Ing. Maira Vargas

Administradora Administradora Comercializadora Ruiz & Asociado.

Contador Externo

Presente. Reciba un cordial saludo de quienes formamos parte del equipo de trabajo de auditoría. Actualmente nos encontramos realizando una evaluación de control interno, titulada: “Evaluación de Control Interno a la Gestión de Inventarios en la Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A, Santo Domingo, 2019”; por tal motivo, solicito de la manera más amable, se nos facilite la siguiente información, únicamente será utilizada con fines académicos: • • • • •

Políticas y procedimientos para el registro del control del inventario. Facturas y comprobantes de retención Catálogo de clientes mayoristas Catálogo de proveedores Órdenes de pedido.

Vendedor 1

Vendedor 2

Vendedor 3

Bodeguero

La comercializadora en si no posee una estructura operativa definida, pero de acuerdo con la información brindada por la Administradora se estableció el siguiente organigrama.

de ante mano agradecemos su atención, esperando una pronta respuesta favorable

Fuente: Entrevista a Administradora de la empresa. Fuente: Entrevista a Administradora de la empresa. Elaborado por: Diego Morales Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

44 Anexo 7. políticas y prácticas contables

Anexo 8. Políticas de compra, almacenamiento y venta Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES

Fecha:

09-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

J.3

1/5

Objetivo: Identificar las prácticas contables que mantiene la Comercializadora

RELEVAMIENTO REGISTRO DE COMPRAS •

Se cotizan precios, disponibilidad, tiempo de entrega.

•

Se registra las cantidades de mercadería solicitadas.

•

Acuerdo de pagos crédito o al contado.

•

En el sistema Dobra se registra la fecha de compra y la fecha que se debe cancelar. REGISTRO DE ALMACENAMIENTO Y RECEPCIÓN

•

Limpieza del espacio.

•

Ubica la mercadería antigua encima de la nueva.

•

Se registra después que se descarga la mercadería. Se hace toma física de los inventarios de toda la mercadería. REGISTRO DE VENTAS

•

Se considera precio de mercado

•

Se registra en la base de datos las salidas que se hacen diariamente.

•

Archivo de las facturas.

•

Entrega de facturas al contador.

•

Se da crédito a las personas o establecimientos que sobrepasen de los 700

•

No puede exceder más de dos facturas vencidas

•

El crédito es de 15 días.

Fuente: Entrevista a Administradora de la empresa. Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. PRINCIPALES ACTIVIDADES

Fecha:

15-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

J.4

2/5

Objetivo: Describir las políticas de compra, almacenamiento y recepción y venta

RELEVAMIENTO POLÍTICAS DE COMPRAS: •Mantener actualizada información de base de datos de proveedores: direcciones, lista de precios teléfonos, contactos. •En el caso de tratarse de nuevos proveedores estos no deberán tener vínculos por consanguinidad o afinidad con la persona encargada de compras ya sean en caso de clientes locales o de otras ciudades. •Todos los requerimientos de compra únicamente deberán ser revisados por la Administración y luego ser aprobados por el Gerente general, caso contrario no se procederá con la firma para el pago de proveedores. En caso de no cumplir con esta disposición, la responsabilidad recaerá sobre el Administrador. •Se deberá realizar una orden de compra generada en el sistema debidamente firmada por el/la administrador/a como confirmación de aceptación del pedido. POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO: •Para la entrega de mercadería de la bodega general debe realizarse un egreso de bodega debidamente firmado por la persona que recibe la mercadería y el proveedor. •Todo ingreso de mercadería por compras locales debe estar soportado por la factura de compra, la orden de compra y el ingreso a la bodega, que da la aceptación de que se ha recibido correctamente la mercadería. •La bodega debe mantenerse siempre en orden, y clasificado según su categoría. •Toda mercadería distribuida a sucursal debe estar respaldada por respectiva transferencia entre sucursales y firmada de quien entrega y quien recibe. POLÍTICAS DE VENTAS: •Para otorgar créditos a un cliente, debe tener una cuenta en la Coop. De ahorro Credisocio o residir en la Urb. Ciudad Verde y tener compras de contado continuas por más de un año, para previa revisión y análisis del mismo. •Clientes que tengan créditos y no cumplan con sus pagos puntuales automáticamente perderán su beneficio. •La base de datos de clientes mayoristas deberá siempre estar actualizada, lo debe realizar la administradora. •Únicamente se aceptarán devoluciones por problemas de calidad de producto, o por el NO cumplimento con las especificaciones descritas en el pedido del cliente y esto autorizará el Administrador.

Fuente: Entrevista a Administradora de la empresa. Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

45 Anexo 9. Papel de trabajo J.6.1 Flujograma de Compras

Anexo 10. Papel de trabajo J.6.2 Flujograma de Almacenamiento

46 Anexo 11. Flujograma de Ventas

Anexo 12. Marcas Auditoría Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. MARCAS DE AUDITORÍA

Fecha:

16-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

P.1

1/1

Objetivo: Establecer las marcas de Auditoría.

RELEVAMIENTO

MARCAS √ ∑

SIGNIFICADO Verificado Sumatoria Revisado y Cruzado

Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

47 Anexo 13. Cuestionario Control Interno

Anexo 14. Cuestionario Control Interno Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. CUESTIONARIO CONTROL INTERNO

Fecha:

17-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

C.1

1/5

Objetivo: Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario COSO II ERM.

Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. CUESTIONARIO CONTROL INTERNO

Fecha:

17-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

C.2

2/5

Objetivo: Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario COSO II ERM

RELEVAMIENTO

RELEVAMIENTO SI=3 N

PREGUNTAS

¿La relación que existen entre la empresa, trabajadores, clientes se basa en valores éticos? ¿Existe un manual de procedimientos que describa lo relacionado con la autorización, registro control y responsabilidades en cuanto a Inventarios? ¿Está usted de acuerdo que la empresa contrata personal con un perfil acorde al puesto vacante? el administrador/a de la sucursal promueve la eficiencia y eficacia en las actividades ejecutadas bajo principios éticos? ¿El personal de la Comercializadora conoce la estructura organizacional de la sucursal?

CP=2 NO=1

CP%

OBSERVACIONES

PREGUNTAS

¿La empresa cuenta con Misión, Visión y objetivos organizacionales? ¿La empresa se ha establecido objetivos enfocados a los inventarios? ¿La empresa establece un máximo y mínimo para solicitar productos? ¿El inventario de mercadería es planificado y controlado oportunamente?

3 4 5

2.50%

1.66%

2.50%

0.83%

2.50%

0.83%

2.50%

1.66%

2.50%

1.66%

2.50%

1.66%

2.50%

0.83%

SUMAN

10%

5.81%

2.50% 2.50%

La persona más antigua

2.50%

0.83%

¿El personal recibe cursos de capacitación por parte de la empresa en cuanto atención al cliente y ventas? ¿Conocen las funciones específicas del cargo que desempeñan? ¿Se permite que se extiendan los horarios de trabajo en caso de recepción de mercadería?

2.50%

1.66%

2.50%

1.66%

2.50%

¿Cuenta la Comercializadora con un reglamento interno?

2.50%

0.83%

SUM AN

25%

14.96%

Elaborado por: Diego Morales

CP%

OBSERVACIONES

No se realizan inventarios aleatorios

INDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

1.66%

2.50%

¿La empresa cuenta con el personal adecuado, encargado de la bodega?

14 3

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

AMBIENTE DE CONTROL

SI=3 CP=2 NO=1

tiene parte de responsabilidad

Supervisado por: Mg. Ximena García

16 17 18 19 20

¿El sistema que utiliza la empresa está acorde con la información real sobre la existencia de inventarios? ¿Las compras son debidamente autorizadas? ¿La Comercializadora evalúa el desempeño del personal encargado de los inventarios? ¿Se utiliza documentación necesaria para el movimiento interno de los inventarios? ¿Solo el personal encargado de bodega tiene acceso a la misma? ¿La entrega de su producto es mediante órdenes de compra?

Elaborado por: Diego Morales

2.50%

0.83%

2.50%

0.83%

2.50%

1.66%

2.50%

0.83%

2.50%

No se evalúa al personal

Supervisado por: Mg. Ximena García

48 Anexo 15. Cuestionario Control Interno

Anexo 16. Cuestionario Control Interno Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. CUESTIONARIO CONTROL INTERNO

Fecha:

17-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

C.3

3/5

Objetivo: Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario COSO II ERM.

Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. CUESTIONARIO CONTROL INTERNO

Fecha:

17-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

C.4

4/5

Objetivo: Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario COSO II ERM

RELEVAMIENTO

SI=3

S I=3 N

PREGUNTAS

CP=2

CP%

OBS ERVACIONES

¿La Comercializadora ha emitido notas de crédito?

¿Concilian diferencia?

saldos

inmediatamente

presentada

SUM AN

2.50%

1.66%

2.50%

1.66%

20%

12.47%

23 24

¿Existe un encargado específico para la recepción de la mercadería? ¿Cuándo ingresa la mercadería al almacén se registra la misma en el sistema contable? SUM AN

2.50%

1.66%

2.50%

1.66%

30 3.32%

RES PUES TA AL RIES GO 25 26 27

¿La empresa cuenta con un plan de contingencia, para afrontar los posibles riesgos que se presenten? ¿Se realizan controles de ingreso y salida de inventario? ¿Se realiza un análisis sobre el stock antes de realizar un pedido? SUM AN

EVALUACIÓN DEL RIES GO

31 32

2.50%

1.66%

2.50%

1.66%

7.50%

5.82%

35 36

Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

CP=2

CP%

OBSERVACIONES

NO=1

NO=1 21

PREGUNTAS

ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Existen políticas definidas y expresadas en cuanto a la recepción, almacenamiento y tratamiento de la 2 2.50% 1.66% mercadería? ¿Existen controles que verifiquen que se cumplan con toda la documentación de respaldo en los 2 2.50% 1.66% procesos que se realizan dentro de la sucursal? ¿Existe una persona responsable en la seguridad, custodia y cuidado de la mercadería dentro del 1 2.50% 0.83% almacén? ¿El retiro de la mercadería se lo hace directamente 2 2.50% 1.66% en las instalaciones? ¿Se realiza limpieza en el área de bodega 2 2.50% 1.66% diariamente? SUMAN 9 12.50% 7.47% INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿La Administradora de la sucursal tiene conocimiento de las actividades que se realizan 2 2.50% diariamente? ¿Se comunica a los trabajadores con un tiempo de anticipación y en forma detallada para que cumplan 3 2.50% con sus tareas y responsabilidades de manera eficiente y efectiva? ¿Se comunica oportunamente al administrador la 2 2.50% falta de mercadería? ¿Se comunica sobre los productos próximos a su 3 2.50% vencimiento SUMAN 10 10%

Elaborado por: Diego Morales

1.66%

2.50%

1.66% 2.50% 8.32%

Supervisado por: Mg. Ximena García

49 Anexo 17. Cuestionario Control Interno

Anexo 18. Matriz de recomendaciones Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. CUESTIONARIO CONTROL INTERNO

Fecha:

17-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

C.5

5/5

Objetivo: Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario COSO II ERM.

Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. MATRIZ DE RECOMENDACIONES

Fecha:

20-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

1/3

Objetivo: Elaborar la matriz de recomendaciones de acuerdo a los resultados de la aplicación del COSO II

RELEVAMIENTO

SI=3 N

PREGUNTAS

CP=2

CP%

CO MPO NENTES

ÁREA CRÍTICA

Ambiente de control

No existe un manual de procedimientos ni un reglamento interno establecido dentro de la empresa, adicional no se encuentra definida una personal para la bodega, debido a que a la persona más antigua se le designa la mayor de veces la bodega.

OBSERVACIONES

NO=1

MONITOREO 37 38 39

¿Existe una persona asignada para que supervise el proceso en inventarios? ¿Se analiza constantemente la rotación de inventarios? ¿Se realizan comparaciones de inventarios físicos con los registros de existencias del sistema que utiliza el almacén? ¿Existe seguimiento y evaluación del desempeño de control interno para determinar las mejoras y los ajustes requeridos? SUMAN

2.50%

0.83%

2.50%

1.66%

2.50%

1.66%

2.50%

1.66%

10%

5.81%

SUMAN

100%

63.98%

Actualmente no se planifica el inventario de la empresa correctamente, ya que al Establecimiento de momento de realizar los pedidos en ciertos Objetivos casos se realizan compras al azar sin tomar en cuenta si hay o no el producto, o repiten el producto simplemente por ser de otra marca. En la mayoría mayor parte de los productos no concuerda con lo establecido en el sistema debido a que no existe un control de Identificación de inventarios en ciertos casos y en ciertos Riesgo productos, debido a que no se evalúa el personal a cargo de cada una de las áreas por lo que no existe responsabilidad al 100% de las áreas.

Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

Elaborado por: Diego Morales

IMPACTO

RECOMENDACIÓN

MODERADO

Es recomendable que la empresa establezca un manual de procedimientos y un reglamento interno, adicional que la contratación del personal sea bajo reglas establecidas y no únicamente por recomendaciones.

MODERADO

Es conveniente que se realice una planificación adecuada del inventario, y se realicen incluso inventarios aleatorios para un mayor control del mismo y que este se solicite únicamente cuando se lo requiera.

MODERADO

Es necesario que, dentro de la empresa, se establezca una evaluación mensual o trimestral del personal, para poder controlar cada una de las áreas y el trabajo de cada uno, realizar un inventario y que cada persona se haga responsable de sus áreas tener eficientemente un inventario acorde al sistema contra el físico.

Supervisado por: Mg. Ximena García

50 Anexo 19. Matriz de Recomendaciones

Anexo 20. Matriz de Recomendaciones Elaborado por:

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. MATRIZ DE RECOMENDACIONES

Fecha:

20-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

2/3

Objetivo: Elaborar la matriz de recomendaciones de acuerdo a los resultados de la aplicación del COSO II

RELEVAMIENTO COMPONENTES

Evaluación del Riesgo

Respuesta al Riesgo

ÁREA CRÍTICA Mayormente no existe gran inconveniente en este componente debido a que en la sucursal donde se recibe la mercadería existe una persona destinada a la recepción de la mercadería, el inconveniente sucede cuando esta persona no se encuentra, de igual forma sucede con los ingresos de las facturas en el momento de la recepción En este componente, el inconveniente persiste al momento de que en ciertos casos no se generan transferencias entre sucursales y debido a eso el inventario se descuadra

IMPACTO

RECOMENDACIÓN

BAJO

Se recomienda en este componente que se designe una persona adicional como apoyo en los ingresos de la mercadería debido a que en ciertos casos llegan algunas facturas de varios proveedores.

BAJO

Se recomienda que en cada transacción que se realiza, se genere la respectiva documentación de la acción, este control lo realice mas seguido la administradora.

Supervisado por: Mg. Ximena García

DJMP

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A. MATRIZ DE RECOMENDACIONES

Fecha:

20-01-20

Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

3/3

Objetivo: Elaborar la matriz de recomendaciones de acuerdo a los resultados de la aplicación del COSO II

RELEVAMIENTO COMPONENTES ÁREA CRÍTICA

Actividades Control

Información control

Monitoreo

Elaborado por: Diego Morales

Elaborado por:

IMPACTO

RECOMENDACIÓN

No existe una persona responsable por el cuidado de la mercadería, debido a esto los Se recomienda que se contrate un de vendedores o encargados de cada percha o jefe de bodega fijo, y este sea el MODERADO sección deben estar al pendiente ante encargado de la bodega y de los cualquier situación en cuanto a caducidad o productos en relación al inventario. deterioro de los productos. No se realizan pedidos en base a la información del sistema, debido a esto en de ciertos casos los vendedores al ver que no hay la mercadería necesaria indican verbalmente al administrador, y no hay un seguimiento oportuno. No existe una persona en si que se encargue de la supervisión del stock, o alguien que realice comparaciones de inventarios físicos con los registros de existencia.

Elaborado por: Diego Morales

BAJO

Es recomendable que se designe a una persona para el control de la mercadería en cuanto al stock, variedad de los productos.

BAJO

Se recomienda contratar un Auxiliar Operativo para el manejo de la distribución y organización del inventario tanto en el sistema como en el físico.

Supervisado por: Mg. Ximena García

Anexo 21. Programa de Ejecución Cliente: Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S. A PROCEDIMIENTOS 4. 4.1 4.2

4.1.1

4.1.2

4.1.3

4.1.4

4.1.5

Periodo: 2019 Ref.

Anexo

Aplicables en la etapa intermedia Se determinó los hallazgos dentro del proceso de compra, almacenamiento y venta de acuerdos a las políticas establecidas. Se detalló los resultados obtenidos en el cumplimiento de los procesos de compras, almacenamiento y venta de la mercadería según los papeles de trabajo.

Se corroboró el correcto archivo de las facturas de compras y el debido registro en el sistema Dobra empresarial tomando en cuenta: • Fechas • Proveedores. • Valor • Registro • Orden de compra • Elaboración y emisión de retención. Se revisó el correcto ingreso y salida de la mercadería mediante la respectiva documentación de respaldo tomando en cuenta: • Productos en bodega & cuarto frio • Transferencias enviadas • Transferencias recibidas • Facturas como respaldo • Orden de compra como respaldo Se realizó toma física de los productos con mayor rotación de los proveedores principales almacenados en bodega y en el cuarto de frio y comparó con el registro del sistema. Se realizó un rastreo de las diferencias encontradas en el almacenamiento. Se comprobó el cumplimiento de la salida de la mercadería haciendo énfasis en: • Secuencia de facturas • Recepción de retención • Nombre de Cliente. • Fecha • Forma de pago • Tiempo

Responsable

Fecha

DJMP

27/01/2020

ANEXO22

DJMP

27/01/2020

ANEXO 23

DJMP

27/01/2020

ANEXO 24

DJMP

03/02/2020

ANEXO 25

DJMP

06/02/2020

ANEXO 26

DJMP

07/02/2020

ANEXO 27

DJMP

10/02/2020

52 Anexo 22. Cumplimiento proceso de compras, almacenamiento y venta de mercadería DJMP

Elaborado por:

03/02/2020

Fecha:

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A

ÁREA DE INVENTARIOS COMPRAS Del 1 enero al 31 diciembre del 2019 P4 1/7 Objetivo: Detallar los resultados obtenidos en el cumplimiento de los procesos de compras, almacenamiento y venta de la mercadería según los papeles de trabajo.

RELEVAMIENTO FACTURAS DE COMPRAS FACTURA N

PROVEEDOR

RETENCIÓN

O RDEN DE CO MPRA

MUESTRA VALOR

DISMAREX S C

$51,493.09

MADELI S.A.

$5,560.83

ALESSA S.A.

$22,011.39

6 40

$18,361.99

10 4

LA FABRIL S.A. SUMATORIA ∑ PORCENTAJE %

100%

95%

15%

85%

Fuente: Facturas de compras y retenciones. Marcas: √ Revisado,

Revisado y cruzado, ∑ Sumatoria.

almacenamiento DOCUMENTOS RESPALDOS

ALTERNATIVAS

mercadería Enviada mercadería Aprobada Envío Mercadería recibida Mercadería aprobada recepción Facturas respaldos Orden de Compra respaldo SUMATORIA ∑ Cumplimiento de procesos Incumplimiento de procesos ALTERNATIVAS

CUMPLIMIENTO

40 40 40 40 40 40 240

FACTURAS REVISADAS

3 37 0 40 2 38 26 14 9 31 0 40 40 200 131/280 0.17 69/280 0.83 Facturas de Ventas CUMPLIMIENTO SI

secuencia de facturas 40 40 recepción de retenciones 40 11 Contado 40 28 Crédito 40 11 Tarjeta de Crédito o Débito 40 1 Mayor a un año 40 9 Menor a un año 40 31 SUMATORIA ∑ 280 131 Cumplimiento de procesos 131/280 Incumplimiento de procesos 69/280 Fuente: Papeles de trabajo P4, P5, P6 P7, P8

Elaborado por: Diego Morales

% CUMPLIMIENTO SI

8% 0% 5% 65% 23% 0%

93% 100% 95% 35% 78% 100%

REFERENCIA

ANEXO

P6 P6 P6 P6 P6 P6

Anexo 24 Anexo 24 Anexo 24 Anexo 24 Anexo 24 Anexo 24

17% 83% % CUMPLIMIENTO

0 29 0 0 0 31 9 69 0.47 0.25

100% 28% 70% 28% 3% 23% 78%

0% 73% 0% 0% 0% 78% 23%

REFERENCIA

ANEXO

P9 P9 P9 P9 P9 P9 P9

Anexo 27 Anexo 27 Anexo 27 Anexo 27 Anexo 27 Anexo 27 Anexo 27

47% 25%

Supervisado por: Mg. Ximena García

53 Anexo 23. Cumplimiento proceso de compras DJMP

Elaborado por:

27-01-20

Fecha:

Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A

ÁREA DE INVENTARIOS COMPRAS Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

P.5 2/7 Objetivo: Corroborar el correcto archivo de las facturas de compras y el debido registro en el sistema Dobra empresarial tomando en cuenta: fecha, proveedores, valor, registro, orden de compra, elaboración y emisión de comprobante de retención.

RELEVAMIENTO FACTURA N

FECHA

O RDEN DE CO MPRA

RETENCIÓN

PROVEEDOR

Observaciones VALOR

REGISTRO

05/07/2019

DISMAREX S C

$553.10

36636

√

1859

√

23/07/2019

MADELI S.A.

$401.29

29064

√

1902

√

23/07/2019

MADELI S.A.

$355.14

29065

√

1890

√

05/08/2019

LA FABRIL S.A.

$9,871.48

2081

√

1882

√

06/08/2019

LA FABRIL S.A.

$498.96

2105

√

1881

√

LA FABRIL S.A.

$89.45

2183

√

1883

07/08/2019 08/08/2019

ALESSA S.A.

$169.10

29218

√

1862

√

08/08/2019

ALESSA S.A.

$741.19

29303

√

1865

√

08/08/2019

ALESSA S.A.

$1,652.04

29609

√

1866

√

08/08/2019

ALESSA S.A.

$4,060.54

29610

√

1868

√

08/08/2019

ALESSA S.A.

$3,450.50

66120

√

1863

√

08/08/2019

ALESSA S.A.

$2,480.46

66121

√

1869

√

08/08/2019

ALESSA S.A.

$1,026.12

55321

√

1871

√

08/08/2019

ALESSA S.A.

$640.66

46545

√

1899

√

08/08/2019

ALESSA S.A.

$400.82

1623

√

1900

√

08/08/2019

ALESSA S.A.

$696.52

1947

√

1907

√

08/08/2019

$6,693.44

2053

√

1885

√

12/08/2019

ALESSA S.A. DISMAREX S C

$1,257.43

1623

√

1853

√

12/08/2019

DISMAREX S C

$9,772.79

1937

√

1854

√

12/08/2019

DISMAREX S C

$5,464.06

2063

√

1845

√

14/08/2019

DISMAREX S C

$828.00

2081

√

1858

√

21/08/2019

$80.16

29218

√

1908

22/08/2019

MADELI S.A. DISMAREX S C

$1,071.02

2106

√

1856

√

23/08/2019

MADELI S.A.

$346.04

29403

√

1906

√

23/08/2019

MADELI S.A.

$201.36

29609

√

1903

√

30/08/2019

MADELI S.A.

$2,500.57

29610

√

1904

√

18/09/2019

LA FABRIL S.A.

$7,405.65

4099

√

1886

√

20/09/2019

LA FABRIL S.A.

$374.88

4251

√

1901

√

23/09/2019

$121.57

18177

√

1887

√

27/09/2019

LA FABRIL S.A. DISMAREX S C

$1,792.22

2183

√

1851

√

28/10/2019

DISMAREX S C

$3,890.08

3099

√

1859

√

28/10/2019

DISMAREX S C

$1,494.20

3261

√

1857

√

28/10/2019

DISMAREX S C

$5,182.03

18177

√

1852

√

NO PRESENTA OC

28/10/2019

DISMAREX S C

$5,271.06

18263

√

1876

√

NO PRESENTA OC

21/11/2019

MADELI S.A.

$430.08

23152

√

1889

√

21/11/2019

MADELI S.A.

$430.08

66120

√

1892

√

23/11/2019

$816.11

18263

√

1888

√

26/11/2019

MADELI S.A. DISMAREX S C

$3,464.83

23162

√

1850

√

26/11/2019

DISMAREX S C

$6,960.49

29063

√

1860

√

26/11/2019

DISMAREX S C

$4,491.78

29066

SUMATORIA ∑

$97,427.30

√ 40

√ √ √ √

√

√ √ √

√ √

√

NO HAY RETENCIÓN

√ √

√ 0

NO HAY RETENCIÓN

√ 2

Fuente: listado de Proveedores con el mayor número de compras en valores del periodo 01-07-2019 al 31-12-19 Fecha en la que se implementó el sistema Dobra Empresarial

Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

54 Anexo 24. cumplimiento del proceso de almacenamiento DJMP

Elaborado por: Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A ÁREA DE INVENTARIOS ALMACENAMIENTO Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

Fecha:

03/02/2020

3/7

Revisar el correcto ingreso y salida de la mercadería mediante la respectiva documentación de respaldo tomando en cuenta: productos, transferencias enviadas y recibidas, facturas y ordenes de compras de respaldo. Objetivo:

RELEVAMIENTO TRANSFERENCIAS N

PRODUCTO

ESTADO MERCADERIA ENVIADA EN V IA D A

A P R OB .

ESTADO MERCADERIA RECIBIDA EN V IA D A

FACTURA

Observaciones

A P R OB .

harina pan maiz blanco 1kl bx20un

√

maizabrosa 1 kilo

√

maizabrosa 1 kilo green

√

maizabroza 1kl bx20u prom

√

avena quaker 500gr bx25fda

√

avena quaker 250gr bx50fda

√

avena quaker 500gr bx25und prom

√

harina ya 1000grcx25und

√

harina ya 1000gr cx25und prom

√

harina ya 500gr cx25un

chuletero s/cuero/grasas/marca

hueso carnudo libra pvp

√

salch.perro caliente 200g plum

√

tocino ahumado plumrose 100g

√

salch.frankfurt 2.25 kg danesa

√

mortadela linea diaria 1.1 kg

√

salchicha ld plumrose 100g

√

picaditas linea diaria 250g p

salchicha pavo plumrose 100g

√

salchicha ranchera plum 100g

√

botella 2 lt favorita origi

√

botella 4 lt favorita origi

√

bot 900 ml favorita gira

√

bot. 900 ml favorita giraso

√

bot 1 lt favorita achiot

√

bot 1/2 lt favorita achi

pouch 100 cc favorita ac

bot 200 ml favorita achi

√

bot 1 lt girasol

√

bot 2 lt girasol

√

flor artificial ref:aes- xix00356 78cm

√

flor artificial ref:aes- xix00361 65cm

√

flor artificial ref:aes- xix00363 35cm

√

pinza plast.p/ropa e/funda pescadito/ppesc x24

√

pinza plast.p/ropa e/funda piecito x24 pz./pcpi

√

cuchillo tramontina p/filetear ref:22902/005 5"

√

cuchillo tramontina p/filetear ref:22902/008 8"

√

manicure ref:msl- 5020/850209 x8 pz.

√

repisa cromada ref:959041/041094/590413 (3

√

pila electric life t/bateria (9v) 6f22- bp1b/171647 e/blister √ SUMATORIA ∑

O RD. CO MP.

se realizó mal la transferencia códigos cambiado se realizó mal la transferencia códigos cambiado

√ √

no se ha aprobado transferencia de envío

√ no se ha aprobado transferencia de repceción no se ha aprobado transferencia de repceción

√ √

no se ha aprobado transferencia de envío

AVERIADAS AVERIADAS

no se ha aprobado transferencia de envío 0

Fuente: Fuente: listado de los productos con mayor rotación en cuanto al listado de los proveedores del periodo 01-07-2019 al 31-12-19 Fecha en la que se implementó el sistema Dobra Empresarial

Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

55 Anexo 25. Cumplimiento proceso de Almacenamiento y recepción

DJMP

Elaborado por: Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A ÁREA DE INVENTARIOS ALMACENAMIENTO Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

Fecha:

06/02/2020

4/7

Objetivo: Realizar toma física de los productos con mayor rotación de los proveedores principales almacenados en bodega y

en el cuarto de frio y comparar con el registro del sistema.

RELEVAMIENTO TOMA FÍSICA N

PROVEEDOR

PRODUCTO S IS TEM A

F Í S IC O B OD EGA

F Í S IC O P U N TO V EN TA

Observaciones D IF ER EN C IA

P . U N ITA R IO

P . TOTA L

DISMAREX S C

harina pan maiz blanco 1kl bx20un

425

402

1.46

16.06

DISMAREX S C

maizabrosa 1 kilo

130

-121

2.13

-257.73

DISMAREX S C

maizabrosa 1 kilo green

233

200

-17

1.12

-19.04

DISMAREX S C

maizabroza 1kl bx20u prom

125

118

1.99

234.82

DISMAREX S C

avena quaker 500gr bx25fda

125

-14

0.91

-12.74

DISMAREX S C

avena quaker 250gr bx50fda

0.46

DISMAREX S C

avena quaker 500gr bx25und prom

-1

0.00

DISMAREX S C

harina ya 1000grcx25und

1.97

DISMAREX S C

harina ya 1000gr cx25und prom

1.97

DISMAREX S C

harina ya 500gr cx25un

-2

1.00

-2

MADELI S.A.

chuletero s/cuero/grasas/marca

-3

6.08

-18.24

MADELI S.A.

hueso carnudo libra pvp

3.28

MADELI S.A.

salch.perro caliente 200g plum

1.33

MADELI S.A.

tocino ahumado plumrose 100g

1.47

MADELI S.A.

salch.frankfurt 2.25 kg danesa

-1

9.45

-9.45

MADELI S.A.

mortadela linea diaria 1.1 kg

3.83

MADELI S.A.

salchicha ld plumrose 100g

-3

0.52

-1.56

MADELI S.A.

picaditas linea diaria 250g p

-4

1.47

-5.88

MADELI S.A.

salchicha pavo plumrose 100g

0.56

2.24

no se ha aprobado transferencia de repceción

MADELI S.A.

salchicha ranchera plum 100g

0.65

1.3

no se ha aprobado transferencia de repceción

LA FABRIL S.A.

botella 2 lt favorita origi

1.70

LA FABRIL S.A.

botella 4 lt favorita origi

1.75

LA FABRIL S.A.

bot 900 ml favorita gira

2.80

LA FABRIL S.A.

bot. 900 ml favorita giraso

2.80

LA FABRIL S.A.

bot 1 lt favorita achiot

1.87

LA FABRIL S.A.

bot 1/2 lt favorita achi

2.15

LA FABRIL S.A.

pouch 100 cc favorita ac

-1

0.30

-0.3

LA FABRIL S.A.

bot 200 ml favorita achi

0.80

LA FABRIL S.A.

bot 1 lt girasol

1.70

LA FABRIL S.A.

bot 2 lt girasol

2.48

ALESSA S.A.

flor artificial ref:aes- xix00356 78cm

-8

1.70

-13.6

ALESSA S.A.

flor artificial ref:aes- xix00361 65cm

2.05

ALESSA S.A.

flor artificial ref:aes- xix00363 35cm

-1

1.43

-1.43

ALESSA S.A.

pinza plast.p/ropa e/funda pescadito/ppesc 136x24 pz.

100

-4

0.67

-2.68

ALESSA S.A.

pinza plast.p/ropa e/funda piecito x24 pz./pcpi 224

196

-4

0.67

-2.68

ALESSA S.A.

cuchillo tramontina p/filetear ref:22902/005 365" universal24

0.88

ALESSA S.A.

cuchillo tramontina p/filetear ref:22902/008 368" dynamic 24

1.43

ALESSA S.A.

manicure ref:msl- 5020/850209 x8 pz.

-1

4.93

-4.93

ALESSA S.A.

repisa cromada ref:959041/041094/590413 (3 3 niveles)

ALESSA S.A.

pila electric life t/bateria (9v) 6f22- bp1b/171647 136 e/blister96 SUMATORIA ∑

2282

6 2 1798

15.48

-16

0.54

-8.64

397

-65

$89.78

$ -104.43

se realizó mal la transferencia códigos

no se ha aprobado transferencia de envío

AVERIADAS

no se ha aprobado transferencia de envío

Fuente: Fuente: listado de los productos con mayor rotación en cuanto al listado de los proveedores del periodo 01-07-2019 al 31-12-19 Fecha en la que se implementó el sistema Dobra Empresarial

Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

Anexo 26. Cumplimiento proceso de Almacenamiento y recepción

DJMP

Elaborado por: Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A ÁREA DE INVENTARIOS ALMACENAMIENTO Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

Fecha:

07/02/2020

6/7

Objetivo: Realizar un rastreo de las diferencias encontradas en el almacenamiento

RELEVAMIENTO CANTIDADES N

PRODUCTO

JUSTIFICACIÓN U N ID A D ES

D IF ER EN C IA

harina pan maiz blanco 1kl bx20un

425

se realizó mal la transferencia, códigos cambiados

maizabrosa 1 kilo

130

-121

se realizó mal la transferencia, códigos cambiados

maizabrosa 1 kilo green

233

-17

faltante de mercadería

maizabroza 1kl bx20u prom

118

se realizó mal la transferencia, códigos cambiados

avena quaker 500gr bx25fda

125

-14

faltante de mercadería

avena quaker 500gr bx25und prom

-1

faltante de mercadería

harina ya 500gr cx25un

-2

faltante de mercadería

chuletero s/cuero/grasas/marca

-3

no se ha aprobado transferencia de envío

salch.frankfurt 2.25 kg danesa

-1

faltante de mercadería

salchicha ld plumrose 100g

-3

faltante de mercadería

picaditas linea diaria 250g p

-4

faltante de mercadería

salchicha pavo plumrose 100g

no se ha aprobado transferencia de repceción

salchicha ranchera plum 100g

no se ha aprobado transferencia de repceción

pouch 100 cc favorita ac

-1

no se ha aprobado transferencia de envío

flor artificial ref:aes- xix00356 78cm

-8

Producto averiado

flor artificial ref:aes- xix00361 65cm

facturación de mercadería con códigos cambiados

flor artificial ref:aes- xix00363 35cm

-1

Producto averiado

pinza plast.p/ropa e/funda pescadito/ppesc x24 pz. 136

-4

faltante de mercadería

pinza plast.p/ropa e/funda piecito x24 pz./pcpi

224

-4

faltante de mercadería

manicure ref:msl- 5020/850209 x8 pz.

-1

faltante de mercadería

pila electric life t/bateria (9v) 6f22- bp1b/171647 e/blister 136

-16

no se ha aprobado transferencia de envío

SUMATORIA ∑

1871

-65

Fuente: listado de los productos con mayor rotación en cuanto al listado de los proveedores del periodo 01-07-2019 al 3112-19 Fecha en la que se implementó el sistema Dobra Empresarial

Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

Anexo 27. Cumplimento proceso de Ventas DJMP

Elaborado por: Comercializadora Ruiz & Asociados RUZI S.A ÁREA DE INVENTARIOS VENTAS Del 1 enero al 31 diciembre del 2019

Fecha:

10/02/2020

7/7

Objetivo: Comprobar el cumplimiento de la salida de la mercadería

RELEVAMIENTO DOCUMENTACION DIGITAL FO RMA DE PAGO

N°

Fecha

N° Factura

Cliente

Comp. Retención

M A YO R A UN A ÑO

PRECIO

Observaciones CONT

CRED

TARJ

08/07/2019

001-002-089

Moisés Villafuerte

786.23

√

23/10/2019

001-002-0149

Gloria Jiménez

779.79

√

08/07/2019

001-002-091

Marcela Salazar

698.65

√

04/11/2019

001-002-083

José Pardo

665.75

√

20/07/2019

001-002-134

José Gonzaga

01/08/2019

001-002-227

Andrea Pineda

20/09/2019

001-002-132

Wilson Lombeida

13/09/2019

001-002-102

Elizabeth Chimbo

525.54

√

001- 001-0830

643.11 636.36

001- 001-1778

√ √

√

554.44

√ ANULADA

20/07/2019

001-002-139

José Patrón

523.33

√

07/07/2019

001-002-095

Gloria Jiménez

469.66

√

10/07/2019

001-002-096

Roberto Tejada

465.13

√

01/08/2019

001-002-230

Ángel Corozo

464.12

√

01/08/2019

001-002-233

Luis Fernando Cardenas

463.44

√

07/07/2019

001-002-086

Rodrigo Arequipa

454.45

√

07/07/2019

001-002-087

José Gonzaga

13/09/2019

001-002-100

Aníbal Suin

13/09/2019

001-002-101

Wilson Lombeida

13/09/2019

001-002-104

Wilson Lombeida

001- 001-1896

443.44

√

18/09/2019

001-002-125

Doris Bustamante

001- 001-0529

375.58

√

11/07/2019

001-002-098

Jessica Naranjo

365.63

√

13/09/2019

001-002-103

José Patrón

364.42

√

04/11/2019

001-002-084

Milton Dávila

352.44

√

11/07/2019

001-002-097

Anulada

332.16

√

20/07/2019

001-002-135

Elizabeth Chimbo

316.46

√

04/11/2019

001-002-085

Nancy Castillo

001- 001-2800

316.41

√

11/09/2019

001-002-099

Doris Bustamante

001- 001-0507

293.45

√

25/10/2019

001-002-0176

Nancy Castillo

001- 001-2833

236.36

√

07/07/2019

001-002-094

Rosa Cedeño

235.44

08/07/2019

001-002-092

Ariasto Abril

234.33

√

01/08/2019

001-002-228

Mercedes Montesdeoca

223.46

√

27/07/2019

001-002-0202

José Pardo

164.46

√

02/07/2019

001-002-082

Wilson Lombeida

155.55

√

08/07/2019

001-002-093

Nancy Castillo

01/08/2019

001-002-229

Edison Espinoza

27/07/2019

001-002-0193

José Gonzaga

02/08/2019

001-002-235

Carolina Cedeño

07/07/2019

001-002-088

Doris Bustamante

08/07/2019

001-002-090

Maria Villegas

125.54

√

13/09/2019

001-002-103

José Patrón

123.62

√

01/08/2019

001-002-232

Lorena Santamaria

122.36

√

14920.71

SUMATORIA ∑

001- 001-0738

001- 001-2810

453.36

√

443.44

√

√ √

NO TIENE 1 AÑO

√

√ √ √ √ √

√ √

√

125.55

No posee cuenta CS √

√

132.35 127.35

001- 001-0503

√

136.64 136.46

001- 001-0875

√ √

454.45

√

√ 11

Fuente: listado de clientes ingresados al sistema con el mayor valor de compras del periodo 01-07-2019 al 31-12-19 Fecha en la que se implementó el sistema Dobra Empresarial

Elaborado por: Diego Morales

Supervisado por: Mg. Ximena García

Anexo 28 Carta al gerente

Santo Domingo de los Tsáchilas, 25 de enero del 2020

Ing. Maira Vargas ADMINISTRADORA COMERCIALIZADORA RUIZ & ASOCIADOS RUZI S.A De mis consideraciones:

Se ha realizado una auditoria respecto a la evaluación de control interno de la gestión de inventarios de la Comercializadora Ruiz & Asociados, considerando los procesos de compra, recepción, almacenamiento y venta, con la información de la documentación física del año 2019. Dicha auditoría antes mencionada se realizó de acuerdo con la norma internacional de contabilidad NIC 2, se utilizó varias técnicas y procedimientos que se vio en la necesidad de aplicar para tener un resultado eficiente. Se aplicó la evaluación de control interno, esto permitió determinar el nivel de riesgo en el área de inventarios, reflejó una muestra para la respectiva revisión de facturas de los procedimientos en la Comercializadora, para tener una proyección en sus ventas, a la vez tener un inventario real y no un inventario con ciertas falencias, y faltantes tanto en el físico como en el sistema.

Atentamente

DJMP AUDITORES

59 Anexo 29 Propuesta de implementación de Políticas para el mejoramiento de la gestión de inventarios.

POLÍTICAS DE COMPRA ➢ El encargado de cada área presentará un reporte de la rotación de los productos más vendidos. ➢ El encargado de compra deberá emitir la orden de compra en cada una de las facturas. ➢ Las facturas de compra serán ordenadas de acuerdo a la fecha de pedido. ➢ Las compras deberán ser respaldadas con su respectiva orden de compra en el sistema contable. ➢ Se debe elaborar una requisición de compra por parte del bodeguero. POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO ➢ Se recibirá y revisará la mercadería de acuerdo a la orden de compra junto con su respectiva factura y guía de remisión. ➢ La bodega debe estar en óptimas condiciones. ➢ Llevar un registro de las entradas y salidas de mercadería. ➢ Los productos deben estar correctamente codificados. ➢ Se debe realizar inventarios aleatorios por área 1 vez por semana. ➢ Restricciones al área de bodega para el personal no encargado. POLÍTICAS DE VENTAS ➢ El vendedor debe brindar su atención con gentileza y cubrir las necesidades del cliente. ➢ Los créditos se entregarán únicamente a clientes que cumplan con los requisitos. ➢ Llevar un registro diario de la salida de mercadería. ➢ Se da de baja al producto una vez realizada la factura. ➢ No se permitirá facturar productos con stock 0 ➢ Todo producto deberá ser facturado con su respectivo código.

Anexo 30 Carta de impacto