Desarrollo de un sistema informático haciendo uso de código abierto

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Sistemas

“DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMÁTICO HACIENDO USO DE CÓDIGO ABIERTO,

PARA

EL

CONTROL

Y

SEGUIMIENTO

DE

LAS

SOLICITUDES

PRESENTADAS POR LOS ESTUDIANTES DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO – CASO DE REFERENCIA DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA GENERAL”

Disertación de Grado previa a la obtención del título de Ingeniero de Sistemas y Computación.

Línea de Investigación:

Desarrollo de Software

Autor:

CARLOS ALBERTO JAYA JUMBO

Director:

Ing. JOSÉ LUIS CENTENO LARA Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2015

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Sistemas HOJA DE APROBACIÓN

“DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMÁTICO HACIENDO USO DE CÓDIGO ABIERTO, PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LAS SOLICITUDES PRESENTADAS POR LOS ESTUDIANTES DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO – CASO DE REFERENCIA DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA GENERAL”

Línea de Investigación: Autor:

Desarrollo de Software CARLOS ALBERTO JAYA JUMBO

José Luis Centeno Lara, Ing.

f. _____________________

DIRECTOR DE LA DISERTACIÓN DE GRADO Milton Temistocles Andrade Salazar, Mg.

f. _____________________

CALIFICADOR Diego Ricardo Salazar Armijos, Mg.

f. _____________________

CALIFICADOR Rodolfo Sirilo Córdova Gálvez, Mg. DIRECTOR DE LA ESCUELA DE SISTEMAS Santo Domingo – Ecuador

Marzo, 2015

f. _____________________

iii

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Yo, Carlos Alberto Jaya Jumbo portador de la cédula de ciudadanía No. 171888984-1 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del título de Ingeniero de Sistemas y Computación son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Carlos Alberto Jaya Jumbo CI. 171888984-1

iv

AGRADECIMIENTOS A Dios por darme fuerza y estar siempre presente en mi vida.

A la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo y en especial a la Escuela de Sistemas que a través de sus maestros nos brindaron sus conocimientos y experiencia para formarnos como profesionales.

A mi padre, el cual siempre ha jugado un rol importante en mi vida. Por ser el proveedor durante los años en que viví bajo su techo; gracias por los consejos que siempre me diste y por preocuparte en el transcurso de mi carrera.

A mi madre, aquella incansable mujer que desde que era pequeño me ha guiado y acompañado en los momentos en que más la he necesitado.

A mi esposa, hijas, familia y amigos, gracias por el apoyo constante con los consejos que siempre me dieron en los momentos difíciles de mi vida.

Carlos Alberto Jaya Jumbo.

v

DEDICATORIA Dedico este proyecto y toda mi carrera universitaria a Dios por ser quien ha estado a mi lado en todo momento dándome las fuerzas necesarias para continuar luchando día tras día.

Le dedico a mi papá Pedro Jaya y a mi mama Delia Jumbo que gracias a ellos soy quien soy hoy en día, fueron los que me dieron ese cariño y calor humano necesario, son a ellos a quien les debo todo, horas de consejos, de regaños, de reprimendas, de tristezas y de alegrías de las cuales estoy muy seguro que las han hecho con todo el amor del mundo para formarme como un ser integral de las cuales me siento extremadamente orgulloso.

También les dedico a todos los ingenieros de la Universidad ya que ellos fueron quienes fortalecieron mis conocimientos para lograr ser un profesional.

Carlos Alberto Jaya Jumbo.

vi

RESUMEN El presente proyecto de tesis de grado está enfocado al desarrollo de un sistema informático haciendo uso de código abierto, para el control y seguimiento de las solicitudes presentadas por los estudiantes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo – caso de referencia Departamento de Secretaría General.

Se empezó realizando los estudios respectivos de las herramientas de Software Libre existentes que son el modelado de procesos BPM; que cumplen los requisitos y parámetros para el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD. Se elaboró un cuadro comparativo entre las herramientas de modelado de procesos BPM, escogiendo a ProcessMaker como la herramienta que cumple las principales funciones para una correcta gestión documental y contando con una base de datos desarrollada en MySQL Server Community.

Este sistema permite manejar los procesos de las solicitudes, el mismo verificará la ejecución y seguimiento de los procesos que se manejan en el Departamento de Secretaría General, con una correcta gestión documental gracias a las ventajas que ofrece la herramienta ProcessMaker representando un beneficio para el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD.

vii

ABSTRACT The current project is based in developing a computer system making use of open source software to control and monitor of request submitted by students at Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo – reference case Secretary General Department.

This project started carrying out respective studies of existing Free Software tools that are processes modelling BPM; that fulfill with requirements and parameters for Secretary General Department at PUCE SD. It was developed a comparative table among tools of processes modelling BPM, choosing a ProcessMaker as the tool that fulfills main functions for a correct document management and having a database developed in MySQL Server Community This system permits to improve request processes, which will verify the executing and tracking of processes that are managed in Secretary General Department, with a correct document management thanks to advantages that ProcessMaker tool offers representing a benefit for that Secretary General Department at PUCE SD.

viii

ÍNDICE DE CONTENIDO DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ....................................... iii AGRADECIMIENTOS ............................................................................................................... iv DEDICATORIA ............................................................................................................................ v RESUMEN.................................................................................................................................... vi ABSTRACT ................................................................................................................................. vii ÍNDICE DE CONTENIDO ....................................................................................................... viii ÍNDICE DE TABLAS................................................................................................................ xvi ÍNDICE DE FIGURAS............................................................................................................. xvii I.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 1

II.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................................... 3

2.1. Antecedentes. ....................................................................................................................... 3 2.2. Situación Actual ................................................................................................................... 4 2.3. La Problemática Observada ............................................................................................... 4 2.4. Necesidades y Problemas Identificados ............................................................................. 5 2.5. Beneficios Esperados ........................................................................................................... 6 2.6. Justificación.......................................................................................................................... 6 2.7. Objetivos ............................................................................................................................... 7 2.7.1. Objetivo General ................................................................................................................. 7

ix

2.7.2. Objetivo Específico. ............................................................................................................ 7 III.

MARCO REFERENCIAL ................................................................................................ 8

3.1. Revisión de la Literatura o Fundamentos Teóricos. ........................................................ 8 3.1.1. Software Libre ................................................................................................................... 8 3.1.2. Historia del Software Libre .............................................................................................. 9 3.1.3. Ventajas del Software Libre ........................................................................................... 10 3.1.3.1.

Económico:................................................................................................................... 10

3.1.3.2.

Libertad de uso y Redistribución: ................................................................................ 10

3.1.3.3.

Independencia Tecnológica: ......................................................................................... 10

3.1.3.4.

Fomento de la Libre Competencia: .............................................................................. 10

3.1.3.5.

Soporte y Compatibilidad a Largo Plazo: .................................................................... 10

3.1.3.6.

Formatos Estándar: ....................................................................................................... 11

3.1.3.7.

Sistemas sin Puertas Traseras y más Seguros: ............................................................. 11

3.1.3.8.

Corrección más Rápida y Eficiente de Fallos: ............................................................. 11

3.1.3.9.

Métodos Simples y Unificados de Gestión de Software: ............................................. 11

3.1.3.10. Sistema en Expansión:.................................................................................................. 12 3.1.4. Desventajas del Software Libre ..................................................................................... 12 3.1.4.1

Dificultad en el Intercambio de Archivos: ................................................................... 12

3.1.4.2.

Mayores Costos de Implantación e Interoperabilidad: ................................................. 12

3.2. Gestión de Procesos de Negocio (BPM) ........................................................................... 12 3.3. Definición de Proceso de Negocio. .................................................................................... 13 3.3.1. Elementos de un Proceso de Negocio ............................................................................... 13

x

3.4. Clasificación de los Procesos............................................................................................. 14 3.4.1. Procesos Estratégicos ........................................................................................................ 15 3.4.2. Procesos Operativos .......................................................................................................... 15 3.4.3. Procesos de Soporte .......................................................................................................... 15 3.5. Mapa de Procesos .............................................................................................................. 16 3.5.1. Características del Mapa de Procesos ............................................................................... 16 3.5.2. Elaboración del Mapa de Procesos ................................................................................... 17 3.5.3. Diseño de Procesos ........................................................................................................... 17 3.5.4. Levantamiento de Información ......................................................................................... 17 3.5.5. Análisis de Procesos .......................................................................................................... 18 3.5.6. Representación Gráfica ..................................................................................................... 18 3.6. Business Process Management Suite (BPMS) ................................................................. 19 3.6.1 Definición.......................................................................................................................... 19 3.6.2. Dimensiones de BPM ........................................................................................................ 20 3.6.2.1

El Negocio: La dimensión de valor .............................................................................. 20

3.6.2.2

El Proceso: La dimensión de transformación ............................................................... 20

3.6.2.3

La Gestión: La dimensión de capacitación................................................................... 21

3.7. La Arquitectura de Gestión para BPM ........................................................................... 21 3.8. La Arquitectura Tecnológica para BPM ......................................................................... 21 3.8.1. Simulación......................................................................................................................... 21 3.8.2. Diagrama Business Process Modeling Notation (BPMN) ................................................ 22 3.9. Simbología BPMN ............................................................................................................. 22

xi

3.10. Herramientas BPM Ventajas y Desventajas ................................................................... 24 3.10.1. Intalio ............................................................................................................................... 24 3.10.2. Ventajas ............................................................................................................................. 24 3.10.3. Desventajas ....................................................................................................................... 25 3.11. Jbpm ................................................................................................................................... 25 3.11.1. Ventajas............................................................................................................................ 25 3.11.2. Desventajas ...................................................................................................................... 26 3.12. Bonita .................................................................................................................................. 26 3.12.1 Ventajas ............................................................................................................................. 26 3.12.2 Desventajas ....................................................................................................................... 27 3.13. ProcessMaker ..................................................................................................................... 27 3.14. Base de Datos .................................................................................................................... 28 3.14.1. MySQL Server Community .............................................................................................. 29 3.14.2. Oracle Database 10g Express Edition ............................................................................... 29 3.15. Hardware............................................................................................................................ 30 3.16. Software .............................................................................................................................. 30 IV.

METODOLOGÍA............................................................................................................. 31

4.1. Método Cuantitativo ......................................................................................................... 32 4.2. Método Cualitativo ............................................................................................................ 32 4.3. Tipos de Investigación ....................................................................................................... 32 4.3.1. Investigación de Campo .................................................................................................... 32

xii

4.3.2. Investigación Bibliográfica ............................................................................................... 32 4.3.3. Investigación Proyectiva ................................................................................................... 33 4.3.4. Investigación Intuitiva ...................................................................................................... 33 4.4. Técnicas de Recolección de Datos .................................................................................... 33 4.4.1. Entrevista........................................................................................................................... 33 4.4.2. Encuestas ........................................................................................................................... 34 4.4.3. Observación....................................................................................................................... 34 4.5. Población y Muestra .......................................................................................................... 34 4.5.1

Población .......................................................................................................................... 34

4.5.1.1

Población Finita ............................................................................................................ 34

4.5.1.2

Población Infinita ......................................................................................................... 35

4.5.2. Muestra ............................................................................................................................ 35 4.5.3. Técnicas de Análisis de Datos ........................................................................................ 36 4.5.3.1

Entrevista ...................................................................................................................... 36

4.5.3.2

Resultados de la encuesta aplicada a los estudiantes de la PUCE SD ......................... 40

4.5.4 Análisis de Soluciones BPM (Software Libre) .............................................................. 46 4.5.4.1. JBOSSJBPM7 ................................................................................................................ 46 4.5.4.2. INTALIO ....................................................................................................................... 46 4.5.4.3. PROCESS MAKER ....................................................................................................... 46 4.5.4.4. BONITA ........................................................................................................................ 47 4.5.5 Evaluación de las Soluciones (Software Libre) ............................................................ 47 4.5.6 INTALIO ......................................................................................................................... 48 4.5.6.1.

Instalación .................................................................................................................... 48

xiii

4.5.6.2.

Evaluación de Requisitos ............................................................................................. 48

4.5.7 BONITA ........................................................................................................................... 49 4.5.7.1.

Instalación .................................................................................................................... 49

4.5.7.2.

Evaluación de Requisitos ............................................................................................. 49

4.5.8 PROCESSMAKER ......................................................................................................... 50 4.5.8.1.

Instalación .................................................................................................................... 50

4.5.8.2.

Evaluación de Requisitos ............................................................................................. 50

4.5.9 Matriz comparativa de las Herramientas de Estudio .................................................. 51 4.5.9.1. PROCESSMAKER ........................................................................................................ 52 4.5.10 Requerimientos Funcionales .......................................................................................... 52 4.5.11 Requerimientos no Funcionales ..................................................................................... 53 4.5.11.1 Hardware (mínimo)....................................................................................................... 53 4.5.11.2. Software (mínimo): ...................................................................................................... 53 4.5.12 ACTORES ....................................................................................................................... 54 4.5.13 Ítem de Trabajo ............................................................................................................... 55 4.5.14 Roles ................................................................................................................................. 55 4.5.15 Perfiles .............................................................................................................................. 56 4.5.16 Reglas del Sistema ........................................................................................................... 56 4.5.17 Casos de Uso y Documentación ...................................................................................... 57 4.5.17.1. Caso de Uso Trámite Estudiantil. ................................................................................. 57 V.

RESULTADOS Y DISCUSIÓN ....................................................................................... 60

5.1. Análisis de Impacto ........................................................................................................... 60 5.1.1. Impacto Tecnológico ......................................................................................................... 60

xiv

5.1.2. Impacto general ................................................................................................................. 61 5.2. Desarrollo del Sistema ....................................................................................................... 61 5.2.1. Módulo Registro................................................................................................................ 61 5.2.2. Módulo Revisión ............................................................................................................... 63 5.2.3. Módulo Aprobación .......................................................................................................... 67 5.3. Capa de Presentación ........................................................................................................ 68 5.3.1. Interfaz de Usuario ............................................................................................................ 68 5.3.2. Módulo de Administración ............................................................................................... 69 5.3.3. Roles.................................................................................................................................. 70 5.3.4. Proceso de Gestión Documental ....................................................................................... 70 5.3.5. Registro de Solicitud ......................................................................................................... 71 5.3.6. Anexar Documentación ..................................................................................................... 72 5.3.7. Revisión de Solicitud ........................................................................................................ 72 5.3.8. Aprobación de Solicitud.................................................................................................... 73 5.3.9. Entrega de Solicitud .......................................................................................................... 74 5.3.10. Formulario de Entrega de Solicitud .................................................................................. 75 VI.

CONCLUSIONES ............................................................................................................ 77

VII.

RECOMENDACIONES................................................................................................. 78

REFERENCIA ............................................................................................................................ 79 GLOSARIO ................................................................................................................................. 81 ANEXO 1 ..................................................................................................................................... 83 ENTREVISTA A LA UNIDAD DE INFORMACIÓN............................................................ 83

xv

ANEXO 2 ..................................................................................................................................... 85 INFORME DE DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA GENERAL ................................... 85 ANEXO 3 ..................................................................................................................................... 86 ENCUESTA DE SOLICITUDES A ESTUDIANTES ............................................................. 86 ANEXO 4 ..................................................................................................................................... 88 CODIFICACION DEL SISTEMA SCSS ................................................................................. 88 ANEXO 5 ................................................................................................................................... 118 MANUAL TÉCNICO DE INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN ................................... 118 ANEXO 6 ................................................................................................................................... 139 MANUAL DE USUARIO......................................................................................................... 139

xvi

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Simbología (BPMN) ...................................................................................................... 23 Tabla 2. Cálculo de la muestra ..................................................................................................... 36 Tabla 3. Resultado de la encuesta pregunta 1 .............................................................................. 40 Tabla 4. Resultado de la encuesta a la pregunta 2 ....................................................................... 41 Tabla 5. Resultado de la encuesta de la pregunta 3 ..................................................................... 42 Tabla 6. Resultado de la encuesta de la pregunta 4 ..................................................................... 43 Tabla 7. Resultado de la encuesta de la pregunta 5 ..................................................................... 44 Tabla 8. Resultado de la encuesta de la pregunta 6 ..................................................................... 45 Tabla 9. Caso de Uso Notificación de trámite estudiantil............................................................ 47 Tabla 10. Requisitos de Intalio .................................................................................................... 48 Tabla 11. Requisitos de Bonita .................................................................................................... 49 Tabla 12. Requisitos de ProcessMaker ........................................................................................ 51 Tabla 13. Tabla Comparativa de las Herramientas de Estudio .................................................... 51 Tabla 14. Actores ......................................................................................................................... 55 Tabla 15. Ítems de trabajo ............................................................................................................ 55 Tabla 16. Roles ............................................................................................................................ 56 Tabla 17. Caso de Uso de Inicio de trámites................................................................................ 58 Tabla 18. Caso de Uso de verificación de trámite de solicitud .................................................... 59 Tabla 19. Caso de uso de notificación de trámite estudiantil....................................................... 59

xvii

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Modelo conceptual de un BPM. ................................................................................... 13 Figura 2. Elementos de un Proceso de Negocio .......................................................................... 14 Figura 3. Elementos de un Proceso de Negocio .......................................................................... 15 Figura 4. Intalio............................................................................................................................ 24 Figura 5. jBPM ............................................................................................................................ 25 Figura 6. Bonitasoft ..................................................................................................................... 26 Figura 7. ProcessMaker ............................................................................................................... 27 Figura 8. Gestores de Base de Datos ........................................................................................... 28 Figura 9. MySQL SERVER......................................................................................................... 29 Figura 10. Oracle 10g .................................................................................................................. 29 Figura 11. Hardware .................................................................................................................... 30 Figura 12. Software...................................................................................................................... 30 Figura 13. Organigrama Estructural de la PUCE SD .................................................................. 31 Figura 14. Resultado de la encuesta pregunta 1........................................................................... 40 Figura 15. Resultado de la encuesta pregunta 2........................................................................... 41 Figura 16. Resultado de la encuesta pregunta 3........................................................................... 42 Figura 17. Resultado de la encuesta a la pregunta 4 .................................................................... 43 Figura 18. Resultado de la encuesta a la pregunta 5 .................................................................... 44 Figura 19. Resultado de la encuesta pregunta 6........................................................................... 45 Figura 20. Caso de uso inicio de trámites .................................................................................... 57 Figura 21. Caso de uso de verificación de trámites de solicitud.................................................. 58 Figura 22. Caso de uso notificación trámite estudiantil............................................................... 59

xviii

Figura 23. Interfaz de Usuario ..................................................................................................... 69 Figura 24. Interfaz de Administrador .......................................................................................... 69 Figura 25. Rol del Administrador ................................................................................................ 70 Figura 26. Proceso de Gesti贸n Documental................................................................................. 71 Figura 27. Registro de Solicitud .................................................................................................. 71 Figura 28. Anexo de Solicitud f铆sica ........................................................................................... 72 Figura 29. Revisi贸n de Solicitud.................................................................................................. 73 Figura 30. Aprobaci贸n de Solicitud ............................................................................................. 74 Figura 31. Entrega de Solicitud ................................................................................................... 75 Figura 32. Formulario entrega de solicitud .................................................................................. 76

1

I.

INTRODUCCIÓN

Las empresas actualmente se manejan con procesos en áreas tales como recursos humanos, finanzas y otras funciones. Las mismas que necesitan una manera fácil de gestionar y mejorar sus recursos.

En la actualidad Bussines Process Management (BPM) es una metodología que ha a evolucionando durante años donde se presenta como un conjunto de métodos, herramientas, tecnologías para diseñar, representar y controlar los procesos de negocio. (Garimella, Lees, & Williams, 2008) En el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD, las solicitudes estudiantiles se las realiza de forma manual, existiendo la dificultad de controlar el ingreso y salida de las solicitudes, por lo que es necesario un sistema informático para así mejorar el control y seguimiento de las solicitudes.

La herramienta BPM, también nos permitirá diseñar formularios, asignar roles, conectar sistemas, entre otros flujos y demás procesos, en donde los gerentes de tecnología y negocios trabajan juntos para dirigir los procesos, los que permiten mejorar los problemas en las actividades comerciales.

Esta herramienta se puede ir corrigiendo y adaptando a nuevas condiciones que ayuden a mejorar los procesos en las organizaciones.

Aumentando la competitividad y aceptación por parte de todas las personas involucradas en el proceso, al administrar un gran volumen de solicitudes en el Departamento de Secretaría General.

Fundamentalmente un Sistema de control y seguimiento de solicitudes consiste en que los estudiantes presentan sus diferentes peticiones, las que son entregadas a la Unidad de Información la misma que se encarga de revisar que no exista ningún inconveniente para continuar el proceso.

2

Comprobando que no existe impedimento alguno la secretaria procede a llenar todos los campos que serán validados para que siga su órgano regular y sea enviado a la persona indicada, generando un número de caso que es entregado al estudiante para verificar como está el proceso de su solicitud.

Terminado el proceso de solicitud del estudiante se notificará vía mail o deberá acercarse a la Unidad de Información, además obtendrá un formulario como respaldo de recepción de entrega de la resolución solicitada al estudiante.

3

II.

2.1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Antecedentes.

En el Departamento de Secretaría General de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo el proceso de las solicitudes estudiantiles se realiza en forma manual, sin tomar en cuenta que nuestra sociedad se encuentra en una capacidad de desarrollo y evolución como nunca antes se lo pensó.

Esto ha causado un enorme incremento en el manejo de las solicitudes estudiantiles en el Departamento de Secretaría General, permitiendo así buscar mejores alternativas en utilizar el desarrollo de un sistema para lograr un manejo adecuado en el registro, control y seguimiento.

Tecnología BPM También conocida como Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management). Con sus enfoques evolucionados y sus tecnologías de punta, ha surgido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de la agilidad y flexibilidad necesaria para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades de mercado.

Todo comienza en la década de los ochenta en donde las empresas se centran en la metodología Total Quality Management (TQM) de mejoramiento continuo y progresivo. Una década más tarde en los años noventa se fomentó el Business Process Reengineering (BPR). Esta fue una metodología diseñada por los autores Hammer y Champy.

Luego vino el sistema Enterprise Resource Planning (ERP) que ganó la atención de los empresarios y al igual que el BPR, esta metodología tuvo sus ventajas y desventajas. Para inicios del milenio las empresas se entusiasmaron con el Customer Relationship Management (CRM) que

4

se centran en la gestión con los clientes. Esta exitosa estrategia comercial beneficia y anticipa lo que se conoce como el front office pero deja de lado los procesos del back-office o procesos de apoyo o soporte. Es por eso que más recientemente Six-Sigma ha venido a llenar ese vacío.

El resultado final, por ahora, del largo camino en busca de la eficiencia organizacional basada en procesos

es

lo

que

se

conoce

con

el

acrónimo

de

BPM.

Recuperado

de

http://www.ecured.cu/index.php/Tecnolog%C3%ADa_bpm#cite_ref.

BPM es un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas, métodos y disciplinas de gestión para la identificación, modelado, análisis, ejecución, control y mejora los cambios radicales en los procesos de negocio.

2.2.

Situación Actual

Para la elaboración de un trámite de solicitudes en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD se tiene que adquirir un documento valorado, la cual contiene varias alternativas como son: Certificado de Egresamiento, Certificado de Título, Pensum Analítico, Pensum Académico, Desglose de Documentos, entre otros; el estudiante tiene la facultad de seleccionar el trámite a realizar, aunque en muchos casos no se conoce la información del departamento o autoridad hacia la cual se debe dirigir permitiendo que el documento siga su órgano regular determinado hasta su aprobación o negación.

2.3.

La Problemática Observada

Actualmente en la Universidad no se realiza un seguimiento y control en las fases previas a los procesos de trámites de solicitudes en la Unidad de Información que pertenece a Secretaría General

5

de la PUCE SD, estos procesos presentan varios inconvenientes, tales como lentitud en la aprobación y en algunas ocasiones incluso pérdida de la documentación entregada.

Dado que el seguimiento se realiza en forma manual en su totalidad. Por esto se hace necesario plantear una solución a los problemas antes mencionados mediante la utilización de la tecnología y recursos informáticos.

2.4.

Necesidades y Problemas Identificados

En cuanto a las principales necesidades a cubrir se tienen: 

Asignar actividades a la Unidad de Información y al Departamento de Secretaría General de forma automática y según cualquier criterio.



Recordar a las secretarias sus actividades, las cuales son parte de una cola de WorkFlow (flujo de trabajo).



Optimizar la colaboración entre secretarias que comparten actividades.



Automatizar el flujo de documentos que se envían al Departamento de Secretaría General de la PUCE SD.



Definir alertas según criterios de tiempo, evento o condición.



Permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla.



Proveer una vista on-line de cada instancia del proceso de solicitudes, de cada actividad, y del desempeño de las personas.

6



Hacerles llegar a cada persona sus actividades a través de E-mail.



Proveer responsables en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD para efectos de mejora continua como de indicadores de calidad y de gestión.

2.5.

Beneficios Esperados

Los beneficios más importantes se detallan a continuación: 

Se mejora la calidad de servicio al estudiante.



Disminuir el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades.



Disminuir el tiempo que los estudiantes necesitan para conocer la situación de un estado de solicitud (ej.: instancia en que se encuentra, tiempo de espera, departamento).



Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos en el departamento.

2.6.

Justificación

En la actualidad la mayoría de procesos son únicos pero pueden cambiar con el paso del tiempo, razón por la cual es necesaria la implementación de tecnologías, es decir, al hablar de procesos de solicitudes se refiere, a convertir las tareas manuales existentes, en procesos electrónicos en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD. Este proyecto toma en cuenta que los documentos son la base esencial de los procesos que se realiza para el trámite de solicitudes, con esta tecnología nos permitirá justificar de manera sistemática los procesos que involucran al departamento, generando eficiencia y eficacia.

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La combinación de esta tecnología en el Departamento de Secretaría General; por ser Software Libre, no generaría grandes costos aprovechando todas las bondades que estas nos ofrecen, permitiendo alejarse de los ambientes intensivos en papel.

La sistematización de los procesos de solicitudes, es una alternativa para permitir solucionar los procesos siguiendo su órgano regular sin que exista pérdida de información presentada, porque cuenta con plataformas tecnológicas que garantizan que el proceso continúe.

2.7.

Objetivos

2.7.1. Objetivo General Desarrollar un sistema informático haciendo uso de código abierto, que permita la automatización, el control y seguimiento de las solicitudes que presentan los estudiantes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, específicamente para el Departamento de Secretaría General.

2.7.2. Objetivo Específico.  Crear un sistema de solicitudes de acuerdo a los trámites estudiantiles en el Departamento de Secretaría General en la PUCE SD.  Reducir la espera de respuesta para los trámites de las solicitudes.  Aumentar la eficiencia y eficacia para el desarrollo de los procesos de las solicitudes.  Seleccionar las mejores herramientas BPM para el diseño.

8

III. 3.1.

MARCO REFERENCIAL

Revisión de la Literatura o Fundamentos Teóricos.

3.1.1. Software Libre “Software Libre”, es la denominación del software que respeta la libertad de los usuarios sobre su producto adquirido y, por lo tanto, una vez obtenido puede ser usado, copiado, estudiado, cambiado y redistribuido libremente. Recuperado de https://www.gnu.org/philosophy/free-sw.es.html.

El software libre suele estar disponible gratuitamente, o al precio de costo de la distribución a través de otros medios; sin embargo no es obligatorio que sea así, por lo tanto no hay que asociar software libre a "software gratuito" (denominado usualmente freeware), ya que, conservando su carácter de libre, puede ser distribuido comercialmente (software comercial).

El “Software Gratuito”, incluye en ocasiones el código fuente, este tipo de software no es libre, a menos que se garanticen los derechos de modificación y redistribución de dichas versiones modificadas del programa.

Además no se debe confundir software libre con "software de dominio público". Éste software no requiere de licencia, pues sus derechos de explotación son para toda la humanidad, porque pertenece a todos por igual, cualquiera puede hacer uso de él, siempre con fines legales y consignando su autoría original.

El creador de este software sería aquel autor que dona a la humanidad, cuando sus derechos han expirado, tras un plazo contado desde la muerte de este. Condicionando el uso de software bajo una licencia, siendo que si sus características son muy débiles, ya no serían de dominio público.

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3.1.2. Historia del Software Libre

El software libre surge en los años 60 y 70, el software no era considerado un producto sino un añadido para los grandes empresarios de computadoras, los cuales hacían para que sus clientes puedan hacer uso. En dicha cultura, era común que los programadores y desarrolladores de software compartieran libremente sus programas unos con otros.

En el año 1971, las personas que hacían uso de software libre, en ámbitos tanto universitarios como empresariales, creaban y compartían el software sin ningún tipo de restricciones. Siendo así que a finales de los ´70s, se limitó su uso con la implementación de licencia.

Con la llegada de los años 80 la situación empezó a cambiar, las computadoras más modernas comenzaban a utilizar

sistemas operativos privados. Haciendo que los usuarios

acepten

condiciones restrictivas que impiden realizar modificaciones a dicho software.

En caso de que algún usuario o programador encontrase algún error en la aplicación, lo único que él puede hacer es darlo a conocer a la empresa desarrolladora para encontrar la solución a la aplicación, si el programador estuviese capacitado para solucionar el problema no le permite mejorarlo por el contrato de las licencias. (Proaño)

Actualmente el software libre se desarrolla y evoluciona rápidamente por los programadores en todo el mundo, con el uso del internet, se puede leer, modificar y redistribuir el código fuente de alguna herramienta y ampliar su utilidad produciendo mejor software.

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3.1.3. Ventajas del Software Libre 3.1.3.1.

Económico:

El bajo coste de los productos libres permite proporcionar a las pequeñas y medianas empresas servicios y ampliar sus infraestructuras sin que se vean afectados sus intentos de crecimientos con la necesidad de adquirir licencias para su uso de software.

3.1.3.2.

Libertad de uso y Redistribución:

Las licencias de software libre permiten la instalación varias veces y en diferentes máquinas al mismo tiempo cuando el usuario lo crea necesario.

3.1.3.3.

Independencia Tecnológica:

El acceso al código fuente permite el desarrollo de nuevos productos sin la necesidad de desarrollar todo el proceso iniciando de cero.

3.1.3.4.

Fomento de la Libre Competencia:

Al basarse en servicios y no licencias, uno de los modelos de negocio que genera el software libre es la contratación de servicios de atención al cliente. Este sistema permite que las compañías que den el servicio compitan en igualdad de condiciones al no poseer la propiedad del producto del cual dan el servicio.

3.1.3.5.

Soporte y Compatibilidad a Largo Plazo:

Más que una ventaja del software libre es una desventaja del software propietario, por lo que la elección de software libre evita tener plazo en sus licencias en cambio el propietario una vez

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alcanzado el máximo de ventas no le interesa que continúen con él software para sacar nuevo producto.

3.1.3.6.

Formatos Estándar:

Los formatos estándar permiten una interoperatividad más alta entre sistemas, evitando prohibiciones, son válidos en ocasiones para lograr una alta inter-operatividad si se omite el hecho que estos exigen el pago de royalties a terceros.

3.1.3.7.

Sistemas sin Puertas Traseras y más Seguros:

El acceso al código fuente permite que tanto hackers como empresas de seguridad de todo el mundo puedan auditar los programas, por lo que la existencia de puertas traseras es ilógica ya que se pondría en evidencia y contraviene el interés de la comunidad que es la que lo genera.

3.1.3.8.

Corrección más Rápida y Eficiente de Fallos:

El funcionamiento e interés conjunto de la comunidad ha demostrado solucionar rápidamente los fallos de seguridad en el software libre, algo que el software propietario es más difícil y costoso.

Cuando se notifica a las empresas propietarias del software, éstas niegan inicialmente la existencia de dichos fallos por cuestiones de imagen y cuando finalmente admiten la existencia de esos errores informáticos, tardan meses hasta proporcionar los parches de seguridad.

3.1.3.9.

Métodos Simples y Unificados de Gestión de Software:

Actualmente la mayoría de distribuciones de Linux incorporan alguno de los sistemas que unifican el método de instalación de programas, librerías, etc. Por parte de los usuarios.

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3.1.3.10. Sistema en Expansión: Las ventajas especialmente económicas que aportan las soluciones libres a muchas empresas y las aportaciones de la comunidad han permitido un constante crecimiento del software libre, hasta superar en ocasiones como en el de los servidores web, al mercado propietario.

3.1.4. Desventajas del Software Libre Si observamos la situación actual, es decir la existencia mayoritaria de Software Propietario, tenemos: 3.1.4.1 Dificultad en el Intercambio de Archivos: Esto se da mayormente en los documentos de texto (generalmente creados con Microsoft Word), si los queremos abrir con un Software Libre (p/ ej. Open Office o LaTeX) nos da error o se pierden datos.

3.1.4.2. Mayores Costos de Implantación e Interoperabilidad: Dado que el software constituye "algo nuevo", ellos suponen afrontar un costo de aprendizaje, de instalación, de migración, de interoperabilidad, etc., cuya cuantía puede verse disminuida con mayor facilidad en las instalaciones y/o en el uso de emuladores.

3.2.

Gestión de Procesos de Negocio (BPM)

Business Process Management es la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de una organización mediante la aplicación de un conjunto de elementos tecnológicos que permiten modelar, automatizar, monitorizar y optimizar los procesos de negocio.

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(Pais Curto , 2013, pág. 137)

Figura 1. Modelo conceptual de un BPM. Fuente. http://blog.angelyaulilahua.pro/2012/11/que-es-business-process-management-bpm.html.

3.3.

Definición de Proceso de Negocio.

Un proceso de negocio es un conjunto de tareas o actividades relacionadas lógicamente que se llevan a cabo para satisfacer las necesidades de un negocio, poseen múltiples puntos de contacto entre si y atraviesan diversas áreas de una organización.

Este conjunto de actividades o tareas deben tener una secuencia lógica, ordenada con un propósito definido para lograr un objetivo específico que este alineado con las necesidades y los objetivos estratégicos de una organización.

3.3.1. Elementos de un Proceso de Negocio La definición de procesos de negocio en una organización es una tarea muy compleja ya que se requiere identificar cuáles son las tareas que deben conformar un proceso así como los agentes o departamentos que deberían estar involucrados.

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Para definir un proceso de negocio es necesario conocer cada uno de los elementos que lo conforman:  Entradas  Salidas o Resultados  Actividades  Recursos o Mecanismos  Políticas o Reglas de Negocio.

Figura 2. Elementos de un Proceso de Negocio Fuente. http://www.excellentia.com.uy/articulos/excellentia_articulo_1185641521.pdf

3.4.

Clasificación de los Procesos

Es importante considerar dentro de las organizaciones el análisis e identificación de los procesos, ya que esto permite visualizar la situación real de la empresa; después de realizar la identificación de los procesos es necesaria la clasificación, por ello es importante que se establezca de manera adecuada las salidas o resultados que se producen. (Pais Curto , 2013, pág. 58)

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Los procesos se clasifican en:  Procesos Estratégicos  Procesos Operativos  Procesos de Soporte 3.4.1. Procesos Estratégicos Son también conocidos como estratégicos o de apoyo son procesos que realizan para brindar dirección a toda la organización, establecer su estrategia corporativa y darle un carácter único, estos procesos son responsables de emitir políticas directrices y planes estratégicos.

3.4.2. Procesos Operativos También llamados agregadores de valor o productivos y están directamente relacionados con los productos o servicios que presta la empresa, contribuyendo a mejorar su eficacia.

3.4.3. Procesos de Soporte Conocidos como soporte o habilitantes estos no añaden valor directamente, pero son necesarios para el funcionamiento de la organización, su objetivo es dar apoyo logístico, soporte y asesoría a los procesos operativos contribuyendo a mejorar su eficacia.

Figura 3. Elementos de un Proceso de Negocio Fuente. http://www.gestion-calidad.com/graficos%20web/mapa-procesos.gif

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3.5.

Mapa de Procesos

El Mapa es la representación gráfica del conjunto de procesos desarrollados dentro de un ámbito de actuación, con todos sus componentes y relaciones. Constituye una herramienta utilizada para identificar y describir, mediante diagramas y texto, cada uno de los pasos imprescindibles de los procesos clave de una organización.

El tener mapas de procesos permite mostrar cómo fluye el trabajo a través de la organización, presentando con simplicidad cuáles son los principales procesos en que se trabaja, cada uno de ellos convirtiendo entradas en resultados, proporcionando un gráfico claro y complejo del trabajo.

3.5.1. Características del Mapa de Procesos El mapa de procesos se muestra en un lenguaje gráfico y es diseñado para: (Pérez Fernández de Velasco , 2010)

 Exponer gradualmente y de forma controlada los detalles de los procesos, secuencia o interacción entre ellos.  Estimular la descripción de los procesos de forma concisa y precisa.  Centrar la atención en las relaciones y comunicaciones de los procesos representados.  Representar la totalidad de un sistema como un único módulo.  Identificar aquellas áreas en las que un cambio tendría mayor impacto sobre la mejora de la calidad.  Eliminar las barreras organizativas y departamentales, fomentando el trabajo en equipo interfuncional e integrando eficazmente a las personas.

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3.5.2. Elaboración del Mapa de Procesos Se debe tener en cuenta los siguientes lineamientos para la elaboración de un mapa de procesos, las fases son:  Identificar los procesos operativos, administrativos y más importantes.  Determinar las fronteras de los procesos, es decir, las entradas y las salidas.  Los proveedores y clientes de cada proceso  Comprender los procesos, su misión, y objetivos  Evaluar la relevancia estratégica de cada proceso  Evaluar la “salud” de cada proceso  Flexibilidad ante las variaciones del entorno y adecuarse al mismo.  Describirlos desglosando hasta conseguir el nivel de detalle necesario, de una lista con todos los procesos identificados e ir agrupándolos hasta el primer nivel.

3.5.3. Diseño de Procesos El diseño de procesos es la base fundamental en el mejoramiento organizacional, es la comprensión del proceso tal y como éste está funcionando en la actualidad.

3.5.4. Levantamiento de Información Para poder realizar el diseño de los procesos es necesario en primer lugar recolectar toda la información necesaria de lo que ocurre dentro de la organización para lo cual es necesario recorrer cada sección de la empresa y entrevistar a todos los actores participantes de los procesos de manera directa y documentar dicha información.

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Entre las preguntas frecuentes están:  ¿Cuáles son las tareas que desempeña?  ¿Cómo realiza o ejecuta cada tarea?  ¿Qué información necesita para realizar cada tarea?  ¿Quién le provee de la información para su trabajo?  ¿A quién le es útil su trabajo?  ¿Cuál es el resultado de realizar todas las tareas?

Estas preguntas entregarán la información necesaria para diagramar las tareas de un proceso. Estas entrevistas deben tener el formato de una conversación más que un cuestionario, la que debe ser hábilmente dirigida por el entrevistador para lograr superar las barreras psicológicas que podría tener el entrevistado.

3.5.5. Análisis de Procesos El análisis de los procesos consiste en determinar la situación actual de la organización debido a que los procesos constituyen una radiografía de la organización, en la medida en que los procesos sean eficaces la organización también lo será.

Mediante el análisis de los procesos se puede identificar en que procesos la organización debe concentrar sus esfuerzos, así como también que procesos son los que están implicados en el cumplimiento de los objetivos en la organización.

3.5.6. Representación Gráfica La representación gráfica de los procesos facilita la comunicación, ejecución y análisis de los

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mismos, así como la detección de mejoras. Las empresas disponen de diversas herramientas de representación gráfica y quizá la más usual sea la utilización de diagramas como por ejemplo el diagrama de flujo.

El ordenar los procesos en forma secuencial permite, comprender su verdadera dimensión de manera más eficiente. La mejor forma de entender un proceso es mediante un flujograma.

3.6.

Business Process Management Suite (BPMS)

BPMS significa “Business Process Management Suite” y es sin duda, la tendencia ya consolidada e imparable que está cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las empresas y de cualquier organización en el mundo, permitiendo mayor flexibilidad, automatización y potencia. (Pais Curto , 2013, pág. 215) BPMS puede ser definido como una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modernizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas, es decir procesos de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento operando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos.

3.6.1 Definición

BPM es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales. Es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno. (Garimella, Lees, & Williams, 2008, pág. 21)

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BPM combina métodos ya probados y establecidos de gestión de procesos con una nueva clase de herramientas de software empresarial, ha posibilitado adelantos muy importantes en cuanto a la velocidad y agilidad que las organizaciones mejoran el rendimiento de negocio.

3.6.2. Dimensiones de BPM 3.6.2.1 El Negocio: La dimensión de valor La dimensión de negocio es la dimensión y de la creación de valor tanto para los clientes como para los “stakeholders” (personas interesadas en la buena marcha de la empresa como empleados, accionistas, proveedores, etc.). BPM facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la compañía.

3.6.2.2 El Proceso: La dimensión de transformación La dimensión de proceso crea valor a través de actividades estructuradas llamados procesos operacionales que transforman los recursos materiales en productos o servicios para clientes y consumidores finales. Mientras más efectiva sea esta transformación, con mayor éxito se crea valor.  Efectividad de los procesos: BPM fomenta de forma directa un aumento en la efectividad de los procesos mediante la automatización adaptativa y la coordinación de personas, información y sistemas.  Transparencia de los procesos: La transparencia es la propiedad de apertura y visualización crítica para la efectividad de las operaciones. BPM permite a las personas de negocios gestionar de forma directa la estructura del flujo de los procesos y realizar el seguimiento de los resultados así como de las causas.

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 Agilidad en los procesos: BPM permite a las personas de negocios definir procesos de forma rápida y precisa a través de los modelos de proceso.

3.6.2.3 La Gestión: La dimensión de capacitación

La gestión es la dimensión de capacitación de las personas con sistemas en movimiento permitiendo que los procesos sigan la acción cumpliendo los fines y objetivos del negocio con las que se forja el éxito empresarial.

3.7.

La Arquitectura de Gestión para BPM

Dentro del marco de la arquitectura empresarial, el papel de la gestión es dirigir las acciones con el comportamiento de las personas y sistemas, así como el flujo de información a través del tiempo, utilizando ajustes en los procesos para alcanzar los objetivos empresariales. La arquitectura de gestión de BPM incluye gestión de proyectos, gestión de procesos y mejora de procesos.

(Garimella, Lees, & Williams, 2008, pág. 57)

3.8.

La Arquitectura Tecnológica para BPM

3.8.1. Simulación

Después de diseñar un proceso, es posible que se desee probarlo primero “en el laboratorio”. Con BPM, puede simular un proceso con el ordenador para ver cómo se comportará en diversas condiciones como simulación de procesos, recursos compartidos y configuraciones de documentos. Por lo tanto, una simulación se puede realizar rápidamente de un proceso que se ejecuta como un proyecto en uno o distintos escenarios.

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Un proyecto de simulación contiene modelos de los proyectos BPM son de dos tipos:

 Optimización de las operaciones actuales: mejorar la productividad y el rendimiento, medir los procesos de funcionamiento actuales y corregir los defectos.  Desarrollo de nuevos procesos y aplicaciones: ir en crecimiento y la innovación, o eliminar las prácticas poco económicas creando nuevas capacidades. Las implementaciones de BPM pueden funcionar prácticamente en cualquier metodología de desarrollo.

3.8.2. Diagrama Business Process Modeling Notation (BPMN) Business Process Modeling Notation (BPMN) es el nuevo estándar para modelado de procesos de negocio y de servicios web. BPMN es un elemento central de una nueva iniciativa en el mundo empresarial denominada Arquitectura de Procesos de Negocio (BPM).

El principal objetivo de BPMN es proveer una notación estándar que sea fácilmente comprensible para todos los miembros de la empresa. Estos grupos de interés de negocios incluyen los analistas de negocios que crean y perfeccionan los procesos y los desarrolladores técnicos responsables de la aplicación de los procesos, los gerentes de negocios que supervisan y gestionan los procesos.

Por lo tanto, BPMN es la intención de servir como lenguaje común para cerrar la brecha de comunicación que se produce con frecuencia entre proceso de diseño de negocios y su aplicación.

3.9.

Simbología BPMN

La notación para gestión de procesos del negocio (BPMN) es el estándar más reciente para modelado de procesos del negocio y servicios web. (Pais Curto , 2013, pág. 233)

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OBJETO

Evento

Inicio Intermedio

DESCRIPCIÓN Un evento es algo que sucede durante el curso de un proceso. Estos eventos afectan el flujo del modelo y usualmente tiene una causa o un impacto. Existen tres tipos de eventos: Inicio, Intermedio y Fin. Como el nombre implica, el evento de inicio indica cuando un proceso en particular inicia.

El evento intermedio ocurre entre el inicio y el final de un evento.

Como el nombre implica, el evento de fin indica cuando un proceso ha finalizado.

Una actividad es un término genérico para el trabajo que realiza la empresa en un proceso.

Los tipos de actividades que forman parte de Actividad un modelo de proceso son: subprocesos y tareas. Las actividades se utilizan en ambos procesos estándar.

Una compuerta se utiliza para controlar la convergencia y divergencia de las corrientes de Compuerta secuencia en un proceso. Así determinará la ramificación, duplicidad, fusión, y unión de las rutas.

Un flujo de secuencia se utiliza para mostrar el Flujo de Secuencia orden que las actividades se realizarán en un proceso.

Un flujo de mensaje se utiliza para mostrar el Flujo de Mensaje flujo de mensajes entre dos participantes que son preparados para enviarlos y recibirlos.

Una asociación se utiliza para vincular información con elementos gráficos BPMN, Asociación anotaciones de texto y otros artefactos. Una asociación indica una dirección de flujo cuando proceda.

Generalmente se utiliza para la impresión, éste Conector Fuera de objeto mostrará cuando un flujo de secuencia deja una página y se reinicia en la página Página siguiente. Un evento. Un evento intermedio de enlace puede utilizarse como un conector fuera de página.

Fin

Tabla 1. Simbología (BPMN) Fuente. Carlos Jaya

NOTACIÓN

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3.10. Herramientas BPM Ventajas y Desventajas Para la realización de la Disertación de Grado se detalla a continuación las ventajas y desventajas de algunas herramientas BPM, para determinar la mejor herramienta que se ajuste a las necesidades del Departamento de Secretaría General de la PUCE SD. 3.10.1. Intalio Es una plataforma Open Source basada en Java-J2EE, Apache ODE, Axis2 y Apache Gerónimo, que implementa BPMS, cuenta con una herramienta para el diseño basada en Eclipse y utiliza Notación BPMN para diseñar procesos de negocio. Recuperado de http://www.intalio.com/.

Figura 4. Intalio Fuente. http://www.intalio.com/

3.10.2. Ventajas Tiene un servidor estable, cuenta con un motor BPEL, puede diseñar formularios en el diseñador XForms, donde el servidor de Intalio diseña la programación de flujo de trabajo, cuenta con dos interfaces basadas en un API de Java que ellos llaman TEMPO: 

Consola Administrativa (bpmn-console), donde puedes probar todos tus procesos.



Interfaz de Usuario, donde puedes probar los procesos asignados a un usuario específico.

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3.10.3. Desventajas Intalio cuenta con poca información, dispone de un foro y un Wiki, en inglés, pero muy pobre, como también de algunos tutoriales en flash faltando información avanzada para esta herramienta.

También sobre los formularios XForms está algo escasa la información, cuando se modifica el formulario desde el diseñador se pierde información del código. Usa como motor de bases de datos por defecto Apache Derby se puede cambiar a MySQL, pero genera muchos problemas teniendo a regresar a Derby.

3.11. Jbpm Es una herramienta que no está basada en BPEL, cuenta con una herramienta para su diseño basado en Eclipse, no usan notación BPMN, alejándolo de los estándares empresariales, pero no deja de ser una herramienta muy completa y poderosa. Recuperado de http://www.jbpm.org/

Figura 5. jBPM Fuente. http://sourceforge.net/projects/jbpm/

3.11.1.

Ventajas

Es sencilla la instalación, el diseño es muy liviano y se adapta bien a Eclipse, sus formularios se crean automáticamente en JSF con Facelets, cada nodo se puede programar en Java basados en el API documentadas de Jboss.

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Tiene con una consola JBOSS, modificable e Hibernate, permitiendo que el Workflow recorra sobre cualquier base de datos como Oracle, SQL Server con solo cambiar un archivo de configuración.

3.11.2. Desventajas No es estándar, se debe programar las clases propias y agregarlas al API, si se maneja un control de usuarios aparte.

3.12. Bonita Esta herramienta es difícil su funcionamiento por su plataforma, JONAS, no muy conocida y su diseño es un APPLET. Recuperado de http:// www.bonitasoft.com/.

Figura 6. Bonitasoft Fuente. http://www.bonitasoft.com/

3.12.1 Ventajas Es Open Source, cuarta versión, y está cubierta por una compañía con varios proyectos (ObjectWeb), comparte muchas cosas de Intalio como jBPM, usando estándares diferentes de XDPL, siendo el segundo importante detrás de BPEL, su diseñador se basa en notación BPMN.

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3.12.2 Desventajas

El diseño es pobre, falto de una nomenclatura algo más compleja, solo dispone de tres componentes, está bien documentada, el aprendizaje es largo, pero no deja de ser un potente WorkFlow.

3.13. ProcessMaker

Es una herramienta totalmente libre y de código abierto (Open Source), disponible para las pequeñas y medianas empresas que necesiten de una herramienta informática capaz de colaborar con las actividades y procesos que realizan. Recuperado de http://www.ProcessMaker.com/.

Figura 7. ProcessMaker

Fuente. http://www.processmaker.com/

Permite a personas sin experiencia en programación, diseñar y aplicar soluciones para los procesos, esta herramienta se encuentra en la lista de los BPM.

Dentro de las posibilidades de la aplicación, podemos destacar que permite una forma sencilla de administrar los flujos de trabajo y ahorrar tiempo en las empresas. Permite adaptar sus módulos y elementos a cualquier organización, contando con un código y estructura de libre manejo.

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3.14. Base de Datos Un sistema Formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten acceso directo a ellos y de programas que manipulen ese conjunto de datos. Recuperado de https://fundamentosinformaticosjl.wordpress.com/2008/02/02/bases-de-datos/ Una base de datos es un conjunto de datos almacenados en un espacio físico o lógico al que podemos acceder para administrar información, a través de soluciones informáticas denominadas Gestores de Base de Datos.

Los sistemas de base de datos tienen varias características como manejo de integridad de datos, acceso múltiple a usuarios a la información, consultas y reportes, seguridad, respaldo como recuperación a través de backups.

Figura 8. Gestores de Base de Datos

Fuente. http://es.wikipedia.org/wiki/MySQL#mediaviewer/File:Mysql9.JPG

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3.14.1. MySQL Server Community Es una versión de descarga gratuita de la base de datos de código abierto, está disponible bajo la licencia GPL y es compatible con una gran activa comunidad de desarrolladores de código abierto.

Figura 9. MySQL SERVER

Fuente. MySQL Enterprise

3.14.2. Oracle Database 10g Express Edition Es confiable para configuraciones de clúster, protección antes la falla del servidor, fallas de sitio, errores de humanos y reducción del tiempo de bajo programado. Es una base de datos para desarrolladores que trabajan con PHP, Java, .NET, XML y de código abierto. Sólo se pueden correr en servidores con un solo procesador, con 1 de RAM y con un mínimo de 4GB de almacenamiento.

Figura 10. Oracle 10g Fuente. http://image.uamedia.info/1/22/60/0_original-24.jpg

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3.15. Hardware Son los componentes físicos del ordenador y tangibles de una computadora, es decir lo que se puede ver y tocar como son: mouse, teclado, monitor, memoria RAM, disco duro, Placa Base, etc.

Figura 11. Hardware Fuente. http://galeon.hispavista.com/tupcmaestra/img/hardware

3.16. Software Es un soporte lógico que permite que la computadora pueda desempeñar tareas inteligentes, dirigiendo a los componentes físicos con instrucciones y datos a través de diferentes tipos de programas.

Figura 12.Software Fuente. http://www.deltachimica.com/libreria/immagini/requisiti.jpg

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IV.

METODOLOGÍA

Con el propósito de mejorar los trámites de los procesos de solicitudes estudiantiles del Departamento de Secretaría General de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, sede Santo Domingo, se utilizará un correcto control de variables propias del desarrollo y poder llevar a cabo una ordenada elaboración de gestión documental en el departamento.

Para la investigación se recopila información a través de uso de métodos y técnicas e instrumentos utilizados por el investigador como son entrevistas, encuestas, anexos, etc. Describiendo cada uno de sus aspectos y exponiéndole en sus respectivos gráficos.

La Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo se encuentra conformado de la siguiente manera.

Figura 13. Organigrama Estructural de la PUCE SD Fuente. http://www.pucesd.edu.ec/images/files/pucesd_pdf/gobierno/organigrama.pdf

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4.1.

Método Cuantitativo

Permite la aplicación de procedimientos matemáticos y estadísticos recolectando información a través de encuestas a los estudiantes y entrevistas, siendo esta aplicada a la Unidad de Información, la Secretaría General de la PUCE SD, para sustentar con precisión el análisis de las variables de estudio.

4.2.

Método Cualitativo

Permite describir las diferentes herramientas BPM de gestión documental de procesos, comparar las cualidades y características de cada una de ellas.

4.3.

Tipos de Investigación

4.3.1. Investigación de Campo Este tipo de investigación fue aplicada en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD, luego de analizar el tema de solicitudes, se obtuvo información acerca de los procesos que se llevan a cabo actualmente en el departamento, mediante una entrevista realizada a la Unidad de Información (ver anexo1), Secretario General (ver anexo2) y las encuestas aplicadas a los estudiantes (ver anexo 3).

4.3.2. Investigación Bibliográfica Se basa en la utilización en las diferentes fuentes de información para la sustentación y desarrollo de las variables de estudio de la investigación.

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4.3.3. Investigación Proyectiva

Este tipo de investigación, consiste en elaboración de una propuesta, un plan, un programa o un modelo, como solución a un problema o necesidad de tipo práctico de una institución con base en los resultados de un proceso investigativo.

Tomando en cuenta la tecnología disponible y con ella poder cambiar la realidad presente en el manejo de los procesos de la solicitudes en el departamento, este tipo de investigación se enfoca al cambio de la realidad presente, mediante un sistema de gestión documental cambiando actualmente los procesos ingresados en el Unidad de Información para el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD. 4.3.4. Investigación Intuitiva

Este tipo de investigación nos permite captar de manera instantánea la herramienta de ProcessMaker usada para los procesos de solicitudes en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD.

4.4.

Técnicas de Recolección de Datos

4.4.1. Entrevista Esta técnica consiste mediante la conversación realizada a la Unidad de Información, con la finalidad de determinar repuestas necesarias para verificar los procesos de las solicitudes del Departamento de Secretaría General de la PUCE SD, que requiere de una solución.

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4.4.2. Encuestas Esta técnica fue aplicada a los estudiantes de la PUCE SD, con la finalidad de recolectar la información necesaria que se requiere para poder llevar una correcta gestión documental en el Departamento de Secretaría General.

4.4.3. Observación Se recurrió a esta técnica fundamentalmente para recopilar información detallada y veraz de todos los movimientos de los procesos del Departamento de Secretaría General de la PUCE SD, para así lograr con nuestro objetivo planteado en el mismo.

4.5.

Población y Muestra

4.5.1 Población Es un conjunto de todos los elementos que estamos estudiando para la investigación, pudiendo ser estas personas, instituciones, hechos, objetos, etc. acerca de los cuales intentamos sacar conclusiones en un estudio.

Como población se eligió a la totalidad de 1326 estudiantes de la PUCE SD, esta información fue consultada al Departamento de Secretaría General (ver Anexo 2).

4.5.1.1 Población Finita Para esta disertación de grado se aplicó la población finita porque en la investigación se conoce el número total de estudiantes de la PUCE SD registrados en el periodo 01 de Marzo a Septiembre 2014, cuya información fue proporcionada por el Secretario General.

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4.5.1.2 Población Infinita Cuando el número de elementos es muy grande para el estudio lo cual implica mayor dificultad para la investigación.

4.5.2. Muestra Es una representación significativa de las características de una población, que bajo, la asunción de un error (5%) estudiando las características de un conjunto poblacional mucho menor que la población global.

Para calcular el tamaño de la muestra se utiliza la siguiente fórmula:

Donde: n = el tamaño de la muestra.

N = tamaño de la población.

Desviación estándar de la población Z = Valor en la tablas estadísticas para un cierto nivel de confianza normalmente el valor que corresponda al nivel 95% que es 1,96 e = Límite aceptable de error muestral.

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DATOS PARA EL CALCULO DE LA MUESTRA (n)

Z=1,96

e=0,05

0,5

N= 1326

Tabla 2. Cálculo de la muestra

Fuente. Carlos Jaya

n = (1326) (0.5)2(1.96)2 / (0.05)2(1326-1)+ (1.95)2(0.5)2

n= 299 De acuerdo al resultado obtenido con la fórmula de la muestra, se considera a 299 estudiantes para la aplicación de las encuestas que se va a realizar, con la finalidad de cumplir con el objetivo de conocer el uso de las solicitudes por parte de los estudiantes en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD. 4.5.3. Técnicas de Análisis de Datos Una vez aplicada la entrevista y encuesta se procede a ordenar, analizar y tabular los datos recolectados.

4.5.3.1 Entrevista

Dirigida: Esther Murillo, Unidad de Información.

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Entrevistador: Carlos Jaya Objetivo: Desarrollar un sistema informático haciendo uso de código abierto, que permita la automatización, el control y seguimiento de las solicitudes que presentan los estudiantes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, específicamente para el Departamento de Secretaría General.

1. Existe algún procedimiento formal para el ingreso de solicitudes en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD? Síntesis: Los estudiantes que necesiten realizar un trámite de solicitud, se le informa que el primer paso a seguir es acercarse al Departamento de Tesorería y adquirir una solicitud, luego verificar que no tenga algún valor pendiente. La secretaria encargada del departamento de Tesorería procede a colocar un sello en la solicitud caso contrario no puede seguir el trámite que desea solicitar.

Análisis: Los estudiantes de la PUCE SD deben seguir los pasos indicados por la Unidad de Información para que no exista ningún inconveniente en el proceso de la solicitud a realizar.

2.

Qué tipos de solicitudes se manejan en el Departamento de Secretaría General de la

PUCE SD? Síntesis: Las solicitudes que se envían al Departamento de Secretaría General son las siguientes; Certificado de Título, Certificado de Egresamiento, Pensum Académico, Pensum Analítico, Tercera Matricula, Desglose de Documentos, Anulación de la Asignatura, etc.

Análisis: La Unidad de Información debe informar a los estudiantes de los diferentes tipos de solicitudes dirigidas al Departamento de Secretaría General.

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3. Cuáles son los actores que intervienen en el proceso de solicitudes del Departamento de Secretaría General de la PUCE SD?

Síntesis: Existen tres actores que intervienen en el proceso de solicitudes que son: Secretario General, Asistente Secretaría General y Unidad de Información.

Análisis: Los actores que intervienen en el proceso de solicitudes son personas capacitadas y aptas para cumplir con las funciones asignadas en sus respectivos cargos.

4. Cuáles son las funciones de los actores actuales en el proceso de solicitudes del Departamento de Secretaría General de la PUCE SD?

Síntesis: Las funciones realizadas por cada uno de ellos son las siguientes:

Unidad de Información: Encargada de receptar e ingresar las solicitudes.

Asistente Secretaría General: Encargada de revisar y verificar que la información de las solicitudes sea correcta.

Secretaría General: Encargado de la aprobación o negación de las solicitudes.

Análisis: La función de los actores que intervienen en el proceso de solicitudes del Departamento de Secretaría General de la PUCE SD es de forma manual, este problema puede ser solucionado con el uso de las herramientas BPM que permiten verificar en que actor se encuentra el proceso de las solicitudes.

39

5. Cuáles son los principales problemas de las solicitudes en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD?

Síntesis: El principal problema de las solicitudes en el Departamento de Secretaría General es el almacenamiento continuo de solicitudes ingresadas, que no han sido retiradas por los estudiantes provocando pérdida de solicitudes en algunos casos.

Análisis: El Departamento de Secretaría General realiza el proceso de solicitudes de forma manual por lo existe continuo almacenamiento y pérdida de algunas solicitudes. Las herramientas BPM permiten almacenar información de las solicitudes en formato digital y a la vez pueden notificar al estudiante por vía e-mail que el trámite de la solicitud ingresada a finalizado.

6. Considera usted que es viable implementar un sistema informático para el control y seguimiento del proceso de solicitudes en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD?

Síntesis: Me parece muy interesante su propuesta y creo que sería factible contar con este sistema informático para el control y seguimiento del proceso de solicitudes en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD.

Análisis: La entrevistada nos da la pauta a considerar la viabilidad para el control y seguimiento de las solicitudes, en la cual se evalúa recursos tecnológicos, humanos y económicos para el desarrollo de este sistema informático.

40

4.5.3.2 Resultados de la encuesta aplicada a los estudiantes de la PUCE SD 1. Con que frecuencia utiliza Ud. las solicitudes en la PUCE SD?

Detalle

Frecuencia

Porcentaje

Siempre

235

79%

A veces

52

17%

Nunca

12

4%

Total

299

100%

Tabla 3. Resultado de la encuesta pregunta 1 Autor. Carlos Jaya

17%

4% Siempre A veces

79%

Nunca

Figura 14. Resultado de la encuesta pregunta 1

Autor: Carlos Jaya

Análisis:

De acuerdo con la tabulación de la encuesta podemos observar que la mayoría de encuestados hace uso de las solicitudes para cualquier trámite estudiantil dentro de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo.

41

2. Cómo calificaría Ud. él envió de solicitudes físicas de la PUCE SD?

Detalle

Frecuencia

Porcentaje

Excelente

58

19%

Bueno

55

18%

Regular

32

11%

Malo

154

52%

Total

299

100%

Tabla 4. Resultado de la encuesta a la pregunta 2

Autor: Carlos Jaya

19%

Excelente Bueno

52%

18%

11%

Regular Malo

Figura 15. Resultado de la encuesta pregunta 2

Autor. Carlos Jaya

Análisis: Los resultados obtenidos en la encuesta arrojan que la mayoría de estudiantes se encuentran insatisfechos en los envíos de solicitudes físicas por la manera de administrar los procesos en la Unidad de Información de la PUCE SD.

42

3. La respuesta de su solicitud es inmediata?

Detalle

Frecuencia

Porcentaje

SI

119

40%

No

180

60%

Total

299

100%

Tabla 5. Resultado de la encuesta de la pregunta 3

Autor. Carlos Jaya

40%

SI No

60%

Figura 16. Resultado de la encuesta pregunta 3

Autor. Carlos Jaya

Anรกlisis: En esta pregunta se puede observar que un 60% de los encuestados han tenido inconvenientes en las respuestas de las solicitudes, mientras que el 40% de los encuestados han recibido respuestas inmediatas. Las razones que los encuestados han tenido inconvenientes es porque en la Unidad de Informaciรณn de la PUCE SD no tienen conocimiento del tiempo de respuesta de los trรกmites solicitados.

43

4. Ha sufrido la pérdida de su solicitud en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD?

Detalle

Frecuencia

Porcentaje

SI

15

5%

No

284

95%

Total

299

100%

Tabla 6. Resultado de la encuesta de la pregunta 4 Autor. Carlos Jaya

5% SI No

95%

Figura 17. Resultado de la encuesta a la pregunta 4

Autor. Carlos Jaya

ANALISIS: Mediante la tabulación de datos de la encuesta realizada a los estudiantes encontramos que el 5 % han sufrido pérdida de solicitudes por el motivo de que en la Unidad de Información junto con el Departamento de Secretaría General, no manejan un adecuado control y seguimiento de los procesos de trámites de solicitudes.

44

5. Cree Ud. que la PUCE SD necesita tener un sistema de gestión documental para él envió de las solicitudes?

Detalle

Frecuencia

Porcentaje

SI

280

94%

No

19

6%

Total

299

100%

Tabla 7. Resultado de la encuesta de la pregunta 5

Autor. Carlos Jaya

6% SI No

94%

Figura 18. Resultado de la encuesta a la pregunta 5 Autor. Carlos Jaya

ANALISIS:

Con la tabulación respectiva a ésta pregunta se determinó que existe un 94% de aceptación para el desarrollo de un sistema de gestión documental en la PUCE SD para el manejo de las solicitudes.

45

6. Cree Ud. que con la ayuda de un sistema de gestiรณn documental exista un mayor control de seguimiento en su solicitud y el tiempo de respuesta?

Detalle

Frecuencia

Porcentaje

SI

285

95%

No

14

5%

Total

299

100%

Tabla 8. Resultado de la encuesta de la pregunta 6

Autor. Carlos Jaya

5% SI No

95%

Figura 19. Resultado de la encuesta pregunta 6 Autor. Carlos Jaya

ANALISIS: En esta pregunta podemos ver el grado de aceptaciรณn de un 95% el mismo que nos indica que los estudiantes se verรกn satisfechos con la ayuda de un sistema de gestiรณn documental donde exista un mayor control en el seguimiento y respuesta de los trรกmites que solicitan.

46

4.5.4

Análisis de Soluciones BPM (Software Libre)

4.5.4.1. JBOSSJBPM7 Es solo un diseñador framework de Workflows. Carece de un conjunto de herramientas y componentes como creación de formularios, worklist entre otros, que son indispensables para un desarrollo rápido de soluciones BPM pero su potencia y rendimiento es mejor.

RedHat ha introducido en su línea de soporte y desarrollo las soluciones de JBoss, por lo que asegura un soporte a nivel mundial de calidad y alta disponibilidad. jBPM está abalado por JBoss, que también ofrece solución de integración (ESB), solución portal, el BRMS Drools, servidor de aplicaciones a la altura de la competencia WebSphere IBM y WebLogic BEA. 4.5.4.2. INTALIO Cuentan con formularios sencillos en XForms que son utilizados y vinculados automáticamente a la interfaz de las tareas humanas, no necesitan perfiles muy técnicos a la hora de creación de formularios sencillos.

Ofrece un portal específico para la gestión de procesos e interacción con los distintos roles. Trabaja con XML y Servicios Web, lo que junto con cualquier ESB le permite tener interacción entre cualquier sistema.

4.5.4.3. PROCESS MAKER Está orientada totalmente a un entrono web, incluso para la creación y explotación de procesos.

Por lo que se encuentra extendido en América ofreciendo soluciones SaaS, y su principal objetivo es cubrir un desarrollo con 0% de código haciéndolo accesible a la pequeña y mediana empresa.

47

4.5.4.4. BONITA Conocido ampliamente en el mundo del Software Libre siendo la evolución de un viejo producto de workflow, con referencias en la docencia, administración pública, telecomunicaciones y contando con apoyo como proyecto de la OW2.

Existiendo una nueva versión “Nova”, que se integra junto a Exo, ofreciendo capacidades de integración para Portlets, control de contenidos, seguridades. Así solucionando el portal y gestor documental, dispone de tres componentes por defecto, el editor de flujos, el editor de formularios en XForms y el motor de ejecución al igual que el Intalio, el motor de ejecución aunque Soporta BPEL, girando alrededor de XPDL un estándar de modelado que a diferencia de BPEL puede visualizarse exactamente igual.

4.5.5 Evaluación de las Soluciones (Software Libre) Para evaluar las soluciones se hace en base a dos aspectos fundamentales que son, el proceso de instalación y los requerimientos BPM, no se toma en cuenta a jBPM ya que no cumple con el estándar de una solución. A continuación se califica las herramientas que cumplen o no con dichos requerimientos utilizando el siguiente sistema de puntuación.

Puntuación

Descripción

0

No cumple con ninguno de los requisitos.

1

Cumple muy pocos de los requisitos.

2

Cumple algunos de los requisitos.

3

Cumple casi todos los requisitos.

4

Cumple todos los requisitos.

Tabla 9. Caso de Uso Notificación de trámite estudiantil Autor. Carlos Jaya

48

4.5.6 INTALIO 4.5.6.1. Instalación La solución está compuesta por dos componentes:  El designer que es un plugin para Eclipse, donde se realiza todo el modelado de procesos y creación de formularios.  El servidor donde se despliegan los procesos y contiene un portal de BPM, haciendo que por defecto la distribución Community venga sobre Apache Gerónimo.

4.5.6.2. Evaluación de Requisitos Puntuación

3

4

0

3

1 1

3

Requerimiento Diseño de procesos.

Está limitada a roles o usuarios pero no habilita ninguna forma de definir estructuras organizativas ni de integración con directorios de seguridad.

No tiene capacidad de gestión de reglas pero es posible la integración mediante servicios Web y XML con motores de reglas.

Ejecución de procesos.

Lenguaje de ejecución de procesos BPEL/WS – BPEL 2.0 y mayores BPEL4WS 1.1.

Monitorización de procesos.

No proporciona.

Administración de procesos.

No tiene capacidad de hacer cambios en vivo.

No tiene capacidad de transferir Instancias a otros recursos (servidores).

No tiene capacidad de programación para tareas avanzadas.

No permite migración de instancias entre versiones.

Simulación de procesos.

Interacción de procesos.

No dispone de idiomas y regiones.

No dispone de control de horarios y calendarios laborables Integración de Procesos.

BPM puede ser integrable con Portales.

Tabla 10. Requisitos de Intalio Autor. Carlos Jaya

49

4.5.7 BONITA 4.5.7.1. Instalación La solución está compuesta por cuatro componentes: Bonita ExecutionEngine, Bonita Studio, Bonita FormBuildes, Bonita UserExperience.

Se instalan:  Un cliente pesado para la edición de procesos.  El Servidor donde se despliegan todos los procesos y que contiene el portal de BPM. 4.5.7.2. Evaluación de Requisitos Puntuación

Requerimiento

3

Diseño de procesos.

Está limitada a roles o usuarios pero no habilita ninguna forma de definir estructuras organizativas ni de integración con directorios de seguridad.

4

Ejecución de procesos.

Lenguaje de ejecución de procesos XPDL para WfMC.

3

Monitorización de Procesos.

Tiene un Dashboard, herramientas de reportes y definición de KPI‟s.

3

Administración de Procesos.

No tiene capacidad de hacer cambios en vivo.

No tiene capacidad de transferir Instancias a otros recursos (servidores).

No tiene capacidad de programación para tareas avanzadas.

No permite migración de instancias entre versiones.

2

1

3

Simulación de Procesos.

La última versión añade funcionalidades avanzadas para la simulación y la optimización de procesos de negocio desde el punto de vista humano, material y financiero.

Interacción de Procesos.

Consola gráfica de listas de tareas y capacidad para construirlas a medida.

Dispone de idioma y Región.

Dispone de control de horarios y calendarios laborables Integración de Procesos Tabla 11. Requisitos de Bonita Autor. Carlos Jaya

50

4.5.8

PROCESSMAKER

4.5.8.1. Instalación El proceso de instalación es simple y fácil de usar, con versiones del software disponible para ambas plataformas, Linux y Windows.

El software está diseñado con una arquitectura orientada a servicios (SOA), con una interface de servicios Web, que se conecta a los sistemas de inteligencia empresarial (BI), manejando los contenidos (CMS) y planificando los recursos empresariales (ERP). Se basa en el popular stack libre LAMP (Apache/MySQL/PHP).

4.5.8.2. Evaluación de Requisitos

Puntuación

3

3

3

4

Requerimiento Diseño de procesos.

Permite reglas de negocio para controlar su proceso.

El administrador puede controlar datos de diferentes tipos de usuario.

Permite usuarios tengan acceso a crear, manejar procesos y optimizar reportes así como compartir WorkFlows.

Ejecución de procesos.

Los usuarios pueden fácilmente completar procesos a través de notificaciones automatizadas e interfaces basadas en web.

Monitorización de Procesos.

Las excepciones para procedimientos establecidos pueden romper con un proceso.

Los usuarios pueden revisar el progreso de las peticiones.

Los supervisores pueden ver casos para revisar o reasignar.

Administración de Procesos.

Personalizar el logo de la compañía o negocio, con sólo cargar un archivo de imagen.

Diseña flujos de trabajo y formularios en una interfaz web en tiempo real.

Los documentos pueden ser enviados automáticamente por correo electrónico.

Los dueños del sistema pueden analizar y mejorar continuamente los procesos mediante Dashboards y reportes ad hoc.

El reporte de gran alcance prevé la disponibilidad de roles o recursos, de manera que los gerentes puedan asignarlos eficientemente.

51

3

3

4

Simulación de Procesos.

Monitoreo de procesos para identificar demoras, y así permitir realizar acciones mediante pruebas en el simulador de flujos.

Interacción de Procesos.

Los dueños pueden crear, generar recibos y confirmaciones electrónicas o en papel, cuando el proceso así lo requiere, para almacenar fuera del entorno de ProcessMaker.

También pueden adjuntar archivos externos (capturas de pantalla, documentos Word, etc.).

El calendario señala los días de trabajo, días laborables y días festivos para el modelado y asignación de recursos.

Integración de Procesos.

Manejo de biblioteca en Línea con plantillas pre construidas.

Integración con otros sistemas mediante web services.

Tabla 12. Requisitos de ProcessMaker Autor. Carlos Jaya

Para tomar en cuenta la herramienta adecuada al iniciar esta Disertación de Grado, debemos contar con información técnica actualizada y abundante. Para lo cual necesitamos herramientas que puedan ayudar a cómo construir rápidamente aplicaciones BPM.

INTERACCIÓN

INTEGRACIÓN

3

4

0

3

1

1

3

3

4

3

3

2

1

3

3

3

3

4

3

3

4

TOTAL

SIMULACIÓN

PROCESS

ADMINISTRACIÓN

BONITA

MONITORIZACIÓN

INTALIO

EJECUCIÓN

Matriz comparativa de las Herramientas de Estudio

DISEÑO

4.5.9

MAKER Tabla 13. Tabla Comparativa de las Herramientas de Estudio Autor. Carlos Jaya

15 19

23

52

La herramienta más completa es ProcessMaker.

4.5.9.1. PROCESSMAKER

 La documentación es extensa, entendible y está disponible en español.

 Es posible encontrar varios ejemplos en Internet.

 La interfaz de usuario es totalmente intuitiva.

 Es fácil de entender y manejar, por lo cual cualquier usuario con conocimientos básicos de informática puede utilizarlo sin complicaciones.

 No es necesaria demasiada programación para implementar proyectos.

 Si el número de usuarios incrementa, se puede contratar la versión SaaS alojado en Amazon EC2.

Para la realización de la presente Disertación de Grado se optará por la utilización de ProcessMaker ya que por lo anteriormente señalado es la solución más completa en lo que a Software Libre se refiere y adicionalmente se ajusta a las necesidades del Departamento de Secretaría General.

4.5.10 Requerimientos Funcionales

Para el sistema de Sistema de Control y Seguimientos de Solicitudes (SCSS)

para el

reconocimiento sobre el comportamiento ante las diferentes situaciones a presentarse se describe a través de un modelo de casos de usos con sus elementos como son actores y relaciones.

53

4.5.11 Requerimientos no Funcionales

La selección de las herramientas tecnológicas utilizadas para la realización de la Disertación de Grado SCSS, tenemos que tomar en cuenta que el servidor permita instalar ProcessMaker y cumplir con los siguientes requisitos que se detalla a continuación de hardware y software.

4.5.11.1 Hardware (mínimo)

 Servidor : Procesador: Core 2 Duo o Superior 2,6 GHz -3 GHz Memoria RAM: 2 GB Almacenamiento: 30GB para la aplicación de datos en almacenamiento permanente o más, dependiendo de la cantidad de documentos cargados.  Cliente : Procesador: Pentium IV Memoria RAM: 512MB (Windows XP or Linux), 1GB (Windows Vista/7) Conexión de banda ancha o una conexión de redes locales de para el servidor ProcessMaker

4.5.11.2. Software (mínimo):

 Un sistema operativo capaz de ejecutar Apache y PHP, como Linux y Windows.  Apache 2.2.3 o superior con los siguientes módulos habilitados:  desinflar

54

 expira  nueva versión  vhost_alias PHP 5.2.10 o superior con los siguientes módulos habilitados:  mysql  xml  mbstring  mcrypt  jabón (necesario si el uso de servicios web)  ldap (necesario si la integración con LDAP o Active Directory)  gd (recomendado si usa Eventos)  rizo (necesario para la carga / descarga de archivos) Además, instalar PHP interfaz de línea de comandos (CLI) si la planificación sobre el uso de evento, el Programador de Caso, Notificaciones, copia de seguridad del espacio de trabajo, restauración, o el desarrollo de plugins.  MySQL 5.1.6 o mayor  Si la planificación para conectarse a bases de datos externas, instale el software del cliente y / o módulos de PHP para Oracle, SQL Server o PostgreSQL.

4.5.12 ACTORES Los actores del sistema serán los encargados de la administración, uso y manejo del mismo.

55

ACTORES

DESCRIPCION

Administrador

Es aquel que establece los permisos de acceso a los usuarios.

Secretario General

Es el encargado de la aprobación o negación de las solicitudes.

Secretaria

Encargada de revisar y verificar que la información de las solicitudes sea correcta.

Unidad de Información

Es la persona encargada de receptar e ingresar las solicitudes

Estudiante

Es la persona que va dar inicio a los trámites de las solicitudes.

Tabla 14. Actores

Autor. Carlos Jaya

4.5.13 Ítem de Trabajo

PROCESO

DESCRIPCION

SOLICITUD

Con el ingreso de la solicitud por parte del estudiante en la Unidad de Información, se da inicio al proceso de cada uno de los trámites.

VERIFICACION DE Verifica los datos ingresados en la solicitud y la validez de los LA documentos digitales y físicos en caso de haberlos.

DOCUMENTACION APROBACIÓN NOTIFICACIÓN

En caso que la documentación necesaria para cada trámite, cumpla con los requerimientos se da paso al proceso de aprobación, a los respectivos responsables.

Se enviara la notificación vía mail a los estudiantes.

Tabla 15. Ítems de trabajo Autor. Carlos Jaya

4.5.14 Roles Para la realización de los procesos es necesario delegar actividades a cada uno de los actores que intervienen en los mismos.

56

ROLES INICIAR EL PROCESO

DESCRIPCION El estudiante da inicio al proceso de solicitudes.

Revisa la información ingresada en el sistema y es el COMPROBADOR/NOTIFICADOR encargado del envió de notificaciones a secretarias y estudiantes.

APROBADOR

Secretario General de la PUCE SD. Tabla 16. Roles Autor. Carlos Jaya

4.5.15 Perfiles El administrador del sistema establece los permisos de accesos a los usuarios de los procesos, documentos y archivo en general. En la cual permitirá asociar a un perfil de usuario ciertas características que determinaran las funciones, los datos, archivos o documentos a lo que el usuario tendrá acceso.

El administrador del sistema permitirá realizar el perfil de usuario con las siguientes características:  Denegar el acceso al sistema si el usuario no pasa por un sistema de autentificación (nombre de usuario/contraseña).  Restringir el acceso a ciertos procesos y documentos.  Restringir la realización de ciertas funciones como lectura, modificación y eliminación.  Establecer un horario fuera del cual el usuario no podrá acceder al sistema.

4.5.16 Reglas del Sistema Los procesos requieren reglas que deben cumplirse para los cuales deben ser discutidas y aprobadas por los usuarios del sistema, para esto se establecen las siguientes reglas:

57

 Los formatos de documentación deben cumplir con el estándar implantando en el sistema, el cual debe estar completa y verificada para dar paso al trámite.  Los plazos que se deben regir de acuerdo al trámite que el alumno solicito.

4.5.17 Casos de Uso y Documentación Una vez establecidos los actores se determina los casos de uso.

4.5.17.1.

Caso de Uso Trámite Estudiantil.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Cargar y enviar información

Completar Solicitud y Documentación.

Estudiante Información

Comprar Solicitud

Figura 20. Caso de uso inicio de trámites

Elaborado por: Carlos Jaya

58

CASOS DE USO

INICIO DE TRAMITE DE SOLICITUD

Actores

Estudiante, Unidad de Información, Sistema de gestión Documental.

Precondiciones

Disponer de la documentación completa para dar inicio al trámite.

Acciones

Ingresar la Solicitud y Cargar la Información.

Condiciones

Esperar la notificación del estado del trámite

Tabla 17. Caso de Uso de Inicio de trámites Autor. Carlos Jaya

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Corrige o Completar Información.

<<extend>>

Estudiante Revisar y Verificar.

Documentación Correcta y Completa

Ingresa Trámite Secretaria Comprobadora /Verificadora Secretario General

Figura 21. Caso de uso de verificación de trámites de solicitud Elaborado por: Carlos Jaya

59

CASOS DE USO

REVISION Secretaria Comprobadora/Verificadora, General, Sistema de gestión Documental.

Actores Precondiciones

Estudiante,

Secretario

Envió de Documentación Completa Revisar si la documentación enviada este completa y verificar la validez de la misma.

Si la documentación es errónea enviar una notificación al estudiante para que haga las correcciones necesarias.

Si la documentación cumple con los requisitos se envía a la misma al Secretario General, para que emita la resolución del trámite.

Acciones

Condiciones

Tabla 18. Caso de Uso de verificación de trámite de solicitud Autor. Carlos Jaya

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Notificar

Estudiante Secretaria Comprobadora /Verificadora

Figura 22. Caso de uso notificación trámite estudiantil

Elaborado por: Carlos Jaya

CASOS DE USO Actores Precondiciones Acciones

NOTIFICACION Secretaria Comprobadora/Verificadora, Estudiante, Sistema de Gestión Documental.

Resolución Aprobación o Negación Envió de Notificaciones al Estudiante

Tabla 19. Caso de uso de notificación de trámite estudiantil Autor. Carlos Jaya

60

V.

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

Para el sistema de control y seguimiento de las solicitudes (SCSS) en la PUCE SD, se procedió a realizar el diseño de software, la elección de las herramientas a utilizar y el gestor de base de datos para el desarrollo del software, se acordó a utilizar herramientas de software libre. MySQL como el gestor de base de datos y para el software se utiliza ProcessMaker. La arquitectura a utilizarse es cliente servidor.

Una vez realizado todos los pasos necesarios para obtener la información correcta con el proceso actual del manejo de las solicitudes en la PUCE SD, se puede establecer que el sistema solventará las demandas que los estudiantes han planteado que son las siguientes:  Manejo de las solicitudes automatizadas.  Contar con un control y seguimiento de las solicitudes  Revisar en qué estado se encuentra la solicitud.  Agilitar la respuesta de la solicitud requerida por el estudiante.

Para satisfacer las necesidades de los estudiantes descritos anteriormente y así complementar las falencias indicadas, se plantea la solución de un sistema informático.

5.1.

Análisis de Impacto

5.1.1. Impacto Tecnológico Tendría un gran impacto tecnológico, ya que con el desarrollo de este proyecto se lograría automatizar, de una manera eficiente, todo el ciclo de vida de los procesos, reglas de negocio, modelado y monitorización, permitiendo así un entorno de Mejora Continua automatizado.

61

5.1.2. Impacto general

El impacto del desarrollo de este proyecto, se verá reflejado en la disminución drástica del tiempo utilizado en la atención de un proceso de solicitudes, como la optimización de la información generada, satisfaciendo las necesidades de los estudiantes de la PUCE SD de manera oportuna.

5.2.

Desarrollo del Sistema

El Sistema de Control y Seguimiento de Solicitudes (SCSS) se desarrolló en la herramienta ProcessMaker, la misma que cumple con los objetivos planteados para el proceso de las solicitudes del Departamento de Secretaría General. A continuación se muestra el código fuente de los principales procesos del sistema y el sistema completo. (Ver Anexo 4)

5.2.1. Módulo Registro <es><![CDATA[<b>DATOS SOLICITUD</b>]]></es> </regSubtitulo2> <regNumsolicitud type="text" maxlength="8" validate="Int" required="1" size="8" mode="edit"> <es>Numero solicitud:</es> </regNumsolicitud> <regFecsol type="date" relativedate="1" beforedate="-1y" afterdate="0d" mask="%Y-%m-%d" editable="0" required="1" readonly="0" showtime="0" defaultvalue_sel="empty" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" startdate="" enddate="" defaultvalue="" hint="" savelabel="0"> <es>Fecha solicitud</es> </regFecsol> <regTramite type="dropdown" required="1" mode="edit" readonly="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" options="Array" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Tipo

62

tramite:

<option name="1">Certificado de Titulo</option><option name="2">Certificado de

Egresamiento</option><option name="3">Pensum Academico</option><option name="4">Pesum Analitico </option><option name="5">Tercera Matricula</option><option name="6">Desglose de Documentos</option><option name="7">Anulacion de Asignatura</option></es> </regTramite> <regNivel type="dropdown" required="1" readonly="0" mode="edit" sqlconnection="workflow" btn_cancel="Cancelar" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" savelabel="0"><![CDATA[SELECT id, nivel FROM cer_niveles WHERE estado="A"]]><es>Nivel:</es></regNivel> <regDestino type="dropdown" required="1" mode="edit" readonly="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="workflow" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"><![CDATA[SELECT G.USR_UID, CONCAT(U.USR_FIRSTNAME," ",U.USR_LASTNAME) DIRECCION FROM GROUP_USER G, USERS U WHERE G.USR_UID = U.USR_UID AND GRP_UID IN ("7557983395491045E314923047572228") AND U.USR_STATUS="ACTIVE";]]><es>Area:</es></regDestino> <regDetalle type="textarea" required="1" rows="3" cols="50" mode="edit"> <es>Detalle Solicitud:</es> </regDetalle> <regNcaso type="text" maxlength="8" validate="Any" required="0" readonly="1" size="8" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Numero de Caso:</es>

</regNcaso> <regFecha type="text" maxlength="30" validate="Any" required="1" readonly="1" size="30" mode="edit" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Fecha registro</es> </regFecha> <regUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" required="1" readonly="1" size="60" mode="edit" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection=""

63

btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Registrado por:</es> </regUsuario> <regRegistrar type="submit" btn_cancel="Cancelar"> <es>REGISTRAR</es> </regRegistrar> </dynaForm>

5.2.2. M贸dulo Revisi贸n es><![CDATA[<b>DATOS SOLICITANTE</b>]]></es> </regSubtitulo> <regCedula type="text" maxlength="10" validate="Int" required="0" readonly="1" size="15" mode="view" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Cedula:</es> </regCedula> <regAlumno type="text" maxlength="64" validate="Alpha" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Alumno:</es> </regAlumno> <regDireccion type="textarea" readonly="1" rows="3" cols="45" mode="view" required="0" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Direccion:</es> </regDireccion> <regTelefono type="text" maxlength="9" validate="Int" required="0" size="15" mode="view" mask="" strto="" readonly="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

64

<es>Telefono:</es> </regTelefono> <regCorreo type="text" maxlength="64" validate="Email" readonly="1" size="50" mode="view"> <es>Email:</es> </regCorreo> <regSolicitud type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar"> <es>DATOS SOLICITUD</es> </regSolicitud> <regNumsolicitud type="text" maxlength="8" validate="Int" readonly="1" size="8" mode="view"> <es>Numero solicitud:</es> </regNumsolicitud> <regFecsol type="text" maxlength="30" validate="Any" required="0" readonly="1" size="30" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Fecha Solicitud</es> </regFecsol> <regNivel_label type="text" maxlength="40" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40" mode="view" btn_cancel="Cancelar"> <es>Nivel:</es> </regNivel_label> <regTramite_label type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar"> <es>Tramite:</es> </regTramite_label> <regDestino_label type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Area:</es>

65

</regDestino_label> <regDetalle type="textarea" readonly="1" rows="3" cols="50" mode="view"> <es>Detalle Solicitud:</es> </regDetalle> <regFecha type="text" maxlength="30" validate="Any" readonly="1" size="30" mode="view"> <es>Fecha registro</es> </regFecha> <regUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" readonly="1" size="50" mode="view"> <es>Ingresado por:</es> </regUsuario> <documentos type="link" link="javascript:showUploadedDocuments()" value="Abrir"> <es>Documentos adjuntos:</es> </documentos> <revSubtitulo1 type="subtitle" enablehtml="1"> <es>Datos Revision</es> </revSubtitulo1> <revDirecactual type="text" maxlength="50" validate="Any" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" sqlconnection="workflow" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" savelabel="0"><![CDATA[select c.CON_VALUE from department d, content c where d.DEP_UID = c.CON_ID AND d.DEP_UID=@@revDepid AND c.CON_LANG="es";]]><es>Direccion Actual:</es></revDirecactual> <revEnviar type="dropdown" mode="edit" required="0" readonly="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" options="Array" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Enviar a:

<option name="L">Legalizar Solicitud</option><option name="R">Enviar otra

direccion</option><option name="E">Entregar Solicitud</option></es> </revEnviar> <legResponsable type="dropdown" required="1" readonly="0" mode="edit" btn_cancel="Cancelar"

66

dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" savelabel="0"><![CDATA[select usr_uid, concat(USR_FIRSTNAME," ", USR_LASTNAME) usuario from users where DEP_UID=@@revDepid and usr_uid not in (@@revIduser)]]><es>Asignar a:</es></legResponsable> <revDirecciones type="dropdown" required="1" readonly="0" mode="edit" sqlconnection="workflow" btn_cancel="Cancelar" dependentfields="regDestino" defaultvalue="" hint="" savelabel="0"><![CDATA[SELECT d.DEP_UID,c.CON_VALUE FROM department d, content c WHERE d.DEP_UID = c.CON_ID and d.DEP_STATUS="ACTIVE" and c.CON_LANG = "es";]]><es>Direcciones:</es></revDirecciones> <regDestino type="dropdown" required="1" mode="edit" readonly="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="workflow" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"><![CDATA[SELECT G.USR_UID, CONCAT(U.USR_FIRSTNAME," ",U.USR_LASTNAME) DIRECCION FROM GROUP_USER G, USERS U WHERE G.USR_UID = U.USR_UID AND GRP_UID IN ("7557983395491045E314923047572228") AND U.USR_STATUS="ACTIVE" AND U.DEP_UID=@@revDirecciones]]><es>Seleccionar secretaria:</es></regDestino> <revDetalle type="textarea" required="1" rows="3" cols="45" mode="edit" readonly="0" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Detalle revision:</es>

</revDetalle> <legDetalle type="textarea" required="0" readonly="1" rows="3" cols="45" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Detalle aprobacion:</es>

</legDetalle> <revFecha type="text" maxlength="30" validate="Any" required="1" size="30" mode="edit" mask="" strto="" readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Fecha revision:</es>

</revFecha> <revUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" required="1" size="50" mode="edit" mask="" strto=""

67

readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Revisado por:</es>

</revUsuario> <revDepid type="hidden" mode="edit" btn_cancel="Cancelar"> </revDepid> <revIduser type="hidden" mode="edit" btn_cancel="Cancelar"> </revIduser> <revContinuar type="submit"> <es>CONTINUAR</es> </revContinuar> </dynaForm>

5.2.3. M贸dulo Aprobaci贸n

<es>DATOS REVISION</es> </revSubtitulo1> <revDetalle type="textarea" required="0" rows="3" cols="50" mode="view" readonly="1" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Detalle revision:</es>

</revDetalle> <revFecha type="text" maxlength="30" validate="Any" required="0" size="30" mode="view" mask="" strto="" readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Fecha revision:</es>

</revFecha> <revUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" size="50" mode="view" mask="" strto="" readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Revisado por:</es>

</revUsuario> <legSubtitulo type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar"> <es>DATOS APROBACION</es> </legSubtitulo>

68

<legAccion type="dropdown" required="1" readonly="0" mode="edit" options="Array" btn_cancel="Cancelar" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Accion a realizar: <option name="A">Aprobado</option><option name="R">Rechazado</option></es> </legAccion> <legDetalle type="textarea" required="1" readonly="0" rows="4" cols="50" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Detalle:</es> </legDetalle> <legFecha type="text" maxlength="40" validate="Any" required="1" readonly="1" size="40" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Fecha aprobacion:</es>

</legFecha> <legUsuario type="text" maxlength="40" validate="Any" required="1" readonly="1" size="40" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Revisado por:</es>

</legUsuario> <legEnviar type="submit" onclick="" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es>CONTINUAR</es> </legEnviar> </dynaForm>

5.3.

Capa de Presentaci贸n

5.3.1. Interfaz de Usuario La siguiente pantalla es la interfaz de inicio de secci贸n donde nos permite a distintos usuarios ingresar a la aplicaci贸n de forma segura, para lo cual nos solicitara el usuario y contrase帽a.

69

Figura 23. Interfaz de Usuario Autor. Carlos Jaya

5.3.2. Módulo de Administración El módulo de administración tiene acceso a todos los módulos, administrar la creación de usuarios, grupos y todas las configuraciones.

Figura 24. Interfaz de Administrador Autor. Carlos Jaya

70

5.3.3. Roles El rol administrador está diseñado para administrar el sistema y diseñar procesos, siendo los únicos en tener acceso a las aplicaciones y funciones de ProcessMaker. Los usuarios que manejan este rol de administrador tienen la facultad de configurar el sistema, crear, editar procesos y administrar usuarios, grupos, casos, comprobando la productividad con reportes.

Figura 25. Rol del Administrador

Autor. Carlos Jaya

5.3.4. Proceso de Gestión Documental Funcionamiento de los proceso de gestión documental para el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD.

71

Figura 26. Proceso de Gesti贸n Documental

Autor. Carlos Jaya

5.3.5. Registro de Solicitud En este formulario se ingresa toda la informaci贸n del estudiante con su respectivo requerimiento para as铆 seguir su 贸rgano regular.

Figura 27. Registro de Solicitud

Autor. Carlos Jaya

72

5.3.6. Anexar Documentación En este paso se anexa la documentación física a formato digital con extensión .pdf para constancia de la solicitud.

Figura 28. Anexo de Solicitud física Autor. Carlos Jaya

5.3.7. Revisión de Solicitud La secretaria revisa la información que requiere el estudiante en la solicitud, procede a enviar al secretario general o caso contrario a otra dirección.

73

Figura 29. Revisi贸n de Solicitud

Autor. Carlos Jaya

5.3.8. Aprobaci贸n de Solicitud El Secretario General tendr谩 la facultad de aprobar o negar la solicitud una vez revisando la informaci贸n.

74

Figura 30. Aprobaci贸n de Solicitud

Autor. Carlos Jaya

5.3.9. Entrega de Solicitud La Unidad de Informaci贸n ser谩 la encargada de entregar la solicitud que fue solicitada por el estudiante.

75

Figura 31. Entrega de Solicitud

Autor. Carlos Jaya

5.3.10. Formulario de Entrega de Solicitud La Unidad de Informaci贸n entregara una constancia de que la solicitud del estudiante sigui贸 su 贸rgano regular hasta finalizar.

76

Figura 32. Formulario entrega de solicitud

Autor. Carlos Jaya

77

VI.

CONCLUSIONES

La Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo actualmente realiza el control y seguimiento de las solicitudes de forma manual en el Departamento de Secretaría General, existiendo almacenamiento continuo y en ciertos casos pérdida de algunas solicitudes.

La herramienta BPM en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD no solo brinda un desempeño laboral más ágil y eficaz sino que implica una reducción de costo.

El Sistema de Control y Seguimientos de las Solicitudes notifica a las Unidad o Departamento encargado de forma inmediata sobre las solicitudes ingresadas reduciendo la espera de respuesta al estudiante.

El Sistema de Control y Seguimientos de las Solicitudes se desarrolló con Software Libre, aplicando interfaces fáciles de usar, que permite al usuario administrar de manera eficiente y óptima los módulos desde un entorno web.

El diseño de procesos de trámites estudiantiles cumple con requerimientos del usuario, produciéndose una mayor efectividad en cuanto al manejo de la información.

ProcessMaker es una herramienta de software Libre que cumple y se ajusta perfectamente a los requerimientos en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD.

78

VII.

RECOMENDACIONES

Para una adecuada implementación de sistemas basados BPM es recomendable se tener claro la estructura del proceso, es decir lo que hace el proceso, cuáles son sus involucrados y los recursos necesarios.

Es recomendable empezar con la implementación de los procesos menos complejos y teniendo claros sus lineamientos, para de esta forma puedan avanzar con aquellos que presentan una mayor complejidad.

Para iniciar un buen manejo de los procesos de

solicitudes, se debe conocer a fondo el

funcionamiento, normas y reglas en la herramienta ProcessMaker Se debe seguir los pasos indicados para la instalación del sistema con los fines establecidos en el manual técnico. (Ver anexo 5).

Se debe capacitar al personal encargado del Departamento de Secretaría General de la PUCE SD, en la utilización y soporte de la herramienta ProcessMaker Para el funcionamiento del sistema en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD se recomienda utilizar el manual de usuario. (Ver anexo 6).

Además a partir del BPM se podrían generar nuevas investigaciones en las diferentes ramas tales como: Servicios, Contabilidad, Recursos Humanos, Finanzas, Estrategias, etc.

79

REFERENCIA REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS  Garimella, K., Lees, M., & Williams, B. (2008). Introduccion a BPM. Madrid: Wiley Publishing,In  Pais Curto, J. R. (2013). BPM(Business Process Management). BPMteca.com.  Pérez Fernández de Velasco , J. (2010). Gestión por procesos. ESIC.  Proaño, A. (s.f.). Reseña historica sobre el software libre.  Kendall, Kenneth E. (2011). Análisis y Diseño de Sistemas. Mexico: Pearson.  Coronel, C. (2011). Base de Datos, Diseño, Implementacion y Administracion. México: CENGAGE Learning.  Spona, H. (2010). Programación de bases de datos con MySQL y PHP. México: Alfaomega Grupo.  Deitel, P. (2012). Java como Programar. México: Pearson.

REFERENCIAS LINCOGRÁFICAS  Enciclopedia Cubana Ecured (2010). Tecnología Bpm. Recuperado de http://www.ecured.cu/ index.php/Tecnolog%C3%ADa_bpm#cite_ref-1. 

Centro de Encuentro BPM, S.L. (2009). Que es BPM. Recuperado de http://www.club-bpm. com/ApuntesBPM/ApuntesBPM01.pdf.



Free Software Foundation, Inc. (2015). Que es el software libre. Recuperado de http://www. gnu.org/philosophy/free-sw.es.html.

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Intalio, Inc. (2014). Intalio. Recuperado de http://www.intalio.com/.

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Red Hat, Inc. (2015). jBPM. Recuperado de http://www.jbpm.org/.

80

 Bonitasoft, Inc. (2015). Bonitasoft. Recuperado de http:// www.bonitasoft.com/.  Colosa, Inc. (2015). ProcessMaker. Recuperado de http:// www.ProcessMaker.com/.  Mullenweg, Matt. (2014). Bases de Datos. Recuperado de http://fundamentosinformaticosjl. .wordpress.com/2008/02/02/bases-de-datos/.  Pikuru.com. (2014). Base de Datos MySQL Community Server. Recuperado de http://www. pikuru.com/index.php?a=prog&os=windows&cat=empresas&subcat=gesti%C3%B3n-debases-de-datos&det=mysql-community-server.  Colosa, Inc. (2015). Requisitos de Instalación de ProcessMaker. Recuperado de http://wiki. processmaker.com/index.php/2.0/ProcessMaker_Installation_Requirements.

81

GLOSARIO Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades o tareas organizadas lógicamente, que se realizan bajo determinadas circunstancias con un fin determinado.

Procesos de Negocio: Es un conjunto de pasos o actividades interconectadas que producen un resultado para el negocio.

Mapa de Proceso: Es la estructura donde se evidencia la interacción de los procesos que posee una empresa para la prestación de sus servicios.

BPM (Business Process Management o BPM): Gestión de procesos de negocio a la metodología de mejorar la eficiencia de una organización mediante la aplicación de un conjunto de elementos tecnológicos que permiten modelar, automatizar, monitorizar y optimizar los procesos de negocio.

BPMS (Business Process Management Solution): Se refiere a una plataforma de desarrollo de una nueva categoría de sistemas de información tipo WorkFlow que permiten a las organizaciones adoptar o implementar el concepto BPM en la estructura de sus procesos de negocio.

ProcessMaker: Es una herramienta BPM totalmente libre y de código abierto que puede ser utilizada por pequeñas y medianas empresas para el diseño y administración de sus procesos de negocio.

BPMN (Business Process Modeling Notation): Se refiere a la utilización de una notación grafica estándar para el modelado de procesos de negocio.

WorkFlow: Es el flujo de trabajo a seguir para organizar una tarea, trabajo, recursos, y reglas durante la ejecución de un proceso.

82

AJAX (Asynchronous JavaScript And XML): Es una técnica de desarrollo web para crear aplicaciones interactivas. Estas aplicaciones se ejecutan directamente en el navegador del usuario mientras se mantiene una comunicación asíncrona con el servidor en segundo plano.

BPEL (Business Process Modeling Notation): Consiste en un lenguaje basado en XML que permite la invocación de diferentes servicios Web. Dynaform: Son formularios personalizados que permiten interactuar con los usuarios en las distintas tareas de un proceso.

Caso: En ProcessMaker un caso es una incidencia que involucra la ejecución de un proceso.

Tarea: Es una actividad que se ejecuta en relación al flujo de un proceso de negocio.

Interfaz: Se refiere a un conjunto de métodos que permiten interactuar a un usuario con un proceso.

83

ANEXO 1 ENTREVISTA A LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Dirigida: Esther Murillo, Unidad de Información.

Entrevistador: Carlos Jaya Objetivo: Desarrollar un sistema informático haciendo uso de código abierto, que permita la automatización, el control y seguimiento de las solicitudes que presentan los estudiantes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, específicamente para el Departamento de Secretaría General.

1. Existe algún procedimiento formal para el ingreso de solicitudes en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD? 2.

Qué tipos de solicitudes se manejan en el Departamento de Secretaría General de la

PUCE SD? 3. Cuáles son los actores que intervienen en el proceso de solicitudes del Departamento de Secretaría General de la PUCE SD? 4. Cuáles son las funciones de los actores actuales en el proceso de solicitudes del Departamento de Secretaría General de la PUCE SD? 5. Cuáles son los principales problemas de las solicitudes en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD?

84

6. Considera usted que es viable implementar un sistema informĂĄtico para el control y seguimiento del proceso de solicitudes en el Departamento de SecretarĂ­a General de la PUCE SD?

85

ANEXO 2 INFORME DE DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA GENERAL

CERTIFICADO

En base a la solicitud realizada por el Señor Carlos Jaya, egresado de la Escuela de Ingeniería en Sistemas, cumplo en informarle lo siguiente: En el periodo de 01 de Marzo al 30 de Septiembre de 2014 el número de estudiantes registrados son 1326.

Es todo lo que puedo informar en relación a la solicitud realizada.

Ing. José Luis Centeno Secretario General

86

ANEXO 3 ENCUESTA DE SOLICITUDES A ESTUDIANTES Estimados Estudiantes, reciban un cordial saludo, actualmente me encuentro realizando una investigación para mi tesis de grado, acerca de las solicitudes en el Departamento de Secretaría General, para mí es muy importante su opinión.

1. Con que frecuencia utiliza Ud. las solicitudes en la PUCE SD? Siempre ( ) A veces ( ) Nunca ( )

2. Cómo calificaría Ud. él envió de solicitudes físicas de la PUCE SD?

Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Malo ( ) 3. La respuesta de su solicitud es inmediata?

Si ( )

87

No ( ) 4. Ha sufrido la pérdida de su solicitud en el Departamento de Secretaría General de la PUCE SD? Si ( ) No ( ) 5. Cree Ud. que la PUCE SD necesita tener un sistema de gestión documental para él envió de las solicitudes?

Si ( ) No ( ) 6. Cree Ud. que con la ayuda de un sistema de gestión documental exista un mayor control de seguimiento en su solicitud y el tiempo de respuesta?

Si ( ) No ( )

88

ANEXO 4 CODIFICACION DEL SISTEMA SCSS

MODULO DE REGISTRO <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <dynaForm name="168007244529c09608f9fe3019201007/575409952529d5705e443b6097663868" enabletemplate="0" type="xmlform" width="680" mode="" nextstepsave="" printdynaform="0" adjustgridswidth=""> <regBanner type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es><![CDATA[<img src='/images/puce.jpeg' />]]></es> </regBanner> <regTitulo type="title" enablehtml="1"> <es><![CDATA[<center>INGRESO DE SOLICITUDES </center>]]></es> </regTitulo> <regSubtitulo type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es><![CDATA[<b>DATOS SOLICITANTE</b>]]></es> </regSubtitulo> <regCedula type="text" maxlength="10" validate="Int" required="1" dependentfields="regAlumno,regDireccion,regTelefono,regCorreo" size="15" mode="edit" mask="" strto="" readonly="0" defaultvalue="" hint="" formula="" function=""

89

sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Cedula:</es> </regCedula> <regAlumno type="text" maxlength="64" validate="Alpha" required="1" size="50" mode="edit" sqlconnection="workflow" mask="" strto="" readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"><![CDATA[select concat(apellidos," ",nombres) from cer_estudiantes where estado="A" and cedula=@qregCedula ]]><es>Alumno:</es></regAlumno> <regDireccion type="textarea" required="1" rows="3" cols="45" mode="edit" readonly="1" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="workflow" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"><![CDATA[select direccion from cer_estudiantes where estado="A" and cedula=@qregCedula]]><es>Direccion:</es></regDireccion> <regTelefono type="text" maxlength="9" validate="Int" required="0" readonly="1" size="15" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="workflow" savelabel="0"><![CDATA[select telefono from cer_estudiantes where estado="A" and cedula=@qregCedula]]><es>Telefono:</es></regTelefono> <regCorreo type="text" maxlength="64" validate="Email" required="0" readonly="1" size="50" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="workflow" savelabel="0"><![CDATA[select mail from cer_estudiantes where estado="A" and cedula=@qregCedula]]><es>Email:</es></regCorreo>

90

<regSubtitulo2 type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar"> <es><![CDATA[<b>DATOS SOLICITUD</b>]]></es> </regSubtitulo2> <regNumsolicitud type="text" maxlength="8" validate="Int" required="1" size="8" mode="edit"> <es>Numero solicitud:</es> </regNumsolicitud> <regFecsol type="date" relativedate="1" beforedate="-1y" afterdate="0d" mask="%Y-%m-%d" editable="0" required="1" readonly="0" showtime="0" defaultvalue_sel="empty" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" startdate="" enddate="" defaultvalue="" hint="" savelabel="0"> <es>Fecha solicitud</es> </regFecsol> <regTramite type="dropdown" required="1" mode="edit" readonly="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" options="Array" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Tipo tramite:

<option name="1">Certificado de

Titulo</option><option name="2">Certificado de Egresamiento</option><option name="3">Pensum Academico</option><option name="4">Pesum Analitico </option><option name="5">Tercera Matricula</option><option name="6">Desglose de Documentos</option><option name="7">Anulacion de Asignatura</option></es> </regTramite> <regNivel type="dropdown" required="1" readonly="0" mode="edit" sqlconnection="workflow" btn_cancel="Cancelar" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" savelabel="0"><![CDATA[SELECT id, nivel FROM cer_niveles WHERE

91

estado="A"]]><es>Nivel:</es></regNivel> <regDestino type="dropdown" required="1" mode="edit" readonly="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="workflow" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"><![CDATA[SELECT G.USR_UID, CONCAT(U.USR_FIRSTNAME," ",U.USR_LASTNAME) DIRECCION FROM GROUP_USER G, USERS U WHERE G.USR_UID = U.USR_UID AND GRP_UID IN ("7557983395491045E314923047572228") AND U.USR_STATUS="ACTIVE";]]><es>Area:</es></regDestino> <regDetalle type="textarea" required="1" rows="3" cols="50" mode="edit"> <es>Detalle Solicitud:</es> </regDetalle> <regNcaso type="text" maxlength="8" validate="Any" required="0" readonly="1" size="8" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Numero de Caso:</es>

</regNcaso> <regFecha type="text" maxlength="30" validate="Any" required="1" readonly="1" size="30" mode="edit" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Fecha registro</es> </regFecha> <regUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" required="1" readonly="1" size="60" mode="edit" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula=""

92

function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Registrado por:</es> </regUsuario> <regRegistrar type="submit" btn_cancel="Cancelar"> <es>REGISTRAR</es> </regRegistrar> </dynaForm> MODULO DE REVISIĂ&#x201C;N <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <dynaForm name="168007244529c09608f9fe3019201007/836298263547fd2aa3ce181040502880" enabletemplate="0" type="xmlform" width="630" mode="" nextstepsave="" printdynaform="0" adjustgridswidth=""> <revBanner type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es><![CDATA[<img src="/images/puce.jpeg" />]]></es> </revBanner> <revTitulo type="title" enablehtml="1"> <es><![CDATA[<center>REVISION DE SOLICITUDES </center>]]></es> </revTitulo> <regSubtitulo type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0">

93

<es><![CDATA[<b>DATOS SOLICITANTE</b>]]></es> </regSubtitulo> <regCedula type="text" maxlength="10" validate="Int" required="0" readonly="1" size="15" mode="view" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Cedula:</es> </regCedula> <regAlumno type="text" maxlength="64" validate="Alpha" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Alumno:</es> </regAlumno> <regDireccion type="textarea" readonly="1" rows="3" cols="45" mode="view" required="0" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Direccion:</es> </regDireccion> <regTelefono type="text" maxlength="9" validate="Int" required="0" size="15" mode="view" mask="" strto="" readonly="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Telefono:</es> </regTelefono> <regCorreo type="text" maxlength="64" validate="Email" readonly="1" size="50" mode="view">

94

<es>Email:</es> </regCorreo> <regSolicitud type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar"> <es>DATOS SOLICITUD</es> </regSolicitud> <regNumsolicitud type="text" maxlength="8" validate="Int" readonly="1" size="8" mode="view"> <es>Numero solicitud:</es> </regNumsolicitud> <regFecsol type="text" maxlength="30" validate="Any" required="0" readonly="1" size="30" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Fecha Solicitud</es> </regFecsol> <regNivel_label type="text" maxlength="40" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40" mode="view" btn_cancel="Cancelar"> <es>Nivel:</es> </regNivel_label> <regTramite_label type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar"> <es>Tramite:</es> </regTramite_label> <regDestino_label type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1"

95

size="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Area:</es> </regDestino_label> <regDetalle type="textarea" readonly="1" rows="3" cols="50" mode="view"> <es>Detalle Solicitud:</es> </regDetalle> <regFecha type="text" maxlength="30" validate="Any" readonly="1" size="30" mode="view"> <es>Fecha registro</es> </regFecha> <regUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" readonly="1" size="50" mode="view"> <es>Ingresado por:</es> </regUsuario> <documentos type="link" link="javascript:showUploadedDocuments()" value="Abrir"> <es>Documentos adjuntos:</es> </documentos> <revSubtitulo1 type="subtitle" enablehtml="1"> <es>Datos Revision</es> </revSubtitulo1> <revDirecactual type="text" maxlength="50" validate="Any" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" sqlconnection="workflow" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto=""

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dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" savelabel="0"><![CDATA[select c.CON_VALUE from department d, content c where d.DEP_UID = c.CON_ID AND d.DEP_UID=@@revDepid AND c.CON_LANG="es";]]><es>Direccion Actual:</es></revDirecactual> <revEnviar type="dropdown" mode="edit" required="0" readonly="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" options="Array" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Enviar a:

<option name="L">Legalizar Solicitud</option><option name="R">Enviar

otra direccion</option><option name="E">Entregar Solicitud</option></es> </revEnviar> <legResponsable type="dropdown" required="1" readonly="0" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" savelabel="0"><![CDATA[select usr_uid, concat(USR_FIRSTNAME," ", USR_LASTNAME) usuario from users where DEP_UID=@@revDepid and usr_uid not in (@@revIduser)]]><es>Asignar a:</es></legResponsable> <revDirecciones type="dropdown" required="1" readonly="0" mode="edit" sqlconnection="workflow" btn_cancel="Cancelar" dependentfields="regDestino" defaultvalue="" hint="" savelabel="0"><![CDATA[SELECT d.DEP_UID,c.CON_VALUE FROM department d, content c WHERE d.DEP_UID = c.CON_ID and d.DEP_STATUS="ACTIVE" and c.CON_LANG =

97

"es";]]><es>Direcciones:</es></revDirecciones> <regDestino type="dropdown" required="1" mode="edit" readonly="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="workflow" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"><![CDATA[SELECT G.USR_UID, CONCAT(U.USR_FIRSTNAME," ",U.USR_LASTNAME) DIRECCION FROM GROUP_USER G, USERS U WHERE G.USR_UID = U.USR_UID AND GRP_UID IN ("7557983395491045E314923047572228") AND U.USR_STATUS="ACTIVE" AND U.DEP_UID=@@revDirecciones]]><es>Seleccionar secretaria:</es></regDestino> <revDetalle type="textarea" required="1" rows="3" cols="45" mode="edit" readonly="0" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Detalle

revision:</es> </revDetalle> <legDetalle type="textarea" required="0" readonly="1" rows="3" cols="45" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Detalle

aprobacion:</es> </legDetalle> <revFecha type="text" maxlength="30" validate="Any" required="1" size="30" mode="edit" mask="" strto="" readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> revision:</es> </revFecha>

<es>Fecha

98

<revUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" required="1" size="50" mode="edit" mask="" strto="" readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Revisado por:</es>

</revUsuario> <revDepid type="hidden" mode="edit" btn_cancel="Cancelar"> </revDepid> <revIduser type="hidden" mode="edit" btn_cancel="Cancelar"> </revIduser> <revContinuar type="submit"> <es>CONTINUAR</es> </revContinuar> </dynaForm> MODULO DE APROBACIĂ&#x201C;N <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <dynaForm name="168007244529c09608f9fe3019201007/17584228554ac9ff67567e6042516673" enabletemplate="0" type="xmlform" width="630" mode="" nextstepsave="" printdynaform="0" adjustgridswidth=""> <revBanner type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es><![CDATA[<img src="/images/puce.jpeg" />]]></es> </revBanner> <revTitulo type="title" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0">

99

<es><![CDATA[<center>APROBACION DE SOLICITUDES </center>]]></es> </revTitulo> <regSubtitulo type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es><![CDATA[<b>DATOS SOLICITANTE</b>]]></es> </regSubtitulo> <regCedula type="text" maxlength="10" validate="Int" required="0" readonly="1" size="15" mode="view" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Cedula:</es>

</regCedula> <regAlumno type="text" maxlength="64" validate="Alpha" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Alumno:</es>

</regAlumno> <regDireccion type="textarea" readonly="1" rows="3" cols="45" mode="view" required="0" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Direccion:</es>

</regDireccion> <regTelefono type="text" maxlength="9" validate="Int" required="0" size="15" mode="view" mask="" strto="" readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> </regTelefono>

<es>Telefono:</es>

100

<regCorreo type="text" maxlength="64" validate="Email" readonly="1" size="50" mode="view" mask="" strto="" required="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Email:</es>

</regCorreo> <regSolicitud type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar"> <es>DATOS SOLICITUD</es> </regSolicitud> <regNumsolicitud type="text" maxlength="8" validate="Int" readonly="1" size="8" mode="view"> <es>Numero solicitud:</es> </regNumsolicitud> <regFecsol type="text" maxlength="30" validate="Any" required="0" readonly="1" size="30" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Fecha solicitud:</es>

</regFecsol> <regTramite_label type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar"> <es>Tramite:</es> </regTramite_label> <regDestino_label type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

101

<es>Area:</es> </regDestino_label> <regDetalle type="textarea" readonly="1" rows="3" cols="50" mode="view"> <es>Detalle Solicitud:</es> </regDetalle> <regFecha type="text" maxlength="30" validate="Any" readonly="1" size="30" mode="view"> <es>Fecha registro</es> </regFecha> <regUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" readonly="1" size="50" mode="view"> <es>Ingresado por:</es> </regUsuario> <documentos type="link" link="javascript:showUploadedDocuments()" value="Abrir"> <es>Documentos adjuntos:</es> </documentos> <revSubtitulo1 type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es>DATOS REVISION</es> </revSubtitulo1> <revDetalle type="textarea" required="0" rows="3" cols="50" mode="view" readonly="1" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> revision:</es>

<es>Detalle

102

</revDetalle> <revFecha type="text" maxlength="30" validate="Any" required="0" size="30" mode="view" mask="" strto="" readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Fecha

revision:</es> </revFecha> <revUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" size="50" mode="view" mask="" strto="" readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Revisado por:</es>

</revUsuario> <legSubtitulo type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar"> <es>DATOS APROBACION</es> </legSubtitulo> <legAccion type="dropdown" required="1" readonly="0" mode="edit" options="Array" btn_cancel="Cancelar" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Accion a realizar: <option name="A">Aprobado</option><option name="R">Rechazado</option></es> </legAccion> <legDetalle type="textarea" required="1" readonly="0" rows="4" cols="50" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Detalle:</es>

103

</legDetalle> <legFecha type="text" maxlength="40" validate="Any" required="1" readonly="1" size="40" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Fecha aprobacion:</es>

</legFecha> <legUsuario type="text" maxlength="40" validate="Any" required="1" readonly="1" size="40" mode="edit" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Revisado por:</es>

</legUsuario> <legEnviar type="submit" onclick="" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es>CONTINUAR</es> </legEnviar> </dynaForm> MODULO DE ENTREGA <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <dynaForm name="168007244529c09608f9fe3019201007/99264526354adf5988c1818082119215" enabletemplate="0" type="xmlform" width="630" mode="" nextstepsave="" printdynaform="0" adjustgridswidth=""> <revBanner type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0">

104

<es><![CDATA[<img src="/images/puce.jpeg" />]]></es> </revBanner> <revTitulo type="title" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es><![CDATA[<center>ENTREGA DE SOLICITUDES </center>]]></es> </revTitulo> <regSubtitulo type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es><![CDATA[<b>DATOS SOLICITANTE</b>]]></es> </regSubtitulo> <regCedula type="text" maxlength="10" validate="Int" required="1" readonly="1" size="15" mode="view"> <es>Cedula:</es> </regCedula> <regAlumno type="text" maxlength="64" validate="Alpha" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Alumno:</es>

</regAlumno> <regDireccion type="textarea" readonly="1" rows="3" cols="45" mode="edit" required="0" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Direccion:</es> </regDireccion>

105

<regTelefono type="text" maxlength="9" validate="Int" required="0" size="15" mode="view" mask="" strto="" readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Telefono:</es>

</regTelefono> <regCorreo type="text" maxlength="64" validate="Email" readonly="1" size="50" mode="view"> <es>Email:</es> </regCorreo> <regSolicitud type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar"> <es>DATOS SOLICITUD</es> </regSolicitud> <regNumsolicitud type="text" maxlength="8" validate="Int" readonly="1" size="8" mode="view"> <es>Numero solicitud:</es> </regNumsolicitud> <regTramite_label type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar"> <es>Tramite:</es> </regTramite_label> <regDestino_label type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Area:</es>

106

</regDestino_label> <regDetalle type="textarea" readonly="1" rows="3" cols="50" mode="view"> <es>Detalle Solicitud:</es> </regDetalle> <regFecha type="text" maxlength="30" validate="Any" readonly="1" size="30" mode="view"> <es>Fecha registro</es> </regFecha> <regUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" readonly="1" size="50" mode="view" mask="" strto="" required="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Registrado por:</es> </regUsuario> <documentos type="link" link="javascript:showUploadedDocuments()" value="Abrir"> <es>Documentos adjuntos:</es> </documentos> <legSubtitulo type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar"> <es>DATOS APROBACION</es> </legSubtitulo> <legAccion_label type="text" maxlength="40" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40" mode="view" btn_cancel="Cancelar"> <es>Estado Solicitud:</es> </legAccion_label>

107

<legDetalle type="textarea" required="0" readonly="1" rows="4" cols="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Detalle:</es> </legDetalle> <legFecha type="text" maxlength="40" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Fecha aprobacion:</es> </legFecha> <legUsuario type="text" maxlength="40" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Revisado por:</es> </legUsuario> <entSubtitulo type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es>DATOS ENTREGA</es> </entSubtitulo> <entDetalle type="textarea" required="1" readonly="0" rows="4" cols="50" mode="edit" btn_cancel="Cancelar"> <es>Detalle entrega:</es> </entDetalle> <entFecha type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40"

108

mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Fecha entrega:</es>

</entFecha> <entUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Usuario entrega:</es>

</entUsuario> <entEnviar type="submit" onclick="" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es>CONTINUAR</es> </entEnviar> </dynaForm> ENTREGA DE SOLICITUDES <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <dynaForm name="168007244529c09608f9fe3019201007/51425170854b0960c52ece8069387216" enabletemplate="0" type="xmlform" width="630" mode="" nextstepsave="" printdynaform="1" adjustgridswidth=""> <revBanner type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es><![CDATA[<img src="/images/puce.jpeg" />]]></es> </revBanner>

109

<revTitulo type="title" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es><![CDATA[<center>ENTREGA DE SOLICITUDES </center>]]></es> </revTitulo> <regSubtitulo type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es><![CDATA[<b>DATOS SOLICITANTE</b>]]></es> </regSubtitulo> <regNcaso type="text" maxlength="8" validate="Any" required="0" readonly="1" size="8" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Numero de Caso:</es>

</regNcaso> <regCedula type="text" maxlength="10" validate="Int" required="0" readonly="1" size="15" mode="view" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Cedula:</es>

</regCedula> <regAlumno type="text" maxlength="64" validate="Alpha" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Alumno:</es>

</regAlumno> <regTelefono type="text" maxlength="9" validate="Int" required="0" size="15" mode="view" mask="" strto="" readonly="1" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula=""

110

function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0">

<es>Telefono:</es>

</regTelefono> <regCorreo type="text" maxlength="64" validate="Email" readonly="1" size="50" mode="view"> <es>Email:</es> </regCorreo> <regNumsolicitud type="text" maxlength="8" validate="Int" readonly="1" size="8" mode="view"> <es>Numero solicitud:</es> </regNumsolicitud> <regFecsol type="text" maxlength="30" validate="Any" required="0" readonly="1" size="30" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Fecha solicitud</es>

</regFecsol> <regTramite_label type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar"> <es>Tramite:</es> </regTramite_label> <regFecha type="text" maxlength="30" validate="Any" readonly="1" size="30" mode="view"> <es>Fecha registro</es> </regFecha> <regUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" readonly="1" size="50"

111

mode="view" mask="" strto="" required="0" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" btn_cancel="Cancelar" savelabel="0"> <es>Registrado por:</es> </regUsuario> <legSubtitulo type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar"> <es>DATOS APROBACION</es> </legSubtitulo> <legAccion_label type="text" maxlength="40" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40" mode="view" btn_cancel="Cancelar"> <es>Estado Solicitud:</es> </legAccion_label> <legDetalle type="textarea" required="0" readonly="1" rows="4" cols="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Detalle:</es> </legDetalle> <legFecha type="text" maxlength="40" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Fecha aprobacion:</es> </legFecha> <legUsuario type="text" maxlength="40" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0">

112

<es>Revisado por:</es> </legUsuario> <entDetalle type="textarea" required="0" readonly="1" rows="4" cols="50" mode="view" btn_cancel="Cancelar" defaultvalue="" hint="" sqlconnection="" savelabel="0">

<es>Detalle

entrega:</es> </entDetalle> <entFecha type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Fecha entrega:</es> </entFecha> <entUsuario type="text" maxlength="60" validate="Any" required="0" readonly="1" size="40" mode="view" btn_cancel="Cancelar" mask="" strto="" dependentfields="" defaultvalue="" hint="" formula="" function="" sqlconnection="" savelabel="0"> <es>Usuario entrega:</es> </entUsuario> <despFirmas type="subtitle" enablehtml="1" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es><![CDATA[<table align='center' border='0' width="100%"> <tr> <td> <br/> <br/>

113

<br/> ________________________________<br/> ENTREGA CONFORME </td> <td> <br/> <br/> <br/> _______________________________ <br/> RECIBE CONFORME </td> </tr> </table> </center>]]></es> </despFirmas> <entEnviar type="submit" onclick="" btn_cancel="Cancelar" required="0" readonly="0" savelabel="0"> <es>CONTINUAR</es> </entEnviar> </dynaForm>

114

TRIGGERS DATOS DE APROBACIÓN DE SOLICITUD

//****************** SETEAR FECHA HORA ************************ date_default_timezone_set('America/Guayaquil'); @@legFecha = getCurrentDate()." ".getCurrentTime();

//***************** OBTENER DATOS USUARIO ********************* $usuario = userInfo(@@USER_LOGGED); @@legIduser = @@USER_LOGGED; @@legUsuario= $usuario['firstname'].' '.$usuario['lastname'];

//***************** OBTENER DEPARTAMENTO ACTUAL *************** // $idrevuser= @@USER_LOGGED; // $query = "SELECT DEP_UID FROM USERS"; // $query.=" WHERE USR_UID='$idrevuser'"; // $result = executeQuery($query); // @@revDepid = $result[1]['DEP_UID']; DATOS DE REGISTRO DE SOLICITUD //****************** SETEAR FECHA HORA ************************ date_default_timezone_set('America/Guayaquil'); @@regFecha = getCurrentDate()." ".getCurrentTime();

115

//***************** OBTENER DATOS USUARIO ********************* $usuario = userInfo(@@USER_LOGGED); @@regIduser = @@USER_LOGGED; @@regUsuario= $usuario['firstname'].' '.$usuario['lastname'];

//***************** OBTENER DATOS DEL CASO ********************* $sql = "SELECT APP_NUMBER FROM APPLICATION "; $sql.= "WHERE APP_UID='".@@APPLICATION."'"; $data = executeQuery($sql); @@regNcaso = $data[1]['APP_NUMBER'];

//****************** SETEAR FECHA HORA ************************ date_default_timezone_set('America/Guayaquil'); @@regFecha = getCurrentDate()." ".getCurrentTime();

//***************** OBTENER DATOS USUARIO ********************* $usuario = userInfo(@@USER_LOGGED); @@regIduser = @@USER_LOGGED; @@regUsuario= $usuario['firstname'].' '.$usuario['lastname'];

//***************** OBTENER DATOS DEL CASO ********************* $sql = "SELECT APP_NUMBER FROM APPLICATION "; $sql.= "WHERE APP_UID='".@@APPLICATION."'";

116

$data = executeQuery($sql); @@regNcaso = $data[1]['APP_NUMBER']; DATOS DE REVISIÓN DE SOLICITUD //****************** SETEAR FECHA HORA ************************ date_default_timezone_set('America/Guayaquil'); @@revFecha = getCurrentDate()." ".getCurrentTime();

//***************** OBTENER DATOS USUARIO ********************* $usuario = userInfo(@@USER_LOGGED); @@revIduser = @@USER_LOGGED; @@revUsuario= $usuario['firstname'].' '.$usuario['lastname'];

//***************** OBTENER DEPARTAMENTO ACTUAL *************** $idrevuser= @@USER_LOGGED; $query = "SELECT DEP_UID FROM USERS"; $query.=" WHERE USR_UID='$idrevuser'"; $result = executeQuery($query); @@revDepid = $result[1]['DEP_UID']; DATOS DE RESPUESTA DE SOLICITUD //****************** SETEAR FECHA HORA ************************ date_default_timezone_set('America/Guayaquil');

117

@@entFecha = getCurrentDate()." ".getCurrentTime(); //***************** OBTENER DATOS USUARIO ********************* $usuario = userInfo(@@USER_LOGGED); @@entIduser = @@USER_LOGGED; @@entUsuario= $usuario['firstname'].' '.$usuario['lastname'];

//***************** OBTENER DEPARTAMENTO ACTUAL *************** // $identuser= @@USER_LOGGED; //$query = "SELECT DEP_UID FROM USERS"; //$query.=" WHERE USR_UID='$idrevuser'"; //$result = executeQuery($query); //@@revDepid = $result[1]['DEP_UID'];

118

ANEXO 5

MANUAL TÉCNICO DE INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN

SISTEMA DE TRÁMITES DE SOLICITUDES PARA EL DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA GENERAL DE LA PUCE SD.

119

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………….122 Requisitos del Sistema..……………………………………………………………………….122 Hardware………………………………………………………………………………………122 Software………………………………………………………………………………………..123 Instalación y Configuración de los componentes del sistema………………………………124 Instalación de MySQL Server Community………………………………………………….124 Instalación y Configuración de ProcessMaker……………………………………………...133

120

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Página oficial de MySQL ........................................................................................... 124 Figura 2. Página de descarga ..................................................................................................... 125 Figura 3. Ventana para guardar el instalador ............................................................................. 125 Figura 4. Ventana de inicio ........................................................................................................ 126 Figura 5. Ventana de tipo de instalación.................................................................................... 126 Figura 6. Ventana de ubicación de instalación del programa. .................................................. 127 Figura 7. Ventana MySQL Enterprise. ..................................................................................... 127 Figura 8. Ventana MySQL Enterprise Monitor Service. .......................................................... 128 Figura 9. Ventana MySQL Enterprise Completed.................................................................... 128 Figura 10. Ventana MySQL Server Instance. ........................................................................... 129 Figura 11. Ventana MySQL Server Instance Type................................................................... 129 Figura 12. Ventana MySQL Server Instance Windows Options. .............................................. 130 Figura 13. Ventana MySQL Server Instance Security Options. ................................................ 130 Figura 14. Ventana MySQL Server Instance Ready Execute. ................................................... 131 Figura 15. Ventana MySQL Server Instance Finish. ................................................................. 131 Figura 16. Ventana MySQL Server 5.1 Bin. ............................................................................ 132 Figura 17. Página oficial de ProcessMaker ............................................................................... 133 Figura 18. Ventana del directorio del instalador........................................................................ 133 Figura 19. Ventana de selección de idioma ............................................................................... 134 Figura 20. Ventana de inicio de ProcessMaker ......................................................................... 134 Figura 21. Ventana de acuerdo de licencia ................................................................................ 135 Figura 22. Ventana de selección de dirección .......................................................................... 135

121

Figura 23. Ventana de selecci贸n de Heartbeat ........................................................................... 136 Figura 24. Ventana de instalaci贸n de complementos ................................................................ 136 Figura 25. Ventana de instalaci贸n en el equipo ......................................................................... 137 Figura 26. Ventana de fin de instalaci贸n ................................................................................... 137 Figura 27. Ventana de ingreso al usuario .................................................................................. 138

122

INTRODUCCIÓN El presente manual contiene la información detallada sobre los recursos empleados y requeridos por el proyecto sistema de gestión documental para el Departamento de Secretaría General de PUCE SD, tanto en hardware y software tomando en cuenta las configuraciones necesarias de cada componente para garantizar su correcto funcionamiento.

Requisitos del Sistema Los requisitos del sistema se encuentran divididos en software y hardware, a continuación se detallan los siguientes:

Hardware (mínimo)  Servidor : Procesador: Core 2 Duo o Superior 2,6 GHz -3 GHz Memoria RAM: 2 GB Almacenamiento: 30GB para la aplicación de datos en almacenamiento permanente o más, dependiendo de la cantidad de documentos cargados.

 Cliente : Procesador: Pentium IV Memoria RAM: 512MB (Windows XP or Linux), 1GB (Windows Vista/7) Conexión de banda ancha o una conexión de redes locales de para el servidor ProcessMaker

123

Software (mínimo):  Un sistema operativo capaz de ejecutar Apache y PHP, como Linux y Windows.  Apache 2.2.3 o superior con los siguientes módulos habilitados:  desinflar  expira  nueva versión  vhost_alias  PHP 5.2.10 o superior con los siguientes módulos habilitados:  mysql  xml  mbstring  mcrypt  jabón (necesario si el uso de servicios web)  ldap (necesario si la integración con LDAP o Active Directory)  gd (recomendado si usa Eventos)  rizo (necesario para la carga / descarga de archivos)  Además, instalar PHP interfaz de línea de comandos (CLI) si la planificación sobre el uso de evento, el Programador de Caso, Notificaciones, copia de seguridad del espacio de trabajo, restauración, o el desarrollo de plugins.  MySQL 5.1.6 o mayor  Si la planificación para conectarse a bases de datos externas, instale el software del cliente y / o módulos de PHP para Oracle, SQL Server o PostgreSQL.

124

Instalación y Configuración de los componentes del Sistema.

A continuación encontrará las indicaciones necesarias para instalar de forma correcta a cada uno de los componentes del sistema de gestión documental para el Departamento de Secretaría General de PUCE SD, para su correcto funcionamiento.

Instalación de MySQL Server Community.

Para instalar la instalación de MySQL 5.1 sobre la plataforma Windows siga las indicaciones especificadas a continuación.

1. Descargamos

el

instalador

desde

el

sitio

web

de

http://dev.mysql.com/dowloads.

Figura 1. Página oficial de MySQL Fuente. http://dev.mysql.com/downloads/mysql/

MySQL

en

la

dirección

125

2. Luego seleccionamos la plataforma para Windows y Download.

Figura 2. Pรกgina de descarga Fuente. http://dev.mysql.com/downloads/mysql/

3. Guarde el archivo en la computadora como se lo indique su navegador

Figura 3. Ventana para guardar el instalador

Fuente. Carlos Jaya

126

4. Ejecute el archivo descargado (mysql-essential-5.1.73.win64) para comenzar la instalaci贸n aparece la pantalla de inicio del instalador, Seleccione Next para continuar.

Figura 4. Ventana de inicio

Fuente. MySQL

5. Seleccione el tipo de instalaci贸n Complete y presione next.

Figura 5. Ventana de tipo de instalaci贸n.

Fuente. MySQL

127

6. Presione el bot贸n Install para comenzar con la copia de archivos.

Figura 6. Ventana de ubicaci贸n de instalaci贸n del programa.

Fuente. MySQL

7. A continuaci贸n aparece 2 pantallas de MySQL presione Next en cada una para continuar.

Figura 7. Ventana MySQL Enterprise.

Fuente. MySQL

128

Figura 8. Ventana MySQL Enterprise Monitor Service.

Fuente. MySQL

8. En la siguiente pantalla seleccione Configure The MySQL Server Now y presione Finish.

Figura 9. Ventana MySQL Enterprise Completed.

Fuente. MySQL

129

9. La siguiente pantalla es la de configuraci贸n de la instancia del MySQL Server presione Next para continuar.

Figura 10. Ventana MySQL Server Instance.

Fuente. MySQL

10. Seleccione la opci贸n St谩ndar Configuration para su instalaci贸n y presione Next.

Figura 11. Ventana MySQL Server Instance Type.

Fuente. MySQL

130

11. Seleccione la opci贸n Install As Windows Service e Include Bin Directory in Windows Path y presione Next.

Figura 12. Ventana MySQL Server Instance Windows Options.

Fuente. MySQL

12. Ingrese la contrase帽a para el usuario root y presione Next.

Figura 13. Ventana MySQL Server Instance Security Options.

Fuente. MySQL

131

13. Presione Execute para realizar la configuraci贸n.

Figura 14. Ventana MySQL Server Instance Ready Execute.

Fuente. MySQL

14. Al finalizar el proceso la configuraci贸n la pantalla deber谩 indicar que los pasos se ejecutaron correctamente presione Finish para finalizar.

Figura 15. Ventana MySQL Server Instance Finish.

Fuente. MySQL

132

15. Si la instalación fue exitosa aparecerá en el menú inicio y seleccionamos para comenzar a utilizar MySQL.

Figura 16. Ventana MySQL Server 5.1 Bin.

Fuente. MySQL

133

Instalación y Configuración de ProcessMaker 1. Siga las instrucciones para instalar ProcessMaker en Windows. Antes de instalar se debe comprobar los requisitos de instalación. Para iniciar la instalación se requiere unos de los paquetes disponibles para Windows. El instalador no pesa más de 50 MB.

Figura 17. Página oficial de ProcessMaker

Fuente. http://www.processmaker.com/

2. Ejecutamos el archivo de instalación ProcessMaker y luego seleccionamos el lenguaje con el cual el proceso de la instalación. Luego inicie la instalación del archivo descargando y colocando cada uno de los datos que solicita el proceso.

Figura 18. Ventana del directorio del instalador

Fuente. Carlo Jaya

134

3. Ejecutamos el archivo de instalaci贸n ProcessMaker y luego seleccionamos el lenguaje con el cual el proceso de la instalaci贸n.

Figura 19. Ventana de selecci贸n de Idioma

Fuente. ProcessMaker, Colosa Inc.

Figura 20. Ventana de inicio de ProcessMaker

Fuente. ProcessMaker, Colosa Inc.

135

4. Aceptamos los términos de acuerdo de licencia y hacemos clic en Siguiente.

Figura 21. Ventana de acuerdo de licencia

Fuente. ProcessMaker, Colosa Inc.

5. Escogemos la dirección donde se va a instalar ProcessMaker, considerando que se requiere como 30 GB de espacio en disco como mínimo.

Figura 22. Ventana de selección de dirección

Fuente. ProcessMaker, Colosa Inc.

136

Figura 23. Ventana de selección de Heartbeat

Fuente. ProcessMaker, Colosa Inc.

6. Verificamos la configuración de la instalación de ProcessMaker, donde se considera la ubicación de instalación y la configuración de Apache y Mysql con sus respectivos puertos.

Figura 24. Ventana de instalación de complementos

Fuente. ProcessMaker, Colosa Inc.

137

7. Se inicia la carga de archivos de ProcessMaker la cual toma pocos minutos y se concluye haciendo clic en Finalizar para salir de la aplicaci贸n.

Figura 25. Ventana de instalaci贸n en el equipo

Fuente. ProcessMaker, Colosa Inc.

Figura 26. Ventana de fin de instalaci贸n

Fuente. ProcessMaker, Colosa Inc.

138

8. Al ejecutar ProcessMaker se presenta la ventana de ingreso de usuarios al sistema.

Figura 27. Ventana de ingreso al usuario

Fuente. ProcessMaker, Colosa Inc.

139

ANEXO 6

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE TRÁMITES DE SOLICITUDES PARA EL DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA GENERAL DE LA PUCE SD.

140

ÍNDICE DE CONTENIDO MANUAL DE USUARIO INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………….143 Ingreso al Sistema..……………………………………………………………...…………….143 Registro de Solicitud…..………………………………………………………………………145 Revisar Solicitud..……………………………………………………………………………..149 Aprobar Solicitud……………………………………………..………………………………151 Despachar Solicitud……………………….…………………………………………………..153 Entregar Solicitud………………………………………………………….………………....155

141

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 28. Ingreso al sistema __________________________________________________ 143 Figura 29. Login ___________________________________________________________ 144 Figura 30. Ingreso de usuario _________________________________________________ 144 Figura 31. Perfil de usuario ___________________________________________________ 145 Figura 32. Registro de solicitud ________________________________________________ 146 Figura 33. Ingreso de datos ___________________________________________________ 146 Figura 34. Datos del solicitante ________________________________________________ 147 Figura 35. Anexar documento _________________________________________________ 148 Figura 36. Documento de ingreso ______________________________________________ 148 Figura 37. Asignar a secretaria general __________________________________________ 149 Figura 38. Bandeja de entrada revisar ___________________________________________ 149 Figura 39. Revisión de solicitud _______________________________________________ 150 Figura 40. Asignar a secretario general __________________________________________ 151 Figura 41. Bandeja de entrada _________________________________________________ 151 Figura 42. Aprobación de solicitud _____________________________________________ 152 Figura 43. Asignar a secretaria general __________________________________________ 153 Figura 44. Bandeja de entrada ________________________________________________ 153 Figura 45. Entregar solicitud __________________________________________________ 154 Figura 46. Asignar a recepción documento _______________________________________ 155 Figura 47. Bandeja de entrada entregar __________________________________________ 155 Figura 48. Formulario de entregar ______________________________________________ 156 Figura 49. Imprimir entrega ___________________________________________________ 157

142

Figura 50. Fin de proceso ____________________________________________________ 158 Figura 51. Proceso completo __________________________________________________ 158

143

INTRODUCCIÓN En el presente manual se encuentra una descripción de cada una de las funciones del sistema de gestión documental para el Departamento de Secretaría General de PUCE SD, una guía completa para el manejo de las características del sistema.

Ingreso al Sistema Para el ingreso al sistema de control y seguimiento de solicitudes del Departamento de Secretaría General de la PUCE SD denominado SCSS, únicamente se debe utilizar el navegador Mozilla FireFox o Google Chrome para su correcto funcionamiento.

En el navegador de su preferencia, digitamos la siguiente dirección http://localhost, por defecto nos enlaza a la herramienta de ProcessMaker.

Figura 28. Ingreso al sistema Autor: Carlos Jaya

144

Una vez enlazados en la herramienta ProcessMaker se debe ingresar su usuario y contraseĂąa asignados por el administrador del sistema.

Figura 29. Login Autor: Carlos Jaya

Una vez ingresado su usuario y contraseĂąa, nos mostrarĂĄ la siguiente pantalla.

Figura 30. Ingreso de usuario Autor: Carlos Jaya

145

En este formulario se encuentra la información de los casos que se han iniciado, en borrador y las notificaciones en su bandeja de entrada.

Se puede acceder a la información de su perfil, haciendo un clic en su nombre que aparece en la parte superior derecha de su pantalla.

Figura 31. Perfil de usuario Autor: Carlos Jaya

Registro de Solicitud Para iniciar un caso en el proceso de solicitudes, hacemos un clic en la opción nuevo caso, aparecerá la gestión del trámite que el usuario puede realizar.

146

Figura 32. Registro de solicitud Autor: Carlos Jaya

Hacemos un clic en la opci贸n gesti贸n de tr谩mites y a continuaci贸n se carga el formulario de ingreso de datos.

Figura 33. Ingreso de datos Autor: Carlos Jaya

147

Ingresamos el número de cédula y automáticamente nos devuelve la información del estudiante, se procede a ingresar los campos de los datos de la solicitud con su detalle respectivamente.

Figura 34. Datos del solicitante Autor: Carlos Jaya

148

Una vez registrada la solicitud se procede anexar el documento teniendo en cuenta que debe ser en formato .pdf con una capacidad mรกxima de 2MB, hacemos un clic en anexar se despliega una pantalla que nos permite examinar y ubicar el archivo guardado.

Figura 35. Anexar documento Autor: Carlos Jaya

Una vez anexado el documento nos aparece el siguiente formulario y hacemos clic en siguiente paso.

Figura 36. Documento de ingreso Autor: Carlos Jaya

149

El siguiente paso nos dar谩 como resultado que la solicitud va a ser enviada a revisi贸n de la secretaria general, hacemos un clic en continuar y termina el proceso en recepci贸n de solicitudes.

Figura 37. Asignar a secretaria general Autor: Carlos Jaya

Revisar Solicitud En este proceso la secretaria general revisa en su bandeja de entrada los casos que fueron asignados.

Figura 38. Bandeja de entrada revisar Autor: Carlos Jaya

150

Hacer clic en el caso solicitado que tiene en la bandeja de entrada, se abre el formulario para revisar la informaciรณn recibida de recepciรณn de documentos verificando el documento adjunto que cumpla los parรกmetros requeridos por la PUCE SD y asimismo se procede a contestar para que sigan su รณrgano regular.

Figura 39. Revisiรณn de solicitud

Autor: Carlos Jaya

151

A continuaci贸n se hace clic en el bot贸n continuar y se procede a enviar al Secretario General para su aprobaci贸n.

Figura 40. Asignar a secretario general Autor: Carlos Jaya

Aprobar Solicitud El Secretario General revisa en su bandeja de entrada los casos que fueron asignados.

Figura 41. Bandeja de entrada Autor: Carlos Jaya

152

Hacemos clic en el caso asignado se desplegar谩 un formulario donde se encuentra toda la informaci贸n solicitada por el estudiante con sus respectivos responsables del proceso para proceder a su aprobaci贸n de la solicitud.

Figura 42. Aprobaci贸n de solicitud Autor: Carlos Jaya

153

Luego se asignar谩 el caso a la secretaria general para que proceda a notificar la resoluci贸n.

Figura 43. Asignar a secretaria general

Autor: Carlos Jaya

Despachar Solicitud Secretaria general revisa el caso asignado en su bandeja de entrada.

Figura 44. Bandeja de entrada Autor: Carlos Jaya

154

Hacemos clic en el caso, abriendo un formulario para dirigir que el proceso cumpla con su entrega al requerimiento solicitado.

Figura 45. Entregar solicitud Autor: Carlos Jaya

155

Haciendo clic en el bot贸n continuar se asigna el caso a la recepci贸n de documentos para su entrega.

Figura 46. Asignar a recepci贸n documento Autor: Carlos Jaya

Entregar Solicitud Secretaria general revisa su bandeja de entrada.

Figura 47. Bandeja de entrada Autor: Carlos Jaya

156

Haciendo un clic en el caso asignado se abre el formulario escribiendo un peque単o detalle para su entrega.

Figura 48. Formulario de entregar Autor: Carlos Jaya

157

En este formulario se detalla la respuesta a la solicitud requerida por el estudiante, haciendo clic en el Ă­cono de impresora en el lado izquierdo superior nos procede a imprimir el formulario para constancia de entrega a la repuesta al requerimiento solicitado.

Figura 49. Imprimir entrega Autor: Carlos Jaya

158

Hacemos clic en el siguiente paso para terminar el caso.

Figura 50. Fin de proceso Autor: Carlos Jaya

A continuaci贸n se detalla que casos ya han finalizado su proceso de solicitud por el estudiante.

Figura 51. Proceso completo Autor: Carlos Jaya