PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA IMPORELLANA S.A EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERIODO 2017.
Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA.
Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global. Autora: JHOANNA LISBETH SÁNCHEZ ENRIQUEZ Directora: Mg. XIMENA LETICIA GARCÍA ZAMBRANO
Santo Domingo – Ecuador Febrero, 2019
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA DE LA GESTION DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA IMPORELLANA S.A EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERIODO 2017.
Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global. Autora: JHOANNA LISBETH SÁNCHEZ ENRIQUEZ
Ximena Leticia García Zambrano, Mg.
f._____________________
DIRECTORA DE TRABAJO DE TITULACIÓN Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg.
f._____________________
CALIFICADOR Manaces Esaud Gaspar Santos, Mg.
f._____________________
CALIFICADOR Félix Sixto Pilay Toala, Mg.
f._____________________
DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
Santo Domingo – Ecuador Febrero, 2019
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Jhoanna Lisbeth Sánchez Enriquez, portadora de la cédula de ciudadanía No. 2300706070 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA, son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica. Igualmente declaro que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.
Jhoanna Lisbeth Sánchez Enriquez CI. 2300706070
iv
AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por ser el guía y protector de cada uno de mis pasos, por darme sabiduría y la capacidad necesaria para poder realizar este trabajo, por ser luz y refugio en los momentos más difíciles y por darme la fuerza y valía para finalizar esta etapa de mi vida. A la empresa IMPORELLANA S.A, de manera especial a su Gerente, el Sr. Robert Orellana, que amablemente accedió a dar información acerca de las operaciones y actividades de la empresa, además de proporcionar información financiera necesaria, adecuada y veraz para poder llevar a cabo el presente trabajo de titulación.
v
DEDICATORIA Dedico este trabajo a mis padres, ya que ellos con su dedicación y arduo trabajo me han dado lo mejor que pueden y la oportunidad de estudiar, además de ser un pilar fundamental en mi vida ya que con sus palabras de aliento no dejaron que mis ánimos decaigan, apoyándome siempre de manera incondicional a lograr todas las metas y objetivos que me he propuesto. A mi abuelita, por ser mi ejemplo de vida y modelo a seguir, ya que con sus sabios consejos y enseñanzas me alentó día a día a ser mejor persona y dar lo mejor de mí misma, sin olvidar nunca que con perseverancia, trabajo honesto y humildad todo se logra.
vi
RESUMEN El presente trabajo de titulación tuvo como fin evaluar el control interno a la gestión de inventarios de la empresa “IMPORELLANA S.A” durante el periodo 2017, la misma que comercializa electrodomésticos y artículos electrónicos en la ciudad de Santo Domingo. Para lograr este objetivo se utilizó un enfoque cuantitativo y cualitativo, con una investigación de tipo descriptivo-explicativo. La población estuvo conformada por todo el personal de la empresa, así como los proveedores y clientes del último semestre del periodo evaluado. En primer lugar, se realizó el levantamiento de información a través de una entrevista y encuestas para conocer la situación actual de la empresa, luego se realizó la identificación de riesgos en donde se aplicó el cuestionario COSO ERM que permitió determinar el nivel de confianza y riesgo de la gestión de inventarios. En la evaluación del sistema de control interno, con base en pruebas de cumplimiento, se determinó el nivel de eficiencia y eficacia de los procesos de compras, recepción, almacenamiento y ventas. Posteriormente, en el informe de auditoría se detallaron los hallazgos que afectan el control interno, con su respectiva conclusión y recomendación, en los cuales se expresa que el problema del control de inventarios de la empresa se centra en la deficiente planificación de las compras y la falta de mecanismos de control del movimiento de la mercadería. Finalmente, con base a las recomendaciones, se plantearon nuevas políticas, procesos y métodos que permitan mejorar el control y registro de los inventarios de la empresa. Palabras clave: Control interno, inventario, compras, almacenamiento, ventas.
vii
ABSTRACT The object of this titling work was to evaluate the internal control of the inventory management of the company "IMPORELLANA S.A" during the period 2017, the same one that sells household appliances and electronic items in the city of Santo Domingo. To achieve this aim, a quantitative and qualitative approach was used, with a descriptive-explanatory research. The population was made up of all the personnel of the company, as well as the suppliers and customers of the last semester of the period evaluated. In the first place, the information was collected through an interview and surveys to know the existing situation of the company, then the identification of risks where the COSO ERM questionnaire was applied, which permitted to determine the level of trust and risk of inventory management. In the evaluation of the internal control system, based on compliance tests, the level of efficiency and effectiveness of the purchasing, receiving, storage and sales processes was determined. Subsequently, the audit report detailed the findings that affect internal control, with its respective conclusion and recommendation, in which it is stated that the problem of inventory control of the company focuses on the poor planning of purchases and the lack of mechanisms to control the movement of merchandise. Finally, based on the recommendations, new policies, processes and methods were proposed to improve the control and registration of the company's inventories.
Keywords: Internal control, inventory, purchases, storage, sales.
viii
ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 1
2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................. 2
2.1.
Delimitación del Problema de Investigación ........................................................ 2
2.2.
Preguntas de Investigación ................................................................................... 3
2.2.1.
Pregunta general. ......................................................................................................... 3
2.2.2.
Preguntas específicas. ................................................................................................. 3
2.3.
Justificación de la Investigación ........................................................................... 4
2.4.
Objetivos de la Investigación................................................................................ 5
2.4.1.
Objetivo general. ......................................................................................................... 5
2.4.2.
Objetivos específicos. ................................................................................................. 5
3.
MARCO REFERENCIAL ................................................................................... 6
3.1.
Antecedentes ......................................................................................................... 6
3.2.
Marco Teórico ...................................................................................................... 8
3.2.1.
Auditoría....................................................................................................................... 8
3.2.1.1.
Necesidad de la auditoría. ..................................................................................... 8
3.2.1.2.
Tipos de auditoría. ................................................................................................ 9
3.2.1.2.1.
En función del sujeto. ........................................................................................... 9
3.2.1.2.1.1. Auditoría interna. .................................................................................................. 9 3.2.1.2.1.2. Auditoría externa. ................................................................................................. 9 3.2.1.2.2.
En función del objeto. ........................................................................................... 9
3.2.1.2.2.1. Auditoría operativa. .............................................................................................. 9 3.2.1.2.2.2. Auditoría de cumplimiento. ................................................................................ 10 3.2.1.2.2.3. Auditoría de estados financieros. ........................................................................ 10 3.2.1.2.3.
En función del alcance. ....................................................................................... 10
3.2.1.2.3.1. Auditorías totales o completas. ........................................................................... 10 3.2.1.2.3.2. Auditorías parciales o de alcance limitado. ........................................................ 10
ix
3.2.1.3.
Fases de la auditoría. .......................................................................................... 11
3.2.1.3.1.
Fase previa. ......................................................................................................... 11
3.2.1.3.2.
Fase de planificación de la auditoría. ................................................................. 11
3.2.1.3.3.
Fase de ejecución. ............................................................................................... 11
3.2.1.3.4.
Fase de cierre y conclusiones. ............................................................................ 12
3.2.1.4.
Técnicas de auditoría. ......................................................................................... 12
3.2.1.5.
Programas de auditoría. ...................................................................................... 13
3.2.1.5.1.
Objetivos de los programas de auditoría. ........................................................... 13
3.2.1.6.
Riesgo de auditoría. ............................................................................................ 13
3.2.1.6.1.
Tipos de riesgo.................................................................................................... 14
3.2.1.6.1.1. Riesgo inherente. ................................................................................................ 14 3.2.1.6.1.2. Riesgo de control. ............................................................................................... 14 3.2.1.6.1.3. Riesgo de detección. ........................................................................................... 15 3.2.1.7.
Normas relacionadas........................................................................................... 15
3.2.1.7.1.
Normas de auditoría generalmente aceptadas..................................................... 15
3.2.1.7.1.1. Normas personales. ............................................................................................. 15 3.2.1.7.1.2. Normas relativas a la ejecución del trabajo. ....................................................... 15 3.2.1.7.1.3. Normas relativas a la rendición del informe. ...................................................... 16 3.2.1.7.2.
Normas internacionales de auditoría. ................................................................. 16
3.2.2.
Control Interno. ......................................................................................................... 17
3.2.2.1.
Objetivos del control interno. ............................................................................. 17
3.2.2.2.
Tipos de control interno. ..................................................................................... 18
3.2.2.2.1.
Control interno administrativo. ........................................................................... 18
3.2.2.2.2.
Control interno contable. .................................................................................... 18
3.2.2.2.3.
Control interno mixto. ........................................................................................ 18
3.2.2.3.
Modelos de control interno. ................................................................................ 18
3.2.2.4.
Modelo de control interno Coso II o ERM. ........................................................ 20
x
3.2.2.4.1.
Beneficios del COSO ERM. ............................................................................... 20
3.2.2.4.2.
Componentes del modelo del control interno COSO II...................................... 20
3.2.2.5.
Evaluación del sistema de control interno. ......................................................... 21
3.2.2.6.
Métodos para evaluar el sistema de control interno. .......................................... 22
3.2.2.7.
Limitaciones del control interno. ........................................................................ 23
3.2.3.
Inventarios. ................................................................................................................. 23
3.2.3.1.
Tipos de inventarios............................................................................................ 24
3.2.3.2.
Gestión de inventarios. ....................................................................................... 24
3.2.3.3.
Operaciones de compra venta y de mercadería. ................................................. 24
3.2.3.3.1.
Inventario inicial. ................................................................................................ 25
3.2.3.3.2.
Compras. ............................................................................................................. 25
3.2.3.3.3.
Ventas. ................................................................................................................ 25
3.2.3.4.
Normas de información financiera aplicables al inventario. .............................. 25
3.2.3.4.1.
NIC 2: Existencias. ............................................................................................. 25
3.2.3.4.1.1. Objetivo. ............................................................................................................. 25 3.2.3.4.1.2. Alcance. .............................................................................................................. 26 3.2.3.4.1.3. Definiciones. ....................................................................................................... 26 3.2.3.4.2.
IFRS/NIIF para PYMES, sección 13 Inventarios. .............................................. 26
3.2.3.4.2.1. Principio básico. ................................................................................................. 26 3.2.3.4.2.2. Cálculo del costo de los inventarios. .................................................................. 26 3.2.3.5.
Sistemas de registro de inventario. ..................................................................... 27
3.2.3.5.1.
Sistema de inventario permanente o perpetuo. ................................................... 27
3.2.3.5.2.
Sistema de inventario múltiple o periódico. ....................................................... 27
3.2.3.6.
Métodos de asignación de valor. ........................................................................ 28
3.2.3.7.
Control de las existencias. .................................................................................. 28
3.2.3.8.
Reposición de inventarios. .................................................................................. 29
3.2.3.9.
Precio de adquisición. ......................................................................................... 29
xi
3.2.3.10.
Costos asociados a las existencias. ..................................................................... 29
3.2.3.11.
Aspectos fundamentales del control interno en el área de existencias. .............. 30
3.2.3.12.
Objetivos de auditoría en el área de existencias. ................................................ 30
3.2.3.13.
Razones financieras para la gestión de inventarios. ........................................... 30
3.2.3.13.1.
Razones de liquidez. ........................................................................................... 31
3.2.3.13.2.
Razones de actividad o rotación. ........................................................................ 31
4.
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .................................................. 32
4.1.
Enfoque, Diseño y Tipo de Investigación........................................................... 32
4.1.1.
Enfoque. ..................................................................................................................... 32
4.1.2.
Diseño. ........................................................................................................................ 32
4.1.3.
Tipo ............................................................................................................................. 32
4.2.
Población/ Muestra ............................................................................................. 33
4.2.1.
Población. ................................................................................................................... 33
4.2.2.
Muestra. ...................................................................................................................... 33
4.3.
Operacionalización de las Variables................................................................... 34
4.4.
Técnicas e Instrumentos de Recogida de Datos ................................................. 35
4.4.1.
Entrevista.................................................................................................................... 35
4.4.2.
Encuesta. .................................................................................................................... 35
4.4.3.
Observación. .............................................................................................................. 35
4.5.
Técnicas de Análisis de Datos ............................................................................ 35
4.5.1.
Técnicas cuantitativas. .............................................................................................. 35
4.5.2.
Técnicas cualitativas. ................................................................................................ 36
5.
RESULTADOS .................................................................................................. 36
5.1.
Discusión y Análisis de Resultados .................................................................... 36
5.1.1.
Resultados de la entrevista dirigida al Gerente. ..................................................... 36
5.1.1.1.
Análisis de la entrevista dirigida al gerente. ....................................................... 36
5.1.2.
Entrevista dirigida al contador externo ................................................................... 37
xii
5.1.2.1.
Análisis de la entrevista dirigida al contador externo. ........................................ 37
5.1.3.
Encuesta dirigida a los proveedores de IMPORELLANA S.A ............................ 38
5.1.3.1.
Análisis de la encuesta dirigida a los proveedores ............................................. 38
5.1.4.
Encuesta dirigida a los empleados de IMPORELLANA S.A. ............................. 38
5.1.4.1.
Análisis de la encuesta dirigida a los empleados. ............................................... 38
5.1.5.
Encuesta dirigida a los clientes de IMPORELLANA S.A. .................................. 39
5.1.5.1.
Análisis de la encuesta dirigida a los clientes ..................................................... 39
5.2.
Propuesta de Intervención................................................................................... 40
5.2.1.
Levantar información del proceso de la gestión de inventarios de IMPORELLANA S.A. .............................................................................................. 40
5.2.1.1.
Programa de auditoría para la etapa de planificación ......................................... 40
5.2.2.
Identificar los riesgos existentes en los procesos de la gestión de inventarios de la empresa....................................................................................................................... 53
5.2.2.1.
Programa de auditoria para la etapa de evaluación del control interno .............. 53
5.2.3.
Aplicar procedimientos de auditoría para evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios. .......................................................................................... 62
5.2.3.1.
Programa de auditoría para la etapa de ejecución .............................................. 62
5.2.4.
Elaborar un informe acerca de los hallazgos encontrados en la evaluación que ayude en la toma de decisiones en la gestión de inventarios. ............................... 81
5.2.4.1.
Carta a gerencia .................................................................................................. 81
5.2.4.2.
Informe de hallazgos........................................................................................... 82
5.2.4.3.
Proponer políticas y procedimientos para la mejora de la gestión de inventarios. ………………………………………………………………………………….84
5.2.4.3.1.
Políticas propuestas para el proceso de compras. ............................................... 84
5.2.4.3.2.
Políticas propuestas para el proceso de recepción y almacenamiento ................ 85
5.2.4.3.3.
Políticas propuestas para el proceso de ventas ................................................... 86
5.2.4.3.4.
Flujograma Propuesto para el proceso de compras ............................................ 87
5.2.4.3.5.
Flujograma Propuesto para el proceso de recepción y almacenamiento ............ 88
xiii
5.2.4.3.6.
Manual de funciones propuesto .......................................................................... 89
5.2.4.3.7.
Documentos propuestos para la gestión de inventarios ...................................... 91
5.2.4.3.8.
Propuesta para el establecimiento de mínimos y máximos ................................ 93
5.2.4.3.9.
Indicadores financieros ....................................................................................... 93
6.
DISCUSIÓN ....................................................................................................... 94
7.
CONCLUSIONES .............................................................................................. 95
8.
RECOMENDACIONES .................................................................................... 96
9.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................... 97
10.
ANEXOS .......................................................................................................... 101
xiv
ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Flujograma propuesto para el proceso de compras. ................................................. 87 Figura 2. Flujograma propuesto para el proceso de recepción y almacenamiento. ................. 88 Figura 3. Manual de funciones para el cargo de vendedor ...................................................... 89 Figura 4. Manual de funciones para el cargo de bodeguero. ................................................... 90 Figura 5. Formato propuesto para orden de compra. ............................................................... 91 Figura 6. Formato de tarjetas de ingreso y salida de mercadería. ............................................ 92
xv
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1.Técnicas de auditoría .................................................................................................. 12 Tabla 2. Normas Internacionales de auditoría ......................................................................... 16 Tabla 3. Modelos del control interno ....................................................................................... 19 Tabla 4. Componentes del Modelo COSO II ........................................................................... 21 Tabla 5. Métodos para evaluar el sistema de control interno .................................................. 22 Tabla 6. Costo de los inventarios ............................................................................................. 27 Tabla 7.Razones de liquidez .................................................................................................... 31 Tabla 8. Razones de actividad ................................................................................................. 31 Tabla 9. Población IMPORELLANA S.A ............................................................................... 33 Tabla 10. Operacionalización de las variables ......................................................................... 34 Tabla 11. Programa de planificación ....................................................................................... 40 Tabla 12. Programa de evaluación del control interno ............................................................ 53 Tabla 13. Programa de ejecución ............................................................................................. 62 Tabla 14. Mínimos y máximos ................................................................................................ 93 Tabla 15. Aplicación de los indicadores financieros ............................................................... 93
xvi
ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Carta a gerencia ...................................................................................................... 101 Anexo 2. Árbol de problemas ................................................................................................ 102 Anexo 3. Entrevista al Gerente .............................................................................................. 103 Anexo 4. Entrevista al contador externo ................................................................................ 105 Anexo 5. Encuesta a los proveedores .................................................................................... 106 Anexo 6. Encuesta a los empleados ....................................................................................... 107 Anexo 7. Encuesta a los clientes. ........................................................................................... 108 Anexo 8. Cumplimiento de las políticas en el proceso de compras....................................... 110 Anexo 9. Cumplimiento de políticas en el proceso de almacenamiento ............................... 112 Anexo 10. Cumplimiento de las políticas en el proceso de ventas. ....................................... 116
xvii
ÍNDICE DE TABLAS DE PAPELES DE TRABAJO Tabla N° 1. P.T J1. Estructura organizacional ......................................................................... 41 Tabla N° 2. P.T. J2. Políticas del proceso de compras ............................................................ 42 Tabla N° 3. P.T. J3. Narrativa del proceso de compras ........................................................... 43 Tabla N° 4. P.T. J4. Flujograma actual del proceso de compras ............................................. 44 Tabla N° 5. P.T. J5. Políticas del proceso de recepción y almacenamiento ............................ 45 Tabla N° 6. P.T. J6. Narrativa del proceso de recepción y almacenamiento ........................... 46 Tabla N° 7. P.T. J7. Flujograma actual del proceso de recepción y almacenamiento. ............ 47 Tabla N° 8. P.T. J8. Políticas del proceso de ventas. ............................................................... 48 Tabla N° 9. P.T. J9. Narrativa del proceso de ventas. ............................................................. 49 Tabla N° 10. P.T J10. Flujograma actual del proceso de ventas. ............................................ 50 Tabla N° 11. P.T. J11. Marcas del trabajo de auditoría. .......................................................... 52 Tabla N° 12. P.T. J12. Cuestionario COSO ERM ................................................................... 54 Tabla N° 13. P.T. J13. Nivel de riesgo y confianza ................................................................. 57 Tabla N° 14. P.T. J14. Muestra, nivel de riesgo y nivel de confianza general ........................ 58 Tabla N° 15. P.T. J15. Matriz de recomendaciones................................................................. 59 Tabla N° 16. P.T. J16. Listado de proveedores ....................................................................... 63 Tabla N° 17. P.T. J17. Listado de clientes ............................................................................... 64 Tabla N° 20. P.T. J20. Productos de mayor rotación............................................................... 70 Tabla N° 21. P.T. J21. Toma física de inventarios .................................................................. 72 Tabla N° 19. P.T. J19. Saldos de facturas de compras ............................................................ 75 Tabla N° 22. P.T. J22. Cumplimiento de políticas en el proceso de compras. ........................ 77 Tabla N° 23. P.T. J23. Cumplimiento de políticas en el proceso de recepción y almacenamiento. .................................................................................................................................................. 78 Tabla N° 18. P.T. J18. Número de facturas anuladas, faltantes y registradas ......................... 79 Tabla N° 24. P.T. C9. Cumplimiento de políticas en el proceso de ventas. ............................ 80
1
1. INTRODUCCIÓN El presente Trabajo de Titulación tuvo como finalidad evaluar el sistema de control interno y mejorar la gestión de inventarios de IMPORELLANA S.A en el período 2017, empresa especializada en la importación y comercialización de electrodomésticos, equipos de audio y video, electrónicos y motocicletas en la ciudad de Santo Domingo. Para efecto, el trabajo de titulación fue organizado en los siguientes apartados: El planteamiento del problema en el que se efectuó la delimitación que inicia con premisas universales hasta alcanzar un planteamiento más particular del tema, así como la formulación y sistematización en donde se especificó el problema a través de preguntas que guiaron la investigación; además la justificación que expone el motivo por el cual se realizó el estudio y finalmente los objetivos que fueron desarrollados tanto general como específicos. El marco referencial que expone aquellos trabajos previos relacionados con la temática, con el propósito de realizar comparaciones y tener una noción de cómo se manejó el problema anteriormente. De igual forma, se realizó la revisión de la literatura en donde se detallan conceptos que se utilizaron para sustentar la investigación, con el fin de definir y delimitar los términos relacionados con las variables de estudio. La metodología que permitió ordenar el trabajo de titulación de una forma coherente, la cual consistió en determinar el enfoque, diseño y tipo de investigación, la población y muestra seleccionada, así como las técnicas e instrumentos de recogida de datos, los cuales fueron necesarios para recolectar información acerca de la situación actual de la empresa. Finalmente, se presentan los resultados obtenidos, compuestos por la propuesta de intervención, la cual se desarrolló a través de la recopilación de la información, la identificación de riesgos, la aplicación de los procedimientos de auditoría y la presentación de los hallazgos en el informe, en el cual se plantearon nuevas políticas, procesos y métodos que permitan mejorar la administración de los inventarios, y de igual manera la discusión de los resultados, a partir de la cual se elaboraron conclusiones y recomendaciones con base a los hallazgos encontrados, que contribuirán a una adecuada toma de decisiones dentro de la entidad.
2
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Delimitación del Problema de Investigación Los procesos de control interno se deben implementar en todas las empresas, sean estas grandes o pequeñas, con o sin fines de lucro. Toda entidad que se dedique a la compraventa de mercadería debe tener un buen manejo y control interno de los inventarios, puesto que la deficiencia del mismo dentro del área de compras y del área contable afectará las ventas y por ende su rentabilidad. En el Ecuador, el sector terciario tiene una gran importancia, ya que el crecimiento económico está relacionado con el incremento de las actividades comerciales. En el año 2016, las empresas comerciales ocuparon el segundo puesto como el sector que más empleo genera, con el 26,67% de personas empleadas del total investigado (Instituto Nacional de Estadística y Censos [INEC], 2016). Sin embargo, en el país, la mayoría de las entidades comerciales administran y controlan sus inventarios de manera empírica, ya sea por desconocimiento o falta de control en las diferentes actividades de la gestión de inventarios; lo que provoca clientes insatisfechos, disminución de las ventas y problemas financieros. Santo Domingo, por su ubicación geográfica, es una provincia con una gran actividad comercial, dentro de la cual, debido a la evolución y demanda de la tecnología, se destacan los locales dedicados a la venta de electrodomésticos. En la actualidad, el sector comercial se dedica principalmente a la importación de equipos, que por la innovación tecnológica poseen un tiempo de vida útil corto, como las televisiones, equipos de sonido, lavadoras, etc. (El Telégrafo, 2012). En los últimos años, como resultado de la exigencia del mercado en cuanto a la actualización de la tecnología, las empresas se esfuerzan cada vez más por diversificar la gama de sus productos para así satisfacer las necesidades de sus clientes. Sin embargo, en contraposición, las organizaciones deben soportar el posible riesgo de exceso o sobreabastecimiento de stock, ya sea por cambios en los patrones de compra de los consumidores o por una mala planificación en el proceso de compras; generando que los activos corrientes estén comprometidos con el inventario, lo cual compromete la liquidez de las empresas.
3
IMPORELLANA S.A es una de las empresas que se dedica a la importación y comercialización de electrodomésticos en la ciudad de Santo Domingo. La empresa fue fundada en el año 1995 por el Sr. Robert Orellana, en un pequeño local ubicado en las calles 3 de julio y Ambato. Posteriormente, en el año 2011, debido al incremento de la demanda se trasladó a un local más amplio luego de constituirse como sociedad anónima. Como consecuencia del crecimiento de la empresa y de la aplicación de métodos empíricos en los procesos, se presentan varios problemas referentes a la gestión de inventarios, de los cuales se destacan los siguientes:
Falta de planificación al realizar los pedidos, lo que luego crea roturas de stock.
Desorden en la recepción de mercadería, referente a la cantidad de la misma, porque la empresa no genera un documento que respalde el pedido realizado, lo cual provoca recepción de electrodomésticos en más o en menos de lo acordado.
Organización deficiente de la mercadería tanto en el almacén como en bodega, de tal forma que dificulta encontrar la mercadería y provoca insatisfacción de los clientes.
Inexistencia de documentos que permitan el registro de entrada y salida de mercadería, por consiguiente esto ocasiona un desconocimiento del saldo real del inventario.
2.2. Preguntas de Investigación 2.2.1. Pregunta general. ¿De qué manera la evaluación del sistema de control interno contribuirá a mejorar la gestión de inventarios de la empresa “IMPORELLANA S.A”? 2.2.2. Preguntas específicas.
¿De qué forma se puede conocer los procesos actuales que la empresa emplea para la gestión de inventarios?
¿Cómo se puede detectar el nivel de riesgo que existe en la gestión de inventarios de la organización?
¿Cómo se podrá evaluar el sistema de control interno para mejorar la gestión de inventarios?
¿De qué manera se puede dar a conocer los hallazgos encontrados en el sistema de control interno y a la vez mejorar la gestión de inventarios de IMPORELLANA SA?
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2.3. Justificación de la Investigación Teniendo en cuenta los problemas organizacionales, mencionados anteriormente, es preciso realizar una evaluación del sistema de control interno a la gestión de inventarios en la empresa IMPORELLANA S.A, con el propósito de mejorar la administración y control de la mercadería dentro de la entidad. Si la empresa no resuelve a tiempo dichos problemas, se verá afectado el cumplimiento de objetivos de la misma. Por tanto, surge la necesidad de reformar los procesos y políticas de compra, almacenamiento, venta y registro de la mercadería, que contribuirá a la toma de decisiones gerenciales a favor de la empresa y de sus clientes, mejorando de esta manera la eficacia de sus recursos y la eficiencia de sus operaciones. El trabajo de investigación está alineado con el objetivo cinco establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021, cuyo propósito es “Impulsar la productividad y competitividad para el crecimiento económico sustentable de manera redistributiva y solidaria”, que contiene la política 5.2 “Promover la productividad, competitividad y calidad de los productos nacionales, como también las disponibilidad de servicios conexos y otros insumos, para generar valor agregado y procesos de industrialización en los sectores productivos” (Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo [SENPLADES], 2017). Asimismo, el trabajo está vinculado con el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial, con el eje número dos del “Desarrollo económico” que abarca las acciones a implementar en los sectores: agropecuario, forestal, turismo, financiero, empresarial, micro empresarial, seguridad y soberanía alimentaria, y economía social y solidaria. Y específicamente con el objetivo estratégico OE4 “Fomentar el desarrollo económico”. Este trabajo será de gran utilidad para la empresa, ya que al mejorar el control interno de los inventarios, el propietario de la organización podrá tomar decisiones acertadas que ayudarán a disminuir los costos de adquisición y almacenamiento de la mercadería; evitar sobreabastecimiento o escasez de los productos y por ende, brindar un servicio de calidad a los clientes. Además, una administración eficiente del inventario y una contabilidad razonable del mismo, pueden tener un considerable impacto económico en la entidad.
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Adicionalmente, el presente trabajo de titulación permitirá poner en práctica todos los conocimientos adquiridos durante el tiempo de aprendizaje, siendo un requisito indispensable para poder obtener el título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría C.P.A. Además, la investigación podrá ser utilizada como fuente de consulta para aquellos estudiantes que requieran información relacionada con el tema.
2.4. Objetivos de la Investigación 2.4.1. Objetivo general. Evaluar el sistema de control interno del área de inventarios de la empresa “IMPORELLANA S.A” en la ciudad de Santo Domingo, año 2017. 2.4.2. Objetivos específicos.
Levantar información del proceso de la gestión de inventarios de IMPORELLANA S.A
Identificar los riesgos existentes en los procesos de la gestión de inventarios de la empresa.
Aplicar procedimientos de auditoría para evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios.
Elaborar un informe acerca de los hallazgos encontrados en la evaluación que ayude a la toma de decisiones en la gestión de inventarios.
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3. MARCO REFERENCIAL 3.1. Antecedentes Para elaborar el presente trabajo de titulación “Evaluación del Sistema de Control Interno y mejora de la gestión de inventarios de la empresa IMPORELLANA S.A en la ciudad de Santo Domingo, período 2017”, fue necesario analizar investigaciones previas relacionadas con el tema propuesto, las cuales permitieron tener una noción clara de cómo manejar el problema de estudio, mismas que se citan a continuación: Tubón, H. (2016). Gestión del control interno de inventarios y la toma de decisiones de la distribuidora Ferretera Pico Llerena Cía. Ltda., en la ciudad de Pelileo. Universidad Técnica de Ambato (UTA). La investigación fue de enfoque mixto de tipo descriptivo-explicativo la cual permitió conocer a través de instrumentos de recogida de datos, las debilidades de la gestión de inventarios dando como resultado que la empresa carece de procesos y políticas para la adquisición de mercadería, ocasionando acumulación, pérdida y deterioro de las mismas. Se aplicó un cuestionario de control interno a la gestión de inventarios y posteriormente se planteó un modelo de Gestión de control de inventarios que mejoró la toma de decisiones de la empresa. Sarango, P. (2017). Diseño de un sistema de control de inventarios para la empresa COPYCOM, ubicada en la ciudad de Santo Domingo, provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas. Escuela Superior Politécnica de Chimborazo (ESPOCH). La investigación se realizó con el fin de contrarrestar las debilidades que tiene la organización CopyCom, la cual no poseía un sistema de gestión de inventarios, realizaban los controles a mano y la rotación del mismo no se calculaba. Se plantearon procedimientos, políticas, formatos de documentos, y demás formularios físicos de importancia para los procesos relacionados con los inventarios. Estas políticas permitieron el oportuno registro, control y administración de los mismos. Defaz, I. (2016). Diseño de un sistema de control y gestión de inventarios de la empresa distribuidora Brunella S.A de la ciudad de Santo Domingo. Universidad Tecnológica Equinoccial (UTE). El trabajo de titulación inició con el análisis del problema de investigación, a través de técnicas de recolección como la observación y encuestas, que determinaron que la empresa presentaba como problema primordial el desabastecimiento de productos debido a un inadecuado control de la mercadería en bodega. Se procedió a elaborar políticas y
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procedimientos referentes a la gestión de inventarios con el objetivo de mejorar su administración y control. Ayala, K. (2017). Diseño de un sistema de control de inventarios para la empresa Jiménez Martínez & Asociados de de Riobamba, provincia de Chimborazo. Escuela Superior Politécnica de Chimborazo (ESPOCH). Se inició con un análisis a la gestión de inventarios, que permitió determinar el problema principal de la empresa, el cual se centraba en un deficiente registro, control y administración de la mercadería. Luego de detectar las áreas críticas de los procesos, se propuso un manual de procedimientos que permita a la empresa mejorar la gestión de inventarios, evitando errores en las compras y retrasos en las ventas. Pazos, J. (2017). Sistema de Control Interno y gestión de inventarios en la empresa Master Plant Cía. Ltda., del cantón Santo Domingo, provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas. Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES). Este trabajo tuvo como fin aplicar los componentes del control interno para mejorar la gestión de inventarios en la empresa, ya que la misma presentaba varios problemas siendo el más importante la diferencia de saldos entre el inventario físico con el ingresado en el sistema. Como solución se propuso un diseño de un Sistema de Control Interno, el cual contiene políticas, procedimientos, funciones y formas de monitoreo de acuerdo a las necesidades de la empresa. Basantes, M. y Gavidia, A. (2017). Evaluación del Sistema de Control Interno a la gestión de inventarios de Distribuidora López en la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas. Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo (PUCE-SD). Este trabajo detalla que en la empresa existe deficiencia en la recepción, abastecimiento y registro de los movimientos de la mercadería; lo que provoca costos y pérdidas económicas. Mediante la aplicación del cuestionario COSO ERM, lograron identificar los riesgos más relevantes; para luego proponer políticas, documentos y mecanismos de control, con el objetivo de mejorar el sistema de control interno.
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3.2. Marco Teórico 3.2.1. Auditoría. Según Sánchez y Alvarado (2014) la auditoría también llamada revisión o examen, es la última etapa del ciclo contable, cuyo objetivo es la inspección del mismo por un experto independiente, función que realiza a través del análisis selectivo de la actividad de la organización: orgánico, funcional y económico-financiero. Es el examen integral sobre la estructura, las transacciones y el desempeño de una entidad económica, para contribuir a la oportuna prevención de riesgos, la productividad en la utilización de los recursos y el acatamiento permanente de los mecanismos de control implantados por la administración. (Sánchez, 2013, p.2)
Se define entonces como un examen sistemático de las operaciones, estructura e información financiera de la empresa, realizado por un auditor profesional, el cual a través de diversas técnicas y métodos obtiene evidencias suficientes y competentes para emitir una opinión acerca de la razonabilidad de los estados financieros con el objetivo de contribuir a la prevención y disminución de los riesgos que asechan a la entidad. 3.2.1.1. Necesidad de la auditoría. Con el paso del tiempo, debido a la globalización y evolución de la tecnología, los procesos de las empresas se hicieron cada vez más complejos produciendo problemas como fraudes financieros o fallos en los sistemas informáticos, siendo de esta manera necesaria evaluar la razonabilidad de los estados financieros y por ende la confiabilidad de la información financiera que la empresa ofrece a sus usuarios. La concepción actual de la auditoria como una actividad profesional independiente destinada a elaborar un informe sobre la razonabilidad de los estados financieros ha ido construyéndose como consecuencia de la formulación doctrinal, del reconocimiento de su necesidad social y con la necesidad de transparencia de la información que deben ofrecer las empresas dentro del marco ético que debe existir en la sociedad en que desarrollan sus actividades (Sánchez y Alvarado, 2014).
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3.2.1.2.Tipos de auditoría. 3.2.1.2.1. En función del sujeto. 3.2.1.2.1.1.Auditoría interna. Es efectuada por un profesional subordinado a la empresa, con la cual conserva una relación laboral constante (Sánchez y Alvarado, 2014). Es aquella auditoría realizada por un auditor independiente a la empresa, pero que tiene un cierto nivel de independencia mental que le permite realizar sus actividades con integridad y razonabilidad, con el objetivo de realizar un trabajo preventivo y brindar recomendaciones que permitan mejorar las operaciones de la empresa. 3.2.1.2.1.2.Auditoría externa. Según Sánchez y Alvarado (2014) Es aquella auditoría realizada por un experto autónomo que conserva una relación laboral pasajera, es decir que se lo contrata únicamente durante el periodo de tiempo que dure la auditoria. La auditoría externa consiste en una evaluación de los estados financieros de la entidad realizada por un auditor o firma auditora totalmente independiente o ajena a la organización, con el objetivo de realizar un trabajo correctivo en la empresa, además de emitir una opinión imparcial acerca de la confiabilidad de la información financiera. 3.2.1.2.2. En función del objeto. 3.2.1.2.2.1.Auditoría operativa. ”La auditoría operativa tiene por objeto la revisión de los sistemas administrativos de la empresa, así como de los controles existentes sobre los mismos conforme a unas normas y procedimientos apropiados” (Sánchez y Alvarado, p.38, 2014). Examen y evaluación sistemática de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de una organización, proyecto, programa, inversión o contrato, en particular de las unidades integrantes u operacionales específicas, con el propósito de determinar los grados de efectividad y economía alcanzados. (Franklin, 2014, p.17)
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3.2.1.2.2.2.Auditoría de cumplimiento. Según Sánchez y Alvarado (2014) la auditoría de cumplimiento tiene como fin verificar si la organización auditada realiza correctamente los procedimientos y si cumple las políticas determinadas en los manuales de control interno y por las disposiciones del consejo de administración. 3.2.1.2.2.3.Auditoría de estados financieros. La auditoría de estados financieros evalúa si los estados financieros expresan la imagen fiel de la organización, de su patrimonio, de su realidad financiera, de sus resultados y de sus entradas y salidas de dinero (Sánchez y Alvarado, 2014). Franklin (2014) afirma “Las auditorias financieras son aquellas que se encargan de examinar la información financiera de una organización para opinar sobre la razonabilidad de su contenido y sobre el cumplimiento de las normas contables” (p.17). Es un examen crítico de los estados financieros de la entidad realizado por un auditor totalmente independiente a la organización, con el objetivo de emitir un informe acerca de si las transacciones y registros se realizan de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas y si el patrimonio es una imagen fiel de la situación financiera real de la empresa. 3.2.1.2.3. En función del alcance. 3.2.1.2.3.1.Auditorías totales o completas. Este tipo de auditoria revisa el conjunto de los procedimientos, centrando su informe a la razonabilidad del valor del patrimonio, resultados y situación financiera de la organización en su totalidad (Sánchez y Alvarado, 2014). 3.2.1.2.3.2.Auditorías parciales o de alcance limitado. Según Sánchez y Alvarado (2014) esta auditoria se enfoca en un parte de la organización o en un grupo de procedimientos concretos, refiriéndose igualmente a un examen con una restricción temporal o espacial, produciendo informes especiales.
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3.2.1.3.Fases de la auditoría. La auditoría es un proceso sistemático porque se realiza a través de fases, que de ser cumplidas, permitirán al auditor obtener resultados óptimos en su trabajo. Según Sánchez y Alvarado (2014) “las fases de la auditoria son:
Fase previa
Fase de planificación de la auditoria
Fase de ejecución
Fase de cierre y conclusiones” (p.225).
3.2.1.3.1. Fase previa. La fase previa comienza con el contacto inicial entre la persona o empresa interesada y el auditor el cual previamente acepta el cargo que se le plantea, analizará detalladamente las características de la organización a auditar recopilando toda la información necesaria (Acebrón, Hernández, Pérez y Román, 2013). 3.2.1.3.2. Fase de planificación de la auditoría. Esta fase es sumamente compleja ya que el auditor necesita conocer perfectamente la empresa auditada con el objetivo de detectar aquellas áreas donde deberá prestar mayor atención (Acebrón, Hernández, Pérez y Román, 2013). Según Sánchez y Alvarado (2013) “los objetivos de esta fase son:
Identificación de cuentas a verificar.
Determinación de los objetivos específicos de auditoria.
Elaboración de programas” (p.226).
3.2.1.3.3. Fase de ejecución. Según Sánchez y Alvarado (2013) los objetivos de esta fase son:
Evaluar el control interno.
Realizar pruebas sobre saldos y sobre transacciones.
Obtener la evidencia.
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3.2.1.3.4. Fase de cierre y conclusiones. Según Sánchez y Alvarado (2013) los objetivos de esta fase son:
Revisión de las operaciones y hechos posteriores a la fecha del cierre del ejercicio. Revisión del borrador de cuentas anuales. Conclusiones generales de auditoria. Evaluación de los riesgos asumidos. Informe de deficiencias de control interno para la gerencia. Elaboración del informe de auditoría. (p.227)
3.2.1.4.Técnicas de auditoría. Son métodos prácticos que el auditor emplea para demostrar la razonabilidad de la evidencia obtenida para luego ser utilizada como soporte de su opinión profesional. Es importante resaltar que una sola técnica no será suficiente para confirmar que se obtuvo evidencia adecuada (Napolitano, Holguín, Tejero y Valencia, 2013). Tabla 1. Técnicas de auditoría Técnicas
Concepto Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la organización, de sus Estudio general estados financieros y de las cuentas y partidas importantes o significativas desde operaciones, administración, controles internos, talento humano, etc. Categorización y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una Análisis cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objetivo de Inspección cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentarla en los estados financieros Obtención de una comunicación escrita por parte de una persona independiente de la Confirmación organización examinada, que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación. Investigación Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y colaboradores de la propia organización Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las Declaración investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la organización. Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones perpetradas lo ameritan Certificación Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un suceso, legalizado, por lo general, con la firma de una auditoria Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones. El auditor se cerciora de la Observación forma en que se realizan ciertas operaciones por los trabajadores de la organización. Verificación matemática de alguna partida. El auditor se cerciorarse de la corrección Cálculo matemática de estas partidas, mediante el cálculo independiente de las mismas Nota: Adaptado de “Auditoria de estados financieros y su documentación” por A. Napolitano, F. Holguín, A. Tejero y R. Valencia, 2013, pp.107-110.
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3.2.1.5.Programas de auditoría. Es un papel de trabajo del archivo permanente, que debe formar parte del expediente de auditora. A medida que las actividades que lo integran se cumplen y quedan reflejadas en cedulas de auditoria, deberán anotarse las referencias cruzadas con tinta roja, para dejar constancia de su cumplimiento (Sanchez, 2013). Constituye el producto de la planificación. Esta define la estrategia y el programa desarrolla los aspectos operativos para llevarla a cabo. Radica en el conjunto de actividades que el auditor lleva a cabo como consecuencia de los objetivos establecidos y el conocimiento previo obtenido sobre la organización y sobre su sistema de control interno (Sánchez y Alvarado, 2014) Los programas de auditoría ayudan a planificar las actividades que el auditor va a realizar, los objetivos que se deberán cumplir y los recursos humanos necesarios para llevar a cabo dicho trabajo. Además, debido a que es elaborado en la etapa de planificación debe ser flexible para que pueda ser modificado conforme se ejecute el trabajo. 3.2.1.5.1. Objetivos de los programas de auditoría. Los programas de auditoria desempeñan una doble función: inicialmente, constituye un modelo, una vía a seguir, en la ejecución del trabajo. Por lo tanto, el auditor debe ser muy implacable en la consecución del programa manifiesto que le garantiza que no se vayan a provocar omisiones importantes. Segundo, el acatamiento de los programas de trabajo representa una prueba frente a los demás de su propio trabajo, una garantía de eficacia del mismo y una técnica de inspección (Sánchez y Alvarado, 2014). 3.2.1.6.Riesgo de auditoría. Según la NIA 320 “El riesgo de auditoría es el riesgo de que el auditor exprese una opinión de auditoría inadecuada cuando los estados financieros contienen incorrecciones materiales. El riesgo de auditoría es función del riesgo de incorrección material y del riesgo de detección” (IASB, 2014, p. 401).
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3.2.1.6.1. Tipos de riesgo. 3.2.1.6.1.1.Riesgo inherente. Es la susceptibilidad de una afirmación a una representación equivocada, que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se adiciona con otras representaciones equívocas, conjeturando que no hubiera controles internos afines (Estupiñán, 2014). El riesgo inherente en una auditoría financiera es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones o una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados. (Blanco, 2014, p. 68)
El riesgo inherente está relacionado con el giro de negocio de la empresa, por lo tanto, este tipo de riesgo es totalmente ajeno al auditor y a los sistemas de control interno que aplica la entidad, ya que tiene que ver más con los errores materiales en los en los estados financieros producidos por el riesgo propio del entorno en que la empresa realiza sus actividades. 3.2.1.6.1.2.Riesgo de control. Es el riesgo de que no se advierta, detecte ni se corrija a tiempo, por el control interno de la empresa, una representación errada, que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con otras representaciones equívocas suponiendo que no hubiera controles internos afines (Estupiñán, 2014). El riesgo de control en una auditoría financiera es el riesgo de que una representación errónea que pueda ocurrir en el saldo de una cuenta o clase de transacciones y resulte ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno. (Blanco, 2014, p. 68)
Por lo tanto, es la probabilidad de que el sistema de control interno, conjunto de políticas, normas y procedimientos implementados por la organización; no detecte, prevenga, ni corrija errores o irregularidades en la información financiera de la empresa. Por este motivo, es importante que el auditor evalúe la eficiencia de estos sistemas para poder determinar el nivel de riesgo al que se enfrenta durante el trabajo de auditoria.
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3.2.1.6.1.3.Riesgo de detección. Estupiñán (2014) afirma que es el riesgo de que las operaciones del auditor no prevengan una representación errónea que exista en una afirmación que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o en agregado con otras representaciones equívocas. Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacción que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos. (Blanco, 2014, p. 68)
Este tipo de riesgo está directamente relacionado con las actividades que realiza el auditor y la probabilidad de que este no considere saldos o cuentas que tengan una importancia relativa, es decir que tengan un valor significativo que afecte a los estados financieros, esto debido a la inexperiencia del auditor o a una mala planificación del trabajo de auditoria. 3.2.1.7.Normas relacionadas. 3.2.1.7.1. Normas de auditoría generalmente aceptadas. Las normas de auditoria generalmente aceptadas se relacionan con las cualidades profesionales del contador público, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. Las normas de auditoria son las siguientes: 3.2.1.7.1.1.Normas personales. Las normas personales describen las cualidades que el auditor debe tener para poder practicar su profesión, tanto de carácter técnico como de experiencia, autonomía y responsabilidad. Se deducen que estas características deben ser reunidas de manera objetiva (Sánchez y Alvarado, 2014). 3.2.1.7.1.2.Normas relativas a la ejecución del trabajo. “Las normas de auditoria relativas a la ejecución del trabajo tienen como fin la determinación de las operaciones de auditoria que ha de ser observados por los contadores públicos en la realización del trabajo auditoria o de la Revisoría Fiscal” (Sánchez y Alvarado, 2014, p.163)
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3.2.1.7.1.3.Normas relativas a la rendición del informe.
Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. El informe debe contener indicación sobre si los estados financieros están presentados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el periodo corriente en relación con el periodo anterior Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre algunas de las afirmaciones genéricas sobre su informe y dictamen, deberá expresar de manera clara e inequívoca, indicando a cual de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto. Cuando el Contador Público considere en no estar en condiciones de no expresar un dictamen sobre los estados financieros tomados en conjunto, deberá manifestarlo explicita y claramente. (Montaño, 2013, p.133)
3.2.1.7.2. Normas internacionales de auditoría. Las Normas Internacionales de Auditoría describen los principios y procedimientos que los auditores deben seguir y aplicar en su trabajo, con el fin de establecer una uniformidad en el servicio de la profesión a nivel mundial. Tabla 2. Normas Internacionales de auditoría Norma NIA 320: Importancia relativa o materialidad en la planificación y ejecución de la auditoria
Objetivo El auditor debe aplicar el concepto de importancia relativa de manera adecuada en la planificación y ejecución de la auditoría.
NIA 500: Evidencia
El auditor debe diseñar y aplicar procedimientos de auditoria de forma que le permita obtener evidencia de auditoria suficiente y adecuada para poder alcanzar conclusiones razonables en las cuales basar su opinión
NIA 530: Muestreo de Auditoría
El auditor, al utilizar el muestreo de auditoria, debe proporcionar una base razonable a partir de la cual alcanzar conclusiones sobre la población de la que se selecciona la muestra
NIA 330: Respuestas del auditor a los riesgos valorados
El auditor debe obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada con respecto a los riesgos valorados de incorrección material mediante el diseño e implementación de respuestas adecuadas a dichos riesgos.
El auditor debe preparar documentación que proporcione: a) un registro suficiente y adecuado de las bases NIA 230: Documentación de auditoria para el informe de auditoría; y b) evidencia de que la auditoría se planificó y ejecutó de conformidad con las NIA Nota: Adaptado de “Normas Internacionales de Auditoria y Control de Calidad” por IAASB, 2014, pp.186-553.
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3.2.2. Control Interno. El control interno comprende todos los métodos y medidas coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confidencialidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas (Mantilla, 2013). El control interno se puede definir como el conjunto de normas, métodos, procedimientos, manuales y políticas coordinadas, que efectúa la más alta dirección, gobierno corporativo, encaminado a proporcionar seguridad razonable, para el logro de los siguientes objetivos:
Alcanzar la eficacia y la eficiencia en sus operaciones Velar por el cumplimiento de las leyes y regulaciones correspondientes Permitir que la información contable sea fidedigna y corresponda a las operaciones del ente Velar por la salvaguarda y custodia de los activos propios y de terceros. (Montaño, 2013, p.56)
Cuando las empresas desarrollan e implementan un control interno adecuado según el tamaño y la naturaleza de sus operaciones, podrán optimizar y mejorar la asignación y manejo de sus recursos humanos, físicos y financieros; incrementando de esta manera sus niveles de productividad y al mismo tiempo disminuyendo los niveles de riesgo. 3.2.2.1.Objetivos del control interno. Control Interno es un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad, gerencia y otro personal, diseñado para proveer seguridad razonable respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de operaciones Confiabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (Blanco, 2014, p.194)
Estupiñán (2012) establece que los objetivos básicos del control interno son:
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos
Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
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3.2.2.2.Tipos de control interno. 3.2.2.2.1. Control interno administrativo. Incluye el plan de la organización y los procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisión que se refieren a la autorización de las transacciones por parte de la administración (Mantilla, 2013). Los controles administrativos se orientan a buscar la eficiencia de funcionamiento, asegurando la adhesión de todos los estamentos de la entidad a las disposiciones de la dirección. Comprenden la normativa y los procedimientos existentes en una entidad y, normalmente, solo influyen de forma indirecta sobre los registros contables. (Larriba, 2015, p.309)
3.2.2.2.2. Control interno contable. “El control contable comprende el plan de la organización y los procedimientos y registros relacionados con la salvaguarda de los activos y con la confiabilidad de los estados financieros, diseñados para proveer seguridad razonable” (Mantilla, 2013, p. 7). Los controles contables están orientados a garantizar la protección de los activos y la fiabilidad de la información. Comprenden el plan de organización y todos aquellos métodos y procedimientos cuya misión sea la salvaguarda de los bienes de los registros contables. (Larriba, 2015, p.309)
3.2.2.2.3. Control interno mixto. Se refiere al conjunto de controles y medidas encaminadas a conseguir la protección de los activos de la organización. Comprenden medidas de carácter administrativo, como la segregación de funciones, o de carácter contable, como la realización de presupuestos, de inventarios o el establecimiento de controles de costos (Sánchez y Alvarado, 2014). 3.2.2.3.Modelos de control interno. Según Franklin (2014) en forma complementaria y como línea estratégica de las aportaciones más significativas para la auditoria administrativa a través del tiempo, se deben sumar de manera especial los modelos de control interno, asumiendo que éste promueve y fomenta el funcionamiento efectivo en las organizaciones al regular sus actividades y fomentar un claro rendimiento de cuentas. Entre los modelos de control interno más representativos se encuentran los siguientes:
19 Tabla 3. Modelos del control interno Modelos
Modelo de control interno COSO
Concepto
Este modelo surge en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización.
Modelos de control interno COCO
Desarrollado en 1992 por el Comité Cadbury en Inglaterra como respuesta a los fraudes cometidos en el mundo corporativo a finales de la década 1980, adopta una interpretación más amplia del control al contar con mayores especificaciones en la definición de su enfoque sobre el sistema de control de tipo financiero. El modelo de control interno COCO surge en Canadá, en noviembre de 1995, como parte del trabajo del Instituto Canadiense de contadores Certificados.
Modelo de control COBIT
Surge en 1996 y es un marco de control interno para las tecnologías de información. Su propósito fundamental se enfoca en que estas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de objetivos.
Modelo de control TURNBULL
Publicado en 1999, tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre control interno.
Modelo de control Cadbury
Modelo de autoevaluación de controles AEC
Modelo de control de acceso basado en la semántica SAC
Modelo de control KING
Surgió en Canadá en 1980, conocido como Autoevaluación del Control Interno, se orienta a brindar una seguridad razonable para que se alcancen los objetivos de control a través de la aplicación de diagnósticos del control interno. El Sistema de Auditoría y Control (SAC), creado en 1991 y revisado en 1994, ofrece asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoria de los sistemas y tecnología informática. Desarrollado en Sudáfrica, fueron tres los reportes: en 1994 (Reporte King I), en 2002 (Reporte King II), y el último, en 2009 (Reporte King III), surgieron ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo. Surge en 1998 como consecuencia de la Ley de Control y Transparencia en los Negocios, en Alemania, su objetivo es mejorar a la organización con el fin de evitar crisis corporativas.
Elementos Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y comunicación Monitoreo. Los elementos de este modelo son similares a los del COSO, con la diferencia de que éste señala la importancia de los sistemas de información como la parte que integra el resto de los elementos del modelo, así como un interés especial en la evaluación de riesgos. Propósito Compromiso Aptitud Acción y Evaluación y aprendizaje. Satisfacer las necesidades de las partes. Cubrir a la organización de forma integral Aplicar un solo marco integrado Habilitar un enfoque holístico Separar gobierno de la administración Mantenimiento del sistema de control interno revisión de la efectividad del control interno declaración del consejo sobre el control interno En la actualidad sus principios básicos son utilizados por una amplia variedad de organizaciones, sobre todo en Norteamérica y Europa, aunque de forma rápida se extienden a todo el mundo. Define el sistema de control interno, describe sus componentes, provee varias clasificaciones de los controles, plantea objetivos de control y riesgos, y define el papel del auditor interno.
Control y administración Análisis y evaluación Sistemática del riesgo Comunicación oportuna reconocimiento de riesgo. Nota: Adaptado de “Auditoria administrativa” por E. Franklin, 2014, pp.12-13. Modelo de control KONTRAG
del
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3.2.2.4.Modelo de control interno Coso II o ERM. Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro del objetivo de la entidad. (Estupiñán, 2015, p.69)
El modelo de control interno COSO II es un proceso permanente que fluye por todas las áreas de la entidad, por lo tanto debe ser realizado por todo el personal en todos los niveles de la empresa, el cual es implementado con el fin de identificar sucesos potenciales que de suceder, perjudicarían a la organización. Además, suministra una seguridad razonable a la dirección de la entidad. 3.2.2.4.1. Beneficios del COSO ERM.
Permite a la dirección de la empresa poseer una visión global del riesgo y accionar los planes para su correcta gestión Posibilita la priorización de los objetivos, de los riesgos claves del negocio y de los controles implantados, lo que permite su adecuada gestión Permite una asignación más segura y facilita la asignación del capital Alinea los objetivos del grupo con los objetivos de las diferentes unidades de negocio, así como los riesgos asumidos y los controles puestos en acción Permite dar soporte a las actividades de planificación estratégica y control interno Permite cumplir con los nuevos marcos regulatorios y demanda de nuevas prácticas de gobierno corporativo Fomenta que la gestión de riesgos pase a formar parte de la cultura del grupo. (Estupiñán, 2015, p.386)
El modelo de control interno COSO II permite a las organizaciones a través de sus ocho componentes implementar un control interno en todas las áreas productivas o administrativas que esta posea, siendo necesario el compromiso de buen desempeño de cada uno de los miembros de la entidad para que se pueda obtener resultados óptimos y de calidad. 3.2.2.4.2. Componentes del modelo del control interno COSO II. Según Estupiñán (2015) el control interno consta de ocho componentes interrelacionados que se derivan de forma cómo la administración maneja el negocio y están integrados a los procesos administrativos. Los componentes son:
21 Tabla 4. Componentes del Modelo COSO II Métodos
Descripción
Subcomponentes Filosofía de la administración de riesgos Cultura de riesgos Integridad y valores éticos Compromiso de competencia profesional Estructura organizativa Asignación de autoridad y responsabilidad Políticas de RRHH.
Objetivo estratégico Objetivos seleccionados Riesgo aceptado Tolerancia al riesgo
Actividades de control Políticas y procedimientos Controles de los sistemas de información Controles específicos de la entidad.
Ambiente interno
Establecimiento de objetivos
Identificación de acontecimientos
Evaluación de riesgos
Respuesta al riesgo
Actividades de control
Abarca el tono de una organización y establece la base de cómo el personal de la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía de administración de riesgo, la integridad, valores éticos y el ambiente en el cual ellos operan.
Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que afecten su consecución.
Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo deben ser administrados. La dirección selecciona las posibles respuestas (evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos) a través del desarrollo de una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y con las tolerancias al riesgo de la entidad. Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo efectivamente.
La información relevante se identifica y comunica en forma y plazo adecuado para permitir al personal afrontar sus Comunicación interna responsabilidades. Una comunicación efectiva Comunicación externa Información y debe producirse en un sentido amplio, fluyendo comunicación hacia abajo, a través y hacia arriba de la entidad. El monitoreo se lleva a cabo mediante actividades permanentes de la dirección, Monitoreo evaluaciones independientes o ambas a la vez. Nota: Adaptado de “Administración de riesgos E.R.M y la auditoria interna” por R. Estupiñán, 2015, pp.383385.
3.2.2.5.Evaluación del sistema de control interno. Al evaluar y estudiar el control interno, el auditor obtiene información que debe concluir en el fundamento, proceso y finalidad determinando posibles riesgos, excepciones de control interno, deficiencias e inconsistencias y, algunas veces, indicios de irregularidades y hasta de cometimiento de fraudes. (Estupiñán, 2012, p.149)
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La evaluación de los controles internos contables hecha por el Contador Público para cada tipo importante de transacciones, debe dar lugar a una conclusión respecto a si los procedimientos establecidos y su cumplimiento son satisfactorios para su objetivo (Montaño, 2013). La evaluación de control interno tiene como propósito conocer con mayor profundidad la eficiencia de los controles internos establecidos e implementados por la organización, lo que permite al auditor formarse un juicio sobre la solidez de los controles, estableciendo de esta manera el nivel de riesgo del sistema de control interno de la empresa, para poder posteriormente reconocer las áreas críticas dentro de los procesos y de esta manera reformar los procesos, políticas y normas relacionadas con el mismo. 3.2.2.6.Métodos para evaluar el sistema de control interno. Según Estupiñán (2012) “existen tres métodos de evaluación del sistema de control interno por medio de:
Cuestionario
Narrativo o descriptivo
Gráfico o diagramas de flujo” (p.161).
Tabla 5. Métodos para evaluar el sistema de control interno Métodos Descripción Consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el Método de Cuestionarios sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy fiable.
Método narrativo o descriptivo
Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
Consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la auditoria, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades. En la descripción de los procedimientos, Método Gráfico o diagramas de el auditor utiliza símbolos convencionales y explicaciones que den una flujo idea completa de los procedimientos de la empresa. Nota: Adaptado de “Control interno y fraudes, Análisis de informe COSO I, II Y III con base en los ciclos transaccionales” por R. Estupiñán, 2012, pp.161-162.
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3.2.2.7.Limitaciones del control interno. Al contrario de lo que se puede pensar, el control interno no soluciona todos los problemas de las empresas ni tampoco evita que se tomen malas decisiones, ya que siempre existen factores externos que pueden hacer que la entidad no logre sus objetivos. En otras palabras, inclusive en un sistema de control interno eficaz pueden presentarse fallos, ya sea por errores humanos, juicios desatinados, negligencia u omisión intencionada de la gerencia. Con respecto a las limitaciones del control, Montaño (2013) presentan los siguientes comentarios:
Costo vs. Beneficio: El establecimiento de controles y su costo debe guardar una relación adecuada con la probabilidad de ocurrencia o materialización de un riesgo y el efecto que puede provocar. Debilitamiento: El desempeño del control puede ser afectado por distintas causas, en diferentes momentos. La supervisión inadecuada y el entrenamiento insuficiente del personal son factores que debilitan o producen rompimiento parcial o total de los controles y del cumplimiento de los de sus objetivos. Omisión de los controles por parte de la gerencia: debido a las amplias facultades y autoridad que tiene la gerencia, en ocasiones puede pasar por alto los controles, limitando con esto el cumplimiento de los objetivos de control. Colusión: cualquier control puede ser afectado cuando dos o más miembros de la organización realizan un acto deliberado para su rompimiento. (p.68)
3.2.3. Inventarios. Los inventarios son activos controlados por la empresa destinados a la venta en el curso normal de la explotación, transformación o utilización, directa o indirecta, en el proceso productivo o en la prestación de servicios, con un ciclo, generalmente, inferior a un año, y que cumple las condiciones para la calificación de activo que define el Marco Conceptual de la Contabilidad (Sanchez y Alvarado, 2014). Según Cardozo (2014) los inventarios como recurso controlado por la entidad, son producto del resultado de sucesos pasados; por lo tanto, son un activo puesto del que se espera obtener en el futuro beneficios económicos, porque son:
Destinados para la venta en el curso normal de las operaciones. Activos en proceso de elaboración con miras a esa venta. Activos a manera de materiales o suministros que se consumirán en el proceso de producción o en la prestación de servicios. (p.78)
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3.2.3.1.Tipos de inventarios. Según Horngren, Datar y Rajan (2012) las empresas tienen normalmente uno o más de los siguientes inventarios: a) Inventario de materiales directos: Los materiales directos almacenados y que guardan a ser usados en el proceso de manufactura (por ejemplo, chips de computadora). b) Inventario de productos en proceso: Productos parcialmente procesados, pero que aún no se han terminado (como los celulares en varias etapas de terminación de su proceso de producción). c) Inventario de productos terminados: Productos (por ejemplo teléfonos celulares) terminados pero sin venderse. (p.37)
Las empresas del sector comercial compran bienes tangibles para luego venderlos sin realizar ningún cambio en su forma básica, es decir, tienen un solo tipo de inventario formado por los artículos en su forma de compra original, llamado inventario de mercadería. 3.2.3.2.Gestión de inventarios. Consiste en la planificación y control de los inventarios, su propósito es determinar racionalmente cuánto ordenar y cuándo ordenar. A medida que los niveles de inventario suben, el costo de almacenar y mantener también aumenta. Por tanto, es necesario alcanzar un equilibrio adecuado en los niveles de inventario con el objetivo de minimizar los costos del mismo. (Render, Stair, Hanna y Hale, 2016, p.274)
El problema principal de la gestión de inventarios se centra en determinar cuál debe ser la cantidad exacta de mercadería que se debe mantener en el almacén para evitar una ruptura de stock. Esta cantidad mínima estará basada en factores como el volumen de pedido y el tiempo de aprovisionamiento (Mallo y Jiménez, 2014). Conocer que existe en el local, qué cantidad y dónde se almaceno es decisivo para la gestión efectiva del inventario. Cuando no existe información precisa del inventario, las empresas realizan errores significativos comprando más de lo debido, muy insuficiente o despachando mercancía al lugar equivocado. 3.2.3.3.Operaciones de compra venta y de mercadería. Los inventarios son el activo más importante de las empresas comerciales, ya que son adquiridos para luego ser vendidos con el objetivo principal de obtener beneficios o utilidades. Por este motivo es de vital importancia que las organizaciones manejen un buen control y registro de sus inventarios, ya que el costo de las mismas tendrá una influencia relevante en la utilidad bruta.
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3.2.3.3.1. Inventario inicial. Representa el total de la existencia de mercancías al iniciar un periodo contable, valuado a precio de costo. Es conveniente señalar que cuando hablamos de un negocio en marcha, el inventario final del ejercicio inmediato anterior vendrá a ser el inventario inicial del presente ejercicio o periodo contable. (Romero, 2013, p. 177)
3.2.3.3.2. Compras. “Constituyen los desembolsos de dinero que se efectuaron para adquirir bienes o servicios a lo largo del año contable, pagando en efectivo o crédito” (Romero, 2013, p. 177). Es el abastecimiento de mercadería, productos y demás bienes que son obtenidos por la entidad para posteriormente venderlos, ya sea en su estado original o luego de sufrir un proceso de transformación para que esté disponible para la venta. 3.2.3.3.3. Ventas. “Representa el total de las mercancías vendidas a los clientes, a precio de venta, ya sea de contado o a crédito. Al vender mercancías, el precio de venta se integra por el costo de adquisición más el margen de utilidad” (Romero, 2013, p. 179). Es el monto de dinero cobrado por el traspaso de pertenencia de un artículo a otra persona después del desembolso de un precio previamente convenido entre ambas partes. Cabe recalcar que para que exista una rentabilidad el precio de deberá ser mayor a los costos efectuados en su producción o venta. 3.2.3.4.Normas de información financiera aplicables al inventario. 3.2.3.4.1. NIC 2: Existencias. 3.2.3.4.1.1.Objetivo. El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de costo que se usan para atribuir costos a los inventarios. (IFRS, 2013, p. A623)
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3.2.3.4.1.2.Alcance. Esta Norma será de aplicación a todos los inventarios, excepto a: a) La obra en curso, resultantes de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicio directamente relacionados (véase la NIC 11, Contratos de construcción); b) Los instrumentos financieros; y (véase en la NIC 32 instrumentos financieros c) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección (véase la NIC 41, Agricultura). (IFRS, 2013, p. A623)
3.2.3.4.1.3.Definiciones. Los siguientes términos se usan, en la presente Norma:
Existencia: son los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; en proceso de producción de cara a tal venta; en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción, o en el suministro de servicios. Valor neto realizable: es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta. Valor razonable: es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua. (IFRS, 2013, p. A624)
3.2.3.4.2. IFRS/NIIF para PYMES, sección 13 Inventarios. 3.2.3.4.2.1.Principio básico. Según las IFRS (2013) de la sección 13 de NIIF para PYMES establecen que las entidades tienen que medir los inventarios al más bajo entre el costo y el precio estimado de venta menos los costos para completar su producción y los necesarios para su venta. Por lo tanto, la entidad tiene que calcular el valor de los inventarios de acuerdo con los dos métodos y contabilizarlo de acuerdo con el más bajo. Además, hay que tener presente que si los inventarios se deterioran, se tienen que medir a su precio de venta menos los costos para completar y vender, reconociendo la pérdida por deterioro (Mantilla, 2014). 3.2.3.4.2.2.Cálculo del costo de los inventarios. Según (Mantilla, 2013, p.72) los elementos que constituyen o que deben incluirse en el costo de los inventarios son los siguientes:
27 Tabla 6. Costo de los inventarios Costos
Costos de compra
Costos de conversión
Descripción Precio de compra Derechos de importación y otros impuestos no recuperables Transporte Manejo Y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de bienes terminados, materiales y servicios. Costos directamente relacionados con las unidades de producción, tales como mano de obra directa Asignación sistemática de gastos generales de producción fijos y variables.
Todos los otros costos de los inventarios, solamente en la extensión en que se incurran para hacer que los inventarios estén en su localización y condición presente. Nota: Adaptado de “IFRS/ NIIF para PYMES” por S. Mantilla, 2013, p.72. Costos de acondicionamiento
3.2.3.5.Sistemas de registro de inventario. Actualmente los sistemas contables permiten a las organizaciones ordenar y registrar grandes cantidades de información contable de una forma rápida y sencilla, con el objetivo de que los usuarios de los estados financieros puedan analizar los resultados de las operaciones de la organización. Con el fin de llevar un control de los inventarios el contador puede optar por el sistema que más se adapte a sus necesidades, tomando en cuenta el volumen de las ventas y las existencias de mercadería en la empresa. Existen dos sistemas de inventarios el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario permanente. 3.2.3.5.1. Sistema de inventario permanente o perpetuo. El sistema de inventario permanente ha sido utilizado tradicionalmente por empresas que venden artículos de valor unitario alto como automóviles, electrodomésticos o muebles. Este tipo de empresas realizan pocas transacciones de venta al día, por lo tanto, el registro del costo de cada venta es un asunto relativamente fácil (Heredia, 2013). En este sistema cuando se compra mercancía, la cuenta de inventario aumenta; cuando se vende, disminuye y se registra el costo de la mercancía vendida. Así, en todo momento se conoce la cantidad y el valor de las mercancías en existencias y el costo de las ventas en el periodo. (Guajardo y Andrade, 2014, p.302)
3.2.3.5.2. Sistema de inventario múltiple o periódico. En este sistema para establecer la cantidad y el valor del inventario, es preciso desarrollar una toma física y calcular el costo de los inventarios a través del siguiente procedimiento:
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Determinar el inventario inicial Establecer el valor de las compras Efectuar el conteo físico al finalizar el ejercicio contable (Ureña, 2012). 3.2.3.6.Métodos de asignación de valor. Rey (2014) afirma que para valorar los artículos que salen del almacén para ser utilizados en el proceso productivo o para ser vendidos existen diferentes sistemas o criterios, los más utilizados son:
Precio medio ponderado: se trata de valorar todas las existencias de un artículo en el almacén al mismo precio medio. Cuando se hace una nueva compra, se calcula el precio medio entre las existencias que había y la compra realizada. Todas las existencias quedan valoradas al precio medio resultante, que está ponderado por las cantidades mezcladas. FIFO (First In First Out): lo primero que entra es lo primero que sale. Esto significa que las cantidades de un artículo que salen del almacén se van valorando al precio de compra de las primeras entradas. Lo que queda en el almacén al final del ejercicio del ejercicio estará valorado al precio de lo último que se compró. (p.123)
Los métodos de asignación de valor o valuación de inventarios son técnicas contables usadas por la empresa para valorar los inventarios en términos económicos. Estas técnicas son un procedimiento sustancial cuando los precios unitarios de compra han sido diferentes. 3.2.3.7.Control de las existencias. Según Fierro y Fierro (2015) el control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:
Clase y denominación de los artículos. Fecha de la operación que se registre. Número del comprobante que respalda la operación asentada. Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas. Existencia en valores y unidad de medida. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control. (p.246)
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3.2.3.8.Reposición de inventarios. En las empresas es de vital importancia saber el momento exacto en que se debe realizar un nuevo pedido de mercadería a los proveedores para evitar de esta manera un sobreabastecimiento o rotura de stock. Los componentes que posibilitan una acertada decisión de compra son: la cantidad de productos a requerir y los niveles máximos y mínimos de reorden, de acuerdo al progreso de los artículos en los documentos de control como los kárdex. Estos elementos no deben impedir la mayor cantidad de reposición por factores circunstanciales que se puedan medir en ese momento, tales como temporadas, alza de precios inminentes, exceso de capital de trabajo (Fierro y Fierro, 2015). 3.2.3.9.Precio de adquisición. Larriba (2015) afirma que el precio de adquisición, que será el valor de entrada de las mismas en el almacén, cuando se trate de existencias compradas a terceros, comprenderá:
El consignado en factura por el vendedor. Más todos los costes necesarios que se produzcan hasta que la entidad pueda disponer libremente de las mercancías según el uso al que estén destinadas, tales como transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a su adquisición. Menos cualquier descuento, cualquier rebaja en el precio o cualquier otra partida similar concedida por el vendedor. Los intereses incorporados al nominal de los débitos se eliminarán del precio de adquisición. No obstante, podrán quedar incluidos siempre y cuando: su vencimiento no sea superior a un año, carezcan de tipo de interés contractual y cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo no sea significativo. (p.816)
3.2.3.10. Costos asociados a las existencias. Sánchez y Alvarado (2014) afirman que los costes que generan las existencias, además del de adquisición, son los siguientes:
Costes de almacén: comprenden los costes de instalación, seguros, obsolescencia y depreciación, además de los producidos por cualquier tipo de quebranto de los mismos. Son costes que suelen variar según el número de unidades depositadas en el almacén y son diferentes según la clase de productos almacenados Costes de producción: abarcan desde los costes de preparación o de cambio en la producción hasta los costes de pedido correspondientes a los costes de dirección y administración necesarios para organizar un pedido u orden de producción, incluyendo los costes fijos asociados al lanzamiento de un pedido Costes de ruptura de stocks: son consecuencia de los efectos de los ingresos no percibidos con origen en demanda insatisfecha o directamente de las penalizaciones contractuales que tenga que soportar la empresa por el incumplimiento de los suministros concertados. (pp.249250)
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Una vez que la mercadería llega a las instalaciones o bodegas de la empresa, aún existen ciertos costos que deben ser incluidos en los rubros para el cálculo del costo del inventario, los cuales son necesario que se realicen para determinar el precio de venta final. 3.2.3.11. Aspectos fundamentales del control interno en el área de existencias.
Establecimiento de registros contables y de un sistema que garantice un adecuado control a través inventario permanente u otro adecuado, y una correcta contabilización y valoración, tanto de las entradas como de las salidas del almacén. Existencia de normas sobre los stocks de seguridad y los stocks excesivos e insuficientes, que eviten en el primer caso, inmovilización de recursos con el consiguiente incremento de costes financieros y gastos de almacenaje, y en el segundo el peligro de roturas de stocks. Comprobación sistemática de los documentos relacionados con las operaciones de existencias, como por ejemplo, talones emitidos con las correspondientes órdenes de pago y el correspondiente registro contable de la operación en el caso de una compra. Existencia de normas relativas a las personas o departamentos autorizados para la adquisición de las mercancías, documentos, justificación de las operaciones y financiación aplicable. (Sánchez y Alvarado, 2014, p.254)
3.2.3.12. Objetivos de auditoría en el área de existencias. El objetivo básico de esta área es determinar si los bienes existen, si los saldos de las cuentas representativas de los elementos son legítimos y razonables, si están debidamente clasificados y valorados y si corresponden a bienes cuyo coste será recuperado como consecuencia de la actividad normal de la compañía, así como obtener una seguridad razonable de que el personal de la empresa sigue correctamente las instrucciones establecidas para el desarrollo del inventario físico y se cumplen todas las normas y controles al efecto. (Sanchez y Alvarado, 2014, p.243)
Según el autor Larriba (2015) el objetivo general en la auditoria de esta área es el estudio del control interno y la verificación de la organización y funcionamiento respecto de las existencias, en lo que se refiere a su:
Almacenamiento y custodia
Clasificación
Controles de presencia
Valoración, obsolescencia y uniformidad de criterios
Tramitación administrativa en los almacenes.
3.2.3.13. Razones financieras para la gestión de inventarios. Las razones financieras son indicadores que permiten conocer, evaluar y analizar la situación financiera de un determinado momento o ejercicio económico, con el objetivo de
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proporcionar información suficiente a los usuarios de la información financiera de la empresa (socios, accionistas, empleados, y proveedores) para que puedan tomar buenas decisiones económicas. 3.2.3.13.1. Razones de liquidez. Las razones de liquidez permiten evaluar la capacidad que tiene la empresa para cubrir sus deudas u obligaciones en el corto plazo. De esta forma, por medio de los indicadores de liquidez las instituciones financieras y proveedores de la entidad pueden determinar el nivel de liquidez de la empresa y tomar la decisión de otorgar el crédito o no, dependiendo de los resultados. Según Romero (2013) los indicadores de liquidez más utilizados son los siguientes: Tabla 7. Razones de liquidez Nombre Concepto Su resultado indica la capacidad Razón de pago o cobertura de los circulante créditos a corto plazo por medio de los bienes realizables en un plazo menor de un año
Fórmula Activo circulante Pasivo circulante
Mide el grado de solvencia a corto plazo con relación a los adeudos contraídos en un plazo similar; elimina los inventarios y Activo circulante − (Inventarios + Pagos anticipados) Prueba del los pagos anticipados basándose Pasivo circulante ácido en el hecho de que los inventarios son los que más tiempo tardarán, en circunstancias normales en convertirse en efectivo. Nota: Adaptado de “Contabilidad practica para no contadores” por A. Romero, 2013, p.241.
3.2.3.13.2. Razones de actividad o rotación. Las razones de actividad permiten conocer el nivel de eficiencia con que una entidad administra sus recursos, con el fin de alcanzar sus metas organizacionales. Según Gitman y Zutter (2016) las razones de actividad relacionadas con el inventario son las siguientes: Tabla 8. Razones de actividad Nombre Concepto Fórmula Costo de los bienes vendidos Rotación de Mide la actividad o liquidez del inventario de una inventarios empresa. Inventario 365 Edad promedio Número promedio de días que se requieren para del inventario vender el inventario. Rotación de inventarios Nota: Adaptado de “Principios de administración financiera” por L. Gitman y C. Zutter, 2016, p.75.
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4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 4.1. Enfoque, Diseño y Tipo de Investigación 4.1.1. Enfoque. El enfoque cuantitativo usa la recopilación de datos para probar hipótesis con base en la medición numérica y el análisis estadístico. Por otro lado, el enfoque cualitativo emplea la recolección de datos sin medición numérica para revelar o mejorar preguntas de investigación en el proceso de interpretación (Hernández, Fernández y Baptista, 2014). La presente investigación tuvo un enfoque mixto, ya que se utilizó el enfoque cuantitativo en la tabulación de las encuestas dirigidas al personal, proveedores y clientes de IMPORELLANA S.A. Y un enfoque cualitativo cuando se realizaron las entrevistas al gerente y al contador externo de la empresa con el objetivo de obtener información relacionada con el área de inventarios. 4.1.2. Diseño. La investigación no experimental se define como el estudio que se realiza sin manipular deliberadamente las variables para ver su efecto sobre otras variables. Es decir, se observa el fenómeno tal como se da en su contexto natural para posteriormente analizarlo, sin variar de forma intencional las variables (Hernández et al., 2014). Se utilizó un diseño de investigación no experimental porque se observaron los procesos que involucra la gestión de inventarios tal y como suceden dentro de la empresa IMPORELLANA S.A, para posteriormente analizar la eficiencia de los mismos. 4.1.3. Tipo En el presente trabajo se utilizó los siguientes tipos de investigación: La investigación descriptiva busca puntualizar las particularidades y características de individuos, grupos, procesos o cualquier otro suceso puesto en análisis. Es decir, su objetivo es únicamente recopilar información sobre las variables estudiadas más no establecer como éstas se relacionan entre sí (Hernández et al., 2014).
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La investigaciĂłn explicativa trata de esclarecer el porquĂŠ de los sucesos a travĂŠs de relaciones causa-efecto. Su principal interĂŠs es explicar los motivos por los cuales ocurre un fenĂłmeno o mediante quĂŠ circunstancias se presenta (Arias, 2012). La investigaciĂłn fue descriptiva-explicativa, ya que se detallaron cada uno de los procedimientos y tareas de los individuos involucrados en la compra, almacenamiento y salida de la mercaderĂa, con el fin de posteriormente examinar el Sistema de Control Interno y establecer relaciones causa-efecto de su aplicaciĂłn en la empresa.
4.2. PoblaciĂłn/ Muestra 4.2.1. PoblaciĂłn. “La poblaciĂłn se refiere a la totalidad de los elementos que poseen las principales caracterĂsticas objeto de anĂĄlisisâ€? (CortĂŠs, 2014, p.61). Tabla 9. PoblaciĂłn IMPORELLANA S.A Cantidad Propietario 1 Contador externo 1 Empleados 11 Proveedores 27 Clientes 196 236 Total Fuente: InvestigaciĂłn de campo. Nota: La informaciĂłn con respecto a los clientes corresponden a las personas registradas en el Ăşltimo trimestre del 2017 en el sistema contable.
4.2.2. Muestra. “La muestra se define como una parte de la poblaciĂłn que contiene teĂłricamente las mismas caracterĂsticas que se desea estudiar en ellaâ€? (CortĂŠs, 2014, p.63).
đ?‘›= đ?‘›=
đ?‘?2 đ?‘ƒ đ?‘„ đ?‘ đ??¸2 (đ?‘ − 1) + đ?‘? 2 đ?‘ƒ đ?‘„
1,962 (0,5)(0,5)(236) = 146 0,052 (236 − 1) + 1,962 (0,5)(0,5)
El resultado de la muestra fue de 146 personas que van a ser distribuidas de la siguiente forma: El gerente, el contador externo, once empleados, veintisiete proveedores y ciento seis clientes, a los cuales se va a aplicar las tĂŠcnicas e instrumentos de recogida de datos.
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4.3. OperacionalizaciĂłn de las Variables Tabla 10. OperacionalizaciĂłn de las variables DefiniciĂłn DimensiĂłn Variable conceptual operacional
Indicador % objetivos cumplidos
Eficacia
El control interno evalĂşa la eficacia administrativa y Control financiera del interno manejo de los (variable recursos para independiente) lograr los objetivos previamente establecidos.
EconomĂa
Riesgo
Nivel de duplicidad de funciones Nivel de cumplimiento de los recursos Nivel de confianza del sistema de control interno
Efectividad de los canales ComunicaciĂłn de comunicaciĂłn
GestiĂłn de inventarios (variable dependiente)
Es la implementaciĂłn de polĂticas y procedimientos que permiten gestionar adecuadamente el inventario en tĂŠrminos de quĂŠ mantener, cuĂĄnto mantener y cuĂĄnto ordenar de los diferentes productos que ofrece la empresa.
Monitoreo
DesempeĂąo de los empleados
Compras
Calidad de los pedidos generados Calidad de los pedidos recibidos
RecepciĂłn
RotaciĂłn de inventarios
Desarrollo del Indicador đ?‘‚đ?‘?đ?‘—đ?‘’đ?‘Ąđ?‘–đ?‘Łđ?‘œđ?‘ đ?‘?đ?‘˘đ?‘šđ?‘?đ?‘™đ?‘–đ?‘‘đ?‘œđ?‘ đ?‘‚đ?‘?đ?‘—đ?‘’đ?‘Ąđ?‘–đ?‘Łđ?‘œđ?‘ đ?‘?đ?‘™đ?‘Žđ?‘›đ?‘Ąđ?‘’đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘
đ?‘Ľ100
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Registro
Exactitud del inventario
Nota: OperacionalizaciĂłn de las variables de estudio.
đ?‘Ľ100
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Ventas DĂas de ventas en el inventario
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35
4.4. Técnicas e Instrumentos de Recogida de Datos 4.4.1. Entrevista. La entrevista es una técnica que consiste en recoger información mediante un proceso de intercambio de comunicación entre entrevistador y entrevistado (Hernández et al., 2014). Con el fin de conseguir información adecuada sobre las políticas, procesos de compras, almacenamiento y registro de las entradas y salidas de mercadería; se realizaron dos entrevistas, una al gerente y otra al contador externo, con el objetivo de detectar las falencias de la gestión de inventarios desde una perspectiva administrativa y contable respectivamente. Como instrumento de apoyo se recurrió a una guía de preguntas abiertas que ayudaron a comprender de mejor manera la problemática existente. 4.4.2. Encuesta. “La encuesta consiste en recopilar información sobre datos generales, opiniones, sugerencias o respuestas a peguntas formuladas sobre los diversos indicadores que se pretende explorar a través de este medio” (Cortés, 2014, p.78). Esta técnica se aplicó a los empleados, proveedores y clientes de la empresa para analizar el problema a partir de una perspectiva laboral interna y otra externa. Los instrumentos de recogida datos que se aplicaron fueron tres cuestionarios diferentes para cada grupo, los cuales estaban conformados por una serie de preguntas cerradas acerca de la gestión de inventarios. 4.4.3. Observación. Este método de recolección de datos consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos y situaciones observables (Hernández et al., 2014). Esta técnica fue útil para verificar si los empleados cumplen o no con las políticas concernientes a la gestión de inventarios, como son las compras, recepción, almacenamiento, salida y registro de la mercadería. El instrumento de recogida de datos fue el diario de campo.
4.5. Técnicas de Análisis de Datos 4.5.1. Técnicas cuantitativas. Según Hernández et al., (2014) “El análisis de datos cuantitativos se realiza tomando en cuenta los niveles de medición de las variables y mediante la estadística, que puede ser
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descriptiva o inferencial” (p.277). Para el presente trabajo de titulación, dentro del análisis cuantitativo, se utilizó como técnica la tabulación de las encuestas dirigidas al personal, proveedores y clientes de IMPORELLANA S.A. Las respuestas de cada uno de los grupos fueron analizadas con el fin de comprender su función e intervención, desde una perspectiva interna y externa correspondientemente, en la gestión de inventarios. 4.5.2. Técnicas cualitativas. Según Hernández et al., (2014) “El análisis cualitativo implica organizar los datos recogidos, transcribirlos a texto cuando sea necesario y codificarlos” (p.406). Para el presente trabajo de titulación de forma cualitativa, se realizó la interpretación de los datos obtenidos a través de las entrevistas y las pruebas de recorrido.
5. RESULTADOS 5.1. Discusión y Análisis de Resultados 5.1.1. Resultados de la entrevista dirigida al Gerente. Se realizó una entrevista al propietario de IMPORELLANA S.A, la cual estaba compuesta por veinte preguntas abiertas relacionadas con la administración, filosofía y estructura de la empresa, y de una manera más específica con los procesos y políticas aplicados en la gestión de inventarios, con el objetivo de conocer desde el punto de vista gerencial las fortalezas y debilidades que actualmente posee la empresa. Ver anexo 3. 5.1.1.1.Análisis de la entrevista dirigida al gerente. Como resultado de la entrevista realizada al Gerente se pudo evidenciar que la empresa no posee un organigrama que refleje los niveles jerárquicos existentes dentro de la entidad. Además, a pesar de que cada empleado tiene un cargo, la empresa no cuenta con un manual de funciones que especifique las tareas y actividades que cada trabajador debe realizar. Se puede comprobar también que la mayoría del personal que labora en la empresa fue contratada por motivos de afinidad, observando en el rol de pagos proporcionado por la empresa que casi todos los empleados son familiares del propietario; por lo cual se concluye que el personal no fue contratado por sus habilidades sino por vínculo familiar.
37
De igual forma, la empresa no posee un manual de políticas y procedimientos para la gestión de inventarios que guie a los empleados en las actividades que deben realizar de forma sistemática para la compra, almacenamiento, venta y registro de la mercadería. Una falencia importante que se pudo detectar, es que la empresa no planifica sus compras ya que realizan la adquisición de los productos cuando se dan cuenta que el stock de los mismos está en cero en el sistema, lo que luego ocasiona que pierdan ventas debido a que no pueden satisfacer las necesidades de sus clientes debido al desabastecimientos de ciertos productos. Finalmente, el Gerente de IMPORELLANA S.A es consciente que la gestión de inventarios de su empresa no es la más adecuada, por lo que considera de gran importancia reformular y establecer nuevas políticas y procedimientos que permitan controlar y administrar la mercadería de una forma más eficiente, mejorando de esta manera el desempeño de la empresa. 5.1.2. Entrevista dirigida al contador externo Se realizó una entrevista al contador externo de IMPORELLANA S.A, la cual estaba compuesta por diez preguntas abiertas relacionadas con el registro, valoración, conteo y clasificación de los inventarios, con el objetivo de conocer si la empresa cumple la normativa contable vigente y los principios de contabilidad generalmente aceptados. Ver anexo 4. 5.1.2.1.Análisis de la entrevista dirigida al contador externo. Con la entrevista realizada al contador externo IMPORELLANA S.A se logró comprobar que los inventarios de la empresa sí se registran de acuerdo con las normativas contables vigentes, y que además utilizan el sistema de inventario permanente para registrar la adquisición y ventas de la mercadería. Sin embargo, el contador comentó que la empresa no utiliza actualmente ningún método de valoración de inventarios para controlar las unidades de los productos en el almacén. También, el contador considera que el sistema contable “Anfibius” utilizado por la empresa no proporciona información confiable para los registros de las transacciones de mercadería, ya que han existido ocasiones en que la persona encargada de registrar las compras y ventas dentro de la empresa, ingresa de manera incorrecta estos movimientos; dando como resultado un saldo poco razonable de la cuenta inventarios.
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5.1.3. Encuesta dirigida a los proveedores de IMPORELLANA S.A Se realizó una encuesta a los proveedores de la empresa, la cual estaba compuesta por doce preguntas cerradas relacionadas con la compra y recepción de la mercadería que la empresa realiza, con el objetivo de conocer el proceso actual que la entidad efectúa para adquirir los productos que comercializa. Ver anexo 5. 5.1.3.1.Análisis de la encuesta dirigida a los proveedores Como resultado de la encuesta realizada a los proveedores de IMPORELLANA S.A se pudo comprobar que los empleados sí verifican la calidad y cantidad de la mercadería que llega a la empresa, a través de los documentos correspondientes que se realizaron previamente como la guía de remisión que detalla el número de unidades solicitadas. Sin embargo, cuando un pedido supera la cantidad de productos solicitados, se devuelve todo el pedido de la mercadería, ocasionada que la empresa quede desabastecida de ese producto por un periodo de tiempo hasta que vuelvan a recibir el pedido correcto o mientras buscan otro proveedor. 5.1.4. Encuesta dirigida a los empleados de IMPORELLANA S.A. Se realizó una encuesta a los empleados de IMPORELLANA S.A, la cual estaba compuesta por dieciséis preguntas cerradas relacionadas con las funciones, actividades, políticas y procedimientos que cada empleado debe cumplir dentro de la gestión del inventario, esto con el objetivo de conocer el nivel de eficacia y eficiencia del desempeño de los trabajadores dentro del proceso. Ver anexo 6. 5.1.4.1.Análisis de la encuesta dirigida a los empleados. Con la encuesta realizada a los empleados de IMPORELLANA S.A se pudo conocer que a pesar de que la empresa da a conocer a los empleados las actividades que cada uno ellos deben realizar, existen ocasiones en que los mismos deben ejecutar funciones que no corresponden a su cargo debido a una mala asignación de horarios para la hora de almuerzo por parte de la gerencia, lo que ocasiona que la secretaria realice tareas que no pertenecen a su puesto de trabajo.
39
Se pudo comprobar también, que la empresa no lleva un registro de la mercadería que ingresa y sale de bodega porque no existe una persona específica en el puesto de bodeguero, sino que la mayoría de vendedores asumen las funciones correspondientes a la bodega. De igual forma, la empresa realiza tomas físicas de inventarios solo una vez al año, lo que ocasiona que existan constantemente diferencias entre el saldo de bodega y el saldo que entrega el sistema contable. Además, se consiguió evidenciar que el gerente no comunica a los empleados los objetivos o metas organizacionales que se desean alcanzar. Del mismo modo, gerencia no realiza una evaluación o monitoreo del desempeño de sus colaboradores, que le permita conocer el nivel de eficiencia y eficacia con la que sus empleados realizan su trabajo. 5.1.5. Encuesta dirigida a los clientes de IMPORELLANA S.A. Se realizó una encuesta a los clientes de IMPORELLANA S.A, la cual estaba formada por preguntas cerradas relacionadas con la venta y despacho de la mercadería que los mismos adquieren en las instalaciones de la empresa, esto con el objetivo de conocer el nivel de eficacia y eficiencia del desempeño de los trabajadores dentro del proceso. Ver anexo 7. 5.1.5.1.Análisis de la encuesta dirigida a los clientes Como resultado de la encuesta realizada a los clientes de IMPORELLANA S.A, se pudo comprobar que en ocasiones, los clientes de la empresa no encuentran el producto que buscan debido a la mala planificación de las compras por parte de la empresa; llegando a ofrecer en ocasiones productos que estaban en el sistema pero no en bodega, lo que provoca insatisfacción en los clientes y por ende una disminución de las ventas. Sin embargo, la mayoría de los clientes reconocen que los empleados de la organización sí poseen los conocimientos necesarios para su puesto de trabajo, porque cada vez que acuden a la empresa, el personal tiene conocimiento de las características, usos y beneficios de los productos que ofrecen. Además, se logró determinar que el despacho de la mercadería a los clientes es en su mayoría calificado como bueno por parte de los mismos, debido a que los empleados sí verifican la mercadería antes de que esta sea entregada, también porque no existen demoras en la entrega de los productos ni tampoco existe un número considerable de devoluciones de mercadería por parte de los clientes.
40
5.2. Propuesta de Intervención El objetivo principal del trabajo de titulación es evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios de la empresa IMPORELLANA S.A en la ciudad de Santo Domingo, periodo 2017, para lo cual se ejecutaron los siguientes objetivos específicos:
Levantar información del proceso de la gestión de inventarios de IMPORELLANA S.A.
Identificar los riesgos existentes en los procesos de la gestión de inventarios de la empresa.
Aplicar procedimientos de auditoría para evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios.
Elaborar un informe acerca de los hallazgos encontrados en la evaluación que ayude en la toma de decisiones en la gestión de inventarios.
5.2.1. Levantar
información
del
proceso
de
la
gestión
de
inventarios
de
IMPORELLANA S.A. 5.2.1.1.Programa de auditoría para la etapa de planificación Tabla 11. Programa de planificación N° Procedimientos Etapa preliminar Establezca la estructura organizacional de la empresa en función a cada una de las áreas que la 1 componen. Solicite las políticas para el proceso de compras. 2 Desarrolle la narrativa del proceso de compras de la 3 empresa. Elabore un diagrama de flujo que muestre el 4 proceso actual para la compra de mercadería. Solicite las políticas para el proceso de recepción y 5 almacenamiento. Desarrolle la narrativa del proceso de recepción y 6 almacenamiento de la mercadería de la empresa Elabore un diagrama de flujo que muestre el proceso actual para la recepción y almacenamiento 7 de mercadería. Solicite las políticas para el proceso de ventas 8 Desarrolle la narrativa del proceso de ventas de la 9 empresa. Elabore un diagrama de flujo que muestre el 10 proceso actual de la venta de mercadería. Determine las marcas de auditoría para la etapa de 11 ejecución del trabajo. Nota: Programa de planificación de auditoría.
P.T
Fecha
Elaborado por
P1
18-06-2018
JSE
P2
19-06-2018
JSE
P3
19-06-2018
JSE
P4
20-06-2018
JSE
P5
25-06-2018
JSE
P6
25-06-2018
JSE
P7
26-06-2018
JSE
P8
28-06-2018
JSE
P9
28-06-2018
JSE
P10
29-06-2018
JSE
P11
02-07-2018
JSE
41 Tabla N° 1. P.T J1. Estructura organizacional IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
P1
Fecha: 18/06/2018
1/1
Establecer la estructura organizacional de la empresa en función a cada una de las áreas que la componen.
Objetivo:
RELEVAMIENTO La empresa no tiene establecida formalmente una estructura organizacional, pero gracias a la información y documentos proporcionados por la empresa se pudo determinar el siguiente organigrama:
Gerente General Contador externo
Secretaria
Área Comercial
Vendedores
Asistente de bodega
Fuente: Listado de funciones proporcionado por la empresa “Imporellana S.A”. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
Chofer
42 Tabla N° 2. P.T. J2. Políticas del proceso de compras IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
P2
Fecha: 19/06/2018
1/1
Solicitar las políticas para el proceso de compras.
RELEVAMIENTO
Las políticas para realizar las compras en IMPORELLANA S.A son las siguientes:
Se realizará una reposición de mercadería cuando el stock de la misma llegue a cero en el sistema.
La secretaria es la responsable de verificar continuamente el nivel de stock de los productos que ofrece la empresa.
El gerente es el encargado de realizar los pedidos de la mercancía, luego de recibir la información de la secretaria. Además, el gerente deberá negociar los descuentos y plazos de pago con los proveedores.
El gerente realizará una cotización de los precios de la mercadería requerida para seleccionar al proveedor que ofrezca la mejor relación precio-calidad.
Se aprovecharán descuentos y promociones especiales ofrecidas por los proveedores para realizar grandes volúmenes de compra.
En caso de ser una compra de carácter urgente, y el gerente no se encuentre en la empresa, la persona que realizará el pedido será la secretaria.
La secretaría es la responsable de imprimir una copia de la nota de pedido efectuada por los proveedores.
Fuente: Entrevista con el Gerente de “Imporellana S.A”. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
43 Tabla N° 3. P.T. J3. Narrativa del proceso de compras IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
P3
Fecha: 19/06/2018
1/1
Desarrollar la narrativa del proceso de compras de la empresa.
RELEVAMIENTO El proceso inicia con la visita de los proveedores a las instalaciones de la empresa. La secretaria revisa en el sistema contable de la empresa la cantidad de la mercadería existente. Los proveedores comunican si existen promociones especiales de ciertos artículos. La empresa decide si tomar o no la oportunidad de promoción. En caso de ser una compra de carácter urgente, el gerente se comunica con los proveedores de la mercadería requerida vía línea telefónica, para realizar el pedido. Una vez acordada la cantidad, el precio, los descuentos, y el plazo de pago de la mercadería; el proveedor elabora la nota de pedido. Finalmente, para el pago de la mercadería algunos proveedores tienen como política el pago anticipado de la mercadería que van a enviar (prepago), para lo cual la empresa efectúa el pago en el momento en que se realiza el pedido. La otra modalidad de pago es a crédito la cual puede ser a 3, 6 u 8 meses, según la política de plazo de pago del proveedor.
Fuente: Entrevista con el Gerente de “Imporellana S.A”. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
44 Tabla N° 4. P.T. J4. Flujograma actual del proceso de compras IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
P4
Fecha: 20/06/2018
1/1
Elaborar un diagrama de flujo que muestre el proceso actual para la compra de mercadería.
RELEVAMIENTO
N°
Descripción
Act.
Doc.
Responsable
1
Inicio
2
Visita de los proveedores a la empresa
X
Proveedor
3
Exhiben el catálogo de productos
X
Proveedor
4
Comunican al gerente los descuentos y promociones especiales
X
Proveedor
5
Revisa en el sistema contable la cantidad de mercadería existente
X
Secretaria
6
Informa al gerente el nivel de stock de la mercadería Cotiza los precios de la mercadería entre diferentes proveedores
X
Secretaria
X
Gerente
Decisión de compra
X
Gerente
7 8
Gráfico
NO
SI
9
Acuerda el precio, cantidad y plazo de pago de la mercadería
X
10
Elabora la nota de pedido
X
X
Proveedor
11
Imprime una copia de la nota de pedido de los proveedores y la archiva.
X
X
Secretaria
12
Fin
Gerente
Fuente: Entrevista con el Gerente de “Imporellana S.A”. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
45 Tabla N° 5. P.T. J5. Políticas del proceso de recepción y almacenamiento IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
P5
Fecha: 25/06/2018
1/1
Solicitar las políticas para el proceso de recepción y almacenamiento.
RELEVAMIENTO Las políticas para realizar la recepción y almacenamiento en IMPORELLANA S.A son las siguientes:
Los empleados deberán recibir la mercadería con la copia de la nota de pedido de los proveedores y la guía de remisión correspondiente.
Los empleados deberán comprobar la calidad, funcionamiento de los productos, asimismo que la cantidad sea la correcta de acuerdo al pedido previamente realizado.
Cuando la cantidad del pedido sea mayor a la acordada se devolverá la totalidad del pedido, y se realizará una nota de crédito.
Cuando la cantidad del pedido es menor a la acordada se recibirá la mercadería.
Cuando un artículo no cumple con los estándares de calidad se devolverá la totalidad del pedido, y se realizará una nota de crédito.
Los empleados deberán almacenar la mercadería de la empresa teniendo en cuenta que la mercadería que llegó primero es la que primero debe ser expuesta en el almacén.
La secretaria es la encargada de registrar la nueva mercadería en el sistema contable de la empresa.
La mercadería se registrará con la factura de compra.
La mercadería será exhibida en el almacén una vez registrada y codificada en el sistema.
Fuente: Entrevista con el Gerente de “Imporellana S.A”. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
46 Tabla N° 6. P.T. J6. Narrativa del proceso de recepción y almacenamiento IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
P6
Fecha: 25/06/2018
1/1
Desarrollar la narrativa del proceso de recepción y almacenamiento de la mercadería de la empresa
RELEVAMIENTO El proceso inicia con el arribo de la mercadería a las instalaciones de la empresa, la cual posee dos bodegas ubicadas contiguamente al almacén en donde el asistente de bodega recibe los productos con la copia de la nota de pedido y la factura verificando que la misma se encuentre en buen estado y además que la cantidad sea la que previamente fue solicitada. Si el pedido es el correcto, el asistente de bodega firma la guía de remisión, luego los empleados almacenan la mercadería y la ordenan en el lugar correspondiente en la bodega, para luego autorizar a gerencia la firma de la factura. Por el contrario, si llegara a existir alguna anomalía en el pedido recibido, los empleados informan el problema al gerente para que se comunique con los proveedores para llegar a un acuerdo. Luego con la copia de la factura de la compra la secretaria procede a registrar y codificar la nueva mercadería en el sistema contable de la empresa Fuente: Entrevista con el Gerente de “Imporellana S.A”.
Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
47 Tabla N° 7. P.T. J7. Flujograma actual del proceso de recepción y almacenamiento. IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
P7
Fecha: 26/06/2018
1/1
Elaborar un diagrama de flujo que muestre el proceso actual para la recepción y almacenamiento de la mercadería.
RELEVAMIENTO N°
Descripción
Act.
Doc.
Responsable
1
Inicio
2
Arribo de la mercadería a las bodegas de la empresa
X
Proveedor
3
Verifican el pedido con la copia de la nota de pedido y la factura
X
Asistente de bodega
4
¿Existen anomalías en la cantidad o calidad de la mercadería?
X
Asistente de bodega
Se devuelve la mercadería al proveedor
X
Asistente de bodega
X
Asistente de bodega
5 Firma la guía de remisión 6
Informa que los datos de la mercadería son reales
X
Asistente de bodega
7
Almacenan y ordenan la nueva mercadería en la bodega
X
Vendedor
8
Firma la factura de compra
X
9
Realiza la respectiva retención
10
Archiva la copia de la factura de compra, la copia de la guía de remisión y la retención
X
11
Registra en el sistema contable la nueva mercadería con los datos de la factura
X
Secretaria
12
Codifica la mercadería según el modelo y marca
X
Secretaria
13
FIN
X
Gerente Secretaria
X
Secretaria
Fuente: Entrevista con el Gerente de “Imporellana S.A”. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
Gráfico
NO SI
48 Tabla N° 8. P.T. J8. Políticas del proceso de ventas. IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
P8
Fecha: 28/06/2018
1/1
Solicitar las políticas para el proceso de ventas.
RELEVAMIENTO Las políticas para realizar el proceso de ventas en IMPORELLANA S.A son las siguientes:
El horario de atención a los clientes es de 8:30 a 17:30
Los empleados deben atender a los clientes y responder a sus necesidades.
Para las ventas a crédito, la secretaria es la encargada de receptar los documentos o requisitos necesarios para otorgar el crédito como son: copia de cédula del cliente y su garante, planilla de luz y la capacidad de pago de la cuota mensual.
Las ventas para clientes recurrentes que solicitan crédito sin haber cancelado el crédito anterior, la decisión de conceder nuevamente crédito la tomara el gerente.
Toda venta deberá estar respaldada con su factura correspondiente.
El plazo de pago de la mercadería en el caso de ventas a crédito será a elección del cliente a 3, 6, o 9 meses.
Se dará de baja el producto en el sistema una vez recibido el pago de la factura.
Los productos de la empresa tienen 1 año de garantía, con excepción de las televisiones que tienen 2 años de garantía.
La garantía será válida solo en caso de daños de fábrica.
Cuando la garantía sea válida, la empresa enviara a reparar el producto, lo cual no tiene costo para el cliente, en caso de que este dentro del periodo de garantía.
El cliente realizará el pago de la reparación directamente al técnico, en caso de que ya no esté dentro del periodo de garantía.
El servicio de transporte no tiene costo para los clientes cuando es dentro de la ciudad.
El servicio de transporte tiene costo para los clientes cuando es fuera de la ciudad.
Fuente: Entrevista con el Gerente de “Imporellana S.A”. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
49 Tabla N° 9. P.T. J9. Narrativa del proceso de ventas. IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
P9
Fecha: 28/06/2018
1/1
Desarrollar la narrativa del proceso de ventas de la empresa
RELEVAMIENTO El proceso inicia con la visita de los clientes a las instalaciones de la empresa. Los vendedores reciben al cliente y le preguntan qué producto desea comprar. El cliente da las especificaciones del producto que quiere adquirir. El empleado ofrece diferentes marcas y modelos del producto que solicitó, posteriormente explica de forma detallada las características del artículo. Luego la secretaria realiza la cotización de los productos que el cliente está interesado en comprar, y junto con el gerente se llega a un acuerdo en el precio de los artículos cotizados. Si el cliente aún está interesado en realizar la compra, la secretaria le informa las formas de pago que ofrece la empresa. Si la venta es al contado, la secretaria genera la factura y realiza el cobro de la mercadería vendida. Si la venta es a crédito se realiza la recepción de los documentos necesarios para otorgar el crédito, se establece el plazo de pago, se genera la factura y una copia que es entregada al cliente. El vendedor que atendió al cliente empaca el producto que se va a vender y verifica que el mismo funcione y este completo, para posteriormente entregar el producto al comprador. Finalmente, la secretaria registra en el sistema contable de la empresa la salida de los productos en el módulo denominado “inventarios”. Cabe recalcar que la empresa no registra la salida de la mercadería de bodega, ya que no llevan ningún documento o reporte que les permita controlar los movimientos internos que realizan.
Fuente: Entrevista con el Gerente de “Imporellana S.A”. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
50 Tabla N° 10. P.T J10. Flujograma actual del proceso de ventas. IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
P10
Fecha: 29/06/2018
1/2
Elaborar un diagrama de flujo que muestre el proceso actual de la venta de mercadería.
RELEVAMIENTO
N°
Descripción
Act.
Doc.
Responsable
1
Inicio
2
Visita de los clientes a la empresa
X
Cliente
3
Realiza el pedido del producto que desea comprar
X
Cliente
4
Lleva al cliente al lugar donde se encuentra el producto
X
Vendedor
5
Presenta la variedad del producto en diferentes modelos y marcas
X
Vendedor
6
Explica las características específicas del producto
X
Vendedor
7
Decisión de compra del producto
X
Cliente
8
Informa las opciones de formas de pago
X
Vendedor
9
Decisión de forma de pago
X
Cliente
10
Recepción de los requisitos para otorgar el crédito
X
11
¿Se aprueba el crédito?
X
12
Firma la solicitud de crédito y la reserva de dominio
X
X
Cliente
13
Genera la factura
X
X
Secretaria
14
Entrega la factura al cliente
X
15
Archiva la copia de la factura y los documentos del crédito
X
Gráfico
Contado Crédito
L
X
Secretaria Gerente
Secretaria X
Secretaria
51
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
P10
Fecha: 29/06/2018
2/2
Elaborar un diagrama de flujo que muestre el proceso actual de la venta de mercadería.
RELEVAMIENTO
N°
Descripción
Act.
Doc.
Responsable
16
Realiza el pago de la mercadería o el primer abono del pago a crédito
X
Cliente
17
Entrega del producto al cliente
X
Vendedor
18
Recibe el pedido
X
Cliente
19
Se da de baja al producto en el sistema
X
Secretaria
20
Fin
Fuente: Entrevista con el Gerente de “Imporellana S.A”.
Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
Gráfico
52 Tabla N° 11. P.T. J11. Marcas del trabajo de auditoría. IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J11
Fecha: 2/07/2018
1/1
Determinar las marcas de auditoría para la etapa de ejecución del trabajo
Objetivo:
RELEVAMIENTO
Hoja de tics √
Cálculo cotejado, comprobado y correcto
√√
Cálculo verificado y revisado
ʄ
Verificado con documentación física
ƛ
Verificado con el sistema contable
©
Conciliado
Cantidad sumada y es correcto el resultado
Fuente: Investigación de campo. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
53
5.2.2. Identificar los riesgos existentes en los procesos de la gestión de inventarios de la empresa. 5.2.2.1.Programa de auditoria para la etapa de evaluación del control interno Tabla 12. Programa de evaluación del control interno N° Procedimientos Etapa de evaluación del control interno Realizar el Cuestionario de Control Interno para evaluar el sistema de control interno de la empresa 1 a través de los componentes del COSO ERM. Establecer el nivel de riesgo y confianza por 2 componente del COSO ERM. Determinar la muestra, el nivel de riesgo y el nivel 3 de confianza de forma global. Elaborar la matriz de recomendaciones de acuerdo a los riesgos encontrados en el Cuestionario COSO 4 ERM. Nota: Programa de evaluación del control interno.
P.T
Fecha
Elaborado por
E1
03-07-2018
JSE
E2
09-07-2018
JSE
E3
09-07-2018
JSE
E4
12-07-2018
JSE
54 Tabla N° 12. P.T. J12. Cuestionario COSO ERM IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
E1
Fecha: 03/07/2018
1/3
Realizar el Cuestionario de Control Interno para evaluar el sistema de control interno de la empresa a través de los componentes del COSO ERM.
RELEVAMIENTO N° 1
2
3 4 5
6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16
PREGUNTA Ambiente de control ¿La empresa opera bajo valores éticos?
SI
NA
Observaciones
X
¿Cuenta la empresa con una estructura organizacional definida?
¿Posee la empresa un manual de funciones? ¿Los empleados conocen sus tareas y responsabilidades? ¿Existe responsabilidad y delegación de funciones en el área de bodega? Establecimiento de objetivos ¿La empresa posee misión, visión, valores y objetivos organizacionales definidos? ¿La empresa establece objetivos respecto al monto de compras? ¿La empresa posee objetivos respecto a la rotación de inventarios? ¿Se planifica las compras de mercadería? ¿La empresa establece objetivos respecto al monto de ventas mensuales? Identificación de eventos ¿Se registra oportunamente la entrada y salida de la mercadería en el sistema? ¿Se registra oportunamente la entrada y salida de la mercadería en la bodega? ¿Se realiza periódicamente una toma física del inventario? ¿La asignación de espacio para el almacenamiento de la mercadería permite su fácil localización? ¿Existen niveles mínimos y máximos para determinar una nueva adquisición de mercadería? ¿La empresa elabora una orden de compra al momento de realizar un nuevo pedido?
NO
X
No poseen organigrama estructural definido, sólo listado de empleados con sus respectivos cargos
X X X
X X X X X
X X X X X X
Sólo una vez al año
55
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
E1
Fecha: 03/07/2018
2/3
Realizar el Cuestionario de Control Interno para evaluar el sistema de control interno de la empresa a través de los componentes del COSO ERM.
RELEVAMIENTO N° 17 18
19 20 21 22 23 24
25
26 27 28
29 30 31 32 33
34
PREGUNTA ¿La empresa cuenta con el espacio suficiente para almacenar la mercadería? ¿Cuándo se realiza una venta se entrega el comprobante de venta correspondiente al cliente? Evaluación del riesgo ¿Las compras y ventas de mercadería están respaldadas por su respectivo comprobante? ¿Existe una persona específica encargada de bodega? ¿La mercadería se encuentra debidamente codificada? ¿Son coincidentes los registros del sistema con las existencias? ¿La mercadería cubre la demanda habitual de la organización? ¿Existen estándares de calidad para la aceptación o rechazo de la mercadería? Respuesta al riesgo ¿Se verifica que las adquisiciones de mercadería sean correctas comparando la factura con el pedido realizado? ¿Se revisa la condición en que se encuentran los productos? ¿Se realizan controles preventivos para asegurar el inventario? ¿La empresa realiza algún método de valuación de inventarios? Actividades de control ¿Las compras de mercadería se realizan de acuerdo con las políticas establecidas? ¿Existen políticas y procedimientos para el almacenamiento de inventarios? ¿Las facturas de compra y venta de mercadería son correctamente archivadas? ¿Está definido el lugar de ubicación de cada producto de acuerdo a su marca, modelo, etc.? ¿Las actividades que realizan los empleados tienen que ver con las actividades para las que fueron contratados? ¿Realizan conciliaciones luego de la toma física de inventarios?
SI X
NO
X
X X X X X X
X
X X X
X X X X X
X
NA
Observaciones
56
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
E1
Fecha: 03/07/2018
3/3
Realizar el Cuestionario de Control Interno para evaluar el sistema de control interno de la empresa a través de los componentes del COSO ERM.
RELEVAMIENTO N° 35 36 37
38
39 40
41 42 43 44 45
PREGUNTA Comunicación e información ¿El sistema contable de la empresa proporciona información confiable sobre los inventarios? ¿Se procesa la información contable diariamente? ¿Se comunica a los clientes acerca de nuevas promociones y descuentos al momento de realizar una venta? ¿Los vendedores informan oportunamente a gerencia las irregularidades que la mercadería presenta en ocasiones? ¿La gerencia comunica a los empleados los objetivos organizacionales? ¿Se realizan reportes periódicos de las entradas y salidas de mercadería de bodega? Monitoreo y Evaluación ¿Se supervisan las actividades asignadas al personal encargado de registrar la mercadería en el sistema? ¿Existe control de la organización de la mercadería en bodega? ¿Se mide el nivel de cumplimiento de las actividades del personal? ¿Se evalúa periódicamente el nivel de cumplimiento de los proveedores, en cuanto a la entrega de mercadería? ¿Se corrigen las debilidades encontradas en la gestión de inventarios? TOTAL
SI
NO X
X X
X
X X
X X X X X 19
26
Fuente: Gerente de “Imporellana S.A”. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
NA
Observaciones
57 Tabla N° 13. P.T. J13. Nivel de riesgo y confianza IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
E2
Fecha: 09/07/2018
1/1
Establecer el nivel de riesgo y confianza por componente del COSO ERM.
RELEVAMIENTO Valoración de los componentes Calificación Confiable Aceptable No confiable
Componentes Ambiente de control Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Valoración de riesgos Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo y evaluación TOTAL
Porcentaje 76% - 95% 51% - 75% Menos del 50%
Respuestas Positivas 1
Respuestas Negativas 4
Total Preguntas 5
Porcentaje Confianza 20%
Porcentaje de Riesgo 80%
No confiable
1
4
5
20%
80%
No confiable
4
4
8
50%
50%
Aceptable
4
2
6
67%
33%
Aceptable
2
2
4
50%
50%
Aceptable
3
3
6
50%
50%
Aceptable
3
3
6
50%
50%
Aceptable
1
4
5
20%
80%
No confiable
19
26
45
Fuente: Cuestionario de Control Interno COSO II-ERM. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
Confiabilidad
58 Tabla N° 14. P.T. J14. Muestra, nivel de riesgo y nivel de confianza general IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
E3
Fecha: 09/07/2018
1/1
Determinar la muestra, el nivel de riesgo y el nivel de confianza de forma global.
Objetivo:
RELEVAMIENTO
đ?‘ đ?‘–đ?‘Łđ?‘’đ?‘™ đ?‘‘đ?‘’ đ?‘?đ?‘œđ?‘›đ?‘“đ?‘–đ?‘Žđ?‘›đ?‘§đ?‘Ž =
đ?‘ đ?‘–đ?‘Łđ?‘’đ?‘™ đ?‘‘đ?‘’ đ?‘&#x;đ?‘–đ?‘’đ?‘ đ?‘”đ?‘œ =
Rangos 75% - 95% 50% - 74% 15% – 49%
đ?‘…đ?‘’đ?‘ đ?‘?đ?‘˘đ?‘’đ?‘ đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ đ?‘?đ?‘œđ?‘ đ?‘–đ?‘Ąđ?‘–đ?‘Łđ?‘Žđ?‘ 19 = = 42,22% đ?‘‡đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘™ đ?‘&#x;đ?‘’đ?‘ đ?‘?đ?‘˘đ?‘’đ?‘ đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ 45
đ?‘…đ?‘’đ?‘ đ?‘?đ?‘˘đ?‘’đ?‘ đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ đ?‘›đ?‘’đ?‘”đ?‘Žđ?‘Ąđ?‘–đ?‘Łđ?‘Žđ?‘ 26 = = 57,78% đ?‘‡đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘™ đ?‘&#x;đ?‘’đ?‘ đ?‘?đ?‘˘đ?‘’đ?‘ đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ 45
Nivel de confianza Alto Moderado Bajo
đ?‘€đ?‘˘đ?‘’đ?‘ đ?‘Ąđ?‘&#x;đ?‘Ž =
CalificaciĂłn
42,22%
Nivel de riesgo 1 2 3
đ?‘›đ?‘–đ?‘Łđ?‘’đ?‘™ đ?‘‘đ?‘’ đ?‘&#x;đ?‘–đ?‘’đ?‘ đ?‘”đ?‘œ 3 = = 60 đ??şđ?‘&#x;đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œ đ?‘‘đ?‘’ đ?‘’đ?‘&#x;đ?‘&#x;đ?‘œđ?‘&#x; 0,05
De acuerdo con el nivel de confianza obtenido en el Cuestionario de Control Interno COSO ERM de 42,22%, la empresa se encuentra en el nivel 3 de riesgo, con el cual se procediĂł a calcular la muestra que dio como resultado 60. Por lo tanto, serĂĄn sujetos a revisiĂłn 60 comprobantes relacionados con el ciclo de inventarios.
Fuente: Cuestionario de Control Interno COSO II-ERM. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna SĂĄnchez
Mg. Ximena GarcĂa
59 Tabla N° 15. P.T. J15. Matriz de recomendaciones IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
E4
Fecha: 12/07/2018
1/3
Elaborar la matriz de recomendaciones de acuerdo con los riesgos encontrados en el Cuestionario COSO ERM.
RELEVAMIENTO N°
1
Componentes
Ambiente de Control
MATRIZ DE RECOMENDACIONES Riesgos Impacto La empresa no ha definido formalmente su estructura organizacional, ni tampoco un manual de funciones que permitan organizar la estructura interna de la empresa.
Alto
No existe responsabilidad y delegación de funciones en el área de bodega. La empresa no establece objetivos respecto al monto de compras.
2
Establecimiento de Objetivos
La empresa no posee objetivos respecto a la rotación de inventarios. Alto
No planifican las compras de mercadería
La empresa no establece objetivos respecto al monto de ventas.
3
Identificación de Eventos
No se registra oportunamente la entrada y salida de la mercadería en la bodega No se realiza periódicamente una toma física del inventario
Medio
Recomendaciones Establecer formalmente la estructura orgánica de la empresa de acuerdo con los cargos existentes en la misma y elaborar un manual de funciones que contenga las tareas específicas que cada empleado debe realizar. Establecer las funciones y responsabilidades que debe efectuar la persona encargada de bodega. Establecer el momento de compras mensual de cada producto en base a ventas realizadas en el último año. Realizar indicadores de rotación de inventarios para conocer el número de veces que el inventario se convierte en dinero. Mantener en bodega solo lo necesario para cubrir la demanda actual, con el objetivo de no tener un sobreabastecimiento. Determinar con anticipación los productos que necesita la empresa para el próximo mes, para lo cual la secretaria deberá elaborar un informe con la mercadería existente en el sistema. Establecer el momento de ventas mensual Establecer un formato para registrar las entradas y salidas de la mercadería para llevar un mejor control del stock de bodega. Realizar tomas físicas de inventarios sorpresivas de los productos estrellas o más vendidos por la empresa.
60
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
E4
Fecha: 12/07/2018
2/3
Elaborar la matriz de recomendaciones de acuerdo a los riesgos encontrados en el Cuestionario COSO ERM.
RELEVAMIENTO MATRIZ DE RECOMENDACIONES N°
3
Componentes
Identificación de Eventos
Riesgos No existen niveles mínimos y máximos para determinar una nueva adquisición de mercadería La empresa no elabora una orden de compra al momento de realizar un nuevo pedido
Impacto
Medio
No existe una persona específica encargada de bodega
4
5
Evaluación del Riesgo
Respuesta al Riesgo
No son coincidentes los registros del sistema contable con las existencias físicas. No existen estándares de calidad para la aceptación o rechazo de la mercadería
La empresa no realiza ningún método de valoración de inventarios.
Medio
Medio
No existen políticas y procedimientos para el almacenamiento de inventarios.
6
Actividades de Control
Las actividades que realizan los empleados algunas veces no tienen que ver con las actividades para las que fueron contratados. No realizan conciliaciones luego de la toma física de inventarios
Medio
Recomendaciones Fijar una cantidad mínima de reposición de mercadería en cada línea de productos para evitar roturas de stock. Establecer un formato de orden compra para tener constancia del producto, cantidad y precio previamente acordado con el proveedor. Delegar a uno de los empleados como bodeguero para que sea la única persona responsable de los reportes de entrada y salida de la mercadería de esa área. Conciliar mensualmente los registros físicos con los registros del sistema contable. Establecer condiciones mínimas de calidad que deben tener los productos para ser aceptados. Establecer un método de valoración de inventarios (FIFO o Promedio) de acuerdo con las políticas o el giro de negocio de la empresa. Establecer políticas y procedimientos para el almacenamiento de inventarios. Definir funciones específicas para cada cargo y establecer horarios fijos de almuerzo para cada empleado con el fin de no coincidir unos con otros. Esclarecer procedimientos para la identificación y justificación de diferencias.
61
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
E4
Fecha: 12/07/2018
3/3
Elaborar la matriz de recomendaciones de acuerdo a los riesgos encontrados en el Cuestionario COSO ERM.
RELEVAMIENTO MATRIZ DE RECOMENDACIONES N°
7
Componentes
Información y Comunicación
Riesgos
Impacto
El sistema contable de la empresa no proporciona información confiable sobre los inventarios. La gerencia no comunica a los empleados los objetivos organizacionales
Ajustar mensualmente el saldo contable con su saldo real.
Medio
No se realizan reportes periódicos de las entradas y salidas de mercadería de bodega. No se supervisan las actividades asignadas al personal encargado de registrar la mercadería en el sistema. No se mide el nivel de cumplimiento de las actividades del personal. 8
Monitoreo y Evaluación
Recomendaciones
Alto No se evalúa periódicamente el nivel de cumplimiento de los proveedores, en cuanto a la entrega de mercadería No se corrigen las diferencias encontradas en la gestión de inventarios.
El gerente de la empresa deberá comunicar de manera trimestral los objetivos organizacionales. Establecer un formato para registrar las entradas y salidas de la mercadería para llevar un mejor control del stock de bodega. Supervisar las actividades asignadas al personal encargado de registrar la mercadería en el sistema Medir el nivel de cumplimiento de las actividades del personal a través de indicadores de eficiencia y efectividad. Evaluar periódicamente el nivel de cumplimiento de los proveedores, en cuanto a la entrega de mercadería Realizar seguimientos para encontrar las causas que originan las diferencias en el inventario.
Fuente: Cuestionario de Control Interno COSO II-ERM. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
62
5.2.3. Aplicar procedimientos de auditoría para evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios. 5.2.3.1.Programa de auditoría para la etapa de ejecución Tabla 13. Programa de ejecución N° Procedimientos Etapa de ejecución Solicite el listado de proveedores de 1 IMPORELLANA S.A Solicite el listado de clientes del último trimestre 2 del año 2017. Solicite los productos de mayor rotación de la 3 empresa. Realice una toma física de inventarios de los 4 productos de mayor rotación. Verifique el correcto registro de los saldos de las 5 facturas de compras en el sistema de la empresa. Verifique el cumplimiento de políticas en el 6 proceso de compras. Verifique el cumplimiento de políticas en el 7 proceso de recepción y almacenamiento. Determine el número de facturas anuladas, faltantes 8 y registradas de ventas. Verifique el cumplimiento de políticas en el 9 proceso de ventas Nota: Programa de ejecución del trabajo de auditoría.
P.T
Fecha
Elaborado por
J1
16-07-2018
JSE
J2
16-07-2018
JSE
J3
19-07-2018
JSE
J4
21-07-2018
JSE
J5
23-07-2018
JSE
J6
24-07-2018
JSE
J7
25-07-2018
JSE.
J8
26-07-2018
JSE
J9
27-07-2018
JSE
63 Tabla N° 16. P.T. J16. Listado de proveedores IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Objetivo:
Elaborado por: JSE
J1
Fecha: 16/07/2018
1/1
Solicitar el listado de proveedores de IMPORELLANA S.A
RELEVAMIENTO N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9
11 12 13 14
Empresa Electrolux C.A. FM Importaciones Crecoscorp. S.A. Marcimex S.A. Cotzul S.A. Fibro Acero S.A. Motsur Cía. Ltda. R.V. Cía. Ltda. Etradev Cía. Ltda. Compañía Gen. Comercio y Mandato S.A. Indumot S.A. Chaide Y Chaide S.A. Tecnomega C.A. Electrofacil Cía. Ltda.
15
Viapcom Cía. Ltda.
16 17 18
24
Compañía Mundo Digital S.A. Importadora Maldonado S.C. Femar S.A. Corporación Jarrín Herrera Cía. Ltda. Mabe Ecuador S.A. Electrodomésticos Andino Duque Cía. Ltda. Incavit S.A. Importadora Créditos La Cascada Indian Motos S.A.
25
Alphacell S.A.
26
Garcés Motors Cía. Ltda.
27
Directv Ecuador C. Ltda.
10
19 20 21 22 23
Dirección Luis Cordero E11-75 e Isabel Av. General Rumiñahui e Isla Baltra Emilio Romero y Benjamín Carrión Antonio Borrero 13-45 y Vega Muñoz Rumichaca 822 y Víctor Manuel Rendón Parque Industrial Machángara Vía a Racar S/N Juan Acevedo 339 y Av. La Gasca Enrique Iturralde y Av. De La Prensa Av. Elías Muñoz S/N y Av. Carlos Paz
Teléfono 3966400 2850990 042922660 2831-991 042565512 072806828 4075518 3201313 6002791 2296300
Octavio Chacón Parque Industrial Av. Los Shyris Km. 4 Vía Sangolquí Ruiz De Castilla y Murgeon - Las Casas Av. Los Chasquis y Av. Julio Jaramillo General Córdova 810 Intersección Junín y Víctor Manuel Rendón Av. 9 De Octubre 827 E/Rumichaca y G. Avilés San Miguel S/N y Av. Quito Av. Machala 910 y 9 De Octubre 1er Piso Remigio Crespo 481 y Ricardo Muñoz
072862698
210343 2767487 042523112 042052985
Km 14.5 Via a Daule S/N Av. De La Prensa N70-121 y Pablo Picasso
2592127
15 De Septiembre Av. Quevedo Lote 2 Urb. Los Rosales Jaime Andrade y Rio Troya
3700315 3707682
Av. 12 De Abril 2-47 Paucarbamba Km 6.8 Vía Samborondon Plaza Lagos Ed. Rambla Oficina. 2.1 y 2.2 Cooperativa Santa Martha Av. Quevedo 622 Av. La Coruña N28-14 Manuel Iturrey. Edif. Santa Fe Piso 8
Fuente: Listado de proveedores emitido por el sistema contable. Elaborado por: Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
2228218 032406206 042562632
Mg. Ximena García
3703277 2989300
64 Tabla N° 17. P.T. J17. Listado de clientes IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Objetivo:
Elaborado por: JSE
J2
Fecha: 16/07/2018
1/6
Solicitar el listado de clientes del último trimestre del año 2017.
RELEVAMIENTO N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35
Apellido Abad Vivanco Abata Reinoso Acosta Gordon Acosta Rodríguez Acosta Tamayo Agila Barberán Aguilar Zambrano Aguirre Peralta Alarcón Figueroa Álava Mendoza Alcívar Jama Alderete Mendieta Anchundia Barahona Andino Ashqui Araujo Abad Arguello Yánez Arteaga Bravo Astudillo Murrieta Ávila Alulima Bajana Rocafuerte Baldeón Galibar Ballesteros Roldan Ballón Zambrano Balseca Leiva Baque Champola Bardales Segura Barragán Aponte Barragán Becerra Barre Díaz Barrera Delgado Benavides Caza Borja Espín Bosques Bravo Basurto Cabezas Medina Sixto
Dirección Av. Chone Km1 Tras De La Clínica San Andres Coop. Nuevo Santo Domingo Av. La Lorena Barrio La Merced El Carmen Barrio Ignacio Andrade Vía Las Mercedes San Antonio Vía Al Placer Plan De Vivienda Coop. El Proletariado Ierak 69 Casa De 1 Planta Color Blanco Con Naranja Vía La 14 Rcto. El Pintado Coop. Unificados Barrio El Libertador Esmeraldas Coop. Juan Eulogio Las Guaduas Quito Vía Chone Ubn. Del Magisterio 13 Quinsaloma Playa De Muerto Vía Pueblo Nuevo Rcto. Charcopa Patricia Pilar Santo Domingo Av. Rio Lelia Calle Ashuar Puerto Quito Esmeraldas - San Enrique Patricia Pilar Urb. Sueño De Bolívar La Unión San Lorenzo Barrio Farfantin Recinto El Dorado Valle Hermoso Rct. Chiguilpe Coop. Gran Colombia Echanique Cueva Patricia Pilar Santa Martha Patricia Pilar Che Guevara Sector 1 Valle Hermoso
Telf. 2760067 0993887349 0982792117 0939322155 0991530705 0968072566 3742434 0985229545 0969136628 0969880452 0969692671 3763214 0982860087 3652302 0980500991 0982346004 063040412 0939857825 0992053749 0986207330 0993354796 0995453953 0995216858 0939772445 0991627947 0939824829 0991767844 0985105858 0981905600 0981629596 0997427259 0991946654 0991808056 0939894398 0997315297
65 IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Objetivo:
Elaborado por: JSE
J2
Fecha: 16/07/2018
2/6
Solicitar el listado de clientes del último trimestre del año 2017.
RELEVAMIENTO N° 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71
Apellido Cabrera Trelles Cagua Macaba Calderón Yaguana Campana Íñiguez Campos Pontón Campoverde Córdova Cárdenas Cedeño Castillo Castro Carranza Cedeño Vélez Chávez Ponce Cisneros Vázquez Corrales Borja Cusme Balda Dávila Montenegro Delgado Arévalo Díaz Crespo Espín Proaño Estrada Alarcón Estrada Erazo Falcones Vera Fierro Piedra Franco Loor Freire García Gaibor Palacios Galarraga Berrones Galarraga Quiña García Calderón García Calle Gavilánez Gaibor Gómez Beltrán González Guerra Granda Aguilar Guerra Vinuesa Haro Oñate Hernández Fonseca
Dirección Mira Flores Flavio Alfaro Coop. Brisas Del Colorado Sector 2 Los Rosales Coop. Virgen Del Cisne Urb. Los Álamos Quinindé Urbanización Portón Del Rio Ciudad Verde Urb. Ciudad Verde El Carmen Latacunga Av. Esmeraldas 801 Y Rio Zamora (Hotel Jimmy) Coop. 16 De Marzo Ucon 1 Calle Rio De Oro Local De Calzado Naty El Portón Coop. 17 De Diciembre Guayaquil Y Esmeraldas Las Mercedes Alluriquín La Concordia Coop. Ciudad Nueva Guayaquil Y Chorrera Del Napa Vive En Viche Urb. Portón Del Rio Calle Ibarra Y Quito Coop. Unificados Barrio Libertador Pedro Vicente Maldonado El Carmen Coop. 9 De Diciembre Calle Caracas Y Rio Yamboya Urb. Vista Hermosa Vía Chone Km 13 Quito Coop Asistencia Municipal N 1 Los Unificados Coop. Los Nogales Casa De 1 Planta Portón Blanco Latacunga
Telf. Casa 0968238243 0989300472 3790673 2761288 2762121 0991589068 0991258549 0997986878 0989522642 0997033283 0994662480 0981657486 2761388 3707058 0988484271 0996144643 0937751131 0981458540 0996675222 0988117987 0960976882 3751371 0994578525 0980448843 0988235741 0960190826 2392942 0993940012 2751165 3795295 0994055128 0998234151 0981907462 0981541175 0982972650 0984310686
66 IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Objetivo:
Elaborado por: JSE
J2
Fecha: 16/07/2018
3/6
Solicitar el listado de clientes del último trimestre del año 2017.
RELEVAMIENTO N° 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108
Apellido Herrera María Hidalgo Herrera Holguín Zambrano Huera Montenegro Ibadango Benítez Ibarra Zambrano Iñiguez Ochoa Intriago Gómez Jácome Chimbo Jama García Jaramillo Ramos Jiménez Vega Jurado Zambrano Lara Bernal Larrea Quiñonez Larriba Lasso Lituma González Llori Tapuy Loayza Loaiza Loor Meza López Barrera Lucas Lin0 Luzuriaga Jumbo Machado Díaz Macías Ganchoso Maigua Orozco Manzaba Leones Marcillo Cusme Márquez Sarango Matamoros Toza Matial López Mejía Alcívar Mendieta Vera Mendoza Briones Mina Cortez Molina Mecías Montero Paredes
Dirección Coop. Mariscal Sucre Urb. El Paraíso Puerto Limón Rcto. La Carlos Julio Julio Moreno Julio Moreno La Unión Km 200 Sector La Marujita Av. Tsafiqui Y Cesar Vallejo Santo Domingo Urb. El Centenario Esmeraldas Santo Domingo. Valle Hermoso Coop. Plan De Vivienda Barrio 25 De Diciembre Coop. Rosita De Saron Tras De La Coca Cola Calle Guayaquil 517 Y Pallatanga Av. 3 De Julio Entre Ibarra Y Latacunga La Concordia Coop. 20 De Octubre Av. Quito Y Cocaniguas "Dismavic" Km 4 Vía Quito S/N Y Margen Derecho () Urb. San Carlos El Carmen Santo Domingo Latacunga El Carmen La Bramadora Urb. Sueño De Bolívar Coop. San Ignacio Jorge Mahuad La Unión Vía Quevedo Km 3 1/2 Coop. Los Alpes El Carmen La Concordia Vía Quevedo La Reforma Casa De 1 Planta De Madera Sector Terminal Terrestre Santa Martha Coop. Plan De Vivienda Coop. Municipal Sector 2
Telf. Casa 0967704385 0981058459 0985350769 999751282 0993426577 0967267044 0994068166 0939780070 0993735064 0986180068 0994728457 0979662742 0990164613 0989548040 2746229 2763489 0999454474 0991861246 2762904 2750099 0990373219 0980449872 0988932018 0984133917 3018276 0987142577 0967132485 0996750248 2749242 0990633594 0980948138 0989378561 0988238419 0993972692 0999316116 0986416840 0999600640
67 IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Objetivo:
Elaborado por: JSE
J2
Fecha: 16/07/2018
4/6
Solicitar el listado de clientes del último trimestre del año 2017.
RELEVAMIENTO N° 109 110 111 112 113 114 115
Apellido Moreira Cornejo Muñoz López Naranjo Sandoval Narváez Ordoñez Navarrete Verduga Núñez Guerrero Ojeda Carrera
116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145
Olmos Quiguango Olvera Valencia Oña Torres Ordoñez Mendoza Orellana Zambrano Ortiz García Ostaiza Cevallos Pacheco Moreira Palacios López Peña Piña Peralta Zambrano Pincay Intriago Quezada Elizalde Quiñonez Álava Quito Riofrío Ramos García Rea Yance Reina Patrón Reinoso Polo Rendón Contreras Rey Manuel Rivas Chamba Rivera Mangado Roca Echeverría Rodríguez Mendoza Rojas Bravo Rosales Yela Rubiano Chica Rueda Aponte Ruiz Solórzano
Dirección Av. Chone Rct. Las Delicias Esposa De Teddy Marcillo Flavio Alfaro Alluriquín Urbanización María Del Carmen Puerto Limón Atacames Hotel Milamar Calle Galápagos 406 Cuenca Y Riobamba Tras El Colegio Japón Vía Quevedo Km 5 Coop. Los Girasoles Ibarra Y 3 De Julio Casa De Don Soto Coop. 15 De Septiembre Flavio Alfaro Av. Guayaquil Y Correa Del Napa Coop. Los Alpes Flavio Alfaro Santo Domingo Vía Chone Km 4 Coop. Nueva Aurora Latacunga Coop. Cristo Vive Av. Los Colonos Coop. Heriberto Maldonado Av. 3 De Julio Y Riobamba Los Naranjos Coop. 29 De Diciembre Los Ángeles Vía La 14 Playa De Muerto Santa Martha Sector 2 Latacunga Vía Quinindé Km 8 Av. 3 De Julio E Ibarra Juan Eulogio Av. Tsafiqui La Independencia El Carmen Valle Hermoso Vía Quevedo Km 7 3 De Julio Y San Miguel Av. 29 De Mayo Y Tulcán Parroquia Luz De América
Telf. Casa 0985509430 0968520143 0997246066 0982357149 0985167476 0997898681 0996323612 0969123222 0992440451 0989419709 0989475680 0939695885 0939628370 0999390533 0992338642 0969990399 0999938804 0979884547 0982431081 0992208635 0985031515 0981077359 0969815820 0978698127 0994141816
0998914130 0999130296 2754235 0995354026 2743077 0997560594 0994659323 0994254764 3740778 2753221 2758676 2722057
68 IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Objetivo:
Elaborado por: JSE
J2
Fecha: 16/07/2018
5/6
Solicitar el listado de clientes del último trimestre del año 2017.
RELEVAMIENTO N° 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182
L
Apellido
Dirección
Telf. Casa
Ruiz Villalba Sabando Vera Salazar Calderón Salinas Cabezas Saltos Cevallos Samaniego Anaguano Sanchez Ortiz Santana Loor Santander Cedeño Santos Lara Silva Vera Solano Muñoz Solís Chila Solórzano Sotelo Solarte Suarez Ibarra Suquilanda Hurtado Tapia Ayuquina Tigasi Guerrero Tinoco Ramón Toala Reyes Tobar López Toro Feijoo Triviño Gordillo Trujillo Sanchez Ulloa Pena Uribe Córdova Valdivieso Anualiza Valencia Espinoza Valladares Castrillón Vallejo Gaibor Vargas Arias Velasco Guerrero Vélez García Vera Palma Verdezoto Ruíz Villagómez Freire
Quito La Concordia Vía Quevedo Km 5 Lotización San Rafael Calle 2 Casa 2 Coop. Juan Eulogio Avenida 6 De Noviembre Y Rio Toachi Virgilio Abarca Coop. Santa Martha Sector 3 Brisas Del Colorado Vía El Búa Puerto Limón Rcto. Las Mercedes La Concordia Vía Chone Km 17 Margen Derecho Hacienda La Belén Patricia Pilar San Ignacio Las Golondrinas Rcto. Los Jadillos Finca El Recreo Coop. 2 De Mayo Los Rosales Quinta Etapa Vía Quito Rcto. Chitoa Santo Domingo Ubn. Ciudad Verde Santo Domingo Coop. Sueño De Bolívar Urb. Los Girasoles 3ra Etapa Mz 17 Lote 4 Nuevo Israel Coop. Fernando Daquilema Alluriquín Vía Quevedo Km 6 Vía Chamanga Km 30 Santo Domingo Av. 29 De Mayo S/N Y Ibarra Y Latacunga (Cybercomp) Coop. Santa Martha Coop. Libre Ecuador Abraham Calazacón Y Tsáchila Flavio Alfaro Ciudadela Grijalva Av. Luis Naveda Loreto Av. 29 De Mayo 736 Y Ambato (Hotel Covi Center)
0960440487 990314864 0988095163 0990820427 0996080271 0991242190 0989224086 0968516249 0999682829 0988014336 0959045978 2725195 0999551758 0985032417 0986513715 0968017470 0990188905 0982301018 0997504999 0959801828 0992779853 0992136538 3791089 0960126416 0988344264 0994588494 0967198475 0939453753 0983616149 0959458527 2743442 0990101483 0991804862 0981137774 0968212193 062892146 2754237
69 IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Objetivo:
Elaborado por: JSE
J2
Fecha: 16/07/2018
6/6
Solicitar el listado de clientes del último trimestre del año 2017.
RELEVAMIENTO N° 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192
Apellido
Dirección
Telf. Casa
Vinces Solórzano Vozmediano Calderón Wila Quintero Yailen Rodríguez Yandun Pérez Yela Loor Zambrano Aizprúa Zambrano Ávila Zambrano Bravo Zamora Zambrano
0990808170 022768290 0939556132 0987907171 0997779562 0998613614 0985555664 0990422321 0988900095 0998867027
193 194 195 196
Zapata Ponce Zuma Ponce Zúñiga Moscoso Zurita Hernández
El Paraíso La 14 Av. 3 De Julio Entre Ibarra Y Latacunga Las Golondrinas Latacunga Vía Quevedo Los Ángeles Vía Las Mercedes La Bramadora Vía La Concordia Km 32 Pedernales Pedro Vicente Maldonado Vía Salto Del Tigre Hacienda El Juncal Urb. Ciudad Verde Calle 28 Y Calle 12 Los Ángeles Km 52 Vía Quevedo Coop. Heriberto Maldonado Sector 3 Mocache 7 de la Vía Asfaltada
Fuente: Listado de clientes emitido por el sistema contable. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
0989367599 994168220 0988993154 0981144897
70 Tabla N° 18. P.T. J20. Productos de mayor rotación IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J3
Fecha: 19/07/2018
1/2
Solicitar los productos de mayor rotación de la empresa.
Objetivo:
RELEVAMIENTO
L
Ítem
Código
Descripción
T. Vendidos
1
443
Válvula De Gas Quick-On
408
2
630
Cable Coaxial 305 Mtrs
345
3 4
83 139
Cilindro Gas DVD Dp132
273 242
5
218
Licuadora 4655 Mex.
234
6
1388
Caja Amplific. Bzk-B-115N 20.000
191
7
1343
Caja Amplific. Bzk-B-115A Colores 20.000
185
8
1183
Antena Kit Pre-Pago Hd
184
9
98
Cocineta Ragazza C/T 6q Inox
168
10
1223
TV G32sdn5a Smart/Android/Hd
165
11
104
Colchón Imperial 1 1/2 23cm
151
12
340
Refrigerador Ri375 Cr 10p
143
13
637
Cocineta Fiorentina 4q S/T
142
14
95
Cocineta Fiorentina C/T
107
15
657
Lavadora LRI 15 Bl
97
16 17
1376 1325
Celular J7 Prime Smart TV L32D2930
94 91
18
1505
Smart TV L32J600B
84
19
1602
TV Rled-Dsg32che3000 Smart
82
20
265
Plancha 4112
77
21
344
Refrigerador Ri395 Quarzo Cr
76
22
921
TV L24b2800 Led Isdb-T
69
23
1282
TV Un32j4300dhc Led Smart TV
69
24
1058
Cocineta Florencia 4q C/T Inox
65
25
809
Lavadora Smclv29sbn 13kg Bl
62
26 27 28 29 30 31 32
328 426 701 1539 181 1329 1387
Refrigerador Rg200 Nf Steel Vitrina Vfv-520 Vf5019 L/Led Casco Para Motocicleta Parlante Bzk- B 2115n 50.000w Lavadora Ewte15m3fsujw Cocina Toledo 4q Cr Caja Amplific. Bzk-B-115a Colores 30.000
61 59 59 52 50 50 50
71 IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J3
Fecha: 19/07/2018
2/2
Determinar los productos de mayor rotación de la empresa
Objetivo:
RELEVAMIENTO Ítem 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49
Código 892 111 261 305 1149 1346 110 362 223 1242 1409 13 364 434 585 1295 1352
50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60
357 1433 1480 1065 1477 59 113 1345 1168 581 10
Descripción Cocineta Florencia Inox Plus Negro Colchón Imperial 2pl 27cm Moto Gne 151 Motosierra Ms-660 Plancha 4801 Moto 150at-10 Colchón Imperial 2pl 23cm Refrigerador Ri480 Quarzo Cr Licuadora Bpst02-B00-012 Horno Elite TV C48pifs Fhd Curve Smart Antena Tipo Caracol Refrigerador Ri530 Bl 17p Dezbrozadora Fs-280 Congelador Ci-400 Bl Mini Bar Mr-101 Bl Moto 250gy-8 Refrigerador Ri425 Quarzo Cr Plancha Sie10 Lavadora In-Lav15dt 15kg Bl Juego De Sartenes 3pcs Dvd-E360k Usb/Karaoke/Usb Bomba De Fumigar Sr-420 Colchón Orto Pillow Top 2pl Moto 250gy-50 Extractor/Jugo Fpstje317 Tabla De Planchar 6cj Almohada Memory Foam
Fuente: Listado de los productos más vendidos emitido por el sistema contable. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
T. Vendidos 49 48 46 46 46 45 45 40 39 38 37 34 32 32 32 32 32 31 31 31 30 28 27 25 25 24 23 22
72 Tabla N° 19. P.T. J21. Toma física de inventarios IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J4
Fecha: 21/07/2018
1/3
Realizar una toma física de inventarios de los productos de mayor rotación.
Objetivo:
RELEVAMIENTO Ítem
Código
Descripción
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
443 630 83 139 218 1388 1343 1183 98 1223 104 340 637 95 657 1376 1325 1505 1602 265 344 921 1282 1058 809 328
VALVULA DE GAS QUICK-ON CABLE COAXIAL 305 MTRS CILINDRO GAS DVD DP132 LICUADORA 4655 MEX. CAJA AMPLIFIC. BZK-B-115N 20.000 CAJA AMPLIFIC. BZK-B-115A COLORES 20.000 ANTENA KIT PRE-PAGO HD COCINETA RAGAZZA C/T 6Q INOX TV. G32SDN5A SMART/ANDROID/HD COLCHON IMPERIAL 1 1/2 23CM REFRIGERADOR RI375 CR 10P COCINETA FIORENTINA 4Q S/T COCINETA FIORENTINA C/T LAVADORA LRI 15 BL CELULAR J7 PRIME SMART TV L32D2930 LED SMART TV L32J600B TV. RLED-DSG32CHE3000 SMART PLANCHA 4112 REFRIGERADOR RI395 QUARZO CR TV. L24B2800 LED ISDB-T TV. UN32J4300DHC LED SMART TV COCINETA FLORENCIA 4Q C/T INOX LAVADORA SMCLV29SBN 13KG BL REFRIGERADOR RG200 NF STEEL
Unidades Costo unitario Según Registro Según Conteo 3,16 105 45 ƛ 0,17 593 428 ƛ 44,85 111 99 ƛ 31,25 101 96 ƛ 62,86 57 57 ƛ 166,36 27 31 ƛ 187,20 26 22 ƛ 46,14 88 72 ƛ 179,11 2 1 ƛ 235,53 40 36 ƛ 64,56 9 11 ƛ 395,21 12 12 ƛ 72,70 4 7 ƛ 84,33 6 3 ƛ 258,03 1 1 ƛ 240,00 4 4 ƛ 278,07 3 8 ƛ 346,82 38 33 ƛ 259,57 19 20 ƛ 15,32 20 17 ƛ 377,30 4 4 ƛ 215,69 1 1 ƛ 349,00 2 1 ƛ 116,76 1 1 ƛ 213,55 6 6 ƛ 361,61 11 11 ƛ
Diferencia en Cantidad -60 -165 -12 -5 0 4 -4 -16 -1 -4 2 0 3 -3 0 0 5 -5 1 -3 0 0 -1 0 0 0
Diferencia en Costo -189,50 -27,69 -538,26 -156,27 0 665,44 -748,81 -738,17 -179,11 -942,13 129,11 0 218,11 -252,98 0 0 1390,35 -1734,12 259,57 -45,95 0 0 -349 0 0 0
72
73 IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J4
Fecha: 21/07/2018 Realizar una toma física de inventarios de los productos de mayor rotación.
Objetivo:
2/3
RELEVAMIENTO Ítem
Código
Descripción
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53
426 701 1539 181 1329 1387 892 111 261 305 1149 1346 110 362 223 1242 1409 13 364 434 585 1295 1352 357 1433 1480 1065
VITRINA VFV-520 VF5019 L/LED CASCO PARA MOTOCICLETA PARLANTE BZK- B 2115N 50.000W LAVADORA EWTE15M3FSUJW COCINA TOLEDO 4Q CR CAJA AMPLIFIC. BZK-B-115A COLORES 30.000 COCINETA FLORENCIA INOX PLUS NEGRO COLCHON IMPERIAL 2PL 27CM MOTO GNE 151 MOTOSIERRA MS-660 PLANCHA 4801 MOTO 150AT-10 COLCHON IMPERIAL 2PL 23CM REFRIGERADOR RI480 QUARZO CR LICUADORA BPST02-B00-012 HORNO ELITE TV. C48PIFS FHD CURVE SMART ANTENA TIPO CARACOL REFRIGERADOR RI530 BL 17P DEZBROZADORA FS-280 CONGELADOR CI-400 BL MINIBAR MR-101 BL MOTO 250GY-8 REFRIGERADOR RI425 QUARZO CR PLANCHA SIE10 LAVADORA IN-LAV15DT 15KG BL JUEGO DE SARTENES 3PCS
Unidades Costo unitario Según Registro Según Conteo 741,30 9 7 ƛ 7,59 17 17 ƛ 257,15 14 14 ƛ 242,44 68 65 ƛ 211,38 10 10 ƛ 237,20 26 23 ƛ 140,21 1 1 ƛ 91,37 5 5 ƛ 1.189,82 4 4 ƛ 800,00 3 1 ƛ 14,27 51 46 ƛ 872,33 17 17 ƛ 88,56 18 16 ƛ 500,70 9 5 ƛ 82,13 25 19 ƛ 32,61 4 4 ƛ 533,14 13 13 ƛ 7,00 5 5 ƛ 490,60 7 7 ƛ 515,00 8 8 ƛ 559,98 4 4 ƛ 125,98 11 11 ƛ 1.251,70 9 3 ƛ 455,06 20 24 ƛ 15,68 2 2 ƛ 245,78 14 14 ƛ 12,89 7 7 ƛ
Diferencia en Cantidad -2 0 0 -3 0 -3 0 0 0 -2 -5 0 -2 -4 -6 0 0 0 0 0 0 0 -6 4 0 0 0
Diferencia en Costo 1.482,61 0 0 727,31 0 561,61 0 0 0 1.600,00 71,36 0 177,12 2.002,79 492,80 0 0 0 0 0 0 0 7.510,21 1.820,22 0 0 0
73
74
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J4
Fecha: 21/07/2018
3/3
Realizar una toma física de inventarios de los productos de mayor rotación.
Objetivo:
RELEVAMIENTO Ítem
Código
54
1477
55
59
56
Descripción
Costo unitario
Unidades Según Registro Según Conteo
Diferencia en Cantidad
Diferencia en Costo
44,28
6
6
ƛ
0
0
BOMBA DE FUMIGAR SR-420
435,87
4
2
ƛ
-2
-871,74
113
COLCHON ORTO PILLOW TOP 2PL
171,39
17
14
ƛ
-3
-514,17
57
1345
MOTO 250GY-50
1.245,69
10
16
ƛ
6
7.474,11
58
1168
EXTRACTOR/JUGO FPSTJE317
99,71
6
6
ƛ
0
0
59
581
TABLA DE PLANCHAR 6CJ
16,80
1
1
ƛ
0
0
60
10
ALMOHADA MEMORY FOAM
20,57
10
6
ƛ
-4
-82,29
1726
1430
ƛ
-296
-10.039,05
DVD DVD-E360K USB/KARAOKE/USB
Marcas:
ƛ Verificado con el sistema contable, Cantidad sumada y es correcto el resultado.
Fuente:
Stock de inventario del año 2018.
Condición: Diferencia de saldos en 296 artículos que la empresa comercializa. Criterio: Las unidades registradas en el sistema contable deben ser las mismas a las unidades físicas que se encuentran en las instalaciones de la empresa. Según el principio contable de realización toda actividad se registra en el momento en que se realiza. Además la afirmación de valuación en auditoria señala que cada transacción debe estar correctamente calculada y registrada por su monto apropiado. Causa: La causa de estas diferencias es la reparación técnica que la empresa ofrece a los clientes, la cual si demora mucho, el Gerente da orden de proporcionar un artículo nuevo a los clientes, el cual no se factura ni se registra su salida, produciendo faltantes. Además de error al momento de registrar las salidas de mercadería en el sistema contable debido a la similitud en la descripción de los artículos. Efecto: Inventario subvalorado en $10.039,05. Elaborado por: Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
74
75 Tabla N° 20. P.T. J19. Saldos de facturas de compras IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Objetivo:
Elaborado por: JSE
J5
Fecha: 23/07/2018
1/2
Verificar el correcto registro de los saldos de las facturas de compras en el sistema de la empresa.
RELEVAMIENTO N°
Fecha
N° Factura
Proveedor
Saldo Empresa
Saldo Auditado
Diferencia
1
03/10/2017 001020000045696
PROMACOFI CIA.LTDA.
1638,88 ƛ
1638,88 ʄ
0,00
2
04/10/2017 006103000020402
IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
2520,13 ƛ
2520,13 ʄ
0,00
3
05/10/2017 070006000031302
CRECOSCORP. S.A.
1237,49 ƛ
1237,49 ʄ
0,00
4
07/10/2017 001003000165418
VILLAGOMEZ GLADYS
510,40 ƛ
510,40 ʄ
0,00
5
10/10/2017 001051000018846
INDUGLOB S.A.
15177,86 ƛ
15177,86 ʄ
0,00
6
13/10/2017 006103000020561
IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
3031,57 ƛ
3031,57 ʄ
0,00
7
17/10/2017 001051000018913
6949,89 ƛ
6949,89 ʄ
0,00
8
17/10/2017 001102000016123
INDUGLOB S.A. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA.
28257,88 ƛ
28257,88 ʄ
0,00
9
18/10/2017 003001000038204
FIBRO ACERO S.A.
8950,64 ƛ
8950,64 ʄ
0,00
10
18/10/2017 006103000020612
IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
2416,36 ƛ
2416,36 ʄ
0,00
11
19/10/2017 003001000028213
FIBRO ACERO S.A.
6747,63 ƛ
6747,63 ʄ
0,00
12
19/10/2017 003001017043208
TECNOMEGA C.A.
1195,13 ƛ
1195,13 ʄ
0,00
13
20/10/2017 006103000020692
IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
6184,36 ƛ
6184,36 ʄ
0,00
14
21/10/2017 002024000000014
4588,65 ƛ
4588,65 ʄ
0,00
15
23/10/2017 001001000000040
PROMACOFI CIA.LTDA. CEDEÑO MACIAS WELINGTON RAFAEL
207,90 ƛ
207,90 ʄ
0,00
16
24/10/2017 004801000028622
1323,07 ƛ
1323,07 ʄ
0,00
17
25/10/2017 001001000000526
1267,20 ƛ
1267,20 ʄ
0,00
18
26/10/2017 022508000005962
MOTSUR CIA.LTDA. DELGADO IGUASNA ANA MARIBELLA CORPORACION JARRIN HERRERA CIA. LTDA.
5840,32 ƛ
5840,32 ʄ
0,00
19
27/10/2017 001051000019026
15266,09 ƛ
15266,09 ʄ
0,00
20
31/10/2017 001001000008315
INDUGLOB S.A. VACA SUAREZ ELIZABETH DEL ROSARIO
4695,51 ƛ
4695,51 ʄ
0,00
21
09/11/2017 001013000007000
FEMAR S.A.
3698,74 ƛ
3698,74 ʄ
0,00
22
11/11/2017 006103000021122
IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
20858,37 ƛ
20858,37 ʄ
0,00
23
13/11/2017 004801000029738
MOTSUR CIA.LTDA.
1105,09 ƛ
1105,09 ʄ
0,00
24
13/11/2017 006103000021216
5339,36 ƛ
5339,36 ʄ
0,00
25
14/11/2017 002101000000954
13167,36 ƛ
13167,36 ʄ
0,00
26
15/11/2017 001102000016727
38581,93 ƛ
38581,93 ʄ
0,00
27
15/11/2017 001103000010607
IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. COMERCIALIZADORA INTER TRADE INTERTRADECOM S.A. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA.
2177,82 ƛ
2177,82 ʄ
0,00
28
18/11/2017 001020000046903
PROMACOFI CIA.LTDA.
3683,44 ƛ
3683,44 ʄ
0,00
29
18/11/2017 065501000003847
MARCIMEX S.A.
7923,44 ƛ
7923,44 ʄ
0,00
30
20/11/2017 001005000072300
CHAIDE Y CHAIDE S.A.
691,21 ƛ
691,21 ʄ
0,00
31
20/11/2017 006103000021766
IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
4192,04 ƛ
4192,04 ʄ
0,00
32
21/11/2017 004801000030397
MOTSUR CIA.LTDA.
1301,07 ƛ
1301,07 ʄ
0,00
33
23/11/2017 001051000019240
INDUGLOB S.A.
22644,40 ƛ
22644,40 ʄ
0,00
34
24/11/2017 003001000038644
FIBRO ACERO S.A.
4545,13 ƛ
4545,13 ʄ
0,00
L
76
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Objetivo:
Elaborado por: JSE
J5
Fecha: 23/07/2018
2/2
Verificar el correcto registro de los saldos de las facturas de compras en el sistema de la empresa.
RELEVAMIENTO N°
Fecha
N° Factura
Proveedor
Saldo Empresa
Saldo Auditado
12695,64 ƛ
12695,64 ʄ
0,00
698,22 ƛ
698,22 ʄ
0,00
6713,96 ƛ
6713,96 ʄ
0,00
1659,44 ƛ
1659,44 ʄ
0,00
Diferencia
35
24/11/2017 065501000003905
36
25/11/2017 013801000252053
37
27/11/2017 001102000017090
38
28/11/2017 022508000006437
MARCIMEX S.A. GERARDO ORTIZ E HIJOS CIA. LTDA. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA. CORPORACION JARRIN HERRERA CIA. LTDA.
39
29/11/2017 001051000019310
INDUGLOB S.A.
11790,24 ƛ
11790,24 ʄ
0,00
40
30/11/2017 001011000005426
10712,62 ƛ
10712,62 ʄ
0,00
41
01/12/2017 002101000001032
13491,33 ƛ
13491,33 ʄ
0,00
42
05/12/2017 001103000010978
INDIAN MOTOS INMOT S.A. COMERCIALIZADORA INTER TRADE INTERTRADECOM S.A. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA.
1165,30 ƛ
1165,30 ʄ
0,00
43
09/12/2017 001021000036629
PROMACOFI CIA.LTDA.
44
11/12/2017 001011000005553
45
12/12/2017 002101000001057
46
13/12/2017 001102000017432
INDIAN MOTOS INMOT S.A. COMERCIALIZADORA INTER TRADE INTERTRADECOM S.A. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA.
47
14/12/2017 001013000007208
48
15/12/2017 001011000005589
49
79,92 ƛ
79,92 ʄ
0,00
6198,93 ƛ
6198,93 ʄ
0,00
10525,26 ƛ
10525,26 ʄ
0,00
20776,98 ƛ
20776,98 ʄ
0,00
FEMAR S.A.
2228,77 ƛ
2228,77 ʄ
0,00
INDIAN MOTOS INMOT S.A.
7141,75 ƛ
7141,75 ʄ
0,00
16/12/2017 004801000031915
MOTSUR CIA.LTDA.
1323,06 ƛ
1323,06 ʄ
0,00
50
18/12/2017 006103000022410
15976,24 ƛ
15976,24 ʄ
0,00
51
19/12/2017 001102000017551
IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA.
21848,28 ƛ
21848,28 ʄ
0,00
52
20/12/2017 004801000032229
17014,23 ƛ
17014,23 ʄ
0,00
53
21/12/2017 001102000017686
MOTSUR CIA.LTDA. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA.
12286,70 ƛ
12286,70 ʄ
0,00
54
22/12/2017 001005000074627
CHAIDE Y CHAIDE S.A.
5271,03 ƛ
5271,03 ʄ
0,00
55
23/12/2017 004801000032362
1085,90 ƛ
1085,90 ʄ
0,00
56
26/12/2017 001102000017759
MOTSUR CIA.LTDA. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA.
26109,73 ƛ
26109,73 ʄ
0,00
57
26/12/2017 001901000015767
4088,42 ƛ
4088,42 ʄ
0,00
58
27/12/2017 002101000001135
2181,16 ƛ
2181,16 ʄ
0,00
59
29/12/2017 065501000004157
60
VIAPCOM CIA. LTDA. COMERCIALIZADORA INTER TRADE INTERTRADECOM S.A.
MARCIMEX S.A. 5143,66 ƛ 5143,66 ʄ 0,00 VACA SUAREZ ELIZABETH DEL 30/12/2017 001001000008466 ROSARIO 3175,92 ƛ 3175,92 ʄ 0,00 ƛ Verificado con el sistema contable, ʄ Verificado con documentación física, Cantidad
Marcas:
Fuentes:
sumada y es correcto el resultado.
Base de datos de facturas de compra del sistema contable y facturas físicas de compras del último trimestre del 2017.
Mediante verificación con documentación física se pudo comprobar que el 100% de las facturas de compra emitidas por los proveedores están correctamente registradas en el sistema contable que manejan. Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
77 Tabla N° 21. P.T. J22. Cumplimiento de políticas en el proceso de compras. IMPORELLANA S.A Elaborado por: JSE GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Fecha: 24/07/2018 Objetivo:
J6 1/1
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de compras.
RELEVAMIENTO Resumen Específico Alternativas Copia nota pedido Firma autorización Cotización
ʄ ʄ ʄ
Incumplimiento 67% 67% 93%
Total 100% 100% 100%
Ref. Anexo 8 8 8
Alternativas Cumplimiento Políticas
Resumen General Cumplimiento Incumplimiento ʄ 24% ʄ 76%
Total 100%
Ref. Anexo 8
Marcas: Fuente:
Condición
Criterio
Causa
Efecto
Cumplimiento 33% 33% 7%
ʄ ʄ ʄ
ʄ Verificado con documentación física Cantidad sumada y es correcto el resultado Archivo físico de facturas de compras del último trimestre del 2017. Atributos del Hallazgo El 24% de las facturas de compras revisadas cumplen con la documentación requerida para la adquisición de mercadería, sin embargo, el 76% de las facturas no cumple con la documentación obligatoria. Según las políticas señaladas en el proceso de compras de IMPORELLANA S.A, la documentación requerida es la copia de la nota de pedido que efectúan los proveedores, la firma de autorización del gerente y la cotización de la mercadería. La mayoría de los proveedores realizan las notas de pedido de manera electrónica, por lo que IMPORELLANA S.A no puede solicitar una copia de la nota de pedido que realizan los mismos, por ende, la política de firma de autorización tiene el mismo porcentaje de incumplimiento. Además, existe incumplimiento por parte del gerente al momento de realizar la cotización de los costos de la mercadería en casi la totalidad de los pedidos. Incertidumbre al momento de la recepción de la mercadería al no tener documentos respaldo del pedido que se realizó previamente.
Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
78 Tabla N° 22. P.T. J23. Cumplimiento de políticas en el proceso de recepción y almacenamiento. IMPORELLANA S.A Elaborado por: JSE GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Fecha: 25/07/2018 Objetivo:
J7 1/1
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de recepción y almacenamiento
RELEVAMIENTO Resumen Específico Alternativas
Cumplimiento
Incumplimiento
Total
Ref. Anexo
Guía de remisión
ʄ
100%
ʄ
0%
100% 100%
9
Acorde con Nota de Pedido
ʄ
87%
ʄ
13%
Factura
ʄ
100%
ʄ
0%
100% 100%
9
Documentos Archivados
ʄ
100%
ʄ
0%
Registro sistema
ƛ
100%
ƛ
0%
9
100%
100% 100%
Registro bodega
ʄ
0%
ʄ
Recibido por asistente bodega
ʄ
93%
ʄ
7%
100%
9
Total
Ref. Anexo
100%
9
9 9 9
Resumen General Alternativas
Cumplimiento
Incumplimiento
Cumplimiento Políticas
ʄ
ʄ
83%
17%
ʄ Verificado con documentación física Marcas
ƛ Verificado con el sistema
Fuente:
Cantidad sumada y es correcto el resultado Archivo físico de facturas de compras del último trimestre del 2017.
Condición
Criterio
Causa
Efecto
Atributos del Hallazgo El 83% de las facturas de compras revisadas cumplen con la documentación requerida para la adquisición de mercadería, sin embargo, el 17% de las facturas no cumple con la documentación obligatoria. Según las políticas señaladas en el proceso de recepción y almacenamiento de IMPORELLANA S.A, la documentación requerida es la guía de remisión, la copia de la nota de pedido y factura. Además según el principio de contabilidad de realización todo movimiento debe ser correctamente registrado. La empresa no cuenta con un documento físico que le permita registrar las entradas y salidas de la mercadería de bodega, con el objetivo de realizar reportes de inventario cuando sean necesarios. Desconocimiento del inventario real o físico que posee la empresa en las instalaciones o bodegas del local.
Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
79 Tabla N° 23. P.T. J18. Número de facturas anuladas, faltantes y registradas IMPORELLANA S.A Elaborado por: JSE GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Fecha: 26/07/2018
J8 1/1
Determinar el número de facturas anuladas, faltantes y registradas de ventas.
Objetivo:
RELEVAMIENTO N° Factura
Mes
Desde
Hasta
Total Facturas
Facturas Anuladas
Facturas Faltantes
Facturas Emitidas
Facturas Registradas
Enero
001-001-34137
001-001-34515
387
ƛ
5
ƛ
0
382
Febrero
001-001-34516
001-001-34877
378
ƛ
16
ƛ
0
362
378
Marzo
001-001-34878
001-001-35275
397
ƛ
12
ƛ
0
385
397
Abril
001-001-35276
001-001-35743
467
ƛ
9
ƛ
0
458
467
Mayo
001-001-35744
001-001-36279
535
ƛ
16
ƛ
0
519
535
Junio
001-001-36280
001-001-36692
412
ƛ
19
ƛ
0
393
412
Julio
001-001-36693
001-001-37145
452
ƛ
12
ƛ
0
440
452
Agosto
001-001-37146
001-001-37578
432
ƛ
11
ƛ
0
421
432
Septiembre 001-001-37579
001-001-37929
350
ƛ
12
ƛ
0
338
350
Octubre
001-001-37930
001-001-38271
341
ƛ
11
ƛ
0
330
341
Noviembre 001-001-38272
001-001-38725
453
ƛ
9
ƛ
0
444
453
Diciembre
001-001-38726
001-001-39358
632
ƛ
21
ƛ
0
611
632
Fuente:
Base de datos de facturas emitida por el sistema contable.
ƛ Verificado con el sistema contable Marcas:
Cantidad sumada y es correcto el resultado
Mediante verificación con el sistema contable se pudo comprobar que el 100% de las facturas de venta emitidas por la empresa son registradas en el sistema contable que manejan.
Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
80 Tabla N° 24. P.T. C9. Cumplimiento de políticas en el proceso de ventas. IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J9
Fecha: 27/07/2018
1/1
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de ventas.
Objetivo:
RELEVAMIENTO Resumen Específico Alternativas Registro sistema Documento respaldo
Cumplimiento
Incumplimiento
Total
Ref. Anexo
ƛ
100%
ƛ
0%
100%
10
ʄ
100%
ʄ
0%
100%
10
Resumen General Alternativas Cumplimiento Políticas
Cumplimiento ʄ
100%
Incumplimiento ʄ
0%
Total
100%
Ref. Anexo 10
ʄ Verificado con documentación física Marcas:
Fuente:
ƛ Verificado con el sistema Cantidad sumada y es correcto el resultado Base de datos de las facturas de ventas emitida por el sistema contable y archivos en físico de las facturas de ventas.
Mediante una revisión física se pudo comprobar que la empresa sí cuenta con un documento respaldo de las ventas que realiza, ya que posee archivado los tickets de venta que arroja el sistema con cada venta que la empresa realiza. De igual forma, se verificó que la empresa registra el 100% de las ventas que efectúa en el sistema contable que maneja.
Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
81
5.2.4. Elaborar un informe acerca de los hallazgos encontrados en la evaluación que ayude en la toma de decisiones en la gestión de inventarios. 5.2.4.1.Carta a gerencia Santo Domingo, 14 de agosto de 2018 Sr. Robert Orellana Gerente de IMPORELLANA S.A Presente. Como trabajo de auditoría, se ha realizado una evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios de la empresa IMPORELLANA SA, durante el periodo el 2017, se analizaron los procesos que intervienen en la compra, almacenamiento, recepción y venta de la mercadería que comercializa la compañía. El objetivo de la auditoria fue evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos y operativos de la empresa con el fin de mejorar el desempeño organizacional. La administración de IMPORELLANA S.A es responsable de establecer y mantener controles internos para la gestión de inventarios. Para cumplir con esta responsabilidad, la administración debe hacer estimaciones y juicios para evaluar los beneficios esperados y costos relativos a las políticas y procedimientos de control interno. Sin embargo, debido a las limitaciones inherentes de todo sistema de control interno, pueden existir errores o irregularidades no detectados. De igual forma, se realizaron pruebas de auditoria a una parte de las operaciones y transacciones de la empresa, es decir que no se emite una opinión del control interno de la empresa en su conjunto. Sin embargo, se pudo identificar deficiencias en la gestión de inventarios que de no ser rectificadas a tiempo pueden afectar el desempeño futuro de la empresa. Agradezco una vez más la colaboración recibida de los funcionarios y colaboradores de la empresa y estoy en la mejor disposición de ampliar y aclarar el informe de hallazgos que se adjunta a continuación. Atentamente, Jhoanna Sánchez Estudiante de auditoría
82
5.2.4.2.Informe de hallazgos El siguiente informe de auditoría presenta los hallazgos encontrados en la Evaluación del Sistema de Control Interno a la gestión de inventarios de la empresa IMPORELLANA S.A, en el periodo 2017. El objetivo principal de la evaluación fue determinar la eficiencia del control interno aplicado en la empresa, a través de la revisión de las normas, políticas y actividades que forman parte de los procesos de compras, almacenamiento, recepción y venta. La auditoría se realizó en base a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas para poder obtener una seguridad razonable sobre el control interno de la gestión de inventarios de la empresa, además se realizaron pruebas de auditoría que evidencien y comprueben los hallazgos encontrados en los procesos involucrados en la gestión de inventarios. Como resultado de la evaluación del control interno de IMPORELLANA S.A, se determina que existe una serie de situaciones que afectan el control interno de la empresa, las cuales se especifican a continuación con su respectiva recomendación:
Observación N° 1: Ausencia de un Manual de funciones La empresa no posee un manual de funciones que describa cada una de las actividades
y tareas que debe realizar el personal que la conforma. Esto ocasiona que los empleados no cumplan todas sus responsabilidades ya que no existen funciones o actividades definidas para cada puesto de trabajo. Además, conlleva a que los empleados no cumplan sus objetivos individuales ni los objetivos organizacionales. Recomendación: Elaborar un manual de funciones que ayude a la empresa a llevar un control sobre las tareas que debe desempeñar cada uno de los empleados, con el objetivo de organizar de una manera más eficaz el trabajo y evitar duplicidad de funciones.
Observación N° 2: Deficiencia en la planificación de las compras La empresa no organiza la adquisición de los artículos que comercializa, ya que se
solicita el reabastecimiento de un producto cuando este se encuentra en niveles muy bajos de stock. Como consecuencia, se producen rupturas de stock lo que genera consumidores insatisfechos por falta de mercadería para satisfacer sus necesidades de compra, y por ende, se produce una disminución de las ventas. Recomendación: Establecer una base de datos de artículos de alta y baja rotación para conocer cuáles son los productos más demandados por los clientes, de tal manera que se pueda
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contar con una base de datos que permita establecer niveles mínimos y máximos de unidades para cada artículo que la empresa comercializa; con el fin de no generar roturas de stock, así como un sobreabastecimiento de los productos que posee la misma.
Observación N° 3: Carencia de documentos de respaldo en el proceso de compras IMPORELLANA S.A no posee ningún documento que permita controlar y corroborar
las características y cantidades de la mercadería que adquieren a un precio previamente convenido con sus proveedores. Esto genera incertidumbre en la eficiencia del pedido al momento de recibir la mercadería en las instalaciones de la empresa ya que los empleados solo revisan la nueva mercadería con la guía de remisión realizada por el proveedor. Recomendación: Se recomienda elaborar un formato de orden de compra que permita conocer las unidades, precios y descuentos de cada compra que realiza la empresa, así como la fecha de entrega y forma de pago de cada proveedor, esto con el objetivo de tener un respaldo físico al momento de recibir las mercaderías en las instalaciones de la empresa.
Observación N° 4: Ausencia de registros internos de la mercadería en el área de bodega La empresa no posee ningún documento que permita registrar los movimientos,
entradas y salidas, de la mercadería de las bodegas que posee la empresa. Esto genera un desconocimiento del inventario físico que posee IMPORELLANA S.A ya que solo se registran los movimientos en el sistema contable que utiliza la empresa. Recomendación: Alimentar correctamente el kárdex de la empresa a través del método Promedio Ponderado porque da la capacidad a la empresa de vender cualquier artículo independientemente de su cronología, es decir, sin importar su fecha de entrada, lo cual es beneficio debido al giro de negocio de la empresa. Además, se debe elaborar un formato de tarjetas de ingreso y salida de la mercadería que permita registrar la clase y denominación del producto, la fecha de la operación, el número de comprobante que respalda la transacción y el costo unitario y total de lo comprado y vendido. Las recomendaciones manifestadas en este informe responden a la corrección de las deficiencias encontradas, las cuales son sugeridas a la empresa con el objetivo de obtener mejoras potenciales. Jhoanna Sánchez Estudiante de Auditoría
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5.2.4.3.Proponer políticas y procedimientos para la mejora de la gestión de inventarios. 5.2.4.3.1. Políticas propuestas para el proceso de compras. Políticas actuales 1. Se realizará una reposición de mercadería cuando el stock de la misma llegue a cero en el sistema. 2. La secretaria es la responsable de verificar continuamente el nivel de stock de los productos que ofrece la empresa. 3. El gerente es el encargado de realizar los pedidos de la mercancía, luego de recibir la información de la secretaria. Además, el gerente deberá negociar los descuentos y plazos de pago con los proveedores. 4. El gerente realizará una cotización de los precios de la mercadería requerida para seleccionar al proveedor que ofrezca la mejor relación precio-calidad. 5. Se aprovecharán descuentos y promociones especiales ofrecidas por los proveedores para realizar grandes volúmenes de compra. 6. En caso de ser una compra de carácter urgente, y el gerente no se encuentre en la empresa, la persona que realizará el pedido será la secretaria. 7. La secretaría es la responsable de imprimir una copia de la nota de pedido efectuada por los proveedores Políticas propuestas 1. La secretaria deberá elaborar un informe de manera mensual que indique el nivel de stock de las unidades de los artículos más vendidos por la empresa. 2. El bodeguero deberá confirmar físicamente los niveles mínimos de mercadería establecidos por la secretaria en el sistema. 3. Establecer una base de datos para planificar compras de artículos utilizando los métodos de mínimos y máximos. 4. Se deberá realizar una orden de compra por cada adquisición de mercadería que la empresa realice. 5. Las compras se realizarán sólo si son aprobadas por el Gerente.
85
5.2.4.3.2. Políticas propuestas para el proceso de recepción y almacenamiento Políticas actuales 1. Los empleados deberán recibir la mercadería con la copia de la nota de pedido de los proveedores y la guía de remisión correspondiente. 2. Los empleados deberán comprobar la calidad, funcionamiento de los productos, asimismo que la cantidad sea la correcta de acuerdo al pedido previamente realizado. 3. Cuando la cantidad del pedido sea mayor a la acordada se devolverá la totalidad del pedido, y se realizará una nota de crédito. 4. Cuando la cantidad del pedido es menor a la acordada se recibirá la mercadería. 5. Cuando un artículo no cumple con los estándares de calidad se devolverá la totalidad del pedido, y se realizará una nota de crédito. 6. Los empleados deberán almacenar la mercadería de la empresa teniendo en cuenta que la mercadería que llegó primero es la que primero debe ser expuesta en el almacén. 7. La secretaria es la encargada de registrar la nueva mercadería en el sistema contable de la empresa. 8. La mercadería se registrará con la factura de compra. 9. La mercadería será exhibida en el almacén una vez registrada y codificada en el sistema. Políticas propuestas 1. Se verificará la mercadería recibida con la orden de compra previamente realizada por la empresa. 2. El bodeguero deberá rotular la mercadería para mayor visibilidad y organización de la misma. 3. Los productos se ubicarán en los estantes del almacén según su clasificación y con su respectivo precio. 4. Se deberá registrar la mercadería recibida tanto en el sistema contable de la empresa como en los registros de bodega. 5. Se llevará un registro diario de las entradas de la mercadería.
86
5.2.4.3.3. Políticas propuestas para el proceso de ventas Políticas actuales 1. El horario de atención a los clientes es de 8:30 a 17:30 2. Los empleados deben atender a los clientes y responder a sus necesidades. 3. Para las ventas a crédito, la secretaria es la encargada de receptar los documentos o requisitos necesarios para otorgar el crédito como son: copia de cédula del cliente y su garante, planilla de luz y la capacidad de pago de la cuota mensual. 4. Las ventas para clientes recurrentes que solicitan crédito sin haber cancelado el crédito anterior, la decisión de conceder nuevamente crédito la tomara el gerente. 5. Toda venta deberá estar respaldada con su factura correspondiente. 6. El plazo de pago de la mercadería en el caso de ventas a crédito será a elección del cliente a 3, 6, o 9 meses. 7. Se dará de baja el producto en el sistema una vez recibido el pago de la factura. 8. Los productos de la empresa tienen 1 año de garantía, con excepción de las televisiones que tienen 2 años de garantía. 9. La garantía será válida solo en caso de daños de fábrica. 10. Cuando la garantía sea válida, la empresa enviara a reparar el producto, lo cual no tiene costo para el cliente, en caso de que este dentro del periodo de garantía. 11. El cliente realizará el pago de la reparación directamente al técnico, en caso de que ya no esté dentro del periodo de garantía. 12. El servicio de transporte no tiene costo para los clientes cuando es dentro de la ciudad. 13. El servicio de transporte tiene costo para los clientes cuando es fuera de la ciudad. Políticas propuestas
1. El bodeguero deberá registrar las salidas de mercadería de la bodega de la empresa a través del formato kárdex, utilizando el método Promedio Ponderado. 2. Se llevará un registro diario de las salidas de la mercadería.
87
5.2.4.3.4. Flujograma Propuesto para el proceso de compras
N°
Descripción
Act.
Doc.
Responsable
1
Inicio
2
Visita de los proveedores a la empresa
X
Proveedor
3
Exhiben el catálogo de productos
X
Proveedor
4
Comunican al gerente los descuentos y promociones especiales
X
Proveedor
5
Revisa en el sistema contable la cantidad de mercadería existente
X
Secretaria
6
Informa al gerente el nivel de stock de la mercadería Cotiza los precios de la mercadería entre diferentes proveedores
X
Secretaria
X
Gerente
Decisión de compra
X
Gerente
7 8
Gráfico
NO
SI
9
Acuerda el precio, cantidad y plazo de pago de la mercadería
X
10
Elabora la nota de pedido
X
X
Proveedor
11
Elabora la orden de compra
X
X
Secretaria
12
Firma la orden de compra
X
13
Archiva la orden de compra
X
14
Fin
Gerente
Gerente y Proveedor X
Figura 1. Flujograma propuesto para el proceso de compras.
Secretaria
88
5.2.4.3.5. Flujograma Propuesto para el proceso de recepción y almacenamiento N°
Descripción
Act.
Doc.
Responsable
1
Inicio
2
Arribo de la mercadería a las bodegas de la empresa Verifican el pedido con la orden de compra y la factura del proveedor
X
Proveedor
X
Asistente de bodega
¿Existen anomalías en la cantidad o calidad de la mercadería?
X
Asistente de bodega
Se devuelve la mercadería al proveedor
X
Asistente de bodega
X
Asistente de bodega Asistente de bodega
3 4 5 6
Firma la guía de remisión 7
Informa que los datos de la mercadería son reales
X
8
Envía informe de concordancia de datos
X
X
Asistente de bodega
9
Firma la factura de compra
X
X
Gerente
10
Realiza la respectiva retención
X
X
Secretaria
X
X
Secretaria
11
12
Archiva la copia de la factura de compra, la orden de compra y la retención Registra en el sistema contable la nueva mercadería con los datos de la factura
X
Secretaria
Codifica la mercadería según el modelo y marca Registra el ingreso de la mercadería en los reportes de bodega
X
Secretaria
15
Almacenan y ordenan la nueva mercadería en la bodega
X
16
FIN
13 14
X
X
Asistente de bodega Vendedor
Figura 2. Flujograma propuesto para el proceso de recepción y almacenamiento.
Gráfico
NO SI
89
5.2.4.3.6. Manual de funciones propuesto
IMPORELLANA S.A MANUAL DE FUNCIONES DESCRIPCIÓN DEL CARGO Nombre del Cargo: Vendedor Dependencia: Área de ventas Número de Personas en el cargo: 7 Cargo del jefe inmediato: Gerente OBJETIVO DEL CARGO Cumplir con las metas de ventas asignadas por Gerencia, a través de un eficiente desempeño, utilizando métodos y técnicas de persuasión para conseguir que el cliente adquiera los productos que la empresa comercializa. FUNCIONES DEL CARGO
Identificar las necesidades del cliente y ofrecerle la mejor alternativa de venta. Comunicar adecuadamente a los clientes la información acerca de los productos que la empresa comercializa como sus características, precios, marcas, garantías, información técnica, etc. Asesorar a los clientes acerca de cómo utilizar apropiadamente los artículos para que tengan una óptima experiencia con ellos. Realizar demostraciones del producto. Informar a los clientes sobre los descuentos y promociones de los productos de la empresa. Empacar la mercadería vendida. Atender reclamos de los clientes. Perchar, exhibir y ordenar la mercadería en el almacén. Revisar fechas y rotación de productos. Limpieza del almacén y la mercadería.
Formación académica: Edad: Género: Experiencia:
PERFIL REQUERIDO Título de Bachiller De 20 a 35 años Masculino Un año de experiencia
Habilidades: Trabajo en equipo Comunicación asertiva Técnicas de persuasión Facilidad de aprendizaje Figura 3. Manual de funciones para el cargo de vendedor
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IMPORELLANA S.A MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del Cargo Dependencia: Número de Personas en el cargo: Cargo del jefe inmediato:
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Bodeguero Área de ventas 1 Gerente OBJETIIVO DEL CARGO
Responder por el adecuado manejo, almacenamiento y conservación de la mercadería entregada bajo custodia, así como el inventario del almacén según normas actuales, llevando un control de los artículos que se tienen en bodega. FUNCIONES DEL CARGO
Solicitar la adquisición de compras para mantener los niveles mínimos de stock. Recibir la mercadería en las instalaciones de la empresa. Revisar y contar la mercadería entregada por los proveedores con la respectiva guía de remisión y órdenes de compra. Mantener el orden en la bodega, organizando la mercadería por marcas o códigos. Velar por la limpieza de la bodega (piso, estanterías y productos). Gestionar los formatos de entrada y salidas de la bodega. Verificar que estos documentos estén firmados por el responsable del recibo o despacho. Cierre mensual y revisión del inventario conjuntamente con la secretaria. Informar a Gerencia con respecto a la poca disponibilidad de la mercadería en ciertos artículos.
Formación académica: Edad: Género: Experiencia:
PERFIL REQUERIDO Bachiller en ciencias contables De 25 a 40 años Masculino Un año de experiencia en cargos similares
Habilidades: Control de inventarios Trabajo en equipo Organización del trabajo Figura 4. Manual de funciones para el cargo de bodeguero.
91
5.2.4.3.7. Documentos propuestos para la gestión de inventarios
Formato de Orden de Compra IMPORELLANA SA ORDEN DE COMPRA
Proveedor: Dirección: Ciudad: Cantidad
_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ Descripción
Orden de Compra N° 001-001-001 Fecha de pedido: Fecha de entrega: Forma de pago: Precio Unitario
_____________ _____________ _____________ Total
Subtotal IVA Total
Firma Gerente Figura 5. Formato propuesto para orden de compra.
Firma Proveedor
La orden de compra es un documento que la empresa debe utilizar para solicitar la mercadería a los proveedores. En este documento se detallará la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago; así como, la fecha en que se realiza el pedido y la fecha de entrega del mismo. Además, cada orden de compra deberá tener un duplicado, ya que el original se entrega al proveedor mientras que la empresa se queda con la copia. De esta manera ambas partes tendrán constancia de la operación que se concretará.
92
Tarjeta de ingreso y salida de mercadería IMPORELLANA SA Registro de mercadería Año ______
Código
Descripción
Entregado por
Cantidad
Documento de Ingreso
Documento de Egreso
Recibido por
Firma
Firma
Figura 6. Formato de tarjetas de ingreso y salida de mercadería.
Este documento permitirá al bodeguero registrar de manera organizada las entradas y salidas de mercadería de la bodega, con el objetivo de posteriormente comparar con el registro que lleva la secretaria a través del sistema contable de la empresa. En este documento se detallará el código, la descripción y cantidad del artículo, así como el documento de ingreso y de egreso correspondiente. Además, el documento deberá estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe la mercadería.
93
5.2.4.3.8. Propuesta para el establecimiento de mĂnimos y mĂĄximos Tabla 14. MĂnimos y mĂĄximos Nombre
FĂłrmula đ?‘„=√
Pedido Ăłptimo
DescripciĂłn K = Costo de requerimiento D = Demanda anual g = Costo anual de almacenamiento D = Demanda anual Q = Pedido Ăłptimo
2∗đ??ˇâˆ—đ??ž đ?‘”
đ??ˇ đ?‘„ 360 đ?‘‡= đ?‘ đ??ˇ Ě… đ??ˇ= 360 đ?‘ =
NĂşmero de pedidos al aĂąo Plazo de reaprovisionamiento Demanda diaria
N = NĂşmero de pedidos al aĂąo D = Demanda anual
PME = Plazo de entrega con retraso PE = Plazo de entrega del proveedor Ě… = Demanda diaria đ??ˇ PE = Plazo de entrega del proveedor Demanda estimada Ě…đ??ż = D Ě… ∗ đ?‘ƒđ??¸ D Ě… = Demanda diaria đ??ˇ SS = Stock de seguridad Punto de pedido Ě…Ě…Ě…Ě… Ě… đ??ż + đ?‘†đ?‘† đ??ˇđ??ż = Demanda estimada đ?‘ƒđ?‘ƒ = đ??ˇ Nota: Adaptado de “InvestigaciĂłn de Operacionesâ€? por H. Taha, 2012, pp.460-462. Stock de seguridad
Ě… SS= (PME − PE) ∗ đ??ˇ
La propuesta de mĂnimos y mĂĄximos se podrĂĄ aplicar en la gestiĂłn de inventarios, una vez que la empresa posea informaciĂłn financiera confiable, aplicando la normativa contable vigente referente a la valoraciĂłn de los inventarios. 5.2.4.3.9. Indicadores financieros Tabla 15. AplicaciĂłn de los indicadores financieros Ă?ndice financiero FĂłrmula
Resultado
RazĂłn de Solvencia
Activo circulante Pasivo circulante
1,30
RazĂłn rĂĄpida
Activo circulante − Inventarios Pasivo circulante
0,33
RotaciĂłn del inventario
Costo de Ventas Inventario
3
DĂas de venta del inventario
360 RotaciĂłn del Inventario
119,97
Nivel de dependencia de inventarios
Pas Ctes − (caja + bancos + cartera) Inventarios
0,70
Duplicidad de funciones
Personal que realiza funciones de bodega Personal designado en bodega
4
Cumplimiento de tomas fĂsicas
Invenarios practicados Inventarios programados
0,50
AnĂĄlisis Imporellana S.A tiene $1,30 en activos circulantes por cada dĂłlar en pasivos circulantes. El inventario representa mĂĄs de la mitad del activo circulante de Imporellana S.A, lo que significa que la liquidez de la empresa estĂĄ comprometida con el inventario. La empresa vendiĂł o renovĂł la totalidad del inventario 3 veces a lo largo del aĂąo. En tĂŠrminos generales el inventario dura 120 dĂas en promedio antes de que se venda. Por cada dĂłlar de pasivo corriente la empresa debe vender $0,70 de sus inventarios para terminar de pagar sus deudas. Las funciones de bodega de la empresa son realizadas por 4 personas cuando solo es una la persona designada. La empresa realiza el 50% de los inventarios programados al aĂąo.
94
6. DISCUSIÓN En el levantamiento de la información, fue preciso realizar la estructura organizacional de la empresa, conocer las funciones y actividades de todos los empleados, solicitar las políticas de la gestión de inventarios, desarrollar las narrativas y los diagramas de flujos de los procesos; ya que todo este proceso inicial ayudó a tener punto de vista global de la situación actual de la empresa y del control interno que maneja. En la identificación de riesgos se aplicó el cuestionario COSO ERM, el cual a través de una serie de preguntas relacionadas con la gestión de inventarios permitió determinar un nivel de confianza de 42,22% y un nivel de riesgo de 57,78%, dando como resultado una muestra de 60 comprobantes los cuales fueron sujetos a revisión para poder realizar consecutivamente los papeles de trabajo de la etapa de ejecución. Posteriormente, con base en pruebas de cumplimiento, se determinó que dentro del proceso de compras existe un nivel de incumplimiento del 76,33% de las políticas de la empresa ya que, la mayoría de las facturas de compras revisadas no cumplen con la emisión de la copia de la nota de pedido, firma de autorización ni cotización. En cuanto a la recepción y almacenamiento existe un nivel de incumplimiento del 17,14% ya que, no realizan registro de los movimientos de la mercadería en la bodega del almacén. Por otro lado, las políticas de ventas tienen un nivel de cumplimiento del 100% ya que se comprobó que la empresa sí registra el total de las ventas que efectúa en el sistema contable que maneja. En el informe de auditoría se redactaron los hallazgos más importantes encontrados durante el trabajo de auditoría efectuado, aquí se determinó que existe una serie de situaciones que afectan el control interno de la empresa, que dieron origen a la existencia de problemas que generan consecuencias, las cuales se detallan con su respectiva recomendación. Finalmente, en la propuesta de intervención se plantean tanto modificaciones como nuevas políticas, procesos, documentos y métodos para la mejora de la gestión de inventarios que involucra los procesos de compra, recepción, almacenamiento y venta de la mercadería que comercializa la empresa.
95
7. CONCLUSIONES
Mediante el levantamiento de información se pudo comprobar que IMPORELLANA S.A no posee establecido de manera formal las funciones, políticas, procesos y documentos que el personal de la empresa debe cumplir y realizar para llevar a cabo una eficiente gestión de los inventarios que comercializa.
La identificación de riesgos se realizó con base en el cuestionario COSO ERM para detectar las deficiencias actuales en la gestión de inventario, la cual dio como resultado un nivel de riesgo alto. Por tanto, los controles aplicados por la empresa en el área estudiada son insuficientes, lo que da como consecuencia una incorrecta administración del inventario.
La evaluación del control interno dió como resultado que el área crítica de la gestión de inventarios es de manera principal el proceso de compras y luego el proceso de recepción-almacenamiento, ya que en ambos procesos existe un nivel alto de incumplimiento en las políticas de la empresa.
A pesar que la empresa utiliza como sistema de registro el método permanente, no aplica correctamente ningún método de valoración de inventarios, lo que provoca que Imporellana S.A no tenga una información contable de inventarios confiable.
Finalmente, se realizó la propuesta de intervención en la cual se plantea una serie de nuevas políticas, reestructuración de los procesos, un manual de funciones y documentos relacionados con la gestión de inventarios, con el objetivo de mejorar el manejo de los mismos.
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8. RECOMENDACIONES
Establecer de manera formal las funciones, políticas, procesos y documentos que los empleados deben desempeñar y seguir para realizar las compras, recepción, almacenamiento y ventas de la mercadería, a través de manuales de funciones y procesos, además de documentos como el kárdex y órdenes de compra que mejorarán el control de entradas y salidas de los artículos.
Evaluar de forma periódica los procesos de la gestión de inventarios utilizando como herramienta el cuestionario COSO ERM para determinar la disminución del riesgo en cada uno de sus componentes, logrando de esta manera mayor eficiencia y eficacia en la administración de los mismos.
Aplicar las normas contables vigentes para la valoración de los inventarios, ya que contribuirán en la mejora del manejo de la mercadería y facilitarán su control por parte de todos los miembros de la empresa.
Aplicar un examen por procedimientos convenidos a la cuenta de inventarios para verificar la razonabilidad de los saldos que presenta este rubro, con el objetivo de tener información contable de inventarios confiable.
Comunicar a todo el personal de la empresa los hallazgos obtenidos en el informe de auditoría, con el objetivo de disminuir las falencias encontradas en los diferentes procesos de la gestión de inventarios, que de no ser contrarrestadas pueden perjudicar económicamente a la organización. Además, considerar las recomendaciones propuestas en el informe final, las cuales surgieron de los problemas encontrados durante el trabajo de auditoría.
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9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Acebrón, M. Hernández, J. Pérez, M. y Román, J. (2013). Contabilidad y fiscalidad. Madrid, España: Macmillan Profesional Arias, F. (2012). El proyecto de la investigación. Recuperado de https://ebevidencia.com/wpcontent/uploads/2014/12/EL-PROYECTO-DE-INVESTIGACI%C3%93N-6ta-Ed.FIDIAS-G.-ARIAS.pdf Ayala, K. (2017). Diseño de un sistema de control de inventarios para la empresa “Jiménez Martínez & Asociados” de Riobamba, provincia de Chimborazo (tesis de pregrado). Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, Riobamba, Ecuador. Recuperado de http://dspace.espoch.edu.ec/bitstream/123456789/7975/1/82T00807.pdf Basantes, M. y Gavidia, A. (2017). Evaluación del Sistema de Control Interno a la gestión de inventarios de Distribuidora López en la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas.. (Tesis de pregrado). Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo. Recuperado de https://issuu.com/pucesd/docs/9f-ica-basantes-gavidia-control_int Blanco, Y. (2014). Auditoría Integral normas y procedimientos. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. Cardozo, H. (2014). IFRS/ NIIF para el sector solidario Aplicadas a las PYME. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. Cortes, M. (2014). Metodología de la investigación. México: Editorial Trillas. Defaz, I. (2016). Diseño de un sistema de control y gestión de inventarios de la empresa distribuidora Brunella S.A de la ciudad de Santo Domingo (tesis de pregrado). Universidad
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de
101
10. ANEXOS Anexo 1. Carta a gerencia
102 Anexo 2. Ă rbol de problemas
102
103 Anexo 3. Entrevista al Gerente
Entrevista Dirigida al Gerente de “Imporellana S.A.” Objetivo: Obtener información de la empresa para evaluar el sistema de control interno a la gestión de inventarios. 1. ¿Bajo qué filosofía opera la empresa? No, la empresa no tiene ninguna filosofía empresarial, ni tampoco opera bajo ningún principio o valores éticos. 2. ¿La empresa posee una estructura organizacional definida? No, cada persona tiene un puesto de trabajo, pero no está formalmente definido el organigrama. 3. ¿Tiene la empresa un manual de funciones que detalla los puestos y actividades que deben realizar cada empleado? No, pero si están establecidas las actividades que cada empleado debe realizar. 4. Al momento de contratar al personal ¿Qué requisitos se tomaron en cuenta? Se piden referencias de trabajos anteriores, dos referencias personales y record policial. Pero la mayoría son contratados por afinidad o confianza, de hecho la mayoría de los empleados son familiares. 5. ¿Cuenta la empresa con un manual de políticas y procedimientos para la compra, almacenamiento, venta y registro de la mercadería? No 6. ¿La empresa establece objetivos respecto al monto de compras? No, simplemente se pide lo necesario. 7. ¿En qué momento se realizan las órdenes de compra? Cuando el stock de un producto llega a cero en el sistema. 8. ¿Qué información se toma en cuenta para realizar las órdenes de compra? La del sistema contable Anfibius y también se toma en cuenta la información que proporcionan los empleados. 9. ¿Se realizan proformas para determinar el proveedor con el mejor precio? Si cuando se requiere hacer una compra contactamos o llamamos a los proveedores para determinar el mejor oferente.
104
10. ¿Considera usted que el espacio para el almacenamiento de la mercadería es el apropiado? Sí, pero se podría mejorar su distribución. 11. ¿La empresa posee un sistema contable donde se registre debidamente la entrada y salida de la mercadería? Sí, trabajamos con el sistema contable Anfibius. 12. ¿Quién es el encargado de registrar la entrada de mercadería en el sistema? La secretaria 13. ¿Conoce la cantidad real de mercadería que existe actualmente en bodega? No 14. ¿Se han presentado problemas al momento de realizar las ventas debido a un desabastecimiento de mercadería? Sí, han existido ocasiones en que hemos perdido una venta debido a faltantes de producto. 15. ¿Qué procedimiento se realiza cuando el cliente realiza una devolución de mercadería? Se genera una nota de crédito. 16. ¿Cada qué tiempo se realiza una toma física de inventarios para comprobar el saldo de mercadería que entrega el sistema? Una vez al año, anualmente. 17. ¿Cree usted que la gestión de inventarios de la empresa es eficiente? No, considero que podríamos corregir ciertos procesos. 18. ¿Considera que es necesario implementar nuevas políticas y procedimientos para la gestión de inventarios? Sí y además definir las funciones específicas que cada empleado debe realizar. 19. ¿Cuáles serían las mejoras en la empresa al implementar estas políticas y procedimientos? Podríamos dar una mejor atención a los clientes y también prosperar económicamente. 20. Por lo tanto, ¿considera usted que es importante realizar una Evaluación al Sistema de Control Interno a la Gestión de Inventarios de la empresa? Sí, creo que sería de gran utilidad para mejorar los procesos de control de la mercadería que compramos y vendemos.
105 Anexo 4. Entrevista al contador externo
Entrevista Dirigida al Contador Externo Objetivo: Obtener información de la empresa para evaluar el sistema de control interno a la gestión de inventarios. 1. ¿Los inventarios se registran de acuerdo a la Normativa Contable vigente? Sí, por ejemplo los inventarios se valoran de acuerdo con la NIC 2 2. ¿Bajo qué sistema de inventarios se registran las compras y ventas de la mercadería? Bajo el sistema de inventario permanente, de esta manera se mantiene un saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancías en existencias. 3. ¿Qué método de valoración de inventarios se utiliza? Actualmente la empresa no utiliza kárdex para registrar su mercadería, por lo tanto utiliza ningún método de valoración de inventarios. 4. ¿Cómo se registran los ingresos de mercadería en el sistema contable? Los registran en el sistema contable Anfibius, primero se registran dentro del módulo de compras y luego en el módulo de inventarios para registrar los datos de los artículos almacenados. Cada mes la empresa envía los resúmenes de compras y ventas. 5. ¿Conoce si la empresa realiza toma física de inventarios de forma periódica? No 6. ¿Ha participado en alguna toma física de inventarios realizada por la empresa? No 7. ¿Ha existido diferencias entre la información física con la del sistema contable? Sí, porque en ocasiones han realizado mal el registro de la nueva mercadería en el sistema. 8. ¿Considera que el sistema contable utilizado por la empresa proporciona información confiable para realizar los registros contables? No debido a las diferencias entre el sistema y el stock físico, lo que ocasiona que la cuenta de inventarios no sea razonable. 9.
Según su juicio ¿Cómo calificaría el sistema de control interno de la empresa a la gestión de inventarios? Regular, considero que podría mejorar.
10. ¿Piensa usted que una evaluación al sistema de control interno a la gestión de inventarios mejorará el desempeño económico de la empresa? Sí, porque con un buen control de inventarios podrán mejorar sus flujos de efectivo.
106 Anexo 5. Encuesta a los proveedores
Pregunta 1: ¿Conserva una relación comercial habitual con la empresa IMPORELLANA S.A? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 21 77,78% La mayoría de los proveedores de la empresa NO 6 22,22% mantienen una relación comercial frecuente con la TOTAL 27 100% entidad. Análisis: La mayoría de los proveedores de la empresa mantienen una relación comercial frecuente con la entidad. Pregunta 2: ¿Con qué frecuencia realiza ventas a la empresa? Alternativas Frecuencia % Análisis Semanalmente 8 29,63% Mensualmente 13 48,15% En su mayoría los proveedores realizan ventas Trimestralmente 6 22,22% mensuales a la empresa. TOTAL 27 100% Pregunta 3: ¿Cuál es el monto de compras que la empresa normalmente realiza? Alternativas Frecuencia % Análisis De $10.000 a $25.000 9 33,33% La mayor parte de los proveedores aseguran que el De $26.000 a $40.000 15 55,56% monto de compras que la empresa generalmente Más de $40.000 3 11,11% realiza esta entre $26.000 y $40.000. TOTAL 27 100% Pregunta 4: ¿Generalmente quién realiza los pedidos de mercadería de la empresa? Alternativas Frecuencia % Análisis Gerente 22 81,48% La mayoría de los proveedores afirmaron que el Secretaria 5 18,52% gerente es el encargado de realizar los pedidos en la Empleados 0 0% empresa. TOTAL 27 100% Pregunta 5: ¿Sabe usted si IMPORELLANA S.A posee políticas para la compra de mercaderías? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 0 0% El total de los proveedores desconocen si la empresa NO 27 100% posee políticas para realizar las compras de TOTAL 27 100% mercadería. Pregunta 6: ¿La mercadería es entregada en las fechas y condiciones establecidas? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 27 100% Todos los proveedores afirman que la mercadería es NO 0 0% entregada en las fechas y condiciones previamente TOTAL 27 100% establecidas. Pregunta 7: ¿La empresa cuenta con personal que comprueba la calidad y cantidad de la mercadería entregada? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 27 100% El conjunto de proveedores encuestados manifestó NO 0 0% que la empresa cuenta con personal que verifica las TOTAL 27 100% características de los productos que llegan a la empresa. Pregunta 8: ¿Los empleados verifican el pedido con la guía de remisión correspondiente efectuada previamente por la empresa? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 24 88,89% La mayor parte de los proveedores indicaron que los NO 3 11,11% empleados si verifican el pedido con el documento TOTAL 27 100% correspondiente. Pregunta 9: ¿Cómo describiría la recepción de mercadería de la empresa? Alternativas Frecuencia % Análisis Excelente 5 18,52% En su mayoría los proveedores calificaron como Bueno 13 48,15% buena la recepción de la mercadería por parte de la Regular 9 33,33% empresa. 27 100% TOTAL
107 Pregunta 10: ¿Se han realizado retornos de mercadería por parte de la empresa? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 9 33,33% La mayoría de los proveedores afirman que la NO 18 67,67% empresa realiza pocas devoluciones de mercadería. TOTAL 27 100% Pregunta 11: ¿Qué procedimiento se sigue en caso de que el pedido sea mayor al solicitado? Alternativas Frecuencia % Análisis Ampliar el plazo para 3 10,11% cancelar la mercadería La mayor parte de los proveedores aseguraron que Retorno de la mercadería en 5 18,52% cuando el pedido es mayor que el solicitado la exceso empresa realiza la devolución del todo el pedido. Retorno de todo el pedido 19 70,37% TOTAL 27 100% Pregunta 12: ¿Cree usted que una evaluación del sistema de control interno a la gestión de inventarios optimizará el desempeño operativo y financiero de la empresa? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 27 100% El 100% de los proveedores consideran que una NO 0 0% evaluación del sistema de control interno mejorará el TOTAL 27 100% de desempeño de la empresa. Anexo 6. Encuesta a los empleados Pregunta 1: ¿Cuándo se unió a la empresa le dieron a conocer las tareas y responsabilidades de su puesto de trabajo? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 11 100% Todos los empleados de IMPORELLANA S.A NO 0 0% manifestaron que sí les informaron las actividades TOTAL 11 100% que debían realizar cuando ingresaron a la empresa. Pregunta 2: ¿Realiza funciones que no pertenecen a su cargo? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 6 54,55% La mayoría de los empleados aseguraron que realizan NO 5 45,45% funciones que no pertenecen a su cargo. TOTAL 11 100% Pregunta 3: ¿Sabe si la empresa tiene un manual de políticas y procedimientos para la gestión de inventarios? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 0 0% El 100% de los empleados desconoce si la empresa NO 11 100% cuenta con un manual para la gestión de inventarios. TOTAL 11 100% Pregunta 4: ¿La empresa tiene definido una cantidad mínima de stock para efectuar una nueva compra de mercadería? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 0 0% La empresa no tiene establecido un nivel mínimo de NO 11 100% mercadería para realizar una nueva adquisición. TOTAL 11 100% Pregunta 5: ¿Se realiza un control de calidad y cantidad de la mercadería recibida? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 11 100% El 100% de los empleados manifestaron que sí se NO 0 0% realizan un control de la mercadería que llega a la TOTAL 11 100% empresa. Pregunta 6: ¿Existen documentos que respalden la adquisición de la mercadería? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 11 100% Sí existen en la empresa documentos que respaldan la NO 0 0% adquisición de la mercadería como la guía de TOTAL 11 100% remisión. Pregunta 7: ¿Cree que el espacio para almacenar la mercadería es el adecuado? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 7 63,64% Los empleados consideran que el espacio físico en NO 4 36,36% donde se almacena la mercadería sí es el apropiado. TOTAL 11 100%
108 Pregunta 8: ¿La mercadería de la empresa está propiamente catalogada y ubicada en el almacén según su modelo? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 3 27,27% Los productos de la empresa no están debidamente NO 8 72,73% organizados ni codificados dentro del almacén. TOTAL 11 100% Pregunta 9: ¿Se lleva registro de la mercadería que ingresa y sale de la bodega? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 1 9,09% La mayoría de los empleados aseguran que no se NO 10 90,91% realiza un registro de los ingresos y salidas de la TOTAL 11 100% mercadería de bodega. Pregunta 10: ¿Se realizan tomas físicas de inventario? Si su respuesta es no pase a la pregunta 12. Alternativas Frecuencia % Análisis SI 11 100% El total de los empleados expresaron que la empresa NO 0 0% sí realiza tomas físicas de inventario TOTAL 11 100% Pregunta 11: ¿Cada qué tiempo se realizan las tomas físicas de inventarios? Alternativas Frecuencia % Análisis Trimestralmente 0 0% Semestralmente 2 18,18% La empresa realiza una sola vez al año la toma física Anualmente 9 81,82% del inventario. TOTAL 11 100% Pregunta 12: ¿Han existido diferencias entre la toma física de inventarios y el saldo del sistema? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 10 90,91% La mayoría de los empleados señalaron que sí existen NO 1 9,09% diferencias entre el inventario físico y el saldo que TOTAL 11 100% entrega el sistema. Pregunta 13: ¿El gerente le comunica los objetivos y metas organizacionales? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 0 0% Los empleados afirman que el gerente no comunica NO 11 100% las metas u objetivos organizacionales que se TOTAL 11 100% pretenden alcanzar. Pregunta 14: ¿Su desempeño y actividades son evaluados periódicamente? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 0 0% La totalidad de los empleados encuestados afirman NO 11 100% que su desempeño y actividades nunca son evaluados TOTAL 11 100% por parte de la gerencia. Pregunta 15: ¿Cómo describiría el sistema de control interno de la gestión de inventarios de la empresa? Alternativas Frecuencia % Análisis Excelente 0 0% En su mayoría los empleados califican como regular Bueno 4 36,36% la gestión de inventarios que se lleva a cabo en la Regular 7 63,64% empresa. TOTAL 11 100% Pregunta 16: ¿Cree que sería útil realizar una evaluación a la gestión de inventarios? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 11 100% El 100% de los empleados opinan que una evaluación NO 0 0% del sistema de control interno ayudaría a mejorar la TOTAL 11 100% gestión de inventarios.
Anexo 7. Encuesta a los clientes. Pregunta 1: ¿Es usted un cliente habitual de IMPORELLANA S.A? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 89 83,96% La mayoría de los clientes encuestados mantienen una NO 17 10,04% relación comercial frecuente con la empresa. TOTAL 106 100%
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Pregunta 2: ¿Con qué frecuencia acude a la empresa? Alternativas Frecuencia % Análisis Mensualmente 40 37,73% En su mayoría los clientes realizan compras en la Trimestralmente 49 46,23% empresa de manera trimestral. Semestralmente 17 16,04% TOTAL 106 100% Pregunta 3: ¿Cuándo usted acude a la empresa encuentra el producto que desea? Alternativas Frecuencia % Análisis Siempre 47 44,34% El 55% de los encuestados mencionaron que casi Casi siempre 59 55,66% siempre encuentran el producto que desena comprar. Nunca 0 0% TOTAL 106 100% Pregunta 4: ¿Considera usted que los empleados de la empresa poseen los conocimientos necesarios para realizar las ventas? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 79 74,52% Los clientes sí consideran que los empleados poseen NO 27 25,48% las habilidades necesarias para el puesto de trabajo. TOTAL 106 100% Pregunta 5: ¿Alguna vez le han ofrecido productos que no se encontraban en stock? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 42 39,62% En ocasiones los empleados ofrecen productos que no NO 64 60,38% están en stock. TOTAL 106 100% Pregunta 6: ¿Ha tenido que esperar demasiado tiempo para la entrega de un producto? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 15 13,33% En su mayoría los clientes manifiestan que no han NO 91 86,67% tenido problemas en el despacho de la mercadería. TOTAL 106 100% Pregunta 7: ¿Al momento de realizar una compra la empresa le emite su respectiva factura? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 106 100% La empresa siempre emite el comprobante de venta al NO 0 0% momento de realizar una venta. TOTAL 106 100% Pregunta 8: ¿Los empleados revisan que el producto sea el adecuado y que además este completo antes de entregarlo al cliente? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 106 100% Los empleados siempre revisan el producto que se va NO 0 0% a vender antes de entregarlo al cliente. TOTAL 106 100% Pregunta 9: ¿Ha devuelto mercadería a la empresa por falta de calidad o cantidad acordada? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 17 16,04% La mayoría de los clientes afirman que casi nunca han NO 89 83,96% devuelto mercadería a la empresa. TOTAL 106 100% Pregunta 10: ¿Cómo calificaría el servicio de venta de la empresa? Alternativas Frecuencia % Análisis Excelente 0 0% El 57% de los clientes describe como bueno al Bueno 61 57,55% servicio de ventas realizado por la empresa. Regular 45 42,45% TOTAL 106 100% Pregunta 11: ¿Cree usted que una mejora en los procesos de gestión de inventarios optimizará el desempeño de la empresa? Alternativas Frecuencia % Análisis SI 106 100% El total de los clientes encuestados consideran que NO 0 0% una mejora en los procesos de gestión de inventarios TOTAL 106 100% optimizará el desempeño de la empresa.
110 Anexo 8. Cumplimiento de las políticas en el proceso de compras
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
J21
Fecha: 18/06/2018
1/2
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de compras.
RELEVAMIENTO N° Factura
Proveedor
1020000045696 6103000020402 70006000031302 1003000165418 1051000018846 6103000020561 1051000018913 1102000016123 3001000038204 6103000020612 3001000028213 3001017043208 6103000020692 2024000000014 1001000000040 4801000028622 1001000000526
PROMACOFI CIA.LTDA. IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. CRECOSCORP. S.A. VILLAGOMEZ GLADYS INDUGLOB S.A. IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. INDUGLOB S.A. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA. FIBRO ACERO S.A. IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. FIBRO ACERO S.A. TECNOMEGA C.A. IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. PROMACOFI CIA.LTDA. CEDEÑO MACIAS WELINGTON MOTSUR CIA.LTDA. DELGADO IGUASNA ANA CORPORACION JARRIN HERRERA CIA. LTDA. INDUGLOB S.A. VACA SUAREZ ELIZABETH FEMAR S.A. IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. MOTSUR CIA.LTDA. IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. INTERTRADECOM S.A. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA. PROMACOFI CIA.LTDA. MARCIMEX S.A. CHAIDE Y CHAIDE S.A. IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. MOTSUR CIA.LTDA. INDUGLOB S.A. FIBRO ACERO S.A. MARCIMEX S.A. GERARDO ORTIZ E HIJOS CIA. LTDA. CORPORACION JCEVCORP CIA. LTDA.
22508000005962 1051000019026 1001000008315 1013000007000 6103000021122 4801000029738 6103000021216 2101000000954 1102000016727 1103000010607 1020000046903 65501000003847 1005000072300 6103000021766 4801000030397 1051000019240 3001000038644 65501000003905 13801000252053 1102000017090
Copia Nota Pedio
NO SI NO NO NO SI NO SI NO SI NO NO SI NO NO NO NO SI NO NO NO SI NO SI NO SI SI NO SI NO SI NO NO NO NO NO SI
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
Autorización Gerente
NO SI NO NO NO SI NO SI NO SI NO NO SI NO NO NO NO SI NO NO NO SI NO SI NO SI SI NO SI NO SI NO NO NO NO NO SI
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
Cotización
NO NO SI NO NO NO NO NO NO NO NO SI NO NO NO NO NO NO NO NO SI NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
111
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017 Objetivo:
Elaborado por: JSE
J1
Fecha: 18/06/2018
2/2
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de compras.
RELEVAMIENTO N° Factura
Copia Nota Autorización Pedio Gerente
Proveedor
CORPORACION JARRIN HERRERA 22508000006437 CIA. LTDA. 1051000019310 INDUGLOB S.A. 1011000005426 INDIAN MOTOS INMOT S.A. 2101000001032 INTERTRADECOM S.A. CORPORACION JCEVCORP CIA. 1103000010978 LTDA. 1021000036629 PROMACOFI CIA.LTDA. 1011000005553 INDIAN MOTOS INMOT S.A. 2101000001057 INTERTRADECOM S.A. CORPORACION JCEVCORP CIA. 1102000017432 LTDA. 1013000007208 FEMAR S.A. 1011000005589 INDIAN MOTOS INMOT S.A. 4801000031915 MOTSUR CIA.LTDA. 6103000022410 IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. CORPORACION JCEVCORP CIA. 1102000017551 LTDA. 4801000032229 MOTSUR CIA.LTDA. CORPORACION JCEVCORP CIA. 1102000017686 LTDA. 1005000074627 CHAIDE Y CHAIDE S.A. 4801000032362 MOTSUR CIA.LTDA. CORPORACION JCEVCORP CIA. 1102000017759 LTDA. 1901000015767 VIAPCOM CIA. LTDA. 2101000001135 INTERTRADECOM S.A. 65501000004157 MARCIMEX S.A. 1001000008466 VACA SUAREZ ELIZABETH Marcas: ʄ Verificado con documentación física Fuente: Archivo físico de facturas de compra
SI NO NO NO SI NO NO NO SI NO NO NO SI SI NO SI NO NO SI NO NO NO NO
Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
SI NO NO NO SI NO NO NO SI NO NO NO SI SI NO SI NO NO SI NO NO NO NO
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
Cotización NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO SI NO NO NO
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
112 Anexo 9. Cumplimiento de políticas en el proceso de almacenamiento IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J22
Fecha: 18/06/2018
1/4
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de recepción y almacenamiento.
Objetivo:
RELEVAMIENTO N°
Fecha
N° Factura
Proveedor
Guía Remisión
1
03/10/2017 1020000045696 PROMACOFI CIA.LTDA.
SI
2
04/10/2017 6103000020402 IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
SI
3
05/10/2017 7000600003130 CRECOSCORP. S.A.
SI
4
07/10/2017 1003000165418 VILLAGOMEZ GLADYS
SI
5
10/10/2017 1051000018846 INDUGLOB S.A.
SI
6
13/10/2017 6103000020561 IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
SI
7
17/10/2017 1051000018913 INDUGLOB S.A.
SI
8
17/10/2017 1102000016123 JCEVCORP CIA. LTDA.
SI
9
18/10/2017 3001000038204 FIBRO ACERO S.A.
SI
10
18/10/2017 6103000020612 IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
SI
11
19/10/2017 3001000028213 FIBRO ACERO S.A.
SI
12
19/10/2017 3001017043208 TECNOMEGA C.A.
SI
13
20/10/2017 6103000020692 IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
SI
14
21/10/2017 2024000000014 PROMACOFI CIA.LTDA.
SI
15
23/10/2017 1001000000040 CEDEÑO MACIAS WELINGTON
SI
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
Acorde con Nota Pedido SI SI SI SI SI SI NO SI SI SI NO SI SI SI SI
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
Document o respaldo (Factura) SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
Documentos archivados ʄ SI
Registro sistema SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ
Registro bodega NO ʄ NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO NO
Recibido por Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
Asistente bodega ʄ SI SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
ʄ
Arellano, M. ʄ Mendieta, E. ʄ
NO
ʄ
ʄ
Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
112
113
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J22
Fecha: 18/06/2018
2/4
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de recepción y almacenamiento.
Objetivo:
RELEVAMIENTO N°
Fecha
N° Factura
Proveedor
Guía Remisión
Acorde con Nota Pedido
Document o respaldo (Factura)
Documentos archivados ʄ SI
SI
ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
NO
ʄ
SI
ʄ
SI
18
24/10/2017 4801000028622 MOTSUR CIA.LTDA. DELGADO IGUASNA ANA 25/10/2017 1001000000526 MARIBELLA CORPORACION JARRIN HERRERA 26/10/2017 2250800000596 CIA. LTDA.
SI
SI
SI
20
31/10/2017 1001000008315 VACA SUAREZ ELIZABETH
SI
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
SI
27/10/2017 1051000019026 INDUGLOB S.A.
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
SI
19
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
16 17
21
09/11/2017 1013000007000 FEMAR S.A.
SI
22
11/11/2017 6103000021122 IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
SI
23
13/11/2017 4801000029738 MOTSUR CIA.LTDA.
SI
24
13/11/2017 6103000021216 IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
SI
25
14/11/2017 2101000000954 INTERTRADECOM S.A.
SI
26
15/11/2017 1102000016727 JCEVCORP CIA. LTDA.
SI
27
15/11/2017 1103000010607 JCEVCORP CIA. LTDA.
SI
28
18/11/2017 1020000046903 PROMACOFI CIA.LTDA.
SI
29
18/11/2017 6550100000384 MARCIMEX S.A.
SI
30
20/11/2017 1005000072300 CHAIDE Y CHAIDE S.A.
SI
31
20/11/2017 6103000021766 IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
SI
32
21/11/2017 4801000030397 MOTSUR CIA.LTDA.
SI
33
23/11/2017 1051000019240 INDUGLOB S.A.
SI
NO SI SI SI SI SI NO SI SI SI NO SI SI SI NO
SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
ʄ ʄ
Registro sistema
Registro bodega NO ʄ
SI
ƛ
SI
ƛ
NO
SI
ƛ
NO
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ
ʄ ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO NO
Recibido por Arellano, M. ʄ Arellano, M. Arellano, M.
ʄ ʄ
Asistente bodega ʄ SI SI SI
ʄ ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Mendieta, E. ʄ Arellano, M. ʄ
NO
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Mendieta, E. ʄ
SI
ʄ
NO
ʄ
SI
ʄ
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
ʄ
Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
113
114
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J22
Fecha: 18/06/2018
3/4
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de recepción y almacenamiento.
Objetivo:
RELEVAMIENTO N°
Fecha
N° Factura
Proveedor
Guía Remisión
34
24/11/2017 3001000038644 FIBRO ACERO S.A.
SI
35
24/11/2017 6550100000390 MARCIMEX S.A. GERARDO ORTIZ E HIJOS CIA. 25/11/2017 1380100025205 LTDA.
SI
SI
38
27/11/2017 1102000017090 JCEVCORP CIA. LTDA. CORPORACION JARRIN HERRERA 28/11/2017 2250800000643 CIA. LTDA.
39
29/11/2017 1051000019310 INDUGLOB S.A.
SI
36 37
SI
SI
40
30/11/2017 1011000005426 INDIAN MOTOS INMOT S.A.
SI
41
01/12/2017 2101000001032 INTERTRADECOM S.A.
SI
42
05/12/2017 1103000010978 JCEVCORP CIA. LTDA.
SI
43
09/12/2017 1021000036629 PROMACOFI CIA.LTDA.
SI
44
11/12/2017 1011000005553 INDIAN MOTOS INMOT S.A.
SI
45
12/12/2017 2101000001057 INTERTRADECOM S.A.
SI
46
13/12/2017 1102000017432 JCEVCORP CIA. LTDA.
SI
47
14/12/2017 1013000007208 FEMAR S.A.
SI
48
15/12/2017 1011000005589 INDIAN MOTOS INMOT S.A.
SI
49
16/12/2017 4801000031915 MOTSUR CIA.LTDA.
SI
50
18/12/2017 6103000022410 IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A.
SI
51
19/12/2017 1102000017551 JCEVCORP CIA. LTDA.
SI
52
20/12/2017 4801000032229 MOTSUR CIA.LTDA.
SI
Acorde con Nota Pedido
ʄ ʄ
SI
ʄ ʄ
SI
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
SI
SI
SI
SI SI SI SI SI SI SI SI NO SI SI SI SI SI
Document o respaldo (Factura)
ʄ ʄ
SI
ʄ ʄ
SI
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
SI
SI
SI
SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
ʄ ʄ
Documentos archivados ʄ SI SI
ʄ ʄ
SI
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
SI
SI
ʄ ʄ ʄ ʄ
Registro sistema
Registro bodega NO ʄ
SI
ƛ ƛ
SI
ƛ
NO
SI
ƛ
NO
SI
ƛ
NO
SI
SI
ʄ
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
SI
ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ ƛ
NO
ʄ ʄ ʄ ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
NO
ʄ
Recibido por Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ Arellano, M.
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M.
ʄ
Asistente bodega ʄ SI SI SI SI SI
ʄ ʄ ʄ ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Ramírez, C. ʄ
SI
ʄ
NO
ʄ
SI
ʄ
SI
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
114
115
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J22
Fecha: 18/06/2018
4/4
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de recepción y almacenamiento.
Objetivo:
RELEVAMIENTO
N°
Fecha
N° Factura
Proveedor
Guía Remisión
ʄ ʄ ʄ
SI
ʄ ʄ
SI
SI
SI
ʄ ʄ
SI
ʄ
53
21/12/2017 1102000017686 JCEVCORP CIA. LTDA.
SI
54
22/12/2017 1005000074627 CHAIDE Y CHAIDE S.A.
SI
55
23/12/2017 4801000032362 MOTSUR CIA.LTDA. CORPORACION JCEVCORP CIA. 26/12/2017 1102000017759 LTDA.
SI
26/12/2017 1901000015767 VIAPCOM CIA. LTDA. COMERCIALIZADORA INTER 27/12/2017 2101000001135 TRADE INTERTRADECOM S.A.
SI
29/12/2017 6550100000415 MARCIMEX S.A. VACA SUAREZ ELIZABETH DEL 30/12/2017 1001000008466 ROSARIO
56 57 58 59 60
Acorde con Nota Pedido
SI
SI
Document o respaldo (Factura)
ʄ ʄ ʄ
SI
ʄ ʄ
SI
SI
SI
ʄ ʄ
SI
ʄ
SI SI
SI
SI SI
ʄ ʄ ʄ
Documentos archivados ʄ SI
Registro bodega NO ʄ
SI
ʄ
SI
SI
ʄ
SI
ƛ ƛ ƛ
SI
ƛ
NO
SI
ƛ
NO
SI
ƛ
NO
SI
ƛ
NO
SI
ƛ
NO
ʄ ʄ
SI
SI
SI
ʄ ʄ
SI
ʄ
SI
SI
Registro sistema
SI
SI
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
SI
Recibido por
NO
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M. ʄ
NO
ʄ
Arellano, M. ʄ
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
Arellano, M.
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M.
ʄ
Arellano, M. ʄ Arellano, M.
ʄ
Asistente bodega ʄ SI SI
ʄ
SI
ʄ
SI SI SI SI SI
ʄ ʄ ʄ ʄ ʄ
Marcas: ʄ Verificado con documentación física, ƛ Verificado con el sistema contable. Fuente: Reporte del sistema contable y documentos físicos de compras.
Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
115
116 Anexo 10. Cumplimiento de las políticas en el proceso de ventas. IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J22
Fecha: 18/06/2018
1/4
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de ventas.
Objetivo:
RELEVAMIENTO N°
EMISION
# FACTURA
CLIENTE
VTAS 12%
IVA
RET.FTE
Total
1
1-oct-2017
001-001-
37930
ARTEAGA CEDEÑO ANGEL GALO
410,71
49,29
0,00
460,00
2
2-oct-2017
001-001-
37941
GAIBOR GARCIA AGUSTIN FERNANDO
250,00
30,00
0,00
280,00
3
3-oct-2017
001-001-
37967
CELI VALLE CARMEN CRISTINA
183,04
21,96
0,00
205,00
4
5-oct-2017
001-001-
37988
ARIAS RON MARIA MERCEDES
383,93
46,07
0,00
430,00
5
6-oct-2017
001-001-
37994
PINARGOTE LOPEZ YUNIOR STALIN
598,21
71,79
0,00
670,00
6
7-oct-2017
002-001-
1818
SERNA BOTERO JUAN CAMILO
7
9-oct-2017
001-001-
38041
CAMPOS PONTON JOSE MIGUEL
693,75
83,25
0,00
777,00
8
12-oct-2017
001-001-
38073
LOOR ACOSTA LUIS WILSON
392,86
47,14
0,00
440,00
9
14-oct-2017
001-001-
38087
VELEZ MOREIRA GERARDO EDILBERTO
433,04
51,96
0,00
485,00
10
17-oct-2017
001-001-
38124
MOREIRA MEZA EDISON HERASMO
741,07
88,93
0,00
830,00
11
18-oct-2017
001-001-
38133
PUERTA NAPA ARACELY MICHELLI
165,18
19,82
0,00
185,00
12
19-oct-2017
001-001-
38142
CUENCA TENELEMA ANGEL MARIA
910,71 109,29
0,00 1020,00
13
20-oct-2017
001-001-
38151
GUAMBO ALCOCER LUIS HUMBERTO
464,29
55,71
0,00
520,00
14
23-oct-2017
001-001-
38180
RUALES CHECA SEGUNDO OLMEDO
227,68
27,32
0,00
255,00
15
24-oct-2017
001-001-
38189
ZAMBRANO ANTON PAULINO BIENVENIDO
174,11
20,89
0,00
195,00
16
25-oct-2017
001-001-
38206
GUAMBO ALCOCER LUIS HUMBERTO
357,14
42,86
0,00
400,00
17
26-oct-2017
001-001-
38214
PINARGOTE LOPEZ YUNIOR STALIN
361,61
43,39
0,00
405,00
18
28-oct-2017
001-001-
38235
MENENDEZ VERA LIDIS DOLORES
123,21
14,79
0,00
138,00
1455,36 174,64
0,00 1630,00
Registro Sistema
Documento respaldo SI
ʄ
SI
ƛ ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
116
117
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J22
Fecha: 18/06/2018
1/4
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de ventas.
Objetivo:
RELEVAMIENTO N°
EMISION
# FACTURA
CLIENTE
19
29-oct-2017
001-001-
38243
CUJILEMA SISA FRANCISCA
20
30-oct-2017
001-001-
38246
21
1-nov-2017
001-001-
22
3-nov-2017
001-001-
23
5-nov-2017
24
VTAS 12%
IVA
RET.FTE
Total
98,21
11,79
0,00
110,00
QUISHPE SALAZAR CRISTIAN MANUEL
186,61
22,39
0,00
209,00
38272
SUQUILANDA STTOPER AMADO JOEL
133,93
16,07
0,00
150,00
38296
VELEZ SABANDO JOMAR DANIEL
123,21
14,79
0,00
138,00
001-001-
38323
LOOR OLMEDO DIDIMO OMAR
1218,75 146,25
0,00 1365,00
6-nov-2017
002-001-
1874
MONTAÑO ZAMBRANO ALVARO IGNACIO
1321,43 158,57
0,00 1480,00
25
7-nov-2017
001-001-
38341
PINARGOTE LOPEZ YUNIOR STALIN
4477,68 537,32
0,00 5015,00
26
9-nov-2017
001-001-
38370
TOAPANTA SIMBAÑA JUAN CARLOS
27
11-nov-2017
001-001-
38403
28
12-nov-2017
001-001-
29
13-nov-2017
30
15-nov-2017
31
125,00
15,00
0,00
140,00
CASTRO VARELA EDUARDO LUIS
17,86
2,14
0,00
20,00
38418
MERA GUAGUA LUIS GABRIEL
31,25
3,75
0,00
35,00
001-001-
38431
VALENCIA MAZA SERGIO JOSUE
001-001-
38457
RAMOS SANCHEZ MARGOTH ALEXANDRA
17-nov-2017
001-001-
38477
PEREZ VALDEZ SILVIA MARDELA
32
18-nov-2017
001-001-
38499
33
21-nov-2017
001-001-
34
22-nov-2017
35
31,25
3,75
0,00
35,00
357,14
42,86
0,00
400,00
78,57
9,43
0,00
88,00
CARVAJAL GUERRON FLORESMILO
203,57
24,43
0,00
228,00
38528
VELEZ RIVAS VICENTA VICTORIA
223,21
26,79
0,00
250,00
001-001-
38537
FALCONES SORNOZA XIMENA LISBETH
428,57
51,43
0,00
480,00
23-nov-2017
001-001-
38547
RUALES ALVAREZ HONOFRE RAUL
40,18
4,82
0,00
45,00
36
25-nov-2017
001-001-
38602
TORRES MARCILLO GERARDO FRANCISCO
241,07
28,93
0,00
270,00
37
26-nov-2017
001-001-
38639
VERA UTRERA JOSE PATRICIO
682,14
81,86
0,00
764,00
38
27-nov-2017
001-001-
38668
SUQUILANDA NEVAREZ JOEL ANDRES
348,21
41,79
0,00
390,00
39
30-nov-2017
001-001-
38714
PAUCAR JUMBO MANUEL DE JESUS
785,71
94,29
0,00
880,00
Registro Sistema
Documento respaldo
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
117
118
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J22
Fecha: 18/06/2018
1/4
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de ventas.
Objetivo:
RELEVAMIENTO N°
EMISION
# FACTURA
CLIENTE
VTAS 12%
IVA
40
30-nov-2017
001-001-
38725
VALLE MONTOYA JESSENIA CECIBEL
41
1-dic-2017
001-001-
38726
ALVARADO ARCE NANCY MARILU
446,43
53,57
0,00
500,00
42
2-dic-2017
001-001-
38744
TENELEMA GUANOLUISA KLEBER AMABLE
803,57
96,43
0,00
900,00
43
4-dic-2017
002-001-
1922
CASTRO SEGOVIA EVELYNG ANDREA
1346,43 161,57
0,00 1508,00
44
5-dic-2017
001-001-
38797
RODRIGUEZ DIAZ HIORDY ANDRES
1000,00 120,00
0,00 1120,00
45
7-dic-2017
001-001-
38829
VALLEJO ABAD DARWIN LEONARDO
46
8-dic-2017
002-001-
1929
BRITO PULGARIN GUNNER STIVEN
47
9-dic-2017
001-001-
38858
CORREA VALLADARES PEDRO MARTIN
48
11-dic-2017
001-001-
38872
MERINO CHAFLA RODRIGO
49
13-dic-2017
001-001-
38920
DIRECCION DISTRITAL
50
14-dic-2017
001-001-
38933
REYES MURILLO LASTENIA LUCIA
51
15-dic-2017
002-001-
1946
AGUILAR CAJISACA MIGUEL VICTORIANO
52
17-dic-2017
001-001-
38978
BARRIO COX SANTA GLADIS
428,57
51,43
0,00
480,00
53
20-dic-2017
001-001-
39041
BRAVO ZAMBRANO SUSANA GEOVANNA
236,61
28,39
0,00
265,00
54
21-dic-2017
001-001-
39047
ROGEL PICO ERIK FELIPE
55
22-dic-2017
001-001-
39056
BAZURTO DIANA BERNARDA
321,43
38,57
0,00
360,00
56
24-dic-2017
001-001-
39160
ZAMBRANO HOLGUIN MANUEL DANILO
169,64
20,36
0,00
190,00
57
25-dic-2017
001-001-
39161
CONTRERAS CABRERA JORGE ESTUARDO
44,64
5,36
0,00
50,00
4856,25 582,75
441,96
53,04
1071,43 128,57
RET.FTE
Total
0,00 5439,00
0,00
495,00
0,00 1200,00
20,54
2,46
0,00
23,00
486,61
58,39
0,00
545,00
2075,89 249,11 408,93
49,07
1946,43 233,57
1178,57 141,43
0,00 2325,00 0,00
458,00
0,00 2180,00
0,00 1320,00
Registro Sistema
Documento respaldo
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
118
119
IMPORELLANA S.A GESTIÓN DE INVENTARIOS Al 31 de Diciembre del 2017
Elaborado por: JSE
J22
Fecha: 18/06/2018
1/4
Verificar el cumplimiento de políticas en el proceso de ventas.
Objetivo:
RELEVAMIENTO N°
EMISION
# FACTURA
CLIENTE
VTAS 12%
IVA
RET.FTE
Total
58
27-dic-2017
001-001-
39205
TORRES HARO NELSON GERARDO
468,75
56,25
0,00
525,00
59
28-dic-2017
001-001-
39248
JARAMILLO AGREDA NANCY MARIBEL
312,50
37,50
0,00
350,00
60
29-dic-2017
001-001-
39250
ZAMBRANO MENDOZA SANTA GREGORIA
133,93
16,07
0,00
150,00
Registro Sistema
Documento respaldo
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
SI
ƛ
SI
ʄ
Marcas: ʄ Verificado con documentación física, ƛ Verificado con el sistema contable. Fuente: Reporte del sistema contable y documentos físicos de ventas.
Elaborado por:
Supervisado por:
Jhoanna Sánchez
Mg. Ximena García
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