Manual de procedimientos para la codificación y registro de propiedad, planta y equipo en la empresa

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CODIFICACIÓN Y REGISTRO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LA EMPRESA “SERVICIOS AGRÍCOLAS RELEV S.A.” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERIODO 2018.

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría – CPA

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autora: DANIELA VALERIA CEDEÑO YÁNEZ

Directora: Mg. XIMENA LETICIA GARCÍA ZAMBRANO

Santo Domingo – Ecuador Febrero, 2019

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CODIFICACIÓN Y REGISTRO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LA EMPRESA “SERVICIOS AGRÍCOLAS RELEV S.A.” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERIODO 2018.

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autora: DANIELA VALERIA CEDEÑO YÁNEZ

Ximena Leticia García Zambrano, Mg. DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

f.__________________________

Luis Evangelio Morejón Armijo, Mg. CALIFICADOR

f.__________________________

Alex Alonso Venegas Ortega, Mg. CALFICADOR

f.__________________________

Félix Sixto Pilay Toala, Mg. DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

f.__________________________

Santo Domingo – Ecuador Febrero, 2019

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Yo, Daniela Valeria Cedeño Yánez portadora de la cédula de ciudadanía No. 172267462-7 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del Grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría – CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Igualmente declaro que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

Daniela Valeria Cedeño Yánez CI: 172267462-7

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AGRADECIMIENTO Agradezco en primer lugar a Dios por brindarme el don maravilloso de la vida, por ser mi mayor guía espiritual y por darme la fuerza y la sabiduría necesaria para afrontar los momentos difíciles durante el desarrollo de mi carrera universitaria.

A mi madre por brindarme su amor incondicional cada día de mi vida, por ser mi pilar fundamental en el logro de mis sueños y metas, además por ser mi mayor motivación en todo lo que hago y por todo el apoyo moral y económico brindado para mi realización personal y profesional.

A mis amigas Janellis, Daniela, Gabriela y Evelyn por ser incondicionales con su amistad y por acompañarme en cada etapa de mi carrera universitaria, agradezco también por todos los momentos de risa y de tristeza que hemos compartido juntas, así mismo por todos los consejos que nos hemos proporcionado entre todas.

A los docentes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, por todos los conocimientos aportados que han servido para mi crecimiento profesional, a la Mg. Ximena García por ser una guía y por la paciencia durante la elaboración del trabajo de titulación. A la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” por facilitarme la información necesaria para desarrollar mi tesis.

v

DEDICATORIA Este trabajo de titulación va dedicado principalmente a Dios, porque es quien guía mi camino en todo momento y por permitirme alcanzar los objetivos que me propongo día a día.

A mi madre quien con su amor incondicional ha sabido inculcarme valores y principios para ser una mejor persona cada día de mi vida, además por ser quien ha forjado mi desarrollo haciéndome ver que todo esfuerzo siempre tiene su recompensa.

A toda mi familia quienes han confiado en mis capacidades para seguir adelante y de alguna u otra manera me han apoyado moralmente, en especial a mis primos pequeños para que se vean motivados a estudiar para un crecimiento personal y profesional.

vi

RESUMEN El presente trabajo de titulación tuvo como finalidad la propuesta de un manual de procedimientos para la codificación y registro de propiedad, planta y equipo en la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” de la ciudad de Santo Domingo, esta empresa está enfocada en el área agrícola y a su vez en el ámbito ganadero, por lo que se pudo llevar a cabo la investigación debido a que la entidad sí manejaba bienes reconocidos como propiedad, planta y equipo. Por tanto, para iniciar con el presente trabajo fue necesario elaborar un marco referencial donde se detallaron varias definiciones acercadas al tema de estudio y que a la vez sirvieron como base de sustentación teórica. De acuerdo a ello, se pudo establecer una metodología en la que se identificó que el trabajo de titulación tuvo un enfoque mixto, con diseño no experimental, siendo una investigación de tipo descriptiva y exploratoria. No obstante, esta investigación pudo ser realizada mediante la identificación de los activos dentro de la empresa a través de un levantamiento de información, por medio de la aplicación de una entrevista y un cuestionario de encuesta, dando como resultado que los mismos activos no contaban con codificación alguna que ayude a ubicar exactamente cada bien, además, se pudo reflejar que existió una diferencia en el valor por depreciación. Por último, en la parte final del trabajo de titulación se expresaron las conclusiones y recomendaciones, siendo la conclusión más relevante del trabajo ejecutado la no existencia de codificación en los activos.

Palabras claves: Propiedad, Planta y Equipo, diagramas de flujo, depreciación, sector agrícola, asientos contables.

vii

ABSTRACT The aim of the present titling work was to propose a procedures manual for the coding and registration of property, plant and equipment in the company "Servicios AgrĂ­colas RELEV SA" of the city of Santo Domingo, this company is focused on the agricultural area and in turn in the cattle sector, therefore that the investigation could be performed because the entity did manage recognized assets such as property, plant and equipment. Consequently, to start with the present work it was necessary to elaborate a referential frame where several definitions were detailed, closer to the topic of study and which at the same time served as a theoretical support base. For that reason, a methodology could be established in which it was identified that the titling work had a mixed approach, with a non-experimental design, being a descriptive and exploratory type of investigation. Nevertheless, this research could be performed through the identification of the assets within the company through an information survey, through the application of an interview and a survey questionnaire, resulting in the same assets did not have any coding that helps to locate exactly every good, in addition, could be reflected that there was a difference in the value for depreciation. Finally, in the ending part of the titling work, the conclusions and recommendations were expressed, the most relevant conclusion of the accomplished work being the non-existence of coding in the assets.

Keywords: Property, Plant and Equipment, flowcharts, depreciation, agricultural sector, accounting entries.

viii

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1

INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 1

2

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................... 2

2.1.

Delimitación del problema ...................................................................................... 2

2.2.

Preguntas de investigación ...................................................................................... 3

2.2.1.

Pregunta general. ..................................................................................................... 3

2.2.2.

Preguntas específicas. ............................................................................................. 3

2.3.

Justificación de la investigación ............................................................................. 3

2.4.

Objetivos de la investigación .................................................................................. 4

2.4.1.

Objetivo General. .................................................................................................... 4

2.4.2.

Objetivos Específicos. ............................................................................................. 5

3.

MARCO REFERENCIAL ...................................................................................... 6

3.1.

Antecedentes ........................................................................................................... 6

3.2.

Marco teórico .......................................................................................................... 8

3.2.1.

Manual de Procesos. ............................................................................................... 8

3.2.1.1.

Manual. ................................................................................................................... 8

3.2.1.1.1.

Tipos de manuales................................................................................................... 9

3.2.1.2.

Manual de procedimientos. ..................................................................................... 9

3.2.1.2.1.

Contenido del manual de procedimientos............................................................... 9

3.2.1.3.

Procedimientos. ..................................................................................................... 10

3.2.1.4.

Los procesos. ......................................................................................................... 10

3.2.1.4.1. Clases de procesos. ............................................................................................... 11 3.2.1.5.

Diagrama de flujo.................................................................................................. 11

3.2.2.

Activo. ................................................................................................................... 12

3.2.3.

Activo no Corriente. .............................................................................................. 12

3.2.3.1.

Propiedad, planta y equipo. ................................................................................... 13

3.2.3.1.1.

Condiciones para calificarlos como propiedad, planta y equipo. ........................ 13

ix

3.2.3.1.2.

Características. ..................................................................................................... 14

3.2.3.1.3.

Clasificación. ........................................................................................................ 15

3.2.3.1.4. Cuentas de propiedad, planta y equipo. ............................................................... 15 3.2.3.2.

Ciclo de vida de propiedad, planta y equipo. ........................................................ 16

3.2.3.2.1.

Alta o ingreso físico. ............................................................................................. 16

3.2.3.2.2.

Utilización. ............................................................................................................ 17

3.2.3.2.3. Baja o exclusión de los activos. ............................................................................ 17 3.2.3.3.

Reconocimiento inicial. ........................................................................................ 18

3.2.3.3.1.

Determinación del costo ....................................................................................... 19

3.2.3.4.

Depreciación. ........................................................................................................ 20

3.2.3.4.1. Métodos de depreciación. ..................................................................................... 20 3.2.3.4.2.

Porcentajes de depreciación ................................................................................. 22

3.2.3.5.

Deterioro. .............................................................................................................. 22

3.2.3.5.1.

Deterioro de propiedad, planta y equipo. ............................................................. 23

3.2.3.6.

Correcciones valorativas por deterioro. ................................................................ 23

3.2.3.7.

Normas particulares de valoración. ....................................................................... 24

3.2.3.8.

Normas contables. ................................................................................................. 25

3.2.3.8.1. Norma internacional de contabilidad Nº 16. ........................................................ 25 3.2.3.8.2. Norma internacional de contabilidad Nº 36. ........................................................ 28 3.2.3.9.

Control de propiedad, planta y equipo. ................................................................. 30

4

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .................................................... 33

4.1.

Diseño/Tipo de investigación................................................................................ 33

4.1.1.

Diseño de Investigación. ....................................................................................... 33

4.1.2.

Tipo de Investigación. ........................................................................................... 33

4.1.2.1.

Descriptiva. ........................................................................................................... 33

4.1.2.2.

Exploratoria. .......................................................................................................... 33

4.2.

Población/Muestra ................................................................................................ 34

x

4.3.

Operacionalización de las variables ...................................................................... 34

4.4.

Técnicas e instrumentos de recogida de datos ...................................................... 35

4.4.1.

Encuesta. ............................................................................................................... 35

4.4.2.

Entrevista. ............................................................................................................. 35

4.4.3.

Observación. ......................................................................................................... 35

4.5.

Técnicas de análisis de datos ................................................................................ 36

4.5.1.

Técnica cuantitativa. ............................................................................................. 36

4.5.2.

Técnica cualitativa. ............................................................................................... 36

5

RESULTADOS ..................................................................................................... 37

5.1

Discusión y análisis de resultados ......................................................................... 37

5.1.1

Resultados de la Entrevista Dirigida al Gerente y Contador. ............................... 37

5.1.1.1

Análisis de la entrevista dirigida al gerente y contador. ....................................... 39

5.1.2

Resultados de la Encuesta Dirigida a los Empleados. .......................................... 40

5.1.2.1

Análisis de la encuesta dirigida a los empleados. ................................................. 42

5.2

Propuesta de intervención ..................................................................................... 43

5.2.1

Realizar el levantamiento de información que revele el estado actual de la codificación y registro de propiedad, planta y equipo. ......................................... 43

5.2.1.1

Estructura organizacional. ..................................................................................... 43

5.2.1.2

Clasificación de propiedad, planta y equipo. ........................................................ 45

5.2.1.2.1

Cuenta terrenos ..................................................................................................... 45

5.2.1.2.2

Cuenta maquinaria y equipo ................................................................................. 45

5.2.1.2.3

Cuenta equipos de computación ........................................................................... 46

5.2.1.2.4

Cuenta vehículos ................................................................................................... 46

5.2.1.2.5

Cuenta muebles y enseres ..................................................................................... 47

5.2.1.2

Procedimiento actual de adquisición de propiedad, planta y equipo. ................... 47

5.2.1.2.1

Flujograma del procedimiento actual de adquisición de propiedad, planta y equipo .................................................................................................................... 48

xi

5.2.1.3

Procedimiento actual de recepción y almacenamiento de propiedad, planta y equipo. ................................................................................................................... 49

5.2.1.3.1

Flujograma del procedimiento actual de recepción y almacenamiento de propiedad, planta y equipo. .................................................................................. 50

5.2.1.4

Procedimiento actual de mantenimiento de propiedad, planta y equipo. .............. 51

5.2.1.4.1

Flujograma del procedimiento actual de mantenimiento de propiedad, planta y equipo. ................................................................................................................... 52

5.2.1.5

Procedimiento actual de depreciación de propiedad, planta y equipo .................. 53

5.2.1.6

Procedimiento actual de baja de propiedad, planta y equipo. ............................... 53

5.2.1.6.1

Flujograma del procedimiento actual de baja de propiedad, planta y equipo..... 54

5.2.2

Identificar las deficiencias existentes con relación a la propiedad, planta y equipo. ............................................................................................................................... 55

5.2.2.2

Proceso actual de adquisición de propiedad, planta y equipo ............................... 55

5.2.2.3

Proceso actual de recepción y almacenamiento de propiedad, planta y equipo ... 60

5.2.2.4

Proceso actual de mantenimiento de propiedad, planta y equipo. ........................ 64

5.2.2.5

Proceso actual de depreciación de propiedad, planta y equipo. ............................ 65

5.2.3

Elaborar la codificación de propiedad, planta y equipo para una mejor identificación de los activos. ................................................................................. 73

5.2.3.1

Propuesta de codificación para cuentas y subcuentas de activos. ......................... 74

5.2.3.2

Propuesta de codificación para propiedad, planta y equipo existente................... 74

5.2.4

Diseñar procedimientos para el adecuado registro de propiedad, planta y equipo ... ............................................................................................................................... 76

6

DISCUSIÓN ......................................................................................................... 92

7

CONCLUSIONES ................................................................................................ 93

8

RECOMENDACIONES ....................................................................................... 94

9

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................. 95

10

ANEXOS .............................................................................................................. 97

xii

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Clasificación de propiedad, planta y equipo .............................................................. 15 Tabla 2. Métodos de depreciación ........................................................................................... 20 Tabla 3. Porcentajes de depreciación ....................................................................................... 22 Tabla 4. Normas particulares de valoración ............................................................................ 24 Tabla 5. Población de Servicios Agrícolas RELEV S.A. ........................................................ 34 Tabla 6. Operacionalización de variables ................................................................................ 34 Tabla 7. Resultados de encuestas a empleados ........................................................................ 40 Tabla 8. Clasificación de terrenos ............................................................................................ 45 Tabla 9. Clasificación de maquinaria y equipo ........................................................................ 45 Tabla 10. Clasificación de equipos de computación ................................................................ 46 Tabla 11. Clasificación de vehículos ....................................................................................... 46 Tabla 12. Clasificación de muebles y enseres ......................................................................... 47 Tabla 13. Codificación propuesta para cuentas de activos ...................................................... 74 Tabla 14. Propuesta de codificación para propiedad, planta y equipo existente ..................... 74 Tabla 15. Porcentajes de depreciación SRI.............................................................................. 84

xiii

ร NDICE DE FIGURAS Figura 1. Entrevista aplicada al gerente y contador. ................................................................ 39 Figura 2. Organigrama estructural. .......................................................................................... 44 Figura 3. Procedimiento actual de adquisiciรณn de propiedad, planta y equipo ...................... 48 Figura 4. Procedimiento actual de recepciรณn y almacenamiento de propiedad, planta y equipo ................................................................................................................................................. 50 Figura 5. Procedimiento actual de mantenimiento de propiedad, planta y equipo .................. 52 Figura 6. Procedimiento actual de baja de propiedad, planta y equipo ................................... 54 Figura 7. Manual de procedimientos de compras .................................................................... 79 Figura 8. Diagrama de flujo de procedimiento propuesto de compra ..................................... 80 Figura 9. Manual de procedimientos de registro de compras .................................................. 81 Figura 10. Diagrama de flujo de procedimiento propuesto de registro de compra ................. 82 Figura 11. Asientos contables por registro de compras ........................................................... 83 Figura 12. Manual de procedimientos de depreciaciรณn ........................................................... 85 Figura 13. Asientos contables por depreciaciรณn ...................................................................... 86 Figura 14. Manual de procedimientos de mantenimiento ....................................................... 86 Figura 15. Diagrama de flujo de procedimiento propuesto de mantenimiento ....................... 87 Figura 16. Manual de procedimientos de baja ......................................................................... 88 Figura 17. Diagrama de flujo de procedimiento propuesto de baja por obsolescencia ........... 89 Figura 18. Diagrama de flujo de procedimiento propuesto de baja por robo .......................... 90 Figura 19. Asientos contables por baja de activos ................................................................... 91

xiv

ÍNDICE DE TABLAS DE PAPELES DE TRABAJO Tabla 1. Papel de trabajo A.1. Compras de propiedad, planta y equipo……….………………………………………………………..………………53 Tabla 2. Papel de trabajo A.2. Detalle de compras de propiedad, planta y equipo….…………………………………………………………….………………55 Tabla 3. Papel de trabajo B.1. Recepción de propiedad, planta y equipo……….…………………………………………….……………….………...58 Tabla 4. Papel de trabajo B.2. Codificación de propiedad, planta y equipo…………….…………………………………………………...……………...61 Tabla 5. Papel de trabajo C. Mantenimiento de propiedad, planta y equipo…………………63 Tabla 6. Papel de trabajo D.1. Depreciación de propiedad, planta y equipo………………………………………………………………..….……………64 Tabla 7. Papel de trabajo D.2. Saldos de depreciación………………………………………72

xv

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Árbol de problemas .................................................................................................. 97 Anexo 2. Guía de observación ................................................................................................. 98 Anexo 3. Mantenimiento de propiedad, planta y equipo ......................................................... 99 Anexo 4. Formato de orden de requisición ............................................................................ 105 Anexo 5. Formato de acta de entrega recepción .................................................................... 106 Anexo 6. Glosario de términos .............................................................................................. 107

1

1 INTRODUCCIÓN Para el presente trabajo de titulación se ha establecido realizar un manual de procedimientos encaminado a la codificación y registro de propiedad, planta y equipo de la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A”. Este manual de procedimientos será de mucha ayuda para la empresa, porque servirá como guía para la codificación y registro de la propiedad, planta y equipo existente en la empresa.

El trabajo de tesis se estructuró por varios apartados, por tanto, en un primer plano, este trabajo comprendió la delimitación del problema, que permitió establecer los problemas generales relacionados al tema de estudio, también se realizó la formulación y sistematización del problema donde se expresó el porqué de la investigación, conjuntamente con los objetivos a seguir dentro de este trabajo y la justificación de la investigación, que evidenció el para qué de la misma investigación.

En el apartado de marco referencial, se desglosó la parte de los antecedentes, donde se expresaron cinco investigaciones realizadas con anterioridad, todos estos asociados al tema desarrollado. Además, se plasmó la revisión de la literatura que consistió en la búsqueda de conceptos o teorías que sirvieron de base para un mayor entendimiento del tema. Por consiguiente, otro de los apartados trató de la metodología que permitió evidenciar el enfoque y tipo de investigación que se llevó a cabo, también demostró las diferentes técnicas utilizadas para recolectar los respectivos datos que se sometieron a análisis.

Dentro del trabajo de tesis también se plantearon los resultados donde se dio el cumplimiento de los objetivos establecidos al principio del desarrollo de esta tesis, pues en este apartado se realizó la discusión del análisis respectivo de las encuestas y entrevistas aplicadas a los empleados, al gerente y al contador de la empresa; asimismo se llevó a cabo la propuesta mediante la generación de diagramas de flujo que permitieron identificar los distintos procesos que se debían llevar a cabo en la empresa.

Finalmente, el último apartado trató acerca de las conclusiones principales a las que se llegó después de realizar el trabajo de titulación, estas conclusiones sirvieron para redactar los conocimientos surgidos de los resultados obtenidos y así establecer la contribución que se llegó a generar a través del desarrollo de la tesis. En el mismo apartado también se generaron las recomendaciones que ayudaron a la empresa a mejorar los procedimientos encaminados a la codificación y registro de propiedad, planta y equipo.

2

2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1.

Delimitación del problema Los cambios económicos, políticos, sociales y culturales que afronta el mundo como

consecuencia del proceso de globalización, han ocasionado que muchas empresas se enfoquen en realizar inversiones en gran medida, por tal razón, se crearon estándares internacionales de contabilidad encaminados en la generación de información contable y financiera que sea homogénea y razonable.

Es así que, en la actualidad, gran cantidad de empresas a nivel mundial cuentan con sistemas de control de propiedad, planta y equipo que no se cumplen a cabalidad de acuerdo a las normas de contabilidad, ocasionando distorsión de la información, pues esto hace que no se tenga claridad sobre la disposición y ubicación de la propiedad, planta y equipo con la que cuentan las empresas, y a la vez, esto genera incertidumbre y desconfianza.

En el Ecuador, las empresas no poseen mecanismos de control confiables para propiedad, planta y equipo, pues la economía últimamente se ha caracterizado por ser proveedora de materias primas en el mercado internacional e importadora de bienes y servicios, lo que ocasiona atravesar por épocas llenas de incertidumbre y restricciones en cuanto a los constantes cambios en el ámbito tecnológico, debido a que algunas empresas deciden no invertir en tecnología de punta y suelen seguir subutilizando toda su capacidad instalada sin llevar un control adecuado sobre su propiedad, planta y equipo.

Pese al tipo de economía por la que atraviesa el país, la mayoría de las empresas establecidas a nivel nacional son industriales, manufactureras, agrícolas y comerciales, por lo que estas empresas hacen uso obligatorio de activos de propiedad, planta y equipo que son sumamente necesarios para el cumplimiento de sus actividades; pero de acuerdo a esto, existe una altísima deficiencia en las operaciones de las mismas, porque muchas de estas organizaciones hacen uso desmesurado de su propiedad, planta y equipo.

Santo Domingo es una ciudad que posee una ubicación geográfica muy favorable para el desarrollo económico del país, pues esto hace que la ciudad se convierta en un puerto terrestre de intercambio entre sierra y costa, es por ello, que las principales actividades económicas de la localidad son el comercio, la ganadería, la agricultura y la industria.

La empresa Servicios Agrícolas RELEV S.A. fue fundada en la cuidad de Santo Domingo en el año 2013 como una empresa enfocada al desempeño de actividades agrícolas y ganaderas, es así que actualmente dicha empresa no cuenta con un manual específico que revele los procedimientos que se deben seguir para codificar y registrar la propiedad, planta y

3

equipo que tiene en su poder. Siendo así que este problema acarrea de forma negativa en la empresa, por tanto, se generan los siguientes inconvenientes: 

Debido a la ausencia de un manual de procedimientos enfocado en la codificación y registro de propiedad, planta y equipo, la empresa Servicios Agrícolas RELEV S.A. no conoce con exactitud el estado funcional de sus bienes, lo que ocasiona pérdidas económicas al no poder utilizar toda su capacidad instalada.



Los activos de propiedad, planta y equipo no son depreciados correctamente, esto hace que existan saldos no razonables en los Estados Financieros.



No existe codificación de cada uno de los elementos de propiedad, planta y equipo de acuerdo a su naturaleza, por lo que se genera retraso en la identificación de los mismos bienes.

2.2.

Preguntas de investigación

2.2.1. Pregunta general. ¿Cómo se podría ayudar a la empresa Servicios Agrícolas RELEV S.A. a que identifique y registre correctamente su propiedad, planta y equipo?

2.2.2. Preguntas específicas. 

¿Cómo se conocerá el tratamiento a la propiedad, planta y equipo que posee la empresa?



¿Cómo se determinarán los problemas existentes en el manejo y control de la propiedad, planta y equipo?



¿De qué manera se podría lograr una fácil identificación de propiedad, planta y equipo?



¿Cómo se podría controlar contablemente la existencia de propiedad, planta y equipo?

2.3.

Justificación de la investigación Toda empresa u organización sin especificar el sector al que pertenecen, es decir, ya

sean públicas o privadas deben optar por mantener ciertos procedimientos o políticas que ayuden a proteger y salvaguardar los recursos que poseen las mismas ante cualquier eventualidad o riesgo imprevisto, para así generar un máximo valor.

4

El presente trabajo de titulación está directamente relacionado con los objetivos 4 y 5 del Plan Nacional de Desarrollo (2017 - 2021), los cuales se basan en consolidar la sostenibilidad del sistema económico social y solidario, y afianzar la dolarización; e impulsar la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y solidaria. (Senplades, 2017) Además del Plan Nacional de Desarrollo, el trabajo de titulación está directamente relacionado con el Objetivo Estratégico 4 “Fomentar el desarrollo económico” del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial (PDOT) de Santo Domingo que trata acerca de la generación de óptimas condiciones para el desarrollo mediante la utilización del potencial productivo, turístico, entre otros. Cabe mencionar que el objetivo se encuentra en el eje 2 “Desarrollo económico”. (GAD Municipal de Santo Domingo, 2015) La empresa Servicios Agrícolas RELEV S.A. que se encuentra como objeto de esta investigación se dedica a la producción y comercialización de productos agrícolas y ganaderos en la ciudad de Santo Domingo, cabe mencionar que esta empresa presenta debilidades en cuanto a propiedad, planta y equipo, porque no cuenta con políticas establecidas referentes al reconocimiento y control de su propiedad, planta y equipo.

Es por ello, que el presente trabajo de titulación está orientado a contribuir a un mejor desarrollo económico de la empresa Servicios Agrícolas RELEV S.A., puesto que se pretende crear un manual de procedimientos que permita a la empresa codificar y registrar adecuadamente la propiedad, planta y equipo que tiene.

El presente trabajo tiene como finalidad servir como una herramienta o base de consulta para estudiantes universitarios de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo (PUCE SD) y la sociedad en general para el desarrollo de nuevas investigaciones enfocadas en el mismo ámbito de estudio. Además de ello, esta investigación pretende ser un medio de apoyo para que la empresa pueda tomar decisiones acerca del adecuado uso y registro de su propiedad, planta y equipo, y un instrumento necesario para la obtención de mi título profesional como Ing. en Contabilidad y Auditoría.

2.4.

Objetivos de la investigación

2.4.1. Objetivo General.

Elaborar un manual de procedimientos para la codificación y registro de propiedad, planta y equipo de la empresa Servicios Agrícolas RELEV S.A.

5

2.4.2. Objetivos Específicos. 

Realizar el levantamiento de información que ayude al conocimiento de los procedimientos actuales sobre el manejo de propiedad, planta y equipo.



Identificar las deficiencias existentes con relación a la propiedad, planta y equipo.



Elaborar la codificación de propiedad, planta y equipo para una mejor identificación de los activos.



Diseñar procedimientos para el adecuado registro de propiedad, planta y equipo.

6

3. MARCO REFERENCIAL 3.1.

Antecedentes El presente trabajo de titulación denominado “Manual de procedimientos para la

codificación y registro de propiedad, planta y equipo de la empresa Servicios Agrícolas RELEV S.A. de la ciudad de Santo Domingo, periodo 2018” es original, puesto que no ha sido realizado, ni publicado en los repositorios de ninguna institución universitaria, pero al realizar una investigación sobre el tema, se encontraron varios trabajos de titulación similares que tienen que ver con el tema de estudio y que a continuación se detallan.

Hinojosa, W. (2013). Propuesta de codificación de activos fijos depreciables y no depreciables de la finca La Bachita sector La Condar de Nawer, del Cantón Pedro Vicente Maldonado, Provincia de Pichincha. Universidad Internacional del Ecuador, Quito. La presente tesis de pregrado estuvo encaminada en realizar un manual de procesos para el control de propiedad, planta y equipo de una finca productora de leche que permita mantener un control adecuado de los mismos activos desde el día que se compra un bien, hasta el momento en que tenga que darse de baja, facilitando el reconocimiento de su ubicación y de los responsables de cada uno, además de conocer el día de mantenimiento.

La principal problemática que se demostró en esta investigación fue que los bienes de propiedad, planta y equipo de la finca no habían sido codificados, debido a que no se había realizado ningún inventario durante todo el tiempo de actividades de la empresa; además, otro problema evidenciado fue que los propietarios se basaron completamente en la confianza de sus trabajadores, otorgándoles el manejo de sus bienes tangibles, lo que ocasionaba descontrol. En base a esta gran problemática y al desarrollo del trabajo, se pudo establecer que los procesos propuestos contarían con un sistema de control de propiedad, planta y equipo para una ágil distribución y para hacer eficiente el sistema de administración de activos de la Finca La Bachita.

Cañas, L. (2014). Manual de procedimientos para la administración y control de propiedad, planta y equipo en el Colegio Municipal “Fernández Madrid” de la ciudad de Quito. Universidad Tecnológica Equinoccial, Quito. El presente trabajo de investigación tuvo como finalidad ayudar al correcto funcionamiento de las actividades que desarrollaba el Colegio Municipal “Fernández Madrid” en las áreas inherentes a la administración y control de propiedad, planta y equipo.

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La investigación fue realizada debido a que en dicha institución no se disponía de un manual de procedimientos enfocado en la administración y control de propiedad, planta y equipo, por lo que no se podía integrar de manera correcta los activos debidamente depreciados, siendo así que la puesta en marcha del trabajo de tesis permitió dar a conocer que no existió un control adecuado sobre los bienes, pues muchos de los encargados de los mismos no aplicaban las normas sobre el buen manejo de los propiedad, planta y equipo dentro de la institución.

Guerrero, G. (2014). Los procedimientos de control interno para activos fijos y su incidencia en el cumplimiento del plan estratégico del Honorable Gobierno Provincial de Tungurahua. Universidad Técnica de Ambato, Ambato. Tal trabajo de titulación se centró en plasmar una propuesta enfocada al diseño de un esquema de control interno para la administración y control de propiedad, planta y equipo mediante el Informe COSO, este trabajo fue realizado con el fin de llevar a la empresa por un camino claro y preciso para un excelente manejo de los bienes, todo esto, garantizando una mayor optimización de recursos.

El autor de la misma tesis, pudo plasmar que la toma de decisiones por parte del gobierno provincial de Tungurahua en cuanto a la administración de propiedad, planta y equipo carece de fuerza y a la vez es empírica porque los procesos de control interno enfocados a propiedad, planta y equipo son inadecuados. En base a la problemática presentada en la investigación, se estableció que el desempeño de los funcionarios relacionado al cumplimiento de las metas, objetivos y planes operativos es muy bajo, por lo que se determinó que sería primordial involucrar a todas las personas a las cuales va enfocada la propuesta de control sobre los activos de propiedad, planta y equipo.

Torres, M. (2015). Diseño de un manual de control interno aplicado al manejo de los activos fijos para la compañía camaronera Ferasa S.A. en la ciudad de Guayaquil.

Universidad Politécnica Salesiana, Guayaquil. Este trabajo de titulación se enfocó en contribuir a la corrección de las irregularidades y desviaciones existentes en el manejo y procesamiento de las transacciones de propiedad, planta y equipo y así aportar al establecimiento de estrategias de rentabilidad de la compañía con el objetivo de que sea más competitiva.

Por tanto, el trabajo de investigación permitió la identificación de varios problemas por los que estaba atravesando la empresa, uno de ellos era que gracias a la inexistencia de un manual de políticas que indique el correcto uso de propiedad, planta y equipo, no se

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realizaban tomas físicas de dichos activos, lo que generó diferencias entre los activos físicos y los estados financieros; además de ello, se realizaron compras innecesarias de activos de propiedad, planta y quipo, ocasionándose costos innecesarios. Finalmente, el autor de la presente tesis logró determinar que la aplicación del manual facilitaría el trabajo y serviría como guía para mejorar la eficiencia y eficacia del personal asociado al manejo y control de este tipo de activos.

Garcés, E. (2017). Manual de control interno para el manejo de activos fijos en la Unidad Educativa “Insutec” del cantón Ambato de la provincia Tungurahua. Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato. El presente trabajo de titulación tuvo como objetivo realizar un manual de control interno enfocado en la propiedad, planta y equipo de una entidad educativa con el fin de fomentar un adecuado manual de control interno de los mismos activos, para dar a conocer el respectivo funcionamiento, utilización y manejo de los bienes.

Mediante el análisis de esta investigación, se determinó que la institución educativa no contaba con un manual de control interno para la propiedad, planta y equipo, ni con personal idóneo encargado en el control de los activos, todo esto ocasionó que existía una errónea toma de decisiones y se daba mal manejo y control de la propiedad, planta y equipo.

En concordancia al desarrollo del trabajo, se pudo obtener como resultado que a través de la aplicación de un cuestionario de control interno se determinó la existencia de falta de comunicación a nivel interno por parte del personal administrativo de la empresa.

3.2.

Marco teórico

3.2.1. Manual de Procesos.

3.2.1.1. Manual.

Según Münch (2014), “los manuales son documentos que contienen en forma sistemática, información acerca de la organización” (p. 69).

Los manuales son compendios de todos los documentos administrativos, relativos a la estructura, sus organigramas, la organización de los procesos, los puestos y las funciones, que van acompañados de cartas de presentación, la misión, la visión y los valores, además de la historia de la organización. (Hernández y Palafox de Anda, 2012, p. 219)

De acuerdo con las definiciones expuestas anteriormente, los manuales son un instrumento aplicado y utilizado dentro de muchas empresas, puesto que estos son documentos administrativos que contienen información ordenada y sistemática acerca de las

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políticas, procedimientos u objetivos que tenga una organización. Además, estos manuales permiten reflejar ciertas instrucciones que se consideren adecuadas para ejecutar y dar cumplimiento a una o varias actividades.

3.2.1.1.1. Tipos de manuales.

Según Münch (2014), los manuales, de acuerdo a su contenido, pueden ser: 

De organización



Técnicos



De procedimientos



De políticas



Específicos



De puestos



Departamentales

3.2.1.2. Manual de procedimientos.

Un manual de procedimientos permite la estandarización del conocimiento de la operación de la organización y un lenguaje común alrededor de ella, convirtiéndose en un instrumento guía de la acción individual y colectiva de la entidad, fomentando el autocontrol y la autorregulación. (Montes, Montilla y Mejía, 2014, p. 134)

Un manual de procedimientos constituye el documento como base o guía que contiene la descripción de las actividades que se deben dar cumplimiento dentro de las organizaciones, este se realiza para obtener información detallada de las instrucciones y responsabilidades de las operaciones empresariales. Cabe recalcar que el manual de procedimiento es un componente del sistema de control interno porque contiene normas y tareas orientadas a desarrollar las labores cotidianas de las empresas.

3.2.1.2.1. Contenido del manual de procedimientos.

Según Franklin (2014), el manual de procedimientos debe incluir lo siguiente: 

Logotipo de la organización.



Nombre de la organización.



Denominación y extensión del manual (general o específico).



Lugar y fecha de elaboración.



Numeración de páginas.



Sustitución de páginas (actualización de información).

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

Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. (pp. 202203)

3.2.1.3. Procedimientos.

Un procedimiento es el conjunto de pasos, ampliamente vinculados y cronológicamente dispuestos, realizados y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de una tarea. Un procedimiento es la forma específica de realizar una actividad, unas acciones, un trabajo concreto que hace parte de un proceso, el cual presenta la secuencia que se debe seguir. (Montes et al., 2014, p. 134)

Según Münch (2014), “un procedimiento es una serie de actividades de carácter repetitivo que se realiza en forma cronológica y secuencial” (p. 70).

De acuerdo con las definiciones anteriores, un procedimiento es una secuencia de pasos establecida por una empresa para el cumplimiento de actividades o para llevar a cabo acciones comunes de la empresa. Estos pasos deben ser seguidos de forma ordenada y lo esencial de estos procedimientos es que son repetitivos, por lo que es algo que se realiza día a día como una rutina.

3.2.1.4. Los procesos.

“Proceso es el conjunto de actividades generales de trabajo interrelacionadas que convierten los insumos en productos o en rendimientos de mayor valor. Es toda secuencia de etapas, tareas o actividades que conducen a un cierto producto, el cual es el objetivo de dicho proceso. (Murcia et al., 2013, p. 387)

“Son un conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos” (Montes et al., 2014, p. 132).

Un proceso es un conjunto o una sucesión de tareas previamente planificadas por la empresa y que implica que estas tareas sean llevadas a cabo por un número de personas determinado mediante la utilización de diversos recursos como los materiales, económicos o tecnológicos, con el fin de alcanzar un objetivo establecido.

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3.2.1.4.1. Clases de procesos.

Según Montes et al. (2014), existen tres tipos o clases de procesos que se detallan a continuación: 

Procesos estratégicos: son los que buscan el establecimiento de objetivos, estrategias, metas y políticas de la organización; proveen los medios de comunicación, los recursos, la dirección y el control.



Procesos misionales: proporcionan el resultado previsto por la organización en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser, se identifican a partir de las actividades que desarrolla la organización y sus funciones, orientándolos dentro del enfoque de análisis de riesgos.



Procesos de apoyo: contribuyen con la administración de la organización a la provisión de los recursos necesarios en todos los procesos mediante actividades cuyos resultados o productos no llegan directamente al cliente externo, pero son indispensables como soporte de la organización. Incluyen aquellos procesos necesarios, para medir, recopilar datos, análisis del desempeño y mejora de la eficacia.

3.2.1.5. Diagrama de flujo.

“Los diagramas de flujo son representaciones visuales de los pasos de un proceso. Son útiles en términos de calidad; debido a que al planear el proceso pueden ayudar a detectar los cuellos de botella que podrían estar causando problemas de calidad”. (Angulo, 2014, p. 152) Según Hernández y Palafox de Anda (2012), los diagramas de flujo “son representaciones gráficas del conjunto de operaciones que se realizan en un proceso productivo de repetición continua, en razón de cada uno de los productos que se obtienen de ellos” (p. 215).

Un diagrama de flujo es una representación gráfica que permite evidenciar la secuencia de los procesos o rutinas de las actividades de cualquier tipo de empresas, es decir que este tipo de representación se realiza para comprender de mejor manera el cómo se cumple una actividad y así mejorar los procedimientos establecidos para el cumplimiento de dichas actividades.

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3.2.2. Activo.

Déniz y Verona (2013) establecen que el activo es considerado como un bien que ha sido resultado de sucesos o acontecimientos pasados que controla una empresa y que se espera que este genere beneficios económicos en tiempo futuro.

“Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios económicos futuros, derivados de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad” (Romero, 2013, p. 33).

En el párrafo 4,8 del marco conceptual de las NIIF se menciona que “los beneficios económicos futuros incorporados a un activo consisten en el potencial del mismo para contribuir directa o indirectamente, a los flujos de efectivo y de otros equivalentes al efectivo de la entidad” (IFRS Foundation, 2012, p. A42) De acuerdo con las definiciones anteriores, el activo es un bien o un recurso que posee la empresa y es controlado por la misma con el fin o el objetivo de obtener beneficios económicos en tiempo futuro, todo esto mediante la utilización, alquiler o venta del mismo.

Además de ello, el activo representa parte principal de la empresa, a causa de que este ayuda a contribuir a la generación de flujos de efectivo y equivalentes al efectivo.

3.2.3. Activo no Corriente.

“El PGC dedica el grupo 2. Activo no corriente a aquellos elementos del patrimonio destinados a servir de forma duradera en la empresa por un periodo superior al ciclo normal de explotación, así como a las inversiones financieras cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera habrá de producirse en un plazo superior a un año”. (Déniz y Verona , 2013, p. 352)

“Los activos no corrientes son aquellos que por su naturaleza, destinación u objetivo son difíciles de convertir en dinero a corto plazo, por lo cual ninguna empresa puede esperar liquidez de estos” (Mendoza y Ortiz , 2016, p. 276).

Los activos no corrientes como propiedad, planta y equipo, son un grupo o un elemento importante de activos que están a disposición de la empresa, pero que no otorgan liquidez o entrada de dinero en el corto plazo, puesto a que este tipo de activos tienen vida útil mayor a un año, por tanto, son difíciles de convertir en dinero en un periodo de tiempo corto.

La NIC 1 en su párrafo 67 hace referencia que “en esta Norma, el término “no corriente” incluye activos tangibles, intangibles y financieros que por su naturaleza son a

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largo plazo. No está prohibido el uso de descripciones alternativas siempre que su significado sea claro”. (IFRS Foundation, 2012, p. A559) Entre los activos no corrientes se encuentran los activos de propiedad, planta y equipo como son las maquinarias, terrenos, equipos de cómputo, construcciones o vehículos y también existen los activos fijos intangibles que son los activos que no se pueden palpar o cuantificar físicamente, pero están representados por derechos de autor, patentes, marcas o franquicias.

3.2.3.1. Propiedad, planta y equipo.

Propiedad, planta y equipo está constituido por las cuentas que registran los bienes que posee una empresa, todo ello con la intención de utilizarlos permanentemente para el desarrollo y cumplimiento de sus actividades, puede ser esto para la producción de bienes y/o servicios; siempre y cuando estos activos no se destinen a ser vendidos y que los mismos excedan de un año de su vida útil. (Fierro, 2013) La propiedad, planta y equipo son activos con los que cuenta la empresa, ya sea por su previa adquisición o construcción por parte de la misma; esta propiedad, planta y equipo puede ser destinada para el uso normal de producción de la empresa, para arrendarlos o a su vez para usarlos en la administración del ente económico.

Según Romero (2013), los bienes tangibles tienen por objeto: a) El uso de dichos bienes en beneficio de la entidad; b) La producción de bienes y/o servicios para ser usados por la empresa o para ser comercializados. c) La prestación de servicios del propio ente económico o de sus clientes.

3.2.3.1.1. Condiciones para calificarlos como propiedad, planta y equipo.

Según Zapata (2017), para que un tangible o intangible sea calificado como activo fijo, debe reunir las tres condiciones siguientes: 

Vida útil mayor a un año. En condiciones normales se espera que un activo brinde beneficios al menos por un año, por tanto, mientras más larga sea la vida útil previsible, más se ajusta a este requerimiento.



Precio más o menos representativo. Esta condición estará en estrecha relación con la capacidad económica de la empresa.

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

No estar disponible para la venta. Si por alguna razón, un activo va a ser vendido, éste se debe reclasificar en el grupo de “bienes no corrientes dispuestos para la venta”. (pp. 212-213)

Según la NIC 16, en el párrafo 6, “las propiedades, planta y equipo son activos tangibles que: a) Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y b) Se esperan usar durante más de un periodo.” (IFRS Foundation, 2012, p.

A708) La principal condición para que un activo no corriente sea calificado o reconocido como propiedad, planta y equipo es que su vida útil sea mayor a un año, porque se espera que este tipo de activo dure en la empresa durante este tiempo o más del mencionado; otra condición se refiere a que dichos activos no se encuentren disponibles para la venta, porque son bienes considerados para la utilización dentro de las operaciones productivas de la empresa, más no para la venta.

3.2.3.1.2. Características.

Según Warren, Reeve, y Duchac (2012), la propiedad, planta y equipo tiene las siguientes características: 

Existen físicamente y, por lo tanto, son activos tangibles.



Pertenecen a la empresa, la cual los utiliza en sus operaciones normales.



No se ofrecen para venta como parte de las operaciones normales. (p. 441)

Las características que tienen los activos de propiedad, planta y equipo ayudan en cierta forma al reconocimiento de tales activos, es por ello que la existencia física de este tipo de elementos es importante, puesto que en la empresa se llevará un control acerca de ello; y para que este control sea efectivo, se deberá hacer una comparación, es decir que todos los activos que se encuentren registrados o contabilizados tienen que estar ubicados físicamente dentro de la empresa.

Otra característica de estos activos difiere en que los mismos deben estar encaminados en la utilización dentro de las operaciones de la empresa, puesto que se espera que los elementos de propiedad, planta y equipo sean usados en la producción de otros bienes o la generación de nuevos servicios. Además de lo mencionado, los activos no pueden estar disponibles para la venta, siendo así, los activos pasarían a ser medidos por la Norma

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Internacional de Información Financiera 5 (NIIF 5), que trata acerca de los bienes o activos que se destinan a la disposición o venta.

3.2.3.1.3. Clasificación.

Tabla 1.

Clasificación de propiedad, planta y equipo Tipo de activos fijos

Definición

Activos no depreciables

Los activos fijos tangibles de planta no depreciables son los bienes de una organización que se pueden palpar y que no pierden su valor por su uso. El activo clásico en esta clasificación son los terrenos.

Activos depreciables

Los activos depreciables son aquellos que cuentan con una vida útil limitada y su costo debe ser distribuido en forma sistemática entre los diferentes periodos operativos.

Estos activos cumplen con las siguientes características: 1.

Son de propiedad de la empresa.

2.

Son de naturaleza relativamente duradera.

3.

Se adquieren para usarlos en la prestación de servicios, en la creación de nuevos bienes, o para utilizarlos en las actividades diarias de la organización.

4.

Activos agotables

No pueden ser vendidos.

Los activos agotables son aquellos que están construidos por los yacimientos de recursos naturales como las minas, los pozos petroleros, etc., cuyos recursos se consumen por la extracción que se hace de ellos. Representan recursos naturales de propiedad de la empresa, y su cantidad disminuye de acuerdo al tiempo que dura su explotación.

Nota: Adaptado de “Contabilidad financiera para contaduría y administración” por C. Mendoza, y O. Ortiz,

2016, pp. 278-292.

Por lo general, la propiedad, planta y equipo se clasifica en tres grandes grupos. Los activos depreciables son los activos que pierden su valor por el uso que se dé a los mismos, entre estos se pueden encontrar a los vehículos, maquinarias, edificios, equipos de oficina, equipos de cómputo, entre otros.

Mientras que los activos no depreciables, son todo lo contrario a los mencionados anteriormente, pues este tipo de activos no se deprecian por lo que puede valorizarse, por ejemplo, los terrenos, aunque no se deprecian, generan plusvalía; y también están los activos agotables que representan los recursos no renovables con los que cuenta una empresa.

3.2.3.1.4. Cuentas de propiedad, planta y equipo. 

Terrenos: Son los predios urbanos disponibles para construir locales o bodegas para el desarrollo del objeto social.

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

Construcciones en curso: Son obras en proceso de construcción donde se han ejecutado una serie de actividades de diseño, obras civiles, interventoras, etc., que implican costos y gastos y requieren terminación para ser utilizadas en labores operativas y administrativas.



Construcciones y edificaciones: Son los bienes adquiridos o construidos por cuenta de la empresa o por intermedio de la firma contratante destinados al desarrollo del objeto social.



Maquinaria y equipo: Está compuesta por el costo de adquisición y montaje de la maquinaria y equipo para colocarlo en condiciones de uso en la producción de la renta.



Equipo de oficina: Registra el costo de adquisición de los bienes logísticos para el buen desempeño y desarrollo de la empresa.



Flota y equipo de transporte: Está compuesta por el costo de las unidades de transporte utilizados para el cumplimiento de sus funcione, tales como el transporte de personal directivo, operativo, o en el desarrollo de la actividad de transporte de carga o de pasajeros. (Fierro, 2013, pp. 163-164)

3.2.3.2. Ciclo de vida de propiedad, planta y equipo.

Zapata (2017), menciona que la propiedad, planta y equipo tiene una vida económica constituida por el alta o ingreso físico, la utilización y la baja o exclusión de los activos.

3.2.3.2.1. Alta o ingreso físico.

Adquisición. Ésta puede ser en el país o en el exterior, a cambio de un precio justo que se paga.

Construcción. Puede ser directa o indirecta que da origen a los bienes o a generar ciertos intangibles como: software.

Donación. Forma extraordinaria de hacerse de la propiedad por un acto de recepción de bienes sin contraprestación económica.

Expropiación. Es la transferencia de un bien a cambio de un beneficio económico, todo ello desde el ámbito jurídico.

Intercambio o canje. Mediante el cual se entrega un inventario o servicio y se recibe un bien que reúne las condiciones de activo fijo.

Leasing financiero. Modalidad contractual a largo plazo que le otorga la potestad del uso y control total de los bienes al arrendador a cambio de pagos periódicos fijos y regulares durante un tiempo. (pp. 215-215)

El alta o ingreso físico de propiedad, planta y equipo consiste en la culminación de las actividades que tienen que ver con la compra o construcción de los bienes tangibles de una entidad, siendo así que esta etapa se puede cumplir con cualquiera de los componentes

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mencionados, es decir que las empresas pueden empezar a controlar sus activos de propiedad, planta y equipo de forma libre.

3.2.3.2.2. Utilización.

“Desde el mismo momento en que los activos fijos entran en uso van a requerir de ciertos desembolsos para operarlos, mantenerlos y repararlos” (Zapata, 2017, p. 219).

Es por ello que estos activos requieren de constantes mantenimientos y reparaciones durante periodos de tiempo establecidos que permitan a su vez, que la propiedad, planta y equipo pueda seguir en adecuado funcionamiento para el cumplimiento de las actividades establecidas en la empresa, siendo así que estos mantenimientos y reparaciones se cargará como un costo o gasto de operación.

3.2.3.2.3. Baja o exclusión de los activos.

La baja de activos de propiedad, planta y equipo puede darse de varias maneras, es decir, que para que un activo fijo sea dado de baja o eliminado tiene que ser abandonado, vendido, intercambiado por otros bienes o donado cuando la empresa en cuestión no espere obtener más beneficios económicos a futuro mediante la utilización de los mismos. (Romero, 2012) Esta baja o exclusión de activos de propiedad, planta y equipo consiste en excluir de los registros contables por cualquiera de las siguientes operaciones:  Venta de activos fijos: Romero (2012) menciona que, cuando la empresa decide vender sus activos fijos, pueden darse tres situaciones: - Que el precio de venta sea igual al valor neto en libros; en este caso, no habrá utilidad ni pérdida.

- Que el precio de venta sea mayor al valor neto en libros, de ahí se generará una utilidad, que se reconocerá en los resultados.

- Que el precio de venta sea menor al valor en libros, lo cual generará una pérdida, que se reconocerá en los resultados. 

Canje de activos: Para Zapata (2017) es una negociación en la que se entrega el activo usado a cambio de uno nuevo, para lo cual se paga una diferencia en efectivo o viceversa.



Donación: Las donaciones se realizan a empresas de carácter benéfico de los sectores público y privado y a empresas o personas que se relacionen a ello.

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

Destrucción: Por lo general se efectúa a los bienes que no se les da uso, por ser nocivos al medio ambiente o porque nadie quiera comprarlos o adquirirlos gratuitamente.

Un activo de propiedad, planta y equipo puede darse de baja por múltiples motivos, como ya se explicó anteriormente, las razones más probables para que se genere una baja puede ser por la venta, por el intercambio, por la donación o destrucción del bien. Siempre que se dé de baja algún activo se ocasionará un resultado, ya sea este favorable o desfavorable para la empresa.

Por consiguiente, se puede generar una ganancia, una pérdida o es también probable que no se produzca ninguno de los dos resultados, es decir, no existiría pérdida ni ganancia.

De acuerdo a esto, es recomendable que al momento de contabilizar la baja de un activo de propiedad, planta y equipo se deben eliminar en los libros al activo dado de baja y la depreciación acumulada.

3.2.3.3. Reconocimiento inicial.

Para cumplir con el tratamiento que se debe realizar a propiedad, planta y equipo, es recomendable que se dé un reconocimiento inicial a los mismos, partiendo por valorar a los activos mediante el costo de su respectiva adquisición o bien de la construcción de los bienes, siempre y cuando se deduzca cualquier descuento ocasionado por la adquisición; también se debe tomar en cuenta cualquier costo que afecte directa o indirectamente el buen funcionamiento de los activos dentro de la empresa, por ejemplo, los seguros.

Las NIIF señalan que los elementos de propiedad, planta y equipo inicialmente serán reconocidos a su costo, el cual se conforma por el valor razonable del pago efectuado (efectivo y bienes distintos de efectivo).

Este costo incluirá los siguientes tres elementos: a) Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del precio. b) Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia. c) La estimación inicial de los costos de desmantelamiento y retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, la obligación en que incurre una entidad cuando adquiere el elemento o como consecuencia de haber utilizado dicho elemento durante un determinado periodo, con propósitos distintos al de producción de inventarios durante tal periodo. (Guevara, 2015, p.

14)

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3.2.3.3.1. Determinación del costo Para la determinación del costo, es necesario conocer acerca del precio de adquisición de propiedad, planta y equipo, el que incluye: 

El valor monetario por el que se encuentra facturado, una vez deducido cualquier descuento o rebaja efectuado por la compra.



Todos los gastos que se encuentren directamente relacionados que se generen hasta que el activo sea puesto en funcionamiento.

El coste de producción de los elementos de propiedad, planta y equipo fabricados por la misma empresa se obtendrá sumando: 

Precio de adquisición de las materias primas menos cualquier descuento o rebaja en el precio.



Los demás costes que sean imputables a los mismos bienes.



Los costes que sean indirectamente imputables a los bienes o activos.

El precio de adquisición y los costos de producción forman parte del reconocimiento inicial de los activos de propiedad, planta y equipo, puesto que cada elemento de propiedad, planta y equipo será medido posteriormente por sus costos, ya sea por el precio cuando se compra un bien, los costos atribuibles para que un activo entre en uso o funcionamiento y los costos necesarios que incurran en para el desmantelamiento de dichos activos.

Según la NIC 16, en el párrafo número 16: El costo de los elementos de propiedad, planta y equipo comprende: a) Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del precio. b) Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia. c) La estimación inicial de los costos de desmantelamiento y retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, la obligación en que incurre una entidad cuando adquiere el elemento durante un determinado periodo, con propósitos distintos al de producción de inventarios durante tal periodo.

Mientras que en el párrafo 17 de la misma NIC, se menciona que: Son ejemplos de costos atribuibles directamente: a) Los costos de beneficios a los empleados (según se definen en la NIC 19 Beneficios a los Empleados), que procedan directamente de la construcción o adquisición de un elemento de propiedades, planta y equipo; b) Los costos de preparación del emplazamiento físico; c) Los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior; d) Los costos de instalación y montaje; e) Los costos de comprobación de que el activo funciona adecuadamente, después de deducir los importes netos de la venta de cualesquiera elementos producidos

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f)

durante el proceso de instalaciĂłn y puesta a punto del activo (tales como muestras producidas mientras se probaba el equipo); y Los honorarios profesionales. (IFRS Foundation, 2012, pp. A710-A711)

3.2.3.4. DepreciaciĂłn. “La depreciaciĂłn indica el monto del costo o gasto que corresponde a cada periodo.

Se distribuye el costo total del activo a largo plazo de su vida útil, al asignar una parte del costo del activo a cada periodo fiscal� (Guajardo y Andrade , 2014, p. 337).

De acuerdo a depreciación, Estupiùån (2013), menciona lo siguiente: 

La empresa podrĂĄ reconocer el valor identificado por depreciaciĂłn de la propiedad, planta y equipo que posee, en el resultado del periodo contable.



Se reconocerĂĄ la depreciaciĂłn de un activo de propiedad, planta y equipo, cuando dicho activo se encuentre apto para ser utilizado, es decir, cuando se encuentre en un lugar apropiado y en las Ăłptimas condiciones para empezar a operar.

SegĂşn la NIC 16 en su pĂĄrrafo nĂşmero 6, “depreciaciĂłn es la distribuciĂłn sistemĂĄtica del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida Ăştilâ€? (IFRS Foundation, 2012, p.

A708) La mayorĂ­a de los activos de propiedad, planta y equipo depreciables son utilizados por las empresas para generar ingresos u obtener rentabilidad en base a la utilizaciĂłn de los mismos, por lo que la utilizaciĂłn de dichos activos ocasiona un desgaste normal en ellos hasta hacerlos inutilizables, es por ello que la depreciaciĂłn es un mecanismo de gran relevancia porque esta permite evidenciar el desgaste o la pĂŠrdida de valor que ha sufrido un activo en un determinado tiempo, por el uso que se haga del mismo durante su vida Ăştil.

3.2.3.4.1. MĂŠtodos de depreciaciĂłn.

Guajardo y Andrade (2014) mencionan los siguientes mĂŠtodos de depreciaciĂłn que se aplican a la propiedad, planta y equipo: Tabla 2.

MĂŠtodos de depreciaciĂłn MĂŠtodos de depreciaciĂłn lineal Tipo de depreciaciĂłn

DepreciaciĂłn en lĂ­nea recta

DefiniciĂłn

FĂłrmula

Cuando se aplica el mĂŠtodo de depreciaciĂłn en lĂ­nea recta se desgasta por igual durante cada periodo contable.

Este mĂŠtodo se emplea con frecuencia debido a que es sencillo y fĂĄcil de calcular.

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DepreciaciĂłn por unidades producidas

Este mĂŠtodo de depreciaciĂłn consiste en el nĂşmero total de las unidades que serĂĄn utilizadas por la empresa o a su vez, las unidades que puede producir un activo en especĂ­fico. Este mĂŠtodo tambiĂŠn puede ser utilizado para medir las horas que un activo trabajarĂĄ o el nĂşmero de kilĂłmetros que recorrerĂĄ.

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MĂŠtodo de depreciaciĂłn acelerada

MĂŠtodo de la suma de aĂąos dĂ­gitos

Este mĂŠtodo asigna el gasto por la depreciaciĂłn con base en fracciones del costo calculadas a partir de la vida Ăştil del activo. Cada fracciĂłn usa la misma de los aĂąos como denominador y el nĂşmero de aĂąos de vida Ăştil restante como numerador. Este irĂĄ descendiendo conforme pasen los aĂąos de vida Ăştil del activo.

Nota: Adaptado de “Contabilidad financiera� por G. Guajardo, y N. Andrade, 2004, pp. 337-339.

El mĂŠtodo de lĂ­nea recta es el mĂĄs utilizado al momento de revelar el desgaste ocasionado de algĂşn activo, debido a que este mĂŠtodo sĂłlo considera el tiempo de vida Ăştil y no el uso del mismo bien. Por su parte, el mĂŠtodo por unidades producidas sĂ­ considera la utilizaciĂłn o uso de los activos y se basa en nĂşmero de unidades que produce el bien a depreciar; y por Ăşltimo el mĂŠtodo de suma de dĂ­gitos produce un gasto por depreciaciĂłn mĂĄs grande en los primeros aĂąos a diferencia de los Ăşltimos aĂąos de vida Ăştil.

Para realizar el cĂĄlculo de la depreciaciĂłn se pueden aplicar o utilizar varios mĂŠtodos como el de lĂ­nea recta, por unidades producidas o por el mĂŠtodo de suma de dĂ­gitos. Sin embargo, es recomendable que se utilice en gran medida el mĂŠtodo de lĂ­nea recta, pues este puede ser considerado como gasto deducible para el pago de impuesto a la renta; cabe mencionar que las empresas tambiĂŠn pueden utilizar los demĂĄs mĂŠtodos para tener un acercamiento mĂĄs real de las depreciaciones de sus activos.

22

3.2.3.4.2. Porcentajes de depreciación Tabla 3.

Porcentajes de depreciación ACTIVO DEPRECIABLE

% DEPRECIACIÓN ANUAL

EQUIVALENTE DE VIDA

DEDUCIBLE

ÚTIL, EN AÑOS

5

20

Maquinaria y equipo

10

10

Muebles y equipo de oficina

10

10

20

5

33,33

3

Construcciones, edificaciones, barcazas, aeronaves y naves

Vehículos y equipo de transporte y caminero Equipo de cómputo y complementarios informáticos, sus accesorios y sus programas.

Nota: Adaptado de “Contabilidad general” por P. Zapata, 2017.

Los porcentajes de depreciación no serán los mismos para todos los elementos de propiedad, planta y equipo, por lo que estos porcentajes sirven de base para el cálculo de la depreciación de un activo por cada año de vida útil.

3.2.3.5. Deterioro.

“Término que se utiliza para registrar la pérdida de valor monetario de los activos fijos tangibles e intangibles por obsolescencia, destrucción parcial o total, o suspensión definitiva o temporal de actividades del activo” (Zapata, 2017, p. 222).

Acebrón (2012) menciona que se reconocerá una pérdida por deterioro del valor de un activo de propiedad, planta y equipo siempre y cuando el valor contable del mismo exceda a su importe recuperable, por lo que este importe recuperable es conocido por ser el mayor importe entre el valor razonable, deduciendo los costos de venta y el valor de uso.

El deterioro se aplica en mayor parte a la propiedad, planta y equipo, debido a que este tipo de activos sufren un daño por el paso del tiempo, es decir que, por la utilización de los activos se puede generar destrucción y a la vez la des utilización de los mismos, por eso, el deterioro se encarga de medir cuánto se ha perdido económicamente por la obsolescencia de dichos activos.

Según la NIC 36 en el párrafo 6, “pérdida por deterioro del valor es la cantidad en que excede el importe en libros de un activo o unidad generadora de efectivo a su importe recuperable” (IFRS Foundation, 2012, p. A1017).

23

3.2.3.5.1. Deterioro de propiedad, planta y equipo.

Según Zapata (2017), se puede generar pérdida de valor monetario en cualquiera de los siguientes hechos de carácter técnico o de mercado:    

Los bienes han sufrido daños físicos severos. Desastres naturales, accidentes o incidentes que dejan al activo fijo temporal o definitivamente fuera de uso.

Los bienes han perdido competitividad. Las marcas posicionadas pueden sufrir quebrantos, dando lugar a que el tenedor de ellos reconozca el impacto de esta pérdida de competitividad y lo registre.

Los bienes están obsoletos. La tecnología modifica frecuentemente modelos y diseños de los bienes principales o sus partes y piezas. Estas actualizaciones influyen en el valor actual de los activos comprados en años pasados.

Los bienes producen artículos que ya no se venden como antes. Con el tiempo las preferencias del mercado podrían modificarse, lo cual obligará a la empresa a reducir su producción o a suspenderla. (pp. 236-237)

De acuerdo con la NIC 36, en el párrafo 12 menciona lo siguiente: Al evaluar si existe algún indicio de que pueda haberse deteriorado el valor de un activo, una entidad considerará, como mínimo, los siguientes indicios: Fuentes externas de información a) Existen indicios observables de que el valor del activo ha disminuido durante el periodo significativamente más que lo que cabría esperar como consecuencia del paso del tiempo o de su uso normal. b) Durante el periodo han tenido lugar, o van a tener lugar en un futuro inmediato, cambios significativos como una incidencia adversa sobre la entidad, referentes al entorno legal, económico, tecnológico o de mercado en los que ésta opera, o bien en el mercado al que está destinado el activo. c) Durante el periodo, las tasas de interés de mercado, u otras tasas de mercado de rendimiento de inversiones, han sufrido incrementos que probablemente afecten a la tasa de descuento utilizada para calcular el valor en uso del activo, de forma que disminuyan su importe recuperable de forma significativa. d) El importe en libros de los activos netos de la entidad, es mayor que su capitalización bursátil.

Fuentes internas de información e) Se dispone de evidencia sobre la obsolescencia o deterioro físico de un activo. f) Durante el periodo han tenido lugar, o se espera que tengan lugar en un futuro inmediato, cambios significativos en el alcance o manera en que se usa o se espera usar el activo, que afectarán desfavorablemente a la entidad. g) Se dispone de evidencia procedente de informes internos, que indica que el rendimiento económico del activo es, o va a ser, peor que el esperado. (IFRS Foundation, 2012, pp. A1018-A1019)

3.2.3.6. Correcciones valorativas por deterioro.

El deterioro se ajustará a las siguientes reglas: 

Estimación del importe recuperable: El valor razonable existe cuando:

- Hay un precio de mercado activo.

- Existe un precio, consecuencia de un acuerdo vinculante.

- Se puede establecer mediante técnicas razonables de estimación.

24



Consecuencias contables de las pérdidas por deterioro: Deberá ajustarse el cargo por amortización del activo que ha sufrido la pérdida por deterioro.



Reversión de las pérdidas por deterioro: Las pérdidas por deterioro del activo revertirán si se han producido hechos que exigen cambiar las estimaciones para determinar su valor razonable. (Sánchez y Alvarado, 2014, pp. 45-46)

3.2.3.7. Normas particulares de valoración.

Tabla 4.

Normas particulares de valoración Aspectos

Definición

Renovaciones, ampliaciones o

Los costes de renovaciones, ampliaciones o mejoras de los bienes de

mejoras

inmovilizado material serán incorporados al activo como mayor valor del bien, en la medida en que supongan: 

Aumento de su capacidad de producción.



Mejora sustancial en su productividad.



Alargamiento de la vida útil estimada del activo.

Mantenimiento y

En los casos de actividades de “mantenimiento y reparación” no se produce

reparaciones

un incremento de la productividad, capacidad o eficiencia por incremento de la duración o vida útil de los bienes, sino simplemente actuaciones para que se pueda cumplir la estimación original de la capacidad y vida útil.

Trabajos realizados por la

Las cuentas de inmovilizaciones materiales en curso se cargarán por importe

empresa para su

de dichos gastos, con abono a la partida de ingresos que recoge los trabajos

inmovilizado

realizados por la empresa para sí misma.

Grandes reparaciones

Cuando se realice la gran reparación, sus costes se reconocerán en el valor contable del inmovilizado como una sustitución, siempre y cuando se cumplan las condiciones para su reconocimiento.

Solares sin edificar

Se incluirán en su precio de adquisición los gastos de acondicionamiento, como cierres, movimiento de tierras, obras de saneamiento y drenaje, los de derribo de construcciones cuando sea necesario para poder efectuar obras de nueva planta, los gastos de inspección y levantamiento de planos cuando se efectúen con carácter previo a su adquisición, así como la estimación inicial del valor actual de las obligaciones presentes derivadas de los costes de rehabilitación del solar.

Construcciones

Su precio de adquisición estará formado, además de por todas aquellas instalaciones y elementos que tengan carácter de permanencia, por las tasas

25 Instalaciones técnicas,

inherentes a la construcción y los honorarios facultativos de proyecto y

maquinaria y utillaje

dirección de obra.

Su valoración comprenderá todos los gastos de adquisición o de fabricación y construcción hasta su puesta en condiciones de funcionamiento.

Nota: Adaptado de “Teoría y práctica de la auditoría II” por J. Sánchez, y M. Alvarado, 2014.

Los mantenimientos y reparaciones, así como las mejoras o grandes reparaciones se toman en cuenta como otra forma de medir o valorar los elementos de propiedad, planta y equipo, estando considerados como normas particulares de valoración, forman parte como costos que intervienen de una u otra manera para el funcionamiento o la utilización de la capacidad instalada de la empresa.

3.2.3.8. Normas contables.

3.2.3.8.1. Norma internacional de contabilidad Nº 16.

Objetivo Según la NIC 16 (2013), el objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de propiedades, planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en sus propiedades, planta y equipo, así como lo cambios que se hayan producido en dicha inversión. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable de propiedades, planta y equipo son la contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por depreciación y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos.

Alcance Esta Norma debe ser aplicada en la contabilización de los elementos de propiedades, planta y equipo, salvo cuando otra Norma exija o permita un tratamiento contable diferente.

Esta Norma no será de aplicación a: a) Las propiedades, planta y equipo clasificadas como mantenidas para la venta de acuerdo con la NIIF 5 Activos No Corrientes Mantenidos para la Venta y Operaciones Discontinuadas. b) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase la NIC 41 Agricultura); c) El reconocimiento y medición de activos para explotación y evaluación (véase la NIIF 6 Exploración y Evaluación de Recursos Minerales); o

26

d) Los derechos mineros y reservas minerales tales como petróleo, gas natural y recursos no renovables similares.

No obstante, esta Norma será de aplicación a los elementos de propiedades, planta y equipo utilizados para desarrollar o mantener los activos descritos en los párrafos (b) a (d).

Definiciones 

Importe en libros es el importe por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas.



Costo es el importe efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien el valor razonable de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de adquisición o construcción o, cuando fuere aplicable, el importe que se atribuye a ese activo cuando se lo reconoce inicialmente de acuerdo con los requerimientos específicos de otras NIIF, por ejemplo la NIIF 2 Pagos Basados en Acciones.



Importe depreciable es el costo de un activo, u otro importe que lo haya sustituido, menos su valor residual.



Depreciación es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil.



Valor específico para una entidad es el valor presente de los flujos de efectivo que la entidad espera obtener del uso continuado de un activo y de su disposición al término de su vida útil, o bien de los desembolsos que espera realizar para cancelar un pasivo.



Valor razonable es el precio que sería percibido por vender un activo o pagado por transferir un pasivo en una transacción no forzada entre participantes del mercado en la fecha de medición. (Véase la NIIF 13 Medición del Valor Razonable.)



Una pérdida por deterioro es el exceso del importe en libros de un activo sobre su importe recuperable.



Importe recuperable es el mayor entre el valor razonable menor los costos de venta de un activo y su valor en uso.



El valor residual de un activo es el importe estimado que la entidad podría obtener actualmente por la disposición del elemento, después de deducir los

27

costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.

Reconocimiento Un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerá como activo si, y sólo si: a) Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo: y b) El costo del elemento puede medirse con fiabilidad.

Depreciación La Norma establece que se depreciará de forma separada cada parte de un elemento de propiedades, planta y equipo que tenga un costo significativo con relación al costo total del elemento.

En la medida que la entidad deprecie de forma separada algunas partes de un elemento de propiedades, planta y equipo, también depreciará de forma separada el resto del elemento. Además, la entidad podrá elegir por depreciar de forma separada las partes que compongan un elemento y no tengan un costo significativo con relación al costo total del mismo.

Método de depreciación El método de depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se espera que sean consumidos, por parte de la entidad, los beneficios económicos futuros del activo.

El método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como mínimo, al término de cada periodo anual y, si hubiera habido un cambio significativo en el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros incorporados al activo, se cambiará para reflejar el nuevo patrón. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8.

Deterioro del valor La NIC 16 menciona que, para determinar si un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, la entidad aplicará la NIC 36. En dicha Norma se explica cómo debe proceder la entidad para la revisión del importe en libros de sus activos, cómo ha de determinar el importe recuperable de un activo y cuándo se deber proceder a reconocer, o en su caso, revertir, las pérdidas por deterioro del valor.

Baja en cuentas El importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja en cuentas: a) Por su disposición; o

28

b) Cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso o disposición.

Además, la NIC 16 establece en el párrafo 67 que, la pérdida o ganancia surgida al dar de baja un elemento de propiedades, planta y equipo se incluirá en el resultado del periodo cuando la partida sea dada de baja en cuentas (a menos que la NIC 17 establezca otra cosa, en su caso de una venta con arrendamiento financiero posterior). Las ganancias no se clasificarán como ingresos de actividades ordinarias.

3.2.3.8.2. Norma internacional de contabilidad Nº 36.

Objetivo El objetivo de esta Norma consiste en establecer los procedimientos que una entidad aplicará para asegurarse de que sus activos están contabilizados por un importe que no sea superior a su importe recuperable. Un activo estará contabilizado por encima de su importe recuperable cuando su importe en libros exceda del importe que se pueda recuperar del mismo a través de su utilización o de su venta. Si este fuera el caso, el activo se presentaría como deteriorado, y la Norma exige que la entidad reconozca una pérdida por deterioro del valor de ese activo. En la Norma también se especifica cuándo la entidad revertirá la pérdida por deterioro del valor, así como la información a revelar.

Alcance Según la NIC 36, el alcance de esta Norma se aplicará para la contabilización del deterioro del valor de todos los activos, distintos de: a) Inventarios (véase la NIC 2 Inventarios); b) Activos surgidos de los contratos de construcción (véase la NIC 11 Contratos de Construcción); c) Activos por impuestos diferidos (véase la NIC 12 Impuesto a las Ganancias; d) Activos procedentes de beneficios a los empleados (véase la NIC 19 Beneficios a los Empleados); e) Los activos financieros dentro del alcance de la NIIF 9 Instrumentos Financieros; f) Propiedades de inversión que se midan según su valor razonable (véase la NIC 40 Propiedades de Inversión); g) Activos biológicos relacionados con la actividad agrícola, que se midan según su valor razonable menos los costos de disposición (véase la NIC 41 Agricultura);

29

h) Costos de adquisición diferidos, así como activos intangibles derivados de los derechos contractuales de una aseguradora en contratos de seguros que estén dentro del alcance de la NIIF 4 Contratos de Seguro; y i) Activos no corrientes (o grupos de activos para su disposición) clasificados como mantenidos para la venta de acuerdo con la NIIF 5 Activos no Corrientes Mantenidos Para la Venta y Operaciones Discontinuadas.

Esta Norma no es de aplicación a los inventarios, a los activos derivados de los contratos de construcción, a los activos por impuestos diferidos, a los activos que surgen de las retribuciones a los empleados ni a los activos clasificados como mantenidos para la venta (o incluidos en un grupo de activos para su disposición que se haya clasificado como mantenido para la venta) porque las Normas existentes aplicables a estos activos establecen los requisitos para su reconocimiento y medición.

Definiciones Los términos siguientes se usan, en esta Norma, con los significados que a continuación se especifican: 

Importe en libros es el importe por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la depreciación (amortización) acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, que se refieran al mismo.



Unidad generadora de efectivo es el grupo identificable de activos más pequeño, que genera entradas de efectivo a favor de la entidad que son, en buena medida, independientes de los flujos de efectivo derivados de otros activos o grupos de activos.



Activos comunes de la entidad son activos, diferentes de la plusvalía que contribuyen a la obtención de flujos de efectivo futuros tanto en la unidad generadora de efectivo que se está considerando como en otras.



Costos de disposición son los costos incrementales directamente atribuibles a la disposición de un activo o unidad generadora de efectivo, excluyendo los costos financieros y los impuestos a las ganancias.



Importe depreciable de un activo es su costo, o el importe que lo sustituya en los estados financieros, menos su valor residual.



Depreciación (Amortización) es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil.

30

Medición del importe recuperable Esta Norma define el importe recuperable de un activo o de una unidad generadora de efectivo como el mayor entre su valor razonable menos los costos de disposición y su valor en uso. En los párrafos 19 a 57 se establecen los requisitos para la determinación del importe recuperable. En ellos se utiliza el término “activo”, pero su contenido es de aplicación tanto a los activos individuales como a las unidades generadoras de efectivo.

Reconocimiento y medición de la pérdida por deterioro del valor La pérdida por deterioro del valor se reconocerá inmediatamente en el resultado del periodo, a menos que el activo se contabilice por su valor revaluado de acuerdo con otra Norma (por ejemplo, de acuerdo con el modelo de revaluación previsto en la NIC 16).

Cualquier pérdida por deterioro del valor, en los activos revaluados, se tratará como un decremento de la revaluación efectuada de acuerdo con esa otra Norma.

Identificación de la unidad generadora de efectivo a la que pertenece un activo La NIC 36 establece que, si existiera algún indicio del deterioro del valor de un activo, el importe recuperable se estimará para el activo individualmente considerado. Si no fuera posible estimar el importe recuperable del activo individual, la entidad determinará el importe recuperable de la unidad generadora de efectivo a la que el activo pertenece (la unidad generadora de efectivo del activo).

Las unidades generadoras de efectivo se identificarán de forma uniforme de un periodo a otro, y estarán formadas por el mismo activo o tipos de activos, salvo que se justifique un cambio.

Reversión de las pérdidas por deterioro del valor La entidad evaluará, al final de cada periodo sobre el que se informa, si existe algún indicio de que la pérdida por deterioro del valor reconocida, en periodos anteriores, para un activo distinto de la plusvalía, ya no existe o podría haber disminuido. Si existiera tal indicio, la entidad estimará de nuevo el importe recuperable del activo.

3.2.3.9. Control de propiedad, planta y equipo.

El control de propiedad, planta y equipo que se debe llevar a cabo dentro de una empresa tiene que ser de manera periódica para tener un conocimiento más claro y acercado sobre el estado actual de los bienes de la institución. Es por ello que Sánchez y Alvarado (2014) mencionan que se necesitan normas por escrito de lo siguiente: 

Existencia de registros auxiliares, individualizados por cada elemento del área, donde se especifique: valor de adquisición, coste por unidad, vida útil

31

estimada, actualizaciones y revalorizaciones, reducciones, mejoras y renovaciones, amortizaciones, localización, y cobertura de los riesgos asociados. Estos registros deben ser conciliados periódicamente con las cuentas de control del Mayor. 

Definición de una política clara relativa todos los aspectos relacionados con el inmovilizado

material:

cálculos

del

valor

por

adquisición,

coste,

amortizaciones, correcciones valorativas por deterioro, compras, permutas, cesiones, gastos capitalizables, seguros, mantenimiento, etc. 

Definición de los sistemas de control de las operaciones relacionadas con el área en todas sus facetas: inversiones, plazos y condiciones de las mismas, costes reales incurridos en la fabricación, rendimientos de las inversiones, criterios de valoración, y diferencias temporarias y permanentes con origen fiscal.



Preparación de presupuestos sobre los proyectos relacionados con las inversiones y desinversiones en bienes de esta área donde se incluyan estudios económicos y técnicos que justifiquen la necesidad y la razonabilidad de las mismas y la viabilidad financiera de las operaciones.



Existencia de un sistema de amortizaciones para la aprobación por anticipado, por un órgano y persona responsable en concordancia con la cuantía económica, de todas las operaciones relacionadas con esta área.



Existencia de un programa de realización de inventarios periódicos destinados a identificar los activos y a verificar la existencia física y el estado de los mismos.



Definición de las situaciones que den lugar a los retiros y bajas de los elementos de inmovilizado material, soporte documental y nivel jerárquico que debe amortizar las mismas.



Existencia de unos modelos definidos de documentos donde se reflejen las operaciones relativas a estos bienes, así como de reglas por escrito de las obligaciones formales relativas a los mismos. (pp. 49-50)

Es importante que las empresas opten por establecer mecanismos de control para sus activos, porque esto ayuda a verificar tanto la existencia real de cada activo que posean, como el estado físico actual, es decir estimar su vida útil durante un periodo de tiempo; pero para

32

llevar a cabo un eficiente control de propiedad, planta y equipo es necesario tener evidencia suficiente que avale el proceso de control realizado dentro de las empresas.

33

4 4.1.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

Diseño/Tipo de investigación

4.1.1. Diseño de Investigación.

El enfoque de esta investigación fue mixto, porque se enfocó en el análisis y aplicación de procedimientos contables concernientes a propiedad, planta y equipo dentro de la empresa. Además de este enfoque, el diseño de la presente investigación fue no experimental transversal, debido a que no se manipuló ninguna variable, es decir, que se observó el fenómeno en estudio en su ambiente más natural; y fue transversal porque se recolectó información en un solo momento.

4.1.2. Tipo de Investigación.

Para este trabajo de investigación, se aplicaron dos tipos de investigación que a continuación se detallan.

4.1.2.1.

Descriptiva.

“Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis” (Hernández, Fernández, y Baptista, 2010, p. 80).

La investigación se basó en ser descriptiva porque se detalló la situación actual y los procesos que se llevan a cabo para la identificación y registro de la propiedad, planta y equipo de la empresa y así aplicar un análisis de la información recolectada para llevar a cabo el establecimiento del manual de procedimientos.

4.1.2.2.

Exploratoria.

“Los estudios exploratorios se realizan cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco estudiado, del cual se tienen muchas dudas o no se han abordado antes” (Hernández, Fernández, y Baptista, 2010, p. 79).

La investigación también fue de tipo exploratoria, porque se tuvo un acercamiento al problema y una visión general de la realidad que enfrenta la empresa en el manejo de sus activos de propiedad, planta y equipo, este tipo de investigación se basó en la utilización de pruebas de recorrido en las que se obtuvo información inicial relacionada a la problemática.

34

4.2.

Población/Muestra La población universo de esta investigación fue de 90 personas, quienes fueron los

empleados de la empresa. A continuación, se detalla cómo estuvo estructurada la población de estudio: Tabla 5.

Población de Servicios Agrícolas RELEV S.A. DETALLE Nº Personal área administrativa Personal sección de ganadería Personal sección de lechería Personal sección de cacao Personal sección de palma Personal sección de potreros Personal servicio de alimentación Personal de limpieza Personal taller de mecánica

7 13 14 12 4 20 4 9 7

TOTAL

90

Nota: Adaptado de información de la empresa.

Debido a que la población fue finita, para el cálculo de la muestra se tomaron a los mismos 90 empleados como objeto de estudio.

4.3.

Operacionalización de las variables

Tabla 6.

Operacionalización de variables Variable

Definición Conceptual

Manual de procedimient os

Un manual de procedimientos es un documento administrativo que sirve de guía de las acciones de una entidad, ayudando al autocontrol y la autorregulación de las operaciones de la organización. (Montes et al.)

Codificación y registro de propiedad, planta y equipo

La codificación de propiedad, planta y equipo consiste en la asignación de números o códigos a cada elemento de propiedad, planta y equipo con el fin de proveer una fácil identificación y búsqueda de los mismos dentro de una empresa.

Elaborado por: Cedeño Daniela

Dimensión Operacional

Indicador

Manual

% Manuales cumplidos

Procedimientos

Desarrollo del Indicador

𝑀𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑚𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑐𝑖𝑑𝑜𝑠

𝑃𝑟𝑜𝑐𝑒𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑜𝑠 % Procedimientos 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑐𝑖𝑑𝑜𝑠 cumplidos

Codificación

% Activos fijos codificados

Baja de activos

% Activos fijos dados de baja

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑓𝑖𝑗𝑜𝑠 𝑑𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑏𝑎𝑗𝑎

Depreciación

% activos fijos depreciados

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑓𝑖𝑗𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑝𝑟𝑒𝑐𝑖𝑎𝑑𝑜𝑠

Deterioro

% activos fijos deteriorados

𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑓𝑖𝑗𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑑𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑓𝑖𝑗𝑜𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑓𝑖𝑗𝑜𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑓𝑖𝑗𝑜𝑠 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑓𝑖𝑗𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑓𝑖𝑗𝑜𝑠

35

Esta operacionalización permitió establecer y reflejar las variables utilizadas durante el desarrollo del presente trabajo de titulación, asimismo fue necesario para identificar de manera general de qué trata cada variable con su respectiva definición y varios indicadores que se pueden o no utilizar dentro del mismo estudio.

4.4.

Técnicas e instrumentos de recogida de datos

4.4.1. Encuesta.

“La encuesta es una de las técnicas de recolección de información más usadas, a pesar de que cada vez pierde mayor credibilidad por el sesgo de las personas encuestadas.

La encuesta se fundamente en un cuestionario o conjunto de preguntas que se preparan con el propósito de obtener información de las personas”. (Bernal, 2010, p.

194)

La encuesta fue utilizada como técnica de recogida de datos debido a que se esperó obtener información de los empleados de la empresa mediante preguntas cerradas, para este proceso de recolección de información se utilizó un cuestionario que sirvió para un fácil análisis de los datos recolectados.

4.4.2. Entrevista.

Es un instrumento útil en el acopio de la información, la cual se realiza mediante una conversación amena entre el entrevistado y el entrevistador. Es utilizada a menudo en las ciencias sociales como auxiliar de estudios de exploración, que permite encontrar abundantes datos sobre el motivo de estudio. (Díaz, Escalona, Castro, León , y Ramírez, 2013, p. 120)

La entrevista permitió el intercambio de información mediante un cuestionario que fue aplicado al personal de la empresa, es por ello, que esta entrevista fue semiestructurada, por tanto, se realizó una guía de preguntas y se pudo interactuar a través de la generación de preguntas adicionales en el momento del levantamiento de la información.

4.4.3. Observación.

“La observación como técnica de investigación científica, es un proceso riguroso que permite conocer, de forma directa, el objeto de estudio para luego describir y analizar situaciones sobre la realidad estudiada” (Bernal, 2010, p. 257) Se llevó a cabo la aplicación de esta técnica para la recolección de los datos relacionados a la propiedad, planta y equipo porque se necesitó tener una mayor interacción dentro de la empresa que permitió determinar los posibles eventos que se presentan en la

36

misma. Por tanto, la observación se llevó a cabo mediante la utilización de una guía que se puede visualizar en el anexo 2.

4.5.

Técnicas de análisis de datos

4.5.1. Técnica cuantitativa.

Para el análisis cuantitativo de los datos, se empleó un análisis estadístico que ayudó a una mayor compresión de los datos recolectados, mediante la tabulación de la información obtenida de las encuestas. Esto consistió en la presentación de los resultados obtenidos de la encuesta a través de la utilización de tablas.

4.5.2. Técnica cualitativa.

Se hizo uso de análisis de datos cualitativos debido a que se procedió a ordenar la información obtenida de las entrevistas aplicadas a los empleados de la empresa y de las guías de observación, para establecer el ambiente físico real por el que atraviesa la empresa acerca del proceso que sigue para el manejo de los activos de propiedad, planta y equipo.

37

5 RESULTADOS 5.1

Discusión y análisis de resultados

5.1.1 Resultados de la Entrevista Dirigida al Gerente y Contador.

La entrevista aplicada como instrumento de recogida de datos en la investigación fue dirigida al gerente y al contador de la empresa, es decir que, se aplicaron las mismas preguntas a ambos colaboradores, por tanto, los resultados de esta entrevista se detallan a continuación.

Pregunta 1. ¿Tiene la empresa un organigrama funcional establecido?

Respuesta gerente

Sí, en la actualidad la empresa si cuenta con un organigrama donde se pueden ver las respectivas áreas y cada una de ellas con el personal encargado, aunque en los inicios de la empresa no existía tal organigrama.

Respuesta contador

Sí, aunque hace un poco tiempo atrás no existía un organigrama bien establecido, ahora ya contamos con uno que fue realizado por el gerente general.

Pregunta 2. ¿Existen normas y procedimientos encaminados al control de propiedad, planta y equipo?

Respuesta gerente

No, no existen normas y procedimientos establecidos para llevar un mejor control de propiedad, planta y equipo que hay en la empresa, sino que nosotros nos basamos en realizar un control solamente por inercia.

Respuesta contador

No, no existe ningún manual que indique las normas y procedimientos que se deben seguir para controlar eficientemente los activos.

Pregunta 3. ¿Los activos de propiedad, planta y equipo de la entidad se encuentran codificados?

Respuesta gerente

No, ningún activo de propiedad, planta y equipo que posee la empresa no tiene ninguna clase de codificación.

Respuesta contador

No, desde que la empresa fue constituida, no se codificaron los activos.

Pregunta 4. ¿Existen procedimientos establecidos a la custodia de la propiedad, planta y equipo?

Respuesta gerente

No, no hay procedimientos respaldados en algún documento que exprese quién y cómo se debe cuidar o proteger los activos de propiedad, planta y equipo, puesto que tenemos la filosofía que todos somos responsables de velar por la protección de cada bien, es decir, que todos nos encargamos de cuidar de alguna u otra manera los activos.

Respuesta contador

No, al igual que la pregunta sobre los procedimientos para controlar los activos, tampoco hay un manual para la respectiva custodia, pero pienso que si debería existir uno para acercarnos un poco más a la realidad cuando queremos saber cómo se cuidan los bienes.

38

Pregunta 5. ¿Cuentan con documentos de respaldo sobre la existencia de propiedad, planta y equipo, por ejemplo, facturas o escrituras?

Respuesta gerente

Sí, el contador lleva un archivo donde se encuentran las proformas y las facturas de los bienes que han sido adquiridos en el transcurso del funcionamiento de la empresa, además tenemos acceso a las facturas electrónicas en la página del SRI.

Respuesta contador

Sí, justamente tengo un archivo donde se encuentran las facturas guardadas sobre todos o la mayoría de los activos que se han comprado últimamente.

Pregunta 6. ¿Se lleva a cabo un adecuado almacenamiento de los documentos anteriormente mencionados para prevenir su deterioro o pérdida?

Respuesta gerente

Sí, como lo mencioné anteriormente, existe un archivo físico en carpetas y un archivo digital como son las facturas electrónicas.

Respuesta contador

Sí, además del archivo que tengo en mi oficina, contamos con esta información en el sistema contable que utilizamos, además podemos encontrar otras facturas en la página del SRI, que son las facturas electrónicas.

Pregunta 7. Al momento de comprar un bien de propiedad, planta y equipo, ¿Se realizan varias proformas?

Respuesta gerente

Sí, por lo general, al momento de decidir sobre la compra de un activo que tenga un valor monetario significativo, se emiten por lo menos 3 proformas o cotizaciones.

Respuesta contador

Sí, cuando necesitamos realizar la compra de algún bien optamos por realizar proformas en diferentes lugares, para hacer una comparación entre las características del bien a comprar y lógicamente del precio.

Pregunta 8. ¿Se realizan inventarios sobre la propiedad, planta y equipo?

Respuesta gerente

Sí, si realizamos inventarios a la propiedad, planta y equipo.

Respuesta contador

Sí, hacemos levantamiento de información de los bienes para poder contrastar en los libros y balances de la empresa.

Pregunta 9. En caso de responder afirmativamente, ¿Con qué frecuencia se realizan los inventarios?

Respuesta gerente

El inventario de los activos de propiedad, planta y equipo lo realizamos una vez al año, es decir, que al finalizar cada año, realizamos un levantamiento de información.

Respuesta contador

El inventario de los activos de propiedad, planta y equipo lo realizamos cada año, en el mes de diciembre, para realizar los balances antes de presentar al SRI.

Pregunta 10. ¿Se realizan controles preventivos y correctivos a los bienes tangibles?

Respuesta gerente

Sí, realizamos mantenimientos periódicos a los vehículos, a las maquinarias como son los tractores de oruga y los demás tractores, también se realizan mantenimientos y reparaciones a las herramientas, por ejemplo a las moto guadañas porque muchas veces las cuchillas son golpeadas por las piedras y se procede a hacer una reparación en caso de ser necesario.

Respuesta contador

Sí, se realizan mantenimientos periódicos, por lo general, los mantenimientos se realizan aquí en la empresa en el área de mecánica y cuando es algo fuera del conocimiento del personal de esa área, se realizan los mantenimientos afuera.

39

Pregunta 11. ¿Se determinan responsabilidades para la utilización y cuidado de los bienes mediante actas de entrega-recepción?

Respuesta gerente

No, no utilizamos actas de entrega-recepción, cada trabajador ya sabe cómo debe utilizar cada bien y sabe que es responsable del cuidado de los mismos.

Respuesta contador

No, desde que empezó a funcionar la empresa no se han utilizado documentos que respalden las personas responsables de cada activo.

Pregunta 12. ¿Cómo es el procedimiento contable para los activos de propiedad, planta y equipo que se dan de baja?

Respuesta gerente

No estoy muy a fin con el conocimiento sobre dicho proceso, pero el contador puede ayudar a dar solución a la pregunta.

Respuesta contador

Cuando se me informan que los activos están dañados y que éstos ya no siguen funcionando, procedo a dar de baja en los estados financieros y en el sistema contable.

Pregunta 13. ¿Cumplen con la aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para el registro de propiedad, planta y equipo?

Respuesta gerente

Realmente no estoy muy informado sobre tal tema, pero imagino que el contador si da cumplimiento a dichas Normas.

Respuesta contador

Sí, porque estas Normas son de cumplimiento obligatorio, por lo tanto se hacen uso de la NIC 16 y la NIC 36.

Pregunta 14. ¿Se realizan depreciaciones a los activos de propiedad, planta y equipo?

Respuesta gerente

Sí

Respuesta contador

Sí, durante cada periodo los activos se van depreciando contablemente.

Pregunta 15. Si la respuesta anterior fue afirmativa, ¿Qué métodos de depreciación utilizan?

Respuesta gerente

El contador tiene información acerca de eso.

Respuesta contador

Utilizamos el método de línea recta porque es el método más utilizado y el establecido por el SRI.

Figura 1. Entrevista aplicada al gerente y contador.

5.1.1.1 Análisis de la entrevista dirigida al gerente y contador.

Gracias a la información obtenida mediante la entrevista aplicada al gerente y contador, se pudo reconocer que la empresa sí cuenta con un organigrama funcional establecido donde se pueden ver las áreas de la empresa y el personal de cada área, sin embargo, no existe un manual que revele las normas y procedimientos para el control de propiedad, planta y equipo. Además, los activos de propiedad, planta y equipo con los que cuenta la empresa no se encuentran codificados en la actualidad, pero sí tienen en su poder ciertos documentos que sirven de respaldo de la existencia de tales activos.

40

Por tanto, estos documentos se encuentran almacenados en un archivo físico y digital; cabe mencionar que al aplicar esta entrevista también se pudo establecer que al momento de que la empresa necesite hacer la compra de un activo, el personal encargado realiza varias proformas para luego tomar la mejor opción de compra. Otro aspecto importante se refiere a que en la empresa si se realiza inventario de propiedad, planta y equipo una vez por año y también aplica controles preventivos y correctivos a través de mantenimientos periódicos.

De otra manera, la empresa no ha establecido actas de entrega-recepción para la utilización de los activos, sino que cada empleado es consciente del cuidado que deben tener con cada bien. Una vez que los activos de propiedad, planta y equipo se venden o ya no se utilizan, el contador procede a dar de baja dichos activos en los libros de la empresa y en el sistema contable, pues dentro de la empresa si se cumplen las Normas Internacionales de Información Financiera y por último, este tipo de activos si son depreciados en el tiempo y valor respectivos mediante la depreciación de línea recta.

5.1.2 Resultados de la Encuesta Dirigida a los Empleados.

La encuesta que a continuación se presenta fue como resultado de la recogida de los datos por parte de los empleados de la empresa, por tal razón la misma encuesta estuvo encaminada a los 88 trabajadores que conforman la institución.

Tabla 7.

Resultados de encuestas a empleados Pregunta 1. ¿Ha recibido usted alguna herramienta por parte de la empresa para el desempeño de sus labores diarias?

Variable

Frecuencia

%

Si

88

100%

No

0

0%

Análisis El 100% de los empleados respondieron que sí han recibido o sí reciben actualmente algún material u herramienta necesaria para el cumplimiento de sus labores diarias en las respectivas áreas de trabajo.

Pregunta 2. Al momento de recibir el bien, ¿le hicieron firmar un acta de entrega-recepción como constancia de ser responsable del bien entregado?

Variable

Frecuencia

%

Si

25

28%

No

63

72%

Análisis El 28% de los encuestados demostraron que sí firmaban un documento como evidencia de ser responsables de algún bien, mientras que el 72% restante supieron mencionar que no se les hacía firmar ningún documento al momento de recibir algún bien.

Pregunta 3. ¿Los bienes que Ud. Utiliza en su trabajo, se encuentran codificados?

Variable

Frecuencia

%

Análisis

Si

88

100%

No

0

0%

El 88% de las personas encuestadas contestaron no, debido a que ningún activo que posee la empresa se encuentra codificado.

41

Pregunta 4. ¿Ha realizado Ud. inspecciones para conocer el estado en que se encuentra el bien?

Variable

Frecuencia

%

Análisis

Si

30

34%

No

58

66%

El 34% de los empleados respondieron a la pregunta con un sí, porque efectivamente han realizado pequeñas inspecciones a los bienes, pero todo por su cuenta, mientras que el 66% de los mismos empleados dijeron no haber realizado ninguna inspección.

Pregunta 5. ¿Los activos que están bajo su cuidado reciben algún tipo de mantenimiento?

Variable

Frecuencia

%

Análisis

Si

75

85%

No

13

15%

El 85% de los encuestados respondieron que los bienes que son utilizados si se someten a mantenimiento en el tiempo necesario, y el 15% dijeron que no tenían conocimiento sobre si se hacía o no algún mantenimiento.

Pregunta 6. Cuando el bien se encuentra deteriorado por su uso, ¿Realiza Ud. Alguna solicitud para pedir otro bien?

Variable

Frecuencia

%

Análisis

Si

88

100%

No

0

0%

El 100% de los encuestados mencionaron que sí realizan solicitud para pedir otro bien, pero supieron manifestar que realizaban una solicitud informal, porque no pedían el bien mediante algún oficio o algún documento escrito, más bien lo hacían de forma verbal.

Pregunta 7. En caso que su respuesta sea sí, ¿En qué tiempo le entregan el bien solicitado?

Variable

Frecuencia

%

1 día a 8 días

45

51%

9 días a 15 días

22

25%

16 días a 22 días

15

17%

23 días o más

6

7%

Análisis

El 51% de los empleados respondieron que la empresa tarde entre 1 a 8 días en entregarle el bien solicitado, el 25% dijo que tardan entre 9 a 15 días, el 15% que tardan de 16 a 22 días, y el 7% restante que tardan en entregar el bien entre 23 días a más.

Pregunta 8. ¿Realizó Ud. La entrega formal del bien deteriorado para darle de baja?

Variable

Frecuencia

%

Si

15

17%

No

73

83%

Análisis El 17% de los empleados de la empresa sí realizan una entrega formal del bien deteriorado mediante un documento, pero todo ello por su cuenta para deslindarse de cualquier responsabilidad, y el 83% restante no realiza una entrega formal, porque aunque sí entreguen el bien, no lo hacen a través de un documento estructurado por la empresa.

Pregunta 9. ¿Maneja o hace uso de alguna maquinaria o vehículo durante el cumplimiento de las actividades laborales?

Variable

Frecuencia

%

Análisis

Si

20

23%

No

68

77%

La mayoría de los empleados (77%) mencionaron no conducir ningún tipo de vehículo que sea propiedad de la empresa, mientras que el 23% restante sí se encarga de conducir algún vehículo o maquinaria.

42

Pregunta 10. ¿Qué tipo de vehículo conduce?

Variable

Frecuencia

%

Camioneta

5

6%

Camión

3

3%

Volqueta

2

2%

Tractor

10

11%

Ninguno

68

77%

Análisis

De los 20 empleados que conducen vehículos de la empresa, el 11% son encargados de conducir los tractores agrícolas, el 6% conducen camionetas, el 3% conducen camión y el 2% conducen volquetas.

Nota: Investigación de campo

5.1.2.1 Análisis de la encuesta dirigida a los empleados.

Luego de haber aplicado las encuestas a los 88 empleados de la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”, se pudo establecer que todos los empleados hacen uso de materiales o bienes entregados por parte de la empresa para el proceso normal de las actividades; también se mencionó que el 72% de los empleados no reciben ninguna acta de entrega recepción, asimismo, todos los empleados mencionaron que los activos de propiedad, planta y equipo no cuentan con ningún tipo de codificación. Del mismo modo, el 66% de los encuestados dijeron que sí realizan inspecciones de los bienes, pero todo eso por su cuenta; y el 85% de los encuestados respondieron que sí se realiza mantenimiento a los activos.

Siguiendo con el análisis de los resultados de la encuesta, los empleados sí realizan solicitud para pedir otros bienes, pero de manera informal, es decir, lo realizan sin respaldarse en algún documento; luego que los empleados hicieran la solicitud de pedido de otros bienes, el 51% de los encuestados afirmaron que la empresa tarda entre 1 a 8 días en entregar el activo. Sin embargo, cuando los empleados entregan los bienes que no utilizan de manera informal, sin el respaldo de un documento, aunque el 17% sí entregan juntamente con un documento con el hecho de deslindarse de cualquier responsabilidad.

Puesto que la empresa cuenta con maquinaria agrícola, camionetas y camiones, tan solo el 23% de los empleados sí conducen tales vehículos, por lo que el 11% se encargan de conducir los tractores agrícolas, el 6% conducen camionetas, el 3% un camión y el 2% hacen uso de las volquetas existentes en la empresa.

43

5.2

Propuesta de intervención

5.2.1 Realizar el levantamiento de información que revele el estado actual de la codificación y registro de propiedad, planta y equipo.

5.2.1.1 Estructura organizacional.

La empresa Servicios Agrícolas RELEV S.A. cuenta con el siguiente organigrama que

revela

las

áreas

de

trabajo

con

sus

respectivos

encargados.

44

Figura 2. Organigrama estructural.

45

5.2.1.2 Clasificación de propiedad, planta y equipo.

Para la clasificación de propiedad, planta y equipo se tomó como base de información a los activos que han sido registrados como elementos o activos de propiedad, planta y equipo en el sistema contable. Siendo los mismos que se detallan a continuación.

5.2.1.2.1

Cuenta terrenos

Tabla 8.

Clasificación de terrenos Cuenta Nº Hectáreas 39,12 Terreno

Dirección Vía Quevedo Km 32

Valor 469.440,00

4.294,27

Vía Quevedo Km 38 ½

25.012.012,78

505,6

Vía Quevedo Km 38 ½

4.645.765,38

Nota: Investigación de campo

5.2.1.2.2

Cuenta maquinaria y equipo

Tabla 9.

Clasificación de maquinaria y equipo Cuenta

Maquinaria y equipo

Subcuenta

Cantidad

Especificaciones

Tractor 110 HC4 tractor agrotractors

1

Cosechadora de forraje JF 1600 AT

2

Tractor John Deere 6603 MFWD

2

Bomba Nuvola L3VPS con impulsador

1

Amoladora Bosh 7 GWS 24-180

1

Finder medidor de voltaje ST101

1

Termo porta pajuelas

1

Tractor D130 John Deere

1

Tablero para transferencia manual-automatic

1

Sembradora abonadora JM 3070PD EX 07/07/LS

1

Pulverizador 800 litros Jacto

1

Marca Jacto

Cabezal 2 surcos para maíz JF500-4

1

Modelo JF500-4

Tractor MF7180/4WD

1

Serie: 7180412732

Tractor agrícola MF4290/4WD

1

Serie: 4290414818

Cabezal para corte pasto JF 1300S2

1

Serie: AHBF-0234

Cosechadora de forraje C120

1

Serie: AFBF-3990

Lancer MDPO 900 (JAN)

1

Blanco/Rojo

Distribuidor de fertilizantes INRODA

1

Color: verde

Lancer 1350 hidráulico (JAN)

1

Modelo: 1350

Congelador vertical Indurama

1

15 pies cromado

Desmalezador guaraña B450R

1

46 Desmalezador guaraña B450AUS

1

Tractor MF4283/4F

1

Triturador tigre 2.1

1

Motosierra Stihl MS-650

1

Motosierra Stihl MS-382

1

Bomba fumigar a motor Maruyama MS-0735W

1

Televisor Led Sony 65” 4K HDR

1

Congelador horizontal SMC 15”

1

Triturador tornado 280

1

Tractor Deutz Fahr Agrofarm 430

1

Acoplado Mixer

1

Fumigadoras

Fumigadora Stihl

1

Tanque de enfriamiento

Tanque enfriamiento KIT DXO 1950 LTS

1

Equipo de ordeño

Equipo de ordeño 12 puestos

1

Tanque criogénico

Tanque criogénico TW HC34

1

Serie: 149390573

Serie: 149150445

Nota: Investigación de campo

5.2.1.2.3

Cuenta equipos de computación

Tabla 10.

Clasificación de equipos de computación Cuenta Subcuenta

Cantidad

Equipo de computación

1

Fotocopiadora Ricoh MP 3352

Especificaciones

Nota: Investigación de campo

5.2.1.2.4

Cuenta vehículos

Tabla 11.

Clasificación de vehículos Cuenta

Subcuenta Camión NPR 75H 5.2 2P 4X2 TM

Cantidad

Especificaciones

1

Color: Blanco

1

Color: Rojo

DIESEL CNN Camioneta Mahindra PICK UP AC 2.2 SC 4X4PM DIESEL

Vehículos

Cajón de madera para camión

1

Grand vitara SZ Next C 2.4 5P 4X2

1

Motor: J24B-1293956

1

Color: Gris

TA D-MAX CRDI FULL AC 3.0 CD 4X4 TM DIESEL D-MAX CRDI FULL AC 3.0 CD 4X4 TM DIESEL Nota: Investigación de campo

Motor: 4JJ1 MZ7106 1

Color: Negro

47

5.2.1.2.5

Cuenta muebles y enseres

Tabla 12.

Clasificación de muebles y enseres Cuenta Subcuenta Muebles y enseres

Montura completa

Cantidad

Especificaciones

1

Nota: Investigación de campo

5.2.1.2 Procedimiento actual de adquisición de propiedad, planta y equipo.

Para realizar el proceso de adquisición de propiedad, planta y equipo dentro de la empresa, primero se debe recabar información acerca si existe necesidad de nuevos activos, esta información se toma del mismo personal que hace uso de los bienes, pues ellos informan a su jefe superior inmediato que requieren nuevas herramientas o bienes; luego de ello, el jefe superior inmediato realiza una orden de requisición con todos los bienes que necesita.

Después de realizada dicha orden de requisición, el jefe superior inmediato se reúne con el gerente para que se genere la aprobación de dicha orden, en caso de que se apruebe la compra, se procede a buscar proveedores mediante tres proformas. Luego, se procede a cancelar el valor por la compra del bien y a cambio se obtiene el mismo bien y la factura respectiva.

Una vez en la empresa, se realiza la entrega respectiva del activo a la persona que solicitó la compra del mismo, mientras que en el área de contabilidad se recibe la factura para su posterior ingreso en el sistema contable. Cabe mencionar, que en esta empresa no se realizan presupuestos, por tal razón tampoco se efectúan proyecciones de los gastos que van a tener durante el año, siendo así que la aprobación de cada compra a efectuar se toma en base del dinero que dispongan en ese momento.

48

5.2.1.2.1

Flujograma del procedimiento actual de adquisición de propiedad, planta y

equipo Procedimiento actual de adquisición de propiedad, planta y equipo Personal

Área administrativa

Área de contabilidad

Inicio

Identificar la necesidad de compra

¿Se autoriza la orden de compra?

Solicitar la compra

A

No

Sí

1

Realizar 3 cotizaciones 2

Seleccionar el proveedor

Realizar la compra del activo

Solicitar la factura de la compra

Recibir el bien comprado 3

Recibir factura de la compra 3

Registrar la compra del bien

Documentos 1. Orden de compra 2. Proformas 3. Factura

A

Figura 3. Procedimiento actual de adquisición de propiedad, planta y equipo

Fin

49

5.2.1.3 Procedimiento actual de recepción y almacenamiento de propiedad, planta y equipo.

Luego de que el personal encargado de realizar las respectivas compras de los nuevos activos de propiedad, planta y equipo, se realiza la entrega al encargado de guardalmacén, en el que se entregan los activos adquiridos conjuntamente con las facturas respectivas, para verificar que lo comprado exista físicamente.

Después de ello, el mismo encargado de guardalmacén revisa el estado físico actual de los activos para detectar si existe algún daño o fallo en tales bienes, por lo que en caso que los activos se encuentren en mal estado, son devueltos al departamento de compras para el posterior cambio de los bienes. En cambio, si el bien se encuentra en buen estado se procede a registrar en el sistema de guardalmacén y se ubican los activos en el área adecuada; sin embargo, el encargado de guardalmacén envía las facturas al área de contabilidad para el registro de la compra.

50

5.2.1.3.1

Flujograma del procedimiento actual de recepción y almacenamiento de

propiedad, planta y equipo.

Procedimiento actual de recepción y almacenamiento de propiedad, planta y equipo Área administrativa

Área de guardalmacén

Área de contabilidad

Inicio

Comprar el activo fijo

Recibir el bien 1

Verificar estado físico del activo

Devolver el activo

Solicitar cambio del producto al proveedor

No

¿El activo se encuentra en buen estado?

Sí

Ingresar el activo al sistema

Almacenar en lugar adecuado

Recibir la factura de la compra 1

Registrar en sistema contable

Fin Documentos: 1. Factura

Figura 4. Procedimiento actual de recepción y almacenamiento de propiedad, planta y equipo

51

5.2.1.4 Procedimiento actual de mantenimiento de propiedad, planta y equipo.

En el área de mecánica de la empresa se determina si los activos necesitan algún tipo de mantenimiento, por lo que el encargado informa al área administrativa tal situación, esperando que el gerente autorice el mantenimiento de los mismos. Debido a que la empresa cuenta con el área de mecánica, sí se pueden realizar varios mantenimientos, pero existen otros tipos de mantenimientos que no los realizan dentro de la empresa, por motivo que no se tienen conocimientos específicos o herramientas adecuadas.

En caso de necesitar un mantenimiento que no se lo realiza en la empresa, el encargado de realizar las compras busca el proveedor del servicio de mantenimiento, efectuando varias cotizaciones; luego de ello, se elige al proveedor basándose en el precio y en la atención al cliente, para acceder al mantenimiento adecuado de los activos.

52

5.2.1.4.1

Flujograma del procedimiento actual de mantenimiento de propiedad, planta

y equipo.

Procedimiento actual de mantenimiento de propiedad, planta y equipo Área de mecánica

Área administrativa

Inicio

Efectuar el mantenimiento

Sí

Determinar necesidad de mantenimiento

Informar necesidad

¿Se realiza el mantenimiento en la empresa?

Autorizar el mantenimiento

Buscar proveedor de mantenimiento

No

1

Realizar cotización de precios

Elegir el proveedor del servicio

Recibir servicio de mantenimiento

Documentos: 1. Factura

Figura 5. Procedimiento actual de mantenimiento de propiedad, planta y equipo

Fin

53

5.2.1.5 Procedimiento actual de depreciación de propiedad, planta y equipo Para el proceso de depreciación de los activos, el contador identifica los bienes que son considerados como propiedad, planta y equipo; luego procede a identificar la fecha de adquisición de tales activos con su respectivo valor monetario para así aplicar el porcentaje respectivo de depreciación establecido por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Una vez depreciados los activos de propiedad, planta y equipo, el contador se encarga en registrar el valor depreciado en el sistema contable.

5.2.1.6 Procedimiento actual de baja de propiedad, planta y equipo.

El área de mecánica debe establecer si el activo se encuentra en mal estado, y dependiendo de ello, cuando el activo se encuentra en mal estado se debe realizar el mantenimiento correctivo respectivo, luego de ello se analiza si el activo tiene arreglo o no.

Si el activo ya no tiene arreglo, se informa al gerente general el daño que ha sufrido el activo.

Después de ello, el gerente notifica verbalmente al contador que realice la baja respectiva del bien dañado y el contador acoge la notificación y procede a dar de baja el elemento de propiedad, planta y equipo.

54

5.2.1.6.1

Flujograma del procedimiento actual de baja de propiedad, planta y equipo.

Procedimiento actual de baja de propiedad, planta y equipo Área de mecánica

Área administrativa

Área de contabilidad

Inicio

Revisar el activo fijo

¿Se encuentra en mal estado el activo?

No

A

Sí

Realizar mantenimiento

¿Tiene arreglo el activo fijo?

No

Informar al gerente

Notificar la baja de activos fijos al contador

Sí

Recibir notificación de baja de activos

Realizar baja del activo contablemente

Realizar mantenimiento correctivo

Fase

Fin

Figura 6. Procedimiento actual de baja de propiedad, planta y equipo

A

55

5.2.2 Identificar las deficiencias existentes con relación a la propiedad, planta y equipo.

5.2.2.2 Proceso actual de adquisición de propiedad, planta y equipo Tabla 1.

Papel de trabajo A.1. Compras de propiedad, planta y equipo Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Compras de propiedad, planta y equipo Del 01 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

A.1

Fecha:

Página:

31/07/2018

1/2

Objetivo: Establecer el número de activos de propiedad, planta y equipo comprados en la empresa durante el año 2017 Relevamiento Fecha Adquisición

Código Físico

Código Sistema

12/01/2017

No aplica

A-026

20/03/2017

No aplica

27/03/2017

Descripción

Cantidad

Valor Total

Motosierra Stihl MS-650

1

745,61

Cajón de madera para camión

1

2.982,46

No aplica

A-027 A-028

Motosierra Stihl MS-382

1

640,35

13/04/2017

No aplica

A-030

Televisor Led SONY 65’’ 4K HDR

1

3.385,96

13/04/2017

No aplica

A-031

Congelador horizontal SMC 15’’

1

605,26

19/04/2017

No aplica

A-029

Bomba fumigar a motor Maruyama

1

700,00

21/06/2017

No aplica

3982

1

34.293,21

09/09/2017

No aplica

4021

Camión NPR 75H 5.2 2P 4X2 TM DIESEL CN Amoladora Bosh 7 GWS 24-180

1

250,00

22/09/2017

No aplica

4015

1

24.589,29

17/10/2017

No aplica

A-027

Camioneta Mahindra PICK UP AC 2.2 SC Cajón de madera para camión

1

2.982,46

30/10/2017

No aplica

4046

Pajuelas Pasport (Bangus Negro)

150

1.800,00

30/10/2017

No aplica

4047

Pajuelas Dom (GIR)

130

3.250,00

56

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Compras de propiedad, planta y equipo Del 01 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

A.1

Fecha:

Página:

31/07/2018

2/2

Objetivo: Establecer el número de activos de propiedad, planta y equipo comprados en la empresa durante el año 2017 Relevamiento Fecha Adquisición

Código Físico

Código Sistema

09/11/2017

No aplica

3985

21/11/2017

No aplica

21/11/2017 11/12/2017

Descripción

Cantidad

Valor Total

Bomba Jacto Azul 20LT

2

170,00

4065

Energizadores cerco eléctrico 6000V

4

614,54

No aplica

4066

Finder medidor de voltaje ST 101

1

98,95

No aplica

4071

Termo porta pajuelas

1

490,00

308

72.548,09

Sumatoria Nota: No existe codificación física para ningún activo adquirido durante el año 2017.

Elaborado por: Daniela Cedeño Yánez Nota: Investigación de campo

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

57 Tabla 2.

Papel de trabajo A.2. Detalle de compras de propiedad, planta y equipo Elaborado por: DCY Fecha: 31/07/2018

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Compras de propiedad, planta y equipo Del 01 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017

Papel de trabajo: A.2 Página: 1/3

Objetivo: Establecer el detalle de las compras de activos de propiedad, planta y equipo del año 2017 Relevamiento Activos comprados 2017

Orden de Requisición

Nº Factura

Motosierra Stihl MS650

No

007-003000000730

Cajón de madera para camión

No

001-001000000131

Motosierra Stihl MS382

No

006-004000008670

Televisor Led SONY 65’’ 4K HDR Congelador horizontal SMC 15’’ Bomba fumigar a motor Maruyama Camión NPR 75H 5.2 2P 4X2 TM DIESEL CN Amoladora Bosh 7 GWS 24-180

No No

002-001000016178 002-001000016178

No

001-001000152933

No

011-105000001183

No

002-001000003716

Proveedor Villacrés Cabrera Marcos Enrique - Bosque y jardín "Tecnología y servicio" Mendez Rivas Luis Roberto Industria carrocera San José Villacrés Cabrera Marcos Enrique - Bosque y jardín "Tecnología y servicio" Rueda Andrade Oliber Esteban Rueda Andrade Oliber Esteban Asociación de ganaderos Santo Domingo de los Colorados - ASOGAN SD

Aprobación Gerente

Comprobante de Retención

Proformas

Forma de Pago

Registro en Sistema

No

001-001000000439

No

Cheque

Sí

Sí

001-001000006214

No

Cheque

Sí

No

001-00100000676

No

Cheque

Sí

No

Cheque

Sí

No

Cheque

Sí

No No

001-00100006250 001-00100006250

No

No

No

Cheque

Sí

Metrocar S.A.

Sí

001-00100000941

No

Cheque

Sí

Rivera Carbo Daniel Fabricio - Seguridad Industrial

No

001-00100001147

No

Cheque

Sí

58

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Compras de propiedad, planta y equipo Del 01 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

A.2

Fecha:

Página:

31/07/2018

2/3

Objetivo: Establecer el detalle de las compras de activos de propiedad, planta y equipo del año 2017 Relevamiento Activos comprados

Orden de

Nº

2017

Requisición

Factura

Camioneta Mahindra PICK UP AC 2.2 SC Cajón de madera para camión Pajuelas Pasport (Bangus Negro) Pajuelas Dom (GIR) Bomba Jacto Azul 20LT Energizadores cerco eléctrico 6000V

No

No

No

No

No

No

001-098000000069

Proveedor

INDIANEGOCIOS S.A.

001-001-

Mendez Rivas Luis Roberto -

000000148

Industria carrocera San José

001-001-

Zambonino Analuisa Galo

000016223

Fernando

001-001-

Zambonino Analuisa Galo

000016223

Fernando

002-001000000017 016-099000015106

AGROOLIAR CIA. LTDA

Aprobación

Comprobante

Gerente

de Retención

Sí

Sí

Sí

Sí

No

Fertisa Fertilizantes Terminaes I Servicios S.A. Dispensario médico fertisa

No

001-00100001189 001-001000006505 001-00100000636 001-00100000636 001-00100001344 001-00100001380

Forma de

Registro en

Pago

Sistema

No

Cheque

Sí

No

Cheque

Sí

No

Cheque

Sí

No

Cheque

Sí

No

Cheque

Sí

No

Cheque

Sí

Proformas

59 Elaborado por: DCY Fecha: 31/07/2018

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Compras de propiedad, planta y equipo Del 01 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017

Papel de trabajo: A.3 Página: 3/3

Objetivo: Establecer el detalle de las compras de activos de propiedad, planta y equipo del año 2017 Relevamiento Activos comprados 2017

Orden de Requisición

Nº Factura

Proveedor

Aprobación Gerente

Comprobante de Retención

Proformas

Forma de Pago

Registro en Sistema

Finder medidor de voltaje ST 101

No

016-099000015106

Fertisa Fertilizantes Terminaes I Servicios S.A. Dispensario médico fertisa

No

001-00100001380

No

Cheque

Sí

Termo porta pajuelas

No

001-001000016408

Zambonino Analuisa Galo Fernando

No

001-00100001422

No

Cheque

Sí

Atributos del Hallazgo Condición: Se ha podido determinar que dentro de la empresa no se manejan órdenes de requisición como documentos que respalden las solicitudes de propiedad, planta y equipo a ser requeridas; además de lo anterior, de acuerdo con la información obtenida, muchas de las compras efectuadas no contaron con la aprobación del gerente, en ciertos casos no se informó acerca de la necesidad de algún activo. Otro aspecto importante es el incumplimiento del proceso de compra, debido a que no se realizaron las tres proformas establecidas.

Criterio: De acuerdo a la política establecida por la empresa, al momento de realizar adquisiciones de bienes de propiedad, planta y equipo, se debe obtener la aprobación del gerente como primer punto, además de que deben ejecutarse 3 proformas como base.

Causa: No se realizan las 3 proformas debido a que la empresa considera los proveedores habituales.

Efecto: Incumplimiento con la política establecida.

Elaborado por: Daniela Cedeño Yánez Nota: Investigación de campo

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

60

5.2.2.3 Proceso actual de recepción y almacenamiento de propiedad, planta y equipo Tabla 3.

Papel de trabajo B.1. Recepción de propiedad, planta y equipo Elaborado por: DCY Fecha: 01/08/2018

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Recepción de propiedad, planta y equipo Del 01 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017

Papel de trabajo: B.1 Página: 1/2

Objetivo: Detallar la recepción de los activos de propiedad, planta y equipo adquiridos durante el año 2017 Relevamiento

Activos comprados 2017 Motosierra Stihl MS-650 Cajón de madera para camión Motosierra Stihl MS-382 Televisor Led SONY 65’’ 4K HDR Congelador horizontal SMC 15’’ Bomba fumigar a motor Maruyama Camión NPR 75H 5.2 2P 4X2 TM DIESEL CN Amoladora Bosh 7 GWS 24180 Camioneta Mahindra PICK UP AC 2.2 SC Cajón de madera para camión Pajuelas Pasport (Bangus Negro) Pajuelas Dom (GIR)

Documentos de respaldo de entrega No No No

Estado Conforme

Inconforme

Registro en el sistema

007-003-000000730 001-001-000000131 006-004-000008670

Sí Sí Sí

No No No

Sí Sí Sí

No

002-001-000016178

Sí

No

Sí

No

002-001-000016178

Sí

No

Sí

No

001-001-000152933

Sí

No

Nº Factura

011-105-000001183

No

Sí

Sí

No

Sí

No

002-001-000003716

Sí

No

Sí

No

001-098-000000069

Sí

No

Sí

No

001-001-000000148

Sí

No

Sí

No

001-001-000016223

Sí

No

Sí

No

001-001-000016223

Sí

No

Sí

61

Elaborado por: DCY Fecha: 01/08/2018

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Recepción de propiedad, planta y equipo Del 01 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017

Papel de trabajo: B.1 Página: 2/2

Objetivo: Detallar la recepción de los activos de propiedad, planta y equipo adquiridos durante el año 2017 Relevamiento

Activos comprados 2017

Documentos de respaldo de entrega

Bomba Jacto Azul 20LT

No

Energizadores cerco eléctrico 6000V Finder medidor de voltaje ST 101 Termo porta pajuelas

No No No

Estado Nº Factura 002-001000000017 016-099000015106 016-099000015106 001-001000016408

Conforme

Inconforme

Registro en el sistema

Sí

No

Sí

Sí

No

Sí

Sí

No

Sí

Sí

No

Sí

Nota: La empresa no cuenta con documentos que respalden la recepción de los bienes de propiedad, planta y equipo que han sido comprados durante el año 2017.

Elaborado por: Daniela Cedeño Yánez Nota: Investigación de campo

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

62 Tabla 4.

Papel de trabajo B.2. Codificación de propiedad, planta y equipo Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Codificación de propiedad, planta y equipo Del 01 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017

Elaborado por: DCY

Papel de trabajo: B.2

Fecha:

Página:

01/08/2018

1/2

Objetivo: Identificar la codificación de los activos de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento Código Físico

Código Sistema

Descripción

No aplica

A-026

Motosierra Stihl MS-650

No aplica

A-027

Cajón de madera para camión

No aplica

A-028

Motosierra Stihl MS-382

No aplica

A-030

Televisor Led SONY 65’’ 4K HDR

No aplica

A-031

Congelador horizontal SMC 15’’

No aplica

A-029

Bomba fumigar Maruyama

No aplica

3982

Camión NPR 75H 5.2 2P 4X2 TM DIESEL CN

No aplica

4021

Amoladora Bosh 7 GWS 24-180

No aplica

4015

Camioneta Mahindra PICK UP AC 2.2 SC

No aplica

A-027

Cajón de madera para camión

No aplica

4046

Pajuelas Negro)

Pasport

a

motor

(Baangus

63

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Codificación de propiedad, planta y equipo Del 01 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017

Elaborado por: DCY

Papel de trabajo: B.2

Fecha:

Página:

01/08/2018

2/2

Objetivo: Identificar la codificación de los activos de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento Código Físico

Código Sistema

Descripción

No aplica

4047

Pajuelas Dom (GIR)

No aplica

3985

Bomba Jacto Azul 20LT

No aplica

4065

Energizadores 6000V

No aplica

4066

Finder medidor de voltaje ST 101

No aplica

4071

Termo porta pajuelas

cerco

eléctrico

Nota: Los bienes que han sido adquiridos en el año 2017 cuentan con codificación en el sistema contable, más no con codificación física, por lo que imposibilita la identificación de los mismos dentro de la empresa.

Elaborado por: Daniela Cedeño Yánez Nota: Investigación de campo

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

64

5.2.2.4 Proceso actual de mantenimiento de propiedad, planta y equipo.

Tabla 5.

Papel de trabajo C. Mantenimiento de propiedad, planta y equipo Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”

Elaborado por:

Papel trabajo:

Mantenimiento de propiedad, planta y equipo

DCY

C

Fecha:

Página:

02/08/2018

1/1

Al 31 de diciembre del 2017

de

Objetivo: Establecer los activos de propiedad, planta y equipo que recibieron mantenimiento durante el año 2017 Relevamiento: Ver anexo 2 % Activos con mantenimiento

74,47

% Activos sin mantenimiento

25,53

Total

100,00

% Mantenimiento interno

34,04

% Mantenimiento externo

46,81

% Ninguno

19,25

Total

100,00

Atributos del Hallazgo Condición: El 74,47% del total de propiedad, planta y equipo del año 2017 ha sido sometido a mantenimiento, ya sea mantenimiento dentro de la empresa (interno) o a su vez se realizó mantenimiento con proveedores (externo).

Criterio: No se da cumplimiento con el proceso, debido a que, por información expresada del contador, no se realizan cotizaciones de precios en diferentes empresas de servicio de mantenimiento.

Causa: No se realizan las cotizaciones de precios porque la empresa ya tiene proveedores fijos.

Efecto: Incumplimiento del proceso de mantenimiento de propiedad, planta y equipo establecida por la empresa.

Elaborado por: Daniela Cedeño Yánez Nota: Investigación de campo

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

65

5.2.2.5 Proceso actual de depreciación de propiedad, planta y equipo.

Tabla 6.

Papel de trabajo D.1. Depreciación de propiedad, planta y equipo Elaborado por:

Papel de trabajo:

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”

DCY

D.1

Depreciación de propiedad, planta y equipo

Fecha:

Página:

02/08/2018

1/8

Al 31 de diciembre de 2017 Objetivo: Realizar el cálculo de depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento Fecha Adquisición

Código

Vida Útil

Valor

Dep. Anual

Dep. Mensual

Dep. Diaria

25/05/2014

1777

Tractor 110 HC4 tractor agrotractors

10

53.000,00

5.300,00

441,67

14,72

06/06/2014

1786

Cosechadora de forraje JF 1600 AT

10

52.004,33

5.200,43

433,37

14,45

05/08/2014

1916

Tractor John Deere 6603 MFWD

10

50.800,00

5.080,00

423,33

14,11

24/07/2015

1916

Tractor John Deere 6603 MFWD

10

55.991,36

5.599,14

466,60

15,55

02/02/2016

1929

Bomba Nuvola L3VPS con impulsador

10

900,00

90,00

7,50

0,25

09/09/2017

4021

Amoladora Bosh 7 GWS 24180

10

250,00

77,78

6,48

0,22

Descripción

66

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Depreciación de propiedad, planta y equipo

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

D.1

Fecha:

Página:

02/08/2018

2/8

Al 31 de diciembre de 2017

Objetivo: Realizar el cálculo de depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento Fecha Adquisición

Código

Descripción

Finder medidor de voltaje

Dep.

Vida Útil

Valor

Dep. Anual

10

98,95

10,99

0,92

0,03

Mensual

Dep. Diaria

21/11/2017

4066

11/12/2017

4071

Termo portapajuelas

10

490,00

27,22

2,27

0,08

24/07/2015

A-005

Tractor D130 John Deere

10

3.369,41

336,94

28,08

0,94

23/09/2015

A-008

10

1.960,39

196,04

16,34

0,54

12/01/2016

A-009

10

48.000,00

4.800,00

400,00

13,33

15/01/2016

A-010

10

7.269,00

726,90

60,58

2,10

ST101

Tablero para transferencia manual-automatic Sembradora abonadora JM 3070PD EX 07/07/LS Pulverizador 800 litro Jacto

67

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Depreciación de propiedad, planta y equipo

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

D.1

Fecha:

Página:

02/08/2018

3/8

Al 31 de diciembre de 2017

Objetivo: Realizar el cálculo de depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento Fecha Adquisición

Código

15/01/2016

A-011

15/01/2016

A-012

15/01/2016

A-013

15/01/2016

A-014

15/01/2016

A-015

20/04/2016

A-016

Descripción

Cabezal 2 surcos para maíz JF500-4 Tractor MF7180/4WD Tractor agrícola MF4290/4WD Cabezal para corte pasto JF 1300S2 Cosechadora de forraje C120 Lancer MDPO 900 (JAN)

Dep.

Vida Útil

Valor

Dep. Anual

10

4.158,20

415,82

34,65

1,16

10

80.000,00

8.000,00

666,67

22,22

10

38.184,00

3.818,40

318,20

10,61

10

5.577,60

557,76

46,48

1,55

10

8.264,20

826,42

68,87

2,30

10

2.400,00

240,00

20,00

0,67

Mensual

Dep. Diaria

68

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Depreciación de propiedad, planta y equipo

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

D.1

Fecha:

Página:

02/08/2018

4/8

Al 31 de diciembre de 2017

Objetivo: Realizar el cálculo de depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento Fecha Adquisición

Código

20/04/2016

A-017

20/04/2016

A-018

Descripción

Distribuidor de fertilizantes INRODA Lancer 1350 hidráulico (JAN)

10/05/2016

A-019

Congelador vertical Indurama

21/06/2016

A-020

21/06/2016

A-021

16/06/2016

A-022

Desmalezador guaraña B450R Desmalezador guaraña B450AUS Tractor MF4283/4F

Dep.

Vida Útil

Valor

Dep. Anual

10

4.900,00

490,00

40,83

1,36

10

6.000,00

600,00

50,00

1,67

10

1.098,21

109,82

9,15

0,31

10

1.260,00

126,00

10,50

0,35

10

1.322,00

132,20

11,02

0,37

10

34.747,00

3.474,70

289,56

9,65

Mensual

Dep. Diaria

69

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Depreciación de propiedad, planta y equipo

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

D.1

Fecha:

Página:

02/08/2018

5/8

Al 31 de diciembre de 2017

Objetivo: Realizar el cálculo de depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento Fecha

Código

Descripción

16/0672016

A-023

12/01/2017

Dep.

Vida Útil

Valor

Dep. Anual

Triturador tigre 2.1

10

7.300,00

730,00

60,83

2,03

A-026

Motosierra Stihl MS-650

10

745,61

722,83

60,24

2,01

27/03/2017

A-028

Motosierra Stihl MS-382

10

640,35

487,38

40,62

1,35

19/04/2017

A-029

10

700,00

490,00

40,83

1,36

13/04/2017

A-030

10

3.385,96

2.426,60

202,22

6,74

13/04/2017

A-031

10

605,26

433,77

36,15

1,21

15/01/2016

A-16

10

8.000,00

800,00

66,67

2,22

Adquisición

Bomba fumigar a motor Maruyama MS-0735W Televisor

Led

Sony

65”4K HDR Congelador

horizontal

SMC 15” Triturador tornado 280

Mensual

Dep. Diaria

70

Elaborado por:

Papel de trabajo:

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”

DCY

D.1

Depreciación de propiedad, planta y equipo

Fecha:

Página:

02/08/2018

6/8

Al 31 de diciembre de 2017 Objetivo: Realizar el cálculo de depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento Fecha Adquisición

Código

23/11/2016

A-26

03/12/2014

Descripción

Vida Útil

Valor

Dep. Anual

Dep. Mensual

Dep. Diaria

Tractor Deutz Fahr Agrofarm 430

10

50.000,00

5.000,00

416,67

13,89

1967

Fumigadora Stihl

10

508,00

50,80

4,23

0,14

20/02/2015

1981

Tanque enfriamiento KIT DXO 1950 LTS

10

10.000,00

1.000,00

83,33

2,78

27/02/2015

1983

Equipo de ordeño 12 puestos

10

60.000,00

6.000,00

500,00

16,67

07/09/2015

A-006

Tanque criogénico TW HC34

10

1.250,00

125,00

10,42

0,35

21/06/2017

3982

Camión NPR 75H 5.2P 4X2 TM DIESEL CNN

5

34.293,21

18.099,19

1.508,27

50,28

22/09/2017

4015

Camioneta Mahindra PICK UP AC 2.2 SC 4X4PM DIESEL

5

24.589,29

6.762,05

563,50

18,78

71 Elaborado por:

Papel de trabajo:

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”

DCY

D.1

Depreciación de propiedad, planta y equipo

Fecha:

Página:

02/08/2018

7/8

Al 31 de diciembre de 2017 Objetivo: Realizar el cálculo de depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento Fecha Adquisición

Código

20/03/2017

A-027

17/10/2017

A-027

31/01/2016

V-01

31/01/2016

V-02

31/01/2016

V-03

26/05/2014

1771

Descripción

Cajón de madera para camión Cajón de madera para camión Grand vitara SZ Next C 2.4 5P 4X2 TA D-MAX CRDI FULL AC 3.0 CD 4X4 TM DIESEL D-MAX CRDI FULL AC 3.0 CD 4X4 TM DIESEL Acoplado Mixer AMR 6

Dep.

Vida Útil

Valor

Dep. Anual

5

2.982,46

2.327,98

194,00

6,47

5

2.982,46

613,06

51,09

1,70

5

28.428,75

5.685,75

473,81

15,79

5

36.464,73

7.292,95

607,75

20,26

5

36.464,73

7.292,95

607,75

20,26

10

29.464,29

2.946,29

245,52

8,18

Mensual

Dep. Diaria

72

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Depreciación de propiedad, planta y equipo

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

D.1

Fecha:

Página:

02/08/2018

8/8

Al 31 de diciembre de 2017

Objetivo: Realizar el cálculo de depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento Fecha Adquisición

Código

29/10/2014

1515

30/10/2017

4046

30/10/2017

4047

Descripción

Montura completa Pajuelas Pasport (Bangus Negro) Pajuelas Dom (GIR)

Sumatoria

Nota: Investigación de campo

Dep.

Vida Útil

Valor

Dep. Anual

10

15.250,00

1.525,00

127,08

4,24

10

1.800,00

180,00

15,00

0,50

10

3.250,00

325,00

27,08

0,90

122.098,16

117.553,16

Mensual

Elaborado por:

Supervisado por:

Daniela Cedeño Yánez

Mg. Ximena García Zambrano

Dep. Diaria

73 Tabla 7.

Papel de trabajo D.2. Saldos de depreciación

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

D.2

Fecha:

Página:

03/08/2018

1/1

Depreciación de propiedad, planta y equipo Al 31 de diciembre de 2017

Objetivo: Establecer las diferencias de la depreciación de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento Saldo Empresa

Saldo Auditado

Diferencia

$121.342,01

$117.553,16

$3.788,85

Atributos del hallazgo Condición: Diferencia en valor de depreciación de los activos de propiedad, planta y equipo del año 2017 por $3.788,85.

Criterio: Sí se da al cumplimiento del proceso.

Causa: La diferencia se debe a que existió doble registro de un activo, por tanto, el activo se depreciaba dos veces por el mismo valor, además de ello, se estaban depreciando activos que ya no eran parte de la empresa.

Efecto: Sobrevaloración en la depreciación de propiedad, planta y equipo.

Elaborado por:

Supervisado por:

Daniela Cedeño Yánez

Mg. Ximena García Zambrano

Nota: Investigación de campo

5.2.3 Elaborar la codificación de propiedad, planta y equipo para una mejor identificación de los activos.

Para la propiedad, planta y equipo se ha propuesto una codificación para poder identificarlos de mejor manera, por lo tanto, cada codificación contará con una mezcla de letras y números que se detallarán de mejor manera para mayor entendimiento.

Los significados de los códigos son los siguientes: 

Las iniciales (REL) significan la identificación de la empresa “RELEV”



Los primeros tres números significan los códigos de las cuentas principales de propiedad, planta y equipo.

74



Los tres siguientes números significan los códigos de las subcuentas.

Cabe mencionar que los códigos propuestos serán etiquetados físicamente en cada bien o activo de propiedad, planta y equipo a través de una etiqueta blanca; por lo que estos códigos serán ubicados en un lugar visible para una mayor identificación de los mismos.

A continuación, se detallan los códigos propuestos para las cuentas y subcuentas de propiedad, planta y equipo, así como la codificación para cada activo que posee la empresa.

5.2.3.1 Propuesta de codificación para cuentas y subcuentas de activos.

Tabla 13.

Codificación propuesta para cuentas de activos Cuenta Código cuenta Terrenos

Maquinaria y equipo

Código subcuenta

Tractores

REL002.001

Fumigadoras

REL002.003

Tanque enfriamiento

REL002.004

Equipo de ordeño

REL002.005

Tanque criogénico

REL002.006

Otros maquinaria y equipo

REL002.007

Copiadoras

REL003.001

Camiones

REL004.001

Camionetas

REL004.002

Monturas

REL005.001

REL001

REL002

Equipo de computación

REL003

Vehículos

REL004

Muebles y enseres

Subcuenta

REL005

Nota: Investigación de campo

5.2.3.2 Propuesta de codificación para propiedad, planta y equipo existente.

Tabla 14.

Propuesta de codificación para propiedad, planta y equipo existente Cuenta Subcuenta Activo

Terrenos

Tractores

Código

Terreno 1

REL001.001

Terreno 2

REL001.002

Terreno 3

REL001.003

Tractor 110 HC4 tractor agrotractors

REL002.001.001

Tractor John Deere 6603 MFWD

REL002.001.002

Tractor D130 John Deere

REL002.001.003

75

Fumigadoras Tanque de enfriamiento Equipo de ordeño Tanque criogénico Maquinaria

Tractor MF7180/4WD

REL002.001.004

Tractor agrícola MF4290/4WD

REL002.001.005

Tractor MF4283/4F

REL002.001.006

Tractor Deutz Fahr Agrofarm 430

REL002.001.007

Fumigadora Sithl

REL002.002.001

Tanque enfriamiento KIT DXO 1950 LTS

Equipo de ordeño 12 puestos

Tanque criogénico TW HC34

REL002.003.001

REL002.004.001

REL002.005.001

Cosechadora de forraje JF 1600 AT

REL002.006.001

Bomba Nuvola L3VPS con impulsador

REL002.006.002

Amoladora Bosh 7gws 24-180

REL002.006.003

Finder medidor de voltaje ST101

REL002.006.004

Termo para pajuelas

REL002.006.005

Tablero para transferencia manual-automatic

REL002.006.006

Sembradora abonadora JM 3070PD EX 07/07/LS

REL002.006.007

Pulverizador 800 litros Jacto

REL002.006.008

Cabezal 2 surcos para maíz JF500-4

REL002.006.009

Cabezal para corte pasto JF 1300S2

REL002.006.010

Cosechadora de forraje C120

REL002.006.011

Lancer MDPO 900 (JAN)

REL002.006.012

Distribuidor de fertilizantes INRODA

REL002.006.013

Lancer 1350 hidráulico (JAN)

REL002.006.014

Congelador vertical Indurama

REL002.006.015

Desmalezador guaraña B450R

REL002.006.016

Desmalezador guaraña B450AUS

REL002.006.017

y equipo

Otros maquinaria y equipo

76

Equipo de computación

Copiadoras

Triturador tigre 2.1

REL002.006.018

Motosierra Stihl MS-650

REL002.006.019

Motosierra Stihl MS-382

REL002.006.020

Bomba fumigar a motor Maruyama MS-0735w

REL002.006.021

Televisor Led Sony 65” 4K HDR

REL002.006.022

Congelador horizontal SMC 15”

REL002.006.023

Triturador tornado 280

REL002.006.024

Acoplado Mixer

REL002.006.025

Fotocopiadora Ricoh MP 3352

REL003.001.001

Camión NPR 75H 5.2 2P 4X2 TM DIESEL CNN

REL004.001.001

Cajón de madera para camión

REL004.001.002

Camioneta Mahindra PICK UP AC 2.2 SC 4X4PM

REL004.002.001

Camiones

DIESEL

Vehículos Camionetas

Muebles y enseres

Monturas

Grand vitara SZ Next C 2.4 5P 4X2 TA

REL004.002.002

D-MAX CRDI FULL AC 3.0 CD 4X4 TM DIESEL

REL004.002.003

D-MAX CRDI FULL AC 3.0 CD 4X4 TM DIESEL

REL004.002.004

Montura completa

REL005.001.001

Nota: Investigación de campo

5.2.4 Diseñar procedimientos para el adecuado registro de propiedad, planta y equipo Para el cumplimiento de este cuarto objetivo, se han propuesto varios procedimientos con asientos contables que ayudan a la empresa al adecuado registro de la compra, depreciación y baja de propiedad, planta y equipo.

77

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA CODIFICACIÓN Y REGISTRO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

78

Políticas generales de propiedad, planta y equipo.

Como políticas generales, la empresa puede reconocer un activo como propiedad, planta y equipo a los bienes que cumplan con las siguientes características: 

Tenga un costo superior a $250,00 dólares



Tengan una duración o vida útil mayor a un año.



No se encuentre disponible para ser vendido.



Se encuentre registrado a nombre de la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”

A continuación, se presentarán los distintos manuales de procedimientos enfocados en las compras, el registro de compras, depreciación, mantenimiento y baja de activos de propiedad, planta y equipo de la empresa, en los que se encontrarán las políticas y los procedimientos a seguir en cuanto al manejo de los mismos; Además, se podrán evidenciar los procesos plasmados en los diagramas de flujo y los asientos contables que se utilizarán en cada procedimiento.

79

Procedimiento propuesto para compras de propiedad, planta y equipo.

Fecha:

19/09/2018

Página:

1/1

Servicios Agrícolas RELEV S.A. Manual de procedimientos para codificación y registro de propiedad, planta y equipo Procedimiento de compras de propiedad, planta y equipo Políticas 

Requerimiento de un bien por necesidad por parte de algún trabajador de la empresa.



La necesidad del bien debe ser informada al jefe superior inmediato, el mismo que realiza un análisis del activo solicitado.



El gerente general es el único encargado de autorizar las compras.



Antes de efectuar la compra de un bien considerado como propiedad, planta y equipo, se deben realizar 3 cotizaciones o proformas.



Se deben cumplir con órdenes de requisición que especifiquen la cantidad y características especiales de los bienes por adquirir.



Todas las compras deben estar implementadas en un presupuesto anual.



Los pagos por la adquisición de activos se deben realizar mediante cheques cruzados.

Procedimiento 

Identificar la necesidad de un bien.



Solicitar el nuevo activo al encargado de compras.



Solicitar autorización al gerente general a través de orden de requisición.



Autorizar el proceso de compra del nuevo activo mediante la firma en la orden de requisición.



Realizar 3 proformas del nuevo activo a adquirir.



Entregar las proformas al departamento de contabilidad, para saber si existen fondos necesarios.



Verificar los fondos disponibles y efectuar el cheque.



Realizar la compra del activo respectivo.



Entregar el cheque como medio de pago por el bien adquirido.



Recibir la factura del activo comprado.



Entregar el comprobante de retención al proveedor, en caso de ser necesario.



Recibir la guía de remisión del activo.



Entregar la factura, orden de requisición, guía de remisión y copia de comprobante de retención al departamento de contabilidad.



Archivar los documentos recibidos.

Elaboró

Revisó

Autorizó

Daniela Cedeño Yánez

Coordinador administrativo

Gerente general

Figura 7. Manual de procedimientos de compras

80

Nota: Para el presente procedimiento se establece un formato de orden de requisición y un formato de acta de entrega recepción, que se encuentran en los anexos 4 y 5 respectivamente.

Diagrama de flujo por compra de propiedad, planta y equipo Procedimiento propuesto de compras de propiedad, planta y equipo Personal

Área administrativa

Área de contabilidad

Inicio Solicitar autorización de la compra.

1 Identificar la necesidad de un bien.

Autorizar el proceso de compra del nuevo activo mediante la firma en la orden de requisición.

Solicitar el nuevo activo al área administrativa.

1

Realizar 3 proformas del nuevo activo a adquirir.

2

Analizar las proformas.

Verificar los fondos disponibles.

2

Seleccionar el mejor proveedor.

¿Existen fondos disponibles?

Sí

Realizar el negocio de compra.

Efectuar el cheque.

3

Entregar el cheque como medio de pago por el bien adquirido.

3

Recibir la factura y guía de remisión del activo.

5

4

Entregar comprobante de retención al proveedor, en caso de ser necesario.

Documentos: 1. Orden de requisición 2. Proformas 3. Cheque 4. Factura 5. Guía de remisión 6. Comprobante de retención.

6

Entregar los documentos utilizados en la compra.

5

4

2

1

Fin

A

Figura 8. Diagrama de flujo de procedimiento propuesto de compra

No

A

81

Procedimiento propuesto para registro de compras de propiedad, planta y equipo.

Servicios Agrícolas RELEV S.A.

Fecha:

19/09/2018

Página:

1/1

Manual de procedimientos para codificación y registro de propiedad, planta y equipo Procedimiento de registro de compras de propiedad, planta y equipo Políticas 

Para el registro de la compra de propiedad, planta y equipo, es necesario tener la factura con la respectiva orden de requisición previamente autorizadas.



El encargado de compras debe ser el responsable de entregar los documentos de respaldo de la compra realizada.



Todo activo comprado debe ser registrado en el sistema contable, además, se debe llevar un registro en una hoja en Excel.



Los documentos de compra de los activos deben estar almacenados dentro del archivo general de contabilidad, adicional, se guardará una copia de los mismos documentos en un archivo específico de propiedad, planta y equipo.



Se debe llevar un archivo digital que consista en que cada factura debe ser escaneada en Pdf y subida en una carpeta en la nube.

Procedimiento 

Entregar la factura y orden de requisición al departamento de contabilidad.



Revisar la factura detalladamente para ver que consten las respectivas firmas y que dicho documento esté lleno adecuadamente.



Revisar si el activo comprado se encuentra solicitado en la orden de requisición.



Identificar si el activo adquirido es considerado como propiedad, planta y equipo.



Ingresar el código propuesto por cada activo en el sistema.



Registrar el activo en el sistema contable de acuerdo al valor que haya sido adquirido.



Registrar el activo comprado en una hoja en Excel.



Escanear los documentos en formato Pdf.



Subir el documento en Pdf en una carpeta en la nube.



Sacar copia de los documentos para almacenarla en un archivo específico de propiedad, planta y equipo.



Archivar los documentos.

Elaboró

Revisó

Autorizó

Daniela Cedeño Yánez

Coordinador administrativo

Gerente general

Figura 9. Manual de procedimientos de registro de compras

82

Diagrama de flujo para registro de propiedad, planta y equipo Procedimiento propuesto de registro de compras de propiedad, planta y equipo Área administrativa

Área de contabilidad

Inicio Revisar los documentos recibidos.

1

2

3

4 Entregar los documentos de la compra al contador.

4

3

2

Revisar si el activo comprado se encuentra en la orden de requisición.

1 1

Identificar si el activo es considerado como propiedad, planta y equipo.

Ingresar el código propuesto por cada activo en el sistema.

Registrar el activo en el sistema contable de acuerdo al valor que haya sido adquirido.

Registrar el activo comprado en una hoja de Excel.

Escanear los documentos recibidos en formato Pdf. 4

1

2

3

Subir el Pdf a una carpeta en la nube.

4

3

2

1

Sacar copia de los documentos.

Documentos: 1. Orden de requisición 2. Proformas 3. Factura 4. Guía de remisión

4

3

2

Almacenar las copias y los documentos originales en un archivo.

1

Fin

Figura 10. Diagrama de flujo de procedimiento propuesto de registro de compra

83

Asientos contables: Código REL001

Detalle Terrenos

XXX

Debe

Haber

XXXX Caja/Bancos

XXXX

-XREL002

Maquinaria y equipo

XXX

XXXX

Caja/Bancos

XXXX

-XREL003

Equipo de computación

XXX

XXXX

Caja/Bancos

XXXX

-XREL004 XXX

Vehículos

XXXX Caja/Bancos

XXXX

-XREL005 XXX

Muebles y enseres

XXXX

Caja/Bancos

XXXX

Figura 11. Asientos contables por registro de compras

Nota: Dependiendo del contribuyente se realizarán las respectivas retenciones y el cobro del IVA. Procedimiento propuesto para depreciación de propiedad, planta y equipo.

Para la depreciación de propiedad, planta y equipo es necesario establecer que se pretende utilizar la tabla que propone el Servicio de Rentas Internas, donde especifica los porcentajes de depreciación y los años de vida útil por cada grupo de propiedad, planta y equipo. No obstante, se pretende también realizar el cálculo de la depreciación mediante el método de línea recta.

84

A continuaciĂłn, se muestra la tabla de depreciaciĂłn del SRI que se va a convertir en polĂ­tica de la empresa:

Tabla 15.

Porcentajes de depreciaciĂłn SRI % DepreciaciĂłn

AĂąos de vida

anual

Ăştil

5%

20 aĂąos

Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles

10%

10 aĂąos

VehĂ­culos, equipos de transporte y equipo caminero mĂłvil

20%

5 aĂąos

Equipos de cĂłmputo y software

33%

3 aĂąos

Propiedad, planta y equipo Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares

Nota: Adaptado de la pĂĄgina web del Servicio de Rentas Internas.

Para poder cumplir con el procedimiento de depreciaciĂłn de propiedad, planta y equipo se exponen varias polĂ­ticas importantes que van a permitir el logro de un adecuado manejo de los porcentajes y aĂąos de vida Ăştil establecidos, y de esta manera tambiĂŠn se muestran los pasos para el cĂĄlculo y registro de la depreciaciĂłn de los activos. Sin embargo, hay que hacer ĂŠnfasis que para utilizar el mĂŠtodo de lĂ­nea recta es indispensable hacer uso de la siguiente fĂłrmula: đ??ˇđ?‘’đ?‘?đ?‘&#x;đ?‘’đ?‘?đ?‘–đ?‘Žđ?‘?đ?‘–Ăłđ?‘› đ?‘Žđ?‘›đ?‘˘đ?‘Žđ?‘™ =

đ??śđ?‘œđ?‘ đ?‘Ąđ?‘œ đ?‘‘đ?‘’đ?‘™ đ?‘Žđ?‘?đ?‘Ąđ?‘–đ?‘Łđ?‘œ − đ?‘‰đ?‘Žđ?‘™đ?‘œđ?‘&#x; đ?‘&#x;đ?‘’đ?‘ đ?‘–đ?‘‘đ?‘˘đ?‘Žđ?‘™ đ?‘‰đ?‘–đ?‘‘đ?‘Ž Ăşđ?‘Ąđ?‘–đ?‘™

Es importante mencionar que el presente procedimiento de depreciaciĂłn de propiedad, planta y equipo lo realizarĂĄ el contador de la empresa como parte de sus funciones diarias dentro de la empresa, por tanto, no se reflejarĂĄ el diagrama de flujo para la depreciaciĂłn, pero sĂ­ se evidencia el manual donde se encuentran las polĂ­ticas y el procedimiento a seguir.

85

Fecha:

19/09/2018

Página:

1/1

Servicios Agrícolas RELEV S.A. Manual de procedimientos para codificación y registro de propiedad, planta y equipo

Procedimiento de depreciación de propiedad, planta y equipo Políticas 

Los activos se depreciarán mediante el método de línea recta, porque este método es el más utilizado y conocido.



Los porcentajes de depreciación a utilizar serán los mismos que indica el Servicio de Rentas Internas (SRI).



La depreciación acumulada debe estar registrada en el sistema contable de la empresa y en la hoja en Excel donde constan los activos de propiedad, planta y equipo.

Procedimiento 

Identificar el bien como propiedad, planta y equipo.



Clasificar el bien en la cuenta o grupo que pertenece.



Identificar el valor monetario del activo en la factura o valor en libros.



Identificar la fecha de adquisición del bien o activo.



Establecer el porcentaje y vida útil respectivos de depreciación.



Calcular la depreciación anual mediante la fórmula del método de línea recta.



Establecer la depreciación anual mediante la fórmula del método de línea recta.



Registrar la depreciación acumulada en el sistema contable.



Registrar la depreciación acumulada en la hoja de Excel.

Elaboró

Revisó

Autorizó

Daniela Cedeño Yánez

Coordinador administrativo

Gerente general

Figura 12. Manual de procedimientos de depreciación

Asientos contables: Código XXX XXX

Detalle Gasto depreciación maquinaria y equipo

Debe

Haber

XXXX

Depreciación acumulada maquinaria y equipo

XXXX

-XXXX XXX

Gasto depreciación equipo de computación Depreciación acumulada equipo de computación

XXXX

XXXX

86 -XXXX

Gasto depreciación vehículos

XXX

XXXX

Depreciación acumulada vehículos

XXXX

-XXXX

Gasto depreciación muebles y enseres

XXX

XXXX

Depreciación acumulada muebles y enseres

XXXX

Figura 13. Asientos contables por depreciación

Procedimiento para mantenimiento de propiedad, planta y equipo.

Fecha:

19/09/2018

Página:

1/1

Servicios Agrícolas RELEV S.A. Manual de procedimientos para codificación y registro de propiedad, planta y equipo Procedimiento de mantenimiento de propiedad, planta y equipo Políticas 

Todos los activos de la empresa deben ser sometidos a mantenimiento para evitar cualquier daño en los mismos.



El mantenimiento se debe realizar dentro de la empresa en el área de mecánica y /o fuera de la empresa con proveedores externos.



El mantenimiento se debe llevar a cabo cada 3 meses.



Únicamente los vehículos deben ser sometidos a mantenimiento fuera de la empresa.

Procedimiento 

Identificar la necesidad de mantenimiento de los bienes.



Informar al gerente general para iniciar con el proceso de mantenimiento de los bienes de propiedad, planta y equipo.



Revisar los bienes en el área de mecánica.



Seleccionar el proveedor del servicio de mantenimiento.



Informar al contador acerca del mantenimiento de los activos.



Registrar el mantenimiento en el sistema contable.

Elaboró

Revisó

Autorizó

Daniela Cedeño Yánez

Coordinador administrativo

Gerente general

Figura 14. Manual de procedimientos de mantenimiento

87

Diagrama de flujo para mantenimiento de propiedad, planta y equipo Procedimiento propuesto de mantenimiento de propiedad, planta y equipo Área administrativa

Área de mecánica

Área de contabilidad

Inicio

Identificar la necesidad de mantenimiento.

Solicitar autorización al gerente sobre la necesidad.

Revisar el estado actual del activo.

¿Se autoriza el mantenimiento?

No

A

Sí

Contactar al proveedor del mantenimiento

Acordar la fecha en que el activo será sometido a mantenimiento.

Recibir mantenimiento con proveedores.

Informar el valor monetario del mantenimiento al contador.

Efectuar el cheque 1

Cancelar el mantenimiento.

1 Revisar la factura e informe.

Recibir la factura del servicio de mantenimiento.

3

2

2

Registrar el servicio de mantenimiento en el sistema contable.

Generar informe del mantenimiento recibido.

3

Archivar la factura e informe.

Entregar la factura e informe al contador.

3

2 A

Documentos: 1. Cheque 2. Factura 3. Informe de mantenimiento

Figura 15. Diagrama de flujo de procedimiento propuesto de mantenimiento

Fin

88

Procedimiento propuesto para baja de propiedad, planta y equipo.

Fecha:

19/09/2018

Página:

1/1

Servicios Agrícolas RELEV S.A. Manual de procedimientos para codificación y registro de propiedad, planta y equipo Procedimiento de baja de propiedad, planta y equipo Políticas 

Se puede dar de baja la propiedad, planta y equipo por dos casos: obsolescencia o por robo.



Se debe identificar si los bienes se encuentran en estado de obsolescencia, es decir, si están dañados o a su vez si han sido sustraídos.



En caso de que el activo esté dañado, el trabajador a cargo de dicho bien tiene 3 días como tiempo máximo para informar el hecho al jefe de mantenimiento; caso contrario, el responsable asumirá con una multa del 5% del salario básico.



Luego de que el activo sea sometido a mantenimiento o reparación y aun así no tenga arreglo, el jefe de mantenimiento tiene que dar aviso al contador.



Si un activo de propiedad, planta y equipo ha sido robado, se debe dar aviso inmediato al gerente general.



Se debe realizar el registro de la baja de propiedad, planta y equipo en el sistema contable; además se actualizará el activo en el archivo de Excel.



Para dar de baja debe existir un informe técnico debidamente revisado.

Procedimiento en caso de obsolescencia 

Informar sobre el daño del activo de propiedad, planta y equipo al jefe de mantenimiento.



Realizar inspección o chequeo al activo en mal estado.



El jefe de mantenimiento tiene que dar aviso al contador acerca del bien obsoleto.



El contador recepta el informe por parte del jefe de mantenimiento y procede a identificar el activo.



Se revisa el valor en libros de la depreciación acumulada del activo y se cruza con el valor del bien.



Se procede al registro de baja del activo dañado en el sistema contable.

Procedimiento en caso de robo 

Identificar el bien sustraído.



Informar al gerente general sobre el robo del bien.



Realizar la denuncia de lo acontecido en la Fiscalía General del Estado (FGE).



Entregar la denuncia al contador para que proceda a dar de baja el activo robado.



Realizar la baja del bien de propiedad, planta y equipo.



Registrar el activo de baja en el sistema contable y en la hoja de Excel.

Elaboró

Revisó

Autorizó

Daniela Cedeño Yánez

Coordinador administrativo

Gerente general

Figura 16. Manual de procedimientos de baja

89

Diagrama de flujo en caso de obsolescencia Procedimiento propuesto en caso de obsolescencia de propiedad, planta y equipo Personal

Área de mecánica

Área de contabilidad

Inicio

Detectar el daño del bien.

Informar sobre el daño al área de mecánica.

Chequear el activo.

Emitir informe acerca del daño del bien.

1

Revisar el informe emitido por el área de mecánica.

Entregar el informe al departamento de contabilidad.

1

1

Iniciar con el proceso de baja del activo.

Sumar la depreciación del activo y se realiza un cruce de información con el valor del mismo.

Registrar la baja del activo en el sistema contable y en la hoja de Excel.

Archivar el informe técnico.

1

Fin Documentos: 1. Informe técnico

Figura 17. Diagrama de flujo de procedimiento propuesto de baja por obsolescencia

90

Diagrama de flujo en caso de robo Procedimiento propuesto en caso de robo de propiedad, planta y equipo Área de mecánica

Área administrativa

Área de contabilidad

Inicio

Detectar el activo sustraído

Emitir informe del robo del activo.

1

Informar sobre el robo al gerente conjuntamente con el informe.

1

Realizar la denuncia en la Fiscalía General del Estado.

Entregar los documentos al contador.

1 2

Recibir el documento de la denuncia.

2 Iniciar con el proceso de baja del activo.

Sumar la depreciación del activo y se realiza cruce de información con el valor del mismo.

Registrar la baja del activo en el sistema contable y en la hoja de Excel.

Archivar el informe y la denuncia del robo.

Documentos: 1. Informe técnico del robo 2. Denuncia

Figura 18. Diagrama de flujo de procedimiento propuesto de baja por robo

Fin

91

Asientos contables: Código

Detalle

Debe

XXX

Depreciación acumulada maquinaria y equipo

XXXX

XXX

Pérdida por baja maquinaria y equipo

XXXX

REL002

Maquinaria y equipo

Haber

XXXX

-XXXX

Depreciación acumulada equipo de computación

XXXX

XXX

Pérdida por baja equipo de computación

XXXX

REL003

Equipo de computación

XXXX

-XXXX

Depreciación acumulada vehículos

XXXX

XXX

Pérdida por baja vehículos

XXXX

REL004

Vehículos

XXXX

-XXXX

Depreciación acumulada muebles y enseres

XXXX

XXX

Pérdida por baja muebles y enseres

XXXX

REL005

Muebles y enseres

Figura 19. Asientos contables por baja de activos

XXXX

92

6

DISCUSIÓN

Luego de realizar el respectivo levantamiento de información mediante la entrevista y encuestas a los empleados de la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”, se pudo identificar que los activos de propiedad, planta y equipo con los que cuentan, no se encontraban codificados, además de que no se manejaron actas de entrega-recepción cuando se otorgaba un bien a algún trabajador; siendo así, se elaboró un manual de procedimientos para codificación y otro para el registro respectivo de los bienes.

Además, se pudo detectar que a pesar de que la empresa contaba con algunos procesos para el tratamiento de la propiedad, planta y equipo, no se dio el cumplimiento debido a cada proceso antes mencionado. Por lo que, haciendo una revisión al sistema contable de la empresa, se logró identificar que no se registraban órdenes de requisición, ni se efectuaban las proformas establecidas, ni se encontraron documentos que respalden la entrega de los activos que se habían comprado durante el año 2017.

Por último, se pudo proponer una codificación para los grupos y subgrupos de propiedad, planta y equipo con la finalidad de que los integrantes de la empresa puedan identificar a cada bien de fácilmente y a su vez de manera más rápida. También se logró proponer varias políticas y procedimientos para que la empresa pueda llevar adecuadamente el manejo de propiedad, planta y equipo, todo ello para ayudar a la empresa a que pueda manejar eficientemente sus bienes.

93

7 

CONCLUSIONES

Mediante el levantamiento de información acerca de la propiedad, planta y equipo de la empresa, se pudo identificar que varios activos que se encuentran dentro de la misma, no cuentan con ningún tipo de registro.



Dentro de la empresa no se manejan documentos de respaldo como actas de entrega – recepción, lo que ocasiona ineficiencia en el manejo de los bienes, debido a que no se establecen los responsables directos de cada activo.



No se manejan órdenes de requisición como documentos primordiales para la solicitud de nuevos bienes cuando existe la necesidad de comprar un nuevo activo.



El 74,47% de los activos de propiedad, planta y equipo fueron sometidos a mantenimiento, lo que ocasiona la incertidumbre sobre el nivel de funcionalidad de los demás activos, es decir, no se sabe a ciencia cierta el estado físico actual del 25,53% de los bienes restantes.



Existe una sobrevaloración de la depreciación de propiedad, planta y equipo por $3.788,85 debido a que el contador tomó en cuenta un activo que ya no se encontraba en la empresa, además realizó doble registro de un activo, es decir, que el activo registrado se depreciaba dos veces.



Los activos de propiedad, planta y equipo no se encuentran codificados, lo que ocasiona un desconocimiento de la ubicación de los mismos, y a la vez no pueden ser identificados fácilmente.



Mediante el presente trabajo de titulación se establecieron varias políticas y procedimientos referentes al manejo de la propiedad, planta y equipo, lo que ayudará a la empresa a un mejor control de sus bienes.

94

8 

RECOMENDACIONES

Se recomienda a la empresa realizar la actualización acerca del registro de los bienes de propiedad, planta y equipo a través de un inventario físico para que todo elemento existente en la empresa se encuentre dentro del sistema contable.



Es recomendable que se utilicen documentos de respaldo que especifiquen a los responsables directos de los bienes con sus respectivas firmas, para un eficiente control y manejo de los activos dentro de la institución.



Adoptar el uso de documentos que especifique el número y características de los activos a ser adquiridos, juntamente con las respectivas firmas de autorización de la compra.



Proponer que todos los bienes de propiedad, planta y equipo sean sometidos a mantenimiento, de esta manera se pueden evitar gastos por la reparación de bienes que se puedan dañar en algún momento.



Realizar una revisión detallada de cada activo depreciado, para que no existan saldos no razonables en los estados financieros.



Se recomienda a la empresa que revise el manual de codificación propuesto en el presente trabajo de titulación, con la finalidad que pueda adoptar dichos códigos para su propiedad, planta y equipo, y de esa manera pueda identificarlos rápidamente.



Revisar y evaluar la propuesta establecida en el trabajo de titulación para que los activos puedan ser reconocidos y registrados como propiedad, planta y equipo, y de esta manera que la empresa pueda llevar un eficiente control de los activos de propiedad, planta y equipo.

95

9

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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97

10 Anexo 1. Ă rbol de problemas

ANEXOS

98

Anexo 2. Guía de observación GUÍA DE OBSERVACIÓN Objetivo: Aplicar la técnica de observación de las diferentes problemáticas por las que atraviesa la empresa "Servicios Agrícolas RELEV S.A." Nombre de empresa: Nombre de observador/a: Fecha de observación: Lugar de observación: Nº 1 2 3

Aspectos a evaluar Existencia de activos de propiedad, planta y equipo dentro de la empresa Manuales de procedimientos Los activos cuentan con codificación física

Servicios Agrícolas RELEV S.A. Daniela Cedeño Yánez 23 de julio de 2018 Vía Quevedo Km 38 1/2, margen izquierdo Sí

No

Observaciones

X X X

4

Los activos existentes se encuentran registrados en su totalidad

X

5

Existencia de órdenes de requisicion de nuevos activos

X

Varios activos como excritorios, computadoras, estanterías, entre otros no se encuentran registrados en el sistema contable.

99 Anexo 3. Mantenimiento de propiedad, planta y equipo

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Mantenimiento de propiedad, planta y equipo Al 31 de diciembre del 2017

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

C

Fecha:

Página:

02/08/2018

1/6

Objetivo: Establecer los activos de propiedad, planta y equipo que recibieron mantenimiento durante el año 2017 Relevamiento Recibió mantenimiento 2017

Interno

Externo

Sí

No

Sí

Euroagriculture Investments

Cosechadora de forraje JF 1600 AT

Sí

No

Sí

AGROPRODUZCA S.A.

Tractor John Deere 6603 MFWD

Sí

No

Sí

MOTRAC S.A.

Bomba Nuvola impulsador

Sí

Sí

No

No aplica

Amoladora Bosh 7 GWS 24-180

No

No

No

No aplica

Finder medidor de voltaje ST101

Sí

Sí

No

No aplica

Termo portapajuelas

No

No

No

No aplica

Motosierra Stihl MS-660

Sí

Sí

Sí

Villacrés Cabrera Marcos Enrique Bosque y jardín "Tecnología y servicio"

Tractor D130 John Deere

Sí

No

Sí

MOTRAC S.A.

Tablero para transferencia manualautomatic

Sí

Sí

No

No aplica

Activos 2017 Tractor 110 agrotractors

HC4

L3VPS

tractor

con

Proveedor

100

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Mantenimiento de propiedad, planta y equipo Al 31 de diciembre del 2017

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

C

Fecha:

Página:

02/08/2018

2/6

Objetivo: Establecer los activos de propiedad, planta y equipo que recibieron mantenimiento durante el año 2017 Relevamiento Activos 2017

Recibió mantenimiento 2017

Interno

Externo

Sembradora abonadora JM 3070PD EX 07/07/LS

No

No

No

No aplica

Pulverizador 800 litro Jacto

Sí

Sí

No

No aplica

Cabezal 2 surcos para maíz JF500-4

No

No

No

No aplica

Tractor MF7180/4WD

Sí

No

Sí

AGROPRODUZCA S.A.

Tractor agrícola MF4290/4WD

Sí

No

Sí

AGROPRODUZCA S.A.

Cabezal para corte pasto JF 1300S2

Sí

No

Sí

AGROPRODUZCA S.A

Cosechadora de forraje C120

Sí

Sí

Sí

AGROPRODUZCA S.A

Lancer MDPO 900 (JAN)

Sí

Sí

No

No aplica

Distribuidor de fertilizantes INRODA

Sí

Sí

No

No aplica

Lancer 1350 hidráulico (JAN)

Sí

Sí

No

No aplica

Proveedor

101

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Mantenimiento de propiedad, planta y equipo Al 31 de diciembre del 2017

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

C

Fecha:

Página:

02/08/2018

3/6

Objetivo: Establecer los activos de propiedad, planta y equipo que recibieron mantenimiento durante el año 2017 Relevamiento Recibió mantenimiento 2017

Interno

Externo

Congelador vertical Indurama

No

No

No

No aplica

Desmalezador guaraña B450R

Sí

Sí

No

No aplica

Desmalezador guaraña B450AUS

Sí

Sí

No

No aplica

Tractor MF4283/4F

Sí

No

Sí

AGROPRODUZCA S.A.

Triturador tigre 2.1

Sí

No

Sí

AGROPRODUZCA S.A.

Motosierra Stihl MS-650

Sí

No

Sí

Villacrés Cabrera Marcos Enrique Bosque y jardín "Tecnología y servicio"

Motosierra Stihl MS-382

Sí

No

Sí

Villacrés Cabrera Marcos Enrique Bosque y jardín "Tecnología y servicio"

Bomba fumigar a motor Maruyama MS-0735W

Sí

Sí

No

No aplica

Televisor Led Sony 65”4K HDR

No

No

No

No aplica

Congelador horizontal SMC 15”

No

No

No

No aplica

Activos 2017

Proveedor

102

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Mantenimiento de propiedad, planta y equipo Al 31 de diciembre del 2017

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

C

Fecha:

Página:

02/08/2018

4/6

Objetivo: Establecer los activos de propiedad, planta y equipo que recibieron mantenimiento durante el año 2017 Relevamiento Recibió mantenimiento 2017

Interno

Externo

Triturador tornado 280

Sí

Sí

No

No aplica

Tractor Deutz Fahr Agrofarm 430

Sí

No

Sí

TRACTOCENTRO

Fumigadora Stihl

Sí

Sí

Sí

Villacrés Cabrera Marcos Enrique Bosque y jardín "Tecnología y servicio"

Tanque enfriamiento KIT DXO 1950 LTS

Sí

No

Sí

REFRIELECTRIC

Equipo de ordeño 12 puestos

Sí

Sí

No

No aplica

Tanque criogénico TW HC34

Sí

Sí

No

No aplica

Fotocopiadora Ricoh MP 3352

Sí

No

Sí

Ricopy

Camión NPR 75H 5.2P 4X2 TM DIESEL CNN

Sí

No

Sí

METROCAR S.A.

Activos 2017

Proveedor

103

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” Mantenimiento de propiedad, planta y equipo Al 31 de diciembre del 2017

Elaborado por:

Papel de trabajo:

DCY

C

Fecha:

Página:

02/08/2018

5/6

Objetivo: Establecer los activos de propiedad, planta y equipo que recibieron mantenimiento durante el año 2017 Relevamiento Activos 2017

Recibió mantenimiento 2017

Interno

Externo

Camioneta Mahindra PICK UP AC 2.2 SC 4X4PM DIESEL

Sí

No

Sí

Hyundai

Cajón de madera para camión

No

No

No

No aplica

Grand vitara SZ Next C 2.4 5P 4X2 TA

Sí

No

Sí

Talleres Reparcar

D-MAX CRDI FULL AC 3.0 CD 4X4 TM DIESEL

Sí

No

Sí

Talleres Reparcar

D-MAX CRDI FULL AC 3.0 CD 4X4 TM DIESEL

Sí

No

Sí

Talleres Reparcar

Acoplado Mixer AMR 6

No

No

No

No aplica

Montura completa

No

No

No

No aplica

Proveedor

104 Elaborado por:

Papel de trabajo:

Empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”

DCY

C

Mantenimiento de propiedad, planta y equipo

Fecha:

Página:

02/08/2018

6/6

Al 31 de diciembre del 2017

Objetivo: Establecer los activos de propiedad, planta y equipo que recibieron mantenimiento durante el año 2017 Relevamiento Recibió mantenimiento 2017

Interno

Externo

Pajuelas Pasport (Bangus Negro)

No

No

No

No aplica

Pajuelas Dom (GIR)

No

No

No

No aplica

Activos 2017

Elaborado por: Daniela Cedeño Yánez Nota: Investigación de campo

Proveedor

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

105

Anexo 4. Formato de orden de requisición SERVICIOS AGRÍCOLAS RELEV S.A. ORDEN DE REQUISICIÓN DE BIENES RUC: 2390015251001 Fecha:___________________________ CANTIDAD

Nº de Orden:______________________

DESCRIPCIÓN DEL BIEN

SOLICITA: REVISADO POR:

APROBADO POR:

106

Anexo 5. Formato de acta de entrega recepción

SERVICIOS AGRÍCOLAS RELEV S.A.

ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN Yo,………………………………………………..……. Coordinador de compras de la empresa Servicios Agrícolas RELEV S.A., con C.I………...………………….……. Realizo la entrega formal de los bienes físicos requeridos en la orden……….…………………….. Al Sr(a)………………………………………. ………………….... Con C.I…………………...……..Quien a partir de este momento se encuentra considerado como custodio y ocupante de los bienes.

Ante la presencia de las personas mencionadas anteriormente, se procede a la constatación de los bienes adquiridos mediante el siguiente detalle: Código

Nombre del bien

Marca

Color

Estado físico

Observaciones

Cabe mencionar que el custodio será encargado de cuidar, proteger y conservar los bienes físicos entregados.

Entregado por:

Recibido por:

107

Anexo 6. Glosario de términos Acoplado mixer: Es una máquina que se utiliza para mezclar homogéneamente el alimento del ganado, por ejemplo, se puede mezclar el pasto con varios suplementos o vitaminas, todo ello para llevar una dieta balanceada que permita aumentar la calidad nutricional en los animales.

Activos agotables: Son un grupo de los activos que están compuestos por yacimientos de recursos naturales que pueden ser extraídos, como, por ejemplo, las minas y los pozos petroleros.

Amoladora: Herramienta eléctrica conformada con un disco necesario para llevar a cabo trabajos de corte y pulido.

Baja: Es la separación de un bien considerado como propiedad, planta y equipo desde el sistema o registros contables de una empresa, todo ello por la venta, pérdida o daño del bien.

Desmalezador: Es una herramienta mayormente utilizada en la agricultura, siendo la función principal de dicha máquina el cortar monte.

Forraje: Hierba o pasto con el que se alimenta al ganado.

Lancer: Es una maquinaria caracterizada por ser utilizada para fumigación.

Leasing financiero: Es una operación totalmente de carácter financiero, debido a que este leasing financiero es conocido como arrendamiento financiero, que consiste en que una institución financiera puede comprar un bien con el fin de recibir dinero a través de cuotas periódicas.

Manual de procedimientos: Es un documento donde se desprende información acerca del control de una de una empresa, en el que se detallan las políticas, procedimientos y responsabilidades que deben ejecutarse dentro de la organización.

Pajuela: Especie de sorbete plástico donde se almacena el semen de los toros para llevar a cabo la inseminación artificial.

Relev: Nombre de la empresa, mismo que consta de la fusión de los apellidos del propietario (Reyes Levoyer =Relev).

Tanque criogénico: Es un recipiente de acero inoxidable grande que se caracteriza por almacenar gases en estado líquido, por ejemplo, el nitrógeno, oxígeno o argón.