Propuesta de un manual de procedimientos para el levantamiento de información de propiedad planta by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica - Escuela Ciencias Administrativas y Contables

PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN FASCA, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO AÑO 2015.

PORTADA Trabajo de titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría - CPA

Línea de Investigación: Control interno

Autoras: EMILI EVA ESCOBAR ESCOBAR JÉSSICA ELIZABETH VALVERDE YÁNEZ

Director: MG. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2016

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN

PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN FASCA, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO AÑO 2015. Trabajo de titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría - CPA Línea de Investigación: Control interno Autoras: EMILI EVA ESCOBAR ESCOBAR JÉSSICA ELIZABETH VALVERDE YÁNEZ

Mg. Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Mg. Elvis Ovidio Flores Jaramillo CALIFICADOR

Mg. Ana Dolores Guillén Alava CALIFICADOR

Mg. Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño f. DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2016

iii

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Nosotras, Valverde Yánez Jéssica Elizabeth portadora de la cédula de ciudadanía Nº 1206034868 y, Escobar Escobar Emili Eva portadora de la cédula de ciudadanía Nº 2300259815 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría – CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Valverde Yánez Jéssica Elizabeth

Escobar Escobar Emili Eva

CI 1206034868

CI 2300259815

AGRADECIMIENTO A la Fundación Acción Social Cáritas por habernos permitido desarrollar nuestro trabajo de titulación y por las facilidades proporcionadas para la obtención de la información. Al Mg. Hernán Maldonado; por guiarnos con paciencia y rigurosidad en el desarrollo del trabajo de titulación. A mi compañera de Tesis Emili Escobar por el empeño puesto en la realización del trabajo de titulación. A mis queridos padres por haberme demostrado que a pesar de las adversidades de la vida se puede seguir adelante sin desmayar, por sus consejos y amor; a mis hermanos Erika y Adrian por brindarme su cariño, y en especial a mi querida sobrina Kamilita. A mi tía Ermila y mi prima Valeria por mi apoyo incondicional. A mi amado esposo José por ser mi pilar y fortaleza; por enseñarme a ser cada día mejor y por animarme a continuar con la culminación de mi carrera universitaria. A nuestros docentes por haber aportado sus conocimientos en el proceso de enseñanza de nuestra carrera, en especial al Mg Luis Morejón. Jéssica Elizabeth Valverde Yánez

AGRADECIMIENTO A Dios por permitirme llegar hasta esta hermosa etapa de mi vida universitaria. A mi compañera del trabajo de titulación Jéssica Valverde por la paciencia y por nunca perder la fe para culminar el trabajo de titulación. A la Fundación Acción Social Cáritas- FASCA por habernos permitido desarrollar nuestro trabajo de titulación sin ninguna dificultad proporcionándonos la información necesaria para su elaboración. Al Mg. Hernán Maldonado por todos los conocimientos compartidos y por su paciencia al guiarnos en el desarrollo de este trabajo. A mis hermanos por su apoyo incondicional, su paciencia y diligencia, por haber estado cuando más lo necesitaba a pesar de todas sus ocupaciones. A mis suegros Liliana y Wilson por apoyarme y quererme como una hija. A mi maravilloso esposo Wilson por ser tan paciente y por darme ánimo para superarme y ser mejor.

Emili Eva Escobar Escobar

DEDICATORIA A Dios por la vida y por haberme permitido llegar a este importante momento. A mi esposo por su amor y compresión. A mis padres Wilson y Olga porque aunque no están juntos han sabido guiarme con cariño, perseverancia y sacrificio en el proceso de mi vida universitaria. A mi familia por su amor infinito.

Jéssica Elizabeth Valverde Yánez

vii

DEDICATORIA A Dios por darme la oportunidad de cumplir una de mis metas. A mis padres Alejandro y Eva por haberme apoyado en cada paso, por haber confiado en mí y a pesar que ya no están presentes sé que hubieran disfrutado de mi éxito. Mis hermanos Eladio, Lupe, Gladys y Rolando, por su paciencia y diligencia, al darme ánimos de jamás rendirme a pesar de las dificultades que enfrentara. Mi esposo Wilson por formar parte de las personas que me brindaron su tiempo y apoyo para culminar este trabajo de titulación.

Emili Eva Escobar Escobar

viii

RESUMEN El presente trabajo de titulación tiene como fin desarrollar un manual de procedimientos para el levantamiento de información de propiedad planta y equipo de la Fundación Acción Social Cáritas (FASCA), la cual es una entidad sin fines de lucro dedicada a brindar ayuda social. La problemática que se encontró es la siguiente: la identificación al considerar un bien como propiedad, planta y equipo, además existen falencias en la codificación de los activos, y al determinar el funcionamiento de cada uno de ellos, lo cual se ha generado debido a la inexistencia de políticas y procedimientos para dar de baja a los bienes, además; la última toma física de los bienes fue desarrollada hace dos años haciendo caso omiso de las recomendaciones de la auditoría externa. Se efectuó revisión de la literatura relacionado con el tema, el cual pretende contribuir a la solución de los problemas encontrados en el levantamiento de información, realizado mediante técnicas de recolección de datos a través de la aplicación de una entrevista y sesenta y dos encuestas que permitieron corroborar la existencia de la problemática planteada tomando como muestra al total de la población; además por medio de la observación se pudo desarrollar narrativas de la situación actual de la organización. Por lo tanto, para dar solución a la problemática antes mencionada se ha desarrollado un manual para el levantamiento de información de propiedad planta y equipo, se estableció políticas y procedimientos a seguir, esto permitirá identificar, registrar y contabilizar correctamente los activos.

ABSTRACT The present research work aims to develop a procedure manual for the data gathering of the property plant, and equipment of the Fundaciรณn Acciรณn Social Cรกritas (FASCA), which is a nonprofit institution focused on social help. The problem statement is the following: identification of the institution as property plant and equipment, also there are errors in the assets coding and the operation of each, which is produced because of the inexistence of policies and procedures to given up the goods, also, the last physic register of the goods was developed two years ago omitting the recommendations of the external auditory. Theoretical basis related with the topic was developed, which contributes to the problem solving about the data collected through collection techniques as: an interview and two surveys that allowed confirming the existence of problem, taking as simple the total number of population; also through the observation was possible to develop narratives of the current situation of organization. Therefore, to give solutions about the mentioned problem, a manual for the data collection of the private property plant and equipment was developed and policies and procedures to be followed, which will allow identifying, registering and count the assets correctly.

ÍNDICE CONTENIDOS PORTADA ................................................................................................................................. i HOJA DE APROBACIÓN......................................................................................................ii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ................................. iii AGRADECIMIENTO ............................................................................................................ iv AGRADECIMIENTO ............................................................................................................. v DEDICATORIA...................................................................................................................... vi DEDICATORIA.....................................................................................................................vii RESUMEN............................................................................................................................ viii ABSTRACT ............................................................................................................................. ix ÍNDICE CONTENIDOS ......................................................................................................... x ÍNDICE FIGURAS ................................................................................................................ xv ÍNDICE TABLAS ................................................................................................................. xvi 1.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 2

2.1.

Antecedentes ............................................................................................................. 2

2.2.

Problema de investigación......................................................................................... 4

2.2.1.

Formulación del problema de investigación ............................................................. 4

2.2.2.

Sistematización del problema .................................................................................... 4

2.3.

Justificación de la investigación ................................................................................ 4

2.4.

Objetivos de investigación ........................................................................................ 6

xi 2.4.1.

Objetivo General ....................................................................................................... 6

2.4.2.

Objetivos Específicos ................................................................................................ 6

MARCO REFERENCIAL ..................................................................................... 8

3.1.

Revisión de la literatura o fundamentos teóricos ...................................................... 8

3.1.1.

Organizaciones Económicas...................................................................................... 8

3.1.1.1.

Tipos de Organizaciones económicas ....................................................................... 8

3.1.2.

Activo ...................................................................................................................... 10

3.1.2.1.

Activo no corriente .................................................................................................. 10

3.1.2.2.

Reconocimiento. ...................................................................................................... 14

3.1.2.3.

Depreciación ............................................................................................................ 16

3.1.2.4.

Criterios de valoración ............................................................................................ 18

3.1.2.5.

Codificación ............................................................................................................ 21

3.2.

Manual de procesos ................................................................................................. 21

3.2.1.

Administración de procesos .................................................................................... 21

3.2.1.1.

Procedimientos ........................................................................................................ 22

3.2.1.2.

Proceso .................................................................................................................... 22

3.2.2.

Diagramas de flujo .................................................................................................. 23

3.2.2.1.

Flujogramas o diagramas de flujo ........................................................................... 23

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .................................................. 24

4.1.

Diseño/Tipo de investigación .................................................................................. 24

4.1.1.

Descriptiva............................................................................................................... 24

xii 4.1.2.

Analítica .................................................................................................................. 25

4.2.

Población/Universo – Muestra ................................................................................ 25

4.3.

Muestra .................................................................................................................... 26

4.4.

Técnicas e Instrumentos de recolección de datos .................................................... 26

4.4.1.

Fuentes de Información Primarias ........................................................................... 26

4.4.1.1.

Entrevista ................................................................................................................. 26

4.4.1.2.

Encuestas ................................................................................................................. 26

4.4.2.

Fuentes de Información Secundarias ....................................................................... 27

4.4.2.1.

Información de la entidad ........................................................................................ 27

4.4.2.2.

Informe de auditoría externa ................................................................................... 27

4.5.

Técnicas de Análisis de Datos ................................................................................. 27

4.5.1.

Análisis estadístico .................................................................................................. 27

RESULTADOS ...................................................................................................... 28

5.1.

Análisis y discusión de los resultados ..................................................................... 28

5.1.1.

Entrevista ................................................................................................................. 28

5.1.1.1.

Análisis de la entrevista aplicada a la contadora de FASCA .................................. 30

5.1.2.

Encuesta a los colaboradores de FASCA ................................................................ 31

5.1.2.1.

Análisis de la encuesta realizada a los colaboradores de FASCA ......................... 32

5.2.

Propuesta de intervención ....................................................................................... 36

5.2.1.

Recopilar información de los documentos que sustenten la existencia de propiedad,

planta y equipo. ........................................................................................................................ 36 5.2.1.1.

Fundación Acción Social Cáritas-FASCA .............................................................. 36

xiii 5.2.1.2.

Estructura Organizacional vigente .......................................................................... 36

5.2.1.3.

Reconocimiento de propiedad planta y equipo FASCA ......................................... 37

5.2.1.4.

Compra de propiedad planta y equipo ..................................................................... 37

5.2.1.5.

Proceso para la compra de un activo ....................................................................... 38

5.2.1.6.

Baja de propiedad planta y equipo .......................................................................... 39

5.2.1.7.

Depreciación de un activo ....................................................................................... 41

5.2.1.8.

Funcionalidad de Propiedad, Planta y equipo ......................................................... 42

5.2.1.9.

Codificación actual de propiedad, planta y equipo ................................................. 42

5.2.2.

Identificar la ubicación y el nivel de funcionalidad de propiedad, planta y equipo

dentro de organización. ............................................................................................................ 43 5.2.3.

Establecer procedimientos para la correcta codificación que facilite a los usuarios

la ubicación de los activos en la organización. ........................................................................ 45 5.2.3.1.

Responsable o custodio de propiedad, planta y equipo ........................................... 45

5.2.3.2.

Codificación de propiedad, planta y equipo ............................................................ 45

5.2.3.3.

Codificación general de propiedad, planta y equipo ............................................... 47

5.2.3.4.

Codificación para muebles, enseres y equipos de oficina ....................................... 48

5.2.3.5.

Codificación para equipos de computación............................................................. 49

5.2.3.6.

Codificación para unidades de transporte ............................................................... 50

5.2.3.7.

Codificación para bienes que se han clasificado como “otros”............................... 51

5.2.3.8.

Codificación para propiedad, y equipo nuevo ......................................................... 52

5.2.4.

Diseñar procedimientos contables para el registro y contabilización ..................... 54

5.2.4.1.

Adquisición de Propiedad planta y equipo .............................................................. 54

xiv 5.2.4.2.

Reconocimiento de propiedad, planta y equipo ...................................................... 57

5.2.4.3.

Registro y entrega de propiedad, planta y equipo ................................................... 58

5.2.4.4.

Depreciaciรณn de propiedad planta y equipo ............................................................ 61

5.2.4.5.

Procesos para dar de baja los propiedad, planta y equipo ....................................... 65

5.2.5.

Control de propiedad planta y equipo ..................................................................... 70

5.2.5.1.

Evaluaciรณn del impacto ........................................................................................... 71

5.3.

CONCLUSIONES................................................................................................... 74

5.4.

RECOMENDACIONES ......................................................................................... 75

FUENTES DE INFORMACIร N ......................................................................... 76

6.1.

Fuentes de Informaciรณn Lincogrรกficas .................................................................... 78

GLOSARIO ........................................................................................................... 79

ANEXOS ................................................................................................................ 81

ÍNDICE FIGURAS Figura 1: Clasificación de Propiedad planta y equipo ............................................................. 14 Figura 2: Estructura Organizacional FASCA .......................................................................... 36 Figura 3: Proceso actual para adquisición de propiedad, planta y equipo ............................... 39 Figura 4: Proceso actual para dar de baja a propiedad planta y equipo ................................... 40 Figura 5: Proceso actual en caso de robo de propiedad planta y equipo ................................. 41 Figura 6: Flujograma de funcionalidad de propiedad, planta y equipo. .................................. 44 Figura 7: Flujograma de Codificación de propiedad planta y equipo existente ...................... 52 Figura 8: Flujograma Codificación propuesta de propiedad planta y equipo nuevo ............... 53 Figura 9: Flujograma de Adquisición de propiedad planta y equipo ....................................... 55 Figura 10: Flujograma propuesto para el registro y entrega de propiedad, planta y equipo.... 60 Figura 11: Flujograma de depreciación de propiedad planta y equipo .................................... 63 Figura 12: Flujograma para dar de baja por obsolescencia...................................................... 66 Figura 13: Flujograma baja por robo de activos ...................................................................... 68 Figura 14: Flujograma por reparación de propiedad planta y equipo ...................................... 70

xvi

ÍNDICE TABLAS Tabla 1: Depreciación de acuerdo con el SRI .......................................................................... 17 Tabla 2 Población de FASCA .................................................................................................. 25 Tabla 3 Tabulación de la encuesta ........................................................................................... 31 Tabla 4 Codificación de propiedad planta y equipo de FASCA .............................................. 42 Tabla 5 Funcionalidad de propiedad, planta y equipo ............................................................. 43 Tabla 6 Codificación para propiedad, planta y equipo ............................................................ 46 Tabla 7 Codificación de P.P y E .............................................................................................. 47 Tabla 8 Codificación para muebles, enseres y equipos de oficina .......................................... 48 Tabla 9 Equipo de Computación.............................................................................................. 49 Tabla 10 Unidades de Transporte ............................................................................................ 50 Tabla 11 Otros Activos ............................................................................................................ 51 Tabla 12 Adquisición de propiedad, planta y equipo .............................................................. 54 Tabla 13 Donación de vehículo ............................................................................................... 57 Tabla 14 Reconocimiento de un activo .................................................................................... 58 Tabla 15 Registro y entrega de propiedad, planta y equipo ..................................................... 59 Tabla 16: Propiedad, Planta y Equipo...................................................................................... 60 Tabla 17: Depreciación de propiedad planta y equipo............................................................. 62 Tabla 18 Depreciación de propiedad, planta y equipo ............................................................. 62 Tabla 19: Depreciación de equipo de cómputo – Ejemplo ...................................................... 64 Tabla 20 Baja de propiedad, planta y equipo ........................................................................... 64 Tabla 21 Caso de obsolescencia .............................................................................................. 66 Tabla 22 Caso de robo o pérdida ............................................................................................. 67 Tabla 23 Caso de reparación .................................................................................................... 69 Tabla 24 Control de propiedad, planta y equipo ...................................................................... 71

xvii ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1 Recursos Económicos ............................................................................................... 81 Anexo 2 Recurso Humano ....................................................................................................... 81 Anexo 3 Encuesta .................................................................................................................... 82 Anexo 4 Formato para toma física de activos fijos.................................................................. 84 Anexo 5 Acta entrega recepción .............................................................................................. 85 Anexo 6 Orden de compra de bienes ....................................................................................... 86 Anexo 7 Requisición de bienes ................................................................................................ 87 Anexo 8 Orden de Servicios de mantenimiento ...................................................................... 88 Anexo 9 Reporte mensual de propiedad, planta y equipo ....................................................... 89 Anexo 10 Acta de recepción de servicios ................................................................................ 90 Anexo 11 Dar de baja hasta la fecha de depreciación ............................................................. 91 Anexo 12 Dar de baja hasta que el valor de depreciación y activo este en cero ..................... 91 Anexo 13 Observaciones de Auditoria externa ....................................................................... 92 Anexo 14 Codificación actual de la fundación ........................................................................ 93 Anexo 15 Vehículo de la organización .................................................................................... 93 Anexo 16 Balance General ...................................................................................................... 94 Anexo 17 Declaración del Impuesto a la Renta 2014 .............................................................. 95 Anexo 18 Entrevista............................................................................................................... 100 Anexo 19 Acuerdo Ministerial............................................................................................... 103

1. INTRODUCCIÓN El presente trabajo de titulación tiene como objetivo elaborar un manual de procedimientos para el levantamiento de información sobre propiedad, planta y equipo en la Fundación Acción Social Cáritas (FASCA), la cual es una organización eclesial, no gubernamental, sin fines de lucro, perteneciente a la Diócesis de Santo Domingo en Ecuador. La FASCA fue creada en el Ministerio de Bienestar Social, que mediante el acuerdo ministerial 2370 de septiembre de 1999, se concedió personería jurídica y se aprobó al estatuto social de la FUNDACIÓN “ACCIÓN SOCIAL CÁRITAS”, con domicilio en el cantón Santo Domingo de los Colorados, provincia de Pichincha. Al llevar a cabo el trabajo de titulación se estableció inicialmente los antecedentes de la Fundación, formulación del problema, justificación del mismo y como consecuencia el establecer los objetivos a cumplirse. Se cumplió con la revisión de la literatura en la cual se detalla las respectivas referencias de los temas más relevantes de acuerdo con el objeto de estudio; ayudando a obtener un conocimiento más extenso de la literatura aplicada en la consecución de los objetivos. Los métodos de investigación utilizados en el presente trabajo son: analítico y descriptivo, estos permitieron conocer la realidad de la organización, por medio de instrumentos de recolección de datos, los mismos que ayudaron a determinar los procedimientos adecuados para el cumplimiento de los objetivos planteados. Finalmente, se obtuvo los resultados a través del levantamiento de la información al llevar a cabo cada uno de los objetivos, lo cual permitió determinar las falencias en los que incurren en cuanto a la identificación, registro y valoración de los activos, esto ayudó a establecer los procedimientos en base a la normativa contable aplicable al área de propiedad, planta y equipo.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Antecedentes El 24 de septiembre de 1999, Monseñor Emilio Lorenzo Stehle, junto con sus sacerdotes y de manera especial con el Padre Romualdo De Poli Campagnolo y con Mons. Fimbarr O´Leary son los que fortalecen y dan cuerpo a la pastoral social, creando proyectos y servicios en favor de los más pobres de nuestra Diócesis. Mons. Finbarr O´Leary, Vicario Episcopal de Pastoral Social de la Diócesis de Santo Domingo, sin perder la misión y visión de Cáritas de la iglesia, la cual se dedica al combate contra la pobreza, la exclusión, la intolerancia y la discriminación, junto a un grupo de voluntarios crea, la Fundación Acción Social Cáritas convirtiéndose desde aquella fecha en el brazo ejecutor de los proyectos de la iglesia a favor de las personas en situación de vulnerabilidad. En el año 2005 Mons. Finbarr O´Leary asume el cargo de superior de la comunidad Santiago Apóstol y se establece en Ecuador, asumiendo la dirección ejecutiva de la FASCA, posteriormente la dirección estuvo a cargo del Padre Paolo Fink Piok hasta su fallecimiento el 24 de septiembre de 2008. Desde el 2008 hasta la presente fecha FASCA está dirigida por el P. Euclides Carrillo y un equipo de personas valiosas y comprometidas. En Santo Domingo de los Tsáchilas FASCA desarrolla diferentes programas, el Centro de Recuperación Nutricional, Centro Médico Hombro a Hombro, Niños Libres, Fe y Luz, Soberanía Alimentaria Nutricional, Movilidad Humana y Mujer Solidaria Como es de conocimiento, las organizaciones deben presentar balances a entes reguladores y debido al propósito de la FASCA, es fundamental la obtención de recursos monetarios de entes externos para la financiación, entre ellos tenemos ayudas internacionales, ayuda del

3 estado con personal capacitado para trabajar en los programas principalmente en el centro de recuperación nutricional y los demás recursos se obtienen de autogestión de la entidad en el programa mujer solidaria. Este programa brinda microcréditos para mujeres del área urbana y rural con el fin de que inicien una actividad productiva, los réditos de esta gestión se distribuyen para cubrir los gastos de los otros programas por lo tanto, la información financiera debe ser presentada en base a normativa contable NIC (Normas Internacionales de Contabilidad) y NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), además la fundación realiza auditorías externas al programa Mujer Solidaria de forma voluntaria y periódica. Debido a la inexistencia de normativa contable los activos que intervienen en propiedad, planta y equipo se reflejan con saldos sobrevalorados o subvalorados, por ende, la fundación debe establecer procedimientos para la aplicación de la normativa sobre el área de propiedad planta y equipo. La codificación de los activos no se encuentran elaborados de tal manera que faciliten su identificación y ubicación dentro de la organización, para lo cual se estableció una codificación que muestra el programa o proyecto al que pertenece. El identificar y registrar erróneamente la propiedad planta y equipo, ocasiona que los saldos reflejados en las cuentas de depreciación se encuentren con datos que no se ajustan a la realidad del bien. Al revelar los bienes materiales con errores en saldo, en los balances, origina que el activo no sea completamente verídico, lo cual da apertura a la disminución en la capacidad de apalancamiento. En cuanto a esta problemática se ha propuesto un manual de procedimientos para el

4 levantamiento de información de propiedad, planta y equipo en FASCA, esto contribuye a la identificación, registro y valoración de los activos.

2.2. Problema de investigación 2.2.1. Formulación del problema de investigación ¿De qué manera contribuirá un manual de procedimientos para el levantamiento, registro y valoración de información de propiedad, planta y equipo de la Fundación Acción Social Cáritas, en la ciudad de Santo Domingo, año 2015? 2.2.2. Sistematización del problema ¿De qué manera se conocerá el proceso actual de identificación, registro y valoración de propiedad planta y equipo? ¿Cuál va a ser la contribución del manual de procedimientos en la identificación de la funcionalidad de propiedad planta y equipo de la Fundación? ¿De qué manera se contribuirá a la Fundación la codificación respecto a la ubicación y descripción de propiedad, planta y equipo? ¿Cómo un manual de procedimientos permitirá orientar en la identificación, registro y contabilización de propiedad, planta y equipo?

2.3. Justificación de la investigación Las organizaciones tanto públicas como privadas deben adoptar procedimientos administrativos y contables para proteger los recursos y bienes ante posible riesgos. Es decir, salvaguardar los recursos de la empresa. El presente trabajo de titulación contribuye al cumplimiento del objetivo número 2.1 del

5 Plan Nacional del Buen Vivir 2013-2017, el cual se basa en generar condiciones y capacidades para la inclusión económica, la promoción social y la erradicación progresiva de la pobreza y se enlaza con el eje estratégico 1 del Plan Cantonal – Provincial de Santo Domingo 2025, el que establece desarrollar acciones preferenciales y especializadas para mejorar las condiciones de vida de personas y grupos de atención prioritaria. La investigación desarrollada se sustenta en bases teóricas científicas, contribuyendo a la elaboración de criterios en base a los resultados obtenidos, estableciendo conclusiones y recomendaciones lo cual permitirá a la Fundación tomar decisiones correctas sobre su propiedad, planta y equipo. Mediante la utilización de técnicas e instrumentos de investigación tales como: encuestas y entrevistas, se conoció el estado actual de la empresa, al finalizar el presente trabajo se propuso un manual para el levantamiento de la información de propiedad, planta y equipo que contribuirá en la toma física, identificación, registro y valoración de los mismos. Debido a la carencia en la aplicación de normativa contable para el presente estudio, y por errores contables que se vienen acumulando de períodos anteriores, ha generado que la FASCA actualmente refleje datos erróneos en la presentación de balances, principalmente se ven afectadas las cuentas referentes a propiedad, planta y equipo, las mismas que influyen directamente en el activo y patrimonio de la organización. De acuerdo con el informe de auditoría externa de la firma Management Business Advisory (MBA) la Fundación no ha realizado un inventario de propiedad, planta y equipo siendo la causa principal la rotación constate del contador en el programa mujer solidaria, esto no ha permitido realizar un seguimiento a las recomendaciones de auditoría, por ende la FASCA debe realizar en la brevedad posible un inventario de todos los bienes de propiedad planta y equipo que le pertenecen y entregar bajo responsabilidad de funcionarios y empleados que estén

6 utilizándolos. Por lo tanto se establecieron procedimientos que permitieron desarrollar un manual para el levantamiento de información de propiedad, planta y equipo, por medio del cual se espera ayudar al cumplimiento de las recomendaciones de auditoría. El estudio de investigación fue factible, debido a que los miembros que conforman la organización estuvieron dispuestos a brindarnos la información necesaria para llevar a cabo el proyecto de grado, utilizando las investigadoras recursos propios que se añadan al objeto de estudio. El presente trabajo de titulación tiene como finalidad poner en práctica todo lo aprendido en el transcurso de la carrera universitaria, en base a lo cual se puede apreciar que para la PUCESD y para la sociedad en general el presente trabajo de grado contribuye como instrumento de consulta, fomentado las bases para nuevas investigaciones en el mismo campo de estudio.

2.4. Objetivos de investigación 2.4.1. Objetivo General Proponer un manual de procedimientos para el levantamiento de información, de Propiedad planta y equipo en FASCA, en la ciudad de Santo Domingo, año 2015. 2.4.2. Objetivos Específicos 

Recopilar información de los documentos que sustenten la existencia de propiedad planta y equipo.



Identificar la ubicación y el nivel de funcionamiento de propiedad planta y equipo dentro de la organización.

7 

Establecer procedimientos para una correcta codificación que facilite la ubicación de los activos en la organización.



Diseñar los procedimientos contables para el registro y contabilización de propiedad, planta y equipo.

3. MARCO REFERENCIAL 3.1. Revisión de la literatura o fundamentos teóricos 3.1.1. Organizaciones Económicas Generalmente, las grandes organizaciones económicas han comenzado en forma modesta y crecida gracias a la persistencia y visión de quienes las maneja. Las personas que inician dichas organizaciones son emprendedoras, ya que deciden recorrer el largo camino de éxito. Los emprendedores perciben una necesidad insatisfecha en el mercado y se dan a la tarea una solución que además les genere un beneficio. (Guajardo & Andrade, 2014, pág. 5)

El espíritu de emprendimiento de las personas ha dado como resultado el crecimiento de las organizaciones, ayudando a satisfacer las necesidades de la población, además de buscar el éxito empresarial al llevar a cabo sus actividades económicas de forma correcta, contribuyendo con beneficios tanto para la entidad como para los clientes. 3.1.1.1. Tipos de Organizaciones económicas Organizaciones lucrativas La mayoría de las organizaciones busca obtener un beneficio, es decir desean lucrarse económicamente al finalizar el período contable. “Son más numerosas, obtienen un beneficio económico llamado utilidad, prestan servicios, comercializan o manufacturan bienes y/o servicios”(Guajardo & Andrade, 2014, pág. 7) Este tipo de empresas u organizaciones buscan incrementar la prestación de bienes o servicios para no solo satisfacer la demanda de los consumidores, sino ampliar los bienes o servicios ofertados para obtener más ganancias, aumentar su capital e invertir. Organizaciones No Lucrativas Una de las principales funciones de las entidades no lucrativas, es buscar el bien común de la población más vulnerable por medio de diferentes programas de ayuda social.

9 Su característica principal es que no persiguen fines de lucro. En este punto es necesario alcanzar lo que anteriormente significa que la organización que se ostente como tal, como resultado de su operación, sí puede obtener utilidades; sin embargo, a diferencia de las organizaciones lucrativas, las utilidades obtenidas no son destinadas al provecho personal de los socios, sino que se reinvierten a fin de seguir cumpliendo con el objetivo para el cual fueron diseñadas, ya sea la prestación del servicio o la comercialización de un bien. Por lo regular este tipo de organizaciones se relacionan con las industrias de la salud, educación, beneficencia y otros (Guajardo & Andrade, 2014, pág. 5)

También se las define como organizaciones que persiguen beneficio social, como lo describe el siguiente autor. Las organizaciones sociales son aquellas que persiguen fines de tipo social. Son las más diversas. A diferencia del ánimo de lucro que caracteriza a las organizaciones económicas, las organizaciones sociales están relacionadas con la satisfacción de necesidades de naturaleza no económica o con la protección de intereses no económicos de muy diversa índole. (Sánchez Gómez, 2014)

Este tipo de empresas no persiguen beneficios económicos, es decir ni a corto plazo ni a largo, su objetivo principal es contribuir con la sociedad sin la necesidad que haya utilidades, las organizaciones de ayuda social brindan apoyo económico y solidario a la población que más necesita, por medio de programas los cuales son financiados con dinero del estado, auto gestión o entidades internacionales. Organizaciones Gubernamentales Las organizaciones gubernamentales se basan principalmente en la administración del estado, están divididas en: Gobierno Nacional, Gobierno Provincial, Gobierno Seccional, Gobierno Municipal y Parroquial, las cuales actualmente constan en la planificación del Gobierno Nacional. “Se refiere a los gobiernos de nivel federal, estatal y municipal” (Guajardo & Andrade, 2014, pág. 6) Las organizaciones gubernamentales son las encargadas de la administración del estado tanto central como seccional, estas empresas sin buscan ánimo de lucro sino más bien servir en áreas específicas que se encuentran en la jurisdicción de cada parte de país.

10 3.1.2. Activo Es un bien, derecho u otro recurso económicamente controlado por la empresa, resultante de sucesos pasados, de los que espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro (Déniz & Verona , 2013, pág. 62) De acuerdo a la NIC 16 sobre propiedad, planta y equipo hacen referencia los autores del libro, un activo es de gran importancia en la empresa, pero no necesariamente debe ser de propiedad de la entidad, es decir puede ser controlado por la misma, brindándole beneficios económicos. 3.1.2.1. Activo no corriente Propiedad, planta y equipo “Son activos con vida útil más de un año que se adquieren para ser utilizados en las operaciones de un negocio, con el fin de obtener ingresos” (Guajardo & Andrade, 2014, pág. 399). A diferencia de los activos corrientes, los que conforman propiedad, planta y equipo los adquiere la empresa con el objetivo de mantenerlos por más de un período contable y los cuales generen beneficios económicos durante su vida útil. Según la Norma Internacional de Contabilidad 16 de la propiedad, planta y equipo son propiedad planta y equipo que: a) Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y b) Se esperan usar durante más de un período.

11 Están constituidos por aquellos propiedad planta y equipo adquiridos o construidos por el ente económico, o que se encuentren en proceso de construcción, y tienen como objetivo utilizarse de forma permanente para la producción de bienes y servicios para arrendarlos o usarlos en la administración del ente. Estos activos no se adquieren con el propósito de venderlos en el curso normal de los negocios y, generalmente, tienen una vida útil superior a un año. (Siniestra V, Polanco I, & Henao G, 2011, pág. 203)

De acuerdo con el concepto de activo, estos pueden ser controlados por la entidad y no necesariamente deben pertenecer a ella, por ende la propiedad, planta y equipo pueden ser adquiridos o construidos por la organización, los cuales tienen como propósito su uso durante el curso normal del negocio, generando ingresos para la misma. Clasificación Según Siniestra et al. (2011, pág. 205) la propiedad planta y equipo se subdivide en tres categorías: 

No depreciables,



Depreciables, y;



Agotables.

Se puede definir como no depreciables aquellos activos que tienen una vida ilimitada o ha la fecha de presentación del balance general se encuentran todavía en etapa de construcción o montaje. Los depreciables son aquellos que pierden valor debido al deterioro causado por el uso, los cuales pueden tener diferentes motivos como: la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes y servicios a cuya producción o suministro contribuyen. Los autores definen a las propiedades agotables como las que están presentadas por recursos naturales controlados por la organización, cuya cantidad y valor disminuyen en razón de la

12 extracción o remoción del producto. Su costo histórico se conforma por su valor de adquisición, más las erogaciones y los cargos incurridos en su explotación y desarrollo. Dentro de propiedad planta y equipo existen cuentas que son depreciables, es decir de acuerdo con la vida útil o en base al uso pierden valor, en cambio existen cuentas como el terreno que no pierden valor, ganan superávit, según los autores existen activos naturales los cuales disminuyen valor y cantidad en base al uso o extracción de los mismos. Ciclo de vida de los propiedad, planta y equipo Según Zapata (2011) refiriéndose a propiedad, planta y equipo expresa que tiene tres fases naturales de vida. 

Alta o ingreso físico



Utilización



Baja o exclusión

Alta o ingreso físico Adquisición, esta puede ser en el país o en el exterior, a cambio de un precio justo. Construcción, puede ser directa de bienes o por la generación de ciertos intangibles como software, parte de la empresa. Donación, forma extraordinaria de hacerse de propiedad por un acto de recepción de bienes sin contraprestación económica. Las donaciones recibidas como modo de adquisición de la propiedad si bien no suelen ser frecuentes en entidades lucrativas, sí que lo son en otra clase de instituciones como fundaciones, entidades benéficas, entidades docentes, etc. Mediante esta operación, el donante entrega sin contraprestación determinados bienes al donatario, el cual los adquiere a título de propiedad. Es, un acto de liberalidad por el cual el donante dispone gratuitamente de una cosa en favor del donatario, que la acepta. (Díaz, 2015, pág. 592)

Las donaciones por lo general son frecuentes en las fundaciones y en entidades de ayuda social, y cuando ocurre el donante otorga de forma gratuita la propiedad del bien a favor del

13 que recibe Expropiación, es la asignación jurídica del bien a cambio de pagar un precio justo. Intercambio o canje, mediante el cual se entrega un inventario o servicio y se recibe un bien que reúne las condiciones de activo fijo. Leasing financiero, modalidad de financiamiento a largo plazo que de inicio le da potestad de control total y con la opción de compra a que tiene derecho el arrendamiento en el contrato de leasing financiero.

Según el autor la primera etapa de un activo es cuando ingresa a formar parte del subgrupo al que pertenece, es decir cuando la empresa comienza a controlarlo de forma libre, sea por adquisición, por donación hacia la entidad, por expropiación, por intercambio o canje o leasing financiero. Utilización de propiedad planta y equipo Desde el mismo momento en que los activos tangibles entran en uso van a requerir de ciertos desembolsos para operarlos, mantenerlos y repararlos. (…) todos estos desembolsos relacionados con su operación y mantenimiento se deben cargar al gasto o costo de producción, según su uso por los sectores administrativos o productivos, respectivamente.

Cada propiedad planta y equipo depreciable requiere en cierto período de su vida útil mantenimiento o reparación debido al uso que se está generando del activo, estos rubros se cargarán de acuerdo con su área como un gasto o costo de operación. Baja o exclusión de activos Esta es la tercera etapa del ciclo de propiedad planta y equipo, la cual consiste en excluir de los registros contables de propiedad planta y equipo por cualquiera de las siguientes operaciones: 

Venta de activo fijo



Canje de activos



Donación

14 

Destrucción

Las empresas dan de baja a sus activos por diferentes motivos, entre ellos tenemos: que requieren dinero por lo tanto deciden venderlos, además con un bien ya no genera los beneficios económicos que se esperaba, o su vida útil se cumplió, o debido a que la entidad desea brindar apoyo mediante donaciones.

EVIDENCIA FÍSICA Tangibles o corporales: se puede medir ver y tocar CLASIFICACIÓN DE PROPIEDAD PLANTA & EQUIPO, Y ACTIVOS INTANGIBLES

Depreciaciones: pierden su valor por su uso, obsolescencia, avances tecnológicos, destrucción parcial o total

No depreciables: no se desvalorizan: terrenos para vivienda o comercio

Agotables: pierden su valor la extracción del material del que forma parte

Intangibles o incorporables: se pueden valorar. Amortizables: pierden sostenidamente su valor por uso u obsolecencia No amortizables: ganan mayor valor con el tiempo

FACILIDAD DE SU TRASLADO Muebles: No requieren esfuerzo para movilización

Semovientes: Con su propia fuerza se desplazan

Inmuebles: no son objeto movilización

Figura 1: Clasificación de Propiedad planta y equipo Fuente: (Zapata, 2011). Elaborado por: Emili Escobar, Jéssica Valverde.

3.1.2.2. Reconocimiento. Un elemento de propiedad, planta y equipo se reconocerá como activo si, y sólo si: 

Sea probable que la entidad obtenga beneficios económicos futuros derivados del mismo; y



El costo del elemento pueda medirse con fiabilidad.



Medición en el momento del reconocimiento.



Un elemento de propiedad planta y equipo que cumpla las condiciones para ser reconocidos como un activo, se medirá por su costo. (IFRS Fundation, 2012)

15 De acuerdo con lo que establece la NIC 16 un bien puede reconocerse como propiedad planta y equipo siempre y cuando esté operando bajo la custodia de la entidad (aunque no sea legalmente de la empresa), se espera que permanezca por más de un período contable, esté generando ingresos económicos para la entidad y se lo utilice por más de un período contable Componentes del costo. Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del precio. Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia. La estimación inicial de los costos de desmantelamiento y retiro del elemento, así como la rehabilitación en que incurre una entidad cuando adquiere un elemento o como consecuencia de haber utilizado dicho elemento durante un determinado período, con propósitos distintos al de producción de inventarios durante tal período. (IFRS Fundation, 2012)

Es el efectivo pagado por la contraprestación para tener un bien en las condiciones y el lugar que pueda operar que se ha previsto, además también incluye posibles costos que se generen por el desmantelamiento del activo sin que exista afectaciones al medio que la rodea. Medición posterior al reconocimiento La entidad elegirá como política contable el modelo del costo, y aplicará esa política a todos los elementos que compongan una clase de propiedad, planta y equipo. Modelo del costo Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedad planta y equipo se registrará por su costo menos la depreciación por su coste de depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro del valor. Modelo de revaluación Con posterioridad a su reconocimiento como activos, un elemento de propiedad, planta y equipo cuyo valor razonable pueda medirse con fiabilidad, se contabilizará por su valor revaluado, que es su valor razonable, en el momento de la revaluación, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro de valor que haya sufrido. Las revaluaciones se harán con suficiente regularidad, para asegurar que el importe en libros, todo momento, no difiera significativamente del que podría determinarse utilizando el valor razonable al final del período sobre el que se informa. (IFRS Fundation, 2012)

De acuerdo con lo que establece la NIC 16 la empresa está en la potestad de elegir cual modelo es el más conveniente a aplicar para la medición de un bien después de haber

16 reconocido a este como tal. El modelo del costo se sigue empleando lo que tradicionalmente se realiza con un activo de la empresa común; mientras que el segundo método es necesario que la empresa mantenga como política la aplicación de este método. 3.1.2.3. Depreciación Es un proceso de distribución del costo de adquisición entre los distintos períodos que se beneficiaron con el uso del activo, y no un proceso de valuación, ni el registro del deterioro físico ni la baja de valor de mercado del activo. (Romero, 2012, pág. 361)

Según la NIC 16 un activo se deprecia de forma separada cada parte de un elemento de propiedades, planta y equipo que tiene costo significativo con relación al total del costo del elemento. Una entidad distribuirá el importe inicialmente reconocido con respecto a una partida de propiedad, planta y equipo entre sus partes significativas y se depreciará de forma separada cada una de las partes. La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para poder operar de la forma prevista por la gerencia. Para efectos de información fiscal y financiera, las empresas generalmente no pueden deducir como gasto el costo total de un activo que estará en uso por varios años. En vez de ello, se pide que las empresas cada año deduzcan una parte de los costos de propiedad planta y equipo de los ingresos. Está distribución histórica del costo a través del tiempo se llama depreciación. Las deducciones por depreciación, como cualquier otro gasto, disminuyen el ingreso que reporta la empresa en su estado de pérdidas y ganancias y, por lo tanto deducen los impuestos que la empresa debe pagar. Sin embargo, las deducciones por depreciación no representan un desembolso en efectivo. Es decir, cuando una empresa deduce los gastos por depreciación, está registrando una parte del costo original del activo (que la empresa ya pagó) como una disminución a los ingresos del año. El efecto neto es que las deducciones por depreciación incrementan el flujo de efectivo de la empresa porque reducen el pago de impuestos. (Gitman & Zutter, 2012, pág. 108)

Es el proceso de distribución sistemática del costo de un activo fijo a lo largo de la vida que se espera que opere en una entidad. De acuerdo con el autor no se puede deducir la totalidad del costo total de activo en un período por lo tanto este de distribuirá para los años de vida útil

17 que mantenga el activo el cual se cargarĂĄ al gasto reflejĂĄndolo en el estado de pĂŠrdidas y ganancias. MĂŠtodos para el cĂĄlculo de la depreciaciĂłn Los mĂŠtodos de depreciaciĂłn permiten a la organizaciĂłn aplicar el mĂĄs conveniente ajustĂĄndose a las necesidades, tomando en cuenta no solo la vida Ăştil del bien como factor para llevar a cabo la depreciaciĂłn del bien. MĂŠtodo de LĂnea recta, es el mĂŠtodo mĂĄs sencillo para calcular. Se basa en la suposiciĂłn de que la disminuciĂłn de la utilidad de un componente es la misma cada perĂodo, en razĂłn de que los activos se consumen uniformemente durante el transcurso de su vida Ăştil de servicio, es decir, no debe existir disminuciĂłn en la calidad ni en la eficacia de los bienes a medida que se hacen viejos. (Romero, 2012, pĂĄgs. 368-373) đ??ˇ=

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SegĂşn el Servicio de Rentas Internas el mĂŠtodo a utilizarse para la depreciaciĂłn debe ser el de lĂnea recta y se deprecia segĂşn la tabla que establecen: Tabla 1: DepreciaciĂłn de acuerdo con el SRI DepreciaciĂłn de acuerdo con el SRI PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares. Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles VehĂculos, equipos de transporte y equipo caminero mĂłvil. Equipos de cĂłmputo y software Fuente: SRI. Elaborado por: Escobar, Emili y Valverde, JĂŠssica.

% ANUAL 5% 10% 20% 33%

Romero Ă , (2012) menciona que el mĂŠtodo de unidades producidas se basa en funciĂłn de la productividad del activo mĂĄs que en paso del tiempo del bien, ademĂĄs Villalobos, J (2012, pĂĄg. 412) aĂąade que la capacidad de producciĂłn o de horas de servicio es determinada por el fabricante del activo que se deprecia o con los datos histĂłricos que se tengan de bienes semejantes.

18 Según Romero Á, (2012) este método es más apropiado para ciertos activos, tales como maquinaria o equipo de transporte, donde la depreciación puede basarse en unidades producidas, kilómetros recorridos u horas trabajadas. Uno de los problemas asociados con el uso de este método se refiere a cuál será la estimación de la producción total del activo a lograr durante su vida útil. Depreciación acelerada, los métodos de depreciación acelerada o de cargos decrecientes toman como punto de partida el supuesto de que las propiedades, planta y equipo normalmente son más eficientes en los primeros años de vida; en consecuencia, prestan mejores servicios durante estos primeros años, por lo que resultan en un mayor costo de depreciación durante los primeros períodos de vida útil de un componente y en reducción de los costos en períodos posteriores. (Romero, 2012, págs. 368-373)

“Método de la suma de los dígitos, el método de la suma de los dígitos constituye un método de depreciación acelerada, ya que la depreciación es mayor en los primeros años disminuyendo en los siguientes” (Dumrauf, 2013, pág. 312). En cuanto a la norma establecida por el Servicio de Rentas Internas, las entidades deben utilizar como técnica de depreciación al método de Línea Recta, en base a la cual se realizarán las declaraciones de impuesto a renta, de esa manera existirá un deducción de un porcentaje del gasto por depreciación, pero para reflejar un depreciación más real la entidad puede optar por realizar el método que más se ajuste a las necesidades, a la productividad, o al tiempo de uso del bien en la organización. 3.1.2.4. Criterios de valoración Vida depreciable de un activo El tiempo en que se deprecia un activo se conoce como vida depreciable. Cuanto más corta es la vida depreciable, mayores serán las deducciones anuales de depreciación y mayores serán los ahorros de impuestos relacionados con esas deducciones, si todo lo demás permanece igual. (Gitman & Zutter, 2012, pág. 108)

“La vida útil de un activo se definirá en términos de la utilidad que se espera que aporte a la entidad” (IFRS Fundation, 2012). La vida útil o depreciable de un activo es el lapso tiempo que va a contribuir con una organización para el desarrollo de sus actividades.

19 Bajas El valor neto en libros de un componente debe darse de baja, así la disposición de propiedades, planta y equipo puede llevarse a cabo de diversas maneras; por ejemplo, puede abandonarse, venderse, intercambiarse por otros activos o como resarcimiento de la inversión de los socios; tal vez se puede celebrar un contrato de arrendamiento financiero sobre esta, e incluso puede donarse cuando la entidad no espere obtener beneficios económicos futuros por su uso o disposición. (Romero López, 2012, pág. 377)

Es el tratamiento que dé a un bien de propiedad, planta y equipo después de haber concluido su estado de vida útil para la entidad, la misma que es potestad de la institución ver el fin que pueda tener este en la empresa o con terceros. Importe recuperable “El importe recuperable de un activo es el mayor entre su valor razonable menos los costes de venta y el valor de uso” (Sanchez & Alvarado, 2014, pág. 45). El valor razonable existe cuando: a) Hay un precio de mercado activo. b) Existe un precio, consecuencia de un acuerdo vinculante. c) Se puede establecer mediante técnicas razonables de estimación. Se considera activos aquellos bienes que van a generar ingresos futuros, por lo que su valor nunca puede superar el ingreso futuro que se prevé va a generar, es decir que en ningún caso los valores determinados para los activos, por aplicación de normas, podrán exceder a su valor recuperable, considerados individualmente o en conjunto. Importe depreciable y período de depreciación. El importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo largo de su vida útil.

20 El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán, como mínimo, al término de cada período anual y, si las expectativas difieren de las estimaciones previas, los cambios se contabilizarán como un cambio en una estimación contable. (IFRS Fundation, 2012)

Los valores atribuibles a las depreciaciones de propiedad planta y equipo, se le distribuirá de manera sistemática a cada uno de ellos, y si al finalizar un período contable existen diferencias estas se contabilizará según la NIC 8 como un cambio en las estimaciones contables. Deterioro de activo Al evaluar si existe algún indicio de que pueda haberse deteriorado el valor de un activo, una entidad considerará, como mínimo, los siguientes indicios: a) Existen indicios observables de que el valor del activo ha disminuido durante el período significativamente más que los que cabría esperar como consecuencia del paso del tiempo o de uso normal. b) Durante el período han tenido lugar, o van a tener lugar en un futuro inmediato, cambios significativos con una incidencia adversa sobre la entidad, referentes al entorno legal, económico, tecnológico o de mercado en los que está opera, o bien en el mercado al que está destinado el activo. c) Durante el período, las tasas de interés de mercado, u otras tasas de mercado de rendimiento de inversiones, han sufrido incrementos que probablemente afecten a la tasa de descuento utilizada para calcular el valor de uso del activo, de forma que disminuyan su importe recuperable de forma significativa. d) El importe en libros de los activos netos de la entidad, mayor que su capitalización bursátil. (IASB, 2013)

El deterioro es el desgaste que se produce por el uso, de fenómenos climáticos, o condición en que se encuentra los activos para perder su valor, o por el mal uso de bien, esto se refleja cuando el activo no ha cumplido aún su vida útil y muestra un desgaste mayor en comparación a los años proyectado de vida. Cuenta contable Cuenta es el nombre o denominación objetiva usado en contabilidad para registrar, clasificar y resumir en forma ordenada los incrementos y disminuciones de naturaleza similar que corresponden a los diferentes rubros integrantes del Activo, Pasivo, el Patrimonio, las Rentas, los Costos y los Gastos. (Zapata, 2011, pág. 24)

Por medio de las cuentas contables se puede clasificar, controlar e identificar el movimiento

21 de las mismas en un negocio, las cuales proporcionan información a través de los saldos reflejados en los balances hacia los usuarios. 3.1.2.5. Codificación “Codifica cada documento soporte la parte pertinente mediante un código establecido en el Plan Único de Cuentas para los comerciantes, el cual se adopta por cada empresa de acuerdo al sector que pertenece y a las necesidades de información” (Fierro, 2011, pág. 21). Codificación y etiquetado de los propiedad planta y equipo Para un eficiente control de los bienes de la empresa es necesario la identificación, rotulación o plaqueo de los mismos, para este procedimiento tenemos que definir el nivel de detalle o control que queremos dar al inventario físico, es decir podemos identificar bienes considerados propiedad planta y equipo (vehículos, muebles, equipos etc.) y también podemos identificar a bienes considerados de control o bienes menores (teclados, mouse, papeleras etc.) esto dependerá de la política de la empresa y el rango de control que desea implementar. El código de barras que contiene la etiqueta o placa metálica, por ser un sistema alfanumérico puede contener cualquier composición de dígitos que el usuario desee. Pero lo recomendable es tener un número secuencial mismo que permite el enlace del activo o bien de control con la base de datos, que es en donde encontraremos toda la información detallada conforme el sistema permita. Muchas empresas configuran un código compuesto que incluyen iníciales de ciertas variables como el tipo de activo, ubicación, departamento y hasta el funcionario, más el consecutivo del código. Este tipo de codificación en las placas y etiquetas no aporta ningún valor agregado al proceso de control, los bienes pueden presentar una alta trazabilidad y pueden variar con mucha frecuencia estas variables por lo que sería necesaria la remarcación de los bienes. El código de barras del activo o bien debe ser único desde su activación hasta la baja del mismo. (Carrera Torres & Associados, 2005-2015)

De acuerdo con los autores de las definiciones anteriormente mencionadas podemos concluir que la codificación de cada uno de los elementos de propiedad, planta y equipo correspondiente a los bienes muebles de una entidad, es decisión de la organización, pues está en la potestad de realizar la codificación de acuerdo a las necesidades de la empresa.

3.2. Manual de procesos 3.2.1. Administración de procesos “El control de gestión es un instrumento administrativo creado y apoyado por la dirección

22 de la empresa que le permite obtener la información necesaria, fiable y oportuna, para la toma de decisiones operativas y estratégicas” (Muñiz, 2012, pág. 28). La administración por procesos ayuda a tomar decisiones eficientes, oportunas y contribuye a los directivos para optimizar recursos y minimizar riesgos en los procesos que tiene la entidad. 3.2.1.1. Procedimientos “Forma específica de llevar a cabo un proceso, subproceso o actividad. Los procedimientos se suelen documentar, y el conjunto de procedimientos documentados de una organización conforman un manual de procedimientos (Martín & Martín, 2013).” Los procedimientos dentro de un macro proceso son sistemáticamente elaborados y permiten que la organización refleje con mayor claridad las actividades que realiza, cada responsable. 3.2.1.2. Proceso De acuerdo a la ISO 9000 (2005), el proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. “Secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor intrínseco para su usuario o cliente” (Pérez, 2010, pág. 51). Es una secuencia de pasos sistemáticamente relacionados, y logran una función en común. Tipos de procesos Según Pérez J, (2010) existen los siguientes tipos de procesos: Procesos Operativos, combinan y transforman recursos para obtener el producto o proporcionar el servicio conforme a los requisitos del cliente, aportando en consecuencia un alto valor añadido.

23 Estos procesos son también los principales responsables de conseguir los objetivos de la empresa. Procesos de Apoyo, proporcionan las personas y los recursos necesarios por el resto de procesos y conforme a los requisitos de sus clientes internos. Procesos de gestión, mediante actividades de evaluación, control, seguimiento y medición aseguran el funcionamiento controlado del resto de procesos, además de proporcionar la información que necesitan para tomar decisiones (mejor preventivas que correctoras) y elaborar planes de mejora eficaces.

Los tipos de procesos facilitan al investigador reflejar los procesos que desea establecer de acuerdo a la política o control que haya establecido sobre alguna área de la organización o para alguna acción a desarrollar en la misma. 3.2.2. Diagramas de flujo 3.2.2.1. Flujogramas o diagramas de flujo “Representaciones gráficas que reflejan las fases y/o etapas de un proceso mediante símbolos y figuras distintas” (Chicano, 2014). La representación de procedimientos y procesos ha de seguir la secuencia de los pasos necesarios para la elaboración de un flujograma o diagrama de flujo. El proyecto previo a la elaboración necesita una descripción evidente del objeto, de su progreso y la creación del resultado de dicho proceso. El flujograma tiene que manifestar exactamente el procedimiento real del análisis. Se debe emplear una simbología y metodología común para todos los flujogramas, de esta forma se facilitará la interpretación de los mismos y la representación parte de todos los responsables de su desarrollo. (Guerrero, 2013)

“Esquema gráfico que recoge las actividades y tareas de un proceso de forma ordenada y secuenciada, utilizando los símbolos normalizados como los relacionados en el código” (Martín & Martín, 2013). Un flujograma es la representación descriptiva y detallada de los procesos de una entidad.

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN En la metodología de la investigación se determinan los métodos que se utilizaron en el objeto de estudio, los mismos que deben acoplarse a los objetivos del trabajo de investigación, además estos métodos se caracterizan por ser de índole científico ya que utilizan el conocimiento como motor que mueve la investigación y genera nuevos conocimientos para la solución de un problema. La metodología permitió la investigación para reunir las herramientas necesarias para el desarrollo del trabajo de campo, dando como resultado la obtención de los datos necesarios. “Los datos cualitativos tienen valores que pueden colocarse en categorías no numéricas, por esta razón, en ocasiones a estos se les denomina datos categóricos. Los datos cuantitativos tienen valores numéricos que se representan cuentas o medidas” (Bennett, Briggs, & Triola, 2011, pág. 54). El presente trabajo de titulación tiene un enfoque cualitativo, debido a que se enfocó al análisis en interpretación de los procedimientos establecidos por la entidad dentro de propiedad, planta y equipo.

4.1. Diseño/Tipo de investigación Existen dos tipos de investigación que influyen directamente en el trabajo de titulación para el cumplimiento de los objetivos y el desarrollo del mismo. 4.1.1. Descriptiva Este tipo de investigación no tiene hipótesis explícitas. Es la etapa preparatoria del trabajo científico que permite ordenar el resultado de las observaciones de las conductas, los factores, los procedimientos y otras variables de fenómenos y hechos.

25 De acuerdo con del trabajo de titulación uno de los tipos de investigación es el descriptivo debido a que este es un análisis cualitativo de los procesos que sigue la empresa para la identificación, registro y valoración de propiedad, planta y equipo. 4.1.2. Analítica Es un procedimiento más complejo con respecto a la investigación descriptiva, que consiste fundamental en establecer la comparación de variables entre grupos de estudio y de control, generalmente una causa y un efecto. Además podemos concluir que es un estudio de tipo analítico pues como resultado de la información que se recopiló es necesario llegar a proponer un manual, el mismo que se requiere el análisis de la información proporcionada por la empresa.

4.2. Población/Universo – Muestra Una población es el conjunto completo de todos los elementos, individuos o entes que constituyen el objeto de un determinado estudio y sobre los que se requiere obtener. (Martínez, Ruiz, & Vallada, 2013) Tabla 2 Población de FASCA Población de FASCA

Universo Padre Euclides Carrillo

Director

Equipo Niños Libres

9 6 10 2 6 7 16 5

TOTAL

Equipo Administrativo Equipo Hombro a Hombro Equipo Nuevas Familias Equipo RED SAM Equipo CRN Equipo Fe y Luz Equipo Mujer Solidaria

Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar, Emili y Valverde, Jéssica.

26 El universo para efectuar la presente investigación en la Fundación Acción Social Cáritas está formado por 62 colaboradores.

4.3.

Muestra

“Subconjunto representativo que se selecciona de la población y sobre el que se va a realizar en análisis descriptivo” (Carretero & Guillén, 2013, pág. 20). Debido al tamaño del universo, no se estableció muestra para el objeto de estudio, por ende se aplicó los instrumentos de recolección de datos a los 62 colaboradores, para la obtención de resultados óptimos.

4.4. Técnicas e Instrumentos de recolección de datos Los instrumentos son herramientas para registrar datos que son utilizados como una herramienta básica para el desarrollo de la investigación, los cuales permiten recoger información de las diferentes áreas del tema de estudio, además a corroborar la factibilidad del tema de estudio. Para el desarrollo del trabajo de titulación se utilizó instrumentos de fuentes primarias y secundarias. 4.4.1. Fuentes de Información Primarias 4.4.1.1. Entrevista Se realizó una entrevista a la contadora de la organización para conocer las falencias en cuanto al manejo de la propiedad, planta y equipo de la entidad, la misma que se basó en una serie de preguntas abiertas. 4.4.1.2. Encuestas “La entrevista significa conocer uno mismo y ser capaz de tratar con gente efectiva, ser

27 capaz de hacer preguntas significativas y obtener respuestas significativas” (Milton & Maldonado , 2011, pág. 166). La encuesta se utilizó como técnica de investigación para la obtención de información adecuada, la misma que permitió la evaluación relevante de los procesos que lleva a cabo la organización sobre propiedad, planta y equipo. 4.4.2. Fuentes de Información Secundarias 4.4.2.1. Información de la entidad La entidad nos facilitó información acerca de las políticas y procesos que llevan a cabo para la administración de los activos en cada programa de la misma, esto permitió establecer de manera adecuada los procedimientos a seguir. 4.4.2.2. Informe de auditoría externa En el informe que realizaron los auditores externos establecen recomendaciones, para las áreas en las cuales se detectaron novedades, estas deben aplicarse en la entidad. En el presente estudio se tiene como base las recomendaciones establecidas por la firma auditora para la elaboración del manual de procedimientos.

4.5. Técnicas de Análisis de Datos 4.5.1. Análisis estadístico El análisis de los datos, facilitó la comprensión de la información que se recolectó mediante las encuestas realizadas, esto a través de la tabulación de la información, obteniendo una visión clara de la situación actual de la organización.

5. RESULTADOS 5.1. Análisis y discusión de los resultados Con la finalidad de corroborar la problemática de la entidad, se realizó una entrevista a la contadora, dicha entrevista proporcionó una idea más clara del problema que acarrea la fundación en el control de propiedad planta y equipo. 5.1.1. Entrevista

ENTREVISTA REALIZADA A LA CONTADORA GENERAL DE LA FUNDACIÓN ACCIÓN SOCIAL CÁRITAS Pregunta N° 1 ¿Existen normas y procedimientos referidos al control de los bienes de propiedad planta y equipo? En cuanto a propiedad planta y equipo sí existen políticas, pero estas fueron establecidas hace más de 5 años, y la organización sólo cuenta con normas para la compra, pero carecemos de normas para dar de baja a los activos y en depreciación se está aplicando el mismo método para todos. Pregunta N° 2 ¿Están debidamente separadas las funciones de custodia, operación y registro de estos bienes? No se cuenta con un control en cuanto a los custodios directos de los activos, por ende no se identifica con facilidad la ubicación el estado actual de cada activo en los programas. Respecto de las propiedades (terrenos, edificios, bienes de uso y otros): Pregunta N° 3 ¿Tienen como respaldo facturas, escrituras, títulos de propiedad o

29 certificados de dominio vigente? Sí existen documentos de respaldo para los activos adquiridos, pero actualmente no se pueden ubicar con exactitud. Pregunta N° 4 Estos documentos ¿se guardan en forma adecuada para impedir su pérdida o destrucción? Los documentos están archivados, pero no se encuentran con facilidad, debido a la antigüedad del archivo y no existe una persona encargada del archivo. Los procedimientos existentes permiten conocer en forma oportuna: Pregunta N° 5 ¿La identidad, ubicación y uso de los bienes de propiedad planta y equipo? Pues, no se ha mantenido un control adecuado para ubicarlos, puesto que la codificación con la que se registra los activos no detalla exactamente el lugar donde se encuentran en cada programa, eso también imposibilita determinar el uso de los bienes y el custodio de los mismos. Pregunta N° 6 ¿La situación de un bien cuando queda en desuso? Los procedimientos actuales no permiten conocer la situación de un activo cuando hay que darlo de baja, esto ha originado que actualmente se mantenga activos obsoletos registrados en propiedad planta y equipo. Pregunta N° 7 ¿Se efectúan verificaciones periódicas del inventario de propiedad planta y equipo? Se designa a la secretaria que realice una revisión de los bienes, pero solo se verifica la existencia de los activos.

30 Pregunta N° 8 Si la respuesta es afirmativa ¿Cada cuánto tiempo se realiza dicho inventario? Se realiza una vez cada dos años. Pregunta N° 9 ¿Se efectúa mantenimiento preventivo de los bienes? Sí, se realiza un mantenimiento de los bienes cuando se los requiere, es decir cuando sufren algún daño, pero no de manera preventiva. Pregunta N° 10 ¿Se asigna, formalmente, responsabilidad por la permanencia y mantenimiento de los bienes, a los usuarios de éstos, como actas de entrega y recepción? No existen actas de entrega y recepción en donde se especifiquen los responsables directos del bien, las características detalladas del bien y del uso que se les da. Pregunta N° 11 ¿Existen normas que regulen los traslados internos de los bienes, envíos a servicio técnico, a reparaciones, etc.? Actualmente no contamos con normas para regular estos traslados, normalmente se realiza una comunicación verbal y luego se moviliza el bien. Pregunta N° 12 ¿Se formalizan los cambios de responsable de los bienes, derivados del traslado o el alejamiento (retiros) de funcionarios? Cuando se realiza un cambio de responsable solo se asigna la persona que va a estar en el cargo o realizando dichas funciones pero no se formaliza con un documento por escrito. 5.1.1.1. Análisis de la entrevista aplicada a la contadora de FASCA De acuerdo con la entrevista realizada a la contadora, las políticas que la organización ha establecido no permiten identificar varios procedimientos a seguir para el tratamiento de

31 propiedad, planta y equipo, esto en cuanto a dar de baja, depreciar un bien, identificar y registrar activos como propiedad, planta y equipo y codificar a los bienes que se distribuyen para los funcionarios de los programas, por tal motivo beneficia a la problemática establecida para el desarrollo del trabajo de titulación. No existen normas a seguir para realizar bajas de activos, esto ha generado mantener activos obsoletos en el registro de propiedad, planta y equipo de la organización. Para lo cual se ha determinado políticas y procedimientos para dar de baja, sea por obsolescencia, por venta de activo o por daño. La

organización hace revisiones de los inventarios de activos cada dos años, esto

imposibilita conocer la propiedad, planta y equipo que se encuentran en estado de uso en la organización. Con referencia a las reparaciones de un activo, la organización no cuenta con un documento de respaldo para envío al técnico y no realizan mantenimiento periódico de los activos. 5.1.2. Encuesta a los colaboradores de FASCA La siguiente tabla muestra los datos recolectados de la encuesta realizada a los miembros de la Fundación Acción Social Cáritas. Tabla 3 Tabulación de la encuesta Tabulación de la encuesta

PREGUNTAS ¿Ha recibido usted algún bien de la empresa para el desarrollo de sus actividades diarias? ¿Cuándo usted recibió el bien le hicieron firmar un acta entrega recepción? En el acta que usted firmo se encontraban especificadas las características de los bienes que están a su cargo.

TOTAL POBLACIÓN 62 62

RESPUESTAS NUMÉRICAS

RESPUESTA PORCENTUAL

SI NO

100%

SI NO SI

15 47 5

24.2% 75.8% 8.06%

91.94%

32 30 32 35

48.38% 51.62% 56.45%

SI NO SI NO

43.55%

SI NO

100%

28 34 37

45.16% 54.84% 59.67%

SI NO SI NO

40.32%

¿Hizo usted la entrega formal de activo viejo?

SI NO

35.48%

64.52

¿Utiliza usted algún medio de transporte de la organización? Si la respuesta es no le agradecemos por su ayuda con la encuesta.

SI NO

25.80%

74.20%

12.90%

1.62%

7 46 7 7 2 46

11.29% 74.19% 11.29% 11.29% 3.23% 74.19%

Los Activos que están a su cargo tienen algún tipo de código De parte de la dirección administrativa o contabilidad han realizado inspecciones periódicas para conocer el estado del bien En esta revisión identifican alguno de los siguientes aspectos: funcionalidad, código y existencia Los Activos que están bajo su custodia reciben algún tipo de mantenimiento ¿En el caso de cambio de un activo por uno nuevo se realizó un acta entrega recepción por la entrega del nuevo bien?

¿Qué unidad de transporte utiliza usted?

¿Con qué tipo de licencia cuenta usted?

CARR O CAMI ÓN MOTO NO A B E NO

Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

5.1.2.1. Análisis de la encuesta realizada a los colaboradores de FASCA De acuerdo con las respuestas que se obtuvieron en las encuestas, son favorables para el desarrollo del presente trabajo de titulación por lo cual se puede mencionar: Todos los miembros de la organización han recibido algún bien que la entidad considera parte de propiedad, planta y equipo, del cien por ciento de la población, el veinticuatro por ciento manifiesta haber firmado una acta entrega recepción por la custodia de los bienes de la organización que tiene a su cargo mientras que, el setenta y seis por ciento asegura que no se ha realizado una entrega formal con una acta entrega recepción donde ellos sean responsables de la propiedad, planta y equipo que les ha asignado de la entidad para el desarrollo de sus actividades.

33 De la población que contestó haber firmado un acta entrega recepción, el ocho por ciento mencionó que en el documento se detalla la marca, modelo y color del bien que recibió; una parte de la población manifestó haber firmado el acta pero no tenía especificaciones del activo por lo que ha sido considerado en el grupo de individuos que respondieron de manera negativa, este grupo tuvo como resultado el noventa y dos por ciento del total de la población. En la encuesta se ha desarrollado una pregunta para corroborar la problemática que tiene la entidad en la codificación de propiedad planta y equipo, por lo que se ha podido concluir que el proceso de codificación está incompleto arrojando como resultados que el cuarenta y ocho por ciento de la población afirma que los activos que ellos tienen a cargo poseen código; mientras que el cincuenta y dos por ciento menciona que los bienes que están bajo su custodia no poseen un código de identificación. Para revelar la gestión de la administración se desarrolló una pregunta que busca saber si la entidad realiza actualizaciones de inventario constatando el estado físico y funcional de la propiedad planta y equipo dando como resultados que el cincuenta y seis por ciento de la población asegura que se ha realizado una toma física de inventarios y un cuarenta y cuatro por ciento de la población asegura que en el despacho de ellos no se ha realizado una toma física de inventario; por lo que podemos concluir diciendo que el proceso que realiza la entidad es ineficiente porque no se ha llevado un procedo de levantamiento de datos de propiedad planta y equipo de manera íntegra. Además podemos mencionar que en tal proceso únicamente se constató la existencia y en algunos casos los códigos mientras que en ninguna de las inspecciones se realizó pruebas de funcionamiento a los aparatos que los requerían. Por lo que se ha considerado que el cien por ciento de la población ha mencionado que no se realizó el control necesario. De toda la población analizada el cuarenta y cinco por ciento manifiesta que la entidad

34 realiza mantenimientos periódicas de los bienes mientras que el cincuenta y cinco por ciento menciona que los activos que tiene bajo su custodia no reciben mantenimiento. Además en el proceso de reemplazo de un activo viejo por un nuevo establece que el sesenta por ciento de la población estable que realizó un acta entrega recepción mientras que el cuarenta por ciento de la población establece que no ha realizado este proceso. En el caso de obsolescencia de un activo el cuarenta por ciento de la población estable que ha realizado una acta por devolución para la baja de un activo obsoleto mientras que el sesenta por ciento de la población establece que no ha realizado un acta para la devolución de un activo viejo. Para concluir con la encuesta se han realizado tres preguntas en relación de con la utilización de los vehículos de la organización la misma que nos ha proporcionado las siguientes respuestas el veinte y seis por ciento de la encuestas manifiesta que si utiliza un vehículo de la entidad para el desarrollo de sus funciones diarias mientras que el setenta y cuatro por ciento dice que no utiliza medios de transporte para el desarrollo de sus funciones; no obstante es importante puntualizar en lo siguiente del total de la población únicamente dieciséis personas utilizan dichos vehículos pero para el desarrollo de la encuesta se ha considerado el total de la población. Además se ha preguntado qué medio de transporte de la entidad utiliza el encuestado obteniendo los siguiente resultados ocho personas carro liviano que representa el trece por ciento de la población; un encuestado utiliza un camión que representa casi el dos por ciento de la población; mientras que siete individuos manifiestan utilizar motos los cuales representan el once por ciento de la población y cuarenta y seis personas respondieron que no utilizan medios de transporte de la organización que representa el setenta y cuatro de la población.

35 Y como Ăşltima pregunta se pide la descripciĂłn del tipo de licencia con el que cuenta cada uno de los participantes siete encuestados que representan el once porciento manifiesta tener licencia tipo A; siete personas que representan el once por ciento dice tener licencia tipo B; dos individuos dice tener licencia tipo C que representa el tres por ciento de la poblaciĂłn y finalmente cuarenta y seis personas no respondieron la pregunta la cual representa el setenta y cinco por ciento.

5.2. Propuesta de intervención 5.2.1. Recopilar información de los documentos que sustenten la existencia de propiedad, planta y equipo. 5.2.1.1. Fundación Acción Social Cáritas-FASCA FASCA, es una organización fundada para la ayuda social en diferentes ámbitos, salud, desarrollo comunitario, medio ambiente niñez, la cual define a un activo como un recurso que posee la organización del cual esperan obtener beneficios económicos o brindar servicio a la comunidad, por ende conceptualizan a propiedad, planta y equipo como un recurso para el uso de la organización, el mismo que no lo adquieren con el objeto de vender, debido a que lo pretende mantener por más de un período contable. 5.2.1.2. Estructura Organizacional vigente

Figura 2: Estructura Organizacional FASCA Fuente: Fundación Acción Social Cáritas Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jéssica.

37 5.2.1.3. Reconocimiento de propiedad planta y equipo FASCA Dentro de la organización en la actualidad cuentan con las siguientes propiedades, planta y equipo: Terrenos, los cuales consideran a fincas y lotes. Equipo de computación, se encuentran las computadoras de escritorio (CPU, monitor, mouse, teclado, parlantes, reguladores), proyectores, calculadoras eléctricas, servidores, entre otros. Muebles, enseres y equipo de oficina, consideran a los escritorios, sillas, mesas, anaqueles Unidades de transporte; vehículos, motos, camiones. 5.2.1.4. Compra de propiedad planta y equipo Politicas vigentes de la organización para propiedad, planta y equipo Las políticas de la organización para la propiedad, planta y equipo son las siguientes: El Comité de Gestión verificará que las adquisiciones de propiedad planta y equipo se realicen con base al presupuesto, se cuenten con los documentos originales de tales compras y se encuentren registrados en el inventario. El Comité de Gestión verificará semestralmente que las adquisiciones en general estén respaldadas con un mínimo de 2 cotizaciones, a reserva de que solo exista un proveedor de ese bien o servicio en la zona, lo cual debe ser debidamente justificado. Todos los desembolsos que no correspondan a fondos de caja chica deban hacerse con cheque.

38 5.2.1.5. Proceso para la compra de un activo Para el proceso de compra de un activo fijo, la dirección administrativa de FASCA establece un presupuesto el año anterior en el que identifica la necesidad del bien en él, se debe establecer las características y a la vez se lo incluye en el presupuesto, el mismo que es evaluado en el transcurso del año para verificar la adquisición de los bienes que se presupuestaron en cada uno de los programas. Para ejecutar la acción de la compra la dirección administrativa busca dos proformas de los bienes requeridos. Esta dirección que se reúne con la dirección del programa que solicitó el activo y toman la decisión de comprar de acuerdo con los requerimientos ya establecidos. Un delegado de la dirección administrativa realiza la compra y el activo fijo se lleva directamente al programa que realizó el pedido. Se facilita llevar a cabo un procedimiento al graficarlo e identificando los responsables dentro del proceso, para cual el siguiente diagrama de procesos, ayudará en la aplicación de los procedimientos antes mencionados. El mismo que describe como primera actividad el reconocimiento de la necesidad, tomando como referencia el presupuesto que se proyectó el período anterior, solicitan un nuevo activo de manera verbal, es decir, no tienen documentos de respaldo para la solicitud y recepción del bien que requieren, luego el coordinador busca proformas, pero no existe un paso donde se analice las propuestas y se escoja la más conveniente, reciben el bien sin documentos con firmas de conformidad y entrega, y luego sin verificar proceden a realizar el pago por la respectiva compra.

39 En la siguiente figura se describe los procesos actuales para la adquisición de propiedad, planta y equipo.

Programa de FASCA

Proceso de Adquisición de Propiedad Planta y Equipo Coordinación Administrativa

Departamento De Contabilidad

INICIO

Reconocer de la necesidad de compra de los activos fijos Presupuesto proyectado

Pedir verbalmente la compra del activo

Buscar al menos 2 proformas Proformas

Definir proveedor y realizar la compra del bien.

Recibir el bien

Ricibir factura para el registro del activo Factura

Realizar el pago correspondiente Cheque

FIN

ELABORADO POR

APROBADO POR

Figura 3: Proceso actual para adquisición de propiedad, planta y equipo Fuente: Fundación Acción Social Cáritas Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jéssica.

5.2.1.6. Baja de propiedad planta y equipo Política para dar de baja a propiedad planta y equipo Actualmente la empresa no cuenta con políticas para dar de baja a propiedad, planta y equipo establecida textualmente, por lo cual para dar de baja únicamente se solicita la opinión de un técnico, por lo tanto este procede a emitir un informe en el cual indica las condiciones del

40 activo. En caso de robo es necesaria la denuncia del percance para proceder con la baja de los activos. Proceso en caso de daño de la Propiedad Planta y Equipo Coordinación Administrativa Técnico

Programa de FASCA

Departamento de Contabilidad

INICIO

Enviar un técico para el chequeo del bien

Dar aviso del suceso

Identificar daño del bien y emitir un informe Informe

Iniciar proceso de compra del activo

¿El daño del bien se puede reparar?

FIN SI

Enviar el activo a reparación

Receptar el bien y la factura por la reparación

Ricibirfactura por mantenimiento y reparación Factura

Realizar el pago correspondiente Cheque

FIN

ELABORADO POR

APROBADO POR

Figura 4: Proceso actual para dar de baja a propiedad planta y equipo Fuente: Fundación Acción Social Cáritas Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jéssica.

Para el proceso de dar de baja por robo de un activo la organización procede identificando el activo robado en cada programa; el responsable o custodio del bien del programa procede a dar aviso al coordinador administrativo con un informe, el cual realiza la denuncia.

41 Proceso en caso de robo de la Propedad, Planta y Equipo Programa de FASCA Coordinación Administrativa

INICIO

Identificar el activo robado

Dar aviso del suceso a la Coordinación Administrativa

Presentar la denuncia a los entes pertinentes Doc. de Respaldo

FIN

ELABORADO POR

APROBADO POR

Figura 5: Proceso actual en caso de robo de propiedad planta y equipo Fuente: Fundación Acción Social Cáritas Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jéssica.

Los procedimientos descritos en el grafico detallan los pasos que realiza la entidad actualmente en caso de robo de propiedad, planta y equipo, pero al no tener políticas y procedimientos para dar de baja el activo, este sigue constando en el sistema de la entidad, quedando el proceso hasta realizar la denuncia. 5.2.1.7. Depreciación de un activo Política para el método de depreciación El proceso de depreciación se está llevando a cabo de acuerdo con lo que establece el servicio de rentas internas. Procedimiento para la depreciación de un activo Los activos de la empresa se deprecian de acuerdo con lo que establece el servicio de rentas internas, el mismo que se procede a realizar de forma global por lo tanto, no se identifica los

42 activos que se han adquirido en el año, únicamente se suma la cuenta de propiedad, planta y equipo según el detalle y se establece la depreciación en forma general. 5.2.1.8. Funcionalidad de Propiedad, Planta y equipo En la actualidad la entidad no cuenta con políticas establecidas para el levantamiento de información de los bienes de propiedad planta y equipo, por lo tanto no se conoce con exactitud el estado actual en el que se encuentra y también se desconoce la ubicación exacta del mismo. 5.2.1.9. Codificación actual de propiedad, planta y equipo Políticas actuales para codificación de Propiedad planta y equipo La Fundación actualmente codifica detallando el tipo de bien, el departamento al que pertenece y la cantidad de bienes que existen de ese activo, como se detalla a continuación: Computadora: ECCONT0001 Unidades de transporte: Se codifica de acuerdo con el número de placa. Muebles, enseres y equipos de oficina: MECONT0001 Tabla 4 Codificación de propiedad planta y equipo de FASCA Codificación actual de propiedad, planta y equipo de FASCA EC

Equipo de Cómputo

CONT

Contabilidad

001

Número por unidad

Fuente: Investigación de campo. PUCESD (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

La tabla número 5 muestra como la organización establece la codificación para los bienes que se encuentran ubicados en cada departamento, sin detallar el programa al que pertenecen, ni el código de la cuenta general de propiedad, planta y equipo. Además los números que representan la codificación de los activos no están relacionados con el plan general de cuentas.

43 5.2.2. Identificar la ubicación y el nivel de funcionalidad de propiedad, planta y equipo dentro de organización. A continuación se desarrolla un manual de políticas y procedimientos para identificar el funcionamiento de propiedad, planta y equipo. El cual se debe supervisar por el coordinador administrativo mediante la constatación física y el acta entrega-recepción debidamente firmadas. Tabla 5 Funcionalidad de propiedad, planta y equipo Funcionalidad de propiedad, planta y equipo FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Funcionalidad de Propiedad Planta y Equipo Objetivo para funcionalidad de propiedad, planta y equipo: Establecer el proceso adecuado para identificación de la ubicación y operatividad Política para funcionalidad de propiedad, planta y equipo: El contador (a) verificará de acuerdo con el siguiente formato (ver anexo 4) que por lo menos una vez al año se realice el inventario físico de propiedad planta y equipo. El documento de la toma física de inventarios debe constar mediante relación escrita y firmada por quienes en el participen y con una identificación física de su realización (etiquetas de inventario), de preferencia relacionadas con la codificación del Plan o catálogo de cuentas (ver anexo 3). Dicho documento debe ser archivado por el contador. Procedimientos: 

Se identifica el activo de acuerdo con el nombre



Se debe revisar si esta cuenta con alguna codificación, si no tiene es necesario que se le adhiera una para que sea más fácil la identificación de este.



Examinar la marca;



Identificar del número de la serie; el color; además es importante conocer el número de partes que tiene este bien.



El área geográfica donde se encuentra el bien (programa)



Luego se verificará si este está funcionando de manera normal o tiene algún desperfecto en su operatividad



Identificación del responsable del bien tanto físicamente como en documentos,

44 

Establecer si existe alguna novedad en relación al bien;



Establecer la fecha en la que se adquirió el bien y;



Se puede pronosticar (en base a la política de depreciación para propiedad planta y equipo) cuanto es la vida útil del bien para llevar un mayor control de la propiedad planta y equipo de una entidad.



Desarrollar un acta entrega recepción al encargado del bien en con la actuales condiciones del bien.

Fuente: Investigación de campo. PUCESD (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

En la figura número seis se describe el proceso para identificar la ubicación y funcionalidad de los bienes que tiene la entidad para lo cual es necesario llenar una ficha que indica algunas características que debe tener un activo (ver anexo 4 y 5).

UBICACIÓN Y FUNCIONALIDAD DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N°

Descripción de actividades

Inicio

Identificar el nombre del activo

Asignar una etiqueta con la codificación

Buscar el número de serie del activo

Reconocer el color del activo

Ver el número de partes que conforman el activo

Política

Actividades

Documentos

Responsable

Gráficos 1

Contador

Describir el área geográfica donde se encuentra ubicado el activo

Contador

Conocer el departamento en el que estan operando

Contador

Firmar una acta entrega recepción entre el custodio y el coordinador administrativo

Contador

Fin del proceso

Figura 6: Flujograma de funcionalidad de propiedad, planta y equipo. Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

Estos procedimientos facilitan la ubicación de los bienes en la organización y ayudan a determinar el funcionamiento por medio del formato establecido para el control de los mismos, además en este procedimiento propuesto existen documentos que respalden la recepción de un

45 bien identificando el responsable y las características; color, marca, serie, estado, departamento, custodio, fecha de adquisición, vida útil pronosticada, y codificación.

5.2.3. Establecer procedimientos para la correcta codificación que facilite a los usuarios la ubicación de los activos en la organización. Para facilitar la ubicación de los activos en las instalaciones de la fundación sea ah determinado las responsabilidades del custodio y la codificación para cada bien. 5.2.3.1. Responsable o custodio de propiedad, planta y equipo Responsabilidad del custodio de propiedad, planta y equipo La coordinación administrativa elaborará un acta entrega recepción en la que constará la firma del responsable del departamento de contabilidad y del custodio. Obligaciones de un custodio: 

Responder por la pérdida, hurto o robo del activo, si éste fuera sustraído durante horas laborables de oficina.



Informar por escrito en el plazo máximo de dos días laborables contados desde el día que ocurrió el hecho.



Solicitar por escrito a la coordinación administrativa el mantenimiento de que el activo bajo su custodia necesita para su correcta función.



Informar por escrito previo al cambio o movimiento físico de que sea objeto un activo a la coordinación administrativa.

5.2.3.2. Codificación de propiedad, planta y equipo A continuación se detalla políticas y procedimientos establecidos para realizar la

46 codificación de los activos de la entidad, además en la explicación se ejemplificará los formatos de los códigos, que facilitará la ubicación de los bienes. Para el control de los bienes se estableció un formato como reporte mensual de los bienes para propiedad, planta y equipo, ver anexo 9. Tabla 6 Codificación para propiedad, planta y equipo Codificación para propiedad, planta y equipo FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Codificación para Propiedad, Planta y Equipo

Objetivo para la codificación de propiedad, planta y equipo: Identificar el lugar, las condiciones y el custodio de propiedad, planta y equipo de la entidad

Política para la codificación de propiedad, planta y equipo: El contador(a) se asegurará que los bienes incluidos en la cuenta de propiedad, planta y equipo, tengan una identificación para ser ubicados de manera oportuna, de acuerdo con las tablas 6, 7, 8, 9, 10, según corresponda, el contador será supervisado por el coordinador administrativo.

Procedimientos para la codificación de propiedad, planta y equipo: 

Identificar el activo a ser codificado



Solicitar la factura y la requisición de compras si es un bien nuevo.



Como primer rango de códigos los activos utilizarán el código numérico que está establecido en el plan de cuentas que tiene la entidad



El rango siguiente de los códigos va a representar el programa donde se encuentran operando



Se establece el lugar físico de cada programa de la Fundación y está representado por códigos alfabéticos



El tercer grupo de códigos se los va a establecer de acuerdo con la subdivisión de las cuentas establecidas dentro del plan de cuentas de propiedad planta y equipo.



En el cuarto grupo de números se establecerá la numeración unitaria por cada bien.

Fuente: Investigación de campo. PUCESD (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

47 La codificación de propiedad, planta y equipo está a cargo del contador de la entidad, el contador mismo que es supervisado por el coordinador administrativo el cual es el encargado de todos los movimientos internos y externos que ocurra con relación a propiedad planta y equipo. 5.2.3.3. Codificación general de propiedad, planta y equipo En la tabla número 6 se detalla el formato general para codificar los bienes de la empresa iniciando con el número 18 el cual identifica a la cuenta de propiedad, planta y equipo, que sugiere en la política de codificación propuesta. Tabla 7 Codificación de P.P y E Codificación general de P.P y E 18 FAS CRN HH NF NL MS FL PPCAC OP

Código numérico establecido en el plan de cuentas Oficina principal de FASCA Centro de Recuperación nutricional Hombro a Hombro Nuevas Familias Niños Libres Mujer Solidaria Fe y Luz Planta Procesadora de cacao Otros Programas

Oficina del Director DIR Subdirector SUB Coordinación Administrativa CAD Secretaría STA Oficina para refugiados OFR Oficina de contabilidad CTB Oficina oficiales de crédito OFC Cocina COC Muebles enseres y equipos de oficina 05 Equipos de computación 06 Unidades de transporte 07 Otros 08 Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

La codificación de Propiedad planta y equipo se realizará en base al número de cuenta que actualmente consta en el balance general de la entidad. Por lo tanto la primera secuencia de números que conforman la codificación inicia con el número 18 con el cual se identifica el nombre general de la cuenta, seguida por la abreviación del programa detallándose en la tabla

48 6, se continua con la ubicación de la oficina de cada programa además se añade la numeración de las subcuentas que conforman el grupo de propiedad planta y equipo, incluyendo la identificación por unidad de activos que se encuentran en cada cuenta, con 001, 002 y 020 como número secuencial del activo. Ejemplo de muebles y enseres: 5.2.3.4. Codificación para muebles, enseres y equipos de oficina En la tabla que a continuación se detalla se describe la composición de la subcuenta de muebles, enseres y equipos de oficina la cual se representa con los números 05 Tabla 8 Codificación para muebles, enseres y equipos de oficina Codificación para muebles, enseres y equipos de oficina

18 FAS

Código numérico establecido en el plan de cuentas Oficina Principal FASCA

DIR SUB CAD STA OFR CTB OFC COC

Oficina del Director Subdirector Coordinación Administrativa Secretaría Oficina para refugiados Oficina de contabilidad Oficina oficiales de crédito Cocina

05 001 002 003 004 005 006 007 0001

Muebles, enseres y equipos de oficina Escritorios Sillas Anaqueles – Archivadores Mesas Teléfonos Calculadoras eléctricas Reguladores de energía Identificación secuencial de cada activo

Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

En la tabla número 7 se describe el proceso para la codificación de muebles y enseres donde se puede encontrar la descripción individual los posibles activos reguladas en dicha cuenta, a los cuales se les ha asignado un código para identificarlos de manera oportuna. Para la codificación primero se establece el número dieciocho que representa el código general de la cuenta de propiedad seguido del programa donde está ubicado, continuando la oficina donde está ubicado seguida de la subcuenta que en este caso es el cero y el cinco luego la codificación

49 de cada uno y por último el rango que representa el número del activo ejemplo de muebles y enseres- escritorio: 18FASSUB050010001

El número 18 representa propiedad, planta y equipo; FAS describe el programa esta se encuentra en las oficinas centrales; SUB en la oficina del subdirector; 05 pertenece a muebles, enseres y equipos de oficina descritos en la tabla seis; 001 se identifica a los escritorios y 0001 es el número secuencial que se identifica a cada escritorio. 5.2.3.5. Codificación para equipos de computación En la tabla número 8 se detalla la codificación para el equipo de computación a esta subcuenta se la reconoce con el número 06. Tabla 9 Equipo de Computación Equipo de Computación

18 FAS

Código numérico establecido en el plan de cuentas Oficina Principal FASCA

DIR SUB CAD STA OFR CTB OFC COC

Oficina del Director Subdirector Coordinación Administrativa Secretaría Oficina para refugiados Oficina de contabilidad Oficina oficiales de crédito Cocina

06 001 002 003 004

Equipos de computación Servidor CPU Monitores Computadoras todo en uno

005 006 0001

Impresoras – escáner Laptops Identificación secuencial de cada activo

Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

En la tabla número 8 se encuentra establecida la cuenta de equipos de computación que detalla de manera individual los posibles activos a los cuales se les ha asignado un código para identificarlos manera eficiente. Ejemplo equipos de computación-computadora todo en uno:

18FASSTA060040001

El número 18 representa en el plan de cuentas general la cuenta de propiedad planta y equipo; el código alfabético FAS representa la oficina central de la fundación; STA se encuentra en la secretaría; 06 representa la subcuenta de equipos de computación; 004 quiere decir que es una computadora todo en uno y el 0001 es la identificación unitario de cada computadora. 5.2.3.6. Codificación para unidades de transporte En la tabla número 9 se especifica el tratamiento para la codificación de las unidades de transporte que pertenecen a la entidad Tabla 10 Unidades de Transporte Unidades de Transporte

18 FAS 07 001 002 003 Placa

Código numérico establecido en el plan de cuentas Oficina Principal FASCA Unidades de transporte Carros Motos Camiones Identificación del activo por unidad

Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

18FAS07001JBE1273

Para la cuenta de unidades de transporte de la fundación se ha establecido la siguiente especificación el número dieciocho de la cuenta de propiedad planta y equipo, el rango alfabético correspondiente al programa en donde está operando seguido de los números cero y siete que representan la subcuenta correspondiente a unidades de transporte seguido de un rango de números que establece el tipo de vehículo corresponde y finalmente la placa del vehículo en cuestión tal como lo detalla la tabla 9. Ejemplo unidades de transporte- carros.

51 5.2.3.7. Codificación para bienes que se han clasificado como “otros” En esta tabla se establece la propiedad, planta y equipo que no se ha podido ubicar en las otras subcuentas relacionados con los bienes de la entidad. Estos cumplen las condiciones para identificarlos como activos, de acuerdo con las actividades que desarrolla uno de los programas de FASCA específicamente el programa Centro Recuperación Nutricional-CRN que ayuda a los niños con problemas de nutrición por ende, es indispensable contar con estos activos, además algunos de estos bienes también existen en otras oficinas y programas pertenecientes a la entidad. Tabla 11 Otros Activos Otros Activos

18 CRN

Código numérico establecido en el plan de cuentas Centro de recuperación nutricional

DIR SUB CAD STA OFR CTB OFC COC

Oficina del Director Subdirector Coordinación Administrativa Secretaría Oficina para refugiados Oficina de contabilidad Oficina oficiales de crédito Cocina

08 001 002

Otros Cocina Refrigeradoras

Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

18CRNCOC080010001

Para la codificación se establecerá los siguientes rangos de números y letras: 18 es el número que representa a propiedad planta y equipo; Centro de Recuperación Nutricional-CRN es el programa que está operando el artefacto; COC se encuentra en la cocina del programa; 08 representa la subcuenta de otros activos dentro del balance; 001 es el código numérico que representa a las cocinas y 0001 es la numeración secuencial de cada cocina.

52 El siguiente grafico describe las actividades a realizar para la codificación de propiedad, planta y equipo. CODIFICACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EXISTENTE N°

Descripción de actividades

Inicio

Identificar el activo a codificar

Contador

Estableccer el primer rango de números para el código de acuerdo con el plan de cuentas de la entidad

Contador

Para continuar con las secuencias se establece el rango de códigos alfabéticos que representan al programa donde esta operando el activo

Contador

Se establece el lugar físico de cada programa da la fundación y se representa por códigos alfabéticos

Contador

El tercer rango de números que se usa en la codificación está basada en las subcuenta de propiedad, planta y equipo

Contador

Como cuarto grupo de números se establece la numeración secuencial por cada bien

Contador

Fin del proceso

Política

Actividades

Documentos

Responsable

Gráficos 1

Figura 7: Flujograma de Codificación de propiedad planta y equipo existente Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

5.2.3.8. Codificación para propiedad, y equipo nuevo Previo a la codificación se debe revisar sí, el proceso de adquisición, reconocimiento, registro y entrega se han cumplido íntegramente para continuar con el proceso de codificación del bien. En caso de adquisición de un nuevo bien para la fundación, seguirá los siguientes procedimientos para la codificación descritos en el gráfico, identificando responsables de cada actividad a seguir

53 CODIFICACIÓN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO NUEVO N°

Descripción de actividades

Inicio

Revisar la factura de la compra

Contador

Identificar el programa solicitante del bien por medio de la solicitud de compra y establecer el código alfabético

Contador

Establecer la oficina o lugar donde va ha estar ubicado y el rango alfabético al cual pertenece

Contador

Ubicar la subcuenta el activo en cuestión y el númeor que representa la subcuenta

Contador

Utilizar el número para identificar cada activo de acuerdo a lo establecido en la tabla correspondiente

Contador

Como cuarto grupo de números se establecerá la numeración unitaria por cada bien

Contador

Fin del proceso

Política Actividades Documentos Responsable

Gráficos 1

Figura 8: Flujograma Codificación propuesta de propiedad planta y equipo nuevo Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

La codificación propuesta inicia con la numeración de propiedad planta y equipo como lo señala la recomendación de auditoria externa, seguido por código propuesto para la identificación de los programas pertenecientes a la organización, y la oficina o departamento donde residen, así también se describe la subcuenta a la que pertenece el bien, y la cuenta además de señalar la cantidad de cada activo, esto facilitará a los miembros de la entidad ubicar la propiedad, planta y equipo de manera más eficaz.

54 5.2.4. Diseñar procedimientos contables para el registro y contabilización Para el desarrollo del presente trabajo de titulación se ha propuesto políticas y procedimientos, además de asientos contables, los cuales contribuirán a la entidad en la identificación, registro, depreciación y baja de propiedad planta y equipo. 5.2.4.1. Adquisición de Propiedad planta y equipo A continuación se describe las políticas y procedimientos para la compra de propiedad planta y equipo. Tabla 12 Adquisición de propiedad, planta y equipo Adquisición de propiedad, planta y equipo FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Adquisición de Propiedad Planta y Equipo Objetivo para la adquisición de propiedad, planta y equipo: Establecer los procedimientos para la adquisición de propiedad planta y equipo. Políticas para la adquisición de propiedad, planta y equipo: La gestión administrativa y la coordinación de cada programa se reunirán y establecerán el presupuesto para comprar propiedad planta y equipo para el año siguiente. El responsable del programa, en base a lo presupuestado deberá presentar la requisición del activo que se ha proyectado comprar, sea al inicio del año o a medio año, es decir en Enero o Junio. El coordinador administrativo debe determinar para la adquisición del bien por lo menos 2 cotizaciones, de la cual se elegirá la más conveniente y el coordinador administrativo realizará la compra del activo. La compra de un bien debe tener documentos de respaldo como la factura y la guía de remisión. El coordinador administrativo y un técnico realizarán la revisión del activo receptado, los cuales verificarán el estado, y si existe inconformidad se devolverá el bien al proveedor. Procedimientos para la adquisición de propiedad, planta y equipo a cargo del coordinador administrativo:  Se debe detectar la necesidad de un nuevo bien de propiedad, planta y equipo 

Solicitar la adquisición de propiedad planta y equipo al coordinador administrativo, mediante una orden de requisición.



El coordinador administrativo debe verificar si la necesidad realmente existe y si está integrada en el presupuesto.



Para la adquisición de propiedad planta y equipo se debe comparar por lo menos con 3 proformas de posibles proveedores.

55 

El coordinador administrativo es el encargado de realizar los pedidos a los proveedores,



La recepción de los activos será realizada por el coordinador administrativo.



Se debe revisar la factura recibida, constatando el bien recibido y su estado, además la guía de remisión debe estar adjuntada a la factura, con las especificaciones de los activos trasladados.



El coordinador administrativo y un técnico deben verificar que los productos recibidos estén en perfecto estado.



El coordinador administrativo emitirá una orden de devolución cuando los activos estén en mal estado o no cumplan las especificaciones requeridas.



La factura, guía de remisión, la requisición de compras y la orden de compras debe de ser remitida al departamento de contabilidad para su registro necesario.

Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica. ADQUISICIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N°

Descripción de actividades

Inicio

Detectar la necesidad de un nuevo activo fijo

Presentar la orden de requisición al coordinador administrativo, detallando las caracteristicas del activo.

Verificar si la necesidad realmente existe y si esta dentro del presupuesto

Para la adquisición de un bien se debe comparar por lo menos con 2 proformas de posibles proveedores

Realizar los pedidos a los proveedores.

La recepción de los activos será realizada por el coordinador administrativo.

Se debe revisar la factura recibida, constatando el bien recibido y su estado, además la guía de remisión debe estar adjuntada a la factura, con las especificaciones de los activos trasladados.

Verificar que los productos recibidos estén en perfecto estado

Emitir una orden de devolución cuando los activos estén en 10 mal estado o no cumplan las especificaciones requeridas por el departamento

Política

Actividades

Documentos

Responsable

Gráficos

1 Responsable del Progama-custodio

Responsable del Progama-custodio

Coordinador Administrativo

Coordinador AdministrativoTécnico

Coordinador Administrativo

La factura, guía de remisión, la requisición de compras y la orden de compras debe de ser remitida al departamento de contabilidad para su registro necesario

Fin

Figura 9: Flujograma de Adquisición de propiedad planta y equipo Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

Coordinador Administrativo

56 El gráfico anterior presenta los pasos a seguir para la compra de propiedad, planta y equipo para la organización, además identifica los responsables de cada proceso y los documentos a utilizarse en el proceso. Estos procedimientos facilitarán llevar a cabo el proceso de adquisición de bienes, debido que se establece en base a políticas propuestas para llevar a cabo el cumplimiento de cada una, con documentos que respalden el requerimiento, la recepción y el traspaso. Donaciones recibidas Según el Boletín técnico N° 63 del Colegio de Contadores párrafo 7, las donaciones para las entidades sin fines de lucro son las transferencias de dinero, de otros activos o de servicios que una persona efectúa a otra en una transacción no recíproca. Cuando existe el compromiso de una persona natural o de una institución de la entrega futura de un activo, a la extinción de un pasivo o a la prestación de un servicio, se la considera como "promesa de donación". Tanto las donaciones como las promesas de donación pueden ser condicionales o incondicionales, según las especificaciones del donante al momento de la donación, y su disponibilidad puede ser sin restricciones para su uso o disponibilidad, las que pueden ser temporales o permanentes. Los ingresos derivados de los bienes donados a la institución, pueden presentar restricciones o condiciones, respecto a su uso o destino; o estar totalmente liberados de ellas, quedando a juicio de la institución el destino que les dé, en concordancia con la norma estatutaria. Según el párrafo 13 del mismo boletín técnico. La valorización de los activos o servicios recibidos en donación debe hacerse siguiendo el criterio de valorización indicado en el Boletín Técnico "Adquisición o Enajenación de Bienes en Transacciones no Monetarias". Para esto, se

57 deberá considerar el valor económico de los activos o servicios que se reciben. Un buen exponente del valor económico puede ser el valor de mercado. En FASCA es posible que existan donaciones por el fin que tiene la entidad, por lo tanto el tratamiento contable en caso de donaciones de propiedad, planta y equipo se establece de la siguiente manera. Se recibe un vehículo por parte de la empresa XYZ por un valor de mercado de 10.000,00 dólares americanos. Tabla 13 Donación de vehículo Donación de vehículo

-1DETALLE

DEBE

Vehículo

HABER 10.000,00

Patrimonio

10.000,00

P/r la donación de un vehículo por parte la empresa XYZ Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

5.2.4.2. Reconocimiento de propiedad, planta y equipo El presente manual establecerá el parámetro para considerar un bien como propiedad planta y equipo. Situación a cargo del departamento de contabilidad conjuntamente con la coordinación administrativa. Previo a proceder a registrar el bien como propiedad planta y equipo se debe identificar como tal, esto de acuerdo con la política de reconocimiento de un activo donde se establece un monto mínimo. Se ha establecido de acuerdo a la Norma Internacional de Contabilidad 16, la política para identificar y reconocer a un bien como propiedad planta y equipo de la entidad, la cual ayudará a reducir el riesgo al registrar un bien en el sistema de la fundación sin que este dentro de los

58 parámetros previamente establecidos. Tabla 14 Reconocimiento de un activo Reconocimiento de un activo FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Reconocimiento de un activo

Objetivo para el reconocimiento de un activo: Establecer las consideraciones adecuados para reconocer un bien como propiedad, planta y equipo.

Política para el reconocimiento de un activo: De acuerdo con lo que establece la norma NIC 16 sobre propiedad, planta y equipo, el personal encargado del registro de los bienes tiene potestad de definir un propiedad planta y equipo en base a su criterio y a las necesidades de la entidad, para lo cual se ha considerado que debido a la materialidad de los bienes la organización debe considerar como propiedades planta y equipo, desde los $100 dólares Americanos. Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

5.2.4.3. Registro y entrega de propiedad, planta y equipo A continuación se describirán políticas y procedimientos para el registro y entrega de bienes propiedad, planta y equipo. Facilitarán la identificación de bien como activo de propiedad, planta y equipo, además de permitir el proceso de registro del activo, para que luego la recepción por parte del programa que requirió el bien, sea más simplificado y adecuado, esto se llevará a cabo especificando el custodio mediante un documento que respalde la transferencia del bien a su cargo. Este proceso realizará la coordinación administrativa que se encarga de la custodia de los documentos y de llevar a cabo completamente proceso. Las políticas propuestas permitirán llevar un adecuado manejo de los bienes que pertenecen y se adquieran en la organización.

59 Tabla 15 Registro y entrega de propiedad, planta y equipo Registro y entrega de propiedad, planta y equipo FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Registro y entrega de propiedad, planta y equipo

Objetivo para el registro y entrega de propiedad, planta y equipo: Establecer los parámetros para el registro del bien como propiedad, planta y equipo, y entrega al personal que lo requirió. Políticas para el registro y entrega de propiedad, planta y equipo: Los bienes manejados por la organización en cada programa, deberán registrarse de acuerdo a su naturaleza. La propiedad planta y equipos registrados serán entregados al responsable o custodio que utilizará el bien en el programa que la requirió, mediante un documento que respalde la entrega y recepción del mismo (acta de entrega y recepción anexo 5). El Comité de Gestión verificará que exista un expediente de propiedad, planta y equipo con las facturas originales de todas las adquisiciones de este tipo, que deberá ser resguardado bajo llave, por el responsable de su custodia, que en este caso será el Contador o el Auxiliar Contable. Procedimientos: 

El contador o auxiliar contable receptará la documentación que respalde la compra del bien: facturas, contrato, etc.



Reconocerá como un bien de propiedad, planta y equipo e identificará la codificación adecuada.



De acuerdo con la política de reconocimiento de Propiedad planta y equipo el contador o auxiliar contable considerará y registrará como parte de este grupo a bienes que superen los 100 dólares americanos, además según la clasificación de propiedad, planta y equipo, como se establece en la tabla 11, identificando la naturaleza del bien.



El contador codifica la propiedad planta y equipo de acuerdo con el formato establecido por la entidad para la codificación.



Mediante un acta de entrega recepción en la cual se detallará el o los activos a entregar además de las firmas de responsabilidad, el coordinador administrativo procederá a realizar el traspaso del activo al custodio o responsable, sea del programa y/o departamento que lo requirió.

Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

De acuerdo con la siguiente tabla se determina las características según su naturaleza y clasificación en los estados financieros, las cuales debe cumplir el bien para incluirse como propiedad, planta y equipo dentro de la organización.

60 Tabla 16: Propiedad, Planta y Equipo Propiedad, Planta y Equipo Propiedad, planta y equipo

Consideraciones

Terreno

Lotes, Fincas Escritorios, mesas, sillas, calculadoras eléctricas, anaqueles, archivadores, teléfonos, reguladores de energía. Monitores, CPU, Portátiles, proyector, computadoras todo en uno, servidor. Vehículo, motos, camión.

Muebles, enseres y equipo de oficina

Equipo de computación Unidades de transporte Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

El siguiente gráfico muestra los procedimientos a realizarse para el registro y entrega de los activos de propiedad, planta y equipo identificando los responsables directos de cada actividad a realizarse.

REGISTRO Y ENTREGA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N°

Descripción de actividades

Inicio

Verificar que exista la documentación original de la adquisición

Receptará la documentación que respalde la compra del bien: facturas, contrato, etc.

Reconocer como un bien de propiedad planta y equipo e identificar la codificación adecuada.

Registrar el bien como propiedad planta y equipo

Política

Actividades

Documentos

Responsable

Gráficos

1 X

Coordinador administrativo

Contador

PC y PR

Contador

Codificar la propiedad, planta y equipo

Contador

Realizar el traspaso del activo al custodio o responsable, sea del programa y/o departamento que lo requirió.

Coordinador administrativo

Fin

Figura 10: Flujograma propuesto para el registro y entrega de propiedad, planta y equipo Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jessica.

61 Debido a que la entidad carece de un proceso para el registro y entrega de los bienes el anterior flujograma describe los procedimientos a seguir para la realización de la propuesta, el cual contribuirá para el correcto registro, identificando los bienes de acuerdo a su naturaleza, y entregándolos con documentos que respalden la recepción. 5.2.4.4. Depreciación de propiedad planta y equipo De acuerdo con lo establecido en la norma NIC 16, en el párrafo 57 menciona: La vida útil de un activo se definirá en términos de la utilidad que se espere que aporte a la entidad, (…) la estimación de la vida útil de un activo, es una cuestión de criterio, basado en la experiencia que la entidad tenga con activos similares.

Es decir, es potestad de la empresa determinar el método de depreciación, basándose en la experiencia con otros activos. Mientras que en el Servicio de Rentas internas proporciona una tabla en la cual se puede regir para la depreciación anual del activo y que establece porcentajes y años de vida útil de un activo los cuales pueden ser incluidos como gastos deducibles de la entidad siempre y cuando no excedan lo establecido por el SRI. Pero esto no condiciona a la empresa a utilizar dicha tabla, esta puede variar según el giro del negocio. En algunos casos la depreciación de un activo se va a dar en menos años y por ende en mayor porcentaje de lo que establece el SRI en este caso el valor que se encuentra dentro del rango permitido por ser Servicio de Rentas Internas se lo va a considerar como un gasto deducible y la diferencia va a ser considerado como un gasto no deducible. Por el contrario si la empresa establece que el número de años de la depreciación va a ser mayor, se considerará en su totalidad la depreciación anual que establece la organización. Por lo tanto; cualquier diferencia entre la vida útil según la disposición tributaria y la normativa contable vigente se tomará en cuenta al momento de realizar la conciliación tributaria en el proceso de liquidación del impuesto a la renta.

62 Para mayor exactitud en el establecimiento de la vida útil de los bienes se ha tomado como base la experiencia expuesta por los custodios de propiedad, planta y equipo, por lo tanto se ha podido establecer en la siguiente tabla, la cual va a convertirse en política para la depreciación de los activos de la organización. Tabla 17: Depreciación de propiedad planta y equipo Depreciación de propiedad planta y equipo PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

% ANUAL A DEPRECIAR

AÑOS DE VIDA ÚTIL

Inmuebles (Edificios) Instalaciones Equipos y muebles

3.33333% 6.66667% 10%

30 años 15 años 10 años

Vehículos Camiones y carros Motos

10% 20%

10 años 5 años

20%

5 años

Equipos de computación y sofware Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar, Emili y Valverde, Jéssica.

A continuación se describen políticas y procedimientos para desarrollar el cálculo y registro de la depreciación. Las políticas propuestas permitirán tener un adecuado manejo en los porcentajes y años de vida útil de los activos. Tabla 18 Depreciación de propiedad, planta y equipo Depreciación de propiedad, planta y equipo FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Depreciación de Propiedad Planta y Equipo Objetivo para la depreciación de propiedad, planta y equipo: Establecer el método de depreciación y el proceso a seguir para llevar a cabo una depreciación Políticas para la depreciación de propiedad, planta y equipo: La empresa depreciará con el método de línea recta, debido que es el método más utilizado y se asemeja mucho a la realidad de los bienes. La tabla de depreciación expresada en la tabla # 17. La empresa utilizará como valor residual el mismo porcentaje que se utiliza en la depreciación de propiedad planta y equipo. Procedimiento:  Se identifica el valor del activo y se lo clasifica a la cuenta que pertenece.

63  Se determina el importe recuperable de acuerdo con lo que establece la política número 2  Determinar la fecha de adquisición.  Se establece el porcentaje de depreciación  Se desarrolla una columna donde se identifica la depreciación acumulada. Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar, Emili y Valverde, Jéssica.

La siguiente figura muestra los procedimientos a seguir para depreciar un activo de acuerdo con los porcentajes propuesto en la tabla 14.

DEPRECIACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N°

Descripción de actividades

Inicio

Se identifica el valor del activo (facturas, contratos, etc) y se lo clasifica a la cuenta perteneciente

Se determina el valor en libros

Identifique el porcentaje de acuerdo a la tabla 14

Política

Actividades

Documentos

Responsable

Gráficos 1

Contador

Calcular de acuerdo al método de línea recta

Contador

Sumar la depreciación anual a la depreciación acumulada

Contador

Fin

Figura 11: Flujograma de depreciación de propiedad planta y equipo Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jéssica.

Para mayor entendimiento del proceso propuesto para determinar la depreciación se ha establecido el siguiente ejemplo: Bien:

Computadora

Costo compra

1000

Fecha compra 20 de noviembre

1,000.00

Costo de compra

% Depreciación

-200.00

Valor residual

800.00

Imp. libros inical

20%

Importe en libros inicial=1000x20%=200

64 Tabla 19: Depreciación de equipo de cómputo – Ejemplo Depreciación de equipo de cómputo – Ejemplo F EC HA DE ADQUIS IC IÓN

P OR C ENTAJ E

DEP R EC IAC IÓN DEL EJ ER C IC IO

20/11/2015 1.667% 31/12/2015 31/12/2016 20% 31/12/2017 20% 31/12/2018 20% 31/12/2019 20% 31/12/2020 20% Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jéssica.

DEP R EC IAC IÓN AC UM ULADA

4.44 159.11 159.11 159.11 159.11 159.11

IM P OR TE EN LIB R OS

4.44 163.56 322.67 481.78 640.89 800.00

800.00 795.56 636.44 477.33 318.22 159.11 0.00

En la tabla anterior se realiza una depreciación de equipo de cómputo mediante uno de los porcentajes propuestos en la tabla 14, estimando que la vida útil sea de 5 años y que se deprecie el 20% anual. Baja de Propiedad planta y equipo El siguiente manual de procedimientos describe las políticas a seguir para dar de baja los activos de propiedad, planta y equipo de la fundación. Tabla 20 Baja de propiedad, planta y equipo Baja de propiedad, planta y equipo FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Baja de Propiedad Planta y Equipo Objetivo para la baja de propiedad planta y equipo: Precisar y mejorar los procedimientos que se deberán seguir para el trámite de las bajas de propiedad planta y equipo Políticas para baja de propiedad planta y equipo 

La coordinación del programa se asegurará que la baja de los activos pueden darse por las siguientes condiciones: Obsolescencia; robo, perdida o hurto y reparación.



Para que un activo sea considerado obsoleto tiene dos causas: por daño y por cambio en la tecnología



Se consideran obsoletos por cambios en la tecnología la propiedad, planta y equipo que ya no se adaptan a los avances tecnológicos. El daño por obsolescencia debe existir un informe técnico que corrobore la

65 avería del bien, el mismo debe estar especificando las condiciones y recomendaciones del experto, dicho informe debe ser presentado como máximo en cinco días laborables después de haber chequeado el activo. 

El custodio de la propiedad, planta y equipo tiene dos días laborables para informar por escrito, el daño u obsolescencia del activo



La Propiedad planta y equipo enviados a reparación previa a la recepción la coordinación administrativa y un responsable del programa comprobará la funcionalidad del activo y firmarán un acta de conformidad del trabajo hecho.



Para dar de baja un bien de propiedad planta y equipo se considerará (anexo 10) por lo que es necesario depreciar hasta la fecha a dar de baja



En el caso de que los activos de la empresa se hayan sobre depreciado por haber establecido de manera errónea la vida útil de propiedad planta y equipo se considerará (anexo 11); hasta que el valor del activo y la depreciación quede en cero



Para la baja de activos por pérdidas, robos o hurtos se procederá a poner la denuncia en la fiscalía, y con este documento que respalde el suceso se procederá con la política de baja de activos.



En caso de pérdida de un bien de propiedad planta y equipo el custodio deberá reponer el bien en cuestión, el mismo que tendrá características similares (marca, modelo, funciones entre otras) al extraviado. En caso de no devolver físicamente el bien, autoriza el descuento del activo del sueldo y/o liquidación.



Para el proceso de la destrucción de los bienes físicos luego de haberlos dado de baja del sistema, se establecerá una comisión designada por la dirección, que certifique que el proceso de destrucción de los bienes se dio este debe estar respaldada con un acta de baja de activo la misma que será archivada por el coordinador administrativo (a), a esta se adjuntara el informe técnico que sugiere la baja del bien en cuestión. Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jéssica.

5.2.4.5. Procesos para dar de baja los propiedad, planta y equipo Procedimiento en caso de obsolescencia. Los activos que se consideraran como obsoletos para el proceso de dar de baja deben cumplir con dos condiciones: se convierta en inservible por cambio de tecnología y cuando no es factible la reparación. Para llevar a cabo este procedimiento se estableció las siguientes políticas detalladas en la siguiente tabla.

66 Tabla 21 Caso de obsolescencia Caso de obsolescencia FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Baja de Propiedad, Planta y Equipo en caso de Obsolescencia Objetivo para baja de propiedad planta y equipo por obsolescencia: Precisar y mejorar los procedimientos que se deberán seguir para el trámite de las bajas de propiedad planta y equipo Procedimientos en caso de obsolescencia Un activo se considerará obsoleto cuando: a) Se convierta en inservible por cambio de tecnología b) Se encuentra dañado y no es factible su reparación, o si su reparación supera el costo del activo se dará de baja de forma inmediata  En caso de obsolescencia de un activo fijo, el custodio deberá comunicar, en un plazo no mayor a dos días a la coordinación administrativa para que designe un técnico especialista para el activo fijo en cuestión.  El técnico deberá proporcionar un informe escrito para la coordinación administrativa de las condiciones del activo en cuestión, como máximo en un período de cinco días laborables, el cuál contribuirá con una sugerencia si es conveniente dar de baja el activo. Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar Emili y Valverde Jéssica.

El siguiente flujograma describe los procedimientos a seguir para dar de baja a un activo en caso de obsolescencia.

BAJA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO POR OBSOLESCENCIA N°

Descripción de actividades

Política

Actividades

Inicio

Dar aviso a la Coordinador Administrativo por medio de un informe escrito máximo en dos días laborables

Envíar un técnico para el chequeo del activo en mal estado

Identificar el daño del activo, y emitir un informe del acontecimiento, con un máximo de cinco días laborables

Iniciar con el proceso de baja del activo

Se suma los valores de la depreciación del activo a dar de baja y se procede a cruzar con el valor del activo

Si el activo aún no se a depreciado completamente se procede con el asiento de gasto (ver anexo 10 y 11)

Se procede con la baja del activo del sistema, el mismo que debe estar respaldada en el informo técnico que rectifica que es conveniente inciar con el proceso

Fin

Documentos

Responsable

Gráficos 1

Figura 12: Flujograma para dar de baja por obsolescencia Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar, Emili y Valverde, Jéssica.

Custodio

Coordinador Administrativo

Técnico

Coordinador Administrativo

Contador

67 Procedimiento en caso de robo A continuación se detalla el proceso de baja de partes en caso de robo o pérdida de un bien de la entidad. Tabla 22 Caso de robo o pérdida Caso de robo o pérdida FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Baja de Propiedad, Planta y Equipo en caso de Robo o Pérdida Objetivo: Precisar y mejorar los procedimientos que se deberán seguir para el trámite de las bajas de propiedad planta y equipo Procedimientos en caso de robo o perdida 

En caso de robo de un activo, el custodio, en un plazo no mayor a 2 días laborables siguientes del acontecimiento del hecho, comunicará por escrito a la coordinación administrativa para que de manera inmediata proceda a realizar la denuncia ante las autoridades judiciales y policiales y simultáneamente inicie y dirija las acciones pertinentes a comprobar la infracción e identificar a los responsables.



En caso de pérdida se deberá reponer el bien en cuestión, el mismo que tendrá características similares (marca, modelo, funciones entre otras) al extraviado. En caso de devolverlo físicamente se autoriza se descuente el valor del activo del sueldo del custodio como lo indica el anexo 5. Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar, Emili y Valverde, Jéssica.

En la siguiente figura se refleja los procedimientos a seguir para dar de baja a un activo en caso de robo de propiedad, planta y equipo. Se inicia identificando el bien que ha sido robado luego informando al coordinador administrativo para que tome las medidas que corresponden en este suceso, concluyendo a dar de baja los bienes.

68 ROBO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N°

Descripción de actividades

Política

Actividades

Documentos

Responsable

Gráficos

Inicio

Identificar los activo de la entidad sustraídos

Custodio

Dar aviso con un informe escrito del percance a la coordinación administrativa con un máximo de dos días laborables

Custodio

Presentar la denuncia ante los entes públicos encargados de desarrollar esta función

Se lleva la denuncia ante los entes públicos encargados de desarrollar esta función.

Se suma los valores de la depreciación del activo a dar de baja y se procede a cruzar con el valor del activo

Coordinador administrativo

Contador

Si el activo aun no se ah depreciado completamente se procede con el asiento de gasto

Contador

Se procede con la baja del activo del sistema, el mismo que debe estar respaldada con la respectiva denuncia por robo

Contador

Fin del proceso

Figura 13: Flujograma baja por robo de activos Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar, Emili y Valverde, Jéssica.

Estos procedimientos ayudarán a los custodios y al coordinador a tomar decisiones en cuanto ocurra un suceso como robo o hurto de los bienes pertenecientes a la organización y los cuales se encuentren bajo la responsabilidad de los funcionarios. Procedimiento en caso de reparación Para el caso de reparación son activos que han sufrido algún daño, estos pueden ser reparados si su costo es inferior al activo. En la tabla número 23 se detalla el proceso a seguir en caso de reparación de un bien de propiedad, planta y equipo, este describen la existencia de un informe técnico, además dos proformas para el arreglo del bien de las cuales se elegirá la más conveniente.

69 Tabla 23 Caso de reparación Caso de reparación FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Baja de Propiedad, Planta y Equipo en caso de Reparación

Objetivo para la reparación de propiedad, planta y equipo: Precisar y mejorar los procedimientos que se deberán seguir para el trámite de bajas activos.

Procedimientos en caso de reparación 

En caso de reparación con posible reparación de un activo fijo, el custodio deberá comunicar, en un plazo no mayor a dos días a la coordinación administrativa para que designe un técnico especialista para que evalúe el activo fijo en cuestión.



El técnico deberá proporcionar un informe escrito a la coordinación administrativa sobre las condiciones del activo en cuestión, como máximo en un período de cinco días laborables.



Dicho informe contribuirá con una sugerencia si es conveniente realizar las reparaciones correspondientes, además adjuntará una proforma del costo del servicio de reparación.



El coordinador administrativo buscará otra proforma adicional para cumplir con la política de tener dos proformas por lo mínimo para el arreglo del bien



Se identifica la más conveniente y se envía a reparar.



Para la recepción del bien reparado se realiza un acta de conformidad que es el respaldo del servicio prestado.



Se entregan los documentos al contador general que se encarga de realizar el pago y archivar los documentos de la siguiente manera: Comprobante de pago, factura, informe del custodio de estar averiado el bien y el acta de conformidad.

Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar, Emili y Valverde, Jéssica.

El siguiente flujograma describe el los procedimientos que se deben realizar en caso que se requiera reparar un bien de propiedad, planta y equipo.

BAJA POR DAÑO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO N°

Descripción de actividades

Inicio

Dar aviso a la coordinación administrativa por medio de un informe escrito máximo en dos días laborables

Envíar un técnico para el chequeo del activo en mal estado

Identificar el daño del activo, y emitir un informe del acontecimiento, con un máximo de cinco días laborables

Se solicita una proforma al técnico del costo de reparación del activo

El informe indica si es conveniente la reparación o se inicia con el proceso de baja del activo

Buscar una proforma adicional para ver cual es la mejor opción para el arreglo del bien

Política

Actividades

Documentos

Responsable

Gráficos 1

Custodio

Coordinador Administrativo

Técnico

Coordinador Administrativo

Se analiza cual es la propuesta más conveniente

Coordinador Administrativo

Se envia el bien a reparación

Coordinador Administrativo

Se recepta el activo con una acta de conformidad como respaldo

Se envía a contabilidad la factura, adjunta a esta debe ir el informe del daño emitido por el custodio y el acta de conformidad

Se procede con el pago

Contador

El departamento de contabilidad recepta y archiva la factura y los documentos con el conprobante de pago

Contador

Fin

Coordinador Administrativo Coordinador Administrativo

Figura 14: Flujograma por reparación de propiedad planta y equipo Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar, Emili y Valverde, Jéssica.

Para desarrollar el proceso de reparación de propiedad planta y equipo se inicia con una opinión de un experto en la materia el cual ratifica la existencia de un problema y hace una proforma sobre la reparación del activo o si el valor de la reparación es baja en comparación con el costo del bien, se procede a reparar. 5.2.5. Control de propiedad planta y equipo A continuación se detallan políticas que deberán ponerse en marcha para el control de los

71 bienes de la entidad, las mismas que ayudarán a dar el uso adecuado a los activos de la entidad. El buen uso de los de la entidad está a cargo del coordinador administrativo. Tabla 24 Control de propiedad, planta y equipo Control de propiedad, planta y equipo MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

FECHA:

Control de Propiedad, planta y equipo Objetivo: Establecer parámetros para el uso adecuado de los activos.

Políticas para el control de propiedad, planta y equipo: Propiedad, planta y equipo pertenecen a la entidad, y son de uso exclusivo de la misma, por lo cual no se deberá dar uso alguno que no esté de acuerdo con lo establecido. Terreno, debe ser utilizado exclusivamente por la fundación y para fines para los cuales ella crea conveniente, con aprobación de los miembros de Junta directiva. Muebles, enseres y equipo de oficina, se deberán utilizar conforme a las asignaciones de cada programa, de acuerdo con el acta entrega recepción que se realizó del bien, el custodio o responsable tendrá en cuenta al momento de realizar la toma física del mismo. Equipo de computación.- El uso de este bien facilitará llevar a cabo las funciones del personal, por el ende el encargado del bien se limitará hacer uso del mismo de acuerdo con el trabajo que desempeña la organización. Unidades de transporte.- el personal a cargo de los activos que se encuentran en esta clasificación deben utilizar para requerimiento de la entidad y para el desarrollo de las funciones del cargo que ocupan. Fuente: Investigación de campo. FASCA (2015). Elaborado por: Escobar, Emili y Valverde, Jéssica.

5.2.5.1. Evaluación del impacto Para evaluar el impacto de la propuesta del presente trabajo de titulación es indispensable que la entidad ponga en marcha las políticas y procedimientos propuestos. Por lo cual se han desarrollado indicadores para analizar el nivel de eficiencia de la propuesta. La misma que será evaluada cada año para identificar si es eficiente el manual propuesto. El mismo que será controlado por la coordinación administrativa conjuntamente con el departamento de contabilidad.

72 Para analizar el nivel de funcionalidad de los activos de la entidad se han propuesto el siguiente indicador:

đ?&#x2018; Ăşđ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;

Con este indicador se va a conocer el nĂşmero de activos que la entidad posee actualmente funcionando frente al total de bienes que la organizaciĂłn tiene registrado en el sistema incluyendo a aquellos que aĂşn no se les ha dado de baja o enviado a reparaciĂłn, ver anexo 9. Para evaluar el proceso de codificaciĂłn propuesto se ha desarrollado el siguiente indicador el cual ayudarĂĄ a la entidad a verificar el la ubicaciĂłn y el nĂşmero de bienes que cuenta la entidad.

đ??´đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ś đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;§đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;

đ?&#x2018; Ăşđ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018; đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D; đ?&#x2018;Ś đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;

Estos indicadores contribuyen con la entidad para analizar la correcta codificaciĂłn la misma que ayuda a ubicar eficientemente los activos de la entidad los mismos que estĂĄn distribuidos en diferentes programas y departamentos. El segundo indicador ayuda a la entidad a saber el nĂşmero de activos que existen en cada cuenta y asĂ comparar con otros perĂodos. Continuando con los indicadores para el anĂĄlisis de la propuesta se ha desarrollado un indicador para evaluar la polĂtica de reconocimiento de un activo la cual dice que un activo se lo reconoce como tal cuando el costo de compra y demĂĄs arreglos que se le haga sume un valor mĂnimo de $100.

đ??ľđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; > đ?&#x2018;&#x17D; $100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;

73 Con este indicador se podrá medir el grado de cumplimiento

de la política de

reconocimiento de activo, esta medición se va a realizar cada año. Dentro del proceso de baja se ha desarrollado tres casos que se pueden dar: por obsolescencia, por robo o pérdida y por reparación. Para analizar cada uno de estos casos se ha propuesto los siguientes indicadores:

𝐵𝑎𝑗𝑎 𝑝𝑜𝑟 𝑜𝑏𝑠𝑜𝑙𝑒𝑠𝑐𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 =

𝐵𝑎𝑗𝑎 𝑝𝑜𝑟 𝑝é𝑟𝑑𝑖𝑑𝑎 𝑜 𝑟𝑜𝑏𝑜 =

𝑅𝑒𝑝𝑎𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 =

𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑑𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑏𝑎𝑗𝑎 𝑒𝑛 𝑢𝑛 𝑎ñ𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠

𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑑𝑜𝑐𝑢𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑟𝑒𝑠𝑝𝑎𝑙𝑑𝑎𝑛 𝑙𝑎 𝑏𝑎𝑗𝑎 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠

𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑝𝑜𝑟 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑐𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑝𝑎𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑝𝑎𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑎ñ𝑜

Con estos indicadores se puede realizar el análisis de cada uno de los casos. Así como hacer comparaciones anuales con cada uno ellos.

5.3. CONCLUSIONES 

Para quienes realizamos el trabajo de investigación, no fue posible obtener documentos que sustenten la existencia de la totalidad de propiedad, planta y equipo en poder de la entidad, es lo que ocurre con una copiadora que no costa como propiedad, planta y equipo.



En cambio en el balance general constan bienes que ya no están operando en la organización como es el caso del edificio que se recibió como garantía de una deuda, el mismo que fue devuelto al propietario al momento de saldar la deuda.



Fasca posee equipos que pertenecen a propiedad, planta y equipo sin embargo, éstos no se encuentran registrados en el sistema contable COBIS de la entidad.



Fasca no ha tomado en cuenta las recomendaciones realizadas en el informe de auditoría externa del periodo 2014, debido a la constante rotación del contador en el programa mujer solidaria que es donde se presentan mayores inconvenientes.



FASCA actualmente realiza la codificación de los bienes sin establecer el código general de propiedad, planta y equipo, no se asigna un código relacionado con el programa al cual pertenece un bien, lo que dificultad la ubicación de estos.



FASCA no posee políticas y procedimientos administrativos y contables para ingresos o egresos de propiedad, planta y equipo, tal es el caso de obsolescencia o robo.



El setenta y seis por ciento de los involucrados manifiesta que no se le ha entregado un acta entrega – recepción de los bienes, lo que, ocasiona que la organización no mantenga registro de quienes son los responsables directos o custodios de los bienes.

5.4. RECOMENDACIONES 

El coordinador administrativo de FASCA, disponga y vigile que la entidad cuente con documentos que respalden la existencia de propiedad planta y equipo.



El contador de la entidad, en base a la respectiva documentación, cierre la cuenta perteneciente al edificio en cuestión, de acuerdo con lo que estableció la firma auditora y se ratifica y detalla en el presente trabajo de titulación.



Que se establezca una comisión para realizar un levantamiento físico de los bienes de la entidad constatando el estado en el que se encuentran, verificando su funcionalidad y estableciendo la ubicación de acuerdo con el presente manual.



Que la comisión designada realice una toma física de inventarios, asignando la codificación conforme lo propuesto en el presente trabajo. Se verificará la existencia, ubicación, funcionalidad y el responsable de cada bien.



El coordinador administrativo entregue los bienes a los trabajadores de la organización con la firma de un acta individual, según anexo 5 con el que se responsabilice de la custodia de los bienes entregados.



El contador de la entidad mantendrá un registro en libro auxiliar de Excel con las subcuentas que representa a Propiedad Planta y Equipo, para el control de los ingresos, bajas, codificación, y años de vida útil que tiene cada uno de activos que posee la entidad.



Que la administración de FASCA adopte como manual este trabajo de titulación y se realice el seguimiento del caso para comprobar la mejora de los procedimientos propuestos.

6. FUENTES DE INFORMACIÓN Bennett, J. O., Briggs, W. L., & Triola, M. F. (2011). Razonamiento estadístico. México: Pearson. Carretero, R. C., & Guillén, J. R. (2013). Estadística. Yo no soy mala... me han dibujado así. España: Aranzadi. Chicano, E. (2014). Auditoría de seguridad informática (Primera ed.). IC Editorial. Déniz, J., & Verona , M. (2013). Conceptos Básicos de Contabilidad Financiera (Primera ed.). Madrid, España: Delta Publicaciones. Díaz, A. (2015). Auditoría de Cuentas Anuales (Cuarta ed.). España: Centro de Estudios Financieros. Dumrauf, G. (2013). Matemáticas Financiera. México: Alfaomega Grupo Editor. Fierro, Á. M. (2011). Contabilidad General (Cuarta Edición ed.). Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. Gitman, L., & Zutter, C. (2012). Administración Financiera (Décimo Segunda ed.). México: Pearson. Guajardo , G., & Andrade, N. (2014). Contabilidad Financiera (Sexta ed.). México, México: Editora El Comercio S.A. Guerrero, R. M. (2013). Sistemas de archivo y clasificación de documentos. Málaga: IC Editorial. IASB. (2013). NIIF. Londres. IFRS Fundation. (2012). Normas Internacionales de Contabilidad. Martín, P., & Martín, S. (2013). Excelencia operativa en la Administración Pública: Creando Valor Público. Guía para la implantación de la festión basada en procesos en la Administración Pública. (I. N. PÚBLICA, Ed.) Ecuador: Composiciones RALI, S.A. Martínez, M., Ruiz, R., & Vallada, E. (2013). Introducción a la Estadística. Valencia, España: Universitat Politécnica de Valencia. Milton, K., & Maldonado , E. (2011). Auditoría de Gestión. Quito: Produccciones Digitales Abya-Yala. Pérez, J. A. (2010). Gestión de Procesos (Cuarta ed.). Madrid: ESIC EDITORIAL. Romero López, Á. J. (2012). Contabilidad Intermedia (Tercera ed.). México: Mc Graw Hill. Sánchez Gómez, R. (2014). Gestión y psicología en empresas y organizaciones. Madrid: ESIC.

77 Sanchez, J. S., & Alvarado, M. (2014). Teoría y Práctica de la auditoría II Analisis de áreas y casos prácticos (Quinta ed.). España: Ediciones Pirámide. Siniestra V, G., Polanco I, L. E., & Henao G, H. (2011). Sistema de Información para las organizaciones (Sexta ed.). Colombia: Mc Graw Hill. Villalobos, J. L. (2012). Matemáticas Financieras. México: Pearson. Zapata, P. (2011). Contabilidad General con base en las normas Internacionales de Información Financiera. Bogotá, Colombia : Mc Graw Hill.

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7. GLOSARIO Baja Es la supresión de los bienes de activo fijo en los registros contables y en el patrimonio, por haber perdido su utilidad. Cáritas se dedica al combate contra la pobreza la exclusión, la intolerancia y la discriminación, habilita a personas con menos recursos a participar en asuntos que afectan directamente sus bienes, además ayuda a personas en riesgo de exclusión social, dándoles hogar por algunos días, alimento y brindándoles servicios básicos de salud. Depreciación anual Es el contexto de un avalúo, es el cargo anual por depreciación que se considera tendrá cada bien o equipo en términos económicos y de producción en el período de su vida útil remanente y se determina como el cociente de dividir el valor neto de reposición entre la vida útil remanente. Depreciación Es la pérdida de valor del costo nuevo de un bien ocasionado por el uso, el deterioro físico, la obsolescencia funcional-técnica, (interna), y/o la obsolescencia económica (externa). En contabilidad, depreciación se refiere a las deducciones periódicas hechas para permitir la recuperación real o supuesta del costo (valor) de un activo, durante un período establecido. Donación Es el traspaso del dominio de bienes muebles en desuso, que no son de utilidad para la Universidad, a Instituciones Públicas y Asociaciones Civiles que lo soliciten. FASCA Fundación Acción Social Cáritas Manual de procedimientos Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

80 Obsolescencia Es la pérdida de utilidad de los bienes muebles por su antigüedad y por no ser provechosos para los fines con que fueron adquiridos. Plaqueo.- Es una metodología estándar que permite identificarlos fácilmente evitando que las placas o etiquetas sean dañadas o movidas por agentes externos, generando y un mismo criterio para que todos los inventarios o bienes tengan su identificador en el mismo lugar. Estas pueden ser de aluminio, acero bronce, acero inoxidable, entre otras. Proceso Conjunto de actividades recurrentes mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Propiedad planta y equipo Son activos que se usan de forma continua en las actividades de una empresa. Incluyen al terreno y construcción; (la planta) y al equipo (todos los bienes muebles), depreciación acumulada, y otras categorías de activos, identificados adecuadamente. Valor en uso Equivale al valor presente de los flujos de efectivo futuros que se espera del uso continuo de un activo más el monto de su disposición al final de su vida útil. Vida útil Es el período de tiempo, expresado en años, en el que un bien funcionará hasta antes de alcanzar una condición donde ya no es redituable su operación en el uso para el que fue construido o instalado.

8. ANEXOS Anexo 1 Recursos Económicos DETALLE ASIGNATURAS Investigación Aplicada IV MATERIALES Papel Bond A4 80grs (1500u) Grapadora Marca swinalin Grapa 26/6 marca Office Cuaderno de apuntes (2 unidades) Lapiceros azules marca Faber Castell (12unidades) Lápiz Línea Azul “B” (6 unidades) Borrador para lápiz marca Staedtler (6 unidades) Archivador con palanca (2 unidades) Resaltador marca Maped (2 unidades) USB 32 GB marca Kingston Tablero Acrílico Marca Acrimet (2 unidades) Copias e impresiones EQUIPOS Laptops marca DELL y TOSHIBA MOVILIZACIÓN Transporte COMUNICACIÓN Teléfono TOTAL DEL PROYECTO

VALOR EN USD$ 2163.60 10.50 10.00 5.00 6.00 12.00 9.00 3.00 4.00 2.00 18.50 7.00 300.00 1170.00 500.00 150.00 4370.6

Anexo 2 Recurso Humano

AUTORAS

Tutor de Trabajo de titulación Subdirector Ejecutivo FASCA Contador General Auxiliar Contable

Escobar Escobar Emili Eva Valverde Yánez Jéssica Elizabeth Mg. Hernán Maldonado Mg. José Chuquirima Lic. Laya Monteros Ing. Javier Lectong

Anexo 3 Encuesta ENCUESTA SOBRE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN LA ACCIÓN SOCIAL CÁRITAS (FASCA)

FUNDACIÓN

Objetivo: Conocer el uso, la codificación y documentos para tener a cargo un bien de propiedad planta y equipo de la FASCA. Reciba un cordial saludo, somos estudiantes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo, de la manera más comedida solicitamos unos minutos para completar una encuesta; la información que nos proporcione nos permitirá desarrollar nuestro trabajo de titulación. Marque con una X como muestra a continuación: Si

No _X_

1.- ¿Ha recibido usted algún bien de la empresa para el desarrollo de sus actividades diarias? Si

No ___

2.- ¿Cuando usted recibió el bien le hicieron firmar un acta entrega recepción? Si

No ___

3.- En el acta que usted firmo se encontraban especificadas las características de los bienes que están a su cargo. Si

No ___

4.- Los Activos que usted están a su cargo tienen algún tipo de código Si

No ___

5.- De parte de la dirección administrativa o contabilidad han realizado inspecciones periódicas para conocer el estado del bien. Si

No ___

6.- En esta revisión identifican alguno de los siguientes aspectos: FUNCIONALIDAD ____

CÓDIGO ____

EXISTENCIA ____

7.- Los Activos que están bajo su custodia reciben algún tipo de mantenimiento Sí

No ___

8.- ¿En el caso de cambio de un activo por uno nuevo se realizó un acta entrega recepción por la entrega del nuevo bien? Si

No ___

9.- ¿Hizo usted la entrega formal de activo viejo? Si

No ___

10.- ¿Utiliza usted algún medio de transporte de la organización? Si la respuesta es no le agradecemos por su ayuda con la encuesta. Si

No ___

11.- ¿Qué unidad de transporte utiliza usted? CARRO ___

CAMIÓN ___

MOTO ___

12.- ¿Con qué tipo de licencia cuenta usted? TIPO A __

TIPO B ___

TIPO E___

Anexo 4 Formato para toma física de activos fijos FUNCIONALIDAD Y TOMA FÍSICA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Nº

Nombre del activo

Codificación

Nº o serie

ELABORADO POR

Color

Nº de partes

Area Departamento gaográfica

Estado

Custodio

Fecha de adquisicion

Vida útil prosnosticada

SUPERVISADO POR

Observaciones

Firmas de responsabilidad

Anexo 5 Acta entrega recepción FUNDACIÓN ACCIÓN SOCIAL CÁRITAS ACTA ENTREGA RECEPCIÓN En la Ciudad de Santo Domingo, a los ___ Días del mes de _______________ de 201__. El coordinador Administrativo en cumplimiento de sus funciones, entrega los bienes físicos de la Fundación Acción Social Cáritas, al Sr. (a) _______________________ quien en calidad de testigo

y responsable

del

programa_____________________.

Asigna

Sr.

(a)

________________________ en calidad de custodio y ocupante de los bienes. A efecto, con la presencia de las personas mencionadas anteriormente se procede con la constatación física y entrega-recepción de los bienes de acuerdo al siguiente detalle: Cantidad

Código

Modelo/Nombre

Marca

Color

Estado

Departamento

Observaciones

Observación: El firmante responsable se deberá encargarse del cuidado y conservación de cada uno de los bienes antes mencionados. Al firmar esta acta de responsabilidad, el custodio directo de los bienes acepta y declara lo siguiente: de existir algún tipo de bien faltante en el transcurso de mis funciones laborables (salvo casos fortuitos debidamente comprobados), me comprometo en devolver otro bien de igual valor y características similares o mejores al bien desaparecido, y en el caso de no hacerlo, autorizo se me descuente de mi salario y/o liquidación. Además los bienes recibidos serán utilizados exclusivamente en el desempeño de las actividades concernientes a la FASCA.

Entregue conforme

Recibí conforme

Testigo

Anexo 6 Orden de compra de bienes FUNDACIÓN ACCIÓN SOCIAL CARITAS REQUISICIÓN DE COMPRA DE BIENES

RESPONSABLE:

NO. ORDEN:

PROVEEDOR: FECHA DE DE ENVIO AL PROVEEDOR REPRESENTANTE: TELÉFONO: No.

DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO

IMPORTE

SUB-TOTAL $

IVA $

TOTAL $

FORMA DE PAGO: OBSERVACIONES:

ENTREGAR EN: FECHA DE RECEPCIÓN:

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBIÓ EL BIEN

Anexo 7 Requisición de bienes

FUNDACIÓN ACCIÓN SOCIAL CÁRITAS REQUISICIÓN DE BIENES PROGRAMA:

FECHA DE REQUISICIÓN:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN DEL BIEN

ACTIVIDAD SOLICITADO POR

APROBADO POR:

FECHA DE APROBACIÓN:

FIRMA

OBSERVACIONES

Anexo 8 Orden de Servicios de mantenimiento

ORDEN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PROVEEDOR: SOLICITADO: CÓDIGO

RECIBIDO POR:

FECHA: ACTIVO

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

Nº000001

CANTIDAD PROGRAMA UBICACIÓN REPONSABLE OBSERVACIÓN

Anexo 9 Reporte mensual de propiedad, planta y equipo

FUNDACIÓN ACCIÓN SOCIAL CÁRITAS REPORTE MENSUAL DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO CUENTA: SUBCUENTA: CÓDIGO

FECHA: ____________

FECHA DE COMPRA

CONTADOR

UBICACIÓN

DEPRECIACIÓN

SALDO FINAL RESPONSABLE

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

Anexo 10 Acta de recepción de servicios

ACTA DE RECEPCIÓN DE SERVICIOS Nº DE ORDEN: FECHA:

PROVEEDOR: SOLICITADO: CÓDIGO

ACTIVO

VISTO BUENO: FIRMA:________________________ C.I.

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

Nº000001

CANTIDAD PROGRAMA UBICACIÓN REPONSABLE OBSERVACIÓN

Anexo 11 Dar de baja hasta la fecha de depreciaci贸n DETALLE

DEBE

HABER ---1---

Depreciaci贸n acumulada

XXX

Propiedad planta y equipo

XXX ---2---

Gasto por baja de Propiedad Planta y Equipo

XXX

Propiedad Planta y Equipo

XXX

Anexo 12 Dar de baja hasta que el valor de depreciaci贸n y activo este en cero DETALLE

DEBE

HABER

---1--Depreciaci贸n acumulada Propiedad planta y equipo

XXX XXX

Anexo 13 Observaciones de Auditoria externa

SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR AUDITORIA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014 10. ACTIVOS FIJO 1. Existen compras de activos fijos en el periodo 2014, pero no realizan la depreciación de estos activos por lo que no existe un registro contable. 2. En el detalle de los activos fijos entregado por contabilidad no se encuentran incluidos los activos que se adquirieron en el año 2014 y las depreciaciones de todos los activos no coinciden con lo registrado en el mayor general, por lo que su estructura no es la adecuada para la revisión. 3. El programa tiene un valor de $ 342,84 por depreciación de edificio del año 2014 y no cuenta con ningún inmueble dentro de sus activos. 4. El Programa no ha realizado un inventario de los activos fijos lo que no permite identificar su pertenencia y localización.

RECOMENDACIONES 1. Realizar un control mensual sobre los cálculos que deben realizar sobre la depreciación de los activos fijos. 2. De manera permanente cada mes debe incluirse la adquisición de los activos fijos y el cálculo de la depreciación en los registros contables. 3. Se debe realizar el ajuste correspondiente para regular la cuenta por depreciación del edificio, que el Programa no tiene registrado en la contabilidad. 4. El Programa debe realizar a la brevedad posible un inventario de todos los activos fijos que le pertenecen y entregar bajo responsabilidad de funcionarios y empleados que estén utilizándolos.

Anexo 14 Codificación actual de la fundación

Anexo 15 Vehículo de la organización

18MS07001JBE1273

Anexo 16 Balance General FASCA, PROGRAMA "MUJER SOLIDARIA SALUD AHORRO Y CREDITO" BALANCE GENERAL Al 30 de septiembre de 2015 CUENTA 1 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161

NOMBRE

1 ACTIVO 18 PROPIEDADES Y EQUIPO 1801 TERRENOS 180101 TERRENOS/OFM 1805 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 180501 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA/OFM 1806 EQUIPOS DE COMPUTACION 180601 EQUIPOS DE COMPUTACION/OFM 1807 UNIDADES DE TRANSPORTE 180701 UNIDADES DE TRANSPORTE/OFM 1890 OTROS 189001 OTROS/OFM 1899 (DEPRECIACION ACUMULADA) 189905 (EDIFICIOS) 18990501 (EDIFICIOS)/OFM 189915 (MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA) 18991501 (MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA)/OFM 189920 (EQUIPOS DE COMPUTACION) 18992001 (EQUIPOS DE COMPUTACION)/OFM 189925 (UNIDADES DE TRANSPORTE) 18992501 (UNIDADES DE TRANSPORTE)/OFM 189940 (OTROS) 18994001 (OTROS)/OFM

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$

SALDO NIVEL 5,122,488.51 1 308,970.57 2 235,000.00 3 235,000.00 4 24,018.73 3 24,018.73 4 64,812.48 3 64,812.48 4 68,128.00 3 68,128.00 4 5,882.78 3 5,882.78 4 88,871.42 3 342.84 4 342.84 5 19,921.53 4 19,921.53 5 32,140.82 4 32,140.82 5 33,043.96 4 33,043.96 5 3,422.27 4 3,422.27 5

Anexo 17 Declaraciรณn del Impuesto a la Renta 2014

Anexo 18 Entrevista

Anexo 19 Acuerdo Ministerial