Evaluación del sistema de control interno y mejora en la evaluación del sistema de control interno by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA JAPAN AUTO EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2017

Trabajo de titulación previo a la obtención de título de: Ingeniera en Contabilidad y Auditoría- CPA

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global. Autora: NEFIZH FERNANDA IMBAQUINGO CARAPAZ Directora: Mg. XIMENA LETICIA GARCÍA ZAMBRANO

Santo Domingo – Ecuador Febrero, 2019

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DEAPROBACIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA JAPAN AUTO EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2017 Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global. Autora: NEFIZH FERNANDA IMBAQUINGO CARAPAZ

Ximena Leticia García Zambrano, Mg. DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

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Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. CALIFICADOR

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César Rodrigo Mejía Ramos, Mg. CALIFICADOR

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Félix Sixto Pilay Toala, Mg. DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

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Santo Domingo – Ecuador Febrero, 2019

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Nefizh Fernanda Imbaquingo Carapaz portadora de la cédula de ciudadanía N° 230058895-7 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del Grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría-CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica. Igualmente declaro que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director de trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

______________________________________ Nefizh Fernanda Imbaquingo Carapaz CI. 230058895-7

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por haberme permitido concluir esta etapa de estudio y por ser mi fortaleza en cada momento, a mis padres por que han sido mi mayor motivación, quienes me han brindado su apoyo incondicional haciéndome comprender que el estudio es el mejor regalo que ellos me pueden brindar. A todos aquellos docentes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo que impartieron cada uno de sus conocimientos en las aulas de clase, mismos que contribuyeron para la culminación de esta etapa universitaria.

DEDICATORIA Dedico el presente trabajo de titulación a Dios por haberme permitido cumplir una más de mis metas propuestas, a mi padre en especial por ser mi motivación de cada día y a mi madre por haber estado allí en cada momento difícil, brindándome su apoyo. A mi hermana por ser mi refuerzo en momentos difíciles y por transmitirme esas ganas de luchar por mis sueños, finalmente a mi sobrino por ser ese rayito de luz que ilumina mi vida con su dulce inocencia.

RESUMEN El presente trabajo de titulación se desarrolló en la empresa Japan Auto, dedicada a la venta y distribución de repuestos automotrices ubicada en la ciudad de Santo Domingo, en la que se realizó la evaluación del sistema de control interno y la mejora en la gestión de inventario en relación a las políticas y procedimientos que posee el ciclo; el mismo que comprende los procesos de compra, recepción, almacenamiento y ventas. Para el estudio del caso se hizo uso de diferentes técnicas de recogida de datos, refiriéndose a entrevistas dirigidas al propietario y contador externo; y las encuestas al personal interno, proveedores y clientes, del mismo modo se realizaron pruebas de recorrido desde el momento en que ingresa la mercadería hasta su posterior venta, permitiendo identificar las políticas, elaborar las narrativas y construir los flujogramas plasmados en las papeles de trabajo. Una vez identificada la problemática, se aplicó el cuestionario COSO ERM para de determinar el nivel de riesgo y confianza, posterior, se emplearon pruebas sustantivas a fin de identificar las inconsistencias presentadas en control interno de la empresa con respecto al manejo de las existencias, finalmente se elaboró el informe de auditoría en el que se encuentra inmerso cada una de las eventualidades encontradas durante la evaluación, proponiendo acciones correctivas que ayuden al desarrollo eficiente de los procesos empleados en la gestión de inventarios. Palabras claves: Sistema de control interno, gestión de inventarios, COSO ERM.

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ABSTRACT The present titration work was developed in the company Japan Auto, dedicated to the sale and distribution of automotive parts located in the city of Santo Domingo, in which the evaluation of the internal control system and the improvement in inventory management was performed in relation to the policies and procedures that the cycle has; the same one that understands the processes of purchase, reception, storage and sales. For the study of the case, different data collection techniques were used, referring to interviews directed to the owner and external accountant; and surveys of internal staff, suppliers and customers, in the same way, tests were conducted from the moment the merchandise enters until its later sale, allowing to identify the policies, elaborate the narratives and construct the flowcharts reflected in the work papers. . Once the problem was identified, the COSO ERM questionnaire was applied to determine the level of risk and confidence, later, functional tests were used in order to identify the inconsistencies presented in the company's internal control with respect to stock management, finally the audit report was prepared in which each one of the cases found during the evaluation is immersed, suggesting corrective actions that help the efficient development of the processes used in inventory management. Keywords: Internal control system, inventory management, COSO ERM.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 1 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................ 2 2.1. Delimitación del problema ................................................................................... 2 2.2. Preguntas de investigación ................................................................................... 3 2.2.1. Pregunta general .................................................................................................... 3 2.2.2. Preguntas específicas ............................................................................................. 3 2.3. Justificación de la investigación ........................................................................... 3 2.4. Objetivos ................................................................................................................ 4 2.4.1. Objetivo general ..................................................................................................... 4 2.4.2. Objetivos específicos. ............................................................................................. 4 3. MARCO REFERECIAL ...................................................................................... 5 3.1. Antecedentes .......................................................................................................... 5 3.2. Marco teórico......................................................................................................... 6 3.2.1. Auditoría................................................................................................................. 6 3.2.1.1. Definición. .............................................................................................................. 6 3.2.1.2. Tipos de auditoría. ................................................................................................ 7 3.2.1.3. Fases de la auditoría. ............................................................................................ 8 3.2.1.3.1. Fase previa de la auditoría. .................................................................................... 8 3.2.1.3.2. Fase de planificación. ............................................................................................. 8 3.2.1.3.3. Fase de ejecución. ................................................................................................... 9 3.2.1.3.3.1. Papeles de trabajo. ................................................................................................. 9 3.2.1.3.3.2. Determinación de los principales tics. .................................................................. 10 3.2.1.3.3.3. Pruebas de cumplimiento. ..................................................................................... 10 3.2.1.3.4. Fase de cierre y conclusiones. .............................................................................. 10 3.2.1.3.4.1. Tipos de opinión. ................................................................................................... 11 3.2.1.4. Riesgos de auditoría. ........................................................................................... 11 3.2.1.4.1. Riesgo inherente. ................................................................................................... 11 3.2.1.4.2. Riesgo de control. ................................................................................................. 12 3.2.1.4.3. Riesgo de detección. .............................................................................................. 12 3.2.1.5. Normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS). ............................... 12 3.2.1.5.1. Normas personales. ............................................................................................... 12 3.2.1.5.2. Normas relativas a la ejecución del trabajo. ........................................................ 13 3.2.1.5.3. Normas relativas a la rendición de informes. ....................................................... 13 3.2.1.6. Normas internacionales de auditoría (NIA). .................................................... 13 3.2.1.6.1. NIA 230. Documentación de auditoría. ................................................................ 13 3.2.1.6.1.1. Alcance. ................................................................................................................. 13 3.2.1.6.1.2. Objetivo. ................................................................................................................ 14 3.2.1.6.2. NIA 320. Importancia relativa o materialidad. .................................................... 14 3.2.1.6.2.1. Alcance. ................................................................................................................. 14

ix 3.2.1.6.2.2. Objetivo. ................................................................................................................ 14 3.2.1.6.3. NIA 330. Respuesta del auditor a los riesgos valorados. ..................................... 14 3.2.1.6.3.1. Alcance. ................................................................................................................. 14 3.2.1.6.3.2. Objetivo. ................................................................................................................ 14 3.2.1.6.4. NIA 500. Evidencia de la auditoría. ..................................................................... 14 3.2.1.6.4.1. Alcance. ................................................................................................................. 14 3.2.1.6.4.2. Objetivo. ................................................................................................................ 15 3.2.1.6.5. NIA 530. Muestreo de la auditoría ....................................................................... 15 3.2.1.6.5.1. Alcance. ................................................................................................................. 15 3.2.1.6.5.2. Objetivo. ................................................................................................................ 15 3.2.1.7. Programa de auditoría........................................................................................ 15 3.2.1.7.1. Tipos de programas. ............................................................................................. 16 3.2.1.7.1.1. Desde el punto de vista del grado de detalle se clasifica. .................................... 16 3.2.1.7.1.2. Desde el punto de vista práctico o profesional. .................................................... 16 3.2.2. Control interno. ................................................................................................... 16 3.2.2.1. Objetivos específicos del control interno. ......................................................... 16 3.2.2.2. Tipos de control interno. .................................................................................... 17 3.2.2.2.1. Control interno administrativo. ............................................................................ 17 3.2.2.2.2. Control interno contable. ...................................................................................... 17 3.2.2.3. Modelos de control interno................................................................................. 18 3.2.2.4. Coso ERM. ........................................................................................................... 18 3.2.2.4.1. Componentes del coso ERM. ................................................................................ 19 3.2.2.5. Evaluación del sistema de control interno. ....................................................... 19 3.2.2.5.1. Métodos para la evaluación del sistema de control interno. ................................ 20 3.2.2.5.1.1. Método de cuestionarios. ...................................................................................... 20 3.2.2.5.1.2. Método narrativo o descriptivo............................................................................. 20 3.2.2.5.1.3. Método gráfico o diagramas de flujo. ................................................................... 20 3.2.2.5.2. Pruebas sustantivas............................................................................................... 20 3.2.2.5.2.1. Procedimientos analíticos sustantivos. ................................................................. 21 3.2.2.5.2.2. Pruebas de detalle. ................................................................................................ 21 3.2.2.6. Beneficios del COSO II – ERM. ........................................................................ 21 3.2.2.7. Limitaciones del control interno ........................................................................ 21 3.2.3. Inventarios. ........................................................................................................... 22 3.2.3.1. Clases de inventarios. .......................................................................................... 22 3.2.3.2. Gestión de inventarios. ....................................................................................... 22 3.2.3.3. Ciclo de los inventarios ....................................................................................... 23 3.2.3.3.1. Naturaleza del proceso de los inventarios ............................................................ 23 3.2.3.3.2. Ciclo de control del proceso de almacenes .......................................................... 23 3.2.3.4. Operaciones de compra, venta y de mercadería. ............................................. 23 3.2.3.4.1. Compras. ............................................................................................................... 24 3.2.3.4.2. Ventas. ................................................................................................................... 24

x 3.2.3.5. NIC 2 Existencias. ............................................................................................... 24 3.2.3.5.1. Objetivo. ................................................................................................................ 24 3.2.3.5.2. Alcance. ................................................................................................................. 24 3.2.3.5.3. Definiciones. ......................................................................................................... 25 3.2.3.5.4. Costos de los inventarios ...................................................................................... 25 3.2.3.5.4.1. Costo de adquisición ............................................................................................. 26 3.2.3.5.4.2. Costos de transformación ..................................................................................... 26 3.2.3.5.4.3. Otros costos........................................................................................................... 26 3.2.3.6. Sistemas de inventarios. ...................................................................................... 26 3.2.3.6.1. Sistema cuenta múltiple o periódico. .................................................................... 27 3.2.3.6.2. Sistema de cuenta permanente o perpetuo. ........................................................... 27 3.2.3.7. Métodos de valuación de inventarios. ............................................................... 27 3.2.3.7.1. Método Fifo. .......................................................................................................... 27 3.2.3.7.2. Método Promedio ponderado. .............................................................................. 28 3.2.3.8. Problemas más relevantes que se originan en la auditoría del área de existencias. .............................................................................................................................. 28 3.2.3.9. Control de las existencias. .................................................................................. 29 3.2.3.10. Reposición de inventarios. .................................................................................. 29 4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................ 30 4.1. Enfoque, diseño y tipo de investigación ............................................................ 30 4.1.1. Enfoque ................................................................................................................. 30 4.1.1.1. Enfoque cuantitativo ........................................................................................... 30 4.1.1.2. Enfoque cualitativo ............................................................................................. 30 4.1.2. Diseño .................................................................................................................... 30 4.1.2.1. No experimental .................................................................................................. 30 4.1.3. Tipo de investigación ........................................................................................... 31 4.1.3.1. Investigación descriptiva .................................................................................... 31 4.1.3.2. Investigación explicativa..................................................................................... 31 4.2. Población y muestra ............................................................................................ 31 4.2.1. Población. ............................................................................................................. 31 4.2.1.1. Muestra ................................................................................................................. 32 4.3. Operacionalización de las variables: ................................................................. 32 4.4. Técnicas e instrumentos de recogida de datos .................................................. 33 4.4.1. Encuesta. ............................................................................................................... 33 4.4.2. Entrevista. ............................................................................................................ 33 4.4.3. Observación. ......................................................................................................... 33 4.5. Técnicas de Análisis de Datos ............................................................................ 34 4.5.1. Análisis Cuantitativo. .......................................................................................... 34 4.5.2. Análisis Cualitativo.............................................................................................. 34 5. RESULTADOS.................................................................................................... 35 5.1. Discusión y análisis de los resultados ................................................................ 35

xi 5.1.1. Resultado de entrevista dirigida al propietario de la empresa Japan Auto ... 35 5.1.1.1. Análisis de la entrevista dirigida al propietario. .............................................. 35 5.1.2. Resultado de la entrevista dirigida al contador externo. ................................. 36 5.1.2.1. Análisis de la entrevista dirigida al contador externo. .................................... 36 5.1.2.2. Resultado de las encuestas dirigidas a los empleados de la empresa Japan Auto. ……………………………………………………………………………………36 5.1.2.3. Análisis de la encuesta dirigida a los empleados. ............................................. 37 5.1.3. Resultado de la encuesta aplicada a proveedores. ............................................ 37 5.1.3.1. Análisis de la encuesta dirigida a los proveedores. .......................................... 37 5.1.4. Resultado de la encuesta dirigida a los clientes. ............................................... 38 5.1.4.1. Análisis de la encuesta dirigida a los clientes. .................................................. 38 5.2. Propuesta de intervención .................................................................................. 39 5.2.1. Levantar información sobre los procesos del sistema de control interno de inventarios. ............................................................................................................................. 39 5.2.1.1. Programa de planificación ................................................................................. 39 5.2.2. Identificar los riesgos a través de los instrumentos de evaluación del sistema de control de inventarios. ...................................................................................................... 54 5.2.2.1. Programa de evaluación del control interno .................................................... 54 5.2.3. Aplicar pruebas sustantivas para evaluar el sistema de control interno en la gestión de inventarios. ........................................................................................................... 62 5.2.3.1. Programa de ejecución ....................................................................................... 62 5.2.4. Informar sobre los hallazgos encontrados en el manejo de los inventarios ... 78 5.2.4.1. Carta a gerencia .................................................................................................. 78 5.2.4.2. Informe de hallazgos ........................................................................................... 79 5.2.4.3. Proponer acciones correctivas para mejorar la gestión de inventarios que aseguren la eficiencia en el manejo y control de los mismos. ............................................. 81 5.2.4.3.1. Propuestas de un manual de políticas .................................................................. 81 5.2.4.3.1.1. Propuesta de políticas de compra ......................................................................... 81 5.2.4.3.1.2. Propuesta de políticas de recepción y almacenamiento ....................................... 82 5.2.4.3.1.3. Propuesta de políticas de venta ............................................................................ 84 5.2.4.3.2. Propuesta de documentos ..................................................................................... 85 5.2.4.3.3. Propuesta de perfil de cargos ............................................................................... 87 5.2.4.3.4. Aplicación de índices financieros ......................................................................... 90 6. DISCUSIÓN ........................................................................................................ 91 7. CONCLUSIONES............................................................................................... 92 8. RECOMENDACIONES..................................................................................... 93 9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................. 94 10. ANEXOS .............................................................................................................. 97

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ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Tipos de auditoría ........................................................................................................ 7 Tabla 2 Hojas de tics ................................................................................................................ 10 Tabla 3 Tipos de opiniones ...................................................................................................... 11 Tabla 4 Modelos de control interno ......................................................................................... 18 Tabla 5 Componentes del coso ERM....................................................................................... 19 Tabla 6 Clasificación de los inventarios .................................................................................. 22 Tabla 7 Determinación de la población ................................................................................... 31 Tabla 8 Operacionalización de las variables ............................................................................ 32 Tabla 9 Programa de planificación .......................................................................................... 39 Tabla 10 Programa de evaluación del control interno ............................................................. 54 Tabla 11 Programa de ejecución .............................................................................................. 62 Tabla 12 Propuesta de flujograma de compra.......................................................................... 81 Tabla 13 Propuesta de flujograma de recepción y almacenamiento ....................................... 83 Tabla 14 Propuesta de flujograma de ventas ........................................................................... 84 Tabla 15 Propuesta de orden de compra .................................................................................. 85 Tabla 16 Propuesta de orden de recepción .............................................................................. 86 Tabla 17 Propuesta de perfil de cargo de supervisor de bodega .............................................. 87 Tabla 18 Propuesta de perfil de cargo para asistente de bodega.............................................. 88 Tabla 19 Propuesta de perfil de cargo de vendedor ................................................................. 89

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Ă?NDICE DE FIGURAS Figura 1. Papeles de trabajo. .................................................................................................. 10 Figura 2. Compras. ................................................................................................................. 24 Figura 3. Control de existencias............................................................................................. 29

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ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Solicitud a la empresa Japan Auto ........................................................................ 97 Anexo 2 Árbol de problema ................................................................................................... 98 Anexo 3 Resultado de la entrevista al propietario ................................................................. 99 Anexo 4 Resultado de la entrevista al contador ................................................................... 100 Anexo 5 Resultados de las encuestas a los empleados ........................................................ 100 Anexo 6 Resultado de las encuestas de los proveedores ..................................................... 102 Anexo 7 Resultado de las encuetas a los clientes ................................................................ 104 Anexo 8 Verificar el cumplimiento de las políticas de compras ......................................... 106 Anexo 9 Verificar los saldos de las facturas de compra ...................................................... 109 Anexo 10 Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento según el registro de compras .............................................................................................................. 112 Anexo 11 Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento según el inventario ............................................................................................................................. 115 Anexo 12 Verificar el cumplimiento de las políticas de venta ............................................ 118

ÍNDICE DE TABLAS DE PAPELES DE TRABAJO Etapa de planificación Tabla 1 P.T. P.01 Organigrama estructural.............................................................................. 40 Tabla 2 P.T. P.02 Listado de los empleados ............................................................................ 41 Tabla 3 P.T. P.03 Políticas de compras nacionales.................................................................. 42 Tabla 4 P.T. P.04 Narrativa del proceso de compras nacionales ............................................. 43 Tabla 5 P.T. P.05 Flujograma de compras nacionales ............................................................. 44 Tabla 6 P.T. P.06 Políticas de recepción y almacenamiento ................................................... 45 Tabla 7 P.T. P.07 Narrativa del proceso de recepción y almacenamiento............................... 46 Tabla 8 P.T. P.08 Flujograma de recepción y almacenamiento............................................... 47 Tabla 9 P.T. P.09 Políticas de ventas ....................................................................................... 49 Tabla 10 P.T. P.10 Narrativa de ventas ................................................................................... 50 Tabla 11 P.T. P.11 Flujograma de ventas ................................................................................ 51 Tabla 12 P.T. P.12 Marcas de auditoría ................................................................................... 53 Etapa de evaluación del control interno Tabla 13 P.T. E. 01 Cuestionario de control interno COSO II ................................................ 55 Tabla 14 P.T. E. 02 Matriz resumen de la valoración del riesgo ............................................. 58 Tabla 15 P.T. E. 03 Determinar el nivel de riesgo, confianza y muestra ............................... 59 Tabla 16 P.T. E. 04 Matriz de recomendaciones ..................................................................... 60 Etapa de ejecución Tabla 17 P.T. J. 01 Listado de proveedores ............................................................................. 63 Tabla 18 P.T. J. 02 Listado de clientes .................................................................................... 64 Tabla 19 P.T. J. 03 Artículos de continua rotación .................................................................. 68 Tabla 20 P.T. J. 04 Verificar el cumplimiento de las políticas de compra .............................. 70 Tabla 21 P.T. J. 05 Verificar saldos de las facturas de compra ............................................... 71 Tabla 22 P.T. J. 06 Verificar del cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento ....................................................................................................................... 72 Tabla 23 P.T. J. 07 Verificar el cumplimiento de las políticas de venta ................................. 73 Tabla 24 P.T. J. 08 Verificar el número de facturas registradas .............................................. 74 Tabla 25 P.T. J. 9 Verificar las cantidades de los artículos .................................................... 75

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de titulación está orientado a la evaluación del sistema de control interno y la mejora en la gestión de inventarios de la empresa Japan Auto, dedicada a la comercialización y venta de repuestos automotrices. Debido al gran volumen de artículos que maneja es necesario evaluar el control interno en la gestión de inventarios con el fin de proponer mejoras frente a la situación actual de la organización. Este Trabajo de titulación está conformado varios capítulos: El segundo capítulo consta del planteamiento del problema dentro del cual se especifica la delimitación, formulación y sistematización del problema y finalmente los objetivos de la investigación tanto general como específicos. El tercer capítulo se presenta el marco referencial, donde se puntualizan los antecedentes que hacen referencia a cinco investigaciones anteriores relacionadas con la temática, además de la revisión literaria que se involucra en el proceso de investigación. En el cuarto capítulo se encuentra la metodología, en la cual se detalla el enfoque, tipo de investigación, población, muestra, operacionalización de las variables y técnicas de recolección y análisis de datos. Finalmente en el capítulo cinco, se realizó la evaluación del sistema de control interno dando cumplimiento a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas cuyos resultados se plasmaron en el informe de auditoría mismo que cuenta con una propuesta apegada a las necesidades de la empresa, seguido de la discusión, conclusiones y recomendaciones respetivas según los hallazgos expuestos en la investigación.

2. 2.1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Delimitación del problema Las dinámicas económicas internacionales, los grandes cambios tecnológicos y los

procesos de transformación de las estructuras regulatorias a escala mundial, han buscado garantizar la transparencia en la información empresarial, es por ello que los estándares internacionales de información financiera NIIF y los Estándares Internacionales de Contabilidad NIC, han conseguido el apoyo de diversos órganos de política económica internacional para formarse en reglas de mayor utilización para la creación de la información financiera. Las normas internacionales de contabilidad (NIC) consideran a los inventarios como uno de los aspectos más importantes de las empresas, es por ello que la NIC 2 tiene como objetivo prescribir el tratamiento contable de las existencias. (IFRS, 2013). Permitiendo un manejo eficiente de los inventarios, además de reforzar los mecanismos internos e impulsar la gestión de los procesos de las empresas. El tema de los inventarios es de constante discusión debido a la situación de cada empresa con respecto al sistema de gestión de inventarios y sus objeciones, lo cual afecta en la toma de decisiones de los niveles de inventario. La realidad empresarial a nivel nacional presenta un inadecuado control de inventario debido a la falta de prácticas administrativas que generan incertidumbre en la demanda de suministros. Japan Auto es el nombre comercial que representa a la empresa dedicada a la venta y distribución de repuestos automotrices, quien sirve a Santo Domingo y al país desde 1985, dirigido por su Gerente, el Señor Franklin Pallo, ofreciendo gran variedad de repuestos para carros con motores a diésel y gasolina. En la actualidad la empresa Japan Auto se encuentra en un crecimiento económico estable, sin embargo, presenta deficiencias en el control interno lo cual le impide que no progrese en los niveles esperados y ponga en riesgo su permanencia en el largo plazo en la ciudad de Santo Domingo, entre los principales problemas están:  Ineficiente control del inventario debido a procesos desorganizados y políticas inapropiadas  Inadecuada asignación de actividades lo que produce duplicidad de funciones en el personal.

3  Deficiente planificación en el abastecimiento de mercadería lo que genera rupturas de stock y mercadería sin salida.  No se ha realizado una toma física total del inventario en la empresa por ende se desconoce si, la cantidad registrada en el sistema coincide con las cantidades físicas disponibles en las bodegas.

2.2.

Preguntas de investigación

2.2.1. Pregunta general ¿De qué forma la evaluación del sistema de control interno incidirá en el mejoramiento de la gestión de inventarios de la empresa Japan Auto? 2.2.2. Preguntas específicas  ¿Cómo conocer los procesos que la empresa Japan Auto utiliza para llevar a cabo su gestión de inventarios?  ¿Cómo determinar los riesgos que existe en la gestión de inventarios de la empresa Japan Auto?  ¿Cómo se puede determinar la razonabilidad de los procesos efectuados en la gestión de inventarios?  ¿De qué manera se puede dar a conocer los resultados obtenidos en la evaluación del sistema de control interno de inventarios?

2.3.

Justificación de la investigación Este trabajo de titulación se encuentra alineado al objetivo N° 5 “Impulsar la

productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y solidaría” además de estar enlazada a la política 5.2 “Promover la productividad, competitividad y calidad de los productos nacionales, como también la disponibilidad de servicios conexos y otros insumos, para generar valor agregado y procesos de industrialización en los sectores productivos con enfoque a satisfacer la demanda nacional y de exportación” (Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo [SEMPLADES], 2017). De igual forma, está alineado con del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial 2030 de la ciudad de Santo Domingo con el eje 2 “Desarrollo económico” y el objetivo

4 estratégico N° 4 “Fomentar el desarrollo económico” en el que su estrategia se fundamenta en generar condiciones favorables para el desarrollo de alternativas productivas basado en el aprovechamiento del potencial productivo, hídrico, forestal, turístico y comercial (Gobierno Autónomo Descentralizado municipal de Santo Domingo [GADMSD], 2015). Además, la presente investigación permitirá a la empresa Japan Auto identificar y corregir a tiempo los problemas ocasionados por el inadecuado manejo de inventarios, maximizando su rentabilidad y ayudando al cumplimiento de los objetivos propuestos por la empresa. Además de reforzar los mecanismos internos, se impulsará la gestión y se garantizará procesos eficientes que contribuyan al crecimiento de la organización de manera benéfica para la toma de decisiones y la mejora de los resultados. Y finalmente esta investigación servirá como fuente de consulta para empresarios, que pretendan reducir el manejo inadecuado de la gestión de inventarios de las empresas, así como fuente de información para futuras investigaciones. El beneficio subyacente que recibe la investigadora, será la amplitud de conocimientos que se generarán en el proceso de investigación, favoreciendo la elaboración del trabajo de titulación de la carrera en curso, siendo esta la mayor motivación ya que al finalizarla y defenderla permitirá la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. 2.4.

Objetivos

2.4.1. Objetivo general Evaluar el sistema de control interno mediante técnicas de auditoría para garantizar eficiencia y eficacia en la gestión de inventarios de la empresa Japan Auto, año 2017 2.4.2. Objetivos específicos.  Levantar información sobre los procesos del sistema de control interno de inventarios.  Identificar los riesgos a través de los instrumentos de evaluación del sistema de control de inventarios.  Aplicar pruebas sustantivas para evaluar el sistema de control interno en la gestión de inventarios.  Informar sobre los hallazgos encontrados en el manejo de los inventarios.

3. 3.1.

MARCO REFERECIAL

Antecedentes El presente trabajo de titulación no presenta antecedentes dentro de las universidades

establecidas en la ciudad de Santo Domingo, lo que indica que la evaluación del sistema de control interno y mejora en la gestión de inventarios de la empresa Japan Auto ubicada en la ciudad de Santo Domingo no ha sido antes publicada. Armendáriz (2016) ALMOGAS Cía. Ltda., realizó una investigación con respecto al control interno y la gestión de inventarios, debido al desconocimiento exacto de la cantidad de mercadería en la línea de textiles, de igual forma la empresa presentaba pérdidas significativas. Posterior se realizó la aplicación del COSO I por medio del cual se identificaron varias falencias y dado a la presencia de aquellos hallazgos se recomendó diseñar un plan de control interno que mejore y fortalezca las actividades de la empresa, para lograr los siguientes objetivos: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad en los reportes financieros, el cumplimiento de las leyes y políticas, con lo cual se podrá mejorar la gestión de los inventarios y evitar pérdidas para la empresa. En el 2014 se realizó una investigación sobre el control interno a la rotación de inventarios y su impacto en la rentabilidad de la empresa Comercial Romero Medina, por una estudiante de la Universidad Técnica de Ambato, esta investigación se efectuó debido a que la empresa, presentaba altos niveles de mercadería con poca salida ocasionando de esta manera una pérdida en las ventas y evitando adquirir productos que satisfagan la demanda. Tal situación al ser evaluada y analizada se identificó que la empresa no contaba con normas de control interno que le permitan controlar, el ingreso, salida y rotación de los inventarios, lo que provocaba tener un capital de trabajo amortizado (Alvarez, 2014). Estudiantes de la Universidad Católica del Ecuador, Santo Domingo, realizaron la evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios en la empresa LujoCar, ya que esta, presentaba un ineficaz control de mercaderías dentro del almacén generando incertidumbre en la disponibilidad de artículos, así mismo se observaba improductividad en el desempeño de las tareas, posterior se hizo uso del cuestionario COSO ERM para la evaluación donde se encontró que la empresa no poseía mecanismos que les permita disminuir los riesgos

6 en la gestión de inventarios, evitando así el desarrollo eficiente en los procesos. (Cedeño y Ojeda, 2016). En el año 2016 en la Universidad Regional Autónoma de los Andes se realizó el trabajo de titulación sobre el sistema de control interno y la gestión de inventarios para la empresa PintuImport, dado a que esta, presentaba un inadecuado registro contable, desconocimiento de la cantidad exacta de las mercaderías, al igual que carecía de personal idóneo que lleve el registro de inventarios y la ausencia de controles en bodega, seguido se procedió a evaluar y analizar el sistema de control interno de acuerdo a las NAGAS y SAS, se recomendó implementar el diseño de control interno en el área de bodega del almacén ya que este responderá en gran medida a dar solución a las debilidades encontradas (Morales, 2016). En la Universidad Regional Autónoma de los Andes se realizó un trabajo de titulación sobre el sistema de control interno y gestión de inventarios de la asociación de ganaderos de Santo Domingo debido al ineficiente control sobre los inventarios de activos fijos ya que estos no contaban con una codificación apropiada y carecían de personal encargado de recibir los bienes, continuando se aplicó el COSO I y de acuerdo a las NAGAS se analizó, evidenciando que la empresa carecían de políticas, procedimientos y un código de ética por tal situación se recomendó implementar la propuesta de control interno en el área de activos fijos en todos sus términos y todas sus fases (Paredes, 2015).

3.2.

Marco teórico

3.2.1. Auditoría. 3.2.1.1. Definición. La auditoría es un estudio integral que se emplea a la estructura, las transacciones y el desempeño de una entidad económica, con el propósito de obtener una adecuada prevención de los riesgos, optimización en la utilización de los recursos y sumisión permanente de las técnicas de control implantados por la administración (Sánchez, 2013). “Auditoría también denominada revisión o verificación, es la última fase del proceso contable, cuyo fin es la supervisión del mismo por un profesional independiente, función que efectúa mediante el análisis selectivo de la actividad de la empresa” (Sánchez y Alvarado, 2014, p.31).

7 Respecto a las definiciones antes expuestas se puede decir que la auditoría es un examen sistemático que puede ser adoptado por cualquiera de las áreas que integran una organización, a fin, de evaluar, comprobar y verificar que la información mantenida en la empresa tenga un nivel de riesgo aceptable. Las auditorías reflejan la razonabilidad que presentan las cuentan en una empresa. 3.2.1.2. Tipos de auditoría. A través del tiempo la auditoría se ha venido desarrollando varios ambientes. Es por ello que se presentan a continuación los siguientes tipos de auditoría: Tabla 1 Tipos de auditoría TIPOS DE AUDITORÍA Auditoría Ambiental Auditoría Médica Auditoría Social

Auditoría de Gestión

Auditoría Operacional

Auditoría Tributaria

Auditoría de Cumplimiento

Auditoría Informática

Auditoría Gubernamental

Auditoría Integral

Auditoría Financiera

DEFINICIÓN Esta realiza una evaluación objetiva de un sistema para determinar si son adecuados y efectivos para proteger el medio ambiente Se realiza una revisión objetiva de la estructura del trabajo profesional y de la atención médica, en base de las historias clínicas. Es el proceso por el cual una organización registra y analiza su acción social, da cuentas de las mismas y en función de los resultados mejora su acción Es el examen que se realiza a una entidad con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con los que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente. Es el estudio a la totalidad o partes en las actividades o procesos que efectúa la entidad con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con los que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente. Es un proceso para evaluar la evidencia y actividades realizadas con el aspecto tributario de acuerdo con las normas en materia fiscal o tributaria Es un examen a las operaciones financieras, administrativa, económicas, etc. Que se realizan para establecer que estas se han realizado conforme a las normas legales. Es el control de la función informática, el análisis de la eficiencia de los sistemas informáticos y la revisión eficaz administración de los recursos Esta sirve para verificar que la gestión pública se haya realizado con economía, eficiencia, eficacia y trasparencia de conformidad con las disposiciones legales. El principio fundamental de esta, es definir que el servicio de auditoría de estados financieros, además del informe de estos, debe incluir conclusiones adicionales sobre ajustes o leyes y regulaciones, control y desempeño de la administración en el cumplimiento de los objetivos y planes de gestión. Es un examen sistemático con el propósito de emitir una opinión profesional en base a los estados financieros de una unidad económica en una fecha determinada y sobre el resultado de las operaciones y los cambios en la posición financiera.

Nota: Adaptado de “Control interno, auditoría y aseguramiento” por E. Montaño, 2013, pp. 89-92.

8 3.2.1.3. Fases de la auditoría. 3.2.1.3.1. Fase previa de la auditoría. La fase previa de la auditoría inicia con el contacto entre el auditor y el cliente, quien previamente a aceptar el cargo que se le propone, deberá estudiar detalladamente las características de la organización a auditar recolectando todo tipo de información necesaria para llevar a cabo el proceso respectivo de auditoría. (Acebrón, Hernández, Pérez y Román, 2013)

La fase previa de la auditoría es de suma importancia para el auditor porque allí es donde este, debe medir a simple vista el grado de complejidad y los riesgos que puede asumir al auditar dicha empresa, es por ello que el cliente debe dar a conocer cabalmente que es lo que necesita que el auditor evalúe, entre otros aspectos. En esta fase se establecen varios objetivos, entre ellos está:     

El acercamiento con el cliente y los detalles del trabajo a ejecutar. El estudio general de la empresa y su entorno. La evaluación de los riegos de auditoría. La fijación de los objetivos generales de la auditoría El estudio preliminar de los principios, normas contables y de control interno de la empresa  Análisis y evaluación de los sistemas informáticos  Conclusiones preliminares y el plan general de acción  Organización de la auditoría (Sánchez y Alvarado, 2014). Los objetivos que se establecen en esta fase son uno de los más importantes debido a que se tiene contacto con el cliente y se especifica el trabajo que se va a realizar, lo cual permite al auditor medir los riesgos que se llevaran a cabo en el proceso además de tener una perspectiva general de cómo se están llevando a cabo las actividades en empresa a auditar, el plan que se desarrollará para el proceso de auditoría entre otros aspectos que son vitales para esta etapa, por otra parte el auditor determinará si es factible o no aceptar el trabajo propuesto. 3.2.1.3.2. Fase de planificación. En la fase de planificación se alcanzan altos niveles de eficacia y eficiencia con la correcta retribución de los recursos, además de disponer de las pruebas que se realizarán en el proceso, el número de horas máximo que se llevará en realizar la auditoría desde que se asume la aceptación del cargo al cliente hasta la redacción y comunicación del informe de auditoría (Pallerola y Monfort, 2013).

9 La planificación permite al auditor establecer una estrategia de la auditoría, pero para cumplir con los objetivos establecidos y elaborar los programas de auditoría debe desarrollar procedimientos que le permitan obtener evidencias que sustenten la opinión de auditoría y elaborar un plan e pruebas sustantivas que afronten los riesgos de fraude o error significativo que hayan identificado. (Sánchez y Alvarado, 2014, p.258)

En esta fase se puede decir que el auditor debe estar en completo conocimiento del giro del negocio además de tener a su alcance la información tanto legal como contable que permita determinar los objetivos específicos de la auditoría, con la elaboración de un programa de las actividades que se efectuarán en el proceso. Sánchez y Alvarado (2014) proponen los siguientes objetivos para la fase de planificación:  Identificación de cuentas a verificar.  Determinación de los objetivos específicos de auditoría.  Elaboración de programas (p.226). 3.2.1.3.3. Fase de ejecución. En esta fase se realizan las diferentes pruebas y análisis de las cuentas a evaluar a fin de determinar su razonabilidad, al igual que se detallan todos los hallazgos encontrados en los respectivos documentos que sirvieron como evidencia. “Está compuesta por los diferentes métodos analíticos de investigación y prueba que los auditores deben utilizarlos en su examen con el objeto de obtener evidencia suficiente, confiable, relevante y útil que les permita fundamentar sus opiniones, conclusiones y recomendaciones” (Vivanco, 2017, p.63) 3.2.1.3.3.1. Papeles de trabajo. Sánchez y Alvarado (2014) afirma: “los papeles de trabajo son un conjunto de registros, archivos y documentos de trabajo preparados para la auditoría donde se va dejando constancia del trabajo realizado de la diversa de información que se va recopilando y de las conclusiones obtenidas” (p.351).

Los papeles de trabajo Auxilian en la planeación y desempeño de la auditoría Auxilian en la supervisión y revisión de trabajo del auditoría Registran la evidencia de auditoría resultante del trabajo de auditoría desempeñado, para apoyar la opinión del auditor externo Figura 1. Papeles de trabajo. Adaptado de “Papeles de trabajo en la auditoría financiera” por R. Estupiñán, 2014, p.35.

3.2.1.3.3.2. Determinación de los principales tics. Ante el hecho de que un mismo trabajo de revisión de unas cuentas, intervengan más de una persona, se suele establecer una forma común de indicar las señas de revisión, con dicha homogenización se facilita el trabajo del supervisor que tendrá que realizar a posteriori, siendo muy frecuente el uso de las determinadas TICS. (Pallerola y Monfort, 2013, p.48) Tabla 2 Hojas de tics √Con √E OK PPC Pass 

Hoja de tics Visto con documento Visto su existencia Verificado con documento soporte y cálculos Proporcionado con el cliente Error que, dado su reducido material, se acepta Cantidad sumada y es correcto el resultado

Nota: Adaptado de “Auditoría” por J. Pallerola y E. Monfort, 2013, p.48.

3.2.1.3.3.3. Pruebas de cumplimiento. Según Pallerola y Monfort, (2013) durante la etapa de ejecución el auditor tiene la obligación de efectuar pruebas de cumplimiento que demuestren la existencia de un correcto control interno el cual permita verificar la presencia de debilidades o datos erróneos en las áreas evaluadas. Es por ello que las pruebas de cumplimiento tienen como propósito dejar constancia de la existencia de controles mediante la comparación de documentos, verificación de valores, cumplimiento de políticas, normas y secuencia numérica de los comprobantes de venta entre otros, que le permitan al auditor confirmar el cumplimiento. 3.2.1.3.4. Fase de cierre y conclusiones. “La fase de redacción del informe es quizá la de mayor importancia, dado que representa plasmar en un documento escrito las conclusiones alcanzadas y previamente comunicadas a la empresa” (Pallerola y Monfort, 2013, p.36). El informe contiene los hallazgos detectados mismos que debe ser presentado oportunamente, con el objeto de que la información

11 en él contenida sea útil para que las autoridades correspondientes adopten de forma inmediata las medidas correctivas o preventivas necesarias para mejorar el proceso. Sánchez y Alvarado (2014) proponen los siguientes objetivos para la fase de cierre y conclusiones      

Revisión de las operaciones y hechos posteriores a la fecha del cierre del ejercicio. Revisión del borrador de cuentas anuales. Conclusiones generales de auditoría. Evaluación de los riesgos asumidos. Informe de deficiencias de control interno para la gerencia. Elaboración del informe de auditoría. (p.227)

3.2.1.3.4.1. Tipos de opinión. Tabla 3 Tipos de opiniones

Opinión Opinión Favorable

Opinión con salvedades

Opinión desfavorables

Opinión denegada

Concepto Esta es presentada de manera clara y precisa por el auditor y expresa la imagen fiel en todos los aspectos significativos, datos patrimoniales, de situación financiera y de resultados de las operaciones de la empresa. Esta se determina cuando existe uno o varias eventos significativos como es la limitación al alcance del trabajo realizado y el incumplimiento de los principios y criterios contables, incluyendo omisiones de información, contenidos en el marco normativo de información financiera que resulte de aplicación Las cuentas anuales tomadas en su conjunto no expresan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de las operaciones de la empresa. Existe la presencia de esta opinión cuando el auditor no ha logrado obtener la evidencia necesaria para constituir una opinión sobre las cuentas anuales tomadas en su conjunto, debe manifestar en su informe que no es posible expresar una opinión de las mismas.

Nota: Adaptado de “Auditoría, enfoque teórico – práctico” por J. Pallerola y E. Monfort, 2013, p.48.

3.2.1.4. Riesgos de auditoría. Según la NIA 320 “El riesgo de auditoría es el riesgo de que el auditor exprese una opinión de auditoría inadecuada cuando los estados financieros contienen incorrecciones materiales. El riesgo de auditoría es función del riesgo de incorrección material y del riesgo de detección” (IAASB, 2014, p. 401). En otras pablaras se puede decir que es la vulnerabilidad ante los eventos presentados donde el auditor debe presentar la evidencia suficiente para emitir una opinión ya que esta puede afectar negativamente a la empresa contratante. 3.2.1.4.1. Riesgo inherente. En una auditoría financiera es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacción o una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos. (Blanco, 2014, p.68)

12 “Es la susceptibilidad de una aseveración a una representación errónea, que pudiere ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con otras presentaciones erróneas, suponiendo que no hubiera controles internos relacionados” (Estupiñán, 2014, p.48). El riesgo inherente generalmente se genera por la actividad económica que lleva la empresa independientemente del control interno que lleve a cabo. 3.2.1.4.2. Riesgo de control. Es el riesgo de que no se prevenga o detecte y se corrija oportunamente por el control interno de la entidad, representación errónea, que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con otras representaciones erróneas, suponiendo que no hubiera controles internos relacionados. (Estupiñán, 2014, p.48)

Este riesgo se lleva a cabo cuando el control interno implementado por la administración en la organización, no es lo necesariamente congruente, por tanto, no detecta, previene o corrige alguna irregularidad presentada en los estados financieros. 3.2.1.4.3. Riesgo de detección. En una auditoría financiera es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases. (Blanco, 2014, p.68)

Este riesgo es de responsabilidad directa con el auditor ya que consiste en la posibilidad de que existan errores en el desarrollo de las actividades para el cumplimiento de la auditoría por lo que el auditor pudiere emitir una opinión equivoca. 3.2.1.5. Normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS). Las normas de auditoría contienen las reglas básicas que el contador púbico debe seguir de manera escrita en la realización de una auditoría, revisoría fiscal o en el examen de estados financieros, es decir, cuando el contador público realiza una actividad pública. (Montaño, 2013, p.117)

3.2.1.5.1. Normas personales. Estas normas se refieren a las cualidades del contador público, a la calidad de su trabajo en el ejercicio de su profesión y a los aspectos de ética profesional, por lo que han sido complementadas con el pronunciamiento del Concejo Técnico sobre normas de ética profesional. (Montaño, 2013, p.118)

13 3.2.1.5.2. Normas relativas a la ejecución del trabajo. Las normas de la auditoría relativas a la ejecución del trabajo tienen como objetivo la determinación de los procedimientos de auditoría que han de ser observados por los contadores públicos en la realización de la auditoría o de la Revisoría Fiscal. El propósito de estas normas no es desarrollar programas de auditoría, ya que estos deben ser preparados por el Contador Público en cada caso teniendo en cuenta la variedad situaciones que se le presentan en el desarrollo de su trabajo, tanto por las diferencias existentes entre los diversos entes y/o como el mayor o menor grado de control interno existente en ellos. (Montaño, 2013, p.121)

3.2.1.5.3. Normas relativas a la rendición de informes.    



Cuando el nombre de un Contador Público se encuentre inscripto con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. El informe de auditoría se debe mencionar sí, los estados financieros están presentados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados El informe de auditoría debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el periodo corriente en relación con el periodo anterior Cuando el Contador Público exprese salvedades sobre algunas de las afirmaciones en su informe y dictamen, deberá realizarlo de manera clara e inequívoca, indicando a cual de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto. Cuando el Contador Público considere, no estar en la capacidad de expresar un dictamen sobre los estados financieros tomados en conjunto, deberá comunicarlo de manera clara y explícita. (Montaño, 2013)

Las NAGAS son normas de auditoría generalmente aceptadas a las cuales los auditores deben sujetarse para el desarrollo de sus actividades, con el cumplimiento de estas, el auditor garantiza la calidad de su trabajo, en esta normativa se detallan las normas personales, de ejecución y de redacción de informe del auditor, mismas que favorecen el desarrollo de la auditoría. 3.2.1.6. Normas internacionales de auditoría (NIA). 3.2.1.6.1. NIA 230. Documentación de auditoría. 3.2.1.6.1.1. Alcance. Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de preparar la documentación de auditoría correspondiente a una auditoría de estados financieros. En el anexo se enumeran otras NIA que contienen requerimientos específicos de documentación y orientaciones al respecto. Los requerimientos específicos de documentación de otras NIA no limitan la aplicación de la presente NIA. (IAASB, 2014, p.186)

14 3.2.1.6.1.2. Objetivo. El objetivo del auditor es preparar documentación que proporcione:  

Un registro suficiente y adecuado de las bases para el informe de auditoría; y Evidencia de que la auditoría se planificó y ejecutó de conformidad con las NIA y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables. (IAASB, 2014, p.187)

3.2.1.6.2. NIA 320. Importancia relativa o materialidad. 3.2.1.6.2.1. Alcance. “Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de aplicar el concepto de importancia relativa en la planificación y ejecución de una auditoría de estados financieros” (IAASB, 2014, p.399). 3.2.1.6.2.2. Objetivo. “El objetivo del auditor es aplicar el concepto de importancia relativa de manera adecuada en la planificación y ejecución de la auditoría” (IAASB, 2014, p.399). 3.2.1.6.3. NIA 330. Respuesta del auditor a los riesgos valorados. 3.2.1.6.3.1. Alcance. Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor, en una auditoría de estados financieros, de diseñar e implementar respuestas a los riesgos de incorrección material identificados y valorados por el auditor de conformidad con la NIA 31. (IAASB, 2014, p.409)

3.2.1.6.3.2. Objetivo. El objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada con respecto a los riesgos valorados de incorrección material mediante el diseño e implementación de respuestas adecuadas a dichos riesgos (IAASB, 2014. p.409). 3.2.1.6.4. NIA 500. Evidencia de la auditoría. 3.2.1.6.4.1. Alcance. Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) explica lo que constituye evidencia de auditoría en una auditoría de estados financieros; y trata de la responsabilidad que tiene el auditor de diseñar y aplicar procedimientos de auditoría para obtener evidencias de auditoría suficiente y adecuada que le permita alcanzar conclusiones razonables en las que busquen su opinión. (IAASB, 2014, p.479)

15 3.2.1.6.4.2. Objetivo. “El objetivo del auditor es diseñar y aplicar procedimientos de auditoría de forma que le permita obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada para poder alcanzar conclusiones razonables en las cuales basar su opinión” (IAASB, 2014, p.479). 3.2.1.6.5. NIA 530. Muestreo de la auditoría 3.2.1.6.5.1. Alcance. Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) es de aplicación cuando el auditor ha decidido emplear el muestreo de auditoría en la realización de procedimientos de auditoría. Trata de la utilización por el auditor del muestreo estadístico y no estadístico para diseñar y seleccionar la muestra de auditoría, realizar pruebas de controles y de detalle, así como evaluar los resultados de la muestra. (IAASB, 2014, p.553)

3.2.1.6.5.2. Objetivo. “El objetivo del auditor, al utilizar el muestreo de auditoría, es proporcionar una base razonable a partir de la cual alcanzar conclusiones sobre la población de la que se selecciona la muestra” (IAASB, 2014, p.553). Las normas internacionales de auditoría están orientadas al desarrollo sostenido de la profesión contable, mismas que contienen principios y procedimientos básicos que debe aplicar el auditor para las auditorías a estados financieros. 3.2.1.7. Programa de auditoría. Es un papel de trabajo de archivo permanente, que le permite al auditor evaluar el desempeño de los procesos auditados formando así parte del legajo de auditoría. De acuerdo a como se vallan realizando los procedimientos que lo integran se determinan las afectaciones que queden reflejados en cédulas de auditoría deberán anotarse las referencias cruzadas a lápiz o tinta roja, con el propósito de dejar constancia de su cumplimiento (Sánchez, 2013). “Consiste en el conjunto de actividades que el auditor se propone llevar a cabo como consecuencia de los objetivos establecidos y el conocimiento previo obtenido sobre la empresa y su sistema de control interno contable y administrativo” (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 272). El programa de trabajo se lo puede entender también como plan de acción que se pretende seguir y que servirá para controlar el trabajo, además, en este se describen los procedimientos de las técnicas que se van a utilizar para generar mayor amplitud.

16 3.2.1.7.1. Tipos de programas. 3.2.1.7.1.1. Desde el punto de vista del grado de detalle se clasifica.  Programas generales, cuyo contenido se limita al enunciado genérico de procedimientos técnicos y objetivos.  Programas detallados en los que con mayor o menor detalle se inician los procedimientos y técnicas a desarrollar (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 275). 3.2.1.7.1.2. Desde el punto de vista práctico o profesional. 

Grandes empresas con control interno efectivo

 

Grandes empresas en las que el control no es efectivo Pequeñas o medianas empresas en las que las decisiones están prácticamente en manos de una sola persona Pequeñas empresas sin ningún sistema de control interno. (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 275)



3.2.2. Control interno. “El control interno comprende del plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada adoptan la dirección general, los responsables del gobierno y otro personal de la entidad para salvaguardar sus activos y documentación relevante” (Santillana, 2015, p.48). Blanco (2014) “el control interno es un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad, gerencia y otro personal diseñado para proveer seguridad razonable respecto del logro de objetivos” (p.194). Además, sirve como base para el cumplimiento de los objetivos establecidos por la organización. Con las definiciones antes mencionadas por los autores se puede definir al control interno como un conjunto de acciones, métodos y procedimientos que permite generar mayor seguridad de las actividades a realizar, proporcionando un ambiente más confiable, eficaz y eficiente. 3.2.2.1. Objetivos específicos del control interno. El control interno comprende de métodos y procedimientos que aseguren el desarrollo eficaz de la organización, para ello deberá cumplir con los siguientes objetivos

17 

Estimular el acatamiento y adhesión a la legislación, normativa y las políticas prescritas por la administración



Promover eficiencia operativa



Asegurar la razonabilidad y confiabilidad de la información financiera y presupuestal, y la complementaria administrativa y operacional



Salvaguardar los activos y la documentación relevante. (Santilla, 2015, pp. 56-58)

3.2.2.2. Tipos de control interno. 3.2.2.2.1. Control interno administrativo. En los controles administrativos se involucran todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización además el control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración. (Vivanco, 2017) Se refiere al plan organizacional de las actividades dela compañía, organización, líneas de responsabilidad, sistemas de autorización de operaciones, planes de trabajo, métodos encaminados a promover la eficiencia en las operaciones, estímulos de adhesión a las políticas ordenadas por la gerencia. (Sánchez y Alvarado, 2014, p.280)

3.2.2.2.2. Control interno contable. “El control contable comprende el plan de la organización y los procedimientos y registros relacionados con la salvaguardia de los activos y la confiabilidad de los estados financieros, diseñado para proveer seguridad razonable” (Mantilla, 2013, p.7). Sánchez y Alvarado (2014) mencionan “el control interno contable abarca la preparación de los estados financieros, la existencias de principios de contabilidad generalmente aceptados, el sistema de registro, informatizado o no, y el cumpliendo de los dispuesto por las normas que se refiere a los mismos por legislación vigente” (p.279). Prácticamente este control se centra en la parte contable de toda organización. Prácticamente el control contable tiene que ver con los métodos y procedimientos relacionados directamente con el cuidado de los activos de la empresa, al igual que confiabilidad de los registros contables.

18 3.2.2.3. Modelos de control interno. Tabla 4 Modelos de control interno Modelo de control interno COSO

Modelo de CADBURY

control

Modelo de control interno COCO

Modelo de control COBIT

Modelo de TURNBULL

control

Modelo de Autoevaluación de Controles AEC

Modelo de SAC

Modelo de control KING Modelo PETERS

control

Modelos de control interno Este modelo surge como una iniciativa del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision (COSO) en Estados Unidos, en 1982, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización Desarrollado en 1992 por el llamado Comité Cadbury en Inglaterra como respuesta a los escándalos y fraudes cometidos en el mundo corporativo […], adopta una interpretación más amplia del control al contar con mayores especificaciones en la definición de su enfoque sobre el sistema de control de tipo financiero y otros. El modelo de control interno COCO, surge en Canadá, en noviembre de 1995, como parte del trabajo del instituto Canadiense de Contadores Certificados. Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos: propósito, compromiso, aptitud, acción y evaluación y aprendizaje. Objetivos de control para tecnologías de información y tecnologías relacionadas, su propósito fundamental se enfoca en que estas promuevan los procesos de la organización para producir información en el logro de sus objetivos. Publicado en 1999, tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre control interno. Fundamenta su desempeño en los siguientes elementos: Mantenimiento del sistema de control interno, revisión de la efectividad del control interno, declaración del consejo de administración sobre el control interno. Conocido como Autoevaluación del Control Interno, se orienta a brindar una seguridad razonable para que se alcancen los objetivos de control a través de la aplicación de diagnósticos del control interno. Su proceso, que documenta la administración o equipo de trabajo, se involucra directamente en una función El Sistema de Auditoría y Control (SAC), creado en 1991 y revisado en 1994, ofrece asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoría de los sistemas y tecnología informática. El informe SAC define el sistema de control interno, describe sus componentes, provee varias clasificaciones de los controles, plantea objetivos de control y riesgos, y define el papel de auditor interno. Asimismo, proporciona una guía sobre el uso, administración y protección de los recursos tecnológicos. Desarrollado en Sudáfrica, surgió ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo. Surge como consecuencia de la Ley de control y Transparencia en los Negocios, su objetivo es mejorar a la organización con el fin de evitar crisis corporativas

Nota: Adaptado de “Auditoría Administrativa: Evaluación y diagnóstico empresarial” por E. Franklin, 2014, p. 12.

3.2.2.4. Coso ERM. El modelo COSO II ERM, un modelo ajustado y diseñado para desarrollar una estructura conceptual para la administración del riesgo empresarial y se planteó la formulación y seguimiento del proceso básico para identificar, evaluar, medir y reportar amenazas, debilidades, fortalezas y oportunidades que afectar el logro de las metas y objetivos de una empresa. (Estupiñán, 2015, p. 381)

19 El COSO II o ERM está orientado a la identificación de riesgos e incidentes empresariales los cuales impidan el cumplimiento de metas y objetivos propuestos por las empresas, por otro lado, este, brinda seguridad razonable para el desarrollo de las actividades ya que su propósito es desarrollar una estructura conceptual para la administración del riesgo. 3.2.2.4.1. Componentes del coso ERM. Tabla 5 Componentes del coso ERM Componentes de coso ERM Componente Ambiente Interno

Establecimiento de objetivos

Identificación de eventos Evaluación de riesgos

Respuesta al riesgo

Actividades de control Información y comunicación

Monitoreo

Concepto Este componente abarca forma de una organización y establece la base de cómo el personal de la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía de administración de riesgo y el riesgo aceptado, la integridad, valores éticos y el ambiente en el cual ellos operan. La administración de riesgos corporativos asegura que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misión de la entidad, además de estar en línea con ella y de ser consecuentes con el riesgo aceptado. Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades… Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo deben ser administrados; son evaluados sobre una base inherente y residual bajo las perspectivas de probabilidad e impacto con base en datos pasados internos y externos… La dirección selecciona las posibles respuestas —evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos— a través del desarrollo de una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y con las tolerancias al riesgo de la entidad. Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo efectivamente. La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Una comunicación efectiva debe producirse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a través, y hacia arriba de la entidad. La totalidad de la administración de riesgos corporativos es monitoreada y se efectúan las modificaciones necesarias. Este monitoreo se lleva a cabo mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones a la vez.

Nota: Adaptado de “Control interno y fraude, análisis de informe COSO I, II y III” por R. Estupiñán, 2015, p. 68.

3.2.2.5. Evaluación del sistema de control interno. La evaluación de los controles internos contables hecha por el auditor externo o auditor para cada tipo importante de transacciones, debe dar lugar a una conclusión respecto a si los procedimientos establecidos y su cumplimiento debe considerarse satisfactorios si la revisión del contador público y sus pruebas no revelan ninguna situación que se considere como una deficiencia importante para su objetivo. (Estupiñán, 2012, p. 158)

El control interno es implementado por la administración y está diseñado para proporcionar seguridad razonable de los procedimientos efectuados en una organización, es por ello debe someterse a una evaluación para verificar si este necesita mejoras que contribuyan

20 al cumplimiento de metas y objetivos propuestos en una organización. En la evaluación del sistema de control interno, el auditor determina el grado de cumplimiento que tiene la empresa y si esta, está proporcionando una seguridad necesaria o a su vez debe mejorar sus procedimientos establecidos para prevenir ciertos errores que pueden afectar a las cuentas que han sido auditadas. 3.2.2.5.1. Métodos para la evaluación del sistema de control interno. 3.2.2.5.1.1. Método de cuestionarios. Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. (Estupiñán, 2012, p.161)

Los cuestionarios son uno de los métodos más utilizados debido a la facilidad en la formulación de preguntas que permiten la identificación porcentual y numérica de aceptación, fallo, o en sí de respuestas sobre un tema en específico del área a encuestar, estas preguntas que están dirigidas al personal que integra dicho departamento. 3.2.2.5.1.2. Método narrativo o descriptivo. Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema (Estupiñán, 2012, p. 161). 3.2.2.5.1.3. Método gráfico o diagramas de flujo. Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades. En la descripción de los procedimientos, el auditor utiliza símbolos convencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la empresa. (Estupiñán, 2012, p.161)

3.2.2.5.2. Pruebas sustantivas. “Los procedimientos sustantivos se efectúan para detectar los errores e irregularidades con respecto a las aseveraciones e incluyen procedimientos analíticos sustantivos, así como pruebas de detalle de las clases de transacciones, los saldos de cuenta y las revelaciones” (Napolitano, Holguín, Tejero y Valencia, 2013, p.111).

21 3.2.2.5.2.1. Procedimientos analíticos sustantivos. Los procedimientos analíticos sustantivos consisten en la evaluación de información financiera, mediante un estudio de las relaciones plausibles entre los datos financieros y no financieros. Estos incluyen, además, la investigación de las fluctuaciones y relaciones identificadas que aparentan no ser coherentes con otra información relevante o que se desvían, significativamente, de los montos predichos. (Napolitano et al., 2013, p.111)

3.2.2.5.2.2. Pruebas de detalle. Las pruebas de detalles son la aplicación de una o más técnicas diversas, tales como: inspección de registros o documentos, de los activos tangibles, observación, indagación, confirmación, repetición de cálculos o repetición de las partidas o transacciones individuales, que constituyen el saldo de una cuenta, una clase de transacciones o una revelación. (Napolitano, et al., 2013, p.112)

3.2.2.6. Beneficios del COSO II – ERM. De acuerdo con Estupinán (2015), la implementación del COSO ERM presenta los siguientes beneficios:      

Permite a la dirección de la empresa poseer una visión global del riesgo y accionar los planes para su correcta gestión. Posibilita la priorización de los objetivos, de los riesgos claves del negocio y de los controles implantados, lo que permite su adecuada gestión. Permite una toma de decisiones más segura y facilita la asignación del capital. Alinea los objetivos del grupo con los objetivos de las diferentes unidades de negocio, así como los riesgos asumidos y los controles puestos en acción. Permite dar soporte a las actividades de planificación estratégica y control interno Permite cumplir con los nuevos marcos regulatorios y demanda de nuevas prácticas de gobierno corporativo. Fomenta que la gestión de riesgos pase a formar parte de la cultura del grupo. (p.386)

Los beneficios del COSO ERM permiten el manejo adecuado de los riesgos en las organizaciones, a fin de que se cumpla con los objetivos empresariales y este de soporte a las actividades que se realizan. 3.2.2.7. Limitaciones del control interno Aun cuando el control interno provee un razonable aseguramiento de almacenar los objetivos de la entidad también tiene limitaciones. El control interno no puede prevenir malos juicios o decisiones, o eventos externos que pueden provocar que no se alcance el logro de las metas proporcionales. En otras palabras, se debe reconocer que un sistema de control interno está expuesto a fallas. Las limitaciones del control interno se detallan a continuación: 

Falta de idoneidad de los objetivos establecidos como precondición del control interno

22     

Aplicación de juicios humanos en la toma de decisiones que pueden no ser las más acertadas, o estar sujetas a condicionamientos o influencias Incidentes que pueden ocurrir debido a fallas humanas como por ejemplo fallas o confusiones Habilidad de la administración para anular controles Habilidad de la administración, del personal o de terceras partes, que se coluden para burlar los controles Eventos externos que estén fuera de control de la organización (Santillana, 2015, p.86)

3.2.3. Inventarios. “Las existencias se consideran activos corrientes, es decir que se esperan vender o consumir en el transcurso del ciclo normal explotación, cuya duración con carácter general se considera inferior a un año” (Maside, Contorna, Vidal y Álvarez, 2013, p.33). Los inventarios son bienes adquiridos para su posterior venta y constituyen el objetivo principal de las empresas comerciales (Romero, 2013, p.175). 3.2.3.1. Clases de inventarios. Tabla 6 Clasificación de los inventarios Clases de inventarios Los bienes que la empresa adquiere en el exterior que, a su vez, pueden ser:

Los productos obtenidos por la empresa en las distintas fases de su proceso productivo:

Comerciales: los bienes destinados a la venta sin transformación (empresas comerciales). Materias primas: los bienes destinados a ser incorporados al proceso de fabricación de la empresa y que formarán parte del producto terminado (empresas industriales). Otros aprovisionamientos: comprende distintos elementos que son utilizados o consumidos en la empresa o necesarios para la comercialización de los productos con los que trafica la empresa Productos en curso Productos semiterminados Productos terminados Subproductos, residuos y materiales recuperados.

Nota: Adaptado de “Contabilidad general, curso práctico” por J. Rey, 2014, pp. 122-123.

3.2.3.2. Gestión de inventarios. La administración de inventarios es la aplicación de procedimientos y técnicas que tienen por objeto establecer, poner en efecto y mantener las cantidades más ventajosas de materias primas, producción en proceso, artículos terminados, materiales de empaque, refacciones, etc., minimizando los costos que generan, y así contribuir a lograr los fines de la empresa. (García, 2014, p.274) El problema fundamental de la gestión de stock se centra en determinar cuál debe ser la cantidad que se debe mantener en almacén para evitar la ruptura del proceso productivo. Esta cantidad mínima estará basada en factores como el volumen de pedido y el tiempo de aprovisionamiento. (Mallo y Jiménez, 2014, p.236)

23 La gestión de los inventarios permite una administración adecuada de los ingresos, salidas y registros de los inventarios dentro de la empresa, con el propósito mantener un nivel de mercaderías aceptable la cual le permita satisfacer la demanda evitando rupturas de stock, pérdidas por mercaderías de poca rotación entre otros factores que alteran la gestión de inventarios. 3.2.3.3. Ciclo de los inventarios 3.2.3.3.1. Naturaleza del proceso de los inventarios Los materiales recibidos pueden ser enviados directamente a los procesos productivos, o con en parte de inventario en espera de ser utilizados; estos inventarios son comúnmente conocidos como almacenes. Los materiales, que pueden ser materias primas, refacciones, partes, subensambles, etc., que quedan para su utilización posterior en alguna fase del proes de manufactura, mantenimiento de alguna otra actividad operacional o para su venta al consumidor. De igual manera los inventarios pueden provenir de proveedor, cuyo caso son captados a través del departamento de recepción, o ser resultado de los procesos de manufactura de la entidad. La característica común es que pasarán un periodo de espera antes de que sean requeridos para algún uso, por lo cual deben ser conservados en los almacenes durante ese lapso. Las actividades en los almacenes están relacionadas con un gran número de operaciones como recepción, inspección, producción, mantenimiento y ventas. El propósito de esta actividad es mantener los materiales correspondientes en buenas condiciones y disponibles en el momento que se requieran. (Santillana, 2015, p.277)

3.2.3.3.2. Ciclo de control del proceso de almacenes La función de los inventarios en almacenes está relacionada con un amplio campo de actividades operativas; en consecuencia, de nueva cuenta es necesario dividir el proceso en los pasos específicos que comprenden esta típica función. Estos casos pueden ser agrupados como sigue: 1) La determinación del tipo y cantidad de materiales que se van a desplazar dentro de los almacenes. 2) La aceptación de los materiales por los almacenes. 3) El almacenamiento de los mismos de tal manera que se encuentren adecuadamente salvaguardados y disponibles cundo sean requeridos. 4) La recolección y distribución de materiales específicos bajo un requerimiento debidamente autorizado. (Santillana, 2015, p.277)

3.2.3.4. Operaciones de compra, venta y de mercadería. Los inventarios son los bienes adquiridos para su posterior venta y constituyen el objetivo principal de las empresas comerciales; la obtención de utilidades. La corrección y registro de los inventarios en las empresas comerciales es muy importante. La corrección en el cálculo de la utilidad bruta depende del adecuado registro de las operaciones efectuadas con las mercaderías puesto que uno de los principales objetivos de la contabilidad de inventarios, según lo comenta el Instituto Norteamericano de Contadores Públicos, es el enfrentamiento entre los ingresos y los costos. (Romero, 2013, p. 175)

24 3.2.3.4.1. Compras. Representan la adquisición de mercancías que se realizaron durante el ejercicio ya sea de contado o a crédito.

Proveedor

Entrada

Almacén

Figura 2. Compras. Adaptado de “Contabilidad para no contadores” por A. Romero, 2013, p.175.

3.2.3.4.2. Ventas. Las ventas representan la salida de mercadería de la empresa misma que es ofertada a los clientes, esta actividad tiene un alto nivel de materialidad y es por ello que los negocios pueden permanecer en el mercado siempre y cuando sus mercaderías estén valoradas a un precio considerable, con un porcentaje de utilidad que genere beneficios para la empresa. Romero (2013) es toda aquella mercadería vendida a los clientes a precio de venta siendo este valor cancelado en efectivo o a crédito. Cabe mencionar que el precio de venta se integra del precio de costo más el porcentaje de utilidad. 3.2.3.5. NIC 2 Existencias. 3.2.3.5.1. Objetivo. El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de costo que se usan para atribuir costos a los inventarios. (IFRS, 2013, p.A623)

3.2.3.5.2. Alcance. Esta Norma será de aplicación a todos los inventarios, excepto a: La obra en curso, resultantes de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicio directamente relacionados; los instrumentos financieros; y los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección Esta Norma no será de aplicación en la medición de los inventarios mantenidas por: a) Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección, así como de minerales y productos minerales, siempre que sean medidos por su valor neto realizable, de acuerdo con prácticas bien consolidadas en esos sectores. En el

25 caso de que esos inventarios se midan al valor neto realizable, los cambios en este valor se reconocerán en el resultado del periodo en que se produzcan dichos cambios. b) Intermediarios que comercien con materias primas cotizadas, siempre que midan sus inventarios al valor razonable menos los costes de venta. En el caso de que esos inventarios se lleven a valor razonable menos costos de ventas, los cambios en el importe del valor razonable menos costos de venta se reconocerán en el resultado del periodo en que se produzcan dichos cambios. (IFRS, 2013, p. A623)

3.2.3.5.3. Definiciones. Los siguientes términos se usan, en la presente Norma, con el significado que a continuación se especifica: Existencias son activos: a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación; b) En proceso de producción de cara a esa venta; o c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción o en el suministro de servicios. Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta. Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua. El valor neto realizable hace referencia al importe neto que la entidad espera obtener por la venta de los inventarios, en el curso normal de la operación. El valor razonable refleja el importe por el cual este mismo inventario podría ser intercambiado en el mercado, entre compradores y vendedores interesados y debidamente informados. El primero es un valor específico para la entidad, mientras que el último no. El valor neto realizable de los inventarios puede no ser igual al valor razonable menos los costos de venta. (IFRS, 2013, p.A624)

Las normas internacionales de contabilidad son criterios que regulan la información que contienen los estados financieros, la NIC 2 está específicamente fundamentada en los inventarios ya que estos son un elemento de vital importancia para la continuidad del negocio, por ello estos deben ser controlados a fin de evitar pérdidas por mercadería de poca rotación, mal valorizados, equívoco registro, etc. 3.2.3.5.4. Costos de los inventarios El costo de los inventarios está formado por todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales.

26 3.2.3.5.4.1. Costo de adquisición El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición. (IFRS, 2013, p.A625)

3.2.3.5.4.2. Costos de transformación Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados. (IFRS, 2013, p.A625)

3.2.3.5.4.3. Otros costos Se incluirán otros costos, en el costo de los inventarios, siempre que se hubiera incurrido en ellos para dar a los mismos su condición y ubicación actuales. Por ejemplo, podrá ser apropiado incluir, como costo de los inventarios, algunos costos indirectos no derivados de la producción, o los costos del diseño de productos para clientes específicos. Son ejemplos de costos excluidos del costo de los inventarios, y por tanto reconocidos como gastos del periodo en el que se incurren, los siguientes: (a) las cantidades anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros costos de producción; (b) los costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios en el proceso productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior; (c) los costos indirectos de administración que no hayan contribuido a dar a los inventarios su condición y ubicación actuales; y (d) los costos de venta. (IFRS, 2013, p.A626)

3.2.3.6. Sistemas de inventarios. Uno de los principales objetivos de un sistema contable es la fácil comprensión de la información financiera para accionistas, acreedores y demás usuarios permitiéndoles analizar los resultados del negocio y evaluar el potencial futuro de la compañía. En la partida de inventarios existen dos sistemas de registro que son utilizados por las empresas para efectuar tales registros y calcular el costo de la mercancía vendida conforme al giro al que corresponda. Estos dos sistemas se denominan perpetuo y periódico (Guajardo y Andrade, 2014).

27 3.2.3.6.1. Sistema cuenta múltiple o periódico. Cuando se aplica el sistema de inventario periódico, no se mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia. Siempre que se compran mercancías para revenderse, se hace un cargo a la cuenta compras; por su parte, las cuentas devoluciones y bonificaciones sobre compras, descuentos sobre compras y fletes sobre compras se utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al transportar mercancías. Por lo tanto, es necesario hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al finalizar el periodo. En el sistema periódico no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta, por lo tanto, debe calcularse al final del periodo. (Guajardo y Andrade, 2014, p. 303)

El sistema de cuenta múltiple o periódico hace uso de varias cuentas en relación a las compras y ventas que se realizan utilizando cuentas de devoluciones, descuentos, entre otros, para que al finalizar el año estas seas eliminadas afectando a la cuenta de inventario, además no es registrado el costo de la mercadería trasferida, es por ello que cada vez que se realiza este proceso se debe ser calculado al final del periodo. 3.2.3.6.2. Sistema de cuenta permanente o perpetuo. El sistema de inventario perpetuo mantiene un saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra mercancía, aumenta la cuenta de inventario; cuando se vende, disminuye y se registra el costo de la mercancía vendida. Así, en todo momento se conoce la cantidad y el valor de las mercancías en existencia y el costo total de las ventas del periodo. (Guajardo y Andrade, 2014, p. 303)

Cuando se hace uso del sistema perpetuo no se utilizan las cuentas compras, devoluciones, bonificaciones sobre compras o descuentos sobre compras, cualquier entrada o salida de artículos se registra en la cuenta inventario de mercancías a fin de tener datos actualizados. 3.2.3.7. Métodos de valuación de inventarios. Existen varios métodos mediante los cuales, al terminar el periodo contable, el contador puede valorar las mercancías no vendidas. La selección del método es importante, debido a que el valor del inventario final afecta el costo de las mercancías vendidas y la utilidad neta que aparecen en el estado de resultados, así como el inventario final que se presenta como un activo en el estado de situación financiera. (Guajardo y Andrade, 2014, p. 308)

3.2.3.7.1. Método Fifo. Este método toma su nombre de las siglas inglesas Fifo (First in, first out), es decir primera entrada, primera salida. Para valorar cada salida se toma el precio de la primera unidad entrada y se sigue utilizando el mismo orden con las restantes. El orden de prelación es siempre el de la entrada más antigua y cuando la cantidad de esta partida no es suficiente se empieza se empieza a computar el precio de la siguiente entrada y así sucesivamente. (Goxéns, Rodríguez, Osés, Losilla, 2013, p.106)

28 Este se método se basa en la suposición de que los primeros artículos en entrar al almacén o a la producción, son los primeros en salir, por lo que las existencias al finalizar cada ejercicio quedan reconocidas a los últimos precios de adquisición o producción, mientras que en resultados los costos de venta son los que corresponden al inventario inicial y a las primeras compras o costos de producción del ejercicio. (Romero, 2013, p. 212)

De las definiciones antes expuestas por los autores, se puede decir que el método Fifo se da cuando las primeras mercaderías en ingresas a la empresa son las primeras en salir, es por ello que cuando se realiza una venta de mercaderías se venden aquellas que han entrado primero, es decir aquellas que tienen la más antigua fecha de ingreso. 3.2.3.7.2. Método Promedio ponderado. El método ponderado para valuación de inventarios reconoce que los precios varían, según se adquieren las mercancías durante el periodo. Por lo tanto, de acuerdo con este método, las unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por unidad de las existencias disponibles durante todo el año. Antes de calcular el valor del inventario final mediante el método del promedio ponderado, es necesario determinar el costo promedio por unidad, que después se aplicará al número de unidades del inventario final. (Guajardo y Andrade, 2014, p. 310)

“El método del coste promedio ponderado valora las salidas de existencias de acuerdo con la medida aritmética de los precios de adquisición o coste de producción de las existencias en almacén, en el momento de cada salida ponderado por las cantidades existentes de cada uno de dichos precioso costes” (Goxéns, et al, 2013, p.106) Este método se basa en calcular el promedio de los precios de las mercaderías que se van adquiriendo en el transcurso del periodo para luego ser vendidas al precio ponderado que se genera según las compras efectuadas 3.2.3.8. Problemas más relevantes que se originan en la auditoría del área de existencias.     

La responsabilidad del auditor es obtener la evidencia de auditoría que permita confirmar las cantidades asentadas en la información contable ofrecida sobe las existencias de la entidad auditada Por ello, el auditor deberá comprobar la identificación de los valores cantables expresados en el balance y de las existencias reales contenidas en los almacenes de la empresa o controladas por la misma compañía La contabilidad de las existencias persigue identificar, sobre una base informe, los costes aplicables a los bienes en existencia al fin del periodo y los que deben imputarse al coste de las mercancías vendidas o a los resultados del período. La perfección del contrato exige que ambas partes hayan dado su conformidad a los activos y pasivos intercambiarías. Ello puede suponer que mercancías que se encuentren en camino estén en condición suspensiva a efectos de reconocimiento de la propiedad Las principales fuentes de evidencias son los registros de existencias en el recuento físico efectuado por la entidad, la confirmación de los clientes, proveedores y asistencia del propio auditor, los recuentos físicos, realizando las comprobaciones y pruebas que considere necesarias según las circunstancias. (Sánchez y Alvarado, 2014, p.242)

29 3.2.3.9. Control de las existencias. Para efectuar un control sobre las mercaderías disponibles para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos: . Clase y denominación de los artículos.

Número del comprobante Fecha de la operación que que respalda la operación se registre. asentada.

Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.

Existencia en valores y unidad de medida.

Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.

Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control

Figura 3. Control de existencias. Adaptado de “Contabilidad de activos con enfoque NIIF para pymes” por A. Fierro, y M. Fierro, 2015, p.246.

El control de las existencias es sin duda uno de los aspectos con mayor importancia en las empresas ya que de este depende la continuidad de la misma, por ello se debe efectuar un adecuado control sobre los inventarios poniendo en uso aquellos requisitos antes mencionado por los autores a fin de realizar un registro concreto de las entras y salidas de mercaderías. 3.2.3.10. Reposición de inventarios. Es muy importante conocer con antelación las necesidades de reposición de mercancías o materias primas, con el fin de hacer oportunamente las requisiciones al almacenista o al comité de compras. Como elementos que permiten una objetiva decisión de compra se tienen: la cantidad a pedir, los puntos máximos y mínimos de reposición, según la evolución de las mercancías en la tarjeta de control. Estos elementos no deben impedir la mayor cantidad de reposición por factores circunstanciales que se puedan medir en ese momento, tales como temporadas, alza de precios inminentes, exceso de capital de trabajo. (Fierro, A. y Fierro, M., 2015, p.250)

La reposición de los inventarios debe realizarse de manera precisa a fin de evitar rupturas de stock, determinando los puntos máximos y mínimos que se debe adquirir de mercadería dependiendo la temporada, las variaciones de precios entre otros factores que puedan influir de manera directa.

4. 4.1.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

Enfoque, diseño y tipo de investigación

4.1.1. Enfoque 4.1.1.1. Enfoque cuantitativo “Este método facilita la comprensión y explicación de un tema, ya que se encuentra íntimamente ligado a la realidad, a su medición e incluso a ejemplificación, partiendo de datos concretos, estadísticos y objetivos, obtenidos del entorno” (Días, Escalona, Ricalde, León y Ramírez, 2013, p.82). La presente investigación tiene un enfoque cuantitativo ya que para el levantamiento de información se hizo uso de instrumentos de recogida de datos como las encuestas que se aplicaron a personal interno, parte de proveedores y clientes de tal forma que se tabularon los datos, para luego proceder a interpretar y analizar los resultados. 4.1.1.2. Enfoque cualitativo El método cualitativo busca la causa próxima o la naturaleza del fenómeno y pretende comprender y explicar los hechos y circunstancias humanas, sin perder de vista los procesos y procedimientos llevados a cabo para lograr un fin (Días et al., 2013). Este trabajo de titulación presenta de igual forma un enfoque cualitativo ya que se recolectó información por medio de las entrevistas realizadas al propietario y gerente de la empresa; la observación es otro de los instrumentos de recogida de datos por medio del cual se hizo un análisis minucioso de los procesos y actividades relacionadas con la empresa. 4.1.2. Diseño 4.1.2.1. No experimental La investigación no experimental es aquella que se realiza sin manipular las variables, es decir donde no se hace cambios intencionales sobre las variables simplemente se basa en observar el fenómeno tal como se da en su contexto natural (Hernández, Fernández y Baptista, 2014).

31 Esta investigación tendrá un diseño de investigación no experimental debido a que se observarán los procesos realizados en la empresa en su contexto natural sin manipular deliberadamente las variables para luego proceder a analizarlos. 4.1.3. Tipo de investigación 4.1.3.1. Investigación descriptiva Este tipo de investigación propone conocer grupos homogéneos de fenómenos utilizando criterios sistemáticos que permitan poner en manifiesto su estructura o comportamiento, de tal forma que no ocupa la verificación de hipótesis, sino de la descripción de hechos a partir de un criterio teórico. (Días et al., 2013, p.22)

La presente investigación es de tipo descriptivo, puesto a que se describirán minuciosamente los procesos administrativos y operativos que se realizan a diario en las instalaciones desde el momento en que ingresa la mercadería hasta la respectiva venta. 4.1.3.2. Investigación explicativa En este tipo de investigación el científico se preocupa más en buscar las causas o los porqués de la ocurrencia del fenómeno, de cuáles son las variables o características que presentan y de cómo se dan sus interrelaciones, su objetivo es encontrar las relaciones de causa-efecto que se dan entre los hechos con el objeto de conocer con mayor profundidad. (Días et al., 2013, p.22)

Finalmente, esta investigación explicará las causas y efectos que dieron origen a la problemática en estudio permitiendo conocer a profundidad los hechos.

4.2.

Población y muestra

4.2.1. Población. “La población se refiere a la totalidad de los elementos que poseen las principales características objeto de análisis” (Cortés, 2014, p.61). Tabla 7 Determinación de la población Población Número de personas Propietario 1 Personal interno 22 Contador externo 1 Proveedores 37 Clientes 153 Total

214

32 4.2.1.1.Muestra â&#x20AC;&#x153;La muestra se define como una parte de la poblaciĂłn que contiene teĂłricamente las mismas caracterĂsticas que se desea estudiar en ellaâ&#x20AC;? (CortĂŠs, 2014, p.63). Para el cĂĄlculo del tamaĂąo de la muestra se utilizarĂĄ la siguiente fĂłrmula đ?&#x2018;&#x203A;=

đ?&#x2018;&#x203A;=

đ?&#x2018;?2 đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x192; đ?&#x2018;&#x201E; đ?&#x2018;&#x2019; 2 (đ?&#x2018; â&#x2C6;&#x2019; 1) + đ?&#x2018;? 2 đ?&#x2018;&#x192; đ?&#x2018;

1,962 â&#x2C6;&#x2014; 214 â&#x2C6;&#x2014; 0,50 â&#x2C6;&#x2014; 0,50 = 138 (214 â&#x2C6;&#x2019; 1) â&#x2C6;&#x2014; 0,052 + 1,962 â&#x2C6;&#x2014; 0,50 â&#x2C6;&#x2014; 0,50

En funciĂłn al total de la muestra se aplicaron los instrumentos de recogida de datos al propietario de la empresa, contador externo, a los 22 empleados, 37 proveedores y 77 clientes

4.3.

OperacionalizaciĂłn de las variables:

Tabla 8 OperacionalizaciĂłn de las variables DefiniciĂłn Variables conceptual Conjunto de normas, Control interno Variable mĂŠtodos, independiente procedimientos, manuales y polĂticas coordinadas que efectĂşa la mĂĄs alta direcciĂłn, encaminado a proporcionar seguridad.(MontaĂąo, 2013, p.55)

GestiĂłn de inventarios Variable dependiente

Es garantizar la disponibilidad oportuna de los elementos que se necesitan (materia prima, materiales en proceso, productos terminados, insumos, repuestos, etc.), en las condiciones deseadas y en el lugar correcto. (Salas, MejĂa y Acebedo,2017, p.326)

DimensiĂłn operacional Eficacia

Eficiencia

Riesgo

Seguridad

Indicador % De objetivos cumplidos Nivel de optimizaciĂłn de ventas Nivel de riesgo

Nivel de confianza

Nivel de confiabilidad del inventario Razones de actividad

Exactitud del inventario

Razones de actividad RazĂłn de disponibilidad

RotaciĂłn plazo medio de venta Stock disponible

RotaciĂłn de inventarios

Desarrollo de indicador Objetivos cumplidos/ para objetivos programados # de ventas con retraso / total de ventas # de preguntas negativas/ total de preguntas # de preguntas positivas/ total de preguntas Diferencia $/ total de los inventarios $ Costo de ventas/ inventarios 360/ rotaciĂłn de inventarios Stock en buen estado /stock total

4.4.

Técnicas e instrumentos de recogida de datos

4.4.1. Encuesta. “La entrevista es una técnica que consiste en recoger información mediante un proceso directo de comunicación entre entrevistador y entrevistado” (Bernal, 2014, p.256). Se utilizó como instrumento de recolección de datos un cuestionario dirigido al personal interno, proveedores y clientes; a fin de levantar información e identificar cuáles son las falencias que presenta la empresa, en este cuestionario se formularon preguntas cerradas en relación al ciclo de inventarios. 4.4.2. Entrevista. “La encuesta consiste en recopilar información sobre datos generales, opiniones, sugerencias o respuestas a peguntas formuladas sobre los diversos indicadores que se pretende explorar a través de este medio” (Cortés, 2014, p.78). La entrevista es una técnica de contacto directo con las personas utilizada como fuente de información, de tal manera que se realizó una guía de preguntas que fueron aplicada al gerente de la empresa y contador externo, esta información permitió concebir una percepción más amplia en cuanto al problema de investigación, en la que se formuló preguntas abiertas, cerradas, técnicas, de experiencia y competencias 4.4.3. Observación. Este método de recolección de datos consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos y situaciones observables (Hernández et al., 2014). Para esta técnica es necesaria la plena participación del investigador, misma que empezó con la observación de los procesos efectuados por la administración y la parte operativa de la empresa, realizando un diario de campo, el cual permitió la elaboración de las narrativas que servirán para previa evaluación de los procesos.

4.5.

Técnicas de Análisis de Datos

4.5.1. Análisis Cuantitativo. Según Hernández et al. (2014) afirma “el análisis de datos cuantitativos se realizan tomando en cuenta los niveles de medición de las variables y mediante la estadística, que puede ser descriptiva o inferencial” (p.277). Dentro del análisis cuantitativo, se aplicaron encuestas dirigidas al personal interno, proveedores y clientes, posterior a ello se tabuló demostrando porcentualmente la incidencia de los resultados encontrados en la recogida de datos a fin de determinar y analizar la misma permitiendo tener una concepción más clara de la situación actual de la empresa. 4.5.2. Análisis Cualitativo. Según Hernández, et al., (2014) “el análisis cualitativo implica organizar los datos recogidos, transcribirlos a texto cuando sea necesario y codificarlo” (p.406). Para el análisis cualitativo, se realizó la descripción de características de los procesos efectuados en la empresa procedentes de la técnica de la observación. Además, pruebas de recorrido y se realizó el respetivo análisis de las respuestas obtenidas en la entrevista realizada al propietario y contador externo de la empresa, con el fin de encontrar los puntos críticos del proceso de gestión de inventarios que afecten a la organización.

5. 5.1.

RESULTADOS

Discusión y análisis de los resultados

5.1.1. Resultado de entrevista dirigida al propietario de la empresa Japan Auto La presente entrevista fue realizada al propietario de la empresa Japan Auto el Sr. Franklin Pallo, donde se figuraron varias preguntas con respecto al giro del negocio a fin de tener un conocimiento más amplio que ayuden a comprender de una manera práctica las actividades que se realizan en la empresa, mismos resultados que servirán como sustento al emitir las conclusiones correspondientes. Revisar anexo 3 5.1.1.1. Análisis de la entrevista dirigida al propietario. En la entrevista realizada al Sr. Franklin Pallo, propietario de la empresa Japan Auto, se pudo evidenciar varias problemáticas con relación a la gestión de inventarios, en relación a la pegunta 3 y 4 que hacen referencia al manual de funciones y contratación de personal, la empresa realiza este proceso de manera empírica ya que no cuenta con un manual de funciones donde estén explícitas las actividades que deben desarrollar cada uno de los empleados, al igual que su contratación no es la correcta debido a que la mayor parte de los empleados son contratados por recomendaciones y sin conocimientos amplios en el manejo de los inventarios. Con respecto a la pregunta 10 que hace referencia a las cantidades mínimas y máximas de compra, la empresa tiene establecido en su sistema contable los mínimos y máximos pero estos no son respetados determinando así varias veces las cantidades de adquisición mediante el kardex por lo que no están existiendo parámetros de compras exactas ya que cuando existen dos o tres unidades de un determinado artículo proceden a realizar la compra en las cantidades estimadas de acuerdo a la rotación que tienen dichos artículos . Con relación a la pregunta 11 que se fundamenta en la autorización de las compras, la empresa presenta una gran problemática debido a que no existe una persona encargada de identificar al final del día, semana o mes los productos que se necesitan solicitar, ya que el propietario autoriza los reportes que le presentan cada uno de los vendedores ocasionando así duplicidad de pedidos o compras de mercaderías innecesarias. La empresa carece de varios lineamientos, políticas y procesos formales que ocasionan dificultades en la mejora continua de la misma.

36 5.1.2. Resultado de la entrevista dirigida al contador externo. En la entrevista realizada al contador externo de la empresa Japan Auto se emitieron preguntas generales con respecto a la manera en la que son gestionados los inventarios y sus registros contables, mismos que permitieron obtener un amplio conocimiento en al área y la comprensión de los movimientos realizados en la empresa. Revisar anexo 4 5.1.2.1. Análisis de la entrevista dirigida al contador externo. Mediante la entrevista realiza al contador externo de la empresa se pudo identificar falencias; en la pregunta 1, que hace referencia al manual de políticas y procedimientos respecto a las compras, recepción, almacenamiento y ventas de mercaderías debido a que la empresa no cuenta con políticas ni procedimientos establecidos para el ciclo de inventarios manejando así este proceso de manera empírica, al igual que en la pregunta 8 y 12 que hace referencia a la eficiencia con la que es llevada la gestión de inventarios y la confiabilidad de la cuenta expresada en los estados financieros, se pudo determinar que no existe la correcta gestión de los inventarios debido a que se presentan diferencias en las cantidades de las mercaderías arrojadas por el sistema contable en comparación con las mercaderías físicas lo que genera información poco confiable para los estados financieros. Con respeto a la pregunta 5 que se refiere a los movimientos de entradas y salidas de mercadería, se pudo identificar que cada uno de los procesos realizados por los empleados son reflejados en el sistema contable, sin embargo, en algunos casos los vendedores realizan de manera incorrecta el registro de las salidas de inventarios, lo que ocasiona diferencias entre los saldos arrojados por el sistema contable y la toma física 5.1.2.2. Resultado de las encuestas dirigidas a los empleados de la empresa Japan Auto. Las encuestas fueron realizadas al total de los empleados siendo estos 22 los cuales conforman la empresa Japan Auto, la encuesta estaba construida por varias preguntas en las que se hacía referencia a los procesos, políticas y el manejó de los inventarios a fin de identificar las debilidades y construir una idea de la situación actual por la que estaba cruzando la empresa. Revisar anexo 5

37 5.1.2.3. Análisis de la encuesta dirigida a los empleados. De acuerdo con los resultados obtenidos en la encuesta dirigida a los empleados, en la pregunta 2 que se refiere a que si la empresa cuenta con un manual de funciones para los empleados se pudo apreciar que el 91% respondió que la empresa no cuenta con un manual en el que se especifique las funciones de cada uno de ellos, por otra parte en la pregunta 3 que hace referencia a que si la empresa posee políticas y procedimientos determinados para el proceso de compra, almacenamiento y venta de mercadería, la mayor parte de los empleados asumen que la empresa no cuenta con ello debido a que no existe un documento formal en el que se encuentre explícito Con respecto a la pregunta 4 que se menciona, si ha existido pérdida de ventas por falta de mercadería, se pudo identificar que la mayor parte de los empleados afirma que no se han podido realizar varias ventas debido a que no se lleva un control adecuado sobre los inventarios, ocasionando rupturas de stock. De acuerdo con la pregunta 11 que trata sobre la duplicidad en la codificación de cada uno de los artículos, los empleados manifestaron que ese factor influye de manera negativa, ya que el ingreso de la mercadería no se realiza de forma correcta, ocasionando confusión al momento de realizar una venta o en la búsqueda de los artículos en el sistema contable. 5.1.3. Resultado de la encuesta aplicada a proveedores. Las encuestas fueron diseñadas para los 37 proveedores a los que se le ha solicitado mercadería en el último trimestre del año 2017 la encuesta se conformó en base a preguntas en sobre procesos, políticas y el manejó de los inventarios a fin de construir una idea de la situación actual por la que estaba cruzando la empresa. Revisar anexo 6 5.1.3.1. Análisis de la encuesta dirigida a los proveedores. De las encuestas realizas a los proveedores, en la pregunta 1 y 2 que hacen referencia a la relación comercial que mantienen con la empresa y cada qué tiempo realizan pedidos, se pudo determinar que la mayor parte de los proveedores mantiene una relación comercial mayor a 5 años y sus pedidos son realizados generalmente de 1 a 15 días. Con respecto a la pregunta 4, donde se menciona si la empresa Japan Auto cuenta con políticas de compras, la mayor parte de los proveedores respondió que la empresa no cuenta

38 con políticas establecidas, por otra parte, en la pregunta 9 que trata sobre si la recepción de la mercadería la realiza un mismo empleado siempre; un 68% de los proveedores establecieron que no existe una persona fija que reciba los pedidos de las compras efectuadas por la empresa. Otro de los factores que influye negativamente se encuentra establecido en la pregunta 9 que se refiere a la realización de pedidos en donde la mayor parte de los proveedores afirman que los pedidos son solicitados por los empleados, lo que indica que no está existiendo un control interno adecuado de las mercaderías pues debería existir una persona encargada o a su vez este proceso debería ser efectuado por el propietario. 5.1.4. Resultado de la encuesta dirigida a los clientes. Las encuestas fueron desarrolladas por 77 clientes de la empresa Japan Auto mismas que costaban de varias preguntas con respecto a la satisfacción de los procesos, políticas y entrega de productos fin de tener una perspectiva de lo que piensan externamente. Revisar anexo 7 5.1.4.1. Análisis de la encuesta dirigida a los clientes. De acuerdo con las encuestas realizadas a los clientes, en la pregunta 1 y 2 sobre la relación comercial que mantiene la empresa con el cliente y el número de compras realizadas en el año por los mismos, se pudo identificar que la mayor parte de los clientes no tiene una relación comercial frecuente y que sus compras realizadas generalmente son de 1 a 3 veces anuales. De acuerdo con la pregunta 3 y 6 en las que se menciona, si la empresa cuenta con procedimientos establecidos para la entrega de mercadería y cómo es calificado el despacho de las mercaderías, se pudo determinar que la empresa no cuenta con procedimientos establecidos para la entrega de mercadería al igual que existe una atención calificada como regular en la entrega de los productos, poniendo en riesgo la continuidad de la empresa debido a que la satisfacción del cliente es uno de los factores primordiales en toda institución, por lo que el tener clientes satisfechos genera beneficios económicos y a su vez posicionamiento en la mente del consumidor.

5.2.

Propuesta de intervención El presente trabajo de titulación tiene como propósito evaluar el sistema de control

interno mediante técnicas de auditoría para garantizar eficiencia y eficacia en la gestión de inventarios de la empresa Japan Auto, año 2017 5.2.1. Levantar información sobre los procesos del sistema de control interno de inventarios. 5.2.1.1. Programa de planificación Tabla 9 Programa de planificación

PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN N°

Procedimientos Etapa preliminar Establece el organigrama funcional de la empresa Japan Auto

P. T. P P. 01

Fecha

Elaborado por

20-jun-18

N.I.C.

Solicita listado del personal interno de la empresa Japan Auto

P. 02

20-jun-18

N.I.C.

Identifican las políticas de compras nacionales de la empresa Japan Auto

P. 03

20-jun-18

N.I.C.

Realiza la narrativa de los procesos de compras nacionales de la empresa Japan Auto

P. 04

20-jun-18

N.I.C.

Realiza el flujograma del proceso de compras nacionales de la empresa Japan Auto

P. 05

21-jun-18

N.I.C.

Identifica las políticas de recepción almacenamiento de la empresa Japan Auto

P. 06

21-jun-18

N.I.C.

Realiza la narrativa de los procesos de recepción y almacenamiento de la empresa Japan Auto

P. 07

21-jun-18

N.I.C.

Realiza el flujograma de del proceso de recepción y almacenamiento de la empresa Japan Auto

P. 08

21-jun-18

N.I.C.

Identifica las políticas de recepción de la empresa Japan Auto

P. 09

22-jun-18

N.I.C.

Realiza la narrativa de los procesos de venta de la empresa Japan Auto

P. 10

22-jun-18

N.I.C.

Realiza el flujograma de del proceso de venta de la empresa Japan Auto

P. 11

22-jun-18

N.I.C.

Establecen las marcas de auditoría utilizadas para el proceso

P. 12

22-jun-18

N.I.C.

40 Tabla 1 P.T. P.01 Organigrama estructural

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 20/06/18 Objetivo: Establecer el organigrama estructural de la empresa Japan Auto Relevamiento

PT P. 01 1/1

Actualmente la empresa no cuenta con un organigrama estructural, sin embargo, posee un listado en el que se encuentra jerárquicamente el personal interno de la empresa; en base a esa información se elaboró el presente organigrama.

Gerencia Asesoría contable ------------------

Departamento administrativo

Departamento contable

Departamento de ventas

Bodega

Cobranzas

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

41 Tabla 2 P.T. P.02 Listado de los empleados

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 20/06/18 Objetivo: Solicitar el listado del personal interno de la empresa Japan Auto Relevamiento Nombres y apellidos Cargo 1. Bravo García Félix Edilson 2. Calderón Bermeo Marlon Andrés 3. Cornejo Zambrano Eduardo Luis 4. Espín Estrella Liseth Katherine 5. González García Ana María 6. Imbaquingo Carapaz Eliana Nataly 7. Jaramillo Galán Jordán Vinicio 8. Lara Rivadeneira Cesar Rodolfo 9. Montalván Muñoz Ramón Octavio 10. Pallo Cando Segundo Milton 11. Pallo Pallo Segundo Franklin 12. Pallo Rengifo Franklin Jordy 13. Reinoso Guajan Edison Joel 14. Rengifo Ayala Carlos Luis 15. Rengifo Ayala Jeanine Elizabeth 16. Rojas Alvares José Luis 17. Rojas Guambuguete Walter Javier 18. Santos Rosero Patricio David 19. Solano Valarezo Alex Efraín 20. Suquisupa Coque Edwin Fernando 21. Zambrano Laaz Francisco Geoverti 22. Zambrano Vera Quinche Del Consuelo 23. Zamora Macías Edson Eduardo

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

                      

Supervisor de ventas Cajero Asistente de bodega Administrador gerencial Auxiliar de contabilidad Auxiliar de contabilidad Asistente de bodega Vendedor Asistente de bodega Ayudante de mostrador Gerente propietario Gerentes Mensajero Administrador de locales Jefe de cobranzas Mensajero Vendedor Supervisor de bodega Operador de bodega Vendedor Recaudador Cajero Asistente de bodega

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

PT P. 02 1/1

42 Tabla 3 P.T. P.03 Políticas de compras nacionales

Elaborado por: N.I.C.

PT P. 03

Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 20/06/18 Objetivo: Identificar las políticas de compras nacionales de la empresa Japan Auto Relevamiento

1/1

Las políticas de compras nacionales que utiliza la empresa son las siguientes: 1. El vendedor es el encargado de revisar de las unidades disponibles en el sistema 2. El supervisor de bodega es quien debe realiza la orden de compra 3. El propietario, es quien aprueba o no la orden de compra 4. Si, el propietario autoriza la orden de compra es enviada al supervisor de bodega 5. La cotización de precios, marca y formas de pago a distintos proveedores la realiza el supervisor de bodega 6. Los proveedores son seleccionado de acuerdo con la calidad, precio y la facilidad en las líneas de crédito. 7. Toda compra es cancelada con cheques. 8. Los pagos se realizan el primer viernes de cada mes

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

43 Tabla 4 P.T. P.04 Narrativa del proceso de compras nacionales

Elaborado por: N.I.C.

PT P. 04

Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 1/1 20/06/18 Objetivo: Realizar la narrativa del procesos de compras nacionales de la empresa Japan Auto Relevamiento Para desarrollar el proceso de compra, la empresa Japan Auto inicia con la revisión de las unidades disponibles de los diferentes productos en el sistema contable, donde los vendedores emiten un reporte sobre las mercaderías que se necesitan comprar para abastecer el almacén, agrupadas en categorías, inmediatamente este reporte es enviado al supervisor de bodega quien se encarga de estimar las cantidades a solicitar de la mercadería.

Una vez determinada las cantidades y los productos que se pretende comprar el supervisor de bodega contacta a los proveedores mediante correo electrónico cotizando precios a fin de determinar la mejor oferta que traiga consigo productos de calidad a un cómodo precio y sobre todo con los mejores plazos de pago. Posterior realiza la orden de comprar que es enviada al propietario de la empresa quien autoriza este proceso; en caso de que el gerente no autorice la compra se realiza nuevamente la orden de compra con los cambios realizados por el contrario si, el gerente autoriza la compra, el reporte es entregado nuevamente al supervisor de bodega para que este proceda nuevamente a contactar al proveedor seleccionado y realice el acuerdo de compra fijando la fecha de entrega y forma de pago.

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

44 Tabla 5 P.T. P.05 Flujograma de compras nacionales

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

P. 05

Fecha: 21/06/18

1/1

Objetivo: Realizar el flujograma del proceso de compras nacionales de la empresa Japan Auto N°

Descripción

Actividad

Inicio

Revisa las unidades disponibles de mercadería en el sistema

Emite un reporte de las mercaderías que se necesita comprar

Envía el reporte al supervisor de bodega

Estima las cantidades y productos a solicitar

Contacta a los proveedores

Cotiza precios, calidad y forma de pago

Supervisor de bodega

Selecciona al proveedor que presente mayores beneficios

Supervisor de bodega

Realiza la orden de compra

Supervisor de bodega

10 Envía la orden de compra al gerente

Supervisor de bodega

11 ¿Autoriza el pedido?

Gerente

12 Contacta nuevamente al proveedor

Supervisor de bodega

Establece el acuerdo de compra, fecha de entrega y forma de pago

Documento

Responsable

Gráfico

Vendedor X

Vendedor

Vendedor Supervisor de bodega

Supervisor de bodega

14 Fin

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

45 Tabla 6 P.T. P.06 Políticas de recepción y almacenamiento

Elaborado por: N.I.C.

PT P. 06

Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 1/1 21/06/18 Objetivo: Identificar las políticas de recepción y almacenamiento de la empresa Japan Auto Relevamiento Las políticas de recepción y almacenamiento de mercadería identificadas en la empresa son las siguientes: 1. Los asistentes de bodega son los únicos encargados de receptar y revisar la mercadería 2. La revisión de la mercadería se realiza junto con la factura y orden de compra 3. Cuando la mercadería es recibida en mal estado o incompleta, se realiza un informe dirigido a la empresa proveedora con las respectivas novedades encontradas. 4. Cuando se recibe mercadería no solicitada se procede a elaborar la respectiva nota de crédito y se devuelve la mercadería. 5. Se realiza el respectivo ingreso de productos ya existentes en el sistema; caso contrario si es un producto nuevo se procede a registrarlo. 6. Todo repuesto debe tener etiqueta. 7. Toda etiqueta debe tener explícito el código y nombre de la empresa. 8. El ítem del producto especifica la bodega en la que se debe perchar; mientras que la primera letra del código especifica el nombre de la percha y la segunda letra especifica la fila en la que se encuentra seguido de un conjunto de números que identifica el producto. 9. El operador de bodega es el delegado en registrar los productos en el sistema.

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

46 Tabla 7 P.T. P.07 Narrativa del proceso de recepción y almacenamiento

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 21/06/18 Objetivo: Realizar la narrativa de los procesos de recepción y almacenamiento de la empresa Japan Auto Relevamiento

PT P. 07 1/1

El proceso de recepción y almacenamiento de mercadería inicia cuando el proveedor se comunica con el supervisor de bodega y confirma él envió de la mercadería a la empresa por medio del servicio de transporte de puerta a puerta establecido por el proveedor, posterior es recibida por uno de los asistentes de bodega continuando así con la verificación de las cantidades, calidades y marcas de las mercaderías recibidas junto la guía de remisión; en caso de que se presente algún producto con desperfecto o faltante de mercadería se procede a informar al supervisor de bodega para que contacte al proveedor y le envié el respectivo informe con las novedades encontradas. Por otra parte cuando en la recepción de mercadería se encuentran productos no solicitados, el asistente de bodega comunica a su supervisor para que este realice la respectiva nota de crédito además efectuar la devolución de los mismos, caso contrario la mercadería es ingresada a bodega y entregada al operador de bodega para que ingrese la mercadería al sistema contable verificando la codificación ya establecida o si es un producto nuevo creando el correspondiente código. Una vez ingresada la mercadería al sistema contable se imprimen las etiquetas y a su vez el reporte del ingreso de la compra realizada con las respectivas novedades presentadas en el proceso; los asistentes de bodega realizan nuevamente la verificación de los códigos y las etiquetas; en caso de presentarse códigos incorrectos se informa al operador de bodega para que corrija y vuelva a imprimir las etiquetas caso contrario se procede a perchar la mercadería.

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

47 Tabla 8 P.T. P.08 Flujograma de recepción y almacenamiento

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 21/06/18

PT P. 08 1/2

Objetivo: Realizar el flujograma del proceso de recepción y almacenamiento de la empresa Japan Auto N°

Descripción

Actividad

Documento

Responsable

Proveedor

Inicio

Confirmación del envió de la mercadería

Entrega de la encomienda al responsable

Asistente de bodega

Verifica las cantidad, calidad y marcas de las mercaderías recibidas

Asistente de bodega

¿Presenta mercadería?

Comunica al supervisor de bodega las novedades presentadas

Asistente de bodega

Contacta a los proveedores vía telefónica

Supervisor de bodega

Comunica presentadas

las

Realiza un proveedor

acuerdo

Entrega la mercadería al operador de bodega

Asistente de bodega

Ingresa la mercadería al sistema contable

Operador de bodega

¿Nueva mercadería?

Crea el respectivo código para el nuevo producto

Operador de bodega

Verifica la codificación de la mercadería ya establecida

Operador de bodega

Imprime el reporte de compras ingresadas y las respectivas etiquetas de los productos

desperfectos

novedades

con

Supervisor de bodega

Operador de bodega Pasa

Gráfico

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 21/06/18

PT P. 08 2/2

Viene 15

Entrega el reporte de compras ingresadas y las respectivas etiquetas de los productos Revisa que la codificación y las etiquetas de los productos sean las correspondientes

Operador de bodega

Asistente de bodega

¿Errores en las etiquetas?

Comunica al operador de bodega

Asistente de bodega

Corrige las inconsistencias

Operador de bodega

Imprime nuevamente las etiquetas

Operador de bodega

Procede a perchar la mercadería

Asistente de bodega

Fin

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

49 Tabla 9 P.T. P.09 Políticas de ventas

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

PT P. 09

Fecha: 22/06/18

1/1

Objetivo: Identificar las políticas de venta de la empresa Japan Auto Relevamiento Las políticas de venta de mercadería identificadas en la empresa son las siguientes: 1. Los vendedores son los encargados de atender el requerimiento del cliente 2. En caso de no disponer del producto requerido por el cliente, se propone disponer del mismo para horas más tardes o al día siguiente 3. Si, el cliente acepta la propuesta se procede a comunicar al supervisor de bodega o a vez el mismo vendedor es quien se encarga de contactar al proveedor 4. Tanto el vendedor como el supervisor de bodega son los encargados de realizar las compras 5. La mercadería no puede ser entregada al cliente sin su respetiva factura 6. Todos los casilleros en blanco de las facturas deben estar completamente llenos 7. Toda mercadería debe ser revisada por los ayudante de mostrador antes de ser entregada 8. Plazos de créditos son 30, 60 y 90 días, exclusivamente para clientes fijos, antiguos y garantizados 9. Devoluciones de mercadería se realizan solo por ventas realizadas en efectivo 10. Se aceptan devolución hasta el tercer día, contados a partir de la fecha de compra.

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

50 Tabla 10 P.T. P.10 Narrativa de ventas

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 22/06/18 Objetivo: Realizar la narrativa de los procesos de venta de la empresa Japan Auto Relevamiento

PT P. 10 1/1

La venta inicia cuando el cliente se acerca al almacén y solicita un determinado producto al vendedor, quien se encarga de buscar en el sistema e informarle al cliente si la empresa dispone del producto, caso contrario se le hace conocer al cliente que se le puede facilitar el producto para horas más tarde o el día siguiente En caso de que el cliente acepte la propuesta, el vendedor comunica al jefe de bodega para que este contacte al proveedor y solicite el producto requerido, el supervisor de bodega confirma al vendedor que si se puede disponer de ese producto para el día siguiente, seguido el vendedor procede a comunicar al cliente que se dispondrá de ese producto para el día posterior. Por otra parte si la empresa cuenta con el producto solicitado el vendedor se dirige a bodega y busca el producto requerido para luego llevarlo al mostrador donde es presentado al cliente en diferentes marcas y precios; el cliente analiza los productos y toma la decisión de compra, seccionando el producto y solicitando al vendedor que proceda a facturarlo; en cualquiera de los casos de venta que se presenten en la empresa el vendedor envía un reporte por medio del sistema con el nombre del cliente y el producto que desea comprar al cajero; el cliente se acerca a caja donde le solicitan los datos personales para proceder a llenar la factura al igual que pregunta la forma de pago haciéndole conocer que puede ser en efectivo o a crédito Si el cliente compra a crédito entrega al cajero la tarjeta y la cédula para luego firmar el Boucher caso contrario entrega el efectivo, firma el comprobante y se acerca con el mismo donde el ayudante de mostrador para que este proceda a entregarle el producto, realizado la correspondiente revisión de la factura y los productos.

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

51 Tabla 11 P.T. P.11 Flujograma de ventas

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 22/06/18

PT P. 11 1/2

Objetivo: Realizar el flujograma del proceso de venta de la empresa Japan Auto N°

Descripción

Actividad

Inicio

Atender los requerimientos del cliente

Vendedor

Verifica que el producto se encuentre en el sistema

Vendedor

Se propone disponer del producto para más tarde

Vendedor

¿Acepta la propuesta el cliente?

Comunica encargado

Contacta al proveedor

Confirma la hora de disposición del producto

Comunica al cliente disponibilidad del producto

Vendedor

Busca el producto en bodega

Vendedor

Presenta el producto al cliente en el mostrador

Vendedor

Genera la factura en el sistema con los datos personales del cliente

Vendedor

Comunica las forma de pago al cliente

Cajero

requiriendo

Documento

Responsable

Vendedor Supervisor de bodega / vendedor Supervisor de bodega / vendedor

Pasa

Gráfico

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 22/06/18

Viene 14

¿Cancela con tarjeta?

Solicita tarjeta y cédula de identidad

Recibe el efectivo

Cajero

Imprimir la factura

Cajero

Verifica que los productos a entregar consten en la factura

Ayudante de mostrador

Revisa el producto

Ayudante de mostrador

Entrega del producto

Ayudante de mostrador

Fin

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

Cajero

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

PT P. 11 2/2

53 Tabla 12 P.T. P.12 Marcas de auditoría

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 22/06/18

Objetivo: Marcas de auditoría utilizadas en el proceso Relevamiento

√ √√ © 

Hoja de tics Verificado en el sistema Verificado con documento Toma física Sumatoria

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

PT P. 12 1/1

54 5.2.2. Identificar los riesgos a través de los instrumentos de evaluación del sistema de control de inventarios. 5.2.2.1. Programa de evaluación del control interno Tabla 10. Programa de evaluación del control interno PROGRAMA DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO N°

Procedimientos

P. T. E E. 01

Fecha

Elaborado por

Evaluar el sistema de control interno a través del cuestionario de control interno COSO ERM

04-jul-18

N.I.C.

Establece la matriz de riesgo y confianza por cada componente

E. 02

10-jul-18

N.I.C.

Calcula el nivel de riesgo, confianza y muestra de acuerdo al cuestionario de control interno

E. 03

10-jul-18

N.I.C.

Elaboración de la matriz de recomendaciones por cada componente en base los resultados obtenidos al aplicar el cuestionario COSO ERM

E. 04

16-jul-18

N.I.C.

55 Tabla 13 P.T. E. 01 Cuestionario de control interno COSO II

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 04/07/18

PT E. 01 1/3

Objetivo: Evaluar el sistema de control interno a través del cuestionario de control interno COSO ERM CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS N°

PREGUNTAS

AMBIENTE DE CONTROL ¿El personal interno de la empresa Japan Auto 1 desarrolla sus actividades en base a valores éticos? ¿El personal de la empresa cuenta con el 2 conocimiento necesario para cumplir con sus actividades? ¿La empresa Japan Auto realiza capacitaciones al 3 personal para el mejoramiento las actividades que desempeñadas?

SI X

¿La empresa Japan Auto cuenta con un organigrama estructural?

¿La empresa cuenta con un manual de políticas y procedimientos para la compra, recepción, almacenamiento y venta de mercadería? ¿Existen incentivos y sanciones establecidas para el 6 personal de la empresa Japan Auto? ¿La empresa cuenta con manual de funciones que 7 especifique las actividades y responsabilidades que tienen los empleados? ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿La empresa cuenta con misión, visión y objetivos 8 debidamente establecidos? ¿Existen montos establecidos de ventas que se 9 deben efectuar cada mes? 10 ¿Existen objetivos con respecto a los inventarios? ¿La empresa cuenta con reportes de compras y 11 ventas de mercaderías que le permitan identificar los objetivos alcanzados? ¿Se han fijado indicadores de eficiencia que midan 12 el cumplimiento de los objetivos propuestos? ¿Se comunica los objetivos que se pretende alcanzar 13 de manera apropiada al personal de la empresa? IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿La empresa lleva un registro en el sistema de los 14 movimientos de mercadería? 15 ¿Las ventas se registran adecuadamente? ¿Se realizan reportes mensuales en cuanto a los 16 movimientos de han tenido los inventarios?

POS

OBSERVACIÓN

1 X

1 1

1 X

NEG

1 1

No cuenta con un organigrama estructural, sin embargo, posee un listado en orden jerárquico de los empleados

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

¿El inventario es planificado e inspeccionado pertinentemente? ¿El personal de bodega es el único que manipula los 18 inventarios? ¿Se ha realizado la toma física total de los 19 inventarios?

EVALUACIÓN DEL RIESGO 20 ¿Se evalúa el trabajo por cada área? ¿Existe documentación que respalde la entrada y 21 salida de mercadería? ¿Existen políticas definidas en base a la pérdida de 22 mercadería? ¿Se establecen metas para evitar las rupturas de 23 stock? ¿Existen montos de dinero mínimos o máximos de 24 compras de mercadería? 25 ¿Existe una persona responsable de bodega? ¿Es revisada la mercadería cuando llega a la 26 empresa? ¿Existe una codificación correcta con respeto al 27 ingreso de mercedaria al sistema contable? RESPUESTA AL RIESGO ¿Existen medidas preventivas en caso de 28 presentarse una pérdida de mercadería? ¿Se requiere de autorización para realizar el pago a 29 proveedores? ¿Se almacena de forma ordenada y con códigos de 30 identificación la mercadería? ¿Existe una distribución adecuada de espacio para 31 el almacenamiento? ¿Se realizan actas de recepción al momento de 32 recibir la mercadería enviada por el proveedor?

¿Se registran las devoluciones de venta inmediatamente? ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Existe una persona encargada de revisar la 35 mercadería antes de ser entrega al cliente? ¿Se verifica que el producto a entregar coincida con 36 el establecido en la factura? ¿Son debidamente registradas las entradas y salidas 37 de mercadería en el sistema contable? ¿Se realizan controles permanentemente de la 38 mercadería almacenada?

X X

1 1

1 X

E.01 2/3

¿Existe una persona fija encargada de realizar las órdenes de compra?

Fecha: 04/07/18

1 X

Las órdenes de compra la realizan los vendedores por lo que se pueden producir duplicidad de pedidos

57 Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017 Existen política establecidas para el pago a proveedores en la empresa Japan Auto ¿Las devoluciones de mercadería se realizan dentro 40 del periodo establecido? ¿Se analizan los movimientos de la mercadería en 41 los últimos meses? INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿La información contable es debidamente 42 respaldada? ¿Se comunica de manera oportuna los objetivos al 43 personal de la empresa? ¿Existe una adecuada comunicación entre el área de 44 ventas, compras y bodega? ¿Se comunica a gerencia los productos que se 45 necesita adquirir? ¿La información que se genera en el sistema 46 contable es confiable? ¿Se comunica al contador de todas las 47 eventualidades producidas en el manejo de inventarios? SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Se verifica la mercadería que ingresan y egresa por 48 medio de documentos que respalden? ¿Existe una persona encargada de la supervisión del 49 área de bodega? ¿Existe una apropiada supervisión de los 50 inventarios? ¿Existe una codificación que identifique la 51 ubicación y numero de bodega en la que debe ser almacenada la mercadería? ¿Se investiga de forma apropiada cuando existen 52 diferencias en las cantidades establecidas en el sistema y las físicas? ¿Existe una codificación que diferencie el 53 inventario nuevo del antiguo? TOTAL 39

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

Fecha: 04/07/18

1 X

1 1

1 23

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

PT E. 01 3/3

58 Tabla 14 P.T. E. 02 Matriz resumen de la valoración del riesgo

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

E.02

Fecha: 10/07/18

1/1

Objetivo: Establecer la matriz de valoración de riesgo y confianza por cada componente del COSO ERM Relevamiento Matriz de nivel de riesgo y confianza N°

Componentes

Preguntas Preguntas Total positivas negativas preguntas

Nivel de confianza

Nivel de riesgo

Ambiente de control

29%

71%

Establecimiento de objetivos

50%

Identificación de eventos

33%

67%

Evaluación del riesgo

38%

63%

Respuesta al riesgo

43%

57%

Actividades de control

57%

43%

Información y comunicación

50%

Supervisión y monitoreo

50%

Total

Fuente: Cuestionario COSO ERM

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

59 Tabla 15 P.T. E. 03 Determinar el nivel de riesgo, confianza y muestra

Elaborado por: N.I.C.

PT E. 03

Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 1/1 10/07/18 Objetivo: Calcular el riesgo, confianza y muestra de acuerdo al cuestionario de control interno Relevamiento

Nivel de riesgo inherente =

𝑅𝑒𝑠𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑛𝑒𝑔𝑎𝑡𝑖𝑣𝑎𝑠 30 = = 57% 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑠𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎𝑠 𝐶𝑜𝑠𝑜 𝐸𝑅𝑀 53

Determinación del riesgo Respuestas positivas Respuestas negativas Total de respuestas Nivel de confianza Nivel de riesgo inherente

Nivel de confianza Bajo 15% - 51% Medio 52% - 75% Alto 76% - 95%

23 30 53 43% 57%

Calificación 43%

Calificación del riesgo 3 Alto 2 Medio 1 Bajo

Determinacion de la muestra =

3 = 60 0,05

Fuente: Cuestionario COSO ERM

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

60 Tabla 16 P.T. E. 04 Matriz de recomendaciones

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 16/07/18

PT E. 04 1/2

Objetivo: Elaborar la matriz de recomendaciones en base a los resultados obtenidos al aplicar el cuestionario COSO ERM

Relevamiento COMPONENTE Ambiente de control

Establecimiento de objetivos

Identificación de eventos

MATRIZ DE RECOMENDACIONES ÁREA CRÍTICA IMPACTO RECOMENDACIONES La empresa Japan Auto - Elaborar un manual de competencias carece de personal que permita identificar los idóneo para el manejo conocimientos y habilidades con las que los inventarios debe contar una persona para ocupar No cuenta con un una vacante en la empresa. organigrama estructural - Diseñar un organigrama estructural que definido le permita conocer la jerarquía en la No se encuentran empresa. Alto definidas por escrito las - Plasmar en documentos las políticas políticas de compra, verbalmente establecidas para la recepción, compra recepción, almacenamiento y almacenamiento y venta venta de mercaderías. de mercadería. - Implementar un manual de funciones No cuenta con un que le permita identificar a los manual de funciones empleados cuáles son sus responsabilidades en la empresa Carece de objetivo con - Implementar objetivos para el área de respecto a los inventarios que contribuyan al inventarios desarrollo estable de la empresa No se ha hecho uso de - Aplicar indicadores que permitan indicadores que midan Medio identificar numérico y porcentualmente la eficiencia con la que el alcance de las actividades están siendo desarrolladas desarrolladas las actividades. Las ventas no son - Emitir reportes al departamento registradas contable para que realice las debidas adecuadamente por lo correcciones en las ventas que se generan errores - Diseñar un plan operacional que frecuentes en la permita definir los montos a adquirir de empresa mercadería al igual que fechas El inventario de la previamente establecidas para la empresa no se revisión de las mismas en bodega. encuentra planificado ni - Implementar señaléticas de prohibición inspeccionado Alto que permitan las restricciones de permanentemente personal no autorizado al área de Existe libertad de bodega. ingreso a el área de - Realizar de manera periódica o bodega anualmente una toma física de los No se ha realizada una inventarios a fin de obtener datos toma física total de la verídicos registrados en el sistema mercadería contable.

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017 Evaluación del riesgo

Respuesta al riesgo

Actividades de control

No se evalúa el trabajo desarrollado por los empleados Deficiente planificación de compras Incorrecto ingreso de la mercadería al sistema No existen medidas preventivas en cuanto a la perdida de mercadería No existe una persona fija encargada de realizar las ordenes de pedidos No se realizan actas de recepción de mercadería No se está registrando inmediatamente los comprobantes de venta. No se realizan controles permanentemente de la mercadería almacenada

Alto

Medio

Fecha: 16/07/18

PT E. 04 2/2

- Establecer parámetros de evaluación para las actividades desempeñadas por los empleados según el cargo a desempeñar - Respetar los mínimos y máximos establecidos en el sistema - Verificar la codificación de la mercadería con el propósito de corregir la incorrecta digitación - Establecer políticas que permitan el manejo adecuado de la mercadería. - Establecer un responsable para la elaboración de las órdenes de compra - Diseñar un documento que sirva como constancia de la recepción de mercadería - Acatar el reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, art, 17 literal a, en el que se menciona el registro inmediato y la entrega del documento

- Establecer políticas dirigidas al área de bodega basadas en la verificación y conteo de las mercaderías

Existe una - Llevar un conteo físico de la mercadería comunicación interna ubicada en el área de bodega y deficiente. corroborar con los reportes extraídos del La información Medio sistema fin de proporcionar un a disponible en el información confiable sistema contable no es confiable No existe una - Establecer políticas que ayuden de Supervisión y investigación manera oportuna al procedimiento que monitoreo apropiada y formal que debe ser efectuado en caso de pérdida de Medio se realice al momento mercadería de presentarse un pérdida de mercadería Fuente: Información desarrollada a partir del cuestionario COSO ERM Información y comunicación

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

62 5.2.3. Aplicar pruebas sustantivas para evaluar el sistema de control interno en la gestión de inventarios. 5.2.3.1. Programa de ejecución Tabla 11 Programa de ejecución N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9

PROGRAMA DE EJECUCIÓN Procedimientos P. T. J Determina el listado de proveedores J. 01 Determina el listado de clientes J. 02 solicita el listado de artículos de continua J. 03 rotación Verifica el cumplimiento de las políticas de J. 04 compra Verifican los saldos de las facturas de compra J. 05 Verifica el cumplimiento de las políticas de J. 06 recepción y almacenamiento Verifica el cumplimiento de las políticas de J. 07 venta Verifica el número de facturas registradas J. 08 Verifican las cantidades de los artículos J. 09

Fecha

Elaborado por

18-jul-18 18-jul-18 22-jul-18

N.I.C. N.I.C. N.I.C.

22-jul-18

N.I.C.

25-jul-18 26-jul-18

N.I.C. N.I.C.

27-jul-18

N.I.C.

28-jul-18 01-jul-18

N.I.C. N.I.C.

63 Tabla 17 P.T. J. 01 Listado de proveedores

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

PT J. 01

Fecha: 1/1 18/07/18 Objetivo: Determinar el listado de proveedores de la empresa Japan Auto del último trimestre del año 2017 Relevamiento Proveedores 1 Avisan Cia. Ltda. 2 Importadora Alvarado Vascones 3 Cojapan Cia.Ltda. 4 Autolandia S.A. 5 Vallejo Araujo S.A. 6 Car Importaciones S.A. 7 Distrivehic Distribuidora De Vehículos S.A 8 Mansuera S.A. 9 Hivimar S.A. 10 Rengifo Ayala Jessica Alexandra 11 Autosharecorp S.A. 12 Importadora Jaroma S.A. 13 Autorepuestos Universal 14 Autoband 15 Promesa S.A. 16 Autoeastern S.A 17 Tecnova S.A. 18 Mkm Importaciones S.C.C. 19 Importadora Ceron S.A. 20 Casabaca S.A. 21 Servirepuestos S.A 22 Casa Del Ruliman Del Ecuador S 23 L.Henriques & Cia. S.A. 24 Vargas Ramos Franklin Vladimir 25 Infamotor S.A. 26 Cepsa S.A 27 Automotores Continental S.A. 28 Autocofic Import S.A. 29 Imp.Automotriz Arguello Cia. Ltda. 30 Lopez Ortiz Carlos Humberto 31 Corpal Cia Ltda 32 Filtrocorp S.A 33 Haeretz S.A. 34 Corpsenior S.A. 35 Nipponauto S.A. 36 Gómez Valencia Félix Moisés 37 Teojama Comercial S.A. Marcas: √ Verificado en el sistema Fuente: Muestra de proveedores N°

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

64 Tabla 18 P.T. J. 02 Listado de clientes

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

PT J. 02

Fecha: 1/4 18/07/18 Objetivo: Determinar el listado de clientes de la empresa Japan Auto del último trimestre del año 2017 Relevamiento N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

Código 2 1924 29416 10268 00105700 44578 1801 129 3054 47894 24555 97 393 33834 00111051 19953 5747 1029 95 6518 00112851 14071 45758 1800 45372 19177 30623 30631 149 5419 6322 00108379 42763 2595 180 3609 17 14541 36383 25964 11202 26505

Cliente Rengifo Ayala Jessica Alexandra Gómez Valencia Félix Moisés Zambrano Vélez Daniel Armendáriz Sandoval Betty Serviteca Pjr Gómez Viviana Haro Ruiz Darwin Omar Roche Carlos Ivan Ube Olvera Mayra Jessenia Ingautotec S.A Chávez Tobar Celestino Floriberto Rectificadora Ambato Vargas Paucar Suquillo Santos Edmundo Andrade Duran Fabián Rectificadora Sellan S.C Cruzatys Moreira Luis Alberto Quintana Albino Franklin German Chiluisa Casillas Luis Gustavo Poso Viracocha Iván Rodrigo Giler Moncayo Jose Luis Arias Quintana Diana Stefania Mieles Calapina Rafael Molina Cedeño Darwin Burneo Ocampo Luis Eduardo Chica Ramírez Jairo Gabriel Merino Anchundia Miguel Ángel Ordoñez Ruiz Oswaldo Vera Aveiga Yajaira Consuelo Pallo Calderón William Robert Aveiga Rodríguez Cesar Alex Emproservis Cia. Ltda. Mayorga Núñez Jairo Álvarez Cruz Vicente Trujillo Arguello Víctor Hugo Díaz Napoles Jimmy Juan Lubritecnic Cia. Ltda Álvarez Reyes Jorge Daniel Cifuentes Ontaneda Edwin Wladimir Espinoza Obregon Ricardo Enriq Reyna Cagua Katty Cevallos Cuadros Doris Andrea Amuguimba Miguel Ángel

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91

17305 2288 455 162 11916 00115337 1831 435 10718 00112706 00113570 00114630 12134 17000 133 3461 00113859 00114085 3123 201 00112562 33834 2066 22972 2230 1518 27104 2362 00104348 190 45244 7994 00115384 00109157 8632 00114839 423 1436 00115545 24749 42364 00115368 00103573 00113464 3243 28498 29788 00102429 452

Cuenca Yépez Edwin Vicente Talleres Asociados Chancay Jaime Benito Narváez Loza Jorge Humberto Ochoa Paz Stalin Tabacalera San Castillo Verdezoto Marcillo Darwin Guerrero Sánchez Kennedy German Mendoza Salazar Antonio Rubio Herrera Néstor Fernando Gamboa Vásconez Martha Obando Víctor Vélez Manolo Santana Santos Pedro Antonio Guajan Cruz Luis Enrique Latinoamericana De Vehículos C Torres Zamora Esther Macas Pillajo Juan Arteaga Mayorga Mayra Natividad Saltos Dávila Edison Miguel Serving Andrade Duran Byron Fabián Sánchez Banguera Ángel Miguel Rojas Guambuguete Walter Javier Acservice Indecaucho Cia. Ltda. Zapata José Luis Aparicio Lucidica Albertina Jaramillo Argandona Luis Enrique Quezada Noroña William Edelberto Loor Chere Luis Alberto Alvarado Paladines Patricia Maribel Paredes Miketta Andy David Moran Cabrera Rene Talledo Víctor Vinces Mejía María Liceth Tecnifertpac S.A. Coello Jaramillo Mónica Yesenia Montero Quiroz Wilson Mendoza Zambrano Mauricio Requene Tuarez José Hidalgo Vera Patricia Maquinarias y Vehículos S.A. Zambrano Barreiro José Luis Mendoza García Luis Mendoza Chávez Robinson Olimpo Pazmiño Gómez Edgar Stalin Guerrero Minaya Omar Super Dealer Dueñas Gutiérrez

Fecha: 18/07/18 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

PT J. 02 2/4

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140

9200 738 2052 00110178 42607 11463 1870 00103037 45336 7121 6635 21747 1840 26208 00114611 00114929 10035 00115424 00115078 13215 27630 213 00104589 29715 39063 00114841 21261 307 00103971 00109900 00105617 00115534 00101030 00115267 77 30400 67 18 00103887 388 3568 44760 00114048 19083 20917 00102559 00114141 469 1909

Toscano Gálvez Jorge Alberto Zurita Rene Alberto Costales Mosquera Susana Macías Valencia Julia Sani Group S.C. Torres Naula Ángel Unda Benavides Guido Fabricio Touma Segarra Carlos Alejandro Villaprado Luis Moreira Daniel Abad Abad Marco Leoncio Arteaga Javier Suarez Salas Constructores S.A. Tierra Mediavilla Ángel Oswaldo Marquínez Loor Bernardo Enrique Vargas Cedeño Simón Suarez Carpio Emma Quimi Mina Miguel Ángel Herrera Álvarez Jorge Terán Howitt Agustín Cedeño Sussmann Luis Zambrano Caicedo Gary Ordoñez Castillo Rosa Teresa Lema Moreta Manuel Ibarra Zapata Mayra Alejandra Paliz Bonilla Fernando Leiva Carvajal Wilmer Baque Santana Luis Inocencio Yánez Domínguez María Teresa De Jesús Velázquez Fernández Yessica María Vásquez Cristóbal Arredondo Domínguez Edgar Ramón Agrotorca S.A. Dávila Sarango Francisco Tevcol Repuestos Boslo Pincay Vera Juan Carlos Álava Benítez Elider Laurentino Vera Orellana Teddy Aníbal Morlas Benítez Fernando Autolandia S.A. Ocampo Ocampo Bayardo Bernabé Ante Córdova Marcos Adrián Ruiz Guillermina Carmen Alcívar Lucas Jorge Luis Agropecuaria Agrovermen Cia. Ltda Baque Pérez Milton Desiderio Bravo Angueta Jesús Benito Gallegos Guzmán Víctor Manuel

PT J. 02 3/4

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153

00113936 3238 00114807 00113452 666 29728 00111068 00114755 5228 2512 2802 11626

Ponce Rodríguez Ángel Humberto Vega Ortega Holger Patricio Condo Balcázar Cecilia Andrade Galarraga Sonia Eloísa Solo Frenos Granizo Molina Oswaldo Panamito Garcés Wilson Loor Ferrin Manuel Joel Camacho Cuaspud Darwin Jiménez Reyes Miguel Ángel Casa Baca S.A Núñez Carrasco Luis Antonio 41 Garate Diésel

Fecha: 18/07/18 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Marcas: √ Verificado en el sistema Fuente: Listado de clientes generado por el sistema

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

PT J. 02 4/4

68 Tabla 19 P.T. J. 03 Artículos de continua rotación

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

PT J. 03

Fecha: 1/2 22/07/18 Objetivo: Solicitar listado de artículos de continua rotación en la empresa Japan Auto en el último trimestre del año 2017 Relevamiento N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

CÓDIGO 40160-50W25J CBN-21 ZX673 32TM03NXC3 NUPK2205S1NC3 34891G ME011731J F4145 21127-41010 2786 520-289 13519-56010J IMD2028 14035-74001J ISD114J MFD067UJ R144 G63414 DG306725W2RS QMCYL-C392 1143-AMORT 3PK0815 96424025K MK-5524 WE01-12-130 31307 MIC16 96325175 E-1765+15 A2280 D-981 DG357226W2RSC 96490218K CLKD-9 71271 41-993 VE0180310-STD VHT-900M HYUNDAI10W30G XT-10-QLVC 22440-1S710S CASTROLSN5W30L

Descripción Rotula Inf.Ns Pathfinder Rotula Inf.Ns Pathfinder Pastilla Freno D Gm Cavalier 96/-> Ruliman C/C Ty Hilux 2.7 08/-> Ruliman C/C Ty Mz Amortiguador Delt.Gm Aveo 1.4 1.6 Lh Reten 100-120-15 Cigu.Post.Mt Reten 100-120-16 Reten 100-120-19 Cigu.Post. Radiador Hy Tucson 2.0 05/06 Plato Inf.Fr Explo.02/05 Lh Piñon Cig.Ty 3b 13b Pastilla Freno D Hy Accent 12/-> Ki Carens 15/ Empaque Multiple Esc.Ns Jr 2.0 Disco Emb.300m 24e Gm 4bd1 Disco Emb.300m 14e Mt Canter 4d34 4d35 12" Disco Freno Hy H1 Tq Amortiguador Delt.Fr 150 2wd 80/96 Ruliman Koyo Aditivo Limpia Multi Max-Clean Amortiguador Delt. Banda Serpentina 3c Gm Forsa Ii Amortiguador Delt.Gm Spark Dw Matiz 05/08 Lh Filtro Aire Gm Swif Sz Forsa Ii Plato Balancin Adm.Esc.Mz Bt-50 2.5 16v Dsl Tapa Rad.4lbs Fr International Filtro Inyector Gm Sail 12/-> Empaque Tapa Val.Gm Spark 4cil. Valvula Esc.Fr 350 M351 4c +15 Elevador Valv.Fr Explo.M4.0 Valvula Esc.Gm Super Carry F5 F8 Ruliman 35-72-26 Rda.Delt.Ty Rotula Inf.Gm Optra 05/13 Terminal B/Estab.Delt.Gm Optra Terminal B/Estab.Delt.Gm Optra Bujia Ac Gm S10 Blazer Valvula Esc.Rn Logan 1.6 Elevador Valv.Fr F350 M351 400 300 Aceite Hyundai 10w30 Gl Aceite Motorcraft Mercon Lv Ltr Cable Bujia Ns Front.2.4 Ka24e 12v Aceite Castrol Magnatec 5w30 Lt Sintetico

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

CASTROL75W90L 54813-3X500 96535093 13122 13000 57181-43100 94223 94392 2304V P450L-STD 8-97385986-0T 3827 W25EA PZ-30 18811-08091 96839848 SS72683 25330-17000

Fecha: 22/07/18

Aceite Castrol Syntrax 75w90 Lt Caucho B/Estab.Hy Elantra Veloster 11/-> Abrazadera B/Estab.Gm Aveo Emotion Abrazadera B/Estab.Gm G.Vitara Abrazadera B/Estab.Gm Luv D-Max Banda D/H Hy H100 Truck Banda Distrib.076d/C Ns 2.0 Banda Distrib.083d/C Gm Sz Bocin B/Biela Fr V8 330 360 361 391 68/-> Bocin B/Biela Gm D-Max 2.5 4ja1 4jh1 Bomba Aceite Gm D-Max 3.0 4wd 4jh1 Dsl Bomba Comb.Sum.Ty Yaris G.Vitara Sz Bujia Denso W22 2patas 3/4 Bujia Prec.Ki Ceres 12v Bujia Hy Excel92/97 Caucho B/Estab.Gm Optra 1.8 L84 Caucho Valv.Fr Ranger M2.3 5.0 Tapa Rad.Hy Atos 97/

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Marcas: √ Verificado en el sistema Fuente: Muestra del stock de mercadería

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

PT J. 03 2/2

70 Tabla 20 P.T. J. 04 Verificar el cumplimiento de las políticas de compra

Elaborado por: N.I.C.

J. 04

Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 1/1 22/07/18 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de compras de la empresa Japan Auto del último trimestre del año 2017 Relevamiento

Alternativas Orden de compra Proforma Firma de autorización Pago el primer viernes del mes

RESUMEN ESPECÍFICO Cumplimiento Incumplimiento 0%√√ 100%√√ 72%√√ 28%√√ 72%√√ 28%√√ 22%√√

78%√√

Total Ref. P/T 100% B.1 100% B.1 100% B.1 100%

Ref. Anexo 8 8 8

B.1

RESUMEN GENERAL Alternativas Cumplimiento Incumplimiento Total Ref. P/T Cumplimiento total de las 42%√√ 58%√√ 100% B.1 políticas Marcas:√√ Verificado con documento Fuente: Muestras de facturas de compra del último trimestre del año 2017

Ref. Anexo 8

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición: En el proceso de verificación de políticas de compra, se encontró un incumplimiento del 58% debido a que las facturas no cumple con los respaldos correspondientes (proforma, orden de compra y autorización) al igual que sus pagos a proveedores no se están realizando en las fechas establecidas en políticas. Revisar anexo 8 Criterio: Una de las políticas establecida por la empresa, señala que para realizarse el proceso compra se debe elaborar la respectiva orden de compra misma que debe estar firmada por el propietario como evidencia de autorización; otra de las políticas menciona que los pagos a proveedores se realizaran el primer viernes de cada mes. Causa: La empresa tiene proceso desorganizados en las compras, además, se incumplen los pagos debido al alto grado de consanguinidad que la empresa tiene con varios proveedores. Efecto: No existe el respaldo adecuado de las compras, por lo que se podría adquirir mercadería no solicitada.

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______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

71 Tabla 21 P.T. J. 05 Verificar saldos de las facturas de compra

Elaborado por: N.I.C.

J. 05

Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 1/1 25/07/18 Objetivo: Verificar los saldos de las facturas de compra de la empresa Japan Auto del último trimestre del año 2017 Relevamiento

Alternativas Facturas físicas Registro en el sistema

RESUMEN GENERAL Valores Cumplimiento Incumplimiento Total factura 100%√√

0%√√

Dif.

100% 32.546,98√√

Ref. P/T

Ref. Anexo

B.2

0,03√√ 100%√√

0%√√

100% 32.546,95√√

Marcas: √√ Verificado con documento Fuente: Muestra de facturas de compra del último trimestre del año 2017

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición: Las políticas se cumplen en su totalidad, sin embargo, se pudo evidenciar una diferencia entre los saldos registrados con respecto al sistema contable y las facturas físicas ingresadas. Criterio: Las facturas de compra deben guardar completa relación con la información registrada en el sistema. Causa: Digitación errónea al momento de ingresar las facturas. Efecto: Datos equívocos en el sistema con respecto a las facturas físicas entregadas por los proveedores, por una diferencia de 0,03ctv lo cual no representa materialidad.

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

72 Tabla 22 P.T. J. 06 Verificar del cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento

Elaborado por: N.I.C.

PT J. 06

Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 1/1 26/07/18 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento de la empresa Japan Auto del último trimestre del año 2017 Relevamiento RESUMEN ESPECÍFICO Alternativas Cumplimiento Incumplimiento Total Ref. P/T Ingreso en el sistema 100%√√ 0%√√ 100% B.3 Factura 100%√√ 0%√√ 100% B.3 Responsable de recepción 0%√√ 100%√√ 100% B.3 Etiquetas 100%√√ 0%√√ 100% B.4 Almacenamiento adecuado 95%√√ 5%√√ 100% B.4

Alternativas Cumplimiento total de las políticas

RESUMEN GENERAL Cumplimiento Incumplimiento 79%√√

21%√√

Total

Ref. P/T B.3 100% B.4

Ref. Anexo 10 10 10 11 11

Ref. Anexo 10 y 11

Marcas: √√ Verificado con documento Fuente: Muestra de facturas de compra del último trimestre del año 2017, stock de mercadería y etiquetado

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición: En la verificación de las políticas de recepción y almacenamiento se evidenció un incumplimiento y la distribución inadecuada de varios productos. Criterio: Una políticas de la empresa, se menciona que los productos deben ser organizados de acuerdo a su codificación, además, los asistentes de bodega son los encargados de la recepción de los productos en la empresa. Causa: No se encontró registro de los responsables de recepción de mercadería y se encontraron varios productos ubicados en perchas diferentes a las correspondientes según su codificación. Efecto: Desconocimiento del responsable de recepción en caso de presentarse alguna eventualidad al igual que la distribución inadecuada de los productos implica mayor tiempo de búsqueda del mismo.

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

73 Tabla 23 P.T. J. 07 Verificar el cumplimiento de las políticas de venta

Elaborado por: N.I.C.

PT J. 07

Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 1/1 27/07/18 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de venta de la empresa Japan Auto del último trimestre del año 2017 Relevamiento RESUMEN ESPECÍFICO Alternativas Cumplimiento Incumplimiento Total Ref. P/T Ref. Anexo Firmas de recibido 80%√√ 20%√√ 100% B.5 12 Registro en el sistema 100%√√ 0%√√ 100% B.5 12 Documento de respaldo 100%√√ 0%√√ 100% B.5 12

Alternativas Cumplimiento total de las políticas

RESUMEN GENERAL Cumplimiento Incumplimiento Total Ref. P/T Ref. Anexo 93%√√

7%√√

100%

B.5

Marcas: √√ Verificado con documento Fuente: Muestra de facturas de venta del último trimestre del año 2017

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición: En la verificación del cumplimiento de políticas de venta se encontró incumplimiento con respecto a las firmas en los comprobantes de venta. Criterio: Según el reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, en el artículo 19 numeral 14 menciona, que unos de los requisitos de llenado de las facturas es: Firma del adquirente del bien o servicio, como constancia de la entrega del comprobante de venta. Causa: El cajero no se encuentra capacitado con respecto a las obligaciones que se manifiestan en el reglamento de comprobantes de venta, recepción y documentos complementarios. Efecto: Facturas incompletas al no acatar la normativa establecida por el SRI

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

74 Tabla 24 P.T. J. 08 Verificar el número de facturas registradas

Elaborado por: N.I.C.

J. 08

Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 1/1 28/07/18 Objetivo: Verificar el número de facturas registradas en empresa Japan Auto en el último trimestre del año 2017 Relevamiento Mes Octubre Noviembre Diciembre

Numero de comprobante Desde Hasta F116527 F120542 F120543 F123910 F123911 F127324

Total facturas

Facturas anuladas

Facturas faltante

Facturas emitidas

Facturas registradas

4015 3367 3413

4015√√ 3367√√ 3413√√

4015 3367 3413

Marcas: √√ Verificado con documento Fuente: Muestra de facturas de compra del último trimestre del año 2017

Comentario: Inexistencia de facturas anuladas y faltantes debido al manejo de facturación electrónica que se canaliza al servicio de rentas internas al finalizar las actividades diarias de la empresa por lo que, en caso de existir anulación de factura, esta es utilizada nuevamente ya que no está canalizada inmediatamente al SRI.

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

75 Tabla 25 P.T. J. 9 Verificar las cantidades de los artículos

Elaborado por: N.I.C.

PT J. 09

Gestión de inventarios Periodo 2017

Fecha: 1/3 01/08/18 Objetivo: Verificar las cantidades de los artículos según el sistema contable y la toma física en la empresa Japan Auto, agosto, año 2018 Relevamiento N°

Código

Descripción

Total unidades Costo unitario Sistema Toma física

Diferencia Cantidad

Costo

40160-50W25J

Rotula Inf.Ns Pathfinder

18,35

7√

5©

2©

36,70

CBN-21

10,98

4√

4©

0©

ZX673

18,30

1√

1©

0©

32TM03NXC3

14,55

3√

3©

0©

NUPK2205S1NC3

20,40

10√

4©

6©

122,4

34891G

24,06

4√

4©

0©

ME011731J

12,97

10√

10©

0©

F4145

9,78

2√

0©

19,56

21127-41010

Rotula Inf.Ns Pathfinder Pastilla Freno D Gm Cavalier 96/-> Ruliman C/C Ty Hilux 2.7 08/-> Ruliman C/C Ty Mz Amortiguador Delt.Gm Aveo 1.4 1.6 Lh Reten 100-120-15 Cigu.Post.Mt Reten 100-120-16 Reten 100-120-19 Cigu.Post. Radiador Hy Tucson 2.0 05/06 Plato Inf.Fr Explo.02/05 Lh

3,47

4√

4©

0©

150,00

4√

4©

0©

152,87

3√

3©

0©

12,65

5√

5©

0©

12,64

8√

8©

0©

1,21

12√

12©

0©

86,30

2√

2©

0©

130,05

5√

5©

0©

26,03

3√

3©

0©

22,32

4√

4©

0©

15,23

1√

0©

1©

15,23

5,03

17√

12©

5©

25,15

10,00

3√

3©

0©

3,41

2√

2©

0©

27,68

4√

2©

55,36

3,81

5√

3©

2©

7,62

10 2786 11 520-289 12 13519-56010J 13 IMD2028 14 14035-74001J 15 ISD114J 16 MFD067UJ 17 R144 18 G63414 19 DG306725W2RS 20 QMCYL-C392 21 1143-AMORT 22 3PK0815 23 96424025K 24 MK-5524

Hola

Piñon Cig.Ty 3b 13b Pastilla Freno D Hy Accent 12/-> Ki Carens 15/ Empaque Multiple Esc.Ns Jr 2.0 Disco Emb.300m 24e Gm 4bd1 Disco Emb.300m 14e Mt Canter 4d34 4d35 12" Disco Freno Hy H1 Tq Amortiguador Delt.Fr 150 2wd 80/96 Ruliman Koyo Aditivo Limpia Multi MaxClean Amortiguador Delt. Banda Serpentina 3c Gm Forsa Ii Amortiguador Delt.Gm Spark Dw Matiz 05/08 Lh Filtro Aire Gm Swif Sz Forsa Ii Plato

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017 Balancin Adm.Esc.Mz Bt-50 2.5 16v Dsl Tapa Rad.4lbs Fr 26 31307 International 27 MIC16 Filtro Inyector Gm Sail 12/-> Empaque Tapa Val.Gm 28 96325175 Spark 4cil. Valvula Esc.Fr 350 M351 4c 29 E-1765+15 +15 Elevador Valv.Fr 30 A2280 Explo.M4.0 Valvula Esc.Gm Super Carry 31 D-981 F5 F8 Ruliman 35-72-26 32 DG357226W2RSC Rda.Delt.Ty 33 96490218K Rotula Inf.Gm Optra 05/13 Terminal B/Estab.Delt.Gm 34 CLKD-9 Optra Terminal B/Estab.Delt.Gm 35 71271 Optra 36 41-993 Bujia Ac Gm S10 Blazer 25 WE01-12-130

37 VE0180310-STD 38 VHT-900M 39

HYUNDAI10W30 G

J. 09 2/3

33,65

35√

29©

6©

201,90

5,99

6√

6©

0©

0,32

36√

36©

0©

8,97

5√

5©

0©

3,71

6√

3©

11,13

11,22

6√

6©

0©

5,03

8√

3©

5©

25,15

8,91

8√

6©

2©

17,82

6,97

4√

4©

0©

5,00

5√

5©

0©

12,79

4√

4©

0©

6,55

46√

39©

7©

48,85

Valvula Esc.Rn Logan 1.6 Elevador Valv.Fr F350 M351 400 300

18,87

6√

6©

0©

3,95

6√

6©

0©

Aceite Hyundai 10w30 Gl

17,03

14√

11©

3©

51,09

6,80

23√

23©

0©

9,68

5√

5©

0©

3,97

11√

8©

3©

11,91

14,01

26√

22©

4©

56,04

2,99

5√

1©

4©

11,96

2,07

4√

4©

0©

2,83

3√

3©

0©

3,06

2√

2©

0©

4,81 6,85 6,25

1√ 7√ 4√

1© 5© 4©

0© 2© 0©

13,70 -

1,39

15√

11©

4©

5,56

5,70

4√

4©

0©

Aceite Motorcraft Mercon Lv Ltr Cable Bujia Ns Front.2.4 41 22440-1S710S Ka24e 12v CASTROLSN5W3 Aceite Castrol Magnatec 42 0L 5w30 Lt Sintetico CASTROL75W90 Aceite Castrol Syntrax 43 L 75w90 Lt Caucho B/Estab.Hy Elantra 44 54813-3X500 Veloster 11/-> Abrazadera B/Estab.Gm 45 96535093 Aveo Emotion Abrazadera B/Estab.Gm 46 13122 G.Vitara Abrazadera B/Estab.Gm Luv 47 13000 D-Max 48 57181-43100 Banda D/H Hy H100 Truck 49 94223 Banda Distrib.076d/C Ns 2.0 50 94392 Banda Distrib.083d/C Gm Sz Bocin B/Biela Fr V8 330 360 51 2304V 361 391 68/-> Bocin B/Biela Gm D-Max 52 P450L-STD 2.5 4ja1 4jh1 40 XT-10-QLVC

Fecha: 01/08/18

Elaborado por: N.I.C. Gestión de inventarios Periodo 2017

PT J. 09

Fecha: 01/08/18

3/3

55 W25EA

Bomba Aceite Gm D-Max 3.0 4wd 4jh1 Dsl Bomba Comb.Sum.Ty Yaris G.Vitara Sz Bujia Denso W22 2patas ¾

56 PZ-30

Bujia Prec.Ki Ceres 12v

6,14

11√

9©

2©

12,28

57 18811-08091

1,92

40√

37©

3©

5,76

1,45

10√

10©

0©

59 SS72683

Bujia Hy Excel92/97 Caucho B/Estab.Gm Optra 1.8 L84 Caucho Valv.Fr Ranger M2.3 5.0

9,95

14√

14©

0©

60 25330-17000

Tapa Rad.Hy Atos 97/

7,56

4√ ∑52 3

4©

0©

∑457

∑66

696,81

53 8-97385986-0T 54 3827

58 96839848

68,35

2√

2©

0©

4,23

4√

4©

0©

0,95

10√

10©

0©

Totales Marcas: √ Verificado en el sistema, © Toma física y ∑ Sumatoria Fuente: Stock de mercadería agosto, 2018

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición: Se encontraron diferencias al comparar las cantidades registradas en el sistema con la toma física Criterio: El sistema de inventario permanente permite el control constante de las unidades, llevando así el registro exacto de las cantidades que se tiene en saldos. Causa: No se realizó la baja de los productos en el sistema contable por descuido del personal encargado. Efecto: El inventario se encuentra subvalorado en $ 696,81 existiendo cantidades equívocas en varios de los productos, lo cual puede presentar molestias para futuras ventas en caso de mostrar existencia en el sistema, más no del producto en físico.

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

78 5.2.4. Informar sobre los hallazgos encontrados en el manejo de los inventarios 5.2.4.1. Carta a gerencia Señor, Franklin Pallo Pallo Propietario de Japan Auto Presente. Se ha realizado una evaluación de control interno al área de inventarios de la empresa Japan Auto, último trimestre 2017, como trabajo de auditoría, donde se analizaron los procesos y movimientos de compra, recepción, almacenamiento y venta registrados en la misma a fin de que estos sean evaluados. El mantenimiento de una adecuada estructura de control es de responsabilidad de la administración de la empresa, quien deberá tomar las precauciones necesarias para evitar errores o irregularidades. Sin embargo, se informará todas aquellas eventualidades encontradas en el proceso de evaluación, considerando la evidencia suficiente que respalde las conclusiones emitidas La evaluación de control interno realizada, está sujeta a las normas de auditoría generalmente aceptadas, estas normas requieren que la auditoría sea planificada y realizada con la finalidad de tener una seguridad razonable sobre el control interno en la gestión de inventarios de la empresa. Dado a las limitaciones que puedan presentarse en la evaluación de sistema de control interno, es posible que se presenten errores e irregularidades no detectadas. Al realizar la debida revisión al ciclo de inventarios y con la suficiente evidencia obtenida con respecto a las políticas de compra, recepción, almacenamiento y venta, se determinó que la empresa presenta incumplimiento en la mayor parte de las políticas establecidas, lo que ocasiona que el control interno de inventarios no sea eficiente.

Atentamente; _________________ Nefizh Imbaquingo C.I. 2300588957

79 5.2.4.2. Informe de hallazgos El presente informe contiene los hallazgos encontrados en el proceso de evaluación del control interno de inventarios en el último trimestre del periodo 2017, haciendo énfasis en las políticas de compra, recepción, almacenamiento, venta y ciertos lineamientos que deben ser considerados para un eficiente control interno de inventarios. Es de responsabilidad informarle al propietario sobre los eventos encontrados a fin de proporcionar mejoras en la gestión de inventarios de la empresa. A continuación, se presentan los siguientes hallazgos encontrados seguidos de sus conclusiones y recomendaciones 1. Diferencias en el inventario Conclusión: Se encontraron varias diferencias entre las cantidades registradas en el sistema y las contabilizadas en la toma física, de tal forma que el inventario se encuentra subvalorado en $696,81ctv. Representado el 10,38% con respecto al saldo total del inventario plasmado en el papel de trabajo J.09 Recomendación: Realizar una toma física total de los inventarios por lo menos una vez al año con el propósito de establecer datos verídicos en el sistema con relación a la cantidad física de la mercadería ubicada en las bodegas de la empresa, además se deberá realizar el asiento de ajuste correspondiente en base a los datos encontrados en la toma física. 2. Ausencia de documentos en el proceso de compras e incumplimiento de políticas de pago. Conclusión: La empresa no cuenta con un documento que respalde los pedidos de mercaderías, como lo son las ordenes de compras, lo que deja en desventaja a la misma, ya que al presentarse eventualidades, está no podrá solicitar cambios e informar sobre los eventos encontrados sin un documento que respalde, de igual forma no se realizan los pagos a proveedores en las fechas acordadas, lo que puede generar desconfianza para los próximos créditos con la empresa, Recomendación: Desarrollar mecanismos de registro y orden las cuales tengan un apartado donde consten las firmas de responsabilidad y autorización, diseñando de esta manera formatos de órdenes de compra; finalmente reestablecer las políticas de compra de acuerdo a las necesidades que puedan presentarse en la empresa.

80 3. Carencia de documentos en la recepción de mercadería Conclusión: La empresa no cuenta con un documento que sustente la recepción de mercadería, nombre de la persona que la recibió o si existieron novedades, lo cual evita que exista responsabilidad en los asistentes de bodega. Recomendación: Diseñar un formato de recepción de mercadería el cual cuente con un apartado en el que conste el nombre y la firma de quien recibió la mercadería, a fin de garantizar que la mercadería ha sido recibida por personal de la empresa 4. Ubicación incorrecta de los productos Conclusión: Se encontraron varios productos que no se encontraban ubicados en las bodegas correspondientes lo que ocasiona una atención ineficiente al brindarle un periodo más largo de espera al cliente. Recomendación: Realizar una revisión periódica, de forma rápida por cada uno de los asistentes de bodega verificando de esta manera que los productos se encuentren ubicados en las bodegas designadas de acuerdo a su codificación. 5. Manual de funciones Conclusión: No existe la debida asignación y distribución de funciones debido a que la empresa carece de perfiles de cargos, lo que genera duplicidad de funciones evitando el desempeño óptimo de los empleados. Recomendación: Diseñar un manual de funciones alineado a las necesidades de la empresa con el propósito de determinar las responsabilidades de los empleados y permitir un mejor desenvolvimiento en el área.

81 5.2.4.3. Proponer acciones correctivas para mejorar la gestión de inventarios que aseguren la eficiencia en el manejo y control de los mismos. 5.2.4.3.1. Propuestas de un manual de políticas 5.2.4.3.1.1. Propuesta de políticas de compra 1. El supervisor de bodega será el encargado de emitir un reporte sobre los productos que se necesita adquirir. 2. Se deben realizar las compras cuando el sistema muestre que dicho producto se encuentra en el mínimo de su cantidad establecida. 3. El supervisor de bodega será el responsable de llenar la orden y hacerle conocer el requerimiento al propietario de la empresa. 4. Cotizar los precios, calidad y formas de pago de los productos que se desea adquirir. 5. La orden de compra debe estar firmada por el propietario o delegado del mismo para proceder a la compra. 6. Una vez autorizada la orden de compra el supervisor de bodega deberá contactar al proveedor. 7. Las compras a proveedores se realizarán los días viernes o en caso de necesitar en días alternos al designado se realizarán con autorización del propietario o delegado. 8. Todas las compras serán canceladas a su vencimiento 9. Los pagos a proveedores se realizarán a fin de mes por el monto total o en cuotas sobre el total de las compras realizadas en el mes. Tabla 12 Propuesta de flujograma de compra N°

Descripción

Actividad

Documento

Responsable

Inicio

Revisa las unidades disponibles mercadería en el sistema

Emite un reporte de las mercaderías que se necesita comprar respetando los mínimos y máximos

Supervisor de bodega

Verifica que la mercadería a adquirir se encuentre en el mínimo en bodega

Asistente de bodega

Supervisor de bodega

Pasa

Gráfico

Viene 5

Contacta a los proveedores

Supervisor de bodega

Cotiza precios, calidad y forma de pago

Supervisor de bodega

Selecciona al proveedor que presente mayores beneficios

Realiza la orden de compra

Envía la orden de compra al gerente

Supervisor de bodega

10 ¿Autoriza el pedido?

Gerente

11 Contacta nuevamente al proveedor

Supervisor de bodega

Establece el acuerdo de compra, fecha de entrega y forma de pago

Supervisor de bodega

13 Fin

5.2.4.3.1.2. Propuesta de políticas de recepción y almacenamiento 1. Es de responsabilidad de los asistentes de bodega recibir la mercadería enviada por el proveedor. 2. Se verificará la mercadería recibida en cuanto al estado físico, marca y cantidad con la orden de compra emitida por la empresa. 3. Es de obligación de los asistentes de bodega registrar sus datos personales junto con su firma y la mercadería recibida en la orden de recepción. 4. Es obligación del supervisor de bodega realizar los trámites correspondientes en caso de presentarse faltantes o sobrantes en la mercadería recibida 5. El operador de bodega será el encargado de ingresar la mercadería recibida al sistema 6. Los asistentes de bodega son los encargados de buscar y llevar los productos solicitados por los vendedores al mostrador. 7. El ingreso a las bodegas solo es permitido para el personal del área misma 8. Los asistentes de bodega serán los responsables de responder con los costos de la mercadería en caso de pérdida.

83 Tabla 13 Propuesta de flujograma de recepción y almacenamiento N° Descripción Actividad 1 2 3 4

Confirmación del envió de la mercadería Entrega de la mercadería en las instalaciones Recibe la mercadería el responsable junto con la factura y/o guía de remisión Verifica que la mercadería recibida sea la misma establecida en la orden de compra

Proveedor

Servicio de entrega

Asistente de bodega

Elabora la orden de recepción

Entrega la orden de recepción al supervisor de bodega

Entrega la mercadería al operador de bodega

Ingresa la mercadería al sistema

¿Nueva mercadería?

12 13 14

Responsable

Inicio

Documento

Crea el respectivo código para el nuevo producto Imprime el reporte de compras ingresadas y las respectivas etiquetas de los productos Entrega los producto con las etiquetas a los responsables Revisa que la codificación y las etiquetas de los productos sean las correspondientes

Asistente de bodega Asistente de bodega Operador de bodega

Operador de bodega

X X

Asistente de bodega

Operador de bodega Operador de bodega

Asistente de bodega

¿Errores en las etiquetas?

Comunica al operador de bodega

Asistente de bodega

Corrige las inconsistencias

Operador de bodega

Imprime etiquetas

Operador de bodega

Procede a perchar la mercadería

Asistente de bodega

Fin

nuevamente

las

Gráfico

84 5.2.4.3.1.3. Propuesta de políticas de venta 1.

Es de responsabilidad de los vendedores brindar una buena atención a los clientes, mostrando cordialidad y respeto.

Los vendedores deberán reportar a los asistentes de bodega sobre los productos que necesitan ser traídos al mostrador por requerimiento del cliente.

El ayudante de mostrador será el encargado de verificar que la codificación y la cantidad sean los mismos registrados en la factura

Los productos son entregados solo cuando el cliente presente la factura

El cajero deberá respetar los precios enmarcados en los productos

Se concederá el crédito solo a personas que presenten créditos saldados anteriormente con la empresa.

Tabla 14 Propuesta de flujograma de ventas N°

Descripción

Actividad

Inicio

Atender cliente

Verifica que el producto se encuentre en el sistema

¿Dispone del producto requerido la empresa?

los

requerimientos

del

Documento

Responsable

Vendedor

Propone disponer del producto para más tarde

Vendedor

¿Acepta la propuesta?

Comunica al supervisor de bodega

Vendedor

Contacta al proveedor

Supervisor de bodega

Confirma la hora de disposición del producto al vendedor

Supervisor de bodega

Comunica al cliente la disponibilidad del producto

Vendedor

Informar al asistente de bodega el requerimiento de dicho producto

Vendedor

Entregar el producto al vendedor

Asistente de bodega Pasa

Gráfico

Viene 13

Presentar el producto al cliente

Genera la factura en el sistema con los datos personales del cliente

Vendedor

Comunica la formas de pago al cliente

Cajero

¿Cancela en tarjeta?

Solicitar tarjeta y cédula de identidad

Cajero

Recibe el efectivo

Imprimir la factura

Cajero

Verificar que los productos se encuentre en buen estado y que consten en la factura

Ayudante de mostrador

Entrega del producto

Ayudante de mostrador

Fin

Cajero

5.2.4.3.2. Propuesta de documentos Tabla 15 Propuesta de orden de compra

ORDEN DE COMPRA N° Proveedor: Fecha de pago: Código

Fecha de pedido: Términos de entrega: Descripción

Fecha de entrega:

Cantidad

Valor Unit

Valor Total

Subtotal : IVA : Total : Autorizado por: ____________________ Firma y sello

Elaborado por: ____________________ Firma Av. Quevedo Km 1 1/2 y Jacinto Cortés Yajá / Teléfono: 2756228/ 2598654

86 Tabla 16 Propuesta de orden de recepción

ORDEN DE RECEPCIÓN Av. Quevedo Km 1 1/2 y Jacinto Cortés Yajá N° Teléfono: 2756228/ 2598654

Datos del proveedor Nombre: Cedula:

Teléfono: Fecha de entrega: Cantidad

Valor Unit

Observación:

Subtotal IVA Total

: : :

Recibido por:

Aprobado por:

Código

Descripción

Valor Total

87 5.2.4.3.3. Propuesta de perfil de cargos Tabla 17 Propuesta de perfil de cargo de supervisor de bodega

PERFIL DE CARGO Descripción del encargado de bodega Identificación Supervisor de bodega Nombre del cargo: Si Cargo de jefe directo: 4 Número de personas a cargo Misión del cargo Brindar un oportuno control de los inventarios, además de resguardar los mismos para un eficiente desarrollo de actividades mejorando la gestión de inventarios de la empresa Japan Auto. Funciones principales  Elaborar los formatos de orden de compra 

Comunicación con proveedores para la cotización de productos, precios y que los mismos lleguen seguros a las instalaciones



Realizar inventario periódico de los productos en bodega



Realizar reportes semanales de los inventarios que necesitan de reposición



Archivar las órdenes de recepción de mercadería por proveedor en orden alfabético



Supervisión de la distribución de productos en el almacén



Velar por el adecuado proceso y personal a cargo



Manejo y evaluación de stock

Conocimientos - Manejo de Microsoft Office - Manejo de programas contables - Conocimiento en gestión de inventarios Perfil requerido Título de tercer nivel en administración de empresas o afines Formación académica De 25 a 40 años Edad Masculino Género 3 años en administración de bodegas afines Experiencia

88 Tabla 18 Propuesta de perfil de cargo para asistente de bodega

PERFIL DE CARGO Descripción del asistente de bodega Identificación Nombre del cargo: Asistente de bodega Cargo de jefe directo: No Número de personas a cargo 0 Misión del cargo Recibir y almacenar de forma adecuada toda la mercedaria entregada en el almacén Funciones principales 

Perchar la mercadería ingresada a la empresa de forma correcta y apropiada



Recibir la mercadería entregada por los proveedores y revisar que la misma haya llegado completa junto con la orden de compra



Entregar la mercadería solicitada por los vendedores en el mostrador



Elaborar la orden de recepción en cada entrega de mercadería al almacén



Reportar y separar las mercaderías con desperfectos para efectuar la respectiva devolución a la empresa proveedora



Realizar el aseo de la bodega

 Entre otras actividades innatas al cargo Conocimientos - Conocimiento de repuestos automotrices Perfil requerido Formación académica Edad Género Experiencia

Título de Bachiller Entre 20 y 35 Masculino No

89 Tabla 19 Propuesta de perfil de cargo de vendedor

PERFIL DE CARGO Descripción del vendedor Identificación Nombre del cargo: Vendedor Cargo de jefe directo: No Número de personas a cargo 0 Misión del cargo Incorporar nuevos clientes y fidelizar a los actuales brindando una atención agradable y de sumo respeto que satisfaga las necesidades de los mismos Funciones principales 

Atender el requerimiento del cliente



Asesorar al cliente con respecto a las características y beneficios del producto.



Reportar las devoluciones al supervisor de ventas.



Solicitar al asistente de bodega el producto requerido por el cliente



Atender las llamadas telefónicas y comunicar a las diferentes extensiones según el requerimiento Conocimientos - Conocimiento en repuestos automotrices -

Conocimiento en el manejo de programas contables

Perfil requerido Formación académica Edad Género Experiencia

Título de Bachiller Mayor de edad Masculino No

90 5.2.4.3.4. AplicaciĂłn de Ăndices financieros

ď&#x201A;ˇ RotaciĂłn del inventario: Este indicador permite el nĂşmero de veces que el inventario es realizado en un periodo de tiempo determinado, permitiendo identificar cuantas veces se convierte en dinero o cuentas por cobrar al ser vendido Costo de ventas = 4,34 Inventarios

360 = 82,29đ?&#x2018;&#x2018;Ăđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; 4,34

ď&#x201A;ˇ Exactitud del inventario (periodo de evaluaciĂłn): Este indicador nos permite determinar el porcentaje de diferencia que existe entre el

inventario fĂsico de

mercaderĂa y el registrado en el sistema del que hace uso la empresa. Diferencia$ = 10,38% Total de inventarios$

ď&#x201A;ˇ

Stock disponible: Este indicador nos permite determinar el porcentaje de mercaderĂa que se encuentra en buen estado y disponibles para la venta Stock en buen estado = 100% Stock total

ď&#x201A;ˇ Dependencia del inventario: Es el porcentaje mĂnimo del valor de los inventarios registrado en libros, que deberĂĄ ser convertido a efectivo, despuĂŠs de liquidar la caja, bancos, las cuentas comerciales por cobrar y los valores realizables, para cubrir los pasivos a corto plazo que aĂşn quedan pendientes de cancelar Pasivos Ctes â&#x2C6;&#x2019; (Caja + bancos + cartera + valores realizable = 0,20 Inventarios

DISCUSIÓN

En el presente trabajo de investigación, se realizó el levantamiento de información sobre las políticas de compra, recepción, almacenamiento, venta y demás procedimientos realizados en la empresa Japan Auto, misma información que fue proporcionada por la administración; además se aplicaron instrumentos de recogida de datos como son las entrevistas y encuestas tanto como para personal interno como proveedores y clientes. Seguido identificó el nivel de riesgos mediante la aplicación del cuestionario COSO ERM mismo que consta de ocho componentes y que al desarrollarse mostró un 43% de confianza lo que significa que su riesgo es mayor en un 57%, determinando así una muestra de 60 documentos relacionados al ciclo de inventarios para proceder a analizarlos en la etapa de ejecución. Posterior se aplicaron pruebas sustantivas, para verificar el cumplimiento de las policías aplicadas al ciclo de inventarios; con respecto al proceso de compras se evidencio un incumplimiento 58% debido a la inexistencia de órdenes de compra, compras sin autorización y pago a proveedores en fechas posteriores a la establecida, en cuanto al incumplimiento presentado en las políticas de recepción y almacenamiento este corresponde al 21% ya que, no se logra identificar cuál de los asistentes de bodega recibió la mercadería, mientras que en los procedimientos realizados para las ventas se encontró un incumplimiento del 7% a causa de que las facturas de venta no contaban con las firmas de recibido correspondientes. Una vez culminada la evaluación e identificación de resultados se procedió con la elaboración del informe de auditoría, en el que se encuentran detalladas cada una de las debilidades encontrados con respecto al manejo de inventarios, las mismas que están sustentadas en los papeles de trabajo realizados en la etapa de ejecución con el propósito de que el dueño de la empresa este en pleno conocimiento de los eventos presentados además en este informe se proponen acciones correctivas que contribuyan al mejoramiento de la empresa con el propósito de eliminar aquellas falencias presentadas en los procesos de compra, recepción, almacenamiento y venta de inventarios que le permitan a la empresa desarrollar sus actividades con eficiencia.

7. 

CONCLUSIONES

Japan Auto, es el nombre comercial de la empresa dedicada a la venta y distribución de repuestos automotrices, la cual presenta problemas en la gestión de inventarios al no contar con el debido control sobre los mismos, siendo esta la mayor limitante para un desarrollo eficiente de sus actividades.



Se fundamentó teóricamente tanto la variable independiente que es el control interno como la variable dependiente que es la gestión de inventarios lo cual permitió obtener una percepción más clara de situación que presentaba la empresa Japan Auto.



En el desarrollo de esta investigación se utilizó un enfoque cuantitativo ya que se aplicaron encuestas al personal de la empresa, parte de proveedores y clientes, así mismo esta investigación presentó un enfoque cualitativo, debido a que se aplicaron entrevistas al propietario y contador externo de la empresa haciendo uso de técnicas e instrumentos de recogida de datos.



Mediante la evaluación del control interno se evidenciando que la empresa no cuenta con un manual de funciones por lo que existe duplicidad en las actividades realizadas por los empleados, así mismo se detectaron inconsistencias en los procesos de compra, recepción, almacenamiento y venta, además, la empresa no cuesta con documentes que respalden los pedidos de las mercaderías y la recepción de la misma impidiendo el desarrollo eficiente del área.



Actualmente la empresa refleja variaciones entre los productos existentes en bodega con los registrados en el sistema contable, lo que ocasiona que los inventarios no están reflejando información verídica.



Se consiguió identificar aquellos problemas que presentaba la empresa Japan Auto, explicando cada una de las causas que los originaron en el informe de auditoría; así mismo se detalló por cada deficiencia encontrada una recomendación que ayude a contrarrestar la problemática existente, además, este informe de auditoría contiene una propuesta para la mejora en la gestión de inventarios la cual abarca una serie de políticas que se deben incorporar a las políticas actuales que mantiene la empresa, finalmente se proponen documentos que permitirán un mejor control sobre los inventarios.

RECOMENDACIONES

Que la empresa Japan Auto tenga en consideración las recomendaciones establecidas en el informe de auditoría a fin de mejorar los procesos en gestión de inventarios que están afectando el desarrollo operativo de la misma. Se recomienda la implementación de un manual de procedimientos con el propósito de evitar la duplicidad de actividades y la evasión de responsabilidades en la empresa además de acoger las políticas propuestas para cada uno de los procesos en la gestión de inventarios permitiendo un desarrollo eficiente de las mismas. El uso de los documentos propuestos para la compra y recepción de mercadería a fin de contar con instrumentos que respalden las operaciones realizadas y se pueda identificar con facilidad a la persona responsable de la recepción de mercadería, así mismo, como verificar si la mercadería solicitada a los proveedores coincide con la recibida. Para culminar, se establece que la empresa realice una toma fisca de los inventarios ubicados en las bodegas de forma anual, con el objetivo de mantener información confiable en la cuenta de inventarios explicita en los estados financieros, que garantice la veracidad de los mismos.

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10.

ANEXOS

Anexo 1. Solicitud a la empresa Japan Auto

98 Anexo 2. Árbol de problema Evaluación del Sistema de Control Interno y mejora de la Gestión de Inventarios de la empresa “JAPAN AUTO” en la ciudad de Santo Domingo, año 2017

EFECTOS Ineficiente control del inventario

Rupturas de stock y mercadería sin salida

Duplicidad de funciones del personal

Inconsistencias en las cantidades registradas en el sistema con las cantidades física en bodega

Deficiente control interno y manejo de inventarios en la empresa Japan Auto

CAUSAS

Procesos desorganizados y políticas inapropiados

Deficiente planificación en las adquisiciones de mercadería

Inadecuada designación de funciones

No se ha realizado una toma física en la empresa

Anexo 3. Resultado de la entrevista al propietario Entrevista al propietario Objetivo: Evaluar el sistema de control interno en la gestión de inventarios de la empresa Japan Auto 1.

5. 6. 7.

10.

11. 12. 13.

14.

15.

¿Cómo surgió la idea de negocio? El hecho de que este negocio ya esté por más de tres décadas fue por una gran idea de mis padres ya que ellos contaban con un negocio similar al que hoy en día tengo además de ello desde muy temprana edad trabaje en ferreterías, lubricadoras e incluso en el local de mis padres. ¿Cuenta la empresa con una estructura definida? Actualmente lo que tenemos es un informe sencillo donde constan los nombres de los trabajadores con su respectivo cargo que desempeñan cada una de las personas que conforman esta empresa sabe el puesto que tienen. ¿La empresa cuenta con un manual de funciones con relación a los empleados que forman parte de la empresa Japan Auto? No cuenta con un manual de funciones, pero cuando se los contrata el personal lo único que hacemos es decirle verbalmente sus obligaciones. ¿Se contrata al personal con conocimientos en el manejo del inventario? Eso sería lo correcto, pero aquí contratamos por recomendaciones y pues que tengan un algo de conocimiento en lo que son repuestos automotrices de igual forma estamos buscando la manera de capacitar a nuestros empleados con el objetivo de progresar continuamente. ¿Existe un responsable para el manejo de bodega? Sí, tenemos tres personas que realizan las actividades correspondientes de bodega ¿Se respalda la entrada y salida de mercadería de las bodegas? Si, estas son respaldadas por medio de anotaciones o mediante las facturas ¿Considera usted que el alto nivel de rotación del personal, afecta al despacho de mercadería? Si, ya que el hecho de cambiar de personal constate hace que las entregas de los pedidos a los clientes tomen un tiempo más o a su vez perchen de manera inadecuada la mercadería ¿Cómo supervisa el trabajo de cada empleado? Más que nada supervisamos lo que son las ventas, viendo que se realice adecuadamente el despacho de la mercadería y pues la mayoría de supervisiones solo se realiza de manera visual. ¿Tiene establecido cantidades máximas y mínimas de compra de mercadería? El sistema nos muestra los mínimos y máximos de cada producto de igual forma nos guiamos con el kardex y hacemos pedido cuando tenemos dos o tres repuestos y máximos pues allí dependiendo de la rotación de la mercadería se solicita una determinada cantidad para reposición de los repuestos. ¿Las compras que se realizan son autorizadas siempre por usted? Aquí tenemos varios problemas pues yo soy quien autoriza cada uno de los pedidos pero no existe una persona fija quien emita un reporte de las mercaderías a solicitar sino más bien cada vendedor me presentan un informe de la mercadería que pretende solicitar produciéndose choques de información, se suelen realizar doble pedido de mercadería ya que no existe una comunicación continua entre los mismos y se nos hace un problema porque a veces son repuestos que no tienen alta rotación y se nos queda la mercadería. ¿Conoce usted si se ha perdido ventas por falta de mercadería? Si, se han perdido varias ventas por no tener la mercadería. ¿Cree usted que el espacio físico es adecuado para el almacenamiento y despacho de la mercadería? Considero que sí, contamos con 4 bodegas y un amplio espacio en el lugar de despacho de mercadería. ¿Cuándo existe un faltante o sobrante de mercadería que gestiones se realiza? Lo primero es chequear el kardex, luego vemos el nombre de los vendedores que han realizado ventas de esa mercadería y verificamos la mercadería que tenga códigos similares ya que se han presentado casos en los que se registra un código equivoco correspondiente a un mismo repuesto pero con diferente marca. No existe un formalismo que especifique claramente los procesos que se deben realizar. ¿Conoce usted si ha tenido problemas por retraso, en cuanto a la entrega de mercadería por parte de los proveedores? Sí, se han presentado, pero han sido muy pocos los casos, a veces se da porque varios proveedores importan mercedaria y esta suele tener demoras al ingresar al país lo que ocasiona que las mercaderías solicitadas no llegan en el tiempo previsto. ¿Cuáles son los aspectos que usted considera para seleccionar un proveedor?

100 El catálogo de productos, la procedencia, la marca, plazo de crédito y los descuentos por volúmenes de compras 16. ¿Cada que tiempo se realizan las constataciones físicas de la mercadería con la que cuenta la empresa? No se han realizado tomas físicas por lo que se desconoce de la cantidad exacta de artículos en bodegas

Anexo 4. Resultado de la entrevista al contador Entrevista al contador externo Objetivo: Evaluar el sistema de control interno en la gestión de inventarios de la empresa Japan Auto 1. ¿Conoce usted sí la empresa cuenta con un manual de políticas y procedimientos respecto a las compras, recepción, almacenamiento y ventas de mercaderías? No cuenta con nada de eso, aquellos procesos son manejados de manera empírica 2. ¿El acceso a registros contables está limitado solo para personal autorizado? Si, este sistema es de acceso limitado ya que existen varios niveles de seguridad con respecto a las tareas asignadas del personal 3. ¿Bajo qué sistema de inventario se registra la mercadería? Hacemos uso del sistema de cuenta permanente 4. ¿Qué método de valuación de inventarios se utiliza en la empresa? Método promedio 5. ¿Los movimientos de entradas y salidas de mercaderías son reportados oportunamente para su contabilidad? Si, cada uno de los movimientos se refleja en el sistema al momento de efectuar una venta, devolución en venta, compra, devolución en compra sin embargo existen situaciones en las que los vendedores se olviden de realizar adecuadamente el registro y existen diferencias en las cantidades disponibles o en los saldos. 6. ¿Cuándo se realiza una devolución en venta, se realiza la respectiva nota de crédito? Sí 7. ¿Los inventarios se registran de acuerdo a la normativa contable vigente? Sí 8. ¿Considera que la gestión de inventarios realizada en la empresa es apropiada? No, debido a que existen diferencias al momento de contabilizar los artículos existentes comparando con el sistema ya se han presentado varios de esos casos. 9. ¿Se realizan toma física de los inventarios en la empresa Japan Auto? No, se han realizado tomas físicas en la empresa 10. ¿Ha participado de la toma física de los inventarios? No 11. ¿En caso de existir diferencias en uno de los artículos ofertados en la empresa se ha realizado el seguimiento para determinar la causa del faltante o sobrante? Solo se hace una supervisión sencilla en la que si no se encuentra el artículo se envía al gasto. 12. ¿Considera que el valor de los inventarios que consta en el balance es confiable? No porque como te mencioné anteriormente existen diferencias entre los saldos ya que la empresa no ha realizado una toma física de la totalidad de los mismos.

Anexo 5. Resultados de las encuestas a los empleados Empresa Japan Auto - Encuesta a empleados Pregunta 1. ¿Al ingresar a la empresa le explicaron a usted las actividades que iba a desempeñar? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 22 100% No 0 0% Total 22 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede deducir que a cada uno de los empleados se le explico las actividades que debían desarrollar para ejercer el trabajo. Pregunta 2. ¿Conoce usted si la empresa cuenta con un manual de funciones interno para los empleados?

101 Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 2 9% No 20 91% Total 22 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede evidenciar que la mayor parte de los empleados desconoce si la cuenta con un manual de funciones interno para los empleados. Pregunta 3. ¿Conoce usted si la empresa cuenta con políticas y procedimientos formalmente establecidos para los procesos de compra, recepción, almacenamiento y venta de mercadería? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 7 32% No 15 68% Total 22 100% Análisis: La mayor parte de los encuestados respondió que no existen políticas y procedimientos formalmente establecidos para el proceso de compra, almacenamiento y venta de mercadería previamente establecidos en la empresa. Pregunta 4. ¿Conoce usted si han existido situaciones en que las ventas no se hayan efectuado por falta de mercadería? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 20 91% No 2 9% Total 22 100% Análisis: Con respecto a los resultados obtenidos se puede observar que gran parte de los empleados afirma que si han existido pérdidas por falta de mercadería. Pregunta 5. ¿Existe una persona encargada del manejo de bodega? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 22 100% No 0 0% Total 22 100% Análisis: La empresa cuenta con una persona encargada del departamento de bodega. Pregunta 6. ¿Existe algún responsable para la recepción de mercadería? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 22 100% No 0 0% Total 22 100% Análisis: El total de los encuestados afirma que sí existe un responsable de la recepción de la mercadería en la empresa. Pregunta 7. ¿Se lleva un registro de la mercadería que sale con mayor frecuencia? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 17 77% No 5 23% Total 22 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede evidenciar que la mayor parte de los empleados sí realizan el registro de entradas y salidas de mercaderías en la empresa. Pregunta 9. ¿Para realizar las compras de mercadería necesitan alguna autorización? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 15 68% No 7 32% Total 22 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede identificar que la mayor parte de los empleados realizan los pedidos de mercaderías con autorización del propietario. Pregunta 10. ¿Conoce usted si la mercadería es registrada al momento que ingresa a la empresa? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 22 100% No 0 0% Total 22 100% Análisis: El total de los empleados afirman que toda la mercadería es registrada al momento de ingresar a la empresa.

102 Pregunta 11. ¿Existe duplicidad en la codificación de la mercadería que impide el reconocimiento de la misma? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 18 82% No 4 18% Total 22 100% Análisis: La mayor parte de los empleados asume que existe duplicidad de códigos al momento de ingreso, lo que ocasiona dificultad en la búsqueda de algún producto en específico. Pregunta 12. ¿Al momento que se realizan las ventas los productos son descontados del inventario? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 22 100% No 0 0% Total 22 100% Análisis: El total de los empleados afirma que al realizar una venta disminuye la cantidad vendida de los inventarios. Pregunta 13. ¿Se han realizado tomas físicas para la constatación existente de mercadería en la empresa? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 16 73% No 6 27% Total 22 100% Análisis: De los resultados obtenidos se observa que la mayor parte de los empleados alude que si se realizan constataciones físicas de la mercadería en la empresa. Pregunta 14. ¿Existen problemas con los clientes por la entrega de mercadería solicitada? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 4 18% No 18 82% Total 22 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede evidenciar que la mayor parte de empleados no presenta inconvenientes con los clientes en la entrega de mercaderías Pregunta 15. ¿Cómo calificaría el control interno de inventarios existente en la empresa? Alternativas Frecuencia Porcentaje Excelente 2 9% Bueno 8 36% Regular 10 45% Malo 2 9% Total 22 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede observar que el 45% de los encuestados califica al control interno existen en la empresa como regular, lo que indica que la empresa no está teniendo un control apropiado sobre los inventarios, seguido del 36% que lo califica como bueno, un 9% de los encuestados lo califica como excelente y el restante lo califica como malo.

Anexo 6. Resultado de las encuestas de los proveedores Empresa Japan Auto - Encuesta a proveedores Pregunta 1. ¿Hace cuánto tiempo mantiene una relación comercial con la empresa Japan Auto? Alternativas

Frecuencia Porcentaje Menos de 1 año 2 5% Más de 1 año 1 3% Más de 3 años 8 22% Más de 5 años 26 70% Total 37 100% Análisis: La mayor parte de los proveedores de la empresa Japan Auto respondieron que tiene una relación comercial mayor a 5 años, además se puede observar que la empresa cuenta con muy pocas empresas proveedoras con una relación comercial reciente. Pregunta 2. ¿Cada qué tiempo realiza pedidos la empresa Japan Auto? Alternativas Frecuencia Porcentaje

103 1 a 15 días 16 43% 16 a 30 días 12 32% Más de 30 días 9 24% Total 37 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede evidenciar que un 43% de los pedidos se realizan en un periodo de 1 a 15 días, el 32% en un periodo de 16 a 30 días y un 24% en un periodo mayor a 30 días. Pregunta 3. ¿Quién solicita los pedidos de mercadería por parte de la empresa? Alternativas Frecuencia Porcentaje Propietario 12 32% Empleados 25 68% Total 37 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede observar que la mayor parte de los pedidos son efectuados por los empleados Pregunta 4. ¿Conoce usted si la empresa Japan Auto cuenta con políticas de compras? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 11 30% No 26 70% Total 37 100% Análisis: La mayor parte de los encuestados desconoce si la empresa cuenta con políticas de compra Pregunta 5. ¿Alguna vez ha existido una demora en la entrega de mercadería? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 9 24% No 28 76% Total 37 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede evidenciar que la mayor parte de los proveedores entregan sus pedidos a tiempo, el restante si presenta una variación en las fechas de entrega Pregunta 6. ¿Para realizar el despacho de la mercadería solicitada por la empresa qué tiempo se demora en su entrega? Alternativas Frecuencia Porcentaje 1 a 4 días 29 78% 5 a 8 días 8 22% 9 a 12 días 0 0% Más de 12 días 0 0% Total 37 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede evidenciar que el 78% de los proveedores entrega sus pedidos en plazo máximo de 4 días y el restante en un plazo máximo de 8 días. Pregunta 7. ¿Usted otorga descuentos por montos altos de compras de la empresa Japan Auto? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 33 89% No 4 11% Total 37 100% Análisis: La mayor parte de los proveedores otorga descuentos por altos volúmenes de compras Pregunta 8. ¿La empresa cumple a tiempo con las obligaciones contraídas con usted? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 34 92% No 3 8% Total 37 100% Análisis: La mayor parte de los proveedores no han tenido problema con respecto a las obligaciones contraídas con las empresas proveedoras. Pregunta 9. ¿Al momento que entrega la mercadería en la empresa Japan Auto le recibe siempre un mismo empleado? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 12 32% No 25 68% Total 37 100% Análisis: Del total de proveedores encuestados el 68% respondió que no recibe un mismo empleado las mercaderías en cada entrega y el restante menciono que sí. Pregunta 10. ¿Cómo calificaría el área de recepción de la mercadería de la empresa Japan Auto?

104 Alternativas Frecuencia Porcentaje Satisfactorio 30 81% Regular 7 19% Deficiente 0 0% Total 37 100% Análisis: Del total de proveedores encuestados el 81% calificó al área de recepción como satisfactorio y su restante lo califica como regular por ende existe una adecuada recepción de la mercadería en la empresa. Pregunta 11. ¿La empresa Japan Auto ha realizado devoluciones de mercadería por deterioro, o no ser la solicitada? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 11 30% No 26 70% Total 37 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede evidenciar que la mayor parte de los proveedores confirman que no han recibido devoluciones de mercaderías. Pregunta 12. ¿Realiza usted una conciliación de saldos de mercadería con la empresa Japan Auto? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 26 70% No 11 30% Total 33 100% Análisis: De los resultados obtenidos se puede observar que la mayor parte de los proveedores realiza la conciliación de los saldos de la mercadería con la empresa.

Anexo 7. Resultado de las encuetas a los clientes Empresa Japan Auto - Encuesta a clientes Pregunta 1. ¿Usted mantiene relación comercial frecuentemente con la empresa Japan Auto? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 31 40% No 46 60% Total 77 100% Análisis: se puede evidenciar que la mayor parte de los clientes no mantiene una relación comercial frecuente Pregunta 2. ¿Cuántas veces al año realiza compras en la empresa Japan Auto? Alternativas Frecuencia Porcentaje 1 a 3 veces 46 54% 4 a 8 veces 23 36% De 9 a más 8 9% Total 77 100% Análisis: De acuerdo a los resultados obtenidos se puede evidenciar que un 54% de los clientes realiza compras de 1 a 3 veces seguido del 36% de los clientes que realiza compras de 4 a 8 veces y su restante realiza compras mayores a 9 veces en el año. Pregunta 3. ¿Conoce usted si la empresa Japan Auto cuenta con procedimientos establecidos para la entrega de mercadería? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 16 21% No 61 79% Total 77 100% Análisis: De acuerdo con los resultados obtenidos la mayor parte de los clientes desconoce si la empresa cuenta con procedimientos establecidos para la entrega de mercadería. Pregunta 4. ¿Al momento de realizar una compra se le permite ingresar a las bodegas de la empresa Japan Auto? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 0 0% No 77 100% Total 77 100% Análisis: El total de los clientes afirman que no se les permite el ingreso a las bodegas de las empresas. Pregunta 5. ¿Considera usted que el área de despacho es adecuada al momento de la entrega de los productos? Alternativas Frecuencia Porcentaje

105 Sí No Total

51 26 77

66% 34% 100%

Análisis: La mayor parte de los encuestados consideran que el área de despacho es adecuada para la entrega de la mercadería. Pregunta 6. ¿Cómo calificaría usted el despacho de la mercadería? Alternativas Frecuencia Bueno 32 Malo 2 Regular 43 Total 77

Porcentaje 42% 3% 56% 100%

Análisis: De acuerdo con los resultados obtenidos se puede evidenciar que un 56% califica como regular al área de despacho, seguido del 42% que la califica como bueno y su restante con un 3% la califica como malo Pregunta 7. ¿Al momento de la entrega de la mercadería ha tenido inconvenientes o retraso en su entrega? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 9 12% No 68 88% Total 77 100% Análisis: La mayor parte de los encuestados afirma que no han tenido inconveniente o retrasos con la entrega de mercadería Pregunta 8. ¿Usted ha realizado alguna devolución de mercadería por desperfecto? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 13 17% No 64 83% Total 77 100% Análisis: De acuerdo con los resultados obtenidos se puede evidenciar que la mayor parte de los encuestados no ha realizado devoluciones de mercadería por algún desperfecto Pregunta 9. ¿Existe una persona fija encargada de entregar la mercadería y verificar el estado de la misma? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 61 79% No 16 21% Total 77 100% Análisis: La mayor parte de los clientes afirma que si existe una persona fija encargada de entregar la mercadería y verificar el estado de la misma Pregunta 10. ¿Considera usted que la empresa Japan Auto opera de una manera adecuada? Alternativas Frecuencia Porcentaje Sí 65 84% No 12 16% Total 77 100% Análisis: La mayor parte de los clientes consideran que si existe una adecuada operación en las actividades en la empresa

106

Anexo 8 Verificar el cumplimiento de las políticas de compras JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo Fecha: 22-jul

PT B.1 1/3

Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de compras de la empresa Japan Auto del último trimestre del año 2017 Relevamiento N°

Fecha

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

03/10/2017 04/10/2017 04/10/2017 05/10/2017 07/10/2017 10/10/2017 10/10/2017 11/10/2017 13/10/2017 16/10/2017 17/10/2017 18/10/2017 19/10/2017 20/10/2017 23/10/2017 25/10/2017 26/10/2017 30/10/2017 31/10/2017 01/11/2017 01/11/2017 06/11/2017 08/11/2017 09/11/2017

N° Factura 00441348 00004472 00207408 00222198 00207574 00027307 00074366 00442677 00062116 00074811 00004054 00303910 00225900 00322274 00084696 00445266 00021734 00075972 00208476 00446347 00076169 00045001 00007752 00208803

Proveedor COJAPAN CIA.LTDA. CASABACA S.A. RENGIFO AYALA JESSICA ALEXANDRA IMPORTADORA ALVARADO VASCONEZ RENGIFO AYALA JESSICA ALEXANDRA AUTOREPUESTOS UNIVERSAL AVISAN CIA. LTDA. COJAPAN CIA.LTDA. HIVIMAR S.A. AVISAN CIA. LTDA. CEPSA S.A IMPORTADORA JAROMA S.A. IMPORTADORA ALVARADO VASCONEZ PROMESA S.A. L.HENRIQUES & CIA. S.A. COJAPAN CIA.LTDA. HIVIMAR S.A. AVISAN CIA. LTDA. RENGIFO AYALA JESSICA ALEXANDRA COJAPAN CIA.LTDA. AVISAN CIA. LTDA. AUTOBAND VARGAS RAMOS FRANKLIN VLADIMIR RENGIFO AYALA JESSICA ALEXANDRA

Valor factura 463,91 571,69 52,72 190,45 97,58 167,83 433,61 611,2 340,27 124,09 1085,7 2623,3 235,51 1681,79 163,2 443,18 299,38 133,46 58,1 237,58 97,17 2096,12 131,26 117,29

Orden de compra No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√

Proforma Autorización Si √√ Si √√ No √√ Si √√ No √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ No √√

Si √√ Si √√ No √√ Si √√ No √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ No √√

Pago el primer viernes del mes No √√ Si √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ Si √√ No √√ No √√ No √√ No √√

106

107

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

13/11/2017 13/11/2017 15/11/2017 16/11/2017 16/11/2017 17/11/2017 20/11/2017 21/11/2017 22/11/2017 23/11/2017 24/11/2017 24/11/2017 25/11/2017 27/11/2017 28/11/2017 29/11/2017 30/11/2017 01/12/2017 04/12/2017 05/12/2017 07/12/2017 08/12/2017 08/12/2017 12/12/2017 13/12/2017 13/12/2017 14/12/2017 15/12/2017 15/12/2017 19/12/2017

00030269 00030279 00077074 00030612 00009166 00077667 00004705 00068222 00030620 00450384 00077810 00236665 00209412 00028921 00000024 00004786 00067229 00031091 00451998 00088949 00004824 00453325 00091411 00016662 00031367 00210042 00025061 00079445 00049183 00123760

VALLEJO ARAUJO S.A. VALLEJO ARAUJO S.A. AVISAN CIA. LTDA. AUTOLANDIA S.A. LOPEZ ORTIZ CARLOS HUMBERTO INFAMOTOR S.A. CEPSA S.A HIVIMAR S.A. VALLEJO ARAUJO S.A. COJAPAN CIA.LTDA. AVISAN CIA. LTDA. IMPORTADORA ALVARADO VASCONEZ RENGIFO AYALA JESSICA ALEXANDRA AUTOREPUESTOS UNIVERSAL AUTOSHARECORP S.A. CASABACA S.A. AUTOCOFIC IMPORT S.A. AUTOLANDIA S.A. COJAPAN CIA.LTDA. L.HENRIQUES & CIA. S.A. CASABACA S.A. COJAPAN CIA.LTDA. CASA DEL RULIMAN DEL ECUADOR S SERVIREPUESTOS S.A VALLEJO ARAUJO S.A. RENGIFO AYALA JESSICA ALEXANDRA IMPORTADORA CERON S.A. AVISAN CIA. LTDA. HIVIMAR S.A. IMP.AUTOMOTRIZ ARGUELLO CIA. LTDA.

182,40 241,46 117,98 177,41 2898,21 911,17 1970,46 279,42 103,08 117,85 1672,77 262,68 117,36 926,21 112,73 495,63 153,31 237,62 766,45 808,76 192,59 168,13 569,24 610,38 1588,97 131,99 914,27 84,99 885,26 549,00

No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√

Si √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ No √√ No √√ Si √√ No √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√ No √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√

B.1 2/3

No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ Si √√ No √√ No √√ Si √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ Si √√ No √√ Si √√ No √√ No √√ Si √√ Si √√ No √√

107

25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54

Fecha: 22-jul

108

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

55 56 57 58 59 60

19/12/2017 21/12/2017 22/12/2017 26/12/2017 26/12/2017 27/12/2017

00090557 00245525 00128696 00104238 00016986 00128792

L.HENRIQUES & CIA. S.A. IMPORTADORA ALVARADO VASCONEZ MKM IMPORTACIONES S.C.C. CAR IMPORTACIONES S.A. AUTOMOTORES CONTINENTAL S.A. MKM IMPORTACIONES S.C.C.

432,49 460,00 166,40 490,75 104,26 170,25

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo Fecha: 22-jul No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ No √√

Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√

PT B.1 3/3

No √√ No √√ No √√ No √√ No √√ Si √√

A Marcas:√√ Verificado con documento Fuente: Muestras de facturas de compra del último trimestre del año 2017

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

108

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

109 Anexo 9. Verificar los saldos de las facturas de compra JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo Fecha: 25-jul

PT B.2 1/3

Objetivo: Verificar los saldos de las facturas de compra de la empresa Japan Auto del último trimestre del año 2017 Relevamiento N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Fecha 03/10/2017 04/10/2017 04/10/2017 05/10/2017 07/10/2017 10/10/2017 10/10/2017 11/10/2017 13/10/2017 16/10/2017 17/10/2017 18/10/2017 19/10/2017 20/10/2017 23/10/2017 25/10/2017 26/10/2017 30/10/2017 31/10/2017 01/11/2017 01/11/2017 06/11/2017 08/11/2017 09/11/2017

N° Factura 00441348 00004472 00207408 00222198 00207574 00027307 00074366 00442677 00062116 00074811 00004054 00303910 00225900 00322274 00084696 00445266 00021734 00075972 208476 00446347 00076169 00045001 00007752 00208803

Documento físico

Valor factura

Registro en el sistema

Dif.

Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

463,91 571,69 52,72 209,11 97,58 167,83 433,61 611,2 340,27 124,09 1085,7 2623,3 235,51 1681,79 163,2 443,18 299,38 133,46 58,1 237,58 97,17 2096,12 131,26 117,29

463,91 571,69 52,72 209,11 97,58 167,83 433,61 611,2 340,27 124,09 1085,7 2623,3 235,51 1681,79 163,2 443,18 299,38 133,46 58,09 237,58 97,17 2096,12 131,26 117,29

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,01 0 0 0 0 0

109

110

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017 13/11/2017 13/11/2017 15/11/2017 16/11/2017 16/11/2017 17/11/2017 20/11/2017 21/11/2017 22/11/2017 23/11/2017 24/11/2017 24/11/2017 25/11/2017 27/11/2017 28/11/2017 29/11/2017 30/11/2017 01/12/2017 04/12/2017 05/12/2017 07/12/2017 08/12/2017 08/12/2017 12/12/2017 13/12/2017 13/12/2017 14/12/2017 15/12/2017 15/12/2017 19/12/2017 19/12/2017

00030269 00030279 00077074 00030612 00009166 00077667 4705 00068222 00030620 00450384 00077810 00236665 00209412 00028921 00000024 00004786 00067229 00031091 00451998 00088949 00004824 00453325 00091411 00016662 00031367 210042 00025061 00079445 00049183 00123760 00090557

Fecha: 25-jul Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

182,4 241,46 117,98 177,41 2898,21 911,17 1970,46 279,42 103,08 117,85 1672,77 262,68 117,36 926,21 112,73 495,63 153,31 237,62 766,45 808,76 192,59 168,13 569,24 610,38 1588,97 131,99 914,27 84,99 885,26 549 432,49

182,4 241,46 117,98 177,41 2898,21 911,17 1970,45 279,42 103,08 117,85 1672,77 262,68 117,36 926,21 112,73 495,63 153,31 237,62 766,45 808,76 192,59 168,13 569,24 610,38 1588,97 131,98 914,27 84,99 885,26 549 432,49

PT B.2 2/3

0 0 0 0 0 0 0,01 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,01 0 0 0 0 0

110

25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo

111

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

56 57 58 59 60

21/12/2017 22/12/2017 26/12/2017 26/12/2017 27/12/2017

00245525 00128696 00104238 00016986 00128792

IMPORTADORA ALVARADO VASCONEZ MKM IMPORTACIONES S.C.C. CAR IMPORTACIONES S.A. AUTOMOTORES CONTINENTAL S.A. MKM IMPORTACIONES S.C.C. TOTALES

Fecha: 25-jul

Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

460 166,4 490,75 104,26 170,25 32546,98

460 166,4 490,75 104,26 170,25 32546,95

PT B.2 3/3

0 0 0 0 0 0,03

A Marcas: √√ Verificado con documento Fuente: Muestra de facturas de compra del último trimestre del año 2017

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

111

112 Anexo 10. Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento según el registro de compras

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo Fecha: 26-jul

PT B.3 1/3

Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento según el registro de compras de la empresa Japan Auto del último trimestre del año 2017 Relevamiento N°

Ingreso en el sistema

Recibido por

Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √

No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√

112

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Fecha

113

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

00208803 00030269 00030279 77074 00030612 00009166 00077667 00004705 00068222 00030620 00450384 00077810 00236665 00209412 00028921 00000024 00004786 00067229 00031091 00451998 00088949 00004824 00453325 00091411 00016662 00031367 00210042 00025061 00079445

RENGIFO AYALA JESSICA ALEXANDRA VALLEJO ARAUJO S.A. VALLEJO ARAUJO S.A. AVISAN CIA. LTDA. AUTOLANDIA S.A. LOPEZ ORTIZ CARLOS HUMBERTO INFAMOTOR S.A. CEPSA S.A HIVIMAR S.A. VALLEJO ARAUJO S.A. COJAPAN CIA.LTDA. AVISAN CIA. LTDA. IMPORTADORA ALVARADO VASCONEZ RENGIFO AYALA JESSICA ALEXANDRA AUTOREPUESTOS UNIVERSAL AUTOSHARECORP S.A. CASABACA S.A. AUTOCOFIC IMPORT S.A. AUTOLANDIA S.A. COJAPAN CIA.LTDA. L.HENRIQUES & CIA. S.A. CASABACA S.A. COJAPAN CIA.LTDA. CASA DEL RULIMAN DEL ECUADOR S SERVIREPUESTOS S.A VALLEJO ARAUJO S.A. RENGIFO AYALA JESSICA ALEXANDRA IMPORTADORA CERON S.A. AVISAN CIA. LTDA.

Fecha: 26-jul Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √

PT B.3 2/3

113

09/11/2017 13/11/2017 13/11/2017 15/11/2017 16/11/2017 16/11/2017 17/11/2017 20/11/2017 21/11/2017 22/11/2017 23/11/2017 24/11/2017 24/11/2017 25/11/2017 27/11/2017 28/11/2017 29/11/2017 30/11/2017 01/12/2017 04/12/2017 05/12/2017 07/12/2017 08/12/2017 08/12/2017 12/12/2017 13/12/2017 13/12/2017 14/12/2017 15/12/2017

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo

114

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo Fecha: 26-jul

PT B.3 3/3

A 53 54 55 56 57 58 59 60

15/12/2017 19/12/2017 19/12/2017 21/12/2017 22/12/2017 26/12/2017 26/12/2017 27/12/2017

00049183 00123760 00090557 00245525 00128696 00104238 00016986 00128792

HIVIMAR S.A. IMP.AUTOMOTRIZ ARGUELLO CIA. LTDA. L.HENRIQUES & CIA. S.A. IMPORTADORA ALVARADO VASCONEZ MKM IMPORTACIONES S.C.C. CAR IMPORTACIONES S.A. AUTOMOTORES CONTINENTAL S.A. MKM IMPORTACIONES S.C.C.

Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √

No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√ No existe registro √√

Marcas: √√ Verificado con documento; √ Verificado en el sistema Fuente: Muestra de facturas de compra del último trimestre del año 2017, stock de mercadería y etiquetado

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

114

115 Anexo 11. Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento según el inventario JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo

PT B.4

Fecha: 26-jul

1/3

Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento según el inventario de la empresa Japan Auto del último trimestre del año 2017 Relevamiento N°

CÓDIGO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

40160-50W25J CBN-21 ZX673 32TM03NXC3 NUPK2205S1NC3 34891G ME011731J F4145 21127-41010 2786 520-289 13519-56010J IMD2028 14035-74001J ISD114J MFD067UJ R144 G63414 DG306725W2RS QMCYL-C392 1143-AMORT 3PK0815 96424025K

DESCRIPCIÓN ROTULA INF.NS PATHFINDER ROTULA INF.NS PATHFINDER PASTILLA FRENO D GM CAVALIER 96/-> RULIMAN C/C TY HILUX 2.7 08/-> RULIMAN C/C TY MZ AMORTIGUADOR DELT.GM AVEO 1.4 1.6 LH RETEN 100-120-15 CIGU.POST.MT RETEN 100-120-16 RETEN 100-120-19 CIGU.POST. RADIADOR HY TUCSON 2.0 05/06 PLATO INF.FR EXPLO.02/05 LH PIÑON CIG.TY 3B 13B PASTILLA FRENO D HY ACCENT 12/-> KI CARENS 15/ EMPAQUE MULTIPLE ESC.NS JR 2.0 DISCO EMB.300M 24E GM 4BD1 DISCO EMB.300M 14E MT CANTER 4D34 4D35 12" DISCO FRENO HY H1 TQ AMORTIGUADOR DELT.FR 150 2WD 80/96 RULIMAN KOYO ADITIVO LIMPIA MULTI MAX-CLEAN AMORTIGUADOR DELT. BANDA SERPENTINA 3C GM FORSA II AMORTIGUADOR DELT.GM SPARK DW MATIZ 05/08 LH

Etiquetas

Almacenamiento adecuado

Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

Si √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

115

116

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017 MK-5524 WE01-12-130 31307 MIC16 96325175 E-1765+15 A2280 D-981 DG357226W2RSC 96490218K CLKD-9 71271 41-993 VE0180310-STD VHT-900M HYUNDAI10W30G XT-10-QLVC 22440-1S710S CASTROLSN5W30L CASTROL75W90L 54813-3X500 96535093 13122 13000 57181-43100 94223 94392 2304V P450L-STD 8-97385986-0T 3827

FILTRO AIRE GM SWIF SZ FORSA II PLATO BALANCIN ADM.ESC.MZ BT-50 2.5 16V DSL TAPA RAD.4LBS FR INTERNATIONAL FILTRO INYECTOR GM SAIL 12/-> EMPAQUE TAPA VAL.GM SPARK 4CIL. VALVULA ESC.FR 350 M351 4C +15 ELEVADOR VALV.FR EXPLO.M4.0 VALVULA ESC.GM SUPER CARRY F5 F8 RULIMAN 35-72-26 RDA.DELT.TY ROTULA INF.GM OPTRA 05/13 TERMINAL B/ESTAB.DELT.GM OPTRA TERMINAL B/ESTAB.DELT.GM OPTRA BUJIA AC GM S10 BLAZER VALVULA ESC.RN LOGAN 1.6 ELEVADOR VALV.FR F350 M351 400 300 ACEITE HYUNDAI 10W30 GL ACEITE MOTORCRAFT MERCON LV LTR CABLE BUJIA NS FRONT.2.4 KA24E 12V ACEITE CASTROL MAGNATEC 5W30 LT SINTETICO ACEITE CASTROL SYNTRAX 75W90 LT CAUCHO B/ESTAB.HY ELANTRA VELOSTER 11/-> ABRAZADERA B/ESTAB.GM AVEO EMOTION ABRAZADERA B/ESTAB.GM G.VITARA ABRAZADERA B/ESTAB.GM LUV D-MAX BANDA D/H HY H100 TRUCK BANDA DISTRIB.076D/C NS 2.0 BANDA DISTRIB.083D/C GM SZ BOCIN B/BIELA FR V8 330 360 361 391 68/-> BOCIN B/BIELA GM D-MAX 2.5 4JA1 4JH1 BOMBA ACEITE GM D-MAX 3.0 4WD 4JH1 DSL BOMBA COMB.SUM.TY YARIS G.VITARA SZ

Fecha: 26-jul Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

PT B.4 2/3

Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

116

24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo

117

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

55 56 57 58 59 60

W25EA PZ-30 18811-08091 96839848 SS72683 25330-17000

BUJIA DENSO W22 2PATAS ¾ BUJIA PREC.KI CERES 12V BUJIA HY EXCEL92/97 CAUCHO B/ESTAB.GM OPTRA 1.8 L84 CAUCHO VALV.FR RANGER M2.3 5.0 TAPA RAD.HY ATOS 97/

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo Fecha: 26-jul Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

PT B.4 3/3

Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

Marcas: √√ Verificado con documento Fuente: Stock de mercadería agosto, 2018

______________________ ______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

Supervisado por Mg. Ximena García

117

118 Anexo 12. Verificar el cumplimiento de las políticas de venta

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo

Fecha: 27-jul Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de venta de la empresa Japan Auto del último trimestre del año 2017 Relevamiento N°

Fecha

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

02/10/2017 03/10/2017 04/10/2017 06/10/2017 07/10/2017 11/10/2012 12/10/2017 13/10/2012 16/10/2017 17/10/2017 17/10/2017 18/10/2017 19/10/2017 20/10/2017 25/10/2017 25/10/2017 27/10/2017 28/12/2017 30/10/2017 31/10/2017 01/11/2017 03/11/2017 04/11/2017 08/11/2017

N° Factura F0116686 F0116774 F0116902 F0117185 F0117352 F0117838 F0118028 F0118081 F0118336 F0118650 F0118657 F0118778 F0118891 F0119018 F0119617 F0119683 F0120003 F0120154 F0120254 F0120530 F0120570 F0120801 F0120840 F0121316

Código

Cliente

00114141 00114611 00103887 00104589 00114630 00111068 14541 00103037 00114755 00108379 00114807 11626 10035 12134 129 149 00114929 1436 14071 00113859 00113452 11916 1029 2066

BAQUE PEREZ MILTON DESIDERIO MARQUINEZ LOOR BERNARDO ENRIQUE VERA ORELLANA TEDDY ANIBAL ORDOÑEZ CASTILLO ROSA TERESA OBANDO VICTOR PANAMITO GARCES WILSON CIFUENTES ONTANEDA EDWIN WLADIMIR TOUMA SEGARRA CARLOS ALEJANDRO LOOR FERRIN MANUEL JOEL MAYORGA NUNEZ JAIRO CONDO BALCAZAR CECILIA NUNEZ CARRASCO LUIS ANTONIO SUAREZ CARPIO EMMA VELEZ MANOLO ROCHE CARLOS IVAN PALLO CALDERON WILLIAM ROBERT VARGAS CEDEÑO SIMOM COELLO JARAMILLO MONICA YESENIA MIELES CALAPINA RAFAEL TORRES ZAMORA ESTHER ANDRADE GALARRAGA SONIA ELOISA OCHOA PAZ ESTALIN CHILUISA CASILLAS LUIS GUSTAVO SANCHEZ BANGUERA ANGEL MIGUEL

PT B.5 1/3

Monto de la Firmas de Registro en factura autorización el sistema

Documentos de respaldo

No √√ No √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√

678,56 418,94 340,74 1.029,08 546,94 498,55 139,05 656,41 184,43 614,54 810,58 621,82 165,48 786,94 113,31 118,98 682,60 114,19 76,46 70,54 55,76 1.075,08 118,38 40,99

Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √

118

119

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017 09/11/2018 10/11/2017 14/11/2017 14/11/2017 15/11/2017 18/11/2017 20/11/2017 20/11/2017 22/11/2017 22/11/2017 23/11/2017 24/11/2017 27/11/2017 27/11/2017 28/11/2017 30/11/2017 01/12/2017 01/12/2017 04/12/2017 08/12/2017 08/12/2017 08/12/2017 09/12/2017 11/12/2017 12/12/2017 11/12/2017 14/12/2018 15/12/2017 13/11/2017 19/12/2017 21/12/2017

F0121421 F0121604 F0121860 F0121882 F0122118 F0122501 F0122549 F0122674 F0122891 F0122922 F0123031 F0123115 F0123417 F0123447 F0123586 F0123889 F0123922 F0123936 F0124266 F0124771 F0124819 F0124820 F0124889 F0125068 F0125149 F0125022 F0125388 F0125600 F0125305 F0126001 F0126277

00112706 00109157 11202 22972 00114841 00104348 00103573 00115267 00109900 213 00114085 10718 00115368 10268 00115384 00115424 00115337 00111051 00105700 180 2230 00115534 00115545 00112562 435 00113936 00113570 11463 00103971 00113464 00105617

RUBIO HERRERA NESTOR FERNANDO MORAN CABRERA RENE CEVALLOS CUADROS DORIS ANDREA ROJAS GUAMBUGUETE WALTER JAVIER PALIZ BONILLA FERNANDO JARAMILLO ARGANDONA LUIS ENRIQUE MAQUINARIAS Y VEHICULOS S.A. DAVILA SARANGO FRANCISCO VELAZQUEZ FERNANDEZ YESSICA MARIA ZAMBRANO CAICEDO GARY MACAS PILLAJO JUAN MENDOZA SALAZAR ANTONIO HIDALGO VERA PATRICIA ARMENDARIZ SANDOVAL BETY PAREDES MIKETTA ANDY DAVID QUIMI MINA MIGUEL ANGEL TABACALERA SAN CASTILLO RECTIFICADORA SELLAN S.C SERVITECA PJR DIAZ NAPOLES JIMMY JUAN ACSERVICE ARREDONDO DOMINGUEZ EDGAR RAMON MONTERO QUIROZ WILSON SERVING GUERRERO SANCHEZ KENNEDY GERMAN PONCE RODRIGUES ANGEL HUMBERTO GAMBOA VASCONEZ MARTHA TORRES NAULA ANGEL YANEZ DOMINGUEZ MARIA TERESA DE JESUS ZAMBRANO BARREIRO JOSE LUIS VASQUEZ CRISTOBAL

Fecha: 27-jul 97,15 140,83 96,85 64,33 66,36 58,71 148,04 906,50 31,17 227,18 355,41 338,69 1.317,51 156,00 226,49 714,10 1.500,74 66,87 53,68 96,39 59,47 959,78 179,00 83,27 914,16 120,13 122,06 405,40 109,05 211,88 986,46

Si √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ No √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √ Si √

PT B.5 2/3

Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

119

25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo

120

JAPAN AUTO S.A. Gestión de inventarios Periodo 2017

56 57 58 59 60

21/12/2017 26/12/2017 27/12/2017 28/12/2017 30/12/2017

F0126364 F0126704 F0126901 F0127025 F0127280

00112851 00110178 00114839 00114048 00115078

Elaborado por: Nefizh Imbaquingo

ARIAS QUINTANA DIANA STEFANIA MACIAS VALENCIA JULIA VINCES MEJIA MARIA LICETH ANTE CORDOVA MARCOS ADRIAN HERRERA ALVAREZ JORGE

B.5

Fecha: 27-jul 47,79 1.134,20 43,11 194,71 61,46

Si √√ No √√ No √√ Si √√ Si √√

3/3 Si √ Si √ Si √ Si √ Si √

Si √√ Si √√ Si √√ Si √√ Si √√

Marcas: √√ Verificado con documento; √ Verificado en el sistema Fuente: Muestra de facturas de venta del último trimestre del año 2017

______________________ Elaborado por Nefizh Imbaquingo

______________________ Supervisado por Mg. Ximena García

120