IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA ASOCIACIÓN SINCHIKU PASH MINKA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA ASOCIACIÓN SINCHIKU PASH MINKA Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría.

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autoría: JESSENIA IRALDA ROSERO CORAL Dirección: Dr. MIKEL UGANDO PEÑATE

Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2021

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA ASOCIACIÓN SINCHIKU PASH MINKA

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autoría: JESSENIA IRALDA ROSERO CORAL

Mikel Ugando Peñate, Dr. DIRECTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg.

CALIFICADOR Ximena Leticia García Zambrano, Mg. CALIFICADORA Carlos Vicente Galarza Mancela, Mg. DIRECTOR DE GRADO

Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2021

iii

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, JESSENIA IRALDA ROSERO CORAL portador de la cédula de ciudadanía No. 230012007-4 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del Título de INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Igualmente declaramos que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda, tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita. Estas publicaciones presentarán el siguiente orden de aparición en cuanto a los autores y coautores: en primer lugar, a los estudiantes autores de la investigación; en segundo lugar, al director del trabajo de titulación y, por último, siempre que se justifique, otros colaboradores en la publicación y trabajo de titulación.

Jessenia Iralda Rosero Coral CI. 2300120074

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INFORME DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESCRITO DE GRADO Francisco Sánchez Parrales, Mg. Dirección de Investigación Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo. De mi consideración,

Por medio del presente informe en calidad del director del trabajo de titulación de Grado de la Escuela Ciencias Administrativas y Contables, titulado: Implementación de un sistema de control interno en la asociación SINCHIKU PASH MINKA, realizado por Elija un elemento. : Jessenia Iralda Rosero Coral con cédula: Nº CI. 230012007-4 y previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA, informo que el presente trabajo de titulación escrito se encuentra finalizado conforme a la guía y el formato de la Sede vigente.

Santo Domingo, 03/12/2020.

Atentamente,

Mikel Ugando Peñate, PhD. Profesor Principal I

v

RESUMEN Introducción: El presente trabajo de titulación se desarrolla en la Asociación SINPAMIN, dedicada a brindar servicios de mantenimiento y limpieza, con el fin de implementar un sistema de control interno que permita mejorar la gestión del área administrativa y financiera en lo que refiere a las políticas y procedimientos. Metodología: La información fue obtenida de forma directa, mediante entrevista dirigida a gerencia y las encuestas aplicadas al personal y proveedores de la asociación. Se utilizó un enfoque mixto, para determinar la eficiencia de los procedimientos y los riesgos, aplicando un tipo de investigación descriptivo, para conocer las características del problema. Resultados: La evaluación de los procesos se realizó con el cuestionario de control interno COSO II, en el que se identificó el nivel de riesgo y confianza de los procesos, identificando que la ausencia de manuales y cultura organizacional, genera una gestión ineficiente. Discusión: Al identificar los riesgos y falencias, se pudo corroborar que con el cuestionario de control interno un 37% que representa un alto nivel de riego y bajo de confianza, siendo el componente de evaluación de riegos el que posee un menor nivel de confianza con un 10%.

Conclusiones: Por lo que es importante establecer una imagen institucional sólida, con manuales y procedimientos, que permitan establecer directrices de evaluación, así como procesos de control eficientes que permitan a la asociación, trascender en el mercado.

Palabras clave: Control interno; procedimientos; gestión; desempeño y políticas.

vi ABSTRACT Introduction: This degree work is developed in the SINPAMIN Association, dedicated to providing maintenance and cleaning services, in order to implement an internal control system that allows improving the management of the administrative and financial area in terms of policies and procedures. Methodology: The information was obtained directly, through an interview directed at management and the surveys applied to staff and suppliers of the association, a mixed approach was used to determine the efficiency of the procedures and the risks, applying a descriptive type of investigation, to know the characteristics of the problem. Results: The evaluation of the processes was carried out with internal control questionnaire COSO II, in which the level of risk and trust of the processes was identified, detecting that the absence of manuals and organizational culture generates inefficient management. Discussion: When identifying the risks and shortcomings, it was possible to confirm that with the internal control questionnaire, 37% represents a high level of risk and a low level of trust, being the component of risk assessment the one that has a lower level of sureness with 10%. Conclusions: Therefore, it is important to establish a solid institutional image, with manuals and procedures, which allow establishing evaluation guidelines, as well as efficient control processes that allow the association to transcend the market.

Keywords: Internal control; procedures; management; performance and policies. vvv

vii

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.

INTRODUCCIÓN.............................................................................................. 1

2.

REVISIÓN LITERARIA .................................................................................. 4

2.1.

Economía Popular y Solidaria .............................................................................. 4

2.2.

Las asociaciones ................................................................................................... 4

2.3.

El control interno dentro de las organizaciones ................................................... 5

2.3.1.

Tipos de control interno ....................................................................................... 7

2.3.2.

Riesgo del control interno .................................................................................... 8

2.3.2.1.

Riesgo inherente ................................................................................................... 8

2.3.2.2.

Riesgo de control.................................................................................................. 8

2.3.2.3.

Riesgo de detección.............................................................................................. 9

2.3.2.4.

Riesgo estratégico ................................................................................................ 9

2.3.2.5.

Riesgos operativos ............................................................................................... 9

2.3.2.6.

Riesgos financieros ............................................................................................ 10

2.3.2.7.

Riesgos de cumplimiento ................................................................................... 10

2.3.2.8.

Riesgos de tecnología ......................................................................................... 10

2.3.3.

Elementos del control interno ............................................................................ 11

2.4.

Modelo COSO II ................................................................................................ 11

2.4.1.

Ambiente de control ........................................................................................... 11

2.4.2.

Definición de objetivos ...................................................................................... 12

2.4.3.

Identificaciones de eventos ................................................................................ 12

2.4.4.

Respuesta al riesgo ............................................................................................. 12

2.4.5.

Actividades de control........................................................................................ 12

2.4.6.

Información y comunicación .............................................................................. 13

2.4.7.

Monitoreo ........................................................................................................... 13

viii 2.5.

Métodos para evaluar el sistema de control interno ........................................... 14

3.

METODOLOGÍA ............................................................................................ 15

3.1.

Enfoque, diseño y tipo de investigación ............................................................ 15

3.2.

Población y muestra ........................................................................................... 15

3.3.

Técnicas de recogida de datos ............................................................................ 16

3.4.

Operacionalización de las variables o categorías ............................................... 16

3.5.

Técnicas de análisis de datos .............................................................................. 17

4.

RESULTADOS ................................................................................................. 18

4.1.

Desarrollo de la propuesta de intervención ........................................................ 18

4.2.

Establecer pruebas sustantivas que permitan identificar los hallazgos .............. 19

4.3.

Carta a gerencia .................................................................................................. 20

4.4.

Informe de resultados ......................................................................................... 21

5.

DISCUSIÓN...................................................................................................... 23

6.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................. 25

6.1.

Conclusiones ...................................................................................................... 25

6.2.

Recomendaciones ............................................................................................... 25

7.

REFERENCIAS ............................................................................................... 27

8.

ANEXOS ........................................................................................................... 30

1

1.

INTRODUCCIÓN

El control interno es relevante para una organización; ya que se enfoca en el esfuerzo que realiza la empresa por resguardar sus recursos y promover la eficiencia de cada uno de los procesos. A través del presente proyecto se desea implementar un sistema coordinado y coherente de procedimientos organizacionales para proteger y asegurar la confiabilidad de los datos financieros y además de la efectividad de sus procesos.

A través de la investigación sobre los procesos de producción de la industria litográfica en Barranquilla, Navarro y Ramos (2016) evidencia la importancia del control interno para mejorar los métodos organizacionales; realizó un estudio de campo para conocer los procesos de producción, administrativos y financiero, en el cual determino que un control interno deficiente, dificulta el crecimiento organizacional, porque al no obtener información financiera oportuna y fiable, ocasiona que los administradores tomen decisiones poco acertadas.

Baque, Alvares, Merchan y Lucio (2018) mediante un estudio realizado sobre los registros de control y la eficiencia administrativa en las pequeñas y medianas empresas de Manabí, logró demostrar que la ejecución de un registro de control asegura el cumplimiento de los objetivos organizacionales; debido a que al integrar las estrategias con los registros de control, mejoran los procesos empresariales.

La rentabilidad de las PYMES en la provincia de Manabí, esta afianzada en la ejecución de sistemas de control, debido a que, al garantizar una gestión adecuada de los procesos, les permite optimizar recursos y lograr competitividad en el mercado nacional; por lo que es imprescindible implementar modelos de control interno en las pequeñas y medianas empresas, y de esta forma cumplir con los objetivos organizacionales.

La propuesta de un sistema de control interno Administrativo Financiero basado en el modelo COSO ERM para el corporativo Mary Carmen, esta investigación se efectuó debido a que el corporativo presentaba falencias en varios procesos administrativos y financieros, sus niveles de riesgos eran altos y los niveles de confianza era muy bajos. Tal situación al ser evaluada y analizada se determinó que el corporativo no contaba con parámetros y especificaciones propias de un sistema de control interno que le permitan establecer políticas, procedimientos, un efectivo desempeño organizacional, herramientas de evaluación y un mejor control de sus operaciones. Estos riesgos acumulados por la empresa no permitían una

2 adecuada eficiencia en las operaciones administrativas y financieras del corporativo.

(Sánchez y Taboada, 2015) El sistema de control interno es primordial porque integra las normas y procedimientos de la información administrativa, contable y financiera que circula en la entidad, detallando las operaciones que se realizan y brindando seguridad y razonabilidad sobre los saldos percibidos en los estados financieros.

El control interno contribuye a la seguridad de los procesos que establece la empresa, fijando y evaluando procedimientos administrativos, contables y financieros que contribuirán al cumplimiento de la misión y visión de la Asociación Sinchiku Pash Minka, ubicada en la ciudad de Quito y que se dedicar a la prestación de servicios de limpieza; permitiendo la detección de irregularidades y optando por la solución más factible cabe recalcar que estudio, también pretender beneficiar a los autores para la obtención del título de tercer nivel y a estudiantes futuros como fuente de consulta.

Según el Instituto de Nacional de Estadísticas y Censos (INEC, 2017) la probabilidad de que una empresa nueva sobreviva en el mercado más de 5 años es del 42.20%; y que el riego de muerte de una empresa se encuentra relacionada con el entorno empresarial y el capital humano, debido a que las organizaciones más formales tienden a desaparecer menos del mercado ecuatoriano.

La puesta en marcha de un diseño e implementación de un sistema de control interno en la Asociación Sinchiku Pash Minka en relación con el Plan Nacional para el Desarrollo 2017-2021 establecido por la SENPLADES, se enfoca en el objetivo 4: “Consolidar la sostenibilidad del sistema económico social y solidario, y afianzar la dolarización Economía al servicio de la sociedad” ya que esto impulsa a la productividad y competitividad de la empresa, desarrolla las capacidades productivas del entorno y de esta manera contribuye a la sostenibilidad del sistema económico.

Las Normas Internacionales de Auditoría que guían y orientan el ejercicio de la auditoría de estados financieros, requieren dentro de sus lineamientos el examen y evaluación del control interno instaurado en la empresa a auditar como insumo, entre otros muchos más, para determinar la naturaleza, oportunidad, procedimientos de auditoría a aplicar, y el alcance de nuestra intervención. (González, 2015) Un control interno defectuoso puede generar la mala utilización de los recursos de la organización, y la incidencia en la rentabilidad de una empresa; (Pavia, 2013) evaluó un

3 sistema de control interno y se evidencio deficiencia en el ambiente de control, lo que ocasionaba una incorrecta segregación de funciones, evitando que los errores u omisiones no sean detectados de forma oportuna.

El proyecto de diseño e implementación de un sistema de control interno de las actividades administrativas y financieras para SINPAMIN, nace por la necesidad inherente de la institución de realizar un seguimiento adecuado de los procesos que se ejecutan, para evitar errores en la información financiera y los procesos administrativos, ya que al no poseer documentado las directrices adecuadas, se les ha dificultado tomar decisiones apropiadas. Por lo anterior expresado, se formula la siguiente pregunta de investigación: ¿La deficiencia en el sistema de control interno de la Asociación Sinchiku Pash Minka ocasiona un estancamiento organizacional?

Problema que se sistematiza a través de las siguientes preguntas: ¿Qué información posee la asociación sobre los procesos administrativos y financieros? ¿Qué tan eficiente es el sistema de control interno que posee la asociación? ¿Cómo se puede mejorar el control interno actual de la Asociación Sinchiku Pash Minka SINPAMIN? En función de la problemática detectada los objetivos de investigación son los siguientes: Objetivo general Implementar un sistema de control interno para el desarrollo de las actividades administrativas y financieras en la Asociación Sinchiku Pash Minka.

Objetivos específicos: 

Determinar los procesos administrativos y financieros que realiza la Asociación.



Evaluar el sistema de control interno establecido en la Asociación Sinchiku Pash Minka a través del método COSO II.



Diseñar una propuesta de mejoramiento del control interno para minimizar o eliminar los riesgos de información administrativa y financiera a los que se ve expuesta la Asociación SINPAMIN

4

2.

2.1.

REVISIÓN LITERARIA

Economía Popular y Solidaria La Constitución del Ecuador en el artículo 283, para garantizar el principio de

soberanía económica y crear una relación dinámica y equilibrada entre la sociedad, estado y el mercado, establece las instituciones de economía popular y solidaria, que están compuestas por cooperativas, asociaciones y comunidades; a través de esto posibilitar el buen vivir.

Además la constitución ecuatoriana, orientada al crecimiento de la economía popular y solidaria, así como de micros, pequeñas y medianas empresas, en la política fiscal a través del artículo 288, prioriza las compras públicas de bienes y servicios a estas instituciones, para el crecimiento de las pequeñas y medianas industrias, siempre y cuando se cumpla con los requisitos necesarios.

La superintendencia de economía popular y solidaria, nace como ente regulador y controlador de estas instituciones, cuya misión es la promulgación de la sostenibilidad y el correcto funcionamiento de las mismas y de esta manera proteger a sus socios, enfocándose en valores como la transparencia, honradez, responsabilidad, integridad, lealtad, solidaridad y cortesía. (Superintendencia de Economia Popular y Solidaria, 2019) (Jubeto, Guridi y Fernández, 2014 cito Espin, Bastidas y Duran, 2017) afirma que la economía social se divide en de mercado y no mercado; el no mercado oferta servicios, considerando un mínimo lucro económico, que no podrán ser apropiados por los socios de la misma, cumpliendo así con los principios económicos de la economía popular y solidaria; ya que las sociedades de economía popular y solidaria son consideradas organizaciones sin fines de lucro.

2.2.

Las asociaciones Las asociaciones son el conjunto de personas naturales con actividades productivas

similares o complementarias, para producir y comercializar bienes y servicios lícitos, además de autoabastecerse de materia prima, insumos, herramientas y equipos, en forma solidaria y auto gestionada por la Ley. La asamblea constitutiva está conformada por el administrador, presidente, secretario, junta directiva y junta de vigilancia. (Superintendencia de Economia Popular y Solidaria, 2018)

5 Las asociaciones cumplen la mayoría de obligaciones laborales y fiscales, que posee una empresa, como declaración del impuesto al valor agregado, elaboración de retenciones de ser el caso, generación de contratos de trabajo y registros en el ministerio laboral; el beneficio tributario que el estado ecuatoriano otorga es que los réditos que se generen en la declaración de impuesto a la renta, no generan impuestos, ya que estos deben ser reinvertidos para el bienestar de la asociación.

2.3.

El control interno dentro de las organizaciones Estupiñán (2015) “El control interno es definido en forma amplia como un proceso,

efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado para proporcionar una razonable seguridad con miras a la realización de objetivos”. Es decir el control interno busca el cumplimiento de los objetivos de la entidad y resguarda los recursos de la misma.

El control interno es un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes que utiliza la dirección, administración y el personal de una organización mediante el buen manejo y control de las operaciones, actividad y procesos que realizan las empresas con el fin de minimizar y afrontar los riesgos que impidan el cumplimiento de los objetivos.

Los objetivos del control interno según Estupiñán (2015) persigue el siguiente modelo: la efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y ordenamientos. El control interno busca otorgar seguridad sobre los procesos que se desarrollan en la organización y de esta manera los saldos plasmados en los estados financieros sean razonables.

Landsittel (2013) establece tres categorías de objetivos que permiten a las organizaciones centrarse en diferentes aspectos del control interno: objetivos operacionales, de información y de cumplimiento. Los objetivos del control interno persiguen la eficiencia y eficacia de los procesos empleados por la organización, mediante el desempeño operativo, el buen manejo de la información financiera y el cumplimiento de las políticas, normas o estatutos a los que están sujetos las organizaciones, así como las leyes y reglamentos vigentes en el país donde desempeñan su actividad económica.

El control interno presenta varias causas que limitan su implementación, no toda empresa que implementa un sistema de control interno está libre de sufrir errores, el control

6 interno está expuesto a futuras fallas, como lo afirma Montaño y Rendón (2013) en las siguientes limitaciones: Costo y Beneficio, el establecimiento de controles y su costo debe guardar una relación adecuada con la probabilidad de ocurrencia o materialización de un riesgo y efecto que puede provocar. Desde luego, la forma de determinar lo anterior varía en cada organización, el costo beneficio hace referencia a la aproximación entre las fortalezas y debilidades de la entidad.

Debilitamiento, el desempeño del control puede ser afectado por distintas causas, en diferentes momentos. La supervisión inadecuada y el entrenamiento insuficiente del personal son factores que debilitan y producen rompimientos parcial o total de los controles y del cumplimiento de sus objetivos; el desempeño inadecuado de las funciones ocasiona que se debilite el sistema de control establecido.

Omisión de los controles por parte de la gerencia, debido a las amplias facultades y autoridad que tiene la gerencia, en ocasiones puede pasar por alto los controles, limitando con esto el cumplimiento de los objetivos del control, debido a la negligencia que este realice al momento de ejecutar algún proceso.

Colusión: Cualquier control puede ser afectado cuando dos o más miembros de la organización realizan un acto deliberado para su rompimiento (Montaño y Rendón, 2013, p.

69); es decir que los jefes o directivos generan órdenes y tareas distintas que se interponen entre si y no pueden ser cumplidas.

El debido manejo de las herramientas que nos proporciona el control interno tiene como fin el cumplimiento de los objetivos que se establecieron al momento de la implementación del sistema de control, de esta forma la empresa puede obtener los resultados esperados para la organización.

Es importante para la empresa identificar los riesgos antes de la implementación de un sistema de control interno, esto daría paso a que herramientas se deben utilizar en el proceso de implementación del sistema de control interno para una organización como lo afirma Ladino (2009) “La identificación del riesgo es un proceso interactivo, y generalmente integrado a la estrategia de planificación. En este proceso es conveniente “partir de cero”, esto es, no basarse en el esquema de riesgos identificados en estudios anteriores.”

7 En el proceso de identificación de riesgos, los auditores deben tener claro los procesos que se desarrollan en la organización y en cada una de sus áreas, para identificar las falencias existentes y poder mitigar o contrarrestar los inconvenientes que se generen en el desarrollo de las actividades.

La gerencia debe identificar y analizar los factores que afectan el riesgo de que los objetivos de la organización no sean alcanzados y tratar de hacerlos manejables, en relación a esto, Mantilla (2012) expresa que: “Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. La valoración de riesgos es la identificación y análisis de riesgos relevantes para la consecución de los objetivos” Whittington (2000) refiere que el segundo componente importante del control interno sin duda alguna es la evaluación del riesgo ya que aquí la gerencia debe identificar y analizar cuidosamente los factores que afectan el riesgo de que los objetivos de la organización no sean alcanzados y, luego tratar de manejar esos riesgos.

La valoración del riesgo es uno de los pasos de gestión de riesgo y consiste en detectar y responder a las amenazas inherentes o de control que se presente en la organización y la consecuencia de las mismas; además se enfoca en las actividades que realizan las empresas para mitigar los efectos y los procesos que ejecutan para la elaboración de estados financieros con saldos razonables; a través de su valoración se conoce los eventos potenciales y como pueden afectar al cumplimiento de los objetivos. (Blanco, 2012) 2.3.1. Tipos de control interno El control interno administrativo se enfoca en la búsqueda de la eficiencia del funcionamiento de la organización mediante el control de las actividades operacionales de la empresa, así mismo, se relaciona de forma indirecta sobre los registros contables. Estupiñán (2015) establece que el control administrativo es el conjunto de actividades, métodos operacionales y contables que adopta una organización, para contribuir al cumplimento de objetivos, estableciendo un medio adecuado.

El control interno administrativo se enfoca en el funcionamiento adecuado de las distintas áreas de la organización y de los registros documentales que se realizan en cada una de las actividades, y de esta manera logar el uso eficaz y eficiente de los recursos humanos, físicos y económicos. Estos “Orientan a buscar la eficiencia de funcionamientos, asegurando

8 la adhesión de todos los estamentos de la entidad a las disposiciones de la dirección.

Comprende la normativa y procedimientos existes en una entidad y normalmente, solo influye de forma indirecta sobre los registros contables.” (Díaz, 2015, p. 309) El control contable está enfocado en garantizar y salvaguardar los activos de la empresa, de igual forma se relaciona con la fiabilidad de los registros contables y los estados financieros. “El control contable comprende el plan de la organización y los procedimientos y registros relacionados con la salvaguardia de los activos y la contabilidad de los estados financieros, diseñado para proveer seguridad razonable” (Mantilla, 2013, p7) Díaz (2015) “Están orientados a garantizar la protección de los activos y la fiabilidad de la información. Comprende el plan de organización y todos aquellos métodos y procedimientos cuya misión sea la salvaguarda de los bienes y la fiabilidad de los riesgos contables.” (p. 309); se enfoca en los registros contables y el tratamiento de las cuentas, para la generación de los estados financieros y razonabilidad de los saldos; que contribuyen a la tomas de decisiones.

2.3.2. Riesgo del control interno 2.3.2.1.

Riesgo inherente

El riesgo inherente ocurre de forma independiente a la implementación del control interno que maneja una empresa y se presenta de manera errónea en la presentación de la información financiera de una organización tal y como lo afirma Estupiñán (2014) “Es la susceptibilidad de una aseveración a una representación errónea, que pudiere ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con otras presentaciones erróneas suponiendo que no hubiera controles internos relacionados”, los riesgo inherentes son aquellos que suceden por la razón de ser de la organización y dificulta su eliminación, asi se implante un control interno.

2.3.2.2.

Riesgo de control

Es importante mantener un debido control de las transacciones que tienen cada actividad económica, ya que en esta es donde existen la mayoría de errores, tener información clara sobre esta transacciones puede prevenir algún tipo de perdida en los estados financieros que presente la empresa, según Blanco (2014) “Es el riesgo de que una representación

9 errónea que pueda ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y resulte ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.” Los riesgos de control son los producidos por las limitaciones del control interno, que puede afectar a los saldos de los estados financieros.

2.3.2.3.

Riesgo de detección

El riesgo de detección es el evento que no se identifica con los procedimientos sustantivos realizados y que afecta la razonabilidad de alguna cuenta o transacción. De la Peña (2011) afirma que “Es el riesgo de que un error u omisión significativa existente no sea detectado por el propio proceso de auditoría. El nivel de riesgo de no detección está directamente relacionado con el procedimiento de auditoria debido a la ineficiencia de los procedimientos de auditoria aplicados.”; lo que hace referencia a los riesgos que no son identificados de forma oportuna por el sistema de control interno y que al igual que el de control afecta la razonabilidad de los estados financieros.

2.3.2.4.

Riesgo estratégico

El riesgo estratégico es el impacto hacia los activos de la organización, que surgen por las decisiones que se toman en el giro del negocio o por las respuestas a los cambios del mercado. Isaza A. (2012) “… El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.” (p.263).

Los riesgos estratégicos hacen referencia a una cultura organizacional, deficientemente estructurada, lo que dificulta el cumplimiento de objetivos, así como la definición adecuada de las estrategias.

2.3.2.5.

Riesgos operativos

Los riesgos operativos son las consecuencias de sistemas de control interno deficientes y errores humanos, que puede provocar pérdidas financieras, Isaza A. (2012) los define como “…, incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de información, en la definición de los procesos, en la estructura de la entidad, la desarticulación entre dependencias, lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupción e incumplimiento de los compromisos institucionales.” (p.263); estos se producen por funciones y actividades

10 incorrectamente segregadas, es decir que los trabajadores llevan a cabo actividades incompatibles, que provocan un debilitamiento de los controles que se efectúan y sistemas de manejo de información incorrectos o deteriorados que compliquen el proceso de la información.

2.3.2.6.

Riesgos financieros

Los riesgos financieros son muy frecuentes en las empresas, mal uso de las herramientas financieras provocan un situación inestable económicamente en las organizaciones que a futuro pueden incrementar y causar pérdidas si no existe un debido control en cada operación financiera que la empresa realiza, Estupiñán (2015) “El riesgo del sector financiero es el potencial de posibles pérdidas para cada entidad, para ello es necesario en el corto plazo mantener la estabilidad financiera, y en el largo plazo minimizar las pérdidas ocasionadas por la ocurrencia de riesgos,” (p. 62) El buen manejo de los recursos permite a la organización tener los resultados que ha esperado y por ende el cumplimiento de los objetivos. Isaza (2012) afirma que “se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluye, la ejecución presupuesta!, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes de cada entidad. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos, así como su interacción con las demás áreas dependerá en gran parte el éxito o fracaso de toda entidad.” (p.263) 2.3.2.7.

Riesgos de cumplimiento

El riesgo de cumplimiento según Isaza (2012) “se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.” (p.263). Los riesgos de cumplimiento hacen referencia a los requisitos establecidos por leyes y normas internas o externas, que no se llevan a cabo en los procesos ejecutados por la organización.

2.3.2.8.

Riesgos de tecnología

Los riesgos tecnológicos son muy frecuentes y limitan a varias empresas a su desarrollo; se lo puede definir como las pérdidas producidas en el proceso productivo de los equipos y maquinarias, ya sea por el almacenamiento o el mantenimiento, lo que retrasa los

11 procesos y actividades realizadas en las distintas áreas de la organización, afectando la productividad de la misma. Según Isaza (2012) “se asocian con la capacidad de la entidad para que la tecnología disponible satisfaga las necesidades actuales y futuras de la entidad y soporte el cumplimiento de la misión.”

2.3.3. Elementos del control interno Los elementos de control interno incluyen controles administrativos y contables, que está conformado por los elementos de organización, sistemas y procedimientos, personal y supervisión.

Los

elementos

de

la

organización

son:

dirección,

asignación

de

responsabilidades, segregación de deberes y coordinación; es decir un plan lógico en el que se detalle líneas claras de autoridad y funciones. Los sistemas y procedimientos es un elemento conformado por manuales, sistemas, formas e informes; así como las autorizaciones para la realización de las transacciones y procedimientos seguros; los elementos de personal hacen referencia a la selección, capacitación, retribución y eficiencia de los recursos humanos de la organización y el de supervisión interna y externa de los organismos de control.

Estupiñan (2015)

2.4.

Modelo COSO II Existe una estructura funcional para el COSO II que es conformada por 8

componentes que se relacionan entre sí, estos procesos se deben realizar por el director, la gerencia y los demás miembros del personal de la empresa, los componentes están alineados con objetivos que son considerados los más importantes dentro de la organización que serán realizados a lo largo de su organización (Estupiñán, 2006).

2.4.1. Ambiente de control Es uno de los puntos fundamentales y principal a diferencia de los demás ya que proporciona disciplina y estructura dentro del proceso, y además se espera que en este componente se cumpla con la disciplina por parte de los empleados ya que deben estar conscientes de los riesgos que se pueden presentar, en este se evaluá la estructura organizacional de la empresa, ya que mediante esta, se establecen los objetivos y metas a largo plazo que posteriormente serán evaluadas, en los siguientes componentes del cuestionario de evaluación.

12 2.4.2. Definición de objetivos En este punto la empresa debe considerar que sus objetivos deben ser claros y alcanzables, teniendo en cuenta que la decisión que tomen para cumplir cada objetivo conllevaría a un riesgo que debe ser medido por la empresa (Estupiñán, 2006).

Los objetivos empresariales deben ser mesurables y ajustados de mayor manera a la realidad de la organización, ya que cada objetivo que se plantee debe ser alcanzable; además es imprescindible notar que cada objetivo que se desea alcanzar, con lleva un riesgo que debe ser mitigado.

2.4.3. Identificaciones de eventos Los eventos que afecten de una u otra manera a los objetivos de la organización, aunque estos sean positivos, negativos para que así la empresa pueda plantarse oportunidades para hacer frente a los riesgos y encontrar la mejor forma posible de enfrentar a estos eventos (Estupiñán, 2006).

Los eventos o riesgos deben ser detectados de forma oportuna, antes de que se materialice la amenaza, para ser eliminados o contrarrestados y no afecte al funcionamiento de la organización, generando costos adicionales, ya que al identificarlos la entidad puede hacerle frente de la mejor manera y reducir los costos adicionales que estos riesgos generen, así como retrasos productivos.

2.4.4. Respuesta al riesgo La respuesta al riesgo debe estar alineada por debajo del umbral permitido, los riesgos pueden ser evitados, aceptados, mitigados y compartidos; es decir es el tratamiento que realiza la organización para evitar la materialización de las amenazas, estableciendo estrategias adecuadas que les otorgue una efectividad productiva; la respuesta al riesgo es el conjunto de actividades que realizan para contrarrestar los inconvenientes que se presentan en la organización. (Estupiñan, 2015) 2.4.5. Actividades de control Las actividades de control hace referencia a la evaluación de las políticas y procedimientos que ayudan direccionar a los directivos administrativos; es decir son las

13 políticas y procedimientos para que se pueda asegurar las respuestas al riesgo y con ello se lleve de manera adecuada y oportuna el funcionamiento de la entidad (Estupiñán, 2006), las actividades de control son los lineamientos y barreras que la administración establece en los procesos, para evitar la filtración de errores o congruencias en la información.

Las actividades de control son las políticas y procedimientos que aseguran que las directrices administrativas se lleven a cabo, y se pueda orientar los riesgos al cumplimiento de los objetivos; estas actividades se realizan en todos los niveles de la organización, abarca actividades como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones y demás diligencias que contribuyan al funcionamiento adecuado de las actividades. (Mantilla, 2005) 2.4.6. Información y comunicación Este componente es importante porque en toda empresa es necesaria la información de todos los niveles de la organización para así hacer frente a los riesgos identificando, evaluando, además se debe realizar una comunicación amplia y fluida para toda la organización con personal interno y externo de la misma, y con ellos dar la mejor respuesta al riesgo que presente la empresa. El proceso de información debe ser el más adecuado que permita una comunicación efectiva entre los distintos niveles de la entidad. (Estupiñan, 2015).

(Mantilla, 2005) asegura que en este componente se evaluá los sistemas de información y los reporte que produce la organización donde contiene información operacional, financiera y de cumplimento que permite el funcionamiento adecuado de la entidad, además no solo se enfoca en información procesada internamente, sino también condiciones externas, que contribuyen a la toma de decisiones y a una comunicación efectiva.

2.4.7. Monitoreo El monitoreo es una fase que sirve para determinar si el proceso de administración de los riesgos y que sea el correcto y el efectivo a lo largo del tiempo y que todos los componentes mencionados anteriormente funcionen adecuadamente, este componente se lo puede realizar a través de monitoreo continuo y evaluación puntual o una combinación de los ambos casos, contribuyendo al desarrollo adecuado de las distintas áreas de la organización.

(Estupiñán, 2006).

14 El monitoreo es el proceso de supervisión de los resultados esperados y el correcto funcionamiento de los demás competentes del COSO, se controla que se mitiguen los riesgos de la organización a largo plazo, a través de sistema continuo de revisión y de esta forma la organización se encamine al cumplimiento de objetivos y la gestión adecuada de los recursos empresariales.

2.5.

Métodos para evaluar el sistema de control interno Los métodos para evaluar el sistema de control que Estupiñan (2012), propone son

método descriptivo, método gráfico y método de cuestionario. El método descriptivo consiste en narrar las actividades y procedimientos que se desarrollan en la organización en forma procesal con los registros contables y la documentación que interviene, siguiendo el curso normal de las operaciones; el método presenta inconvenientes cuando el equipo de auditoria, no posee la capacidad para expresar claramente las ideas, lo que ocasiona que ciertas debilidades del control interno no sean expresadas en la descripción.

El método grafico consiste en diagramas y flujos de las actividades que se llevan a cabo en cada proceso de la organización, en las que se establece medidas y puntos de control lo que facilita de la detección de los riesgos, este, se combina con el método descriptivo ya que también detalla la documentación que se genera en los procesos; en este método se simplifica la información y descripción de los procesos y técnicas que este se utiliza y proporciona una imagen clara de los movimientos y la documentación que se genera en las actividades.

El último método en el que enfatiza el autor es los cuestionarios, lo cual consiste en el desarrollo de preguntas por parte del auditor, sobre cómo se maneja las operaciones de la entidad, los cuestionarios son generalizados para una rápida aplicación con respuestas afirmativas que indican la existencia de un control y las negativas señalan una falla o debilidad. El objetivo de este método se enfoca en descubrir evidencias y opiniones, para después de ser tabulados pueda servir como evidencia en el informe de auditoría.

15

3.

3.1.

METODOLOGÍA

Enfoque, diseño y tipo de investigación El presente trabajo de titulación utilizo un enfoque de investigación mixto. Según

Hernández y Mendoza (2018) argumentan al enfoque mixto como un proceso investigativo que implica la recolección y el análisis de datos tanto cuantitativos como cualitativos de forma conjunta y por medio de procesos empíricos sistemáticos, y críticos que responden a un problema de investigación.

Para el trabajo investigativo se evaluara el control interno, por medio de las herramientas y mediante las técnicas de observación, encuestas, entrevistas y hojas de trabajo, que permitan conocer de forma minuciosa como realiza la organización los procesos en cada área de la empresa.

El diseño de investigación que se utilizará se basará en la afirmación de Fresno (2019), quien define al diseño cuasi-experimental como “El tipo de estudio que se utiliza cuando el grupo control no se puede dejar sin la intervención, en tal caso se asimila un modelo que permite hacer una analogía con el tipo de estudio experimental” La investigación es de tipo descriptivo, se procederá a observar cómo se manejan los procesos dentro de la organización con el fin de detallar datos relevantes que permitan establecer directrices y guías que faciliten la evaluación y mejoramiento del control interno en la organización, a través de la evaluación de los componentes en el modelo COSO II.

3.2.

Población y muestra La población está conformada por el personal de la Asociación SINPAMIN, como el

gerente, personal administrativo y operarios que son 75 individuos, un administrador, un contador, cinco supervisores y 68 operarios; cuya muestra se determina a través de la formula estadística propuesta por Murray y Larry (2005), debido a que el universo es finito, se establece una desviación estándar del 50%, confianza del 95% y un error de 5%; se determina que la población muestral es de 63 trabajadores.

16 La muestra para la investigación en el área administrativa, se utilizara todas las personas que la componen, debido a que según Malhotra, N. (2008) en libro Investigaciones de Mercado, acota que el muestreo se puede también realizar mediante un censo, lo cual implica numerar a todos los elementos de una población, y del personal operativo se encuestara a 56 individuos.

3.3.

Técnicas de recogida de datos La técnica de observación fue utilizada para la recolección de datos, ya que permite

conocer de forma directa lo que sucede en los procesos de la institución, además se realizó la entrevista a la administradora y contador externo; se elaboraron dos tipos de encuestas estructuradas, que se aplicaran al personal administrativo y operativo, mediante preguntas cerradas; además que se podrá agregara opiniones y sugerencias dadas por las personas participantes las interrogantes planteadas en los cuestionarios de acuerdo a su percepción.

3.4.

Operacionalización de las variables o categorías

Tabla 1: Operacionalización de las variables Variables

Dimensiones/Operacional

Indicadores

Procesos administrativos

Personal

N° de participantes/Promedio de empleados

Insumos

Aprovisionamientos/Existencias

Liquidez

Activos corrientes / Pasivos corrientes

Rentabilidad

Utilidad bruta/Activos totales

Procedimientos

Procesos a seguir / Total de procesos

Control

Guias preventivas/ Total de controles

Nivel de riesgo

Calificación Total / Ponderación total

Procesos financieros

Control interno

Nota: Operacionalización de las variables dependientes e independientes

17

3.5.

Técnicas de análisis de datos El análisis de datos cuantitativos se realizará a través de la tabulación de los datos

obtenidos en la encuesta al personal administrativo y operativo, que nos permitirá conocer el funcionamiento de SINPAMIN y las actividades que en esta se desarrolla, así como sus lineamiento, además la técnica la técnica de análisis de datos cualitativos, serán recolectados a través de la técnica de observación y las entrevistas realizadas a la administradora y el contador. .

18

4.

4.1.

N° 1

2 3 4

5

6

RESULTADOS

Desarrollo de la propuesta de intervención Tabla 2.

Fase de Planificación y Evaluación PROCEDIMIENTOS Solicitar documentos y registros que se relacionen los procesos organizacionales Entrevista a la Administradora de la Asociación, informando el proceso que se llevara a cabo en la auditoria Elaborar un resumen de las actividades que se realizan en la organización Aplicar el cuestionario de control interno del modelo COSO II en la asociación Determinar el nivel de riesgos de las actividades administrativas y financieras de la entidad Comprobar el cumplimiento de la documentación y archivos necesarios de los procesos

SUMARIA

REF

P1

Anexo 3

P2

Anexo 4

P3

Anexo 5

P4

Anexo 6

P5

Anexo 7

P6

Fuente: Programa de auditoria Elaborado por: Jessenia Rosero

Para llevar a cabo la implementación de un sistema de control interno en SINPAMIN, se debe realizar una evaluación del sistema existente, por lo que se establece un programa de trabajo, que permitirá acceder a información de la empresa, a través de la revisión de la documentación proporcionada.

En el papel de trabajo 2 se realizó un check list de los documentos proporcionados por la entidad y en la que se evidencio la ausencia de manuales y procedimientos; además en la hoja de trabajo 3, se elaboró un resumen de todos los procedimientos que se realizan en la organización y se identificó que carecen de un organigrama institucional y flujo de procesos.

La información adquirida a través de los distintos papeles de trabajo, facilito el desarrollo del cuestionario de control interno por el modelo COSO II, elaborado en el papel de trabajo 4 en el que se evidencio el nivel de riesgo y confianza, mediante el cuestionario de control interno se obtuvo una ponderación de 37%, lo cual es un bajo nivel de confianza y alto de riesgo de los procedimientos que se ejecutan, siendo la carencia de directrices de evaluación el principal factor de riesgo; de los componentes del COSO ERM.

19

4.2.

Establecer pruebas sustantivas que permitan identificar los hallazgos Papel de trabajo 6 Mecanismos de control interno ASOCIACIÓN SINPAMIN

JR

Elaborado por:

P6

Gestión del sistema de control interno

15/06/2021

Fecha:

Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo

1/1

Comprobar el cumplimiento de la documentación y archivos necesarios de los procesos

Levantamiento Nº

Documentos

1

Cumplimiento

Total

Si

%

No

%

Facturas de compra

50

81%

12

19%

62

2

Retenciones

46

74%

16

26%

62

3

Comprobantes de egreso

50

81%

12

19%

62

-

0%

26

100%

26

4

Registro de ingresos y egresos de insumos

5

Órdenes de compra

-

0%

26

100%

26

6

Contratos de trabajo

50

74%

18

26%

68

7

Avisos de entrada

68

100%

-

0%

68

8

Registros de asistencia

38

63%

22

37%

60

9

Roles de pagos

42

62%

26

38%

68

TOTAL

344

158

502

Fuente: Archivos de documentación de la Asociación

Atributo de hallazgos Condiciones: La documentación de respaldo de los procesos administrativos que realiza la asociación, cumple en un 68.52%, los archivos requeridos.

Criterio: La LRTI en el art 40 establece que el registro de compras y adquisiciones.- Los registros relacionados con la compra o adquisición de bienes y servicios, estarán respaldados por los comprobantes de venta autorizados por el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención.

El Art. 73 de la Ley de Seguridad Social establece que el empleador está en la obligación de afiliar al trabajador, desde el primer día de trabajo y que se debe celebrar el respectivo contrato.

Causa: No se lleva a cabo un correcto archivo de la documentación, ni respaldos de procesos Efecto: La falta de documentación de forma oportuna puede ocasionar, problemas tributarios y laborales, con las entidades correspondientes, así también la ausencia de los registros de entrada y salida de insumos, ocasiona que no se pueda control y percibir el uso adecuado de los materiales.

Elaborado por: Jessenia Rosero

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

20

4.3.

Carta a gerencia ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR A1

Gestión del sistema de control interno Fecha:

01/05/2021

Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo

1/1

Carta a gerencia

Quito, 01 de mayo del 2020

Ingeniera Alexandra Rivera ADMINISTRADORA SINPAMIN

De nuestra consideración:

En la auditoria de evaluación del control interno, que se realizó en la Asociación Sinchiku Pash Minka, al 31 de diciembre del 2020, se comunica que se evaluó la gestión de los procesos administrativos y financieros que se ejecutan dentro de la entidad, con el fin de expresar una opinión si los procesos se están efectuando acorde a las normas vigentes.

La asociación es responsable de la documentación e información proporcionada, ya que es la encargada de la preparación de los Estados Financieros, esta responsabilidad también incluye el sistema de control interno para la preparación y presentación de la información administrativa y financiera, así como para establecer políticas contables apropiadas.

Nosotros somos responsables de las opiniones vertidas sobre el sistema de control interno existente en la organización. Nuestra auditoria en he realizado la auditoria de acuerdo a las normas internacionales de contabilidad (NIA 315-240-330); las cuales requieren que se cumpla de forma ética y planeando la auditoria para obtener una seguridad razonable de los procesos.

Los procedimientos a realizar dependen de los criterios del auditor, así como la evaluación de los riesgos; al realizar estas evaluaciones de riesgos, el auditor considera relevante las normativas y leyes establecidas en la organización, así como las implantadas por el estado en el que se ejecuta la actividad, con el propósito de diseñar procedimientos de auditoria, que sean apropiadas.

Agradezco a la Asociación Sinchiku Pash Minka (SINPAMIN), por facilitados la información necesaria para realizar mi trabajo de titulación.

Atentamente,

Elaborado por: Jessenia Rosero

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

21

4.4.

Informe de resultados ASOCIACIÓN SINPAMIN

JR

Elaborado por:

A2

Gestión del sistema de control interno

Fecha:

30/06/2021

Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo

1/2

Informe de evaluación del sistema de control interno

INFORME DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Se realizó la evaluación del sistema de control interno de las actividades administrativas y financieras de la para la gerencia de la Asociación Sinchiku Pash Minka, ubicada en la ciudad de Quito, provincia de Pichincha, con la finalidad de implementar directrices y la gestión del control interno en la entidad.

Informe de hallazgos El Ambiente de Control Interno abarca todo respecto con los valores éticos, filosofía, estructura organizacional, autoridades asignadas, gestión de talento humano y responsabilidad; es decir la imagen institucional y como lo perciben los empleados; la asociación después de la evaluación del sistema de control interno, obtuvo un nivel de confianza del 47% que es bajo y que le otorga un alto nivel de riesgo; debido a que la empresa carece de ciertas normativas que regulen el perfil institucional.

La asociación carece de una misión y visión que permita plantear objetivos estratégicos, aunque se han planteado objetivos específicos, que no han sido documentados, pero la gerencia ha intentado de cierta forma supervisarlos, pero al no estar definidos de forma adecuada, complica su control; razón por la que se obtuvo un alto nivel de riesgo, por un nivel de confianza del 20% lo cual es bajo.

La gerencia ha intentado identificar los eventos que acontecen en la empresa, a través de la delegación de autoridad, pero la carencia de manuales y mecanismos predeterminados, dificultan estos procesos, lo que ocasiona que el nivel de riegos de este componente del control interno sea alto, al igual que los anteriores, debido a que las metodologías utilizadas pueden afectar al cumplimiento de los objetivos, ya que el personal de apoyo administrativo, al no tener lineamientos, desconocen la manera adecuada de actuar.

Se denoto que el nivel de riesgo de los componentes del COSO II son altos y el nivel de confianza bajo; siendo la evaluación de riegos la que presento el menor porcentaje del 10%, ya que la información interna y externa puede ayudar a conocer hechos que puedan generar cambios en la organización, debido a que la entidad lleva aproximadamente dos años en el mercado y aún no han creado una imagen institucional solida con respecto a lineamientos que les permita evaluar los acontecimientos.

El sistema de información y comunicación en la Asociación, en ocasiones no es oportuno por parte de los operarios y supervisores, lo que ha ocasionado que la gerencia actué de forma imprevista ante las eventualidades que se presentan, generando costos extras; razón por lo que el nivel de confianza en este componente es del 43%.

Elaborado por: Jessenia Rosero

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

22 ASOCIACIÓN SINPAMIN

JR

Elaborado por:

A2

Gestión del sistema de control interno

Fecha:

30/06/2021

Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo

2/2

Informe de evaluación del sistema de control interno

Conclusiones: La evaluación de control interno presento una ponderación del 37% los cual es un nivel bajo de confianza y un alto nivel de riegos de los procesos que se ejecutan, siendo la ausencia de documentación que valide los procesos como factor principal y los registros de los mismos, que permitan una gestión adecuada de la administración.

Se evidencio la ausencia de órdenes de requisición y entrega de los insumos de aseo para cada proyecto en la asociación, así como la ausencia de inventarios, lo que dificulta que los administrativos estén al tanto de los productos existentes y faltantes.

Las facturas de compras no poseen el respectivo comprobante de egreso, que facilite identificar, el medio de pago, así como el proyecto al que corresponde esa compra, dificultado se identifique los costos generados.

El punto principal de la Asociación es la carencia de manuales, que detallen las actividades que se deben ejecutar, como se las deben evaluar, los procedimientos que se deben llevar acabo en cada situación, para que la información sea efectiva y contribuya a la toma de decisiones, a través de la técnica de observación y la encuesta realizada, se puedo establecer que SINPAMIN, no cuenta con un sistema adecuado de registro de inventarios, cuentas por cobrar y pagar, las conciliaciones bancarias no están actualizadas y la información que manejan se enfoca en lo tributario y no en lo administrativo.

Recomendaciones: 

Elaborar un organigrama institucional, para que los trabajadores identifiquen el orden jerárquico y los jefes inmediatos.



Diseñar políticas y manuales de procedimientos con respecto a las actividades que se desarrollan en la organización.



Plantear perfiles de cargo y funciones, para el proceso de contratación e inducción al puesto de trabajo.



Realizar un flujograma de procesos, para conocer cada una de las actividades que se sugiere realizar en cada área.



Archivar los documentos de compras junto con las retenciones y los comprobantes de egreso, para identificar el comprobante de pago respectivo.



Elaborar los avisos de entrada y contratos de trabajo en un plazo no mayor a 15 días desde el momento de la contratación y registrar en el Ministerio de Trabajo.



Revisar semanalmente que los archivos se estén realizando de manera adecuada y oportuna.



Implementar documentación que justifique la adquisición de cada herramienta e insumos, además de su despacho y entrega.

Elaborado por: Jessenia Rosero

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

23

5.

DISCUSIÓN

Según la investigación realizada por Alvares, Baque, Merchan y Lucio (2018) en la que afirmo que el registro de controles contribuye a integrar las estrategias con los documentos de control y contribuyen a mejorar los procesos empresariales y asegura el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

El levantamiento de información proporcionada por la asociación mediante las técnicas de recolección de datos como la entrevista, realizada a gerencia, y encuestas aplicada al personal operativos, administrativo y proveedores de la empresa con el fin de conocer el ambiente con el que se desempeña la asociación Sinchiku Pash Minka; formo parte de la primera fase de la evaluación del sistema de control interno, en este se demuestra el control preexistente en la entidad, además de las falencias que posee.

La información adquirida mediante las diferentes técnicas e instrumentos, fue utilizada para elaborar pruebas sustanciales de cumplimiento, en la que sé detecto las obligaciones con las que no cumplió la asociación las cuales representan un 31.48% de la documentación obligatoria; también se desarrolló el cuestionario del COSO II como método de evaluación, en el que se presenta un alto nivel de riesgo y un bajo nivel de confianza en los procesos que se están desarrollando dentro de la asociación, esto como consecuencia de que no existen un manual de políticas y procedimientos que permita detectar, prevenir y control los riesgos de cada uno de los procesos que realiza la asociación.

Se pudo evidenciar que se da cierta prioridad a las instituciones de control con el fin de mantenerse en el margen de las directrices legales y los órganos reguladores, mientras que a los problemas internos de la asociación se los pasa por alto, esto debido a que no puede ser fácilmente identificados y por ende no asumen ningún tipo de control sobre cada problemática; y la decisiones administrativas se sustentan en criterios efímeros.

Una vez analizado cada una de las problemáticas encontradas en el cuestionario de control interno desarrollado y las pruebas de cumplimiento; se procedió a informar sobre los hallazgos a la administración de la asociación mediante un informe donde se detalla las deficiencias encontradas y de igual forma las recomendaciones planteadas para el mejoramiento del desempeño de la asociación con el fin de minimizar el riesgo en cada uno de los procedimientos. Las Normas Internacionales de Auditoria 315 establecen que la

24 información obtenida de la evaluación de control interno, permite establecer con los procedimientos directos e indirectos que contribuyan al desarrollo de la organización, la razonabilidad de los estados financieros y mitigación de los riesgos. (IAASB, 2013) La investigación y la práctica de control interno, evidencia la necesidad de implementar un sistema de control interno en la Asociación Sinchuku Pash Minka para mejorar el desempeño de la organización, a través de manuales de políticas y procedimientos que permitan establecer objetivos medibles que puedan ser acogidos por todo el personal de la empresa y permita una toma de decisiones asertivas en cada proceso de la asociación, es importante que la información generada sea razonable y contribuya a los administradores a la generación de estrategias y toma de decisiones

25

6.

6.1.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones 

La evaluación del Sistema de Control Interno de la Asociación Sinchiku Pash Minka, presento un control interno deficiente del 37%, lo cual es un bajo nivel de confianza y alto nivel de riesgo en los procesos existentes; y se debe a que no posee una estructura organizacional definida con referencia a objetivos, procesos, sistemas de evaluación y monitoreo, que contribuyan a mitigar los riesgos y a conocer la efectividad empresarial.



Los administrativos y financieros de la Asociación Sinchiku Pash Minka, se enfocan en acatar las obligaciones de los entes reguladores como el Servicio de Rentas Internas, Ministerio de Trabajo, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, es decir tienen un objetivo de cumplimiento, dejando de lado los intereses administrativos, ya que el manejo de la información que se genera en los procesos no están disponibles de forma oportuna y no contribuyen de manera estratégica a la toma de decisiones, esto se evidencia en los registros que poseen de compras, ventas, contratos de trabajo, inventarios de insumos, ordenes de despacho y demás documentación que sustenten los procesos que se desarrollan.



El diseño de un adecuado Sistema de Control Interno contribuiría a que la Asociación Sinchiku Pash Minka, logre una gestión efectiva de los procesos administrativos y financieros, mitigando de forma oportuna las eventualidades que se presenten en la ejecución de las actividades y además contribuya a su permanencia en el mercado ecuatoriano a largo plazo.

6.2.

Recomendaciones 

Establecer una imagen institucional solida a través de la creación de lineamientos éticos, manual de procesos organizacionales, administración de recursos humanos, organigrama institucional y plan estratégico; para de esta

26 forma afianzar las relaciones con los trabajadores y otorgar un proceso de inducción preciso y reducir los riesgos de errores y duplicidad de procesos. 

Implementar las sugerencias establecidas en el informe de auditoría y asi como de los documentos adjuntos, para un adecuado desarrollo de sus actividades, generando confiabilidad en la información que procesa; ya que es necesario, que se posea un enfoque estratégico, para tomar decisiones acertadas que impulsen a la Asociación.



Desarrollar técnicas de evaluación y capacitar a los funcionarios encargados de la supervisión, para que las apliquen de forma objetiva y sea posible la detección de eventualidades y la mitigación de las mismas.



Planificar evaluaciones periódicas de las actividades y registros generados, ya que es importante que los cambios implantados sean evaluados y generar un sistema de retroalimentación, que resguarde los intereses organizacionales, contribuyendo a la mejora continua.



Capacitar a los trabajadores sobre el sistema de control interno implantado, para que conozcan los procesos, jerarquías, obligaciones y responsabilidades; y de esta forma mejorar el sistema de comunicación interna, ya que al establecer una comunicación amplia en todos los sentidos jerárquicos, se facilita la gestión y el control.



Afianzar los procesos administrativos y financieros SINPAMIN de forma adecuada, para obtener la información necesaria, así como la documentación que garantice que la decisión seleccionada fue la mejor y de esta manera resguarda los intereses de los socios y el criterio de los directivos.

27

7.

REFERENCIAS

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30

8.

ANEXOS

Anexo 1: Cronograma Tabla 1.

Cronograma N

CRONOGRAMA

1

Desarrollo del Plan

2

Ejecución del Proyecto

3

Elaboración del marco teórico

4

Elaboración de instrumentos

5 6

Elaboración de la propuesta de intervención Aplicación de los instrumentos

7

Análisis de resultados

2020 OCT NOV DIC

ENE

FEB

2021 MAR ABR MAY

JUN JUL

Anexo 2: Tabla de recursos Tabla 2.

Presupuesto Recursos

Cantidad

Valor unitario

Valor total USD

GASTOS Costos Operacionales (materiales) Resma de papel

4

3.00

12.00

Carpetas

7

3,50

24.50

40

0,25

10.00

Cartuchos de tinta

3

15

45.00

Pendrive (32GB)

1

18

18.00

Internet

10

26

260.00

Teléfono

14

10

140.00

Copias Inversiones tecnológicas

Gestión (mes)

Subtotal Imprevistos 7% TOTAL

509.50 35.67 545.17

INGRESOS Fuente de ingresos Recursos propios

545.17

31 Anexo 3: Papeles de trabajo Nº 01 Check list de los documentos recibidos ASOCIACIÓN SINPAMIN

JR

Elaborado por:

P1

Gestión del sistema de control interno Fecha:

01/05/2021

Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo Nº

1/1

Solicitar documentos y registros de los procesos organizacionales Descripción

Recibidos

Sin Recibir

Observaciones

1

Registro único de contribuyentes

X

2

Constitución de la asociación

X

3

Misión, visión y valores institucionales

X

No existe misión, visión y valores

4

Manual de control interno

X

No existe manual de control interno

5

Organigrama institucional

X

No existe organigrama institucional

6

Manual de políticas y procedimientos

X

No existe manual de políticas y procedimientos

por

escrito,

los

administradores informa de manera verbal

las

funciones

y

procedimientos 7

Contratos de trabajo

8

Evaluaciones del personal

X X

Las evaluaciones del personal lo realiza el supervisor, pero no poseen un registro del proceso

9

Reglamento interno

X

10

Registros de inventarios de insumos del 2020

X

No existe un registro de inventario

11

Ordenes de despacho de materiales del 2020

X

No existe ordenes de despacho de los insumos, ya que esto se ha realizado

de

manera

informal,

registrando en notas y papales que se han extraviado 12

Registros de ventas y compras del 2020

X

Total

5

7

42%

58%

Porcentaje

Elaborado por: Jessenia Rosero

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

Fuente: Documentos entregados por la administración SINPAMIN

32 Anexo 4: Papeles de trabajo Nº 02 Entrevista realizada a la Administradora de la Asociación ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR P2

Gestión del sistema de control interno Fecha:

01/05/2021

Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo

1/1

Conocer sobre los procesos y actividades de la Asociación

Levantamiento de información El día sábado 01 de mayo del 2021 se realizó la entrevista a la Administradora de la Asociación SINPAMIN, en la que nos informó sobre los procesos que se desarrollan en la institución y que dio a conocer su predisposición en facilitarnos la información y documentación que se requiera, además informo sobre las falencias que se han detectado y la intención de corregir y aceptar las sugerencias; se estructuro preguntas para desarrollar la entrevista.

La Administradora de la Asociación nos informó que son una Asociación nueva en el mercado quiteño, aproximadamente dos años y que se dedican a la prestación de servicios de limpieza en instituciones públicas y privadas, pero que su enfoque es más hacia las instituciones públicas; además que por ser una institución de servicios no poseen una estructura organizacional muy amplia.

Uno de los problemas más visibles en la Asociación es la ausencia de documentación que respalde los procesos, la Administradora asegura realizan los procesos de forma empírica y que solo poseen un reglamento interno de trabajo, debido a la exigencia del Ministerio de Relaciones Laborales.

Además me informo que el sistema de contratación no lo realizan con un sistema predeterminado, pero que se enfocan en personas con aprobación de un curso de limpieza pre hospitalaria impartida por el SECAP, y que al inicio se capacito a los trabajadores sobre el reglamento interno, pero posteriormente no lo realizaron, ya que los supervisores se encargaban de informarle de forma verbal los puntos que consideran primordiales, ya que no se ha organizado cronogramas de capacitación.

Se interrogo sobre los proveedores y sistemas de crédito que le otorgan a la Asociación, a lo que informo que las compras se lo realizan a proveedores predeterminados que ya trabajan con ellos desde el inicio, que la mayoría de adquisiciones son de contando, pero que el crédito que le otorgan algunos proveedores son de 30 días, aunque realizan preferencias a proveedores que le otorguen un mayor tiempo de crédito, también que el sistema de abastecimiento de suministros no poseen un registro de entrega y recepción.

Elaborado por: Jessenia Rosero

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

33 Anexo 5: Papeles de trabajo Nº 03 Resumen de las actividades que se realizan en la organización ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR P3

Gestión del sistema de control interno

Fecha:

10/05/2021

Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo

1/1

Conocer sobre los procesos y actividades de la Asociación

Levantamiento de información Organización: La estructura organizacional de la Asociación está compuesta por 1 administrador, 1 contador externo, 6 supervisores y 67 operarios, al ser una entidad de servicio la estructura administrativa no es amplia y los supervisores se los ubica por proyectos y ellos son los encargados de entregar los suministros a los operarios.

La administradora realiza la mayoría del trabajo de oficina, ya que es la encargada de concursar los requerimientos públicos, elaboración de archivos que sustenten los procesos, por lo que al no contar con el tiempo necesario no se realiza los archivos adecuados que sustente los procesos. El contador se encarga de las obligaciones tributarias de la asociación con la documentación que se le entrega cada mes. Los supervisores no realizan ningún sustento de los suministros que entregan a los operativos, por lo que se complica controlar el inventario de los insumos.

Sistemas y procedimientos: La ausencia de manuales es predominante en la Asociación, razón por la complica que el personal administrativo y operativo establezca objetivos y sistemas de evaluación.

Personal: El sistema de contratación de personal lo realiza la administradora por recomendaciones de los supervisores y revisión de hojas de vida archivadas en el banco de información, pero no poseen un perfil de cargos, que otorgue directrices y funciones establecidas. No se han realizado capacitaciones de forma regular y el sistema de retribución es establecida por los salarios mínimos sectoriales establecidos.

Supervisión: La administradora realiza el proceso de control junto con los supervisores, verifica el cumplimento de las actividades básicas realizadas por el personal. Las instituciones externas encargadas de regular a la Asociación son SRI, IESS, MRL y SEPS, con las que se trata de cumplir a cabalidad en lo posible.

Elaborado por: Jessenia Rosero

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

34 Anexo 6: Papeles de trabajo Nº 04

Cuestionario de control interno con base al COSO II ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR

Fecha:

15/05/2021

Gestión del sistema de control interno Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo

Nº

1

2

3 4

P4 1/8

Evaluar el sistema de control interno existente en la asociación

FACTOR

Integridad y valores éticos

Filosofía y Estilo de la Alta Dirección

Consejo de Administración y comités Estructura Organizativa

Elaborado por: Jessenia Rosero

PREGUNTAS AMBIENTE DE CONTROL

NO

P

C

X

2

0

X

2

2

Se incorporan los códigos de ética en los procesos y en el personal

X

2

1

Los empleados presentan sus inquietudes sin temor a represarías La filosofía y estilo de la Gerencia se reflejan en la forma en que establece las políticas, objetivos, estrategias su difusión y la responsabilidad de informar sobre su cumplimiento Participa la Gerencia a menudo en operaciones de alto riesgo o es extremadamente prudente a la hora de aceptar riesgos El Gerente y Administradores incentivan y comprometen a sus empleados y obreros al cumplimiento de las leyes y otras disposiciones El Gerente cuida la imagen institucional La administración presenta oportunamente información financiera y de gestión La Empresa actualiza su Reglamentos La Gerencia brinda atención a novedades importantes y por ende a la violación de su código de ética Existe idoneidad en la estructura orgánica y funcional Existen manuales de procesos

X

2

2

X

2

1

X

2

2

X

2

2

X X X

2 2 2

2 1 2

X

2

0

X X

2 2

0 0

Posee SINPAMIN un código de ética Las relaciones con los empleados, proveedores, clientes y demás, se basan en la honestidad y equidad

SI

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

OBSERVACIÓN

Solo fueron informados de forma verbal

35 ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR

Fecha:

15/05/2021

Gestión del sistema de control interno Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo Nº

FACTOR

4

Estructura Organizativa

5

6

7

8

P4 2/8

Evaluar el sistema de control interno existente en la asociación

Autoridad, Asignada y Responsabilidad Asumida Gestión del Capital Humano

Responsabilidad y transparencia

Objetivos Estratégicos

Elaborado por: Jessenia Rosero

PREGUNTAS

SI

P

C

2

1

X

2 2 2

1 0 2

X

2

1

X

2

2

X

2

1

X

2

0

X

2 2 2 2

2 1 1 0

X

2

0

X

2

0

2

1

2

0

2

1

Se identifican con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad

X

Existe comunicación interna y externa Se actualiza el Reglamento Orgánico Funcional (Organigramas) Existe responsabilidad y delegación de autoridad Existen normas y procedimientos relacionados con el control y descripciones de puestos de trabajo El número del personal está de acuerdo con el tamaño de la entidad así como la naturaleza y complejidad de sus actividades y sistemas Existe un sistema de gestión del recurso humano La administración del talento humano cuenta con políticas de clasificación, valoración, reclutamiento, selección, contratación, formación, evaluación, remuneración y estímulos de la persona Se aplican sanciones disciplinarias Existen métodos para motivar a los empleados Existe comunicación de políticas, normas y sistemas al personal Se ha conformado el Comité de talento humano, para la evaluación del desempeño El Gerente orienta al personal sobre la misión, visión, institucional para alcanzar los objetivos del plan estratégico y operativo, en base de un plan de motivación Se establecen objetivos con indicadores de rendimiento Existen políticas de responsabilidad en todos los niveles de la empresa y se verifica su cumplimiento Existen informes comparativos entre lo planificado y lo ejecutado Se revisan periódicamente en forma interna y externa los informes financieros y de gestión

X

NO

X

X X X

X X X

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

OBSERVACIÓN Se ha informado de forma verbal a los trabajadores sobre la estructura organizacional

36 ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR

Fecha:

15/05/2021

Gestión del sistema de control interno Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo Nº

8

9

10

P4 3/8

Evaluar el sistema de control interno existente en la asociación

FACTOR

Objetivos Estratégicos

Objetivos Específicos

Consecución de objetivos

Elaborado por: Jessenia Rosero

PREGUNTAS ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Cuenta la Asociación con un plan estratégico difundido interna y externo La empresa cuenta con misión, visión, objetivos y las maneras para conseguirlos Los diferentes departamentos de la empresa cumplen con estos objetivos y sus respectivas estrategias El Gerente ha fijado los objetivos estrategias y operativos y se han establecido las estrategias para su cumplimiento Se ha fijado objetivos específicos (operativos, de información y cumplimiento) en los diferentes niveles y actividades de la empresa tales como; direcciones, unidades y secciones Existe una conexión de los objetivos específicos con los objetivos y planes estratégicos de la empresa Existe una relación directa entre los objetivos y los procesos de la empresa Se identifican factores críticos de éxito, indicadores de gestión, en cada dirección, unidad, sección, programa o proyecto y a sus integrantes.

El personal participa en la propuesta de objetivos y consecución de los mismos Existe la comunicación oportuna y suficiente para comunicar los objetivos al personal Existe calidad de la información sobre eventos externos relacionados con los objetivos, principalmente los estratégicos y de operación Se cuenta con la supervisión adecuada para medir el grado de consecución de los objetivos en todos los niveles de la empresa La empresa ha incorporado controles en los procesos para cumplir a cabalidad con los objetivos propuestos Se han implantado mecanismos de calidad en la supervisión de todos los niveles administrativos.

Existen informes de cumplimiento de indicadores y estándares

SI

NO

P

C

X X

2 2

0 0

X

2

0

X

2

0

2

1

2

0

2

1

X

2

0

X

2

0

X

2

1

X

2

1

X

2

1

X

2

1

X

2

0

X

2

0

X X X

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

OBSERVACIÓN

No existe documentación que respalde

37 ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR

Fecha:

15/05/2021

Gestión del sistema de control interno Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo

Evaluar el sistema de control interno existente en la asociación

Nº

FACTOR

11

Factores Internos y Externos

12

13

14

15

16

Identificación de eventos

Consecución de objetivos

Estimación de Probabilidad e Impacto Evaluación de riesgo

Riesgos originados por los cambios

Elaborado por: Jessenia Rosero

PREGUNTAS IDENTIFICACION DE EVENTOS La empresa cuenta con el apoyo de las autoridades para determinar los factores de riesgo internos y externos Existen mecanismos para identificar eventos de riesgos tanto internos como externos El gerente y demás personal de la entidad aportan para la determinación de estos riesgos Existe confiabilidad de la metodología utilizada para identificar eventos que puedan afectar el logro de los objetivos Los empleados y obreros participan en la identificación de eventos Existe apoyo de la administración a las acciones orientadas a categorizar los eventos relacionados con la misión de la empresa Relacionar las categorías de eventos con los objetivos.

Implantar políticas y procedimientos para informar a los empleados y obreros, las categorías de eventos y su relación con los objetivos.

EVALUACION DE EVENTOS

SI

P

C

X

2

1

X

2

1

X

2

1

X

2

1

X

2

1

2

0

X

2

1

X

2

1

X

2

0

X

2

0

X

2

0

X

2

X

Se evalúa los riesgos periódicamente para conocer la forma en que los eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos de la empresa Se han implantado técnicas de evaluación de riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos tales como: benchmarking, modelos probabilísticas y modelos no probabilísticas Existe información provista por el establecimiento de objetivos e identificación de eventos para evaluar los riesgos Existen mecanismos para identificar y reaccionar ante los cambios que pueden afectar a la empresa La información interna y externa ayuda a conocer hechos que pueden generar cambios significativos en la empresa

NO

X

2

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

1

OBSERVACIÓN

P4 4/8

38 ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR

Fecha:

15/05/2021

Gestión del sistema de control interno Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo FACTOR

17

Categoría de respuestas

19

20

5/8

Evaluar el sistema de control interno existente en la asociación

Nº

18

P4

Decisión de respuestas

Integración con las decisiones sobre los riesgos

Principales actividades de control

Elaborado por: Jessenia Rosero

PREGUNTAS RESPUESTA A LOS RIESGOS Existen mecanismos para el análisis de alternativas Existe la evidencia suficiente que respalde al análisis de alternativas La empresa ha establecido las respuestas a los riesgos identificados, tales como: evitar, reducir, compartir y aceptar los riesgos Existen mecanismos para la toma de decisiones Existe la evidencia suficiente que respalde la toma de decisiones El Gerente y el personal, tienen los conocimientos necesarios para tomar la mejor decisión Para decidir la respuesta a los riesgos, el gerente considera; los costos y beneficios de las respuestas potenciales, las posibles oportunidades para alcanzar los objetivos de la empresa ACTIVIDADES DE CONTROL Existe calidad de información y comunicación sobre las decisiones adoptadas por la gerencia sobre el estudio de los riesgos El gerente a base de las respuestas al riesgo seleccionadas, implantan mecanismos de control para disminuir los riesgos y alcanzar los objetivos estratégicos, operacionales, información y cumplimiento Se establece una matriz que relacione los riesgos seleccionados con los controles establecidos con el objeto de brindar una seguridad razonable de que los riesgos se mitigan y de que los objetivos se alcanzan Existe apoyo de la gerencia para el diseño y aplicación de los controles en función de los riesgos Existen mecanismos para analizar las alternativas de controles a seleccionar El gerente emite políticas y procedimientos de las actividades de control, en todos los niveles de la empresa encargados de ejecutarlos Las actividades de control, incluyen los controles preventivos, detectives, manuales, informáticos y de dirección El Gerente implanta actividades de control en función de los riegos y objetivos, tales como: revisiones y supervisiones, gestión directa de funciones o actividades, procesamiento de la información, repetición, validación, aseguramiento, especialización funcional, controles físicos, indicadores de rendimiento y segregación de funciones Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

SI

NO

P C OBSERVACIÓN

X X

2 1 2 1

X

2 1

X X

2 1 2 1 2 0

X X

2 2

X

2 2 X

2 0

X

2 0

X X

2 0 2 1

X

2 1

X

2 1

X

2 1

39 ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR

Fecha:

15/05/2021

Gestión del sistema de control interno Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo Nº

21

22

23

24

P4 6/8

Evaluar el sistema de control interno existente en la asociación

FACTOR

Controles sobre los Sistemas de información

Cultura de Información en todos los niveles

Herramienta para la Supervisión Sistemas Estratégicos e Integrados

Elaborado por: Jessenia Rosero

PREGUNTAS Existe un plan estratégico de tecnologías de información que guarde relación con los objetivos institucionales y la gestión de los riesgos Existe apoyo del Gerente para la implantación de planes estratégicos de tecnología de información Se han implantado actividades de control de los sistemas de información que incluyan a las fases informatizadas dentro del software para controlar el proceso Se han implantado controles de aplicación relacionados con la integridad, exactitud, autorización y validez de la captación y procesamiento de datos Se han realizado controles de aplicación tales como: captación de errores en los datos, dígitos de control, listados predefinidos de datos, pruebas de razonabilidad de datos y pruebas lógicas INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Se ha establecido comunicación en sentido amplio, que facilite la circulación de la información tanto formal como informal en las direcciones, es decir ascendente, transversal, horizontal y descendente El Gerente ha dispuesto a todo el personal la responsabilidad de compartir la información con fines de gestión y control Se han implantado de políticas de información y comunicación y su difusión en todos los niveles Se suministra la información a las personas adecuadas, permitiéndoles cumplir con sus responsabilidades de forma eficaz y eficiente La información constituye una herramienta de supervisión, para conocer si se han logrado los objetivos, metas e indicadores Los sistemas de información son ágiles y flexibles para integrarse eficazmente con la comunidad y terceros vinculados Los sistemas de información integran la totalidad de operaciones, permitiendo que en tiempo real, el Gerente y demás empleados accedan a la información financiera y operativa, para controlar las actividades de la empresa

SI

NO

P C

X

2 0

X

2 0

OBSERVACIÓN

No poseen un software, pero 2 1 mantiene registros en documentos generados en Office

X X

2 0

X

Se encontró que los registros de las 2 1 hojas de cálculos sean reales, a través de la verificación

X

2 1

X

2 1 X

2 0

X

2 1

X

2 1

X

2 1

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

X

2 0

En ocasiones no se informa de manera oportuna

40 ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR

Fecha:

15/05/2021

Gestión del sistema de control interno Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo Nº

25

26

27

P4 7/8

Evaluar el sistema de control interno existente en la asociación

FACTOR

Confiabilidad de la información

Comunicación Interna

2 Comunicación Externa

Elaborado por: Jessenia Rosero

PREGUNTAS Existen sistemas y procedimientos que aseguran la confiabilidad de los datos Se realiza con frecuencia la supervisión de los procesos y de la información La información, además de oportuna, es confiable El flujo de información en tiempo real, es coherente con el ritmo de trabajo del Gerente, evitando la “sobrecarga de información La información es de calidad, su contenido es adecuado, oportuno, está actualizado, es exacto, está accesible La información identifica los riesgos sobre errores o irregularidades, a través de los controles establecidos Se comunica oportunamente al personal respecto de sus responsabilidades Se denuncia posibles actos indebidos El gerente toma en cuenta las propuestas del personal respecto de formas de mejorar la productividad y la calidad Existe comunicación con clientes y proveedores La comunicación interna sobre procesos y procedimientos se alinea con la cultura deseada por el Gerente Los empleados y obreros saben cómo sus actividades se relacionan con el trabajo de los demás Se ha establecido un nivel de comunicación sobre las normas éticas de la empresa Se comunica a terceros sobre el grado de ética de la entidad .La gerencia toma en cuenta requerimientos de clientes, proveedores, organismos reguladores y otros Se ha difundido al personal el compromiso de la administración en la entrega de información a los organismos de control

SI

NO X

X X

P 2 2 2

C 0 1 0

X

2 1

X

2 1 X

X X

2 0 2 1 2 1

X

2 0

X

2 1

X

2 1

X

2 1 X X

2 0 2 0

X

2 2

X

2 2

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

OBSERVACIÓN

En ocasiones no se informa de manera oportuna

41

ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR

Fecha:

15/05/2021

Gestión del sistema de control interno Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo

Nº

28

29 30

P4 8/8

Evaluar el sistema de control interno existente en la asociación

FACTOR

Supervisión permanente

Supervisión Interna Supervisión Externa

Elaborado por: Jessenia Rosero

PREGUNTAS SUPERVISIÓN Y MONITOREO Se compara los registros contables con los activos fijos de la entidad Se evalúa y supervisa en forma continua la calidad y rendimiento del sistema de control interno, su alcance y la frecuencia, en función de la evaluación de riesgos Se ha implantado herramientas de evaluación, que incluyan listas de comprobación, cuestionarios, cuadros de mando y técnicas de diagramas de flujo SINPAMIN cuenta con una estructura organizativa racional que incluya las actividades de supervisión apropiadas que permitan comprobar que las funciones de control se ejecutan y que en caso de deficiencias importantes sean identificadas

SI

NO

X

2 1

X

2 1

X

2 1

X

2 1

Existe planes de acción correctiva

X

Las autoridades toman atención a los informes externos y SRI

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

Fuente: Cubero,T. Manual de Auditoria de Gestión para la Unidad de Auditoria Interna del Municipio de Cuenca; Cuenca 2007.

P C OBSERVACIÓN

X

2 0 2 1

42 Anexo 7: Papeles de trabajo Nº 05

ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR P5

Gestión del sistema de control interno

15/05/2021

Fecha:

Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo

1/1

Conocer el nivel de riesgo de los procesos

Rango de Evaluación Cumplimiento

Calificación

Valoración

0 1 2

No Confiable Poco confiable Confiable

Bajo Medio Alto

Nota: La calificación máxima que se podrá obtener en cada pregunta de los componentes es 2 lo que corresponde a la ponderación, pero la calificación puede variar entre 0 y 2

Niveles de evaluación de riesgo y confianza Intervalos

Confianza

Riesgo

15-50 51-75 76-100

Bajo Moderado Alto

Alto Moderado Bajo

Nota: Los intervalos representan el nivel de confianza, que se calcula con los rangos de evaluación.

Síntesis de Evaluación COMPONENTES Ambiente de Control Interno

PONDERACIÓN TOTAL 62

CALIFICACIÓN TOTAL 29

Establecimiento de objetivos

30

Identificación de eventos

% 47%

NIVEL DE CONFIANZA Bajo

NIVEL DE RIESGO Alto

6

20%

Bajo

Alto

16

7

44%

Bajo

Alto

Evaluación de Riegos

10

1

10%

Bajo

Alto

Respuesta a los Riesgos

14

7

50%

Bajo

Alto

Actividades de Control

26

8

31%

Bajo

Alto

Información y Comunicación

46

20

43%

Bajo

Alto

Supervisión y Monitoreo

12

2

17%

Bajo

Alto

Total

216

80

37%

Bajo

Alto

Nota: La evaluación de control interno demuestra que el nivel de riesgo de los procesos que se realizan en la Asociación es alta y un bajo nivel de confianza.

Elaborado por: Jessenia Rosero

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

43 Anexo 8: Plan de mejoramiento ASOCIACIÓN SINPAMIN

Elaborado por:

JR A 2.1

Gestión del sistema de control interno

Fecha:

30/06/2021

Al 31 de diciembre del 2020 Objetivo

1/1

Sugerir plan de mejoras para su implementación

Debilidad

Acción Correctiva

Medio de Verificación

Responsable

Tiempo

Ausencia de código de ética

Elaboración de un código de

Registro de firmas de la

Administradora

3 semanas

ética para la asociación

socialización

Supervisores

Creación de un manual de

Firmas de socialización

Administradora y

Falta de manual de procesos

procesos Falta de procedimientos para la

Generar procedimientos para

obtención de información

la obtención de información

4 semanas

supervisores Revisión del procedimiento

Administración

2 semanas

3 semanas

interna y externa Falta de capacitación del

Generar cronogramas de

Registro de asistencia a las

Administradora

personal

capacitación

capacitaciones

Supervisores

Ausencia de documentos

Generar formatos de

Revisión de las plantillas y

Administración

1 semana

sustantivos

registros para archivos de

los archivos

4 semanas

documentos Ausencia de evaluaciones al

Generar políticas de

Aplicación del instrumento

Administración

personal

evaluación de desempeño

de evaluación

Supervisores

Elaborado por: Jessenia Rosero

Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate

44 Anexo 9: Carta de impacto