Propuesta de evaluación del sistema de control interno

i

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela Ciencia Administrativa y Contable PROPUESTA DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA EN LOS PROCESOS DE UTILIZACIÓN DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DE LA EMPRESA WILERCONST CÍA. LTDA. , EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2015.

Trabajo de titulación previa a la Obtención del título de: Ingeniero en Contabilidad y Auditoría CPA Línea de Investigación: CONTROL INTERNO Autores: PATRICIO JAVIER LÓPEZ PÉREZ ANDRÉS MARCELO OCAMPO ALVARADO Director: MG. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2016

ii

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela Ciencia Administrativa y Contable

HOJA DE APROBACIÓN PROPUESTA DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA EN LOS PROCESOS DE UTILIZACIÓN DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DE LA EMPRESA WILERCONST CÍA. LTDA. , EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2015.

Línea de Investigación: Control Interno Autores: PATRICIO JAVIER LÓPEZ PÉREZ ANDRÉS MARCELO OCAMPO ALVARADO

Mg. Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño DIRECTOR DE LA DISERTACIÓN DE GRADO Mg. Elvis Ovidio Flores Jaramillo CALIFICADOR Mg. Patricio Portero López CALIFICADOR Mg. Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño DIRECTOR DE LA E.C.A.C. Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2016

iii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Nosotros, Patricio Javier López Pérez, portador de la cédula de ciudadanía N°0802738310 y Andrés Marcelo Ocampo Alvarado, portador de la cédula de ciudadanía N° 1724715709: declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingenieros son absolutamente originales, auténticos y personales.

En virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.

PATRICIO LÓPEZ PÉREZ C.C.0802738310

ANDRÉS OCAMPO ALVARADO C.C. 1724715709

iv AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por permitir estar con vida y culminar otra etapa de mi vida. A mis padres por estar conmigo en las buenas y las malas por hacer que el sacrificio tenga su recompensa.

A mi prestigiosa Universidad por impartir sus conocimientos para mi formación tanto personal como profesional. A la Constructora WILERCONST Cía. Ltda., por abrirnos sus puertas para llevar a cabo la ejecución del proyecto.

Por último al Director, Mg. Hernán Maldonado, quien con su paciencia y tiempo nos impartió sus conocimientos para el desarrollo del trabajo de titulación.

Patricio Javier López Pérez

A Marcos y Ángel.

Andrés Marcelo Ocampo Alvarado

v DEDICATORIA

El presente trabajo lo dedico a Dios por ser la luz que guía mi camino.

A mis Padres Segundo y Herlinda por confiar en mí, donde supieron brindarme su apoyo incondicional, ya que son el motor principal de mi vida.

A mis hermanos por qué son personas dignas de admirar y seguir su ejemplo. Y por último a mis amigos, que siempre han estado presente en mi formación profesional.

Patricio Javier López Pérez

A mis padres, porque ellos son la base de lo que puedo llegar a ser.

Andrés Marcelo Ocampo Alvarado

vi RESUMEN El presente trabajo de titulación tuvo como finalidad evaluar el sistema de control interno además de mejorar los procesos de utilización de materiales de construcción de la Empresa Wilerconst Cía. Ltda., de la ciudad de Santo Domingo.

La investigación partió desde el levantamiento de información a través de la observación directa y entrevistas con el personal para la realización de las narrativas donde se describieron los procesos de compras, traslado, almacenamiento y utilización de los materiales de construcción, los cuales fueron representados gráficamente en flujogramas.

Posterior a esto se procedió a determinar el nivel de riesgo y nivel de confianza que posee la empresa, esto se lo llevó a cabo mediante la aplicación de cuestionarios al personal directamente relacionado con el área de inventarios, por lo que se presume que se obtuvieron datos cercanos a la realidad.

Una vez determinados los principales riesgos y falencias que posee la entidad, se establecieron modelos de los perfiles que debe poseer cada una de las personas que ocupan cargos relacionados con el área de inventarios.

Basados en la información obtenida de los cuestionarios se establecieron políticas, procedimientos y puntos de control que promueven la mejora del control interno de la empresa y que a la postre permitiría el alcance de sus objetivos.

vii ABSTRACT The present research work has as aim to evaluate the internal control system also to improve the processes of construction materials of the Wilerconst Limited Company in the Santo Domingo city.

The Research started since the data collection through the direct observation and interviews with the personnel for the narratives development in which the sales, moving, storing and use of the construction materials were described using flow charts graphically.

Later, the level of risk and level of trust of the Company were determined through the application of questionnaires for the staff related to the inventories area, which determines that the data collected, is near the real situation.

Once the main risks and weaknesses of the institution were determined, profile models of the employees related to the inventories area were established.

Base on the collected data from the questionnaires, policies, procedures and control points were established, which promote the improvement of the internal control of the Company that also will support the fulfillment of objetives.

viii Índice de Contenidos 1.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 1

2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................... 2

2.1.

Antecedentes ................................................................................................................... 2

2.2.

Problema de investigación .............................................................................................. 3

2.2.1.

Sistematización del Problema ................................................................................... 3

2.3.

Justificación de la investigación. ................................................................................... 4

2.4.

Objetivos de la investigación .......................................................................................... 5

2.4.1.

Objetivo general ........................................................................................................ 5

2.4.2.

Objetivos específicos ................................................................................................ 5

3.

MARCO REFERENCIAL ................................................................................................... 6

3.1.

3.1.1.

3.1.1.1 3.1.2.

Revisión de la literatura .................................................................................................. 6 Auditoría ................................................................................................................... 6 Clases de la auditoría ......................................................................................... 6 Control Interno .......................................................................................................... 8

3.1.2.1

Definición .......................................................................................................... 8

3.1.2.2

Procesos de control ............................................................................................ 9

3.1.2.3

Característica del control interno ....................................................................... 9

3.1.2.4

Objetivos del control interno ........................................................................... 10

3.1.2.5

Control interno en el área de existencias ......................................................... 11

3.1.2.6

Clases de control interno ................................................................................. 12

3.1.2.7

Modelos de control interno .............................................................................. 13

3.1.2.8

Evaluación del control interno ......................................................................... 14

3.1.2.9

Limitaciones de control interno ....................................................................... 15

3.1.2.10

Elementos del control interno .......................................................................... 17

ix 3.1.2.11 3.1.3.

Componentes del COSO .................................................................................. 17 Inventarios............................................................................................................... 20

3.1.3.1

Valor neto realizable ........................................................................................ 20

3.1.3.2

Valor razonable................................................................................................ 20

3.1.3.3

Costos de los inventarios ................................................................................. 21

3.1.3.4

Costos de adquisición ...................................................................................... 21

3.1.3.5

Costos de transformación ................................................................................ 21

3.1.3.6

Gestión de compras y abastecimientos ............................................................ 22

3.1.3.7

Objetivos de compras ...................................................................................... 22

3.1.3.8

Selección y evaluación de proveedores ........................................................... 23

3.1.3.9

Modelos de reabastecimiento de mercancías................................................... 23

3.1.3.10

Sistemas de Inventarios ................................................................................... 25

3.1.3.11

Métodos de Valuación de Inventarios ............................................................. 25

3.1.3.12

Variación de Stocks ......................................................................................... 26

3.1.3.13

Desperdicios .................................................................................................... 27

3.1.3.15

Control de materiales ....................................................................................... 28

3.1.3.16

Costes asociados a las existencias ................................................................... 29

4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................ 30

4.1.

Diseño/ Tipo de investigación ...................................................................................... 30

4.1.1.

Diseño ..................................................................................................................... 30

4.1.2.

Tipo de Investigación .............................................................................................. 30

4.1.2.1

Exploratorios ................................................................................................... 31

4.1.2.2

Descriptiva ....................................................................................................... 31

4.1.2.3

Explicativa ....................................................................................................... 31

4.2.

Población / Universo ..................................................................................................... 32

x 4.3.

Muestra ......................................................................................................................... 32

4.4.

Técnicas e instrumentos de recolección de datos ......................................................... 32

4.4.1.

4.4.1.1 4.4.2.

4.4.2.1 4.4.3.

4.4.3.1 4.5.

Instrumentos: ................................................................................................... 33 Entrevista ................................................................................................................ 33 Instrumentos .................................................................................................... 33 Encuesta .................................................................................................................. 33 Instrumentos: ................................................................................................... 33 Técnicas de análisis de datos ........................................................................................ 34

4.5.1.

4.5.1.1 4.5.2.

5.

Observación ............................................................................................................ 32

Análisis cuantitativo................................................................................................ 34 Tabulación de Datos ........................................................................................ 34 Análisis cualitativos ................................................................................................ 34

RESULTADOS ................................................................................................................... 35

5.1.

5.1.1.

Discusión y análisis de resultados................................................................................. 35 Entrevista ................................................................................................................ 35

5.1.1.1

Entrevista al Sr. Wilson Erazo, Gerente de Wilerconst Cía. Ltda. .................. 35

5.1.1.2

Análisis de la Entrevista al Gerente General ................................................... 39

5.1.2.

5.1.2.1

Encuestas................................................................................................................. 41 Tabulación de encuestas a obreros .................................................................. 41

Interpretación de los resultados obtenidos .................................................................................... 41 5.1.2.2

Tabulación de Encuesta a empleados .............................................................. 43

Interpretación de los resultados obtenidos .................................................................................... 44 5.1.2.3

Tabulación de Encuesta a proveedores ............................................................ 44

Interpretación de los resultados obtenidos .................................................................................... 45 5.2.

Propuesta de intervención ............................................................................................. 46

xi 5.2.1.

Estructura organizacional actual ............................................................................. 47

5.2.1.1

Flujo del proceso actual de compras enviadas a bodega ................................. 51

5.2.1.2

Narrativa del proceso actual de compras enviadas a bodega ........................... 52

5.2.1.3

Flujo del proceso de compras de materiales con traslados a los frentes .......... 54

5.2.1.4

Narrativa del proceso actual de compras de materiales con traslados. ............ 55

5.2.1.5

Flujo del proceso actual de utilización de materiales desde bodega ............... 55

5.2.1.6

Narrativa del proceso actual de utilización de materiales desde bodega. ........ 55

5.2.1.7

Flujo del proceso actual de ventas a contado/crédito ..................................... 57

5.2.1.8

Narrativa del proceso actual de ventas al contado/crédito .............................. 58

5.2.2.

Determinación de los riesgos del sistema de aprovisionamiento de materiales. .... 60

5.2.2.1

Cuestionario de control Interno modelo COSO ERM ..................................... 60

5.2.2.2

Matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo ..................................... 64

5.2.2.3. Matriz de Recomendaciones. ......................................................................................... 66 5.2.3.

Diseño de políticas y procedimientos. .................................................................... 67

5.2.3.1

Organigrama propuesto ................................................................................... 67

5.2.3.2

Perfiles del personal relacionado con el área de Inventarios ........................... 68

5.2.3.3

Políticas y Procedimientos propuestos para el área de adquisiciones en la

Constructora Wilerconst Cía. Ltda. .............................................................................................. 75 5.2.3.4

Diagrama de Flujos propuestos de los procesos relacionados con el área de

compra, traslado y utilización de materiales. ................................................................................ 81 Diagrama propuesto de procesos de compra de materiales con destino a las bodegas................. 81 5.2.3.5

Narrativa del proceso propuesto de compras de materiales hacia bodegas. .... 82

Diagrama propuesto de procesos de compra de materiales con destino a los frentes ................... 84 Diagrama propuesto del proceso de utilización de materiales para la construcción..................... 86 5.2.3.6

Narrativa del proceso propuesto de compras de materiales con destino a los

frentes y utilización. ...................................................................................................................... 86

xii 5.2.4.

Propuesta de un conjunto de registros y reportes para el área de adquisiciones..... 87

5.2.4.1

Requisición de materiales ................................................................................ 87

5.2.4.2

Requisición de compras ................................................................................... 89

5.2.4.3

Formulario de propuesta económica................................................................ 91

5.2.4.4

Orden de compra ............................................................................................. 92

5.2.4.5

Guía de remisión .............................................................................................. 94

5.2.4.6

Nota de recepción ............................................................................................ 96

5.2.4.7

Nota de despacho ............................................................................................. 97

5.2.4.8

Constatación Física .......................................................................................... 98

5.2.4.9

Constitución de la compañía.......................................................................... 100

Reporte diario de existencias ...................................................................................................... 103 5.3.

CONCLUSIONES ...................................................................................................... 104

5.4.

RECOMENDACIONES ............................................................................................. 106

GLOSARIO ............................................................................................................................... 108 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................... 110 ANEXOS .................................................................................................................................... 113 Entrevista al Sr. Wilson Erazo, Gerente de Wilerconst Cía. Ltda. ............................................. 117

xiii

Índice de Figuras Figura 1: Clases de Auditoría ...................................................................................................... 7 Figura 2: Tipos de Control Interno ........................................................................................... 14 Figura 3: Elementos del Control Interno.................................................................................. 17 Figura 4: Estructura Organizacional actual de WILERCONST CÍA LTDA. ..................... 48 Figura 5: Flujo del proceso actual de compras de materiales enviados a la bodega ............ 51 Figura 6: Flujo del proceso actual de compras de materiales con traslados a los frentes ... 54 Figura 7: Flujo del proceso actual de utilización de materiales desde bodega...................... 55 Figura 8: Flujo del proceso actual de ventas a contado/crédito ............................................ 57 Figura 9: Cuestionario de control Interno modelo COSO ERM ........................................... 63 Figura 10: Matriz de Recomendación ....................................................................................... 66 Figura 11: Organigrama Propuesta .......................................................................................... 67 Figura 12: Jefe Administrativo y Financiero ........................................................................... 68 Figura 13: Técnico de Construcción ......................................................................................... 69 Figura 14: Licitación................................................................................................................... 70 Figura 15: Residente de Obra .................................................................................................... 71 Figura 16: Bodeguero ................................................................................................................. 72 Figura 17: Cuadrilla ................................................................................................................... 73 Figura 18: Encargado de Adquisiciones y Distribución .......................................................... 74 Figura 19: Políticas y Procedimientos propuestos para el área de adquisiciones en la Constructora Wilerconst Cía. Ltda. .......................................................................................... 80 Figura 20: Diagrama propuesto de procesos de compra de materiales con destino a las bodegas ......................................................................................................................................... 82

xiv Figura 21: Diagrama propuesto de procesos de compra de materiales con destino a los frentes. .......................................................................................................................................... 85 Figura 22: Diagrama propuesto del proceso de utilización de materiales para la construcción ....................................................................................................................................................... 86 Figura 23: Requisición de materiales ........................................................................................ 87 Figura 24: Requisición de compras ........................................................................................... 89 Figura 25: Formulario de cotización ......................................................................................... 91 Figura 26: Orden de compras .................................................................................................... 92 Figura 27: Guía de Remisión ..................................................................................................... 94 Figura 28: Nota de Recepción .................................................................................................... 96 Figura 29: Nota de despacho ...................................................................................................... 97 Figura 30: Constatación Física .................................................................................................. 98

xv

Índice de Tablas Tabla 1: Población de WILERCONST CÍA. LTDA. .............................................................. 32 Tabla 2: Tabulación de la encuesta a obreros .......................................................................... 41 Tabla 3: Tabulación de la encuesta a empleados ..................................................................... 43 Tabla 4: Tabulación de la encuesta a proveedores .................................................................. 44 Tabla 5: Matriz de Calificación de nivel de confianza y riesgo .............................................. 64 Tabla 6: Calificación de los componentes de Control Interno COSO ERM ......................... 65 Tabla 7: Socios de Wilerconst cía ltda .................................................................................... 100 Tabla 8: Plan de cuenta-Inventarios ....................................................................................... 102

1

1.

INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo de titulación planteado se ha establecido la evaluación del control interno y propuesta para la mejora de la utilización de los inventarios en el área de construcción de la empresa “WILERCONST CÍA. LTDA.” que ofrece servicios inmobiliarios en la ciudad de Santo Domingo.

El cuerpo del documento consta del planteamiento de problema, dentro de este se detalla los antecedentes de la empresa, delimitación del problema, la sistematización del problema, justificación del tema, los objetivos de la investigación.

Un capítulo muy importante dentro del trabajo de titulación es el marco referencial, en él se encuentra la revisión literaria, la cual consiste en definir las variables que se involucran en el proceso de investigación.

La elaboración de la propuesta fue realizada de acuerdo a la metodología del COSO ERM, por lo que se procedió a recolectar la información necesaria para determinar el nivel de riesgo y nivel de confianza, datos con los cuales se elabora la respectiva matriz de recomendaciones. Acto seguido se establecen controles y se proponen políticas y formatos de registros enfocados en sustentar la adecuada utilización de los materiales de la empresa, registro y contabilización de los mismos.

2

2.

2.1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Antecedentes

La constructora Wilerconst, se constituye en compañía de responsabilidad limitada el 20 de noviembre del 2008, la cual fue conformada por 4 socios; Wilson Erazo, América Tuarez, Digna Erazo y Elvia Tuarez, la misma que se encuentran regulada por las siguientes dependencias: la Superintendencia de Compañías, el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social IESS, el Servicio de Rentas Internas SRI, el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal, el Ministerio de Transporte y Obras Públicas, el Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, el Ministerio de Relaciones de Laborales, la Cámara de la Industria de la Construcción CAMICON y por el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD. La compañía tiene por objeto social y como finalidad las siguientes actividades: Construcción y comercialización de lotizaciones, urbanizaciones, viviendas, obras viales, obras civiles, proyectos habitacionales, y todo lo relacionado con la construcción civil e infraestructura básica, también brinda servicios de reparación de equipo caminero.

La empresa constructora “WILERCONST CÍA. LTDA.” en la

actualidad presenta los

siguientes problemas:  Existe un débil control sobre el manejo de los materiales de bodega lo que genera que existan pérdidas y extravíos de los mismos, lo que conlleva a que se presuma que existe la cantidad adecuada de materiales para cumplir con la programación establecida.

3  Adicionalmente, la pérdida de los materiales incrementan los costos operativos, por lo tanto disminuye la rentabilidad esperada en los proyectos.

 La falta de políticas concretas de compras obliga a que se adquieran los materiales al precio que demande el mercado, generalmente con precios inflados lo que genera desembolsos no programados.

 Todos estos aspectos afectan la liquidez de la empresa llegando en algunos momentos a requerir mayores niveles de endeudamiento cuyo costo del dinero influye también en el precio de la vivienda o en su defecto en la disminución de la rentabilidad.

2.2.

Problema de investigación

¿De qué forma la evaluación del sistema de control interno mejorará la eficiencia en los procesos de utilización de materiales de construcción de la empresa WILERCONST CÍA. LTDA., en la ciudad de Santo Domingo, año 2015?

2.2.1. Sistematización del Problema 

¿Cómo se puede levantar información respecto a los procedimientos que aplica la empresa para la utilización de materiales?



¿Qué niveles de riesgo tiene la empresa en el sistema de aprovisionamiento de materiales?



¿Cómo se lograría maximizar el control en la utilización de la materia prima?



¿Cómo se puede garantizar la implementación del sistema?

4

2.3.

Justificación de la investigación.

El presente trabajo de titulación tiene relación con el Plan Nacional del Buen Vivir 2013-2017, y específicamente con el Objetivo No. 10 que contempla impulsar la transformación de la matriz productiva y el 10.5ª que pretende la incorporación de las micro, pequeñas y medianas unidades productivas y de servicios, en cadenas productivas vinculadas directa o indirectamente a los sectores prioritarios, de conformidad con las característica productivas por sector, la intensidad de mano de obra y la generación de ingresos.

Además se encuentra enmarcado dentro del Plan de Desarrollo Cantonal-Provincial que implica promover y desarrollar la infraestructura estratégica necesaria para la producción y los servicios, que promuevan el desarrollo local y regional.

La empresa objeto de estudio es WILERCONST CÍA. LTDA., dedicada a la construcción de proyectos inmobiliarios y obras civiles, la empresa cuenta con trayectoria que le hace acreedora de su prestigio. Hay que considerar que la empresa no ha implementado normas claras que definan los procesos y obligaciones de los trabajadores lo que, en consecuencia, acredita que posea debilidades en cuanto al control interno de los procesos.

El presente trabajo de titulación se enfoca en la Evaluación del Sistema de Control Interno mejorando los procesos de utilización de los materiales, con el fin de alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de eficiencia en la prestación de sus servicios.

De esta manera el trabajo de titulación genera beneficios para la empresa constructora, mejorando los procesos internos y demás factores que se involucren en los procesos de la construcción, generando conocimiento y preparación profesional para los estudiantes que llevan a

5 cabo el plan y en amplio beneficio la sociedad, que son quienes realmente se beneficiarán con la productividad y eficiencia de la empresa que esta obtendría, para brindar un mejor servicio y entrega de bienes inmuebles de calidad.

La investigación se enfocó en las áreas de Bodegas y específicamente en el traslado de materiales de construcción, al finalizar la evaluación del actual control interno se presentará una propuesta que permita optimizar la utilización de los inventarios de materiales de la empresa.

2.4.

2.4.1.

Objetivos de la investigación Objetivo general

Desarrollar una propuesta de evaluación del sistema de control interno y mejorar la eficiencia en los procesos de utilización de materiales de construcción de la empresa WILERCONST CÍA. LTDA., en la ciudad de Santo Domingo, año 2015.

2.4.2.

Objetivos específicos

 Identificar los procedimientos que aplica la empresa para la utilización del inventario de materiales.  Determinar los riesgos que tiene el sistema actual de aprovisionamiento de materiales.  Diseñar políticas y procedimientos que permitan maximizar el control en la utilización de los inventarios.  Establecer un conjunto de registros y reportes que contribuyan al logro de eficiencia operacional en el área de construcción de la empresa.

6

3.

3.1.

MARCO REFERENCIAL

Revisión de la literatura

3.1.1.

Auditoría

Es la revisión de hechos pasados sobre la contabilidad y demás áreas con el fin de encontrar errores o fraudes, la cual consiste en aplicar un examen donde evalúen procesos, con el fin obtener información que sea necesaria.

La auditoría de los estados financieros es el proceso que efectúa un contador público independiente al examinar los estados financieros preparados por la entidad económica, con el fin de reunir elementos de juicios suficientes, con el propósito de emitir una opinión profesional sobre la credibilidad de dichos estados financieros, la cual se expresa en un documentos formal denominado dictamen. (Mendívil, 2010, p.1)

3.1.1.1 Clases de la auditoría

En función

Subdivisión

Auditoría Interna

Sujeto Auditoría Externa

Concepto La desarrollan personas que dependen del negocio y actúan revisando aspectos que interesan, en particular, a la administración, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los aspectos operativos y de riesgo de la empresa Conocida también como la auditoría independiente, la efectúan profesionales que no dependen de la empresa, ni económicamente ni bajo cualquier otro concepto, y a los que se reconoce un juicio imparcial que merece la confianza de terceros.

Referencia

(Mendívil, 2010, p.3)

7

Auditoría Operativa

Objeto Auditoría de Cumplimiento

Auditoría de Estados Financieros

Auditorías totales o completas

Alcance

Auditorías parciales o de alcance limitado

Tiene por objeto la revisión de los sistemas administrativos de la empresa, así como de los controles existentes sobre lo mismo conforme a unas normas y procedimientos apropiados. Evalúa la calidad, medida en términos de eficiencia y de eficacia, de los procedimientos y métodos utilizados en la gestión de una organización.

Parte de la auditoría operativa y trata de evaluar la eficacia de la misma.

Tiene como objetivo comprobar si la entidad auditada aplica correctamente los procedimientos y normas establecidas por los manuales de control interno y por las decisiones del consejo de administración.

Corresponde con los objetos que anterior hemos definidos al anunciar a las notas que integran la definición de auditoría, es decir, si los estados financieros reflejan la imagen fiel de la empresa

(Riquelme y Sánchez, 2014, p.37-39)

(De la Peña Gutierrez, 2011) (Franklin, 2013)

Revisan la totalidad de las operaciones, estando referido su informe a la razonabilidad del valor del patrimonio, resultados y posición financiera de la empresa en su conjunto.

Se centran en un área de la empresa o en una operación o conjunto de operaciones específicas, pudiendo también referirse a un análisis con una limitación temporal o espacial, originando informes especiales.

Figura 1: Clases de Auditoría Fuente: Mendívil, V. (2010). Elementos de la auditoría. España: Corporativo Santa Fe Riquelme, M., & Sánchez Fernández, J. (2014). Teoría y práctica de la auditoría I. Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Mantilla, (2013)

8 3.1.2. Control Interno 3.1.2.1 Definición El control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes categorías:  Efectividad y eficiencia de las operaciones.  Confiabilidad en la información financiera.  Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables “Se define el control interno como un proceso, ejecutado por la junta de directores, la administración principal y otra administración de la entidad, para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización” (Mantilla, Auditoría del control interno, 2013, pág. 1).

El control interno se lo define como un sistema de gestión donde intervienen diferentes áreas de la entidad, dentro de este participan diferentes autoridades que van desde directores, administradores y demás personal que laboren dentro de ella, para el cumplimiento se debe alcanzar los objetivos de: -

Eficacia y eficiencia en las operaciones.

-

Confiabilidad en los informes financieros.

-

Cumplimiento de leyes y regulaciones.

9 3.1.2.2 Procesos de control El control al ser parte importante para el cumplimiento de los objetivos propuestos por la alta dirección es compartido por toda la organización, en cuanto a la forma en la que debe ser desarrollado, en función de las directrices las cuales se alinean a la visión de la empresa.

De acuerdo con lo establecido por Mantilla (2012): “El control interno no es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que penetran las actividades de una entidad. Tales acciones son penetrantes, y son inherentes a la manera como la administración dirige los negocios” (p. 15).

Independientemente de la función que se controle o de la técnica empleada para controlarla, Mantilla (2014) dice que: “los controles de los procesos de negocios se relaciona con las actividades diarias, los procesos de negocios incluye segregación de funciones, niveles de aprobación de funciones y controles automatizados” (p. 58).

Se define como conjuntos de procedimientos y políticas que se lleva a cabo, para lograr el objetivo planteado por los auditores internos, para la ejecución se debe conocer las actividades y funcionamiento de la organización por lo que es importante que el auditor posea cualidades que permitan acceder de mejor manera a la información administrada por las personas, la que será de utilización necesaria para la presentación del informe de auditoría.

3.1.2.3 Característica del control interno El control interno es un proceso continuo, el cual por su naturaleza debe ser flexible pero constante por lo que (Isaza, 2012, págs. 34-35) lo define como:

10  El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas de la entidad.  Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de llevar a cabo el sistema de control interno.  En cada área de la organización existe un encargado del control interno.  Todas las transacciones de la entidad deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna.

Es una particularidad donde la entidad está obligada a establecer metas para que el control interno sea más eficiente y pueda prevenir errores intencionales o malversaciones, que puedan afectar la reputación al no cumplir con el código de ética.

3.1.2.4

Objetivos del control interno

Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las estrategias para conseguir. Los objetivos pueden ser para la entidad, como un todo o específicos para las actividades dentro de la entidad. Para (Mantilla, 2012, p.17). Hay tres categorías: 

Operaciones



Información financiera



Cumplimiento

Los objetivos son planteados como metas para alcanzar en un lapso de tiempo, para esto se debe utilizar los recursos que dispone la empresa, a diferencia del objetivo específico es la sub división del macro objetivo, que para el cumplimiento de éste se utiliza estratégicas que conllevan a cumplirlos.

Un sistema de control consiste en políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la compañía va a cumplir con sus objetivos y metas.

11 Teniendo en cuenta lo antes mencionado (Arens, Elder y Beasley, 2007,p. 270) dice que: “A estas políticas y procedimientos a menudo se les denomina controles, y en conjunto éstos comprenden el control interno de la entidad” 3.1.2.5 Control interno en el área de existencias El objetivo básico de esta área es determinar si los bienes existen, si los saldos de las cuentas representativas de los elementos son legítimos y razonables, si están debidamente clasificados y valorados y si corresponde a bienes cuyo coste será recuperado como consecuencia de la actividad normal de la compañía.

Por lo que (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 241-245) nos dicen que el examen del área de las existencias va dirigido a comprobar los siguientes aspectos:  Las mercancías existen físicamente.  Los bienes descritos como existencias están controlados por la compañía.  Están debidamente clasificadas y descritas, reconociéndose en los estados contables.  Se han establecido los correspondientes niveles de cuentas para diferenciar los inventarios en: materias primas, productos en curso, productos terminados, etc.  Dichos bienes han sido correctamente valorados.  Los criterios de valoración permanecen entre ejercicios.  Los costos son de producción.  Las existencias controladas por terceros están adecuadamente identificadas.  Las existencias se encuentran en condiciones normales que corresponden a su naturaleza.  Existen informaciones cautelares y procedimientos que permiten identificar el deterioro o pérdida definitiva con origen en partidas obsoletas.

12  Si los gastos e ingresos relacionados con esta área son correctos y están debidamente documentados.  Si las existencias se encuentran debidamente protegidas, físicas y legalmente, habiéndose definido una adecuada política de seguros.  La empresa tiene establecido un sistema de control interno sobre las existencias que garantice la optimización de los bienes relativos al área.  Si se han cumplido las normas obligatorias sobre la información que deben incluirse en la memoria de esta área.

La auditoría en el área de existencias tiene como objetivo primordial la constatación de saldos en el sistema y la toma física sobre las mercaderías, materias, o productos terminados, aplicando exámenes especiales para la comprobación del mismo.

3.1.2.6 Clases de control interno El control interno es el sustento de credibilidad en la consecución de los procesos dentro de una organización por lo que (Bosch, 2013, p. 58-59) dice que: El control interno, en su sentido más amplio, puede clasificarse atendiendo a sus objetivos: Control contable puro: Está relacionado con la contabilización y la verificación de la realidad económica y financiera de la empresa. Para ello emplean una serie de métodos y procedimientos cuyos objetivos son la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables.

13 Control administrativo Aquellas medidas y controles relacionados con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el cumplimento de la políticas dictadas por la dirección. Se refiere al plan de organización de las actividades de la empresa, organigramas, sistemas de autorización, métodos para promover la eficiencia.

Actualmente el control interno se clasifica en dos; como son contable y administrativo.

Definiendo el control interno contable éste se relaciona directamente con la economía de la organización, teniendo confiablidad en los registros contables, A diferencia el control interno administrativo busca comprender los procesos, procedimientos, políticas, estructuras y demás elementos de la organización.

3.1.2.7 Modelos de control interno En forma complementaria y como línea estratégica de las aportaciones más significativas para la auditoría administrativa a través del tiempo, se deben sumar de manera especial los modelos de control interno, asumiendo que éste promueve y fomenta el funcionamiento efectivo en las organizaciones al regular sus actividades y fomentar un claro rendimiento de cuentas. (Franklin, 2013, p. 12-15).

Tipos de modelos

Modelo de control interno COSO

Modelo de control interno COSO ERM

Concepto Este modelo surge como una iniciativa del Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commision (coso) en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización.

Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad. (Estupiñan, 2012, pág. 66)

14

Modelo de control Cadbury

Este modelo adopta una interpretación más amplia sobre el sistema de control de tipo financieros y otros.

Modelo de control interno COCO

Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos de control interno que propone el informe coso

Modelo de control COBIT

Modelo de control TURNBULL Modelo de autoevaluación de controles AEC

Modelo de control de acceso basado en la semántica SAC

Modelo de control KING

Modelo de control KONTRAG

Es un marco de control interno para las tecnologías de información.

Su propósito fundamental se enfoca en que éstas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de sus objetivos.

Tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre control interno Se orienta en brindar una seguridad razonable para que se alcance los objetivos de control a través de la aplicación de diagnósticos de control interno. Su proceso, que documenta la administración o equipo de trabajo, se involucra directamente en una función.

El sistema de Auditoría de Control (SAC) ofrece asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoría de los sistemas y tecnología informática. El informar SAC define el sistema de control interno, describe sus componentes, provee varias clasificaciones de los controles, plantea objetivos de control y riesgos y define el papel del auditor interno.

Desarrollados en Sudáfrica, fueron tres los reportes editados: en 1994 (reporte KING), en 2002 (reporte KING II), y el último modelo, en 2009 (reporte KING III), surgieron ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo.

Su objetivo es mejorar a la organización con el fin de evitar crisis corporativas.

Figura 2: Tipos de Control Interno Fuente: Franklin, E. B. (2013). Auditoría Administrativa, evaluación y diagnóstico empresarial.

Estupiñan, R. (2012). Control interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales.

Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

3.1.2.8 Evaluación del control interno Para que el auditor pueda determinar la fiabilidad del sistema de control interno de una empresa y de ese modo, la extensión de las pruebas de auditoría necesarias para el cumplimiento de su cargo, (Bosch, 2013, p. 64-65) lo planifica de dos formas:

15 La realización de pruebas de cumplimientos: Estudia el nivel de confiablidad del

Sistema de Control Interno determinando

responsabilidades en los diferentes cargos o mandos que tenga la organización, su objetivo básico es verificar que los procesos funcionan de acuerdo al diseño establecido y se consiguen los resultados previstos.

3.1.2.9 Limitaciones de control interno Al ser Wilerconst Cía. Ltda., una empresa que se enfoca en la construcción de obras civiles su economía gira alrededor de la construcción de conjuntos habitacionales, el control en el uso de las maquinarias y los materiales se lo lleva a toda hora y en todo lugar, por cuanto todo conlleva un costo implícito para un determinado proyecto. Este control tiene sus limitantes tanto humano como material, razón por el cual se debe tener presente un margen de riesgo.

Debido al trabajo a desempeñar por el auditor: “el control solo puede proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos de la organización serán logrados. En estas condiciones el logro de los objetivos es afectado por las limitaciones inherentes al control” (Montaño, 2013, págs. 68-69).

Montaño (2013) destaca la existencia de dos conceptos que se relacionan con las limitaciones:

1. El control interno se diseña e implanta en diferentes niveles y en distintas instancias de las operaciones para apoyar el logro de los objetivos, asegurando de esa manera que la gerencia

16 está atenta al grado de progreso en los logros, pero no asegura que los objetivos en sí mismo sean alcanzados.

2. El control interno no puede por sí mismo proporcionar una garantía absoluta, en relación con cualesquiera de los tipos de objetivos, ya que ningún sistema de control funciona siempre como se supone debe hacerlo.

Con respecto a las limitaciones del control, se presenta los siguientes comentarios: a) Costo vs. Beneficio: el establecimiento de controles y su costo debe guardar una relación adecuada con la probabilidad de ocurrencia o materialización de un riesgo y el efecto que puede provocar. b) Debilitamiento: el desempeño del control puede ser afectado por distintas causas, en diferentes momentos. La supervisión inadecuada y el entrenamiento insuficiente del personal son factores que debilitan y producen rompimiento parcial o total de los controles. c) Omisión de los controles por parte de la gerencia: debido a la amplias facultades y autoridad con las que cuenta, en ocasiones puede pasar por alto los controles, limitando con esto el cumplimento de los objetivos del control. d) Colusión: cualquier control puede ser afectado cuando dos o más miembros de la organización realizan un acto deliberado para su rompimiento.

El control interno no proporciona el 100% de confiabilidad sobre la seguridad para el logro de los objetivos planteados por la organización, pero existe métodos y técnicas para proteger al máximo los activos, además salvaguardando información y mejorando los procesos de la organización.

17 3.1.2.10 Elementos del control interno Las finalidades incluyen controles administrativos y contables “actividades económicas y la empresa” clasificando su enfoque bajos los elementos de control interno: Organización Sistemas y procedimientos Definición Manuales de procedimientos Asignación de responsabilidades Sistemas Segregación de deberes Formas Coordinación Informes Personal Supervisión Selección Interna Capacitación Externa Eficiencia Autocontrol Moralidad Retribución Figura 3: Elementos del Control Interno Fuente: Gaitán, R. E. (2012). Control Interno y Fraudes. Colombia: ECOE Ediciones.

Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Gaitán (2012) divide el control interno en cuatro partes que son: “organización, sistemas y procedimientos, personal y supervisión”.

En mención podemos decir que primero debemos conocer a la empresa que actividad realiza, como segundo punto conocer las funciones y procesos, como tercer punto quienes laboran dentro de la misma, y por último se encuentra evaluar esto corresponde a la auditoría interna.

3.1.2.11 Componentes del COSO El ERM determinó 8 componentes interrelacionados, los cuales muestra como la alta gerencia opera en un negocio, y como están integrados dentro del proceso administrativo en general (Estupiñán, 2012, p. 68-70).

18 Entorno Interno Es el fundamento de todos los otros componentes del E.R., creando disciplina y organizando adecuadamente la estructura empresarial, determinando las estrategias y los objetivos, como también estructurando las actividades del negocio e identificando, valorando y actuando sobre los riesgos.

Definición de objetivos Dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos estratégicos, se selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, así como relacionado con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades operativas.

Identificación de eventos Puede comprender una combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo, como la identificación de eventos pasados y futuros. Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo o de ambos, representando los primeros riesgos inmediatos, medios o de largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del E.R.M. Valoración de riesgo Permite a una entidad considerar como los eventos potenciales pueden afectar el logo de los objetivos. La gerencia valora los eventos bajo las perspectivas de probabilidades e impactos, con base en datos pasados internos y externos.

19 Respuesta al riesgo Identifica y evalúa las posibles respuestas de los riesgos y considera su efecto en la probabilidad y el impacto. Evalúa las opciones en relación con el apetito del riesgo en la entidad, el costo y su beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que más reporta las posibilidades de riesgo.

Actividad de control Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera apropiada las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de negocio. Se clasifica en controles generales y de aplicación.

Información y comunicación Identifica, captura y comunica información de fuentes internas y externas, en una forma y en una franja de tiempo que le permite al personal cumplir con las actividades encomendadas. La comunicación efectiva también ocurre en un sentido amplio, hacia abajo o a través y hacia arriba en la entidad.

Monitoreo Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades de monitoreo o a través de evaluaciones separadas.

20 Actualmente el control interno COSO E.R.M., mejora los procedimientos analizando e identificando los riesgos de la empresa, además brinda las pautas para determinar el mejor camino para desarrollar una solución apropiada.

3.1.3. Inventarios De acuerdo con el IFRS (2013) los inventarios son: Activos: a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; b) En proceso de producción con vistas a esa venta; o c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.

3.1.3.1 Valor neto realizable “Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta” (IFRS, 2013). Éste valor hace referencia al importe neto que la entidad espera obtener por la venta de los inventarios, en el curso normal de la operación. Este valor es específico, además puede no ser igual al valor razonable menos el costo de venta.

3.1.3.2 Valor razonable Es el precio que sería percibido para vender un activo o pagado por transferir un pasivo en una transacción no forzada entre participantes del mercado en la fecha de medición.

21 El valor razonable refleja el precio al que tendría lugar una transacción ordenada para vender el mismo inventario en el mercado principal o más ventajoso para este inventario, entre participantes de mercado en la fecha de medición. Este no es un valor específico. De acuerdo a lo expuesto en: IFRS (2013).

3.1.3.3 Costos de los inventarios Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, según cual sea menor.

El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales.

3.1.3.4 Costos de adquisición Los costos comprenderán el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales, los transportes, el almacenamiento, y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición.

3.1.3.5 Costos de transformación Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados (IFRS Foundation, 2013, págs. A623-A627).

22 3.1.3.6 Gestión de compras y abastecimientos En términos de gestión y control de operaciones relacionadas con los flujos físicos de materiales, las compras constituyen en la primera función de la cadena de suministro. Esto debido a que el inicio de este importante proceso depende de las necesidades de materias primas y materiales identificados en los procesos productivos.

Sin embargo, la función de compras se integra a este proceso, al igual que al de innovación y desarrollo, como un agente conocedor de las fuentes de aprovisionamiento y, por ende, de aquellos actores capaces de satisfacer de manera óptima los requerimientos de adquisición de la empresa

(Mora, 2014, pág. 39).

3.1.3.7

Objetivos de compras

Según Mora (2014) Algunos objetivos que persigue la gestión del abastecimiento son:  Satisfacer los clientes internos y externos, entregándoles oportunamente los productos y servicios solicitados, a precios competentes y con los niveles de calidad requeridos.  Mantener continuidad en el abastecimiento de bienes y servicios.  Conservar óptimos niveles de inventarios, que permitan obtener un equilibrio entre el nivel de servicio ofrecido a los clientes.  Desarrollar acuerdos con proveedores.  Garantizar el mejor precio de compra del mercado.  Respaldar mediante un buen costo de compra la posición competitiva de la empresa en el mercado.  Garantizar la compra de productos de alta calidad.

23 Para ello es fundamental contar con el apoyo de los demás integrantes de la cadena de abastecimiento, tanto de proveedores y productores como de clientes y proveedores de servicios logísticos.

3.1.3.8 Selección y evaluación de proveedores El desarrollo de los proveedores radica sin duda en las necesidades específicas que tienen la empresa y los objetivos que desea alcanzar por lo que según Mora (2014): El área de gestión de compras debe estar familiarizada con la estrategia general de la empresa; debe saber lo que se espera de ella. El análisis comienza por determinar las necesidades del comprador y las áreas donde suelen presentar problemas, en los cuales los proveedores podrían aportar soluciones. El análisis y selección de proveedores es uno de los procesos claves en la organización, ya que genera y mantiene la competitividad de la misma.

3.1.3.9 Modelos de reabastecimiento de mercancías El reabastecimiento de mercaderías o productos necesarios para la producción juega un papel sumamente importante dentro de los procesos, según Mora (2014) los más importantes son: Modelo del lote óptimo económico Este modelo es la fuente de todos los esquemas de cálculo para la compra de materias primas y de mercancías en las empresas de hoy. No obstante, debido a la poca flexibilidad para manejar las variables en tiempos de entrega, se obliga a disponer de inventarios de seguridad muy alejados de los realmente requeridos; provocando inexactitud y riesgos de desabastecimiento o un sobre stock.

24 Sistemas de revisión periódica A diferencia de los sistemas de punto de re orden, en los de revisión periódica los inventarios no se revisan en forma continua; se hacen revisiones en intervalos fijos y predeterminados. Los stocks de reabastecimiento que se solicitan varían. El inventario disponible se compara con el nivel deseado y la diferencia entre los dos es la cantidad requerida.

Modelo de reaprovisionamiento continuo Es aquel en que se mantiene un registro constante de los inventarios. Los registros se revisan en forma continua. Este sistema se basa en reordenar las cantidades necesarias cada vez que los materiales estén en un punto mínimo de inventarios, llamado punto de re orden.

Se entiende por inventario de seguridad la cantidad de existencias disponibles para cubrir variaciones elevadas de la demanda. Se determina en función de los consumos pronosticados; del tiempo de entrega de los proveedores; de alternativas de compra desarrolladas para cada insumo.

Sugerido de compras Este modelo está diseñado en función de las fluctuaciones existentes en las variables de la demanda y de los tiempos de entrega; así como de los niveles de servicio ofrecidos por la compañía a sus clientes. Tiene cinco componentes principales a saber: (Mora, 2014, págs. 43-50)  Inventarios requeridos.  Niveles y factores de servicio.  Fluctuaciones de demanda y los tiempos de entrega.  Inventarios de seguridad.

25  Sugerido de compras.

3.1.3.10 Sistemas de Inventarios El registro contable de las transacciones relacionadas con las mercancías constituye uno de los aspectos más importantes, puesto que de él depende en gran parte la exactitud en la valoración del inventario, la determinación del costo de ventas y por tanto, la medición del resultado de las operaciones (Sinisterra, Polanco y Henao, 2011), definen la clasificación de los inventarios: 1. Sistema periódico: Es recomendable para empresas que venden al detal gran cantidad de mercancías a precios unitarios relativamente bajos, en los cuales no es funcional determinar el costo de mercancías cada vez que se realice una venta.

2. Sistema permanente: Conocido también como inventario continuo, no es necesario esperar la terminación del periodo para determinar el saldo de la cuenta mercancías. Este sistema permite mantener actualizado el saldo y constituye un mecanismo eficiente de control sobre las existencias reales.

3.1.3.11 Métodos de Valuación de Inventarios Es aquel que refleja razonablemente el costo, pero las empresas deben revelar el método que utilizan para valuar sus inventarios, los aceptados por las normas internacionales de contabilidad son: 1. Método FIFO (PEPS): “Se supone que las primeras unidades que entran son las primeras en salir. Se encontrarán, por tanto, distintas partidas con precios de adquisición distintos y momentos de compra distintos, que se van agotando de forma sucesiva hasta consumir los stocks” (Suárez, 2012, p.22).

26 2. Método Promedio: Para determinar el valor de las mercancías en el existencia bajo este método debe calcularse un costo unitario promedio ponderado, el cual se haya al tomar el costo total de las mercancías y dividirlo entre el número de unidades. Este método es de aceptación general debido a su sencillez (Sinisterra, Polanco y Henao, 2011, p. 160-161).

3.1.3.12 Variación de Stocks Las variaciones en la cantidad de pedido pueden afectar a los diferentes componentes, bien de forma individual o de manera conjunta. Sinisterra (2011) explica que pueden haber variaciones debido a: 1. Precio o coste de adquisición: Es la suma del precio de compra más aquellos gastos derivados de la función de aprovisionamiento, como pueden ser los transportes, si los paga el comprador, los seguros, los gastos de recepción, inspección y almacenamiento del manejo físico del material.

2. Coste de posesión o de almacenamiento: Es el derivado de la conservación de las existencias en almacén, como pueden ser los alquileres o la amortización de los locales; gastos de conservación, calefacción, o refrigeración; seguro, tanto de los almacenes como de las mercaderías.

3. Coste de renovación: Cada pedido que formula la empresa lleva aparejados un conjunto de costes, entre los que se encuentra los de preparación del pedido, otros de carácter administrativo, o bien de transporte, carga y descarga de los agentes, viajes de los agentes de ventas para realizar negociaciones con los proveedores.

4. Coste de rotura de stock: Este coste se va a producir cuando no hay existencia en almacén suficiente para ser frente a las necesidades del proceso productivo.

27 5. Coste de oportunidad: Es un costo financiero aplicado a los materiales y que se imputa en función del volumen y del periodo medio de almacenamiento.

3.1.3.13 Desperdicios Para Torres (2010) los desperdicios pueden presentarse en: Materias primas de unidades terminadas o semi-terminados. Estos surgen por la naturaleza del proceso en si, por errores técnicos o humanos, o por fallas en la calidad de los materiales que se usan. Existen algunos tipos de desperdicios, de los cuales se detallarán los más importantes a continuación: 1. Desperdicio al inicio del proceso: Cuando el desperdicio ocurre al principio se puede considerar que solo se desperdició materia prima, éste desperdicio deberá restarse a las unidades iniciadas en la cédula de unidades físicas.

2. Desperdicios al final del proceso: Se detecta cuando se realiza una inspección al terminar el proceso y se encuentran unidades defectuosas. Como el desperdicio sucede al final del proceso las unidades desperdiciadas tienen todo el costo de materia prima, mano de obra y los costos indirectos.

3. Desperdicios normales y anormales: Es importante contabilizar primero los desperdicios normales para calcular el costo de una unidad transferida en buen estado. Toda unidad de desperdicio anormal, surgida de un proceso en el que existe desperdicios normales debe contabilizarse con el costo de una unidad terminada en buen estado.

4. Desperdicios intermedios: Las empresas que eligen este criterio consideran una unidad desperdiciada antes del 50% de avance en el proceso de producción al inicio y a las que se desperdician después al final del proceso. Esto lleva consigo una distorsión en los costos

28 de la producción, en especial si el desperdicio es considerable (Torres, 2010, págs. 134141).

3.1.3.14 Tratamiento de las existencias en las normas internacionales de Contabilidad Las existencias se encuentran recogidas en las siguientes normas internacionales:  NIC 2 Existencias  NIC 11, Contratos de construcción (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 254).

3.1.3.15 Control de materiales Según Sinisterra (2011): para realizar un control en el almacén, la empresa deberá comprobar los siguientes conceptos en cada uno de los pedidos recibidos:  Verificar la cantidad, realizando un recuento de ellos, independientemente de su origen y valor.  Verificar la calidad, con relación a sus propiedades físicas o químicas y sus dimensiones.  Verificar las facturas de los proveedores, para comprobar si los materiales recibidos responden a las cantidades y especificaciones requeridas en la orden de compra.  Prevenir errores a través de una organización que permita desarrollar su actividad de la mejor forma posible, modificando, en los casos necesarios, los documentos que sean necesarios para el mejor control de los materiales.

29 3.1.3.16 Costes asociados a las existencias Por lo general los costes relacionados con las existencias son muy variados e inciden directamente a los mismos, según Sánchez (2014) Los costes que generan las existencias, además del de adquisición, son los siguientes: Costes de almacén: Con origen en la posesión física de los stocks, comprenden los costes de instalación, seguros, obsolescencia y depreciación. Son costes que suelen variar según el número de unidades depositadas en el almacén.

Costes de producción: Abarcan desde los costes de preparación o de cambio en la producción hasta los costes de pedido correspondientes a los costes de dirección y administración necesarios para organizar un pedido u orden de producción, incluyendo los costes fijos asociados al lanzamiento de un pedido.

Costes de ruptura de stocks: Son consecuencia de los efectos de los ingresos no percibidos con origen en demanda insatisfecha o directamente de las penalizaciones contractuales que tenga que soportar la empresa por el cumplimiento de los suministros concertados. (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 249-250).

30

4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

Para elaborar una propuesta de evaluación del sistema de control interno y mejora en los procesos de utilización de materiales de construcción de la empresa Wilerconst Cía. Ltda., se aplicó métodos que permiten obtener información de los procesos y actividades desarrolladas por la empresa con el fin de evaluarlos.

Teniendo en consideración lo expuesto, la disertación tiene un enfoque Cuantitativocualitativo, debido a que se recopiló datos por medio de los cuestionarios de control interno, después se procedió a tabular la información obtenida para proseguir con el análisis de los procesos correspondientes a la investigación.

4.1.

Diseño/ Tipo de investigación

4.1.1. Diseño El diseño de la investigación fue No experimental de tipo transversal debido a que describió y analizó las incidencias de los materiales de construcción de la empresa Wilerconst. Cía. Ltda., en un momento específico, sin tener en consideración su evolución a través del tiempo.

4.1.2.

Tipo de Investigación

Considerando el alcance que se quiere dar a la investigación para el periodo 2015 -2016 se realizó tres tipos de investigación que son:

31 4.1.2.1 Exploratorios Se utilizó desde el inicio debido al desconocimiento sobre los procesos actuales de la empresa, la observación, será el mecanismo de obtención de información, donde tendremos conocimiento de manera generalizada permitiendo tener perspectiva sobre la utilización de los materiales en los procesos de utilización.

4.1.2.2 Descriptiva Sirvió para detallar las funciones de las personas que estén directamente relacionadas con el tema de estudio, fue aplicada a los empleados de la empresa para detallar las funciones que realizan en cuanto al traslado de materiales.

Su objetivo es indagar la incidencia de las modalidades o niveles de una o más variables en una población. El procedimiento consiste en ubicar en una o diversas variables a un grupo de personas u otros seres vivos, objetos, situaciones, contextos, fenómenos, comunidades; y así como proporcionar su descripción.

4.1.2.3 Explicativa Está dirigido a responder por las causas de los eventos y fenómenos físicos o sociales. Se enfoca en explicar por qué ocurre un fenómeno y en qué condiciones se manifiesta, o porqué se relacionan dos o más variables.

Su aplicación se extiende en la propuesta debido a que se detallan los procesos que fueron encontrados y su rol dentro de la constructora.

32

4.2.

Población / Universo

La población de la Constructora es de 38 personas repartidas en todas las áreas de la empresa.

Tabla 1: Población de WILERCONST CÍA. LTDA. Población de Wilerconst. Cía. Ltda.

Gerente General Empleados Obreros

1 5 27

Proveedores

5

Total 38 Elaborado por: López, P., Ocampo, A. Fuente de Investigación: Investigación Propia

4.3.

Muestra

Al ser una población finita y medible se tomó como muestra la totalidad de la población para el estudio, 38 personas.

4.4.

Técnicas e instrumentos de recolección de datos

4.4.1. Observación Es la técnica de mayor incidencia que fue aplicada por el contacto directo sobre los hechos que se desarrollaron en la empresa, debido que mirar es una cualidad innata en la generalidad de los individuos, lo que pudo confirmar la problemática existente.

33 4.4.1.1 Instrumentos:  Guía de observación: Es una hoja con una lista de idea, la cual se va despejando dudas con la observación directa.

4.4.2. Entrevista Se la empleó para recolectar información a los altos directivos de la empresa circunstancia por la que ellos tienen el completo conocimiento sobre las debilidades existentes en la empresa. La información obtenida a través de esta técnica sirvió para efectuar un análisis del problema desde el punto de vista cualitativo.

4.4.2.1 Instrumentos  Guía de entrevista  Libreta de campo  Grabadora 4.4.3. Encuesta La encuesta consiste en recopilar información sobre una parte de la población denominada muestra, como datos generales, opiniones, sugerencias o respuesta a preguntas formuladas sobre los diversos indicadores que se pretenden explorar a través de este medio. Es una técnica común que se aplicó a los obreros, empleados y proveedores de la empresa, en la que se contestaron interrogantes de acuerdo a la percepción de cada uno de los encuestados.

4.4.3.1 Instrumentos:  Cuestionarios

34

4.5.

Técnicas de análisis de datos

4.5.1. Análisis cuantitativo 4.5.1.1 Tabulación de Datos La tabulación de la información consiste en resumir los datos en forma de tablas estadísticas, por lo que se tuvo que trabajar una vez más con cada uno de los cuestionarios debido a que cada una de las preguntas se convirtió en una tabla estadística.

4.5.2. Análisis cualitativos En el proceso cuantitativo primero se recolectaron todos los datos y posteriormente se analizaron, mientras que en la investigación cualitativa no fue así, la recolección y el análisis ocurrieron prácticamente en paralelo; además, el análisis no es estándar, ya que cada estudio requiere de un esquema propio de análisis.

35

5.

5.1.

RESULTADOS

Discusión y análisis de resultados

5.1.1. Entrevista La entrevista fue realizada al Sr. Wilson Erazo Tuarez, Gerente de Wilerconst Cía. Ltda., con el fin de determinar las variables que sustenten la realización de este presente trabajo de titulación.

Este trabajo promueve el control óptimo de los materiales manejados por la empresa.

5.1.1.1 Entrevista al Sr. Wilson Erazo, Gerente de Wilerconst Cía. Ltda.

PREGUNTA 1: ¿Cuántos trabajadores están actualmente laborando en la empresa?

Contamos con 27 personas, de cuadrilla. Sin contar las personas administrativas, 5 de planta.

PREGUNTA 2: ¿Cuántos proveedores tienen?

Nosotros tenemos claro que no puedes tener un solo proveedor, pero más trabajamos con “Lubrifer” (cemento) por el crédito que nos brinda.

PREGUNTA 3: ¿Cuántas obras en proceso tienen?

Sueño de Bolívar, Ciudad Universitaria, Urb. Los Girasoles y los contratos con el municipio.

PREGUNTA 4: ¿Actualmente la constructora cuenta con un manual de

políticas y

procedimientos en cuanto a las compras, requisiciones, traslado de materiales?

Bueno, la contadora lleva el registro de eso, pero no tenemos un manual de procedimientos, todas las órdenes dadas son verbales.

36 PREGUNTA 5: ¿Cada vez que hacen las obras cómo se trasladan los materiales de bodegas a las obras?

Depende cuando las obras son dentro de la ciudad, nosotros tenemos diferentes campamentos.

Cuando es fuera de la ciudad nosotros arrendamos si es posible un edificio o una casa para precautelar allí las cosas, antes contábamos con un conteiner que lo manteníamos como bodega y transporte.

PREGUNTA 6: ¿Las requisiciones son dadas por escrito o solamente son verbales?

Cuando las da la secretaria o la contadora son por escrito, cuando las da el ingeniero, bueno, él no tiene tiempo para darlas por escrito por lo que las hace verbalmente.

PREGUNTA 7: ¿En cada bodega hay un encargado?

Anteriormente había un encargado de controlar todas las bodegas que llevaba el registro de todo, pero fue despedido, por cuanto no tenemos mucho presupuesto para personal. Ahora seguimos así no más. Por ahora controla un chofer que es encargado de controlar al resto de choferes y el guardia que trabaja de diez a diez.

PREGUNTA 8: ¿Qué hacen con los materiales que salen de las bodegas?

Se envían a los frentes, por lo general no sobran materiales de construcción porque se utilizan en su totalidad.

37 PREGUNTA 9: ¿Cuándo necesitan materiales en los frentes, cuales son los procesos?

En cuanto el cemento aquí nosotros tenemos para hacer concreto o para hacer cualquier cosa, nosotros aquí guardado cemento no tenemos. Todo el cemento lo traemos para la obra, no lo almacenamos.

PREGUNTA 10: ¿Qué hacen cuándo requieren materiales para las obras?

Por lo general, lo que realizamos es solicitar los materiales a utilizar a nuestros proveedores con los que tenemos lazos empresariales.

PREGUNTA 11: En cuanto a trabajos con el municipio, ¿Quién da los materiales?

Nosotros cuando trabajamos con el municipio ponemos las máquinas y la mano de obra, ahora estamos haciendo una obra de transportes para arreglar las calles, por el mini terminal, nosotros destinamos 5 volquetas y equipo caminero, el resto da el municipio.

PREGUNTA 12: ¿Cuántas bodegas tienen?

Actualmente tenemos siete bodegas que están separadas por pinturas, maquinaria, repuestos, el resto para resguardo de vehículos.

PREGUNTA 13: ¿Cuál es la diferencia entre bodega y campamento?

Una bodega es solo cuando vas a almacenar materiales, campamento es el punto de encuentro donde se acatan órdenes y aquí se separa todo.

38 PREGUNTA 14: ¿En el campamento es de donde sale las órdenes de requisición de materiales?

No es necesariamente que aquí en el campamento te den, puede ser una orden del ingeniero por teléfono o sencillamente en la oficina central de la empresa, allí te puede dar la contadora que está facultada para autorizar las requisiciones de materiales.

PREGUNTA 15: ¿Cuentan con flujos de procesos escritos?

No, solo la contadora las da por escrito, mi papá las da verbalmente. Él ordena, llama al encargado para que lleve las cosas que se necesita.

PREGUNTA 16: ¿Cómo se controla el cumplimiento de las actividades?

La orden se firma y si los materiales llegan sin inconvenientes al lugar de destino, el encargado precautela los materiales, si no lo hace será el encargado el que pagará la pérdida, excepto por fuerza mayor (Accidente de tránsito, desastres naturales).

PREGUNTA 17: ¿Quiénes serían su principal competencia?

En el mercado inmobiliario COFIZA. PREGUNTA 18: ¿Antes habían aplicado auditorías a la empresa?

Si, hace menos de un mes se realizó una auditoría por un valor de $4000, auditoría externa, una auditoría normal para presentar a la Súper de compañías.

39 PREGUNTA 19: De forma global, ¿cuál fue el resultado de la auditoría?

La ganancia de este año fue bajísima, rondando los $10000.

5.1.1.2 Análisis de la Entrevista al Gerente General En la presente técnica de investigación la cual se aplicó fue la entrevista la cual fue dirigida al Gerente General de la Constructora Wilerconst Cía. Ltda. El Sr. Wilson Erazo.

Actualmente la empresa cuenta con 27 obreros, 5 empleados administrativos y cuentan con 5 proveedores. Los obreros se encuentran distribuidos en las diferentes construcciones que están activas. Cabe resaltar que el porcentaje de trabajo de los proyectos inmobiliarios difiere entre sí debido a que su iniciación de construcción no fueron paralelos en el tiempo. Actualmente su proyecto estrella es Ciudad Universitaria ubicado junto a la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, el cual está en un porcentaje de avance notable, por lo que el personal de la construcción de la empresa está en su mayoría en éste proyecto.

Wilerconst Cía. Ltda.; es una empresa joven en el mercado inmobiliario de Santo Domingo, desde sus inicios en el 2011 la empresa no ha dejado de crecer hasta convertirse en motor de desarrollo de la provincia. Uno de sus puntos débiles es la carencia de un

manual de

procedimientos, en el cual se detallen las actividades y responsabilidades de las personas que hacen crecer a la empresa. El desarrollo y cumplimiento ordenado de preceptos establecidos reduciría el nivel de extravíos de materiales en los procesos, lo que en el pasado ha ocasionado pérdidas para la empresa y ha ocasionado despidos de personal no comprometido con los objetivos establecidos por la dirección.

40 Al momento de disponer el traslado de materiales la empresa ha dado la potestad de autorizar dicho traslado a:  La contadora.  La secretaria.  El ingeniero a cargo de obras.

En la lista se incluye el gerente de la empresa, de los cuales solamente el ingeniero a cargo de las obras es quién emite órdenes de requisición, el resto del personal autoriza el traslado de los materiales de forma verbal, lo que aumenta el riesgo del ejercicio de auditoría por la carencia del respaldo necesario para medir el grado de cumplimiento de las actividades.

Cuando se requiere materiales se comunican directamente con el proveedor, al parecer la empresa carece de una planificación que le provea los mecanismos para abastecerse de forma apropiada, lo que aumenta los niveles de ineficiencia e ineficacia en la construcción de los conjuntos inmobiliarios. Por lo general los proveedores envían directamente los materiales a las construcciones lo que es un riesgo de control debido a que las personas a cargo de la organización no constatan la correcta recepción de los materiales, lo que genera inconvenientes en cuanto a la calidad de los materiales adquiridos y las especificaciones que deben cumplir estos.

Actualmente la empresa cuenta con 7 bodegas dentro de las cuales se almacenan:  Materiales  Pinturas  Repuestos

41 5.1.2. Encuestas 5.1.2.1 Tabulación de encuestas a obreros Tabla 2: Tabulación de la encuesta a obreros

1

¿Al ingresar a laborar en la empresa le indicaron de forma escrita cuales son las actividades que debe realizar en las construcciones?

¿Usted conoce si la empresa se maneja bajo un manual de principios éticos? ¿Usted conoce por escrito la estructura operativa de la 3 empresa?

4 ¿La asignación de tareas está relacionadas con los avances de obra? ¿Sabe usted si alguna vez hubo extravíos de materiales 5 en las bodegas?

6 ¿Se han detenido las obras por falta de materiales? ¿Conoce usted si existen documentos que respalden el 7 traslado de materiales?

8 ¿Los materiales no utilizados son devueltos a la bodega? ¿Las disposiciones para el desarrollo de actividades por 9 parte del Ingeniero son conocidas por escrito?

10 ¿Cómo calificaría el nivel de comunicación entre los obreros y el jefe de obra? ¿Las actividades que desempeña son evaluadas por un 11 jefe inmediato?

12 ¿Existe un alto nivel de rotación de empleados?

Fuente: Investigación propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A. 2

Regular

No

0%

100%

27

7%

93%

27

0%

100%

27

74%

26%

27

22%

78%

27

56%

44%

27

11%

89%

27

93%

7%

27

0%

100%

27 11% 59% 30%

Malo

Si

Bueno

N° Preguntas

Excelente

Encuesta a Obreros

Total

27

52%

48%

27

93%

7%

27

Interpretación de los resultados obtenidos Los resultados que arroja la encuesta respaldan los preceptos establecidos para el desarrollo de ésta disertación de tesis.

El 93% de los trabajadores de la empresa desconoce la existencia de documentos que permitan el traslado de los materiales desde las bodegas hasta los frentes de trabajo, razón por la cual se

42 presume que existe un débil control sobre el manejo de los materiales de bodega, lo que genera que existan pérdidas y extravíos de los mismos. Éste efecto se ve trastocado debido a que según los trabajadores los materiales que no son utilizados se devuelven a las bodegas. En la que no existen los controles que avalen la utilización eficiente de éstos y su respectivo registro de entrada y de salida, de y hacia las obras, lo que conlleva a incrementar los costos operativos y la consecuente disminución de la rentabilidad esperada.

El 56% de los trabajadores de los obreros encuestados reconocen que alguna vez se ha detenido las obras por falta de materiales, esto probablemente por falta de liquidez de la empresa para adquirir lo necesario para seguir con la programación, insuficiente materia prima ofertada por parte de los proveedores lo que retrasaría las construcciones, carencia de políticas de compras eficientes lo que obliga a que se compren los materiales al precio que demande el mercado, generalmente incrementando sus valores.

El desarrollo de las actividades transcurre en un ambiente que los obreros califican de “bueno” debido a que hay comprensión por parte del jefe inmediato y respeto mutuo, pero no lo suficiente para que sea de su total satisfacción dentro del desarrollo de sus actividades.

El punto de mayor importancia radica en que el nivel de rotación de personal es alto por lo que el 93% de los obreros desconoce sobre sucesos ocurridos con anterioridad como: pérdidas y extravíos de materiales en las construcciones y en las bodegas lo que es secundado por el gerente de la empresa que reconoce que en el pasado estos incidentes sucedieron.

43 5.1.2.2 Tabulación de Encuesta a empleados

No

1

¿Al ingresar a laborar a la empresa tuvo usted un proceso de inducción? ¿Tiene usted conocimiento de la existencia de un plan estratégico de la organización? ¿Tiene conocimiento sobre la existencia de algún manual de políticas y procedimientos en la empresa? ¿Cómo calificaría usted el sistema de control interno de la empresa en cuanto al traslado de materiales a las obras? ¿Sabe usted cuáles son los procedimientos y responsabilidades a su cargo? ¿Conoce si alguna vez hubo pérdidas de materiales debido al traslado a las obras?

80%

20%

0%

100%

0%

100%

2 3

4

5 6

¿Alguna vez han tenido que realizar compras extraordinarias de materiales por la falta de los mismos?

8 ¿Alguna vez las obras han sido paralizadas por falta de materiales?

9 ¿Cuenta usted con el permiso necesario para autorizar el traslado de materiales?

10 ¿Existe documentación que respalde el traslado de materiales a las obras?

11 ¿Presenta informes de actividades al gerente?

12 ¿Sabe usted si existe un flujo de información continuo entre las distintas construcciones que desarrolla la empresa?

13 Cómo calificaría usted el flujo de información entre las distintas construcciones que desarrolla la empresa?

14 ¿La falta de comunicación entre los encargados ha disminuido el control de materiales?

15 Las actividades que desempeña son supervisadas y evaluadas por un jefe inmediato?

Fuente: Investigación propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Malo

Si

Regular

Pregunta

Bueno

N

Excelente

Tabla 3: Tabulación de la encuesta a empleados

Total

5 5 5

5 20%

60%

20%

0% 5

80%

20%

40%

60%

100%

0%

80%

20%

80%

20%

20% 0%

80% 100%

60%

40%

5

7

5

5 5 5 5 5

5 0%

60%

40%

0% 5

60%

40%

40%

60%

5

44 Interpretación de los resultados obtenidos En la presente técnica de recolección de información que se aplicó fue la encuesta, realizada a los empleados de la CONSTRUCTORA WILERCONST CÍA. LTDA., dando como resultados de manera generalizada que existe un control interno deficiente.

El 80% de los empleados no han recibido un proceso de inducción al ingresar a laborar a la constructora, además en la actualidad la empresa no cuenta con un manual de políticas y procedimientos generando a los empleados desconocimiento sobre las funciones a desarrollar.

La facultad para autorizar traslados de materiales es muy alta debido a que el 80% de los empleados de la empresa están autorizados para recibir y enviar a las obras sin un documento que respalde la operación efectuada, lo que generaría pérdidas de materiales de construcción.

5.1.2.3 Tabulación de Encuesta a proveedores Tabla 4: Tabulación de la encuesta a proveedores Encuesta a Proveedores N° Preguntas Si 1 ¿Conoce la estructura organizacional de Wilerconst Cía. Ltda.?

40% 2 20% ¿Usted conoce cuáles son los objetivos de la empresa?

3 100% ¿Wilerconst Cía. Ltda., es un cliente frecuente?

4 ¿Sabe usted si Wilerconst Cía. Ltda., tiene establecido políticas y 0% procedimientos para la adquisición de materiales?

5 ¿Los pagos son realizados respetando los acuerdos entre la empresa y 80% el cliente?

6 ¿Las compras de materiales de la empresa son enviadas a la oficina 20% matriz?

7 ¿Las compras de materiales de la empresa son enviadas a las obras en 80% proceso?

8 ¿Se realiza una confirmación a la oficina del cliente por el valor de la 40% factura luego de haber vendido?

9 ¿Existe respuesta luego de haber confirmado el valor de la factura?

20% 10 ¿Wilerconst ha tenido inconvenientes en la conciliación de saldos con 40% las compras efectuadas a su empresa?

Fuente: Investigación propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

No 60% 80% 0% 100%

Total 5 5 5 5

20%

5

80%

5

20%

5

60%

5

80% 60%

5 5

45 Interpretación de los resultados obtenidos En la presente técnica de recolección de información que se aplicó fue la encuesta, realizada a los proveedores de la CONSTRUCTORA WILERCONST CÍA. LTDA., dando como resultados que: La empresa realiza las compras de materiales de forma contínua debido a la constante utilización de materiales por lo que los proveedores encuestados afirman que la Constructora es un cliente frecuente.

Debido a la falta de integración de las empresas, todos los proveedores desconocen cuales son las políticas destinadas para las compras y las personas a cargo de realizarlas.

La relación de compras entre la empresa y los proveedores se realiza mediante comunicaciones telefónicas lo que genera que pueda haber inconsistencias en cuanto al pedido requerido, las mismas que son trasladadas directamente a las construcciones por lo que las oficinas de la empresa se encargan de la compra y el pago, mas no de la recepción de los materiales con su respectiva factura, lo que genera riesgos de control de calidad y cantidad de los mismos. Misma razón por la que el 40% de los proveedores de la empresa han tenido alguna vez inconvenientes en la conciliación de saldos referentes a las compras efectuadas por Wilerconst. Cía. Ltda.

46

5.2.

Propuesta de intervención

Propuesta de evaluación del sistema de control interno y mejora en los procesos de utilización de materiales de construcción de la empresa WILERCONST CÍA. LTDA. En la ciudad de Santo Domingo, año 2015.

El presente trabajo de titulación tiene como objetivo fundamental, evaluar el sistema de control interno, de los puntos de control en la utilización y adquisición de materiales de construcción, implantando políticas, procedimientos y documentación que sustenten la operación a efectuarse.

Para poder llevar a cabo este trabajo se aplicó diferentes técnicas de investigación, como la encuesta que fueron dirigidas al personal administrativo, proveedores y obreros, entrevista al gerente general, aplicación de cuestionario de control interno y observación directa. Todas estas herramientas aplicadas en conjunto fueron de gran ayuda para determinar el nivel de confianza y nivel de riesgo.

La información recolectada servirá para establecer puntos de control que se requieren o mejoran el grado de eficiencia y eficacia en los procesos de adquisición y utilización de materiales.

Antecedentes Wilson Erazo nació en Carchi en 1966, actualmente es Accionista mayoritario de la “CONSTRUCTORA WILERCONST CÍA. LTDA” Wilerconst Cía. Ltda.; es una compañía constructora e inmobiliaria que ofrece servicios de Ingeniería civil a nivel local, regional y nacional. Se localiza en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, en las calles Guayaquil y Río Mulaute esquina, sector Plaza Wilson. La empresa

47 inició sus actividades el 3 de febrero del 2009 con la misión de satisfacer la demanda habitacional presente en la ciudad, gracias a su experiencia y profesionalismo ha logrado ocupar un importante lugar en el mercado.

En la actualidad es el más grande inversionista en el área de construcción/inmobiliario en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, llevando a cabo diferentes proyectos como Ciudad Universitaria, Urbanización los Girasoles, Sueño de Bolívar y los presentes contratos que tiene con la municipalidad. Además es generadora de fuente de empleos de la zona teniendo un total de 33 personas que laboran en la misma.

5.2.1. Estructura organizacional actual La constructora WILERCONST CÍA. LTDA, actualmente presenta un organigrama estructural inoportuno, donde no proyecta correctamente la delegación de funciones, responsabilidad comunicación y autoridad.

Todos los procesos parten de la responsabilidad delegada por la alta gerencia, por lo que es necesario conocer el organigrama estructural de la empresa para definir los puestos de autoridad dentro de la constructora con la finalidad de establecer puntos de control en lo concerniente a los procesos de compras, traslado y utilización de materiales de construcción.

48

GERENTE GENERAL

JEFE CONTABLE FINANCIERO

JEFE ADMINISTRATIVO

AUXILIAR CONTABLE

ADMINISTRADOR DE ÁREA

DIRECCIÓN TÉCNICA CONSTRUCCIONES

ENCARGADO DE MAQUINARIA

OPERADORES

SECRETARIA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA LOTIZACIONES

INGENIERO RESIDENTE DE OBRA ALBAÑILES OFICIALES CUADRILLA

Figura 4: Estructura Organizacional actual de WILERCONST CÍA LTDA. Fuente: Wilerconst Cía. Ltda. (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

COBRANZAS

MARKETING

MANTENIMIENTO

ENCARGADO DE MANTENIMIENTO ELECTRÓNICO

ENCARGADO MANTENIMIENTO MECÁNICO

ELECTRICISTA

MECÁNICO

49



Misión “WILERCONST CÍA. LTDA es una empresa constructora líder en la región, que brinda atención y asesoría personalizada a su distinguida clientela, en la construcción de las obra solicitadas, edificadas mediante modernas técnicas y el uso de avanzada tecnología, con el fin de garantizar la satisfacción total de sus clientes y ofrecer la más alta calidad del mercado.”



Visión “Convertir a Wilerconst Cía. Ltda., en una empresa reconocida a nivel nacional, por su calidad y eficiencia, además de un alta de responsabilidad social y respeto al medio ambiente, a la hora de ejecutar los proyectos constructivos.”



Valores Honestidad: Responsabilidad y cumplimiento al honrar nuestros compromisos con el cliente interno y externo.

Liderazgo: Capacidad de comunicar y encaminar las acciones de todos hacia un objetivo común.

Eficiencia: Llegar al objetivo con iniciativa y entusiasmo agregando calidad y provechando los recursos de la forma más óptima.

Compromiso: Identificarnos y hacer propio el objetivo de la empresa manteniendo responsabilidad social para lograr clientes satisfechos.

Pasión: Somos apasionados con nuestro trabajo, nos gustan los retos, nos esforzamos por dar la mejor de nosotros para asegurar el éxito de la compañía.

Espíritu de equipo: Trabajamos por un objetivo compartido y nos ayudamos unos a otros para alcanzarlo todos juntos.

50 Unas de las mayores falencias que las empresas en la actualidad viven es la organización en los inventarios, donde no existen precisión, control de almacenamiento y limitación de compras.

La presente narrativa tiene como objetivo describir cada proceso que se involucra en la compra, traslado, recepción, almacenamiento y utilización de materiales y herramientas para la construcción, que sirva como medio para administrar y controlar los procesos, donde al final se pretende optimizar tiempo en los procesos y evite la mala utilización de los recursos.

Se evaluarán los siguientes puntos: -

Procesos de Compras con destino a bodega

-

Procesos de Compra con traslado a los frentes (campamentos)

-

Procesos de Utilización de materiales en las obras.

Es una tarea en conjunto, es importante recalcar que las responsabilidades recaen en los asistentes contables, bodegueros, transportistas, ingenieros residentes de obra y proveedores.

Cuyos responsables son encargados de emitir información, registrar, verificar y controlar.

51 5.2.1.1 Flujo del proceso actual de compras enviadas a bodega

N. DESCRIPCIÓN 1 Inicio 2 3 4 5 6 7 8

Realizar el informe de materiales que se requiere Solicitar el informe de existencias a las bodegas Envío de informe de existencias en las bodegas Revisar los informes de los materiales con los que se cuenta Realizar cotizaciones de los materiales a adquirirse Selección del mejor proveedor de acuerdo a especificaciones Autorización para la realización de la compra

9 Se emite una orden de pedido Contactarse con el proveedor, para efectuar la orden de pedido Entrega orden de pedido a proveeedor 11 seleccionado

10

ACT.DOC

RESPONSABLE

X X X

Ingeniero residente de obra X

X

Bodeguero

X X

Dirección Técnica Construcciones

X

X

Dirección Técnica Construcciones Encargado de Adquisiciones y Distribución

X

X

X

X

X X

Encargado de Adquisiciones y Distribución Encargado de Adquisiciones y Distribución Encargado de Adquisiciones y Distribución Encargado de Adquisiciones y Distribución

13 Receptar la entrega de los materiales

X

Encargado de Adquisiciones y Distribución

X

Encargado de Adquisiciones y Distribución

15 Registro de entradas de los materiales

X

16 Almacenamiento

X

17 Recepción de la factura 18 Generar el documento de retención

X

19 Contabilización de las transacciones

X

20

Se realizan los pagos correspondientes de acuerdo a facturas

21 Imprimir los asientos contables 22

Trasladar los documentos al departamento de archivo

X

Bodeguero Bodeguero

X

Contabilidad

X

Auxiliar contable Auxiliar contable

X

X

Jefe Administrativo y Financiero

X

X

Auxiliar contable

X

23 Archivar los documentos de respaldo

X

24 Fin

X

orden de pedido

Gerente General

X

Trasladar los materiales desde el provedor hacia la bodega

autorización de compra

Gerente General

12 Solicitar la entrega de los materiales

14

GRÁFICO

Auxiliar contable X

Auxiliar contable

Figura 5: Flujo del proceso actual de compras de materiales enviados a la bodega Fuente: Investigación Propia (2015).

Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

guía de remisión informe de recepción

52 5.2.1.2 Narrativa del proceso actual de compras enviadas a bodega De acuerdo con la planificación establecida en cuanto a las necesidades que tienen las urbanizaciones y los contratos emergentes debido a las licitaciones en las que la empresa ha participado y de las cuáles ha conseguido numerosos contratos, actualmente la constructora maneja varios frentes de trabajo a la vez, por lo que está obligada a realizar adquisiciones de forma continua.

Para los procesos de compra de materiales el primer paso es realizar un informe detallado de los requerimientos necesarios para cumplir con las operaciones concernientes a lo planificado, para proceder a realizar las cotizaciones de los materiales necesarios, actividades que son desempeñadas en conjunto por la Dirección Técnica de Construcciones y el Encargado de Adquisiciones y distribución Luego el bodeguero procede a determinar las cantidades de materiales existentes en las bodegas, con el propósito de asignar recursos necesarios para cubrir parte de lo requerido en las construcciones, cabe indicar que estas actividades están a cargo del Ingeniero residente de obra. Inmediatamente envía el informe de existencia de los materiales de construcción, una vez enviado el departamento de Dirección Técnica construcciones revisa el informe de materias existentes con los que cuenta la organización.

La dirección técnica determina si la empresa requiere más materiales de construcción para los diferentes frentes, se realiza rápidamente las respectivas cotizaciones donde es llevado a cabo por el encargado de Adquisiciones y Distribución, culminado esto, la remite al Gerente General el informe de requerimientos y las cotizaciones de los materiales, él será quién elija al mejor proveedor de acuerdo con las características de precios, distancia, tiempo de entrega, formas de pago, entre otros.

53 Una vez elegido la mejor alternativa por parte del Gerente, la cual este debe cumplirse con ciertos parámetros, se envía al encargado de compras y distribuciones.

El encargado de Adquisiciones y Distribución emite la respectiva orden de compra prenumerada, luego se pondrá en contacto con el proveedor elegido mediante una llamada para concretar la compra.

El Encargado de Adquisiciones y Distribución procede a entregar la orden de compra, por lo que aguarda a la entrega de los materiales requeridos según las especificaciones debe realizar el conteo físico de los mismos, trasladándolos directamente hacia la bodega principal que se encuentra ubicada en la Urbanización Manchester en el By pass Quito – Quevedo.

Una vez en la bodega el encargado de la misma debería de acuerdo con las instrucciones señaladas por la dirección cuantificar, registrar y almacenar los materiales recién llegados desde el proveedor.

Al finalizar el día, llegan las facturas autorizadas a la oficina de la empresa, las que ingresan por caja, dependencia encargada de remitir las facturas y los proveedores al Departamento Contable, en el cual la auxiliar contable emite el comprobante de retención correspondiente al monto de la factura, luego ingresa las transacciones al sistema contable Fénix.

El Jefe Contable y Financiero realiza el pago respectivo autorizado por el gerente general mediante cheque, transferencia bancaria o en efectivo deduciendo el valor de la retención.

Ya realizado el pago respectivo la auxiliar contable, procede a imprimir las transacciones ingresadas para posteriormente archivarlas en la dependencia respectiva.

54 5.2.1.3 Flujo del proceso de compras de materiales con traslados a los frentes N. DESCRIPCIÓN 1 Inicio 2 3 4 5

Realizar el informe de materiales que se requiere Solicitar el informe de existencias a las bodegas Envío de informe de existencias en las bodegas Revisar los informes de los materiales con los que se cuenta

ACTDOC

RESPONSABLE

X X

Ingeniero residente de obra X

Dirección Técnica Construcciones

X

Bodeguero

X

Dirección Técnica Construcciones

6

Realizar cotizaciones de los materiales a adquirirse

X

Encargado de Adquisiciones y Distribución

7

Selección del mejor proveedor de acuerdo a especificaciones

X

Gerente General

8 Autorización para la realización de la compra

X

X

Gerente General

9 Se emite una orden de pedido

X

X

Encargado de Adquisiciones y Distribución

10

Contactarse con el proveedor, para efectuar la orden de pedido

X

Encargado de Adquisiciones y Distribución

11

Entrega orden de pedido a proveeedor seleccionado

X

Encargado de Adquisiciones y Distribución

12 Solicitar la entrega de los materiales

X

Encargado de Adquisiciones y Distribución

13 Receptar la entrega de los materiales

X

Encargado de Adquisiciones y Distribución

X

X

Encargado de Adquisiciones y Distribución

15 Cuantificar la existencia de los materiales

X

X

Residente de Obra

16 Entregar los materiales a los obreros

X

Residente de Obra

17 Utilizar el material en las construcciones

X

Obreros

14

Trasladar los materiales desde el proveedor hasta los frentes

18 Recepción de la factura 19 Generar el documento de retención

X

20 Contabilización de las transacciones

X

21

Se realizan los pagos correspondientes de acuerdo a facturas

22 Imprimir los acientos contables 23

Trasladar los documentos al departamento de archivo

X

Contabilidad

X

Auxiliar contable Auxiliar contable

X

X

Jefe Administrativo y Financiero

X

X

Auxiliar contable

X

24 Archivar los documentos de respaldo

X

25 Fin

X

Auxiliar contable X

Auxiliar contable

Figura 6: Flujo del proceso actual de compras de materiales con traslados a los frentes Fuente: Investigación Propia (2015).

Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

GRÁFICO

55 5.2.1.4 Narrativa del proceso actual de compras de materiales con traslados.

Las actividades son las mismas hasta el lugar de destino de los materiales debido a que la recepción la realiza el Ingeniero residente de obra quién será aquel que asigne los materiales a los obreros de la construcción de acuerdo a los trabajos a realizarse.

5.2.1.5 Flujo del proceso actual de utilización de materiales desde bodega DESCRIPCIÓN

ACT.DOC

RESPONSABLE

1 Inicio

X

2 Realizar un informe de los materiales que se requiere

X

3 Verificar la existencia de los materiales en las bodegas

X

Bodeguero

Autorización de la salida de los materiales hacia los frentes mediante orden de pedido

X

Jefa Administrativa

X

Bodeguero

X

Bodeguero

4

6 Despacha el requerimiento de materiales 7

Contactarse con el Encargado De Adquisiciones y Distribución para trasladar materiales

8 Traslado de materiales a las obras

X

9 Recepción y verificación de los materiales

X

10 Distribución de los materiales

X

11 Utilizar el material en las construcciones

X

X

GRÁFICO

Ingeniero Residente de Obra

Encargado de Adquisiciones y Distribución Ingeniero Residente de Obra Ingeniero Residente de Obra Obreros

12 Fin

Figura 7: Flujo del proceso actual de utilización de materiales desde bodega Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

5.2.1.6 Narrativa del proceso actual de utilización de materiales desde bodega.

La utilización de materiales es un proceso constante y diario en la empresa debido a los plazos de entrega que deben cumplir de acuerdo con cada contrato ganado en licitación, por lo que el Ingeniero Residente de Obra, persona a cargo de realizar la vigilancia constante y el seguimiento respectivo en un frente específico de construcción debe realizar un informe de materiales, maquinaria y personal requerido para cumplir con la tarea a realizar.

56 Luego el Bodeguero procede de inmediato a determinar e informar las cantidades de materiales existentes en las bodegas, con el propósito de asignar recursos necesarios para cubrir parte de lo requerido en las construcciones.

Para informar a la Jefa Administrativa quien es la persona asignada para autorizar el traslado de materiales desde la bodega utiliza un Walkie talkie o en su defecto una llamada, ella utiliza los mismos medios para ponerse en contacto con el bodeguero para verificar la existencia de los materiales requeridos, en este punto se constata la disponibilidad de los mismos, caso contrario se procede a comprar los materiales faltantes. Una vez confirmado la existencia de los materiales de construcción igual la Jefa Administrativa se procede a emitir una orden de pedido.

En vista de la autorización el Bodeguero realiza el despacho de los materiales para la respectiva construcción, documento requerido por el Encargado de Adquisición y Distribución con quién previamente se puso en contacto para que traslade los materiales necesarios al frente de trabajo asignado mediante una hoja de ruta.

Una vez en el destino de entrega el Ingeniero residente de obra es quién recepta y debe cuantificar lo trasladado para proceder a asignar los materiales a los obreros de la construcción de acuerdo con los trabajos a realizar.

57 5.2.1.7 Flujo del proceso actual de ventas a contado/crédito N. DESCRIPCIÓN

ACT. DOC.

RESPONSABLE

1 Inicio

X

2 Solicitar información sobre las viviendas ofertadas

x

Cliente

3 Atención al cliente

X

Vendedor

4 Indicar precios y modalidades de pagos

X

Vendedor

X

Vendedor

6 Invitar al cliente a visitar la casa modelo

X

Vendedor

7 Visitar la casa modelo para las ventas

X

Vendedor/ Cliente

8 Decide realizar la compra

X

Cliente

5

9

Mostrar las ubicaciones de lotes, casas o departamentos disponibles en los planos.

Entrega de documentación respectiva para la aprobación de la venta

X

X

Cliente

10 Verificación de la documentación entregada

X

X

Departamento Legal

11 Aprobación de los documentos para la venta

X

X

Departamento Legal

X

Caja/ Cliente

X

Facturación

12

Firmar el contrato de compra - venta del bien inmueble

13 Receptar el respectivo ingreso del dinero de la venta

X

14 Realizar el traspaso del bien

X

15 Entregar la escritura correspondiente

X

16 Entregar el bien inmueble mediante acta de entrega

X

17 Fin

X

Figura 8: Flujo del proceso actual de ventas a contado/crédito Fuente: Investigación Propia (2015).

Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

X

Dirección Administrativa de Lotizaciones Dirección Administrativa de Lotizaciones Ingeniero residente de obra/ cliente

GRÁFICO

58 5.2.1.8 Narrativa del proceso actual de ventas al contado/crédito Los potenciales clientes son atraídos por el marketing de la empresa, por el renombre que ha ganado la Constructora, por la necesidad de poseer una vivienda propia o por simple curiosidad e información, para ello el personal que se ubica en las oficinas de la empresa en la calle Guayaquil y Río Mulaute esquina cumple un rol de importancia notable debido a que cumple varias funciones a la vez por la multiplicidad de tareas a desempeñar en el día a día.

El personal antes mencionado es el que se relaciona directamente con el cliente que llega a solicitar información sobre las viviendas ofertadas, terrenos o predios ofertados por la empresa.

A la cual el vendedor le entrega la información requerida que incluye precios, requisitos y plazos para los pagos; venta de la cual el vendedor obtiene una comisión del 2% del bien vendido.

Acorde a la facilidad del cliente, el vendedor procede a informar sobre las modalidades de pagos y precios de los bienes inmuebles que dispongan. Además de mostrarle la ubicación en el plano de lo ofertado previamente, actividad en la que el vendedor señala los beneficios de comprar allí, los servicios con los que cuenta actualmente o los proyectos sobre los cuales se construirá para mejorar la calidad de vida de los clientes de la empresa.

El vendedor procede a realizar una invitación al cliente para dar a conocer las casas modelo ofertada en las diferentes Urbanizaciones con las que cuenta la empresa. Una vez conocida la casa por parte del cliente él decide adquirir, antes proceder con la negociación el cliente entrega la documentación necesaria para realizar el convenio.

Rápidamente de la verificación de la documentación para por parte del Departamento Legal para constatar si el cliente tiene antecedentes penales, una vez verificada la información donde

59 el cliente no cuenta con inconvenientes se procede a la aprobación para adquirir el bien inmueble.

Luego se procederá a firmar el contrato de compra – venta en la que firmarán los comparecientes, por una parte el cliente y por otra la persona de caja quién es facultada por la empresa para realizar esta actividad, luego ella procede a receptar el pago respectivo en Facturación registrando la operación efectuada.

Una vez realizado los trámites pertinentes la Dirección Administrativas de Lotizaciones procede a realizar el traspaso y entrega de la respectiva escritura correspondiente al cliente/dueños del inmueble.

Acto seguido se trasladan a la dirección del lugar adquirido para hacer posesión del mismo en la que el Ingeniero residente de obra entrega un acta de entrega del bien vendido por la empresa al cliente.

La Administración de lotizaciones prepara el traspaso correspondiente debido a que actualmente los lotes, casas y departamentos ofertados cuentan con escrituras, a nombre de la empresa por lo cual es necesario registrar el cambio de dueño en las oficinas de la empresa, el personal realizará los trámites correspondientes para hacerlo constar en el registro de la propiedad para proceder a entregar las escrituras con el nombre del nuevo dueño.

60 5.2.2. Determinación de los riesgos del sistema de aprovisionamiento de materiales.

5.2.2.1 Cuestionario de control Interno modelo COSO ERM NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: WILERCONST CÍA. LTDA. PERIODO: AÑO 2015 PROPUESTA DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA EN LOS PROCESOS DE UTILIZACIÓN DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN N°

PREGUNTAS

SI NO

AMBIENTE DE CONTROL INTERNO 1

¿Posee la empresa un manual de Políticas y procedimientos?

1

2

¿Las relaciones ético - laborales entre la empresa y los trabajadores son a prueba de errores?

1

3 ¿La empresa cuenta con un organigrama?

4

¿La estructura organizacional está de acuerdo a las necesidades de la empresa?

5

¿La comunicación entre las diferentes áreas de la empresa es ágil y rápida?

6

¿Existe la suficiente delegación de funciones y responsabilidades?

7

¿Se aplican sanciones disciplinarias de acuerdo a lo previsto en el reglamento interno?

1 1 1 1 1

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS 8 ¿La empresa cuenta con una planificación estratégica?

1

9

¿Los objetivos específicos que quiere alcanzar la organización son difundidos al personal de la empresa?

1

11

¿El POA es evaluado con el propósito de cumplir los objetivos de la organización?

1

12

¿Posee una adecuada supervisión y evaluación en los puntos débiles para reducir el riesgo?

1

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS 13

¿La Dirección de la empresa se anticipa a los posibles riesgos internos y externos?

1

14

¿Utilizan documentos necesarios para el traslado de materiales desde las bodegas a los frentes?

1

15

¿Se realiza de forma periódica la constatación física de los materiales en las bodegas?

1

N/A

Observaciones

61 ¿Se exige a las personas encargadas de bodega que 16 informen acerca de los materiales dañados e inutilizables?

17

¿La determinación del costo de las viviendas se basa en planillas en las que se detallan los materiales a utilizar?

1

1

¿Las salidas de la bodega están respaldadas por notas de requisición de materiales pre-numeradas aprobadas 18 por una persona autorizada, ajena al almacén, en los que se indiquen las cuentas de cargo así como la firma del receptor?

1

¿Cuentan con sistemas de comunicación adecuados para contactarse con las áreas de la empresa?

1

¿Tiene el área de bodega una copia de las órdenes de 20 compra para verificar la cantidad y calidad del material recibido?

1

¿Los pedidos se efectúan siempre por escrito, en impresos al efecto, diseñados por los departamentos de 21 compras y técnico, pre-numerados y que incluyan cláusulas de penalización por demora y normas para control de calidad?

1

¿Una copia del pedido se envía a la bodega para que puedan hacerse los controles a la llegada de la mercancía y, con el visto bueno o reparos, hacer llegar 22 el acta de recepción pre numerada a contabilidad para la comprobación de la factura y a compras para su información?

1

¿Todas las existencias de la empresa o las depositadas en sus bodegas están bajo control del jefe de bodegas o 23 de sus delegados autorizados en lugares a los que no tengan acceso personas ajenas al almacén?

1

19

EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Está previsto que se realicen, regularmente y de acuerdo con planes predeterminados, recuentos físicos 24 de las existencias por una función independiente de los de gestión, custodia y registro? ¿Son evaluadas las cantidades de materiales en 25 existencia y costos de producción para reducir el impacto de iliquidez de la empresa?

1

1

26

¿Existen mecanismos para identificar y reaccionar ante los cambios que pueden afectar a la empresa?

1

27

¿Son empleadas órdenes de compra para todas las operaciones?

1

Radio de largo alcance

62

28

¿Son contadas las mercancías antes de ser trasladadas a los frentes?

1

RESPUESTA A LOS RIESGOS

¿Existe restricción de acceso físico en las áreas de 29 bodega a personas no autorizadas por la dirección de la empresa?

1

¿Se realizan conciliaciones de las cantidades 30 despachadas con las pedidas y con las facturadas, como forma de controlar la integridad de los costos de venta?

1

31

¿Existen sistemas y normas relativas a la protección física de las existencias?

1

ACTIVIDADES DE CONTROL ¿La dirección de la empresa sobre la base de las 32 repuestas al riesgo, implantan mecanismos de control para disminuir los riesgos y alcanzar los objetivos?

1

¿Todos los factores que intervienen en el cálculo del 33 coste de las viviendas se han incluido en la valoración de las mismas?

1

¿El sistema de comunicación actual es a prueba de 34 errores? ¿Resultan adecuados los controles y procedimientos para garantizar que se pague por los materiales que se 35 encargó a través de órdenes de compra debidamente documentadas?

36

1

1

¿Utilizan documentos necesarios para el traslado de materiales desde las bodegas a los frentes?

1

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Existen políticas empresariales relativas a la 37 información y comunicación así como su difusión en todos los niveles?

38

¿Cuentan con sistemas de comunicación adecuados para contactarse con las áreas de la empresa?

¿El gerente ha dispuesto a todo el personal la 39 responsabilidad de compartir la información con fines de gestión y control?

40

1

1

1

¿Existen sistemas y procedimientos que aseguran la confiabilidad de los datos?

41 ¿La información además de oportuna es confiable?

1 1

El sistema de comunicación sufre inconveniencia debido a la distancia

63

¿Cuándo existen sobrantes de materiales en las bodegas el Ingeniero residente de obra se contacta con la 42 Administración para determinar qué hacer con dichos materiales?

43

¿Existen reuniones entre los departamentos de Compras y Financiero para planificar las adquisiciones?

44

¿Se actualiza permanentemente la página web de la empresa?

1

1 1

SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Se investiga de forma oportuna las diferencias entre 45 los registros contables de los materiales y la constatación física de los mismos?

46

¿Se a tomado en cuenta resultados de auditoría anteriores?

1

1

47 ¿Existen planes de acción correctiva?

48 ¿En la empresa se han realizados auditorías externas?

49

¿Los informes de auditoría externas son remitidos a todos los departamentos?

1 1 1

22 26 Realizado a: Ing. Silvia Navarro - Jefa Administrativa y Financiera Preparado por: López Patricio, Ocampo Alvarado Andrés Supervisado por: Hernán Maldonado Fecha: 21/Septiembre/2015

Figura 9: Cuestionario de control Interno modelo COSO ERM Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

El cuestionario de control interno fue direccionado según los preceptos del Método COSO II, con la ayuda del mismo se conoce la realidad de la empresa mediante los componentes del método que se enfocaban en puntos clave dentro de la organización.

La Jefa Administrativa y Financiera, Encargado de Adquisición y Distribución y un Ingeniero residente de obra fueron quienes respondieron al cuestionario el cual pretendía obtener novedades en el área de adquisiciones, traslado y utilización de los materiales con el propósito de determinar el nivel de confianza y riesgo.

64 5.2.2.2 Matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo Tabla 5: Matriz de Calificación de nivel de confianza y riesgo Constructora Wilerconst Cía. Ltda.

Valoración de los componentes de Control Interno según COSO ERM Componentes

Porcentajes

Ambiente de control interno Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Evaluación de riesgos Respuesta a los riesgos Actividades de control Información y comunicación Supervisión y monitoreo CALIFICACIÓN TOTAL

43% 50% 18% 40% 67% 60% 63% 60%

Valores positivos 3 2 2 2 2 3 5 3 22

Valores negativos 4 2 9 3 1 2 3 2 26

Total preguntas 7 4 11 5 3 5 8 5 48

Calificación Total = CT (Respuestas positivas) Ponderación Total = PT Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 Nivel de Riesgo Inherente: RI = 100%-NC% Calificación Total: Ponderación Total: Nivel de Confianza: Nivel de Riesgo Inherente:

22 48 45,83% 354,17%

Nivel de confianza Bajo 15% - 50% Medio 51% - 75% Alto 76% - 95%

3 2 1

Nivel de riesgo Alto Medio Bajo

Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Una vez aplicado el cuestionario de control interno COSO ERM que fue dirigido a 3 integrantes como son la Jefa Administrativa y Financiera, al Encargado de Adquisición y Distribución y por último al Residente de Obra, luego se procedió a realizar la tabulación donde se ha determinado el nivel del confianza de 45,83% y el 54,17% de nivel de riesgo.

65 Tabla 6: Calificación de los componentes de Control Interno COSO ERM Constructora Wilerconst Cía. Ltda.

Calificación de los Componentes de Control Interno según COSO ERM Componentes Ambiente de control interno Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Evaluación de riesgos Respuesta a los riesgos Actividades de control Información y comunicación Supervisión y comunicación CALIFICACIÓN TOTAL

CALIFICACIÓN Confiable Aceptable No Confiable

Nivel de Confianza 43% 50% 18% 40% 67% 60% 63% 60%

No Confiable X X X X

Aceptable

Confiable

X X X X 4

0

4

% 76% al 95% 51% al 75% Menos del 50%

Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Una vez aplicado el cuestionario de control interno modelo COSO ERM, donde nos arroja la siguiente información: -

Ambiente de Control tiene un nivel de confianza del 43%

-

Establecimientos de objetivos tiene un nivel de confianza del 50%

-

Identificación de eventos tiene un nivel de confianza del 18%

-

Evaluación de eventos tiene un nivel de confianza del 40%

Estos 4 primeros componentes del COSO están dentro del rango de calificación No confiable.

-

Respuesta al riesgo tiene un nivel de confianza del 67%

-

Actividades de control tiene un nivel de confianza del 60%

-

Información y comunicación tiene un nivel de confianza del 63%

-

Supervisión y comunicación tiene un nivel de confianza del 60%

66 5.2.2.3. Matriz de Recomendaciones.

COMPONENTE

AREA CRÍTICA

IMPACTO

RECOMENDACIONES -Diseñar una guía de políticas y procedimientos para sustentar los procesos a desarrollar por parte de los trabajadores.

-Rediseñar el organigrama funcional de acuerdo a las necesidades, responsabilidades, perfiles y niveles de autoridad asignadas en cada departamento o área.

Ambiente de control interno

Carece de un manual de políticas y procedimientos. Además Rediseñar la estructura organizacional

Alto

Establecimiento de objetivos

Una de las debilidades de la empresa es el no contar con una planificación estratégica

Medio

Identificación de eventos

Carecen de documentación y no realizan constatación física de los materiales en la bodega.

Alto

Evaluación de riesgos

Carecen de puntos de controles de los materiales.

Alto

Respuesta a los riesgos

Carecen de controles eficientes en la protección física de las existencias.

Bajo

-Establecer mecanismos para salvaguardar activos y materiales, para evitar futuras pérdidas y desvíos.

Actividades de control

Mantienen un deficiente -¿El sistema de comunicación actual es a prueba de errores?

-¿Utilizan documentos necesarios para el traslado de materiales desde las bodegas a los frentes?

Medio

-Diseñar una guía de políticas y procedimientos para sustentar los procesos a desarrollar por parte de los empleados en las áreas de compras, traslado y utilización de materiales de construcción de la empresa.

Información y comunicación

Mantienen un deficiente -¿Existen sistemas y procedimientos que aseguran la confiabilidad de los datos?

-¿Cuándo existen sobrantes de materiales en las bodegas el Ingeniero residente de obra se contacta con la Administración para determinar qué hacer con dichos materiales?

Medio

-Generar medios de comunicación alternos.

-Establecer puntos de control de materiales en cada frente de trabajo o bodega.

-Crear un correo institucional con el propósito de sustentar las operaciones internas y externas de la empresa.

Supervisión y monitoreo

Mantienen un deficiente -¿Los informes de auditoría externas son remitidos a todos los departamentos?

-¿Existen planes de acción correctiva?

Medio

-Realizar seguimientos de los procesos de la constructora para aumentar la efectividad en las operaciones relativas a las compras de materiales destinados a los frentes de trabajo.

-Establecer un plan de contingencia respecto a las necesidades emergentes que se pueden suscitar.

Figura 10: Matriz de Recomendación Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

-Sugerir la elaboración del plan estratégico y la difusión del mismo para que permita alcanzar objetivos.

-Elaboración de documentos necesarios que permitan el respaldo suficiente de materiales de construcción a los diferentes frentes.

-Realizar periódicamente una constatación física del inventario en la bodega.

- Capacitar a los empleados en temas de toma de decisiones y liderazgo.

- Establecer controles para el traslado, recepción y utilización de materiales de construcción.

67 5.2.3. Diseño de políticas y procedimientos.

5.2.3.1 Organigrama propuesto

JUNTA GENERAL AUDITORÍA EXTERNA

GERENCIA GENERAL

SECRETARIA

ADMINISTRACIÓN

DPTO FINANCIERO

CARTERA

DPTO TALENTO HUMANO

DPTO LEGAL

DPTO DIRECCIÓN TÉCNICA

DPTO VENTAS MARKETING

CONTABILIDAD

MANTENIMIENTO

MECÁNICO

Figura 11: Organigrama Propuesta Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo,

ELÉCTRICO

MAQUINARIA

COORDINADOR ADQUISICIÓN Y DISTRIBUCIÓN

LOGÍSTICA COMPRAS PÚBLICAS

INGENIERÍA CIVIL RESIDENCIA OBRA

CUADRILLA BODEGA

URBANIZACIONES

68

5.2.3.2 Perfiles del personal relacionado con el área de Inventarios Jefe Administrativo y Financiero MANUAL DE FUNCIONES DE LA CONSTRUCTORA WILERCONST CÍA LTDA NOMBRE DEL CARGO: DEPARTAMENTO/AREA: JEFE INMEDIATO: SUPERVISA A:

FECHA DE ELABORACIÓN MES

AÑO

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Jefa Administrativa y Financiera Administración Gerencia General Departamento: Financiero, Talento Humano, Legal, Dirección Técnica Y Ventas.

2. OBJETIVO DEL CARGO

Supervisión y control de Actividades de todos los departamentos y áreas de trabajo, asignando responsabilidad a cada de uno de los colaboradores.

3. PERFIL DEL CARGO Indistinto De 25 años en adelante Título de Ingeniero Administración de Empresa, Finanzas o afines 1 Año en cargos similares Trabajar en Equipo Comunicación HABILIDADES Y COMPETENCIA: Responsabilidad Liderazgo Tener Buena relación CONOCIMIENTOS: Compras Públicas, Finanzas, Administración y Economía 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Planear, organizar, dirigir y controlar los departamentos Desarrollar estrategias y acciones en el transcurso de su labor Realizar los pagos respectivos a los trabajadores Llevar el control de las carteras de créditos Supervisar los movimientos financieros y contables Emite y firma cheque Realiza los pagos respectivos a los proveedores Autoriza la adquisición de materiales de construcción Autoriza la salida de materiales de construcción desde la bodega a los frentes

SEXO: EDAD: FORMACIÓN ACADÉMICA: EXPERIENCIA PROFESIONAL

Autoriza al jefe de personal para la contratación y despido de personal 5. ESFUERZO ESFUERZO FÍSICO ESFUERZO MENTAL RIESGO AMBIENTE HORARIO

No requiere de esfuerzo físico, su labor la realiza sentado y de pie Su mayor parte de labor la realiza sentado donde requiere de concentración para su actividad 6. CONDICIONES La condición laboral no ponen en riesgo la vida del empleado Favorable y bajo presión De 8:00 am a 12pm-2pm a 6pm

Figura 12: Jefe Administrativo y Financiero Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

69 Técnico de Construcciones MANUAL DE FUNCIONES DE LA CONSTRUCTORA WILERCONST CÍA LTDA NOMBRE DEL CARGO: DEPARTAMENTO/ÁREA: JEFE INMEDIATO: SUPERVISA A:

FECHA DE ELABORACIÓN MES AÑO

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Director Técnico de Construcción Dirección Técnica Administrador General Área de Mantenimiento, Maquinaria, Adquisición, Ingeniería Civil 2. OBJETIVO DEL CARGO

Dirigir y realizar planeción, estudios, proyectos y construcción de obras, cumpliendo con la normativa vigente 3. PERFIL DEL CARGO Indistinto De 30 años en adelante Título de Ingeniero Civil.

2 Año en cargos similares Planeación y Organización Toma de decisión Responsabilidad HABILIDADES Y COMPETENCIAS: Liderazgo Comunicación Respeto Tener Buena relaciones interpersonales 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Realizar estudios y propuestas de futuros proyectos Verifica la recepción en la obra de los productos de construcción Coordinar y regular junto con el Administrador funciones en el área de explotación Apoyar al proceso de compras públicas Asumir tareas y tener la suficiencia aptitud y capacidad técnica Supervisión del mantenimiento mecánico y eléctrico Control de manejo adecuado de las maquinarias Control de bodega para la planificación y asignación de materiales necesarios de construcción Dirigir la ejecución material de la obra y de controlar cualitativa y cuantitativamente la construcción

SEXO: EDAD: FORMACIÓN ACADÉMICA: EXPERIENCIA PROFESIONAL

ESFUERZO FÍSICO ESFUERZO MENTAL RIESGO AMBIENTE HORARIO Figura 13: Técnico de Construcción Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

5. ESFUERZO No se requiere esfuerzo físico, solo constante movilización tanto transporte y caminando Se requiere esfuerzo mental de concentración durante su labor 6. CONDICIONES La condición laboral no ponen en riesgo la vida del empleado Favorable y bajo presión De 8:00 am a 12pm-2pm a 6pm

70 Licitaciones MANUAL DE FUNCIONES DE LA CONSTRUCTORA WILERCONST CÍA LTDA NOMBRE DEL CARGO: DEPARTAMENTO/ÁREA: JEFE INMEDIATO:

FECHA DE ELABORACIÓN MES AÑO

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Licitación Compras públicas Coordinador de Adquisición y Distribución

SUPERVISA A:

A Bodega

2. OBJETIVO DEL CARGO Realizar licitaciones, cumpliendo con los requisitos que son solicitados en la convocatoria en un plazo asignado 3. PERFIL DEL CARGO SEXO: Indistinto De 22 años en adelante EDAD: Cursando la universidad preferencia Ingenieria comercial FORMACIÓN ACADÉMICA: No requiere EXPERIENCIA PROFESIONAL Disciplina Responsabilidad Honestidad HABILIDADES Y COMPETENCIA: Paciencia Comunicación Puntualidad CONOCIMIENTOS: Cursos licitaciones y compras públicas 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Recolectar documentaicón necesaria para la licitación.

Crear certificados que convaliden la experiencia técnica para la obra.

Recopilar papeles de maquinarias y de obreros para la obra.

Responsable de la subida de documentación y escaneado a la plataforma del sercop.

Seguimiento del proceso durante la licitación y correción de posibles errores o aplazamiento de la oferta.

Cumplir con los parámetros establecidos en las licitaciones Participar en la mayoria de las licitaciones de acuerdo a la actividades de la empresa

ESFUERZO FÍSICO ESFUERZO MENTAL

5. ESFUERZO No requiere de esfuerzo físico, su labor la realiza sentado y de pie Su mayor parte de labor la realiza sentado donde requiere de concentración para su actividad 6. CONDICIONES

RIESGO

No implica riesgo su labor

AMBIENTE HORARIO

Pesado y mayor responsabilidad De 8:00 am a 12pm-2pm a 6pm

Figura 14: Licitación Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

71

Residente de obra MANUAL DE FUNCIONES DE LA CONSTRUCTORA WILERCONST CÍA LTDA NOMBRE DEL CARGO: DEPARTAMENTO/ÁREA: JEFE INMEDIATO: SUPERVISA A:

FECHA DE ELABORACIÓN MES

AÑO

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Residente de Obra Residencia de Obra Ingeniero Civil Supervisión y Cuadrilla

2. OBJETIVO DEL CARGO Vigilar que la planeación, el procedimiento constructivo, los materiales requeridos, la maquinaria utilizada, el personal técnico y obrero empleado en la obra, se ejecuten de acuerdo al proyecto, así como documentar y corregir situaciones no previstas en el proyecto.

3. PERFIL DEL CARGO SEXO: Masculino 30 años en adelante.

EDAD: Ingeniero civil o relacionado con la construcción de forma técnica.

FORMACIÓN ACADÉMICA: 2 años en cargos similares EXPERIENCIA PROFESIONAL Disciplina Carácter Responsabilidad HABILIDADES Y COMPETENCIA: Agilidad Toma de decisión Comunicación Tener Buena relaciones interpersonales CONOCIMIENTOS: En construcciones 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Solucionar errores no previsto en el proyecto Culminar la obra según el presupuesto asignado establecido Dirección Técnica Entregar reporte sobre el avance de la obra Emitir Documentación necesaria para la solicitación de materiales Supervisión a los obreros en cuanto a la utilización de implementos de seguridad e higiene Pasar los informes del avance diarios de los diferentes frentes de trabajo al ingeniero civil Solicitar oportunamente equipos y personal para la obra Cumplir con la normativa necesaria para la construcción Reportar cambios en los planos Proveer de los materiales necesarios de las obras a los operarios

ESFUERZO FÍSICO ESFUERZO MENTAL

RIESGO AMBIENTE HORARIO

Figura 15: Residente de Obra

5. ESFUERZO No se requiere de mucho esfuerzo físico, solo constante Su enfoque en la emisión de documentos y reportes a sus superiores 6. CONDICIONES Cuenta con un cierto riesgo, donde va prevalecer el carácter o mando que tendrá con los obreros Pesado, donde incurre el proceso de construcción De 7:00 am a 12pm-1pm a 6pm

72 Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Bodeguero MANUAL DE FUNCIONES DE LA CONSTRUCTORA WILERCONST CÍA LTDA NOMBRE DEL CARGO: DEPARTAMENTO/ÁREA: JEFE INMEDIATO: SUPERVISA A:

FECHA DE ELABORACIÓN MES AÑO

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Bodeguero Bodega Coordinador Adquisición y Distrbución Solo recibe órdenes de sus superiores 2. OBJETIVO DEL CARGO

Asegurar que los materieales de construcción tenga un manejo adecuado, almacenamiento y conservación.

3. PERFIL DEL CARGO Indistinto De 25 años en adelante Bachiller No requiere Trabajo en equipo Control Responsabilidad HABILIDADES Y COMPETENCIAS: Toma de decisión Comunicación Respeto CONOCIMIENTOS: Conocimientos básicos en contabilidad 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Mantener el registro de ingresos y salida de materiales, mediantes las kárdex Emitir un informe de recepción cada vez que ingresa materiales Mantener actualizado el inventario general de bodegas Informar opotunamente a sus superiores en caso de pérdidas El bodeguero será el único que tendrá acceso a la bodega Realizar constatación física de materiales periódica dentro un lapso de 1 mes o cuando lo solicite la administración Velar por el orden y limpieza en la bodega Verificar la rotación de materiales con mayor antiguiedad

SEXO: EDAD: FORMACIÓN ACADÉMICA: EXPERIENCIA PROFESIONAL

ESFUERZO FÍSICO ESFUERZO MENTAL RIESGO AMBIENTE HORARIO

Figura 16: Bodeguero Fuente: Investigación Propia (2015)

5. ESFUERZO No se requiere esfuerzo físico, solo constante movilización y caminando Se requiere esfuerzo mental de concentración durante su labor 6. CONDICIONES La condición laboral no ponen en riesgo la vida del empleado Responsbilidad alta y bajo presión De 8:00 am a 12pm-2pm a 6pm

73 Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Cuadrilla MANUAL DE FUNCIONES DE LA CONSTRUCTORA WILERCONST CÍA LTDA NOMBRE DEL CARGO: DEPARTAMENTO/ÁREA: JEFE INMEDIATO: SUPERVISA A:

FECHA DE ELABORACIÓN MES AÑO

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cuadrilla de Obreros Cuadrilla Residencia de Obra A nadie 2. OBJETIVO DEL CARGO

Llevar a cabo la ejecución del proyecto, mediante la asignación de materiales e implementos necesarios que serán utilizados en la proceso de construcción 3. PERFIL DEL CARGO Masculino De 18 años en adelante No requiere No requiere Disciplina Responsabilidad Honestidad HABILIDADES Y COMPETENCIA: Trabajo en Equipo Paciencia Comunicación Puntualidad CONOCIMIENTOS: En construcciones y actividades a fines 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Cumplir con el avances de las obras Utilizar los implementos necesarios para la ejecución de la obra Laborar en equipos de trabajo Colaboración indispensable con sus superiores

SEXO: EDAD: FORMACIÓN ACADÉMICA: EXPERIENCIA PROFESIONAL

ESFUERZO FÍSICO ESFUERZO MENTAL

RIESGO AMBIENTE HORARIO

Figura 17: Cuadrilla Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

5. ESFUERZO Su mayor énfasis está en la utilización de la mano de obra, donde no prevalece el intelecto No requiere 6. CONDICIONES Cuenta con un riego muy elevado donde se debe supervisar adecuadamente Pesado De 7:00 am a 12pm-1pm a 4pm

74 Encargado de Adquisiciones y Distribución MANUAL DE FUNCIONES DE LA CONSTRUCTORA WILERCONST CÍA LTDA NOMBRE DEL CARGO: DEPARTAMENTO/ÁREA: JEFE INMEDIATO: SUPERVISA A:

FECHA DE ELABORACIÓN MES AÑO

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Encargado de Adquisición y Distribución Coordinador Adquisición y Distribución Director Técnico de Construcción Área de Mantenimiento, Maquinaria, Adquisición, Ingeniería Civil 2. OBJETIVO DEL CARGO

Realizar Adquisición de materiales de construcción y distribuirlos en los diferentes urbanizaciones, bodega u otros lugares pertinente de la constructora 3. PERFIL DEL CARGO Masculino De 18 años en adelante Bachiller y contar con licencia profesional de conducción No requiere Rapidez Agilidad Responsabilidad HABILIDADES Y COMPETENCIA: Liderazgo Toma de decisión Comunicación Tener Buena relación CONOCIMIENTOS: Conducir vehículos de todo tipo, realizar comprar públicas.

4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Realizar planificación sobre materiales de construcción Está a cargo de transportar el material adquirido Emitir documentación necesaria para autorización y traslado Es de absoluta responsabilidad del material trasladado Emitir la respectiva guía de remisión Emitir cotización de materiales Emitir orden de pago Traslados de materiales desde los proveedores a los diferentes frentes y bodega Traslados de materiales desde bodega a los diferentes frentes

SEXO: EDAD: FORMACIÓN ACADÉMICA: EXPERIENCIA PROFESIONAL

ESFUERZO FÍSICO ESFUERZO MENTAL RIESGO AMBIENTE HORARIO

5. ESFUERZO No se requiere de mucho esfuerzo físico, solo constante movilización en transporte Su enfoque está en la adquisición y distribución de materiales 6. CONDICIONES Cuenta con un cierto riesgo al momento de transportar el material (robo, accidente) Ágil y bajo presión De 8:00 am a 12pm-2pm a 6pm

Figura 18: Encargado de Adquisiciones y Distribución Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

75 5.2.3.3 Políticas y Procedimientos propuestos para el área de adquisiciones en la Constructora Wilerconst Cía. Ltda.

WILERCONST CÍA. LTDA POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLÍTICAS EN EL ÁREA DE ADQUISICIONES OBJETIVO Diseñar políticas y procedimientos que permitan maximizar el control en la utilización de los inventarios.

POLÍTICAS DE COMPRAS 

La planificación de la empresa es el único fundamento para la realización de las compras de materiales para cumplir con las actividades de la constructora.



Los materiales a adquirirse deberán estar incluidos en el presupuesto anual de la institución.



Las compras de materiales para la construcción, maquinarias y servicios, serán realizadas, previo análisis de la Jefa Administrativa y Financiera con la aprobación del Gerente General.



La Jefa Administrativa y Financiera deberá recibir las solicitudes de compras a través del formulario de requisición de compras.



El bodeguero deberá mantener actualizada la información respecto a los inventarios de los distintos materiales



Los informes realizados por parte del área de bodega tendrán que ser entregados al finalizar cada mes o cuando lo requiera la Administración.



Las compras se regirán a un modelo de cantidades mínimas y máximas concordantes con la planificación con el fin de optimizar la rotación de los materiales a utilizar en el proceso de la construcción.



Los informes de existencias deberán ser enviados por medios electrónicos a las dependencias autorizadas que los soliciten.



Previo a la adquisición de materiales el Departamento Técnico tendrá que revisar los informes de existencias remitidos desde las bodegas.



El Ingeniero residente de obra deberá emitir una requisición de materiales la cual deberá ser enviada a la Gerencia Administrativa y Financiera, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.



Además, deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos.



Las Requisiciones de Compras deberá especificar a qué proyecto dentro del presupuesto se dirigen los materiales solicitados.

76

POLÍTICAS DE COTIZACIONES 

Para efectuar compras de montos relevantes será necesario obtener cotizaciones de dos o tres proveedores con anticipación a la ejecución de cada compra, considerando los lazos mercantiles con los proveedores tradicionales y se elegirá la oferta que promueva los mejores precios, garantías, condiciones de entrega, formas de pago y otros aspectos de interés. Las mismas podrán realizarse mediante fax, correo electrónico, escritas o por la vía telefónica.



Las cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las especificaciones requeridas en el las requisiciones de Compras para los materiales o servicios que se necesite adquirir.



Cuando por la naturaleza del bien a comprar o por disponibilidad de ofertas existentes en el mercado, el número de proveedores participantes sea inferior a tres, se procederá a realizar la compra en base a la mejor propuesta.



La Jefa administrativa y Financiera es la persona con la autoridad para la aprobación de cotizaciones de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos, podrá requerir cuantos informes técnicos consideren precisos, y se relacionen con la compra. Cualquiera que sea su opinión sobre el contenido de los indicados informes, deberá ser motivada y expresada por medio escrito o electrónico en su defecto al Gerente General y al Encargado de Adquisición y Distribución.



La Jefa Administrativa y Financiera será la encargada de expedir una orden de compra pre numerada de imprenta por cada requisición de compras procesadas o grupo de ellas.



El Gerente General es la persona responsable de aprobar las órdenes de compras emitidas por el o la Jefa Administrativa y Financiera de acuerdo a lo requerido.

POLÍTICAS DE TRASLADO 

El Gerente General es la persona responsable de aprobar las órdenes de compras emitidas por el o la Jefa Administrativa y Financiera de acuerdo a lo requerido.



El Funcionario facultado para autorizar el traslado de materiales desde las bodegas hacia los puntos de destino de la constructora será exclusivamente el Jefe Administrativo y Financiero a través del Encargado de Adquisición y Distribución mediante una guía de remisión pre numerada.



El encargado de adquisiciones y distribución debe contactarse con el proveedor para determinar las condiciones y la hora de entrega y recepción.



La orden de pedido debe ser entregada al proveedor por el Encargado de adquisiciones y distribución después de haber establecido contacto telefónico con él.



Una vez entregados los materiales por parte del proveedor el encargado de adquisiciones y distribución debe realizar un conteo físico de los materiales recibidos de acuerdo a lo requerido por la empresa.



Los Materiales deben ser inspeccionados previo a ser trasladados al sitio de obra o a las bodegas.



El encargado de Adquisiciones y Distribución procederá a firmar la factura como prueba de haber recibido conforme los materiales, luego de lo cual procederá a informar a contabilidad sobre la recepción de los materiales y su respectivo registro y numeración previo a ser distribuido.



La Auxiliar Contable anexará la factura a la orden de compra siguiendo el procedimiento de pago.

Los pagos se realizarán de acuerdo a lo convenido con los proveedores.

77 

Los conductores son los responsables directos por mantener el buen estado del vehículo y del aseguramiento de los pasajeros, por esto, antes de manejar deben revisar el vehículo para su seguridad y la de los demás.



Los vehículos usados para transportar agregado deben estar limpios y libres de toda clase de contaminantes así mismo deben ser inspeccionado para verificar su impermeabilidad.

POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO 

El Ingeniero residente de obra o un delegado por él debe verificar la condición y cuantía de los materiales una vez que han llegado a las instalaciones de la empresa en base a la nota de requisición de materiales las cuales deberá plasmarlas en la respectiva nota de recepción.



Los bodegueros son responsables de todas las existencias de materiales y maquinarias a su cargo, debido a que son los únicos que tienen acceso a las existencias.



Se debe realizar una comparación periódica entre las existencias físicas y sus movimientos por medio de registros Kárdex, los registros permanentes son ajustados según los resultados de conteo físico al menos una vez al año.



Para proteger los sacos contra la humedad del suelo y contra el ambiente, es mejor almacenarlos en un edificio cerrado y sobre plataformas por encima del piso.



Si los sacos necesitan ser almacenados afuera, deben de usarse cubiertas impermeables al agua.



Los materiales cementantes complementarios deben ser manejados y almacenados esencialmente de la misma manera que el cemento. Aunque muchos requieren instalaciones de almacenamiento más exigentes para evitar fugas, la mayoría generalmente no son tan susceptibles al deterioro por la humedad.

POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO DE AGREGADOS 

Almacenamiento en pilas sobre el suelo, debe tomarse las siguientes medidas para evitar la contaminación y la segregación:



Pavimentar el área, tienda unos tablones, o deje el suelo cubierto con una capa en el fondo del agregado de varias pulgadas de profundidad;



No permita que un cucharón de grúa que contenga otros agregados o materiales oscilen sobre la pila de agregado;



Construya pilas de agregado grueso en capas de modo que el agregado no se deslice hacia abajo por las pendientes en las orillas de la pila, causando degradación;

78

WILERCONST CÍA. LTDA POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS EN EL ÁREA DE ADQUISICIONES OBJETIVO Diseñar políticas y procedimientos que permitan maximizar el control en la utilización de los inventarios.

CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS CONTROL No. 1 -. Recibir las solicitudes de compras a través del formulario de requisición de compras.

OBJETIVO -. Mantener control de los pedidos realizados por el personal autorizado de cada proyecto.

CONTROL No. 2 -. Obtener cotizaciones de dos o tres proveedores con anticipación a la ejecución de cada compra, considerando los lazos mercantiles con los proveedores tradicionales.

OBJETIVO -. Depurar adecuadamente a los proveedores para realizar compras bajo las mejores condiciones del mercado, en cuanto a precios, calidad y servicios.

CONTROL No. 3 -. Expedir una orden de compra pre numerada de imprenta por cada requisición de compras procesadas.

OBJETIVOS -. Establecer el control numérico de los pedidos realizados por concepto de compras.

-. Mantener control de las órdenes asignadas a los proveedores.

-. Establecer un documento oficial de la institución para solicitar las adquisiciones a los proveedores.

CONTROL No. 4 -. Segregar las siguientes funciones: -. Aprobación de cotizaciones -. Preparación de órdenes de compras -. Aprobación de órdenes de compras -. Recepción de mercancías -. Registro contable de las compras.

OBJETIVO -. Establecer verificaciones cruzadas de los materiales solicitados en cuanto a cantidad y valor.

SECCIONES Los procedimientos en el área de adquisiciones se han dividido en secciones dependiendo del tipo de compra establecidos para la adquisición de los bienes y servicios a adquirir.

79 El Procedimiento de Compras incluye:  Solicitud de Compras  Cotización  Orden de Compra  Almacenamiento  Registro de la compra SOLICITUD DE COMPRAS RESPONSABLE Ingeniero Residente de Obra

Jefa Administrativa y Financiera

PROCEDIMIENTO 1.- Prepara una Requisición de compras en original y copia especificando claramente detalles de los artículos o servicios solicitados.

2.- Debidamente firmada especificando de qué proyecto se realiza la orden.

3.- Recibe la requisición de compras o de materiales.

4.- Verifica si la compra está incluida en el presupuesto del proyecto. a) Si no está incluida en presupuesto continua el Paso No. 5 b) Si está incluida en el presupuesto continua al Paso No. 6 5.- Solicita la aprobación de la compra al Gerente General.

RESPONSABLE Jefa Administrativa y Financiera

a) Si la compra es aprobada continua con Paso No.4 b) Si la compra es rechazada lo notifica al solicitante.

COTIZACIÓN PROCEDIMIENTO 6.- Solicita 3 cotizaciones al encargado de compras y distribución.

Nota: Si existe un proveedor exclusivo, no será necesario efectuar cotizaciones y la compra debe estar amparada con un memo de la Asistente Administrativa que justifique la ausencia de cotizaciones al gerente general.

7.- Analiza las cotizaciones y recomienda la mejor opción referente a precio, calidad y responsabilidad en la entrega.

Gerente General

Jefa Administrativa y Financiera

8.- Remite cotizaciones para su aprobación al Gerente General, para tales fines utiliza el formulario de comparación de cotización.

9.- Recibe Formulario de Comparación de Cotizaciones junto al de Requisición de Compra y procede a analizar los documentos y toma las siguientes acciones: a) Si está de acuerdo con el proceso procede a elegir al proveedor y firma en señal de aprobación al proceso de compras. b) Si no está de acuerdo lo comunica a la Jefa Administrativa y Financiera.

10.- Recibe la requisición de compra junto con el Formulario de Comparación de Cotizaciones. a) Si está aprobada la cotización sigue al punto No. 11. b) Si la cotización no fue aprobada lo informa al solicitante.

RESPONSABLE Jefa Administrativa y Financiera Gerente General Encargado de compras y distribución

11.- Prepara orden de compra en original y dos copias.

ORDEN DE COMPRA PROCEDIMIENTO 12.- Firma la orden de compra en el espacio de “preparado por” y la remite anexa con el Formulario de Comparación de Cotizaciones ya autorizado y el de requisición interna.

13.- Es la persona responsable de aprobar las órdenes de compras emitidas por el o la Jefa Administrativa y Financiera de acuerdo a lo requerido.

14.- Recibe la Orden de Compra con sus anexos y revisa si todo está correcto.

80 a) Si tiene observaciones se comunica con la Jefa Administrativa y Financiera. b) Si todo está correcto sigue al Paso No. 15.

15.- Procede a Contactarse con el proveedor elegido para especificar la hora de llegada.

16.- Entrega orden de pedido al proveedor.

17.- Solicita la entrega de los materiales.

18.- Recepta e inspecciona los materiales recibidos de acuerdo a los documentos entregados.

19.- Traslada los materiales desde el proveedor hasta las bodegas o los frentes de destino.

RESPONSABLE Ingeniero Residente de Obra

Bodeguero

ALMACENAMIENTO PROCEDIMIENTO 20.- Verificar la cuantía de los materiales a recibir en las bodegas o los frentes de acuerdo a la orden de pedido que el Encargado de Compras y distribución le entregue.

21.- Procede a realizar una nota de recepción la cual será enviada a la Jefa Administrativa mediante un correo electrónico institucional. a) Si se entrega materiales a las bodegas pasa al punto 22. b) Si se entrega materiales a las obras el Ingeniero residente de obra procederá a repartir los materiales entre los obreros para cumplir con las actividades 22.- Registra las entradas y salidas de los materiales de las bodegas, haciendo constar en la hoja kardex correspondiente.

23.- De acuerdo al tipo de materiales se procede a almacenarse, teniendo en consideración:

RESPONSABLE Auxiliar Contable

Contador

a) El cemento será colocado uno sobre otro en un lugar seco. b) El hierro será almacenado en un lugar cercano a la puerta debido a su alta rotación. c) Los disolventes, pinturas y aditivos serán resguardados en conjunto. d) La maquinaria y equipo para la construcción deberá ser resguardada en la bodega y solo podrán ser autorizadas a realizar trabajos fuera de las instalaciones por el encargado de maquinarias mediante una orden de trabajo en la que se detallarán qué actividad desarrolla, el tiempo empleado, y el nombre del operario asignado.

REGISTRO DE LA COMPRA PROCEDIMIENTO 24.- Recibe documentos por parte del Encargado de compras y distribución para proceder a remitir el expediente completo de la compra, y adjunta la cuantía de pago.

25.- Recibe los documentos (copia de la Orden de Compra para fines de pago) y para el registro contable de la compra previa autorización del gerente.

26.- Compara los datos contenidos en la Orden de Compra con la copia de la factura del proveedor y continúa con el procedimiento de desembolso.

27.- Prepara la entrada de diario y la digita en el sistema.

Figura 19: Políticas y Procedimientos propuestos para el área de adquisiciones en la Constructora Wilerconst Cía. Ltda.

Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

81 5.2.3.4 Diagrama de Flujos propuestos de los procesos relacionados con el área de compra, traslado y utilización de materiales.

El Diagrama de procesos propuesto se fundamenta en la carencia de puntos de control entre los procesos evaluados previamente, razón por la cual fue necesario implementar nuevas actividades encaminadas maximizar los controles en el traslado de materiales.

Diagrama propuesto de procesos de compra de materiales con destino a las bodegas N. DESCRIPCIÓN 1 1. Inicio 2

Emitir requisición de materiales entregando la original y guarda la copia

ACT DOC

X

3 Recibe la requisición de materiales

X

4 Solicitar el informe de existencias a las bodegas

X

5 Envío de informe de existencias de bodega

X

Recepta y revisa los informes de los materiales con los que se cuenta Emite requisición de compras entregando la 7 original y guarda la copia

6

8 Recibe la requisición de compras Verifica si la futura adquisición de materiales esta incluida en el presupuesto Solicitar de la compra para un proyecto existente o 10 futuro Solicita información acerca de las proveedores que 11 cumpla con los parámetros establecidos 9

12 Realizar cotizaciones de los materiales a adquirirse 13 14 15 16 17 18

Analiza y prepara el formulario de comparación de cotización, con la requisición de compras Recibe y selección del mejor proveedor de acuerdo a los parámetros establecidos Prepara la respectiva orden de compra, archivando la copia y entrega la original Autorización mediante firma y sello para la realización de la compra Contactarse con el proveedor, para efectuar la orden de compra Entrega orden de compra a proveeedor seleccionado

19 Solicitar la entrega de los materiales 20

Receptar la entrega de los materiales junto con la orden de compra y la copia de la factura

X

GRÁFICO

X

X

X X X X

Dirección Técnica Construcciones Bodeguero

X X

Ingeniero Residente de Obra Dirección Técnica Construcciones

X

X

Dirección Técnica Construcciones Dirección Técnica Construcciones Jefe Administrativo y Financiero Jefe Administrativo y Financiero Jefe Administrativo y Financiero Jefe Administrativo y Financiero Encargado de Adquisiciones y Distribución

X

Jefe Administrativo y Financiero

X

Gerente General

X

X

X

X

X X X X

21 Emite la guía de remisión con sus respectiva copia

X

Trasladar los materiales desde el provedor hacia la bodega

X

22

RESPONSABLE

X

X

Jefe Administrativo y Financiero Gerente General Encargado de Adquisiciones Distribución Encargado de Adquisiciones Distribución Encargado de Adquisiciones Distribución Encargado de Adquisiciones Distribución Encargado de Adquisiciones Distribución Encargado de Adquisiciones Distribución

y y y y y y

82

23 Registro de entradas de los materiales

X

24 Almacenamiento

X

25 Emitir el informe de recepción 26

Recibe el informe de recepción, adjunto con el original de la orden de compra y copia de la factura

X

Bodeguero X

Bodeguero Jefe Administrativo y Financiero

X

27 Recepción de la factura

Bodeguero

X

Auxiliar contable

Cuadre de factura con las documentaciones de 28 respaldos como son la guía de remisión, informe de recepción y la requisición de materiales

X

X

Auxiliar contable

29 Generar el documento de retención

X

X

Auxiliar contable

30 Contabilización de las transacciones

X

31

Se realizan los pagos correspondientes de acuerdo a facturas

32 Imprimir los asientos contables 33

Trasladar los documentos al departamento de archivo

Auxiliar contable

X

X

Jefe Administrativo y Financiero

X

X

Auxiliar contable

X

34 Archivar los documentos de respaldo

X

35 Fin

X

Auxiliar contable X

Auxiliar contable

Figura 20: Diagrama propuesto de procesos de compra de materiales con destino a las bodegas Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

5.2.3.5 Narrativa del proceso propuesto de compras de materiales hacia bodegas.

En las obras en marcha al ser el Ingeniero Residente de obra la persona facultada a vigilar y monitorear el frente asignado es quién sabe las necesidades de materiales y los niveles de avance de cada actividad dentro de un determinado proyecto. Por esto emite una nota de requisición pre impresa de materiales que será dirigida mediante documento físico a través de uno de los transportistas de la empresa, además de la correspondiente llamada de verificación de entrega hasta la Dirección Técnica de construcciones cuyas oficinas se encuentran en las oficinas de la empresa.

Receptada la nota de requisición de materiales el Jefe de la Dirección técnica procede a solicitar un informe de existencias requeridas hacia la bodega, si los materiales se encuentran

83 disponibles se procede a trasladar a los frentes mediante nota de despacho respectiva por medio del encargado de compras y distribución. Estos casos no son frecuentes, por lo general el informe de bodega es enviado de regreso a la persona que lo solicitó debido a los procedimientos establecidos.

El jefe de la dirección técnica recibe y revisa el informe y procede a realizar una requisición de compra que será enviada a la Jefa Administrativa y Financiera que revisará que los materiales a ser adquiridos sean para un proyecto que la empresa esté ejecutando dentro de la planificación, si no lo estuviesen deberá solicitar una autorización al gerente general para dar paso a la requisición de compra. Al estar dentro del presupuesto la Jefa Administrativa y Financiera solicita al encargado de compras y distribución la obtención de mínimo tres cotizaciones de proveedores que sean de la zona, y ofrezcan mayores garantías y beneficios. Si existiese algún proveedor exclusivo deberá hacerse constar en un informe.

Ya listas las cotizaciones en el despacho de la Jefa Administrativa y Financiera, será la encargada de realizar un informe en el que se detalle la mejor opción para lo cual utilizará un formulario de comparación de cotizaciones en la cual hará constar las pautas expuestas en la requisición de compras, este formulario será enviado al Gerente general quién es la persona facultada a tomar la decisión de selección del proveedor y compra de los materiales.

La Jefa Administrativa y Financiera es quién emite la orden de compra sobre la base de la decisión del Gerente general quién revisará nuevamente la orden de compra y procederá a remitirla al Encargado de Compras y distribución que se acercará al proveedor seleccionado con la orden de compra y procederá a efectuar la transacción, además le informa al proveedor que debe acercarse a las oficinas de la empresa a cobrar por los materiales entregados previa confirmación de la Administración de la Constructora.

84 El Encargado de compras y distribución es el responsable de trasladar los materiales hacia las bodegas de la empresa en dónde el ingeniero residente de obra o un delegado por él se encargará de revisar los materiales transportados mediante la requisición de materiales y la orden de pedido, después se envía a la bodega en dónde el encargado de almacenamiento procederá a emitir una nota de recepción de materiales y los ingresará a las instalaciones de la empresa, teniendo en cuenta el tipo de materiales que ingresan y el orden y lugar específico dónde deben ser almacenados.

La nota de recepción es comparada con la orden de pedido por el Jefe Administrativo quién es la encargada de realizar el pago respectivo al proveedor.

Diagrama propuesto de procesos de compra de materiales con destino a los frentes N. DESCRIPCIÓN 1 1. Inicio 2

Emitir requisición de materiales entregando la original y guarda la copia

3 Recibe la requisición de materiales 4

Solicitar el informe de existencias a las bodegas

5 Envío de informe de existencias de bodega Recepta y revisa los informes de los materiales con los que se cuenta Emite requisición de compras entregando la 7 original y guarda la copia

6

8 Recibe la requisición de compras Verifica si la futura adquisición de materiales esta incluida en el presupuesto Solicitar de la compra para un proyecto 10 existente o futuro 9

ACT DOC

RESPONSABLE

X X

X

Ingeniero Residente de Obra

X

Dirección Técnica Construcciones

X

Dirección Técnica Construcciones

X

Bodeguero

X X

X

X X X

X

Dirección Técnica Construcciones Dirección Técnica Construcciones Jefe Administrativo y Financiero Jefe Administrativo y Financiero Jefe Administrativo y Financiero

GRÁFICO

85

11

Solicita información acerca de las proveedores que cumpla con los parámetros establecidos

X

12

Realizar cotizaciones de los materiales a adquirirse

X

13

Analiza y prepara el formulario de comparación de cotización, con la requisición de compras

X

Jefe Administrativo y Financiero

X

Gerente General

14 15 16 17 18

Recibe y selección del mejor proveedor de acuerdo a los parámetros establecidos Prepara la respectiva orden de compra, archivando la copia y entrega la original Autorización mediante firma y sello para la realización de la compra Contactarse con el proveedor, para efectuar la orden de compra Entrega orden de compra a proveeedor seleccionado

19 Solicitar la entrega de los materiales

X

Jefe Administrativo y Financiero X

X

X

Encargado de Adquisiciones y Distribución

Jefe Administrativo y Financiero Gerente General Encargado de Adquisiciones y Distribución Encargado de Adquisiciones y Distribución Encargado de Adquisiciones y Distribución

X X X

20

Receptar la entrega de los materiales junto con la orden de compra y la copia de la factura

X

21

Emite la guía de remisión con sus respectiva copia

X

22

Cuantificar la existencia de los materiales de acuerdo a la requisición de materiales

X

Residente de Obra

23 Entregar los materiales a los obreros

X

Residente de Obra

24 Utilizar el material en las construcciones

X

Obreros

25

27 Generar el documento de retención

X

28 Contabilización de las transacciones

X

Se realizan los pagos correspondientes de acuerdo a facturas

30 Imprimir los acientos contables 31

X

Recibe la original de la orden de compra y copia X de la factura

26 Recepción de la factura

29

Encargado de Adquisiciones y Distribución

Trasladar los documentos al departamento de archivo

Encargado de Adquisiciones y Distribución

Jefe Administrativo y Financiero X

Auxiliar contable

X

Auxiliar contable Auxiliar contable

X

X

Jefe Administrativo y Financiero

X

X

Auxiliar contable

X

32 Archivar los documentos de respaldo

X

33 Fin

X

Auxiliar contable X

Auxiliar contable

Figura 21: Diagrama propuesto de procesos de compra de materiales con destino a los frentes.

Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

86 Diagrama propuesto del proceso de utilización de materiales para la construcción N. DESCRIPCIÓN 1 Inicio 2

ACT DOC

RESPONSABLE

X

Emitir requisición de materiales entregando la original y guarda la copia

X

X

Ingeniero Residente de Obra Dirección Técnica Construcciones

3 Recibe la requisición de materiales

X

4 Solicitar el informe de existencias a las bodegas

X

5 Envío de informe de existencias de bodega

X

Bodeguero

X

Dirección Técnica Construcciones

6

Recepta y revisa los informes de los materiales con los que se cuenta

X

Dirección Técnica Construcciones

7

Autoriza la salidas de materiales mediante una llamada telefónica o vía correo electrónico

X

Dirección Técnica Construcciones

8

Remite el requerimiento de materiales emitiendo una nota de despacho y guarda la copia

X

Bodeguero

X

Bodeguero

Contactarse con el Encargado de Adquisiciones 9 y Distribución para poder trasladar los materiales Emitir y entregar la guía de remisión, guarda la 10 copia

X

X

Encargado de Adquisiciones y Distribución Encargado de Adquisiciones y Distribución

11 Traslado de materiales a las obras

X

12 Recepción y verificación de los materiales

X

Ingeniero Residente de Obra

13 Distribución de los materiales

X

Ingeniero Residente de Obra

14 Utilizar el material en las construcciones

X

Obreros

15

GRÁFICO

Consolida la nota de despacho junto con las requisiciones de materiales y la guía de remisión

X

Auxiliar Contable

16 Fin

Figura 22: Diagrama propuesto del proceso de utilización de materiales para la construcción Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

5.2.3.6 Narrativa del proceso propuesto de compras de materiales con destino a los frentes y utilización.

Al ser procesos similares comparten la mayoría de pasos debido a lo único diferente es el lugar de almacenamiento de los materiales, cuándo se lleva los materiales a los frentes el Ingeniero residente de obra o un delegado por él será quién revisa la cuantía de lo materiales y emite una nota de recepción y se la entrega al Encargado de compras y distribución quién la entregará a la Jefa Administrativa y Financiera. El ingeniero residente de obra procede a

87 repartir los materiales de construcción de acuerdo a las actividades que se estén realizando para cumplir con la planificación establecida.

5.2.4. Propuesta de un conjunto de registros y reportes para el área de adquisiciones.

5.2.4.1 Requisición de materiales WILERCONST CÍA. LTDA. Dirección Calle Guayaquil y Río Mulaute esquina OBRA EN MARCHA FECHA: HORA: CLASE DE MATERIAL

SOLICITADO POR: INGENIERO DE RESIDENTE OBRA

REQUISICIÓN DE MATERIALES NÚMERO:

CANTIDAD V/UNITARIO

V/TOTAL

AUTORIZADO POR : DIRECCIÓN TÉCNICA DE CONSTRUCCIÓN

Figura 23: Requisición de materiales Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Este documento es emitido por el Residente de Obra. El original es entregado al Director Técnico de Construcciones y la copia se guarda como respaldo de la operación, en la que se especifica la cantidad de materiales que va a utilizar en los frentes, al finalizar el día la requisición de materiales es receptado por el Auxiliar contable para realizar la respectiva conciliación. Este documento consta de:  Obra en marcha: Lugar donde se requiere dicho material para dar continuidad a la obra.

88  Fecha: Días, mes y año de emisión.  Hora: Momento del día en que se emitió.  Clase de material: Son los elementos que serán utilizados el transcurso de la construcción como por ejemplo cementos, hierro, clavos etc.  Cantidad: el total del material requerido  Valor Unitario: Es el precio unitario que arroja el sistema de contabilidad.  Valor Total: Es el valor multiplicado de la cantidad por el valor unitario.  Solicitado por: Persona que requiere y está a cargo de la presente construcción.  Autorizado por: Persona que autoriza la salida del material en este caso La Dirección Técnica de Construcciones.

89 5.2.4.2 Requisición de compras REQUISICIÓN DE COMPRA

WILERCONST CÍA. LTDA. Dirección Calle Guayaquil y Río Mulaute esquina URBANIZACIÓN/OTROS: NOMBRE DEL RESPONSABLE: FECHA: HORA: PRODUCTO

DESCRIPCIÓN

N.-

UNIDADES

OBSERVACIÓN SOLICITANTE:

RECEPCIÓN:

*Nota: Antes de elaborar la requisición de compra verifique existencias de bodega.

Figura 24: Requisición de compras Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Es aquel documento que se emite para dar paso la adquisición de materiales, es emitido por la Dirección Técnica de Construcción en el cual emite el original con su respectiva copia, la original será entregado a la Jefa Administrativa y Financiera, y la copia permanece guardada en el área técnica, especificando el total de materiales que va a requerir en la construcción.

Este documento consta de:  Urbanización/Otros: Lugar donde se requiere dicho material para dar continuidad a la obra.  Nombre del responsable: Persona que emite el documento  Fecha: Días, mes y año de emisión.  Hora: Momento del día en que se emitió.

90  Producto: Denominación del artículo requerido.  Descripción: Medida, peso, volumen u otra característica.  Unidades: Número total de materiales que se solicita.  Observación: Nota que aclarase cualquier tipo de información adicional.  Firmas de responsabilidad.  Solicitante: Persona que emite el documento, en este caso es la Dirección Técnica de Construcciones.  Recepción: Persona que pasó para efectuar la futura compra, en este caso es Jefe Administrativo y Financiero.

91 5.2.4.3 Formulario de propuesta económica

FORMULARIO DE PROPUESTA ECONÓMICA N.-

LUGAR DE O RIGEN

DES CRIPCIÓN

C ANTIDA D

PREC IO UNITARI O

PREC IO TO TAL

TOTAL CONDICIONES COMERCIALES VALIDEZ DE LA OFERTA ____________________ PLAZO DE ENTREGA_______________________ FORMA DE PAGO__________________________ Firma y Sello (Representante Legal)

Figura 25: Formulario de propuesta económica Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

También conocido como formulario de cotizaciones, una vez obtenidas las proformas de los diferentes proveedores este documento es elaborado por la Jefa Administrativa y Financiera, en el cual se recopila información acerca de las mejores ofertas. Este documento consta de:  Descripción: Detalle del material  Lugar de origen: Nombre de la empresa  Cantidad: Número total de materiales  Precio Unitario: Es el valor individual  Precio Total: Multiplicación entre la cantidad y precio unitario  Validez de la oferta: Hasta que lapso de tiempo puedo adquirir  Plazo de entrega: Tiempo de llagada de la mercadería  Forma de Pago: Transferencia, Cheque, Crédito o Efectivo  Firma y Sello del Representante Legal: Gerente General

92 5.2.4.4 Orden de compra

WILERCONST CÍA. LTDA. Dirección RUC: TELÉFONO:

Calle Guayaquil y Río Mulaute esquina 2390000572-001

ORDEN DE COMPRA

RAZÓN SOCIAL: RUC: DIRECCIÓN: TELÉFONO: FECHA DE EMISIÓN:

CANTIDAD

DESCRIPCIÓN

PRECIO

TOTAL

TOTAL OBSERVACIÓN ENTREGA

FECHA DE RECEPCIÓN: NOMBRE RESPONSABLE FIRMA RESPONSABLE

FIRMA Y SELLO DE ADMINISTRACIÓN ------------------------Figura 26: Orden de compras Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Es el documento que autoriza la adquisición de materiales, se emite el original con su respectiva copia, cumple la función de preparar el pedido, la cual es emitida por la Jefa Administrativa y Financiera, la original es enviada al Gerente General donde firma y sella autorizando la compra, luego es remitida al encargado de Adquisiciones y Distribución que la traslada hacia el proveedor, al finalizar el día la Administración procederá a realizar el respectivo control mediante la conciliación de la factura del proveedor y su respectiva orden de compras. Este documento consta de:

93  Razón Social: Nombre de la empresa proveedora de materiales de construcción  RUC: Identificación numérica de la empresa  Dirección: Ciudad o Calle donde se encuentra el proveedor  Teléfono: Número de comunicación tanto celular o teléfono  Fecha de Emisión: Año, mes y día de la emisión de la orden de compras  Cantidad: Número total de compras de materiales que se requiere  Descripción: Identificación del material, ya que puede ser por color, medida, peso u otras especificaciones  Precio: Es el valor unitario de material que requiere  Total: Es la multiplicación entre la cantidad y precio unitario  Observación: Nota que aclara cualquier tipo de información  Entrega: La persona que emite como es la Jefa Administrativa y Financiera  Fecha de la Recepción: Cuando entrega el documento una vez realizada la transacción  Nombre del responsable: Es el Encargado de Adquisición y Distribución  Firma del responsable: Acción de expresar que cumplió con los parámetros establecidos

94 5.2.4.5 Guía de remisión WILERCONST CÍA. LTDA. Dire cción Calle Guayaquil y Río Mulaute esquina RUC: 2390000572-001 Te lé fono: Fe cha de Autorización: FEC HA INC IO TRASLADO

GUÍA DE REMISIÓN N.AUT.SRI:

FEC HA TERMINAC IÓ N TRASLADO

DATOS DEL COMPROBANTE TIPO: N. AUTORIZACIÓN:

N. DEL COMPROBANTE

MOTIVO DEL TRASLADO: PUNTO DE PARTIDA: DESTINO (PUNTO DE LLEGADA) IDENTIFICACIÓN DEL DESTINATARIO

IDENTIFICACIÓN DEL TRANSPORTISTA

RUC/CI:

RUC/CI:

RAZÓN SOCIAL:

RAZÓN SOCIAL: PLACA:

OBSERVACIÓN

CANTIDAD

DESCRIPCIÓN

VÁLIDO PARA SU EMISIÓN HASTA

---------------------------RECIBÍ CONFORME

Figura 27: Guía de Remisión Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Es aquel documento que sustenta el traslado de bienes de un lugar hacia otro, donde el jefe Administrativo y Financiero es quien la emite y la entrega al encargado de Adquisiciones y Distribución y guarda una copia, este documento será utilizado para enviar materiales de construcción tanto internos de bodegas a los frentes y como externos proveedores hacia los frentes, al finalizar el día la guía de remisión será remitida a la Auxiliar contable para que realice la respectiva conciliación junto con la nota de despacho. Este documento consta de:  Fecha de inicio de traslado: Es la fecha de emisión del documento de la salida de la

95 mercadería.  Fecha de terminación del traslado: Es la Fecha de llegada de la mercadería.  Datos del comprobante  Tipo: Es aquel documento que se adjunta a la guía de remisión, que por lo general es la factura.  Número de autorización: Es aquel que asigna e SRI.  Número del comprobante: La secuencia de la documentación.  Motivo del traslado: Compra de materiales para construcción.  Punto de partida: Ciudad o calle de donde sale los materiales de construcción.  Destino o Punto de llegada: Urbanización u otro lugar de destino.  Identificación del destinatario  RUC/CI: Identificación numérica de la empresa.  Razón Social: Nombre de la empresa.  Identificación del transportista  RUC/CI: Documento identificación numérica del transportista.  Placa: Es la especie de la matrícula conjugada en letras y números.  Observación: Nota que aclara cualquier tipo de información.  Cantidad: Número total de materiales.  Descripción: Detalle y nombre de los materiales.  Recibí conforme: Firma la Jefa Administrativa y Financiera, al final del día

96 5.2.4.6 Nota de recepción WILERCONST CÍA. LTDA.

NOTA DE RECEPCIÓN

Dire cción Calle Guayaquil y Río Mulaute TELÉFONO: ORDEN N.RECIBIDO DE: FECHA: HORA:

CANTIDAD

DESCRIPCIÓN

OBSERVACIÓN: FIRMA DE RECIBIDO POR:

Figura 28: Nota de Recepción Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

También se lo conoce como informe de recepción, este documento es emitido por el bodeguero cuando ingresan materiales al área de bodega como constancia de la entrada de materiales, al finalizar el día estos documentos son remitidos al jefe administrativo. Este documento consta de:  Recibido de: Encargado de Adquisición y Distribución  Fecha: Año, Mes y Día cuando entran los materiales a la bodega  Hora: Momento del día en que se emitió  Cantidad: Número total de materiales que ingresa  Descripción: Identificación del material, ya que puede ser por color, medida, peso u otras especificaciones.  Observación: Nota que aclara cualquier tipo de información  Firma de Recibido por: La persona que entrega los materiales

97 5.2.4.7 Nota de despacho WILERCONST CÍA LTDA FECHA: SEÑOR: DIRECCIÓN: CANTIDAD

DESCRIPCIÓN

NOTA DE DESPACHO N.VALOR UNITARIO

TOTAL

RECIBÍ CONFORME FIRMA_________

Figura 29: Nota de despacho Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Es el documento emitido por el bodeguero, tiene como propósito registrar la salida de los materiales que han sido despachados previo a una autorización. La original se la entrega al solicitante, que será el Ingeniero residente de obra el cual la hará llegar al auxiliar contable para los respectivos controles mientras el bodeguero mantendrá una copia para sustentar futuras fiscalizaciones. Este documento consta de:  Fecha: Año, Mes y Día cuando salen los materiales desde bodega  Dirección: A dónde se dirige los materiales a que urbanización o frente de trabajo  Cantidad: Número total de materiales que requiere  Descripción: Detalle del material del construcción  Valor Unitario: Precio unitario que arroja el Kàrdex  Total: Multiplicación entre la cantidad y el valor unitario  Firma: de quien retira los materiales de construcción

98 5.2.4.8 Constatación Física

WILERCONST CÍA. LTDA. CONSTATACIÓN FÍSICA REALIZADO POR: FECHA: TOMA FÍSICA REGISTRO DEL MATERIAL DIFERENCIA SISTEMA UBICACIÓN SITUACIÓN UNIDADES OBSERVACIÓN

_____________ DELEGADO Figura 30: Constatación Física Fuente: Investigación Propia (2015) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

_______________ BODEGUERO

Es la verificación de los materiales de construcción que se da en un determinado tiempo, con la finalidad de confirmar la existencia y disponibilidad de los mismos.

La constatación se realizará de forma periódica cada mes o cuándo lo requiera la administración, dicha constatación será efectuada por un equipo de trabajo conformado por el bodeguero, un obrero y supervisado por el auxiliar contable para lo cual se utilizará un formato específico en el que se tomará como datos de referencia las cantidades de materiales registradas en el sistema. Este documento consta de:

 Realizado por: Por la persona que ejecuta la verificación de los materiales en la bodega.  Fecha: Año, Mes y Día cuando se realiza la actividad.

99  Material: Nombre del producto de la constatación.  Registro del sistema: EL valor en términos de unidades que se arroja en sistema  Toma física  Ubicación: Donde se encuentra ubicada el material  Situación: Estado del material como; bueno, regula y malo.  Unidades: Cantidades de materiales constatadas.  Observación: Nota que aclara cualquier tipo de información.  Diferencia: Es la deducción que existe entre la toma física y registro del sistema.  Firma Delegado: Persona que está encargada de la constatación física.  Firma del Bodeguero: Persona que está a cargo de bodega.

100 5.2.4.9 Constitución de la compañía Datos generales de la empresa 

Ruc: 2390000572001



Razón social: Wilerconst Cía. Ltda.



Representante legal: Erazo Tuarez Wilson Andrés



Condición: Activa



Actividad Comercial: Construcción de edificios completos o partes de edificios, construcción de calles y carreteras, alquiler de maquinaria y equipo de construcción.



Domicilio legal: By pass Quito – Quevedo sn y Av. Cooperativismo



Provincia: Santo Domingo de los Tsáchilas



Cantón: Santo Domingo



Teléfonos: 2754978/ 0999555116



Socios:

Tabla 7: Socios de Wilerconst cía ltda Identificación Nombre Nacionalidad 0400032645 Erazo Argoti Digna Emerita Ecuatoriana 2300236235 Erazo Tuarez Wilson Andrés Ecuatoriana Fuente: Investigación Propia (2016) Elaborado por: López, P., Ocampo, A.

Valor $3500 $1500

Organismos de control Wilerconst Cía. Ltda., está bajo el control y regulación de los siguientes organismos: 1. Superintendencia de Compañías

101 2. Servicio de Rentas Internas SRI 3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social IESS 4. Cámara de la Industria de la Construcción CAMICON 5. Ministerio de Relaciones Laborales.

Leyes que regulan a la empresa 1. Constitución Ecuatoriana 2. Código Civil 3. Ley de compañías 4. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno 5. Código de trabajo 6. Cootad Control contable de la empresa Wilerconst cía. Ltda., actualmente maneja un plan de cuentas para una empresa comercial, razón por la que es necesario crear sub cuentas de inventarios que se ajusten a las actividades de la empresa. Lo que generará en un aumento del nivel de control contable en los registros correspondientes, para sustentar de forma precisa la utilización de los materiales.

La propuesta de cuentas se detallará a continuación y están señaladas en base a las Normas internacionales de información financiera (NIIF´

102

Tabla 8: Reporte diario de existencias Fecha: 12/07/2015 MATERIALES Bloque Bloque de 10x20x40 (m) unidades Bloque de 15x20x40 (m) unidades Bloque de 20x20x40 (m) unidades Alambre metros Tubos Tubos de 2 (unidades) Tubos de 3 (unidades) Tubos de 4 (unidades) Material sanitario unidades Cemento unidades Clavos Clavos de acero 1 pg Clavos de 3 pg Tejas Teja colonial brillante Teja colonial cerรกmico Teja colonial gris Teja classic brillante Teja classi cerรกmica Adoquines Adoquines vehicular hexagonal Adoquines 6x10x20 Adoquines 8x10x20 Pingos Rieles Pingos de 4 a 7 x 30 Pingos de 4 a 7 x 40 Puntales TOTAL

INVENTARIO INICIAL ENTRADAS SALIDAS CANT. V/U V/TOTAL CANT. V/U V/TOTAL CANT. V/U V/TOTAL 23000 21000 19000 450

0,27 0,35 0,47 0,77

54 45 32 17 180

4,5 7,3 14,52 72 7,95

1000 7500

0,05 0,03

164 178 350 645 723

9 9 1,3 0,66 0,35

450 562 387

9,63 8,84 11,76

79 86 145 172

1,68 0,94 1 0,85

Fuente: Investigaciรณn Propia (2015) Elaborado por: Lรณpez, P., Ocampo, A.

6210 50000 7350 14000 8930 21000 346,5 0 0 243 0 328,5 0 464,64 0 1224 0 1431 250 50 225 0 1476 1602 455 425,7 253,05 0 4333,5 4968,08 4551,12 0 132,72 80,84 145 146,2 45371,85

0 800 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0,27 0,35 0,47

7,95

0,03

13500 -70000 4900 -23000 9870 -30000 0 0 0 -22 0 -28 0 -23 0 -4 1987,5 -180 0 24 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 30281,5

0,27 0,35 0,47

4,5 7,3 14,5 72 7,95

-250 -1200

0,05 0,03

-120 -80 -160 -96 -360

9 9 1,3 0,66 0,35

-24 -160 -173

9,63 8,84 11,8

0 0 0 0

DESTINO

-18900 -8050 -14100 0 0 -99 -204,4 -333,96 -288 -1431

Pedernales Bolivar Pedernales

-12,5 -36 0 -1080 -720 -208 -63,36 -126 0 -231,12 -1414,4 -2034,48 0 0 0 0 0 -49332,2

Pedernales Pedernales

Pedernales Universitaria Universitaria Pedernales Pedernales

Pedernales Pedernales Pedernales Pedernales Pedernales Bolivar Bolivar Bolivar Girasoles Girasoles Girasoles Girasoles

EXISTENCIAS CANT. V/U V/TOTAL 3000 0,27 12000 0,35 10000 0,47 450 0,77 0 0,00 32 4,50 17 7,30 9 14,52 13 72,00 250 7,95 0,00 750 0,05 7100 0,03 0 0,00 44 9,00 98 9,00 190 1,30 549 0,66 363 0,35 0 0,00 426 9,63 402 8,84 214 11,76 0 0,00 79 1,68 86 0,94 145 1,00 172 0,85

810,0 4200,0 4700,0 346,5 0,0 144,0 124,1 130,7 936,0 1987,5 37,5 213,0 0,0 396,0 882,0 247,0 362,3 127,1 0,0 4102,4 3553,7 2516,6 0,0 132,7 80,8 145,0 146,2 26321,1

103

Reporte diario de existencias Este reporte será elaborado todos los días por el bodeguero para mantener un control detallado de los envíos para la utilización de los materiales dentro y fuera de la empresa.

En las bodegas para cada tipo de material se maneja un kardex por el método promedio, éstas serán complementarias debido al reporte de existencias ya que en el mismo se detallará el destino de los materiales.

El mismo formato será utilizado por el Jefe Administrativo y Financiero en el momento que autorice el traslado de materiales desde las bodegas.

Es un punto clave para aumentar la cobertura de control sobre los procesos de construcción de la empresa. Estos formatos deberán ser elaborados por el bodeguero y por la persona que autoriza los traslados y ser conciliados para determinar la efectividad de las medidas tomadas para cumplir con los objetivos propuestos dentro de la investigación.

Un formato similar será utilizado por el Ingeniero residente de obra, excluyendo la columna que indica el destino de los materiales debido a que los mismos serán utilizados en la obra.

104

5.3. 

CONCLUSIONES De acuerdo con el diagnóstico realizado a la evaluación del sistema de control interno realizado al área de inventario se describió a través de narrativas y flujogramas los procesos realizados por la empresa en cuanto a la utilización de los materiales de construcción y su respectivo traslado a las bodegas y a los frentes de trabajo y se constató que habían deficiencias de control en el traslado de materiales desde las bodegas hacia las obras.



No existe cruce de información pertinente entre el sistema manejado y las bodegas de la empresa lo que permitiría tener información oportuna para la toma de decisiones.



Durante la aplicación de la matriz de nivel de riesgo y de confianza se ha establecido que la empresa cuenta con un nivel riesgo alto y un nivel de confianza bajo, por la aplicación de controles de forma empírica.



Se establece un nivel de riesgo alto debido a que las personas desconocen las actividades a desarrollar por cuanto esperan órdenes previas para realizar sus actividades diarias.



La falta de comunicación y segregación de responsabilidades en la empresa es debido a la estructura organizacional que tiene actualmente, esto debilita los controles a seguirse en cuanto a los procedimientos realizados.



La falta de políticas y procedimientos plasmados en un documento, generó en el pasado el desconocimiento de las actividades por parte de los trabajadores, en cuanto a la asignación de su labor dentro de la organización, así como las funciones y responsabilidades que recibían a su cargo.

105



La empresa tenía deficiencias en el control del traslado, almacenamiento y asignación de materiales para la construcción, por la

falta de políticas, procedimientos, y

documentos que respalden las actividades a desarrollar los empleados de Wilerconst Cía. Ltda. 

No existían subcuentas de inventario en el plan de cuentas de la empresa, información necesaria para realizar un control exhaustivo en los procesos de traslado y utilización de los materiales.

106

5.4. 

RECOMENDACIONES La dirección de la empresa debería utilizar los controles propuestos en la guía de procedimientos con el fin de aumentar la confiabilidad en el control interno.



Reducir el nivel de riesgo de la constructora WILERCONST CÍA LTDA., implantando una guía de políticas, procedimientos al área de inventarios, permitiendo aumentar el nivel confianza la organización.



Se recomienda hacer un seguimiento de los materiales e insumos de la construcción almacenados en bodega de forma contínua con el fin de aumentar el nivel de confianza en el área de inventarios.



Las bodegas deben ser custodiadas en conjunto por el Ingeniero residente de obra y el bodeguero, además de recibir y entregar los materiales solicitados, previa justificación de utilización.



Diversificar las responsabilidades en el manejo de las transacciones y procedimientos complejos dentro de la empresa.



Se sugiere la aplicación del organigrama propuesto, enfocado en promover las funciones y atribuciones de cada empleado.



De acuerdo a esta propuesta se insta a la empresa a la utilización de documentos: guía de remisión, requisición de compras, requisición de materiales, orden de compras, nota de recepción, formulario de cotizaciones, nota de despacho, documento de constatación física del inventario, los cuales permitirán el respaldo y control de materiales de construcción para la toma de decisiones.

107



Realizar el monitoreo para establecer el grado de cumplimiento de las políticas, procedimientos y controles establecidos en la guía realizada al área de inventario, para determinar el óptimo cumplimiento del sistema de control interno.



Recomendamos desarrollar en su totalidad un sistema de contabilidad enfocado en costos, hemos sugerido características específicas para necesidades acordes al área de la construcción.

108

GLOSARIO Colusión: Acción y efecto de coludir. Confabulación o pacto con posible daño y en perjuicio de terceros.

Compras públicas: Es una herramienta que facilita el encuentro de la oferta y de la demanda entre el sector público y los proveedores del estado.

Frentes: Obras activas o en proceso de construcción.

Fidedigna: Que es digno de fe o de confianza Ingeniero residente: Es el Representante Técnico del Ejecutor de la Obra.

Inherente: Que es esencial y permanente en un ser o en una cosa o no se puede separar de él por formar parte de su naturaleza y no depender de algo externo.

Licitaciones: Oferta que se hace en una subasta o en un concurso público, sobre todo si se trata de un contrato o servicio.

Logístico: Conjunto de los medios necesarios para llevar a cabo un fin determinado de un proceso complicado.

Lotizaciones: Subdivisión de un terreno en parcelas.

Reabastecimientos: Es una operación que consiste en contar nuevamente con un stock completo para evitar las situaciones de faltas de existencias.

Urbanización: Acción que consiste en convertir un terreno de población, construyendo viviendas, calles, etc.

Constructora: Que construye, especialmente si se dedica a la construcción de obras de

109 arquitectura o ingeniería Inmobiliaria: Sociedad o empresa que se dedica a construir, vender, alquilar y administrar viviendas.

Ingeniería Civil: es la disciplina profesional que emplea conocimientos de cálculo, mecánica, hidráulica y física para encargarse del diseño, construcción y mantenimiento de las infraestructuras emplazadas en el entorno, incluyendo carreteras, ferrocarriles, puentes, canales, presas, puertos aeropuertos y otras construcciones relacionadas.

110

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México: Mc Graw Hill.

113

ANEXOS

114

115

116

117 Entrevista al Sr. Wilson Erazo, Gerente de Wilerconst Cía. Ltda.

La entrevista fue realizada al Sr. Wilson Erazo Tuarez, Gerente de Wilerconst Cía. Ltda., con el fin de determinar las variables que sustenten la realización de este presente trabajo de titulación. Este trabajo promueve el control óptimo de los materiales manejados por la empresa.

PREGUNTA 1: ¿Cuántos trabajadores están actualmente laborando en la empresa?

Contamos con 27 personas, de cuadrilla. Sin contar las personas administrativas, 5 de planta.

PREGUNTA 2: ¿Cuántos proveedores tienen?

Nosotros tenemos claro que no puedes tener un solo proveedor, pero más trabajamos con “Lubrifer” (cemento) por el crédito que nos brinda.

PREGUNTA 3: ¿Cuántas obras en proceso tienen?

Sueño de Bolívar, Ciudad Universitaria, Urb. Los Girasoles y los contratos con el municipio.

PREGUNTA 4: ¿Actualmente la constructora cuenta con un manual de políticas y procedimientos en cuanto a las compras, requisiciones, traslado de materiales?

Bueno, la contadora lleva el registro de eso, pero no tenemos un manual de procedimientos, todas las órdenes dadas son verbales.

PREGUNTA 5: ¿Cada vez que hacen las obras cómo se trasladan los materiales de bodegas a las obras?

Depende cuando las obras son dentro de la ciudad, nosotros tenemos diferentes campamentos.

Cuando es fuera de la ciudad nosotros arrendamos si es posible un edificio o una casa para precautelar allí las cosas, antes contábamos con un conteiner que lo manteníamos como bodega y transporte.

118 PREGUNTA 6: ¿Las requisiciones son dadas por escrito o solamente son verbales?

Cuando las da la secretaria o la contadora son por escrito, cuando las da el ingeniero, bueno, él no tiene tiempo para darlas por escrito por lo que las hace verbalmente.

PREGUNTA 7: ¿En cada bodega hay un encargado?

Anteriormente había un encargado de controlar todas las bodegas que llevaba el registro de todo, pero fue despedido, por cuanto no tenemos mucho presupuesto para personal. Ahora seguimos así no más. Por ahora controla un chofer que es encargado de controlar al resto de choferes y el guardia que trabaja de diez a diez.

PREGUNTA 8: ¿Qué hacen con los materiales que salen de las bodegas?

Se envían a los frentes, por lo general no sobran materiales de construcción porque se utilizan en su totalidad.

PREGUNTA 9: ¿Cuándo necesitan materiales en los frentes, cuales son los procesos?

En cuanto el cemento aquí nosotros tenemos para hacer concreto o para hacer cualquier cosa, nosotros aquí guardado cemento no tenemos. Todo el cemento lo traemos para la obra, no lo almacenamos.

PREGUNTA 10: ¿Qué hacen cuándo requieren materiales para las obras?

Por lo general, lo que realizamos es solicitar los materiales a utilizar a nuestros proveedores con los que tenemos lazos empresariales.

PREGUNTA 11: En cuanto a trabajos con el municipio, ¿Quién da los materiales?

119 Nosotros cuando trabajamos con el municipio ponemos las máquinas y la mano de obra, ahora estamos haciendo una obra de transportes para arreglar las calles, por el mini terminal, nosotros destinamos 5 volquetas y equipo caminero, el resto da el municipio.

PREGUNTA 12: ¿Cuántas bodegas tienen?

Actualmente tenemos siete bodegas que están separadas por pinturas, maquinaria, repuestos, el resto para resguardo de vehículos.

PREGUNTA 13: ¿Cuál es la diferencia entre bodega y campamento?

Una bodega es solo cuando vas a almacenar materiales, campamento es el punto de encuentro donde se acatan órdenes y aquí se separa todo.

PREGUNTA 14: ¿En el campamento es de donde sale las órdenes de requisición de materiales?

No es necesariamente que aquí en el campamento te den, puede ser una orden del ingeniero por teléfono o sencillamente en la oficina central de la empresa, allí te puede dar la contadora que está facultada para autorizar las requisiciones de materiales.

PREGUNTA 15: ¿Cuentan con flujos de procesos escritos?

No, solo la contadora las da por escrito, mi papá las da verbalmente. Él ordena, llama al encargado para que lleve las cosas que se necesita.

PREGUNTA 16: ¿Cómo se controla el cumplimiento de las actividades?

La orden se firma y si los materiales llegan sin inconvenientes al lugar de destino, el encargado precautela los materiales, si no lo hace será el encargado el que pagará la pérdida, excepto por fuerza mayor (Accidente de tránsito, desastres naturales).

120 PREGUNTA 17: ¿Quiénes serían su principal competencia?

En el mercado inmobiliario COFIZA. PREGUNTA 18: ¿Antes habían aplicado auditorías a la empresa?

Si, hace menos de un mes se realizó una auditoría por un valor de $4000, auditoría externa, una auditoría normal para presentar a la Súper de compañías.

PREGUNTA 19: De forma global, ¿cuál fue el resultado de la auditoría?

La ganancia de este año fue bajísima, rondando los $10000.

Wilson Andrés Erazo Tuarez

121 NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: WILERCONST CÍA. LTDA. PERIODO: AÑO 2015 PROPUESTA DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA EN LOS PROCESOS DE UTILIZACIÓN DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN N°

PREGUNTAS

SI NO

AMBIENTE DE CONTROL INTERNO 1

¿Posee la empresa un manual de Políticas y procedimientos?

2

¿Las relaciones ético - laborales entre la empresa y los trabajadores son a prueba de errores?

3 ¿La empresa cuenta con un organigrama?

4

¿La estructura organizacional está de acuerdo a las necesidades de la empresa?

5

¿La comunicación entre las diferentes áreas de la empresa es ágil y rápida?

6

¿Existe la suficiente delegación de funciones y responsabilidades?

7

¿Se aplican sanciones disciplinarias de acuerdo a lo previsto en el reglamento interno?

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

8 ¿La empresa cuenta con una planificación estratégica?

9

¿Los objetivos específicos que quiere alcanzar la organización son difundidos al personal de la empresa?

11

¿El POA es evaluado con el propósito de cumplir los objetivos de la organización?

12

¿Posee una adecuada supervisión y evaluación en los puntos débiles para reducir el riesgo?

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS

13

¿La Dirección de la empresa se anticipa a los posibles riesgos internos y externos?

14

¿Utilizan documentos necesarios para el traslado de materiales desde las bodegas a los frentes?

15

¿Se realiza de forma periódica la constatación física de los materiales en las bodegas?

¿Se exige a las personas encargadas de bodega que 16 informen acerca de los materiales dañados e inutilizables?

17

¿La determinación del costo de las viviendas se basa en planillas en las que se detallan los materiales a utilizar?

N/A

Observaciones

122

¿Las salidas de la bodega están respaldadas por notas de requisición de materiales pre-numeradas aprobadas 18 por una persona autorizada, ajena al almacén, en los que se indiquen las cuentas de cargo así como la firma del receptor?

19

¿Cuentan con sistemas de comunicación adecuados para contactarse con las áreas de la empresa?

¿Tiene el área de bodega una copia de las órdenes de 20 compra para verificar la cantidad y calidad del material recibido? ¿Los pedidos se efectúan siempre por escrito, en impresos al efecto, diseñados por los departamentos de 21 compras y técnico, pre-numerados y que incluyan cláusulas de penalización por demora y normas para control de calidad? ¿Una copia del pedido se envía a la bodega para que puedan hacerse los controles a la llegada de la mercancía y, con el visto bueno o reparos, hacer llegar 22 el acta de recepción pre numerada a contabilidad para la comprobación de la factura y a compras para su información? ¿Todas las existencias de la empresa o las depositadas en sus bodegas están bajo control del jefe de bodegas o 23 de sus delegados autorizados en lugares a los que no tengan acceso personas ajenas al almacén?

EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Está previsto que se realicen, regularmente y de acuerdo con planes predeterminados, recuentos físicos 24 de las existencias por una función independiente de los de gestión, custodia y registro? ¿Son evaluadas las cantidades de materiales en 25 existencia y costos de producción para reducir el impacto de iliquidez de la empresa?

26

¿Existen mecanismos para identificar y reaccionar ante los cambios que pueden afectar a la empresa?

27

¿Son empleadas órdenes de compra para todas las operaciones?

28

¿Son contadas las mercancías antes de ser trasladadas a los frentes?

RESPUESTA A LOS RIESGOS

29

123

¿Existe restricción de acceso físico en las áreas de bodega a personas no autorizadas por la dirección de la empresa? ¿Se realizan conciliaciones de las cantidades 30 despachadas con las pedidas y con las facturadas, como forma de controlar la integridad de los costos de venta?

31

¿Existen sistemas y normas relativas a la protección física de las existencias?

ACTIVIDADES DE CONTROL

¿La dirección de la empresa sobre la base de las 32 repuestas al riesgo, implantan mecanismos de control para disminuir los riesgos y alcanzar los objetivos? ¿Todos los factores que intervienen en el cálculo del 33 coste de las viviendas se han incluido en la valoración de las mismas?

34

¿El sistema de comunicación actual es a prueba de errores?

¿Resultan adecuados los controles y procedimientos para garantizar que se pague por los materiales que se 35 encargó a través de órdenes de compra debidamente documentadas?

36

¿Utilizan documentos necesarios para el traslado de materiales desde las bodegas a los frentes?

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

¿Existen políticas empresariales relativas a la 37 información y comunicación así como su difusión en todos los niveles?

38

¿Cuentan con sistemas de comunicación adecuados para contactarse con las áreas de la empresa?

¿El gerente ha dispuesto a todo el personal la 39 responsabilidad de compartir la información con fines de gestión y control?

40

¿Existen sistemas y procedimientos que aseguran la confiabilidad de los datos?

41 ¿La información además de oportuna es confiable? ¿Cuándo existen sobrantes de materiales en las bodegas el Ingeniero residente de obra se contacta con la 42 Administración para determinar qué hacer con dichos materiales?

43

¿Existen reuniones entre los departamentos de Compras y Financiero para planificar las adquisiciones?

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44

¿Se actualiza permanentemente la página web de la empresa?

SUPERVISIÓN Y MONITOREO

¿Se investiga de forma oportuna las diferencias entre 45 los registros contables de los materiales y la constatación física de los mismos?

46

¿Se a tomado en cuenta resultados de auditoría anteriores?

47 ¿Existen planes de acción correctiva?

48 ¿En la empresa se han realizados auditorías externas?

49

¿Los informes de auditoría externas son remitidos a todos los departamentos?

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