Chi è il Facility Manager

a cura di Cristina Cardinali

La norma europea EN 15221-4 (edizione ottobre 2011) fornisce la tassonomia, classificazione e strutture nel Facility Management (FM).

Sul sito di IFMA Italia, capitolo italiano dell'International Facility Management Association, associazione no-profit fondata nel 1980 negli Stati Uniti allo scopo di promuovere e sviluppare il Facility Management, si approfondisce la figura del Facility Manager.

“Person responsible for the facility management organization who is the single point of contact for the client on strategic level; leads the FM organization, ensure quality and continuous improvement and conducts strategic projects and tasks. (If he is member of the board of the organization, the facility manager is also called Chief Facility management Officer – CFMO – or Chief Facility Executive – CFE)” - EN 15221- 4:2011.

Il Facility Management presuppone l’integrazione di una serie di attività e una struttura di gestione che, oltre a competenze economico-finanziarie, deve possedere cognizioni specifiche di tipo ingegneristico, architettonico, organizzativo e relazionale. Tale struttura di gestione è chiamata Facility Department con a capo il Facility Manager.

La responsabilità del Facility Manager è assai ampia e comprende l’area strategica, di analisi e controllo e gestionale-operativa relativamente al patrimonio immobiliare strumentale, ai servizi tecnici, accessori, generali, ecc.

Il Facility Manager deve non solo saper maneggiare numeri e bilanci, e gestire risorse, ma anche essere in grado di interpretare le strategie dell’azienda, coglierne le esigenze presenti e future e utilizzare i migliori strumenti e la metodologia più adatta di controllo. Deve inoltre saper utilizzare gli strumenti più idonei a influenzare le scelte dell’azienda e a veicolare il cambiamento; deve quindi riuscire ad intervenire nel contesto dello sviluppo del business con una notevole capacità di coinvolgimento e integrazione di persone, risorse e strutture.

Il Facility Manager svolge compiti diversi ma al tempo stesso integrati tra loro:

• Attività relazionale e decisionale, che concretamente si realizza mediante riunioni con il Top Management e/o con i Manager delle diverse Business Unit, con l’obiettivo di definire le strategie e le politiche di gestione delle facility e di individuare le necessità di servizio;

• Gestione economico finanziaria ovvero previsioni di spesa, stesura budget, benchmarking, analisi degli scostamenti budget-consuntivo, definizione modalità di ripartizione costi, ecc.

• Controllo ovvero analisi dei risultati della gestione (attraverso la reportistica fornita dai fornitori di servizio), visite ispettive allo scopo di monitorare la qualità dei servizi, riunioni con i fornitori, ecc.

È inoltre responsabile della progettazione dei servizi (stesura procedure operative, definizione strategie e piani di manutenzione, ecc) e della gestione operativa (ricezione richieste dal Cliente Interno, contatto con i fornitori, ecc..). Queste attività sono svolte direttamente dalla struttura del Facility Department (che può essere interna, esterna o mista).