Manual de Gestión Académica DELE 2012 by Ramón Parrondo

MANUAL DE GESTIÓN ACADÉMICA CONVOCATORIAS DE 2012

Manual de Gestión Académica 2012

ÍNDICE Introducción Sección 1: Examinadores 1.1 Gestión de examinadores 1.2 Captación y formación inicial 1.2.1 Perfil profesional 1.2.2 Formación 1.3 Certificados de formación y acreditación de examinadores 1.4 Monitorización 1.5 Registro de examinadores 1.6 Principios de buena práctica

1 1 1 1 2 2 2 2

Sección 2: Propuesta de examinadores 2.1 Generalidades 2.1.1 Procedimiento 2.1.2 Examinadores 2.1.3 Ratios 2.1.4 Personal de apoyo 2.1.5 Plazos de remisión de las propuestas 2.1.6 Subsanaciones 2.1.7 Designaciones oficiales 2.2 Conflictos de interés

3 3 3 3 4 4 5 5 5 5

Sección 3: Organización y planificación horaria 3.1 Jornadas de trabajo de los examinadores y del personal de apoyo 3.2 Despliegue de los recursos humanos 3.3 Productividad

6 6 6 7

Sección 4: Asistencia y asesoramiento a los usuarios 4.1 Asesoramiento y servicios de apoyo en las convocatorias de examen 4.2 Clausura del acto de examen

9 9

ANEXOS: Anexo 1:

Formulario de propuesta de examinadores

Anexo 2:

Reunión de preparación – Orden del día

Anexo 3:

Certificado de participación – Personal de apoyo

NB:

Los anexos de este archivo pdf solo pueden imprimirse. Si desea editar alguno de estos documentos, necesitará el programa MS Office Excel y el archivo Anexos_GestAcad_2012.xls, que forma parte de este documento.

HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN DE HORARIOS: Horarios A1:

DELE A1: Horarios de realización de las pruebas

Horarios A2:

DELE A2: Horarios de realización de las pruebas

Horarios B1 Inicial:

DELE B1 Inicial: Horarios de realización de las pruebas

Horarios B2 Intermedio: DELE B2 Intermedio: Horarios de realización de las pruebas DELE C1: Horarios de realización de las pruebas Horarios C1 Horarios C2 NB:

DELE C2: Horarios de realización de las pruebas

Esta herramienta solo está disponible en formato electrónico. Necesitará el programa MS Office Excel y el archivo Horarios_GestAcad_2012.xls, que forma parte de este documento.

Manual de Gestión Académica 2012 Introducción

Destinatarios Este documento va dirigido a los Coordinadores de los Diplomas y a los Responsables, o personas en quienes expresamente deleguen, de todos los centros de examen en todos los países donde se administran las pruebas DELE. Los destinatarios del presente documento se comprometen, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, a guardar secreto sobre las informaciones confidenciales y los datos de carácter personal de los que tengan conocimiento en el ejercicio de sus funciones. Contenidos Este documento contiene instrucciones y normativa detalladas para la gestión académica ligada a la organización de las convocatorias de examen DELE durante 2012, y trata específicamente de los procedimientos para la gestión de examinadores y la propuesta de tribunales de examen. Todas las secciones de que consta son de común aplicación para todos los centros de examen de la red.

Estructura del documento El documento está dividido en cuatro secciones e incluye tres anexos. Contiene además referencias cruzadas a los siguientes documentos adicionales: o o

“Pruebas de examen para candidatos con necesidades especiales” “Procedimiento de reclamaciones en el sistema de evaluación y certificación de los Diplomas de Español como Lengua Extranjera (DELE)”

Formato del documento Este documento se distribuye entre los destinatarios únicamente en soporte electrónico (archivos pdf). Los formularios que forman parte de la documentación anexa en formato editable (Excel) pueden solicitarse a través de los centros del Instituto Cervantes. Se aconseja imprimir este documento para su uso cotidiano en los centros de examen. Confidencialidad Toda la documentación contenida en este manual debe ser considerada confidencial y sólo podrán tener acceso a la misma las personas reseñadas bajo el apartado “Destinatarios”. Queda expresamente prohibida la utilización indebida de la misma o su difusión entre personas o colectivos ajenos a los administradores y organizadores de las pruebas que han sido reconocidos por el Instituto Cervantes. Información adicional Cualquier consulta relacionada con la interpretación de este documento de instrucciones o con la solicitud de información adicional deberá ser dirigida a:

Departamento de Certificación Lingüística – Dirección Académica Instituto Cervantes C/ Alcalá, 49 E-28014 Madrid Teléfono: +34-91- 436 7743 Telefax: +34-91- 587 0098 dcl@cervantes.es Este documento fue aprobado por resolución de 17 de abril de 2012 del Secretario General del Instituto Cervantes, a propuesta de la Dirección Académica.

Volver al índice

Manual de Gestión Académica 2012 Sección 1: Examinadores

1.1 Gestión de examinadores Es obligación de los Responsables de los centros de examen y de los Coordinadores a los que se encuentran adscritos prever la necesidad de contar con examinadores debidamente formados y acreditados, que puedan encargarse de la administración de las pruebas escritas y de la aplicación de las pruebas de expresión oral de los exámenes DELE. Los equipos académicos de los centros del Instituto Cervantes están capacitados para impartir cursos estandarizados de formación de examinadores, que pueden programar en función de la demanda prevista. En el caso de que se administren los nuevos exámenes DELE Nivel A1, DELE Nivel A2, DELE Nivel C1 o DELE Nivel C2, cuya mecánica de aplicación y evaluación de las pruebas orales difiere de las de los niveles Inicial e Intermedio, es obligatorio que todos los examinadores realicen el correspondiente curso de capacitación y cuenten con un número de identificación acreditativo. El código de identificación de examinadores es asignado por el Departamento de Certificación Lingüística una vez recibida la atestación de la realización de un curso de capacitación normalizado; se trata de un código de seis cifras generado de forma aleatoria, que es remitido al centro del Instituto Cervantes responsable de la formación. El centro comunicará a cada interesado el código que le corresponde, que será único y deberá ser utilizado según la normativa que se desarrolla en este documento.

1.2 Captación y formación inicial 1.2.1 Perfil profesional El perfil de los examinadores será el siguiente: Profesores dependientes de los Institutos Cervantes. Profesores dependientes de las Consejerías de Educación. Lectores de la Agencia Española de Cooperación Internacional. Otros profesores que tengan el español como primera lengua. Profesores que no tengan el español como primera lengua, cuando sea necesario. En tal caso, el examinador propuesto deberá estar en posesión de un diploma DELE C2. 1.2.2 Formación La organización de cursos de formación por parte del personal académico de los centros del Instituto Cervantes se reflejará en un programa anual de actuaciones que se planificará en función de la demanda prevista. Los futuros examinadores deberán seguir un curso de capacitación impartido por personal del Instituto Cervantes, bien en su modalidad presencial o en línea. Todos los equipos docentes de los centros del Instituto Cervantes, así como el Departamento de Certificación Lingüística de la sede central, cuentan con materiales estandarizados, con herramientas y plataformas de aprendizaje en línea, así como con personal autorizado y formado para impartir dichos cursos, que pueden estar sujetos a pago en algunos casos. Los Responsables de los centros de examen deberán dirigirse al personal académico de los centros del Instituto Cervantes o a la sede central para acordar las condiciones de aplicación del programa, que para 2012 contiene la siguiente oferta: MODALIDAD

En línea

Curso genérico: niveles Inicial e Intermedio Curso de acreditación de examinadores DELE A1 y A2 Curso de acreditación de examinadores DELE C1 y C2

Semipresencial

Presencial

1.3 Certificados de formación y acreditación de examinadores Los profesores que realicen cursos de formación normalizados para la capacitación de examinadores DELE impartidos por el personal académico de los centros del Instituto Cervantes podrán solicitar la expedición de certificados específicos. Estos certificados serán expedidos por el centro del Instituto Cervantes que se haya hecho cargo de la formación. Los centros del Instituto Cervantes enviarán la atestación de la actividad formativa al Departamento de Certificación Lingüística, que introducirá los datos proporcionados en el registro de examinadores acreditados y asignará el código que les corresponda.

1 Volver al índice

Manual de Gestión Académica 2012 Sección 1: Examinadores

La acreditación como examinador DELE y el código específico que identifica a los examinadores están asociados a los cursos de formación que el examinador haya recibido, que determinan los niveles de examen que puede administrar. El historial formativo se va actualizando a medida que el usuario va incrementando sus actividades de formación. El código también se asocia a las calificaciones que otorga el examinador a cada candidato en la prueba de expresión e interacción orales. 1.4 Monitorización El Departamento de Certificación Lingüística desarrollará los instrumentos de gestión necesarios para la monitorización del desempeño de los examinadores acreditados, utilizando para ello análisis estadísticos que sirvan para verificar la consistencia en la aplicación de los criterios de calificación. Los examinadores deberán consignar sus códigos de identificación en todas las hojas de calificación cuando administren las pruebas de Expresión e interacción orales. 1.5 Registro de examinadores En cumplimiento con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, los datos personales de los examinadores serán tratados y quedarán incorporados al fichero denominado Gestión académica, del que es responsable el Instituto Cervantes, registrado en la Agencia Española de Protección de Datos con la finalidad de gestionar los Diplomas de español como Lengua Extranjera (DELE). Los examinadores pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a los datos dirigiendo su solicitud por correo electrónico a la dirección lopd@cervantes.es, por correo postal al Instituto Cervantes (C/Alcalá, 49. Madrid 28014) o presencialmente ante el Registro del Instituto Cervantes en Madrid en la dirección indicada. El Instituto Cervantes no asume relación contractual alguna con los examinadores que puedan participar en las convocatorias de examen que no formen parte de su propio personal docente en plantilla. 1.6 Principios de buena práctica El Instituto Cervantes, como miembro de ALTE, suscribe el código deontológico y los principios de buena práctica de esta asociación. Estos principios de buena práctica tienen las implicaciones siguientes para Responsables de centros de examen y examinadores: Compromiso de proporcionar la información que necesitan los usuarios para seleccionar exámenes adecuados a sus necesidades. Compromiso de facilitar a los usuarios de exámenes información para la interpretación correcta de los resultados. Compromiso de advertir a los usuarios para que eviten los previsibles usos incorrectos de los resultados de los exámenes. Compromiso de equidad, por el que los exámenes y los procesos relacionados con su administración sean justos para todo tipo de candidatos, independientemente de su índole o condición (p.ej. raza, género, origen étnico, condiciones de capacidad, etc.). En los casos en que sea factible, existe el compromiso de elaborar formatos de examen o de emplear procedimientos de administración modificados para aquellos candidatos con capacidades distintas. En la práctica, esto significa que los Responsables de los centros de examen DELE garantizarán: Que los usuarios de los exámenes cuenten con información que sirva para ayudarles a juzgar si deben utilizar un examen específico o si es preferible que tomen como referencia otro examen disponible de un nivel más alto o más bajo. Que los candidatos cuenten con la información necesaria para familiarizarse con el examen, los tipos de formatos de tareas, las instrucciones y otras normas, así como las estrategias de examen adecuadas, y que esta información esté disponible por igual para todos los candidatos. Que se facilite información sobre los derechos que tienen los candidatos para para pedir una revisión de su examen o de su calificación o para presentar cualquier tipo de reclamación. Que se facilite información sobre los plazos previstos para mantener la información sobre resultados en archivo y que se especifiquen las condiciones y circunstancias bajo las cuales se facilitará información sobre resultados a terceros.

2 Volver al índice

Manual de Gestión Académica 2012 Sección 2: Propuesta de examinadores

2.1 Generalidades La Dirección del Instituto Cervantes autorizará la celebración de las pruebas conducentes a la obtención de los Diplomas de Español sólo en aquellos centros de examen reconocidos a tal efecto que cuenten con candidatos inscritos y que presenten en plazo una propuesta de examinadores, que deberá ser validada por la Dirección Académica. A cada centro de examen que cuente con candidatos inscritos para las pruebas se le autorizará un cupo de examinadores proporcional, organizado por niveles, de acuerdo con las ratios que se especifican más adelante. Los criterios generales que deberán aplicar Coordinadores y Responsables de centros de examen para la remisión de sus propuestas de examinadores son los siguientes: - Exámenes DELE Niveles A1 y A2: los examinadores propuestos deberán haber completado el curso de formación específico para examinadores DELE A1 y A2, citado en el epígrafe 1.2.2. Estos examinadores deben contar con un código de examinador. - Examen DELE Niveles Inicial e Intermedio: los examinadores propuestos deberán haber completado el curso de formación genérico para examinadores, citado en el epígrafe 1.2.2. - Exámenes DELE Niveles C1 y C2: los examinadores propuestos deberán haber completado el curso de formación general para examinadores DELE C1 o DELE C1 y C2, citados en el epígrafe 1.2.2. Estos examinadores deben contar con un código de examinador. A cada centro de examen, por tanto, le corresponderá un tribunal de examen. Uno de los examinadores tendrá rango de Examinador/a Jefe (presidente/a, según la denominación todavía empleada para los exámenes tradicionales) y será el responsable de la correcta aplicación de los protocolos de administración de las pruebas con la cooperación del Responsable del centro de examen. El Examinador o la Examinadora Jefe deberá contar con la formación y experiencia adecuadas para poder administrar todos los exámenes que se ofertan. 2.1.1 Procedimiento Las propuestas de examinadores parten de los Responsables de los centros de examen, si se trata de centros coordinados por la sede central del Instituto Cervantes, o de los Centros coordinadores territoriales, en el caso del resto. Los Coordinadores territoriales son centros del Instituto Cervantes que validan las propuestas en primera instancia y las remiten a la Dirección Académica de la sede central. Los Coordinadores tienen la potestad de modificar o vetar las propuestas procedentes de los centros de examen, así como de designar a otros examinadores u observadores que consideren oportuno que participen. Los Coordinadores podrán también remitir por sí mismos, en primera y única instancia, las propuestas de examinadores de cualquier centro que tengan adscrito. La Dirección Académica remitirá a los centros de examen, directamente o a través de sus Coordinadores, las designaciones oficiales de los examinadores.

Las propuestas se ajustarán en formato al Anexo 1 de este documento, donde figura el modelo de formulario. 2.1.2 Examinadores Los examinadores deberán estar organizados por franjas de niveles, bajo la supervisión de un Examinador o Examinadora Jefe (anteriormente presidente/a), cuyas funciones son: - Dirección y coordinación de todo el proceso de administración de las pruebas. - Inspección y supervisión de locales y materiales de examen (coordinación con el Responsable del centro de examen). - Organización de la sesión de trabajo previa al examen. - Vigilancia y supervisión de la seguridad durante las pruebas escritas, junto con el personal de apoyo.

Volver al índice

Manual de Gestión Académica 2012 Sección 2: Propuesta de examinadores

Calificación de las pruebas orales de cualquiera de los niveles y supervisión del proceso. En los casos en que el número de candidatos totales en el centro supere los 100, puede quedar exento de las tareas de calificación y dedicarse en exclusiva a la supervisión y coordinación del acto de examen. - Supervisión del ensobrado de la documentación de examen. - Cumplimentación y firma del parte de incidencias. - Entrega de la documentación de las pruebas al Responsable del centro de examen. Los Examinadores Jefe deben estar oficialmente acreditados para administrar cualquiera de los exámenes que forman parte del sistema de certificación DELE. El resto de los examinadores (anteriormente vocales) realizarán las siguientes tareas: - Asistencia y apoyo al Examinador(a) Jefe en cualquiera de las tareas reseñadas arriba. - Asistencia a la sesión de trabajo previa al examen. - Vigilancia y supervisión de la seguridad durante las pruebas escritas. - Administración y calificación de las pruebas orales de los niveles para los que estén formados. 2.1.3 Ratios Cada centro seleccionará al menos a dos examinadores debidamente formados para administrar las pruebas orales en cada franja de niveles (A, B y C). El Examinador o Examinadora Jefe se responsabilizará de establecer la coordinación adecuada con el responsable del Centro de Examen y con los examinadores que colaboren. Dado que las pruebas orales pueden organizarse con mayor flexibilidad horaria, los examinadores pueden participar en la calificación de candidatos de distintas franjas de nivel, siempre que su formación específica se lo permita.

Nº de candidatos inscritos Hasta 40 candidatos: Hasta 80 candidatos: Múltiplos de 40 candidatos:

DELE A1 y A2 2 4 +2

Nº de examinadores DELE Inicial DELE Intermedio 2 4 +2

DELE C1 y C2 2 4 +2

Por tanto, el cómputo de candidatos debe realizarse en cada una de las franjas de niveles de forma independiente para calcular la ratio de examinadores necesarios. Véase el siguiente ejemplo: Nº de candidatos Nº de inscritos examinadores 28 2 Niveles A DELE A1+ DELE A2 53 4 Niveles B DELE B1 Inicial+ DELE B2 Intermedio 15 2 Niveles C DELE C1+ DELE C2 96 8 En este caso, deben administrar las pruebas orales de los seis niveles un mínimo de 4 personas y un máximo de 8, entre ellas un/a Examinador/a Jefe, teniendo en cuenta que es imprescindible que haya siempre al menos dos examinadores realizando las entrevistas de las pruebas orales en cada nivel y que los examinadores deben contar con la capacitación preceptiva para actuar como tales. El establecimiento de estas ratios y la obligatoriedad de acreditar la formación necesaria obedecen a garantizar en mayor medida la consistencia y la fiabilidad de las calificaciones emitidas por los examinadores de cada centro en cada nivel. En el caso de contar con algún candidato con necesidades especiales, y que precise por ejemplo aislamiento del resto, podrá incluirse en el tribunal un examinador más, que prestará la ayuda y apoyo necesarios a lo largo del proceso de administración de las pruebas (véase el documento “Pruebas de examen para candidatos con necesidades especiales”). Cualquier otra salvedad a estas normas debe ser comunicada en plazo a la Dirección Académica del Instituto Cervantes a través del formulario de propuesta, haciendo constar dicha salvedad en el apartado “Observaciones”. 2.1.4 Personal de apoyo El personal de apoyo juega un importante papel en el proceso de administración de las pruebas, dado que es su cometido facilitar la labor de los examinadores y prestar servicio a los examinandos a lo largo de todas sus fases. En cada centro de examen se convocará a las personas de apoyo que se consideren necesarias para garantizar el correcto desarrollo de la convocatoria de examen. El número de personas que participen en tareas de apoyo durante la

Volver al índice

Manual de Gestión Académica 2012 Sección 2: Propuesta de examinadores

administración de las pruebas escritas se establecerá teniendo en cuenta además la configuración y el número de salas de examen disponibles, de modo que se garantice la seguridad y la eficacia. Las principales funciones y tareas del personal de apoyo son las siguientes: - Recibir y guiar a los candidatos hacia las salas de examen que les correspondan. - Colaborar en la acomodación de candidatos en las salas, en la comprobación de identidad o en la distribución de documentación. - Realizar labores de vigilancia durante la administración de las pruebas escritas. - Recibir a los candidatos, regular los turnos de acceso a la sala de examen oral y dar las instrucciones oportunas para las tareas de preparación de esta prueba. El personal de apoyo no está autorizado en ningún caso a tratar con los candidatos cuestiones relacionadas con los contenidos de las pruebas o a participar como examinador en las pruebas orales. El personal de apoyo estará obligado a asistir a la reunión de preparación que tenga lugar con antelación a la celebración de la convocatoria de examen. En todos los centros de examen habrá al menos una persona de apoyo para la administración de las pruebas, independientemente del número de candidatos inscritos y de los exámenes que administren. 2.1.5 Plazos de remisión de las propuestas Las propuestas de tribunales de examen serán enviadas a la Dirección Académica dentro de los siguientes plazos: Convocatoria Mayo Agosto Noviembre

Plazo Antes del 21 de mayo de 2012 Antes del 20 de agosto de 2012 Antes del 5 de noviembre de 2012

La Dirección del Instituto Cervantes se reserva el derecho de no autorizar la celebración de convocatorias de examen en centros de los que no conste remisión de propuesta de tribunales o cuya propuesta no se ajuste a la normativa establecida. 2.1.6 Subsanaciones En el caso de que se produzcan modificaciones en la configuración de cada tribunal de examen desde la fecha de remisión de la propuesta hasta el día de celebración de las pruebas, se remitirán al Departamento de Certificación Lingüística nuevos formularios indicando las subsanaciones que hayan tenido lugar. Los Responsables de centros y los Coordinadores comunicarán las modificaciones que se hayan producido preferentemente dentro de los 15 días naturales siguientes a la fecha de celebración de las pruebas escritas. 2.1.7 Designaciones oficiales Una vez recibida la propuesta, la Dirección Académica remitirá a los Coordinadores de cada zona y a los Responsables de los centros de examen las designaciones oficiales de los examinadores autorizados. La Dirección Académica del Instituto Cervantes no expide nombramientos oficiales para el personal de apoyo; sin embargo, los Responsables de los centros de examen pueden extender certificados de participación siguiendo el modelo que se facilita en el Anexo 3 de este documento. 2.2 Conflictos de interés Al confeccionar la propuesta de examinadores, se tendrá en cuenta evitar posibles conflictos de interés que puedan darse entre examinadores y examinandos. En los casos en que alguno de los examinadores propuestos sea o haya sido profesor de cualquiera de los candidatos a las pruebas DELE, se desaconseja que desempeñe funciones de calificador durante el desarrollo de la prueba de Expresión e interacción orales. Este mismo principio es aplicable en los casos de consanguinidad u otra afinidad derivada de la pertenencia a asociaciones, instituciones, empresas, partidos, sindicatos, hermandades, congregaciones, gremios o corporaciones. La recomendación de evitar en lo posible que ocurran este tipo de conflictos de interés se expresa también en el Manual para los Examinadores. En cualquier caso, y especialmente cuando las circunstancias hagan difícil eludir los posibles conflictos de interés, los Responsables de los centros de examen y los examinadores deberán adherirse a los principios de buena práctica que se expresan en el epígrafe 1.6 de la Sección 1.

Volver al índice

Manual de Gestión Académica 2012 Sección 3: Organización y planificación horaria

Es aconsejable que la planificación de los horarios de los examinadores y del personal de apoyo tenga lugar con antelación a la fecha de cierre del plazo de inscripción. Para ello, los responsables de los centros de examen pueden basar sus previsiones en las cifras de inscritos recogidas el año anterior. Con el objeto de facilitar a los Responsables de los centros de examen la labor de planificar y organizar adecuadamente la convocatoria de examen, se proporcionan algunas herramientas que pueden resultar útiles: Fichero Excel (Horarios_GestAcad_2012.xls) que contiene las siguientes hojas: Horarios A1. Horarios A2. Horarios B1 Inicial. Horarios B2 Intermedio. Horarios C1. Horarios C2. Cada una de las plantillas refleja la distribución horaria de cada examen y plantea un marco temporal de trabajo estándar para la administración de las pruebas en dos tipos de jornada: mixta y dedicada. 3.1 Jornadas de trabajo de los examinadores y del personal de apoyo En las Instrucciones de gestión económica se especifican las cantidades que podrían percibir los examinadores y el personal de apoyo que participe en las convocatorias aludiendo al concepto de “día de trabajo”. Este concepto debe interpretarse como “jornada de trabajo”. La jornada de trabajo base de examinadores y de personal de apoyo consta de ocho horas y deben computarse en múltiplos de dos horas o fracción a efectos de cálculo de honorarios. No es aconsejable la extensión de la jornada más allá de ocho horas consecutivas, especialmente si está dedicada íntegramente a la administración de pruebas orales, pues la fatiga de los examinadores hará que se resienta negativamente la calidad de su trabajo, y con ello la validez y fiabilidad de sus calificaciones. Cualquier extensión del horario de trabajo más allá de las ocho horas diarias deberá acordarse con cada trabajador. En ningún caso debe prolongarse la jornada de trabajo más allá de las diez horas por día. Así, a efectos de cómputo horario para el cálculo de las retribuciones que sean aplicables, estas son las variantes que se contemplan:

¼ de jornada (Mínimo) ½ de jornada ¾ de jornada

2 horas

1 jornada

8 horas 10 horas

1 jornada y ¼ (Máximo)

4 horas 6 horas

Para la organización de la convocatoria de examen, es preceptiva la celebración de una reunión de preparación en la que participarán el Responsable del centro, los examinadores y el personal de apoyo. Esta reunión de coordinación tendrá lugar preferentemente en el propio centro de examen donde se administren las pruebas y su duración estimada es de 2 horas, que serán objeto de cómputo horario adicional a todos los efectos. En el Anexo 2 de este documento se facilita una guía para el desarrollo de esta reunión. 3.2 Despliegue de los recursos humanos Es conveniente que se replantee la tendencia a emplear a todos los examinadores en tareas de vigilancia y administración de las pruebas escritas. En términos de costes, resulta más eficaz emplear a los examinadores casi exclusivamente en la aplicación y calificación de las pruebas de expresión oral, involucrando si es necesario a más personas de apoyo en las tareas de acomodación, vigilancia y administración de las pruebas escritas. Dicho lo anterior, cabe recordar que el Examinador/a jefe (Presidente/a) del tribunal y el Responsable del Centro deben ser los garantes del correcto desarrollo de las pruebas, de acuerdo con las condiciones y normas establecidas por el Instituto Cervantes, así como de la rigurosa aplicación de los protocolos de administración de examen, por lo que la administración de las pruebas escritas deberá estar íntegramente supervisada por el Examinador/a jefe, con el apoyo, si lo considera oportuno, de otros examinadores. 6 Volver al índice

Manual de Gestión Académica 2012 Sección 3: Organización y planificación horaria

3.3 Productividad Teniendo en cuenta las pausas de obligado cumplimiento que se estipulan en el sistema de administración de exámenes, tanto durante las pruebas escritas como durante las orales, el tiempo real que examinadores y personal de apoyo dedicarán a los candidatos puede analizarse de este modo: Pruebas escritas: La fecha de administración fija e inamovible. Es obligatorio observar el siguiente horario:

A1 A2 B1 Inicial B2 Intermedio C1 C2

Inicio

Pausa

Reanudación

Finalización

09:00 09:00 09:00 09:00 09:00 09:00

10:35 10:30 11:00 11:20 10:45

11:00 11:00 11:30 11:50 11:15

10:35 11:50 12:10 13:00 13:10 13:45

TOTAL (HH:MM)

01:35 02:45 03:10 04:00 04:10 04:45

Pruebas orales: fecha de administración flexible; es obligatoria una pausa de 15 minutos cada dos horas, independientemente del nivel de que se trate. En la mayoría de los centros de examen, sobre todo si el número de candidatos inscritos no es excesivamente elevado, se procura administrar la prueba oral el mismo día de las pruebas escritas, lo que constituye una jornada de trabajo mixta. Esto significa, especialmente si se ha involucrado a todos los examinadores en la administración de las pruebas escritas, que la jornada laboral base de estas personas terminará entre las 17.00 y las 17.30 ese día. A lo largo del día, habitualmente entre las pruebas escritas y las orales, tiene lugar una pausa para el almuerzo, que en ningún caso debe exceder de una hora. Teniendo en cuenta que la jornada base puede incrementarse en dos horas, la hora tope de finalización podría situarse en las 19.00, por lo que la productividad esperada de una pareja de examinadores se calcularía como sigue: Celebración de las pruebas orales en la misma fecha que las pruebas escritas (JORNADA MIXTA): Pruebas orales

Pruebas escritas (En minutos)

A1 A2 B1 Inicial B2 Intermedio C1 C2

Tiempo real

Pausa

Subtotal

Transición

Tiempo real

Pausas

Subtotal

95 145 160 210 220 255

0 25 30 30 20 30

95 165 190 240 240 285

25 20 20 30 20 20

390 330 330 240 240 220

105 90 75 75 75 75

495 420 405 315 315 295

TOTAL

2 Examinadores Examinandos

615 605 615 585 600 600

26 22 31 16 13 11

Los tiempos de transición, que oscilan entre los 20 y los 30 minutos, se refieren al margen estimado entre la conclusión de las pruebas escritas y el inicio de las entrevistas de las pruebas orales.

Celebración de las pruebas orales en fecha distinta a las pruebas escritas (JORNADA DEDICADA): Pruebas orales (En minutos)

A1 A2 Inicial Intermedio C1 Superior

Tiempo real

Pausas

495 495 490 495 500 500

105 105 105 105 105 105

7 Volver al índice

TOTAL

600 600 595 600 605 605

2 Examinadores Examinandos

33 33 49 33 25 25

Manual de Gestión Académica 2012 Sección 3: Organización y planificación horaria

Los tiempos previstos de dedicación a cada candidato durante las pruebas orales deben respetarse escrupulosamente. Sin embargo, todos los tiempos que voluntariamente se excedan de las pausas previstas deberán ser asumidos íntegramente por los trabajadores, y no podrán computarse como tiempo de trabajo. Así, por ejemplo, una pareja de examinadores y su personal de apoyo no podrán reclamar la imputación de diez horas trabajadas en un tribunal de nivel A en el que no se hayan examinado al menos 24 candidatos (jornada mixta) o 30 candidatos (jornada dedicada). De este modo, la gestión y la financiación de los recursos humanos necesarios para el desarrollo de la convocatoria se llevan a cabo siguiendo criterios de estricta aplicación de la normativa horaria y de productividad y eficacia. En este gráfico se sintetiza, en términos del número de candidatos examinados, la productividad esperada en los dos tipos de jornada descritos. PRUEBAS ORALES: Nº de Candidatos / Pareja de examinadores JORNADA DEDICADA

JORNADA MIXTA

45 40 35 30

33 26

16 15

10 5 0 A1

B1 Inicial

B2 Intermedio

En la medida de lo posible, se recomienda programar jornadas dedicadas a la entrevistas de las pruebas orales con antelación a la fecha de administración de las pruebas escritas.

8 Volver al índice

Manual de Gestión Académica 2012 Sección 4: Asistencia y asesoramiento a los usuarios

4.1 Asesoramiento y servicios de apoyo en las convocatorias de examen Durante la administración de las pruebas escritas, los Responsables de centros de examen y los examinadores cuentan con un servicio de asesoramiento y apoyo facilitado desde la sede central del Instituto Cervantes. Los horarios de prestación de este servicio son comunicados a Coordinadores y Responsables de centros unas 48 horas antes de la celebración de la convocatoria de examen. Los Responsables de los centros facilitarán al Examinador jefe el acceso a los medios de comunicación necesarios para realizar consultas o solicitar instrucciones del Instituto Cervantes a través de este servicio de apoyo. Específicamente, deberán ponerse en contacto si:

se produjeran incidencias o situaciones no contempladas en ningún documento de instrucciones para las que se precisen disposiciones concretas desde la sede central; no dispusieran de los recursos materiales o humanos necesarios para administrar las pruebas; necesitaran asesoramiento sobre cuestiones académicas.

4.2 Clausura del acto de examen La clausura del acto de examen DELE en cada convocatoria tendrá lugar después de que se hayan administrado las pruebas escritas en la fecha y horarios establecidos, y una vez que se hayan realizado todas las entrevistas correspondientes a las pruebas orales. En este punto, la persona Responsable del centro de examen y el/la Examinador/a Jefe deberán cerciorarse de lo siguiente, antes de dar por clausurado el acto: • • • • •

Cumplimentación del parte de incidencias de examen: Comprobación del ensobrado de la documentación de examen: Sellado de los sobres de devolución (hojas de respuesta y hojas de calificación): Para la realización de estas tareas, el/la Examinador/a Jefe y la persona Responsable del centro de examen seguirán las indicaciones que se recogen en las Instrucciones de Gestión Administrativa que correspondan. Recogida y recuento del material de examen oral: Verificación de estado del material, guarda y custodia. Este material no debe ser empleado bajo ningún concepto para otro fin que no sea la administración de exámenes DELE en convocatorias oficiales. Destrucción responsable (reciclaje) del material de examen escrito empleado: Con la excepción de las hojas de respuesta que no se hayan utilizado, los cuadernillos de examen que se han entregado a los candidatos y los soportes de audio deben destruirse a la clausura del acto de examen. Está expresamente prohibida la reproducción y la divulgación de los contenidos de los exámenes ya administrados en cualquier circunstancia.

9 Volver al índice

Manual de Gestión Académica 2012

ANEXO 1: Formulario de propuesta de examinadores

PROPUESTA DE TRIBUNAL DE EXAMEN Centro de Examen:

Convocatoria:

Ciudad: País: Candidatos inscritos:

DELE A1 DELE A2

OBSERVACIONES (Salvedad a normas generales): Subtotal

DELE Inicial DELE Inicial Escolar DELE Intermedio Subtotal

DELE C1 DELE C2 Subtotal

TOTAL: Se propondrán dos examinadores por cada 40 candidatos inscritos en cada banda de nivel (A, B o C). El número mínimo de examinadores es dos. Todos los examinadores habrán completado el curso de formación estandarizado y dispondrán del correspondiente código. Cualquier salvedad a las normas deberá indicarse en el apartado "OBSERVACIONES".

Examinador/a Jefe: Nombre(s):

Apellido(s):

Código:

Adscripción:

El/La Examinador/a Jefe que se proponga será responsable de coordinar todos los tribunales.

Examinadores: Nombre(s):

Apellido(s):

Código:

Indíquese la(s) banda(s) de niveles asignada(s) a cada examinador.

Adscripción:

Bandas de nivel: A

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Propuesta remitida por: Nombre(s):

Apellido(s):

Cargo: Remítase a:

Propuesta visada por: Nombre(s):

Manual de Gestión Académica DELE 2012

Departamento de Certificación Lingüística, Instituto Cervantes

Apellido(s):

Cargo: Coordinador

dcl@cervantes.es

Anexo 1

Manual de Gestión Académica 2012

ANEXO 2: Reunión de preparación

Orden del día

REUNIÓN DE PREPARACIÓN Orden del día Centro de Examen: Ciudad: Convocatoria: Fecha de la reunión:

Hora inicio:

REUNIÓN GENERAL PERSONAL CONVOCADO: Responsable del centro de examen Examinador/a Jefe Examinadores Personal de apoyo 1. DOCUMENTACIÓN PARA LA REUNIÓN Listados de candidatos inscritos por niveles Horarios de administración de las pruebas escritas Horarios de administración de las pruebas orales 2. LISTA DE COMPROBACIÓN Locales Accesos, servicios y sistemas de emergencia Aulas de examen (pruebas escritas) Mobiliario y disposición aulas de examen Reproductores CD Audio Salas de preparación (pruebas orales) Salas de entrevista (pruebas escritas) Mobiliario y disposición salas Materiales Cuadernillos de examen (pruebas escritas) CDs Audio Papelería y material de escritura Hojas de confirmación de datos personales Hojas de respuesta (pruebas escritas) Material de soporte para pruebas orales Hojas de calificación (pruebas orales) 3. ORGANIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE TAREAS Fechas y horarios Asignación de funciones Clausura del acto de examen REUNIÓN ESPECÍFICA PARA EXAMINADORES PERSONAL CONVOCADO: Examinador/a Jefe Examinadores Personal de apoyo involucrado 1. DOCUMENTACIÓN PARA LA REUNIÓN Manual para los Examinadores DELE Material de soporte para pruebas orales 2. FAMILIARIZACIÓN Criterios de calificación y escalas Materiales de soporte

Hora fin: ,

Manual de Gestión Académica DELE 2012

de 2012.

Anexo 2

Manual de Gestión Académica 2012

ANEXO 3: Modelo de certificado de participación

Personal de apoyo

CERTIFICADO DE PARTICIPACIÓN Personal de apoyo

1. DATOS DEL INTERESADO: Nombre(s): Apellido(s): Número de *

2. CONVOCATORIA

de 2011

Centro de Examen: Ciudad: País:

3. DATOS DEL RESPONSABLE DEL CENTRO DE EXAMEN: Nombre(s): Apellido(s): Adscripción: Instituto Cervantes de

( (Ciudad)

) (País)

4. CERTIFICACIÓN:

La persona cuyos datos figuran en el apartado 1 ha participado en la administración de la convocatoria DELE de referencia como colaborador, realizando tareas de apoyo en el centro de examen que se especifica. La calidad de su trabajo ha contribuido decisivamente a que esta convocatoria se desarrollara con éxito.

Lo que hago constar a todos los efectos oportunos.

El Responsable del Centro:

Nombre(s) y apellido(s):

Sello del centro:

Manual de Gestión Académica DELE 2012

de 2012.

Anexo 3

MANUAL DE GESTIÓN ACADÉMICA CONVOCATORIAS DE 2012