t u t ta v t u n d m at u p e r s o n a l i j u h t i m i n e
II RAKENDA Ametijuhend Küsige töötajalt, millal ta oma ametijuhendit viimati luges, ning saate tõenäoliselt vastuseks, et tööle asudes. Teine sagedane põh jus ametijuhendi lugemiseks on lahkheli otsese juhiga teemal, kas üks või teine ülesanne ikka kuulus töökohustuste hulka või ei. Kol mas põhjus on valmistumine arenguvestluseks. Ametijuhendi koostamise eesmärk on selgitada töö sisu isikule, kes ei ole vastava tööga kursis. Ametijuhend ei ole töösuhtes kohustuslik dokument ning töö ülesanded võib panna kirja ka töölepingusse. Võtame näiteks müügi direktori ametikoha: ametijuhendi koostamine ei ole siin mõttekas. Sellel ametikohal tehtava töö eesmärk on lihtsalt sõnastatav ning tööülesanded tulenevad organisatsiooni strateegiast, osakonnale seatud ülesannetest ja eesmärkidest ning isiklikust tulemusplaanist. See info oleks otstarbekam panna kirja töölepingusse. Head ametijuhendit on üllatavalt keeruline koostada. Ameti juhendi koostamisel tuleks esmalt mõelda läbi, kes ja mis eesmär gil ametijuhendit loeb. Sellest lähtuvalt saab valida ka sobivaima ametijuhendi vormi. Ühte ja ainuõiget ametijuhendi vormi ei ole, kõik sõltub organisatsiooni vajadusest. Ametijuhendil on siiski tra ditsioonilised osad, mida vajaduse järgi kombineeritakse:
47
Kristi Mikiver
• üldosa, milles on nimetatud struktuuriüksus, ametikoha nime tus, alluvus ja asendus; • ametikoha eesmärgi kirjeldus. Eesmärgi sõnastus peab andma vastuse küsimusele, miks seda ametikohta on vaja. Tavaliselt ka sutatakse sama sõnastust ka töölepingus ametikoha ülesanne te kirjelduses; • tööülesannete kirjeldus. Ülejäänud osade, näiteks õiguste, ametikohal vajaliku kvalifi katsiooni, keskkonnatingimuste (müra, mittetavapärane tempera tuur jms) ja töövahendite kirjelduse võib kirja panna ka teistesse dokumentidesse. Praktiline ametijuhend sisaldab tööülesannete loetlemisele li saks ka nende täitmise kirjeldust ehk millist tulemust tööandja töö tajalt ootab. Seda on vaja eelkõige seetõttu, et ülesannet võib ena masti täita mitmel viisil. Kui töötaja ei ole ülesannet täitnud sel moel, nagu tööandaja ootas, kuid on midagi siiski teinud, ei saa üheselt öelda, et ülesanne on täitmata. Sellisel juhul on ülesanne täidetud mitteootuspärasel viisil. Tulemuste kirjeldamisel võiks tööandja sõnastada ka selle, mil list käitumist ta töötajalt tööülesannete täitmisel ootab. Sellest on kasu juhtumite korral, kus näiteks müüja, kes on küll raha asjades pedantselt täpne, käitub klientidega ebaviisakalt. Järjest enam on gi ametijuhenditesse jõudnud inimestevahelised suhted ning rõh ku on hakatud panema isikuomaduste või koguni töötaja rolli kir jeldamisele meeskonnas. Tööülesannete täitmise kvaliteeti ei ole sageli lihtne üheselt mõistetavalt sõnastada. Siin võiks püüda kirjeldada seda, milline on soovitud olukord pärast ülesande täitmist, mis on muutunud. Sageli võib näha ametijuhendeid, kus tulemus on ekslikult sõnas tatud ülesandena.
48
t u t ta v t u n d m at u p e r s o n a l i j u h t i m i n e
Järgnevalt näide müügisekretäri ametijuhendist, kus töötulemus on sõnastatud ülesandena.
Näide 8. Ametijuhend, kus töötulemus on sõnastatud ülesandena (väär). Põhiülesanne
Töötulemused
Müügitellimuste vastuvõtmine • Müügitellimuste sisestamine müügiprogja nõuandlik müük. rammi. • Kliendile sortimendi tutvustamine.
Järgmises näites on ülesanded ja tulemus eraldiseisvalt sõnas tatud.
Näide 9. Soovitud töötulemuse õige kirjeldamine Põhiülesanded
Töötulemused
Müügitellimuste vastuvõtmine ja • Telefoni ja e-posti teel saabunud tellimunõuandlik müük. sed on vastu võetud ning õigel ajal korrektselt müügiprogrammi sisestatud. • Kliendile on sortimenti tutvustatud ning klient on saanud asjatundlikku nõu ja soovitusi, mis on aidanud kaasa ostu otsuse langetamisel.
Võib-olla on lihtsam ülesandeid ja tulemust eraldi sõnastada ot sides vastuseid küsimustele mida, miks ja kuidas. Tööülesannete kirjeldus peaks andma vastuse küsimusele, mida on vaja ära teha, tulemuse kirjeldus aga peaks vastama küsimustele miks ja kuidas (näiteks milliseid tööriistu, materjale kasutades ja kuidas toimides tulemus saadakse). Ülesannete kirjeldamisel võib piirduda ka üksnes põhiülesanne tega ning määrata ära erinevate ülesannete osatähtsus. Osatähtsus määratakse protsendina töömahust, nagu järgmises näites.
49
Kristi Mikiver
Näide 10. Eri tööülesannete osatähtsus kogu töömahus Müük, klientide nõustamine ja kliendikontaktide hoidmine 50% Müügidokumentide korrektne vormistamine
30%
Reklamatsioonide korrektne lahendamine
20%
Ametijuhendi koostamine on ajamahukas. Koostamisel tuleb tähele panna, et juhend oleks alati ajakohane ning ei jääks n-ö aja le jalgu. Tööd muutuvad koos nende inimeste oskuste ja huvidega, kes parasjagu ametit peavad. Seetõttu on oluline ametijuhendeid aeg-ajalt üle vaadata ja täiendada. Ametijuhendi muutmisel tuleb olla tähelepanelik, et liigselt hoogu ei minda ning ei muudeta mär kamatult töö laadi ja keerukuse astet. Ametijuhendi koostamisel on kõige olulisem roll vahetul juhil, sest kellelgi teisel ei ole enamasti täielikku infot töö kõigist nüans sidest. Personalitöötaja ülesanne on siin pigem juhti toetada. Ametijuhendist saab lugeda välja palju enam, kui esmapilgul võiks arvata. Ametijuhendi lõpuosa ehk allkirjastamine annab näi teks märku organisatsiooni kultuurist. Väite illustreerimiseks kaks näidet, võrrelge!
Näide 11a. Ametijuhendi allkirjastamine Olen tutvunud ametijuhendiga ja kohustun seda täitma. Töötaja: /allkiri, kuupäev/
50
t u t ta v t u n d m at u p e r s o n a l i j u h t i m i n e
Näide 11b. Ametijuhendi allkirjastamine Vahetu juht
.................................. nimi, allkiri ja kuupäev
Tööandja esindaja
.................................. nimi, allkiri ja kuupäev
Töötaja
.................................. nimi, allkiri ja kuupäev
Järjest sagedamini võib õnneks näha ametijuhendeid, mis on allkirjastatud nagu näites 11b. Sellise ametijuhendiga võtab tööta ja vastutuse, et ta teeb seda tööd, mis ametijuhendis kirjas. Vahe tu juht ütleb oma allkirjaga, et see on töö, mida on vaja tema osa konnas teha ja just sellisel moel. Tööandja esindaja kinnitab oma allkirjaga, et töö ja oodatav tulemus on kooskõlas organisatsiooni eesmärkidega. Tavalisele ametijuhendile, mis võib tunduda iganenuna, on ole mas ka alternatiiv, kuigi rakendust leiab see harva. Näiteks võib ametijuhendi vormistada voodiagrammina, mis toob välja koostöö kohad ja seotuse organisatsiooni teiste ametikohtadega. Ametijuhendi koostamise sooviks mõnikord delegeerida kelle legi teisele. Twitteri ja crowdsourcing’u kombinatsioonis on seda ju ba tehtud! Crowdsourcing on tegevus, mille käigus avaliku pakku mise kaudu ostetakse sisse töö, mida tavaliselt teeb töötaja, suure malt rühmalt tundmatutelt inimestelt. Seega, töö valmib kollektiiv se loominguna tundmatu inimrühma poolt. Kui ametikirjeldus valmib ühisloominguna, saab see kindlas ti väga hea. Järgnevalt ühe klassikalise ametijuhendi näide.
51
Kristi Mikiver
Näide 12. Ametijuhend 1. ÜLDANDMED 1.1. S truktuuriüksus:........................................ 1.2. Ametinimetus:........................................... 1.3. Vahetu juht:............................................... 1.4. Kes asendab (ametikoht): .......................... 1.5. Keda asendab (ametikoht):......................... 2. TÖÖ KIRJELDUS 2.1. Töö eesmärk ............................................. 2.2. Põhiülesanded ja oodatav tulemus Ülesanne 2.2.1. ................................................................ 2.2.2 .................................................................
Tulemus . ............................................................ . ............................................................
2.3. Lisaülesanded: .............................................................................................................. .............................................................................................................................................. 2.4. Õigused (koos piiridega) ............................................................................................... .............................................................................................................................................. 3. KVALIFIKATSIOONIKIRJELDUS 3.1. Haridustase: .................................................................................................................... 3.2. Eriala: ............................................................................................................................. 3.3. Täiendavad teadmised ja oskused: . ................................................................................ .............................................................................................................................................. 3.4. Arvutikasutamise oskus Programm Kasutajatase ................................................................ . ............................................................ ................................................................ . ............................................................ 3.5. Keeleoskus Keel: Tase (A1, A2, B1, B2, C1, C2) ................................................................ . ............................................................ ................................................................ . ............................................................ 3.6. Isikuomadused: ......................................... .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. TÖÖTAJA................................................................................................................ nimi allkiri kuupäev VAHETU JUHT........................................................................................................................ nimi allkiri kuupäev TÖÖANDJA ESINDAJA............................................................................................................... nimi allkiri kuupäev
52