Manual de Fluxo de Requisições de Materiais

Sistema​ ​Gerencial​ ​de​ ​Manutenção

Fluxo​ ​de Requisição​ ​de Materiais

Introdução 1​ ​-​ ​Configurações 1.1​ ​-​ ​Nivelamento​ ​de​ ​acessos 1.2​ ​-​ ​Criação​ ​de​ ​Assinatura​ ​digital 1.3​ ​-​ ​Configuração​ ​de​ ​saída​ ​de​ ​peças 1.4​ ​-​ ​Cadastro​ ​de​ ​peças: 2​ ​-​ ​ ​Saída​ ​de​ ​Peças​ ​por​ ​“Saída“ 2.1​ ​-​ ​RM 2.2​ ​-​ ​Aprovação​ ​de​ ​RM’s 2.2.1​ ​-​ ​Reprovação​ ​de​ ​RMs 2.2.2​ ​-​ ​Aprovação​ ​de​ ​RMs​ ​reprovadas 2.3​ ​-​ ​Aprovação​ ​de​ ​pedidos​ ​de​ ​compra 2.4​ ​-​ ​Emissão​ ​de​ ​OC​ ​(Ordem​ ​de​ ​compra) 3​ ​-​ ​ ​Saída​ ​de​ ​Peças​ ​por​ ​RM’s“ 3.1​ ​-​ ​Geração​ ​de​ ​RM 3.2​ ​-​ ​Em​ ​que​ ​situações​ ​o​ ​estoque​ ​ficará​ ​negativado?

3.3​ ​-​ ​Aprovação​ ​de​ ​pedidos​ ​de​ ​compra 3.4​ ​-​ ​Emissão​ ​de​ ​Ordem​ ​de​ ​compra 3.5​ ​-​ ​Entrada​ ​de​ ​peças​ ​em​ ​estoque

Introdução 1

A requisição de material apresentará a necessidade de compra e gerará uma solicitação de compra que deverá ser aprovada para que uma ordem de compra seja emitida. O SIGMA PDCA contempla todo este fluxo, possibilitando uma completa gestão do estoque de manutenção​ ​e​ ​de​ ​itens​ ​consumíveis.

O fluxo a seguir mostra os passos que devem seguir uma RM, veremos cada um deles através das funcionalidades do sistema, comentando cada ponto para que o usuário tenha total entendimento​ ​e​ ​domínio​ ​da​ ​função.

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1​ ​-​ ​Configurações Antes de iniciar a gestão do fluxo de RMs o usuário deverá efetuar algumas configurações para que​ ​consiga​ ​desempenhar​ ​com​ ​sucesso​ ​as​ ​operações​ ​necessárias​ ​a​ ​este​ ​fluxo.​ ​São​ ​elas:

1.1​ ​-​ ​Nivelamento​ ​de​ ​acessos Com a utilização dos níveis de acesso do SIGMA o usuário ADM poderá estabelecer quais usuários terão acesso as funções de RM, Aprovação de RMs, Aprovação de pedidos de compra e Emissão de ordens de compra. Desta forma a hierarquia para cada tipo de operação será​ ​mantida.

Para efetuar o nivelamento de acessos vá ao Pilar > ADJUST > Coluna > PARÂMETROS > módulo de Parametrização > Aba Níveis de acesso e diga o nível de acesso necessário para cada​ ​uma​ ​das​ ​telas​ ​envolvidas​ ​neste​ ​fluxo.

1.2​ ​-​ ​Criação​ ​de​ ​Assinatura​ ​digital A assinatura digital é uma validação da operação que deverá ser realizada no sistema. A assinatura será exigida sempre que uma aprovação for necessária para a continuidade do fluxo,​ ​validando​ ​assim​ ​a​ ​operação.

Para se criar uma assinatura digital acesse o Pilar > ADJUST > Coluna > PARÂMETROS > módulo de Usuários/Senhas, após selecionar o usuário deve-se informar a Assinatura digital para​ ​o​ ​mesmo,​ ​em​ ​seguida​ ​clique​ ​em​ ​Salvar.

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**Tela​ ​de​ ​Senhas**

1.3​ ​-​ ​Configuração​ ​de​ ​saída​ ​de​ ​peças O SIGMA também permitirá ao usuário tratar a RM como uma saída de peças, para que isso seja​ ​possível​ ​o​ ​usuário​ ​deverá​ ​configurar​ ​o​ ​sistema​ ​para​ ​aceitar​ ​tal​ ​operação​ ​de​ ​saída.

A configuração é realizada acessando o Pilar > ADJUST > Coluna > PARÂMETROS > módulo de​ ​Parâmetros​ ​do​ ​sistema​ ​>​ ​Estoque,​ ​onde​ ​o​ ​seleção​ ​pelo​ ​tipo​ ​de​ ​saída​ ​deverá​ ​ser​ ​feita.

Este manual detalhará como o sistema trabalha em cada uma das opções de saída, sendo o item 2 deste manual a apresentação da Opção de saída de Peças por “Saída“ e o item 3 a apresentação​ ​da​ ​Opção​ ​de​ ​saída​ ​de​ ​Peças​ ​por​ ​RM.

1.4​ ​-​ ​Cadastro​ ​de​ ​peças: Para iniciar o cadastro de peças é necessário acessar o Pilar > PLAN > Coluna > ESTOQUE > módulo de peças. Para cadastrar uma nova Peça, clique dentro do campo Peças e digite o código que será cadastrado. Pressione a tecla <enter> para dar continuidade​ ​ao​ ​cadastro​ ​e​ ​iniciar​ ​o​ ​cadastro​ ​da​ ​peça.

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Neste​ ​cadastro​ ​poderemos​ ​incluir​ ​informações​ ​básicas​ ​sobre​ ​as​ ​peças,​ ​tais​ ​como: -

Descrição​ ​da​ ​peça Unidade Local​ ​no​ ​estoque Vida​ ​útil Valor​ ​unitário Função​ ​ao​ ​qual​ ​a​ ​peça​ ​se​ ​destina Família​ ​/​ ​Grupo Ficha​ ​técnica Fornecedores Garantia​ ​da​ ​peça Locais​ ​onde​ ​a​ ​peça​ ​é​ ​utilizada​ ​(Máquina,​ ​TAG​ ​e/ou​ ​Equipamento).

O cadastramento destes dados auxiliarão numa melhor gestão de materiais, possibilitando maior​ ​gama​ ​de​ ​filtros​ ​para​ ​pesquisa​ ​sobre​ ​as​ ​peças​ ​em​ ​estoque.

2​ ​-​ ​ ​Saída​ ​de​ ​Peças​ ​por​ ​“Saída“

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Para compor este manual duas novas peças foram cadastradas no sistema conforme imagem abaixo:

2.1​ ​-​ ​RM​ ​(Requisição​ ​de​ ​Material) Para criarmos uma RM é necessário acessar o Pilar > DO > Coluna > MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS > módulo de ESTOQUE > RM e acessar o botão RM. Na tela que se abrirá o usuário deverá informar manualmente o código para a nova requisição de material que será aberta.

Ex: Gearada​ ​a​ ​RM-003​ ​para​ ​requisitar​ ​60​ ​unidades​ ​da​ ​peça​ ​COR-001

** Como o parâmetro Opções de saída de peças está marcado para SAÍDA”, após gerar a RM o sistema não​ ​debitará​ ​a​ ​quantidade​ ​requisitada​ ​do​ ​estoque,​ ​mantendo-se​ ​o​ ​estoque​ ​atual​ ​inalterado.**

Feito​ ​este​ ​procedimento​ ​basta​ ​clicar​ ​em​ ​salvar​ ​para​ ​que​ ​a​ ​RM​ ​seja​ ​gerada​ ​e​ ​gravada​ ​no​ ​banco de​ ​dados.

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2.2​ ​-​ ​Aprovação​ ​de​ ​RM’s Na​ ​tela​ ​de​ ​aprovação​ ​de​ ​requisições​ ​será​ ​possível​ ​efetuar​ ​filtro​ ​a​ ​partir​ ​da​ ​situação​ ​da​ ​RM (Aprovadas,​ ​Pendentes​ ​ou​ ​Reprovadas).​ ​Após​ ​realizar​ ​o​ ​filtro​ ​da​ ​situação​ ​da​ ​RM​ ​o​ ​sistema apresentará​ ​as​ ​requisições,​ ​onde​ ​o​ ​usuário​ ​poderá​ ​selecionar​ ​quais​ ​serão​ ​aprovadas​ ​ou reprovadas.

Conforme imagem acima vemos na mensagem que só são gerados pedidos de compra para requisições​ ​que​ ​ultrapassem​ ​o​ ​estoque​ ​atual.

2.2.1​ ​-​ ​Reprovação​ ​de​ ​RMs Será possível a reprovação de pedidos de compra, bastando para isso que a RM seja selecionada​ ​e​ ​em​ ​seguida​ ​clicando​ ​no​ ​botão​ ​REPROVAR. Abaixo​ ​um​ ​relatório​ ​de​ ​RMs​ ​reprovadas:

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2.2.2​ ​-​ ​Aprovação​ ​de​ ​RMs​ ​reprovadas Também será possível aprovar RMs que em algum momento foram reprovadas, para isso basta​ ​efetuar​ ​o​ ​filtro​ ​por​ ​RMs​ ​reprovadas​ ​e​ ​em​ ​seguida​ ​marcar​ ​as​ ​RMs​ ​que​ ​deseja​ ​aprovar:

2.3​ ​-​ ​Aprovação​ ​de​ ​pedidos​ ​de​ ​compra

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Na tela de aprovação de pedidos de compra o sistema mostrará a quantidade solicitada e a quantidade​ ​a​ ​ser​ ​comprada,​ ​onde:

Quantidade​ ​requisitada​​ ​ ​=​ ​Est.​ ​Atual​ ​+​ ​(Estoque​ ​atual​ ​-​ ​Qtde​ ​Requisitada​ ​na​ ​RM) Quantidade​ ​Compra​​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​=​ ​Qtde​ ​Requisitada​ ​+​ ​Est.​ ​Mínimo

Ao selecionar os pedidos basta clicar no botão APROVAR e os pedidos, após aprovação via assinatura​ ​digital,​ ​ ​irão​ ​para​ ​a​ ​tela​ ​de​ ​Emissão​ ​de​ ​ordem​ ​de​ ​compra.

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2.4​ ​-​ ​Emissão​ ​de​ ​OC​ ​(Ordem​ ​de​ ​compra) Na tela de emissão será possivel visualizar quais Ordens de Compra estão pendentes de aprovação​ ​e​ ​aprová-las.

Ao​ ​selecionar​ ​e​ ​aprovar​ ​as​ ​ordens​ ​de​ ​compra​ ​as​ ​mesmas​ ​serão​ ​impressas:

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3​ ​-​ ​ ​Saída​ ​de​ ​Peças​ ​por​ ​RM’s“ Assim como no item 2 o primeiro passo para utilizar a saída de peças através da RM é acessar o Pilar > ADJUST > Coluna > PARÂMETROS > módulo de Parâmetros do Sistema > Estoque e selecionar​ ​a​ ​opção​ ​“RM”​ ​conforme​ ​imagem​ ​abaixo:

Para exemplificar esta funcionalidade foi efetuado o cadastro de uma peça (JUN-001) com as seguintes​ ​quantidades:

3.1​ ​-​ ​Geração​ ​de​ ​RM Após​ ​o​ ​cadastro​ ​da​ ​peça​ ​foi​ ​gerada​ ​uma​ ​nova​ ​requisição​ ​de​ ​material,​ ​dando​ ​a​ ​saída​ ​de​ ​10 unidades​ ​da​ ​peça​ ​JUN-001

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Com isso, após aprovar a RM o sistema passa a considerar que meu estoque atual está negativo 6 unidades, onde o Estoque atual é igual a diferença entre o estoque físico e a quantidade​ ​requisitada​ ​(​EA​ ​=​ ​EF​ ​-​ ​Qtde​ ​RM​).

3.2​ ​-​ ​Em​ ​que​ ​situações​ ​o​ ​estoque​ ​ficará​ ​negativado?

Em casos onde a utilização da peça é emergencial. As peças podem ser compradas e lançadas sem que uma entrada seja efetivada. Neste caso (circunstancial) após a utilização o almoxarife​ ​poderá​ ​efetuar​ ​a​ ​entrada​ ​de​ ​peças​ ​conforme​ ​procedimentos​ ​descritos​ ​do​ i​ tem​ ​3.5​.

Ao​ ​efetuarmos​ ​uma​ ​nova​ ​requisição​ ​de​ ​material​ ​o​ ​sistema​ ​exibirá​ ​a​ ​seguinte​ ​mensagem:

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Dando ao usuário a opção de alterar a quantidade de peças requisitadas para um valor maior que compreenda o valor de Estoque atual mais o Estoque mínimo ou gerando diretamente uma Ordem​ ​de​ ​Compra.

Para permitir a geração de uma Ordem de compra basta clicar OK na mensagem que o botão Ordem​ ​de​ ​compra​ ​aparecerá​ ​no​ ​canto​ ​inferior​ ​da​ ​tela.

3.3​ ​-​ ​Aprovação​ ​de​ ​pedidos​ ​de​ ​compra Após clicar no botão “Ordem de Compra” será possível aprovar o pedido de compra para emissão​ ​da​ ​Ordem​ ​de​ ​compra​ ​conforme​ ​requisitado.

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Na tela de aprovação de pedidos de compra o sistema mostrará a quantidade requisitada e a quantidade​ ​a​ ​ser​ ​comprada,​ ​onde: Quantidade​ ​requisitada​​ ​ ​=​ ​Débito​ ​do​ ​Est.​ ​Atual​ ​+​ ​Qtde​ ​Requisitada​ ​na​ ​RM Quantidade​ ​Compra​​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​=​ ​Qtde​ ​Requisitada​ ​+​ ​Est.​ ​Mínimo Após aprovação da compra por meio de assinatura digital será possível efetuar a geração da Ordem​ ​de​ ​compra.

3.4​ ​-​ ​Emissão​ ​de​ ​Ordem​ ​de​ ​compra Para emitir uma Ordem de compra basta selecionar os pedidos de compra que se deseja emitir,​ ​clicar​ ​em​ ​aprovar​ ​e​ ​informar​ ​a​ ​assinatura​ ​digital​ ​do​ ​aprovador.

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3.5​ ​-​ ​Entrada​ ​de​ ​peças​ ​em​ ​estoque Após efetuada a compra o almoxarife deverá proceder com a entrada de peças no sistema para​ ​que​ ​o​ ​estoque​ ​atual​ ​seja​ ​atualizado.

Para isso acesse o Pilar > PLAN > Coluna > ESTOQUE > e clique no botão “Entrada de Peças”, na tela que será aberta tecle ENTER, o sistema gerará automaticamente um código para a entrada que será efetuada. Informe o código da compra e os dados da mesma serão

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carregados, bastando ao almoxarife indicar a quantidade que dará entrada e o valor unitário da peça.​ ​Em​ ​seguida​ ​clique​ ​em​ ​INCLUIR.

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Efetuado​ ​o​ ​procedimento​ ​de​ ​Entrada​ ​de​ ​peças​ ​o​ ​cadastro​ ​da​ ​peça​ ​será​ ​atualizado​ ​e​ ​a quantidade​ ​em​ ​estoque​ ​será​ ​atualizada​ ​conforme​ ​quantidade​ ​real​ ​em​ ​estoque.

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