Manual de assessoria de imprensa 2015 by Regina Mello

MANUAL DE ASSESSORIA DE IMPRENSA Núcleo de Comunicação e Relacionamento

SUMÁRIO O que é assessoria de imprensa?

O que faz a assessoria de imprensa?

Prazos de produção

Distinção entre reportagem, matéria/release e nota

Tipos de fonte

Orientações editoriais

Dicas e eventos gerais

Serviço de fotograﬁa

Referências

CRÉDITOS Coordenação: Cleiton Decker e Ana Amélia Perera Elaboração: Raquel Bierhals Diagramação: Regina Mello Contato: comunicacao@ucpel.edu.br Versão: Março/2016

INTRODUÇÃO A Assessoria de Comunicação e Marketing da UCPel dispõe de serviços de Assessoria de Imprensa e produção de conteúdo jornalístico. Para a eﬁciência da comunicação é importante que os setores da Universidade e seus docentes tenham a clareza quanto aos procedimentos necessários para que o trabalho ocorra da forma estimada.

O QUE É ASSESSORIA DE IMPRENSA? A matéria-prima da Assessoria de Imprensa é a informação. Este segmento da Assessoria de Comunicação e Marketing é responsável por apurar, tratar e divulgar as informações da Universidade que possuam caráter jornalístico, transformando-as em notícias. Estabelece o relacionamento com os veículos de comunicação, abastecendo as redações com conteúdos de importância para a comunidade e, com isso, buscando o ganho com imagem e posicionamento de marca no mercado. Produz, ainda, material informativo sobre as notícias da Universidade para o público interno e atua com fornecimento de informações oﬁciais e atendimento à imprensa. O Núcleo Imprensa cria oportunidades de divulgação do negócio – a UCPel –, fazendo dela fonte de informação. Sua presença positiva na mídia reforça sua imagem de instituição educacional e comunitária.

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O QUE FAZ A ASSESSORIA DE IMPRENSA? Duas são as naturezas das atividades desse Núcleo da ACM que atua na área de Assessoria de Imprensa, os quais chamaremos de “produtos” e “serviços”: a) Produtos - Nota; - Matéria/Release; - Reportagem; - Fotograﬁa; - Entrevistas em Rádio; - Entrevistas em TV; - Boletim na Rádio Universidade (diário); - Boletim UCPel – Impresso (quinzenal); - Clipping (diário); - Atualização de Mailing de imprensa; - Produção de Materiais Especiais (Ex.: Informativo Escolha Certa, Revista Comemorativa dos 50 anos da Medicina etc.); - Produção de documentos e textos institucionais. b) Serviços - Envio de matérias aos veículos de comunicação locais, regionais, estaduais e nacionais, de acordo com o grau de relevância do assunto; - Postagem no site da UCPel e inclusão no calendário de eventos (se for o caso); - Cobertura de eventos nas redes sociais da Universidade (geração de mídia espontânea), e sugestão de abordagens nas redes, em parceria com o Núcleo Web; - Agendamento de entrevistas na Rádio Universidade e na TV UCPel; - Resposta às demandas da imprensa quanto a pedidos de fontes.

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PRAZOS DE PRODUÇÃO: Quanto maior a antecedência no repasse de informações ao Núcleo Imprensa da ACM, maiores as possibilidades de que o conteúdo seja melhor aproveitado pelos veículos de imprensa – nas diferentes mídias, como rádio, jornal, internet e mídias sociais. Todos os prazos abaixo descritos correspondem a uma estimativa, contando que as informações completas para a elaboração do serviço estejam disponíveis, respondendo de forma elementar os principais dados referentes ao conteúdo – o que na linguagem jornalística chamamos de Lide ou Lead (Quem?; O que?; Quando?; Onde?; Como?; e Por quê?). Materiais

Prazos

Nota

03 dias úteis

Matéria/Release

04 dias úteis

Reportagem

08 dias úteis

Fotograﬁa

Agendamento prévio de no mínimo 01 dia. Em caso de pautas fora dos prédios centrais da UCPel, a agenda deverá ocorrer com no mínimo 03 dias de antecedência.

Entrevistas em Rádio

Agendamento prévio de no mínimo 03 dias, contando com espaços disponíveis nas programações dos veículos.

Entrevistas em TV

Agendamento prévio de no mínimo 03 dias, contando com espaços disponíveis nas programações dos veículos.

Produção de materiais especiais

Materiais sob demanda e avaliação da Coordenação da Assessoria de Comunicação e Marketing junto às PróReitorias.

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OUTRAS INFORMAÇÕES REFERENTES AOS PRAZOS - Lembramos que a Assessoria está à disposição para as notícias dos cursos, que devem chegar ao conhecimento dos profissionais com o máximo de brevidade. Essa prática é necessária para que possamos trabalhar as informações com a maior qualidade possível, tendo tempo hábil de preparar a agenda de pautas da semana, a cobertura fotográfica, o transporte (se necessário), o contato com as fontes e a apuração de informações complementares. Isso também permite à Assessoria visualizar oportunidades de divulgação do assunto em questão. Mesmo uma simples nota precisa ser redigida com qualidade e precisão nas informações e demanda um processo de finalização. - Para solicitar pauta no Boletim UCPel (boletim interno), é necessário fornecer as informações completas (quem, o quê, quando, como, onde e por quê - para garantir uma divulgação de qualidade) ao repórter pelo menos 5 dias antes dos dias 1º ou 15 de cada mês (datas de publicação do material). - Para divulgação de eventos, o prazo de solicitação de conteúdo é de pelo menos sete dias antes da abertura das inscrições. - Estudos e pesquisas, quando não factuais, têm um prazo mais estendido, desde que seus próprios dados não tenham ficado "velhos" pela passagem do tempo. Esta pauta precisará ser trabalhada com mais subsídios de fontes.

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- Um dos elementos que caracterizam a notícia é a sua instantaneidade. Se houver interesse em divulgar um evento que já ocorreu, há duas possibilidades: agendar com antecedência a equipe da ACM para estar presente (sujeito à disponibilidade de horário) ou informar o ocorrido com a maior rapidez possível, de preferência no dia seguinte. Isso possibilitará a atualidade da notícia. Se o evento ocorreu há uma semana, por exemplo, a notícia ﬁca "velha" e, se divulgada, dá a entender duas coisas: que a própria Universidade não deu importância ao tema antes, ou está atrasada. Portanto, eventos ocorridos há mais de dois dias serão registrados apenas com nota, no site da UCPel. - Horários: embora a notícia muitas vezes não tenha hora para acontecer, o Núcleo Imprensa funciona no turno da tarde, no horário das 13h30min às 19h30min, de segundas a sextas-feiras. Pautas que ocorrerem fora destes horários e dias - em especial, fora da Universidade - não terão obrigatoriedade de cobertura, exceto quando solicitados pela reitoria. Como a Universidade tem seu maior funcionamento à noite, o pedido da parte interessada pode ser feito, mas estará sujeito a análise e disponibilidade de horário da equipe e estrutura da Universidade. Solicitações feitas no mesmo dia de um evento, por exemplo, não poderão ser atendidas.

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DISTINÇÃO ENTRE REPORTAGEM, MATÉRIA E NOTA - Reportagem: Ser um assunto amplo, abrangente, com ineditismo em pesquisa ou extensão; precisa ter mais de uma fonte; precisa ter foto e dados para ilustração; precisa ter entrevista com usuários/beneﬁciários do serviço, por exemplo. Possui maior quantidade de interesse social (diz respeito à sociedade como um todo). Usualmente, possui mais de uma lauda. - Matéria/Release: assuntos relevantes para os cursos e a Universidade, mas sem caráter tão inédito ou denso. De preferência, terá foto (ou ilustração) e entrevista com o interessado. Geralmente, possui até uma lauda. - Nota: assuntos considerados pela Assessoria de Comunicação e Marketing como de pequena relevância ou abrangência (interesse apenas dos alunos do curso). Pode ou não ter foto. Possui até meia lauda.

TIPOS DE FONTE O Manual de Redação da Folha de São Paulo classifica quatro tipos de fontes jornalísticas, conforme o grau de confiabilidade. As informações obtidas de cada uma delas exigem procedimentos diferentes antes da preparação do texto final. São elas: - Fonte tipo zero: Escrita e com tradição de exatidão, ou gravada sem deixar margem a dúvida: enciclopédias renomadas, documentos emitidos por instituição com credibilidade, vídeos.

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Em geral, a fonte de tipo zero prescinde de cruzamento. Para a UCPel, são, além de documentos institucionais, a Reitoria, gestores, diretores de Centro e coordenadores de curso. - Fonte tipo um: É a mais confiável nos casos em que a fonte é uma pessoa. A fonte de tipo um tem histórico de confiabilidade – as informações que passa sempre se mostram corretas. Fala com conhecimento de causa, está muito próxima do fato que relata e não tem interesses imediatos na sua divulgação. Para a UCPel, são os demais professores e funcionários. - Fonte tipo dois: Tem todos os atributos da fonte tipo um, menos o histórico de confiabilidade. Toda informação de fonte dois deve ser cruzada com pelo menos mais uma fonte (do tipo um ou dois), antes de publicada. Para a UCPel, são os alunos. Estes, muitas vezes não têm vínculo institucional formal ou mesmo estão pouco aptos a comentar sobre determinado assunto. Por isso, a ACM prioriza a conversa com o professor (até mesmo para aval sobre determinadas informações repassadas por alunos). - Fonte tipo três: A de menor confiabilidade. É bem-informada, mas tem interesses (políticos, econômicos etc.) que tornam suas informações nitidamente menos confiáveis. Há dois caminhos para a informação de fonte tipo três: funcionar como simples ponto de partida para o trabalho jornalístico ou, na impossibilidade de cruzamento com outras fontes, ser publicada em coluna de bastidores, com a indicação explícita de que ainda se trata de rumor, informação não-confirmada.

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Fonte

Setores e cargos correspondentes

Tipo zero

- Documentos institucionais - Reitoria - Diretores de Centro/Institutos - Coordenadores de curso - Gerentes

Tipo Um

- Professores - Funcionários

Tipo Dois

- Alunos

Tipo Três

Para a Assessoria de Comunicação e Marketing da UCPel a fonte do Tipo Três não é vista como Fonte, mas como um possível input para apurar outros conteúdos e então produzir um material jornalístico.

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ORIENTAÇÕES EDITORIAIS: Como princípio fundamental, o Núcleo Imprensa é pautado pela Missão, Visão e Valores da Universidade. Desta forma, as notícias por ela produzidas e divulgadas e assessoramento à imprensa terão este viés. Educação, saúde, negócios e tecnologia, em especial ligados à inovação, gestão participativa, promoção social e cultural e desenvolvimento local e regional estarão balizando suas atividades. Olhar ético, estético e de conteúdo também fazem parte da avaliação da ACM. Ela poderá não atender a uma solicitação de pauta se esta estiver em desconformidade com a missão, visão e valores da Universidade, ou mesmo se tiver conteúdo ou apresentação em desacordo com padrões de qualidade avaliados pela ACM e submetidos à gestão superior. Da mesma forma, a ACM reserva-se o direito de avaliar e deﬁnir, conforme os critérios acima expostos e representatividade jornalística, se determinada notícia será relevante o bastante para virar reportagem, matéria ou nota e se terá suíte (do francês suite, isto é, série, sequência). Em Jornalismo, designa a reportagem que explora os desdobramentos de um fato que foi notícia na edição anterior. Abaixo, detalhes de como funciona o processo das notícias e orientações de como lidar com ele para potencializar a divulgação de seu curso/projeto e a nossa Universidade. a) Segundo o próprio editor do jornal Diário Popular, o que rende notícias são os aspectos de Amplitude (impacto que o tema pode causar na população); Ineditismo (novidade relevante); e Boas Práticas e Projetos Sociais (atitudes que ajudem a desenvolver a consciência cidadã). No entanto, existem ainda muitos outros valores-notícia e eles variam inclusive de acordo com o volume de outras notícias naquela data. Um assunto pode ser realmente interessante e perder espaço em função de outras que reúnem ainda mais valores-notícia. Núcleo de Comunicação e Relacionamento

b) Ao sugerir a matéria, considere: essa notícia interessa a toda comunidade de Pelotas? Ou apenas ao meu grupo de alunos? Ela pode muitas vezes ser interessante no âmbito do curso, mas não atrairá atenção da sociedade se não tiver abrangência social. Por exemplo, uma pesquisa ou TCC com resultados inéditos ou atualizados sobre a região é mais notícia do que uma oﬁcina pouco concorrida realizada dentro da Universidade. Quanto mais pessoas o fato atinge, maior a possibilidade de ser veiculada. c) As notícias produzidas pela Assessoria de Imprensa (que não tenham caráter exclusivamente interno) são encaminhadas aos veículos de comunicação locais, regionais, estaduais e nacionais. Nosso papel é ser um Núcleo disseminador de informações da UCPel. A publicação ou não ﬁca a cargo do próprio veículo, se julgar interessante conforme sua linha editorial. Não temos gerenciamento sobre esse processo, que é de total opção do veículo. Lembramos que, quanto maior o caráter social e/ou ineditismo tiver o assunto, mais chance ele tem de ser veiculado. d) A gestão pela demanda de matérias e seleção para envio aos veículos é de responsabilidade do Núcleo de Imprensa. A análise é feita com base nos objetivos institucionais e com o conhecimento de como funciona a redação de um veículo.

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DICAS E EXEMPLOS GERAIS a) Bom senso na sugestão de pauta é fundamental! Se a UCPel busca o combate à aglomeração em frente ao Campus I, o Núcleo Imprensa não divulga material de festas, por exemplo. Além disso, como instituição de ensino, também não vincula sua imagem à divulgação de festas, mesmo que em outros locais. b) Assuntos que possam deixar margem para a UCPel ser agredida também devem ser evitados. Por exemplo, um projeto de alunos pode ser interessantíssimo, mas deve-se atentar para o fato de esse projeto conter elementos que possam ir de encontro ao que a Universidade propõe ou mesmo ferir a identidade e seus valores. c) Visitas técnicas fazem parte do cotidiano da vida acadêmica tanto quanto uma aula. No entanto, não necessariamente têm essência de notícia, pois são atos que se espera que sejam feitos, que fazem parte da rotina de um curso. Esse tipo de assunto só será notícia se o local visitado for realmente muito destacado. Em casos menores, poderão ser registrados apenas como nota e somente no site, não sendo enviados para a imprensa. d) Pedidos de divulgação solicitados por alunos deverão passar, primeiro, por autorização prévia do professor responsável, por telefone ou e-mail. A prática busca evitar iniciativas isoladas e que não estejam ligadas com a proposta do curso.

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e) Muitas vezes os alunos são a fonte para a matéria, por estarem mais próximos do assunto. No entanto, em muitos casos é necessária a palavra do professor responsável para o complemento do texto. f) Terão prioridade e tratamento diferenciado assuntos considerados estratégicos para a Universidade, seguindo seu Planejamento Estratégico, produtos (cursos no Vestibular, Pós-Graduação, Extensão conforme calendário de inscrições) e relevância jornalística evidente. Demais assuntos virarão nota ou mesmo poderão não ser divulgados se assim entendido pela comissão de jornalistas do Núcleo Imprensa. g) Após a entrevista, a pauta será redigida de acordo com a linha de produção da ACM. Assuntos factuais terão prioridade e poderão passar à frente de outros que já tenham tido suas informações coletadas (conforme, claro, o valor-notícia neles presentes). Muitas vezes a publicação não é imediata, levando-se em consideração, ainda, necessidade de apuração de outras informações para complementar o tema, agendamento com case ou mesmo a aridez da temática. h) O fato de a ACM divulgar um evento não quer dizer, necessariamente, que ela irá cobrir a atividade no momento em que estiver ocorrendo. Ela deverá fazer a chamada, anunciando a atividade, mas não é regra acompanhar o evento (e se acompanhar em um momento, não quer dizer que irá em todos). Essa avaliação dependerá da relevância jornalística e da disponibilidade da equipe e estrutura da Universidade. As coberturas especiais deverão ser negociadas previamente entre o Núcleo Imprensa e o professor responsável pela atividade.

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i) A ACM sugerirá e solicitará à TV UCPel e à RU reportagens de importância para a Universidade ou poderá ser intermediária entre uma fonte e as emissoras para sugestões de pauta. No entanto, a TV e a Rádio têm autonomia e cronogramas próprios e o farão de acordo com suas possibilidades. Solicitação de gravações na íntegra de eventos – seja com intenção de utilização acadêmica ou de registro histórico - deverão ser negociadas diretamente entre o solicitante e a própria TV. j) A ACM não divulga matérias sobre professores sendo fonte em veículos de comunicação. Ser notícia não é notícia. Um veículo não noticia outro. Como reconhecimentos desta natureza são importantes para o curso, recomenda-se que esta divulgação seja feita pelos próprios coordenadores, via site da graduação, com caráter mais informal. Exceções poderão ser feitas em caso de publicações de evidente reconhecimento nacional ou internacional. k) A ACM atende mais de 25 cursos de graduação, 5 programas de pósgraduação, mais de 20 cursos Lato Sensu, cursos de extensão, eventos e atividades institucionais (reitoria, Vestibular, Extravestibular, Padoc, entre outros), Cetres, Nesic, UCPel Mais Saudável, Lar da Criança São Luiz Gonzaga, Assessoria de Relações Internacionais e Intercâmbio, além de divulgar eventos e atividades das quais a UCPel é apoiadora, entre outros. Portanto, as pautas serão produzidas conforme sua relevância e disponibilidade da equipe.

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l) A ACM também faz contato com os veículos convidando ou sugerindo pautas mais "especiais", geralmente com boa receptividade dos veículos da região (no entanto, sujeito ao interesse do veículo). O Núcleo Imprensa procura "vender" assuntos de acordo com sua abrangência, relevância e papel estratégico. No entanto, não podemos saturar os veículos com contatos exacerbados. A ACM fará um contato direto apenas dos temas que julgar jornalisticamente relevantes.

SERVIÇO DE FOTOGRAFIA a) Solicitação de fotos: o fotógrafo da Assessoria de Comunicação e Marketing tem como prioridade as solicitações e pautas da Reitoria. Em seguida, pautas e/ou fotografias para fins jornalísticos e publicitários agendadas pela ACM. O fotógrafo atenderá pedidos de professores e alunos desde que ligados a atividades vinculadas à Universidade, conforme a disponibilidade de tempo e previamente agendadas. As fotos são disponibilizadas pela ACM por meio de envio de e-mail/link para baixar as imagens, gravação em pen drive ou gravação de CD/DVD fornecido pelo solicitante. Para obter as fotografias, é necessário agendar com o fotógrafo. Em caso de utilização da imagem, deve-se informar o crédito do fotógrafo da ACM. b) Se o fotógrafo da ACM não puder estar presente em alguma atividade, sugere-se que as fotos enviadas não sejam “posadas”, caso a intenção seja ser veiculada em veículos jornalísticos. A imagem para este fim requer uma ação ocorrendo. Tome cuidado, ainda, para que não haja data aparecendo na imagem. Isso inviabiliza sua utilização. Para a utilização no site da UCPel esse rigor não se faz necessário. c) Não envie fotos dentro de documentos de Word ou outros editores de texto. Envie-as apenas em seu formato básico, JPEG e/ou PNG.

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REFERÊNCIAS - Manual de Redação da Folha de São Paulo. Publifolha, 2001. - FERRARETTO, Elisa Kopplin; FERRARETTO, Luiz Artur. Assessoria de imprensa – Teoria e prática. 5.ed. São Paulo: Summus, 2009.

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