Guia de Comunicação Externa

ROTARACT E INTERACT GUIA DE COMUNICAÇÃO EXTERNA

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GUIA DE COMUNICAÇÃO EXTERNA

ÍNDICE 1.

2.

3.

4.

PÁGINA OFICIAL DO CLUBE ..........................................................................................3 COMO CAPTAR A ATENÇÃO DOS MEIOS DE COMUNICAÇÃO ..................................4 COMO COMUNICAR COM OUTRAS ORGANIZAÇÕES................................................ 6 OUTROS VEÍCULOS PROMOCIONAIS .......................................................................... 7

Nota: Este guia serve de base de apoio para melhorar a forma como os clubes de Interact e Rotaract do Distrito 1960 comunicam com os meios de comunicação e com outras organizações. Tem como objectivo ajudar os clubes a divulgar o seu trabalho e os valores rotários.

Este guia foi redigido com a ajuda do Guia de Relações Públicas do Rotary International.

Para esclarecimento de qualquer dúvida ou apoio na redacção de notícias ou comunicados de imprensa, contactos com meios de comunicação social ou outras organizações, elaboração de publicações ou apresentações ou qualquer outra situação relacionada com o tema da comunicação para um público externo ao movimento, contacta-nos através do email comunicacao@rotaract1960.org.

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1. PÁGINA OFICIAL DO CLUBE A página de cada clube é a melhor ferramenta para demonstrar e partilhar o trabalho desenvolvido ao longo dos anos rotários. Não só permite uma maior aproximação entre os vários clubes de Rotaract e Interact, como é o melhor meio para divulgar toda a actividade de cada clube para o exterior. Para tal, deve: Ser actualizada com frequência. Sempre que haja uma actividade de serviços à comunidade, serviços internos, palestras, entre outras que justifiquem a divulgação.

Ter publicações atractivas. Uma publicação de uma actividade com 30 fotografias idênticas e um texto enorme não despertam a atenção de quem visita a página do clube, quer pertença ou não ao movimento. Publicar fotos elucidativas daquilo que foi o evento – de preferência com a melhor qualidade possível –, e um texto simples e directo são a melhor a prática.

Apostar na criatividade. Em vez de publicar sempre fotos e um texto descritivo, porque não apostar noutra plataforma de comunicação? Um vídeo divertido do evento; testemunhos da actividade; entre outros. A criatividade é a chave da comunicação.

As redes sociais são uma forma fácil e gratuita de chegar a todos. O facebook, o instagram e o twitter – apesar de esta última ter pouca expressão em Portugal –, são uma forma de divulgar e partilhar a imagem do Rotaract e Interact e o trabalho em questão.

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2. COMO CAPTAR A ATENÇÃO DOS MEIOS DE COMUNICAÇÃO Muitos dos serviços prestados pelos clubes de Rotaract e Interact poderiam ser matéria noticiosa. Contudo, a quantidade de informação existente actualmente e a rapidez com que esta tem de ser divulgada, deixa pouco espaço para outros temas.

No entanto, esta não é uma tarefa impossível. Existem regras para captar a atenção dos meios de comunicação: Proximidade: os serviços prestados pelos clubes são usualmente desenvolvidos nas suas comunidades. Desta forma, é importante falar com os meios de comunicação locais: rádios, jornais de juntas de freguesia e de câmaras municipais, etc. Quanto mais próxima for a notícia, maior será a possibilidade de captar a atenção do meio de comunicação em questão.

Actualidade: só os temas actuais despertam o interesse dos media. Os comunicados de imprensa devem comunicar eventos/actividades que irão acontecer num curto espaço de tempo – hoje, amanhã, ontem.

Casos de sucesso: divulgar resultados obtidos com uma actividade também são matéria de interesse, especialmente se essa actividade ajudou um número de pessoas na comunidade.

E os meios de comunicação nacionais?

Será mais fácil captar a atenção dos grandes meios de comunicação se o impacto do projecto for mais abrangente. 

Projectos de continuidade: um projecto que tenha vindo a ser desenvolvido ao longo do ano, com a intenção de continuar em execução e que apresente resultados significativos.

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Projectos internacionais: projectos feitos com clubes de outros países com impacto significativo na comunidade.

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Projectos nacionais ou entre clubes: projectos nacionais ou entre clubes do mesmo distrito

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Como escrever um comunicado de imprensa?

Escrever de forma clara, lógica e sucinta é vital. O texto deve captar a atenção de quem o lê. Para tal é recomendado o uso do estilo pirâmide invertida, ou seja, começar com a informação mais importante.

1. Informação principal 2. Informação secundária 3. Circunstâncias O início do comunicado de imprensa é a parte mais importante. Deve ter um título forte e curto e o primeiro parágrafo deve ser convincente para despertar o interesse.

No primeiro parágrafo devem constar as seguintes informações:  Quem? A pessoa, a instituição são o principal em causa  O quê? O evento ou projecto na qual o clube está envolvido  Onde? O local onde vai acontecer o acontecimento.  Quando? A data e hora do acontecimento  Porquê? Motivo que faz o evento, pessoa ou projecto relevante o suficiente para que o público tome conhecimento.

Os parágrafos restantes devem conter a informação secundária, ou seja, alguns detalhes necessários sobre o evento ou projecto. Ter em conta que o comunicado deve ser conciso e objectivo, por isso todas as informações desnecessárias devem ser excluídas.

Importante: • Informar sempre que o Rotaract e o Interact são programas de juventude do Rotary Internacional, que é uma rede global de jovens líderes que serve a sua comunidade.

• Definir quem será a pessoa que estará disponível para dar mais detalhes sobre o relatado no texto, e colocar o seu nome, email e telefone no canto superior esquerdo para aumentar a possibilidade de um jornalista entrar em contacto. Se o website do clube ou distrito estiver actualizado, inserir também o link.

• Ter em atenção o público-alvo do meio de comunicação para onde é enviado o comunicado.

Tentar que o comunicado chegue à editoria que mais se aproxima do projecto/evento em questão. Por exemplo, se for um projecto de ajuda à comunidade, o comunicado deve ser enviado para a editoria de sociedade. Se, por outro lado, um economista for convidado para uma palestra, talvez seja mais pertinente entrar em contacto com a editoria de economia.

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3. COMO COMUNICAR COM OUTRAS ORGANIZAÇÕES O contacto com outras organizações é parte importante do trabalho dos clubes de Rotaract e Interact. A colaboração com outras organizações aumentará as hipóteses de o clube poder divulgar as suas actividades, de o projecto ter um maior impacto e de obter recursos técnicos.

Para que essas colaborações aconteçam, há informações a ter em conta quando são contactadas as instituições:  Breve descrição do movimento e do trabalho do clube: é importante apresentar o Rotaract/Interact e dar a conhecer alguns projectos que o clube tem vindo a desenvolver. Não esquecer incluir o link da página do clube e do distrito.  Definir os objectivos do projecto: apresentar o projecto/evento à organização, explicar quais os objectivos deste e como a instituição em questão será crucial para o seu sucesso.

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4. OUTROS VEÍCULOS PROMOCIONAIS Para além da comunicação social e da proximidade a outras organizações, a comunicação externa passa também por outros meios promocionais. 

Panfletos: O Rotary disponibiliza panfletos promocionais no seu site. No entanto, é importante que o clube desenvolva material próprio para divulgar os seus projectos e actividades. No website do Distrito estão disponíveis panfletos personalizáveis. Estes materiais podem ser distribuídos durante uma actividade de serviços à comunidade, dando a conhecer o trabalho do clube a potenciais interessados.

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Apresentações e discursos: apresentações dinâmicas do movimento em escolas secundárias e universidades com espaço para perguntas da audiência, por exemplo, são uma boa forma de dar a conhecer o Rotaract e Interact a um grupo maior de jovens e tentar motivá-los a integrar um clube de Rotaract e Interact.

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