Manual de Liderança D1960

REPRESENTADORIA ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 – ROTARY INTERNACIONAL PORTUGAL

MANUAL DE LIDERANÇA

REPRESENTADORIA DE ROTARACT E INTERACT D1960, PORTUGAL Manual de Liderança do Rotaract e Interact

O QUE É ROTARY INTERNATIONAL Rotary International é uma organização de líderes empresariais e profissionais, unidos no mundo inteiro, que servem o próximo e promovem a paz. Mais de 1,2 milhões de rotários em mais de 34.000 Rotary Clubs distribuídos em 204 países e regiões geográficas prestam serviços voluntários em comunidades locais e internacionais, actuando sob o lema Dar de Si Antes de Pensar em Si.

O QUE É O ROTARACT O Rotaract é um programa de Rotary que consiste em clubes de prestação de serviços humanitários formados por jovens dos 18 aos 30 anos de idade que servem comunidades locais e internacionais. Existem hoje mais de 184.000 rotaractistas em cerca de 8.000 clubes a nível mundial que servem sob o lema Serviço Através do Companheirismo.

Os Rotaract Clubs são auto-administrados e financeiramente independentes, podendo ser sediados na comunidade ou em universidades. Rotary Clubs patrocinam Rotaract Clubs, oferecendo orientação e suporte para que eles se tornem verdadeiros parceiros no servir e integrantes valiosos da família rotária. O nome Rotaract surge da ligação das palavras Rotary + Action (Rotary + Acção).

O QUE É O INTERACT O Interact, à semelhança do Rotaract, é também um grupo de jovens (apoiado pelo Rotary Club local) cujos membros têm entre 12 e 18 anos. Os Interactistas destacam-se pelo seu trabalho a favor da comunidade local, pela vontade de criar mais e melhores amizades (quer no próprio club, quer na comunidade) e pelo foco que têm em desenvolverem as suas competências enquanto líderes.

Existem mais de 10.700 Clubs, espalhados por 109 países, num total de 300.000 jovens ligados ao Interact, tendo este movimento sido criado há 50 anos atrás, nos EUA. Surgiu da vontade que Rotary Internacional teve de promover as boas obras junto das comunidades e no mundo com a Juventude, daí Interact derivar da junção das palavras “International + Action”. É de salientar a sinergia que clubs Interact e Rotaract partilham, devido ao laço jovem e enérgico que os une.

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MANUAL DE LIDERANÇA Este manual fornece informações que visam ajudar rotaractistas e interactistas a: •

Formar um novo clube de Rotaract e/ou Interact;

•

Identificar as funções e metas dos vários elementos do Conselho Director;

•

Identificar as funções e metas dos Directores das Avenidas de Serviço;

•

Promover uma comunicação Distrital coerente e eficaz;

•

Divulgar os sucessos do clube e atrair potenciais sócios;

As informações contidas nesta edição do Manual de Liderança baseiam-se no Manual Internacional de Rotaract, respeitando assim o Código Normativo de Rotary e os Estatutos e Regimentos Internos Prescritos para o Rotaract e Interact Clubs. A sua consulta não substitui a leitura recomendada dos documentos previamente mencionados.

Envia perguntas e comentários para:

Representadoria do Rotaract Distrito 1960 | 2014-15 Representante Distrital

Avenida dos Serviços à Comunidade

Luís Rodrigues

João Casaca

E-mail: representadoria@rotaract1960.org

E-mail: comunidade@rotaract1960.org

Secretaria Distrital

Avenida dos Serviços Profissionais

Ana Antunes

Ana Raquel Correia

E-mail: secretaria@rotaract1960.org

E-mail: profissionais@rotaract1960.org

Tesoureiro Distrital

Avenida dos Serviços Internacionais

Diogo Santos

Joaquim Freitas

E-mail: tesouraria@rotaract1960.org

E-mail: internacionais@rotaract1960.org

Protocolo Distrital

Avenida dos Serviços Internos

Cátia Tomé

Marta Manita

E-mail: protocolo@rotaract1960.org

E-mail: internos@rotaract1960.org

Conselheiro Distrital

Comissão de Comunicação

Alexandre Santos

Ricardo Madeira

E-mail: conselheiro@rotaract1960.org

E-mail: comunicacao@rotaract1960.org

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Representadoria do Interact Distrito 1960 | 2014-15 Representante Distrital

Avenida dos Serviços à Comunidade

Catarina Roque

Mariana Afonso

E-mail: itc.representadoria@rotaract1960.org

E-mail: itc.comunidade@rotaract1960.org

Secretaria Distrital Inês Faustino E-mail: itc.secretaria@rotaract1960.org Tesoureiro Distrital Ana Margarida Barros E-mail: itc.tesouraria@rotaract1960.org Protocolo Distrital Inês Mateus E-mail: itc.protocolo@rotaract1960.org

Avenida dos Serviços Internacionais Adriana Correia E-mail: itc.internacionais@rotaract1960.org Avenida dos Serviços Internos João Vasco E-mail: itc.internos@rotaract1960.org Comissão de Comunicação Filipe Varino E-mail: itc.comunicacao@rotaract1060.org

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ÍNDICE I. OBJECTIVOS DO ROTARACT ............................................................................................................ 1 II. OBJECTIVOS DO INTERACT .............................................................................................................. 1 III. ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE ......................................................................................................... 2 Conselho Director ....................................................................................................................... 2 Presidente ..................................................................................................................................... 3 Vice-Presidente ............................................................................................................................ 8 Secretário ...................................................................................................................................... 9 Protocolo .................................................................................................................................... 13 Tesoureiro .................................................................................................................................. 19 IV. AVENIDAS DE SERVIÇO ................................................................................................................. 22 Avenida dos Serviços Internos .............................................................................................. 23 Avenida dos Serviços Profissionais ..................................................................................... 26 Avenida dos Serviços à Comunidade .................................................................................. 29 Avenida dos Serviços Internacionais .................................................................................. 31 V. IMAGEM E COMUNICAÇÃO ......................................................................................................... 36 Comunicação Externa ............................................................................................................. 37 Imagem e o seu uso VI. COMUNICAÇÃO EFICIENTE .......................................................................................................... 38 VII. COMUNICAÇÃO INTERNA ............................................................................................................ 42 VIII. QUADRO SOCIAL ........................................................................................................................... 43 Organizar um novo clube em três passos IX. RETENÇÃO E EXPANSÃO .............................................................................................................. 45 X. NOTÍCIAS EM ROTARY .................................................................................................................. 48 ANEXO 1 – Disposição e Orientação das Bandeiras ............................................................. 49 ANEXO 2 – Formação da Mesa de Honra e Normas de Precedência ............................... 50 ANEXO 3 – Modelo de Apresentação de Notícia Newsletter Distrital ............................... 52

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I. OBJECTIVOS DO ROTARACT O objectivo do Rotaract é promover oportunidades para que os rotaractistas possam desenvolver as suas competências e habilidades profissionais bem como os conhecimentos necessários ao seu desenvolvimento pessoal. Objectiva ainda contribuir para a criação de respostas para as necessidades sociais das comunidades locais e promover a interacção entre os povos através da amizade e da prestação de serviços humanitários.

O Rotaract tem como principais metas: 1. Desenvolver nos seus sócios aptidões profissionais e de liderança; 2. Difundir o respeito pelos direitos do próximo, promover elevados padrões éticos e o mérito de toda ocupação útil; 3. Promover oportunidades para que os jovens possam dar atenção a necessidades e questões de interesse comunitário e mundial; 4. Criar oportunidades para colaboração com os Rotary Clubs patrocinadores; 5. Motivar os jovens para se associarem a um Rotary Club no futuro.

Mais informações podem ser consultadas nos Estatutos Prescritos para Rotaract Club, Club presentes no Manual Internacional de Rotaract. http://www.rotary.org/ridocuments/pt_pdf/562pt.pdf

II. OBJECTIVOS DO INTERACT Os objectivos do Interact, são: 1. Criação e desenvolvimento de amizades entre todos os interactistas, bem como com Rotaractistas e Rotários, através da ajuda ao próximo e de actividades de companheirismo; 2. Estimular a destreza organizacional, motivar para a liderança e relações interpessoais; 3. Auxiliar as comunidades locais na medida das suas necessidades; 4. Criar oportunidades de partilhar experiências com interactistas do resto do país ou de outros países; 5. Formar cidadãos responsáveis, com espírito crítico, que serão os homens e mulheres de amanhã.

Mais informações podem ser consultadas nos Estatutos Prescritos para Interact Club, Club presentes no Manual Internacional de Interact. http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/654pt.pdf

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III. ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE Os líderes dos clubes Jovens (Rotaract e Interact) devem ajudar os seus clubes a encontrar e reter sócios, angariar fundos e realizar projectos de acção social a nível local e internacional. Para isso o Conselho Director do clube deve conhecer os documentos estatutários do Rotaract e Interact. Além disso, os dirigentes entrantes de Rotaract e Interact Club devem participar em eventos de capacitação oferecidos pelo Distrito, nomeadamente a Assembleia de Preparação de Líderes.

CONSELHO DIRECTOR O Conselho Director de um clube é formado pelo Presidente, residente PastPast-Presidente Presidente, esidente ViceicePresidente, Presidente Secretário Secretário, ário Tesoureiro e Protocolo.

Protocolo Este é o órgão administrativo do clube e deve reunir-se pelo menos uma vez por mês. As decisões tomadas por este órgão devem ser comunicadas aos restantes sócios na reunião seguinte do clube. Rotários do clube patrocinador e, em especial, o respectivo Director da Avenida da Juventude devem assistir regularmente às reuniões do Conselho Director para garantir a sua orientação. Além disso, os sócios do clube também podem estar presentes nestas reuniões como observadores.

Durante as suas reuniões, o Conselho Director analisa e aprova planos para projectos humanitários, assegura a boa situação financeira do clube e delega responsabilidades. No final do ano rotário, o mesmo prepara e apresenta um relatório final descrevendo as principais acções realizadas nos últimos 12 meses e envia uma cópia ao Rotary Club patrocinador. Este relatório pode relatar, entre outros assuntos, a evolução financeira do clube durante o ano.

ACTUALIZA AS INFORMAÇÕES DO TEU CLUBE A cada seis meses, o presidente do Rotaract club deve actualizar as informações do clube e os dados do quadro social através do Portal do Associado, em www.rotary.org/pt/memberaccess Este processo on-line indica ao RI que o teu clube está activo, confirma que os dados de contacto que constam no Worldwide Rotaract Directory estão correctos e assegura que o teu clube recebe informações actualizadas e recursos.

Os clubes que não actualizarem as suas informações por mais de dois anos serão desactivados.

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PRESIDENTE O Presidente, eleito pelo seu clube para o liderar durante um ano rotário (de 01 de Julho a 30 de Junho do ano civil seguinte) tem um papel fundamental no planeamento, orçamentação e execução de todo o programa do clube. Para o efeito, e antes do início do seu mandato, o Presidente escolhe a equipa com quem deseja trabalhar entre os membros do seu clube, tanto para o Conselho Director como para as Avenidas de Serviço.

O Presidente deve estar presente na Assembleia de Preparação de Líderes e motivar a sua equipa para que o acompanhe iniciando neste momento a fase de planeamento do seu ano.

Durante o ano rotário em que preside a acção do clube, é responsável por assegurar que as actividades de desenvolvimento profissional, capacitação do clube e serviço humanitário sejam bem-sucedidas e que a sua acção beneficia a comunidade, sempre de acordo com a Prova Quádrupla.

O Presidente é ainda responsável pela criação/manutenção de boas relações com o seu Rotary Club patrocinador e comunicação rápida e eficaz com a Representadoria do seu Distrito.

Responsabilidades Responsabilidades do Presidente: Presidente: •

Conhecer e respeitar o Manual Internacional de Rotaract/Interact;

•

Conhecer e respeitar o Regimento Interno do Distrito 1960;

•

Participar nos Eventos Distritais motivando os sócios do seu clube a que o acompanhem;

•

Participar nos Conselhos Distritais convocados pelas Representadorias ou garantir a representação do clube através de outro sócio mandatado para o efeito. Propor alterações ao Regimento Interno do Distrito 1960, em Conselho Distrital, sempre que o seu clube assim o deseje, respeitando os prazos e procedimentos descritos no Regimento Interno do Distrito 1960;

•

Desenhar o plano e os objectivos anuais, em coordenação com o Plano Anual das Representadorias;

•

Desempenhar o papel de Anfitrião nas reuniões/actividades organizadas pelo clube;

•

Garantir uma comunicação interna e externa eficazes;

•

Realizar reuniões eficientes e dinâmicas com agenda detalhada que inclua tempo suficiente para apresentação de relatórios de dirigentes e membros das Avenidas de Serviço;

•

Presidir as reuniões do Conselho Director;

•

Indicar todas as comissões permanentes e especiais, com aprovação do Conselho Director, e servir como membro ex-officio em todas elas;

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•

Indicar os presidentes das comissões com base em experiências individuais e pedir sugestões para membros das respectivas comissões;

•

Delegar responsabilidades para ajudar os seus companheiros a desenvolverem as suas habilidades de liderança e assumirem futuras posições no clube;

•

Incentivar sócios do clube a envolverem-se em projectos relacionados com as suas habilidades e interesses;

•

Assegurar que as actividades e projectos do clube sejam promovidos a nível Distrital e externamente (se tal se justificar) e executados com sucesso;

•

Monitorizar o quadro social de forma a garantir que existe diversidade de idade e sexo;

•

Comunicar e colaborar com o Director da Avenida dos Serviços à Juventude do Rotary Club patrocinador e das Representadorias Distritais de Rotaract e Interact, sendo que no caso dos clubes sediados em universidade, o presidente deste deve comunicar ainda com o orientador da área educacional;

•

Actualizar as informações do clube e dados do quadro social semestralmente através do Portal do Associado;

•

Fazer momentos de formação rotária no seio do seu clube, actualizando os seus companheiros sobre as notícias do Distrito, de Rotary Internacional e toda e qualquer novidade que identifique como fundamental ao crescimento do clube e dos seus sócios.

Qualidades relevantes relevantes para uma Presidência de sucesso: sucesso: •

Saber ouvir e observar.

•

Ser calmo e respeitador.

•

Ter uma boa capacidade para evitar/gerir conflitos.

•

Ser responsável não só pelos seus actos mas pelo clube no seu todo.

•

Ser organizado e facilitar a organização dos seus companheiros.

•

Dar-se a conhecer.

•

Comunicar de forma clara e concisa.

•

Reconhecer que é tão importante ter momentos de diversão e lazer no clube, como de trabalho e serviço.

•

Pensar antes de agir!

•

Reconhecer a importância dos consensos dentro do clube.

•

Saber motivar a sua equipa de forma a manter o clube unido, motivado e focado nos seus objectivos.

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CONFIANÇA – O ELEMENTO CHAVE Cabe ao Presidente aumentar os níveis de confiança dentro do clube: Confiança no valor dos vários cargos Através da contextualização dos cargos do Conselho Director e Avenidas de Serviço, os companheiros terão mais facilidade em definir metas e comprometerem-se com objectivos concretos e viáveis. É essencial clarificar as metas e medir a performance, dando feedback ao longo do ano de forma a aumentar a confiança nas funções a desempenhar.

Confiança no valor das pessoas O Presidente deve explicar porque escolheu um companheiro para determinada função. Explicando as metas do clube para um cargo específico bem como as características do companheiro escolhido para as desempenhar, o Presidente aumentará a identificação do sócio para com o seu trabalho de serviço.

Confiança Confiança no valor do clube Ajudar o clube a sentir, pensar e agir, verdadeiramente como uma equipa. Os objectivos devem ser partilhados com todos e qualquer informação importante deverá ser dada a todos em simultâneo.

O Presidente deve deve liderar em vez de “mandar”: É importante experimentar e correr riscos ainda que se possa falhar. Em vez de desistir quando algo não corre como desejávamos, devemos perguntar “O que podemos aprender com esta experiência?”. Procurar sempre formas de melhorar e de inovar as rotinas do clube.

O Presidente deve reconhecer a importância da sua equipa e o valor do seu trabalho. Ao líder cabe guiar a sua equipa ao sucesso, sem com isso lhes retirar o protagonismo das grandes vitórias que se pretendem alcançar. O líder deve ter a sensibilidade para permitir o bom desempenho dos outros.

A liderança está directamente relacionada com a capacitação dos membros da equipa para agir. Para isso deve-se envolver toda a equipa no planeamento das actividades que lhes dizem respeito e dar-lhes autonomia para tomarem as suas próprias decisões.

Não se pode esperar de ninguém um compromisso sério para com objectivos que impomos unilateralmente. Assim é essencial que todos tenham no clube uma voz activa e que o grupo tenha por cultura a pro-actividade.

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Um líder dá o exemplo, a liderança não se faz com ordens. É importante ser coerente, praticando aquilo que se diz. É essencial saber motivar os companheiros a estarem activos no clube, garantindo que todos têm um papel importante e se identificam com ele.

O Presidente deve mostrar ao clube as vantagens da partilha de uma visão comum, sempre através de uma perspectiva positiva e útil. Elogiar as pessoas por uma tarefa bem realizada e celebrar em equipa quando se alcançam objectivos importantes para o clube é também uma importante forma de motivar a equipa. Em Rotary não se agradece, reconhecereconhece-se!

Só é possível liderar um grupo de pessoas que compreende o caminho que o líder quer seguir. Por este motivo é essencial planear o ano, calendarizar as actividades, distribuir as tarefas pelos sócios e estabelecer prazos para o processo. Só com informação clara e partilhada entre todos as actividades do clube poderão ocorrer com o envolvimento de todos. Presidentes que não conseguem planear e comunicar com eficiência os seus planos tendem a ser obrigados a substituir os seus companheiros na concretização dos projectos, acabando por ver as datas programadas adiadas consecutivamente e tendo grandes dificuldades na sua concretização.

Reuniões Ordinárias do Clube: As Reuniões ordinárias são o momento mais importante na rotina de um clube. É durante as reuniões que o Presidente consegue motivar os sócios, partilhar as suas ideias, discutir as suas metas e organizar a vida do clube, tendo em conta as acções previstas de serviço. É assim da maior importância garantir que as reuniões são momentos úteis, em que todos os membros estão verdadeiramente envolvidos, que são divertidas e dinâmicas ao mesmo tempo que informativas e eficientes. A comparência dos sócios às reuniões é um sinal de saúde do clube e é responsabilidade do Presidente garantir que nenhum sócio considera as reuniões do clube como uma perda do seu tempo. Para o efeito o Presidente deve: - Preparar com alguma antecedência a reunião definindo o tempo previsto para cada ponto da ordem de trabalhos. Exemplo: - Abertura (2-3min); - Comentários do Presidente convidados,… - 3 min);

(boas

vindas,

apresentação

dos

- Momento da Secretaria (Leitura da Acta/Resumo da reunião anterior, correspondência recebida e enviada -5 min); - Momento da Tesouraria (2-3min); 6

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- Momento de Comunicações (troca de ideias, relatórios das actividades, planeamento dos projectos - 30 min); - Momento do Presidente (resumo da reunião, próximos eventos e menção à reunião/actividade seguinte - 5 min); - Fazer reuniões dinâmicas. Evitar reuniões enfadonhas ou demoradas.

- Não esquecer os convidados. Apresentar os convidados, agradecer a sua presença, e permitir a sua participação na reunião. Sempre que esteja algum convidado que não conheça o movimento devemos explicar sucintamente o que é o Rotaract e os seus objectivos, para que ele fique enquadrado e entenda os temas discutidos na reunião.

- Gerir os tempos mortos e os conflitos de uma forma leve mas incisiva.

- Permitir alguns momentos de descontracção para de seguida captar a atenção para assuntos relevantes.

- Evitar a constante mudança de datas ou detalhes dos projectos, de forma a não desmotivar os companheiros.

- Garantir que os assuntos em “discussão” são do conhecimento de todos. Não deixar ninguém de fora.

- Divulgar/Actualizar o Programa Mensal fazendo a avaliação dos eventos passados e motivando para a participação nos eventos futuros.

- No final da reunião, resumir os aspectos importantes e fazer a “ponte” para a reunião/actividade seguinte.

- Nunca permitir a ausência dos companheiros nas reuniões/actividades por falta de informação. Os programas mensais devem ser eficazmente divulgados!

- Solicitar a um membro ou mesmo um convidado da reunião que faça uma apreciação da mesma. A pessoa escolhida vai dizer o que gostou mais da reunião e o que porventura não gostou e pode neste espaço dar sugestões.

A assiduidade dos sócios nas reuniões ordinárias é um sinal de saúde do clube e também uma ferramenta para o Presidente medir a sua própria eficácia ao longo do ano.

Quando os sócios reduzem a sua assiduidade, pode ser um sinal de que as reuniões não estão a ser interessantes ou que os projectos em curso não são adequados às ambições dos sócios. Nestes casos, é importante averiguar e compreender a razão da falta sistemática de certos companheiros nas reuniões e/ou actividades (razões pessoais, razões profissionais, desinteresse, reuniões/actividades desinteressantes...) É também importante fazer a interligação entre os sócios antigos e os recentes, distribuir tarefas de forma justa, sem sobrecarregar os elementos mais participativos e dando um voto de confiança aos “menos participativos”.

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De forma a garantir que todos os sócios de um clube estão correctamente informados, o Presidente, directamente ou através do seu secretário, deverá garantir que todos os companheiros (mesmo aqueles que faltam a reuniões) tem sempre informação sobre, pelo menos: - Mapa de Assiduidades; - Programa anual e mensal; - Órgãos do Clube; - Fotos das Actividades.

Uma forma de quebrar a monotonia pode ser planear reuniões de companheirismo (café ou mesmo em casa de alguns companheiros) ao longo do ano, ou mesmo sessões temáticas como sessões de cinema, saídas nocturnas, jogos de tabuleiro, etc.

VICE - PRESIDENTE O principal papel do vice-presidente é apoiar o presidente do clube. Alguns clubes pedem ao Past-Presidente para assumir estas funções uma vez que é a pessoa no clube com maior conhecimento sobre a situação actual do mesmo e sobre os seus projectos.

Responsabilidades do ViceVice-Presidente: •

Presidir reuniões quando o Presidente estiver ausente;

•

Integrar o Conselho Director e servir como membro ex-officio em todas as comissões;

•

Desempenhar funções especiais designadas pelo Presidente;

•

Estar ciente das metas e actividades do clube;

•

Assumir a presidência do clube caso o cargo fique vago.

O Vice-Presidente deve estar preparado para cumprir com todos os aspectos referidos no capítulo “Presidente” deste Manual, caso seja necessário.

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SECRETÁRIO A secretaria de um clube é, antes de mais, parte integrante do Conselho Director, o que significa que tem responsabilidade acrescida perante o clube no que diz respeito à tomada de decisão.

O cargo de secretário exige uma estreita relação com o Presidente bem como uma participação activa na vida do clube e do Distrito.

As diversas funções delegadas ao secretário exigem alguém organizado, atento a detalhes e bom comunicador, uma vez que será responsável pela promoção do clube junto dos patrocinadores, possíveis novos sócios, Rotary International e outros Rotaract / Interact / Rotary Clubs. É imperativo que a secretaria do clube tenha um amplo conhecimento do Regimento Interno do Distrito bem como do Manuais do Rotaract e do Interact de Rotary Internacional.

Responsabilidades do Secretário: Momento da Secretaria É um momento presente em todas as reuniões para o Secretário expor assuntos diversos, tais como: - Notícias do Rotary Club Patrocinador; - Correspondência recebida pelo Clube; - Dar conhecimento da Carta Mensal da Representadoria D.1960; - Resumir a agenda do clube face aos eventos de outros clubes; - Agenda do clube nas próximas semanas; - Convite de outros clubes para eventos / reuniões conjuntas; - Outros assuntos de relevância.

Acta da Reunião É aconselhado que seja realizada uma acta descritiva de todas as reuniões ordinárias do clube. Esta acta é uma forma de garantir um registo interno de actividade do clube e é também uma forma de os sócios que não estiveram presentes na reunião poderem acompanhar o trabalho do clube nessa semana.

- Melhora a eficiência interna do clube; - Deve ser clara, resumida e conter todas as informações importantes e decisões relevantes tomadas durante a reunião;

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- Da acta devem constar: identificação do clube, data, local da reunião, presenças dos sócios, registo dos assuntos, assinatura do secretário e do presidente.

Comunicar com a Representadoria - Responder às solicitações de informação da Representadoria D.1960; - Colaborar com o agendamento da Visita Oficial do Representante; Comunicar com o Distrito - Divulgar eventos atempadamente; - Divulgar os resultados dos eventos; - Enviar, mensalmente, as noticias mais relevantes do Club para constar na Carta Mensal do Distrito (sejam elas resultados de eventos ou eventos a realizar) através do e-mail secretaria@rotaract1960.org com “CC” para comunicação@rotaract1960.org - Comunicar com os rotários do Distrito através do e-mail rotaryd1960@gmail.com; - Garantir linhas de comunicação para com o Rotary Club Patrocinador; - Facilitar o agendamento de visitas a outros clubes e/ou reuniões conjuntas; Relatórios Relatórios de Planeamento de Actividade/Resumo Actividade/Resumo de Actividade - São importantes registos para futura referência do clube; - Apresentam-se como métodos de reflexão sobre a actividade do clube; - Da elaboração destes documentos resulta um registo que permite a melhoria da eficiência do clube na organização das suas actividades bem como a eliminação de erros de organização/execução dos projectos; - Estes documentos poderão ser trocados entre clubes, mediante solicitação, de forma a transmitir um importante know-how que permitirá a outros clubes fazer novos projectos ou melhorar projectos que já têm.

Facilitar comunicação entre os sócios - Usando as novas tecnologias a favor da eficiência do clube, cabe à secretaria garantir métodos adequados para que os sócios do clube possam comunicar.

Arquivo do Clube Muitos clubes mantêm um arquivo interno com registo dos seus sócios e actividades, correspondência e divulgações. Este tipo de arquivo serve de histórico, bem como de registo do clube, sendo ainda uma interessante forma de escrever, registar e relembrar a sua história.

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Disponibilizar documentação vária - É da responsabilidade da secretaria entregar aos novos sócios toda a documentação necessária para que estes possam conhecer o movimento e compreender as suas regras; - A secretaria é também a fonte de documentação do clube. Através desta, o clube e o seu Presidente poderão solicitar documentação vária que seja útil.

Ponte com a Comunicação Social Sempre que se justifique, cabe ao secretário do clube fazer a ponte com a comunicação social (local ou nacional), através da divulgação do movimento e dos projectos do clube. Para tal deve recorrer a comunicados de imprensa e/ou ao contacto directo com jornalistas. A Comissão de Comunicação da Representadoria poderá dar apoio neste sentido, facilitando modelos da documentação a utilizar ou dando dicas sobre a melhor abordagem a ter em conta.

Recursos da Representadoria ao dispor do secretário Agenda Distrital – contém todas as datas relevantes para o Distrito, sendo por isso uma importante ferramenta para a calendarização do ano rotário e da vida do clube. Esta agenda pode ser encontrada em Issuu.com(*).

Outros documentos – Podem, igualmente, ser encontrados outros documentos importantes para a secretaria do clube no Issuu.com(*) e no site www.rotaractd1960.org.

No caso de o clube querer acrescentar algum documento seu de relevância para o distrito ao arquivo do Issuu.com ou site do Distrito, deverá enviar o mesmo para a Secretaria Distrital.

Esclarecimento de Dúvidas – caso os secretários tenham dúvidas no preenchimento de algum dos documentos referidos ou tenham dificuldade em encontrar algum documento, deverão entrar em contacto com a Secretaria Distrital.

(*)

Para aceder aos documentos disponibilizados pela Secretaria Distrital, basta aceder a www.issuu.com/rep1960 11

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Outras Notas IMPORTANTES: Os actuais Presidentes de Rotaract e Interact, são obrigados a actualizar a informação relativa ao seu clube, através do portal “Meu Rotary”, sob pena de serem suspensos. Caso não seja actualizada a informação do seu clube ao fim de 6 meses da data da suspensão, e se até então não fornecerem nenhuma informação do clube, estes serão encerrados.

Cabe ao presidente de cada clube actualizar toda a informação relativa ao seu clube, através do site www.rotary.org.

Como proceder Se já está registado no “Meu Rotary”, deve aceder através do seguinte link: https://www.rotary.org/myrotary/pt

Para os novos utilizadores: A fim de criar uma conta no “Meu Rotary”, deve fornecer seu endereço de e-mail para Rotary International através do preenchimento do formulário de actualização de Rotaract através do seguinte link: https://www.rotary.org/myrotary/pt/node/11781 Também é valido para novos clubes de Rotaract (Aguarde pelo menos 72 horas antes de tentar registar novamente em “Meu Rotary”).

Assim que esta etapa estiver concluída, clique em “Registar” e siga as instruções fornecidas

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PROTOCOLO O Director de Protocolo exerce uma função importante no clube, pois o seu desempenho pode determinar o sucesso e a eficiência de cada reunião. Posto isto, o Director de Protocolo deve ser o coordenador de todo e qualquer evento Rotaractista e/ou Interactista, sempre e indispensavelmente em colaboração com o Presidente do clube.

A missão do Protocolo tem início na preparação da reunião, que deverá ser planeada juntamente com o Presidente do clube. Por exemplo, o Protocolo deverá assegurar a boa prossecução de todos os momentos do evento, desde a recepção de convidados à verificação de materiais necessários para a sessão. Para que a sua tarefa seja facilitada, o Protocolo deverá ser o primeiro a chegar e o último a sair.

“A forma configura a essência. Por mais puro e forte que seja um ideal, ele não sobreviverá sem um ritual que o torne marcante. Se é verdade que o primado é o do conteúdo ideológico, a verdade é que, sem um ritual marcante o ideal perde força e definha.”

(In, Normas Protocolares e de Reuniões, Rotary D.1960, Governadoria 05/06 –PGD José Manuel Pereira)

O cargo de Director de protocolo é um dos cargos que gera mais crítica e polémica, tanto pelas características intrínsecas como pelas diversas interpretações pessoais do cargo.

Responsabilidades do Protocolo: Protocolo: Cabe ao Protocolo garantir que a reunião do clube decorre pela ordem de trabalhos definida. O Director de Protocolo deverá ter em conta vários aspectos, não só durante o evento rotário, como também na sua preparação. Um dos mais importantes é a elaboração do guião do evento a realizar, que o suportará durante toda a sua intervenção, conforme demonstrado nas tabelas seguintes:

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Antes da Reunião Acções a fazer

Observações Observações Cabe ao Protocolo zelar para que o mobiliário e a decoração do local da reunião estejam de acordo com o esperado, assim como assegurar o conforto e a segurança dos convidados e companheiros.

Deverá assim promover o que for necessário, tal como:

CertificarCertificar-se que o local escolhido para a reunião reúne as condições necessárias

• O número de cadeiras necessárias; • A disposição das mesas; • A limpeza e arrumação do espaço; • A climatização; • A ementa; • O serviço de mesa; • A organização dos espaços de recepção e insonorização do local.

O Protocolo deverá estar a par de cada item do programa a ser

Preparar a reunião com antecedência, confirmando a presença de convidados

desenvolvido na reunião, de modo a encontrar-se informado para intervir com total à vontade e no momento certo ou para prestar imediata e eficiente colaboração ao Presidente ou a qualquer pessoa que eventualmente participe na reunião. Recomenda-se a utilização de uma “agenda da reunião”.

Orientar a disposição das bandeiras e garantir a existência existência do sino rotário, martelo e flâmula do lema

Certificar-se com o Presidente do clube da existência do Sino Rotário.

Disposição e Orientação das Bandeiras - (Anexo I)

do ano ano Fazer a formação da mesa de honra, com observância das normas de precedência

Ter em conta as entidades presentes.

(Anexo II)

Providenciar antecipadamente os

No caso do Som, o Protocolo deverá certificar-se que o material de

materiais e equipamentos

som está devidamente instalado e que o microfone funciona

para o orador (projector,

perfeitamente, para que todos o ouçam claramente.

microfone, flipchart, …)

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Durante a Reunião Acções a fazer

Observações

Providenciar a recepção aos

O

Protocolo

deve

informar

o/a(s)

convidado/a(s),

o/a(s)

convidados,

especialmente

companheiro/a(s) ou o representante da entidade oficial, com segura

aos que se destinam à mesa

antecipação, que a sua presença será crucial na mesa da Presidência.

de honra.

Assim também evitará possíveis faltas de última hora sem confirmação prévia.

A abertura da reunião é feita pelo Presidente (toque no sino), assim

Boas vindas e abertura abertura da reunião

como as boas vindas a todos os presentes, passando a posteriori a palavra ao Protocolo.

O Protocolo deverá saudar todos os presentes e passar ao momento seguinte da reunião.

A escolha sobre quem deve saudar as bandeiras deve ser feita entre o Protocolo e o Presidente do clube anfitrião.

Neste momento, o Protocolo deve informar todos os presentes de

Anunciar

Saudação

às

Bandeiras

que passará a chamar as pessoas para saudarem a respectiva bandeira. Cada pessoa deve segurar com a mão direita no canto superior livre da bandeira e dirigir a mão para o peito (zona do coração).

O Protocolo deve começar por apresentar quem preside a reunião e se encontra ao centro (p.e. “Ao centro temos o Companheiro Presidente Manuel Dias”), seguindo a apresentação por todos os que

Anunciar e apresentar a

estão à sua direita, terminando com todos os que estão à sua

constituição da mesa.

esquerda, nunca se esquecendo de referir o que representam (p.e. “À sua direita temos o Companheiro Joaquim Afonso, Representante Eleito RTC e ITC do Distrito 1960 para o ano 2025/2026; à sua esquerda, a Companheira Maria Marta em representação da Fundação Rotária Portuguesa).

A Apresentação Rotária deve ser feita individualmente sendo que por vezes e devido ao elevado número de pessoas presentes, se faz apenas a enunciação dos clubes presentes. Por exemplo, em

Apresentação Rotária

reuniões com cerca de 30 pessoas poderá ser feita a apresentação rotária individual, começando esta pelo companheiro imediatamente à esquerda do Presidente, terminando neste. Em reuniões com mais de 30 pessoas a apresentação rotária poderá ser substituída pela enumeração dos clubes presentes, chamando-os por ordem alfabética e deixando para último o clube anfitrião.

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Nota 1: No caso da apresentação rotária individual o Protocolo não deve esquecer de se apresentar.

Nota 2: No caso de ser feita a enumeração dos clubes, o Protocolo deve pedir a todos os presentes que aplaudam apenas no fim. fim.

O Protocolo deverá passar a palavra ao secretário do Clube que irá realizar o respectivo momento (principais noticias rotárias, bem como aniversariantes do clube).

Momento de Secretaria

Nota: Por vezes, se a reunião decorrer com algum atraso, este momento poderá ocorrer durante o compasso de espera entre os pratos da refeição.

Início da Refeição

O Protocolo poderá ler a ementa e desejar a todos os presentes, em nome da mesa, uma boa refeição.

Coordenar as relações com

O Protocolo deve, antecipadamente, facultar ao representante da

a imprensa e tomar essa

imprensa um programa da reunião, para que este possa organizar da

responsabilidade responsabilidade

melhor forma o seu trabalho.

Estar atento às necessidades

O Protocolo não deve ficar na Mesa da Presidência, no entanto deve

do Presidente, ao longo das

ficar numa mesa perto da mesma, para que possa perceber qualquer

reuniões

alerta do Presidente do clube, bem como socorrê-lo face a alguma inquietação.

Alertar o palestrante sobre

O Protocolo deve, antes do palestrante iniciar a sua palestra, avisá-lo

o tempo destinado à sua

do tempo que tem destinado para a sua apresentação. No entanto é

intervenção,

como

normal que, por vezes, os palestrantes se distraiam e se prolonguem

avisáavisá-lo de forma discreta

na sua apresentação. Nesta situação cabe ao Protocolo, subtil e

que o tempo terminou.

discretamente avisá-lo que lhe restam apenas 2 minutos ou que o

bem

seu tempo acabou.

Recolher Recolher

e

levar

conhecimento

ao

Durante a reunião, o Protocolo deve percorrer todas as mesas

do

solicitando e anotando o nome dos companheiros que queiram fazer

de

uso da palavra, para que seja calculado o tempo disponível para cada

companheiros para o uso da

uma das comunicações. A lista deverá ser apresentada ao Presidente.

Presidente

pedidos

palavra.

Agradecimentos e Fecho da

O Protocolo deverá passar a palavra ao Presidente, para que este

Reunião

possa fazer os agradecimentos finais e fechar a reunião (toque no sino).

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Depois da Reunião Acções a fazer

Observações

CertificarCertificar-se que o local foi

O Protocolo, por fim, deverá certificar-se que o espaço foi

devidamente devidamente utilizado e que

devidamente utilizado, bem como, se nenhum dos convidados

todos todos

presentes não se esqueceu de alguma coisa.

os

presentes

sentiram bem

se

(ex: casaco, bolsa, carteira, telemóvel, …)

O Protocolo deverá avisar previamente o serviço de catering de que poderá haver pessoas que necessitem de outra ementa (por exemplo se a sobremesa for um doce deverá também haver fruta da época, bem como se o prato principal for de carne deverá haver um prato vegetariano disponível ainda que em menor quantidade).

O Protocolo nunca deve deixar que a improvisação seja a solução para dirigir uma reunião.

O Protocolo deve conduzir-se com descrição nos seus modos e palavras, evitando gracejos e piadas. Não cabe ao Director de Protocolo fazer discursos ou alongar-se nas suas intervenções, mas antes ser discreto e eficaz. Quando o protocolo é correctamente executado, costuma-se dizer que “nem se dá por ele”.

O Protocolo deve esforçar-se ao máximo para pronunciar correctamente o nome dos convidados, visitantes ou companheiros.

O Protocolo não tem obrigação de ser um orador nato, mas deve exprimir-se em linguagem correcta e clara.

Reuniões Ordinárias do Clube: Todos os aspectos abordados até aqui são de extrema importância para qualquer reunião Rotária. No caso das reuniões semanais/quinzenais do clube, o protocolo deve certificar-se que a reunião decorre no tempo esperado e que o local/sede se encontra preparado para o efeito. Fica à consideração do Presidente do clube realizar-se a saudação às bandeiras, bem como a apresentação rotária. O Protocolo, em concordância com o Presidente, poderá estipular o tempo necessário para se abordar determinado assunto, conduzindo a reunião de acordo com uma ordem de trabalhos previamente estabelecida, não esquecendo o momento da secretaria.

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Outras sugestões: - Sugere-se a todos os clubes que durante as reuniões ordinárias (ou pelo menos em algumas) façam Saudação às Bandeiras, sendo que poderão saudar apenas a Bandeira Nacional. É uma forma de treinarem o protocolo, garantindo que estão preparados para o fazer correctamente quando assim for exigido pelas circunstâncias.

- Se estiverem presentes potenciais novos sócios, ou sócios em formação, é também aconselhável que façam a apresentação rotária, explicando para que é que esta serve e de que forma deverá ser feita.

“Percebido o erro, corrijacorrija-o, com naturalidade. naturalidade.

O Rotary é, sobretudo, uma grande grande casa de grandes amigos.

E quem poderia poderia “atirar a primeira pedra ?” ?”

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TESOUREIRO A Tesouraria é o órgão responsável pela gestão do dinheiro e contabilidade do clube. Como tal, tem a responsabilidade de controlar as entradas e saídas de dinheiro da conta do clube, autorizar despesas e guardar o dinheiro do clube.

Cabe ao Tesoureiro garantir que o clube tem verbas suficientes a qualquer momento para cumprir com as suas obrigações, bem como analisar a viabilidade de novos projectos sobre o ponto de vista orçamental.

O tesoureiro deve ter sentido de responsabilidade, organização e comportamento rigoroso.

Responsabilidades do Tesoureiro: - Realização do orçamento anual do clube para o ano entrante, prevendo as entradas e saídas de verbas de acordo com a programação prévia efectuada pelo Presidente do clube em conjunto com o seu Conselho Director.

- Registo das despesas e receitas do clube a todos os momentos, de forma a garantir informação actualizada ao Presidente sobre a situação financeira e cumprimento de obrigações do clube.

- Deve ser o tesoureiro a gerir pagamentos em ocasiões festivas, controlando as entradas e fazendo a recepção do valor de inscrição (caso exista).

- O tesoureiro deve registar o pagamento de quotas pelos membros do clube e transferir o montante para a Representadoria de Interact ou Rotaract nos prazos indicados pelo Regimento Interno do Distrito 1960.

- Fazer o reembolso de despesas do clube ou dos seus sócios, sempre que assim seja decidido pelo Conselho Director.

- Definição de um critério para a assinatura de cheques do clube (segundo o Regimento Interno do clube) – sugere-se 2 assinaturas obrigatórias em 3 possíveis (presidente, tesoureiro e secretário).

- Criação de um fundo de maneio para organização de eventos do clube.

- Ao deixar o cargo no final do ano rotário, o tesoureiro deve fornecer aos sócios do clube e ao tesoureiro entrante um relatório final, o qual deve fazer parte dos arquivos permanentes do clube.

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Pagamento de quotas quotas: uotas: - O pagamento de quotas à Representadoria do Rotaract no ano 2014-15 e de acordo com o Regimento Interno do Distrito 1960 equivale a 1,85€ por membro do clube por mês para os clubes Rotaract.

- O pagamento de quotas à Representadoria do Interact no ano 2014-15 e de acordo com o Regimento Interno do Distrito 1960 equivale a 0,50€ por membro do clube por mês para os clubes Interact.

- As quotas respeitantes ao 1º Semestre devem ser pagas até dia 30 de Setembro de 2013 e as quotas relativas ao 2º Semestre devem ser pagas até dia 31 de Janeiro de 2014 (por questão de simplificação, as quotas anuais podem ser pagas na totalidade no 1º Semestre).

- As quotas não pagas até as datas limite terão uma multa de 10% sobre o valor em divida, por cada mês de atraso.

- Os clubes são autónomos na definição do valor do per capita a pagar pelos seus sócios, devendo esse valor ser no mínimo igual ao valor da quota a pagar à Representadoria. Recomenda-se que os clubes definam um valor acima de forma a gerar um excedente que acumulará ao fundo de maneio do clube todos os meses.

- Após a realização de toda e qualquer actividade que envolva angariação de fundos ou despesas, o Tesoureiro deve proceder ao balanço dessa mesma actividade e informar o clube no momento da Tesouraria.

Fundo de Maneio – uma ferramenta essencial: “O Fundo Maneio é uma margem de segurança para evitar rupturas de tesouraria. Não é mais do que a parte dos activos fáceis de liquidar que cobre os passivos que exigem liquidação a curto prazo. A finalidade da margem de segurança é, portanto, a garantia do equilíbrio financeiro.”

- Sustentabilidade é, talvez, a palavra-chave para percebermos a importância da existência do fundo de maneio do clube. Para que os clubes sejam verdadeiramente autónomos, administrativa e financeiramente, os mesmos deverão possuir mecanismos que garantam sustentabilidade à sua actividade e aos seus projectos.

- A existência de um fundo de maneio permite ao clube fazer face a despesas administrativas correntes, tais como pagamento de cópias ou impressões, envio de

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correspondência, aquisição de consumíveis (pilhas, tinteiros, papel, etc), entre outros, vitais para a continuidade das acções e projectos da organização.

Outra das vertentes do fundo de maneio poderá ser a sua utilização para o investimento em merchandising e/ou em artigos cuja venda poderá incrementar significativamente os fundos do clube e até, em caso de necessidade de pagamento adiantado de despesas de um projecto, criando-se assim um ciclo de liquidez que permite à Tesouraria uma gestão mais eficiente e, possivelmente, mais rentável dos fundos do clube.

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IV. AVENIDAS DE SERVIÇO As Avenidas de Serviço funcionam como comissões de trabalho e ajudam o clube a realizar actividades e projectos, identificar necessidades, resolver problemas e aconselhar o Presidente. Com a aprovação do Conselho Director e de acordo com os Estatutos Prescritos para o Rotaract Club, o Presidente do Rotaract Club indica as seguintes comissões permanentes: Serviços Internos Serviços à Comunidade Serviços Internacionais Serviços Profissionais Em Rotary existe ainda uma outra Avenida de Serviços. Aprovada em Janeiro de 2010, a Avenida dos Serviços às Novas Gerações atende às necessidades dos mais jovens, seja através do apoio aos programas de Rotaract e Interact ou através de projectos como o RYLA (Rotary Youth Leadership Awards), Intercâmbios ou outros. Esta Avenida viu o seu nome ser alterado no Conselho de Legislação de Maio de 2013, passando a chamar-se Avenida dos Serviços à Juventude. O Director desta Avenida no Rotary Club patrocinador de um clube Rotaract ou Interact é por norma o companheiro que faz a ponte directa com o Presidente desse clube, promovendo as boas relações entre Rotary e os seus patrocinados e apoiando no que for necessário as Juventudes. Esta Avenida, de acordo com os Estatutos Prescritos para o Rotaract, não é ainda obrigatória nos clubes jovens.

Além das Avenidas de Serviço, outras comissões podem ser formadas, se o Presidente e o seu Conselho Director assim o decidirem. Exemplos de comissões populares no Distrito 1960 são a Comissão de Comunicação, Comissão de Expansão do Quadro Social, Comissão de Planeamento Estratégico, entre outras.

As avenidas de serviço e comissões devem-se reunir com frequência para discutir planos e actividades, os quais devem ser compartilhados com o Presidente do clube. Uma comissão pode ser dividida em subcomissões para realizar as tarefas. Todas as actividades e despesas das comissões estão sujeitas à aprovação do Conselho Director do clube.

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AVENIDA DOS SERVIÇOS INTERNOS A Avenida dos Serviços Internos é extremamente importante na programação da acção Rotária. Cabe a esta Avenida a responsabilidade pela organização interna do clube, vigiando, garantindo e zelando pelo seu bom funcionamento. Um clube internamente bem organizado terá melhores condições para projectar e executar a sua acção, beneficiando a sua comunidade. Desta forma, a inteligência emocional, o bem-estar e a gestão de conflitos do clube compete aos Serviços Internos.

Um dos pontos fulcrais desta Avenida de Serviço é o Quadro Social, bem como tudo o que esteja inerente a este ponto, nomeadamente o crescimento, retenção e sustentabilidade. É importante que o Clube cresça com qualidade e, para isso, o Director da Avenida dos Serviços Internos deve incentivar a qualidade da formação de novos sócios, bem como o nível de motivação de todos os elementos do clube.

As relações externas, quer sejam com outros clubes Rotaractistas/Interactistas ou com o próprio clube patrocinador, são muito importantes para a sustentabilidade do clube e por isso devem ser constantemente fortalecidas. O Director desta Avenida deverá estar em comunicação com a Avenida dos Serviços Internos da Representadoria, respondendo não só aos seus apelos, como também actualizando os dados relativos ao Quadro Social do seu clube perante a mesma.

Responsabilidades do Director da Avenida dos Serviços Internos: - Estar pormenorizadamente a par do crescimento do clube, bem como atento à renovação do seu Quadro Social e à formação constante dos seus sócios e dos novos sócios.

- Promover encontros de companheirismo, para além das reuniões de trabalho periódicas já previamente agendadas. Os encontros de companheirismo deverão ser diferentes, aliciantes e interessantes para os actuais e para os potenciais sócios, motivando os membros do clube, recrutando novos elementos e promovendo um ambiente “O ser, o ter e o fazer são saudável, repleto de companheirismo e dinâmica como como os vértices de um no seio do clube. É importante salientar que os triângulo, no qual cada encontros de companheirismo não substituem lado serve de apoio para as reuniões de trabalho. Por outro lado, os os demais. Não há mesmos poderão ajudar a motivar os membros do clube para a reunião de trabalho ou até conflito entre eles. .” mesmo, através do seu ambiente descontraído, Shakti Gawain facilitar a aparição de novas ideias.

“As ideias dos outros são tão necessárias para o bem-estar mental de um homem, quanto o alimento é necessário para o seu bem-estar físico”.

Paul Harris

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- Lembrar e relembrar ao clube quão importante é que os seus membros tenham experiências educacionais e profissionais diferentes, bem como situações sociais diversificadas, que contribuem para a potenciação de sinergias dentro do Quadro Social baseadas na heterogenia do grupo.

- Manter o Quadro Social do clube actualizado e comunicar com a Av. Dos Serviços Internos da Representadoria Distrital a entrada ou saída de sócios no clube, através do email internos@rotaract1960.org - O envio desta informação é obrigatório.

“De todas as mil e uma maneiras que o homem pode escolher para ser útil à sociedade, sem dúvida as mais viáveis e na maioria dos casos as mais eficientes serão aquelas dentro do âmbito de suas próprias ocupações”.

Paul Harris

- Incentivar, supervisionar e auxiliar na integração e processo de formação de novos sócios bem como prezar pelo bom relacionamento entre todos os sócios.

“Os Rotários devem crescer em número, em amizade, no espirito de ajuda mútua e de ajuda à comunidade”.

Paul Harris

Propostas de actividades a serem realizadas: Planear reuniões de (in) formação.

Nestas reuniões poderão ser convidados sócios do clube, companheiros rotários ou companheiros de outros clubes Rotaract e Interact para falarem de assuntos relevantes à formação e actualização de conhecimentos (ex.: Protocolo, Tesouraria, Rotary Internacional, Plano Visão do Futuro, programas da Rotary Foundation tais como o Polio Plus entre outros, etc).

Planear reuniões conjuntas com outros clubes.

Esta é uma boa forma de conhecermos mais companheiros, de vivenciarmos e partilharmos mais projectos de Serviço e estreitarmos relações quer no nosso Distrito quer com outros Distritos. Potenciar-se-á desta forma a realização de projectos conjuntos, proporcionando aos sócios bons momentos de companheirismo, descontracção, amizade e lazer, contribuindo para a saúde e coesão do Quadro Social do clube.

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Divulgação da acção do clube.

A divulgação deverá ser feita através dos meios de comunicação Distritais, de forma a proporcionar a partilha de experiências com outros clubes, promover a eficácia da comunicação interna e externa e proporcionar a troca de experiências e a participação de outros clubes nas reuniões/actividades do clube.

Todos os companheiros deverão ser constantemente lembrados que a divulgação das actividades bem-sucedidas dos Serviços à Comunidade é uma das melhores formas de cativar novos elementos. A motivação concretiza-se muito mais pelo conhecimento de bons exemplos do que pelas explanações teóricas sobre o movimento Rotaractista.

Os Serviços Internos devem programar encontros pós reuniões.

Depois de a reunião acabar e com o objectivo de que todos possam conviver de uma forma mais descontraída, todos os membros do clube podem combinar jantar, beber café ou simplesmente passear para estreitar as relações de amizade.

Criar uma lista de potenciais sócios.

Os Serviços Internos devem incentivar todos os sócios do clube a identificar pelo menos um potencial sócio e manter estes informados sobre o programa do clube, potenciando o seu interesse e motivação.

Divulgar as actividades e projectos do clube nas universidades, escolas secundárias, rádio local e num jornal local.

Contactar jovens que participaram em campos de férias de Rotary Internacional, no RYLA, IGEs e bolseiros da Fundação Rotária Portuguesa e convidá-los a participarem nas actividades e reuniões do clube.

O bom funcionamento da Avenida de Serviços Internos é determinante para o bom funcionamento de um Clube. Toda a sua dinâmica de funcionamento e capacidade de motivação originará um clube sustentável, mais forte, activo, motivado e integrado no Movimento Interact/Rotaract.

“Sê a Mudança que Queres Ver no Mundo” Mohandas Gandhi

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AVENIDA DOS SERVIÇOS PROFISSIONAIS Esta Avenida é a Avenida de Serviços que melhor representa aquele que é o objectivo primordial do programa das Novas Gerações de Rotary Internacional.

O conceito de Serviços Profissionais expressa-se pelo reconhecimento do mérito de todas as ocupações úteis e da difusão das normas de ética, que incentivam a estimular e fomentar: - O desenvolvimento de capacidades de liderança profissional em todas as áreas; - A promoção de altos padrões de ética nos negócios e profissões; - O reconhecimento do valor de todas as ocupações úteis; - A promoção do ideal de servir em todas as actividades profissionais.

O reconhecimento da verticalidade ética em profissionais de destaque da comunidade é um dos vários meios ao dispor desta Avenida para mostrar que a ética pode e deve coexistir com o sucesso profissional. A ampla diversidade profissional que Rotary, Rotaract e Interact congregam deve ser explorada para promover a partilha de conhecimentos e enriquecimento do Quadro Social, bem como a partilha de valores e conhecimentos da comunidade e para com esta.

Responsabilidades do Director da Avenida dos Serviços Profissionais: Profissionais: - Aos Serviços Profissionais compete o incentivo da aquisição de competências profissionais do Quadro Social e integração do mesmo no mercado de trabalho enquanto reforça o sentido ético pelo qual se rege o movimento rotário através do exemplo.

- Nesta Avenida poder-se-ão realizar palestras entre companheiros ou com convidados externos ao movimento, sobre as suas áreas profissionais. O intuito destas tertúlias será dar a conhecer aos companheiros a sua profissão (o que faz, de que forma e qual a sua finalidade). Assim, promove-se a partilha de conhecimentos sobre as várias especialidades, bem como, o alargamento do conhecimento dos companheiros a várias ocupações profissionais, proporcionando por vezes um esclarecimento sobre uma área que alguém possa desconhecer.

- O Director da Avenida dos Serviços Profissionais está atento a oportunidades de capacitação do quadro social do seu clube, convidando profissionais de destaque para partilharem os seus conhecimentos no seio do clube ou incentivando os sócios a marcar presença em evento distritais e/ou eventos rotários que foquem a aquisição de novas competências.

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- Em todos os clubes e em todos os projectos por eles realizados existem diversas oportunidades de praticar e exercer liderança. Cabe a esta Avenida identificar essas oportunidades e incentivar os sócios do clube a acreditarem em si mesmos e a perseguirem essas oportunidades activamente. Nem só o Presidente é líder, tal como nem sempre o “chefe” lidera a equipa; em todos os cargos rotários ou profissionais podemos liderar, sendo o melhor de nós próprios e encerrando em nós o exemplo que motiva outros a quererem também eles ultrapassar as suas barreiras e brilharem na sua acção ou serviço.

Recomendações para esta Avenida de Serviço: Um dos eventos de maior relevo desta Avenida é a Homenagem ao Jovem Profissional do Ano, que é mais frequente acontecer em Rotary, no mês de Outubro, mês dos serviços profissionais. Trata-se de uma cerimónia em que se reconhece alguém profissionalmente, por ter provas de sucesso aliadas a comportamentos éticos de referência.

Os clubes tendem a escolher jovens profissionais de destaque ligados a um serviço/instituição que proporcione benefícios à comunidade, bem como uma profissão bem-sucedida e de reconhecimento público. Caso os clubes tenham um profissional que tenha trabalhado em parceria com o clube, será de valorizar o trabalho do mesmo, fazendo um reconhecimento público na cerimónia que será feita para a homenagem à personalidade escolhida como Jovem Profissional do Ano. No início do ano deve ser efectuada uma pesquisa relacionada com os interesses dos sócios e sobre a experiência profissional dos Rotários do clube patrocinador para que as palestras e visitas “educacionais” sejam de interesse para todos e formuladas em conjunto.

Todos os projectos executados pelos clubes devem ser divulgados para podermos aprender uns com os outros e ganhar melhor capacidade organizacional. Assim, torna-se imprescindível que todos os clubes enviem as “reportagens” ou resumos das actividades para a Comissão de Comunicação da Representadoria (comunicação@rotaract1960.org) para que a divulgação seja mais eficaz e global.

Promover jornadas profissionais é outra forma de incitar os clubes a ajudarem as suas comunidades a beneficiarem profissionalmente do conhecimento da rede rotária.

Através de palestras na comunidade pode-se fazer chegar a nossa imagem e valores dentro das escolas, sobretudo no ensino secundário. Facultar material específico do Rotaract para as sessões, com o conteúdo organizado e intuitivo, complementa estas sessões de esclarecimento apoiando a Avenida dos Serviços Internos na expansão do Quadro Social.

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Encaminhar informação do(s) RYLA ao clube e ao Rotary Club patrocinador bem como apoiar/incentivar jovens da comunidade a participarem é também uma poderosa ferramenta da Avenida dos Serviços Profissionais para desenvolver competências de liderança e outras soft skills nos jovens da comunidade.

Prémio de melhor profissional jovem (p.e. melhor cozinheiro, melhor gestor, melhor bombeiro) em parceria com outros clubes do nosso ou de outro Distrito rotário é uma sugestão que permite ao clube dar visibilidade a áreas profissionais específicas ajudando jovens a destacarem-se na sua área de estudo ou profissional. Em função da adesão e sucesso das iniciativas locais poderá ser ponderada uma final distrital ou mesmo nacional.

Sugestões para Serviços Profissionais - Na primeira reunião de Outubro, far sobre Serviços Profissionais, a Prova Quádrupla e a Declaração para Executivos e Profissionais Rotários. Pede a opinião de rotários no planeamento de projectos para o remanescente do ano.

- Realizar uma série de "palestras sobre classificações", durante as quais os companheiros do clube têm cinco ou dez minutos para falar sobre as respectivas profissões e áreas de estudo. Estas apresentações dão aos sócios a oportunidade de aprender sobre outras áreas de trabalho, os seus problemas e soluções encontradas.

- Homenagear um membro da comunidade que tenha demonstrado excelência profissional e mantido altos padrões éticos. Promove a cerimónia na comunidade e estuda a possibilidade de transformá-la num evento permanente do mês de Outubro.

- Pedir ao Rotary patrocinador apoio na elaboração de um projecto sobre formação de carácter, feira de empregos, dia de observação profissional ou programa de mentores.

- Apoiar actividades de desenvolvimento profissional na comunidade patrocinando um evento ou workshop de networking profissional, ou iniciando um programa de aconselhamento profissional para ajudar adultos desempregados ou com emprego precário a entrarem no mercado de trabalho.

- Pedir aos sócios do clube que usem as suas competências profissionais num projecto local ou internacional.

Ainda que por vezes a Avenida dos Serviços Serviços Profissionais seja negligenciada pelos clubes das Novas Gerações, esta é a Avenida de Serviço que mais próxima está na sua acção do objectivo primordial do Rotaract. É por isso uma das mais relevantes dentro de um clube.

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AVENIDA DOS SERVIÇOS À COMUNIDADE O desenvolvimento de projectos de prestação de serviços à comunidade é essencial no movimento rotário. Clubes Rotaract e Interact eficazes oferecem aos seus membros a oportunidade de servir as suas comunidades.

A Comissão de Serviços à Comunidade tem como principais objectivos identificar os problemas, as necessidades e as oportunidades de servir na comunidade, bem como assumir a liderança na organização e implementação de projectos de prestação de serviços.

Há várias oportunidades de serviço, dependendo das circunstâncias sociais, demográficas, do quadro social, a escolha sobre o enfoque da acção do clube, etc. Muitos projectos podem ser implementados em áreas tais como: Assistência aos Idosos, SIDA, Prevenção do Uso de Drogas e Álcool, Família, Combate à Fome, Alfabetização, Preservação do Planeta, Paz Urbana (terrorismo, violência, discriminação racial e religiosa...).

O Presidente do clube deve nomear o Director da Avenida de Serviços à Comunidade, que pode, por sua vez, convidar outros membros do clube para constituir a sua equipa.

Responsabilidades do Director da Avenida dos Serviços à Comunidade: A Avenida dos Serviços à Comunidade tem como responsabilidade planear e implementar projectos de prestação de serviços à comunidade, devendo para isso reunir regularmente para discutir e organizar os planos das actividades.

Deve ser preocupação desta Avenida: 1. Estabelecer as metas de prestação de serviços do clube para o ano rotário; 2. Identificar as necessidades da comunidade; 3. Escolher os os projectos projectos com base nas necessidades relevantes da comunidade, nos recursos disponíveis e interesses de prestação de serviços do clube; 4. Planear os os projectos projectos, antecipando os potenciais problemas e avaliando o seu desenvolvimento; 5. Trabalhar Trabalhar em parceria com outros grupos ou organizações, utilizando os recursos existentes na comunidade, o que permite aumentar o número de participantes da comunidade, aumentando consequentemente a probabilidade de se fazer uma mudança real e significativa; 6. Organizar e executar um plano de captação de recursos (internos e externos) necessários para a viabilidade e eficácia do projecto; 7. Implementar e gerir o projecto recorrendo às melhores práticas: convidar voluntários a participar, manter uma comunicação contínua entre os 29

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intervenientes e promover a imagem pública do clube recorrendo aos símbolos rotários.

8. Avaliar os resultados, enquanto ferramenta importante para aprender e crescer com as experiências atuais. É necessário identificar o que correu bem e o que correu mal, bem como determinar se o projecto alcançou o seu objectivo e compartilhar a história do seu projecto em Rotary.

Recursos Grandes ideias e entusiasmo são recursos maravilhosos, mas um projecto só será verdadeiramente eficaz se, mais do que simplesmente “remediar” necessidades: • Abordar uma questão ou necessidade real; • Melhorar a vida de moradores da comunidade; • Incorporar as habilidades dos beneficiários; • Reconhecer as contribuições dos participantes como sendo importantes e necessárias; • Fundamentar-se em levantamento realista dos recursos disponíveis; • Possuir metas e objectivos, com resultados mensuráveis; • Formar redes activas de contactos; • Dar maior independência às pessoas e comunidades; • Cumprir os requisitos da Prova Quádrupla.

Os conhecimentos que possuímos sobre como fortalecer a prestação de serviços à comunidade constituem recursos inestimáveis para os clubes. Também a nossa rede de contactos no Distrito, assim como em todo o mundo, pode contribuir para a consolidação dos projectos dos clubes através da troca de informações valiosas, promovendo melhores relações entre os povos de todo o mundo através da amizade e da prestação de serviços.

A realização de projectos eficazes de prestação de serviços comunitários é fundamental ao sucesso de de um Rotaract ou Interact Club, Club pois permite: • Motivar os sócios a servir.

• Atrair potenciais sócios interessados em prestação de serviços.

• Aumentar o interesse dos sócios nas actividades do clube.

• Promover a imagem pública do Interact/Rotaract/Rotary.

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AVENIDA DOS SERVIÇOS INTERNACIONAIS A Avenida dos Serviços Internacionais é a comissão de elementos do clube que estuda sugestões e formula planos para os projectos de prestação de serviços internacionais, assumindo a liderança na sua organização e implementação. Além disso, realiza outras actividades de promoção da compreensão internacional junto dos sócios e da comunidade.

Através da Rotary Foundation é possível receber assistência financeira a projectos de prestação de Serviços Internacionais que visem a promoção da paz e compreensão mundiais. Estes projectos devem envolver no mínimo dois países.

Vale a pena relembrar que os campos de férias, proporcionados por Rotary International são oportunidades únicas para desfrutar de experiências culturais e para fazer amigos em todas as partes do mundo. Todos os anos são enviados para os clubes informações sobre os Campos de Férias para que todos tenham a oportunidade de se candidatarem e participar.

Desenvolver um projecto de Serviços à Comunidade de âmbito internacional é uma grande responsabilidade mas também muito compensador, por isso levem para os vossos clubes essa ideia!

Os projectos internacionais podem ainda focar-se no intercâmbio cultural (mesmo sem ser necessário haver trânsito de pessoas). Rotary tem como objectivo primordial atingir a Paz Mundial e um dos caminhos mais eficazes para perseguir esse objectivo é o da compreensão das diferenças entres povos e culturas. Quando conhecemos as diferenças entre nós, tornamo-nos mais tolerantes perante as mesmas, ainda que possamos discordar. Por esse motivo, é mais difícil discutir com um amigo do que com um estranho – o mesmo se aplica entre povos.

Responsabilidades do Director Director da Avenida dos Serviços Internacionais: Internacionais: - Estar atento a oportunidades de serviço internacionais; - Informar o clube sobre campos de férias, trips, intercâmbios, projectos internacionais de voluntariado, etc.

- Ser imaginativo e pró-activo na elaboração de projectos internacionais; - Assinar as newsletters de Rotary Internacional (no site www.rotary.org) relativas às Novas Gerações e oportunidades internacionais e levar essas informações ao clube; - Procurar novidades sobre o movimento a nível internacional (tais como novidades do Conselho de Legislação sobre a Juventude; notícias relevantes do portal de Rotary International; novidades do ERIC (European Rotaract Information Centre) e outras fontes de informação internacional relevantes.

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- Procurar responder a apelos de companheiros internacionais que visitem a zona geográfica do seu clube e planear a recepção dos mesmos condignamente e tendo em atenção a adaptação linguística necessária do clube.

Sugestões para esta Avenida de Serviço: Gerir iniciativas Rotaract NET: receber informação da mailing list internacional e publicar na secção Internacional do site os eventos de interesse para participação no estrangeiro

Promoção EUCO/REM: Enviar aos clubes convite para participação no EUCO e na REM através dos meios de comunicação existentes no Distrito.

Informação Youth Exchange: Partilhar informação de Campos de Férias no Estrangeiro, em tempo útil e incentivar companheiros a disfrutar desta experiência única.

Jantares temáticos: incentivar e coordenar o planeamento de jantares temáticos sobre países pelos clubes, dando ênfase ao convite de potenciais membros, não esquecendo o compromisso do custo de adesão. Estes jantares poderão também servir para angariação de fundos para a Rotary Foundation (por exemplo, para a campanha “End Polio Now”)

Coordenar a Rotaract Portugal Trip: evento de intercâmbio com cerca de 15 participantes estrangeiros, recebidos por vários clubes, mostrando as várias potencialidades turísticas de Portugal, não esquecendo o companheirismo e aprendizagem cultural.

Participar em projectos internacionais: o Distrito 1960 recebe frequentemente pedidos para participar em projectos internacionais liderados por outros clubes. O Director da Avenida dos Serviços Internacionais deverá estar atento a estas oportunidades e ser pró-activo na resposta a estas solicitações.

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Liderar projectos de intercâmbio culturais:: com imaginação e criatividade podem-se fazer projectos de cariz internacional sem custos financeiros para o clube, com um impacto relevante a nível mundial. Exemplos disso acontecem quando: - Dois clubes elaboram um vídeo sobre o seu quadro social, os seus projectos, a sua cidade e a sua cultura e depois trocam entre si estes vídeos.

Assim estreitam as suas relações enquanto promovem a cultura internacional do movimento rotário dentro do seio do seu clube.

- Um clube envia um urso de peluche de clube em clube, pedindo aos clubes que o recebem que enviem fotos do urso nas suas actividades e publicando as mesmas no facebook antes de o enviarem para próximo clube (https://www.facebook.com/boris.beefeater).

Oportunidades na Avenida dos Serviços Internacionais •

Contactar outros Clubes

Os clubes das Novas Gerações devem consultar o Worldwide Rotaract Directory para estabelecer uma comunicação regular com outros clubes e aprender sobre suas actividades, projectos e tradições culturais através de e-mails, cartas e redes sociais.

A geminação de clubes pode acontecer com um Rotaract Club de outro país. Clubes geminados comunicam-se regularmente, organizam visitas ou intercâmbios, trocam ideias e cooperam em projectos humanitários, comunitários ou internacionais.

Como rotaractistas e interactistas viajam em trabalho, estudo ou lazer, a possibilidade de ser acolhido por rotaractistas ou interactistas locais é uma excelente maneira de construir amizades e promover uma melhor compreensão de outras culturas.

•

Grupos de Companheirismo de Rotary

São grupos autónomos e internacionais formados por rotários, os seus cônjuges, rotaractistas e interactistas que compartilham interesses recreativos em comum, seja um hobby, desporto ou profissão.

•

Grupos de Acção Rotária

São grupos autónomos e internacionais formados por rotários, os seus cônjuges, rotaractistas e interactistas com conhecimento e interesse por uma determinada actividade ou área específica de serviço, como recursos hídricos, saneamento ou sida.

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Para mais informações sobre a Rede Global de Grupos de Companheirismo e de Acção Rotária, aceda a www.rotary.org/pt/fellowships e www.rotary.org/pt/actiongroups.

•

Prémios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA)

O RYLA é um programa patrocinado por Rotary Clubs e distritos que dá aos jovens a oportunidade de participarem em workshops de treino com enfoque em liderança, capacitação profissional e crescimento pessoal. Entrando em contacto com o Rotary Club patrocinador ou enviando e-mail para ryla@rotary.org podem-se encontrar responsáveis de região pelo programa.

•

Intercâmbios de Novas Gerações

O Intercâmbio de Novas Gerações (parte do programa Intercâmbio de Jovens) é aberto a estudantes e jovens profissionais de 18 a 25 anos de idade e duram em geral entre algumas semanas ao máximo de três meses sendo, portanto, ideal para estudantes do ensino secundário, recém-formados, jovens profissionais e rotaractistas. Entrando em contacto com o Rotary Club patrocinador ou enviando e-mail a youthexchange@rotary.org é possível encontrar o responsável pelo programa da região.

- Intercâmbios de longa duração Os estudantes moram cerca de um ano noutro país e frequentam uma escola local. No decorrer da experiência, de forma a ampliar a compreensão da nova cultura,

moram

com

duas

ou

três

famílias

diferentes,

selecionadas

criteriosamente pelo Rotary Club anfitrião.

- Os intercâmbios de curta duração O tipo mais comum de intercâmbio de curta duração são estadias em que dois estudantes de intercâmbio estão com as famílias de cada um durante um período de 3 a 4 semanas em cada uma das casas durante o verão, trocando de famílias e ambientes e estando juntos durante esses 2 meses.

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•

Rotary Foundation

A Rotary Foundation oferece a estudantes universitários e jovens profissionais a oportunidade de promover a paz e a compreensão mundiais através de subsídios para a obtenção de mestrado ou certificado profissional em paz e resolução de conflitos. A Rotary Foundation também atribui subsídios para projectos humanitários, bolsas de estudos e outras actividades relacionadas com as seis áreas de enfoque de Rotary. Para saber mais, aceder a www.rotary.org/pt/foundation.

Links úteis: Rotaract Europe: http://rotaracteurope.org/ Rotaract Trips: http://www.rotaract-trip.com/ Intercâmbios de Jovens do Rotary: http://www.rotary.org/pt/studentsandyouth/youthprograms/ rotaryyouthexchange/pages/ridefault.aspx

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V. IMAGEM E COMUNICAÇÃO

“A boa comunicação é tão estimulante estimulante quanto o café puro, e tira o sono da mesma forma.”

Anne Morrow Lindbergh Comunicar. O que é?

Comunicar nem sempre é fácil: por vezes é uma constante de becos sem saída, outras vezes é tão emocionante que nos deixamos levar pela nossa criatividade e corremos o risco de ultrapassar barreiras.

Estas breves notas de comunicação têm como objecto orientar os clubes no sentido de melhorarem a sua forma de comunicar, unindo as vozes do Distrito em volta de uma mensagem comum.

Existe uma tendência natural para, por vezes, termos alguns problemas de coerência na forma como divulgamos quem somos e o que fazemos. Essa falha é proveniente essencialmente do facto de pertencermos a uma grande “marca”, com uma imagem, princípios e objectivos próprios, mas onde cada clube é livre de ter a sua própria identidade, pelo que se verifica uma grande diversidade na forma de estar e nas principais áreas de foco de cada clube.

Neste manual deixamos algumas dicas de como podemos melhorar a forma como comunicamos internamente e também para uma audiência externa.

Ferramentas Ferramentas de Comunicação do Distrito

Externa

Interna

Página de facebook

Carta Mensal do distrito

www.facebook.com/RotaractRepresentadoriaD1960

http://issuu.com/rep1960

Website

Correio Electrónico

www.rotaractd1960.org www.rotaractd1960.org

rotaract1960@googlegroups.com

Modelos de panfletos de divulgação

Grupo fechado no Facebook

Issuu.com/rep1960

https://www.facebook.com/groups/11747189500 5644 Modelo de informação para novos sócios Issuu.com/rep1960 Documentos e Formulários http://issuu.com/rep1960

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A utilização destas ferramentas é fortemente encorajada, como forma de obter um maior impacto nas comunidades e perante o público em geral, capacitando os clubes para fornecer informações corretas, essenciais e coerentes sobre o Rotary e os seus programas para jovens.

A utilização dos meios de comunicação (carta mensal, facebook e correio electrónico) deve ser feita de forma normalizada, utilizando-se a carta mensal para a divulgação de eventos realizados e a realizar e o correio electrónico para contacto do clube com os seus membros e com a Representadoria, bem como com outros parceiros de projecto (outros clubes ou instituições).

COMUNICAÇÃO EXTERNA IMAGEM E O SEU USO Os emblemas de Rotaract e Interact são marcas registadas da propriedade de Rotary International. Os clubes e os distritos podem utilizar os emblemas e os logos dentro das normas aprovadas.

Todos os logos e emblemas estão disponíveis para download em www.rotary.org. Os emblemas oficiais de Rotaract e Interact são os seguintes:

Os emblemas não devem ser alterados, modificados ou utilizados como elementos de outras imagens. O emblema deve ser visível na sua totalidade, não devendo ser utilizado sobre texto ou imagens. Porém, não há qualquer problema em acrescentar algo do próprio clube aos símbolos.

Maus exemplos:

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Bons exemplos:

A compra de merchandising (pins, bandeiras, galhardetes, roupas, etc.) deve ser realizada junto de vendedores autorizados por Rotary International. A lista de vendedores autorizados pode ser consultada em: https://www.rotary.org/myrotary/pt/node/9026

Utilização dos nomes Rotaract e Interact A designação dos programas Rotaract e Interact não devem sofrer alterações e não deve ser utilizada de forma abreviada ou como prefixo ou sufixo de outras palavras.

VI. COMUNICAÇÃO EFICIENTE Apesar de pertencermos à maior organização não-governamental do mundo, não nos podemos esquecer que o público em geral desconhece a nossa missão e os nossos valores.

O objectivo de uma boa comunicação é simples: informar, criar notoriedade e visibilidade à nossa organização e trazer simpatia e reconhecimento à nossa causa.

Aconselhamos que cada clube faça um exercício de planeamento da mensagem que quer transmitir ao público que tem ao seu alcance. Para isso, tenham em conta os seguintes aspectos: 1. Mensagem Chave: um breve sumário do que é importante passar; 2. Quem é o público?

3. Qual o nosso objectivo? (ter mais sócios, estabelecer parcerias...)

4. Qual o benefício e os custos para o nosso público?

5. Que canais vamos usar? (jornais, panfletos, media, member get member...)

6. E, mais importante, como queremos que o nosso público se sinta com a história que vamos contar.

Mais uma vez sabemos que devemos ser coerentes com a imagem internacional de Rotary e do próprio Distrito, mas cada clube tem a liberdade de usar o método e a mensagem que melhor se adapta aos seus objectivos (sem ir contra princípios fundamentais da organização e do Distrito).

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Alguns cuidados cuidados a ter: A linguagem utilizada deve ser apropriada ao público, usar expressões como RTC, ITC, PDG, Comp., Distrito, D1960, Past-Presidente … quando se está a comunicar com um público não rotário tornam o texto incompreensível e maçador. É normal e positivo usar imagens para ilustrar as comunicações do clube. Estas imagens devem ser coerentes com a imagem do Rotaract e Interact, ou seja, jovens, dinâmicas e com acção. Usar única e repetitivamente imagens de jantares e saudações a bandeiras transparece uma imagem do movimento negativa e descontextualizada da realidade.

O uso excessivo de logotipos nas publicações pode também gerar ruído visual desnecessário. O uso do logo de Rotary, Rotary Foundation, Fundação Rotária Portuguesa, Rotaract, Interact, lema do ano rotário e outros misturados na mesma publicação confundirá o público e diminuirá o impacto que desejamos ter com os nossos logos. O mesmo se aplica a cores, o uso excessivo de cores, graduações e texturas gera ruído e retira valor à mensagem.

O excesso de comunicação não significa comunicação de qualidade. Devemos ser concisos e directos tanto oralmente como por escrito. Devemos definir com antecedência qual a mensagem que queremos passar e tentar não dispersar. Muitas vezes, as comunicações longas tornam-se desinteressantes e o receptor da mensagem acaba por desistir de compreender qual a mensagem.

O bom senso é uma poderosa forma de comunicação!

A importância das redes sociais Nos dias de hoje, a mais eficiente forma de comunicação reside numa aproximação digital e as redes sociais têm sido eleitas como o meio por excelência.

“Um adulto passa em média 15 horas por semana na internet.” internet.”

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Como tirar proveito das redes sociais? sociais?

1. Facebook Todos os clubes do nosso distrito têm uma presença nesta rede social. Dados de Março de 2013 mostravam que, todos juntos, os nossos clubes tinham como seguidores quase 9.200 pessoas. Esta é uma ferramenta muito importante para a nossa divulgação à comunidade, e apesar de todo o bom trabalho dos clubes, existem algumas arestas que podemos limar: Páginas duplicadas Os clubes devem evitar ter páginas duplicadas. Para tal, a pessoa responsável pela gestão das redes sociais deve partilhar os dados de acesso ao novo responsável e ao Presidente eleito, no final de cada ano rotário, para que estes não sejam obrigados a criar uma nova página.

Informação desactualizada Uma média de 2 posts por mês é aconselhável desde que o conteúdo seja de valor para quem segue a página.

Poucos seguidores Propomos que todos os clubes tenham como objectivo chegar aos 3 dígitos em seguidores.

Um perfil em vez de uma uma página De todos este é provavelmente o ponto mais importante e o mais fácil de ser mudado. Aconselhamos todos os clubes a ter uma página oficial no facebook em vez de um perfil individual. Isto porque: - Uma entidade colectiva ter um perfil é ilegal! E a qualquer altura o facebook pode perceber isso e eliminar esse perfil.

- Maior facilidade de gestão e rapidez a dar resposta (através dos papéis de administrador e do painel de notificações).

- Possibilidade de aceder a dados de performance sobre a vossa página (evolução do número de fãs, perceber quem são estas pessoas que nos seguem, saber a quem chegou/viu um post...)

Dimensões Mostrar profissionalismo na nossa forma de comunicar para uma audiência externa é algo muito importante e eleva a credibilidade dos rotaractistas, dos interactistas e da organização.

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Na imagem seguinte apresenta-se as dimensões que devem ter as publicações que fazem na vossa página, para que a qualidade do conteúdo seja a melhor:

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VII. COMUNICAÇÃO INTERNA Carta mensal do distrito Até ao dia 8 de cada mês, os clubes receberão a Carta Mensal do Distrito 1960, com todos os conteúdos relevantes para o Distrito. Informações sobre a acção dos clubes, das Representadorias, dos clubes rotários e de Rotary International serão compilados de forma a apresentar aos clubes uma ferramenta de consulta fácil e prática.

Os clubes devem ter este meio de comunicação como a principal forma de divulgar projectos que se irão realizar no mês a que respeita a carta, bem como para partilha de experiências e resultados dos projectos.

Até ao dia 30 de cada mês, os clubes deverão enviar à Secretária do Distrito com conhecimento à Comissão de Comunicação as notícias sobre actividades realizadas nesse mês, nos termos do modelo constante do anexo III, bem como informação sobre as actividades que irão decorrer a partir do dia 8 do mês seguinte.

Para tal, deverão utilizar o email secretaria@rotaract1960.org com “CC” para comunicação@rotaract1960.org.

Outras newsletters poderão ser subscritas em www.rotaract.org.

Site do Distrito – www.rotaractd1960.org Através do site poderás consultar todos os documentos oficiais e eventos Distritais a realizar. Esta é uma ferramenta mais virada para o público, pelo que, parte do conteúdo do site é mais informativa.

Grupo no Facebook Facebook Este é o grupo onde se podem partilhar acontecimentos internos, falar uns com os outros e onde podes contar o que te vai na alma sobre o que é fazer parte do Rotaract e Interact.

Issuu Através desta ferramenta, poderás consultar todos os documentos oficiais do Distrito com facilidade. Basta aceder a http://issuu.com/rep1960 e escolheres o ficheiro que queres consultar.

Mailling List A mailing list do distrito continua a ser uma importante ferramenta de divulgação e comunicação interna do Distrito. Este é um meio privilegiado para comunicar com todos os clubes e companheiros mas é importante não exagerar nos e-mails enviados ou na quantidade de anexos, de forma a não desvalorizar esta ferramenta. Os e-mails deverão ser curtos, fáceis de ler e visualmente apelativos.

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VIII. QUADRO SOCIAL ORGANIZAR UM NOVO CLUBE EM TRÊS PASSOS Antes de pensar na organização do clube, é evidentemente necessário reunir um grupo de jovens para o efeito. Esses jovens devem ter idades compreendidas entre os 12 e os 18 anos para a formação de um clube Interact e os 18 e os 30 para a formação de um Rotaract.

Para reunir este grupo inicial, pode-se recorrer a uma escola/universidade, falar com jovens familiares de rotários, participantes nos programas RYLA ou intercâmbios de Rotary, entre outras possibilidades.

Depois desta fase inicial de formação do grupo, os novos rotaractistas ou interactistas em formação têm que completar a restante fase do processo, seguindo as três etapas: Etapa 1: realização de reuniões organizacionais Para manter o entusiasmo da fundação do novo clube, devem ser marcadas reuniões com intervalos com um máximo de duas semanas. Providenciando uma folha de presença à entrada da reunião e pedindo para todos anotarem nome, telefone e e-mail poder-se-á garantir que todos se conhecem e têm os respectivos contactos. As redes sociais são uma importante ferramenta para informar e motivar estes novos membros em formação bem como para recrutar mais sócios e incentivar todos a convidar amigos e colegas para as próximas reuniões.

Antes de pedir ao Rotary International o certificado de fundação, o clube deve: - Realizar eleições para Presidente e nomear os restantes membros do Conselho Director; - Convidar a Equipa da Representadoria em funções para visitar o clube e fazer uma sessão informal de formação, trocando impressões sobre o movimento, as experiências e as linhas gerais de organização e acção.

- Desenvolver um plano para o quadro social de forma a assegurar que o clube tenha sócios de diferentes idades e de ambos os sexos; - Estabelecer as quotas mensais per capita, tendo em conta o valor mínimo de contribuição à Representadoria; - Determinar local e horário das reuniões. Os clubes devem reunir-se pelo menos duas vezes por mês, tendo liberdade para considerar uma variedade de opções, incluindo reuniões presenciais, on-line ou uma combinação de ambas. Os horários seleccionados devem ser convenientes aos sócios do clube; - A maioria dos sócios em formação deverá estar presente em pelo menos um evento Distrital durante o seu período de formação; - Começar a planear actividades de serviço humanitário, eventos de angariação de fundos e finalmente a cerimónia de entrega da Carta Constitucional ao clube;

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- Ajudar os sócios a entender os documentos estatutários: Manual do Rotaract; Manual de Liderança do Distrito e Regimento Interno do Distrito.

Etapa 2: preencher preencher os documentos referentes à organização do clube Agora que o novo Rotaract ou Interact Clube tem uma boa base para o quadro social, o seu Rotary Club patrocinador deverá solicitar a Carta Constitucional a Rotary International através do Governador do Distrito.

- Preencher a Lista de Organização de Rotaract Club (ver Capítulo 8 do Manual do Rotaract); - Pedir ao presidente do Rotaract/Interact Club, presidente do Rotary Club patrocinador e Governador do Distrito que assinem a lista de organização; - Pagar a taxa de US$50 (geralmente paga pelo Rotary Club patrocinador); - Enviar a lista de organização para a Sede Mundial de Rotary International ou ao respectivo escritório internacional.

O processo de certificação do Rotaract/Interact Club leva aproximadamente quatro semanas, após as quais o Rotary Club patrocinador receberá de RI a Carta Constitucional do clube.

Etapa 3: planear planear a Cerimónia de Entrega da Carta Constitucional A fundação de um Rotaract ou Interact Club é um evento significativo e emocionante. Este evento deve ser planeado conjuntamente pelo clube em formação e o(s) seu(s) Rotary Club patrocinador(es), convidando para o evento líderes distritais como o Governador, Representante e Presidente da Avenida de Serviços à Juventude do Distrito.

Convide a comunicação social local para este evento de forma a promover o novo clube na comunidade.

As cerimónias de entrega da Carta Constitucional são eventos com muita tradição rotária. É importante interligar as tradições do Rotary Club patrocinador com a energia do novo clube das Novas Gerações, garantindo que a identidade de ambos está presente no evento.

Considerem também: - Dar aos novos rotaractistas/interactistas as boas-vindas à família rotária; - Explicar rapidamente o que o Rotary é e qual sua Missão; - Contar a história do Rotaract ou Interact e como o novo clube foi formado; - Emblemar os novos sócios individualmente pelos seus padrinhos em Rotary e ainda anunciar os membros do Conselho Director e os dirigentes do clube; - Tirar fotografias para comemorar o evento; - Imprimir o programa da cerimónia com os nomes dos membros do novo clube.

Agora resta começar a planear o primeiro ano do clube, não esquecendo acompanhar e aconselhar o novo clube sempre que necessário, respeitando no entanto o seu espaço.

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A chave para o sucesso de um clube é um quadro social activo. Assim, o Rotaract/Interact Club deve fornecer oportunidades para networking, serviços comunitários e internacionais, desenvolvimento profissional e interacção social.

IX. RETENÇÃO E EXPANSÃO A capacidade de atrair novo sócios e manter os actuais é essencial ao sucesso do clube, portanto, é da máxima importância estabelecer metas para o quadro social do clube.

Seguem algumas dicas para manter o clube forte, activo e atractivo:

1. Envolver os novos sócios É importante descobrir o que motivou o novo sócio ou sócio em formação a entrar para o clube. Poderá querer fazer do mundo um lugar melhor, desenvolver as suas competências de liderança ou expandir o seu círculo de amizades. É aconselhável envolver de imediato o novo sócio em actividades do clube que sejam directamente ligadas aos seus interesses e promover a sua ligação para com os restantes sócios do clube. Ao ajudar o novo sócio a alcançar as suas metas pessoais, estamos ao mesmo tempo e fortalecer o clube.

- Organizar uma reunião ou evento especial de boas-vindas aos novos sócios ajuda a promover a sua integração.

- Promover o encontro com rotaractistas ou interactistas mais experientes e solicitar ou sugerir que estes sejam mentores ajudará a aumentar a sua identificação com o movimento rotário.

- Telefonar aos novos sócios que faltarem a uma reunião de forma a fazer o acompanhamento e compreender se o motivo se prende com algum grau de insatisfação.

2. Manter os actuais sócios motivados Manter os actuais rotaractistas e interactistas no clube é tão importante quanto recrutar novos sócios. Com um grande número de sócios entusiasmados e dedicados, o clube pode implementar projectos com sucesso e atrair novos sócios.

- Indicar sócios veteranos para integrar Avenidas de Serviço e comissões, reconhecendo a sua importância para o clube e lançando-lhes novos desafios.

- Reconhecer sócios que dedicam tempo extra a projectos do clube.

- Manter o quadro social diversificado em termos de idade e sexo.

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Diferentes pontos de vista tornam as reuniões mais interessantes, asseguram a continuidade do clube e enriquecem a experiência de todos os sócios.

- Perguntar aos sócios que tipo de reuniões, actividades e projectos preferem e planear com base nas respostas.

- Organizar eventos sociais ou momentos informais de descontracção.

- Monitorizar a assiduidade dos sócios, assegurando que todos comparecem a pelo menos 60% das reuniões do clube. Rotaractistas e Interactistas com altos índices de assiduidade têm maior probabilidade de continuar envolvidos no clube.

- Manter os sócios informados através de boletins do clube, blogs ou redes sociais; - Promover a união entre os clubes Rotaract e Interact, através de projectos e/ou reuniões conjuntas. Intercâmbio de Jovens ou RYLA, e outras oportunidades internacionais são também uma mais-valia para os membros das Novas Gerações.

3. Atrair novos sócios O primeiro passo para atrair novos sócios é promover o clube e divulgar os seus projectos.

- Organizar um evento especial em que possa: – Explicar o propósito do Rotaract/Interact e mostrar fotografias ou vídeos das actividades do clube; – Distribuir panfletos de divulgação do movimento e os contactos do clube; – Enfatizar como os potenciais sócios podem alcançar as suas metas através de Rotary. Seja servir a comunidade, fazer novas amizades, desenvolver habilidades de liderança ou envolver-se numa organização internacional, o Rotaract e Interact têm algo a oferecer a todos.

- Divulgar as actividades do clube no jornal da universidade ou na comunicação social local; - Convidar potenciais sócios para participar num projecto ou comparecer a reuniões do clube; - Desenvolver um website, blog ou página do Facebook do clube com informações sobre projectos e sobre como potenciais sócios se podem envolver.

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- Usar o Twitter, Facebook ou outras redes sociais para divulgar reuniões, eventos e projectos do clube; - Deixar materiais com informações sobre o Rotaract e Interact em bibliotecas, cafés, centros comunitários e outros locais frequentados pelos jovens. Incluir os pósteres e folhetos com dados de contacto do clube e código de QR que levem os interessados directamente ao website do clube; - Incentivar os sócios a usarem os seus pins e outros itens com logotipo do Rotaract e Interact em reuniões e eventos na comunidade.

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“O Rotary Club patrocinador sabe como é importante ter um quadro social forte.

Pedir ajuda, conselhos e recursos para recrutamento e retenção de sócios é sempre uma boa ideia. “

X. NOTÍCIAS EM ROTARY

The Rotarian Esta é a Revista oficial de Rotary International, publicada mensalmente em inglês.

Todos rotários devem assinar a revista The Rotarian ou uma das 30 revistas regionais publicadas em 25 idiomas. Rotaractistas, Interactistas e conselheiros de clube podem assinar a revista pelo e-mail data@rotary.org. A versão digital da revista pode ser encontrada em www.rotary.org/rotarian.

Rotary Leader Publicação multimédia bimestral com informações práticas para líderes rotários, tais como dirigentes atuais e entrantes de clube, distritos e comissões. Rotaractistas podem fazer a sua assinatura em www.rotary.org/rotaryleader.

Portugal Rotário Esta é a revista regional portuguesa que pode ser assinada através do Rotary Club patrocinador. Esta publicação tem notícias dos D.1960, D.1970 e Rotary International em português.

Carta Mensal das Novas Gerações Publicação mensal da Representadoria Rotaract e Interact do Distrito 1960. Será enviada no início de cada mês através da mailing list das Novas Gerações do Distrito 1960 e Facebook da Representadoria. Pode ainda ser consultada online a qualquer momento no Issuu ou em www.rotaract1960.org Newsletters Rotary International oferece ainda uma série de newsletters focadas em temas específicos e com periocidades diferentes. Cobrindo assuntos como a Polio, as Novas Gerações, as notícias de Rotary International, assuntos ligados a liderança ou outros, basta assinar apenas aquelas cujo tema é de maior interesse e receber todas as edições por email. Subscreve em www.rotary.org Este documento foi redigido segundo a antiga ortografia.

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ANEXO 1 Disposição e Orientação das Bandeiras •

Orientar a disposição das bandeiras e garantir a existência do sino rotário e martelo.

4

2

1

3

Bandeira do

Bandeira do

Bandeira

Bandeira do

Interact

Rotary Club

Portuguesa

Rotaract

5 Bandeira da Fundação Rotária Portuguesa

•

O número de bandeiras dispostas na Panóplia deverá ser sempre em número ÍMPAR;

•

A Bandeira Nacional ocupa obrigatoriamente a posição central;

•

As restantes bandeiras deverão ser colocadas da direita para a esquerda, considerando-se direito o lado da pessoa que se coloca junto às bandeiras, de costas para elas e de frente para a plateia. Posto isto, a segunda bandeira mais importante, no caso do exemplo em cima, a bandeira do Rotary Club é colocada à direita da bandeira Nacional e a terceira bandeira mais importante, a do Rotaract, à esquerda da bandeira Nacional, obedecendo a uma estrutura hierárquica.

Outros aspectos a ter em conta

•

As bandeiras não podem ficar tapadas pelas pessoas ou por outros elementos decorativos do local do evento;

•

Os mastros devem ser iguais e as bandeiras devem ter o mesmo tamanho;

•

Nenhuma bandeira poderá ser maior que a bandeira Portuguesa;

•

Todas as bandeiras devem estar actualizadas, exibindo símbolos em vigor;

•

Não exibir bandeiras amarrotadas, manchadas, rasgadas ou descoradas;

•

Não deixar que as bandeiras rocem no chão;

•

Nunca exibir duas bandeiras iguais, se necessário, duas pessoas saúdam a mesma bandeira.

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REPRESENTADORIA DE ROTARACT E INTERACT D1960, PORTUGAL Manual de Liderança do Rotaract e Interact

ANEXO 2 Formação da mesa de honra e normas de precedência

Exemplo de reunião organizada pelo clube Rotaract, com Palestrante, Representante do Distrito e Representante do Município

1 2 Presidente

4 Presidente do Clube Padrinho

3

Palestrante

do

Convidado

Clube RTC / ITC

5 Representante de RTC / ITC do Distrito

Representante Município

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Exemplo de reuniรฃo organizada pelo Clube Rotaract, com a presenรงa do Clube Interact, do Clube Rotรกrio, de um Palestrante e do seu acompanhante

1 2

Presidente

3

4

5 Palestrante

Presidente do

do

Convidado Clube

Clube Padrinho

Acompanhante do Palestrante Convidado

Presidente do Clube

RTC / ITC

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REPRESENTADORIA DE ROTARACT E INTERACT D1960, PORTUGAL Manual de Liderança do Rotaract e Interact

ANEXO 3 Modelo de apresentação de notícia para a Newsletter Distrital

Dados sobre a notícia:

Quando aconteceu?

Onde aconteceu?

Em que consistiu a actividade?

Como organizaram a actividade?

Por que motivo decidiram realizar essa actividade?

Quais os resultados alcançados?

Que conselhos deixam a quem decidir fazer uma actividade dessa natureza?

•

Enviar até ao dia 30 do mês a que respeita, acompanhada de um número máximo de 2 fotografias por notícia;

•

Não ultrapassar o número máximo de 15 linhas por notícia.

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