Cartilla gestion 2013 by revista biotema

INFORME DE GESTIÓN AÑO 2013 1

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN MAGDA JEANETTE AREVALO INES PACHON MARTHA SIERRA XIOMARA GUTIERREZ DORIS NUÑEZ LUIS ARIEL AVILA EDGAR TELLEZ GONZALO GOMEZ

ADMINISTRADOR JIMMY ALEXANDER CORTES FAJARDO ASISTENTE DORA MORENO CUBILLOS CONTADOR MARIA DEL PILAR RAMIREZ

REVISOR FISCAL WILLIAM CRUZ SANCHEZ

Bogotá, Marzo 14 de 2014 Señores: PROPIETARIOS Y MANDATARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA Ciudad REF: CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA. FECHA: DOMINGO 30 MARZO DE 2014. HORA: 8:30 AM. LUGAR: SALON COMUNAL N° 2.

En mi calidad de Administrador y Representante Legal del Conjunto y en cumplimiento de lo establecido en el Reglamento de Propiedad Horizontal y la Ley 675/01, me permito citarlo en Primera Convocatoria a reunión de Asamblea General Ordinaria, a fin de tratar el siguiente Orden del Día: 1. Verificación de Quórum. 2. Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea. 3. Aprobación del Orden del día. 4. Elección del comité para la revisión y aprobación del Acta de Asamblea 5. Lectura y Aprobación Reglamento de la Asamblea 6. Informe de gestión año 2013 7. Dictamen del Revisor Fiscal 8. Presentación y Aprobación de Estados Financieros a 31 de diciembre de 2013 9. Presentación y aprobación del presupuesto para la vigencia del año 2014. 10. Elección y nombramiento del Consejo de Administración. 11. Elección y/o ratificación del Revisor Fiscal. 12. Elección del Comité de Convivencia. 13. Proposiciones y varios. En ésta Asamblea se delibera y decide con la representación del 51% de los coeficientes de copropiedad, en caso contrario se realizará una SEGUNDA CONVOCATORIA para el día miércoles 02 de Abril de 2014 a las 8:00 PM, en la cual se entrará a deliberar válidamente con cualquier número de participantes, conforme lo establece el Reglamento de Propiedad Horizontal. Las decisiones tomadas obligarán a los presentes, ausentes y disidentes Con el fin de dar cumplimiento a la decisión de asamblea según acta N° 006 del 09 de Marzo de 2008 la Asamblea se realizará con delegados nombrados por cada torre, tal como se viene haciendo desde el año 2008.

POR DECISIÓN DE ASAMBLEA, LA SANCION POR INASISTENCIA ES EQUIVALENTE A UNA CUOTA DE ADMINISTRACIÓN. 3

LOS ARRENDATARIOS ESTAN EN LA OBLIGACION DE COMUNICARLE AL PROPIETARIO DE LA CITACION A ESTA ASAMBLEA O EN SU DEFECTO, PROPORCIONAR A LA ADMINISTRACION LA INFORMACION NECESARIA PARA HACERSELA LLEGAR. En caso de no poder asistir a la reunión, se puede hacer representar a través del poder escrito. Cordialmente,

JIMMY ALEXANDER CORTES FAJARDO REPRESENTANTE LEGAL

Se les recuerda que para ser delegado, el asistente debe cumplir con los siguientes requisitos (según acta de asamblea N° 006) 1. Estar a paz y salvo por todo concepto con la administración del conjunto. 2. Ser propietario titular del inmueble certificado en la matricula inmobiliaria expedida por la superintendencia de notariado y registro. En caso contrario el delegado debe presentar el poder de representación debidamente autenticado por el propietario. 3. Teniendo en cuenta que el delegado representará a toda la torre, debe ser una persona que haya observado buena conducta y no tener sanciones por convivencia por lo menos en el último año. Una vez nombrados, se debe entregar a la administración copia del acta de nombramiento de delegados, si lo desea puede solicitar modelo de la misma en la oficina de administración. Los Delegados deben estar nombrados y reportados en administración a más tardar el día 28 de Marzo de 2014.

INFORME DE GESTIÓN AÑO 2013 Respetado Copropietario: A continuación nos permitimos presentar el informe de gestión del año 2013, resultado del trabajo desarrollado durante el año por el equipo administrativo del Conjunto Residencial Andalucía (Consejo de administración, Administrador, Asistente, Contador y Revisor Fiscal) Este informe, es reflejo de unas políticas claras de optimización de recursos, racionalización del gasto y análisis de las principales necesidades de la copropiedad; en el mismo, usted encontrará explicada de manera clara y sencilla las labores, ejecuciones y proyectos desarrollados durante el período fiscal 2013.

GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE De acuerdo al presupuesto aprobado en asamblea realizada en el mes de Marzo de 2013, en cuanto a las finanzas del conjunto encontramos que al cierre del período fiscal 2013, se reportan excedentes de $8.009.168 (ocho millones nueve mil ciento sesenta y ocho pesos) estos excedentes corresponden al ahorro en la ejecución de gastos y a mayores ingresos percibidos sobre los presupuestados. Adicionalmente, dando cumplimiento a las normas contables y tributarias, en la presentación general de los estados financieros no se reflejan ingresos generados por parqueaderos ($21.273.200) los cuales se trasladan a un fondo de destinación específica para mantenimiento de parqueaderos y cubiertas. Al cierre del período, terminamos con un efectivo disponible de $26.794.716, esta cifra equivale al dinero depositado en la cuenta corriente del conjunto y al fondo de caja menor. En cuanto a las inversiones reportadas, el saldo en bancos es de $26.816.619 estas inversiones corresponden a: CDT Banco Colpatria: $13.591.419 (Recursos correspondientes al fondo de imprevistos) Certivillas $8.543.499,08: (Recursos correspondientes al saldo de cuotas extraordinarias recaudadas por las torres 1 a 11 desde el año 2006, con destino al mejoramiento de las puertas de acceso a las torres) Certivillas $4.681.701,16 (Recursos correspondientes al saldo de cuota extraordinaria recaudado por las torres 12 a 18 para la instalación de las puertas de vidrio y controles de acceso.

Cuentas por pagar a proveedores: Finalizamos el año con un balance muy positivo, ya que el acumulado por este concepto es de $40.331.761, compuestos principalmente por el servicio de vigilancia del mes de Diciembre, el servicio de aseo del mes de Noviembre y Diciembre, Honorarios diciembre ($1.792.000) Mantenimientos diciembre ($1.897.844).

Año 2012 PROVEEDOR/SERVICIO Revisor Fiscal año 2013 Honorarios contador Mantto Motobombas Mantto Ascensores Póliza zonas comunes Vigilancia Vigilancia Viconseg Aseo Casablanca Ltda. Mantenimiento Puertas Compra de Tejas Papelería Eco Aseo salones Saldo fotoceldas

$ 8.090.000 $870.000 $ 22.650 $1.451.968 $ 26.750.126 $ 15.800.851 $ 9.470.624 $ 23.490.183 $ 694.400 $ 1.162.825 $0 $0 $0 $87.803.627

Año 2013 $ 922.000 $870.000 $ 1.011.294 $ 1.528.800 $0 $ 16.128.475 $0 $ 18.895.972 $ 694.400 $0 $ 90.000 $ 175.000 $ 15.820 $ 40.331.761

ESTADO Cancelados enero 2014 Cancelados enero 2014 Cancelados enero 2014 Cancelados enero 2014 Vigencia sept 2014 Cancelado enero 2014 Cuenta desde 2011. Pago parcial en 2014 Pendiente de pago Cancelado en enero 2014 Cancelado en enero 2014

Destacamos que de las cuentas por pagar a diciembre de 2013, la mayoría fueron canceladas en enero de 2014, sin embargo la frecuencia de prestación y cobro de algunos de estos servicios es mensual. La siguiente tabla resume la información anterior de manera comparativa.

PERÍODO DISPONIBLE INVERSIONES CUENTAS POR PAGAR

2013 $ 26.794.716 $ 26.816.619 $ 40.331.761

2012 $ 7.212.844 $ 26.452.908 $ 87.803.627

En cuanto a la gestión financiera, se enfatiza el incremento del recurso disponible y que las cuentas por pagar a proveedores se redujeron en más del 50% con respecto al año anterior; principalmente el pago total de la póliza de seguros y el pago de la deuda acumulada a la empresa Seguridad Viconseg que prestó servicios hasta noviembre del año 2011.

Ejecución Presupuestal Año 2013. El análisis de la ejecución presupuestal muestra de manera general una ejecución del gasto equivalente al 100%, sin embargo en dicho período están incluidos gastos extraordinarios correspondientes al nuevo sistema de las puertas de acceso vehicular, la compra y adecuación de los parques infantiles, adecuaciones de la portería 1, salones comunales entre otros. Presupuesto de funcionamiento Año 2014. El proyecto de presupuesto que se presenta a consideración de la asamblea general, tiene los siguientes aspectos relevantes: a) Se presenta un presupuesto de ingresos, basado en la cuota de administración que se viene facturando desde Enero de 2014 la cual se incrementó en 4,5% equivalente al incremento decretado por el gobierno para el salario mínimo, (dando cumplimiento a la instrucción de la asamblea del año 2012, la cual aprobó incrementar automáticamente la cuota en enero de cada año en el mismo porcentaje del salario mínimo). Por lo tanto NO se proponen incrementos adicionales al ya efectuado en Enero de 2014. b) No se contempla en el presupuesto ingresos por parqueadero, este concepto se traslada a un fondo de destinación específica correspondiente a reparaciones locativas correctivas (parqueaderos y cubiertas). Por tal motivo ese rubro presenta en el presupuesto una reducción del 50% pasando de $ 1.906.000 a $ 945.000 sin embargo en la práctica este rubro quedaría con un valor mensual de $ 2.745.000. c) Los honorarios se presentan con ajuste basado en el criterio de estandarizar los valores en unidades constantes de medida, como es el SALARIO MÍNIMO LEGAL VIGENTE. Basados en el número de operaciones, responsabilidad y trabajo de los profesionales nombrados. d) La propuesta de gastos, corresponde en principio a los valores ejecutados en el año 2013 incluyendo los incrementos de inflación, en algunos casos se revisó la necesidad real de la copropiedad para establecer las modificaciones respectivas.

PÓLIZA DE SEGUROS: En el año 2013, se efectuó la renovación de la póliza de seguros de la copropiedad con la empresa CHUBB seguros de Colombia. Póliza N° 43127608 con un costo total de $39.761.080; el valor de áreas comunes asegurado del conjunto es de $32.140.380.000, equivale a un incremento del 5% sobre el valor asegurado del año 2012. La cobertura de esta póliza corresponde al aseguramiento de las zonas comunes del conjunto (a valor de reconstrucción), Adicionalmente esta póliza tiene unas coberturas en Responsabilidad Civil, Directores y Administradores y terceros afectados. Es importante que los propietarios tengan en cuenta que esta póliza asegura los bienes comunes del conjunto, por lo tanto NO tiene ninguna cobertura sobre los bienes particulares, ni las unidades privadas de los copropietarios, en consecuencia, se sugiere a los propietarios adquirir pólizas que amparen los contenidos y responsabilidad civil de sus unidades privadas. La adquisición de la póliza en el año 2013 se realizó mediante el pago de 3 cuotas SIN incurrir en gastos de financiación lo que representa un ahorro para el conjunto de más de 3 millones de pesos. En lo posible se debe mantener esta política de adquisición para las vigencias futuras.

Gráfico: In ncremento del valor asegurado a o en los últtimos 3 año os.

VALO OR ASEG GURADO O COPRO OPIEDAD D 322.140.380.000 32.5 500.000.000 32.0 000.000.000 31.5 500.000.000 31.0 000.000.000 30.5 500.000.000 30.0 000.000.000 29.5 500.000.000 29.0 000.000.000 28.5 500.000.000 28.0 000.000.000 27.5 500.000.000

600.000 30.575.6 29.319.84 48.003

2011

2012

20013

Establece el incremento históric co de los valores v ase egurados d del conjunto o en los últimos 3 años, el au umento corrresponde aproximadam mente a un n 5% por añ ño. Gráfico: Costo de ad dquisición póliza de seguros s últimos 3 añ ños.

COSTO O PÓLIZA A ÚLTIMOS 3 AÑ ÑOS $ 48.000.00 00 $ 47.169.760

$ 46.000.00 00 $ 44.000.00 00

$ 42.035 .917 $ 42.000.00 00 $ 39.761.080 0

$ 40.000.00 00 $ 38.000.00 00 $ 36.000.00 00 20122

2011 2

2013

Se destaca que el ahorro en la adquisición de la póliza de seguros, no ha sido en detrimento del valor asegurado, ya que mientras el valor asegurado aumenta el costo de la prima ha disminuido. Contabilidad: Debido a las fallas presentadas en el programa contable Daytona, en el mes de Junio de 2013 se efectuó la migración de toda la información contable al programa SISCO, con mejor rendimiento y especial para copropiedades. Este programa se adquirió bajo la modalidad de multiusuarios (2 o más terminales de trabajo). Al adquirir el programa de contado y manejando tarifas especiales, el conjunto accedió a un descuento de $220.555 sobre el precio acordado. Con el cambio de programa contable, se tomó la decisión de trasladar los intereses de mora facturados a cuentas de orden, de tal forma que el reporte de ingresos en la ejecución corresponde a los dineros que efectivamente ingresan por concepto de intereses de mora ($14.670.705 en el año 2013) y no a los intereses facturados en este mismo período. En este período, se realizaron ajustes de cartera a inmuebles que presentan errores debido a equivocaciones en el diligenciamiento de las consignaciones o errores del cajero del banco al momento de timbrar la consignación. Es importante que los propietarios verifiquen que en el timbre de la caja registradora del banco quede correcta la referencia de quien está cancelando, si realizan el pago mediante transferencia electrónica deben enviar a la administración el soporte de la transacción. Adicionalmente en el año 2014, se debe iniciar el proyecto de implementación y cumplimento de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) lo que implica la adaptación e inclusión de los procesos de información para cumplir con esta normatividad.

MANTENIMIENTOS COPROPIEDAD. Durante el año 2013, se realizaron las labores propias de mantenimiento de todo el equipamiento y zonas comunes de la copropiedad, algunas labores son de programación mensual, otras bimestrales o semestrales, de manera general estas son: -

Mantenimiento de equipos de presión. Lavado y desinfección de tanques. Fumigación de zonas comunes. Mantenimiento de Ascensores. Mantenimiento y recarga de extintores. Poda de prados y jardines. Mantenimiento de instalaciones eléctricas. 9

Como tareas especiales se realizó el mantenimiento y pintura de los equipos de presión de las etapas 1 y 2 y se mejoró el sistema de ventilación del equipo de la etapa 2.

OBRAS ADICIONALES Año 2013. Torres etapa 1. Bajo la figura de participación conjunta, en el año 2013 se realizó el mantenimiento general de 9 de las torres de la etapa 1, los residentes de cada torre aportaron los materiales y la administración suministro la mano de obra para realizar trabajos de resanes, pintura de muros, carpintería metálica, instalación de guarda escobas, esquineros y arreglo de escaleras, este tipo de mantenimientos mejoraron significativamente el aspecto de estas torres. Pintura puertas acceso vehicular y peatonal. Se realizó la compra de un compresor para que los toderos del conjunto realizaran las labores de pintura y mantenimiento de las puertas de acceso de las dos porterías, al adquirir este equipo estamos en capacidad de realizar estas actividades con mayor frecuencia. Cambio mobiliario portería 1. Teniendo en cuenta el deterioro que tenían los muebles de la recepción y el casillero, se realizó el cambio de los mismos, instalando un sistema modular para los casilleros y un escritorio más funcional para la recepción de esta portería. Instalación de reja en cuarto de basuras N° 2. A principio del año 2013, se instaló el cerramiento del cuarto de basuras N° 2, sitio en el cual se reunían jóvenes a consumir bebidas alcohólicas y pintaban grafitis en los muros y la puerta. Cambio soporte ventana cuarto de basuras N° 1. Se instaló un marco metálico que solucionó definitivamente la falla en la ventana por la cual se depositan las basuras en este cuarto. Adicionalmente se han reforzado los marcos de las puertas de acceso a los dos cuartos de basuras. Instalación de brazos porterías vehiculares. Debido a las continuas fallas en los sistemas de apertura y cierre de las porterías vehiculares, se realizó el cambio de los mismos, se instalaron brazos marca Beninca con garantía de funcionamiento de dos años, esta instalación incluyó el cambio de todo el sistema eléctrico. La instalación de estos brazos, son parte de un proyecto integral de mejoramiento de la seguridad que se inició en el año 2013 y que debe quedar totalmente implementado en el presente año. En el caso de las puertas vehiculares se implementará no sólo la automatización sino también la sistematización de estos accesos, esto quiere decir que además de contar con un sistema de apertura de puertas, se cuenta con un sistema que reporta las características del vehículo que ingresa o sale del conjunto, propietario y número de parqueadero. El éxito de este proyecto depende de la colaboración de todos los copropietarios y/o residentes; a la fecha solamente el 50% de los copropietarios han reportado sus vehículos, número de parqueadero y han entregado la ficha anterior para programarla en el nuevo sistema. 10

Adquisición de Computadores. Ante la necesidad de sistematizar las puertas vehiculares se adquirieron dos computadores que estarán ubicados en las porterías y en los cuales funcionará el software de control de acceso. Adicionalmente se adquirió un computador portátil que facilite el traslado de la información para las reuniones administrativas que se realizan. Instalación películas de seguridad salones comunales. Se realizó la instalación de películas tipo frost en los salones comunales, para retirar las cortinas que tenían varios años de uso y estaban totalmente deterioradas. Adecuación cuarto contiguo a portería 2. Se realizó la instalación del marco y ventanas y la instalación de películas en los vidrios del cuarto, cambiando la imagen de esta zona de acceso, adicionalmente se realizaron los trabajos de reparación y pintura del Dry Wall ubicado sobre el acceso vehicular. Adecuación topes de parqueaderos. Se viene realizando el cambio en las jardineras de las esquinas de los parqueaderos privados, cambiando los ladrillos por estructuras en concreto reforzado, lo que evita que permanentemente se estén cambiando los ladrillos cuando los vehículos golpean estas zonas. Adquisición y adecuación de parques. Debido a la necesidad de recuperar y generar espacios de esparcimiento para los niños del conjunto, se recuperaron los parques de madera que estaban averiados, adicionalmente se adquirió un parque metálico mucho más grande que se ubicó en la mitad del parque principal, en el proceso de recuperación de las zonas de recreación, se instaló el piso en concreto para el parque ubicado frente a la torre 18, ya que en esta zona no existía prado y con la temporada de lluvias se generaban problemas de aseo para esa torre y el pasillo de circulación. Adquisición banderas. Para dar cumplimiento a las normas distritales, se adquirieron dos banderas para ubicar en la portería principal una de Colombia y la otra de Bogotá. Cambio sistema iluminación. En el transcurso del año, se ha venido cambiando el sistema de iluminación en las lámparas de las zonas comunes, reemplazando los bombillos de 220v, por bombillos ahorradores a 110v cambio que ha permitido generar ahorros en los consumos de energía de las zonas comunes. Aseo y Mantenimiento Conjunto. El Conjunto Andalucía, tiene un contrato suscrito con la empresa Limpieza General Casablanca, por valor de $9.870.000 este contrato incluye 5 operarias de aseo con sus implementos básicos, un todero escobita y un todero calificado.

Las 5 operarias tienen un cronograma específico de labores para atender el aseo de las 18 torres, las zonas comunes del conjunto, porterías, salones comunales y oficina de administración. Este cronograma incluye recorridos programados por las torres, programación mensual de decapado y sellado de pisos, limpieza de vidrios, barandas etc. Los dos toderos desarrollan actividades de aseo y mantenimiento, destacando la poda y recogida de pasto, recorridos perimetrales y otras labores de carácter semanal, adicionalmente durante el año 2013, con este personal más un apoyo temporal se realizó las siguientes actividades.            

Pintura puertas porterías. Mantenimiento y pinturas torres etapa 1. Revisión y reparación iluminación zonas comunes. Adecuación topes parqueaderos. Cambio de sensores, bombillos y sistemas de iluminación en torres. Mantenimiento de cubiertas. Mantenimiento cerramiento perimetral. Mantenimiento medidores gas. Reparación fugas y cambio registros agua en torres. Reparaciones de plomería general. Reparaciones eléctricas en general. Instalación de iluminación y decoración navideña.

En cuanto al aseo y mantenimiento de la copropiedad se requiere de la colaboración activa de los residentes, diariamente se recogen excrementos de las mascotas a quienes sus propietarios no les recogen, se encuentran bolsas con basura en los pisos y entradas de las torres, las marquesinas y claraboyas de los apartamentos de los primeros pisos son tomadas como botadero, los espejos de los ascensores y las paredes de las escaleras son rayadas y ensuciadas con todo tipo de elementos, adicionalmente no hay suficiente colaboración cuando se realizan las jornadas de aseo. Emergencias atendidas año 2013. En el mes de Junio de 2013, se presentó un corto en el cuarto de bombas de la etapa 3, afectando el tablero de control y una de las motobombas, estos daños fueron corregidos y reclamados a la aseguradora, cubriendo el seguro el 100% del daño ocurrido ($3.232.500). En el mes de Octubre de 2013, se presentó una falla en el sistema de iluminación de las zonas comunes, al efectuar la revisión de estos daños en las redes de iluminación, se encontró que la constructora había dejado los cables de alimentación de las lámparas en la zona del parque ubicado al costado sur, fuera del conjunto en la zona de cesión. Se reubicaron las redes dejando todo el cableado al interior del conjunto.

En repetidas ocasiones se han presentado daños en los nichos de los medidores de agua de todas las torres, debido a que las tuberías que alimentan los medidores de los apartamentos son tuberías galvanizadas, las mismas han presentado taponamientos que generan filtraciones e incluso rotura de tubos, esta situación ha generado que en algunas ocasiones se hiciera necesario interrumpir el suministro de agua para toda una torre. Mantenimiento de Cubiertas. Durante el año 2013 se efectuaron las labores necesarias para el mantenimiento de las cubiertas, es importante tener en cuenta que este es un problema recurrente en la copropiedad debido al mal estado de las cubiertas y canales instaladas al interior de las torres, teniendo en cuenta que hay 102 apartamentos en los últimos pisos ha sido un trabajo arduo para solucionar los problemas generados. A la fecha aún tenemos reporte de fallas en al menos 20 apartamentos. La solución definitiva de esta problemática se dará con el cambio total de las cubiertas y la reubicación de las canales, proyecto que tiene un costo por encima de los 300 millones. Provisionalmente se está trabajando en la implementación de soluciones que alivien el problema, tal como el mejoramiento y ampliación de las bajantes que evacúan el agua de las canales en las cubiertas. Llama la atención que en la etapa 1 las bajantes instaladas por la constructora son de 4” y en las etapas 2 y 3 las bajantes son de 2”. Sobre este problema se han solicitado conceptos y cotizaciones con empresas especializadas quienes en sus propuestas de solución diferentes al cambio de tejados y canales ofrecen garantías de máximo 3 meses.

Gestión Administrativa. Caso Javier Rodríguez: Debido a las actuaciones del administrador Javier Rodríguez, quien estuvo a cargo hasta el mes de mayo de 2012, la actual administración inició los procesos de reclamación que incluyeron la denuncia penal por los presuntos delitos cometidos y la reclamación ante el seguro de la copropiedad en la cobertura de Directores y administradores, sobre los faltantes reportados con corte a diciembre de 2012 por valor de $8.007.425 luego de realizar la gestión y apelar una primera liquidación por menor valor, se obtuvo indemnización por valor de $ 6.874.025 equivalente a la perdida reportada a la fecha menos el deducible de ley (2 salarios mínimos mensuales vigentes). Hecho positivo, si se tiene en cuenta que parte de la reclamación incluía dineros recibidos a los copropietarios por concepto de recaudo de cuotas de administración en efectivo, hecho que estaba excluido de las funciones del administrador y que se había comunicado con anterioridad a los residentes. Se reitera a los copropietarios que en la administración no se recauda dinero en efectivo por conceptos de cuota de administración.

Caso Germán Velásquez, anterior Revisor Fiscal. Teniendo en cuenta la instrucción impartida en la asamblea del año 2013, en la cual se acordó que al revisor fiscal solamente se le cancelaría el 50% de los honorarios causados, al Sr. Velásquez se le enviaron repetidas comunicaciones proponiéndole llegar a este acuerdo, sin embargo su posición ha 13

sido no aceptar esta propuesta ya que no acepta un pago menor al 100% de las cuentas presentadas; por esta razón a la fecha no se le ha efectuado ningún pago por este concepto. Reclamación Conconcreto. En el mes de Febrero del año 2013, se presentó el desprendimiento del superboard ubicado en la parte superior de la fachada oriental de la torre 18, sobre esta falla se presentó reclamación a la aseguradora, la misma no prosperó debido a que se conceptuó que la falla fue producto de una mala instalación por parte de la constructora, conjuntamente con la Sra. Elsa Neira de Montoya delegada de la torre 18, se presentó reclamación ante la secretaria del hábitat, este proceso incluyo una visita de inspección en el mes de Agosto de 2013, el concepto técnico de la secretaría es que el daño sí es responsabilidad de la constructora, por esta razón se debe dar continuidad al proceso de reclamación en esta entidad, antes de iniciar las actividades propias de reparación por parte del conjunto. Reclamaciones Amarilo. Se presentaron varias comunicaciones a la firma Amarilo debido a las afectaciones presentadas en el conjunto por las obras desarrolladas, especialmente las afectaciones al cerramiento perimetral en el costado sur occidental del conjunto, adicionalmente se enviaron comunicaciones sobre los trabajos en la vía al sur frente a la portería N° 2, la cual estuvo varios meses abandonada lo que generó la acumulación de agua en ese sector, afectando a los residentes de las torres 16 y 18. Reclamación Banco AvVillas. Desde finales del año 2012 se había presentado reclamación formal al banco AvVillas por mayores cobros en las comisiones de recaudo del año 2011 y 2012, al respecto el banco informó que en el contrato de servicios suscrito desde el año 2010, se había estipulado que la comisión de recaudo tendría un cobro de $1050 + IVA siempre y cuando el saldo promedio de la cuenta corriente fuera de 20 millones novecientos mil pesos, sin embargo en los primeros cinco meses del año 2012 el saldo promedio fue menor al estipulado, por esta razón el cobro por comisión de recaudo fue facturado con un costo de $ 3.200 + IVA, esta información fue corroborada con los documentos archivo de la administración y en consecuencia la reclamación por 3.6 millones fue rechazada. Colaboración Policía. Se realizaron acercamientos con la policía del sector, solicitando visitas más frecuentes y actividades de prevención en el conjunto, se entregó como donación una impresora para el CAI. Sin embargo debido al sector que tiene a cargo el cuadrante, la colaboración recibida ha sido mínima. Asamblea Informativa. En el mes de Diciembre de 2013, se realizó una asamblea general informativa con el objeto de socializar los temas más relevantes del año 2013, adicionalmente se analizó el tema de la seguridad en el conjunto, las necesidades, fallas y posibles soluciones frente a la problemática que se venía presentando. Seguridad. En el mes de Noviembre de 2013 se realizó el cambio de la empresa de seguridad que prestaba el servicio en el conjunto, Seguridad Montenegro. El cambio fue producto de las continuas fallas presentadas en el servicio, desatención de las reclamaciones 14

radicadas, incumplimiento en el pago de los parafiscales, no entrega de dotación, no pago oportuno de los salarios del personal, igualmente por no cumplir con los compromisos pactados en cuanto a la instalación y mantenimiento de las cámaras del CCTV (circuito cerrado de televisión). Luego del análisis de varias ofertas y basados en la necesidad y disponibilidad de recursos, se escogió la propuesta presentada por la empresa Seguridad Rinoceronte (Rinovig) Ltda. Esta propuesta incluye además del servicio, el suministro y mantenimiento de cámaras para el conjunto y un control de rondas electrónico para monitorear los recorridos de los guardas. En el tema de Seguridad Privada, es necesario que la copropiedad conozca cual es la reglamentación que deben cumplir estas empresas, cuáles son las tarifas mínimas de contratación y cuáles son los compromisos que tienen a cargo, esta información, está consignada en la página de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Ver: (Decreto 4950, Circular externa 025 de 2014, Manual de doctrina 2010, Decreto Ley 346 de 1994, Servicios autorizados empresas vigilancia armadas) El servicio de Vigilancia y Seguridad Privada es una labor tipificada como de medio y no de resultado ya que está orientada a prevenir o disuadir los riesgos, por esta razón es complejo establecer la responsabilidad directa de la empresa cuando se presentan robos al interior de los apartamentos, máxime cuando el conjunto cuenta únicamente con un dispositivo de 4 guardas 24 horas distribuidos en dos porterías, un recorredor de torres y un recorredor de parqueaderos, dispositivo que claramente es insuficiente para el tamaño del conjunto. Frente a los reportes de robos que se presentaron a finales del año 2013, se dio prioridad a la implementación de un plan integral de mejoramiento de la seguridad en el conjunto el cual incluye: 1. Implementación del sistema de control de acceso a parqueaderos mediante tarjeta electrónica, con reporte de ingreso de cada propietario y la información general del mismo. 2. Instalación de sistemas de control de acceso a cada torre mediante tarjeta electrónica. A la fecha se encuentra instalado en las torres etapa 1 y 2, está en proceso la instalación en las torres etapa 1, previa decisión de adecuación de las puertas de acceso a las mismas. 3. Instalación de sistema de control de acceso al conjunto, sistema que se instalará en cada portería peatonal con el mismo lector y la misma tarjeta ubicada en las torres. 4. Instalación y mejoramiento de cámaras en el acceso de cada torre, zonas comunes, accesos y parqueaderos. 5. En el momento se encuentra en operación un plan piloto de instalación de cámaras al interior de las torres, este proyecto se realizó mediante el aporte de los propietarios y está en operación en la torre 14, allí en cada piso hay cámaras instaladas con cobertura directa a la salida del ascensor y escaleras. El proyecto incluye la adecuación posterior para que cada propietario pueda monitorear vía internet las cámaras de su torre. 15

6. Reforzamiento de los sistemas de seguridad perimetral, especialmente en el sector sur del conjunto en donde se habilitará el parque de cesión con acceso al público en general. 7. Implementación del frente de seguridad en el conjunto, esta es una tarea que requiere del compromiso y colaboración de los residentes ya que en repetidas ocasiones se ha hecho la invitación desde la administración para participar en el mismo sin obtener buenos resultados. En el tema de seguridad, es importante recalcar que se requiere de la colaboración y compromiso de todos los residentes, frecuentemente tenemos reportes de apartamentos con las llaves puestas en la cerradura, ventanas abiertas, vehículos con las ventanas abiertas y en ocasiones con las llaves en el encendido. Uno de los puntos que llama la atención es la poca colaboración de los residentes para cerrar la puerta de acceso a la torre, varias veces al día se encuentran las puertas de las torres abiertas e incluso les colocan objetos bloqueándolas para evitar que cierren totalmente. Insistimos en la necesidad de que los residentes reporten en la administración su información básica de contacto, los datos de su vehículo y parqueadero, así mismo es importante que se reporte a tiempo cualquier movimiento o actividad sospechosa que observe en el conjunto. Igualmente debemos hacer un llamado de atención a los padres de familia para que estén pendientes de las actividades que realizan sus hijos, especialmente los adolescentes, quienes permanentemente son observados consumiendo bebidas alcohólicas y cigarrillos en las zonas verdes y zonas comunes de la copropiedad. Actividades de bienestar. Durante el año 2013, se realizaron actividades de bienestar dirigidas a los niños y a la familia en general, entre estas tenemos: Fiesta día de los niños: Se realizó la celebración del día de los niños con el alquiler durante varias horas al día de saltarines inflables y una fiesta en el salón comunal en la cual se les ofrecieron dulces y refrigerios. Actividades recreativas y deportivas: en temporadas de vacaciones, se realizaron actividades de recreación y deporte con el apoyo de empresas de recreación. Curso de plastilina: En temporada de vacaciones se hicieron cursos de manualidades en plastilina, con el cobro de una cuota mínima por niño. Novena Navideña: Se realizó la celebración de la novena navideña, invitando a las torres a organizar una reunión por día y un día a cargo de la administración, en esta celebración se ofreció un refrigerio a los asistentes y juguetes para los niños menores de edad. Recuperación de Cartera. 16

El proceso de análisis y recuperación de cartera, fue uno de los temas prioritarios en el año 2013, al respecto se realizaron varias actividades como son: a) Se circularizó frecuentemente los saldos de cartera reportados, invitando a los deudores a cancelar sus deudas o reportar las posibles inconsistencias. b) Se publicaron informes de los montos adeudados por cada torre. c) Se publicaron listas de apartamentos que se encontraban al día en el pago de sus obligaciones. d) Se realizó contacto con la Cámara de comercio para realizar una jornada de conciliación y recuperación de cartera, se invitó a quienes tenían deudas pendientes para establecer acuerdos de pago. e) Se firmaron alrededor de 40 acuerdos de pago con los deudores morosos, algunos desafortunadamente fueron incumplidos. Teniendo en cuenta los pobres resultados frente a la recuperación de cartera de los procesos jurídicos, se tomó la determinación, previa circularización de la información a los morosos, de cancelar el contrato suscrito con el Abogado Eduardo Sánchez quien prestó los servicios de cobro jurídico los últimos 5 años. Para dar continuidad a este proceso, se firmó un nuevo contrato con el Abogado Rafael López Bonnet quien tendrá a cargo los casos que continúan en cobro jurídico. Con el objeto de recopilar y validar la información contable y administrativa de los deudores morosos, se solicitó colaboración externa para examinar el proceso adelantado con cada deudor, identificar bienes adicionales y recopilar información personal que permita agilizar los procesos de cobro mediante la extensión de los procesos a parqueaderos, vehículos y sitios de trabajo. En cuanto al análisis de la cartera reportada, es importante destacar que hay unos montos que son cíclicos por cuanto algunos propietarios se atrasan durante varios meses, cancelan sus deudas y luego vuelven a atrasarse, esta es una práctica negativa que afecta directamente el flujo de caja de la copropiedad. Igualmente teniendo en cuenta el tamaño de la copropiedad, en el año 2013 se evidenció que mientras unos inmuebles se ponían al día con sus deudas, otros inmuebles se atrasaban lo que genera una alta rotación de los apartamentos en mora. A continuación presentamos de manera gráfica, la información correspondiente a la cartera en el conjunto Andalucía. En el cierre de cartera a Diciembre 31 de 2013 $201.599.368. Se destaca que en comparación de años anteriores, la cartera no presentó incremento significativo del año 2012 al 2013.

Evolución historica de la cartera 250.000.000 200.558.873 201.599.368 200.000.000 163.745.570 150.000.000

134.609.265 116.487.379

100.000.000 66.649.242 50.000.000

0 2008

2009

2010

2011

2012

2013

Los valores comparativos de cada año y discriminados por conceptos son: DETALLE CUOTAS DE ADMINISTRACION RETROACTIVO CUOTAS EXTRAORDINARIAS SANCIONES, RECARGOS Y MULTAS DE ASAMBLEA INTERES DE MORA CUOTA DE ADMINISTRACION CUOTAS DE PARQUEADERO OTRAS CUOTAS COSTAS JUDICIALES SANCIONES MANUAL DE CONVIVENCIA

TOTAL CLIENTES

2013 141.702.775 617.900 425.200 0 0 2.233.600 194.550 1.904.744 372.000 147.450.769

2012 149.033.233 1.806.000 545.200 122.000 43.725.975 2.225.000 314.750 2.178.715 608.000 200.558.873

% variación ‐5% ‐66% ‐22% ‐100% ‐100% 0% ‐38% ‐13% ‐39%

Al revisar el reporte de cartera comparativo del año 2012 y 2013 encontramos que a excepción de cuotas de parqueadero en prácticamente todos los ítems hay reducción de los valores, en cuanto a cuotas de parqueadero esta cartera corresponde mayoritariamente a vigencias anteriores. Si bien en el año 2013 se efectuó una recuperación de cartera superior a 30 millones de pesos, estos valores no se ven reflejados debido a que nuevos deudores incrementaron los montos totales de cartera en mora. El incremento en el reporte total de cartera ($201.599.368) se presenta por el aumento de los intereses en $10.433.624 con respecto al año 2012, esto debido a que algunos de los 18

deudores que tienen saldos mayores a $ 5.000.000 se les generan intereses de mora superiores incluso al valor de la cuota de administración mensual facturada. El siguiente grafico explica cómo está compuesta la cartera actual de acuerdo a los montos adeudados y el número de inmuebles correspondientes:

Composición cartera por valores 85.529.423 70.410.186

23.895.792 14

3 millones +

1 y 3 mill

21.763.967 135

500 mil y un millon

menos 500 mil

Del total de la cartera del conjunto, el 42.43% corresponde a 14 inmuebles con una deuda acumulada de $85.529.423. El 34.93% corresponde a 42 inmuebles que tienen deudas entre 1 y 3 millones de pesos y suman $70.410.186. El 11.85% corresponde a 35 inmuebles con deudas entre 500 mil y un millón de pesos que suman $23.895.792. El 10.80% corresponde a 135 inmuebles que suman una cartera de $21.763.967. Las dos últimas categorías corresponden en un alto porcentaje a deudas de cartera cíclicas, es decir, son propietarios que cancelan entre 3 y 4 cuotas atrasadas. La distribución de cartera por torres es la siguiente: TORRE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

VALOR 5.112.600 2.632.500 5.666.833 11.949.442 10.712.494 3.606.423 9.092.466 18.785.261 7.381.353 6.046.800

% 2,54% 1,31% 2,81% 5,93% 5,31% 1,79% 4,51% 9,32% 3,66% 3,00% TOTAL

TORRE 11 12 13 14 15 16 17 18 LOCALES

VALOR 4.539.907 26.549.804 8.718.200 29.069.970 15.632.251 13.014.864 11.932.100 9.383.900 1.772.200

% 2,25% 13,17% 4,32% 14,42% 7,75% 6,46% 5,92% 4,65% 0,88%

201.599.368

DISTRIBU UCION CART TERA POR TORRES

16,00 0% 14,00 0% 12,00 0%

4,65%

0,88% LOCALES

5,92%

7,75%

6,46%

4,32% 14

2,25% 12

3,66%

3,00% 10

1,79%

5,31%

4,51% 8

5,93%

1,31%

2,81%

0,00 0%

2,00 0%

2,54%

4,00 0%

9,32%

6,00 0%

13,17%

8,00 0%

14,42%

10,00 0%

PROYECT TOS AÑO 2014. Para el pre esente año, el plan de trabajo pro opuesto inclluye las sig guientes acttividades. -

Impllementación n total del proyecto p de e seguridad d del conjun nto. Man ntenimiento correctivo adoquines circulación n de parque eaderos. Man ntenimiento correctivo cubiertas y canales. Impllementación n frente de seguridad..

COMITÉ DE D CONVIV VENCIA. Es necesario destaca ar la importtancia que este comitté tiene en el proceso o de mejora amiento d opiedad, ya a que la bas se de los problemas p q que afectan n en mayorr grado al cconjunto de la copro están originadas en la falta de sentido de e pertenenccia y conce epto de com munidad, té érminos como copropiedad o copropietarios no sign nifican nad da diferente e a que tod dos somos dueños d de Andaluc cía, en este e sentido se e deben refforzar las re elaciones de conviven ncia para qu ue entre ttodos cuide emos, mejo oremos, apo ortemos y construyam mos un mejor conjunto o. En el 2014, el comité de con nvivencia nombrado n ttendrá a ccargo conju untamente con la administrac ción la implementación n de progra amas como o: -

Club b de masco otas Andalucía Fren nte de segu uridad Anda alucía. Activ vidades de Bienestar orientadas o a fortalece er las buena as relacione es entre veccinos. 20

Reuniones de conciliación producto de problemas de convivencia. Actividades de recreación y deporte para los niños. Actividades de ocupación tiempo libre de adolescentes. Actividades de bienestar orientadas a adultos mayores.

La anterior información, es el resultado de un año de trabajo del equipo de administración designado, somos conscientes que aún hay mucho camino por recorrer, muchos aspectos por mejorar y muchos proyectos por llevar a buen término; sin embargo, entregamos un informe que demuestra una gestión realizada con honestidad, organización, compromiso y excelentes proyecciones a futuro, lo que permitirá que el equipo designado en el año 2014 pueda continuar encaminado hacia el mejoramiento continuo del conjunto Andalucía. En la administración hemos trabajado bajo la orientación de principios gerenciales claros, si bien la propiedad horizontal es un ente sin ánimo de lucro, nuestra gestión busca entregar un conjunto que sea viable financieramente, organizado y soportado con información administrativa y contable clara, ofreciendo a los residentes, que son nuestro cliente interno, un trato cordial y respetuoso cada vez que se acercan a la administración. Igualmente hemos adelantado procesos de planeación estratégica para desarrollar proyectos bien estructurados y duraderos, lo que además de mejorar la calidad de vida de los residentes, permite que la inversión de cada propietario se valorice mucho más al tener un mejor conjunto. Si bien es cierto que aún hay mucho trabajo por realizar, entregamos un conjunto que ha evolucionado en muchos aspectos y tiene un horizonte mucho más claro. Extiendo mis más sinceros agradecimientos a todos los residentes que nos han ofrecido su colaboración, comprensión y apoyo a lo largo de esta gestión, además agradezco la oportunidad brindada. A todos muchas gracias.

Cordialmente

JIMMY ALEXANDER CORTÉS FAJARDO Administrador Representante Legal

Honorables Asambleístas A y Copropietarrios; Durante este año como suu Revisor Fisccal, mi reto peersonal ha siddo defender suus intereses, cuidar su pattrimonio y brindar un essquema de control, c con una u actitud proactiva, p apl icando un seeguimiento prreventivo a laa gestión aadministrativaa ajustado a la legalidad normativa y estatutaria, fundado en la ética para actuarr firme y ddecididamentte cuando hayya lugar. Reciban un fraternal f saluddo y sinceross agradecimieentos por la cconfianza deppositada paraa la proteccióón de sus bienes e interreses, la cual ejercí en deffensa de la fe pública mediiante la funcióón de inspeccción control y vigilancia dde su patrimoonio. La planeación y ejeccución de mi l abor de fiscalización se reealizó con autonomía e c y dee acción resspecto a la Administracióón de la indepenndencia de criterio copropiedad, basadaa en un enfoqque de fiscalizzación integraal, que cubre lla gestión de los Administradoores, el siste ma de controol interno, ell cumplimientto de las obligaciiones legales y la informacción financieraa. Elaboréé el presente informe i con bbase en los reesultados de m mí auditoria dde gestión practicaada periódicam mente, con e l propósito dee dar cumplim miento a mis fuunciones, permitiééndome así informar a laa honorable Asamblea teemas de releevancia e interés para la comunidad: CONTROL IN NTERNO Y AUDITORIA DE RIESGOS En materia de d control inteerno, teniendoo en cuenta mi evaluaciónn efectuada a dicho sistema, conceptúúo que la aadministración del conjuntto cuenta conn medidas adeecuadas, de conservaciónn y custodia dde sus bieness y los de tterceros que puedan estarr en su poder;; mi labor en materia m de evvaluación del sistema de control fue dessarrollada sselectivamente cumplienddo con los procedimiento p os planeados para tal finn. Durante loos años 20133, fueron eentregados a la Administraación de la entidad, los infformes y recoomendacionees de control interno resulttantes del ttrabajo de auuditoría, para que se tomaaran las meddidas correctivvas correspondientes. Adiicionalmente, aquellos hallazgos releevantes fueroon objeto de seguimiento periódico paara confirmarr o insistir enn el cumplimiento y la aaplicación dee las accioness pertinentes. Preciso, addemás que laa responsabiliidad de salvaaguardar los activos y mantener los controles inteernos adecuados que perm miten prevenirr y detectar fraaudes erroress e incumplim mientos de leyes o reglam mentos, es dee la administraación de la coopropiedad. RECURSOS ECONOMICO OS DISPONIB BES El control inteerno aplicado por la administración, com mo procedimieento en el recaudo de las expensass a través deel sistema baancario, aporrta mayor sseguridad en el manejo dee los dineros de d la comuniddad. Mensualmentte la administración y su equipo de traabajo, presenntaron los informes de conciliación c bancaria b de laa cuenta corriente No. 073311805-1 d del Banco AV V. Villas. 22

El proceso de auditoria evidencio, que las entidades bancarias se encontraban realizando retención en la fuente a título de Renta y descuento del Gravamen a los Movimientos Financieros (4x1000), situación que fue comunicada a la administración, dando cumplimiento al Art. 33 de la Ley 675 de 2001, el cual prevée, que las personas jurídicas originadas en la constitución de la propiedad horizontal no son contribuyentes de impuestos nacionales, en relación con las actividades propias de su objeto social. Dentro del proceso de resguardo y custodia de los recursos determinados como Fondo de Imprevistos la administración clasifica este ítem en la cuenta de inversión por medio de Encargo Fiduciario No. 4804214908 en Colpatria Fiduciaria. En el análisis financiero, es preciso incluir en la planeación financiera de la copropiedad, la forma y corto plazo de tiempo en el cual se consolidaran los recursos económicos pendientes a la fecha de cierre 2013. Fondo de Imprevistos Derecho Fiduciario COLPATRIA Recursos Pendientes por Consolidar

$ 38,112,732.00 $ 13,591,419.00 $ 24,521,313.00

El Fondo de Imprevistos tiene como finalidad garantizar los recursos económicos disponibles y necesarios en el momento en el que se incurra en situaciones inciertas, no presupuestadas, que impliquen la disposición de recursos adicionales a los recursos recaudados en las cuotas ordinarias de administración. Como lo establece la Ley 675 de 2001 en su Art. 35. CUENTAS POR COBRAR - CARTERA Con relación a este ítem, la administración y Consejo de Administración, entendiendo la importancia que tiene para la comunidad disponer con los recursos económicos necesarios para su buen funcionamiento y la responsabilidad que le asiste a la Administración el adelantar las gestiones pertinentes que conduzcan ha dicho fin. Permanentemente se entregan las respectivas cuentas de cobro, se concilian los saldos existentes a cada cierre mensual de acuerdo al reglamento interno de la copropiedad. La revisoría fiscal ha realizado un acompañamiento permanente en procura que la gestión administrativa rinda los resultados esperados por la comunidad. Es así como al inicio de mi gestión se solicitó reportes permanentes y detallados de parte de los abogados contratados para que gestionaran un cobro jurídico de cartera, encontrando en este aspecto fallas de calidad y prontitud de parte de los contratistas asignados a esta labor. Lo que genero la toma de acciones correctivas por parte de la administración. En este aspecto, el trabajo de auditoria evidencio debilidad en el software adquirido por la copropiedad para administrar la información financiera (Parametrización, caídas del sistema eléctrico, entre otros). Situación que fue expuesta en varias oportunidades como causa de la diferencia presentada en los módulos de cartera y contabilidad. Lo anterior, presento en la mesa de trabajo la necesidad de contar con recursos informáticos solidos que evitara cualquier riesgo de inconsistencia de la información registrada y disminuir tiempo de dedicación del recurso 23

humano en conciliar fallas del sistema. Es así, como se determina adquirir el sistema contable especializado en propiedad horizontal SISCO. Este era tan solo el inicio de un proceso de reestructuración de las políticas de administración de la cartera, el equipo de trabajo re-direcciono esfuerzos en el análisis documental y estadístico de los saldos existente en cartera. Por otra parte, se trabajó en el acercamiento e invitación a deudores morosos en el cumplimiento de sus acreencias y de esta forma aportaran a la estabilización económica de la copropiedad. Invito formalmente a los copropietarios, que por diferentes causas se encuentran actualmente en mora de pago de sus expensas económicas con la copropiedad, para que reestructuren sus economías y con responsabilidad financiera y social, procedan a cancelar estos valores. Recomiendo al nuevo equipo de trabajo, continuar evaluando el comportamiento de dichos rubros de manera mensual, tal como la Administración lo ha hecho hasta el momento. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. Es recomendable que la Administración del Conjunto diseñe tarjetas de identificación para cada uno de estos activos, en las que debe figurar su código, ubicación, costo histórico, fecha de adquisición, depreciación acumulada, y todos los desembolsos que la empresa realice sobre estos activos a lo largo de su vida útil como reparaciones, mantenimiento, adiciones etc. Cada uno de los activos, en especial la maquinaria, equipos de oficina, de computación y de comunicación, deben identificarse con un código, el cual debe aparecer adherido en un aparte visible del bien. Este código es el mismo que figura en la tarjeta de cada uno de ellos y permitirá identificar en los auxiliares las diferentes erogaciones realizadas sobre ellos. Esto no sólo facilita tener un control sobre los bienes muebles sino también el nombramiento de responsables de la custodia de activos menores que por su tamaño y facilidad de transporte pueden perderse fácilmente. Debe realizarse periódicamente un inventario físico de los activos fijos para verificar la exactitud de los registros contables. Esto facilita la detección de activos faltantes, obsoletos o que no están en uso. También se debe controlar eficazmente el retiro de activos fijos, que debe ser autorizado y aprobado debidamente. Los activos depreciados totalmente se deben mantener en los registros contables hasta que se autorice su desecho y se retiren del servicio. SEGURO DE AREAS COMUNES Y RESPONSABILIDAD CIVIL La administración suscribió la póliza de seguro de No.43127608, la cual tiene un periodo de vigencia de septiembre 14 de 2013 a septiembre 13 de 2014, suscrito con la compañía CHUBB DE COLOMBIA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., cumpliendo así lo indicado por el Ley 675 Art. 15 “Todos los edificios o conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal, podrán constituir pólizas de seguros que cubran contra los riegos de incendio y terremoto, que garanticen la reconstrucción de los mismos. Parágrafo 1º. En todo caso será obligatoria la constitución de pólizas de seguros que cubran contra los riesgos de incendio y terremoto los bienes comunes de que trata la presente ley, susceptibles de ser asegurados" 24

De acuerdo a las normas comerciales, es preciso realizar un avaluó técnico, que con criterio profesional determine el costo actual de la reconstrucción de las áreas comunes de la copropiedad, de esta forma se lograra conocer el porcentaje de cubrimiento de la actual póliza de seguro. En esta oportunidad incluyo una de las recomendaciones expresadas en los informe de control entregados mensualmente, frente a la responsabilidad que le asiste a la Administración, en relación a la seguridad que deben guardar las personas que laboran o prestan servicios en áreas comunes de la copropiedad. El Ministerio del Trabajo expidió, con fecha Julio 23 de 2012, la Resolución 1409 "por la cual se establece el Reglamento de Seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas". Dicha resolución fue publicada en el Diario Oficial No. 48.517 de Agosto 9 de 2012. La Resolución 1409 de 2012 se aplica a todos los empleadores, empresas, contratistas, subcontratistas y trabajadores de todas las actividades económicas de los sectores formales e informales de la economía, que desarrollen trabajos en altura con peligros de caídas, con excepción de las siguientes actividades: 1. Actividades de atención de emergencias y rescate. 2. Actividades lúdicas, deportivas, de alta montaña o andinismo y artísticas. El Reglamento de Seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas será de obligatoria aplicación en todo trabajo en el que exista el riesgo de caer a 1.50 mts o más sobre un nivel inferior. En el caso de la construcción de nuevas edificaciones y obras civiles, la obligatoriedad será una vez la obra haya alcanzado una altura de 1.80 mts o más sobre un nivel inferior, momento en el cual el control de los riesgos se deberá hacer desde la altura de 1.50 mts. PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS En el proceso de control a la gestión adelantada por la Administración del conjunto, revise e impartí las recomendaciones de cada caso, sobre los siguientes contratos suscritos y/o vigentes en el periodo presupuestal analizado, servicio de vigilancia, servicio de administración, contador, revisor fiscal y servicio de aseo y mantenimiento de áreas comunes. De igual forma audite y realice comentarios en relación a compras de equipos y materiales realizados por la administración En los pagos realizados por la administración, revise la existencia y legalidad de los soportes respectivos, la liquidación de retenciones en la fuente de cada caso en particular, además de tener solicitar copia de la planilla de liquidación y pago de aportes de seguridad social y parafiscales. Recomiendo se continúe con esta dinámica por parte de la administración y los entes de control, con la cual le se reduzca el nivel de riesgos al momento de contratar servicios a desarrollar en áreas comunes y de igual forma cumplir con las normas existentes en relación a este importante tema. CONTRATOS DE CARÁCTER LABORAL

Este tema en especial, el trabajo de auditoria hallo como una debilidad del proceso, el incumplimiento en la entrega de las dotaciones laborales a que tiene derecho todo trabajador que devengue menos de 2 SMML y que se encuentre laborando más de tres meses. Según lo indica el Art. 230 del Código Sustantivo del Trabajo. Dicha novedad fue notificada a la Administración del conjunto, quien tomo acciones correctivas, poniendo al día dicha responsabilidad laboral como empleador. En la actualidad la copropiedad cumple oportunamente con esta disposición legal. La administración cumple con la autoliquidación y pago de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales de forma mensual. También se han pagado las prestaciones sociales de carácter laboral de los contratos laborales suscritos por el conjunto. RESPONSABILIDAD TRIBUTARIA La administración de la copropiedad y su equipo de trabajo presento y pago de forma oportuna los diferentes reportes tributarios como son Información Exógena, Declaraciones de retención en la fuente a título de Renta y CREE. De igual forma mantiene actualizado la información fiscal contenida en el RUT. MANEJO PRESUPUESTAL El presupuesto es una de las mejores herramientas al servicio de la administración y los organismos de control, llámese asamblea general, consejo de administración y revisor fiscal, para ejercer un permanente control sobre las operaciones y gestión de los recursos de la copropiedad. Su diseño y preparación obedece a las características y condiciones particulares del copropiedad, su nivel de ejecución es analizado permanentemente en reuniones de trabajo, en la cual participan los organismos de control. Si bien el resultado refleja un excedente, el origen de dicho resultado obedece en gran parte a; EJECUCION DE INGRESOS -

Para el año 2013, se reestructuro la forma de registrar la causación de intereses moratorios en el pago de expensas económicas de la copropiedad, pasando de afectar directamente un ingreso con un recurso incierto o de largo plazo para su real recaudo en caja, a registrar este derecho a través de las cuentas de control. Situación que permite medir el ingreso realmente recaudado en el periodo. Con los ingresos estimados en el presupuesto por concepto de uso de área común de parqueadero, se estableció un fondo con destinación específica para el mantenimiento las mismas áreas. Situación que determina una base en la planeación financiera de inversión a corto plazo. El trabajo adelantado en el año 2013, logró determinar la necesidad de gestionar ante las entidades pertinentes, los trámites correspondientes en procura que los coeficientes de participación de los copropietarios reconozca el área de parqueadero de uso exclusivo asignado a las unidades habitacionales. Para que de la misma forma se redistribuya el ingreso de manera equitativa. 26

EJECUCIÓN DE GASTOS -

Los gastos con ejecución mayor a lo presupuestado tiene relación con cronograma de mantenimiento de áreas comunes, tal como lo indica el informe de gestión administrativa del periodo. El trabajo de la depuración de registros contables de años anteriores, determino que no representarían un ingreso de recursos económicos reales para la copropiedad, de esta forma se registraron como gastos de periodos anteriores. Los ingresos de recursos económico, de origen distinto a las cuotas de administración, permite apalancar el flujo de caja y las variaciones reales del gasto presupuestado. Se presentó un mayor valor en gastos por concepto de mantenimiento de áreas comunes, producto de adecuaciones requeridas luego o en desarrollo del mantenimiento y control de acceso de personas y vehículos a la propiedad.

SITUACIÓN FINANCIERA Uno de los propósitos de la administración y el equipo de trabajo, consistió en sanear las finanzas de la copropiedad, de esta forma se estructuro el plan de trabajo del año 2013. Esta será la base fundamental de inversión propuesta pare el 2014 para lo cual es preciso invitar a los propietarios y residentes de esta comunidad, a unir esfuerzos de forma tal que las directivas del conjunto logren concretar los recursos económicos para ejecutar las obras muy necesarias en procurar del bienestar general y calidad de vida de los residentes. A continuación se presenta el análisis de la situación financiera de liquidez a Diciembre 31 de 2013;

Re ecursos Dis sponibles Cu uenta corriente AV Villa as No. 0731 11805-1 Re ecursos Co omprometiidos Ho onorarios Re evisor Fisca a año 2013 Ho onorario Contador Ma antenimiento o Motobom mba Ma antenimiento o Ascensorres Vig gilancia Rin noceronte Lttda Aseo Casabla anca Ltda antenimiento o puertas Ma Pa apelería Eco o Ne elsy Puin - Aseo A Salone es William Mejía - saldo foto oceldas etencon en la a fuente Re Ap portes al sistema de se eguidad soc cial Ob bligaciones Laborales Pro ovision serv vicios públic cos Re ecursos del Fondo de Im mprevistos Ing gresos recib bidos para terceros t Ing gresos recib bidos por an nticipado Pa asivos de añ ños anteriorres Fondo Obras de manteniimiento Fondo Obras areas comunes 2013

$ 26 6,205,216 $ 26,205,2 216 4,693,682 $ 114 $ 922,0 000 $ 870,0 000 $ 1,011,2 294 $ 1,528,8 800 $ 16,128,4 475 $ 18,128,4 475 $ 694,4 400 $ 90,0 000 $ 175,0 000 $ 15,8 820 $ 248,7 777 $ 624,5 525 $ 1,797,6 684 $ 3,967,9 930 $ 24,521,3 313 $ 646,130 998 $ 3,478,9 $ 8,090,0 000 $ 10,480,8 861 $ 21,273,2 200

ecursos Ne eto de Liqu uidez Re Ca artera moros sa pendientte de recau udo Inte ereses mora atorios Ca artera en Gestión de Recaudo R

8,488,466) ($ 88 $ 147,450,7 769 $ 54,159,5 599 $ 201,610,3 368

ÓRGANOS DE D DIRECCIÓ ÓN Y ADMINISTRACIÓN. Corresponde a la administtración, la gesstión y representación del cconjunto, es el e representannte legal de laa copropiedadd, y para ese eefecto tiene facultadees de ejeecución, coonservación, representacióón y recaudo, de manera que con sujjeción a las leyes, costumbres civiles y mercanntiles, reúne en si las ffunciones y atribuciones de gerente, tesorero, maandatario, y ddepositario, susceptibles s de d ejercicio peersonal único o delegable parcialmente bajo su respoonsabilidad. El Consejo dee Administracción, actúa coomo un órganoo intermedio eentre la asam mblea generaal y el adminnistrador, com mo se dio a eentender en la intención fuuente de la leyy 675 de 2001. Debemos 28

entender que el consejo de administración supervisa y asesora la gestión del administrador, en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines y la consecución de los objetivos planteados Como se logró demostrar la sinergia y trabajo en equipo, permite generar el valor agregado en la gobernabilidad de la comunidad que representan. Mi labor se orientó a formarme un juicio profesional acerca de la objetividad de la información contable, el cumplimiento de la normatividad legal, los estatutos y las decisiones de los Órganos de Dirección y Administración; así como el cumplimiento de normas sobre libros y documentos comerciales; la efectividad del sistema de control organizacional; el cumplimiento del objeto social; la proyección social de la comunidad; la responsabilidad y diligencia de los Administradores; la efectividad de los sistemas de gestión de riesgos y la concordancia del Informe de Gestión preparado por los Administradores con los informes contables. IMPACTO SOCIAL Y CALIDAD DE VIDA Cuando analizamos el resultado de un año de gestión en propiedad horizontal, nos dirigimos a interpretar estados financieros que de una u otra forma tratan de mostrar la situación económica de la comunidad. Pero bajo el concepto que nos une a vivir en comunidad, uno de los principales factores que debemos estudiar, se refiere a la gestión que como integrantes activos tenemos en el bienestar social. Y se denomina así al conjunto de factores que participan en la calidad de la vida de la persona y que hacen que su existencia posea todos aquellos elementos que dan lugar a la seguridad, tranquilidad y satisfacción que como propietario, residente o usuario de la copropiedad comparto en comunidad. El bienestar social es una condición no observable directamente, sino que es a partir de formulaciones como se comprende y se puede comparar en un tiempo o espacio a otro. Aun así, el bienestar, como concepto abstracto que es, posee una importante carga de subjetividad propia del individuo, aunque también aparece correlacionado con algunos factores económicos objetivos. Construir relaciones de confianza vinculados a corto y mediano plazo, a través de actividades que demuestren el compromiso de sus integrantes, se debe convertir el activo más preciado y único propósito de la comunidad. Contribuir positiva y concretamente a mejorar la calidad de vida de las comunidades, es un deber social que asiste a todos y cada uno de los copropietarios y residentes, fundamentando esta intención como la única razón de la existencia del conjunto residencial. Atentamente, William Cruz Sánchez Revisor Fiscal T.P. 85771-T

Señores ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA P.H. Ciudad He auditado los estados financieros comparativos de los periodos 2013 y 2012 del CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA P.H. como son, Balance General, Estados de Resultados y Ejecución Presupuestal del periodo Enero 01 a Diciembre 31 de 2013, los Estados Financieros y las revelaciones hechas a través de las Notas a los Estados Financieros se encuentran certificados como lo establece la Ley 222/95 (art 37), por el representante legal y por el contador del Conjunto Residencial, bajo cuya responsabilidad fueron preparados siguiendo los lineamientos del decreto 2649 de 1993 y la orientación profesional Nº 4 de 2008 del Consejo Técnico de la contaduría, mi responsabilidad es la de expresar una opinión sobre los mismo fundamentado en mi auditoria. Es importante anotar que las operaciones administrativas y estados financieros del año inmediatamente anterior (2012), fue auditada y dictaminados por otro profesional de la contaduría quien emitió dictamen limpio. Mi responsabilidad frente a ese año se limita a la comparabilidad de cifras contables. Obtuve la información necesaria para cumplir mis funciones y efectué mis exámenes de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Dichas normas requieren que planifique y ejecute la auditoría de tal forma que se obtenga seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están libre de errores de importancia. Esta auditoría incluye el examen sobre una base de pruebas selectivas, de las evidencias que soportan las cifras y las correspondientes revelaciones en los estados financieros. Así mismo, comprende una evaluación de las normas contables utilizadas y de las estimaciones hechas por la administración de la copropiedad, así como de la presentación de los estados financieros. Considero que mi auditoría proporciona una base razonable para fundamentar la opinión que expreso a continuación. En mi opinión, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros oficiales y adjuntos a este dictamen, presentan razonablemente la situación financiera de la CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA P.H. a Diciembre 31 de 2013, El resultados de sus operaciones y su flujo de efectivo por el periodo que termina en esa fecha, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, aplicados de manera uniforme. En informes intermedios, reuniones de Consejo de Administración a las cuales fui invitado, notifique las recomendaciones, instrucciones y sugerencias que en la gestión de auditoría considere necesarias y las cuales fueron aceptadas en debida forma por la Administración y miembros del Consejo de Administración. Así mismo, y fundamentado en los resultados de mi auditoría, conceptúo que: la contabilidad del Conjunto ha sido llevada conforme a las normas legales y a la técnica contable; las operaciones registradas en los libros y los actos del administrador se ajustan a lo indicado en la Ley 675, los estatutos del Reglamento Interno, las decisiones de la Asamblea General y Consejo de Administración; de igual forma la correspondencia, los comprobantes de las cuentas, los libros de actas y de registro de Copropietarios se llevan y se conservan en 30

debida forma; existen medidas adecuadas de control interno, de conservación y custodia de los bienes del Conjunto y los de terceros que están en su poder. También hago constar que la información contenida en los formularios de autoliquidación de aportes al sistema de seguridad social es correcta y que el Conjunto Residencial Andalucía P.H., No se encuentra en mora de pago por concepto de aportes a dicho sistema. En este mismo documento, me permito conceptuar acerca del cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor que cumple la copropiedad, en relación al sistema administrativo y contable SISCO, como establece la Ley 603 de 2000. Además, existe concordancia entre los Estados Financieros que se acompañan y el Informe de Gestión preparado por la Administración y el Consejo de Administración. Cordialmente,

WILLIAM CRUZ SÁNCHEZ Revisor Fiscal Tarjeta Profesional Nº. 85771-T Email: revisoriaenpropiedad@hotmail.com Cr. 112 Bis No. 80 A 16 Int. 01 Apt 101

Bogotá D.C., Marzo de 2014

LOS L SUSCRITOS REP PRESENTA ANTE LEG GAL Y CON NTADOR PÚBLICO DEL CONJUNTO RESIDENC R IAL ANDA LUCIA NIT T. 900.077.5 577-3

RTIFICAN:: CER

Que han verificado v previament p te las afirm maciones ccontenidas en el Balance Gene eral del Conjunto a 31 de Dic ciembre de 2013, así como las a afirmacione es contenid das en las notas a los Estado os Financieros, por los años terminado os en esa as fechas. Dichos E Estados Financieros s fueron preparados s por la administra ación para lo cual se siguierron las instrucciones contables del dec creto 2649 y 2650 de e 1993 y lo os mismoss se ajusta an a los siones del consejo c de administracción. estatutos y a las decis Que los Estados Financieros mencionado m os anteriorm mente, fueron tomado os de los libros y l situación n financiera del Conjun nto a Diciem mbre 31 de 2013. presentan la

La anteriorr certificació ón se expide de acue erdo a lo o ordenado e en el Artícu ulo 57 del decreto 2 2649 de 19 993 y el Artículo 37 de e la ley 222 de 1995.

Cordialmen nte

J JIMMY ALEXANDER R CORTES Repres sentante Legal C.C. 79.886.265 5

MARIA A DEL PILA AR RAMIRE EZ C Contador Pú úblico T.P. 66.408 8-T

CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA P.H ESTADO DE RESULTADOS DETALLADO POR EL PERIODO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE 2013 OTRAS ACT. SERVICIOS COMUNITARIOS ACTIVIDADES CONEXAS Cuotas de Administración Interes de Mora cuotas de Administracion Dsctos Cuotas de Administración Total Act. Servicios Comunitarios

2012

VARIACIÓN % ABSOLUTA

598.620.000 14.670.705 (37.267.944) 576.022.761

576.248.000 39.100.000 (47.384.796) 567.963.204

576.022.761

567.963.204

8.059.557

Total Int. Bancarios

504.930 0 504.930

838.697 205.000 1.043.697

-40% -100% -52%

-333.767 -205.000 -538.767

Total Ingresos Financieros

504.930

1.043.697

-52%

-538.767

Total Arrendamientos

0 3.426.350 1.200.000 4.626.350

19.058.000 3.850.000 580.000 23.488.000

-100% -19.058.000 -11% -423.650 107% 620.000 -80% -18.861.650

Total Arrendamientos

4.626.350

23.488.000

-80% -18.861.650

RECUPERACIONES REINTEGRO OTROS COSTOS Y GASTOS Descuentos Concedidos Reintegro Otros Costos y Gastos Total Reintegro Otros Costos y Gastos

220.555 3.584.442 3.804.997

0 0 0

100% 100%

3.584.442 3.804.997

Total Recuperaciones

3.804.997

100%

3.804.997

INDEMNIZACIONES INDEMNIZACIONES Indemnizacion por maternidad Total Indemnizaciones Total Indemnizaciones

2.613.333 2.613.333 2.613.333

0 0 0

100% 100%

2.613.333 2.613.333

Total Aprovechamientos

595.000 0 3.804 598.804

1.230.702 100.000 16.876 1.347.578

-52% -100% -77% -56%

-635.702 -100.000 -13.072 -748.774

Total Diversos

598.804

1.347.578

-56%

-748.774

12.148.414

25.879.275

588.171.175

593.842.479

TOTAL INGRESOS OPERACIONALES FINANCIEROS INTERESES Rendimientos Financieros Multas y Recargos

ARRENDAMIENTOS ARRENDAMIENTOS Parqueaderos Salon Comunal Gimnasio

DIVERSOS APROVECHAMIENTOS Aprovechamientos Donaciones Ajuste al Peso

TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES

TOTAL INGRESOS (Nota 13)

4% 22.372.000 -62% -24.429.295 35% 10.116.852 1% 8.059.557

-53% -13.730.861

-1%

-5.671.304

GASTOS DE PERSONAL (Nota 14) Sueldos Auxilio de transporte Cesantias Interes de cesantias Prima de servicios Vacaciones Dotación a Trabajadores ARP EPS Fondo pension Caja de compensacion ICBF SENA Otros Total Gastos Personal

12.175.000 841.300 1.105.258 146.489 1.232.630 140.463 202.900 65.900 1.034.875 1.461.000 487.000 317.250 211.500 0 19.421.565

4.400.000 372.900 361.958 18.098 396.331 256.520 0 21.000 340.000 480.000 160.000 120.000 80.000 3.400 7.010.207

177% 126% 205% 709% 211% -45% 100% 214% 204% 204% 204% 164% 164% -100%

7.775.000 468.400 743.300 128.391 836.299 -116.057 202.900 44.900 694.875 981.000 327.000 197.250 131.500 -3.400 12.411.358

Total Revisoria Fiscal

11.064.000 11.064.000

10.700.000 10.700.000

3% 3%

364.000 364.000

Total Asesoria Finanaciera

10.440.000 10.440.000

10.300.000 10.300.000

1% 1%

140.000 140.000

Total Asesoria Tecnica

1.179.000 1.179.000

908.300 908.300

30% 30%

270.700 270.700

Total Honorarios

22.683.000

21.908.300

774.700

Total Seguros

41.574.724 41.574.724

45.458.476 45.458.476

-9% -9%

-3.883.752 -3.883.752

Total Aseo y Vigilancia

201.956.460 114.757.692 316.714.152

192.644.083 95.849.492 288.493.575

5% 6% 10%

9.312.377 18.908.200 28.220.577

Total Servicios Públicos

4.448.910 36.409.890 2.401.410 43.260.210

3.124.980 41.768.080 3.373.482 48.266.542

42% -13% -29% -10%

1.323.930 -5.358.190 -972.072 -5.006.332

Total Otros

35.300 311.100 22.800.000 0 23.146.400

64.150 340.309 20.306.700 9.789.927 30.501.086

-45% -9% 12% -100% -24%

-28.850 -29.209 2.493.300 -9.789.927 -7.354.686

Total Servicios

383.120.762

367.261.203

15.859.559

HONORARIOS REVISORIA FISCAL Revisor Fiscal

ASESORIA FINANCIERA Asesoria Contable

ASESORIA TÉCNICA Asesoria Tecnica

SEGUROS OTROS Poliza Integral Bienes Comunes

SERVICIOS ASEO Y VIGILANCIA Vigilancia Aseo

SERVICIOS PUBLICOS E.A.A.B. Energía Teléfono

OTROS Correos Porte y Telegramas Servicio Celular Administracion Auxiliar Administracion

LEGALES GASTOS LEGALES Notariales Total Gastos Legales

0 0

30.540 30.540

-100% -100%

-30.540 -30.540

Total Legales

30.540

-100%

-30.540

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES (Nota 15) CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES Fumigación Zonas Comunes Total Construcciones y Edificaciones

380.000 380.000

0 0

100%

380.000 380.000

MAQUINARIA Y EQUIPO Maquinaria y Equipo (Guadaña) Mantenimiento Ascensores Mantenimiento CCTV Mantenimiento Equipo de Bombeo Total Maquinaria y Equipo

715.030 19.290.304 1.066.300 9.771.450 30.843.084

0 18.022.337 2.630.001 7.623.891 28.276.229

100% 7% -59% 28% 9%

715.030 1.267.967 -1.563.701 2.147.559 2.566.855

EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACIÓN Mantenimiento Eq. Comunicación y Computación Total Equipo de Computación y Comp.

936.000 936.000

2.060.539 2.060.539

-55% -55%

-1.124.539 -1.124.539

Total Mantenimiento y Reparaciones

32.159.084

30.336.768

1.822.316

ADECUACIÓN E INSTALACIONES ADECUACION E INSTALACION (Nota 16) Adecuaciones Electricas Arreglos Ornamentales y zonas Verdes Reparaciones Locativas Total Adecuación e Instalaciones

20.027.102 808.300 20.581.034 41.416.436

11.296.519 2.193.100 15.572.780 29.062.399

77% -63% 32% 43%

8.730.583 -1.384.800 5.008.254 12.354.037

Total Depreciaciones

366.660 3.439.920 2.228.700 6.035.280

366.660 3.452.160 2.345.046 6.163.866

0% 0% -5% -2%

0 -12.240 -116.346 -128.586

Total Amortizaciones

1.524.240 1.524.240

0 0

100% 100%

1.524.240 1.524.240

Total Diversos

124.294 1.110.587 2.448.778 455.600 3.863.180 1.900.976 464.600 460.000 10.828.015

283.300 565.340 2.364.378 302.950 1.434.050 2.649.840 0 544.919 8.144.777

-56% 96% 4% 50% 169% -28% 100% -16% 33%

-159.006 545.247 84.400 152.650 2.429.130 -748.864 464.600 -84.919 2.683.238

Total Provisiones

0 5.700.000 3.360.000 9.060.000

9.454.175 5.601.442 3.360.865 18.416.482

-100% 2% 0% -51%

-9.454.175 98.558 -865 -9.356.482

TOTAL GASTOS OPERACIONALES DE ADMON

567.823.106

533.793.018

34.030.088

DEPRECIACIONES MAQUINARIA Y EQUIPO EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO

AMORTIZACIONES CARGOS DIFERIDOS Software

DIVERSOS (Nota 17) ELEMENTOS ASEO CAFETERIA UTILES Y PAPELERIA TAXIS Y BUSES ACTIVIDADES DE BIENESTAR ACTIVIDAD ASAMBLEA ACTIVOS MENORES OTROS GASTOS

PROVISIONES DEUDORES Clientes Fondo de Imprevistos Fondo Obras

CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA P.H. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2013

1. ENTE ECONÓMICO El Conjunto Residencial Andalucía P.H. es una entidad sin ánimo de lucro, cuyo domicilio principal es la ciudad de Bogotá D.C.; Cuenta con los estatutos actualizados de acuerdo a la Ley 675 de 2001, los cuales fueron protocolizados el 27 de Septiembre del año 2007 en la Notaria 20 del Círculo de Bogotá D.C. El Conjunto Residencial tiene por objeto administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal. 2. FECHA DE CORTE DE LOS ESTADOS FINANCIEROS El periodo al cual corresponde la información comprende del 1ro de enero hasta el 31 de diciembre de 2013. 3. PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRACTICAS CONTABLES Las siguientes son las principales prácticas contables aplicadas por el CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA P.H en la elaboración y presentación de sus Estados Financieros, que se ajustan a las normas de contabilidad de general aceptación en Colombia. A. Sistema Contable La contabilidad y los Estados Financieros del CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA P.H son preparados bajo las normas contenidas en el Decreto 2649 de diciembre 29 de 1993 y de conformidad con el Art. 6 de la ley 43 de 1990, que se rige para quienes de acuerdo con la ley estén obligados a llevar contabilidad, disposiciones emanadas de la Superintendencia de Sociedades a través de circulares, la orientación profesional de Julio 01 de 2008 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, el Decreto 1878 de 2008 y en general normas legales expresas. B. Reconocimiento de los Ingresos, Costos y Gastos Los hechos económicos son reconocidos mediante contabilidad de causación, de acuerdo con su realización en una misma unidad de medida funcional que es el peso Colombiano, asociando tanto los ingresos devengados en cada periodo como los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrados simultáneamente en las cuentas de resultado.

NOTAS ESPECÍFICAS

Nota No. 1: DISPONIBLE: El saldo de disponible a diciembre 31 de cada año está compuesto así: 2013

2012

DETALLE CAJA

589.500

515.000

BANCOS CUENTA CORRIENTE

26.205.216

6.697.844

TOTAL DISPONIBLE

26.794.716

7.212.844

Los saldos de caja corresponden al valor de caja menor el cual es un fondo fijo de dinero que permite cubrir gastos de menor cuantía. Los saldos en Bancos son valores que se encuentran en la cuenta Corriente No. 073 – 11805 – 1 del Banco Av. Villas y que se encuentran debidamente conciliados de acuerdo a los extractos.

Nota No. 2: INVERSIONES: El saldo de la cuenta inversiones a diciembre 31 de cada año es: DETALLE

2013

2012

DERECHOS FIDUCIARIOS

13.591.419

13.334.035

OTRAS INVERSIONES

13.225.200

13.118.873

TOTAL INVERSIONES

26.816.619

26.452.908

Los derechos fiduciarios son los recursos disponibles correspondientes al fondo de imprevistos depositados en Colpatria por valor de $13.591.419. Otras Inversiones corresponde a dos Certivillas por valor de $13.225.200.

Nota No. 3: DEUDORES: El saldo de las cuentas por cobrar a diciembre 31 de cada año es:

2013

2012

DETALLE CLIENTES

147.450.769

200.558.873

ANTICIPOS Y AVANCES

20.400

RECLAMACIONES

4.038.590

911.570

8.007.425

(8.284.474)

(16.075.156)

140.077.865

196.550.132

DEUDORES VARIOS PROVISIONES TOTAL DEUDORES

El valor correspondiente a clientes se define como los saldos pendientes por pagar a cargo de los residentes por concepto de: 2013

2012

DETALLE CUOTAS DE ADMINISTRACION

141.702.775

149.033.233

RETROACTIVO

617.900

1.806.000

CUOTAS EXTRAORDINARIAS

425.200

545.200

SANCIONES, RECARGOS Y MULTAS DE ASAMBLEA

122.000

INTERES DE MORA CUOTA DE ADMINISTRACION

43.725.975

2.233.600

2.225.000

194.550

314.750

1.904.744

2.178.715

372.000

608.000

147.450.769

200.558.873

CUOTAS DE PARQUEADERO OTRAS CUOTAS COSTAS JUDICIALES SANCIONES MANUAL DE CONVIVENCIA TOTAL CLIENTES

El concepto de deudores varios corresponde a valor por cobrar a Afinemp por pago de costas judiciales del apto 15-104.

El concepto de provisión es el saldo a Diciembre 31 de 2013 y que se encuentra definido como el valor estimado que del total de las cuentas por cobrar no se podría recuperar. Para el año 2013 no se realizó provisión de cartera por cuanto hubo disminución en la misma. Nota No. 4: ACTIVOS DIFERIDOS: Está compuesto por el valor de la póliza integral de bienes comunes emitida por Chubb de Colombia compañía de seguros S.A, la cual se amortiza desde el momento de inicio de contrato (Septiembre 14 de 2013). Dicha póliza tiene cobertura de un año y su amortización tiene un valor de ($3.296.757) de gasto por mes.

DETALLE

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO CARGOS DIFERIDOS TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS

2013

2012

28.022.431

29.989.355

762.120

28.784.551

29.989.355

Los cargos diferidos corresponden al valor del software contable SISCO adquirido en el mes de Mayo de 2013 y cuya amortización tiene un valor de $190.530 por mes.

Nota No. 5: PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO: Está compuesto por los activos comprados, los cuales se registraron por su costo de adquisición; así mismo se refleja su correspondiente depreciación (pérdida de valor del bien por causa del paso del tiempo y de su uso), depreciada por el sistema de línea recta. 2013

2012

2.869.217

MUEBLES Y ENSERES

24.847.389

22.391.289

EQUIPO DE COMPUT. Y COMUNICAC.

17.641.099

15.421.099

(25.856.792)

(19.821.512)

19.500.913

20.860.093

DETALLE MAQUINARIA Y EQUIPO

DEPRECIACIÓN TOTAL PROP. PLANTA Y EQUIPO

La variación de los muebles y enseres corresponde a la compra en el mes de Enero de una cámara digital por $206.100 y compra en el mes de Agosto de mueble para casilleros en portería por $2.250.000.

La variación del equipo de computación y Comunicación corresponde a la compra en el mes de diciembre de un portátil Lenovo disco duro de 500 GB, memoria de 4 GB por valor de $1.120.000 y computador de escritorio CoreI3, 4Gb, pantalla 18.5 Pulgadas por valor de $ 1.100.000.

Los valores cargados al estado de resultados por concepto de depreciación durante cada ejercicio son: 2013

2012

DETALLE DEPRECIACIÓN

6.035.280

6.163.866

Para el valor calculado como depreciación se tiene en cuenta el método de línea recta, el cual tiene los siguientes porcentajes por año, de acuerdo a la vida útil del activo: (Muebles y enseres 10%, Equipo Electrónico 20%, Equipo de computación 20%) Nota No. 6: CUENTAS POR PAGAR: Está compuesto por el valor que se le adeuda a entes y/o personas con los cuales celebramos contratos para adquisición de bienes y/o servicios, y se encuentran los siguientes conceptos: 2013

2012

DETALLE COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

40.331.761

87.803.627

RETENCION EN LA FUENTE

248.777

606.547

RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA

378.450

ACREEDORES VARIOS

248.000

1.857.000

41.206.988

90.267.174

TOTAL CUENTAS POR PAGAR

El concepto de costos y gastos por pagar corresponde a:     

$922.000 Honorarios Revisor Fiscal mes de Diciembre de 2013 $870.000 Honorarios Contador mes de Diciembre 2013. $1.011.294 Reparación Motobomba No.2 por $ 642.250 y mantenimiento preventivo del mes de Diciembre 2013 por $369.044 $1.528.800 Mantenimiento de ascensores mes de Diciembre a Thyssenkrupp Elevadores S.A. $16.128.475 Saldo a favor de SEGURIDAD RINOCERONTE LTDA por concepto de servicio de vigilancia por el mes diciembre 2013. 42

    

$18.895.972 A favor de Limpieza general Casablanca Ltda, por concepto de servicio de aseo de los meses de Noviembre y Diciembre de 2013. $694.400 a Favor de Jorge Eliecer González por concepto desmonte puerta de vidrio y cambio de bisagra. $ 90.000 a favor de Papelería Eco por encuadernación de libros en el mes de Noviembre de 2013. $175.000 a Favor de Nelsy Puin por aseo salón social en el mes de Diciembre 2013 $15.820 a Favor William Mejía Ruiz por concepto de menor valor cancelado en el suministro de 2 fotoceldas. COMPARATIVO CUENTAS POR PAGAR PROVEEDOR

2013

2.012

Honorarios Revisor Fisca año 2013

922.000

8.090.000

Honorario Contador

870.000

Mantenimiento Motobomba

1.011.294

22.650

Mantenimiento Ascensores

1.528.800

1.451.968

Póliza Zonas Comunes

26.750.126

Vigilancia Viconseg

9.470.624

Vigilancia Seguridad Montenegro

15.800.851

Vigilancia Rinoceronte Ltda

16.128.475

Aseo Casablanca Ltda

18.895.972

23.490.183

Mantenimiento puertas

694.400

1.162.825

90.000

175.000

15.820

40.331.761

87.803.627

Compra de Tejas Papelería Eco Nelsy Puin - Aseo Salones William Mejía - saldo fotoceldas

La cuenta de retención en la fuente representa los valores descontados a nuestros proveedores de bienes y/o servicios por los conceptos legales establecidos y cancelados a la DIAN en el mes de Enero 2014. La cuenta de Aportes de nómina corresponde a los valores cancelados en el mes de Enero 2014 correspondientes a la seguridad social del mes de Diciembre de 2013. El concepto de acreedores varios corresponde a: $248.000 valor cancelado en Enero 2014 por concepto de fondo de Pensiones. Nota No. 7: OBLIGACIONES LABORALES: Está compuesto por el valor consolidado de Cesantías, Intereses sobre cesantías, Prima de servicios y Vacaciones: 2013

2012

DETALLE CESANTIAS CONSOLIDADAS INTERESES SOBRE CESANTIAS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES CONSOLIDADAS TOTAL PASIVOS E. Y PROVISIONES

1.105.402

361.958

112.519

18.098

55.404

524.359

256.520

1.797.684

636.576

Los valores correspondientes al año 2012 corresponden al periodo 1°de agosto a 31 de Diciembre, ya que a partir de esa fecha se inició el contrato laboral de la asistente. Nota No. 8: PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES: Está compuesto por el valor calculado de los gastos causados que se encuentran pendientes de desembolso, tales como: 2013

2012

3.967.930

4.109.350

CUOTAS EXTRAORDINARIAS

11.267.692

TOTAL PASIVOS E. Y PROVISIONES

15.235.622

15.377.042

DETALLE SERVICIOS PÚBLICOS

Nota No. 9: PASIVOS DIFERIDOS: Está compuesto por los pagos recibidos anticipadamente de cuotas de administración. 44

DETALLE

2013

2012

CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN

3.478.998

3.808.890

TOTAL PASIVOS DIFERIDOS

3.478.998

3.808.890

Nota No. 10: OTROS PASIVOS: Está compuesto por otras obligaciones no clasificadas anteriormente. 2013

2012

CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR

3.225.100

3.588.600

HONORARIOS REVISOR FISCAL AÑO 2012

8.090.000

FONDO DE IMPREVISTOS

38.112.732

32.412.732

FONDO POR OBRAS

10.480.861

7.120.861

FONDO MANTENIM. AREAS COMUNES

21.273.200

7.200

81.189.093

43.122.193

DETALLE

ING. RECIBIDOS PARA TERCEROS TOTAL PASIVOS DIFERIDOS

El valor por consignaciones por identificar por $3.225.100, corresponde a las partidas que se encuentran pendientes de descargar de la cartera, debido a que no se tiene claridad sobre el propietario de dicha consignación. Los valores por año son:

AÑO 2010 $1.268.000

AÑO 2012 $628.600

AÑO 2011 $675.500

AÑO 2013 $653.000

El valor por concepto de honorarios del Revisor Fiscal corresponde al valor de los servicios prestados por el señor Germán Velásquez en el periodo abril a Diciembre de 2012 y que según asamblea realizada en marzo de 2013 determinó que se debe negociar con el Sr. Germán Velásquez y conciliar la deuda para cancelar únicamente el 50% de la cuenta por pagar reportada en los informes contables, es decir, que el administrador debe buscar la manera de negociar para pagar únicamente $ 4.045.000. 45

En el año 2012 dicho saldo se muestra en el rubro cuentas por pagar. El fondo de imprevistos por $ 38.112.732, corresponde al cálculo establecido por la ley del 1% sobre el valor del presupuesto para atender posibles eventualidades. El fondo para obras por $10.480.861 corresponde al cálculo establecido en reunión de asamblea para ejecución de obras de interés común. El fondo por mantenimiento áreas Comunes parqueaderos comunales durante el año 2013.

corresponde al valor recaudado por concepto de

Nota No. 11: PATRIMONIO: Está compuesto por los resultados de los ejercicios anteriores como el resultado del ejercicio actual y el valor donado por los residentes de la primera etapa del conjunto. 2013

2012

DONACIONES

7.862.340

RESULTADO DEL EJERCICIO ACTUAL

8.009.167

46.977.616

RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES

83.194.772

73.013.501

TOTAL PATRIMONIO

99.066.279

127.853.457

DETALLE

La variación por $36.796.345 en el concepto de Resultado de Ejercicios anteriores corresponde mayormente al traslado y manejo de los intereses facturados y no recaudados durante los años anteriores y que se empezaron a manejar en cuentas de orden desde el año 2013. El Decreto Reglamentario 2649 de 1993 en su Artículo 96, en cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, indica que se deben reconocer los ingresos y los gastos de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo resultado neto del período. Dependiendo de su alto grado de incobrabilidad, la asamblea o el consejo de administración puede aprobar la suspensión de su causación con efectos en los resultados, sin perjuicio de su registro en cuentas de orden con fines de control.

Nota No. 12: CUENTAS DE ORDEN: Está compuesto por el valor estimado de las maquinas del Gimnasio, las cuales fueron entregadas por la constructora, las 4 cámaras de CCTV y el valor de los intereses facturados pendientes por recaudar.

DETALLE

DEUDORAS DE CONTROL DEUDORAS DE CONTROL X CONTRA

2013

2012

72.479.599

17.360.000

(72.479.599)

(17.360.000)

TOTAL CUENTAS DE ORDEN

Nota No. 13: INGRESOS NO OPERACIONALES: Está compuesto por los siguientes ingresos recaudados durante el periodo. DETALLE

2013

2012

504.930

838.697

ALQUILER SALON SOCIAL Y GIMNASIO

4.626.350

4.430.000

RECUPERACIONES

3.804.997

INDEMNIZACIONES

2.613.333

598.623

1.347.578

12.148.414

6.616.275

INGRESOS FINANCIEROS

APROVECHAMIENTOS TOTAL OTROS SERVICIOS

El concepto por alquiler corresponde a: alquiler de salón social por $3.426.350 y alquiler de gimnasio por $1.200.000. El concepto de ingresos por Recuperaciones corresponde a:  

Descuentos concedidos en compras por $220.555. Reintegro de costos y gastos por $3.584.442 y que corresponde a la indemnización por daño en la motobomba en el mes de Julio de 2013 por $3.232.500 y mayor valor facturado por gastos de servicios de mantenimiento por valor de $351.942 durante el año 2012. El concepto por Indemnizaciones corresponde al pago de incapacidad por Licencia de Maternidad de la Sra. Dora Moreno por valor de $2.613.333 correspondiente al período Septiembre – Diciembre 2013 El concepto de Aprovechamientos corresponde a: Ingresos por reciclaje por $560.000, ajuste al peso por $3.623 e ingresos por venta en enero de 2 fichas de parqueadero por $35.000 NOTA 14: GASTOS DE PERSONAL: Corresponde al valor de la nómina de la Sra. Dora Moreno durante todo el año 2013 y quien ingresó a la nómina del conjunto el 1 de agosto de 2012. En el periodo Septiembre a Diciembre de 2013 se contrató a la Sra. Andrea Martínez, quien reemplazó la licencia de maternidad de la Sra. Dora Moreno. 47

Nota No. 15: GASTOS MANTENIMIENTO Y REPARACIONES: Está compuesto por el mantenimiento que se realizó durante el año a las zonas verdes, maquinaria y equipo, ascensores, equipo de bombeo y al equipo de computación y comunicación. 2013

2012

DETALLE FUMIGACION ZONAS COMUNES

380.000

1.523.330

2.193.000

19.290.304

18.022.337

MANTENIMIENTO CCTV

1.066.300

2.630.001

MANTENIMIENTO EQUIPO BOMBEO

9.771.450

7.623.891

MANTENIMIENTO EQUI.COMPUTO Y COMUNICACIÓN

936.000

2.060.539

32.967.384

32.529.768

MANT.ZONAS VERDES y ORNAMENTALES MANTENIMIENTO ASCENSORES

TOTAL MTTO Y REPARACIONES

El concepto de Fumigación corresponde a la fumigación, control de roedores y desratización en el mes de septiembre por $380.000 El mantenimiento de zonas verdes corresponde a Mantenimiento y compra de repuestos para guadaña por valor de $715.030, compra kyrorat para plagas, arreglo y poda de jardines, arboles, suministro viaje tierra para arreglo jardines y compra de bolsas para recogida pasto por $ 439.000, compra de 2 banderas 18 mts por valor de $ 319.000 y compra plantas decorativas para porterías por $50.300. El mantenimiento de ascensores corresponde a los mantenimientos durante los 12 meses por valor de $ 18.921.224, reparación tarjeta electrónica, guaya con terminales para ascensor torre 18 por $247.080 y compra de juego de contactos para puertas de ascensor torre 18 por $122.00 durante el mes de septiembre. El concepto de Mtto de CCTV corresponde suministro 20 conectores y compra de brocas en el mes de marzo por $36.300, a revisión sistemas CCTV en Junio por $70.000 y la compra por $960.000 en el mes de noviembre de 4 cámaras con video Balum. El mantenimiento de equipo de Bombeo corresponde a mantenimientos preventivos durante el año por valor de $ 4.560.200. Reparación motobomba 6.6 HP y suministro e instalación tablero control por $ 3.222.000, valor que fue reintegrado en el mes de agosto como indemnización por la compañía chubb de Colombia. Compra en el mes de Junio de alambre para motobombas etapa 3 por $ 33.000. En el mes de Octubre mantenimiento correctivo motobomba etapa 3 por valor de $ 405.900, mantenimiento correctivo motobomba 1 y 2 etapa 2, cambio de casquillo a motobomba por 48

$871.800. Y en el mes de Diciembre reparación motobomba No. 2, material para montaje, unión universal, uniones tubería 2, teflón eterna, soldadura por $ 678.550 El Mtto por Equipo de Cómputo y Comunicación corresponde al mtto preventivo de la impresora Epson FX2170 en el mes de Enero por $35.000, cambio de board a equipo de administración en Abril por $380.000, suministro tóner para impresora HP 1006 en mayo por $ 180.000, mantenimiento y configuración fotocopiadora en Agosto por $116.000, eliminación de procesos inactivos, temporales, cookies, programas obsoletos y actualización antivirus e instalación de Adobe Reader Profesional en agosto y Noviembre por $125.000 y suministro sensor de papel para impresora Ricoh mp171 en septiembre por $100.000 Nota No. 16: GASTOS ADECUACION E INSTALACIONES: Está compuesto por las adecuaciones eléctricas, arreglos ornamentales y Zonas comunes. 2013

2012

ADECUACIONES ELECTRICAS

20.027.102

11.296.519

MANTENIMIENTO ZONAS COMUNES

20.581.034

15.572.780

TOTAL MTTO Y REPARACIONES

40.608.136

26.869.299

DETALLE

Las adecuaciones eléctricas corresponden: En el mes de Enero compra de 12 temporizadores Orbis y Click por valor de $392.544 y compra de bombillos por $215.760, En Febrero suministro 2 sistemas electromagnéticos por $400.000 y compra de 3 rocetas y 3 tubos de sikaflex gris por $112.404. En Marzo, reparación brazo electromecánico puerta vehicular por $858.400 y compra de pulsadores, tomas y caja de bombillos por 100 unidades por $151.500. En Abril compra de clavijas, fusibles y 2 pilar para controles puertas por $19.300. En el mes de Junio, compra de bombillos ahorradores, cajas de tubos, 100 bombillos incandescentes, 3 rollos de cinta aislante, 1 rollo de cinta autofundente, 56 mts encauche*10, 1 caperuza interperie azul, 10 rocetas por $1.555.792, compra 5 sensores clic por $ 172.840 y compra de multitomas, regulador corriente para administración por $86.300. En Julio, compra sensores clik, 5 bombillos 125*220v, 5 mts cable adbestado N10, 3 tomas con polo, 100 bombillos incandescentes 60v, 1 juego de llaves fijas y estrellas grad, 5 rocetas mongul por $780.000, compra de tubos fluorescentes y balastros para lámparas, 2 tubos fluorescentes para portería, clavijas, tomas, cinta teflón por 98.850. En el mes de agosto, compras de linternas con pilas para porterías 1 y 2 por valor de $116.700. En septiembre, compra 2 sensores techo, 3 sensores movimiento, 3 bombillos ahorradores, 3 rostas mongul por $435.464 y. En Octubre compra de 10 tubos ½ luz pvc y cables por $110.000. En diciembre compra materiales y accesorios para instalación de Kit de brazos por $765.000, demás materiales eléctricos para arreglos locativos por $1.964.252

PROYECTO PORTERIAS VEHICULARES

FECHA

DESCRIPCION

valor

ARREGLO PORTERIA VEHICULAR N° 1 entrada visitantes. barreras came fotoeléctricas came, tubería, accesorios, condensador tarjeta, mano de obra e instalación

$ 1.200.000

SUMISTRO DE 2 BRAZOS BENNINCA, CON CENTRAL DE SEPTIEMBRE MANIOBRA Y DOS CONTROL REMOTO. PORTERIA VEHICULAR N° 2

$ 2.350.000

AGOSTO

SUMINISTRO DE DOS BRAZOS BENINCA, CON CENTRAL DE MANIOBRA ADICIONAL POR $ 510,000(REEMPLAZA DAÑADA SEPTIEMBRE $ 2.350.000 POR WILMAR NIETO Y DESCONTADA A EL) PORTERIA 1 INGRESO PROPIETARIOS SEPTIEMBRE SUMINISTRO DE DOS FOTOCELDAS MARCA GENIUS

$ 452.000

PAGO INSTALACION BRAZOS PORT 1 Y PORTERIA 2 ENTRADA PROPIETARIOS

$ 1.100.000

ABONO SISTEMATIZACION PUERTAS, INSTALACION, MATERIALES E IMPLEMENTACION DE SOFTWARE PARA AUTOMATIZAR LAS PUERTAS DE INGRESO DE PROPIETARIOS EN PORTERIA 1 Y 2

$ 1.700.000

DICIEMBRE

KIT DE BRAZOS CAME, 2 CAJAS DE UTP, 100 TARJETAS RFID, 1 ROLLO CABLE DUPLEX

$ 1.000.000

$ 1.640.000

DICIEMBRE

CONTROLADORA Y SOFTWARE, LECTORAS, SOFTWARE ESPECIAL, FUENTE DE CORRIENTE REGULADA CONVERSOR USB

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

TOTAL DESTINADO ARREGLO DE 3 PUERTAS $ VEHICULARES 11.792.000

El mantenimiento de zonas comunes corresponde en Enero a suministro e instalación cierra puerta hidráulico portería 2 por $90.000, Elaboración e instalación rejas cuarto bomba gimnasio, shut y reja cárcamo shut por $ 1.130.000. En febrero arreglo tubería t.13 apto 203 por $75.000, compra chapa puerta principal y 20 copias de llaves torre 2 por $90.000, cambio de guardas chapa torre 17 y 18 por $ 100.000, mantenimiento correctivo puerta principal T.17 Y 18 por 80.000. En marzo, compra de candados por $466.020, En abril revisión puerta vehicular portería 2 por $100.000, En mayo reparación puertas vehiculares por $ 175.000, compra chapa entrada torre 5 y 22 copias por $132.500, en Julio marco metálico shut basuras y tornillo perno para torre por $270.000, compra teja zinc, tejas superplast, sikaflex y sikafill para arreglos de cubiertas por $1.088.950 en agosto compra e 50

instalación marco puerta del Shut y peinazos puerta izquierda Por $500.000, mantenimiento y pintada puertas porterías por $476.750, retiro escombros shut No.2 por $50.000, compra e instalación cerradura y 22 duplicados llaves por $ 128.000 y compra de compresor por $432.500. En septiembre compra espejo baño por $30.000, compra pintura para draywall y ventana portería 2 por $1.100.000, compra 112 mts mixto, 3 bultos cemento y ½ arena por $154.000, en noviembre compra parque infantil metálico por $3.800.000, mantenimiento parques infantiles por $1.378.000, elaboración piso peatonal en cemento para parque infantil por $ 1.800.000, cambio de guardas, 58 duplicados llaves por $117.000, en diciembre compra película decorativa salón social 1 y 2 y área bodega portería 2 por $ 2.778.705, compra cierra puertas para Torre 13 y 15 por $ 181.800, compra avisos en polietileno “ingreso residentes” – “Ciérrele la puerta a la inseguridad” – “parques” por $920.000, retiro de escombros shut 1 y 2 por $120.000, mantenimiento de extintores corresponde a las recargas de 18 extintores durante los meses de Marzo y Septiembre por valor de $ 609.000, compras de materiales como soldadura para cubiertas, grafito para chapas de puertas, bultos de cemento, lonas de arena, rodachinas para mallas poda de pasto, tornillos, válvulas de registro, remaches, compra disco pulidora, tubos de sikaflex, botellas de thiner, compra de brocas, ángulos, resinas, vinilos, pintura y demás materiales para mantenimientos en zonas comunes en general por valor de $2.207.709 Nota No. 17: GASTOS DIVERSOS: Corresponde a los conceptos por Elementos de aseo y cafetería, útiles y papelería, transportes urbanos, actividades de Bienestar social, actividades de asamblea, compra elementos menores y otros gastos. Dentro del concepto de Bienestar social se encuentra. Celebración día de los niños por $889.660 y celebración y compras navideñas por $1.360.540 y decorado navidad por $1.612.980 En el concepto de compra de elementos menores se encuentra la compra de corta baldosas por $79.900, teléfonos inalámbricos por $58.000, pistola para pintar $89.800, impresora entregada como donación al cuadrante de la zona por valor de $145.000, taladro y corta vidrio por $91.900 Nota No. 18: GASTOS EXTRAORDINARIOS 2013

2012

4.741.676

4.581.088

149

57.913

12.262

4.836

4.754.087

4.643.837

DETALLE COSTOS Y GASTOS DE EJERCICIOS ANTERIORES IMPUESTOS ASUMIDOS AJUSTE AL PESO TOTAL OTROS GASTOS

El valor de costos y gastos de ejercicios anteriores se deben al rechazo en la reclamación ante el Banco Av Villas por $ 3.6 millones correspondiente a gastos bancarios cobrados en el año 2012. Y a 51

$ $1.1 millone es valor no reconocido r por p la asegu uradora en e el proceso jurídico al señ ñor Javier Ro odríguez por el año 2012 N las cua ales forman parte integrrante de los Estados Fin nancieros. Fin de las Notas,

MA ARIA DEL PILAR P RAMIIREZ.

AM CRUZ S. WILLIA

gal Representante Leg

Contado or Público

Revissor Fiscal

886.265 Bog gotá C.C. 79.8

T.P. 66.408-T 6

T.P. 85.771-T

JIMMY CORTES

amen Adjuntto) (Ver Dicta

EJECUCION PRESUPUESTAL 2013 CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA PH CONCEPTO Cuotas de Administración Cobros Judiciales Dscto Cuotas de Administración Rendimientos Bancarios Interés Mora Cuotas de Admon Ficha Parqueadero Parqueaderos Comunales Alquiler Salón Comunal Alquiler Gimnasio Reintegro otros costos e Indemnizaciones Descuentos concedidos Aprovechamientos - Reciclaje Ajuste al peso TOTAL INGRESOS

PRESUPUESTOS 2013 Pto Anual Pto Mensual 598.620.000 49.885.000 ‐ ‐39.600.000 ‐3.300.000 ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ 21.600.000 1.800.000 ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ 580.620.000

48.385.000

PRESUPUESTOS 2013

GASTOS

Pto Anual

11.064.000,00 10.440.000,00 Póliza Areas Comunes 44.136.000,00 Aseo General 113.604.000,00 Vigilancia 201.204.000,00 Acueducto y Alcantarillado 3.600.000,00 Energía Eléctrica 43.200.000,00 Teléfono 3.120.000,00 Correo Portes y Telegramas 180.000,00 Fax/Telex/Celular 240.000,00 Administración 22.800.000,00 Auxiliar Administración - NOMINA 18.840.000,00 Otros Gastos Legales 180.000,00 Fumigación Zonas Comunes 480.000,00 Maquinaria y Equipo (Guadaña-Gimnasio) 1.200.000,00 Mtto Ascensores 19.008.000,00 Mtto Motobomba Equipo de Presión 10.200.000,00 Mtto Equipo de Oficina 720.000,00 Mtto Citofonía / CCTV 1.560.000,00 Mtto Equipo de Computación y Comunicación 600.000,00 Instalaciones Eléctricas 12.240.000,00 Proyecto brazos hidraulicos puertas vehic. ‐ Arreglos Ornamentales - Jardines 1.248.000,00 Reparaciones Locativas 22.872.000,00 DPN Maquinaria y Equipo 444.000,00 DPN Equipo de Oficina 3.360.000,00 DPN Equipo de Comp. y Comunicación 1.620.000,00 Sofware 2.040.000,00 Elementos de Aseo 360.000,00 Elementos de Cafetería 1.200.000,00 Utiles Papelería y Fotocopias 3.600.000,00 Taxis y Buses 600.000,00 Mtto parqueaderos - Fichas parqueaderos ‐ Activos Menores 360.000,00 Gastos Asamblea 1.980.000,00 Actividades de Bienestar 3.600.000,00 Otros Gastos - imprevistos ‐ Provisión Cartera Copropietarios ‐ Fondo de Imprevistos 5.700.000,00 Fondo Obras 3.360.000,00 Gastos Bancarios 9.660.000,00 Costos y Gatos Ejercicios Anteriores ‐ Diveros ‐ Revisoria Fiscal

Contabilidad

TOTAL GASTOS DIFERENCIA

580.620.000

EJECUTADO 2013 Acumulado 598.620.000 ‐ ‐37.267.944 504.930 14.670.705 35.000 ‐ 3.426.350 1.200.000 6.197.775 220.555 560.000 3.804 588.171.175,12

COMPARATIVO PERIODO Diferencia % ‐ 100% ‐

N/A

2.332.056

94%

504.930

N/A

14.670.705

N/A

35.000

N/A

‐21.600.000

3.426.350

N/A

1.200.000

N/A

6.197.775

N/A

220.555 560.000

N/A

3.804

N/A

7.551.175,12

101%

EJECUTADO 2013

Pto Mensual

Acumulado

Diferencia

922.000 870.000 3.678.000 9.467.000 16.767.000 300.000 3.600.000 260.000 15.000 20.000 1.900.000 1.570.000 15.000 40.000 100.000 1.584.000 850.000 60.000 130.000 50.000 1.020.000 ‐ 104.000 1.906.000 37.000 280.000 135.000 170.000 30.000 100.000 300.000 50.000 ‐ 30.000 165.000 300.000 ‐ ‐ 475.000 280.000 805.000 ‐ ‐

11.064.000 10.440.000 41.574.724 114.757.692 201.956.460 4.448.910 36.409.890 2.401.410 35.300 311.100 22.800.000 19.421.565 ‐ 380.000 715.030 19.290.304 9.771.450 ‐ 1.066.300 936.000 20.027.102 ‐ 808.300 20.581.034 366.660 3.439.920 2.228.700 1.524.240 124.294 1.110.587 2.448.778 455.600 ‐ 464.600 1.900.976 3.863.180 1.639.000 ‐ 5.700.000 3.360.000 7.584.815 3.608.276 1.145.811

‐ ‐ ‐2.561.276 1.153.692 752.460 848.910 ‐6.790.110 ‐718.590 ‐144.700 71.100 ‐ 581.565 ‐180.000 ‐100.000 ‐484.970 282.304 ‐428.550 ‐720.000 ‐493.700 336.000 7.787.102 ‐ ‐439.700 ‐2.290.966 ‐77.340 79.920 608.700 ‐515.760 ‐235.706 ‐89.413 ‐1.151.222 ‐144.400 ‐ 104.600 ‐79.024 263.180 1.639.000 ‐ ‐ ‐ ‐2.075.185 3.608.276 1.145.811

100% 100% 94% 101% 100% 124% 84% 77% 20% 130% 100% 103% 0% 79% 60% 101% 96% 0% 68% 156% 164%

48.385.000

580.162.007,53

-457.992,47

8.009.168

7.093.182,65

65% 90% 83% 102% 138% 75% 35% 93% 68% 76% N/A

129% 96% 107% N/A N/A

100% 100% 79% N/A N/A 100%

PROYECTO PRESUPUESTO AÑO 2014 CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA PH

CONCEPTO Cuotas de Administración Dscto Cuotas de Administración Dscto Intereses Rendimientos Bancarios Interés Mora Cuotas de Admon Ficha parqueadero Sanciones Convivencia Parqueaderos Comunales Alquiler Salón Comunal Alquiler Gimnasio reintegros Descuentos concedidos Aprovechamientos Donaciones Ajuste al peso TOTAL INGRESOS GASTOS Revisoría Fiscal Contabilidad Póliza Areas Comunes Aseo General Vigilancia Acueducto y Alcantarillado Energía Eléctrica Teléfono Correo Portes y Telegramas Fax/Telex/Celular Administración Auxiliar Administración Otros Gastos Legales Fumigación Zonas Comunes Maquinaria y Equipo (Guadaña) Mtto Ascensores Mtto Motobomba Equipo de Presión Mtto Equipo de Oficina Mtto CCTV Mtto Equipo de Computación y Comunicación Instalaciones Eléctricas Arreglos Ornamentales Reparaciones Locativas Sofware Elementos de Aseo Elementos de Cafetería Utiles Papelería y Fotocopias Taxis y Buses Activos Menores Gastos Asamblea Actividades de Bienestar Otros Gastos - imprevistos Fondo Obras Gastos Bancarios Costos y Gastos Ejercicios Anteriores Diversos Fondo de imprevistos DPN Maquinaria y Equipo DPN Equipo de Oficina DPN Equipo de Comp. y Comunicación TOTAL GASTOS INGRESOS DIFERENCIA

PRESUPUESTO 2013 Pto mensual $49.885.000 -$3.300.000

$1.800.000

$48.385.000

Ppto Año $598.620.000 -$39.600.000

$ $598.620.000 -$37.267.944

% 100% 94%

$504.930 $14.670.705 $35.000

N/A N/A N/A

$3.426.350 $1.200.000 $6.197.775 $220.555 $560.000

0% N/A N/A N/A N/A N/A

$21.600.000

$580.620.000

Pto Mensual/13 Ppto anual 2013 $922.000

Ejecucion 2013

$11.064.000

$3.804

N/A

$588.171.175,12

101,30%

Ejecutado $

PROYECTO 2014 Pto mensual

% variación

$52.260.000 -$3.400.000

4,76% 3,03%

Ppto Año $ 627.120.000 -$ 40.800.000

-100,00%

$48.860.000

Ejecutado % Pto Mensual/14

$ 586.320.000 % variacion

$11.064.000

100%

$1.200.000

30,15%

$870.000

$10.440.000

100%

$1.200.000

37,93%

$3.678.000

$44.136.000

$41.574.724

94%

$3.550.000

-3,48%

$9.467.000

$113.604.000

$114.757.692

101%

$9.900.000

4,57%

$16.767.000

$201.204.000

$201.956.460

100%

$17.700.000

5,56%

$300.000

$3.600.000

$4.448.910

124%

$300.000

0,00%

$3.600.000

$43.200.000

$36.409.890

84%

$3.200.000

-11,11%

$260.000

$3.120.000

$2.401.410

77%

$280.000

7,69%

$15.000

$180.000

$35.300

20%

$15.000

0,00%

$20.000

$240.000

$311.100

130%

$40.000

100,00%

$1.900.000

$22.800.000

100%

$2.400.000

26,32%

$1.570.000

$18.840.000

$19.421.565

103%

$1.600.000

1,91%

$15.000

$180.000

$15.000

0,00%

$40.000

$480.000

$380.000

79%

$70.000

75,00%

$100.000

$1.200.000

$715.030

60%

$120.000

20,00%

$1.584.000

$19.008.000

$19.290.304

101%

$1.750.000

10,48%

$850.000

$10.200.000

$9.771.450

96%

$850.000

0,00%

$60.000

$720.000

$30.000

-50,00%

$130.000

$1.560.000

$1.066.300

68%

$130.000

0,00%

$50.000

$600.000

$936.000

156%

$70.000

40,00%

$1.020.000

$12.240.000

$20.027.102

164%

$900.000

-11,76%

$104.000

$1.248.000

$808.300

65%

$110.000

5,77%

$1.906.000

$22.872.000

$20.581.034

90%

$945.000

-50,42%

$170.000

$2.040.000

$1.524.240

75%

$50.000

-70,59%

$30.000

$360.000

$124.294

35%

$30.000

0,00%

$100.000

$1.200.000

$1.110.587

93%

$100.000

0,00%

$300.000

$3.600.000

$2.448.778

68%

$240.000

-20,00%

$50.000

$600.000

$455.600

76%

$50.000

0,00%

$30.000

$360.000

$464.600

129%

$40.000

33,33%

$165.000

$1.980.000

$1.900.976

96%

$185.000

12,12%

$300.000

$3.600.000

$3.863.180

107%

$350.000

16,67%

$1.639.000

N/A

$280.000

$3.360.000

100%

$280.000

0,00%

$805.000

$9.660.000

$7.584.815

79%

$670.000

-16,77%

$3.608.276

N/A

$1.145.811

N/A

$475.000

$5.700.000

100%

$490.000

3,16%

$37.000

$444.000

$366.660

83%

-100,00%

$280.000 $135.000 $47.933.000

$3.360.000 $1.620.000 $575.196.000

$3.439.920 $2.228.700 $ 580.162.007,53

102% 138% 100,86%

$0 $0 $48.860.000

-100,00% -100,00%

$48.385.000

$580.620.000

$452.000

$5.424.000

ppto anual 2014 $ 14.400.000 $ 14.400.000 $ 42.600.000 $ 118.800.000 $ 212.400.000 $ 3.600.000 $ 38.400.000 $ 3.360.000 $ 180.000 $ 480.000 $ 28.800.000 $ 19.200.000 $ 180.000 $ 840.000 $ 1.440.000 $ 21.000.000 $ 10.200.000 $ 360.000 $ 1.560.000 $ 840.000 $ 10.800.000 $ 1.320.000 $ 11.340.000 $ 600.000 $ 360.000 $ 1.200.000 $ 2.880.000 $ 600.000 $ 480.000 $ 2.220.000 $ 4.200.000 $ 3.360.000 $ 8.040.000

$ 5.880.000 $0 $0 $0 $ 586.320.000

$48.860.000 $8.009.168

CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA PH CARTERA DETALLADA SALDOS A DICIEMBRE 31 DE 2013 saldos mayores a $100,000 Int Apto Total Int Apto Total 4 101 $ 9.940.042 15 304 $ 1.435.226 14 306 $ 9.440.654 13 108 $ 1.411.500 12 508 $ 8.923.888 5 402 $ 1.317.800 5 202 $ 8.267.346 15 105 $ 1.296.800 7 204 $ 8.167.266 9 102 $ 1.293.840 8 203 $ 6.589.713 3 102 $ 1.223.900 16 407 $ 5.671.414 14 202 $ 1.221.800 12 402 $ 5.528.433 14 503 $ 1.169.445 8 401 $ 5.082.693 13 608 $ 1.147.000 3 502 $ 4.019.333 17 301 $ 1.140.100 15 301 $ 3.724.941 12 203 $ 1.139.700 16 106 $ 3.541.700 11 203 $ 1.095.250 18 601 $ 3.518.300 10 301 $ 1.041.550 15 403 $ 3.113.700 13 406 $ 1.040.600 17 405 $ 2.864.300 11 202 $ 1.039.700 13 502 $ 2.764.000 12 201 $ 1.024.200 14 402 $ 2.663.200 14 603 $ 984.343 12 404 $ 2.601.700 1 202 $ 980.100 14 303 $ 2.476.228 14 608 $ 957.700 9 201 $ 2.457.022 13 308 $ 919.800 8 503 $ 2.260.000 11 303 $ 915.150 14 107 $ 2.194.600 6 503 $ 819.100 14 507 $ 2.125.100 4 302 $ 768.200 18 303 $ 2.125.000 15 108 $ 762.800 18 504 $ 2.000.200 2 501 $ 751.000 12 408 $ 1.991.983 12 202 $ 745.500 1 304 $ 1.951.200 10 504 $ 735.000 8 402 $ 1.871.470 2 401 $ 724.100 17 204 $ 1.801.800 14 505 $ 708.600 LOCAL 1 $ 1.772.200 6 104 $ 704.173 15 104 $ 1.692.479 6 204 $ 678.100 14 409 $ 1.601.600 1 504 $ 670.900 17 104 $ 1.601.600 12 104 $ 669.400 10 104 $ 1.582.750 4 503 $ 667.900 9 302 $ 1.559.258 15 406 $ 650.200 8 103 $ 1.522.885 16 201 $ 630.000 17 605 $ 1.495.100 15 404 $ 618.676 14 508 $ 1.470.400 6 401 $ 607.250 10 501 $ 1.468.250 17 208 $ 604.000 16 305 $ 1.457.450 55

8 1 9 14 12 5 12 9 15 12 11 7 14 8 16 12 11 1 10 12 16 2 2 9 9 6 3 18 11 5 17 16 15 13 13 17 17 17

CONJUNTO RESIDENCIAL ANDALUCIA PH CARTERA DETALLADA SALDOS A DICIEMBRE 31 DE 2013 saldos mayores a $100,000 104 $ 590.200 1 303 $ 275.500 201 $ 566.900 18 503 $ 271.900 103 $ 545.700 12 607 $ 266.100 401 $ 532.100 15 405 $ 265.697 506 $ 532.000 4 401 $ 260.700 404 $ 527.600 17 606 $ 257.400 105 $ 519.600 6 402 $ 257.100 402 $ 514.400 18 406 $ 251.000 101 $ 511.400 2 103 $ 222.200 403 $ 504.700 18 401 $ 221.100 502 $ 503.700 14 204 $ 216.400 101 $ 491.000 12 606 $ 211.100 601 $ 486.300 7 203 $ 206.800 502 $ 463.400 17 508 $ 206.500 202 $ 462.900 5 504 $ 205.248 502 $ 459.800 12 504 $ 203.800 504 $ 436.550 17 506 $ 200.700 203 $ 429.200 13 201 $ 197.100 304 $ 425.100 18 603 $ 190.200 102 $ 419.100 13 203 $ 184.400 408 $ 410.000 12 103 $ 184.000 503 $ 387.400 14 110 $ 179.300 402 $ 384.300 8 204 $ 174.300 502 $ 381.500 10 502 $ 172.550 503 $ 372.600 8 201 $ 169.100 404 $ 357.000 15 601 $ 168.400 303 $ 337.300 12 206 $ 161.000 502 $ 332.600 10 203 $ 160.000 204 $ 327.800 12 106 $ 154.200 503 $ 323.700 17 207 $ 149.000 501 $ 319.900 18 606 $ 138.100 205 $ 313.600 4 501 $ 133.600 202 $ 296.732 11 101 $ 132.000 305 $ 295.700 1 501 $ 128.800 405 $ 295.100 10 201 $ 124.200 305 $ 290.000 2 302 $ 117.600 406 $ 278.900 12 609 $ 108.600 401 $ 276.700 56