PROPIEDAD REVISTAHORIZONTAL
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HOGARES ECOLÓGICOS Y SEGUROS
6ta Edición Noviembre 2018
“La propiedad horizontal desde un punto de vista global”
LA LEY DE TRASPORTE VERTICAL
LOS PRESUPUESTOS Y LA MOROSIDAD EN LAS COPROPIEDADES
Un proyecto App.co
EDITORIAL COMO AYUDAN LAS NORMA NTS SI02 Y LAS AYUDAS OFIMÁTICAS A LA ADMINISTRACIÓN
CEO FUNDADOR PH AND & GESTION DEL RIESGO CONSULTOR SST TECNÓLOGO EN GESTION DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL TECNOLOGO INDUSTRIAL AUDITOR INTERNO INTERVENTORIA OBRA CIVIL TÉCNICO EN DESARROLLO Y MANEJO BASES DE DATOS
La importancia de crear un presupuesto a la medida de las necesidades de una copropiedad , se basan en una correcta planeación e investigación para su construcción. Y es allí para el administrador donde se genera el reto para que su resultado sea el que se espera a la vez que se ejecuta , es decir que no se den cuotas extraordinarias y que por el contrario se optimicen muchos gastos en la copropiedad. Y es que el error que comenten muchos administradores , es construir el presupuesto basado en cotizaciones que no se ajustan a la realidad de la copropiedad que administran ,dando como consecuencia que su flujo de efectivo no se juste con los gastos.
Informes: gestionpropiedadhorizontal.co@gmail.com pheventosycapacitaciones@gmail.com safemundodigital@gmail.com 3142418558 (whatsapp)
LEON HERNANDEZ
Ahora la morosidad y falta de recuperación de cartera llevara a un declive de la copropiedad ,ya que algunos administradores dejan de lado esa gestión y puede ocasionar perdidas de efectivo a su copropiedad. MOJO COLOMBIA
LEON HERNANDEZ
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LEY DE TRANSPORTE VERTICAL
LOS PRESUPUESTOS EN LA COPROPIEDAD LA MOROSIDAD EN LAS COPROPIEDADES
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LEY DE TRANSPORTE VERTICAL
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ras el accidente ocurrido en la ciudad de Cali , con el desplome de un ascensor donde lastimosamente hubieron perdidas humanas , se prendieron las alertas en el territorio nacional y mas en el sector de la propiedad horizontal en cuanto a que tan efectivo esta siendo el mantenimiento y las revisiones que se realizan en ascensores , escaleras eléctricas y todos los equipos relacionados con la ley de transporte vertical (decreto 663 de 2011, Res 092 de 2014, NTC 5926 , entre otras)
En el transporte vertical podemos encontrar en el mundo además de los ascensores, este tipo de productos de elevación. Los ascensores son muy importantes en el transporte vertical, pero también son importantes las escaleras mecánicas. Estos productos y servicios son muy importantes para instalaciones de metro, edificios o grandes superficies. Al igual que los ascensores, este tipo de transporte es muy utilizado por muchas empresas y comercios. Estos productos en especial, son utilizados por ejemplo para mejorar la accesibilidad y el tráfico de gente, por ejemplo en un centro comercial. En Colombia como en otros países son muy utilizadas, ya que mucho público las utiliza en su vida diaria.
En China se suelen fabricar muchas de ellas, aunque empresas como Otis, Kone u otras multinacionales de elevación, las fabrican ellos mismos, o parte de ellas también son fabricadas en China (teniendo en cuenta las calidades de fabricación). La tecnología de cada una de estas compañías como Otis por ejemplo, son diferentes en cuanto a sus diseños de cuadro de mandos, y de otras partes de ellas. Las escaleras mecánicas son muy importantes para moverse por centros comerciales, aeropuertos u otro tipo de edificio. Actualmente existen muchas empresas que instalan y mantienen escaleras mecánicas, pueden instalarse en muchos edificios con diferente inclinación, velocidad y además elegir el tipo de diseño que más se adapte al cliente. Son muy útiles para las personas, ya que nos ayudan a subir y a bajar sin necesidad de subir escaleras, además de ayudarnos a transportar maletas si estamos en un aeropuerto.
“La responsabilidad del administrador o empresa jurídica radica en la verificación de l programa de inspecciones y mantenimiento”
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LEY DE TRANSPORTE VERTICAL
Se pueden elegir muchos modelos diferentes de escaleras mecánicas, y elegir el diseño que deseemos para ellas. Las escaleras mecánicas son muy utilizadas en muchos edificios para facilitar el acceso a las personas en ellos. TIPOS DE ESCALERAS MECÁNICAS Existen diferentes tipos de escaleras mecánicas dependiendo el uso que se le vayan a dar. Se pueden elegir para poca o mucha afluencia de personas, con escalones más estrechos o más anchos, con paneles de cristal, metal, u otros materiales, diferentes velocidades, etc. Hay muchas empresas que instalan este tipo de escaleras mecánicas como empresas nacionales, o internacionales como Otis, Kone, Schindler y Thyssenkrupp. Estas empresas las instalan y las mantienen, y se les puede pedir un presupuesto dependiendo de las necesidades del usuario y del tipo de uso que se les vaya a dar. Estas empresas le indicaran las medidas necesarias para instalar las escaleras, así como el tiempo de instalación y puesta a punto de ellas. Puede encontrar empresas multinacionales como Otis o Kone, pero también puede optar por ponerse en contacto con otras empresas de su región.
13 consejos que tienes que tener en cuenta si se produce un accidente en tu ascensor
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Sin embargo, no está demás recordar algunas reglas básicas para el uso seguro del ascensor y evitar así accidentes y hasta prevenir muertes: •Asegurarse que el ascensor está al nivel del piso antes de ingresar. •No abrir la puerta antes ya que en muchos casos puede producirse un bloqueo. •Respetar siempre la capacidad máxima de carga permitida. •No detenerse entre las puertas del ascensor. •No introducir las manos o los pies entre las puertas. •Si por cualquier causa el ascensor se detiene entre dos pisos no tratar de descender por los propios medios, sino pulsar la alarma y esperar el rescate. •Jamás intentar forzar las puertas si el ascensor se detiene. •Evitar hacer movimientos bruscos dentro de la cabina. •Contratar una empresa responsable para el mantenimiento . •Los niños deben viajar siempre acompañados de un adulto y lo más importante alejados de las puertas. •Los menores deben descender siempre delante de quienes lo acompañan. •No coger el ascensor cuando existen altas y bajas constantes en la tensión eléctrica. •No coger el ascensor si está bloqueada la entrada para restringir su uso, tampoco hacerlo cuando está sin luz el interior de la cabina.
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MANTENIENTO Y CERTIFICACION A la hora de hacer el mantenimiento de un ascensor, se valoran una serie de puntos que deben estar en correcto estado. Ya que el mantenimiento supone, como muchos otros elementos de la vivienda, un gasto/inversión necesario cada año, es necesario saber que se está haciendo correctamente pensando en la seguridad, las normas vigentes y el ahorro de los edificios. De forma general, un correcto mantenimiento se debe: Hacer revisiones rutinarias Reparar las averías que se produzcan y sustituir piezas desgastadas Hacer las inspecciones correspondientes Implementar las modificaciones que obliguen las normas y leyes que exija la administración pública Los puntos que se revisan en el mantenimiento y cuidado del ascensor se suelen hacer con frecuencia mensual, trimestral, semestral y anual. Conozcamos qué se revisa: Mensualmente Cada mes se debe hacer una revisión de los aspectos más básicos del ascensor. Comprobar los componentes de cabina, la alarma, verificar el arranque, la parada, la nivelación, revisar la apertura, y cierre de puertas de la cabina y asegurarse del funcionamiento y señalización de las puertas de los pisos.
Trimestralmente Cada tres meses se procederá a: Limpiar el foso Revisión freno Control del nivel de aceite de motores, máquina y posibles fugas Limpiar la pisadera de puertas de cabina Limpiar el cuarto de máquinas (cada cuatro meses) Semestralmente Las tareas de control: Luz de emergencia Limpieza y revisión de las puertas de la cabina Operador Limpieza y revisión general de cuadros y protecciones Control del estado del patinaje y tensión de cables
El Mantenimiento Preventivo se refiere al mantenimiento regular y de rutina para ayudar a mantener el equipo en funcionamiento, evitando cualquier tiempo de inactividad no planificada y costos elevados por fallas imprevistas del equipo. Requiere de planificación y programación del mantenimiento del equipo antes de que haya un problema real, así como mantener registros precisos de las inspecciones pasadas y los informes de servicio. En que consiste Implica la inspección sistemática de los equipos donde se detectan y corrigen posibles problemas para evitar el fallo del equipo antes de que ocurra. En la práctica, un programa de mantenimiento preventivo puede incluir cosas tales como limpieza, lubricación, cambios de aceite, ajustes, reparaciones, inspección y reemplazo de piezas y revisiones generales parciales o completas que se programan regularmente. Variará según la operación y el tipo de equipo. De igual manera incluye mucho más que simplemente realizar un mantenimiento de rutina en el equipo. También implica mantener registros precisos de cada inspección y servicio, así como conocer la vida útil de cada pieza para comprender la frecuencia de reemplazo. Estos registros pueden ayudar a los técnicos de mantenimiento a anticipar el momento adecuado para cambiar las piezas y también pueden ayudar a diagnosticar problemas cuando ocurren.
Anualmente Los puntos que se revisarán con periodicidad anual son Amarres contrapeso Estado de amarres cabina Limpiar rozaderas contrapeso Verificar paracaídas y articulaciones Amarra cables lado pedestal, Estado y tensión de cables Probar (si tiene) rescatamatic Limpieza del estado del cabezal Polea Finales y conmutadores Impulsores y detectores Fugas de pistón y estado retenes Fugas de mangueras y tuberías, Fijaciones y aislamiento de cabina Rodaderas/rozaderas de cabina Limpieza de refrigerador (si lo hay) Comprobar la re nivelación Limpieza de techo y bajos de la cabina Limpieza y revisión limitador Inversión en lugar de gasto Habiendo comprobado todos estos puntos con la periodicidad correspondiente, se mantendrá un buen estado de mantenimiento del ascensor. La seguridad de los vecinos y correcto estado del ascensor no es algo que se deba tomar a la ligera, y por ello es importante que se revisen todos ellos cuando corresponda.
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La importancia del Mantenimiento Preventivo
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LA MOROSIDAD EN LAS COPROPIEDADES
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n plena época para la elaboración de presupuestos factores como crisis financiera perdida del trabajo y escases del mercado laboral, falta de solvencia económica pueden dar como resultado el aumento de la morosidad en las copropiedades
En el Capitulo V Obligaciones Económicas Artículo 79. Ejecución de las obligaciones. Los Administradores de Unidades Inmobiliarias Cerradas podrán demandar la ejecución de las obligaciones económicas y de las sanciones pecuniarias impuestas a propietarios y moradores. La figura habitual del moroso en las comunidades es la de aquel que no paga las cuotas, o aquel que desaparece dejando la deuda en la comunidad. Ante esto se pueden distinguir distintos tipos de morosos, el grupo más amplio corresponde a aquellos copropietarios o residentes que pagan las facturas de forma selectivas, seleccionando las prioritarias, retrasando de esta manera los ingresos de la comunidad. El siguiente grupo, son los insolventes reales, cuyos miembros de la familia han perdido el empleo y prueba, además, de manera contrastada su falta de recursos para hacer frente a los pagos, aunque en este caso, las deudas suelen ser saldadas en
cuanto la familia se recupera económicamente. Y por último, los morosos que retrasan de forma sistemática los pagos de las facturas, y su cobro se efectúa tras largos períodos de tiempo, y normalmente por procesos judiciales de por medio. Aunque un porcentaje elevado de éstos prefiere saldar sus deudas en el proceso anterior, el extrajudicial, para evitar los juicios que resultan largos y caros. Otro caso de morosidad que pueden complicar el cobro de las deudas, y a además que se prolonga en el tiempo, es de aquella vivienda que queda en herencia a varios particulares, que permanece cerrado y a la espera de ser vendido, pero ninguno de los herederos paga las cuotas de la comunidad hasta que se materialice la venta, pero una vez efectuada ésta, se espera que sea el nuevo propietario el que se haga cargo de dichos retrasos. Para descartar la vía judicial como primer recurso, otras acciones que se pueden realizar ante un copropietario o residente que no paga sus cuotas pueden ser, por ejemplo, la solicitud de un arbitraje, la comunidad solicita al vecino moroso que salde las deudas contraídas con la comunidad en un plazo determinado. Si transcurre dicho plazo se inician las acciones correspondientes.
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¿PERO QUIEN ASUME ESTA CARGA ?
PROGRAMA DE LUCHA CONTRA LA MOROSIDAD La alta morosidad en las comunidades, provocadas por la falta de pago de las cuotas de administración, o por la acumulación de obligaciones jurídicas como el SG SST , ley de protección de datos entre otras, ha llevado a los administradores a sistematizar y ordenar la gestión de los impagos. Por lo que empresas como PH ADM & GESTIÓN EN SU PROGRAMA DE FRANQUICIAS ha puesto en marcha, junto con las empresas de Acción Legal el Programa de Lucha contra la Morosidad (PLCM). Este programa permite a las comunidades dotarse de un sistema de prevención para posibilitar el cobro de las cuotas, con las máximas garantías legales y el respaldo de profesionales que se encargan de todo el proceso de reclamación de las cantidades adeudas, sin que suponga ningún gasto para los propietarios. Para la gestión de todos estos procesos el Programa pone a disposición de los miembros de estas Franquicias servicios y herramientas. Por un lado, el servicio de asesoramiento en la aplicación y desarrollo del programa, de forma en line, telefónica o cualquier sistema de asesoramiento virtual como Facebook live You Tube Live , entre otros , donde se podrán realizar las consultas pertinentes.
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Por otro lado, los Franquiciantes tendrán a su disposición varias herramientas de Marketing, como aprovechar la imagen comercial de las empresas y entidades que lo integran, herramientas de Marketing personalizadas, trípticos, carteles, poster etc. También dispondrán de un servicio de Boletines Informativos relacionados con el sector, y la posibilidad de acudir a cursos y eventos de forma gratuita relacionados con el sector inmobiliario. En cuanto a juzgados y tribunales o arbitrajes los FRANQUICIANTES adheridos al programa podrán hacer uso de los servicios que éste ofrece en cualquiera de las resoluciones de conflictos derivadas de Arbitraje, juzgados o Tribunales. Y por último se llevará a cabo un seguimiento de expedientes y páginas web. Los administradores tendrán la posibilidad de acceder a al contenido y estado de aquellos expedientes aportados por el administrador, de tal modo que puedan acceder en tiempo real al seguimiento de los mismos y disponer de la máxima información. Así como a los contenidos y contratos que están colgados en la misma.
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Las sanciones van desde negar el servicio de citó fono hasta el embargo de bienes Algo recurrente en los edificios y conjuntos residenciales es la cuota de deudores morosos que no cumplen con las expensas comunes de la copropiedad a través del pago de administración, o con las cuotas extraordinarias Cuando esto sucede, la propiedad horizontal puede recurrir a realizar el cobro pre jurídico de la deuda, a través de un cobro extraprocesal y persuasivo previo. Después, la administración, como representante de la copropiedad, puede habilitar por medio de un título ejecutivo expedido por el conjunto, para que una persona jurídica haga el cobro a través de un proceso judicial. Sin embargo, a pesar de que muchos saben que en cierto punto los morosos tienen que vérselas con la ley, es poca la información sobre las consecuencias de los cobros jurídicos, o incluso de las herramientas de las administraciones en cuanto a cobros pre jurídicos. Por ejemplo, “siempre y cuando así esté previsto en el reglamento de propiedad horizontal, y no se vulneren los derechos fundamentales del residente moroso, la administración puede imponerle otras sanciones, como multas o restricción de los servicios comunes (uso del citó fono, portería, clasificación de correspondencia, acceso a parqueaderos de visitantes)” explicó Nicolás Lozada, abogado socio de Rincón-Cuéllar & Asociados. Sentencias de la Corte Constitucional, como la T-552-99, T-107-01, o la T-596-03, entre otras, han aclarado que las medidas que tienen que ver con la restricción de las zonas comunes, y otros beneficios de la copropiedad, como la clasificación de la correspondencia, el uso de los parqueaderos de visitantes o su participación en asambleas generales podrán ser restringidas, pues no representan una amenaza a sus derechos fundamentales y, por el contrario, si están bajo la facultad de la copropiedad.
Pero, como estas instancias a veces resultan insuficientes, en muchas ocasiones las administraciones recurren a los cobros jurídicos, que implican “asumir los intereses moratorios, los honorarios procesales, las costas y los gastos del proceso, según la labor ejecutada por el profesional que instaure el proceso. Adicionalmente, producto del proceso ejecutivo, el acreedor podrá solicitar las medidas cautelares que garanticen el cumplimiento de la obligación”, afirmó María Camila Parra, asociada Sénior del grupo de práctica de inmobiliario de Gómez-Pinzón Zuleta. Para los juristas, aunque estos procesos se inician cuando ya se han agotado las demás instancias, es importante recordar que los morosos estarán expuestos a la solicitud de embargo, el secuestro de bienes y también el secuestro de los salarios. David Jáuregui Sarmiento - djauregui@larepublica.com.co
““El no pago de las cuotas de administración permite a la propiedad horizontal acudir al proceso ejecutivo, en el que el juez puede decretar embargo y secuestro, incluso de los muebles del deudor moroso”.
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LOS PRESUPUESTOS EJE CENTRAL FINANCIERO
El presupuesto “es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado”. También dice que el presupuesto “es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.”
Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la copropiedad, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.
ETAPAS PRE INICIACIÓN • Políticas y directivas. • Análisis de factores sociales, culturales, demográficos, políticos y económicos que incidan en el país y que afecten al sector y a la empresa. • Análisis del sector. • Identificación de Amenazas y oportunidades. • Análisis del comportamiento de la empresa e identificación de las fortalezas y debilidades de cada una de las áreas funcionales. • Definición de la misión y la visión del negocio. • Fijación de los objetivos a corto y mediano plazo. • Divulgación de los objetivos propuestos. • Definición de estrategias, políticas y normas. • Elaboración de los planes operativos por departamentos en base a sus metas y perspectivas. • Revisión de los planes operativos. • Divulgación entre el personal de la empresa.
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ELABORACIÓN • Preparación de los programas operativos. • Ventas, producción, personal, finanzas, costos y gastos. • Preparación de los programas financieros. • Efectivo, inversiones, financiamiento. • Conversión de los programas a presupuesto. • Cálculos rutinarios. • Preparación del informe para la gerencia. • Revisión de informes, análisis, conveniencia e implicaciones en los objetivos, metas y desde el punto de vista financiero (Auditoría) • Ajustes para mejorar los resultados previstos. • Aprobación final y publicación. EJECUCIÓN • Presentación de metas especificas por periodos quincenales o mensuales. • Asignación de recursos, puesta en marcha y vigilancia por cada jefe de departamento. • Informes de ejecución.
EJECUCIÓN • Definición de la técnica a seguir para identificar problemas y variaciones. • Presentación de informes parciales de ejecución. • Comparación de lo real con lo presupuestado. • Análisis y explicación de variaciones. • Implementación de medidas correctivas o la modificación del presupuesto cuando sea necesario.
IMPORTANCIA Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
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……Y SU IMPORTANCIA
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EVALUACIÓN • Análisis crítico de los resultados obtenidos. • Elaboración de los informes globales. • Identificación de las causas y efectos. • Capitalización de las experiencias para los próximos periodos presupuestarios.
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VENTAJAS Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas. La dirección de la firma realiza un estudio un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones. De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Ayuda a la planeación adecuada de los costos producción. Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos. s el sistema más adecuado para establecer “costos promedios” y permite su comparación con los costos reales, mide le eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa. DESVENTAJAS Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron. Es sólo una herramienta de la gerencia. “Un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante”. Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.
LIMITACIONES Están basados en estimaciones. Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan. Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia. Es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella. El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización. Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
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