Microsoft Office Project 2007 - Standard e Professional by Ricardo Viana Vargas

Prefรกcio Michael Angiulo General Manager, Microsoft Office Project Business Unit Microsoft Corporation

Copyright© 2007 por Brasport Livros e Multimídia Ltda. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste livro poderá ser reproduzida, sob qualquer meio, especialmente em fotocópia (xerox), sem a permissão, por escrito, da Editora. Editor: Sergio Martins de Oliveira Diretora Editorial: Rosa Maria Oliveira de Queiroz Assistente de Produção: Marina dos Anjos Martins de Oliveira Revisão de Texto: Maria Helena A. M. Oliveira Editoração Eletrônica: Abreu’s System LTDA. Capa: Use Design Técnica e muita atenção foram empregadas na produção deste livro. Porém, erros de digitação e/ou impressão podem ocorrer. Qualquer dúvida, inclusive de conceito, solicitamos enviar mensagem para brasport@brasport.com.br, para que nossa equipe, juntamente com o autor, possa esclarecer. A Brasport e o(s) autor(es) não assumem qualquer responsabilidade por eventuais danos ou perdas a pessoas ou bens, originados do uso deste livro.

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Vargas, Ricardo Microsoft Office Project 2007 : standard & professional / Ricardo Vargas. -- Rio de Janeiro : Brasport, 2007. Bibliografia. ISBN 978-85-7452-315-6 1. Microsoft Project (Programa de computadores) I. Título. 07-8554

CDD-005.369 Índices para catálogo sistemático: 1. Microsoft Project 2007 : Computadores : Programas : Processamento de dados 005.369

BRASPORT Livros e Multimídia Ltda. Rua Pardal Mallet, 23 – Tijuca 20270-280 Rio de Janeiro-RJ Tels. Fax: (21) 2568.1415/2568.1507/2569.0212/2565.8257 e-mails: brasport@brasport.com.br vendas@brasport.com.br editorial@brasport.com.br site: www.brasport.com.br Filial Av. Paulista, 807 – conj. 915 01311-100 – São Paulo-SP Tel. Fax (11): 3287.1752 e-mail: filialsp@brasport.com.br

Dedico este livro às minhas duas filhas Gabriela e Ana Carolina. Só Deus sabe a alegria que eu tenho todos os dias ao ver as duas crescendo e aprendendo. Aprendendo não só a matemática e o português, mas aprendendo a serem pessoas melhores, a entenderem que nesse mundo existe espaço para todos, e que o respeito pelos demais sempre constrói e potencializa os resultados. A avareza, o egoísmo, a inveja e o individualismo nunca construíram boas pessoas. A vocês, meus amores, um beijão no coração Do papai.

Agradecimentos

Este livro é fruto da cooperação de várias pessoas. Gostaria de agradecer •

à editora Brasport, pela parceria constante desde 1998 quando o Sergio me ligou e aceitou publicar meu primeiro livro... e agora estamos no nono;

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à Microsoft Corporation, pelo constante apoio a este projeto e pelo apoio durante as viagens a Redmond - USA durante o I, II, III e IV Project Partner Technical Briefing, bem como ao acesso a todos os treinamentos, eventos e informações internas que tive a oportunidade de obter;

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ao Steve Ballmer, pela tão gentil resposta ao meu e-mail e pela indicação do Michael Angiulo para o prefácio desse livro;

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ao Michael Angiulo, gerente geral do Microsoft Office Project, por ter se prontificado a apresentar este livro;

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à Microsoft Brasil, especialmente à área de Marketing, por ter disponibilizado o trial do Microsoft Office Project para este livro;

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ao Don Souza, da Mindjet Corporation, pela disponibilização do trial do Mindmanager;

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ao Kevin Gibson, da Kidasa Software, pela disponibilização do trial do Milestones Professional;

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ao Jim Spiller, da CriticalTools, pela disponibilização do trial do WBS Chart Pro e PERT Chart Expert;

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ao Randy Heffernan, da Palisade Corporation, pela disponibilização do trial do @ Risk for Project;

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aos amigos Fernando Luis Parreiras Dias e Marcos Couto, profissionais do Grupo AeC, e ao Ricardo Nobile da Microsoft, pelo apoio técnico no livro;

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aos meus queridos alunos de graduação e pós-graduação, colegas nessa jornada de trabalho;

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aos meus parentes, funcionários, amigos e alunos que propiciaram todo o alicerce para este livro;

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a toda a comunidade de gerenciamento de projetos do Brasil e a todos os membros do PMI, por sempre acreditarem em meu trabalho e o apoiarem.

VII

Sobre o Autor

Ricardo Viana Vargas, MSc, IPMA-B, PMP Especialista em planejamento, gestão e controle de projetos. Foi, nos últimos dez anos, responsável por mais de 30 projetos de grande porte no Brasil, coordenando uma equipe de mais de 500 profissionais de gerenciamento de projetos nas áreas de telecomunicações, informática, finanças e energia, com um portfólio de investimentos superior a 5 bilhões de dólares. Atua na Macrosolutions, consultoria especializada em gerenciamento de projetos, portfólios e riscos. É autor de oito títulos sobre gerenciamento de projetos, bem como de um DVD na área, tendo publicações no Brasil e nos Estados Unidos, com mais de 75 mil livros vendidos. Recebeu em 2005 os prêmios PMI Distinguished Award 2005 e PMI Product Development of the Year pelo workshop PMDome®, considerada a melhor solução do mundo em 2005 para o ensino do gerenciamento de projetos. É certificado pelo PMI como Project Management Professional (PMP), pela International Project Management Association como IPMA-B. É engenheiro químico e mestre em Engenharia de Produção pela Universidade Federal de Minas Gerais e tem o Master Certificate in Project Management pela George Washington University. Foi o primeiro profissional no mundo com a certificação Microsoft Office User Specialist em MS Project 2002. É revisor reconhecido da mais importante referência no mundo sobre gerenciamento de projetos, o PMBOK Guide, tendo sido membro do time de atualização do guia. Foi chair da tradução oficial do PMBOK para o português. É professor em diversos cursos de MBA e pós-graduação em instituições brasileiras e norte-americanas. Apresentou trabalhos técnicos em congressos no Brasil, nos Estados Unidos, na Europa e na Ásia, participando do corpo editorial de revistas especializadas no Brasil e nos Estados Unidos. Como voluntário em associações profissionais, é diretor mundial do Project Management Institute (PMI), maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, eleito para a gestão 2007-2009. É o primeiro sul-americano residente a ocupar tal cargo no instituto. Além disso, é membro da Association for Advancement of Cost Engineering (AACE), da American Management Association (AMA), da International Project Management Association (IPMA), do Institute for Global Ethics e da Professional Risk Management International Association (PRMIA). O autor pode ser contatado através dos e-mails ricardo.vargas@uol.com.br e ricardo.vargas@macrosolutions.com.br, bem como através dos sites www.ricardovargas.com.br e www.macrosolutions.com.br

Prefácio

Michael Angiulo

Todas as organizações de sucesso precisam ter excelência na entrega de projetos. Afinal, que benefício traz uma estratégia se não há uma execução bem-sucedida? Para esse fim, a Microsoft tem oferecido as ferramentas líderes do setor na família de produtos Microsoft Project há mais de quinze anos. O Project tem sido utilizado para planejar e gerenciar alguns dos maiores e mais complexos projetos no mundo e continua a evoluir, com uma poderosa – mas amigável – funcionalidade para o trabalho de planejamento, elaboração de cronogramas e gerenciamento. Com o Microsoft Office Project 2007, levamos o estado da arte um passo além, com novas funcionalidades para um início facilitado, visualização dos dados do projeto, planejamento de programas complexos e conectividade do ambiente do Project a outros sistemas. Esses investimentos o ajudarão a ter êxito ao transformar iniciativas em ações e ao maximizar o valor de negócios de seus recursos mais valiosos. Contudo, entregar os projetos dentro do prazo e dentro do orçamento não é suficiente para garantir o sucesso – para início de conversa, você precisa estar executando os projetos certos! A partir da versão 2007, fizemos dois novos investimentos significativos na nossa solução Enterprise Project Management, de modo a assegurar que você tenha as ferramentas disponíveis para poder escolher os projetos certos para entregar. Primeiro: expandimos a natureza da solução Project para podermos lidar com todo o trabalho dentro de uma organização – não apenas as tarefas agendadas. Estima-se que mais de 70% dos esforços de uma organização típica de TI são empregados em trabalho contínuo de manutenção e em outras tarefas não pertencentes a projetos. É fundamental obter a visão e o controle desse trabalho para poder garantir que você esteja colocando seus investimentos onde eles lhe trarão os maiores benefícios. Segundo: introduzimos o Project Portfolio Server, que oferece poderosos instrumentos de análise, além de uma funcionalidade de planejamento “top-down”, para otimizar ao máximo seu portfólio de trabalho. Oferece um ambiente poderoso, mas amigável, com muitos auxiliares, que capta as prioridades estratégicas e lhe permite melhorar o alinhamento entre o que você está tentando alcançar e o trabalho que você está financiando. Ao se conectar diretamente ao ambiente do Project Portfolio, você tem condições de enxergar quando as mudanças nos cronogramas dos projetos ou nas oportunidades do cliente indicam a necessidade de trocar projetos ou de introduzir novos investimentos. Agora, você pode, de verdade, garantir que está fazendo o trabalho certo do jeito certo.

XII Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional A promessa do perfeito alinhamento entre a estratégia e os recursos é algo ao mesmo tempo estimulante e desencorajador. É um problema que atinge todos em uma organização – desde os colaboradores individuais que preenchem relatórios de horas, até gerentes de projetos e de recursos que analisam cronogramas, e até mesmo executivos que formulam as estratégias de negócios. Uma abordagem bem-sucedida exige o entendimento dos problemas que se apresentam em cada nível da organização e uma resposta que utilize um conjunto adequado de investimentos em ferramentas, treinamento e melhoria dos processos da empresa. É por esse motivo que o presente livro é tão importante – ele o guiará não apenas no uso da ferramenta, mas também nas metodologias e nas melhores práticas necessárias para obter êxito em toda sua organização. Conforme a velocidade dos negócios globais continua acelerando, a excelência no gerenciamento do trabalho vai se tornando cada vez mais importante e constituirá o principal diferenciador entre os negócios que dão certo e os que não dão certo. Com a família de produtos Microsoft Project 2007 e com este livro, você terá feito os dois melhores investimentos possíveis no sentido de desenvolver uma estratégia clara, otimizar seus investimentos e encantar seus clientes, entregando um ótimo trabalho no prazo e dentro do orçamento! Michael Angiulo General Manager Microsoft Office Project Business Unit Microsoft Corporation

Nota do Autor

Agora pela quinta vez, é para mim uma alegria poder estar disponibilizando aos leitores este livro. Desde a versão 98 eu tenho publicado livros sobre o Microsoft Office Project, na minha visão um dos mais completos e versáteis softwares de gerenciamento de projetos do mundo, ideal para responder à crescente demanda por projetos nos mais variados setores de nossa sociedade. Como de praxe nas quatro versões anteriores, adotei neste livro a mesma estrutura dos demais livros, propiciando um entendimento mais rápido e direto da ferramenta, da mesma forma com que foi feita a edição anterior. Portanto, diversos conceitos já apresentados em livros anteriores foram transcritos na íntegra para este livro. Para os usuários que já adotavam os livros anteriores como uma referência de trabalho, essa manutenção na estrutura permitirá que se utilize este novo livro também como referência, tornando essa transição um processo natural e intuitivo. Uma das principais diferenças dessa edição, se compararmos com a versão 2003, foi não abordarmos o Microsoft Office Project Server. Devido ao crescimento e ao investimento gigantesco da Microsoft no assunto, o Microsoft Project Server se tornou um produto que por si só já justifica um livro (e grande). Ele merecerá, no futuro, uma publicação integralmente dedicada ao assunto. Outra justificativa para não apresentarmos o Project Server está no fato de que os assuntos abordados nessa parte são de muito mais interesse de profissionais de tecnologia que implementarão tecnicamente os programas em suas organizações. Para aqueles que não conhecem, o Project Server é o programa da Microsoft para o gerenciamento de projetos corporativos, constituindo-se em um servidor de projetos do departamento ou da empresa, seguindo a tendência mundial de escritórios de projetos no mundo e, conseqüentemente, no país. O Microsoft Office Project Server, bem como o Microsoft Portfolio Server são considerados hoje a base da solução EPM (Enterprise Project Management) da Microsoft. Sucesso a todos e boa leitura mais uma vez. Ricardo Viana Vargas

XIII

Sumário

Parte I - Apresentação e Operações Básicas do Office Project 2007................................................................... 1 1. Introdução e Histórico do Produto ...................................................................................................................... 3 2. Especificações do Microsoft Office Project 2007............................................................................................... 7 3. Requisitos para a Instalação do Microsoft Office Project ................................................................................ 9 4. Instalação e Ativação do Microsoft Office Project 2007 .................................................................................. 10 4.1 Instalação do Microsoft Office Project 2007 .................................................................................................. 10 4.2 Ativação do Microsoft Office Project 2007..................................................................................................... 12 5. Iniciando o programa .......................................................................................................................................... 13 5.1 A Área de Trabalho do Microsoft Office Project............................................................................................. 14 6. Operações Básicas do Microsoft Office Project ............................................................................................. 15 6.1 Abrindo um Projeto Existente ........................................................................................................................ 16 6.2 Salvando um Projeto ..................................................................................................................................... 16 6.3 Auto-salvamento ........................................................................................................................................... 20 6.4 Excluindo um Projeto ................................................................................................................................... 20 6.5 Desfazendo Ações (Undo) no Microsoft Office Project ................................................................................. 22 7. Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2007 ...................................................................................... 25 7.1 Gráfico de Gantt ............................................................................................................................................ 26 7.2 Diagrama de Rede ........................................................................................................................................ 27 7.3 Calendário ..................................................................................................................................................... 28 7.4 Gantt de Controle .......................................................................................................................................... 29 7.5 Planilha de Recursos .................................................................................................................................... 30 7.6 Gráfico de Recursos..................................................................................................................................... 31 7.7 Uso da Tarefa ................................................................................................................................................ 31 7.8 Uso do Recurso............................................................................................................................................. 32 7.9 Outros Modos de Exibição ............................................................................................................................ 33 8. As Tabelas do Microsoft Office Project 2007 .................................................................................................... 43 8.1 Tabelas de Tarefas ....................................................................................................................................... 44 8.2 Tabelas de Recursos ..................................................................................................................................... 46

XVI Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional 9. Utilizando a Ajuda ............................................................................................................................................... 48 9.1 Ajuda do Microsoft Project............................................................................................................................. 48 10. Utilizando a Ajuda Através de Smart Tags ...................................................................................................... 50 Parte II - Planejamento do Projeto com Microsoft Office Project 2007 .............................................................. 53 1. Criando um Novo Projeto ................................................................................................................................... 55 1.1 Criando um Novo Projeto a Partir de um Modelo.......................................................................................... 56 1.2 Inserindo Informações do Projeto ................................................................................................................. 58 2. Criando um Novo Projeto Utilizando o Guia do Projeto .................................................................................. 59 3. Trabalhando com Calendários ........................................................................................................................... 67 3.1 Criando um Novo Calendário ........................................................................................................................ 68 3.2 Editando Calendários .................................................................................................................................... 70 3.3 Atribuindo um Calendário Existente para um Projeto.................................................................................... 75 3.4 Atribuindo um Calendário Específico para um Recurso ............................................................................... 76 3.5 Editando o Calendário Específico de um Recurso ........................................................................................ 78 3.6 Atribuindo um Calendário Específico para uma Tarefa ................................................................................. 80 3.7 Opções Avançadas para os Calendários ...................................................................................................... 81 4. Criando Atividades em Um Projeto ................................................................................................................... 82 4.1 Inserindo Atividades Através da Tabela de Entrada ...................................................................................... 82 4.2 Inserindo Atividades Através de Formulários ................................................................................................ 83 4.3 Inserindo Atividades Periódicas ou Recorrentes ........................................................................................... 84 4.4 Dividindo uma Atividade ................................................................................................................................ 85 4.5 Editando Dados e Atividades ........................................................................................................................ 86 4.6 Excluindo Atividades .................................................................................................................................... 87 4.7 Movendo Atividades ...................................................................................................................................... 88 4.8 Preenchendo Células Adjacentes de uma Tabela com o Fill Handle ............................................................ 90 5. Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS) ................................................................................. 91 5.1 Recuando Atividades..................................................................................................................................... 91 5.2 Visualizando os Níveis da Estrutura de Tópicos ........................................................................................... 93 5.3 Acúmulo de barras de Gantt em Atividades de Resumo ............................................................................... 96 5.4 Códigos de Estrutura de Divisão de Trabalho ............................................................................................... 97 5.4.1 Exibindo os Códigos da EDT ............................................................................................................... 97 5.4.2 Personalizando os Códigos EDT ......................................................................................................... 98 6. Realce de Alterações ....................................................................................................................................... 104 7. Inserindo Durações para as Atividades do Projeto ....................................................................................... 106 7.1 Entrando com Durações.............................................................................................................................. 106 7.2 Análise PERT para Estimativa de Durações ............................................................................................... 107 7.3 Trabalhando com Prazos Finais .................................................................................................................. 109 8. Inter-Relacionamentos entre as Atividades .....................................................................................................111 8.1 Como Estabelecer uma Conexão entre Atividades ..................................................................................... 112 8.1.1 Através do Gráfico de Gantt ............................................................................................................... 112 8.1.2 Através da Tabela de Entrada .................................................................................................................. 112 8.1.3 Através do Formulário de Informações sobre a Tarefa ............................................................................ 113 8.1.4 Através da Ferramenta Vincular Tarefas ............................................................................................ 113 8.2 Alterando e Editando o Relacionamento entre as Atividades...................................................................... 115 8.3 Antecipações e Retardos nas Atividades (Latência) ................................................................................... 116 8.4 Excluindo as Dependências ........................................................................................................................ 117

Sumário

XVII

9. Determinação do Caminho Crítico................................................................................................................... 119 9.1 Caminho Crítico Simples ............................................................................................................................. 119 9.2 Caminhos Críticos Independentes .............................................................................................................. 121 10. Painel de Drivers de Tarefa............................................................................................................................. 122 11. Recursos ......................................................................................................................................................... 124 11.1 Criando e Excluindo Recursos .................................................................................................................. 124 11.2 Editando um Recurso ................................................................................................................................ 128 11.3 Atribuindo Custos aos Recursos ............................................................................................................... 130 11.4 Alterando o Tipo de Moeda em um Projeto ............................................................................................... 131 11.5 Inserindo Custos Diferenciados Através da Tabela de Taxas de Recursos............................................... 132 11.6 Atribuindo um Recurso a uma Atividade .................................................................................................... 134 11.6.1 Atribuindo Recursos de Trabalho ..................................................................................................... 134 11.6.2 Atribuindo um Recurso Material a uma Atividade ............................................................................. 136 11.6.3 Atribuindo um Recurso de Custo a uma Atividade ........................................................................... 137 11.6.4 Utilização das Opções da Lista de Recursos e dos Gráficos de Disponibilidade ............................ 138 11.7 Como o Microsoft Office Project Calcula a Duração de uma Atividade Baseada nos Recursos Envolvidos ................................................................................................................................................. 141 11.7.1 Agendamento Controlado pelo Empenho em Atividades com Unidades Fixas................................ 144 11.8 Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades (Delimitação do Trabalho) ............................................. 145 12. Solucionando Problemas de Alocação de Recursos ................................................................................... 148 12.1 Substituição de Recursos.......................................................................................................................... 149 12.2 Troca da Escala de Trabalho..................................................................................................................... 150 12.3 Trabalho em Hora Extra ............................................................................................................................ 151 12.4 Nivelamento ou Redistribuição de Recursos ............................................................................................ 153 12.4.1 A Barra de Ferramentas Gerenciamento de Recursos .................................................................... 154 12.4.2 Definindo Restrições, Prioridades e Datas Limites para Atividades durante o Nivelamento ........... 154 12.4.3 Disponibilidade Variável de Recursos ............................................................................................. 157 12.4.4 Nivelando ou Redistribuindo Recursos ............................................................................................ 158 12.4.5 Limpando o Nivelamento Realizado ................................................................................................ 160 13. Custos .............................................................................................................................................................. 161 13.1 Atribuindo Custos ao Projeto ..................................................................................................................... 162 Parte III - Executando o Controle com o Microsoft Office Project 2007 ........................................................... 165 1. Configurando e Entendendo o Mecanismo de Cálculo e Acompanhamento do Microsoft Office Project 2007 .......................................................................................................................... 167 2. Definindo, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto .................................................................... 171 2.1 Definindo a Linha de Base .......................................................................................................................... 171 2.2 Copiando Linhas de Base ........................................................................................................................... 175 2.3 Limpando a Linha de Base.......................................................................................................................... 176 3. Gravando e Limpando Planos Provisórios ..................................................................................................... 177 4. Acompanhando o Progresso das Atividades ................................................................................................. 179 4.1 Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Percentual de Conclusão ....................................... 180 4.2 Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Formulário de Acompanhamento ........................... 180 4.3 Acompanhamento Atividade por Atividade Através da Tabela de Controle ................................................. 181 4.4 Acompanhamento Simultâneo de um Conjunto de Atividades.................................................................... 182 5. Linhas de Andamento ....................................................................................................................................... 185 6. Comparando Versões do Projeto .................................................................................................................... 189

XVIII Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional 7. Análise de Valor Agregado com o Microsoft Office Project 2007 (Earned Value) ....................................... 194 7.1 Terminologia para Orçamento, Custos Reais e Valor Agregado ................................................................. 195 7.2 Terminologia para Variação de Custos e Prazos......................................................................................... 195 7.3 Terminologia para os Índices de Desempenho .......................................................................................... 197 7.4 Terminologia para os Orçamentos e as Projeções ..................................................................................... 197 7.5 Preparando o Projeto para Utilizar a Análise de Valor Agregado ................................................................ 198 7.6 Atualizando o Projeto Através do Valor Agregado ....................................................................................... 200 Parte IV - Melhorando e Organizando a Apresentação do Projeto ................................................................... 203 1. Formatação ....................................................................................................................................................... 205 1.1 Formatação de Fontes e Alinhamento ........................................................................................................ 205 1.2 Formatação de Estilos de Texto .................................................................................................................. 206 1.3 Formatação de Linhas de Grade................................................................................................................. 208 1.4 Formatação de Escala de Tempo ................................................................................................................ 208 1.5 Formatação do Gráfico de Gantt ................................................................................................................. 211 1.5.1 Formatação de Barras Individuais ..................................................................................................... 211 1.5.2 Formatação do Estilo das Barras ....................................................................................................... 213 1.5.3 Formatação do Layout do Gráfico de Gantt ....................................................................................... 213 1.6 Formatação do Diagrama de Rede ............................................................................................................. 214 1.6.1 Formatação das Caixas no Diagrama de Rede ................................................................................. 215 1.6.2 Formatando o Layout do Diagrama de Rede ..................................................................................... 219 2. Classificação ..................................................................................................................................................... 222 3. Filtros.................................................................................................................................................................. 224 3.1 Filtros Predefinidos...................................................................................................................................... 224 3.1.1 Filtros de Atividades ........................................................................................................................... 224 3.1.2 Filtros de Recursos ............................................................................................................................ 226 3.2 Aplicando um Filtro ...................................................................................................................................... 227 3.3 AutoFiltro ..................................................................................................................................................... 230 3.4 Criando e Personalizando Filtros ................................................................................................................ 232 4. Trabalhando com Grupos (Agrupamento) ...................................................................................................... 236 4.1 Agrupamentos Predefinidos ........................................................................................................................ 237 4.1.1 Agrupamentos de Atividades .............................................................................................................. 237 4.1.2 Agrupamentos de Recursos ............................................................................................................... 238 4.2 Aplicando um Agrupamento ........................................................................................................................ 238 4.3 Criando e Personalizando Agrupamentos ................................................................................................... 240 Parte V - Relatórios Convencionais, Relatórios Visuais, Impressão e Publicação na WEB .......................... 245 1. Relatórios Convencionais ................................................................................................................................ 247 1.1 Tipos de Relatórios Convencionais ............................................................................................................. 247 1.2 Exibindo Relatórios Convencionais ............................................................................................................ 250 1.3 Personalização de Relatórios Convencionais ............................................................................................. 251 2. Relatórios Visuais e Cubo OLAP ..................................................................................................................... 255 2.1 Tipos de Relatórios Visuais Predefinidos .................................................................................................... 256 2.2 Utilizando um Modelo de Relatório Visual ................................................................................................... 258 2.3 Criando, Editando e Gerenciando um Modelo de Relatório Visual ............................................................. 259 3. Impressão........................................................................................................................................................... 263 3.1 Configuração de Página .............................................................................................................................. 263 3.2 Visualização de Impressão ......................................................................................................................... 265 3.3 Impressão.................................................................................................................................................... 265

Sumário

XIX

Parte VI - Múltiplos Projetos, Pool de Recursos e Gerenciamento à Distância .............................................. 267 1. Múltiplos Projetos ............................................................................................................................................. 269 1.1 Estratégias para Organizar um Projeto-Mestre e Arquivos de Subprojetos ................................................ 269 1.2 Inserindo e Excluindo um Subprojeto Individual em um Projeto Existente ................................................. 271 1.3 Consolidando Projetos ................................................................................................................................ 273 1.4 Estabelecendo Relações de Dependência entre Projetos Diferentes......................................................... 275 1.5 Determinando o Caminho Crítico de um Projeto Consolidado (mestre) ..................................................... 276 2. Compartilhamento de Recursos (Pool) .......................................................................................................... 279 2.1 Quando Utilizar um Compartilhamento de Recursos .................................................................................. 279 2.2 Criando um Pool de Recursos .................................................................................................................... 280 2.3 Vinculando um Projeto a um Pool de Recursos .......................................................................................... 281 2.4 Analisando Atribuições de um Pool de Recursos ........................................................................................ 283 Parte VII - Tópicos Avançados do Microsoft Office Project .............................................................................. 287 1. Exportação e Importação de Projetos ............................................................................................................ 289 1.1 Formato de Arquivo com Suporte do Microsoft Office Project .................................................................... 289 1.2 Exportando Projetos .................................................................................................................................... 290 1.3 Importando Projetos .................................................................................................................................... 298 1.4 Salvando um Projeto no Formato de Banco de Dados ............................................................................... 299 2. Exportação de Imagem Gráfica e Assistente de Exportação de Imagens do Office .................................. 303 2.1 Exportação de Imagem Gráfica................................................................................................................... 303 3. Macros ................................................................................................................................................................ 306 3.1 Gravando e Excluindo Macros .................................................................................................................... 306 3.2 Executando uma Macro .............................................................................................................................. 308 3.3 Editando Macros ......................................................................................................................................... 309 4. Personalização de Tabelas .............................................................................................................................. 311 5. Personalização de Modos de Exibição............................................................................................................ 315 6. Campos Personalizados ................................................................................................................................... 318 6.1 Tipos de Campos ........................................................................................................................................ 318 6.2 Criando e Excluindo um Campo Personalizado .......................................................................................... 319 6.3 Lista de Valores em Campos Personalizados ............................................................................................. 321 6.4 Fórmulas em Campos Numéricos ............................................................................................................... 324 6.5 Indicadores Gráficos ................................................................................................................................... 327 6.6 Personalização dos Códigos da Estrutura de Trabalho (WBS, EAP ou EDT) ............................................ 331 7. Cópia de Elementos e Personalizações entre Projetos Utilizando o Organizador e o Arquivo Global.mpt .......................................................................................................................................... 339 Índice Remissivo ................................................................................................................................................... 343 CD Complementar ................................................................................................................................................. 346

Parte I

Apresentação e Operações Básicas do Ofﬁce Project 2007

Introdução e Histórico do Produto

O Microsoft Office Project é considerado, hoje, a principal ferramenta de gerenciamento de projetos disponível no mercado. Sua versatilidade, facilidade de utilização e interface tornam o Microsoft Office Project, desde sua criação, um líder de vendas em sua categoria. Cobrindo todas as fases do projeto, permite tanto o planejamento quanto o acompanhamento da sua execução, além de gerenciar equipes e materiais, de usar a Internet como ferramenta de comunicação, de ter poderosos mecanismos de controle de custo e de valor agregado, associados ao Microsoft Office Excel e ao Microsoft Office Visio para criar os tão desejados relatórios visuais e de se integrar perfeitamente com o novo Office System, incluindo tarefas e calendário do Outlook, exportação/importação do Access etc. Além dessas características, quando associado ao Microsoft Office Project Server e Microsoft Office Portfolio Server, permite compor uma solução corporativa de gerenciamento de projetos, incluindo gerenciamento à distância, gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de documentos e pendências.

Figura 1.1 - Família Microsoft Office Project 2007

4 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional O Microsoft Office Project 2007 permite que você determine a melhor solução a partir da sua necessidade de negócios. De acordo com cada necessidade, partindo do Microsoft Office Project Standard 2007 até chegar a soluções completas envolvendo todos os produtos da plataforma EPM da Microsoft, o gerente de projetos, o executivo e suas equipes estarão com a solução na dimensão correta da necessidade. Microsoft Office Project Standard 2007. Permite gerenciar cronogramas e recursos, gerar relatórios, acompanhar o progresso do projeto e usufruir de todas as características diretas inerentes ao planejamento do projeto. Destinado ao trabalho isolado, sem necessidade de coordenação do mesmo projeto entre diferentes pessoas. Não permite a utilização web nem a utilização da central de recursos (repositório centralizado de recursos).

Figura 1.2 - Microsoft Office Project 2007 Standard

Solução Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM). Solução integrada que permite integrar as tecnologias cliente, servidor e web para permitir que a organização gerencie o seu portfólio de projetos, estabelecendo os padrões e melhores práticas, definidos por uma metodologia de escritório de projetos estabelecida, permitindo o gerenciamento centralizado de recursos, onde disponibilidade e perfil técnico profissional são considerados, permitindo a comunicação efetiva dentro do time de projeto e entre os times e o armazenamento e gerenciamento de documentos. A solução EPM permite integrar a solução com a linha de negócios da empresa. A solução EPM é constituída por diversos produtos, sendo três deles específicos do trabalho em gerenciamento de projetos: Microsoft Office Project Professional 2007 é o produto similar ao Microsoft Office Project Standard 2007, porém com habilidade de trabalhar com recursos da empresa e de se integrar com a solução EPM ao se conectar com o Microsoft Office Project Server.

Figura 1.3 - Microsoft Office Project 2007 Professional

Microsoft Office Project Server 2007 é o servidor que suporta a solução EPM, permitindo que a organização centralize e padronize as informações de projetos e recursos. O Microsoft Office Project Professional e o Microsoft Office Project Web Access são utilizados para conectar e interagir com os dados armazenados no servidor. O Microsoft Office Project Server se integra com o Microsoft® Windows® SharePoint™ Server 2007 para os serviços de colaboração e gerenciamento de documentos. Para instalar o Project Server, é necessário o Microsoft® Windows Server™ 2007. Além desses programas, o banco de dados Microsoft® SQL Server é requerido.

Figura 1.4 - Microsoft Office Project 2007 Server

Introdução e Histórico do Produto

Microsoft Office Project Web Access é o portal Web da solução EPM, provendo os membros do time com o acesso em tempo real às informações armazenadas no Project Server.

Figura 1.5 - Microsoft Office Project 2007 Web Access

Importante - Outro programa integrante da solução EPM da Microsoft é o Microsoft Office Project Portfolio Server 2007. Ele é um novo produto da família que tem como objetivo o gerenciamento e a avaliação de portfólio de projetos, visando seu alinhamento com as metas e estratégias gerais da empresa. Nesse livro serão abordados os programas Microsoft Office Project 2007 Standard e Professional, sendo o Microsoft Office Project Server e o Microsoft Office Project Portfolio Server objetos de futuras publicações.

Desde seu surgimento em 1992, o Microsoft Project, assim como toda a área de gerenciamento de projetos, cresceu significativamente no mundo. Estima-se que a área de projetos vem crescendo a uma taxa de 30% a 40% ao ano, absorvendo os mais diversos mercados e aplicações. Uma das principais características do sucesso do Microsoft Office Project é ser um software de gerenciamento de projetos simples, com preço acessível e de fácil assimilação por parte do usuário iniciante, ao mesmo tempo em que pode atender a projetos complexos, envolvendo milhares de atividades e dólares, antes gerenciáveis somente em softwares extremamente específicos, complexos e caros. Segundo dados da própria Microsoft, cerca de 70% das pessoas que utilizam pela primeira vez o Microsoft Office Project nunca utilizaram outro software de gerenciamento de projetos ou nunca trabalharam com gerenciamento de projetos. Para se entender melhor onde o uso do software se enquadra dentro da metodologia de gerenciamento de projetos, é preciso que sejam recordados os conceitos das fases do projeto. Um projeto pode ser dividido em cinco fases: iniciação, planejamento, execução, controle e finalização, conforme evidenciado a seguir.

Figura 1.6 - O ciclo de vida do projeto subdividido em fases características

6 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Dentro desse ciclo de projeto, o Microsoft Office Project é adotado basicamente durante as fases de planejamento e controle do projeto.

Figura 1.7 - Fases do fluxograma do projeto e utilização do Microsoft Office Project 2007

Especiﬁcações do Microsoft Ofﬁce Project 2007 Os seguintes limites e especificações precisam ser respeitados quando se executa o Microsoft Office Project em Microsoft Windows XP com Service Pack (SP) 2, Windows Server 2003 com SP1 ou sistema operacional posterior, embora os limites e o desempenho reais dependam, basicamente, da configuração do computador. Pode ser que erros de insuficiência de memória ocorram antes de os limites listados serem atingidos. Atributo

Máximo

Tarefas por arquivo de projeto

400.000

Recursos por projeto

700.000

Unidades de recurso por atribuição

60.000.000 de unidades ou 6.000.000.000%

Datas de disponibilidade de recurso

100

Dependências entre tarefas por arquivo Não há limite de projeto Predecessoras por tarefa

50.000

Sucessoras por tarefa

50.000

Níveis da estrutura de tópicos por projeto

65.535

Projetos consolidados

998

Arquivos de projeto abertos por projeto consolidado

998

Arquivos do participante do compartilhamento conectados a um pool de recursos

997 (isto é, o número máximo de arquivos de projeto abertos menos um para o próprio pool de recursos)

Janelas abertas

Calendários base

Testes realizados pela Microsoft conseguiram mais de 30.000 calendários

Exceções de calendário por calendário

Testes realizados pela Microsoft conseguiram mais de 15.000 exceções

8 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Atributo Tarefas imprimíveis no calendário mensal

Máximo 4.000

Tabelas de taxas para dar suporte a di5 por recurso ferentes escalas e taxas de pagamento Taxas variáveis por tabela de taxas para dar suporte a aumentos e diminui- 25 ções de taxa Valor máximo de custo em um campo de moeda

999.999.999.999,99

Valor máximo de trabalho

1.666.666.666 horas

Valores máximos do trabalho deatribuições para Atribuições de trabalho Atribuições de material variáveis Atribuições de material fixas

999.999.999 minutos 999.999.999 unidades 60.000.000 unidades

Porcentagem do intervalo de ajuste da escala de impressão

10-500%

Texto do cabeçalho de página

5 linhas

Texto do rodapé de página

3 linhas

Texto da legenda de página

3 linhas

Largura da caixa de texto da legenda de página

5 polegadas (12,7 centímetros)

Testes de filtro por filtro

Testes de filtro por AutoFiltro

2 por coluna

Data mais antiga permitida para cálculo 1º de janeiro de 1984 Data mais avançada permitida para cálculo

31 de dezembro de 2049

Número máximo de seleções não contíguas em um modo de exibição de planilha

Linhas de base

Caracteres em campo de texto

255

Caracteres em campo de código da estrutura de tópicos

255

Valores e caracteres em campo Múltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV)

255 valores, cada um com 255 caracteres

Dígitos em um campo de número

9.999.999.999.999,99

Requisitos para a Instalação do Microsoft Ofﬁce Project Para instalar o Microsoft Office Project Standard e Professional, o computador deve atender às seguintes condições: •

Processador de 700 megahertz (MHz) ou superior.

•

Sistema operacional Microsoft Windows® XP com Service Pack 2, Windows Server 2003 com SP1 ou posterior.

•

512 MB RAM mínimos ou 1GB (recomendado).

•

1,5 gigabytes (uma parte desse espaço em disco será liberada após a instalação se o pacote original baixado for removido do disco rígido).

•

Monitor Super VGA (800 x 600) ou 1024 x 768 (recomendado).

•

Microsoft Internet Explorer 5.01 com Service Pack 3 ou posterior, Microsoft Internet Explorer 5.5 com Service Pack 2 ou posterior, ou Microsoft Internet Explorer 6.0 com Service Pack 1 ou posterior. Para obter melhor desempenho, use o Internet Explorer 6.0.

Alguns itens podem ser necessários para a utilização de recursos específicos: •

O Microsoft Windows Server 2003 SP1 ou versão posterior, executando o Microsoft Windows SharePoint Services, é exigido para algumas funcionalidades avançadas de colaboração. O Microsoft Office Outlook 2003 SP2 ou versão posterior é exigido para usar o recurso Importar Tarefas do Outlook. Os Relatórios Visuais exigem o Microsoft Office Excel 2003 SP2 ou versão posterior e o Microsoft Office Visio Professional 2007.

•

O Project Professional e o Project Server 2007 são necessários para funções de gerenciamento de recursos e projetos corporativos. O Microsoft Office Project Web Access e o Outlook 2003 SP2 ou versão posterior são exigidos para importar tarefas para o calendário ou a lista de tarefas do Outlook.

•

O Windows SharePoint Services 3.0 (instalado como parte do Microsoft Office Project Server 2007) é exigido para projetos de publicação, Windows Workflow Foundations e Lista de Tarefas do Projeto. O Microsoft.Net Framework Version 2.0 é exigido para o Assistente de Substituição de Recursos.

Os requisitos de disco rígido e de memória referem-se a uma instalação padrão. Os requisitos poderão variar de acordo com a configuração de sua máquina e das opções que forem instaladas.

Instalação e Ativação do Microsoft Ofﬁce Project 2007 4.1 Instalação do Microsoft Ofﬁce Project 2007 A instalação do Microsoft Office Project é simples e fácil, seguindo os parâmetros estabelecidos para os programas desenvolvidos para a plataforma Microsoft, de acordo com os seguintes procedimentos: 1. Feche todos os programas abertos na memória; 2. Insira o CD/DVD contendo o Microsoft Office Project 2007 e aguarde o início da instalação; 3. Insira a chave do produto. A chave acompanha o CD do produto e tem como objetivo evitar a instalação sem licenciamento devido do software (pirataria). Observe que, quando uma chave válida é digitada, o símbolo 9 será exibido em verde. Clique em Avançar.

Figura 4.1 - Inserindo a chave do produto

Instalação e Ativação do Microsoft Ofﬁce Project 2007

4. Leia com atenção o Contrato de Licença de Usuário Final do Microsoft Office Project 2007 e, caso deseje continuar a instalação, clique em Aceito os Termos deste Contrato e clique em Continuar.

Figura 4.2 - Tela de Termos de Licença para Software Microsoft

Escolha o tipo de instalação do Microsoft Office Project. A maioria dos usuários utiliza a opção Atualizar como opção padrão de instalação. Acesse Personalizar para instalar recursos específicos do programa.

Figura 4.3 - Opções de instalação do Microsoft Office Project 2007

Dica - O Microsoft Office Project consome cerca de 1,5GB de espaço em disco para a instalação típica.

12 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional 6. Aguarde o processo de instalação.

Figura 4.4 - Aguardando a instalação do Microsoft Office Project Professional.

4.2 Ativação do Microsoft Ofﬁce Project 2007 A Ativação do Produto Microsoft é uma tecnologia antipirataria, projetada para verificar se os produtos de software foram legitimamente licenciados. É rápida, simples, não invasiva e ajuda a proteger a privacidade do cliente. A ativação do produto faz a verificação da chave do produto referente ao programa de software. É essa chave que se deve usar para instalar o produto e ela só deve ser utilizada nos computadores pessoais previstos na licença do software. É possível usar um assistente de ativação de produto que permita a você fornecer à Microsoft a sua ID de produto (derivada da chave do produto de instalação), tanto por meio de transferência criptografada via Internet quanto por telefone. Uma resposta (confirmação) é enviada para sua máquina para ativar o produto. Os dados de ativação fornecidos pela Microsoft estão armazenados em um recurso seguro. Antes de ativar o Project, pode ser conveniente executá-lo por um período limitado. O Project será executado no Modo de Funcionalidade Reduzido quando esse período terminar. No Modo de Funcionalidade Reduzido, não é possível salvar modificações em documentos nem criar um novo documento, e outras funcionalidades poderão ser reduzidas. Nenhum arquivo existente no Project será danificado durante e após o processo de ativação. Dica – O CD de avaliação deste livro contém cópia de avaliação do Microsoft Office Project 2007 Standard. Nessas cópias não é necessária a ativação.

Iniciando o programa

Ao ser instalado, o Microsoft Office Project é inserido na barra de tarefas do Windows e acionado através do botão Iniciar (logo) - Programas - Microsoft Office (Start - All Programs - Microsoft Office).

Figura 5.1 - Caminho de acesso ao Microsoft Office Project 2007 utilizando o Windows Vista

Importante – Todas as imagens capturadas para este livro foram feitas utilizando o Microsoft Windows Vista Business em Inglês com o Microsoft Office Project 2007 Professional em Português.

14 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

5.1 A Área de Trabalho do Microsoft Ofﬁce Project A tela principal do Microsoft Office Project é mostrada a seguir.

Figura 5.2 - Área de trabalho do Microsoft Office Project 2007

A área de trabalho do Microsoft Office Project é similar à dos programas da família Office. Além da barra de menu e ferramentas, ela se divide em partes distintas, a saber: •

Barra de modos - É exibida no lado esquerdo da tela do Microsoft Office Project e fornece uma maneira prática de alterar os modos de exibição, através dos ícones da Barra de modos. Dica - A Barra de modos pode ser exibida e ocultada através do menu Exibir - Barra de modos.

•

Tabelas - Fornecem informações em linhas e colunas sobre o projeto. Cada linha exibe informações sobre uma tarefa ou recurso diferente e cada coluna apresenta informações diferentes sobre a tarefa ou o recurso. Cada tabela controla um grupo de colunas.

•

Gráfico de Gantt - É a área gráfica situada no lado direito da área de trabalho. Permite exibir graficamente as durações das tarefas e as datas de início e término em uma escala de tempo. A posição relativa das barras de Gantt mostra a seqüência na qual as atividades do projeto estão agendadas para ocorrer. É a visualização padrão do Microsoft Office Project, que, no entanto, pode ser alterada e personalizada, conforme será apresentado nos próximos capítulos.

•

Barras de Rolagem - Em modos de exibição que associam mais de um elemento na tela, tais como o Gráfico de Gantt (reúne uma tabela e um gráfico), a barra de rolagem horizontal se divide em 2 barras, uma para a tabela e outra para o gráfico, além de conter uma barra vertical para que se possa navegar nas linhas do projeto. Dica - Caso deseje alterar de maneira permanente a área de trabalho padrão acesse Ferramentas - Opções - Exibir e escolha outro modo de Exibição Padrão.

Operações Básicas do Microsoft Ofﬁce Project Todas as operações básicas do Microsoft Office Project são realizadas exatamente da mesma forma que os outros produtos da família Microsoft Office na versão 2003. O Microsoft Office Project 2007 ainda não dispõe das novas configurações de menu do Office 2007 através do uso das fitas (ribbon) no lugar dos menus tradicionais. O acesso a essas operações pode ser realizado de duas formas: através do menu Arquivo ou através da barra de ferramentas.

Figura 6.1 - Menu Arquivo

Figura 6.2 - Barra de Ferramentas Padrão

16 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

6.1 Abrindo um Projeto Existente Para abrir um projeto, 1. clique em

ou acesse o menu Arquivo - Abrir;

Figura 6.3 - Abrir arquivo

2. na parte esquerda do quadro, clique no atalho para o diretório onde o arquivo está ou selecione a pasta onde se encontra o arquivo; 3. clique no arquivo do projeto que será aberto e pressione Abrir. Dica - Caso seja necessário abrir um arquivo de outro formato, escolha o tipo do arquivo na caixa acima do botão Abrir onde por padrão está escrito Arquivos do Microsoft Project.

6.2 Salvando um Projeto Para salvar um projeto, 1. clique em

ou acesse o menu Arquivo - Salvar;

Operações Básicas do Microsoft Ofﬁce Project

Figura 6.4 - Salvar arquivo

2. digite o nome do projeto (até 256 caracteres); 3. escolha a pasta onde seu projeto será arquivado; 4. pressione Salvar. Para salvar um projeto que servirá como modelo para outros projetos, escolha Modelo no campo Salvar como tipo. No quadro Salvar como modelo, escolha se deseja eliminar, ou não, os valores de linha de base existentes, as taxas de recursos ou os custos fixos.

Figura 6.5 - Opções da caixa Salvar como modelo

18 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Para proteger o projeto com senha, clique em Ferramentas - Opções Gerais na tela Salvar Arquivo.

Figura 6.6 - Destaque da tela Salvar com a opção Ferramentas – Opções Gerais destacada

Existem dois tipos de senha: •

Senha de proteção - Utilizada para assegurar que pessoas não autorizadas tenham acesso ao projeto. Somente o usuário que tem a senha de proteção pode acessar o projeto, sem ter como processar alterações nele.

•

Senha de gravação - Utilizada para evitar que pessoas não autorizadas possam fazer gravações do projeto. O usuário que tem a senha de gravação pode acessar e gravar o projeto. Dica - Se a senha de proteção for igual à senha de gravação, ao digitá-la o usuário terá acesso completo ao projeto.

Figura 6.7 - Opções de gravação e proteção de arquivo

Existe uma série de opções relativas ao processo de gravação dos arquivos do projeto: 1. acesse o menu Ferramentas - Opções; 2. acesse a guia Salvar; 3. determine o formato padrão no qual os arquivos serão salvos no campo Salvar Arquivo do Microsoft Office Project como;

Operações Básicas do Microsoft Ofﬁce Project

Figura 6.8 - Tela Opções - Salvar

4. na região Locais dos arquivos, selecione o tipo de arquivo cujo diretório se deseja modificar e clique em Modificar; 5. escolha o novo caminho padrão de gravação e clique em OK; 6. determine se o Microsoft Office Project salvará automaticamente o arquivo no campo Auto-salvamento (ver próxima seção); 7. clique em OK novamente para fechar a caixa Opções. Importante - O Microsoft Office Project 2007 não é diretamente compatível com as versões anteriores. Para poder abrir um projeto da versão 2007 nas versões anteriores é necessário que o arquivo seja salvo com um formato Microsoft Project 2000/2003. Lembre-se de que todos os novos campos não serão visíveis no Project 2003, apesar de não serem perdidos no caminho de volta para o Project 2007.

20 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

6.3 Auto-salvamento O Microsoft Office Project 2007 também permite que se possa salvar automaticamente um arquivo de projeto em intervalos predefinidos. Essa opção pode ser configurada para salvar somente o projeto ativo ou salvar todos os arquivos de projeto abertos, bem como pode configurar se existirá algum tipo de confirmação antes do Auto-salvamento. Para configurar as opções de Auto-salvamento, 1. acesse o menu Ferramentas - Opções; 2. acesse a guia Salvar; 3. na região Auto-salvamento, selecione a caixa Salvar a cada e escolha o tempo entre os salvamentos;

Figura 6.9 - Tela Opções - Salvar com destaque para o AutoSalvamento

4. determine se essa regra de salvamento valerá apenas para o projeto ativo ou para todos os arquivos de projetos abertos; 5. selecione a caixa Confirmar antes de salvar se desejar receber uma confirmação antes de cada Autosalvamento; 6. clique em OK.

6.4 Excluindo um Projeto Para excluir um projeto, 1. acesse o menu Arquivo - Fechar para se assegurar de que o arquivo a ser excluído não está na memória do computador; 2. clique em

ou acesse o menu Arquivo - Abrir;

3. clique no nome do arquivo a ser excluído com o botão direito do mouse e escolha Excluir ou clique no nome do arquivo e aperte a tecla Delete no teclado;

Operações Básicas do Microsoft Ofﬁce Project

Figura 6.10 - Excluindo um projeto

4. confirme a exclusão clicando em Sim. Ao excluir um arquivo, o Windows coloca-o em uma área conhecida como Lixeira (Recycle Bin) na área de trabalho do Windows.

Figura 6.11 - Lixeira do Windows

Dica - O usuário pode excluir um arquivo sem passar pela lixeira ao manter pressionada a tecla Shift enquanto pressiona a tecla Delete no passo 3 anteriormente mencionado.

22 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Para recuperar o arquivo enviado para a Lixeira, 1. abra a Lixeira clicando sobre o ícone da Lixeira; 2. selecione o arquivo a ser recuperado; 3. clique no arquivo com o botão direito e selecione Restaurar (Restore).

Figura 6.12 - Recuperando o arquivo teste enviado indevidamente para a Lixeira

6.5 Desfazendo Ações (Undo) no Microsoft Ofﬁce Project Uma das mais esperadas e desejadas novidades do Microsoft Office Project 2007 são os vários níveis de desfazer. Até a versão 2003, a Microsoft apenas permitia desfazer a última ação. Agora o usuário pode desfazer e refazer até as últimas 99 ações realizadas.

Figura 6.13 - Barra de ferramentas Padrão com destaque para o comando Desfazer

Operações Básicas do Microsoft Ofﬁce Project

Para desfazer ou refazer o último comando realizado, clique em

Para desfazer e refazer várias ações, clique repetidamente nos botões

na barra de ferramentas. e

É muito importante ressaltar que algumas operações não podem ser desfeitas. São elas: •

Salvar o projeto

•

Publicar o projeto no Project Server (quando utilizando a solução EPM)

•

Fechar o único projeto aberto

•

Fazer alterações no Organizador, incluindo renomear, excluir, copiar ou mover elementos do Project

•

Fechar um de muitos projetos abertos quando o projeto que está sendo fechado tiver vínculos entre projetos com outro projeto aberto

•

Alterar propriedades do campo personalizado, incluindo renomear, excluir, criar, copiar e alterar vínculos a listas relacionadas ou outros dados

•

Abrir um projeto da empresa

•

Adicionar recursos do Project Server (quando utilizando a solução EPM)

•

Inserir outro projeto do Project Server em seu projeto (quando utilizando a solução EPM)

Ao realizar qualquer das ações anteriores, a lista de ações possíveis para o comando desfazer será integralmente apagada. Para determinar ou alterar a quantidade de comandos desfazer: 1. acesse o menu Ferramentas - Opções; 2. clique na guia Geral; 3. insira o número de ações desfazer na caixa Desfazer níveis (o limite é de 99 ações).

24 Microsoft OfďŹ ce Project 2007 Standard & Professional

Figura 6.14 - Barra de ferramentas PadrĂŁo com destaque para o comando Desfazer

Algumas partes do livro foram intencionalmente removidas.

Conﬁgurando e Entendendo o Mecanismo de Cálculo e Acompanhamento do Microsoft Ofﬁce Project 2007 Conforme visto no primeiro livro desta série, o acompanhamento do projeto acontece paralelamente ao seu planejamento e execução. Ele tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção da anormalidade, comparando o status atual do projeto com o status previsto pelo planejamento e tomando ações corretivas em caso de desvio. O mecanismo básico de acompanhamento e controle do Microsoft Office Project consiste na entrada de informações reais de início, término, duração real e restante. No caso dos custos e da alocação do trabalho nos recursos, é possível que o usuário escolha se deseja inserir os dados manualmente ou se o Microsoft Office Project fará os cálculos, retornando o valor e o trabalho proporcionais aos dados de prazo inseridos, a partir da suposição de um comportamento linear. Antes de iniciar qualquer acompanhamento, é preciso que o ambiente de cálculos seja personalizado. Para personalizar os cálculos do projeto, 1. acesse o menu Ferramentas - Opções; 2. escolha a guia Cálculo;

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168 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 1.1 - Tela Opções com a guia Cálculo evidenciada com as opções de cálculos para o projeto

3. determine se o cálculo será efetuado manual ou automaticamente e se também será realizado para todos os projetos ou somente para os projetos abertos nas Opções de Cálculo do Microsoft Office Project; 4. clique em OK. Dica - O cálculo automático somente deve ser desativado em projetos com grande número de atividades, relacionamentos e recursos, para que a performance não seja comprometida. Em todos os outros casos, a opção de cálculo automática deve ser mantida.

Para determinar as opções de cálculos do projeto com relação à data de status, 1. acesse o menu Ferramentas - Opções; 2. escolha a guia Cálculo e localize a área Opções de cálculo;

Conﬁgurando e Entendendo o Mecanismo de Cálculo e Acompanhamento...

169

Figura 1.2 - Opções de cálculo para o projeto na guia Cálculo

3. escolha a opção A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso se desejar que o programa calcule automaticamente a quantidade de recursos já consumidos na atividade (se a atividade estiver com 50%, isso implicará que 50% dos recursos já foram consumidos); 4. selecione Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status para mover as partes concluídas das tarefas que foram agendadas para se iniciarem após a data de status (definida em Projeto - Informações sobre o projeto) para que sejam movidas para antes da data de status.

Figura 1.3 - Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status selecionado

5. ao selecionar Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status, pode-se definir que as partes que ainda serão executadas sejam movidas também para antes da data de status selecionando E mover o início das partes restantes para antes da data de status. Caso contrário, será criada uma interrupção na atividade, onde as partes concluídas ficam até a data de status, e as partes restantes, após a data de status,

Figura 24.4 - E mover o início das partes restantes para antes da data de status selecionado juntamente com Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status selecionado

6. no caso contrário, ou seja, quando uma atividade que deveria ter sido executada antes da data de status não tiver sido, a opção Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para

170 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional depois da data de status permite que a parte restante da tarefa avance para se iniciar na data de status.

Figura 24.5 - Mover o início das partes restantes anteriores à data de status selecionado

7. ao selecionar Mover o início das partes restantes anteriores à data de status, pode-se definir que as partes já executadas sejam movidas também para a data de status selecionando E mover o final das partes concluídas para depois da data de status. Caso contrário, será criada uma interrupção na atividade, onde as partes concluídas ficam até a data de status, e as restantes, após a data de status;

Figura 24.6 - E mover o final das partes concluídas para depois da data de status selecionado juntamente com Mover o início das partes restantes anteriores à data de status selecionado.

8. determine, na opção As modificações feitas na % do total concluído de uma tarefa se estenderão à data de status, que deseja distribuir as alterações na porcentagem de conclusão total uniformemente pela agenda até a data de status do projeto, ou até a data atual, se você não tiver especificado uma data de status do projeto; 9. determine na opção Os projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo que os projetos inseridos serão tratados como tarefas de resumo do projeto onde são inseridos, em vez de projetos separados para fins de cálculos de prazos (se o projeto inserido tiver tarefas críticas para a sua própria data de término, mas não estiver no caminho crítico do projeto-mestre, essas tarefas não serão críticas para o projeto-mestre); 10. escolha a opção O Microsoft Office Project sempre calcula os custos reais se desejar que o Project calcule automaticamente o custo real de cada atividade com base no consumo linear dos recursos da tarefa; 11. determine, na opção Acumulação do custo fixo, qual será a forma de pagamento dos custos fixos inseridos nas tarefas ou nos recursos (rateado, início e término); 12. clique em OK para efetivar suas configurações.

Deﬁnindo, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto Para se obter o melhor resultado possível durante a execução do projeto, deve-se criar um plano de linha de base (baseline) representando o que foi planejado para o projeto. Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto. Assim, ao acompanhar o progresso real no Microsoft Office Project, pode-se utilizar a linha de base para comparar o plano original do projeto com o verdadeiro andamento desse mesmo projeto. Com o acompanhamento, podem ser determinadas as atividades iniciadas antes ou depois do planejamento, as que ultrapassaram o orçamento original, as que demoraram mais tempo do que o previsto e assim por diante. A linha de base salva as seguintes informações sobre um projeto: •

datas de início e de término;

•

durações;

•

trabalho dos recursos e das tarefas;

•

custos dos recursos e das tarefas;

•

tarefas divididas;

•

trabalho dividido em fases;

•

custos divididos em fases.

2.1 Deﬁnindo a Linha de Base Para salvar a linha de base, 1. alterne a exibição do projeto para o modo de exibição Gantt de Controle para que a linha de base do projeto possa ser automaticamente exibida; 2. acesse o menu Ferramentas - Controle - Definir linha de base;

171

172 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 2.1 - Menu Ferramentas-Controle com destaque para a opção Definir linha de base

3. no formulário Definir linha de base, escolha Definir linha de base; 4. determine qual linha de base será gravada; Dica - O Microsoft Office Project permite definir até 11 linhas de base no plano de um projeto e acumular dados de linha de base atualizados para as tarefas de resumo.

Deﬁnindo, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto

173

Figura 2.2 - Tela Definir Linha de Base

5. defina se a gravação da linha de base será para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas; 6. caso seja selecionada a opção Tarefas selecionadas, determine a forma como os valores da linha de base serão somados e acumulados nas tarefas de resumo do projeto;

Figura 2.3 - Tela Definir linha de base com destaque para as opções de agregação da linha de base

7. clique em OK.

174 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Dica - O Microsoft Office Project exibe, ao lado do nome da linha de base na tela Definir Linha de Base, a data e a hora da última gravação da linha de base para fins de referência.

Figura 2.4 - Tela Salvar linha de base com destaque para a data e a hora da última gravação

Observa-se uma barra estática sobre cada atividade no modo de exibição Gantt de controle. Essa barra é a linha de base (baseline).

Figura 2.5 - Linha de base exibida através do modo de exibição Gantt de controle

Quando salva uma linha de base, o Microsoft Office Project salva os dados dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivo separado. Dica - Como foi apresentado no capítulo sobre modos de exibição, existe um modo de exibição denominado Gantt com várias linhas de base, que mostra barras de tarefas de diversas cores para as três primeiras linhas de base (Linha de base, Linha de base 1 e Linha de base 2) nas tarefas de resumo e suas tarefas na parte de gráfico desse modo de exibição.

Deﬁnindo, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto

175

Figura 2.6 - Gantt com várias linhas de base

2.2 Copiando Linhas de Base É possível copiar todos os dados de uma linha de base para outra linha de base. Para copiar os dados, 1. acesse o menu Ferramentas - Controle - Definir linha de base; 2. clique na opção Salvar Plano Provisório; 3. na opção Copiar, clique no nome da linha de base cujos valores deseja copiar; 4. na caixa Em, clique no nome da linha de base para a qual deseja transferir os valores; 5. clique em Projeto inteiro ou Tarefas selecionadas para copiar a parte desejada dos valores de linha de base.

Figura 2.7 - Copiando o conteúdo de uma linha de base para outra (nesse exemplo, da linha de base 2 para a linha de base 10)

176 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

2.3 Limpando a Linha de Base Caso seja necessário, a linha de base também pode ser apagada. Para apagar uma linha de base, 1. acesse o menu Ferramentas - Controle - Limpar linha de base;

Figura 2.8 - Tela Limpar linha de base

1. na tela Limpar linha de base, selecione a opção Limpar plano de linha de base; 2. escolha a linha de base que será apagada; 3. escolha se a limpeza será para todo o projeto ou para Tarefas selecionadas; 4. clique em OK.

Gravando e Limpando Planos Provisórios Plano provisório é um conjunto de datas de início e de término de tarefas que pode ser salvo em determinados estágios do projeto, possibilitando que se compare um plano provisório com o plano de linha de base ou com o plano atual, de modo a monitorar o andamento ou o adiamento do projeto. O Microsoft Office Project permite que se salvem até dez conjuntos de datas de início/término (planos provisórios). Uma linha de base difere do conjunto de estimativas originais sobre datas de início e de término, durações, trabalho e custos que são salvas depois de concluir e ajustar o plano do projeto, mas antes de o projeto se iniciar, sendo o principal ponto de referência com base no qual se avaliam as alterações efetuadas nele. Além disso, ela salva perto de vinte informações, incluindo informações divididas em fases e totais referentes a tarefas, recursos e atribuições. Já um plano provisório é um conjunto de dados atuais sobre o projeto que são salvos após ele ser iniciado, de modo a comparar com a linha de base para avaliar o seu andamento. O plano provisório salva apenas duas informações relacionadas diretamente ao gerenciamento de tempo no projeto: as datas de início e de término atuais das tarefas. Os dados dos planos provisórios são armazenados nos campos início-término (1 a 10) do projeto. Para gravar um plano provisório, 1. siga os passos para a criação da linha de base, mencionados anteriormente; 2. ao abrir o formulário Ferramentas - Controle - Definir linha de base, escolha Salvar plano provisório; 3. no campo Copiar, determine qual o par início-término que será gravado como plano provisório;

177

178 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 3.1 - Salvando um plano provisório (neste exemplo, do início/término para o início1/término1)

4. defina se a gravação da linha de base será para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas; 5. caso seja selecionada a opção Tarefas selecionadas, determine a forma como os valores da linha de base serão somados e acumulados nas tarefas de resumo do projeto; 6. no campo Em, determine o par início-término que armazenará os dados do campo Copiar; 7. clique OK. Caso seja necessário, os planos provisórios também podem ser apagados. Para apagar um plano provisório, siga os mesmos passos utilizados para limpar a linha de base.

Acompanhando o Progresso das Atividades É importante verificar se as atividades estão se iniciando e terminando pontualmente, bem como se elas estão dentro da quantidade de trabalho prevista na linha de base. As atividades que se iniciam ou terminam com atraso podem desviar um projeto inteiro do cronograma, atrasando as datas de início e término de atividades relacionadas. Por outro lado, as atividades que se iniciam ou terminam antecipadamente podem liberar recursos para apoiar o trabalho em outras atividades que estão atrasadas. Com relação ao trabalho, atividades que necessitam de mais trabalho que o previsto, na maioria das vezes, estouram os orçamentos, comprometendo a saúde financeira do projeto. Já atividades que se concluem com menos trabalho liberam recursos financeiros para serem aplicados em outras atividades, de modo a manter inalterado o custo final do projeto. No entanto, é importante verificar a disponibilidade dos recursos atribuídos às atividades que podem se iniciar antecipadamente, pois os recursos podem estar atribuídos a outras atividades nesse período. O acompanhamento do projeto é realizado individualmente, ou por um grupo de atividades em carga de trabalho, e os custos são distribuídos à medida que o projeto está sendo acompanhado e controlado. Para facilitar o acompanhamento de projetos, o Microsoft Office Project tem uma barra de ferramentas especialmente desenvolvida para esse fim. Para exibir a barra de ferramentas Controle, 1. clique com o botão direito do mouse sobre qualquer ferramenta disponível; 2. escolha Controle na caixa de seleção apresentada.

Figura 4.1 - Barra de ferramentas de controle

179

180 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Esta barra de ferramentas possibilita a análise estatística do projeto, a atualização e o deslocamento de um conjunto de atividades, o controle de linhas de andamento, os percentuais de execução de atividades e a atualização, bem como o acompanhamento de projetos em rede. O Microsoft Office Project permite diversas formas de acompanhamento, sejam elas atividade por atividade ou mecanismos de atualização de grupo. As principais formas são: 1. percentual de conclusão; 2. formulário de acompanhamento; 3. tabela de acompanhamento; 4. atualização do projeto.

4.1 Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Percentual de Conclusão Utilize as ferramentas de percentual para atualizar, de maneira rápida e objetiva, as atividades que estão sendo executadas. É a forma mais rápida e menos precisa de acompanhamento. Para inserir um percentual concluído em uma atividade, •

exiba a barra de ferramentas Controle, clicando com o botão direito do mouse sobre qualquer ferramenta;

•

exiba o modo de exibição Gantt de Controle através da Barra de modos;

•

se necessário, defina a linha de base, como visto;

•

selecione a atividade ou o conjunto de atividades que serão atualizadas através do percentual de conclusão;

•

escolha 0%, 25%, 50%, 75% e 100% para o status de conclusão do projeto. Importante - Por padrão, todos os custos e trabalhos realizados são atribuídos para a atividade na proporção do percentual concluído determinado. Caso deseje entrar com valores de custos e trabalho reais, acesse o menu Ferramentas-Opções e escolha a guia Cálculo. Desabilite a opção A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso para inserir manualmente o trabalho real e desabilite a opção O Microsoft Office Project sempre calcula os custos reais para inserir os custos reais das atividades do projeto.

4.2 Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Formulário de Acompanhamento O formulário de acompanhamento do projeto é um formulário que contém todas as informações relativas ao controle de uma atividade. Para acompanhar o projeto utilizando o Formulário de Acompanhamento, atividade por atividade, 1. exiba a barra de ferramentas Controle através do clique com o botão direito do mouse sobre qualquer ferramenta visível, caso a barra de ferramentas Controle esteja não visível; 2. exiba o modo de exibição Gantt de Controle através da Barra de modos;

Acompanhando o Progresso das Atividades

181

3. se necessário, defina a linha de base, como visto; 4. selecione a atividade que será atualizada; 5. acesse o menu Ferramentas - Controle - Atualizar atividades ou clique em

;

Figura 4.2 - Formulário Atualizar tarefas

6. no campo Real, digite as datas nas caixas Início e Término reais do projeto; Dica - Observe que, na tela Atualizar Tarefas, o usuário também pode inserir o percentual completo, a duração já realizada e a duração a realizar.

7. clique em OK. Dica - Quando o Microsoft Office Project exibe no campo término a sigla ND, isso significa que o término real da atividade ainda não está disponível. Importante - A inserção de uma data real de início ou término para uma tarefa altera a data agendada correspondente a essa atividade. As datas da linha de base, entretanto, não são afetadas pelas alterações que se fazem nas datas reais ou agendadas.

4.3 Acompanhamento Atividade por Atividade Através da Tabela de Controle A tabela Controle é a forma mais usual de se acompanhar um conjunto de atividades, uma vez que uma planilha de entrada de dados de controle é utilizada para fazer entrarem todas as informações relativas ao andamento das atividades. Para acompanhar o projeto, utilizando a tabela de Controle, 1. exiba o modo de exibição Gantt de Controle através da Barra de modos; 2. exiba a tabela de Controle, clicando no menu Exibir - Tabela - Controle; 3. se necessário, defina a linha de base, como visto; 4. preencha os campos da tabela conforme os dados reais do projeto para cada linha de atividade.

182 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 4.3 - Tabela Controle de um projeto com os campos relativos a prazos e custos reais exibidos

Importante - O campo Custo real fica sempre bloqueado quando a opção Microsoft Office Project sempre calcula os custos reais fica ativada no menu Ferramentas-Opções na guia Cálculo. Importante - O trabalho real estará intimamente ligado ao percentual concluído se a opção A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso, disponível no menu Ferramentas - Opções - Cálculo, estiver ativada, ou seja, ao colocar 50% concluída uma atividade, o Microsoft Office Project colocará imediatamente a metade de todo o trabalho necessário como já realizado e vice-versa. Se essa opção for desativada, os valores de percentual concluído de trabalho ficam completamente independentes.

4.4 Acompanhamento Simultâneo de um Conjunto de Atividades Se várias atividades foram iniciadas e concluídas pontualmente ou se atividades precisam ser reagendadas em conjunto, podem-se definir as informações reais de início e término de todas essas atividades ao mesmo tempo. Essa é uma opção bastante útil no acompanhamento de projetos com um elevado número de atividades. Para atualizar um conjunto de atividades como concluído, 1. selecione as atividades que foram iniciadas e concluídas pontualmente e serão atualizadas em conjunto; 2. acesse o menu Ferramentas - Controle - Atualizar projeto;

Acompanhando o Progresso das Atividades

183

Figura 4.4 - Formulário Atualizar projeto com destaque para a atualização do trabalho

3. digite a data de atualização dos trabalhos; 4. escolha se a atualização somente será permitida integralmente ou se percentuais intermediários serão permitidos (entre 0 e 100%); 5. determine, no campo Para, se todo o projeto será atualizado ou se apenas as atividades selecionadas serão atualizadas; 6. pressione OK. Dica - A ferramenta Atualizar como agendado permite atualizar rapidamente as atividades selecionadas até a data atual como executadas dentro do previsto.

Para reagendar atividades que não foram realizadas no período previsto e precisam ser reprogramadas, 1. selecione as atividades que estão atrasadas com relação à data atual do projeto; 2. acesse o menu Ferramentas - Controle - Atualizar projeto;

Figura 4.5 - Formulário Atualizar projeto com destaque para o reagendamento de trabalhos

3. selecione Reagendar trabalho não concluído para iniciar após e determine a nova data de início para as atividades atrasadas;

184 Microsoft OfďŹ ce Project 2007 Standard & Professional 4. determine, no campo Para, se todo o projeto serĂĄ reagendado ou se apenas as atividades selecionadas serĂŁo reagendadas; 5. pressione OK. Dica - A ferramenta Reagendar trabalho a data atual.

permite reagendar rapidamente as atividades selecionadas para

Linhas de Andamento

O Microsoft Office Project permite exibir linhas de andamento no Gráfico de Gantt. Para uma determinada data de avaliação, o programa desenha uma linha conectando tarefas em andamento, criando, assim, no Gráfico de Gantt, pontas direcionadas para a esquerda toda vez que o trabalho estiver atrasado. A distância da ponta até a linha vertical indica o quanto a tarefa está diferente da data agendada. Podem-se exibir várias linhas de andamento para datas diferentes no seu projeto. Para exibir uma linha de andamento na data atual ou de status no Gráfico de Gantt, 1. clique em Gráfico de Gantt na Barra de modos; 2. acesse o menu Ferramentas - Controle - Linhas de andamento; 3. clique na guia Datas e intervalos;

Figura 5.1 - Definindo linhas de andamento do projeto

185

186 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional 4. marque a caixa de seleção Sempre exibir a linha de andamento atual; 5. para exibir o andamento em relação à data de status do projeto, clique em Na data de status do projeto; 6. para exibir o andamento em relação à data atual, clique em Na data atual; 7. clique em OK.

Figura 5.2 - As linhas de controle aplicadas no Gráfico de Gantt, mostrando atividades que estão atrasadas e atividades já concluídas

Dica - Para determinar a data atual e a data de status do projeto, acesse o menu Projeto - Informações sobre o projeto e digite a data de status e a data atual (por padrão, é baseada na data do sistema operacional). Importante - Se, ao exibir o andamento em relação à data de status do projeto, ela ainda não tiver sido definida, o Microsoft Office Project abrirá uma tela informando que a Data de Status não foi definida.

O Microsoft Office Project também pode mostrar o andamento em relação a um plano previsto. Em Exibir linhas de andamento em relação a, clique em Plano da linha de base.

Linhas de Andamento

187

Figura 5.3 - Opções de exibição das linhas de andamento

Importante - O plano da linha de base a ser exibido será sempre o primeiro plano da linha de base (sem numeração). Para exibir uma linha de andamento em relação à linha de base 3, por exemplo, copie primeiramente a linha de base 3 na linha de base principal através do menu Ferramentas - Controle - Salvar linha de base.

Para configurar o estilo da linha de andamento, 1. selecione a guia Estilo da linha no formulário de Linhas de andamento; 2. formate o tipo de linha, a cor, a forma e a cor do ponto de andamento, bem como se datas serão exibidas para as linhas de andamento; 3. clique em OK.

Figura 5.4 - Formatando os estilos de linhas de acompanhamento

188 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Para exibir linhas de andamento em intervalos regulares (periódicos), 1. clique em Gráfico de Gantt na Barra de modos; 2. acesse o menu Ferramentas - Controle - Linhas de andamento; 3. clique na guia Datas e intervalos; 4. marque a caixa de seleção Exibir linhas de andamento em intervalos recorrentes; 5. clique em Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente para especificar o intervalo de tempo para exibir as linhas de andamento. A opção escolhida exibirá suas opções de configuração; 6. escolha as opções de agendamento para as linhas de andamento de acordo com o intervalo recorrente escolhido; 7. clique em OK.

Figura 5.5 - Inserindo linhas de andamento recorrentes semanais, às segundas-feiras e às sextas-feiras

Importante - Ao exibir um grande número de linhas de andamento, o Microsoft Office Project poderá precisar de um longo tempo para calculá-las e desenhá-las. Para acelerar a exibição das linhas de andamento, opte por um período de tempo recorrente mais longo.

Comparando Versões do Projeto Uma das principais novidades do Microsoft Office Project 2007 é o utilitário de comparação de versões. Ele permite a verificação das diferenças entre a versão atual e uma versão anterior do mesmo projeto em um relatório detalhado. Para comparar duas versões do projeto, 1. abra os dois projetos a serem comparados; 2. acesse o menu Exibir – Barra de Ferramentas – Comparar Versões do projeto;

Figura 6.1 - Menu Exibir – Barra de Ferramentas – Comparar versões do projeto

189

190 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional 3. a barra de ferramentas Comparar versões do projeto será exibida;

Figura 6.2 - Barra de Ferramentas Comparar versões do projeto

4. clique no botão

para abrir a janela Comparar versões do projeto;

5. escolha qual projeto será a versão 1 e qual será a versão 2 nos respectivos campos;

Figura 6.3 - Janela Comparar versões do projeto com destaque para a escolha das 2 versões do projeto

6. escolha quais dados serão comparados na Tabela de tarefas e na Tabela de recursos;

Comparando Versões do Projeto

191

Figura 6.4 - Janela Comparar versões do projeto com destaque para a escolha da Tabela de tarefa em que se deseja estabelecer a comparação entre os projetos

7. clique em OK para realizar a comparação; 8. aguarde o término do processamento; 9. a tela de conclusão é apresentada, informando que o relatório foi gerado e questionando se a legenda deve ser exibida;

Figura 6.5 - Tela de conclusão da comparação de versões

192 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional 10. clique sim para exibir a agenda ou não para acessar diretamente o relatório.

Figura 6.6 - Legenda explicativa da comparação de versões

Ao concluir a análise, o Microsoft Office Project 2007 cria um novo arquivo de projeto que contém o relatório com as comparações solicitadas. Importante – O arquivo do relatório gerado não é um cronograma consolidado das duas versões. O relatório serve apenas como uma referência de comparação dos dados, e não um projeto.

Para evidenciar como o relatório de comparação de versão funciona, observe nas figuras 6.7, 6.8 e 6.9 dois projetos a serem comparados.

Figura 6.7 - Exemplo de versão 1 para o Projeto X

Comparando Versões do Projeto

193

Figura 6.8 - Exemplo de versão 2 para o Projeto X

Figura 6.9 - Relatório de comparação de versões com todas as alterações, evidenciando atividades inseridas, excluídas e alterações no prazo, uma vez que a tabela de comparação foi a tabela de entrada

Para exibir dados específicos e filtrar as diferenças entre as versões, utilize a barra de ferramentas Comparar versões do projeto, selecionando a opção de exibição no campo Mostrar todas as diferenças.

Figura 6.10 - Barra de ferramentas apresentando os filtros de exibição das diferenças entre as versões

Ao exibir o relatório de comparação, o Microsoft Office Project mostra as colunas de dados das duas versões, bem como as diferenças. Para determinar quais colunas serão exibidas, utilize a barra de ferramentas Comparar versões do projeto, selecionando a opção de exibição no campo Mostrar colunas de dados/diferenças.

Figura 6.11 - Barra de ferramentas apresentando os filtros de exibição de colunas

Algumas partes do livro foram intencionalmente removidas.

Parte VI

Múltiplos Projetos, Pool de Recursos e Gerenciamento à Distância

Múltiplos Projetos

Diversos projetos têm uma complexidade e dimensão que, na maioria das vezes, inviabiliza seu controle e gerenciamento por parte dos envolvidos. Eles necessitam, portanto, ser subdivididos em partes menores, de fácil controle e acompanhamento. Os múltiplos projetos são utilizados em diversas situações, a saber: •

um único coordenador precisa analisar globalmente vários projetos diferentes;

•

o gerente de projeto precisa trabalhar com vários projetos de lideranças diferentes, e há necessidade de consolidá-los;

•

o projeto tem predecessores e sucessores externos.

É possível inserir vários projetos (subprojetos ou projetos inseridos) em um projeto-mestre (ou arquivo consolidado). Ao trabalhar em vários projetos, pode ser útil combinar esses arquivos de subprojeto separados em outro arquivo de projeto mestre para facilitar a organização, a exibição e o trabalho dos dados do projeto. Se precisar consolidar arquivos somente para criar um relatório ou imprimir um modo de exibição de informações combinadas do projeto, é possível que eles sejam consolidados temporariamente em um modo de exibição. De modo geral, esses arquivos são denominados projeto-mestre e subprojeto, porque os subprojetos normalmente estão subordinados aos projetos mestres nos quais são inseridos ou consolidados. No entanto, é possível também adicionar um projeto não relacionado a outro arquivo de projeto, e essa é a razão pela qual às vezes eles são chamados de projetos inseridos ou arquivos consolidados.

1.1 Estratégias para Organizar um Projeto-Mestre e Arquivos de Subprojetos Ao dividir um arquivo de projeto existente em um projeto-mestre e subprojetos, deve-se sempre considerar a sua reorganização em grupos lógicos da seguinte maneira:

269

270 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Tarefas de fases separadas de um projeto - Em projetos muito grandes ou complexos, o uso de subprojetos separados para cada fase poderá ajudar o usuário a ver os detalhes do projeto. É possível exibir o caminho crítico de cada fase, pois ele se encontra em um arquivo separado, enquanto, no projeto-mestre, é possível ver vários caminhos críticos, um para cada fase. Outro benefício é vincular atividades de diferentes subprojetos como se faria com as atividades de um único projeto. Porém, talvez seja mais fácil separar em subprojetos as fases em que há menos dependências com atividades de outras fases. Tarefas que ocorrem em períodos de tempo semelhantes - A organização das atividades em subprojetos será útil quando houver intervalos significativos de tempo entre trabalhos de um projeto contínuo. Usando subprojetos, é possível eliminar os arquivos de projeto referentes aos períodos de trabalho já concluídos. Responsabilidades de diferentes gerentes de projeto - Se os projetos são supervisionados por diferentes gerentes de projeto, que estejam trabalhando em partes de um projeto maior ou em um programa com vários projetos que estejam ocorrendo simultaneamente, atribua a cada gerente um subprojeto separado. Dessa maneira, é possível observar o andamento global do programa e como os projetos ou atividades desses gerentes se encaixam nele, oferecendo, ao mesmo tempo, liberdade para que eles trabalhem em seus subprojetos. Conjuntos de tarefas interdependentes - É possível separar as atividades inter-relacionadas das nãorelacionadas e agrupar cada conjunto em seu próprio subprojeto, mantendo as fases muito interdependentes no mesmo subprojeto. Agendamento de etapas - Se o gerente do projeto desejar gerenciar seus projetos inserindo etapas importantes, é possível criar um subprojeto para as atividades relacionadas a cada etapa. Como subprojetos, será fácil acumulá-las em um nível superior sem precisar criar uma atividade de resumo para cada etapa, como se faria normalmente em um único arquivo. Por local de trabalho - Se o trabalho envolvido no projeto for realizado em locais diferentes, talvez seja conveniente agendar as atividades de cada local em um subprojeto separado. Esse método torna mais fácil ver exatamente onde o trabalho está sendo realizado a qualquer momento e fornece a cada gerente mais controle sobre o trabalho executado em seus locais. Recursos relacionados - Separe as atividades em subprojetos por grupos de recursos relacionados de modo que esses recursos possam gerenciar suas próprias atividades, enquanto o gerente do projeto supervisiona o seu status global no nível do projeto. Recursos atribuídos a tarefas repetitivas - Se a lista de atividades do projeto contiver atividades recorrentes que façam parte de um processo interno, fará mais sentido permitir que esses grupos agendem seu próprio tempo e sejam responsáveis somente pelos itens para deliberação ou pelas etapas. Recursos atribuídos somente a uma fase do projeto - Quando pequenos grupos de recursos estiverem atribuídos a somente parte do projeto ou interessados nela, é possível colocá-los em um subprojeto. Isso refletirá com maior precisão a noção dessas pessoas sobre a duração do projeto, pois abrangerá a extensão de seu envolvimento. Essa técnica também mantém a lista de recursos do projeto-mestre limitada àqueles que estarão envolvidos no projeto inteiro, o que poderá ser uma abordagem mais realista ao registrar informações sobre os recursos. Orçamentos diferentes - Se a cobrança for efetuada com base em diferentes orçamentos internos, talvez seja mais fácil exibir os orçamentos totais se as atividades referentes a cada orçamento estiverem em subprojetos separados. É possível, ainda, exibir os custos totais do projeto no projeto-mestre, mas a exibição e o registro dos orçamentos totais dos subprojetos lhe darão maior flexibilidade.

Múltiplos Projetos

271

1.2 Inserindo e Excluindo um Subprojeto Individual em um Projeto Existente O projeto inserido em outro projeto é sempre exibido como uma atividade de resumo do projeto principal, que pode conter um ou mais projetos inseridos. Para inserir um projeto em outro, 1. abra o projeto que funcionará como projeto principal (mestre); 2. na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt; 3. clique na linha imediatamente inferior à linha em que deseja inserir o projeto; Dica - Um projeto pode ser inserido em qualquer nível da estrutura de tópicos.

4. acesse o menu Inserir - Projeto para abrir o quadro Inserir projeto;

Figura 1.1 - Inserindo um projeto em outro

272 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional 5. escolha o arquivo de projeto a ser inserido; 6. clique em Inserir.

Figura 1.2 - Projeto Diagnostico.mpp inserido no projeto Novas Fronteiras (observe a marca do Microsoft Office Project no indicador gráfico)

Depois de inserido o projeto, é possível alterar informações de prazos, dependências, recursos e custos. Todas essas alterações realizadas no projeto inserido atualizam automaticamente o arquivo mpp de origem. Caso o arquivo de origem esteja fechado, aparecerá um quadro solicitando uma confirmação de gravação para o arquivo do projeto inserido.

Figura 1.3 - Confirmando a gravação do arquivo de origem de um projeto inserido

Dica - Para exibir as subatividades ocultas de um projeto inserido, clique no sinal subatividades do projeto, clique em .

Para excluir um subprojeto de dentro de outro, 1. selecione a linha do projeto inserido; 2. pressione a tecla Delete; 3. se o quadro Assistente de planejamento aparecer, pressione OK.

. Para ocultar novamente as

Múltiplos Projetos

273

Figura 1.4 - Confirmação de exclusão de atividade de resumo ou de projeto inserido quando ativado o Assistente de planejamento

Importante - A exclusão do subprojeto de dentro do projeto principal não implica exclusão física do arquivo mpp do projeto.

1.3 Consolidando Projetos Uma das melhores maneiras de organizar projetos grandes ou complexos é consolidar projetos. Os projetos consolidados permitem manter o número de tarefas visualizadas e acompanhadas em um nível gerenciável. O projeto consolidado é um arquivo que contém um ou mais arquivos de projeto inseridos (também conhecidos como subprojetos). Os projetos inseridos podem manter os vínculos com os projetos de origem para que quaisquer alterações nos projetos inseridos no arquivo consolidado sejam passadas para o arquivo de origem. Os projetos inseridos podem ser vinculados uns aos outros. Um arquivo consolidado também é chamado de arquivo de projeto-mestre. Para consolidar rapidamente um projeto, 1. abra os projetos que serão consolidados; 2. acesse o menu Janela - Nova janela; 3. pressione e mantenha pressionada a tecla Ctrl, clicando nos projetos que serão consolidados temporariamente;

274 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 1.5 - Subprojetos selecionados através do menu Nova janela

4. clique em OK.

Figura 1.6 - Projeto-mestre ou projeto consolidado

Os projetos serão consolidados em uma única tela, que contém todas as informações sobre os projetos constituintes do consolidado. Observa-se que, no campo Indicador, a imagem é exibida.

Múltiplos Projetos

275

1.4 Estabelecendo Relações de Dependência entre Projetos Diferentes As atividades em projetos diferentes podem apresentar relações de dependência entre si. Ao vincular as atividades, o Microsoft Office Project exibe uma barra externa em cada um dos projetos onde a dependência entre as atividades será apresentada. 1. Consolide os projetos que terão atividades interdependentes, como visto; 2. clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora; 3. arraste o mouse até a barra da atividade sucessora no outro projeto;

Figura 1.7 - Vinculando atividades entre projetos diferentes

4. uma relação término para início é automaticamente criada.

Figura 1.8 - Atividades vinculadas entre projetos diferentes

276 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Ao abrir um projeto que tem atividades predecessoras ou sucessoras externas, observa-se que uma tarefa predecessora externa é adicionada ao projeto que contém a atividade sucessora, e uma atividade sucessora externa é adicionada ao projeto que contém a atividade predecessora (a atividade externa normalmente é exibida na cor cinza).

Figura 1.9 - Atividade externa vinculada a um projeto aberto

Dica - A atividade externa não pode ser editada. Para editar uma atividade externa, dê um clique duplo nessa atividade e acesse seu projeto de origem.

Para excluir um relacionamento entre atividades de projetos diferentes, 1. dê um clique duplo na seta que liga as atividades; 2. no formulário Dependência entre tarefas, selecione Excluir.

Figura 1.10 - Excluindo a dependência entre as atividades em projetos diferentes

1.5 Determinando o Caminho Crítico de um Projeto Consolidado (mestre) O Microsoft Office Project tem a capacidade de calcular e mostrar um único caminho crítico para tarefas através de todos os projetos inseridos. Isso ajuda um gerente de projeto a acompanhar as tarefas importantes através de um grupo de projetos. Para calcular o caminho crítico em um projeto-mestre, 1. acesse o menu Ferramentas - Opções e, em seguida, clique na guia Cálculo;

Múltiplos Projetos

277

2. marque a caixa de seleção Os projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo; 3. clique em OK.

Figura 1.11 - Tela Opções - Cálculo destacando a caixa de seleção Os projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo

Figura 1.12 - Projeto-mestre com a opção Os projetos inseridos serão calculados como tarefas de resumo não selecionada (todo o projeto Diagnóstico é considerado crítico, inclusive a atividade Aprovar o escopo dos trabalhos)

278 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 1.13 - Projeto-mestre com a opção Os projetos inseridos serão calculados como tarefas de resumo selecionada (o projeto Diagnóstico tem todas as atividades críticas, exceto as atividades Aprovar o escopo dos trabalhos e Diagnóstico concluído, uma vez que o caminho crítico é desviado para a atividade Comprar Software do projeto Software)

Compartilhamento de Recursos (Pool) Empresas que têm diversos projetos em andamento simultâneo muitas vezes necessitam compartilhar recursos comuns, denominados recursos compartilhados. Gerenciar esses recursos é útil para controlar, de maneira integrada, as atribuições de vários projetos nos quais as mesmas pessoas, materiais ou equipamentos serão usados.

Figura 2.1 - Pool de recursos sendo utilizado por diversos projetos

2.1 Quando Utilizar um Compartilhamento de Recursos Na atual conjuntura, é raro que as pessoas sejam atribuídas a um projeto do início ao fim sem responsabilidades adicionais externas ao seu escopo. Compartilhar recursos entre os projetos permite maior flexibilidade e controle do gerenciamento de recursos. Se alguma dessas condições existir na sua situação, considere compartilhar recursos:

279

280 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Projetos sobrepostos - Pode ser necessário iniciar um novo projeto antes de terminar um projeto atribuído no momento. Se o gerente de projeto precisar dividir o tempo entre esses projetos, o compartilhamento de recursos entre os arquivos de projetos pode ajudar a garantir que os recursos não estejam superalocados. Se desejar transferir dados de recurso, como taxas de custo, do projeto existente para o novo projeto, é possível criar um conjunto de recursos para armazenar os recursos e suas informações para os dois arquivos. Criar um conjunto de recursos e depois transferir informações dos recursos facilitam a transferência de dados do arquivo do projeto antigo para o novo. Recursos organizados por área funcional - Se for necessário atribuir recursos que trabalham em vários projetos como parte de um processo de gerenciamento, como auditores ou contadores, faz sentido criar um conjunto de recursos para esses recursos. Assim, o gerente do grupo funcional pode redistribuir sua carga de trabalho e substituir ou reatribuir recursos para atender ao cronograma desse projeto e dos demais projetos em que a equipe está envolvida. Previsão de carga de trabalho em vários projetos - Usar um conjunto de recursos pode ser bastante eficaz para prever a carga de trabalho de pessoas com descrições de trabalho parecidas. É possível atribuir recursos com nomes genéricos, como Arquiteto I e Arquiteto II para integrantes juniores e seniores, ou para designar diferentes níveis de experiência necessários para a atividade. Depois que as descrições apropriadas de cargos forem atribuídas para atividades em cada projeto futuro, é possível compartilhar recursos com um novo conjunto de recursos e ver o trabalho total atribuído para cada descrição de cargo. O valor da superalocação para cada descrição de cargo informa a quantidade necessária de um recurso específico para concluir o trabalho conforme agendado no momento em todos os projetos. Por exemplo, uma superalocação de 2 ou 200% para o Arquiteto I significa que são necessários dois arquitetos juniores para concluir a atividade. Então, à medida que refinar sua lista de recursos para o seu projeto, é possível inserir nomes específicos para cada descrição de cargo e reatribuir o trabalho para os indivíduos reais que farão isso.

2.2 Criando um Pool de Recursos O arquivo do conjunto de recursos (Pool) do Microsoft Office Project é um arquivo normal do Microsoft Office Project onde se inserem apenas informações sobre recursos, salvando-o com um nome que indique que se trata de um arquivo de conjunto de recursos como, por exemplo, Pool.mpp. Para criar um conjunto de recursos, 1. crie um novo projeto clicando em

ou acessando o menu Arquivo - Novo;

2. exiba o Modo de exibição Planilha de recursos utilizando a Barra de modos ou através do menu Exibir - Planilha de recursos; 3. digite todos os recursos que constituirão o pool nesse novo projeto (Planilha de recursos preenchida);

Compartilhamento de Recursos (Pool)

281

Figura 2.2 - Recursos digitados na Planilha de recursos que servirão como conjunto de recursos

4. salve o arquivo clicando em

ou acessando o menu Arquivo - Salvar.

2.3 Vinculando um Projeto a um Pool de Recursos O gerenciamento do uso de recursos compartilhados entre projetos não requer muita experiência e habilidade para utilização. O compartilhamento de recursos pode ser feito e desfeito quando se desejar. Ao fazer isso, todos os recursos do pool, bem como os projetos que estiverem compartilhando recursos com ele, serão combinados e disponibilizados para cada um dos projetos. Para vincular um projeto a um Pool de recursos, 1. abra o projeto que utilizará o conjunto de recursos; 2. abra o arquivo de projeto que contém o conjunto de recursos (Pool); 3. acesse o menu Ferramentas - Recursos - Compartilhar recursos;

282 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 2.3 - Menu Ferramentas - Compartilhar recursos

4. no quadro Compartilhar recursos, clique no item Usar recursos; 5. na caixa De, clique no nome do arquivo de projeto que contém o pool de recursos;

Figura 2.4 - Quadro Compartilhar recursos com o arquivo que contém o conjunto de recursos (Pool de Recursos.mpp) destacado

6. clique em OK. Dica - É importante que se escolha qual projeto tem prioridade na utilização dos recursos quando o arquivo ativo e o arquivo do conjunto de recursos tiverem calendários ou recursos comuns.

Compartilhamento de Recursos (Pool)

283

O pool de recursos passa a ficar disponível no projeto ativo, podendo-se atribuir normalmente os recursos às atividades. Caso o projeto ativo já tenha seus próprios recursos, os recursos de ambos os projetos serão combinados e exibidos.

Figura 2.5 - Recursos do conjunto de recursos Pool de recursos.mpp sendo exibidos no arquivo Software.mpp após compartilhamento

2.4 Analisando Atribuições de um Pool de Recursos Quando se atribuem recursos compartilhados a atividades em um arquivo que utiliza recursos compartilhados, esse arquivo salva todas as informações sobre a atribuição de atividades, como, por exemplo, unidades de atribuição, trabalho e delimitação do trabalho. Elas serão duplicadas no arquivo do conjunto de recursos de modo que as informações sobre atribuições dos outros arquivos de compartilhamento estejam disponíveis em cada um. Quando o conjunto de recursos e qualquer arquivo de compartilhamento forem abertos, as mesmas informações estarão disponíveis em cada arquivo. Para analisar o pool de recursos, 1. abra o arquivo do conjunto de recursos (pool);

284 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 2.6 - Quadro Abrir o pool de recursos, visualizado toda vez que se abre um conjunto de recursos

2. se outras pessoas precisarem usar o arquivo enquanto esse conjunto estiver sendo analisado, selecione a primeira opção na caixa de diálogo Abrir o pool de recursos; 3. se o usuário que está abrindo o Pool for o autor do arquivo do conjunto de recursos e desejar atualizar as atribuições, selecione a segunda opção na caixa de diálogo Abrir o pool de recursos; 4. se o usuário que está abrindo o Pool não for o autor do arquivo, mas desejar atualizar as atribuições, selecione a terceira e a última opção na caixa de diálogo Abrir o pool de recursos (isso impedirá que outros usuários atualizem o conjunto com novas informações); 5. após abrir o arquivo do pool de recursos, escolha o modo de exibição Uso do recurso na Barra de modos;

Figura 2.7 - Modo de exibição Uso do recurso no projeto com pool de recursos

6. selecione a coluna Nome do recurso; 7. acesse o menu Inserir - Colunas; 8. no quadro Definição de coluna, escolha Projeto;

Compartilhamento de Recursos (Pool)

285

Figura 2.8 - Criando a coluna com o nome do projeto para análise do pool de recursos

Figura 2.9 - Modo de exibição Uso do recurso com a coluna Projeto inserida, mostrando a alocação de cada recurso do Pool em projetos diferentes

9. analise as atribuições de recursos desejadas e solucione os problemas da mesma forma discutida no capítulo Solucionando problemas de alocação de recursos, inclusive realizando o nivelamento de recursos entre projetos. Dica - Não esquecer que o Microsoft Office Project permite que sejam atribuídas prioridades aos projetos quando se realiza um nivelamento de conjunto de recursos. Para escolher a prioridade de cada projeto que utiliza o conjunto de recursos, abra o arquivo do projeto e acesse o menu Projeto - Informações sobre o projeto e escolha a prioridade desejada no campo Prioridade.

Parte VII

Tópicos Avançados do Microsoft Ofﬁce Project

Exportação e Importação de Projetos No Microsoft Office Project, é possível abrir e salvar arquivos de projeto em vários formatos diferentes, como programas de planilha, de banco de dados ou processadores de texto. Alguns formatos permitem salvar todas as informações do projeto, enquanto outros permitem salvar apenas os dados contidos nos campos do programa. É possível também exportar uma agenda como um arquivo de imagem gráfica para aprimoramento em um programa gráfico e para impressão em uma plotadora.

1.1 Formato de Arquivo com Suporte do Microsoft Ofﬁce Project O Microsoft Office Project suporta três formatos criados pelo próprio programa e oito formatos externos. São eles os seguintes: Projeto - Formato de arquivo padrão de um projeto, que usa a extensão .mpp. Microsoft Project 2000 / 2003 - Formato de arquivo padrão das versões anteriores do Microsoft Office Project. Modelo - Arquivo de modelo que contém a extensão .mpt, no qual é possível salvar informações de texto padronizado. O arquivo global (Global.mpt) consiste em um arquivo de modelo-mestre que pode conter informações de formatação de todos os projetos, mas não pode armazenar tarefas, recursos e atribuições. Microsoft Excel - Formato usado pelos programas de planilha do Microsoft Excel e que usa a extensão .xls. É possível exportar dados de campos para esse formato, mas não o projeto inteiro. Tabela dinâmica do Microsoft Excel - Formato usado pelos programas de planilha Microsoft Excel para uma tabela dinâmica. É possível exportar dados de campos para esse formato, mas não o projeto inteiro. É possível exportar dados do Microsoft Office Project para uma tabela dinâmica do Microsoft Excel, mas não se pode importá-los da tabela dinâmica para o Microsoft Office Project.

289

290 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Somente texto ou ASCII - Formato de texto genérico usado por processadores de texto e outros programas. Este formato usa a extensão .txt e é delimitado por tabulação. É possível exportar dados de campo de uma única tabela do Microsoft Office Project para esse formato, mas não o projeto inteiro. CSV (separador de lista do sistema) - Formato de texto genérico usado com processadores de texto e outros programas, nos quais os valores são separados pelo separador de lista do sistema. Esse formato usa a extensão .csv e é delimitado por vírgula. É possível exportar dados de campos de uma única tabela do Microsoft Office Project para esse formato, mas não o projeto inteiro. XML - linguagem de marcação extensível - Formato que permite a entrega de dados estruturados de uma aplicação para outra de forma consistente. Descreve o conteúdo de um documento e seu formato (XML). Banco de dados do Project - Formato de banco de dados usado com o Microsoft Office Project para armazenar projetos inteiros e que usa a extensão .mpd. Formato compatível com o Microsoft Access. Microsoft Access - Formato usado pelo programa de banco de dados Microsoft Access. É possível salvar um projeto todo, ou em parte, no formato do Microsoft Access, que usa a extensão .mdb. Banco de dados ODBC - Formato usado por bancos de dados compatíveis com ODBC ao qual o Microsoft Office Project dá suporte, como o Microsoft SQL Server ou Oracle.

1.2 Exportando Projetos Para exportar diversos dados de um projeto para outros formatos, exceto banco de dados, Access e ODBC (serão vistos posteriormente), 1. acesse o menu Arquivo - Salvar como; 2. na caixa Salvar como tipo, selecione o formato do arquivo a ser exportado;

Exportação e Importação de Projetos

Figura 1.1 - Quadro Salvar arquivo para exportação de projetos com destaque para o tipo de arquivo

3. digite um nome do arquivo a ser exportado; 4. pressione Salvar; 5. quando a tela do Assistente para exportação é exibida, pressione Avançar;

291

292 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 1.2 - Assistente para Exportação

6. determine se os dados utilizarão um mapa existente ou se será necessário criar um novo mapa e clique em Avançar; Dica – Caso o formato a ser exportado seja do Microsoft Excel, antes de abrir a tela de escolha de dados há uma tela anterior com duas opções: Usar modelo de Projeto do Excel e Dados selecionados. A primeira opção já usa o formato de projetos predefinido para o Excel.

Múltiplos Projetos

Figura 1.3 - Assistente para Exportação - Mapa

7. no caso de utilização de um mapa existente, escolha o mapa a ser utilizado;

293

294 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 1.4 - Assistente para Exportação – Mapa de Exportação

8. configure as opções a serem utilizadas pelo mapa de exportação e clique em Avançar;

Exportação e Importação de Projetos

Figura 1.5 - Assistente para Exportação – Opções do Mapa – Exemplo para Microsoft Excel

Figura 1.6 - Assistente para Exportação – Opções do Mapa – Exemplo para arquivo CSV

295

296 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional 9. determine os campos a serem exportados pelo mapa de exportação e clique em Avançar;

Figura 1.7 - Assistente para Exportação – Mapeamento de tarefas

10. se o mapa for utilizado em outras ocasiões, clique em Salvar mapa para salvar o mapa para uso futuro; 11. se o mapa criado não for utilizado em outras ocasiões, clique em Concluir.

Exportação e Importação de Projetos

297

Figura 1.8 - Assistente para Exportação – Final da definição de mapa

Importante - Só é possível mapear cada campo do Microsoft Office Project uma vez ao exportar os dados do projeto. Cada campo deverá ter um nome exclusivo no formato de destino quando se definir um mapa de importação/exportação.

Figura 1.9 - Exemplo de dados exportados para o Microsoft Excel

298 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

1.3 Importando Projetos Para importar um conjunto de dados externos ao Microsoft Office Project, 1. acesse o menu Arquivo - Abrir ou clique na ferramenta Abrir

;

Figura 1.10 - Quadro Abrir arquivo para importação de projetos com destaque para o tipo de arquivo a ser aberto

2. na caixa lateral ao nome do arquivo, selecione o formato do arquivo a ser importado; 3. selecione o arquivo a ser importado; 4. pressione Abrir; 5. quando o Assistente de Importação for iniciado, clique em Avançar;

Exportação e Importação de Projetos

299

Figura 1.11 - Tela Assistente para Importação

6. defina se um novo mapa será criado para a importação ou se um mapa existente será empregado; 7. se um mapa existente for utilizado, selecione o nome do mapa a ser usado para importar os dados e clique em Concluir; 8. se um novo mapa for definido, siga os passos vistos na exportação de projetos.

1.4 Salvando um Projeto no Formato de Banco de Dados O Microsoft Office Project permite salvar o projeto inteiro em um formato de banco de dados do Microsoft Office Project (.mpd). Esse formato pode ser aberto automaticamente no Microsoft Access ou em qualquer programa que suporte o formato de arquivo do Microsoft Access (.mdb). Uma novidade no Project 2007 é que a opção do formato de banco de dados não está mais disponível no menu Arquivo - Salvar Como, mas sim na área de relatórios visuais. Os dados a serem salvos no formato de banco de dados permitem a criação de inúmeros relatórios a partir da base de dados. Para salvar um projeto no formato de banco de dados, 1. acesse o menu Relatório – Relatórios Visuais; 2. no canto inferior esquerdo da tela, clique em Salvar Dados;

300 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 1.12 - Salvando um projeto com o formato de banco de dados na tela Relatórios Visuais

3. na caixa Salvar dados de relatório, selecione Salvar Banco de Dados;

Exportação e Importação de Projetos

Figura 1.13 - Opção Salvar Banco de Dados na tela Salvar dados do relatório

4. digite um nome do arquivo a ser exportado; 5. pressione Salvar;

Figura 1.14 - Tela Salvar Como Banco de Dados

301

302 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional Ao abrir o projeto no Microsoft Access, todos os dados relativos ao projeto estarão disponíveis em tabelas de dados. Para abrir um projeto no Microsoft Access, 1. inicie o Microsoft Access; 2. escolha Abrir banco de dados existente; 3. digite o nome do arquivo MPD ou MDB do banco de dados do projeto no campo Nome do arquivo; 4. clique em Abrir; 5. as tabelas do projeto são exibidas na guia lateral.

Figura 1.15 - Tabelas do projeto abertas dentro do Microsoft Access

Exportação de Imagem Gráﬁca e Assistente de Exportação de Imagens do Ofﬁce O Microsoft Office Project 2007 permite a exportação de dados do Microsoft Project para outros programas da família Office, além da exportação de imagens para a criação de web sites, apresentações etc.

2.1 Exportação de Imagem Gráﬁca É possível copiar informações, como uma figura estática, de qualquer modo de exibição ativo do Microsoft Office Project e colá-las em qualquer programa que possa exibir informações gráficas, como imagens. É possível também salvar a figura em um formato de arquivo compatível com a Web, podendo-se copiar uma figura do modo de exibição inteiro ou selecionar e copiar uma parte de qualquer modo de exibição, exceto dos modos Diagrama de relacionamentos, Formulário de tarefas e Formulário de recursos. Para copiar uma figura, ou acesse o menu Relatórios - Copiar imagem se desejar 1. clique na ferramenta Copiar imagem copiar todas as partes visíveis do plano; ou 2. selecione as informações que deseja copiar e clique na ferramenta Copiar imagem ou acesse o menu Relatórios - Copiar imagem se desejar apenas as informações selecionadas do plano;

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304 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 2.1 - Quadro Copiar imagem

3. clique em Para tela para copiar as informações na resolução exibida na tela, com toda a formatação intacta; 4. clique em Para impressora se quiser copiar as informações em resolução que permita sua impressão; 5. clique em Para arquivo de imagem GIF e especifique o caminho e o nome do arquivo se desejar copiar as informações como um arquivo de imagem GIF (Graphics Interchange Format); para usá-las em uma página da Web e em outros programas; 6. para copiar informações referentes a um intervalo de datas diferentes das exibidas no momento na escala de tempo, em Escala de tempo, digite ou selecione uma data de início e uma data de término nas caixas De e Até; 7. clique em OK. Se a opção escolhida foi Para tela ou Para impressora, alterne para o programa no qual deseja inserir as informações do Microsoft Office Project e cole a figura usando o comando Colar do programa.

Exportação e Importação de Projetos

305

Figura 2.2 - Imagem copiada do Microsoft Office Project sendo visualizada pelo Microsoft Office Picture Manager

Importante - O limite máximo de uma figura é de 864 centímetros por 1000 tarefas.

Macros

Macros são conjuntos de instruções predefinidas usadas para realizar de maneira automática uma seqüência específica de trabalho. O Microsoft Office Project possibilita que se criem (através do Gravador de macros) e se executem macros com facilidade, utilizando o Microsoft Visual Basic for Applications.

3.1 Gravando e Excluindo Macros Para gravar uma macro, 1. acesse o menu Ferramentas - Macro - Gravar nova macro;

Figura 3.1 - Acessando o gravador de macros

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Macros

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Figura 3.2 - Gravando uma macro

2. na caixa Nome da macro, digite o nome da macro; Importante - O nome da macro deve ser iniciado com letras e não deve ter espaços.

3. insira uma letra para servir de atalho na caixa Tecla de atalho; Dica - O Microsoft Office Project não permite a combinação de teclas com números ou combinações que estejam sendo utilizadas pelo programa.

4. na caixa Armazenar macro, selecione o local onde se deseja armazenar a macro (a opção arquivo global permite que a macro esteja disponível para todos os projetos); 5. escolha as referências de linhas e colunas no projeto para que o programa considere o cálculo da macro para células fixas ou para células dependentes da célula inicial; 6. clique em OK; 7. execute as ações que deseja gravar; 8. acesse o menu Ferramentas - Macro - Parar gravação para finalizar a operação.

308 Microsoft Ofﬁce Project 2007 Standard & Professional

Figura 3.3 - Finalizando a gravação de uma macro

3.2 Executando uma Macro O Microsoft Office Project tem disponíveis algumas macros do sistema que têm finalidades diversas, podendo ser executadas da mesma forma como as macros criadas pelo usuário. Para executar uma macro, 1. abra o projeto que contém a macro (para macros não arquivadas no arquivo global); 2. acesse o menu Ferramentas - Macro - Macros;

Macros

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Figura 3.4 - Executando uma macro

3. escolha a macro que será executada; Dica - A Microsoft e diversas outras empresas disponibilizam macros específicas em seus sites. Visite www. microsoft.com/project para conhecer as macros que a Microsoft disponibiliza.

4. clique em Executar. Dica - Para interromper uma macro antes do término, tecle CTRL-BREAK no seu teclado.

3.3 Editando Macros Para editar uma macro existente, 1. acesse o menu Ferramentas - Macro - Macros; 2. escolha a macro que será executada; 3. clique em Editar.

310 Microsoft OfďŹ ce Project 2007 Standard & Professional

Figura 3.5 - Editando uma macro atravĂŠs do Microsoft Visual Basic

Dica - Para editar uma macro, o operador deve estar familiarizado com o Editor do Microsoft Visual Basic.

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