NOVO: Microsoft Project 2010: Standard & Professional

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Prefรกcio de Arpan Shah Director, Microsoft Project Business Unit Microsoft Corporation

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Copyright © 2011 por Ricardo Viana Vargas Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste livro poderá ser reproduzida, sob qualquer meio, especialmente em fotocópia (xerox), do autor e da editora.

Editor: Sérgio Martins de Oliveira Diretora: Rosa Maria Oliveira de Queiroz Gerente de Produção Editorial: Marina dos Anjos Martins de Oliveira Revisão de Texto: Maria Helena A. M. Oliveira Editoração Eletrônica: Abreu’s System Ltda.

Capa: Designlândia Técnica e muita atenção foram empregadas na produção deste livro. Porém, erros os de di digitação e/ou impressão podem ocorrer. Qualquer dúvida, inclusive de conceito, solicitamos enviar mensagem para para que nossa ara brasport@brasport.com.br, bras equipe, juntamente com o autor, possa esclarecer. A Brasport e o(s) autor(es autor(es) não assumem qualquer responsabilidade por eventuais danos ou perdas a pessoas ou bens, originados do uso so deste livro.

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Vargas, Ricardo o de Arpan Microsoft Project 2010 : Standard e Professional / Ricardo Vargas ; prefácio Ri de Janeiro : Brasport, 2011.

Shah. -- 1. ed. -- Rio ISBN 978-85-7452-468-9 rojetos - Programas de computador 1. Administração de projetos 2. Administração de projetos Sha Arpan. II. Título.

3. Microsoft Project (Programa de computadores) I. Shah, 11-04506

CDD-658.4040285 Índices para catálogo sistemático: Índice 1. Projetos : Gerenciamento : Aplicação do Microsoft Project : Administração 658.4040285

BRASPORT Livros e Multimídia Ltda.

Rua Pardal Mallet, 23 – Tijuca 20270-280 Rio de Janeiro-RJ Tels. Fax: (21) 2568.1415/2568.1507 e-mails: brasport@brasport.com.br vendas@brasport.com.br editorial@brasport.com.br site:

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Filial Av. Paulista, 807 – conj. 915 01311-100 – São Paulo-SP Tel. Fax (11): 3287.1752 e-mail: filialsp@brasport.com.br

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Dedico este livro aos meus afilhados Felipe e Beatriz. Ter vocês dois como filhos do coração é uma dádiva de Deus. Que vocês sempre sigam os bons exemplos que a vida nos proporciona para serem verdadeiros cidadãos no futuro... Para serem pessoas que realmente vão fazer a diferença no desenvolvimento da nossa sociedade.

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Agradecimentos Este livro é fruto da cooperação de várias pessoas. Gostaria de agradecer – à editora Brasport, pela parceria constante desde 1998 quando o Sergio Martins me ligou e aceitou publicar meu primeiro livro... e agora estamos no décimo juntos; – à Microsoft Corporation, pelo constante apoio a este projeto e pelo apoio durante as viagens a Redmond - USA durante todos os Microsoft Project Partner Technical Briefing e Microsoft Partner Conference, bem como ao acesso a todos os treinamentos, eventos e informações internas de que tive a oportunidade de participar; – ao Arpan Shah, Diretor de desenvolvimento do Microsoft Project, por ter-se prontificado a apresentar este livro; – à Microsoft Brasil, especialmente à área de Marketing, por ter disponibilizado o trial do Microsoft Project para a área exclusiva do leitor do livro e por todo o apoio no lançamento do livro; – aos amigos Fernando Luis Parreiras Dias e Patrícia Inêz pelas revisões e sugestões técnicas para o livro; – aos meus queridos alunos de graduação e pós-graduação, colegas nessa jornada de trabalho; – aos meus parentes, funcionários, amigos e alunos que propiciaram todo o alicerce para este livro; – a toda a comunidade de gerenciamento de projetos do Brasil e a todos os membros do PMI por sempre acreditarem em meu trabalho e o apoiarem.

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Sobre o Autor Ricardo Viana Vargas, MSc, CSM, MCTS, PMP É especialista em gerenciamento de projetos, portfólio e riscos. Foi, nos últimos 15 anos, responsável por mais de 80 projetos de grande porte em diversos países, nas áreas de petróleo, energia, infraestrutura, telecomunicações, informática e finanças, com um portfólio de investimentos gerenciado superior a 18 bilhões de dólares.

Foi o primeiro voluntário latino-americano a ser eleito para exercer a função de presidente do conselho diretor (Chairman) do Project Management Institute (PMI), maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, com cerca de 500 mil membros e profissionais certificados em 175 países.

Escreveu dez livros sobre gerenciamento de projetos, publicados em português e inglês, com mais de 200 mil exemplares vendidos mundialmente. Recebeu em 2005 o prêmio PMI Distinguished Award pela sua contribuição para o desenvolvimento do gerenciamento de projetos e o PMI Professional Development Product of the Year pelo workshop PMDome®, considerado a melhor solução do mundo para o ensino do gerenciamento de projetos. É professor de gerenciamento de projetos em diversos cursos de MBA, participando do conselho editorial de revistas especializadas no Brasil e nos Estados Unidos. Vargas é revisor reconhecido da mais importante referência no mundo sobre gerenciamento de projetos, o PMBOK Guide. Foi também chair da tradução oficial do PMBOK para o português.

Engenheiro químico e mestre em Engenharia de Produção pela UFMG, Ricardo Vargas tem também o Master Certificate in Project Management pela George Washington University, além de ser certificado pelo PMI como Project Management Professional (PMP), como Certified Scrum Master (CSM) pela Scrum Alliance e Microsoft Certified Technical Specialist (MCTS) em Microsoft Project 2010 pela Microsoft. Foi também certificado pela International Project Management Association como IPMA-B. Participou do programa de negociações para executivos da Harvard Law School e tem formação executiva de estratégia e inovação pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT).

Durante onze anos, a partir de 1995, desenvolveu em conjunto com dois sócios um dos mais sólidos negócios de tecnologia, gerenciamento de projetos e terceirização do mer-

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cado brasileiro, que contava com 4.000 colaboradores e gerava uma receita anual de 50 milhões de dólares em 2006, quando Ricardo Vargas vendeu sua participação para se dedicar integralmente à internacionalização de seus trabalhos em gerenciamento de projetos. É membro da Association for Advancement of Cost Engineering (AACE), da American Management Association (AMA), da International Project Management Association (IPMA), do Institute for Global Ethics e da Professional Risk Management International Association (PRMIA).

Contato com o autor, utilize os seguintes endereços: ricardo.vargas@macrosolutions.com.br www.ricardo-vargas.com Skype: ricardo.vargas Twitter: rvvargas IM: rvvargas@hotmail.com LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/ricardovargas

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Prefácio No mundo de hoje, o gerenciamento de projetos tornou-se muito mais crítico do que era antes. Com orçamentos e recursos limitados, é importante priorizar, executar e acompanhar projetos e garantir a máxima visibilidade aos executivos e a todos os membros da equipe de projetos. Metodologia à parte, seja em gerenciamento de projetos formal, Scrum, ou seja um caso em que tenham solicitado que você tenha se tornado o gerente do projeto, responsável por todo seu sucesso, este livro vai lhe proporcionar o conhecimento necessário para gerenciar os seus projetos usando o Microsoft Project 2010. Com mais de 20 milhões de usuários do Microsoft Project, fazemos parte da comunidade global que vem gerenciando projetos com sucesso por mais de duas décadas.

Em mais de uma década, o Microsoft Project 2010 foi o mais significante release do Microsoft Project. É parte da família Microsoft Office e, com isso em mente, desenvolvemos um release 2010 intuitivo e familiar para quem trabalha na área. Embora o Microsoft Project 2010 tenha toda a capacidade e as funcionalidades requeridas por nossos usuários mais exigentes, nós simplificamos a experiência a fim de permitir a todos os gerentes de projetos iniciarem na nova interface Ribbon no cliente e no servidor – uma funcionalidade bem utilizada pelos usuários do Office 2007 e do 2010. O feedback dos usuários, tanto novos como de outras versões do Microsoft Project, tem sido positivo em todos os sentidos.

Quando planejávamos o Microsoft Project 2010, consideramos as tendências da área de gerenciamento de projetos. E uma delas indica que a linha entre o gerenciamento de projetos e a colaboração tende a desaparecer e que os gerentes de projeto têm trabalhado em um mundo “conectado”. Eles querem ter a capacidade de trabalhar colaborativamente com outras equipes de forma mais livre. Com isso em mente e considerando a adoção massiva do Microsoft SharePoint por nossos clientes, visando à colaboração, nós melhoramos a integração entre o Project 2010 e o SharePoint 2010 para sincronizar as tarefas entre eles sem problemas. Agora, os gerentes de projetos podem sincronizar as tarefas do Microsoft Project 2010 com as listas de tarefas do Microsoft SharePoint 2010 no próprio software ou no Office 365, e os membros da equipe podem visualizar e atualizar as tarefas pelo SharePoint.

Além de proporcionar uma experiência intuitiva e facilitar para os gerentes de projeto o trabalho colaborativo, também é nosso objetivo ajudá-los a poupar tempo e esforços e a melhorar sua visibilidade. Um dos meus favoritos, o Timeline View é um novo recurso que facilita a comunicação de progressos aos membros da equipe e aos executivos por e-mail,

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apresentações e progress reports. Desde o release de 2010, tenho visto muitos de meus colegas utilizando esse recurso para reportar o status do projeto por e-mail. No passado, os gerentes de projeto gastavam um bom tempo criando um relatório de status simplificado, que fosse bonito – agora o Microsoft Project 2010 faz isso automaticamente, permitindo, ainda, que você modifique seu formato. Esse é apenas um exemplo de como o Microsoft Project 2010 propicia economia de tempo e mais visibilidade.

Juntamente aos investimentos no cliente do Microsoft Project 2010 também fizemos uma série de investimentos no Microsoft Project Server 2010 tanto como plataforma subjacente quanto como funcionalidade a fim de empreender a melhor solução em gerenciamento de projetos e portfólio. Com o Microsoft Project Server 2010, as organizações podem ter uma plataforma única para gerenciar projetos e portfólio, o que permite uma experiência integrada de criação, priorização, planejamento e execução de projetos. Os gerentes de projetos podem, ainda, acessar essa funcionalidade no browser ou utilizando o cliente Microsoft Project 2010.

Então, seja você um novo ou um veterano usuário do Microsoft Project, o Microsoft Project 2010 oferece um conjunto de funcionalidades para ajudá-lo a gerenciar seus projetos. Este livro de Ricardo Viana Vargas vai ajudá-lo a conhecer mais e a tirar o máximo de proveito do Microsoft Project 2010.

Nos capítulos seguintes, você vai aprender a utilizar diferentes recursos, além de dicas e truques e as melhores práticas. Bem-vindo ao mundo do Microsoft Project 2010!

Arpan Shah Diretor, Microsoft Project Microsoft Corporation http://blogs.msdn.com/arpans

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Nota do Autor Agora pela sexta vez, é para mim uma alegria poder disponibilizar aos leitores este livro. Desde a versão 98 eu tenho publicado livros sobre o Microsoft Project, na minha visão um dos mais completos e versáteis softwares de gerenciamento de projetos do mundo, ideal para responder à crescente demanda por projetos nos mais variados setores de nossa sociedade.

Como de praxe nas versões anteriores, adotei neste livro a mesma estrutura dos demais livros, propiciando um entendimento mais rápido e direto do programa, da mesma forma como foi feita a edição anterior. Portanto, diversos conceitos já apresentados em livros anteriores foram transcritos na íntegra para este livro.

Para os usuários que já adotavam os livros anteriores como uma referência de trabalho, essa manutenção na estrutura permitirá que se utilize este novo livro também como referência, tornando essa transição um processo natural e intuitivo.

Além de abordar os conceitos, comandos e ferramentas que se tornaram clássicos no Project desde sua criação, essa edição busca cobrir os novos recursos disponibilizados no Project 2010. Dentre elas, destaco as seguintes: • Faixa de Opções • Planejador de Equipe • Tarefas resumidas decrescentes • Agendamento manual e automático de tarefas Esses novos recursos foram inseridos dentro do contexto do livro, visando dar uma fluência de leitura similar ao desenvolvimento de um projeto.

Uma outra novidade que está sendo implementada por mim neste livro é a área exclusiva do leitor no site ricardo-vargas.com. Seu grande objetivo é permitir com que os leitores acessem conteúdo exclusivo que irei disponibilizar periodicamente, além de participar comigo e com os demais leitores de um fórum de discussão sobre o livro e sobre o Project.

Espero que gostem do livro.

Sucesso a todos e ótima leitura!

Ricardo Vargas

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Área Exclusiva do Leitor Uma das principais novidades deste lançamento é a substituição do CD que sempre acompanhou o livro por um acesso permanente à área exclusiva do leitor no site ricardo-vargas.com.

A área vai permitir que você interaja e troque experiências com outros leitores do livro e também com o autor e tenha acesso a vários materiais exclusivos.

Principais vantagens da área exclusiva do leitor: • Arquivos de apoio – O leitor poderá fazer download de exercícios, modelos de projeto e artigos técnicos, entre outros, que serão atualizados periodicamente.

• Ver as imagens que aparecem no livro em tamanho original – Na área exclusiva, o leitor terá acesso à versão digital de todas as imagens de tela capturadas no livro, facilitando o estudo.

• Fórum do Leitor – Lista de discussão onde o leitor poderá postar dúvidas e trocar experiência com outros leitores, bem como acessar e discutir diretamente com Ricardo Vargas as principais questões envolvendo os assuntos tratados no livro.

• Softwares – O leitor poderá realizar download das cópias de avaliação de diversos softwares de gerenciamento de projetos, incluindo o Microsoft Project 2010, diretamente dos links disponibilizados na área exclusiva do leitor.

• Sorteios e Convites – O leitor cadastrado na área participará de sorteios exclusivos, bem como receberá em primeira mão convites para eventos relacionados aos assuntos do livro.

Acesse a área exclusiva do leitor http://leitor.ricardo-vargas.com e cadastre-se usando o código de acesso contido no cartão da contra-capa do livro.

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Sumário Parte I – APRESENTAÇÃO E OPERAÇÕES BÁSICAS DO PROJECT 2010 ............. 1 1. Introdução e Histórico do Produto....................................................................... 3 2. Especificações do Microsoft Project 2010 ........................................................... 7 3. Requisitos para a Instalação do Microsoft Project .............................................. 9 4. Instalação e Ativação do Microsoft Project 2010 ............................................... 10 4.1 Instalação do Microsoft Project 2010 ......................................................... 10 4.2 Ativação do Microsoft Project 2010 ........................................................... 12 5. Iniciando o Programa e Área de Trabalho do Microsoft Project .......................... 13 6. Operações Básicas do Microsoft Project .......................................................... 18 6.1 Abrindo um Projeto Existente..................................................................... 18 6.2 Salvando um Projeto ................................................................................. 19 6.3 Auto Salvamento ...................................................................................... 22 6.4 Excluindo um Projeto ................................................................................. 23 6.5 Desfazendo Ações (Undo) no Microsoft Project ......................................... 24 7. Modos de Exibição no Microsoft Project 2010 .................................................. 26 7.1 Gráfico de Gantt ........................................................................................ 27 7.2 Diagrama de Rede..................................................................................... 28 7.3 Calendário ................................................................................................. 29 7.4 Gantt de Controle ...................................................................................... 30 7.5 Linha do Tempo – Timeline View ................................................................ 30 7.6 Planilha de Tarefas ..................................................................................... 31 7.7 Planilha de Recursos ................................................................................. 31 7.8 Gráfico de Recursos .................................................................................. 32 7.9 Uso da Tarefa ............................................................................................ 33 7.10 Uso do Recurso ...................................................................................... 33 7.11 Planejador de Equipe............................................................................... 34 7.12 Formulário de Tarefas .............................................................................. 35 7.13 Formulário de Recursos........................................................................... 35

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7.14 Outros Modos de Exibição ...................................................................... 36 8. As Tabelas do Microsoft Project 2010 ............................................................... 45 8.1 Tabelas de Tarefas .................................................................................... 46 8.2 Tabelas de Recursos ................................................................................. 48 9. Utilizando a Ajuda ............................................................................................. 50 10. Indicadores Smart Tags ................................................................................... 52 Parte II – PLANEJAMENTO DO PROJETO COM O MICROSOFT PROJECT 201055 1. Criando um Novo Projeto .................................................................................. 57 1.1 Criando um Novo Projeto a partir de um Modelo ou Arquivo Existente ...... 58 1.2 Inserindo Informações do Projeto .............................................................. 60 2. Trabalhando com Calendários ........................................................................... 62 2.1 Criando um Novo Calendário..................................................................... 63 2.2 Editando Calendários ................................................................................ 65 2.3 Atribuindo um Calendário Existente para um Projeto ................................. 69 2.4 Atribuindo um Calendário Específico para um Recurso .............................. 70 2.5 Editando o Calendário Específico de um Recurso...................................... 71 2.6 Atribuindo um Calendário Específico para uma Tarefa................................ 72 2.7 Opções Avançadas para os Calendários ................................................... 73 3. Criando Atividades em um Projeto .................................................................... 75 3.1 Inserindo Atividades através da Tabela de Entrada .................................... 75 3.2 Entendendo o Modo de Agendamento das Tarefas através do Planejamento Controlado pelo Usuário ................................................... 77 3.3 Inserindo Tarefas Periódicas ou Recorrentes .............................................. 80 3.4 Dividindo uma Atividade ............................................................................ 81 3.5 Tornando uma Atividade Inativa ................................................................. 83 3.6 Editando Dados e Atividades ..................................................................... 84 3.7 Excluindo Atividades ................................................................................. 85 3.8 Movendo Atividades .................................................................................. 86 3.9 Preenchendo Células Adjacentes de uma Tabela com o Fill Handle .......... 87 4. Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS) ..................................... 88 4.1 Recuando Atividades ................................................................................. 88 4.2 Tarefas Resumidas Decrescentes .............................................................. 90 4.3 Visualizando os Níveis da Estrutura de Tópicos (EAP) ................................ 91 4.4 Acúmulo de Barras de Gantt em Atividades de Resumo ........................... 94 4.5 Códigos de Estrutura de Divisão de Trabalho............................................. 95 4.5.1 Exibindo os Códigos da EDT............................................................ 95 4.5.2 Personalizando os Códigos EDT ...................................................... 97

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Sumário

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5. Realce de Alterações ..................................................................................... 102 6. Inserindo Durações para as Atividades do Projeto ........................................... 104 6.1 Entrando com Durações .......................................................................... 104 6.2 Trabalhando com Prazos Finais ............................................................... 106 7. Inter-relacionamentos entre as Atividades ....................................................... 107 7.1 Estabelecendo Relações de Dependência entre as Atividades................. 107 7.1.1 Através do Gráfico de Gantt ........................................................... 107 7.1.2 Através da Tabela de Entrada......................................................... 108 7.1.3 Através da Tela Informações sobre a Tarefa.................................... 108 7.1.4 Através do Botão Vincular Tarefas .................................................. 109 7.2 Alterando e Editando o Relacionamento entre as Atividades .................... 111 7.3 Antecipações e Retardos nas Atividades (Latência) ................................. 112 7.4 Excluindo as Dependências ..................................................................... 113 8. Determinação do Caminho Crítico................................................................... 114 8.1 Caminho Crítico Simples ........................................................................ 114 8.2 Caminhos Críticos Independentes .......................................................... 115 8.3 Assistente de Gráficos de Gantt .............................................................. 116 9. Inspetor de Tarefas .......................................................................................... 118 10. Criando e Gerenciando Recursos.................................................................. 119 10.1 Criando e Excluindo Recursos ............................................................... 119 10.2 Editando um Recurso ............................................................................ 125 10.3 Atribuindo Custos aos Recursos............................................................ 127 10.4 Alterando o Tipo de Moeda em um Projeto ........................................... 128 10.5 Inserindo Custos Diferenciados através da Tabela de Taxas de Custos .. 129 11. Atribuindo um Recurso a uma Atividade........................................................ 131 11.1 Atribuindo Recursos de Trabalho ........................................................... 131 11.2 Atribuindo um Recurso Material a uma Atividade ................................... 132 11.3 Atribuindo um Recurso de Custo a uma Atividade ................................. 133 11.4 Excluindo uma Atribuição de Recursos .................................................. 134 11.5 Utilização das Opções da Lista de Recursos para Filtrar os Recursos ... 135 11.6 Como o Microsoft Project Calcula a Duração de uma Atividade Baseada nos Recursos Envolvidos ...................................................................... 137 11.7 Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades (Delimitação do Trabalho) ............................................................................................... 141 12. Solucionando Problemas de Alocação de Recursos ..................................... 144 12.1 Substituição de Recursos ...................................................................... 144 12.2 Troca da Escala de Trabalho .................................................................. 146

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12.3 Trabalho em Hora Extra ......................................................................... 147 12.4 Nivelamento ou Redistribuição de Recursos .......................................... 149 12.4.1 Definindo Restrições e Prioridades no Nivelamento ...................... 150 12.4.2 Disponibilidade Variável de Recursos ........................................... 153 12.4.3 Nivelando ou Redistribuindo Recursos ......................................... 153 12.4.4 Limpando o Nivelamento Realizado ............................................. 157 12.5 Exibindo Problemas de Alocação com o Inspetor de Tarefas ................. 158 13. Planejador de Equipe .................................................................................... 160 14. Custos .......................................................................................................... 164 Parte III – EXECUTANDO O CONTROLE COM O MICROSOFT PROJECT 2010 ........................................................................................................... 169 1. Configurando o Mecanismo de Cálculo e Acompanhamento do Microsoft Project 2010 ................................................................................................. 171 2. Definindo, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto ........................ 175 2.1 Definindo a Linha de Base ....................................................................... 175 2.2 Copiando Linhas de Base........................................................................ 178 2.3 Limpando a Linha de Base ...................................................................... 179 3. Gravando e Limpando Planos Provisórios ....................................................... 180 4. Acompanhando o Progresso das Atividades ................................................... 182 4.1 Acompanhamento Atividade por Atividade através do Percentual de Conclusão ............................................................................................. 182 4.2 Acompanhamento Atividade por Atividade através da Tela Atualizar Tarefas .................................................................................................. 183 4.3 Acompanhamento Atividade por Atividade através da Tabela de Controle ................................................................................................ 184 4.4 Acompanhamento Simultâneo de um Conjunto de Atividades ................. 185 5. Linhas de Andamento ..................................................................................... 187 6. Comparando Versões do Projeto ................................................................... 191 7. Movendo um Projeto para uma Nova Data ...................................................... 193 8. Análise de Valor Agregado com o Microsoft Project (Earned Value) ................. 194 8.1 Terminologia para Orçamento, Custos Reais e Valor Agregado ................ 194 8.2 Terminologia para Variação de Custos e Prazos....................................... 195 8.3 Terminologia para os Índices de Desempenho ........................................ 197 8.4 Terminologia para os Orçamentos e as Projeções ................................... 198 8.5 Preparando o Projeto para Utilizar a Análise de Valor Agregado ............... 199 8.6 Atualizando o Projeto através do Valor Agregado..................................... 201

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Sumário

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Parte IV – MELHORANDO E ORGANIZANDO A APRESENTAÇÃO DO PROJETO ........................................................................................... 203 1. Formatação Básica ........................................................................................ 205 1.1 Formatação de Fontes e Cor de Fundo da Célula .................................... 205 1.2 Formatação de Estilos de Texto ............................................................... 206 1.3 Formatação e Configuração das Colunas ................................................ 207 1.4 Formatação de Linhas de Grade ............................................................. 209 1.5 Formatação de Escala de Tempo ............................................................ 210 2. Formatação do Gráfico de Gantt ..................................................................... 214 2.1 Formatação de Barras Individuais do Gráfico de Gantt ............................ 214 2.2 Formatação do Estilo das Barras do Gráfico de Gantt ............................. 216 2.3 Estilos de Gráfico de Gantt Predefinidos .................................................. 218 2.4 Formatação do Layout do Gráfico de Gantt ............................................. 218 3. Formatação do Diagrama de Rede ................................................................ 220 3.1 Formatação de Caixas Individuais do Diagrama de Rede......................... 220 3.2 Formatação dos Estilos das Caixas no Diagrama de Rede ...................... 221 3.3 Formatação do Layout do Diagrama de Rede ......................................... 225 4. Formatação do Planejador de Equipe ............................................................. 229 5. Exibição e Formatação da Linha do Tempo (Timeline) .................................... 231 Parte V – CLASSIFICAÇÃO, FILTROS E GRUPOS ................................................ 235 1. Classificação .................................................................................................. 237 2. Filtros e Realces .............................................................................................. 239 2.1 Filtros Predefinidos .................................................................................. 239 2.1.1 Filtros de Tarefas ............................................................................ 239 2.1.2 Filtros de Recursos ........................................................................ 241 2.2 Aplicando um Filtro ................................................................................. 243 2.3 Aplicando um Realce ............................................................................... 245 2.4 Filtro Automático .................................................................................... 247 2.5 Criando e Personalizando Filtros .............................................................. 250 3. Agrupamento de Informações através de Grupos ........................................... 254 3.1 Agrupamentos Predefinidos..................................................................... 255 3.1.1 Agrupamentos de Tarefas .............................................................. 255 3.1.2 Agrupamentos de Recursos........................................................... 256 3.2 Aplicando um Agrupamento .................................................................... 256 3.3 Criando e Personalizando Agrupamentos ................................................ 258

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Parte VI – RELATÓRIOS CONVENCIONAIS, RELATÓRIOS VISUAIS E IMPRESSÃO ............................................................................................. 263 1. Relatórios Convencionais ................................................................................ 265 1.1 Tipos de Relatórios Convencionais .......................................................... 265 1.2 Exibindo Relatórios Convencionais ......................................................... 268 1.3 Personalização de Relatórios Convencionais ........................................... 269 2. Relatórios Visuais e Cubo OLAP ..................................................................... 273 2.1 Tipos de Relatórios Visuais Predefinidos .................................................. 274 2.2 Utilizando um Modelo de Relatório Visual ................................................ 276 2.3 Criando, Editando e Gerenciando um Modelo de Relatório Visual ............ 277 3. Impressão ....................................................................................................... 281 Parte VII – MÚLTIPLOS PROJETOS E POOL DE RECURSOS ............................. 285 1. Múltiplos Projetos ........................................................................................... 287 1.1 Estratégias para Organizar um Projeto-Mestre e Arquivos de Subprojetos .......................................................................................... 287 1.2 Inserindo e Excluindo um Subprojeto Individual em um Projeto Existente ............................................................................................... 289 1.3 Consolidando Projetos ............................................................................ 291 1.4 Estabelecendo Relações de Dependência entre Projetos Diferentes ........ 293 1.5 Determinando o Caminho Crítico de um Projeto Consolidado (Mestre) .... 295 2. Compartilhamento de Recursos (Pool) ............................................................ 297 2.1 Quando Utilizar um Compartilhamento de Recursos ............................... 297 2.2 Criando um Pool de Recursos ................................................................. 298 2.3 Vinculando um Projeto a um Pool de Recursos ....................................... 299 2.4 Analisando Atribuições de um Pool de Recursos ..................................... 301 Parte VIII – TÓPICOS AVANÇADOS DO MICROSOFT PROJECT ........................ 305 1. Exportação e Importação de Projetos ............................................................ 307 1.1 Formato de Arquivo com Suporte do Microsoft Project............................ 307 1.2 Exportando Projetos ................................................................................ 308 1.3 Importando Projetos ................................................................................ 313 1.4 Salvando um Projeto no Formato de Banco de Dados ............................ 314 2. Exportação de Imagem Gráfica e Assistente de Exportação de Imagens do Office ............................................................................................................ 318 3. Macros............................................................................................................ 321 3.1 Gravando Macros .................................................................................... 321 3.2 Executando uma Macro........................................................................... 323 3.3 Editando Macros ..................................................................................... 324

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Sumário

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4. Personalização de Tabelas ............................................................................. 325 5. Personalização de Modos de Exibição ............................................................ 329 6. Personalização da Faixa de Opções................................................................ 333 7. Personalização da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido........................... 340 8. Campos Personalizados ................................................................................. 343 8.1 Tipos de Campos .................................................................................... 343 8.2 Criando e Excluindo um Campo Personalizado ....................................... 344 8.3 Lista de Valores em Campos Personalizados ........................................... 346 8.4 Fórmulas em Campos Numéricos............................................................ 348 8.5 Indicadores Gráficos ................................................................................ 351 8.6 Personalização dos Códigos da Estrutura de Trabalho (WBS, EAP ou EDT) ......................................................................................... 354 9. Organizador e Arquivo Global.mpt: Copiando Configuração entre Arquivos .... 363 Índice Remissivo ................................................................................................. 367

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Parte I APRESENTAÇÃO E OPERAÇÕES BÁSICAS DO PROJECT 2010

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Introdução e Histórico do Produto

O Microsoft Project é considerado, hoje, o principal software de gerenciamento de projetos disponível no mercado, com milhões de cópias comercializadas mundialmente. Sua versatilidade, facilidade de utilização e interface tornam o Microsoft Project, desde sua criação, um líder de vendas em sua categoria.

Cobrindo todas as fases do projeto, permite tanto o planejamento quanto o acompanhamento da sua execução, além de gerenciar equipes e materiais, de usar a Internet como meio de comunicação, de ter poderosos mecanismos de controle de custo e de valor agregado, associados ao Microsoft Excel e ao Microsoft Visio para criar os tão desejados relatórios visuais e de se integrar perfeitamente com o Microsoft Office, incluindo tarefas e calendário do Outlook, exportação/importação do Access etc.

Seguindo a intenção da Microsoft em desenvolver um produto “poderosamente simples”, vários novos recursos como a Faixa de Opções (que substitui agora os tradicionais menus) e recursos como o Planejador de Equipes e o agendamento manual de tarefas tornam o programa cada vez mais adequado para aqueles que estão iniciando na área de projetos.

Além de todas essas características, o Microsoft Project pode ser associado ao Microsoft Project Server 2010 criando um dos mais poderosos conjuntos de software para a gestão de escritório de projetos (PMO), incluindo gerenciamento à distância, seleção de projetos, fluxos de aprovação, gerenciamento de documentos e pendências e gestão avançada da alocação de recursos.

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Microsoft Project 2010 Standard e Professional

Figura 1.1 – Solução EPM Microsoft

O Microsoft Project 2010 permite que você determine a melhor solução a partir da sua necessidade de negócios. De acordo com cada necessidade, partindo do Microsoft Project Standard 2010 até chegar a soluções completas envolvendo todos os produtos da plataforma EPM da Microsoft, o gerente de projetos, o executivo e suas equipes estarão com a solução na dimensão correta da necessidade.

Microsoft Project Standard 2010. Permite gerenciar cronogramas e recursos, gerar relatórios, acompanhar o progresso do projeto e usufruir de todas as características diretas inerentes ao planejamento do projeto. Destinado ao trabalho isolado, sem necessidade de coordenação do mesmo projeto entre diferentes pessoas. Não permite a utilização web e conexão com o Project Server nem a utilização de funcionalidades avançadas para a gestão de recursos alocados ao projeto tais como o Planejador de Equipe e a análise de cenários.

Figura 1.2 – Microsoft Project Standard 2010

Solução Microsoft Enterprise Project Management (EPM). Solução integrada que permite integrar as tecnologias cliente, servidor e web para permitir que a organização gerencie o seu portfólio de projetos, estabelecendo os padrões e melhores práticas, definidos por uma metodologia de escritório de projetos estabelecida, permitindo o gerenciamento centralizado de recursos, onde disponibilidade e perfil técnico profissional são considerados, permitindo a comunicação efetiva dentro do time de projeto e entre os times e o armazenamento e gerenciamento de documentos. A solução EPM permite integrar a solução com a linha de negócios da empresa. A solução EPM é constituída por diversos produtos, sendo três deles específicos do trabalho em gerenciamento de projetos:

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Introdução e Histórico do Produto

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Microsoft Project Professional 2010 é o produto similar ao Microsoft Project Standard 2010, porém com habilidade de trabalhar com o Planejador de Equipe e de se integrar com a solução EPM ao se conectar com o Microsoft Project Server.

Figura 1.3 – Microsoft Project Professional 2010

Microsoft Project Server 2010 é o servidor que suporta a solução EPM, permitindo que a organização centralize e padronize as informações de projetos e recursos. Fruto de um investimento expressivo da Microsoft nos últimos anos, incorpora também todas as funções de gestão de portfólio anteriormente contempladas no Microsoft Portfolio Server 2007. O Microsoft Project Professional e o Microsoft Project Web App (PWA) são utilizados para conectar e interagir com os dados armazenados no servidor. O Microsoft Project Server se integra com o Microsoft SharePoint Server 2010 para os serviços de colaboração e gerenciamento de documentos. Para instalar o Project Server, é necessário o Microsoft® Windows Server™ 2008. Além desses programas, o banco de dados Microsoft® SQL Server é requerido.

Figura 1.4 – Microsoft Project 2010 Server

Microsoft Project Web App (PWA) é o portal Web da solução EPM, provendo os membros do time com o acesso em tempo real às informações armazenadas no Project Server. Anteriormente chamado Project Web Access, foi um dos maiores avanços na versão 2010, permitindo agora que a maioria das tarefas básicas de planejamento e acompanhamento de projetos sejam realizadas diretamente na web sem a necessidade do Microsoft Project Professional.

Desde seu surgimento o Microsoft Project, assim como toda a área de gerenciamento de projetos, cresceu significativamente no mundo. Estima-se que a área de projetos vem crescendo a uma taxa de 30% a 40% ao ano no mundo, absorvendo os mais diversos mercados e aplicações. No Brasil, fruto dos projetos e investimentos, se apresenta como uma das áreas de maior potencial de crescimento nos próximos anos.

Uma das principais características do sucesso do Microsoft Project é ser um software de gerenciamento de projetos simples, com preço acessível e de fácil assimilação por parte do usuário iniciante, ao mesmo tempo em que pode atender a projetos complexos, envolvendo milhares de atividades e dólares, antes gerenciáveis somente em softwares extremamente específicos, complexos e caros.

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Microsoft Project 2010 Standard e Professional

Segundo dados da própria Microsoft, cerca de 70% das pessoas que utilizam pela primeira vez o Microsoft Project nunca utilizaram outro software de gerenciamento de projetos ou nunca trabalharam com gerenciamento de projetos.

Para se entender melhor onde o uso do software se enquadra dentro das metodologias e padrões de gerenciamento de projetos, é preciso que sejam recordados os conceitos dos grupos de processos em um projeto. Um projeto pode ser dividido em cinco grupos de processos conforme preconiza o Project Management Institute (PMI) no PMBOK® Guide: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento, conforme evidenciado a seguir.

Figura 1.5 – O ciclo de vida do projeto subdividido em grupos de processos característicos

Dentro desse ciclo de projeto, o Microsoft Project é adotado basicamente durante as fases de planejamento e controle do projeto.

Figura 1.6 – Fases do fluxograma do projeto e utilização do Microsoft Project 2010

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Especificações do Microsoft Project 2010

Os seguintes limites e especificações precisam ser respeitados quando se executam o Microsoft Project em Microsoft Windows XP com Service Pack (SP) 2, Windows Vista ou Windows 7, embora os limites e o desempenho reais dependam, basicamente, da configuração do computador. Pode ser que erros de insuficiência de memória ocorram antes de os limites listados serem atingidos.

Atributo

Máximo

Tarefas por arquivo de projeto

400.000

Recursos por projeto

700.000

Unidades de recurso por atribuição

60.000.000 de unidades ou 6.000.000.000%

Datas de disponibilidade de recurso

100

Dependências entre tarefas por arquivo de projeto

Não há limite

Predecessores por tarefa

50.000

Sucessoras por tarefa

50.000

Níveis da estrutura de tópicos por projeto

65.535

Projetos consolidados

998

Arquivos de projeto abertos por projeto consolidado

998

Arquivos do participante do compartilhamento conectados a um pool de recursos

997 (isto é, o número máximo de arquivos de projeto abertos menos um para o próprio pool de recursos)

Janelas abertas

50

Calendários base

Testes realizados pela Microsoft conseguiram mais de 30.000 calendários

Exceções de calendário por calendário

Testes realizados pela Microsoft conseguiram mais de 15.000 exceções

Formato de células personalizáveis

64.000

Tabelas de taxas para dar suporte a diferen- 5 por recurso tes escalas e taxas de pagamento

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Microsoft Project 2010 Standard e Professional

Atributo

Máximo

Taxas variáveis por tabela de taxas para dar 25 suporte a aumentos e diminuições de taxa Valor máximo de custo em um campo de moeda

999.999.999.999,99

Valor máximo de trabalho

1.666.666.666 horas

Valores máximos do trabalho de atribuições para Atribuições de trabalho Atribuições de material variáveis Atribuições de material fixas

999.999.999 horas 999.999.999 unidades

60.000.000 unidades

Porcentagem do intervalo de ajuste da escala de impressão

10-500%

Texto do cabeçalho de página

5 linhas

Texto do rodapé de página

3 linhas

Texto da legenda de página

3 linhas

Largura da caixa de texto da legenda de página

5 polegadas (12,7 centímetros)

Testes de filtro por filtro

40

Testes de filtro por Filtro Automático

2 por coluna

Data mais antiga permitida para cálculo

1º de janeiro de 1984

Data mais avançada permitida para cálculo

31 de dezembro de 2049

Número máximo de seleções não contíguas em um modo de exibição de planilha

10

Linhas de base

11

Caracteres em campo de texto

255

Caracteres em campo de código da estrutura de tópicos

255

Valores e caracteres em campo Múltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV)

255 valores, cada um com 255 caracteres

Dígitos em um campo de número

9.999.999.999.999,99

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Definindo, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto

Para se obter o melhor resultado possível durante a execução do projeto, deve-se criar um plano de linha de base (baseline) representando o que foi planejado para o projeto.

Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto.

Assim, ao acompanhar o progresso real no Microsoft Project, pode-se utilizar a linha de base para comparar o plano original do projeto com o verdadeiro andamento desse mesmo projeto.

Com o acompanhamento, podem ser determinadas as atividades iniciadas antes ou depois do planejamento, as que ultrapassaram o orçamento original, as que demoraram mais tempo do que o previsto, e assim por diante.

A linha de base salva as seguintes informações sobre um projeto: • datas de início e de término; • durações; • trabalho dos recursos e das tarefas; • custos dos recursos e das tarefas; • tarefas divididas; • trabalho dividido em fases; • custos divididos em fases.

2.1 Definindo a Linha de Base Para salvar a linha de base, 1. alterne a exibição do projeto para o modo de exibição Gantt de Controle para que a linha de base do projeto possa ser automaticamente exibida; 2. acesse a guia Projeto e clique no botão Definir linha de base; 3. clique na opção Definir linha de base;

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Figura 2.1 – Guia Projeto com destaque para a opção Definir linha de base

4. determine qual linha de base será gravada;

Dica – O Microsoft Project permite definir até 11 linhas de base no plano de um projeto e acumular dados de linha de base atualizados para as tarefas de resumo.

Figura 2.2 – Tela Definir Linha de Base

5. defina se a gravação da linha de base será para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas; 6. caso seja selecionada a opção Tarefas selecionadas, determine a forma como os valores da linha de base serão somados e acumulados nas tarefas de resumo do projeto;

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Definindo, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto

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Figura 2.3 – Tela Definir linha de base com destaque para as opções de agregação da linha de base

7. clique em OK.

Dica – O Microsoft Project exibe ao lado do nome da linha de base na tela Definir Linha de Base a data e a hora da última gravação da linha de base para fins de referência.

Figura 2.4 – Tela Salvar linha de base com destaque para a data e a hora da última gravação

Observa-se uma barra estática sobre cada atividade no modo de exibição Gantt de controle. Essa barra é a linha de base (baseline).

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Figura 2.5 – Linha de base exibida através do modo de exibição Gantt de controle

Quando salva uma linha de base, o Microsoft Project salva os dados dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivo separado.

Dica – Como foi apresentado no capítulo sobre modos de exibição, existe um modo de exibição denominado Gantt com várias linhas de base, que mostra barras de tarefas de diversas cores para as três primeiras linhas de base (Linha de base, Linha de base 1 e Linha de base 2) nas tarefas de resumo e suas tarefas na parte de gráfico desse modo de exibição.

Figura 2.6 – Modo de exibição Gantt com várias linhas de base

2.2 Copiando Linhas de Base É possível copiar todos os dados de uma linha de base para outra linha de base. Para copiar os dados, 1. acesse a guia Projeto e clique no botão Definir linha de base; 2. clique na opção Salvar Plano Provisório; 3. na opção Copiar, clique no nome da linha de base cujos valores deseja copiar; 4. na caixa Em, clique no nome da linha de base para a qual deseja transferir os valores; 5. clique em Projeto inteiro ou Tarefas selecionadas para copiar a parte desejada dos valores de linha de base.

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Definindo, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto

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Figura 2.7 – Copiando o conteúdo de uma linha de base para outra (nesse exemplo, da linha de base 2 para a linha de base 10)

2.3 Limpando a Linha de Base Caso seja necessário, a linha de base também pode ser apagada. Para apagar uma linha de base, 1. acesse a guia Projeto e clique no botão Limpar linha de base;

Figura 2.8 – Tela Limpar linha de base

2. na tela Limpar linha de base, selecione a opção Limpar plano de linha de base; 3. escolha a linha de base que será apagada; 4. escolha se a limpeza será para todo o projeto ou para Tarefas selecionadas; 5. clique OK.

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Gravando e Limpando Planos Provisórios

Plano provisório é um conjunto de datas de início e de término de tarefas que pode ser salvo em determinados estágios do projeto, possibilitando que se compare o plano provisório com o plano de linha de base ou com o plano atual, de modo a monitorar o andamento do projeto. O Microsoft Project permite que se salvem até dez conjuntos de datas de início/término (planos provisórios).

Por outro lado, a linha de base é o principal ponto de referência do projeto, base na qual se avaliam todas as alterações efetuadas no projeto, incluindo cerca de vinte informações diferentes do projeto.

A linha de base sempre contém um conjunto de dados muito mais amplo que os planos provisórios.

Para gravar um plano provisório, 1. siga os passos para a criação da linha de base, mencionados anteriormente; 2. ao abrir a tela Definir linha de base, escolha Salvar plano provisório; 3. no campo Copiar, determine qual o par início-término que será gravado como plano provisório; 4. no campo Em, determine o par início-término que armazenará os dados do campo Copiar; 5. defina se a gravação da linha de base será para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas; 6. caso seja selecionada a opção Tarefas selecionadas, determine a forma com que os valores da linha de base serão somados e acumulados nas tarefas de resumo do projeto; 7. clique OK. Caso seja necessário, os planos provisórios também podem ser apagados. Para apagar um plano provisório, siga os mesmos passos utilizados para limpar a linha de base.

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Gravando e Limpando Planos Provisórios

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Figura 3.1 – Salvando um plano provisório (neste exemplo, do início/término agendado para o início1/término1)

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Acompanhando o Progresso das Atividades

É importante verificar se as atividades estão se iniciando e terminando pontualmente, bem com se elas estão dentro da quantidade de trabalho prevista na linha de base.

As atividades que se iniciam ou terminam com atraso podem desviar um projeto inteiro do cronograma, atrasando as datas de início e término de atividades relacionadas. Por outro lado, as atividades que se iniciam ou terminam antecipadamente podem liberar recursos para apoiar o trabalho em outras atividades que estão atrasadas.

Com relação ao trabalho, atividades que necessitam de mais trabalho que o previsto, na maioria das vezes, estouram os orçamentos, comprometendo a saúde financeira do projeto. Já atividades que se concluem com menos trabalho liberam recursos financeiros para serem aplicados em outras atividades, de modo a manter inalterado o custo final do projeto. No entanto, é importante verificar a disponibilidade dos recursos atribuídos às atividades que podem se iniciar antecipadamente, pois os recursos podem estar atribuídos a outras atividades nesse período.

4.1 Acompanhamento Atividade por Atividade através do Percentual de Conclusão Uma das formas mais simples e diretas de se atualizar uma determinada atividade é através do percentual completo. É a forma mais rápida e menos precisa de acompanhamento.

Para inserir um percentual concluído em uma atividade, 1. exiba o modo de exibição Gantt de Controle através da Barra de Modos; 2. se necessário, defina a linha de base, como apresentado anteriormente; 3. selecione a atividade ou o conjunto de atividades que serão atualizadas através do percentual de conclusão; 4. acesse a guia Tarefa e escolha 0%, 25%, 50%, 75% e 100% para o status de conclusão da tarefa.

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Acompanhando o Progresso das Atividades

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Figura 4.1 – Guia Tarefa com destaque para o percentual completo da atividade

Importante – Por padrão, todos os custos e trabalhos realizados são atribuídos para a atividade na proporção do percentual concluído definido. Caso deseje entrar com valores de custos e trabalho reais, acesse a guia Arquivo (Backstage) e clique em Opções. Escolha a guia Cronograma e desabilite a opção Atualizar Status da tarefa atualiza o status do recurso para inserir manualmente o trabalho real e desabilite a opção Custos reais são sempre calculados pelo Project para inserir os custos reais das atividades do projeto.

4.2 Acompanhamento Atividade por Atividade através da Tela Atualizar Tarefas A tela Atualizar tarefas contém todas as informações relativas ao controle de uma atividade.

Para acompanhar o projeto utilizando a tela Atualizar tarefas, atividade por atividade, 1. exiba o modo de exibição Gantt de Controle através da Barra de Modos; 2. se necessário, defina a linha de base, como visto; 3. selecione a atividade que será atualizada; 4. acesse a guia Tarefa e clique no botão Atualizar como Agendado; 5. selecione Atualizar Tarefas;

Figura 4.2 – Tela Atualizar tarefas

6. no campo Real, digite as datas nas caixas Início e Término reais do projeto;

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Dica – Observe que, na Tela Atualizar Tarefas, o usuário também pode inserir o percentual completo, a duração já realizada (real) e a duração a realizar (restante).

7. clique em OK.

Dica – Quando o Microsoft Project exibe no campo término a sigla ND, isso significa que o término real da atividade ainda não está disponível.

Importante – A inserção de uma data real de início ou término para uma tarefa altera a data agendada correspondente a essa atividade. As datas da linha de base, entretanto, não são afetadas pelas alterações que se fazem nas datas reais ou agendadas.

4.3 Acompanhamento Atividade por Atividade através da Tabela de Controle A tabela Controle é a forma mais usual de se acompanhar um conjunto de atividades, uma vez que permite atualizar de modo mais rápido e direto um conjunto de atividades.

Para acompanhar o projeto, utilizando a tabela de Controle, 1. exiba o modo de exibição Gantt de Controle através da Barra de Modos ou através da guia Exibição; 2. se necessário, defina a linha de base, como apresentado anteriormente; 3. acesse a guia Exibição e clique em Tabelas e escolha a tabela Controle; 4. preencha os campos da tabela conforme os dados reais do projeto para cada linha de atividade.

Figura 4.3 – Tabela Controle com os campos relativos a prazos e custos reais exibidos

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Acompanhando o Progresso das Atividades

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Dica – O Microsoft Project disponibiliza o campo Status. Esse campo exibe o status do andamento da tarefa (Concluída, No Prazo, Atrasada ou Tarefa Futura) e é automaticamente calculado no andamento da tarefa. Para inserir o campo Status, selecione a coluna imediatamente à direita do local onde se deseja inserir o campo, acesse a guia Formato, clique em Inserir Coluna e digite Status no nome do campo.

Importante – O campo custo real fica sempre bloqueado quando a opção Microsoft Project sempre calcula os custos reais está ativada. Essa opção pode ser alterada no Backstage (Arquivos – Opções) na guia Cronograma.

Importante – O trabalho real estará intimamente ligado ao percentual concluído se a opção A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso, disponível na guia Arquivo - Opções Cronograma, estiver ativada, ou seja, ao colocar 50% concluída uma atividade, o Microsoft Project colocará imediatamente a metade de todo o trabalho necessário como já realizado e vice-versa.

Se essa opção for desativada, os valores de percentual concluído e trabalho ficam completamente independentes.

4.4 Acompanhamento Simultâneo de um Conjunto de Atividades Se várias atividades foram iniciadas e concluídas pontualmente ou se atividades precisam ser reagendadas em conjunto, podem-se definir as informações reais de início e término de todas essas atividades ao mesmo tempo. Essa é uma opção bastante útil no acompanhamento de projetos com um elevado número de atividades.

Para atualizar um conjunto de atividades como concluído, 1. selecione as atividades que foram iniciadas e concluídas pontualmente e serão atualizadas em conjunto; 2. acesse a guia Projeto e clique no botão Atualizar projeto;

Figura 4.4 – Tela Atualizar projeto com destaque para a atualização do trabalho

3. digite a data de atualização dos trabalhos;

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4. escolha se a atualização somente será permitida integralmente ou se percentuais intermediários serão permitidos (entre 0 e 100%); 5. determine, no campo Para, se todo o projeto será atualizado ou se apenas as atividades selecionadas serão atualizadas; 6. pressione OK.

Dica – A opção Atualizar como agendado na guia Tarefa permite atualizar rapidamente as atividades selecionadas até a data atual como executadas dentro do previsto.

Para reagendar atividades que não foram realizadas no período previsto e precisam ser reprogramadas, 1. selecione as atividades que estão atrasadas com relação à data atual do projeto; 2. acesse a guia Projeto e clique no botão Atualizar projeto;

Figura 4.5 – Tela Atualizar projeto com destaque para o reagendamento de trabalhos

3. selecione Reagendar trabalho não concluído para iniciar após e determine a nova data de início para as atividades atrasadas; 4. determine, no campo Para, se todo o projeto será reagendado ou se apenas as atividades selecionadas serão reagendadas; 5. pressione OK.

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Organizador e Arquivo Global.mpt: Copiando Configuração entre Arquivos

O organizador permite copiar diversos elementos de um projeto para outros, tais como modos de exibição, calendários, campos, grupos, tabelas, filtros, relatórios, módulos e mapas de exportação, dentre outros arquivos de projeto ou usuários.

Somente é possível copiar elementos entre arquivos abertos no computador. Os elementos transferíveis entre projetos são os seguintes: 1. Modos de exibição

6. Calendários

2. Tabelas

7. Relatórios

3. Campos

8. Mapas

4. Grupos

9. Módulos (de programação)

5. Filtros Para utilizar o organizador, 1. abra o arquivo de onde deseja copiar e o arquivo para onde vai copiar elementos; 2. acesse a guia Arquivo (Backstage) e clique em Informações;

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Figura 9.1 – Guia Arquivo com destaque para Informações e Organizador

3. clique no botão Organizador;

Figura 9.2 – Tela Organizador

4. escolha nas guias da tela o tipo de dado a ser copiado (Modo de exibição, Relatório, Módulos, Tabelas, Filtros, Calendários, Mapas, Campos ou Grupos); 5. selecione os arquivos de origem e destino da cópia;

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Organizador e Arquivo Global.mpt: Copiando Configuração entre Arquivos

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Dica – O arquivo Global.mpt é o arquivo padrão de configuração do Microsoft Project e contém todos os relatórios, tabelas e modos de exibição, dentre outros, definidos pelo programa. Ao se copiar um novo elemento para o arquivo Global.mpt, todos os projetos criados a partir desse momento terão disponíveis os elementos previamente copiados.

6. escolha a guia com a categoria a ser manipulada (qualquer um dos onze elementos); 7. para copiar um elemento do projeto, clique nele e pressione Copiar (o elemento automaticamente aparecerá na listagem do projeto de destino);

Figura 9.3 – Tela Organizador com destaque para o botão Copiar e o campo EMV que será copiado do Projeto Novas Fronteiras.mpp para o projeto Global.mpt (arquivo de configuração do Project)

8. para excluir um elemento do projeto, clique em Excluir;

Importante – Só é possível excluir um elemento não ativo ou não utilizado no momento.

9. para renomear um elemento do projeto, clique em Renomear e digite o novo nome para ele; 10. clique em Fechar para retornar ao projeto.

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Índice Remissivo

Exportar para 314

A Abrindo um Projeto 18 Acúmulo de Barras de Gantt 94

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido 18 Personalização 340

Acúmulo de Barras de Tarefas 37

Barra de modos 27, 121, 122, 124, 133, 134, 145

Acúmulo de Etapas 39

baseline. Ver Linha de base; Ver Linha de base

Agendamento da tarefa Agendamento automático 77 Agendamento manual 77 Modo da Tarefa 76 Planejamento Controlado pelo Usuário 77

Agrupamento 254 Aplicando um 256 Personalizando 258

Ajuda 50 Alocação de Recursos 39 Área de Trabalho 14 Atividades Cálculo no Project 137

Atribuição de Recursos Custo 133 Material 132 Trabalho 131

C Calendário 29, 62, 63, 73, 121, 344 Calendário de Tarefas 63 Calendário do Projeto 63 Calendário do Recurso 63 Editando 65 Novo 63

Calendários 62 Tipos 62

Caminho crítico Assistente de Gráficos de Gantt 116

Caminho Crítico em múltiplos projetos 295 Independentes 115 Simples 114

Campos Personalizados 343

Backstage 15

Criando 344 Excluindo 344 Excluir 346 Fórmulas 348 Listas de valores 346

Banco de Dados

Tipos de 343

Auto salvamento 22, 23

B

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Microsoft Project 2010 Standard e Professional

Códigos de Estrutura de Divisão de Trabalho 95

F

Colunas

Faixa de Opções

Inserindo 95

Control Account Plan. Ver CAPs; Ver CAPs

Apresentação 14 Personalização 333

Cost Account Plans. Ver CAPs; Ver CAPs

Fill Handle 87

Custo

Filtro Automático 247

Alteração de Moeda 128

Custos 127 Atribuição 165 Custos Fixos 166 Funções 164

CV 196

Filtros Criando e personalizando 250

Fontes Formatação 205

Formatação Colunas 207

D

Cores de preenchimento da célula 205

Desfazendo ações (undo) 24

Diagrama de Rede 220

Diagrama de Rede 28, 40, 220 Estilos das Caixas 221 Formatação 220 Layout 225

Diagrama de Relações 41 Duração Cálculo no Project 137

E EAP Códigos 95 Criação 88 Personalização dos códigos 354 Recuo de Atividades 88 Tarefas Resumidas Decrescentes 90 Visualizando a EAP 91

Earned Value 47, 49 Entrada de Tarefa 41 Escala de Tempo Formatação 210

Especificações 7 Estilos de Texto Formatação 206

Estrutura de Tópicos 92 Excluindo um Projeto 23

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Escala de Tempo 210 Estilos de Texto 206 Fontes 205 Gráfico de Gantt 214 Linha do Tempo 232 Linhas de Grade 209 Planejador de Equipe 229

Formulário de Nome do Recurso 42 Formulário de Recursos 35 Formulário Detalhes da Tarefa 43 Formulário de Tarefas 35 Fórmulas 348, 350

G Gantt de Controle 30, 175, 178 Gantt de Redistribuição 44 Gantt Detalhado 44 Global.mpt 363, 365 Gráfico de Gantt 17, 27 Estilos Predefinidos 218 Formatação 214 Layout 218

Gráfico de Recursos 32 Guia Arquivo Backstage 15

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Índice Remissivo

369

Microsoft Project Standard

I Imagem Gráfica Exportar para 318

Impressão Configuração 281 Visualização 283

Indicadores Gráficos 351 Informações Filtrar 239 Ordenar 237 Realcar 239

Inspetor de Tarefa 118, 158 Instalação 11

Apresentação 4

Microsoft SharePoint Server 5 Modos de exibição 26 Modos de Exibição Personalização 329

Múltiplos Projetos Caminho crítico 295 Compartilhamento de recursos em 297 Consolidando 291 Criando relações entre 293 Definições 287 Estratégia de organização 287 Inserindo e excluindo projetos 289

L

N

Linha de base 175, 197

Nivelamento

Linha de Base Planos Provisórios 180

Linha do Tempo 30 Apresentação 16 Exibição 231 Formatação 232 Inserindo tarefas 231

Configurando 153 Limpando 157 Planejador de Equipe 162

O Organizador 363

Linhas de Andamento 187

P

Linhas de Grade

Performance Measurement Baseline. Ver Linha de Base; Ver Linha de Base

Formatação 209

Personalização

M Macros 321 Criando 321 Editando 324 Executando 323

Microsoft Project Apresentação 3 Instalação 9, 10, 12 Requisitos de instalação 9

Microsoft Project Professional Apresentação 5

Microsoft Project Server Apresentação 5

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Barra de Ferramentas de Acesso Rápido 340 Faixa de Opções 333 Modos de Exibição 329 Tabelas 325

Planejador de Equipe 4, 34, 160 Formatação 229

Planilha de Recursos 31 Planilha de Tarefas 31 Planos Provisórios 180 PMB. Ver Linha de Base; Ver Linha de Base Projeto Agendamento 58 Comparando Versões 191

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370

Microsoft Project 2010 Standard e Professional

Estatísticas 166 Guia de Projetos 61 Informações 60 Modelos 58 Mover 193 Novo 57

Projetos Ciclo de Vida 6 Exportar 308 Exportar para banco de dados 314 Grupos de Processo 6 Importar 313

Relatórios Visuais 273 Tipos de 265

Relatórios Convencionais Exibindo 268 Personalizando 269

S Salvando um Projeto 19 Salvando um Projeto como Modelo 20 Senha 21 Smart Tag 139 Status da tarefa 185

R Realce de Alterações 76, 102

T

Recurso

Tabelas 17

Realce 245

Recursos Agrupar 256 Cálculo no Project 137 Compartilhamento entre projetos 297 Custo 127 Delimitação do Trabalho 141, 142, 143 Duração Fixa 138 Editar 125 Filtrar 239, 241 Filtro Automático 247 Hora Extra 147 Nivelamento 149, 153 Opções da Lista 135 Ordenar 237 Pool de Recursos 298 Problemas de Alocação 144 Realcar 239 Solicitação e Demanda 132 Substituição 144 Trabalho Fixo 138 Troca da Escala 146 Unidades Fixas 138

Recursos Materiais 49 Relatórios Cubo OLAP 273 Referência Cruzada 270

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Personalização 325

Tabelas de Recursos 48 Tabelas de Tarefas 46 Tarefas Agrupar 256 Ativas 240 Controle pelo Empenho 140 Filtrar 239 Filtro Automático 247 Inspetor 118, 158 Ordenar 237 Realcar 239 Realce 245 Status 185

U Uso da Tarefa 33 Uso do Recurso 33

V Valor Agregado CPI 197 Definições 194 SPI 197 TCPI 197 Terminologia 194

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Últimos Lançamentos

Criação de Sites na era da Web 2.0 Diego Brito

220pp. - R$ 59,00

Este livro cobre as etapas de Atendimento, Planejamento, Arquitetura de Informação, Redação, Criação, Desenvolvimento e Otimização (SEO) – sete áreas fundamentais para que você tenha uma visão ampla de todo o processo de criação de um site. Este livro é indicado para web designers, estudantes de Comunicação, empresários, diretores de arte, arquitetos de informação e Gerentes de Marketing.

Mente Anti-hacker – Proteja-se!

Paulo Moraes

196 pp. - R$ 53,00

Esta obra tem por finalidade ajudar todos os usuários de computador que precisam de alguma forma ter proteção enquanto navegam na Internet, leem seus e-mails e usam seus computadores para outras atividades. Chega de invasões, chega de vírus, chega de cair em golpes virtuais. É preciso ter uma MENTE ANTI-HACKER! PROTEJA-SE! Inclui apêndice sobre ataques a smartphones e tablets.

Construindo um Blog de sucesso com o WordPress 3 Daniella Borges de Brito

228pp. - R$ 59,00

Se você procura entender tecnicamente como criar um blog com o WordPress este livro é para você.

Um livro completo que aborda o assunto de forma didática e também prática, com uma leitura de fácil entendimento, exercícios propostos, entrevistas e explicações passo a passo. No CD que acompanha o livro você encontrará videoaulas explicativas e diversos aplicativos gratuitos e arquivos que irão auxiliá-lo na criação do seu blog.

Java Enterprise Edition 6 – Desenvolvendo Aplicações Corporativas Cleuton Sampaio

280 pp. - R$ 64,00

Neste livro, veremos alguns aspectos inovadores, como: Profiles de aplicação, RESTful Web Services, JavaServer Faces 2.0, Servlet 3.0 e muitas outras novidades, que agora fazem parte do “cardápio” de soluções corporativas em Java. Além disso, o livro traz um exemplo completo: um sistema de notícias on-line, que utiliza os principais componentes Java EE: Web Services e Session Beans. Tudo simples e prático para que você obtenha resultados rapidamente.

Virtualização – Componente Central do Datacenter Manoel Veras

364 pp. - R$ 97,00

O objetivo principal deste livro é contribuir para a formação de arquitetos de DATACENTERS que possuam como elemento central a VIRTUALIZAÇÃO. O livro é modular e detalha diversos aspectos teóricos e práticos da VIRTUALIZAÇÃO. Como não poderia deixar de ser, trata dos conceitos de CLOUD COMPUTING e DATACENTER, tendo como aspecto central destas estruturas a VIRTUALIZAÇÃO.

Desenvolvendo Aplicações com UML 2.2 (3ª edição) Ana Cristina Melo

340 pp. - R$ 79,00

Esta nova edição aborda os principais conceitos de orientação a objetos, a estrutura da UML, por meio de seus elementos, relacionamentos e diagramas, a transformação de modelos criados em UML em códigos escritos nas duas principais linguagens OO do mercado (Java e Delphi), diferenças entre as principais versões da UML (1.4, 2.0 e 2.2) e questões de concursos públicos. www.brasport.com.br

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Bacula – Ferramenta Livre de Backup Heitor Medrado de Faria

208 pp. - R$ 55,00

Único livro nacional dedicado à parte teórica de backups, também traz manuais completos de instalação e configuração de um sistema de cópias de segurança baseado na ferramenta mais utilizada no mundo – o Bacula (software livre). Aborda tópicos como estratégias de backup (GFS), restauração, cópia e migração de backups e scripts antes e depois dos trabalhos. O livro é baseado tanto em sistemas Linux como Microsoft.

ActionScript 3.0 – Interatividade e Multimídia no Adobe Flash CS5 Fábio Flatschart

280pp. – R$ 72,00 (Série Web Conceitos & Ferramentas)

Aprenda neste livro os fundamentos da linguagem ActionScript 3.0 e saiba como empregá-la corretamente para adicionar interatividade e multimídia em seus projetos com o Adobe Flash CS5. Explore o workflow (fluxo de trabalho) com o Adobe Flash CS5 e o ActionScript 3.0 através de dicas para otimizar a produção e tornar o seu trabalho mais rápido e eficiente. Acompanha CD-ROM com os arquivos para a construção dos projetos mostrados no livro.

Investigação e Perícia Forense Computacional Claudemir Queiroz / Raffael Vargas

156 pp. – R$ 45,00

A introdução de computadores como uma ferramenta criminal aumentou a capacidade dos criminosos para realizar, ocultar ou auxiliar a atividade ilegal ou antiética. Este livro pretende apresentar as principais certificações para a formação de novos profissionais, além de auxiliar com as leis processuais mais utilizadas no mercado, com uma mistura de estudos de caso voltados para coleta e análise de dados tanto inloco como em rede.

Criando Macros no BrOffice Calc Cleuton Sampaio

208pp. – R$ 52,00

Aprenda a criar macros fantásticas, que podem manipular a planilha de várias formas, além de poder criar: diálogos de interface com o usuário, gráficos comerciais: Pizza, Barra, Coluna, Linha, inclusive com efeitos 3D, e macros que criam novos arquivos e acessam bancos de dados. O livro contém vários exercícios resolvidos para você praticar o aprendizado.

Programando para a internet com PHP Odemir Martinez Bruno / Leandro Farias Estrozi / João do E. S. Batista Neto

332 pp. – R$ 68,00

Este livro foi concebido para facilitar o aprendizado da programação voltada para a internet. A linguagem PHP é a ferramenta mais popular para a programação de aplicações voltadas para servidores web. Simples e ágil, tem sido escolhida pela vasta maioria dos desenvolvedores. O livro é voltado para estudantes universitários, profissionais e hobbistas, tendo como objetivo atender aos níveis iniciante e intermediário.

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Empreendedorismo na Internet Dailton Felipini

224pp. – R$ 45,00 (Série E-commerce Melhores Práticas)

Este terceiro título da coleção E-Commerce Melhores Práticas foi desenvolvido para atender a uma necessidade apresentada por empreendedores e empresários interessados no mercado da Internet: escolher de forma criteriosa o segmento de atuação. O propósito deste livro é duplo: ajudar o empreendedor a encontrar um segmento de negócio compatível com seus interesses e fornecer critérios lógicos de avaliação do negócio.

Programação Shell Linux 8ª edição Julio Cezar Neves

588 pp. – R$ 105,00

Inédito no mercado, este livro apresenta uma abordagem descontraída da programação Shell dos sistemas operacionais Unix/Linux. Esta oitava edição foi atualizada com as novidades que surgiram no Bash 4.0, tais como coproc (threads), vetores associativos, novas expansões de parâmetros e muito mais. Seu apêndice sobre Expressões Regulares foi bastante aprofundado e agora aborda também as diferenças do seu uso no Bash e no BrOffice.org. O CD-ROM que acompanha o livro contém todos os exercícios do livro resolvidos e alguns scripts úteis.

Fundamentos do Gerenciamento de Serviços de TI – Preparatório para a certificação ITIL® V3 Foundation Marcos André dos Santos Freitas

376 pp. – R$ 92,00

Este livro tem como objetivo ser um material de conscientização, apresentação das práticas propostas pelo ITIL® e preparação para a realização da prova de certificação ITIL® V3 Foundation. O livro é voltado para profissionais, Gerentes de TI, Gerentes de Negócio e pessoas que desejam compreender os conceitos, os processos e as funções do Gerenciamento de Serviços de TI baseados no ITIL® V3 e melhorar os Serviços de TI nas empresas.

BPM & BPMS 2ª edição Tadeu Cruz

294 pp. – R$ 69,00

Neste livro você aprenderá sobre a desorganização informacional e as tentativas de organizar dados, informações e conhecimento, como o conceito Computer-Supported Cooperative Work e as ferramentas que foram desenvolvidas com aderência a este conceito. Também vai aprender o que é Business Process Management¬ - BPM e Business Process Management System - BPMS e as diferenças e semelhanças com o software de Workflow.

Google AdSense Dailton Felipini

128 pp. – R$ 34,00 (Série E-Commerce Melhores Práticas)

Este livro apresenta o genial sistema de gerenciamento de anúncios por meio do qual qualquer página da Web, desde um simples blog até um extenso site de conteúdo, pode tornar-se rentável. O Google fornece toda a tecnologia para a exposição e o gerenciamento dos anúncios. Com este livro, qualquer um, mesmo com pouca experiência na web, poderá transformar seu site ou blog em uma nova e permanente fonte de renda.

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Administração de Redes com Scripts: Bash Script, Python e VBScript 2ª edição Daniel G. Costa

208pp. – R$ 55,00

Três linguagens de script são abordadas no livro, todas bastante utilizadas na administração de redes: Bash Script, Python e VBScript. Pretende-se não apenas apresentar como utilizar essas linguagens, mas também analisar como problemas reais podem ser sanados com scripts. Nesta segunda edição, todos os exemplos do livro foram revisados e atualizados, e novos exemplos foram adicionados, tornando ainda mais completo e melhor este guia para os administradores de redes.

ZFS – Para usuários OpenSolaris, Windows, Mac e Linux Marcelo Leal

162pp. – $ 58,00

Se você é um usuário MacOSX, MS Windows ou GNU Linux e quer utilizar este revolucionário sistema de arquivos chamado ZFS, encontrará neste livro um guia prático para em poucos minutos instalar o sistema operacional OpenSolaris e ter exemplos completos de como desfrutar do ZFS a partir destes sistemas operacionais utilizando protocolos comuns como NFS, iSCSI e CIFS. Tudo sem complicação, pois a palavra de ordem do ZFS é simplicidade!

SEO – Otimização de Sites Erick Formaggio

240 pp. – R$ 52,00

SEO - Search Engine Optimization (Otimização para Mecanismos de Busca) - é um conceito atualmente bastante difundido, tendo em vista a crescente preocupação das empresas em otimizar seus sites para que possam facilmente ser encontradas por clientes. O livro aborda as técnicas de otimização dentro e fora do site, o que é e para que serve, explicando as melhores práticas para que o seu site possa mais facilmente ser localizado pelas ferramentas de busca.

Google Top 10 Dailton Felipini

112 pp. – R$ 28,00 (Série E-commerce Melhores Práticas)

Se você já pesquisou no Google alguma palavra diretamente relacionada ao conteúdo de seu site e não encontrou nenhum vestígio dele, este livro foi feito para você. Com ele, você aprenderá a otimizar seu site ou blog para colocá-lo na primeira página dos resultados de busca e torná-lo um “Google Top 10”, posição que poderá representar centenas de milhares de visitantes todo mês a um custo próximo de zero.

XNA 3.0 para desenvolvimento de jogos no Windows, Zune e Xbox 360 Alexandre Santos Lobão / Bruno Pereira Evangelista / José Antonio Leal de Farias / Patryck Pabllo Borges de Oliveira 460pp. – R$ 89,00 O objetivo do livro é apresentar ao leitor a visão geral da arquitetura XNA e o processo de desenvolvimento de um jogo completo. São apresentadas técnicas de programação de jogos, desde o planejamento do projeto ao desenvolvimento de jogos 2D, inserindo funcionalidades de som e rede e, por último, o desenvolvimento de um jogo 3D em primeira pessoa do início ao fim, implementando um framework básico que poderá ser utilizado em seus jogos.

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