Subred Integrada de Servicios de Salud Norte Archivos de Gestiรณn y sus Instrumentos
ES-GE-F-16-02
ARCHIVOS DE GESTIÓN Procedimientos
ES-GE-F-16-02
CONTENIDO DEL CURSO MODULO 0 Generalidades Documental •
Gestión
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo
•
Normatividad aplicable
•
Glosario
MODULO 1 Archivo de gestión y sus instrumentos •
Procedimiento archivo
de
•
Organización archivo
de
•
Términos Generales Tablas de Retención Documental ES-GE-F-16-02
MODULO 1
Procedimient os
Organizaciรณn Archivos
Glosario
ES-GE-F-16-02
MODULO 1 1. Procedimientos Planeación documental
Producción documental
Gestión y trámite
Consulta de documentos
Organización documental
Transferencia documental
Preservación documental
Valoración y disposición final documentos ES-GE-F-16-02
Planeación Documental
Este procedimiento hace énfasis en la planeación estratégica del SIGA de la Subred, definiendo, objetivos, metas, procedimientos, instructivos, indicadores y demás elementos de planeación
ES-GE-F-16-02
Producciรณn documental Como la producciรณn documental es la generaciรณn de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones, se debe tener en cuenta el Formato ร nico de Inventario Documental para el registro de los mismos guiados por las tablas de retenciรณn documental ES-GE-F-16-02
Gestiรณn y Trรกmite
Este procedimiento va ligado al software ORFEO; todas las comunicaciones oficiales deben ingresar y salir por medio de este sistema
ES-GE-F-16-02
Consulta de documentos Consiste en la facilitación directa, indirecta, o a distancia, de los documentos o de la información, sobre cualquier recurso archivístico a cualquier usuario sea este interno o externo.
La solicitud y/o préstamo del o los documentos deber ser mediante correo electrónico, especificando la ubicación del mismo con datos como: Número de caja, Número carpeta y fechas, de acuerdo al inventario que fue enviado en el traslado ES-GE-F-16-02
Organización Documental
Operación archivística realizada en los archivos de gestión de la entidad, donde con base a los criterios dados por Gestión Documental, se clasifica, ordena, describe los expedientes o documentos
ES-GE-F-16-02
Transferencia Documental
Remisión de los documentos del archivo de Gestión al Central y de éste al Histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
ES-GE-F-16-02
Preservación documental
Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar la protección física de los documentos, contra los agentes de deterioro, así como la restauración de los documentos en mal estado
ES-GE-F-16-02
Valoración y Disposición Final de los Documentos
Se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital y saber la disposición final de los mismos, esto se realiza a través de las herramientas archivísticas.
ES-GE-F-16-02
ARCHIVOS DE GESTIร N Organizaciรณn de Archivos ES-GE-F-16-02
MODULO 1
Procedimient os
Organizaciรณn Archivos
Glosario
ES-GE-F-16-02
SERIE DOCUMENTAL
Conceptos
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifica, en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto
TIPOS DOCUMENTALES
Se refiere a un conjunto de documentos que tiene un mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa, tiene el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite
ES-GE-F-16-02
Preparación Física ORGANIZACION Se debe depurar: * No hojas en blanco * No copias * No documentos de apoyo
ORDENACIÓN
Ordenar en forma cronológica, es decir que al abrir la carpeta, la fecha más antigua es la primera que se encuentra y la fecha más reciente es la que finalice la carpeta ES-GE-F-16-02
Eliminar material metálico como: • Clips • Ganchos de cosedora
ES-GE-F-16-02
Forma de archivar 2. Tomar como guía una hoja tamaño oficio, perforada a la mitad
1. Perfilar o alinear en la parte superior todos los documentos
3. Las hojas tamaño carta se alinean con la hoja tamaño oficio
ES-GE-F-16-02
Las Carpetas no deben superar los 250 folios ES-GE-F-16-02
FOLIACIĂ“N Foliar es numerar consecutivamente todos y cada uno de los folios (cada una de las hojas por una sola cara) Se numera en la parte superior derecha, con lĂĄpiz mina negra
ES-GE-F-16-02
La numeración existente se tacha con una línea oblicua y se pone el número que corresponde
ES-GE-F-16-02
SERIE DOCUMENTAL SIMPLE
Sus tipos documentales por mayoría siempre son los mismos.
SERIE DOCUMENTAL COMPUESTA
Tipos documentales diferentes ES-GE-F-16-02
FOLICACIÓN SERIES COMPLEJAS Si sobrepasan los 250 folios
Se abren nuevas carpetas
Se numeran: Carpeta 1 = 1 a 250 Carpeta 2 = 251 a 500
Contratos, historia laborales, historias clínicas, etc. ES-GE-F-16-02
CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN Manuales, instructivos, folletos, guías... Si estos documentos hacen parte del expediente, se deben tener en cuenta como folio y dejar la observación en el inventario
ES-GE-F-16-02
CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN Cuando se encuentran varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja… Se deben pegar en una hoja en blanco para evitar la perdida del documento Escribirse su respectivo número de folio en la parte superior derecha Dejar constancia en el área de observaciones del Inventario Documental ES-GE-F-16-02
RadiografĂas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de manila o bolsillo plĂĄstico
ES-GE-F-16-02
CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN
Se hará la foliación al sobre en parte superior derecha antes de almacenar el material, para evitar marcas
Se debe dejar constancia en el sobre y en área de observaciones del Inventario Documental, del contenido del sobre
Cantidad Tamaño Color Título
Asunto Fecha Otros datos que se consideren pertinentes ES-GE-F-16-02
CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CDS, disquetes, videos, etc.)
Pero, debe darse constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de observaciones del Inventario Documental.
Si se opta por separar este materia, se hará la correspondiente referencia cruzada
ES-GE-F-16-02
MARCACIÓN DE LAS CARPETAS
Serie Subserie Procesos y Procedimientos de cada área Diligenciar en la tapa de la carpeta Usando lápiz
ES-GE-F-16-02
INVENTARIOS DOCUMENTALES
La información resultante del proceso anterior, debe ir registrada en el Formato Único de Inventario Documental y/o transferencias documentales
Para la transferencia documental se solicita un original en papel y una copia magnética
ES-GE-F-16-02
INVENTARIOS DOCUMENTALES
ES-GE-F-16-02
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
DEPURACIÓN Separar la información personal de la institucional
CLASIFICACIÓN Esta se debe realizar de acuerdo a la Tabla de Retención Documental
ES-GE-F-16-02
MODULO 1
Procedimient os
Organizaciรณn Archivos
Glosario
ES-GE-F-16-02