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Microsoft Excel
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Introducción A continuación le presentamos una información recopilada a base de una gran investigación en el campo informático, atraves de la cual usted podrá entender ciertos aspectos referentes al mundo de la computación. Con el objetivo de hacer que usted asimile detalladamente el funcionamiento de una computadora y todo lo que esta le puede ofrecer, debido a que este aparato antes mencionado no solamente sirve para funcionamientos de poco provecho como el jugar o escuchar música ya que este nos puede ofrecer mucho en el campo educativo y laboral, este es el propósito enseñar a sacarle todo el provecho posible. En esta serie de manuales nos hemos dado la tarea de estructurarlos en módulos; básico, redes, diseño grafico, reparación de pc’s y programación. Teniendo por satisfacción que el usuario al terminar la lectura de estos manuales quedara preparado para enfrentar un mundo informático. Agradeciendo al lector Atte. Tecnológico de computación
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Microsoft Excel Iconos Propios de Excel:
Llama a la función =Suma ( ) sirve para totalizar columnas o filas
Llama a la ventana donde se encuentran todas las funciones matemáticas.
Excel es un programa de la categoría “hojas electrónicas”, las cuales brindan una facilidad para introducir y manipular datos y para realizar todo tipo de cálculo matemático. Excel puede ser usado en áreas de interés bastantes diversas, por eso se habla de Excel aplicado a Estadística, al área contable, al área administrativa, de ingeniería o científica, etc. Lo que varía en cada área son las formulas que se usan, mientras un ingeniero o matemático usa funciones como Cósenos, tangentes, Determinantes, etc., un estadista usará formulas para determinar el crecimiento exponencial, probabilidades, distribuciones, etc. Excel es una de las herramientas más poderosas en lo referido a cálculos y almacenamiento de datos. Tiene 3 áreas de acción bien definidas como ser Manipulación de Bases de Datos. Generación de Gráficos y Cálculos Matemáticos y creación de formulas
Descripción de la pantalla Principal
Sirve para centrar un texto entre varias columnas
Celda Activa Ordena en orden descendente o ascendente una tabla o columna
Cuadro de Nombre
Barra de Formulas Barra de Titulo de columnas
Barra de Titulo de Filas Llama al asistente generar graficas
para
Permite cambiar el formato numérico a formato: monetario, euro, porcentaje y estilo millares
Permite trazar bordes contorno de una tabla
al
Botones de movimiento entre hojas
Barra de Desplazamiento
Viñetas de las hojas Zoom
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Hoja de Trabajo Seleccionar, copiar, eliminar, cortar, pegado, deshacer: Para copiar o cortar el contenido de una celda nos ubicamos en la celda y tomamos la opción de cortar o copiar, aparecerá una línea punteada al contorno de la misma, nos ubicamos donde queremos la copia y le damos Pegar. Mientras este la línea punteada se puede seguir pegando, para quitarla se presiona ESC. Existen formas de Pegado, por ejemplo algo que está en columna se puede hacer que al momento de pegar quede en filas (transponer), para hacer esto, en vez de tomar la opción de pegado se selecciona Edición – Pegado Especial y luego se marca la casilla de Transponer en la ventana que aparece. Para mover el contenido de una celda nos ubicamos en ella y movemos el puntero al borde de la misma hasta que cambie de forma y arrastramos el puntero al lugar deseado. Estas operaciones pueden hacerse entre diferentes hojas, puede marcar algo en una hoja y copiar o cortar y luego irlo a pegar a otra hoja, incluso de otro libro. También puede copiar, cortar o mover selecciones de celdas. Si cometió algún error al hacer cualquier operación, usted puede revertir el error seleccionando del menú: Edición – Deshace o presionando simultáneamente las teclas Control y Z.
Al entrar en Excel se tiene lo que llamamos un Libro, compuesto de varias “Hojas de Trabajo”, inicialmente hay 3 pero se pueden ir agregando según la necesidad. Cada Hoja está dividida en Columnas (verticales) y Filas o líneas (horizontales), la intersección de las filas con las columnas forman unas cuadriculas donde cada una se llaman “Celdas”. Cada columna tiene una letra que la identifica (A, B, C…), son 256 en total, así que cuando se llega a la columna Z se empiezan a combinar pares de letras (AA, AB, AC...AZ, BA, BB, BC…) llegando hasta la IV. Las filas se identifican con números comenzando con el 1 hasta la fila 65,536. De esta forma las celdas se identifican por la letra de la columna y el numero de la fila que la interceptan (A1, B7, AC140, etc.) Hay 16, 777,216 celdas, pero en pantalla solo se logran ver aproximadamente 192 celdas (8 col. Y 24 filas) que es apenas el 0.001% del total. Para poder ver varias celdas hay que desplazar la pantalla por toda la hoja. Cuando uno trabaja en Excel es imposible llenar el contenido ni siquiera de 1, 000,000 de celdas ya que esto volvería lenta la PC ya que cada celda que está llena ocupa memoria principal (RAM).
Para que tenga una idea del tamaño de una hoja de trabajo suponga que si cada celda midiera medio centímetro de alto (5 milímetros) por 3 cm de ancho y que existiera una hoja de papel que pudiera contener estas medidas entonces estaríamos hablando de una hoja de 327 metros de largo por 7.68 metros de ancho. Cuando se crearon las primeras hojas electrónicas lo que se tuvo en mente fue hacer una copia de las hojas de trabajo de los libros contables, inicialmente se pensó en orientarlo para balances generales y estados de resultados, pero la gran cantidad de características que se le agregaron les dieron una orientación más variada. Algunos programas de Hojas Electrónica que han salido al mercado son Lotus, QuattroPro, Symphony.
Descripción del Shell de Excel Excel tiene las típicas características de los programas de Microsoft, un menú principal con las mismas opciones iníciales de “Archivo Edición, Insertar Formato,…Ventana Ayuda” con algunas pequeñas varianzas, pero la forma de guardar, recuperar, imprimir, insertar dibujo, cambiar los tipos de fuentes y sus atributos son las mismas. También las barras de herramientas Estándar, Formatos y dibujo son las mismas y la forma de ver o ocultar las diferentes barras de herramientas es igual.
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Tablas y Bases De Datos Ensanchando de columnas y filas B
C
Se le llama Tabla al conjunto de columnas y filas que guardan datos de alguna entidad. En una Hoja puede haber varias tablas pero por lo general una hoja debería almacenar solo una tabla. Los datos en las tablas se dividen en Campos que serian las columnas y Registros, que serian las filas. Suponga la siguiente tabla de ejemplo donde una tabla tiene 3 campos: nombre, teléfono y dirección y 3 registros, el registro de Jaime, el de Erick y el de Rigoberto.
Tecnológico de computación En ocasiones los datos que se introducen en las celdas ocupan más del espacio de la celda, esto se resuelve ensanchando la columna donde está la celda, por ejemplo si en la celda B2 escribimos “Tecnológico de Computación” este rotulo quedara escrito en la B2 y C2 aunque realmente solo se encuentra escrito en la B2 y no en la C2, para ensanchar la columna B, nos ubicamos en la línea divisoria entre la B y la C, el puntero cambiara de forma y hacemos doble clic. También cuando el puntero este en medio de la columna B y C podemos mantener presionado el botón del mouse y muévalo hacia la izquierda o derecha y así ajustar el ancho de la columna a nuestro antojo. La misma operación se puede hacer con las filas, ubicándonos en la línea divisoria entre filas.
A
B
C
1
Nombre
Teléfono
Dirección
2
Jaime Medina
228-1401
Col Kennedy
3
Erick Rivera
233-5877
Col. Los Robles
4
Rigoberto Sierra
226-8745
Col. Loarque
Una base de datos puede ser 1 o más tablas almacenadas, suponga que en un Libro electrónico (archivo de Excel) usted tiene 4 hojas y cada una tiene 1 tablas, en una tiene la información de los empleados de la empresa, en otra la información de los clientes, en otra la información de los proveedores y en la ultima el inventario de la empresa, entonces este archivo puede considerarse como una base de datos (de 4 tablas). Una base de datos se puede considerar también como un conjunto de Libros con sus respectivas tablas. Es importante que tenga en cuentas que una tabla se puede considerar como tal aunque solo tenga un registro. Cuando se hace una Tabla el espacio que está abajo (hasta la fila 65536) no se debe usar para nada mas, ya que la tabla puede crecer y este espacio se deja para ese propósito.
Formulas Matemáticas. Las celdas en una tabla pueden contener: números, fechas, Texto (como nombres, direcciones, teléfonos) y formulas matemáticas que por lo general se miran como números. Excel trae incorporada una serie de formulas preestablecidas como Suma de columnas o filas, Promedio, valor máximo o mínimo, Cósenos, Senos, determinante de matrices, cálculos de Interés, etc. Pero también se pueden desarrollar formulas personalizadas, como sumar el campo Total Bruto + Impuesto para obtener el Total Neto. Lo impresionante de las formulas es que se recalculan cada vez que se introduce o se borra algo de la Hoja, por ejemplo si tiene 500 registros y decide sumar el campo “Precio Venta” y luego modifica el precio de venta del registro 245 (por ejemplo) entonces el resultado se ajusta automáticamente. En una Tabla muchos de los
campos no se introducen sino que se calculan por medio de formulas.
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Con los datos de las tablas
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Inserción y Eliminación de: Filas, Columnas y Hojas Cuando se trabaja con tablas a veces es necesario la inserción de columnas en medio de la tabla para agregar algún campo o la inserción de filas para agregar más registros. Para esto seleccione la columna donde desea que aparezca la nueva y del menú seleccione: Insertar Columna o teniendo seleccionada la columna haga clic derecho, aparecerá un menú colgante, seleccione la opción “insertar”. Para insertar Filas se hace la misma operación. Para Eliminar Columnas o filas es similar, marque la columna/fila que desea eliminar y luego del menú seleccione: Edición – Eliminar, o haga clic derecho y seleccione eliminar. Inicialmente cada libro de Excel tiene 3 hojas, pero puede insertar o eliminar hojas según la necesidad. Para insertar seleccione del menú: Insertar Hoja de cálculo, podrá ver que se agrega una viñeta mas con el nombre “Hoja 4”. El nombre de las hojas se puede cambiar por algo mas descriptivo, por ejemplo si en la hoja 1 tenemos una tabla con los datos de amigos entonces podemos reemplazar “Hoja1” por “Amigos”, simplemente haga doble clic en el nombre actual de la hoja “Hoja 1” y este aparecerá de color negro indicando que puede escribir otro nombre, escríbalo y
presione Enter.
Tablas y Formularios Formato de Celdas Dar formato a una celda es elegir la forma en que se visualizara el contenido, por ejemplo si una celda tiene la cantidad 12345.60 la podremos ver como: 12,345.60 (formato de numero) o 1.23E+04 (formato científico). Para entrar a la ventana de “formato de Celdas” Seleccione del menú: Formato – Celdas. La ventana tiene 6 viñetas donde puede controlar diferentes Formatos:
Cuadriculas y Sombreado Se puede agregar borde y sombreado a las tablas para mejorar su presentación más que todo al momento de imprimir o de una presentación final de la Hoja. Tenga en cuenta que una tabla a veces sigue creciendo (como los inventarios) en este caso sería un error usar una cuadricula. Marque las celdas donde desea agregar la cuadricula o el sombreado y luego puede usar la opción de la barra de Herramientas de Formato para el borde y la trama o la opción Formato – Celdas – Bordes/Trama del menú principal.
Filtros Un filtro sirve para poder buscar la información que necesitamos en una tabla, imagínese que tiene una tabla de inventario y desea trabajar solo con las refrigeradoras o con los productos que tienen un precio de costo mayor a Lp.3000. Existen dos tipos de filtros, el autofiltro y el avanzado. Autofiltro: Son filtros que permiten búsquedas mas automatizadas y directas: Ubique la celda activa dentro de la tabla, del menú principal seleccione: Datos – Filtros – Autofiltros En los títulos de los campo aparecerán unos botones con triángulos hacia abajo, seleccione la del campo que desea restringir por ejemplo “Producto”, aparecerán los diferentes productos en este momento podría seleccionar “Refrigeradora”, inmediatamente la tabla se restringirá solo a este producto. En las opciones de cada campo, están: Todas: para ver todos los registros Los diez más: Usado para ver los mas inferiores o superiores (en cuanto a valor) Personalizar: donde podrá introducir un criterio de búsqueda como “Costo es igual a 1000” Ubicado en Boulevard Suyapa, 2 locales a la par del Hotel Alameda, Frente a la gasolinera Esso on the run Teléfono: 239-8945 – 239-8841 Correo: tecnologico.hn@gmail.com
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Combinar y descombinar celdas Puede combinar varias celdas convirtiéndolas en una sola para mejorar la presentación de títulos o para la elaboración de formularios. Para combinar celdas, selecciónelas primero y luego entre a la ventana de “Formato de Celdas” en la viñeta de Alineación, marque el cuadro que dice “combinar celdas” para descombinarlas desmarque el cuadro. Graficas: Excel incorpora la generación de graficas ya que en los reportes a gerencia o en reuniones las graficas muestran de forma inmediata los valores de una tabla sin tener que estar viento una multitud de números. Hay que tener encuentra que las grafica apoyan las tablas no las sustituyen. Existen varios tipos de graficas: Columnas, Líneas, Barras, Circulares, XY, Área, Anillo, Radial, Superficie, Burbuja y Cotizaciones. Cada tipo responde a diferente área de análisis, mientras una persona con una orientación hacia las matemáticas, Física etc., seleccionara una grafica tipo XY otra persona con orientación a la estadística o finanzas podrá seleccionar una Circular.
Tablas Dinámicas Una tabla dinámica en Excel permite hacer resúmenes de tablas, utilizándose para, promediar, o totalizar datos. Para que su uso esté justificado, la cantidad de información con la que se trabaja en la tabla debe ser relativamente grande. Suponga una ferretería que tiene 3 sucursales y quiere examinar cómo se han movido 4 de sus productos: cemento, laminas zing, laminas asbesto y bloques durante algunos meses del año, para esto se construye una tabla con los campos: Mes, Tienda, Producto y Cantidad. Ubique la celda activa en la cualquier parte de la tabla, del menú seleccione: Datos – Informe de tablas y Gráficos dinámicos. Aparecerá el asistente que consta de 3 pasos
Tercer Paso: Debe de seleccionar 2 cosas, Primero donde desea que aparezca la tabla dinámica en una “hoja de cálculo nueva” o en algún lugar de la hoja actual en cuyo caso deber seleccionar el lugar. Luego deberá hacer clic en el botón “Diseño” para configurar la tabla. Aparecerá un diagrama en el centro conteniendo Fila, Columna, Página y Dato en la parte derecha aparecerán los campos, arrastre el mes a Página, producto a columna, Tienda a Fila y Cantidad a Datos. En datos vera que aparece un botón que dice “suma de Cantidad” si hace doble clic en el podrá elegir entre sumar, promediar, valor máximo, etc. Por último haga clic en Aceptar y luego en finalizar.
Primer Paso: seleccione “Lista o base de datos de Microsoft Excel y tablas dinámicas” y la opción “tablas dinámicas”, luego haga clic en el botón Siguiente.
En la tabla dinámica aparecen a la par de cada
Segundo Paso: Indique donde se encuentra la tabla, si ya aparece marcada haga clic en siguiente
campo unos botones que le permiten elegir los datos con los que desea trabajar. Si hace doble clic en algún dato por ejemplo en la cantidad para cemento de la 2 tienda entonces Excel hará un detalle en una hoja parte de esa línea.
Formularios & Hojas de Publicitarias Podemos usar Excel para desarrollar Formularios vacíos para imprimirlos y llenarlos a mano, tales como listados de asistencia, hojas de recepción de mercadería, fichas de Inscripción. Etc. También podemos usarlos para hacer hojas con los datos de una empresa por ejemplo para distribuirlos por correo electrónico. Usando la incorporación de imágenes que se tratan de la misma forma que en los programas de Microsoft.
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Insertar Comentarios: En ocasiones necesitamos documentar el contenido de una celda, lo que se llama hacer comentarios, para hacerlo debe de ubicarse en la celda donde desea hacer el comentarios, luego del menú seleccione: Insertar - Comentario, aparecerá un cuadro donde lo podrá escribir, luego hace clic en cualquier parte de la hoja, en la celda aparecerá en la esquina superior izquierda un triangulo rojo indicando que esa celda tiene comentario. Para verlo mueva el puntero sobre la celda y para modificarlo ubíquese en la celda y de clic derecho – Modificar Comentario.
Impresión: Es la misma forma que en los programas de Microsoft, Seleccione el icono de impresión directa de la barra de tareas o entre a Botón de Office – Imprimir para variar parámetros de la ventana de Impresión: como el tipo de impresora que usara, que cantidad de páginas de su trabajo mandara a imprimir, tenga en cuenta que una tabla por ejemplo puede ser extensa y ocupar varias páginas, también puede especificar si imprimir la hoja actual, todo el libro o alguna selección que se hizo antes de entrar a esta ventana, se controla la cantidad de copias que se mandaran a imprimir. Cuando todo esté listo presione Aceptar.
Cálculos Matemáticos.
Formulas Preestablecidas
En una tabla muchos de los campos se pueden obtener a partir de otros, por ejemplo el impuesto de un producto se puede calcular a partir del precio del producto multiplicándolo por 0.12 (12%).
Excel cuenta con un gran número de formulas preestablecidas llamadas funciones matemáticas en el menú: Formulas – Insertar función... se encuentran todas las funciones agrupadas en categorías como, estadísticas, financieras, matemáticas y trigonometrías, etc.
Excel tiene un conjunto de formulas ya desarrolladas como sumas, valor máximo, senos, cosenos, tasas de interés, etc. estas son formulas preestablecidas, pero puede hacer sus propias formulas.
Formulas Personalizadas Hacer formulas es bastante fácil, en una tabla a la cual vamos a calcular uno o varios campos a partir de otros solo se relacionan estos por medio de los operadores matemáticos. Se debe de tener en cuenta las prioridades matemáticas y algunas nociones de constantes y variables: Función =BuscarV( ) (buscar Verticalmente) Se usa cuando Excel tiene que decidir entre 3 o más opciones. Para usarla se tiene que construir una tabla donde están los datos que se usará, llamaremos a esta segunda tabla Matriz. La sintaxis es: BuscarV (Celda Base, Rango de la Matriz, columna) Celda Base: Es la celda de la cual depende el resultado Rango de la Matriz: Es la dirección Absoluta de la matriz. No se incluyen los títulos.
Función Si ( ) Esta funcione le permite hacer que Excel decida entre dos posibles respuestas dependiendo del valor de alguna Celda. Suponga que a todos los empleados que tiene de 5 o más años de trabajar en una empresa se les dará un bono de Lp800 y los que tengan menos de 5 no tendrán el bono. Primero se establece la condición o criterio. Que es que “Años de trabajar >= 5” esta es una condición lógica, cuando la Excel la evalué (esto es cuando la escriba en una celda y presione Enter) solo tendrá 2 posible respuestas, según los datos de ese registro la condición o es Verdadera o es Falsa, para algunos registros se hará verdadera y para otros Falsa, pero como se dijo esto dependiendo del campo “Años de trabajar” de cada registro. El usuario no puede estar al tanto en qué ocasiones es no Verdadera, simplemente se plantea que sucederá si es Verdadera y que sucederá si es falsa.
Columna: es el numero de la columna de la matriz donde esta la respuesta.
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Zona de Ejercicios Ejercicio # 1 Info: programaci贸n de periodos de un colegio.
Ejercicio # 2 Info: Hoja para el control de motoristas, crear un formulario para esta tabla con ayuda del instructor.
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Ejercicio # 3 Info: Realizar este ejercicio con ayuda del Instructor.
Ejercicio # 4 Info: Realizar este ejercicio con ayuda del Instructor.
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