Projectmanagement in de bedrijfsvoering
Een vak apart! Rijksacademie Bedrijfsvoering voor de
verRijk jezelf werkenderwijs!
Inleiding Binnen de Rijksoverheid werken we hard aan een goede bedrijfsvoering en effectieve communicatie met de burgers. Deze projecten kennen door hun complexiteit, grootschaligheid en de overheidsomgeving een geheel eigen dynamiek. Het Leerprogramma ‘Projectmanagement in de Bedrijfsvoering’ helpt ervaren projectmanagers deze processen op een hoger niveau te brengen. In het intensieve programma dat een jaar duurt, krijgen projectmanagers meer inzicht in de complexiteit van overheidsprojecten en vergroten zij hun vermogen om procesmatig te denken en te handelen. Hiermee legt de Rijksacademie voor de Bedrijfsvoering (RABV) de link met de Compacte Rijksdienst dat vraagt om professioneel projectmanagement in de bedrijfsvoering! Daarnaast wordt ook de verbinding met “I-Interim Rijk” gemaakt, waar de regievoering over cruciale ICT projecten wordt uitgevoerd. De nieuwe inzichten die de projectmanagers opdoen kunnen zij direct omzetten in betere projectresultaten in de praktijk. Daarnaast beschikken zij over een waardevol netwerk van professionals waarmee ze kennis en ervaring kunnen uitwisselen.
Leerprogramma Projectmanagement in de Bedrijfsvoering Voor ervaren projectmanagers Leer kennis en kunde van (ICT) projectmanagement optimaal in te zetten in een politiek bestuurlijke omgeving
Voor wie is het programma bedoeld? De RABV wil ervaren projectmanagers de mogelijkheid bieden zich verder te professionaliseren binnen de Rijksoverheid. Deelnemers aan het programma voldoen aan de volgende eisen: • Projectmanagers met integrale projectverantwoordelijkheid (IPV) • Actief binnen een project met ICT-component • Minimaal 5 tot 7 jaar ervaring • Kennis van methoden voor projectmanagement (PRINCE2) Om mee te kunnen doen, moeten de CIO en de verantwoordelijke lijnmanager een projectmanager voordragen. Deze maakt een ambitie document i.s.m. zijn leidinggevende en voert aan de hand daarvan een intakegesprek.
Opzet van het programma Het programma duurt een jaar. In die periode zijn 8 intensieve bijeenkomsten. Gemiddeld eens per 6 weken is er een bijeenkomst; aanwezigheid hierbij is verplicht. Daarnaast vinden intervisiegesprekken plaats en houdt de deelnemer een portfolio bij, voert opdrachten uit, schrijft essays, voorziet andere deelnemers van feedback en levert een actieve bijdrage aan het programma. De totale studiebelasting bedraagt 490 uur. Afhankelijk van ervaring en project van de deelnemer komt het uit op ongeveer 6-8 uren per week. Het programma is opgezet rond vijf thema’s binnen projectmanagement. Deze zijn opgebouwd uit competenties en kwaliteiten waarover ervaren projectmanagers binnen de overheid moeten beschikken.
2
Leiderschap en vaardigheden helpt projectmanagers hun leiderschap verder te ontwikkelen. Weten te verbinden, beïnvloeden en overtuigen leidt tot een gezamenlijk resultaat. Professionele projectmanagers zijn flexibel, veerkrachtig en omgevingssensitief.
Sturen en beheersen focust op regievoering binnen een project. Aan de orde komen onder meer de relatie met opdrachtgever en marktpartijen en het hanteren van business cases en evaluatietechnieken als gateway reviews.
Organisatie en omgeving leert projectmanagers hoe zij kunnen opereren in een politiek bestuurlijke omgeving als de Rijksoverheid. Omgaan met overlappende en tegenstrijdige belangen, creëren van draagvlak, veranderkunde en beeldvorming zijn onderwerpen die aan de orde komen.
Projectmanagement in de praktijk illustreert de netwerkgedachte van de RABV: leren van elkaar door het uitwisselen van kennis en ervaring. Welke ervaringen van anderen kun je toepassen in de werkpraktijk; hoe analyseer je cases en geef en ontvang je feedback.
Informatiemanagement geeft inzicht in de informatiestromen binnen de overheid. Wat is de strategische waarde van informatie, hoe wordt informatie bewaard en ontsloten binnen de overheid en welke rol spelen technologische ontwikkelingen daarin?
Informatiemanagement
3
Sturen & Beheersen
1
Leiderschap vaardigheden
5
In de praktijk
4
Organisatie & Omgeving
Model: René Kiebert/Joop C. Bos 2010
Het beste onderwijs Het programma combineert de expertise van de beste externe docenten en professoren met de kennis van interne overheidsexperts. De deelnemers krijgen een divers aanbod aan projectmanagementstijlen, waarmee zij gedurende de opleiding hun eigen stijl (verder) ontwikkelen. Praktijkgericht Leren is dynamisch en iedere deelnemer heeft zijn favoriete leerstijl. Het programma combineert verschillende werkvormen, en biedt door zijn opzet op hoofdlijnen ruimte voor een actieve inbreng van elke deelnemer. De werkomgeving speelt hierin een grote rol: cases uit de praktijk worden ingebracht in de opleiding en de opgedane kennis wordt direct getoetst in de praktijk. Drie componenten Binnen het programma is er een theoretisch deel: kennis verwerven via lezingen, colleges en literatuurstudie. De tweede component is ‘actiegericht leren’: trainingssituaties en oefeningen in de praktijk. Deelnemers schrijven een reflectie over deze praktijkoefening en krijgen feedback uit de lijn. De derde component komt voort uit de ‘platformgedachte’ van de RABV: leren van en met collega’s van binnen en buiten de overheid. Sparren in een vertrouwde groep, leren van elkaars ervaringen, intervisie en kennis en contacten opdoen in netwerkbijeenkomsten.
Acht bijeenkomsten Het programma bestaat uit acht intensieve bijeenkomsten. In elke bijeenkomst komen alle thema’s aan de orde en wordt gewerkt met verschillende leervormen. Zo vergroot de variëteit binnen de opleiding het leerrendement. In vogelvlucht wat er behandeld wordt:
1 2 3 4
Kennismaking met elkaar, projectmanagementdefinities en leerstijlen
Het ‘dashboard’ van de manager; sturen op administratie en software-procesontwikkeling, leren van ervaringen in andere projecten en ervaring opdoen met het voeren van slechtnieuwsgesprekken.
Verdieping van de kennis over procesen projectmanagement, governance en informatiehuishouding.
Innovaties en trends in het vakgebied, omgaan met pers, framing.
Goed opdrachtgeverschap, inspirerend leiderschap, risicomanagement en informatiemanagement.
Focus op business cases, organisatiecultuur, identitymanagement, aanbesteden en contractmanagement.
Verdiepen van kennis over evaluatie (o.a. gateway reviews), verandermanagement, omgaan met stakeholders en werken met projectteams.
In deze laatste bijeenkomst geven alle deelnemers een presentatie over hun ervaringen, leerdoelen en resultaten gedurende het programma. Deze resultaten worden door de groep deelnemers beoordeeld; daarnaast is er een eindgesprek met de leidinggevende en RABV-kerndocenten. Als eindresultaat is er dan een compleet portfolio.
5 6 7 8
Data bijeenkomsten • Startbijeenkomst • Bijeenkomst 1 • bijeenkomst 2 • Bijeenkomst 3 • Bijeenkomst 4 • Bijeenkomst 5 • Bijeenkomst 6 • Bijeenkomst 7 • Slot bijeenkomst 8
20 mei 2011 25 en 26 mei 2011 29 en 30 juni 2011 12 en 13 september 2011 2 en 3 november 2011 13 en 14 december 2011 15 en 16 februari 2012 25 en 26 april 2012 28 en 29 mei 2012
Selectie van deelnemers Na akkoord van jouw CIO en je direct leidinggevende, kun je je aanmelden met het invullen van het Aanmeldingsformulier. Dit is tevens het Ambitie document. Je kunt dit downloaden via de website van de RABV. Het Ambitie document (AD) is het eerste document in het kader van het portfolio, dat tijdens het programma verder opgebouwd wordt. Het AD dient als basis voor het intakegesprek. Om de persoonlijke ontwikkeling te ‘richten’, is het nodig om inzicht te krijgen in de eigen ambities, kracht, drijfveren en motivaties. Wat wil ik bereiken? Met inzicht in jouw motieven om deel te nemen, krijgen we een beeld van jouw persoonlijke ambities en drijfveren, jouw omgeving en maken we kennis met jouw persoonlijke kant. Je verwachtingen en je leervragen mbt het programma worden hierdoor specifiek gemaakt. Het intakegesprek vindt plaats met de programmaleider van de RABV en een kerndocent. De groep bestaat uit 14 deelnemers, met projectmanagers ICT uit verschillende Rijksonderdelen. Na evaluatie van het programma wordt bekeken of het programma ook modulair opgezet kan worden. Certificaat en vervolgopleidingen Deelnemers die de opleiding met goed gevolg hebben afgerond, ontvangen een Certificaat van de Rijksacademie voor de Bedrijfsvoering. Deelnemers kunnen zelf na afloop bij IPMA een onderzoek op IPMA B of C niveau aanvragen. Op dit moment worden de mogelijkheden onderzocht voor vrijstellingen in vervolgprogramma’s bij de Open Universiteit. Kosten De kosten voor het leerprogramma Projectmanagement in de bedrijfsvoering bedragen €12.500,-.
Over de Rijksacademie voor de Bedrijfsvoering De Rijksacademie voor de Bedrijfsvoering zorgt voor de ontwikkeling van rijksmedewerkers in de bedrijfsvoering binnen alle departementen. Onder het motto ‘VerRijk jezelf werkenderwijs’ biedt de RABV hen met afwisselend leeraanbod de mogelijkheid hun vakmanschap verder te vergroten. Door het delen van kennis en leren van elkaar ontstaat steeds meer een ‘bedrijfsvoeringsgemeenschap’ die één taal spreekt. www.rijksacademievoordebedrijfsvoering.nl Het programma ‘Projectmanagement in de Bedrijfsvoering’ is door de RABV ontwikkeld met partners als het ministerie van Justitie, het ministerie van EL&I, het ministerie van VROM, het ministerie van Defensie, de Belastingdienst en de directie Informatiseringsbeleid van het ministerie van BZK. Meer weten? Neem voor meer informatie over dit programma of aanmelding contact op met de programmaleider Rene Kiebert, rene.kiebert@minbzk.nl, tel 06-48133013 of Yvonne van der Werff , programma manager ICT en P&O, yvonne.werff@minbzk.nl, tel. 06-31622779 van de RABV.
Dit is een uitgave van: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Postbus 20011 | 2500 ea  Den Haag www.rijksoverheid.nl Maart 2011 | B-7615