PT. DIAMOND RAYA TIMBER STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR INTERNAL CONTROL SYSTEM
No. Dokumen
SOP-6IC12
Revisi
3
Tanggal
! Agustus 2008
Halaman
1 dari 20
Register : 12 Direktur Produksi Tanggal : 1 Agustus 2008
√
DISTRIBUSI SALINAN TERKENDALI
01
Direktur Produksi
07
Manajer Perlindungan & Pengamanan Hutan
02
Internal Control System
08
Kabid CD & UK
03 04
Manager Research & Environmental Developmet Manajer Perencanaan & Pembinaan
09
SIM RND
05
Manajer Pemanenan
06
Kepala Logpond
Prosedur ini merupakan standar Internal Control System dalam sistem Pengelolaan Hutan Produksi Lestari PT. DIAMOND RAYA TIMBER dan merupakan suatu persyaratan yang diperintahkan standar tersebut. Perubahan tidak diijinkan tanpa persetujuan sebelumnya dari Direktur Produksi dan harus diterapkan dengan menggunakan standar tersebut untuk mengontrol perubahan isi yang terkandung di dalam dokumen ini.
No. Dokumen : SOP-6IC-12
Revisi : 3
DAFTAR ISI
1. Sistem Manual Monitoring dan Asesmen Internal .......................................................
3
2. Prosedur Kerja Asesmen Internal..............................................................................
8
3. Instruksi Kerja Asesmen Pedoman untuk Asesor dalam Melakukan Asesmen Internal .
13
4. Instruksi Kerja Persiapan Asesmen Internal ...............................................................
15
5. Instruksi Kerja Pelaksanaan Asesmen Internal Pengelolaan Hutan Lestari ..................
19
SOP Internal Control System
- Hal 2 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
1.
Revisi : 3
SISTEM MANUAL
MONITORING DAN ASSESSMEN INTERNAL
1.1
TUJUAN Agar pelaksanaan monitoring dan assesmen internal dalam Sistem Pengelolaan Hutan Alam Produksi Lestari (PHAPL) dapat dilaksanakan secara terarah, sistematis dan efektif.
1.2
RUANG LINGKUP Ruang lingkup monitoring dan assesmen internal meliputi program-program dan dampak pengelolaan pengusahaan hutan yang meliputi aspek produksi, ekologi dan sosial dalam Sistem PHAPL PT. Diamond Raya Timber.
1.3
REFERENSI 1.3.1
Sistem Manual Rencana Pengelolaan Hutan Produksi Lestari PT. Diamond Raya Timber
1.3.2
1.4
Standar FSC dan LEI
DEFINISI 1.4.1
Monitoring adalah pengumpulan informasi mengenai efektifitas pelaksanaan PHAPL serta pengaruh atau dampak yang ditimbulkannya.
1.4.2
Monitoring strategis adalah monitoring yang cakupannya luas dan jangka panjang meliputi aspek produksi, ekologi, dan sosial untuk mendapatkan data dan informasi yang berguna bagi perencanaan, dan pengembangan sistem pengelolaan.
1.4.3
Monitoring operasional adalah monitoring terhadap pelaksanaan suatu kegiatan untuk mengetahui kesesuaiannya dengan standar kerja maupun penyimpanganpenyimpangan yang terjadi.
Monitoring operasional dapat berupa supervisi,
kunjungan singkat, pengecekan rutin baik dokumen dan/atau lapangan. 1.4.4
Assesmen internal adalah pemeriksaan atau penilaian secara internal yang dilakukan secara teratur terhadap elemen principle, kriteria, indikator dan target performance dari sistem PHAPL yang diterapkan, serta identifikasi untuk tindakan perbaikan yang diperlukan.
1.5
SISTEM MONITORING DAN ASSESSMEN INTERNAL Salah satu unsur penting dalam Pengelolaan Hutan Alam Produksi Lestari PT. Diamond Raya
Timber
adalah
monitoring
dan
asesemen
internal
untuk
menjamin
agar
implementasinya tepat di lapangan.
SOP Internal Control System
- Hal 3 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
Revisi : 3
Sistem assesmen internal ini memasukkan seluruh aktivitas monitoring dan asesmen internal serta
umpan
baliknya,
mencakup
pengumpulan
informasi
efektifitas
dari
rumusan
manajemen diimplementasikan dan pengaruh yang terjadi serta mekanisme umpan balik ke dalam perencanaan masa datang dan sistem manajemen. Assessmen internal akan memungkinkan managemen untuk menilai performa teknis, lingkungan dan sosial, sehingga pelaksanaannya dapat dimodifikasi tergantung pada data yang dikumpulkan untuk menjamin bahwa pengelolaan hutan secara-terus menerus disesuaikan, dipelihara dan ditingkatkan serta dikembangkan dalam memenuhi seluruh tujuan-tujuan kelestarian. Secara khusus sistem ini menyediakan jaminan akses dari pihak ke tiga, diantaranya assesmen eksternal dalam sistem lacak balak (chain of custody) serta adanya publikasi atas hasil-hasil monitoring dan assesmen internal. Secara skematis assesmen internal dan monitoring dalam kerangkan sistem manajemen hutan lestari adalah sebagai berikut :
Chain of Custody
Assesmen Internal
Manajemen Plan
Monitoring operasional Assesmen dan Monitoring
Sistem Manajemen
Publikasi
Monitoring strategis
Umpan balik
1.6
KEBIJAKAN PERUSAHAAN 1.6.1
Monitoring dan assessmen internal adalah bagian internal dari pengelolaan hutan lestari
yang
mendasar, dan dilaksanakan secara terus menerus.
Tidak ada
kesempurnaan kerja dan peningkatan kinerja tanpa monitoring dan evaluasi, sehingga mutlak, penting, dan harus diperhatikan oleh seluruh unit kerja yang ada. 1.6.2
Monitoring operasional dilakukan untuk memperoleh informasi dan
keefektifan
program dan dampak-dampaknya, terutama dampak yang tidak diperkirakan sebelumnya.
SOP Internal Control System
- Hal 4 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
1.6.3
Revisi : 3
Monitoring strategis dilakukan untuk mempertahakan dan memelihara keutuhan sumber daya hutan, lingkungan dan sosial.
1.6.4
Dengan cara yang lebih formal, catatan-catatan monitoring diarsipkan dan datadatanya dianalisis serta dibandingkan sepanjang waktu dengan prosedur yang dibuat secara konsisten dan replicable (dapat diulang).
1.6.5
Sistem manajemen menyediakan dokumentasi yang menjamin monitoring oleh pihak ketiga atas penelusuran asal-usul kayu (chain of custody), dan menjamin dihubungkan ke dalam perbaikan sistem pengelolaan dan dilakukannya publikasi.
MONITORING STRATEGIS 1.7
RUANG LINGKUP Monitoring
strategis
meliputi
kegiatan
atau
program
pemantauan,
penelitian
dan
pengumpulan data yang berskala jangka panjang, bersifat strategis meliputi sumber daya hutan, lingkungan, serta sosial maupun sistem manajemen yang ada. Monitoring strategis ini di maksudkan untuk mengetahui kondisi dan karakteristik sumber daya alam yang dikelola, dampak kegiatan serta aspek sosial termasuk perubahanperubahan yang terjadi di dalamnya yang pada intinya upaya mempertahankan atau memelihara keutuhan hutan dan lingkungannya.
1.8
TANGGUNG JAWAB Tanggung jawab monitoring strategis dalam sistem pengelolaan hutan lestari PT.Diamond Raya Timber diatur sebagai berikut: 1.8.1
Manager Research and Environmental Development bertanggung jawab atas pelaksanaan monitoring yang meliputi kegiatan: 1.8.1.1
Monitoring pertumbuhan, regenerasi hutan dan kerusakan tegakan.
1.8.1.2
Monitoring suksesi dan siklus-siklus alami hutan.
1.8.1.3
Konservasi sumber daya hutan, biodiversity dan plasma nutfah.
1.8.1.4
Dampak-dampak operasi terhadap tanah, sungai, air, satwa liar dan bentang alam lainnya.
1.8.1.5
Penelitian-penelitian yang diperlukan baik yang dilakukan sendiri maupun kerjasama dengan pihak lain (tenaga ahli) dalam upaya penyempurnaan dan pengembangan sistem PHAPL.
1.8.1.6
Pengumpulan dan penyimpanan data di seluruh unit kerja yang ada.
SOP Internal Control System
- Hal 5 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
1.8.1.7
Revisi : 3
Pelatihan, khususnya implementasi hasil pelatihan pada peningkatan kinerja pekerja di bidang tugasnya, di seluruh unit kerja yang ada.
1.8.2
Manager Pembinaan Hutan bertanggung jawab atas monitoring tegakan tinggal, penyiapan, dan perawatan bibit untuk menjamin berlangsungnya regenerasi hutan menuju hutan klimaks kembali.
1.8.3
Manager Perencanaan bertanggung jawab atas monitoring kegiatan Tata Batas, PAK, ITSP, Penyusunan RKT, Pemetaan dan Pengolahan Data.
1.8.4
Manager Perlindungan dan Pengamanan Hutan bertanggung jawab atas monitoring kemantapan kawasan hutan, klaim lahan serta aktivitas pihak ketiga lainnya dalam areal perusahaan.
1.8.5
Manager Pemanenan bertanggung jawab atas pelaksanaan monitoring yang meliputi: 1.8.5.1
Monitoring kegiatan pemanenan, meliputi PWH, penebangan, penyaradan dan pengangkutan, dan dokumentasi alur kayu (Chain of Custody) dalam lingkup Divisi Pemanenan.
1.8.5.2
Monitoring kegiatan administrasi kayu, dokumentasi alur kayu (Chain of Custody).
1.8.6
Kepala Bidang Community Development dan Umum dan Kepegawaian bertanggung jawab terhadap monitoring yang meliputi: 1.8.6.1
Monitoring aspek sosial (kondisi/perubahan sosial dan dampak operasi pada aspek sosial)
1.8.6.2
1.9
Monitoring karyawan meliputi administrasi karyawan, kesehatan karyawan
PROSES Proses monitoring strategis dimulai dari identifikasi aspek penting atas kondisi sumber daya hutan yang dikelola dan lingkungannya termasuk lingkungan sosial yang terkait dalam pengelolaan hutan lestari serta perubahan-perubahan yang terjadi dari aspek yang dimonitor, dan mengembangkan upaya-upaya pemeliharaan dan perbaikan. Frekuensi, intensitas, dan konsistensi monitoring dikembangkan secara spesifik berdasarkan karakteristik yang ada, karangka keilmiahan, dan keterwakilan, dan yang diatur dalam prosedur terdokumentasi dan diimplementasi secara tepat dan konsisten. Guna ketepatan implementasi, monitoring strategis memerlukan spesifikasi dan kualifikasi staf yang tepat juga, dan bila perlu melibatkan instansi terkait yang memiliki keahlian spesifik.
SOP Internal Control System
- Hal 6 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
Revisi : 3
MONITORING OPERASIONAL 1.10 RUANG LINGKUP Monitoring operasional meliputi kegiatan pemeriksaan kesesuaian cara kerja yang dilakukan dengan rencana atau standar kerja yang dibuat dan masalah atau dampak negatif yang ditimbulkan kegiatan tertentu yang tidak diperkirakan sebelumnya. Monitoring operasional ini penting dilakukan untuk: 1.10.1 Mengidentifikasi kegagalan atau keberhasilan dalam semua kegiatan pengelolaan hutan. 1.10.2 Menyediakan informasi dasar bagi penyesuaian atau perbaikan sistem pengelolaan di masa datang. 1.10.3 Pengembangan petunjuk baru untuk menjamin tereleminasinya dampak-dampak operasi. 1.10.4 Mengidentifikasikan areal yang perlu dilakukan aksi korektif. Program monitoring operasional diarahkan pada penyediaan informasi mengenai diikuti atau tidaknya prosedur yang telah dibuat, tercapai atau tidaknya sasaran-sasaran pengelolaan termasuk masalah atau kegagalan yang timbul atau kesuksesan yang dicapai.
1.11 TANGGUNG JAWAB Dalam kerangka monitoring operasional supervisor seksi dan manager divisi melakukan pemeriksaan atau kunjungan singkat yang sifatnya supervisi atau pengecekan. Tanggung jawab monitoring operasional dalam sistem PHAPL PT. Diamond Raya Timber sama dengan penanggung jawab monitoring strastegis, karena pada dasarnya monitoring operasional merupakan penjabaran dari monitoring strategis.
1.12 PROSES Proses monitoring operasional di mulai dari identifikasi tujuan dan proses-proses suatu kegiatan/operasi yang disyaratkan dalam prosedur standar operasional atau rencana dan pelaksanaan monitoring itu sendiri dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang terkendali. Semua unsur yang terkait seperti Manager Divisi dan supervisornya harus bekerja sama untuk mendapatkan hasil maksimal dari monitoring serta dalam proses umpan baliknya bagi perbaikan pekerjaan atau operasional lapangan.
SOP Internal Control System
- Hal 7 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
2.
Revisi : 3
PROSEDUR KERJA
ASESMEN INTERNAL
2.1
TUJUAN 2.1.1
Menilai Kesesuaian sistem manajemen hutan lestari yang ditetapkan terhadap persyaratan FSC P&C.
2.1.2
Memastikan efektifitas penerapan sistem manajemen hutan lestari terhadap kebijakan, tujuan / sasaran dalam SOP yang ditetapkan.
2.2
RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan asesmen internal sistem manejemen hutan lestari yang dilakukan di seluruh divisi / seksi operasional PT. Diamond Raya Timber.
2.3
REFERENSI SOP-6IC-12 (1)
2.4
DEFINISI 2.4.1
Asesmen Internal adalah proses penilaian, pengujian dan pemeriksaan yang guna mendapatkan bukti yang objektif untuk mengetahui kesesuaian perencanaan, pelaksanaan dan hasil kerja yang sudah diterapkan secara effektif dan apakah sistem tersebut sudah sesuai dengan standar kerja yang telah dibuat secara tertulis.
2.4.2
Proses Assesmen adalah pelaksanaan penilaian terhadap sistem pengelolaan hutan lestari yang dilakukan oleh perusahaan yang berfungsi untuk mengetahui fungsi sistem pengelolaan dalam perusahaan sudah berjalan sesuai dengan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan dalam Forest Stewardship Council / Societe Generale Survielance (FSC / SGS) dan Lembaga Ekolabel Indonesia (LEI).
2.4.3
Asesor adalah pelaksana asesmen atau penilai yang bertugas melakukan penilaian dan pemeriksaan, dalam hal asesor internal perusahaan, dapat menunjuk seseorang yang tidak secara langsung membawahi suatu bidang tertentu dan dapat juga dilakukan oleh seorang ahli dari luar perusahaan.
2.4.4
Kualifikasi adalah persyaratan kualitas tertentu yang harus dipenuhi.
2.4.5
Bukti objektif adalah informasi yang dapat dibuktikan kebenarannya berdasarkan fakta yang diperoleh melalui observasi, pengakuan, pengujian, dan kenyataan yang ditemukan.
SOP Internal Control System
- Hal 8 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
2.4.6
Revisi : 3
Kriteria asesmen sistem pengelolaan hutan lestari adalah kriteria yang digunakan sebagai tolak ukur penilaian kesesuaian dalam proses asesmen.
2.5
DESKRIPSI 2.5.1
Ketentuan Umum 2.5.1.1
Internal Control System bertanggung jawab atas asesmen internal sistem pengelolaan hutan lestari perusahaan.
2.5.1.2
Advisor MIA bertindak sebagai koordinator program asesmen internal dan bertanggung jawab menyusun program asesmen tahunan, mengusulkan Ketua Asesor dan Tim Asesor, mengkoordinasikan dan mengevaluasi hasil asesmen serta melaporkan hasilnya kepada Direksi melalui ICS.
2.5.1.3
Ketua
Asesor
bertanggung
jawab
menyusun
rencana
asesmen,
memimpinn / mengkoordinir anggota Asesor, dan melaporkan hasilnya kepada Direktur Produksi. 2.5.1.4
Anggota Tim Asesor bertanggung jawab melaksanakan asesmen sesuai dengan tugas yang diberikan oleh Ketua Asesor.
2.5.1.5
Direktur Produksi sebagai Manajemen Representatif bertindak sebagai klien dan bertanggung jawab mengevaluasi rencana asesmen tahunan dan laporan asesmen.
2.5.1.6
Manajer Divisi / Supervisor seksi bertindak sebagai manajemen yang diperiksa dan bertanggung jawab memberikan informasi dan jawaban yang diajukan oleh Asesor serta mengevaluasi dan menindaklanjuti temuan-temuan asesmen di dalam seksi / divisinya.
2.5.2
Program Asesmen 2.5.2.1
Advisor MIA SFM menyusun jadwal asesmen tahunan untuk menjamin bahwa seluruh kriteria dan prinsip sistem manajemen hutan lestari diasesmen secara periodik paling sedikit satu tahun sekali, serta mengajukannya kepada Direktur Produksi.
2.5.2.2
Asesmen tidak terjadwal dapat ditambahkan pada jadwal asesmen tahunan,
jika
proses
asesmen
tidak
dapat
dilakukan
di
suatu
divisi/seksi/kegiatan sesuai jadwal atau karena hasil tinjauan ulang manajemen. 2.5.2.3
Jadwal asesmen dikaji ulang secara periodik oleh Advisor MIA SFM dan diperbaharui jika diperlukan.
SOP Internal Control System
- Hal 9 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
2.5.3
Revisi : 3
Perencanaan Asesmen 2.5.3.1
Advisor MIA SFM memilih dan mengusulkan seorang Ketua Asesor dan anggota tim Asesor yang berkualifikasi, kompeten dan independen terhadap areal yang diasesmen.
2.5.3.2
Internal Control Sistem menetapkan susunan tim asesmen beserta uraian tugas serta batasan waktu asesmen.
2.5.3.3
2.5.3.4
Ketua Asesor menyusun rencana kerja, minimum mencakup: a.
Lingkup Asesmen
b.
Tujuan Asesmen
c.
Kriteria Asesmen
d.
Areal Kerja yang akan diasesmen
e.
Jadwal Asesmen
f.
Dokumentasi yang diperlukan
g.
Susunan Tim Asesor
Rencana Asesmen disetujui oleh ICS dan didistribusikan kepada Direktur Produksi
(Manajemen
Representatif),
Manajer
Divisi
yang
akan
diasesmen, Advisor MIA SFM dan Anggota Tim Asesor. 2.5.3.5
Ketua Asesor dan Tim Asesor menyiapkan panduan kerja assesmen (protokol) yang mencakup panduan pertanyaan wawancara, inspeksi fasilitas / proses dan evaluasi dokumen dan rekaman tercatat.
2.5.4
Pelaksanaan Asesmen 2.5.4.1
Asesmen dimulai dengan pemberitahuan dan pertemuan dengan Manajer Representatif, bahwa Tim Asesor akan melakukan asesmen pada tingkat manajemen di setiap areal unit kerja serta menjelaskan program asesmen yang akan dilaksanakan.
2.5.4.2
Tim Asesor menuju lokasi areal unit kerja dan mengadakan pertemuan dengan Manajer Divisi dan supervisor seksi serta menjelaskan rencana asesmen, jadwal kerja asesmen dan usulan rapat penutupan.
2.5.4.3
Ketua Asesor dan Tim Asesor melaksanakan asesmen sesuai rencana yang telah disepakati.
2.5.4.4
Asesor berpedoman pada panduan asesmen (protokol) atau Checklist Pertanyaan Asesmen (FM-6IC-01) mengumpulkan bukti-bukti objektif dengan cara:
SOP Internal Control System
- Hal 10 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
2.5.4.5
Revisi : 3
a.
Pengamatan Lapangan atau Observasi.
b.
Wawancara dengan manajer dan supervisor atau petugas lapangan.
c.
Evaluasi data / dokumen / rekaman tercatat.
Kesimpulan diputuskan berdasarkan bukti-bukti objektif yang ditemukan, dalam hal ini asesor dapat menggunakan penarikan contoh.
2.5.4.6
Bukti objektif yang telah dievaluasi keabsahannya dapat dijadikan temuan asesmen.
2.5.4.7
Temuan ketidaksesuaian dicatat dalam Assesmen Internal (FM-6IC-02).
2.5.4.8
Apabila asesmen sudah dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang disepakati maka perlu dilakukan rapat penutupan yang dipimpin oleh Ketua Asesor dengan dihadiri oleh Manajer Divisi, Supervisor Seksi beserta Seluruh anggota Tim Asesor.
2.5.4.9
Pada Rapat Penutupan Ketua Asesor menyajikan Ringkasan Hasil Asesmen (FM-6IC-03).
2.5.4.10
Bila pada akhir rapat penutupan tetap terjadi ketidaksepakatan antara tim asesor dengan Divisi/Seksi yang diperiksa mengenai hasil temuan asesmen, maka Ketua Asesor tetap memiliki kewenangan untuk tetap menyatakan temuan asesmen dalam ringkasan hasil asesmen.
2.5.4.11
Form Assesmen internal diisi secara lengkap selama rapat penutupan dan salinannya diberikan kepada Manajer Divisi / Supervisor Seksi untuk ditindaklanjuti, dokumen asli diserahkan / disimpan oleh ICS sebagai Rekaman Tercatat Pusat Data SFM.
2.5.5
Tindak Lanjut dan Pelaporan Asesmen 2.5.5.1
Manajer Divisi dan Supervisor Seksi yang diasesmen melaksanakan perbaikan sesuai hasil koreksi yang diberikan oleh tim Asesor dalam bentuk Daftar Ketidaksesuaian dan Rekomendasi Perbaikan (FM-6IC-04).
2.5.5.2
Apabila tindak lanjut asesmen menunjukan bahwa tindakan perbaikan yang diusulkan telah dilaksanakan dan efektif, Asisten Direktur dan Manajer Representatif akan menutup DKRP.
2.5.5.3
Ketua Asesor menyusun laporan tertulis yang berisi temuan-temuan, asesmen, sesuai topik-topik asesmen yang dinyatakan dalam dokumen rencana asesmen.
2.5.5.4
Laporan Asesmen paling tidak mencakup ringkasan asesmen, temuan ketidaksesuaian, tindakan perbaikan, pencegahan dan target waktu penyelesaian perbaikan.
SOP Internal Control System
- Hal 11 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
2.5.5.5
Revisi : 3
Laporan asesmen harus diserahkan kepada Manajemen Representatif melalui ICS paling lambat 14 hari setelah rapat penutupan.
2.5.5.6
Distribusi laporan asesmen ditetapkan oleh ICS, dimana Manajer Divisi yang diasesmen harus mendapatkan salinan laporan asesmen.
2.5.5.7
Laporan asesmen akan disajikan dan dibahas pada rapat tinjauan manajemen.
2.5.5.8
Unit manajemen yang dinilai adalah Manajer Divisi/Supervisor Seksi dan unit
manajemen
ini
harus
memperbaiki
ketidaksesuaian
menurut
permintaan tindakan perbaikan dari asesmen pada tanggal yang telah disepakati. 2.5.5.9
Bila unit manajemen yang diperiksa tidak melakukan tindak perbaikan maka ketidaksesuaian tersebut dicatat ke dalam Status Kemajuan Asesmen Internal Sistem Pengelolaan Hutan Lestari (FM-6IC-05) dan dibawa ke dalam rapat tinjauan manajemen.
2.5.5.10
Pada saat proses asesmen berakhir, Ketua Asesor menyerahkan seluruh data dan dokumen asesmen kepada ICS untuk disimpan.
2.5.5.11 2.5.6
Dokumen dan rekaman tercatat hasil asesmen disimpan selama 3 tahun.
Jaminan Asesmen 2.5.6.1
Untuk memelihara dan memastikan kualitas asesmen, Ketua Asesor harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan di bidang: a.
Peraturan dan perundang kehutanan, lingkungan, dan pengelolaan hutan lestari.
b.
Aspek teknis pengelolaan dan pengendalian hutan lestari.
c.
Aspek operasional pemanenan, pembinaan hutan, lingkungan dan sosial ekonomi.
2.5.6.2
d.
Metode dan Teknik Asesmen.
e.
Sistem Manajemen Hutan Lestari.
Ketua Asesor dan Asesor dalam melakukan asesmen mengunakan instrumen-instrumen: a.
Protokol Asesmen.
b.
Catatan atau Kertas Kerja Asesmen.
c.
Pengujian Ulang (verifikasi) atas seluruh bukti-bukti objektif.
d.
Evaluasi temuan-temuan asesmen.
SOP Internal Control System
- Hal 12 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
3.
Revisi : 3
INSTRUKSI KERJA
PEDOMAN UNTUK ASSESOR DALAM MELAKUKAN ASSESMEN INTERNAL
3.1
TUJUAN Memastikan agar tim Assesmen Internal dapat melaksanakan assesmen pada semua unit kerja secara obyektif dan terarah.
3.2
RUANG LINGKUP Pelaksanaan kegiatan Assesmen Internal pada semua Divisi/Seksi dan unit kerja wilayah HPH PT. Diamond Raya Timber.
3.3
REFERENSI SOP-6IC-12 (2)
3.4
DESKRIPSI 3.4.1
Pastikan bahwa unit kerja yang akan dinilai mengetahui sebelumnya tentang kedatangan assesor.
3.4.2
Susun pertanyaan dengan jelas dan mudah dimengerti.
3.4.3
Pertanyaan sebaiknya diajukan satu per satu.
Jangan memberondong personal
yang dinilai dengan beberapa pertanyaan sekaligus karena tidak akan membuat proses penilaian menjadi lebih cepat tetapi akan terjadi sebaliknya. 3.4.4
Dalam mengajukan pertanyaan jangan membuat yang dinilai menjadi tegang karena jika yang dinilai merasa tegang dalam menjawab pertanyaan menjadi tidak lancar.
3.4.5
Jangan bertanya dengan pertanyaan tertutup, yakni pertanyaan yang hanya dapat dijawab dengan jawaban “ya” atau “tidak”. Misalnya jangan mengajukan pertanyaan seperti ini “Apakah Bapak sudah mengetahui mengapa perlu dilakukan Pengelolaan Hutan yang Lestari”. Jawaban terhadap pertanyaan tersebut yaitu “ya” dan “tidak” tidak akan menghasilkan penjelasan yang lengkap bagi assesor.
Walaupun
jawabannya “ya”, karena jawaban itu belum dapat dijadikan dasar untuk menyimpulkan sesuatu. Assesor harus mengejar bukti yang obyektif. Bukti yang obyektif tersebut dapat diketahui apabila pertanyaan yang diajukan adalah sebagai berikut: “Tolong Bapak jelaskan mengapa perlu dilakukan pengelolaan hutan secara lestari”. Dari jawaban tersebut akan diketahui dengan jelas seberapa jauh orang yang diwawancarai mengetahui tentang pentingnya pengelolaan hutan secara lestari.
SOP Internal Control System
- Hal 13 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
3.4.6
Revisi : 3
Jika yang dinilai tidak dapat menjawab pertanyaan, assesor jangan terpancing untuk menjawab pertanyaan yang diajukan.
3.4.7
Tugas assesor adalah melakukan penilaian, jangan dicampuradukkan dengan tugas memberi nasehat, menggurui dan sejenisnya.
3.4.8
Assesor jangan memberikan komentar apapun dari jawaban yang diberikan oleh personal yang dinilai.
3.4.9
Jangan mengajukan pertanyaan-pertanyaan lain yang tidak perlu (di luar pertanyaan yang akan diajukan).
3.4.10 Assesor tidak perlu memberi tahu terlebih dulu bahwa pertanyaan yang diajukan adalah pertanyaan yang terakhir. 3.4.11 Sebelum meninggalkan divisi yang dinilai pastikan dengan melihat daftar pertanyaan dan catatan bahwa memang tidak ada lagi yang ingin ditanyakan. Jangan sampai setelah meninggalkan divisi yang dinilai, dalam beberapa saat assesor kembali lagi. 3.4.12 Jangan menunda mencatat temuan dan laporan assesmen. Catatlah temuan pada saat temuan itu diperoleh.
Buat laporan pada kesempatan pertama yang
memungkinkan. Bawalah lembar catatan dan laporan ketika berwawancara. 3.4.13 Penggunaan alat perekam (tape recorder) dapat bermanfaat bila assesor sudah terbiasa menggunakannya. 3.4.14 Dalam menarik kesimpulan sebaiknya dilakukan secara hati-hati. Jangan menarik kesimpulan secara tergesa-gesa.
SOP Internal Control System
- Hal 14 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
4.
Revisi : 3
INSTRUKSI KERJA
PERSIAPAN ASSESMEN INTERNAL
4.1
TUJUAN Menjamin bahwa pelaksanaan Assesmen Internal dapat dilakukan secara benar sesui dengan standar yang baku sehingga diperoleh hasil yang optimal.
4.2
RUANG LINGKUP Persiapan pelaksanaan kegiatan Assesmen Internal pada semua Divisi / Seksi dan unit kerja wilayah HPH PT. Diamond Raya Timber dan jadwal tahunan Assesmen Internal.
4.3
REFERENSI SOP-6IC-12 (2)
4.4
DESKRIPSI 4.4.1
Pemilihan Tim Assesmen 4.4.1.1
Pemilihan tim assesmen dilakukan dengan menunjuk seorang yang dianggap mampu menjabat sebagai ketua assesor. Tugas utama ketua assesor menyiapkan panduan kerja assesmen yang mencakup panduan pertanyaan wawancara, inspeksi fasilitas dan atau proses kerja serta evaluasi dokumen dan rekaman tercatat, mulai dari perencanaan atau proposal, hasil sampai pelaporan assesmen internal. Pemilihan terhadap ketua assesor dilakukan atas dasar persyaratan yang telah ditentukan terhadap
seorang
yang
berkualifikasi,
kompeten,
dan
independen
terhadap areal yang akan diasses. 4.4.1.2
Ketua assesor akan memilih anggota tim assesor yang akan membantu pelaksanaan assesmen internal. Perencanaan, jadwal kerja, dan rapat tim assesor akan dilakukan agar pelaksanaan assesmen dapat berjalan dengan baik dan terarah.
4.4.1.3
Kualifikasi assesor Ketua assesor harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan di bidang: a.
Peraturan
dan
perundangan
kehutanan,
lingkungan,
dan
pengelolaan hutan lestari. b.
SOP Internal Control System
Aspek teknis pengelolaan dan pengendalian hutan lestari.
- Hal 15 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
c.
Revisi : 3
Aspek operasional pemanenan, pembinaan hutan, lingkungan, dan sosial ekonomi.
4.4.2
d.
Metode dan teknik assesmen.
e.
Sistem manajemen hutan lestari.
Pelaksanaan Assesmen 4.4.2.1
Langkah pertama yang dilakukan dalam assesmen internal dimulai dari pemberitahuan dan pertemuan dengan manajer representatif bahwa tim assesmen internal akan melakukan assesmen pada tingkat manajemen di setiap areal unit kerja serta menjelaskan program assesmen yang akan dilaksanakan.
4.4.2.2
Ketua assesor akan menyusun laporan yang berisi temuan hasil assesmen sesuai topik assesmen yang direncanakan dalam dokumen rencana assesmen.
Laporan assesmen meliputi ringkasan assesmen,
temuan ketidaksesuaian, tindakan perbaikan pencegahan, dan target waktu penyelesaian perbaikan. 4.4.2.3
Laporan assesmen diserahkan pada manajemen representatif paling lambat 2 minggu setelah rapat penutupan. Distribusi laporan assesmen akan disampaikan pada masing-masing divisi yang dinilai.
4.4.2.4
Dalam hal ini ketua assesor bertanggung jawab terhadap pertemuan atau rapat dengan semua manajer divisi, supervisor seksi dan tim assesor mulai dari rencana pelaksanaan sampai pada penyampaian hasil assesmen.
Pada rapat penutupan ketua assesor akan menyampaikan
ringkasan hasil assesmen, ketua assesor memiliki wewenang untuk tetap menyatakan temuan assesmen dalam ringkasan hasil assesmen. 4.4.2.5
Manajer divisi dan supervisor seksi akan melaksanakan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi yang diberikan oleh tim assesor.
Apabila tindak
lanjut assesmen menyatakan bahwa tindakan perbaikan yang diusulkan sudah dilaksanakan secara efektif maka manajer representatif dan asisten direktur akan menutup dengan daftar ketidaksesuaian dan rekomendasi perbaikan. 4.4.2.6
Waktu pelaksanaan assesmen telah dijadwalkan dan assesmen akan dilakukan. Tim assesmen menuju masing-masing areal yang akan dinilai dan mengadakan pertemuan dengan manajer divisi, supervisor seksi untuk menjelaskan rencana assesmen, jadwal kerja assesmen dan rapat yang berhubungan dengan pelaksanaan assesmen internal.
Dokumen
dan rekaman tercatat hasil assesmen disimpan selama tiga tahun.
SOP Internal Control System
- Hal 16 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
4.4.3
Revisi : 3
Panduan Assesmen 4.4.3.1
Metode assesmen Dalam mengumpulkan bukti-bukti obyektif assesor harus berpedoman pada daftar kriteria pertanyaan assesmen berdasarkan: a.
Pengamatan
lapangan
atau
observasi
adalah
pengamatan
berdasarkan fakta atau keadaan sebenarnya di lapangan yang dianggap tidak sesuai dengan prinsip dasar pengelolaan hutan lestari atau prinsip dan kriteria FSC (Forest Stewardship Council), hasilnya ditulis dalam lembar assesmen yang sudah disediakan, hasil tersebut akan menjadi satu bukti obyektif assesmen. b.
Wawancara dengan manajer dan supervisor atau petugas lapangan dilakukan dengan pembicaraan secara informal dengan tetap berpedoman terhadap prinsip dasar pengelolaan hutan lestari. Catatan hasil wawancara adalah bukti nyata dari tanggapan pelaksana kegiatan yang dinilai dengan tim penilai.
c.
Evaluasi data / dokumen / rekaman tercatat adalah analisa kegiatan dengan melihat bukti secara tertulis yang telah dibuat mulai dari perencanaan, pelaksanaan, sampai pada sistem pelaporan.
4.4.3.2
Hasil assesmen Hasil assesmen disimpulkan berdasarkan evaluasi data atau bukti obyektif yang ditemukan yang diperoleh selama assesmen. Disamping itu temuan ketidaksesuaian akan disampaikan pada pihak yang berhubungan langsung yang kegiatannya tidak sesuai dengan prinsip dasar pengelolaan hutan lestari untuk selanjutnya diusahakan agar ada tindak perbaikan terhadap pola kerja atau kegiatan yang dilakukan.
4.4.3.3
Jadwal tahunan assesmen internal (FM-6IC-06)
Tahun
4.4.3.4
Tahun 2001
Bulan
Maret
Juli
Nov
Tanggal
18-30
11-24
14-26
Assesmen internal tidak terjadwal a.
Assesmen internal tidak terjadwal adalah assesmen yang dapat dilakukan oleh berbagai tingkatan manajemen atau pihak luar yang berkepentingan dengan perusahaan yang dianggap mampu oleh
SOP Internal Control System
- Hal 17 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
Revisi : 3
koordinator assesmen untuk memberikan penilaian dengan tujuan perbaikan yang berdasarkan pengelolaan hutan lestari. b.
Jadwal assesmen dapat diisi pada blanko kalender assesmen yang sudah ada dan menambahkan secara kontinu bila sewaktu-waktu ada assesmen. Jenis kegiatan sudah ditentukan dalam daftar isisan yang telah disediakan berikut dengan standar penilaian.
SOP Internal Control System
- Hal 18 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
5.
Revisi : 3
INSTRUKSI KERJA
PELAKSANAAN ASSESMEN INTERNAL PENGELOLAAN HUTAN LESTARI
5.1
TUJUAN Menjamin bahwa pelaksanaan Assesmen Internal dapat dilakukan secara benar sesuai dengan standar yang baku sehingga diperoleh hasil yang optimal.
5.2
RUANG LINGKUP Pelaksanaan kegiatan Assesmen Internal pada semua Divisi / Seksi dan unit kerja wilayah HPH PT. Diamond Raya Timber.
5.3
REFERENSI SOP-6IC-12 (2)
5.4
DESKRIPSI 5.4.1
Assesmen internal harus dijadwalkan atas dasar status dan sifat penting kegiatan yang dinilai dan harus dilakukan oleh personal yang independen terhadap tanggung jawab kegiatan yang dinilai.
5.4.2
Assesmen internal harus dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan apakah sistem pengelolaan hutan secara lestari sudah secara tepat diterapkan di lapangan.
5.4.3
Personal manajemen yang bertanggung jawab langsung untuk area itu, pada waktunya harus mengambil tindakan perbaikan terhadap penyimpangan yang ditemukan selama assesmen internal.
5.4.4
Hasil assesmen internal menjadi bagian yang integral terhadap masukan untuk kegiatan kaji ulang manajemen.
5.4.5
Assesmen internal dilakukan: 5.4.5.1
Untuk memverifikasi apakah kegiatan operasional dan kegiatan lain yang berhubungan sesuai dengan manajemen perencanaan.
5.4.5.2 5.4.6
Untuk menentukan keefektifan sistem pengelolaan hutan lestari.
Semua assesmen harus dijadwalkan yang didasarkan pada status dan sifat penting kegiatan yang dinilai.
5.4.7
Assesmen dilakukan oleh personal yang independen terhadap kegiatan / bidang yang dinilai.
SOP Internal Control System
- Hal 19 / 20 -
No. Dokumen : SOP-6IC-12
5.4.8
Revisi : 3
Hasil temuan assesmen harus didokumentasikan dan ditujukan kepada personal yang bertanggung jawab terhadap bidang yang diniai untuk mendapat perhatian.
5.4.9
Personal manajemen yang bertanggung jawab di bidang yang dinilai harus mengambil tindakan perbaikan pada saat yang tepat terhadap kekurangan yang ditemukan dalam assesmen.
5.4.10 Assesmen internal berkala harus dilakukan : 5.4.10.1 Untuk
menentukan
kesesuaian
sistem
pengelolaan,
persyaratan
dokumentasi dan kesesuaian hasil implementasinya. 5.4.10.2 Untuk
menentukan
diimplementasikan
keefektifan
dalam
memenuhi
sistem
pengelolaan
sasaran
pengelolaan
yang yang
ditetapkan. 5.4.10.3 Untuk memenuhi persyaratan yang dijadwalkan. 5.4.10.4 Untuk meningkatkan sistem pengelolaan hutan lestari. 5.4.11 Program assesmen harus mencakup : 5.4.11.1 Perencanaan dan penjadwalan kegiatan dan area spesifik terhadap yang akan dinilai. 5.4.11.2 Penugasan personal dengan kualifikasi yang sesuai untuk melaksanakan penilaian. 5.4.11.3 Prosedur
yang
sudah
didokumentasikan
untuk
penyelenggaraan
assesmen termasuk pencatatan (recording) dan pelaporan hasil assesmen internal dan pencapaian kesepakatan waktu tindakan perbaikan terhadap penyimpangan yang ditemukan selama penilaian. 5.4.12 Assesmen mencakup area atau divisi-divisi berikut : 5.4.12.1 Divisi Perencanaan dan Pembinaan Hutan 5.4.12.2 Divisi Pemanenan 5.4.12.3 Divisi Research & Environmental Development 5.4.12.4 Divisi PPH 5.4.12.5 Divisi CD & UK 5.4.12.6 Divisi Administrasi dan Keuangan
SOP Internal Control System
- Hal 20 / 20 -