PT. DIAMOND RAYA TIMBER STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELATIHAN KERJA
No. Dokumen
SOP-3LT-08
Revisi
3
Tanggal
1 April 2007
Halaman
1 dari 10
Register : 08 Direktur Produksi Tanggal : 1 April 2007
√
DISTRIBUSI SALINAN TERKENDALI
01
Direktur Produksi
07
Manager Perencanaan & Pembinaan
02
Internal Control System
08
Manager Pemanenan
03 04
Manager Research & Environmental Development Supervisor Pengendalian Limbah & Pelatihan
09 10
Manager Perlindungan & Pengamanan Hutan
05
Kabid. CD & Umum dan Kepegawaian
11
SIM RND
06
Spv. Personalia
Kepala Logpond
Prosedur ini merupakan standar Pelatihan Kerja dalam sistem Pengelolaan Hutan Produksi Lestari PT. DIAMOND RAYA TIMBER dan merupakan suatu persyaratan yang diperintahkan standar tersebut. Perubahan tidak diijinkan tanpa persetujuan sebelumnya dari Direktur Produksi dan harus diterapkan dengan menggunakan standar tersebut untuk mengontrol perubahan isi yang terkandung di dalam dokumen ini.
No. Dokumen : SOP-3LT-08
Revisi : 3
DAFTAR ISI
1. Prosedur Kerja Pelatihan Kerja .................................................................................
3
2. Prosedur Kerja Monitoring Pelatihan Kerja ................................................................
6
3. Instruksi Kerja Pelatihan Karyawan Baru ...................................................................
9
SOP Pelatihan
- Hal 2 / 10 -
No. Dokumen : SOP-3LT-08
1.
Revisi : 3
PROSEDUR KERJA PELATIHAN KERJA
.1
TUJUAN Meningkatkan
pengetahuan
karyawan
PT.
Diamond
Raya
Timber
tentang
dalam
lingkup
pengelolaan hutan lestari (PHAPL). Membentuk
karyawan
yang
dapat
mengaplikasikan
PHAPL
pekerjaannya.
.2
RUANG LINGKUP Pelaksanaan pelatihan kerja baik ekstern maupun intern di lingkungan PT. Diamond Raya Timber.
.3
REFERENSI Sistem Manual Rencana Pengelolaan Hutan Produksi Lestari PT Diamond Raya Timber
.4
DEFINISI 1.4.1
Pelatihan atau training adalah kegiatan terprogram secara terus-menerus oleh perusahaan untuk meningkatkan aspek pengetahuan, keterampilan dan loyalitas peserta pelatihan guna perbaikan sistem kerja dalam unit kerja perusahaan.
1.4.2
Instruktur adalah individu atau tim yang dapat memberikan materi pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang dikuasainya untuk disampaikan kepada peserta pelatihan.
1.4.3
Peserta adalah individu yang ikut serta dalam pelatihan.
1.4.4
Materi pelatihan adalah bahan pelatihan yang diberikan oleh instruktur kepada peserta pelatihan untuk menambah pengetahuan dan keterampilan kerja.
1.4.5
Evaluasi adalah kegiatan penilaian yang dilakukan untuk melihat keberhasilan pelatihan yang telah diberikan kepada peserta baik setelah selesai pelatihan (berupa kuis) maupun penerapannya dalam pekerjaan sebagai umpan balik agar kegiatan pelatihan tersebut dapat lebih ditingkatkan.
1.4.6
Pelatihan ekstern adalah pelatihan yang diselenggarakan oleh organisasi atau lembaga lain di luar perusahaan.
1.4.7
SOP Pelatihan
Pelatihan intern adalah pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak perusahaan.
- Hal 3 / 10 -
No. Dokumen : SOP-3LT-08
.5
Revisi : 3
DESKRIPSI KERJA 1.5.1
Ketentuan umum 1.5.1.1
Strategi atau bentuk pelatihan kerja PT. Diamond Raya Timber adalah: a.
Pra penempatan (Pre-employment).
b.
Magang (Apprenticeship).
c.
Penyegaran (Refreshing).
d.
Latihan di tempat kerja (in house training baik field site maupun class).
1.5.1.2
e.
Latihan di luar tempat kerja (Off job training).
f.
Latihan peningkatan (Up grading).
Identifikasi
kebutuhan
pelatihan
kerja
dilakukan
guna
mengetahui
masalah-masalah di dalam pekerjaan sehingga dapat diselenggarakan pelatihan yang tepat terhadapnya. 1.5.1.3
Pelaksanaan identifikasi kebutuhan dilakukan oleh Supervisor terkait dengan persetujuan Manager Divisi, tetapi dalam keadaan tertentu dapat melibatkan tim ahli eksternal yang terkait dengan pengembangan pelatihan kerja.
1.5.1.4
Pelatihan external diajukan
oleh Manager Divisi kepada pihak unit
manajemen perusahaan. 1.5.1.5
Format program pelatihan kerja tahunan dibuat oleh Spv. Pengendalian Limbah & Pelatihan, di periksa oleh Manager Research & Enviromental Development (RED) dan disetujui oleh Direktur.
1.5.1.6
1.5.2
Arahan pelatihan untuk pekerja harian tidak tetap adalah sebagai berikut: a.
Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).
b.
Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K).
c.
Teknis pekerjaan.
d.
Mekanisme penilaian dan pembayaran hasil kerja.
e.
Mekanisme penyelesaian keluhan kerja.
Tanggung jawab 1.5.2.1
Setiap Divisi mengidentifikasi kebutuhan pelatihan kerja di divisinya dan menyampaikannya kepada Spv. Pengendalian Limbah & Pelatihan (termasuk daftar nama-nama karyawan yang perlu ikut dalam pelatihan).
SOP Pelatihan
- Hal 4 / 10 -
No. Dokumen : SOP-3LT-08
1.5.2.2
Revisi : 3
Spv. Pengendalian Limbah & Pelatihan merekap kebutuhan pelatihan kerja dari setiap divisi dan membuat rencana / program pelatihan tahunan dan pelatihan khusus, serta memberitahukan jadwal program triwulannya kepada semua divisi.
1.5.2.3
Dalam setiap pelatihan yang dilaksanakan Spv. Pengendalian Limbah & Pelatihan mengarsipkan materi pelatihan, membuat BAP, daftar hadir, evaluasi pelatihan kerja.
1.5.2.4
Spv. Pengendalian Limbah & Pelatihan memonitor implementasi pelatihan dalam pekerjaan dan mengevaluasinya untuk meningkatkan pelaksanaan pelatihan yang lebih baik.
.6
REKAMAN TERCATAT 1.6.1
Daftar Identifikasi kebutuhan Pelatihan (FM-3LT-01)
1.6.2
Rekapitulasi Daftar Identifikasi kebutuhan Pelatihan (FM-3LT-02)
1.6.3
Rencana Program Pelatihan Kerja Tahunan (FM-3LT-03)
1.6.4
Riwayat Pelatihan (FM-3LT-04)
1.6.5
Daftar Karyawan Bersertifikat Pelatihan (FM-3LT-05)
1.6.6
Daftar Hadir Pelatihan (FM-3LT-06)
1.6.7
Evaluasi Pelatihan Kerja (FM-3LT-07)
1.6.8
Berita Acara Pelaksanaan Pelatihan (FM-3LT-08)
1.6.9
Setiap rekaman tercatat yang dibuat disampaikan kepada SIM sebagai arsip
SOP Pelatihan
- Hal 5 / 10 -
No. Dokumen : SOP-3LT-08
2.
Revisi : 3
PROSEDUR KERJA
MONITORING PELATIHAN KERJA
TUJUAN Menjamin agar manfaat pelatihan dapat efektif bagi peningkatan performa / kinerja pekerja dan untuk mengetahui masalah pekerjaan yang perlu dibenahi melalui pelatihan.
RUANG LINGKUP Monitoring hasil pelatihan meliputi tata cara persiapan, pelaksanaan dan perekapitulasian hasil monitoring pelatihan kerja.
REFERENSI Sistem Manual Rencana Pengelolaan Hutan Produksi Lestari PT Diamond Raya Timber
DEFINISI Monitoring pelatihan adalah monitoring terhadap sejauh mana materi pelatihan diterapkan oleh karyawan yang mendapatkan suatu pelatihan, peningkatan mutu kerja karyawan tersebut. Mutu kerja atau performa kerja adalah aspek-aspek penyelesaian kerja meliputi prestasi kerja, ketrampilan, pengetahuan, sikap / perilaku kerja, disiplin dan kreatifitas kerja yang dilaksanakan oleh pekerja.
DESKRIPSI Ketentuan umum Sistem monitoring pelatihan ini diimplementasikan menggunakan sistem skala peringkat. Skala perinkat terbagi atas tujuh skala yang masing-masing mewakili tujuh status keberhasilan penerapan pelatihan bagi mutu atau kinerja pekerja yang dikonversikan ke dalam batas angka:
SOP Pelatihan
- Hal 6 / 10 -
No. Dokumen : SOP-3LT-08
Status penilaian
Revisi : 3
Skala
Angka
Luar biasa
7
7
Sangat baik
6
6
Baik
5
5
Cukup
4
4
Kurang cukup
3
3
Buruk
2
2
Tidak dapat
1
1
Mutu kerja atau kinerja yang dimonitor dan dinilai mencakup 6 (enam) faktor dimana masing-masing faktor berisi beberapa sub-faktor antara 2 (dua) sampai 6 (enam) sub-faktor, yaitu:
Faktor
Jumlah sub-faktor
1. Kualitas kerja
2 (A, B)
2. Kualitas kerja yang diselesaikan
3 (A, B, C)
3. Kehadiran, kerajinan, dan disiplin
6 (A, B, C, D, E, F)
4. Kerjasama kelompok
5 (A, B, C, D, E)
5. Inisiatif, kemauan, dan ketergantungan pada atasan
2 (A, B)
6. Pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan 3 (A, B, C)
Angka setiap faktor terbentuk dari nilai rata-rata semua sub-faktor di bawahnya. Angka mutu kerja atau kinerja keseluruhan adalah merupakan nilai total dari semua faktor. Urutan kerja dan tanggung jawab Seksi pelatihan membuat rencana monitoring pelatihan dimana setiap karyawan yang telah mengikuti pelatihan harus dimonitor penerapannya paling lambat 3 (tiga) bulan setelah pelatihan dan selanjutnya setiap 1 (satu) semester dilakukan monitoring ulang.
SOP Pelatihan
- Hal 7 / 10 -
No. Dokumen : SOP-3LT-08
Seksi
pelatihan
pelatihan
Revisi : 3
menyiapkan
karyawan
dan
data-data
data-data
pendukung
laporan
kerja
seperti
catatan
karyawan
yang
bersangkutan. Staf pelatihan melakukan monitoring terhadap karyawan dan hasil kerjanya di lapangan maupun di kantor. Anggota tim monitoring terdiri atas staf seksi pelatihan dan / atau melibatkan Supervisor seksi yang bawahannya dinilai. Metode monitoring dilakukan dengan observasi, identifikasi, dan analisis. Sasaran utama yang dimonitor adalah penerapan hasil pelatihan terhadap peningkatan suatu kerja atau kinerja termasuk sikap mental dan disiplin pekerja. Pada akhir monitoring, petugas pemonitor mendiskusikan hasil-hasil monitoring dengan karyawan yang dimonitor guna memberitahu hasil pekerjaannya dan hal-hal yang seharusnya dilakukan karyawan tersebut. Hasil diskusi tidak dapat mempengaruhi hasil penilaian / monitoring. Hasil-hasil monitoring dimasukkan dalam rekaman tercatat (FM-3LT-09; FM-3LT-10). Petugas memonitor menyerahkan laporan hasil monitoring kepada Supervisor
Pelatihan
dan
Manager
Research
&
Environmental
Development untuk ditandatangani. Supervisor Pelatihan mendistribusikan hasil monitoring kepada atasan langsung yang dimonitor, Supervisor Personalia dan Manager Divisi dari karyawan yang dimonitor disamping sebagai arsip Seksi Pengendalian Limbah & Pelatihan.
SOP Pelatihan
- Hal 8 / 10 -
No. Dokumen : SOP-3LT-08
3.
Revisi : 3
INSTRUKSI KERJA
PELATIHAN KARYAWAN BARU
TUJUAN Menjamin agar semua karyawan memiliki kemampuan kerja yang baik, berkualitas profesional serta bertanggung jawab sehingga produktivitasnya sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.
RUANG LINGKUP Semua kegiatan pelatihan yang diadakan di lingkungan PT. Diamond Raya Timber.
REFERENSI SOP-3LT-08 (1)
DESKRIPSI Pelatihan bagi karyawan baru yang sifatnya tetap. Spv. Personalia memberitahukan mengenai telah diterimanya karyawan baru di lingkup UM kepada Spv. Pengendalian Limbah & Pelatihan serta identitasnya termasuk bidang kerjanya. Spv. Pengendalian Limbah & Pelatihan membuat rencana pelaksanaan pelatihan sesuai
dengan
bidang
kerja
karyawan
baru
tersebut
dan
mengkoordinasikannya dengan instruktur terkait untuk menetapkan jadwal pelatihan yang tepat. Apabila jadwal pelatihan telah ditetapkan maka Spv. Pengendalian Limbah & Pelatihan
membuat
panggilan
(undangan)
kepada
karyawan
baru
tersebut. Materi pelatihan disampaikan secara sederhana dan mudah dipahami oleh peserta. Selain materi yang sesuai dengan bidang kerjanya, instruktur juga memberikan materi SFM dan implementasinya pada bidang kerja karayawan baru yang bersangkutan. Setiap peserta wajib mengisi daftar hadir peserta pelatihan yang telah disediakan.
Pelatihan bagi karyawan harian dan kontrak yang sifatnya tidak tetap
SOP Pelatihan
- Hal 9 / 10 -
No. Dokumen : SOP-3LT-08
Revisi : 3
Spv. Administrasi Produksi memberitahukan kepada Spv. Pengendalian Limbah & Pelatihan mengenai kedatangan karyawan kontrak atau harian. Spv. Pengendalian Limbah & Pelatihan secara langsung memberikan pelatihan kepada karyawan tersebut mengenai pekerjaan, SFM dan implementasinya di bidang kerjanya. Sebelum karyawan tersebut bekerja harus dipastikan telah memahami bidang kerjanya serta hal lain yang dianggap perlu untuk diketahui.
SOP Pelatihan
- Hal 10 / 10 -