Resultados y discusión del sig e poster rocio rojas

ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS I FASE: Determinación de la correspondencia estratégica entre los objetivos de la organización, en lo que a productividad se refiere.

La empresa APRO Construcciones CS CA, posee un plan estratégico para el sistema SGC y SGSSO / SGA, donde se declara su misión, visión, políticas y objetivos en cada uno de ellos.

A continuación, se observa el concepto estratégico que se encontró en los documentos internos de la organización: Cuadro 2. Concepto Estratégico de APRO Construcciones CS CA Sistem a

Concepto Estratégic o

Misión

Visión SGC Políticas

Objetivos Misión SGSS

Descripción

Visión

Oy SGA Políticas

“Garantizar la calidad de nuestros servicios, manteniendo en todo momento un alto nivel de competitividad, a fin de satisfacer plenamente los requerimientos y necesidades de nuestros clientes basado siempre en la calidad, rapidez, seguridad y en armonía con el ambiente, para así obtener siempre eficacia y eficiencia en la gestión” “Ser la empresa de servicio con la mas alta calidad en atención, seguridad y eficiencia; basados en el mejor mantenimiento de nuestro personal y usando las herramientas de última tecnología disponibles, en el menor tiempo posible” “Satisfacer los requerimientos de sus clientes mas allá de sus expectativas, ofreciéndole una variedad de servicios eficientes, con la calidad exigida, acorde a los lineamientos del sistema de gestión de calidad, utilizando equipos y personal calificado, para permanecer dentro del mercado competitivo actual” “Gerencia y ejecución de proyectos de arquitectura, urbanismo, construcción de obras, hidráulicas, acueductos, movimientos de tierra, vialidad agrícola, y automatización, siempre buscando la satisfacción del cliente” “Brindar una alta protección a la integridad física del personal, a las instalaciones, equipos, herramientas y a la preservación del ambiente de trabajo proporcionando confianza y satisfacción de nuestros clientes” “Ser la empresa de servicio líder que asegure condiciones óptimas de Seguridad Industrial, ambiente e higiene ocupacional” “Cumplir con las exigencias de las legislaciones, Reglamentos y normativas Nacionales vigentes en materia de Seguridad industrial, Ambiente e Higiene ocupacional, con el fin de asegurar que todo trabajo se realice bajo condiciones óptimas de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional garantizando en todo momento la integridad física del personal y la protección de

Ing. MsC. Rocío Rojas L. Correo Electrónico: rociodelarosarojas@gmail.com. Telf.: 0412-6465258. Universidad Politécnica Territorial del estado Lara Andrés Eloy Blanco, PNF Sistemas de Calidad y Ambiente. Venezuela.

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Objetivos

instalaciones, equipos y herramientas; evitando riesgos a propiedades de terceros, así como la generación de contaminación que pueda afectar negativamente a la comunidad y al ambiente” “Gerenciar y ejecutar proyectos que cumplan con las exigencias reglamentarias para evitar riesgos a propiedades de terceros y generación de contaminación “

Fuente: Rojas, R. (2015) De los resultados obtenidos en el cuadro anterior, se demuestra que existe una correspondencia entre la misión, visión, políticas y objetivos de cada uno de los sistemas con relación a la satisfacción de los clientes y alta calidad de los servicios, el único inconveniente que se observa allí es la falta de integración de los sistemas en cuanto a políticas estratégicas, objetivos estratégico, así como formulación de indicadores para el seguimiento de la gestión. En cuanto a la misión y visión de la organización, la norma UNE 66177 no especifica sobre su integración.

II FASE: Diagnóstico del ajuste de los procesos de la empresa a las normas UNE 66177:2005 e ISO 10006:2003, en cuanto a riesgos, limitaciones y nivel de madurez en el uso de sistemas.

A continuación en el cuadro 3, se muestran los resultados de la auditoría aplicada a la empresa, tomando como referencia la norma UNE 66177: 2005, los cuales se expresan en porcentaje de cumplimiento de los requisitos de los diferentes sistemas (SGC, así como también, SGA y SGSSO), evaluados con respecto al SGC: Cuadro 3. Resultados de la auditoría sobre el SIG actual de la empresa Sistema % Cumplimiento SGC 74,19 SGA Y SGSSO 95,16 Fuente: Rojas, R. (2015) Se evidenció que el SGC posee mayor debilidad (74,19%), que el SGA y SGSSO (95,16%); sin embargo, este porcentaje puede ser mejorado al realizar la integración de los tres sistemas, razón por la cual, se presentan a continuación los resultados de cada sistema por separado para ahondar un poco más en aquellos requisitos que debilitaron a ambos sistemas, especialmente al SGC, el cual arrojó un porcentaje de incumplimiento (25,81%).

A continuación en los cuadros 4 y 5, se muestran los porcentajes de cumplimiento de los requisitos del SGC y SGA - SGSSO actual de la empresa: Ing. MsC. Rocío Rojas L. Correo Electrónico: rociodelarosarojas@gmail.com. Telf.: 0412-6465258. Universidad Politécnica Territorial del estado Lara Andrés Eloy Blanco, PNF Sistemas de Calidad y Ambiente. Venezuela.

-3Cuadro 4. Cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad actual de la empresa Requisito Req. 4 Req. 5 Req. 6 Req. 7 Req. 8

% Cumplimiento 66,67 86,67 100,00 94,44 0,00

Cuadro 5: Cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la calidad por parte del Sistema de Gestión Ambiental y de Seguridad Ocupacional actual de la empresa % Requisito Cumplimiento Req. 4 88,89 Req. 5 86,67 Req. 6 100,00 Req. 7 100,00 Req. 8 100,00

Leyenda: Req. 4: Organización gerencial, Req. 5: Planificación de los sistemas de gestión, Req. 6: Gestión de los recursos, Req. 7: Realización del producto, Req. 8: Medición, análisis y mejora.

Fuente: Rojas, R. (2015) A continuación se resumen las debilidades del SIG actual (consecuencia de la no integración), detectadas de los resultados obtenidos de la aplicación de la auditoría a la muestra seleccionada de la empresa:  La documentación se encuentra dividida: la empresa lleva dos manuales uno para el SGC y el otro para el SGA y SGSSO, al igual que los procedimientos de gestión, instrucciones de trabajo, entre otros.  La falta de documentos que evidencien los registros de medición, procedimientos para la mejora del SG y registros no validados.  El aumento de los costos operativos y del tiempo empleado para cada sistema individual.  La disminución de eficacia en la gestión de los sistemas, en la toma de decisiones y en la consecución de los objetivos tanto estratégicos como funcionales.  La necesidad de recursos y capacidad del personal tanto en conocimiento como en disponibilidad de tiempo para llevar a cabo la planificación y ejecución del plan de integración.

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-4De lo antes expuesto y de acuerdo con el criterio contenido de la Norma UNE 66177:2005, se puede afirmar que la empresa APRO Construcciones CS CA se encuentra en un nivel de madurez INICIAL (sin aproximación formal), donde el proceso del SG se realiza totalmente,

pero sin

documentarlo adecuadamente.

Por otro lado, en cuanto al nivel de complejidad de la integración de los sistemas, se pudo notar de los resultados obtenidos de la guía de entrevista, que en la empresa se toman en cuenta sólo los requerimientos del cliente (Pdvsa), dejando a un lado las otras partes interesadas que pudiesen influir en la planificación de la organización. Es por ello que el nivel de complejidad se hace alto porque se desconocen los requerimientos o necesidades de sus proveedores, clientes, sociedad, accionistas, entre otros.

Por otro lado, los parámetros riesgos y limitaciones del análisis de contexto se sustentaron con los resultados obtenidos de la misma guía de entrevista. La organización posee actualmente un alto nivel de riesgos y limitaciones, por lo que se sugiere que la alta directiva y los coordinadores asociados directamente con el SIG, se reúnan para trabajar en función de mitigar estos factores que impiden el desarrollo de la mejora continua en la organización. (Ver debilidades en la matriz FODA del cuadro 6) III FASE: Formulación de las estrategias de integración para diseñar el SIG mas adecuado para la empresa.

En esta fase se recurrió nuevamente a la información proveniente de la guía de entrevista, y se procedió a construir la matriz FODA que se muestra a continuación: Cuadro 6. Matriz de Fortalezas-Oportunidades- Debilidades- Amenazas FORTALEZAS

DEBILIDADES En la planificación de la calidad, la dirección no define una serie de La organización tiene establecidas las directrices y metas por cumplir que políticas de calidad /Ambiente y puedan cubrir múltiples aspectos como Seguridad en el trabajo misión, visión, valores, políticas, objetivos, indicadores de gestión, entre otros.

MATRIZ FODA En la planificación estratégica no se Las políticas se corresponden con las incluye a las partes interesadas (socios, expectativas, necesidades y requisitos accionistas, proveedores, sociedad y de los clientes colaboradores de la organización) Los resultados del proceso de La planificación de la organización planeación estratégica actual no considera el cumplimiento de los incluyen directrices que se indiquen en requisitos legales relacionados con el la misión, visión, valores, políticas, producto y los procesos entre otros Ing. MsC. Rocío Rojas L. Correo Electrónico: rociodelarosarojas@gmail.com. Telf.: 0412-6465258. Universidad Politécnica Territorial del estado Lara Andrés Eloy Blanco, PNF Sistemas de Calidad y Ambiente. Venezuela.

-5En la planificación estratégica actual, la dirección define una serie de directrices y metas por cumplir que puedan cubrir múltiples aspectos como misión, visión, valores, políticas, objetivos, indicadores de gestión, entre otros. En SIAHO El personal se encuentra capacitado intelectualmente en SIAHO

OPORTUNIDADES Con la integración de los sistemas se pueden obtener beneficios como reducción de costos; se puede realizar mejora continua en toda la empresa El grado de compatibilidad entre los principios que guían cada sistema se corresponde con los requisitos que ameritan las auditorías externas aplicadas a APRO Construcciones CS CA AMENAZAS El personal no tiene disponibilidad de tiempo para realizar la integración de los sistemas en SGC No se cuenta con un especialista en el área de ambiente en SIAHO

ESTRATEGIAS FO Realizar la integración de las políticas estratégicas de la organización ya que las que posee actualmente en cada sistema satisfacen los requerimientos de los clientes y son compatibles con los principios que se llevan actualmente.

Definir objetivos estratégicos integrados y sus respectivos indicadores de gestión para la mejora contínua de la empresa

ESTRATEGIAS FA Dar a conocer el SIG para que el personal se identifique con todos los beneficios a obtener.

Nombrar un miembro de la organización para que se especialice en el área de Ambiente

El estado actual de los productos y procesos de la organización muestra deficiencias que se puedan convertir en oportunidades de mejora Se pueden presentar dificultades en el proceso de integración en el diseño de los procedimientos y resistencia al cambio por parte de los trabajadores El personal no se encuentra capacitado intelectualmente en SGC ESTRATEGIAS DO Actualizar e integrar los mapas de procesos con la interacción de los sistemas, para la mejora continua de la organización

Capacitar al personal en la integración de los sistemas para facilitar su adaptación e involucramiento al mismo.

ESTRATEGIAS DA Disponer de horas necesarias a la semana (por parte de la dirección) para la capacitación del personal, en sesiones de pocos participantes en el área que lo amerite Mejorar (todos los sistemas) que los objetivos estratégicos se correspondan con los funcionales con la finalidad de aplicar la mejora continua

Fuente: Rojas, R. (2015) Estas ocho (8) estrategias obtenidas demuestran a la alta gerencia los beneficios que se obtendrán con el SIG propuesto.

Luego es necesario determinar el Nivel de integración que requiere la organización, haciendo uso del flujograma provisto por la norma UNE 66177:2005. Con este resultado, El método básico es el apropiado para la integración de los sistemas requerido por la organización (aproximación reactiva). Este método no requiere experiencia en la gestión por procesos y es abordable por todo tipo de organizaciones. Para llevar a cabo este método, sólo se requiere ciertos aspectos a cumplir: “La actividad o proceso se realiza totalmente y se documenta de manera adecuada, existiendo mínimos datos de su seguimiento y revisión para la mejora”.

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-6El plan de integración que se presenta en esta fase pretende constituir la base para la implantación de un SIG. Este sí proporciona a la entidad el cumplimiento de las exigencias de calidad, de seguridad y salud ocupacional y las medio ambientales que sean aplicables, de una manera eficaz y sin que supongan una excesiva carga de trabajo. El plan se estructuró en cinco (4) fases. (Ver cuadro 7).

IV FASE: Implantación del SIG diseñado para evaluarlo en un área piloto de la empresa: Antes de iniciar la implantación, se debe resaltar que se está llevando a cabo dentro de la organización un proceso de mejora continua en la integración de los sistemas, con aplicación del círculo de Deming o ciclo PDCA. En el cuadro 7, se muestra el plan de integración e implantación diseñado: Plan de Implantación del SIG Fase 1: Instauración de condiciones organizativas del SIG. Una vez adiestrado el grupo de apoyo, se determinó el alcance del SIG. Para ello se definieron los requisitos de correspondencia entre una y otra norma involucrada. El equipo de gestión junto con la alta dirección, a través de tormentas de ideas, estableció la documentación del Capítulo 1: Requisitos Generales del Manual integrado de Gestión, como el área piloto para implantar el plan de integración.

Fase 2: Preparación del SIG. 1. Se definieron las responsabilidades y funciones del personal relacionadas con los procesos críticos para la gestión del SI. Técnicas: análisis de documentos internos, trabajo en grupo.

En este paso se declararon las funciones, responsabilidades y autoridades de los miembros de la organización con relación al SIG. Por petición de la empresa se reserva la publicación de esta información.

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Cuadro 7. Plan de de Integración e Implantación del SIG (Modelo 5W+2H) PLAN DE IMPLANTACIÓN DEL SIG

QUÉ (OBJETIV O)

POR QUÉ (PROPÓSITO)

DÓNDE (UBICA CIÓN)

CUÁ NDO (FEC HA)

Fase 1: Instauración de condiciones organizativa s del SIG

Crear las condiciones organizativas que involucra la integración de los sistemas

APRO Construcc iones CS CA

06 al 13/2/2 015

Ing. Rocío Rojas -

1) Adiestramiento del grupo para la elaboración del SIG. 2) Alcance del SIG

Humano Material de apoyo Equipo Multimedia

16/2/1 5 al 18/3/2 015

Ing. Rocío Rojas SGC TSU. Elisa Sivira.

SGA y SGSSO Ing. Aracelis L.

1) Identificación y representación de los procesos que intervienen en el SIG. 2) Descripción gráfica de la estructura de procesos de la organización (Mapa de proceso integrado).

3) Definición de las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos críticos para la gestión del SI. 4) Diseño de plan estratégico de la organización.

Políticas del SIG, Objetivo del SIG, Indicadores de gestión.

Humano Material Equipo computad or

Fase 2: Preparación del SIG

Fundamentar las bases para diseñar el SIG (Requisitos Generales)

APRO Construcc iones CS CA

QUIÉN (RESPON SABLE)

CÓMO (ACTIVIDADES)

Fase 3: Elaboración de la documentac ión integrada

Documentar la integración de los sistemas en un único manual

APRO Construcc iones CS CA

19/3/2 015 al 02/5/2 015

Ing. Rocío Rojas SGC TSU. Elisa Sivira SGA y SGSSO Ing. Aracelis L.

Fase 4: Evaluación de la implementa ción del plan

Demostrar la eficacia del sistema en cuanto a cumplimiento de requisitos y motivación del personal a formar parte de esta nueva gestión

APRO Construcc iones CS CA

15/5/2 015 y el 2/10/2 015

1) Se establecen los indicadores de gestión para la evaluación de la implementación.

Ing. Rocío 2) Comunicación de las políticas, objetivos, funciones y Rojas responsabilidades de algunos miembros de la organización.

3) Evaluación de la implementación del plan

Integración del Capítulo 1: Requisitos Generales y sus apartados: 1.1 Requisitos generales del sistemas 1.2 Requisitos generales de la documentación

CUÁNTO (RECUR SO)

Humano Material Equipo computad or

Humano Material Eq comput Equipo multimedia

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2. Mapa de Proceso General de la Organización.

3. Se definieron las responsabilidades y funciones del personal relacionadas con los procesos críticos para la gestión del SI. Técnicas: análisis de documentos internos, trabajo en grupo.

En este paso se declararon las funciones, responsabilidades y autoridades de los miembros de la organización con relación al SIG. Por petición de la empresa se reserva la publicación de esta información.

4. Se diseñó el plan estratégico de la organización. (definición integral de la política, objetivos e indicadores del SIG).

Cuadro 8. Política estratégica del SIG del servicio de instalación de tubería interna para transporte de gas Ing. MsC. Rocío Rojas L. Correo Electrónico: rociodelarosarojas@gmail.com. Telf.: 0412-6465258. Universidad Politécnica Territorial del estado Lara Andrés Eloy Blanco, PNF Sistemas de Calidad y Ambiente. Venezuela.

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Expectativas, necesidades y requisitos legales del cliente Calidad de la instalación de la 1 tubería

2

Seguridad y resguardo del ambiente

3

Cumplimiento de especificaciones del contrato

4

Satisfacción del servicios al cliente

5

Rapidez de la instalación

6

Atención del personal de la construcción

Política estratégica del SIG

Política Estratégica del SIG de APRO CONSTRUCCIONES CS CA: Prestar servicio de instalación de tubería interna para transporte de gas, garantizando a nuestros clientes calidad, seguridad y resguardo del ambiente, satisfacción, rapidez y cumplimiento de especificaciones exigidas, contando con un personal idóneo para ser reconocido por nuestros clientes como la mejor opción

Fuente: Rojas, R. (2015) Cuadro 9. Cuadro de control de objetivos estratégicos y sus mediciones para el servicio de instalación de tubería interna para transporte de gas.

N

1

2

3

4 5

6

OBJETIVOS Garantizar la Calidad de la instalación de la tubería Garantizar la Seguridad y el resguardo del ambiente Cumplir las especificaciones del contrato Garantizar la satisfacción del servicio al cliente Garantizar rapidez de la instalación Garantizar la atención del personal de la construcción

NOMBRE DEL INDICADOR

UNIDAD DE MEDIDA

FRECUENCIAS ANÁLISIS

FÓRMULA DE CÁLCULO

HERRAMIENTA DE ANÁLISIS

META

Cantidad de tuberías con fugas

Número

Semanal

Cantidad de fugas por mes

Gráficos de barra

Máximo 1,5

Gráfico de torta

Máximo 1,5%

Gráficos de barra

Mínimo 86%

Gráfico de torta

Máximo 1,5%

Cantidad de quejas y/o accidentes Cantidad de partidas realizadas Cantidad de no conformidades Tiempo en la instalación Evaluación de personal mensual

Cantidad de quejas y/o accidentes por mes Número de partidas realizadas por día Cantidad de no conformidad por mes

Número

Mensual

Número

Semanal

Número

Mensual

Horas

Semanal

Instalación por día

Gráficos de línea

Mínimo 6

Mensual

Sumatoria de puntos de evaluación por mes del personal

Gráficos de barra

Máximo 1,5%

Puntos

Fuente: Rojas, R. (2015) Fase 3: Elaboración de la documentación integrada Para diseñar el manual del SIG, se utilizó la estructura que especifica la Norma UNE 66177:2005. Por petición de la empresa se reserva la publicación de esta información.

Fase 4: Evaluación de la implantación del plan Esta fase corresponde a la etapa C: Verificar / Evaluar la eficacia del plan de integración, seguimiento y mejora del SIG (Aplicación del ciclo de mejora continua).

Para su desarrollo, se llevaron a cabo las siguientes actividades: Ing. MsC. Rocío Rojas L. Correo Electrónico: rociodelarosarojas@gmail.com. Telf.: 0412-6465258. Universidad Politécnica Territorial del estado Lara Andrés Eloy Blanco, PNF Sistemas de Calidad y Ambiente. Venezuela.

- 10 1. Para evaluar este plan en el Capítulo 1 del manual, se establecieron los indicadores de gestión para cuantificar el desempeño del trabajo realizado.

2. Se dio a conocer la política estratégica de la organización, los objetivos y ciertas funciones y responsabilidades de algunos miembros, con la finalidad de iniciar el trabajo realizado. Es fundamental que todos los miembros de la empresa la asimilen, es por ello que se emplearon diversos medios como folletos, carteleras internas y charlas informativas, para desarrollar acciones de capacitación dirigidas a la formación en este sentido.

3. Evaluación de la implantación del plan de integración Es muy pronto para cuantificar la mejora del SIG implantado hasta el momento. Para obtener resultados confiables en la satisfacción del personal, es recomendable realizar constantes charlas donde se involucre no sólo al personal administrativo, sino a todos los trabajadores en general, planificando varias sesiones con pocos participantes, con el fin de mejorar la efectividad en la comunicación entre los miembros.

Asimismo, ocurre con la cuantificación de los resultados esperados del cumplimiento de los requisitos, ya que los trabajadores deben familiarizarse con los nuevos formatos, la nueva estructura documental del manual, entre otros.

“Una buena gestión de la planificación, me conduce a la obtención de buenos resultados” Ing. MsC. Rocío Rojas

Ing. MsC. Rocío Rojas L. Correo Electrónico: rociodelarosarojas@gmail.com. Telf.: 0412-6465258. Universidad Politécnica Territorial del estado Lara Andrés Eloy Blanco, PNF Sistemas de Calidad y Ambiente. Venezuela.