Informe sobre Firma Electrónica y Factura Electrónica
1. Firma Electrónica Según Gobierno de Chile, s/f, Corresponde a mecanismo que permite verificar la autenticidad de la autoría de un documento electrónico o de una transacción electrónica. La firma electrónica puede ser utilizada para: Firmar electrónicamente diversos Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) Autentificarse en portal SII Resoluciones gubernamentales Creación de empresa en 1 Día Teniendo como beneficios: Validez legal Confidencialidad No repudio del documento Seguridad Información otorgada por Acepta, s/f. El uso de la firma electrónica en nuestro país, se regula por medio de La Ley N° 19799, en donde se estipula por ejemplo la validez que la firma tiene. El uso de la firma electrónica permite: Disminuir los tiempos de tramitación de los procesos administrativos: Los documentos electrónicos viajan a la velocidad del tráfico de datos en Internet, más rápido que los documentos en papel. Disminución del uso del papel: Las copias de los proyectos presentados principalmente y los documentos generados en el proceso, estarán disponibles electrónicamente.
Disponibilidad de información: Dado que los documentos pueden estar permanentemente disponibles en Internet y permiten el uso de herramientas electrónicas de búsqueda, lo que facilita en gran medida el acceso a la información. Interoperabilidad: Dado que se trata de documentos electrónicos, éstos permiten dar validez legal al intercambio electrónico entre instituciones del Estado y los Titulares. Las empresas proveedoras de certificados digitales en Chile, son: Acepta.com E-CertChile E-Sign Certinet Paperless
2. Factura Electrónica El sistemas de Impuestos Internos, s/f, define a la Factura electrónica como, documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel. El ser facturador electrónico habilita al contribuyente como emisor y receptor de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) como por ejemplo: factura electrónica, nota de crédito, nota de débito y guía de despacho. Características La Factura Electrónica va firmada digitalmente por el emisor. La numeración es autorizada vía Internet por el SII. Puede ser impresa en papel normal, sin necesidad de tener un fondo impreso o timbrado. Se puede consultar la validez del documento en la página web del SII.
Los contribuyentes autorizados como emisores electrónicos pueden seguir emitiendo facturas tradicionales y quedan habilitados para recibir electrónicamente los DTE que le envíen otros contribuyentes.
El Sistema de Facturación Gratuito del SII tiene como objetivo proveer a los contribuyentes de una funcionalidad básica y gratuita que les permita operar con facturas electrónicas y cumplir con la normativa que el SII ha establecido para los contribuyentes autorizados a emitir documentos tributarios electrónicos. La funcionalidad habilitada por el SII en su sitio web permite al contribuyente emitir y recibir Documentos Tributarios Electrónicos - Factura Electrónica, Nota de Crédito, Nota de Débito y Guía de Despacho- administrar los documentos emitidos y recibidos, registrar y enviar la Información Electrónica de Compras y Ventas al SII, ceder sus Facturas Electrónicas a terceros, entre otras funcionalidades. Los requisitos que la empresa debe cumplir para que la inscripción en el Sistema de Facturación Gratuito del SII sea aceptada, son los siguientes:
Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades.
Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
No tener la condición de querellado, procesado o, en su caso, acusado por delito tributario, o condenado por este tipo de delito hasta el cumplimiento total de su pena.
No superar los 500 millones de pesos en las ventas efectuadas en los últimos 12 meses.
ni el representante legal ni los usuarios autorizados pueden tener situaciones pendientes con el SII.
Si el contribuyentes cumplen con los requisitos de inscripción en el Sistema, necesitará entonces un computador personal con acceso a Internet y un certificado digital para comenzar a disfrutar de las ventajas de la factura electrónica.
3. Diferencia entre Firma electrónica Avanzada y Firma tradicional La Ley Nº 19.799 distingue entre firma electrónica y firma electrónica avanzada. Ambas, en virtud del principio de equivalencia de soportes, se mirarán como manuscritas para todos los efectos legales. Es así que los actos y contratos celebrados y suscritos mediante firma electrónica serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte papel. La diferencia entre ambas firmas se encuentra en los requisitos que debe cumplir la entidad que las emite y en su valor probatorio. Las firmas electrónicas pueden cumplir con distintos parámetros de seguridad, permitiendo acreditar la integridad o no modificación de los datos enviados, pero sólo el haber sido creada por medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control o haber sido certificada por un prestador acreditado, permite asegurar el no repudio por parte de quien aparece firmando el documento. Es la seguridad acerca de la autoría del documento lo que marca la diferencia entre una firma electrónica y una firma electrónica avanzada. En virtud de estos atributos, la Ley le ha otorgado el valor de plena prueba a los documentos suscritos mediante firma electrónica avanzada, esto es, hace plena fe en cuanto al hecho de haberse otorgado y su fecha, pero no en cuanto a la verdad de las declaraciones que en él hayan hecho los interesados, las que sólo tendrán ese valor respecto de las partes que han firmado. (“Guía de Ayuda Firma Electrónica” ENTIDAD ACREDITADORA, s/f)
4. Qué es el Timbraje de los folios. Qué es el signatario El sistema del contribuyente debe asignar en forma única un número de folio para cada documento, utilizando para ello el rango del código de autorización de folios con que fue alimentado. Es obligatorio, como medida de seguridad, que esta asignación de folios sea hecha rigurosamente en forma unívoca para cada documento. El Timbre Electrónico del DTE consiste en una firma electrónica, sobre los campos que se definen como representativos del documento e incluyendo el Código de Autorización de Folios proporcionado por el SII. La firma que constituye el timbre electrónico debe ser generada con la llave privada entregada por el SII junto con el rango de folios correspondiente.
El signatario o firmante, según Resolución ExentaN°45 (2003), es “una persona que actúa en nombre propio o en el de otra persona natural o jurídica a la que representa, y que habiendo obtenido previamente un certificado digital para uso tributario, tiene la capacidad de firmar un documento digital y de autenticarse ante el Servicio de Impuestos Internos para realizar operaciones relacionadas con los documentos tributarios electrónicos”.
5. En caso de extravío o hurto de facturas en papel, qué se debe hacer Los contribuyentes que enfrenten la pérdida y/o inutilización de los libros de contabilidad y/o documentos que sirvan para acreditar las anotaciones contables o que estén relacionados con las actividades afectas a cualquier impuesto. El plazo para presentar este formulario es dentro de los 10 días hábiles siguientes a la pérdida y/o inutilización de los libros de contabilidad y/o documentos. Los requisitos para efectuar el trámite son:
Documentos de identificación del contribuyente, de la persona que realiza el trámite. poder notarial en caso que corresponda. Presentar Formulario 3238 en papel, original y copia. Los requisitos especiales se detallan en la Resolución Exenta N° 2301 de 1986.
6. Documentos tributarios que se pueden emitir a través del Sistema de Impuestos Internos Desde el sitio Web del SII, menú Factura electrónica, sección Sistema de facturación gratuito del SII, Emisión y administración de documentos tributarios electrónicos (DTE), opción Emitir documentos, se pueden emitir los siguientes documentos tributarios: Factura Electrónica Nota de Crédito Electrónica Nota de Débito Electrónica Guía de Despacho Electrónica Factura Exenta Electrónica
Fuentes Bibliográficas Acepta. S/f. Firma electrónica. <<https://www3.acepta.com/firma-electronica/>> Gobierno de chile. S/f. Firma Electrónica. <<http://www.sea.gob.cl/contenido/firma-electronica>> SII. 2009. Instructivo Técnico Factura Electrónica <<http://www.sii.cl/factura_electronica/instructivo_emision.pdf>> SII. S/f. Factura electrónica. <<http://www.sii.cl/factura_electronica/que_es_fact_elect.htm>> SII. S/f. Preguntas Frecuentes. <<http://www.zofri.cl/sve/images/stories/carlos/entiedad_acreditadora.pdf>> <<http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_3639.htm>>
Resolución ExentaN°45 ,2003.Establece Normas y Procedimientos de Operación respecto de los documentos Tributarios Electrónicos. <<http://www.sii.cl/documentos/resoluciones/2003/reso45.htm>>