Apuntes de Powerpoint

I.E.S. José Isbert

Curso 13-14

PRESENTACIONES CON POWERPOINT (0ffice 2010) 1º BACH.

Dpto. Tecnología

1.- ¿Qué es una presentación?.

Una presentación es una secuencia ordenada de diapositivas dirigidas a expresar y comunicar un tema. Se pueden utilizar presentaciones: en la enseñanza ,como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigación, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo, para presentar un nuevo producto,…..etc. En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor.

Para la elaboración de presentaciones existen varios programas, como Impress, Keynote, Powerpoint,….etc. Nosotros nos centraremos en estudiar éste último.

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones.

Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los parrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt. También podemos insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del curso.

Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cuáles son los elementos básicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc, para familiarizarnos con el entorno.

Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear presentaciones.

2.- ¿Cómo iniciar PowerPoint?.

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar PowerPoint.

1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre él e arrancará el programa

2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.

3.- La pantalla inicial.Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional Presentación1, hasta que la guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

La barra de acceso rápido Contiene las operaciones más habituales como Guardar , Deshacer o Repetir .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quieras añadir.

La Banda de Opciones Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint.

Puedes acceder a todas las acciones utilizando estas pestañas. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio

4.- Las vistas de PowerPoint.Disponemos de cuatro modos de ver una presentación, cada uno pensado para un propósito específico.

•Vista normal.- Es la vista por defecto, la que se utiliza para trabajar normalmente. Permite ver las diapositivas, diseñarlas, modificarlas y agregarle notas.

•Clasificador de diapositivas.- Nos permite ver todas las diapositivas en miniatura . De esta manera tenemos una visión global de la presentación. Es muy útil para mover, copiar o eliminar diapositivas.

•Vista de lectura.- La presentación aparece en una ventana con controles sencillos que le permitan repasar la presentación fácilmente. Siempre es posible pasar de la vista Lectura a una de las otras vistas si desea modificar la presentación.

•Presentación con diapositivas.- Reproduce la presentación a partir de la diapositiva actual, •mostrándola en pantalla completa. Con ella podemos comprobar los efectos de animación y transición que hayamos establecido.

5.- Las reglas , cuadrículas y guías.Para hacer visibles las reglas vamos a la pestaña Vista y seleccionamos la opción Regla.

Una vez seleccionada aparecerá una regla horizontal y otra vertical pero sólo en la vista Normal.

Con la regla podremos saber a qué distancia situamos cada objeto ya que en las reglas aparece una marca en cada regla (horizontal y vertical) mostrando la posición del puntero del ratón.

La cuadrícula está formada por líneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeños cuadrados, tales que nos será más fácil situar los objetos de forma alineada en la diapositiva.

La cuadrícula no aparece al imprimir o al visualizar la presentación.

Para mostrar la cuadrícula, marca la opción Líneas de cuadrícula en la pestaña Vista (junto a la opción Reglas).

Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales, de esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir mejor la información Estas guías son imaginarias ya que no aparecerán al imprimir o visualizar la presentación.

Para mostrar las guías despliega el menú contextual, haciendo clic con el botón derecho sobre la diapositiva, y selecciona la opción Cuadrícula y guías.

6.- Insertar imágenes.En las diapositivas podemos insertar imágenes, o bien desde archivo o bien prediseñadas a partir de una galería de imágenes que nos ofrece el programa.

Ambas posibilidades se encuentran en la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Insertar.

a) Si deseas insertar una imagen prediseñada: 1.

2.

En el grupo Imágenes de la ficha Insertar, haz clic en Imágenes prediseñadas.

En el cuadro de texto Buscar, escribe una palabra o frase que describa la imagen prediseñada que desees usar. Para limitar la búsqueda, en la lista Los resultados deben ser, selecciona las casilla que corresponda.

3. Haz clic en Buscar y en la lista de resultados, haz clic en la imagen escogida.

NOTA: Es importante que marques la casilla Incluir contenido de Office.com b) Si deseas insertar una imagen desde archivo: 1.

2.

En el grupo Imágenes de la ficha Insertar, haz clic en Imagen.

Busca la imagen donde la tengas guardada y haz clic sobre ella.

NOTA Para insertar una imagen desde un escáner o cámara, usa el software del escáner o la cámara para transferir la imagen a tu equipo. Una vez guardada la imagen se debe insertar como se ha explicado anteriormente.

NOTA Para insertar una imagen desde una página web guárdala en tu ordenador desplegando con el botón derecho del ratón el menú contextual y marcando Guardar como. Una vez guardada la imagen se debe insertar como se ha explicado anteriormente.

También puedes copiar y pegar la imagen desde la página web directamente. Para ello, en la página web, en el menú contextual haz clic en Copiar imagen. En la presentación, haz clic en el lugar donde desees insertar la imagen y, a continuación, haz clic en Pegar.

7.- Insertar textos.En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc.

Para añadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botón Cuadro de texto de la pestaña Insertar.

Verás como el cursor toma este aspecto , donde quieras insertar el nuevo cuadro de texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado arrástralo para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el tamaño deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que puedes empezar a escribir el texto. Introduce el texto.

PowerPoint nos permite cambiar la fuente, el tamaño y el color de los textos fácilmente. Para ello tenemos la sección Fuente en la pestaña Inicio.

Para aplicar una alineación puedes utilizar los iconos de la la barra de formato o desplegar el menú Formato y seleccionar Alineación, después elige la que más te guste.

Las formas como cuadrados, círculos, globos de llamada y flechas de bloque pueden contener texto. Cuando escribes texto en una forma, el texto se adjunta a la forma y se mueve y gira junto con ella. Para ello debes eleccionar la forma y luego escribir el texto.

8.- Insertar gráficos.Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de información.

Para insertar un gráfico, en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar haz clic en Grafico.

Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que quieres mostrar, selecciona uno y pulsa Aceptar.

PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos de ejemplo que contiene las cantidades que se representan en el gráfico En la hoja de datos la primera fila que aparece es la que representa la leyenda (1º A, 1º B…..), la primera columna (1ª eval., 2ª eval....) representa el eje X (horizontal) y las cantidades serán representadas en el eje Y

NOTA: Si no puedes ver las Herramientas de gráficos, asegúrate de hacer clic en algún punto dentro del gráfico para activarlas.

Para conocer mejor los elementos que puedes agregar o modificar en el gráfico, en Herramientas de gráficos, haz clic en las pestañas Diseño, Presentación y For mato y, a continuación, explora los grupos y opciones que se incluyen en cada ficha.

Una vez insertado el gráfico es muy fácil modificar los datos de la hoja de datos, únicamente sitúate sobre la celda que quieras modificar e inserta el nuevo valor que inmediatamente verás representado en la gráfica

9.- Insertar organigramas.Para crear un organigrama en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar haz clic sobre la opción SmartArt.

Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint. Nosotros elegiremos dentro del tipo Jerarquía, el modelo Organigrama. Las opciones son múltiples, puedes incluso insertar un organigrama con imágenes.

Investiga por tu cuenta.

Una vez insertado el organigrama aparecen automáticamente las nuevas pestañas de Diseño y Formato.

Para escribir el texto, o bien haz clic en un cuadro en el elemento gráfico SmartArt y luego escribe el texto (usa esta opción después de agregar todos los cuadros que desees), o bien en la pestaña Diseño haz clic en panel de texto.

Para añadir nuevos cuadros en un mismo nivel en un organigrama tienes que situarte primero en el cuadro del nivel a partir del cual quieres insertar el nuevo nivel. Después en la pestaña Diseño despliega el menú Agregar Forma y selecciona la opción Agregar forma delante o detrás. Para añadir cuadros a distinto nivel se debe seleccionar la opción Agregar forma arriba o abajo.

También puedes agregar formas desde Panel de texto.

Si lo que deseas es eliminar un cuadro, no tienes nada más que hacer clic sobre él y presionar la tecla SUPRIMIR. Aunque no se pueden conectar automáticamente dos cuadros de nivel superior con una línea en los diseños de organigrama como Organigrama, puede imitar esta apariencia agregando un cuadro al nivel superior en el elemento gráfico SmartArt y dibujando después una línea para conectar los cuadros.

PowerPoint te también permite modificar la posición de las ramas que dependen de un cuadro, por ejemplo le podemos decir que todos los cuadros que dependan del que tenemos seleccionado se sitúen a la izquierda, etc.

Para ello, tienes que seleccionar el cuadro que quieras y después desplegar el menú Diseño de la pestaña Diseño.

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Para centrar todos los cuadros por debajo del cuadro seleccionado, haga clic en Estándar.

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Para centrar el cuadro seleccionado encima de los cuadros que hay debajo y organizar los cuadros que hay debajo horizontalmente con dos cuadros en cada fila, haga clic en Ambos

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Para disponer el cuadro seleccionado a la derecha de los cuadros que hay debajo y alinear a la izquierda los cuadros que hay debajo verticalmente, haga clic en Dependientes a la izquierda.

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Para disponer el cuadro seleccionado a la izquierda de los cuadros que hay debajo y alinear a la derecha los cuadros que hay debajo verticalmente, haga clic en Dependientes a la derecha

10.- Animaciones.

El texto, las imágenes, las formas, las tablas, los elementos gráficos SmartArt y otros objetos de una presentación de Microsoft PowerPoint 2010 se pueden animar. La animación es un excelente modo de enfatizar puntos importantes, controlar el flujo de la información y aumentar el interés del espectador por la presentación.

PowerPoint 2010 incluye cuatro tipos diferentes de efectos de animación: • Efectos de entrada. Por ejemplo, se puede hacer que un objeto aparezca gradualmente, que entre volando desde un lado de la diapositiva o que aparezca con un efecto de rebote.

• Efectos de salida. Estos efectos implican hacer que un objeto salga volando de la diapositiva, desaparezca de la vista o salga de la diapositiva siguiendo una trayectoria en espiral.

• Efectos de énfasis. Algunos ejemplos de estos efectos son hacer que un objeto reduzca o aumente su tamaño, cambie de color o que gire sobre sí mismo.

• Trayectorias de la animación. Estos efectos se pueden usar para que un objeto se desplace hacia arriba, abajo, a la izquierda o la derecha o siguiendo un recorrido con forma de estrella o de círculo (entre otros efectos).

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña Animaciones y hacer clic sobre Agregar animación. Se despliega un panel para que elijamos la que deseemos.

NOTA: Después de aplicar una animación a un objeto o texto, los elementos animados se marcan en la diapositiva con una etiqueta numerada no imprimible que está situada junto al texto u objeto. Esta etiqueta aparece sólo en la vista Normal cuando está seleccionada la ficha Animaciones o el panel de tareas Animación está visible.

Los efectos de animación se pueden usar solos o en combinación con otros. Por ejemplo, para que una línea de texto entre volando desde la izquierda al mismo tiempo que aumenta de tamaño, se puede aplicar el efecto de entrada Desplazar hacia arriba y el efecto de énfasis Aumentar o reducir.

Puedes ver la lista de todas las animaciones de la diapositiva en el panel de Animación. Haciendo clic sobre él se nos permite ver información importante sobre los efectos de animación, como el tipo de efecto, el orden de los diversos efectos con respecto a los demás, el nombre del objeto al que se aplica el efecto y la duración del efecto.

• • •

El orden de reproducción de los efectos de animación se indica mediante números, que se corresponden con las etiquetas numeradas no imprimibles que aparecen en la diapositiva.

La duración de los efectos se representa mediante escalas de tiempo.

El tipo de efecto de animación se representa mediante iconos. En este ejemplo, se trata de un efecto de Salida.

En la cinta de opciones, en el grupo Intervalos, hay diversos tipos de iconos que indican el intervalo de inicio de los efectos de animación. Las opciones son las siguientes: • Iniciar al hacer clic (icono de mouse, mostrado aquí): el efecto de animación se inicia al hacer clic.

• Iniciar con Anterior (no hay icono): el efecto de animación se inicia al mismo tiempo que se reproduce el efecto anterior de la lista. Esta opción combina varios efectos al mismo tiempo.

• Iniciar después de Anterior (icono de reloj): el efecto de animación se inicia inmediatamente después de que finalice la reproducción del efecto anterior de la lista.

Podemos introducir efectos adicionales yendo a la cinta de opciones y desplegando las opciones de efecto. También tenemos la opción de utilizar la Vista previa para comprobar el correcto funcionamiento de los efectos.

11.- Transiciones.

La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos. Se ve en la Vista presentación. Se pueden controlar varios aspectos, como la velocidad de los efectos de transición, agregarles sonido y hasta personalizar sus propiedades.

Para aplicar la transición a una diapositiva sigue los siguientes pasos: •

Selecciona la miniatura de la diapositiva a la cual deseas aplicarle una transición. Es preciso hacer clic en la pestaña Diapositivas, que se encuentra en el panel que contiene las pestañas Esquema y Diapositivas.

•

En la ficha Transiciones, en el grupo Transición a esta diapositiva, haga clic en un efecto de transición.

NOTA Para aplicar la misma transición a todas las diapositivas de la presentación es necesario que en la ficha Transiciones, en el grupo Intervalos, hagas clic en Aplicar a todo.

Para establecer la duración de la transición entre la diapositiva anterior y la actual, haz lo siguiente: •

En la ficha Transiciones en el grupo Intervalos, escribe o seleccione la velocidad que desees en el cuadro Duración.

Para especificar cuánto tiempo debe transcurrir antes de que la diapositiva actual avance a la siguiente, sigue uno de los siguientes procedimientos: •

•

Para avanzar la diapositiva al hacer clic con el mouse, en la ficha Transiciones en el grupo Intervalos, selecciona la casilla Al hacer clic con el mouse.

Para avanzar la diapositiva después de un tiempo determinado, en la ficha Transiciones en el grupo Intervalos, escribela cantidad de segundos que desea en el cuadro Después de.

12.- Hipervínculos Un hipervínculo es un elemento de la presentación (texto o imagen) que tiene la propiedad de que al hacer clic en él nos lleva a una página web, a otro documento o presentación o a una parte de la misma presentación.

Para ello debes seleccionar dicho elemento e ir a la ficha Insertar y en el grupo Vinculo hacer clic en Hipervínculo. Aparecerá un panel como el que sigue: NOTA: Si agregas un vínculo a una presentación desde la presentación principal y luego copias la presentación principal a un equipo portátil, no olvides copiar la presentación vinculada a la misma carpeta que la presentación principal. Si no copias la presentación vinculada (o cambias el nombre, la mueves a otra ubicación o la eliminas) la presentación vinculada no estará disponible al hacer clic en el hipervínculo correspondiente en la presentación principal.

Para ver el efecto del hipervínculo debes utilizar la vista Presentación con diapositivas

Botones de acción. Son un recurso parecido a los hipervínculos. Al insertar una de estas formas, podremos elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botón vaya a una determinada diapositiva, o ejecute un programa.

Dichos botones se encuentran en la ficha Insertar dentro del grupo Ilustraciones. Despliega el menú Formas y haz clic sobre Botones de acción.

13.- Insertar sonidos y películas.Para insertar un sonido en una presentación ve a la ficha Insertar y dentro del grupo Multimedia despliega el menú Audio. Aparecerá una lista donde podrás insertar un sonido que previamente hayas almacenado en tu ordenador o que tengas en un CD (con la opción Audio de archivo), insertar un audio de la galería multimedia (con la opción Audio de imágenes prediseñadas), o grabar tú mismo el sonido.

Para modificar los parámetros de alguno de los sonidos insertados , lo seleccionamos y vamos a la pestaña Reproducción. En ella encontramos estas Opciones de sonido:

Si en Opciones de Audio marcas la casilla Repetir la reproducción hasta su interrupción el sonido no parará hasta que cambies de diapositiva. Esto puede ser útil cuando queremos incluir una música de fondo a la diapositiva Para insertar películas de la galería sigue el siguiente proceso: Ficha Insertar>grupo Multimedia>Video.

Después selecciona Video de imágenes prediseñadas...

Aparecerá una lista con las distintas películas que incorpora la galería de PowerPoint.

Haz doble clic sobre la que te guste para insertarla en la diapositiva.

Si lo que deseas es una película desde archivo sigue el siguiente proceso: Ficha Insertar>Grupo multimedia/Vídeo.

Después selecciona Vídeo de archivo....

Te mostrará una ventana en la que tendrás que buscar la ruta del archivo de película, una vez lo encuentres pulsa Aceptar.

14.- Insertar vídeos de youtube en tu presentación.A día de hoy, qué duda cabe de que Youtube se ha convertido en nuestra fuente favorita y más completa de vídeos. En más de una ocasión, nos gustaría poder introducir alguno de esos vídeos dentro de nuestra presentación en PowerPoint, sin tener que abrir el navegador, lo que nos obliga a acercarnos al ordenador, pasar a otra ventana, etc., rompiendo el ritmo de la presentación. ¿Cómo hacer para que el vídeo se integre sin costuras dentro de la transparencia, de modo que se reproduzca sin más que avanzar hasta ella?

La manera como insertar (o embeber o incrustar, del inglés embed) depende de si tendrás conexión a Internet durante la charla o no.

Insertar en PowerPoint vídeos de Youtube CON conexión a Internet Un vídeo de Youtube es en realidad un objeto Flash. Por lo tanto, tendrás que introducirlo como tal. Atento, porque el proceso es largo y laborioso.

1. Si utilizas PowerPoint 2010, pulsa la pestaña Archivo y a continuación haz clic sobre Opciones 2. Haz clic sobre Personalizar Cinta de opciones, en el menú Fichas principales, marca la opción Programador. Pulsa Aceptar.

3. Selecciona Programador ( a partir de ahora siempre te aparecerá, a no ser que lo desmarques) en la cinta de opciones y pulsa el botón Más controles.

4. En el cuadro de diálogo Más controles, selecciona Shockwave Flash Object y pulsa Aceptar.

5. Verás que el puntero toma la forma de un crucecita. Dibuja con ella un rectángulo, el cual contendrá el vídeo de Youtube. Posteriormente puedes modificar su tamaño a tu antojo.

6. Pulsa el botón Propiedades de la cinta o haz clic con el botón secundario del ratón sobre el objeto y selecciona Propiedades.

7. En la ventana Propiedades, escribe en la propiedad Movie el URL del vídeo de Youtube, pero transformándolo de la siguiente forma. Si partes de una URL estándar como la siguiente: http://www.youtube.com/watch?v=lPy6HL0KPnU cámbiala a esta otra: http://www.youtube.com/ v/lPy6HL0KPnU.swf ¡Y eso es todo! Cuando cargues en modo presentación la transparencia donde has insertado el vídeo, éste se reproducirá automáticamente. Recuerda que exige que tengas conexión a Internet durante la presentación.

Insertar en PowerPoint vídeos de Youtube SIN conexión a Internet:

Si no vas a disponer de conexión a Internet durante la presentación o prefieres curarte en salud por temor a la Ley de Murphy, entonces primero tendrás que descargar el vídeo de Youtube a tu equipo. Existen numerosas extensiones para los navegadores y aplicaciones web que permiten realizar esta acción.

Nosotros lo haremos del primer modo., recurriendo a las extensiones.

En el caso de nuestro navegador (Google chrome) existen más de 12000 extensiones disponibles hasta el momento. Es importante reseñar que no es preciso reiniciar el navegador para aplicar alguna extensión, sino que se instala automáticamente. Para localizar la extensión que nos interesa, acudiremos a una portal de software denominado http://www.softonic.com . Su funcionamiento no podía ser más sencillo: 1. Navega hasta su página .

2. En la parte izquierda elige Navegadores / Extensiones Chrome.

3. Con el fin de filtrar la gran cantidad que te ofrece teclea en la búsqueda youtube chrome.

4. De todos los programas que te ofrece elige Fastestube 1.2.12 per Chrome y descárgatelo.

5. Cuando lo tengas instalado en tu ordenador y abras un vídeo de youtube verás como debajo del vídeo aparece una pestaña denominada Download. Haciendo clic sobre ella se te mostrarán distintas calidades para el vídeo. (Ten en cuenta que a mayor calidad, más te ocupará el vídeo y más tiempo tardará en bajarse).

6. Una vez que hayas guardado el vídeo en tu ordenador, podrás insertarlo en tu presentación de PowerPoint, igual que con cualquier otro vídeo local.

NOTA: Muchos archivos multimedia contienen tanto datos de audio como de vídeo, y a menudo alguna referencia que permite la sincronización del audio y el vídeo. Estos tres flujos de datos deben ser encapsulados juntos. Esta función es realizada por un formato de archivo de vídeo (contenedor), como .mpg, .avi, .mov, .mp4, .rm, .ogg, .mkv o .tta. Para reproducir cualquier tipo de vídeo en nuestro ordenador se necesitan codecs (codificador-decodificador). Probablemente debas instalarlos. Para ello acude a http://www.softonic.com y elige Video/Codecs de video/K-Lite Codec Pack.