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새로운 ISO 9001 & ISO 14001 요구 사항 4.1 조직 그리고 조직 상황에 대한 요구사항
VIEWPOINT ESPRESSO 1/2015
시작하는 글 국제 표준화 기구(ISO)가 경영시스템표준의 개정에 대한 최종 단계에 함에 따라 기업들은 이제 새로운 버전의 ISO 9001 과 ISO 14001 에 대응하기 위한 준비가 필요하다. 상위레벨구조 (HLS: High Level Structure)는 여러 규격들을 하나로 정렬하여 다양한 규격에 대해 경영 시스템 인증을 받고 있는 기업 및 조직들의 보다 쉬운 실행을 가능하게 한다. ISO 는 기업의 지속 가능한 비즈니스 성과를 마련 하는데 도움이 되도록 국제 표준을 개선하고 있으며, 기존 인증 기업 및 조직들의 가장 큰 질문은 어떻게 하면 새로운 표준의 요구사항에 부합하느냐라고 할 수 있다. 이 보고서에서 ViewPoint Espresso는 4.1 항 요구사항 “조직과 조직의 상황에 대한 이해 (Understanding the organization and its contex t) ”에 대해 집중적으로 알아 본다. 새로운 ISO 9001, ISO 14001 표준의 요구사항에 대해 귀하의 조직은 얼마나 준수하십니까? 라는 질문에 대한 의견 조사 결과, 16%의 응답자가 현재 상태에서 충분히 대응 가능하다 (Fully compliant)라고 말했으며, 44% 의 응답자는 지금 상황이 새로운 요구 사항의 눈높이에 충분한지를 평가해봐야 한다고 답변했다. 이러한 숫자들의 배경에는 무엇이 있으며, 그 차이(Gap)를 줄이기 위해 기업들은 어떠한 노력을 하고 있을까? 이것에 대한 답변을 다음 페이지에서 찾을 수 있다.
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THE VIEWPOINT ESPRESSO Viewpoint Espresso는 관심 있는 주제에 대해 개인과 그 주변의 생각 그리고 그것이 어떻게 이동하고 있는 지를 소통하기 위한 우리의 방법이다. 우리의 바램은 우리가 공유하는 내용이 선택된 주제에 대한 새로운 궁금증을 유도하고, 보다 낳은 이해를 돕고 나아가 실행에 영향을 미칠 수 있기를 기대한다 이것은 우리의 고객 커뮤니티라고 할 수 있는 ViewPoint의 확장된 일부분이다. 기본적인 ViewPoint 조사는 심층적인 분석을 제공하는 반면, Viewpoint Espresso는 보다 빠르게 집중적인 통찰을 제공하기 위해 마련되었다.
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요구사항 4.1 조직 및 조직의 상황에 대한 이해 (Understanding the organization and its contex t) ISO/DIS 9001:2015 과 ISO/DIS 14001:2015 의 4.1항은 HLS 요구 사항으로 조직은 반드시 그 목적 및 전략적 방향 그리고 경영시스템의 의도된 결과를 달성하는 능력에 영향을 미치는 내부 외부 이슈에 대해 반드시 파악하도록 하는 것을 포함하고 있다.
귀사는 4.1항의 요구사항에 대해 얼마나 대응 가능한가? 당신이 소속되어 있는 조직에서 이 요구 사항에 대해 이미 어느 정도 대응 가능한지 적으시오. 1부터 10까지 중, 1은 “ 전혀 대응 가능하지 않다”이며, 10은 “충분히 대응 가능하다”이다.
25% 21,42
20%
22,88
15% 12,33
10%
10,24
5% 0%
5,02 2,40
3,24
1
2
3
10,03
6,58
4
5,85
5
6
7
8
9
10
조사결과 응답자의 16%는 향후 규격 개정에 상관 없이 이미 충분히 대응 가능하다는 의견으로 응답했고 (9점과 10 점을 표시한 응답자) 대응 정도에 대한 인식은 규격 별로 차이가 있는 것으로 확인되었다. ISO 14001 (21%), ISO 9001 (14%) “어느 정도 대응 가능하다”라고 답변한 응답자는 44% (7점과 8점을 표시한 응답자) 17% 정도는 대응이 어렵다라고 답변 (1점부터 4점까지의 응답자). 마찬가지로 ISO 14001 (11%) 와 ISO 9001 (20%) 사이에는 차이가 있었다.
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조사 결과에 대한 이해 HLS (상위레벨구조)의 4.1항은 조직에 영향을 주거나 줄 수도 있는 내부 및 외부 이슈들에 대한 파악을 비교적 “상위 레벨 high level (전략적)” 수준에서 의도 하고 있다. 조사 결과를 볼 때, 이러한 생각과 지식이 이미 기업들 사이에서 인식하고 있다고 판단되는데 반해, 많은 부분 구조화된 접근은 충분히 마련되지 않았다고 지적하고 있다. 품질경영시스템과 환경경영시스템 규격 사이의 대응 수준을 다르게 인식하는 것은, 무엇보다 기존의 ISO 14001 인증기업들 외부 이슈들에 대해서 이미 법적 규제 및 법률 요구사항으로 파악하고 있고, 이에 따라 높은 수준의 통제를 하고 있기 때문으로 판단된다. 일부 산업의 경우 정부 단체의 보다 강력한 시행 및 감독 등을 포함한 많은 규제 사항을 가지고 있다. 그 밖의 기업들은 비교적 외부 환경에 따른 영향이 적은 기업들의 경우 법률규제에 따른 영향 또한 적은 편이다. 이러한 상황에 놓여 있는 기업은 새로운 요구사항에 대해서도 이미 충분히 관리하고 있다고 생각하는 것으로 판단된다. 기존에 품질 경영 시스템 인증을 취득한 기업들은 새로운 요구 사항이 과거에 비교할 때 더 폭 넓고 복잡하다고 인식할 수 도 있다. 이것은 새로운 요구사항이 조직 전체뿐만 아니라 조직의 모든 핵심 프로세스를 포괄하고 있기 때문으로 이해된다. 그러므로 외부 및 내부의 영향 또한 보다 포괄적으로 판단되며, 구조적이고 시스템적인 방법으로 파악하기에는 어려움이 있을 것으로 예상된다.
향후에 4.1 항 요구 사항은 어떻게 대응할 것인가?
?
향후에 이 요구 사항에 대응하기 위한 계획은 어떻게 수립하고 있는가? 다음 중 실행 방법으로 고려하고 있는 사항을 표시하시오 (중복답변 허용됨)
0%
10 %
20
%
30
%
40
%
50
%
60
%
70
%
경영 검토 회의에서 상황에 대해 논의할 예정 (59.5%) 상황이 정기적으로 분석되고 토의가 이뤄지는 해당 기능 부서와의 미팅을 통해서 (예 마케팅, 구매, 영업, HR, HSE, 등등) (44.5%) 외부 및 내부 이슈에 대한 리스크 평가를 운영하는 것을 통해 (38.4%) 정해진 주기 (예 매년) 의 SWOT 분석을 통해 (강점, 약점, 기회, 위험) (30.3%) 전략기획 프로세스 안에서 상황이 분석되었다는 증거를 제공하거나 또는 전략 또는 전술 수준의 사업계획 문서에 이미 반영됨. (27.6%) 기존의 정해진, 구조화된, 문서화된 프로세스가 외부 상황 (예: 정치적, 경제적, 법률적 등등) 및 내부 이슈 등을 고려하는 것을 통해 (27.4%) 외부 상황에 대한 시장 분석 보고서를 운영 또는 구입하는 것을 통해 (7%) -
현재로는 잘 모르겠다. (17.9%)
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조사결과 기업에 영향을 미치는 내부 및 외부 상황에 대한 이해 라는 요구사항을 만족하기 위한 실행 방안으로 기업들이 고려하고 있는 방안 중 상위 3 방법들은 다음과 같다. 1. 경영 검토 미팅 (60%) 2. 기능 부서와의 미팅 (45%) 3. 리스크 평가 (38%)
기업에 따라 서로 다른 선호가 있으나, 대부분의 기업에서 여러 가지 방법을 혼합해서 사용 할 것으로 응답했다. 품질과 환경에 대한 부분을 비교해본 결과, 상위 3위까지의 방법에는 큰 차이가 없는 것으로 나타났다. 더구나, 기업이 선호하는 전반적인 조치에 대해서는 두 가지 규격에 대해 큰 차이가 없었다. 그러나, 새로운 규격에 대해 어떻게 대응해야 할 지 잘 모르겠다고 답변한 응답자 현황에는 품질 20% 와 환경 15% 수준으로 큰 차이가 있는 것으로 확인 된다. 응답자들에게 또한 “기타 조치 방안”에 대한 의견을 문의한 결과, 조직의 내부상황 파악과 관련해서는 “ 내부심사”를 선택했다.
조사 결과에 대한 이해 조직의 상황에 대한 이해를 높이기 위한 방법으로 응답자들이 뽑은 상위 3가지의 방안은 “ 경영 검토 미팅”, ”조직 내 서로 다른 기능 부서와의 미팅” ,” 외부 및 내부 이슈에 대한 리스크 평가” 등으로 확인된다. 그러나 이외에도 높은 점수를 얻는 다른 방법들이 있었으며, 각 조치 방안을 서로 혼합하여 사용할 것으로 확인된다. 4.1항이 새로운 요구사항이지만 대부분의 사용자에게 큰 변화로 인식되지는 않을 것 이다. 그리고 또한 효과적인 경영시스템을 수립하는데 이러한 지식이 중요하게 활용 될 것으로 판단된다. 많은 기업들이 기존의 공식적 또는 비공식적인 내부 프로세스를 활용하여 그들의 비즈니스에 영향을 주는 주요한 요인들을 이해하는데 필요한 정보를 수집, 분석할 것이다. 얼마만큼 공식적으로 그리고 문서화하여 접근할지에 대한 필요성은 기업의 규모와 같은 다양한 요인에 따라 서로 다르게 인식될 것이다. 이것은 또한 다양한 조치를 혼합하여 사용하는 것을 설명한다.
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최종의견 조직에 영향을 미치는 요인을 파악하는 것은 사실에 기반한 리스크 평가를 진행하기 위해 (HLS 6.1항 참조) 그리고 경영시스템이 보다 효과적이고 의도된 목표를 달성할 수 있도록 하는데 매우 중요하다 할 수 있다. 그 과정에서 가장 큰 어려움은 일반적으로 비즈니스에 영향을 미치는 외부 이슈들을 이해하고 분석하는 것이다. 좋은 첫 단계는 기존의 활용 가능한 관련 정보들에 대해 검토하고 평가하는 것이다. 이 방법에는 시장, 영업, 디자인, 구매, 재무, 법률, HR등과 같은 다양한 기업 기능을 포함할 수 있다. 이 프로세스는 일회성의 활동이면 안되고, 변화하는 조건에 적응 할 수 있도록 반복할 필요가 있다. 비록 규격의 요구사항에 명확하지는 않지만, 문서화된 결과물을 마련하는 것이 일관되고 반복적인 프로세스를 운영하는데 도움이 된다. 기업의 외부 상황은 여러 요인에 따라 매우 다를 것이다. 예를 들어 산업 분야, 규모, 지리적인 위치, 규제의 정도, 경쟁적인 시장 상황 등. “조직 과 조직의 상황에 대한 이해”는 ISO 31000에서 채택된 개념이며, 다음의 내용은 ISO 31000 규격에서 가져온 지침이다. 조직의 외부 상황에 대한 이해는, 다음의 내용을 포함하지만, 다음의 내용만을 국한하지는 않는다. 사회적, 문화적, 법적, 법률적, 재무적, 기술적, 경제적, 자연적, 인구학적 상황 그리고 국제, 국내, 지역 또는 지방의 경쟁적인 환경 등 고객의 변화하는 수요를 포함하는 조직의 목표에 영향을 줄 수 있는 주요 원인 및 경향 조직 외부의 인해관계자들과의 관계, 인식, 가치 및 기대사항 등 조직의 내부 상황에 대한 이해는 다음의 내용을 포함하지만, 다음의 내용만을 국한하지는 않는다. 지배구조, 조직 구조, 역할 및 책임 “방침, 목표 그리고 이것을 달성하기 위한 기존의 수립된 전략 등 가용력, 자원 및 지식에 대한 이해 (예: 자본, 시간, 인원, 프로세스, 시스템 및 기술 등) 정보 시스템, 정보 흐름 및 의사결정 프로세스 (공식 및 비공식 모두) 조직 내부의 인해관계자들 그리고 조직의 문화에 대한 관계, 인식, 가치 및 기대사항 등 조직이 채택한 표준, 가이드라인 및 모델 등 계약적 관계의 형태 및 범위
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조사방법론 이 조사는 2015년 2월 23일부터 3월 1일까지 온라인 조사 방식으로 995 명의 품질 및 환경 경영시스템 검증된 전문가를 대상으로 진행되었다. 응답자는 DNV GL 을 통해 ISO 9001 및/또는 ISO 14001 인증을 취득한 기업에서 뽑았다. 조사에 응한 전문가 들은 40개 국가의 모든 산업 분야를 포함하고 있다. - 3% 1차 산업 - 63% 2차 산업 - 35% 3차 산업
DEMOGRAPHIES & RESPONDENTS
IN TOTAL
995
ASIA EUROPE AMERICA OTHERS
214 581 163 37
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