Koret mitt! by sangerforum

”Korenes hverdag” Er en serie hefter for kor Forsideillustrasjon: Marit Østby Layout: Jon G. Olsen Trykk: Norsk sangerforum Henvendelser vedrørende heftet kan rettes til Norsk sangerforum Fetveien 1E, 2007 Kjeller sangerforum@musikk.no © Copyright Norsk sangerforum, mai 2010 Kopiering uten tillatelse er forbudt

Norsk sangerforum;

- 10 år i 2011 - 300 kor - 8000 sangere - tilsluttet Norsk musikkråd - tilsluttet Musikkens Studieforbund - lite byråkrati - sterkt demokrati - service/info/tilbud - lav kontingent

Temahefte om styrearbeid i kor

KORET MITT! om ledelse og utvikling av kor

Utarbeidet av Arne Petter Iversen PĂĽ oppdrag fra Norsk sangerforum Bergen, mai 2010 3

Innholdsfortegnelse

Innholdsfortegnelse .................................................................................................. 4 Hva kjennetegner et kor i medgang? ................................................................... 6 Styret .......................................................................................................................... 7 Styrets sammensetning ............................................................................................ 9 Leder ........................................................................................................................... 9 Konfliktløsning ...................................................................................................... 10 Nestleder .................................................................................................................. 11 Kasserer .................................................................................................................... 11 Sekretær ................................................................................................................... 12 Arkivering .............................................................................................................. 12 TONO..................................................................................................................... 13 Styremedlem ........................................................................................................... 13 Revisor....................................................................................................................... 13 Andre funksjoner og oppgaver ............................................................................ 14 Årsmøte ................................................................................................................... 18 Møteleder ................................................................................................................ 18 Relasjon kor/dirigent .............................................................................................. 19 Hvilke forventninger har koret til dirigenten? ..................................................... 19 Hvilke forventninger har dirigenten til koret? ..................................................... 19 Viktige visjoner for styret ........................................................................................ 21 Hvor står vi? ............................................................................................................. 21 Hvor vil vi? ................................................................................................................ 21 Hvordan kommer vi dit? ........................................................................................ 23 Informasjonsarbeid ................................................................................................ 24 Intern informasjon – styrets ansvar ....................................................................... 24 Markedsføring ......................................................................................................... 24 Media.................................................................................................................... 25 Myndigheter ........................................................................................................ 25 Publikum ............................................................................................................... 25 Sponsorer .............................................................................................................. 25 Markedsføring er styrets ansvar ........................................................................ 25 Konserter .................................................................................................................. 26 Suksesskriterier ...................................................................................................... 26 Viktige oppgaver ................................................................................................... 28

INNLEDNING

Å synge i kor er en hobby og en livsstil som deles av svært mange. Ca 250.000 sangere møtes til ukentlige øvelser. Hva er så fascinerende med korsang? I en stresset hverdag er det helsebot å komme sammen med gode sangervenner noen timer ukentlig.

Vi skal i dette heftet se litt på hva som er viktig for å få koret til å fungere best mulig.

Dyktige instruktører gir oss innblikk i musikkens fantastiske verden, og gir oss mulighet til å utvikle vårt flotte instrument, sangstemmen. Det sosiale aspektet er verdifullt, gode venner som møtes regelmessig til en prat og hvor også korfester, korturer etc hører med for å krydre tilværelsen.

Jeg har i 20 år holdt inspirasjons-/ organisasjonskurs for kor og distriktsforbund over hele landet. De aller fleste tillitsvalgte jeg har møtt, ønsker at korene deres skal utvikle seg positivt, og kunne gi gode opplevelser til publikum. Mange stiller seg høye mål og jobber aktivt og målbevisst for å nå disse. Utviklingen i korNorge har vist at svært mange lykkes i sitt arbeid.

Ny forskning viser at sangere har bedre helse og humør enn folk flest. Det burde gjøre rekrutteringsarbeidet lettere.

Målbevisst arbeid av leder, styremedlemmer, dirigent, og hver enkelt sanger må til for å nå ønskete resultater. Ingen kjede er sterkere enn det svakeste ledd.

Norske kor har hatt en utrolig flott utvikling gjennom de siste 20-30 år. Mange kor utmerker seg både innen- og utenlands med gode prestasjoner.

Lykke til i ditt kor! Sangerhilsen fra Arne Petter Iversen

Hva kjennetegner et kor i medgang? Hva må til for å få en positiv utvikling i eget kor. Se gjerne til de korene som gjør det bra og som dere ønsker å sammenligne dere med.

Hva kjennetegner egentlig et kor i medgang?

      

Sangerne har det gøy God kommunikasjon internt og eksternt Balansert aktivitetsnivå God rekruttering Godt fremmøte Langtidsplan Aktiv/engasjert dirigent/styre

      

Godt organisert Entusiasme for koret blant medlemmene Motiverte sangere Musikalsk utvikling Alle trives/blir hørt Sunn økonomi Godt samhol

Diskuter på et styremøte  

Hvordan passer dette inn med ditt kor? Diskuter hvilke tiltak det er nødvendig å gjøre for å få til en ønsket utvikling.

STYRET

Styret har følgende fullmakter/ dokumenter for sitt arbeid:

   

Vedtekter Handlingsplan Budsjett Andre årsmøtevedtak

Diskusjonsemne på styremøte Korets vedtekter har en formålsparagraf.  Kjenner alle i styret denne?  Kjenner medlemmene denne?  Er denne paragrafen tilpasset dagens/morgendagens situasjon?  

Hvordan passer dette inn med ditt kor? Diskuter hvilke tiltak det er nødvendig å gjøre for å få til en ønsket utvikling.

Styrearbeid utføres på ulike måter. Noen har god erfaring fra slikt arbeid, mens andre skal gjennomgå en læreprosess. Hvilke kvalifikasjoner bør en ha

      

ORGANISERE PLANLEGGE DELEGERE HA OVERSIKTEN HA VISJONER GI ROS TA INITIATIV

for å si ja når valgkomiteen spør? Medlemmene har ofte følgende svar når en spør hvilke egenskaper en god leder bør ha:

      

ÆRLIG EVNE TIL Å LYTTE TA BESLUTNINGER TILLITSKAPENDE REPRESENTERE RETTFERDIG INSPIRERE

Med slike ”krav” er det nok enklere å skyve aktuelle lederkandidater fra seg enn til seg.

du får lede et interessant arbeid. Du lærer mye som du kanskje kan bruke i din daglige jobb?

Jeg mener en kan komme langt med følgende ”egenskaper”:

Korets leder har en avgjørende rolle når målsettingen skal oppnås. God og tett kommunikasjon med styret, dirigent og korets medlemmer er vesentlig i denne sammenheng. Vilje og evne til å lytte, inkludere, motivere, delegere og vurdere er egenskaper som bør prege en demokratisk leder.

Interesse Interesse for korsang generelt, og i korets ve og vel spesielt. Har lyst til å være med å påvirke korets utvikling.

Tid Dersom jobben skal gjøres på en god måte, så det er viktig å ha tid nok til å gjøre jobben skikkelig! Det er ingenting som gjør seg selv, hardt arbeid og tilstrekkelig med tid er nøkkelen til gode resultater.

Motivasjon og engasjement Man kan få utrettet mye når engasjementet er stort, og det har også en tendens til å smitte over på styrekollegaer og sangerne. Ved å være kreativ og fantasirik kan en komme langt! Tenk på Einsteins ord: ”Fantasi er viktigere enn kunnskap” Forespørselen om å være med i styret kommer til alle. Vær positiv og si JA. Tenk på at det er en viktig oppgave du påtar deg. Du kan være med å stake opp kursen fremover, og

GOD ADMINISTRASJON ER GRUNNLAGET FOR ET GODT MUSIKALSK RESULTAT! Med dette menes at koret er avhengig av å ha et godt administrativt system for at også det musikalske resultatet skal bli bra. Koret kan ha ”verdens beste” dirigent på plass, men uten at styret gjør sin del av jobben, vil det musikalske heller ikke kunne utvikles maksimalt! Dirigenten er avhengig av at leder og styret legger alt til rette for at han/hun skal få gjøre sin del av jobben. Sagt om lederen  En leder kan delegere alt, unntatt sitt lederskap  Den største trussel mot all utvikling er lederens mangel på aktivitet og engasjement  Lederens mest betydelige oppgave er å forklare hva målene går ut på, og skape delaktighet hos alle for å nå dem

Styrets sammensetning Et korstyre kan ha mellom 3 og 7 medlemmer. Det mest vanlige er 5 medlemmer:     

Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlem

Det anbefales at det velges direkte til de ulike vervene, og at ikke styret konstituerer seg selv. Da får medlemmene bedre ”styring” med hvem man vil ha i de konkrete vervene.

Leder Leder skal sørge for at vedtak blir gjort, målsetting gjennomført og handlingsplanen fulgt INSPIRERE Være positiv, rettferdig. Gi ros! TA INITIATV Være igangsetter, Ta initiatv/ foreslå KOMMUNISERE Lytte til innspill/synspunkter, informere, involvere DELEGERE Fordele oppgaver til styremedlemmer og komiteer PLANLEGGE Se fremover, oppdatere mål og handlingsplan REPRESENTERE Være korets ansikt utad EVALUERING Sørge for en grundig evaluering av styrets arbeid

Mange kor har vært igjennom en målsettingsprosess og styres etter en handlingsplan. Leders rolle er å følge opp de konkrete planene. Tenk langsiktig. 3 års planer er ikke sjeldne i dag. Slike planer krever årlig oppdatering og det er viktig at styret setter dette arbeidet i fokus. En dyktig leder skal kommunisere med styret, dirigent og medlemmene på en tillitsvekkende måte. Leder skal sørge for at medlemmene trives, og at de har fokus på den målsetting man er blitt enige om. Et kor i utvikling har et styre og medlemmer som alle er interessert i å ta i et tak for koret. Derfor er det viktig å dele på de mange oppgavene som skal gjøres, uten at leder mister oversikten.

Det er naturlig at leder og dirigent har et nært samarbeid. Leder må sørge for at dirigenten trives og følger de intensjoner og arbeidsoppgaver som er nedfelt i kontrakten, og at koret overholder sine forpliktelser. God kommunikasjon mellom leder og dirigent vil være en garanti for at uoverensstemmelser og uklarheter blir luket ut på et tidlig stadium. Er man så heldig og ha en dyktig dirigent, så er det viktig med en tett og god dialog for å beholde vedkommende lengst mulig. Ta vare på dirigenten! Leder tar gjerne initiativ til styremøter, og lager dagsorden for møtene. Denne sendes styremedlemmene i god tid på forhånd, slik at samtlige kan forberede seg best mulig. Leder er ofte også møteleder. Det kan imidlertid være gunstig at en annen (nestleder) er møteleder slik at leder får konsentrert seg maksimalt om de sakene som skal behandles. En dyktig møteleder styrer diskusjoner og innlegg med en god hånd, uten å komme ”på viddene”. Å konkludere i rett tid er en kunst! Styremøter avholdes regelmessig. De fleste kor har månedlige møter. Lag gjerne en møteplan ved sesongstart.

Konfliktløsning Konflikter forekommer i de fleste lag og organisasjoner fra tid til annen. Dette kan føre til at vi ikke når våre mål, og at det blir et dårlig samarbeidsklima. Der er flere eksempler på at kor er blitt splittet pga konflikter. Mange ledere kvier seg for å gripe fatt i konflikter. Noen har den filosofien at dette løser seg selv. Leder må ha antennene ute, og få med seg eventuelle spirer til konflikter så tidlig som mulig. Skyv ikke problemene under teppet, men ta fatt i dem straks. Jo tidligere vi får oversikt over hva som rører seg, jo lettere er det å rydde opp i problemene. De fleste kor har vedtekter som omhandler medlemmenes rettigheter og plikter, og hvor det også er redegjort for hvilke avgjørelser som er aktuelle overfør medlemmer som overtrer bestemmelsene. Arbeid med å få et godt teamarbeid i styret:     

Alle har noe å bidra med Ulikhet er en styrke Vær villig til å dele med andre Vær støttende overfor teamet Respekter hverandres tid

Nestleder   

Stedfortreder for leder Utarbeide sakspapirer Møteleder

fint å ta med seg inn i en fremtidig lederjobb. Det er viktig at leder bruker nestleder til konkrete oppgaver, prosjekter etc.

En valgkomite nærmet seg en aktuell kandidat til nestlederjobben med følgende uttalelse: Vi håper at du vil bli nestleder, da får du nesten ingen oppgaver! Jeg tror at mange valgkomiteer dessverre nærmer seg kandidater med en slik argumentasjon. Skyv aldri ”under teppet” at man trenger tillitsvalgte på alle plan som kan gjøre en god jobb for koret, og da er hardt og godt arbeid resepten! Det er en fordel at leder og nestleder finner en god samarbeidsplattform, og holder hverandre godt orientert. Nestleder er leders stedfortreder og kan gjerne være den som går inn i lederjobben ved neste høve. Et lederemne som ikke har erfaring fra styrearbeid kan utmerket godt velges som nestleder, og vil kanskje være den beste kandidat som styrets neste leder. Nestleder kan være link mellom korets ulike komiteer, og aller helst være medlem i noen av komiteene. På denne måten får vedkommende et godt kjennskap til hva som skjer i koret, og det kan være

Kasserer Å holde styr på korets økonomi er en viktig oppgave. Her er de viktigste oppgavene for kassereren:      

Sette opp budsjett Betale regninger Lage regnskap Ha oversikt over ulike tidsfrister Kontingentinnbetaling Legge frem økonomisk status på styremøtene

Kasserer kan også bli oppnevnt som ansvarlig for å jobbe med inntektsbringende tiltak, og også være ansvarlig for å søke VO-midler, kommunale tilskudd osv.

Kasserer sørger for at regnskapet er ført på en oversiktlig og forskriftsmessig måte, slik at korets revisorer enkelt kan gjøre sin jobb. Korene er ofte opptatt av hva som er ”vanlig” kontingent. Min erfaring er at dette ligger mellom kr. 300.- og kr. 3000.- pr år. Gjennomsnittet ligger trolig på rundt kr. 1500.Kontingentstørrelsen gjenspeiler ofte korets aktivitetsnivå. Undersøkelser i korene har vist at medlemmene gjerne betaler høyere kontingent for å slippe loddsalg, dugnad etc.

Sekretær Sekretærens viktigste oppgaver er:        

Korrespondanse/posthåndtering pr brev/e-post Arkiv/arkivering Skrive årsmelding Skrive styrereferater Ha oversikt over aktuelle tidsfrister Informasjon Medlemskartotek Rapport til Tono vedr. konserter

En viktig oppgave for sekretær er å sørge for at sakspapirer til styret, informasjon til medlemmene blir distribuert på en effektiv måte. Ved å 12

bruke e-post (de fleste har en e-post adresse i dag) er denne jobben blitt enklere for sekretæren. Sørg for at de som ikke har e-post får skriftlig info. Bruk gjerne SMS for info som skal raskt ut (endring av tidspunkt for fremmøte til konsert, endring av tidspunkt for øvelse evt). Vedlikehold av korets websider kan også være en arbeidsoppgave for sekretær. Dette feltet krever gjerne spesialkompetanse, og styret må finne en løsning på hvordan dette arbeidet best kan organiseres. Sekretær sørger for å informere om adresseendring til korets kontakter når nye tillitsvalgte er blitt innvalgt.

Arkivering Det er viktig for koret å ha god kontroll og fast praksis for hvordan arkivmateriale skal oppbevares. Saksarkivet omfatter korrespondanse, medlemslister og korets protokoll. Alle vedtak som koret har foretatt, skal føres inn i protokollen. Det er vanligvis sekretæren som er korets arkivar. Medlemsarkivet gir oversikt over medlemmene. Navn, adresse, telefonnr., epostadresse, fødselsdato, innmeldingsdato, stemme-

plassering, tillitsverv og eventuelle permisjoner. Eventuelle æresbevisninger føres også her. Notearkivet inneholder korets notemateriell, og i oversikten må det fremkomme tittel, komponist, tekstforfatter og antall eksemplarer. I følge norsk lov er det ikke tillatt å kopiere noter! Noteforvalter er ansvarlig for at notearkivet er oppdatert, og oppbevares på forsvarlig måte. Historisk arkiv omfatter materiell fra ”gamle” dager, og må oppbevares på en betryggende måte. Det kommer en tid hvor kanskje korets historie skal skrives, og da er det nødvendig med god dokumentasjon. Ta kun vare på dokumenter som vurderes å ha en spesiell verdi for koret. Årsmeldingene bør skrives slik at de forteller det meste om hva som har skjedd, oversikt over medlemmer, dirigent, repertoar, konserter, turer etc. Før dataalderen var det vanlig at ”verneverdig” materiale ble samlet i solide mapper/bøker, og for kor som hadde eksistert i mange år ble det en utfordring å finne fornuftig lagringsplass til dette. Bruk brannsikre skap til å ta vare på disse verdiene. I vår PC-tid kan man ved få tastetrykk sikre at man har sikkerhetskopier som ikke krever stor plass.

Det er et styreansvar å finne en best mulig løsning for hvem som skal ha ansvar for arkivmaterialet, og hvordan det skal sikres best mulig.

TONO Norsk sangerforum betaler et årlig beløp til TONO for medlemskorenes konserter. Det er viktig at korene rapporterer til TONO konsertdato/sted og program slik at komponister, tekstforfattere og arrangører, som har krav på honorar i den forbindelse, får utbetalt rettmessig beløp.

Styremedlem Et styremedlem har i utgangspunktet ingen faste oppdrag, men kan settes til å jobbe med en rekke aktuelle arbeidsoppgaver. Hva er sterke og svake sider hos de ulike styremedlemmene, og hvordan får man best løst aktuelle oppgaver? Det er en fordel at leder tar initiativ til en slik diskusjon, når det nye styret trer sammen.

Revisor Korets revisor skal sørge for at regnskapet er ført i overensstemmelse med god forretningsskikk.

Andre funksjoner og oppgaver I kor som fungerer godt, er alle opptatt av å gjøre en innsats. Jo flere som kan settes til konkrete oppgaver, jo bedre for koret. Heldige og dyktige er de korene som kan dra nytte av alle medlemmene til å ta på seg en eller annen oppgave for koret! Her er noen av de vanligste komiteene: Musikkutvalg Alle diskusjoner og avgjørelser om repertoarvalg tas av musikkutvalget. Dette består vanligvis av 5 medlemmer, en fra hver stemmegruppe i koret og dirigenten. Alle medlemmene, og selvsagt også styremedlemmene, kan komme med forslag til repertoar. Musikkutvalget presenterer sitt musikkvalg til styret. Repertoarvalg er det ofte mange meninger om. Skal vi synge tradisjonelt, moderne, på fremmed språk osv. Det er viktig å utfordre medlemmene til å komme med innspill til musikkutvalget i forslagsfasen, og ikke etter at det er opplest og vedtatt. Materiellansvarlig/noteforvalter Tar vare på eiendeler og noter. Sørge for at notene er kartotekført. Husk at noter skal kjøpes og ikke kopieres!

PR Markedsføring Vi vil gjerne at koret vårt skal være kjent for omverdenen. Hva kan vi tilføre lokalsamfunnet? Vi ønsker flere medlemmer, og håper at flere skal overvære konsertene våre. Hvilken profil ønsker vi å ha? Flere og flere kor ser betydningen av å ha en PR/markedsjef som styremedlem. En annen måte å gjøre dette på er å velge en PR-gruppe på 2-3 medlemmer, som har promotering av koret og dets aktiviteter som sin oppgave. Studieansvarlig Mange kor har vedtatt en opplæringsplan for det musikkfaglige arbeidet. Styret trekker opp retningslinjene for denne planen, etter medlemmenes ønsker. Konkrete eksempler; skal vi ha stemmeprøver, seminarer, notekurs, opptre uten noter, medvirke ved korkonkurranse etc. Det er dirigentens oppgave å fylle opplæringsplanen med konkret innhold. Det kan være hensiktsmessig og ha en studieansvarlig til å ta seg av de praktiske oppgavene med å leie inn instruktør(er), bestille lokaler, sette opp kontrakter, timeplan, søke tilskudd etc.

Rekrutteringskomite Mange kor ønsker seg flere medlemmer. En rekrutteringskomite vil kunne jobbe kontinuerlig med denne oppgaven, og sette mål for å få dette til. Korets viktigste komite? Velg gjerne de yngste medlemmene i koret til denne komiteen, det er gjerne de som har best kontakt ut mot den aldersgruppen vi ønsker å rekruttere, og kjenner deres ønsker og behov best. Alle kor har ”naturlig avgang” blant medlemmene. Gjennomsnittlig mister kor-Norge 5% av medlemmene årlig. For et kor på 40 medlemmer betyr det 2 personer. Nye medlemmer kommer sjelden av seg selv. De fleste kor er nødt til å drive en aktiv rekrutteringsjobb for å få nye sangere. Tidligere tok korene et ”skippertak” med jevne mellomrom. Mange kor har nå innsett at dette må være en kontinuerlig prosess, og må ha stort fokus i styret.   

Rekruttering er hele korets ansvar Utnevn en rekrutteringskomite Sett opp en konkret målsetting for arbeidet

Diskuter i styret  Hvor mange medlemmer har sluttet de siste 3 årene?  Hvor mange nye er kommet til?  Hva kan gjøres for å få bedre resultater av rekrutteringsarbeidet?

Utnevn gjerne en ”fadder” for hver ny sanger. Fadderen skal sørge for at nye medlemmer føler seg velkomne, og at de får svar på alle spørsmål de måtte ha. Vurder gjerne hvilke arenaer dere ønsker å presentere dere på, av hensyn til nedslagsfeltet for rekruttering. Norsk sangerforum har gitt ut et hefte som omhandler dette tema, og som burde finnes i alle kor. Økonomikomite Hvordan få mer penger i kassen? Hvilke aktiviteter skal vi sette i gang for å få dette til? Sponsormidler? Lotteri? Grasrotandelen fra Norsk Tipping? Betalt sangoppdrag? Her er mange oppgaver for en arbeidslysten økonomikomite. Lag en idedugnad i koret: Hvordan skaffe inntekter til koret? Her vil du garantert få mange gode tips! VO-ansvarlig VO-midler er en verdifull inntekt for korene. Flere kor har en egen person som sørger for at koret har søknadspapirene i orden, og som kjenner rapporteringsrutinene. Fordelen med å ha en fast person til å gjøre dette er åpenbar. Det blir kontinuitet i oppgaven, i motsetning til om en av styrets

medlemmer skal ta seg av dette, og man unngår stadig å sørge for opplæring av nye. Den rette person kan også holde seg informert om kommunale tilskudd og søknadsfrister. Arrangementskomite Korene har ulike aktiviteter; tilstelninger, fester, konserter etc som behøver mye forarbeid for å lykkes. Arrangementskomiteen lager plan for arbeidet, holder oversikt og delegerer praktiske oppgaver til kormedlemmene Webansvarlig En del kor har egen webside. For at denne skal fungere etter målsettingen, må den være kontinuerlig oppdatert. Der er dessverre alt for mange websider som sjelden oppdateres, og som dermed blir uinteressante. En god webside skal være til glede og nytte både for medlemmene og alle som ønsker å følge med koret. Flere opplever at nye sangere har fått sin første kontakt med koret på websiden. Diskuter i styret hva du vil at din webside skal inneholde, og om facebook, twitter etc er interessante media for koret. Stemmeledere Korets stemmeledere (en fra hver stemmegruppe) skal være et bindeledd mellom stemmegruppe og styret/

dirigenten. Fravær meldes til stemmeleder. Medlemmene kan kontakte stemmeleder for nødvendig info etter fravær. Prosjektgrupper Styret oppretter prosjektgrupper der dette er hensiktsmessig. Dersom koret skal ha et stort jubileum, er det vanlig at en jubileumskomite får denne jobben. Konsertarrangementene våre trenger gjerne en komite til å skaffe gjestesolister, bestille lokaler, trykke program, markedsføre etc. Jo bedre jobb vi gjør på dette området, jo bedre vil vi lykkes med å få publikum til konsertene. Valgkomiteen Denne komiteen skal finne frem til dem som er best egnet til å styre koret. Det er ønskelig at langt flere tar denne viktige oppgaven på alvor. Arbeidet begynner ikke 14 dager før årsmøtet, som svært mange ser ut til å praktisere, men dagen etter at man er blitt valgt. Arbeid aktivt med å kartlegge og intervjue ressurspersoner. Alle har noe å bidra med. Sett sammen et styre etter prinsippet; ulikhet er en styrke. Tenk nøye på hvordan komiteen skal ”selge inn” et tillitsverv, dette er ofte en ”kunst”.

(Jeg tenker på lederen i valgkomiteen som sa: Nå har jeg spurt 10 stk om de vil bli leder, men alle svarer nei. Kan du tenke deg jobben? Hva er det sannsynlig at kandidaten svarte?)

Hvordan er det i ditt kor? Diskuter i styret hvilke komiteer dere bør ha, og hvordan styret skal følge opp dette arbeidet? Sett opp retningslinjer/konkrete arbeidsfelt for hver komite! NB: Ikke glem å sette opp retningslinjer for valgkomitéens arbeid.

ROS Vi er ofte flinke til å kritisere de som har påtatt seg et styreverv. Vanligvis er vi ikke så raus med å rose. Tenk på at leder og styre gjør en uvurderlig jobb for koret, uten økonomisk kompensasjon. Gi ros til leder, styremedlemmer, dirigent og andre som gjør en god jobb for koret. Du vil da få enda mer motiverte mennesker som jobber for korets ve og vel. Det koster så lite å rose, og har en utrolig god effekt!

ÅRSMØTE Årsmøtet er korets høyeste myndighet. Sakspapirer med saksliste sendes ut på forhånd (vanligvis 14 dager før møtet). Normalt fastsetter vedtektene lengre tid for utsending av selve innkallingen. Selve sakslisten framgår ofte av korets vedtekter, ellers kan man bruke følgende saksliste: 1. Konstituering a) navneopprop b) godkjenning av innkalling c) godkjenning av saksliste d) valg av møteleder e) valg av referent f) valg av protokollunderskrivere g) valg av tellekorps 2. Årsmelding 3. Regnskap 4. Innkomne saker 5. Medlemskontingent og budsjett 6. Valg

Møteleder Mange kor har en ”fast” møteleder som loser koret gjennom årsmøter og medlemsmøter. Det er viktig å ha fokus på sakslisten og kunne skjære igjennom når

diskusjonen viddene.

kommer

på

Møteleder skal ha oversikt over      

taleliste og replikkliste Notere seg hovedpoeng under innleggene Sørge for at innleggende er saksrelatert Oppsummere debatten Votering (klargjøre hva avstemningen gjelder) Referere resultatet

Møteleder skal avstemmingsmåte:

foreslå

a) Simpelt/alminnelig flertall: Flere stemmer enn hvert av de andre forslagene b) Absolutt flertall: Flere stemmer enn de øvrige forslag til sammen c) Kvalifisert flertall: for eksempel 2/3 flertall som er vanlig når vedtektene skal endres

RELASJON KOR/DIRIGENT

 



Koret (styret) er arbeidsgiver – dirigenten er arbeidstaker Dirigenten mottar godtgjørelse enten som lønnsmottager eller næringsdrivende Dirigenten har det musikalske ansvar Dirigenten innkalles til styremøter etter behov, og alltid når musikkfaglige saker står på sakslisten Dirigenten er medlem av musikkutvalget

Hvilke forventninger har koret til dirigenten?          

Presist oppmøte Engasjert/inspirerende Øvingsplan Godt forberedt God pedagog Repertoar tilpasset koret Gir klare tilbakemeldinger Egenutvikling Ansvar for oppstilling/plassering Rettferdig og realistisk

Hvilke forventninger har dirigenten til koret?         

Presist oppmøte Ro under prøvene Engasjement Mål- og planer Et fungerende styre God dialog med leder Lønns- og arbeidsavtale Åpenhet Delaktighet i målprosess

Dersom koret har konkludert med at de vil opptre uten noter, har dirigenten forventninger til at sangerne lærer seg tekstene utenat. For kor som har ambisiøse mål, vil dirigenten også ha forventninger til at sangerne øver hjemme. Det kan være en krevende oppgave å få fatt i en dyktig dirigent til koret. Er vi så heldige at vi har en dirigent vi setter pris på, må vi gjør vårt ytterste for å beholde vedkommende lengst mulig. Vi må sørge for at dirigenten trives, at arbeidsforholdene er gode, at de økonomiske vilkår er akseptable. Sørg for å skrive en lønns- og arbeidsavtale med dirigenten. Ta gjerne kontakt med Norsk sangerforum vedr. skjema for dette formålet.

Diskuter i styret   

Oppfyller kormedlemmene de forventningene som dirigenten har til koret? På hvilke områder har dere forbedringspotensiale? Hvilke konkrete tiltak bør igangsettes?

VIKTIGE VISJONER FOR STYRET

”Det er ingenting som gjør seg selv. God planlegging og godt arbeid er nøkkelen til gode resultater”

Still dere disse spørsmålene i styret:   

HVOR STÅR VI? HVOR VIL VI? HVORDAN KOMMER VI DIT?

Evnen og viljen til langtidsplanlegging er blitt vesentlig bedre i kor-Norge de siste 10-15 årene. Å sette mål for koret er viktig, og som følge av dette, lage en plan som i stikkordsform forteller hva vi bør gjøre for å nå målet.

Hvor står vi? Begynn med status. Sett gjerne opp 4 hovedområder som dere vil gå nærmere inn i:    

Det musikalske Det administrative Det økonomiske Det sosiale

Hvor står vi i dag? Hvordan har dere det i koret? Hvordan

fungerer koret musikalsk, organisatorisk og sosialt? Medlemstall? Stemmesammensetning? Dirigentens arbeid? Styrets arbeid? Effektivitet på prøvene? Aktivitetsnivå? Økonomi? osv. Sett opp relevante spørsmål som kan gi svar på korets status pr i dag. Det er viktig at vi stopper opp med jevne mellomrom og tar ”temperaturen” på koret. ”Hvordan har vi det, har vi hatt positiv utvikling de siste årene? osv

Hvor vil vi? Hva og hvor vil koret egentlig? Er dette opplest og vedtatt? Kanskje dirigent, styret og medlemmer har forskjellig syn på dette? Hvem skal bestemme? Det er viktig å forankre målsettingen hos medlemmene, la de få innflytelse når det skal settes opp en plan for fremtiden. Gjennomfør gjerne en spørreundersøkelse blant medlemmene før styret setter opp forslag til en målplan. Styret må ha kjennskap til medlemmenes tanker og

meninger på en del områder, før det kan lages forslag til plan for fremtiden. Disse spørsmålene er hentet fra kor som har satt dette i system:               

Hvordan trives du i koret? Hvilket ambisjonsnivå har du? Hva synes du om repertoaret? Er det musikalske nivå tilfredsstillende? Er du villig til å betale høyere kontingent for å leie inn stemmeøver? Bør vi ha en årlig seminarhelg? Din vurdering av styrets arbeid? Din vurdering av leders arbeid? Din vurdering av dirigentens arbeid? Din vurdering av effektiviteten på prøvene? Din vurdering av det sosiale fellesskap? Skal vi opptre uten noter? Bør vi komme oftere sammen i festlig lag? Skal vi planlegge utenlandstur? Skal vi ha flere/færre opptredener?

Det er kun fantasien som setter grenser for hva vi kan spørre medlemmene om. Tenk gjennom hva som er viktig for deg og ditt styre og vite mer om før dere setter opp et spørreskjema. Mange korstyrer har nok fått aha-opplevelser etter at spørreskjemaene er utfylt og gjennomgått. Dette har vist seg å være en god måte for å få vite hva hvert enkelt medlem tenker og mener om sitt forhold til koret og fremtiden.

Aktuelt spørsmål: Skal skjemaene undertegnes av sangerne eller besvares anonymt. Det viktigste er å få ærlige svar, og det får du kanskje best ved at besvarelsene er anonyme. Diskuter dette på et allmøte. Lag gjerne et spørreskjema med muligheter til å krysse av for ønsket svar. Det sikrer flere besvarelser, og dermed et bedre grunnlag for planlegging. Selvsagt kunne man diskutere en del av ovennevnte spørsmål på et medlemsmøte. Erfaringene hos mange kor er imidlertid at det kun er et fåtall som er aktive i diskusjonene, og at en dermed ikke får fatt i tanker og meninger som flertallet sitter med!

Hvordan kommer vi dit? På grunnlag av innkomne svar fra medlemmene, setter styret opp forslag til en konkret plan for de mål vi ønsker å sette oss, og hva vi skal gjøre for å nå målene.

Medlemmenes ønske om å kunne utvikle seg musikalsk, krever at styret har en opplæringsplan som setter rammene for den faglige virksomheten. VINNERE HAR ALLTID EN HANDLINGSPLAN, TAPERE HAR ALLTID EN UNNSKYLDNING!

Strategiarbeid      

Start med spørreskjema Styret oppsummerer og bearbeider Styret setter opp forslag til mål og handlingsplan Medlemsmøte Forslag/korreksjoner innarbeides Medlemsmøte med aksept til plan

Tilbakemeldinger som jeg ofte har fått er at arbeidet som har ført frem til korets planer for neste 3 års periode har vært givende og interessant for både styre og medlemmene. Medlemmene føler at de har fått vært med å bestemme fremtiden for koret, og det forplikter og samler.

Diskuter i styret  Hvilken målsetting har koret ditt?

VI KAN NÅ DE FLESTE MÅL VI SETTER OSS, HVIS VI VIRKELIG GÅR INN FOR DET. PROBLEMET ER AT VI MANGE GANGER HAR MENTALE GRENSER SOM SKAPES PÅ GRUNN AV FOR SNEVER TANKEGANG! GÅ INN FOR OPPGAVEN HELT OG FULLT, IKKE GJØR DET HALVVEIS!

Mange kor har erfart at det er enklere å få kandidater til styrevervene når målsetting og langtidsplaner er på plass. Husk å oppdatere planene årlig.

INFORMASJONSARBEID

Intern informasjon – styrets ansvar Å holde medlemmene og dirigenten kontinuerlig oppdatert om fremtiden, er en av de viktigste oppgavene for styret. Skal en ha full fokus fra medlemmene, må alle være oppdatert. Det er ikke tilstrekkelig med muntlig info i forbindelse med korprøvene, all viktig info må være skriftlig. Selvsagt har medlemmene en plikt til å holde seg oppdatert etter fravær etc, men av erfaring vet vi at dette ikke alltid fungerer. SIRKULÆRE/RUNDSKRIV Send regelmessige rundskriv om korets oppgaver fremover MOBILTLF SMS er en rask og effektiv kommunikasjonsmåte MEDLEMSMØTER Arranger medlemsmøter.

regelmessige

OPPSLAGSTAVLE Oppdater regelmessig WEBSIDE Egen passordbeskyttet side med medlemsinfo/ kontinuerlig oppdatering! 24

STYREREFERATER Distribuer styrereferatene til medlemmene. Det gir god info, og også god forståelse for styrets arbeid!

Diskuter i styret  Hvor flinke er vi til å videreformidle interessant info som kommer til styret?  Hvor ofte har medlemmene i ditt kor grunn til å si: ”Dette har vi aldri fått informasjon om?”  Ved forespørsel om oppdrag i en hektisk periode: Er det styret, dirigent eller medlemmene som skal bestemme?

VI KAN ALDRI INFORMERE NOK!

Markedsføring Med korets markedsføringsarbeid vil vi fortelle omverdenen om hvem vi er og

hva vi holder på med. Vi ønsker å fortelle om vår konsertvirksomhet og sosiale arbeid. Vi vil gjerne ha goodwill fra samfunnet rundt oss. Hva ønsker ditt kor å være kjent for?

at disse får tidlig info om konsertene. Å bygge opp en større publikumsplattform tar tid. Vurder arena for konserten av hensyn til hvor publikum befinner seg.

Media Å ha et godt og tett forhold til media er viktig. Fortell lokalavisene og lokalradioen om konserter, reiser, og om sosiale aktiviter i nærområdet. Fortell om rekrutteringsarbeidet og ellers alt du mener bør ha medias interesse.

Myndigheter La kommunens kulturkontor få regelmessig info om din virksomhet. De støtter sannsynligvis koret med et årlig bidrag, og vil sette pris på å følge korets utvikling. Et kor som er på offensiven, vil gjerne ha mulighet for økt kulturstøtte ved neste tildeling. Inviter gjerne kultursjef på konserter, tilstelninger etc.

Sponsorer Sørg for at de som sponser koret får info om hva dere arbeider med. Inviter til konserter. Når sponsorene ser at koret jobber aktivt og målrettet, vil det kanskje føre til et høyere sponsorbeløp neste år? I dag er det vanlig at sponsorene vil ha gjenytelser fra koret når det inngås sponsoravtale. Tilby å synge ved firmafester e.l., og inviter firmaets ansatte til julekonsert.

Markedsføring ansvar

styrets

Styret utnevner markedsføringsansvarlig. Dette bør være en i styret, men kan også være en utenfor styret med særlig interesse og kunnskap om markedsføring

Publikum Alle kor ønsker å ha et godt forhold til sitt publikum, og ønsker at stadig flere skal overvære konserter og tilstelninger. Det finnes kor som har mailadresser til de faste konsertgjengerne og sørger for

Diskuter i styret  Hvordan er vårt arbeid på dette området i dag?  Konkrete forslag for å bedre vårt markedsføringsarbeid

KONSERTER Konserter og opptredener skal være høydepunktene for koret. Det er da vi får mulighet til å vise hva vi har lært, og hvor gode opplevelser vi kan gi til publikum. Vi ønsker at flest mulig skal komme og høre på oss. Å synge for en håndfull mennesker gir ikke den inspirasjon vi ønsker og trenger for å gå på scenen og yte vårt beste. Vi ønsker også at publikum skal være så fornøyd at de kommer tilbake ved neste anledning. Noen kor har mange konserter pr år, andre 1 eller 2 opptredener. Vurder antall konserter opp mot kapasitet. En god balanse er nødvendig for ikke å ”slite ut” koret. Arbeidet med å arrangere konserter er omfattende. Mange detaljer skal på plass. Derfor er det viktig at dette arbeidet gjøres målrettet og systematisk. Dette er en vanlig oppgave for arrangementskomiteen. Ved større arrangementer kan det gjerne utnevnes en prosjektgruppe.

Suksesskriterier Når dirigent og styre og musikkutvalg har funnet frem til repertoar, og konkludert med om koret skal invitere med andre kor, korps, profesjonell artist osv bør det settes opp en liste med ”suksesskriterier”. Hva er målet med konserten, og hvordan skal vi legge opp markedsføringsarbeidet? Samarbeid mellom profesjonelle og amatører er givende for begge parter og en større opplevelse for publikum. Slike konserter vil som regel ha høyere billettpris enn om det kun er koret som opptrer. Konserten varighet: Max 75 minutter For lange konserter er kjedelig både for publikum og de opptredende. Det er bedre at publikum sier: ”Slutt allerede?” og at de ønsker å komme igjen til neste konsert, enn at konserten blir for lang og kjedelig.

Publikum: 150 stk Vi målsetter oss 150 som skal betale kr. 100.- i inngangspenger. Barn gratis. Vi målsetter et overskudd på kr. 10.000.Salg/Markedsføring  Vi skal distribuere 500 flygeblad i nærmiljøet  Vi skal sette opp 25 plakater  Annonse i lokalavisen  Redaksjonell omtale i lokalavisen  Omtale i lokalradioen  Salg av annonser til programmet  Sponsormulighet?  Medlemmene må selge minst 4 billetter hver Alle medlemmene må gjøre en innsats for å selge billetter. Vi er avhengige av at den faste ”fangruppen” kommer, slekt, venner, naboer etc. Begynn i god tid, spre det glade budskap til alle kjente. Jo flere billetter som er forhåndssolgt, jo større mulighet er det for å nå inntektsbudsjettet. Husk at det kan bli dårlig vær på konsertdagen (snøstorm når julekonserten går av stabelen), og da er det ”bonus” å ha solgt billetter på forhånd. Husk at konsertbilletter er flotte bursdags- og julegaver. Noen medlemmer vil mene at de ikke skal være belemret med å selge billetter, lodder, CD’er etc. Husk imidlertid at selv om det er frivillig

innmelding til koret, så er det forpliktende medlemskap. Uten at hvert enkelt medlem gjør en innsats for å ”sikre” korets inntekter, vil mange kor ha problemer med å få tilfredsstillende økonomisk resultat. De aller fleste er meget komfortabel med at leder/ styre setter krav til dem. Her er en sann historie fra Nordland Et kor ville reise 5 mil bort fra sitt hjemsted og ha konsert i samfunnshuset De hadde annonse i lokalavisen og noen få plakaker var hengt opp. Da konserten skulle starte var det ikke kommet et eneste menneske for å høre på! De ble selvsagt meget skuffet, men løste den umiddelbare skuffelsen ved å dele koret i 2. Den ene halvdel gikk på scenen og sang for de andre, og så byttet de roller! Det ble en munter kveld, men i bussen hjem gikk diskusjonen høyt om hvordan de skulle jobbe for å samle flest mulige tilhørere

Billettsalg ansvar!

hele

korets

VIKTIGE OPPGAVER Et styre har mange oppgaver å ta seg av. Dere når ikke over alt på en gang. Sett derfor ressursene inn på de punktene du mener er viktigst for ditt kor. Ofte er det noen av følgende oppgaver:      

Sett mål Lag handlingsplan Få valgkomiteen til å fungere Ta vare på dirigenten Oppnevne rekrutteringskomite Sørg for at informasjons- og markedsføringsarbeid fungerer

VIKINGLOVEN  Se mulighetene  Skap vinnere  Gi ros  Tenk positivt  Se fremover  Begynn i dag DEN POSITIVE LOV Tenk positive tanker, bruk positive ord. Gjør positive handlinger og det positive gror ”Lykken er ikke en stasjon du ankommer, men en måte å reise på” L.L.Rambeck

Arne Petter Iversen er 1. tenor i Bergen Mannskor. Han har hatt flere tillitsverv i koret, leder, markedssjef og sekretær. Han har vært leder for Norges Korforbund Hordaland i 7 år, og drevet kursvirksomhet i 20 år. Han er pensjonert bedriftsleder. Jobber nå som impresario i Norge for den svenske entertainer Roland Cedermark, og har kurs både for næringsliv og korbevegelse. Ta gjerne kontakt med sangerforum@musikk.no eller Arne Petter på mailadresse: apivers@c2i.net eller tlf 90 14 11 90 dersom du har synspunkter på dette heftet.

Hvorfor velge

ORGANISASJON    



 

Norsk sangerforum, NSF, er en landsdekkende organisasjon for korsang i Norge minst mulig byråkrati, enkel og oversiktlig administrasjon nærhet til brukeren bl.a. via fylkesmusikkrådene Norsk sangerforum er tilsluttet paraplyorganisasjonen Norsk musikkråd, som stadig arbeider for å bedre vilkårene for det frivillige musikkliv i Norge (momsfritak, tippemidler, gode akustiske forhold i kulturbygg, statlige økonomiske støtteordninger til lagene m.m.) – felleskap styrker! ingen sentrale krav til organisering regionalt / korene bestemmer selv o Det anbefales imidlertid å ha et enkelt formelt nettverk for korene innen hvert fylke, for ikke å gå glipp av fylkeskommunale midler til drift og aktiviteter, for evt. å kunne initiere regionale aktiviteter, samt være representert i viktige demokratiske fora en organisasjon som bygges fra grunnen, uten sentrale direktiver samarbeider med likesinnede interesseorganisasjoner

AKTIVITETER/TILBUD 

  



kurskatalog med faste tilbud: o Kurset ”Hjelp, jeg er blitt tillitsvalgt!” o ”Bestillerkompetanse for kor” (hvor står vi og hva ønsker vi?) o 2-årig coaching (korutvikling via coach for og med koret og dirigenten – minst 2, max 3 kor må samarbeide om tiltaket) o MIDI-filer til stemmeøving (effektiviserer innstuderingen radikalt) ellers for eksempel landsfestival for kor, landsomfattende korkonkurranse, inspirasjonskurs for dirigenter, temaseminarer mm. delaktighet i regionale arrangement produksjon av nyttige brukerhåndbøker for kor; o tema: Rekruttering (utgitt) o tema: Styrearbeid (utgitt) o tema: Arrangering av konserter (under produksjon) o tema: Jus i kor/Koret som arbeidsgiver (under planlegging) medlemskontakt og service

INFORMASJON  

  

nyhetsbrev pr. post hjemmesider www.sangerforum.no o konsertkalender for gratis publisering av medlemskorenes konserter o dirigentbank – her kan du finne dirigenter som er tilgjengelige for større eller mindre oppdrag o info om prosjekter, festivaler, seminarer, utgivelser m.m. o tilgang til rimelig og profesjonell publiseringsløsning for nettsider til korene (kr. 250,- i etableringsgebyr og kr. 1000,-/år i drift) faste spalter i tidsskriftet ”Kordirigenten” som utgis av FONOKO (Foreningen for norske Kordirigenter) utsendelse av invitasjon til konkrete aktiviteter kontortid mand. – fred. fra 09.00 – 15.00/tlf. 63815365/mail: sangerforum@musikk.no

ØKONOMI 

Medlemskap i Norsk sangerforum genererer; o tilgang på voksenopplæringsmidler fra Musikkens studieforbund, med timesatser som tåler sammenligning; timesats med lærer er inntil kr. 100,- og uten lærer inntil kr. 40,- (dette utgjør ca kr. 20.000,- i støtte pr år ved ukentlige korøvelser à 2,5 timer) o tilgang til å søke om statlig støtte til lokale koraktiviteter som involverer profesjonelle krefter – midlene forvaltes pr. i dag av Norges Korforbund – størrelse på støtten varierer o kollektiv avtale med TONO (rettighetsforvalter for komponister/arrangører) som innebærer kr. 0,- i TONO-avgift ved arrangering av korkonserter (uten denne TONO-avtalen er laveste sats man må betale pr konsert (beregnet ut ifra billettinntekter) pr. 1/1 2011 kr. 553,- ) o gunstig og rimelig forsikring hos IF – kr. 30,- pr. sanger pr. år – som bl.a. forsikrer korets eiendeler på øvingslokalet og på reise o tilgang på Frifond-midler dersom minst 1/3 av medlemmene i koret er under 26 år (vi har hatt tildelinger på alt fra kr. 4000,- til kr. 29.000,- foreløpig, - avhengig av søknad) o medlemsrabatt på noter fra Musikkforlaget Cantando o minimal medlemskontingent – kr. 80,- pr. sanger pr. år – basert på en policy om ikke å samle inn penger for så å dele de ut igjen i form av støtte til forskjellige prosjekter ute i korene – en lav medlemskontingent kommer absolutt ALLE medlemskorene til gode, og gir romsligere økonomi til egne prioriteringer o Lav medlemspris på NSF's egne aktivitetstilbud og tilbud fra samarbeidende organisasjoner (NOBU, FONOKO m. fl. Pr. 1. mars 2011

Norsk sangerforums temahefter om Korenes hverdag 



Er en serie hefter som tar for seg temaer som alle kor er opptatt av Heftene behandler det enkelte tema på en lett tilgjengelig måte, men gir samtidig et dypdykk i temaet Heftene kan gjerne brukes som grunnlag for diskusjon på et styremøte eller medlemsmøte – eller som grunnlag for et dagskurs eller seminar

Heftet om ”styrearbeid i kor” er det andre heftet serien. Det er laget av Arne Petter Iversen, som har lang erfaring med å holde kurs i styrearbeid for kor, og holder også kurs for næringslivet. Han er også aktiv korsanger og har lenge vært opptatt av betydningen av systematisk styrearbeid.

Norsk sangerforum, Fetveien 1E, 2007 Kjeller www.sangerforum.no - sangerforum@musikk.no