UNIDAD II: APROVISIONAMIENTO Y GESTIÓN DE STOCKS
Índice
1. LOS STOCKS O EXISTENCIAS ________________________________ 3
1.2. CLASIFICACIÓN DEL STOCK ______________________________ 5 2. TAMAÑO Y ESTRUCTURA DEL STOCK __________________________ 8 1.3.1. REPRESENTACIÓN DEL STOCK _______________________________________ 9
3. GESTIÓN DE STOCKS O EXISTENCIAS ________________________ 12
3.1. VARIABLES QUE AFECTAN A LA GESTIÓN DEL STOCK ______________ 13 4. ROTACIÓN DEL STOCK ____________________________________ 16
4.1. EL PERÍODO MEDIO DE MADURACIÓN (PMM) _________________ 18
1. LOS STOCKS O EXISTENCIAS
Los stocks, existencias o mercancías son el conjunto de materiales que tiene la empresa almacenados hasta su utilización o venta posterior. El stock de la empresa industrial está formado por: materias primas, otros materiales y las piezas necesarias para la elaboración del producto; productos en curso de fabricación o transformación y productos fabricados destinados a la venta. Mientras que en una empresa comercial y de distribución el stock está formado por las mercancías o los artículos que se adquieren para su posterior venta. Cuando nos referimos al stock, generalmente, lo consideramos como una globalización de todos los materiales o productos almacenados; aunque no debemos olvidar que cada artículo es una unidad diferenciada e independiente del resto y se gestiona de forma individual. Por eso, analizaremos, en primer lugar, la diferencia que existe entre los conceptos 2surtido” y “stock”. El surtido es el conjunto de productos que una empresa pone a disposición de sus clientes, mientras que el stock representa la cantidad acumulada de cada uno de dichos productos; es decir, el número de artículos disponibles para la venta. Así, podemos encontrar almacenes con un surtido muy amplio (gran variedad de artículos, marcas, formatos…) y un stock reducido; mientras otros tienen un surtido reducido (pocos artículos, marcas, formatos) pero con un stock elevado. Por ejemplo, si compramos las mercancías que tienen almacenadas las dos empresas que aparecen en el cuadro siguiente: Cadena MASTER
Electro Hiper S.A.
Marca/ Modelo
Stock total
Marca/Modelo
Stock total
Lavadoras
8
16
5
30
Secadoras
6
12
3
18
Encimeras
7
14
6
36
Encimera/horno
5
10
3
18
Frigoríficos
7
14
5
30
Congeladores
5
10
3
18
Lavavajillas
6
12
4
24
Televisores
8
16
6
36
Aspiradores
5
10
4
24
Total
57
114
39
234
Artículos
surtido/stock
La empresa “Cadena MASTER” tiene un surtido formado por 57 marcas o modelos diferentes con un stock total de 114 artículos, pero sólo puede servir al mismo tiempo a dos clientes que quieran el mismo modelo y marca (tiene en stock 2 unidades de cada artículo). En cambio la empresa “Electro Hiper” sólo tiene un surtido de 39 marcas o modelos pero tiene un stock de 234 artículos y puede servir a 6 clientes que quieran el mismo modelo y marca (el stock por artículo es mayor). Otros conceptos que debemos analizar es la diferencia que existe entre los aspectos económico y físico del stock. El aspecto económico se refiere a la propiedad o dominio y otorga al stock el carácter de posesión, al mismo tiempo que se traduce por capital inmovilizado y costes financieros; mientras que el aspecto físico está relacionado con la custodia, conservación y mantenimiento de los productos almacenados. Partiendo de estos conceptos podemos definir: El stock económico o administrativo como el conjunto de productos, mercancías o materiales en posesión de la empresa y que pueden estar en puntos fijos (almacenes), en tránsito o camino desde el proveedor, en proceso de elaboración o transformación, en exposición para la venta, o destinados al propio consumo. Su función es regular la cadena logística para que el flujo de materiales, a lo largo de la misma, sea lo más estable y continuo posible. El stock físico está formado por productos, mercancías o materiales que, además de ser propiedad de la empresa, necesitan espacio físico en el almacén y medio para su manipulación. El stock físico además de las características físicas como peso, volumen…, o que puede pertenecer a diferentes lotes o formatos también tiene un valor económico que hay que gestionar; pues las existencias en stock, deben guardar un equilibrio con la demanda del mercado y con los fondos económicos que puede permitirse la empresa o que le interesa inmovilizar en stock.
1.2. Clasificación del stock Los productos almacenados los podemos clasificar en función de los siguientes criterios: Según el punto de vista contable. Se asocia cada material o artículo con el concepto más apropiado. Según la función que cumple dentro del ciclo económico. Se establece esta clasificación para determinar la cantidad que hay que almacenar de cada producto o referencia. Según la función que cumple dentro del ciclo económico. S establece esta clasificación para determinar la cantidad que hay que almacenar de cada producto o referencia. Según la inversión y otras variables. Se hace una clasificación por el Método ABC, para establecer los productos que necesitamos gestionar con mayor control. Según la función que cumple el stock, dentro del ciclo de producción o venta y la finalidad que persigue la empresa se diferencian los siguientes tipos: stock de ciclo, stock de seguridad, stock óptimo, stock cero, stock de temporada, stock de especulación, stock de tránsito, stock de recuperación, stock muerto. Stock de ciclo Se denomina también stock activo y está formado por los artículos que tiene la empresa para hacer frente a la demanda normal durante un período de tiempo determinado. Este stock evoluciona entre un nivel máximo y un mínimo, que se establecen según la capacidad del almacén, el capital invertido en existencias y los costes derivados de la gestión. El stock activo se consume y renueva cada cierto período de tiempo creando un ciclo normal de aprovisionamiento. Respecto a su ubicación puede formar parte de un stock de presentación o de un stock de almacén. Por ejemplo, artículos como la sal, el arroz (colocados en el lineal), o camisas y zapatos en el escaparate forman parte del stock de presentación pero también podemos tener en el almacén cierta cantidad de esos mismos artículos. Stock de seguridad El stock de seguridad es complementario del stock activo y se crea para evitar la falta de existencias durante el plazo de aprovisionamiento. El stock de seguridad sirve para hacer frente a la demanda cuando existe incertidumbre de la misma. Es decir, cuando se produce una demanda imprevista por parte de los lcientes o cuando los proveedores demoran el plazo de entrega de los pedidos. Ante cualquiera de estas situaciones si la
demanda es superior a la estimada puede tener lugar una “rotura de stock” y las existencias del almacén no pueden hacer frente a las necesidades ya sea del centro de fabricación o de las ventas solicitadas. Para evitar esta situación se crea un stock adicional que puede absorber las oscilaciones de consumo o las incidencias de otro orden. Stock óptimo El stock óptimo está formado por los productos que permiten cubrir las previsiones óptimas de ventas al mismo tiempo que consigue una mejor rentabilidad almacén-capital invertido. Stock cero El stock cero se establece por una estrategia logística de almacenamiento basada en la técnica del “Just in Time” (JIT), que consiste en aprovisionar en el momento que se necesitan materias primas o mercancías y en la cantidad necesaria. Según este sistema, los stocks almacenados no tienen razón de ser y como consecuencia en la empresa no existen almacenes. Las industrias de automoción, por ejemplo Ford, Toyota son las que más utilizan el JIT, y los problemas de suministro que puedan surgir (por transporte, huelgas, fiestas locales, etc.) los resuelven mediante aprovisionamiento urgente. La utilización del stock cero está condicionada por dos factores: la rapidez en el suministro y el encarecimiento en el precio de adquisición. La estrategia puede ser rentable siempre que los gastos de almacenamiento y financieros sean superiores a la cantidad que ahorramos cuando aprovechamos ofertas del proveedor, precios de oportunidad o rappels por adquirir grandes partidas. Stock de temporada El stock de temporada o estacional se crea para hacer frente a un aumento esperado de las ventas, por cambio de estación o temporada. Los artículos que componen este stock son los que no presentan ventas continuas durante todo el año, por ejemplo: juguetes, estufas, bañadores, etc. Otras veces estos artículos se adquieren por motivos estratégicos o acontecimientos especiales como promociones de un determinado producto, rebajas, fiestas locales, etc.
Stock de especulación El stock de especulación se crea con antelación a que surjan las necesidades y sirve para hacer frente a una variación esperada de la demanda, el suministro o el precio. Este stock se suele constituir en situaciones de huelgas, guerras o cuando en un futuro próximo no sea posible abastecerse del artículo en cuestión. Por ejemplo, cuando un modelo de coche se deja de fabricar los talleres de reparación acumulan piezas de repuesto; o cuando se conoce con antelación la subida del precio de la gasolina, las gasolineras suelen hacer un aprovisionamiento especial. Stock en tránsito El stock en tránsito es aquel que se encuentra entre las diferentes fases de los procesos de aprovisionamiento, producción o distribución. También es el stock que está en camino, en almacenes de tránsito o locales situados entre el almacén del vendedor y el del comprador. Los fabricantes, generalmente, no responden instantáneamente a los pedidos solicitados por el comerciante, por eso éste, además del stock de su propio almacén, dispone en un almacén común de los artículos que necesitará hasta que el fabricante le envía el pedido realizado. Por ejemplo, las tiendas de electrodomésticos que se suministran de la Cadena Master sirven a sus clientes desde los almacenes de la “cadena de distribución” cuando en su propio establecimiento no tiene artículos para satisfacer la demanda. Stock de recuperación El stock de recuperación está formado por artículos usados pero que son susceptibles de nueva utilización. Este stock es muy frecuente para materiales de envase y embalaje como cajas, cestones, palets, etc; pero también se puede tratar de equipos usados, como un ordenador que no sirve para realizar aplicaciones informáticas pero algunas de sus piezas se pueden vender para la reparación de otros. Stock muerto El stock muerto se compone de artículos viejos o nuevos, que ya no sirven para cubrir las necesidades para las cuales fueron adquiridos. Estos productos, generalmente, se encuentran almacenados como materiales obsoletos y su única salida es la venta como chatarra.
2. TAMAÑO Y ESTRUCTURA DEL STOCK
Para la empresa es muy importante mantener un nivel de stock que guarde equilibrio con el ritmo de producción o las ventas de cada producto. Un stock excesivo supone un coste añadido que puede resultar caro (dinero invertido en mercancías, costes de espacio, mantenimiento y manipulación) y, por el contrario, un stock insuficiente también es costoso, ya que las consecuencias son: perder ventas, insatisfacción de los clientes y, en ocasiones, la pérdida de éstos. Para mantener un stock equilibrado se deben conseguir los siguientes objetivos: Cubrir la producción o las ventas durante el período que transcurre entre dos aprovisionamientos. Hacer frente a la producción o las ventas durante el plazo de entrega de los proveedores. Tener la cantidad suficiente de stock para hacer frente a la demanda. Estar preparado ante las posibles oscilaciones del ritmo de producción o ventas y los posibles retrasos en la entrega del suministro. En resumen, el stock total se integra como las existencias máximas que se debe tener de un artículo y, generalmente, está formado por: El stock activo o de ciclo que permita realimentar el almacén durante la recepción de dos pedidos consecutivos. Este stock debe cubrir las necesidades del centro de producción y de la cadena de distribución o las ventas que se produzcan durante el plazo de entrega del proveedor. El stock en exposición o presentación, se crea sólo en las empresas con venta directa al público; está formado por los artículos que están expuestos en el lineal o estanterías, a las cuales tiene acceso al cliente cuando realiza la compra. El stock de seguridad es un stock de reserva para hacer frente a la demanda no prevista o retraso de reaprovisionamiento. Con él se pretende evitar la rotura de stock y hacer frente a las consecuencias de variaciones imprevistas. Sin embargo, hoy en día la tendencia es gestionar los stocks “Just in Time” o Justo a tiempo. Se almacenan justo las mercancías que se necesitan APRA hacer frente a la demanda o consumo diario; para ello, los proveedores tienen que servir los pedidos en el mismo día que los solicita el cliente. Las empresas pioneras en la implantación de esta técnica fueron las industrias de automoción, pero actualmente los comercios en régimen
de autoservicio (hipermercados y supermercados) también la han adoptado y suprimen las áreas de almacenamiento en beneficio del área de exposición.
1.3.1. Representación del stock
Las existencias de un almacén oscilan entre un nivel máximo y un nivel mínimo. Cuando se mantienen constantes el consumo y el aprovisionamiento, el ciclo del stock es el que aparece reflejado en la siguiente figura. Podemos observar cómo en el tiempo t0 el stock está en su nivel máximo y va disminuyendo a medida que se consumen las existencias, ene l momento t1 se produce un nuevo aprovisionamiento y el stock recupera su nivel máximo para atender la demanda del próximo período, repitiéndose el proceso sucesivamente.
Imagen pag 158. M-53 Veamos ahora la siguiente figura, qué ocurre cuando se produce un retraso ene l suministro o un incremento de la demanda. Supongamos que el aprovisionamiento es constante, 500 unidades cada 10 días; el consumo previsto también es constante, 50 unidades al día; pero el suministro del día 10 no llega hasta el día 12 y el día 28 se venden 70 unidades. Como consecuencia se produce una rotura de stocks desde el día 11 al 12 y el 29.
Supongamos el caso anterior pero con un stock de seguridad de 200 unidades. Cuando se produce retraso ene l suministro no se pierden ventas, lo mismo ocurre cuando aumenta la demanda, se pueden atender a todos los clientes con el stock de reserva.
Actividad práctica Comercial Almena es una distribuidora de productos alimenticios en régimen de autoservicio, cuyos clientes son tiendas de alimentación, bares, restaurantes, etc. Respecto a una determinada marca de leche que vende en cajas de 12 bricks presenta los datos siguientes: Cantidad en exposición: 459 cajas. Venta media diaria: 200 cajas. Periodicidad del pedido: semanal. Plazo de entrega del proveedor: 5 días después de emitido el pedido (pero el envío se puede retrasar hasta 2 días). Se pide: Calcular el stock total necesario
SOLUCIÓN Las necesidades de stock son: Stock de exposición: 450 unidades. Stock activo (1): 2.200 unidades. Stock de seguridad (2): 400 unidades. Stock total: 3.050 unidades (1) El stock activo está formado por las ventas semanales más las ventas durante el plazo de entrega (6x200 + 5 x 200 = 2.200 unidades) (2) El stock de seguridad se corresponde con las ventas que se producirán durante los días que se puede retrasar el proveedor.
3. GESTIÓN DE STOCKS O EXISTENCIAS La gestión de los stocks tiene como objetivo resolver las siguientes preguntas: ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos tener almacenadas? ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido? ¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido? Mediante la gestión del stock, la empresa pretende llegar a una situación ideal que permita conocer con exactitud el volumen de salidas o ventas de cada artículo durante un período de tiempo programado (día, semana, campaña, etc.), con el fin de solicitar al proveedor los productos necesarios. Cuando conocemos con exactitud las necesidades sólo tenemos que almacenar la cantidad que utilizaremos o venderemos cada día o período de tiempo. Pero, en la práctica, esto no es tán sencillo, a la hora de calcular el stock necesario se plantean varios problemas, como son: La dificultad de prever con exactitud el compartimento futuro de la demanda y, por consiguiente, las ventas futuras. La necesidad de disponer de un surtido variado y cierta cantidad de cada artículo. Los problemas de entrega y suministro, pues los proveedores no siempre pueden garantizar la entrega en los plazos previstos. Los costes periódicos y repetitivos. Cuando se realizan muchos pedidos se incrementan los costes por emisión de pedidos, recuento de las mercancías recibidas, trabajos administrativos, etc. Una buena práctica de aprovisionamiento permite a la empresa disponer de los productos necesarios, en cantidades adecuadas y en el momento oportuno. Por eso, la planificación del aprovisionamiento y la gestión del stock se deben orientar para alcanzar los siguientes objetivos: Establecer un inventario suficiente, para que la producción no carezca de materias primas y demás suministros. Minimizar
la
inversión
en
stocks,
para
reducir
al
máximo
los
costes
de
almacenamiento por pérdidas o daños que pueda sufrir el producto (obsolescencia, deterior, roturas, hurtos, etc.). Conocer el volumen óptimo de pedido, considerando los volúmenes de producción, la capacidad física del almacén, el coste del capital invertido, etc. Conocer el punto de pedido, para guardar un equilibrio entre un nivel de existencias mínimo y las necesidades de la empresa.
3.1. Variables que afectan a la gestión del stock Para llevar a cabo una correcta gestión del stock, antes de tomar decisiones debemos tener en cuenta las variables que pueden afectar sobre las medidas tomadas por la empresa. Estas variables son: El nivel de servicio que ofertamos al cliente. Las previsiones de ventas de cada período concreto. Los costes de gestión y existencias almacenadas. Los plazos de entrega de proveedores.
El nivel de servicio ofertado El nivel de servicio es la capacidad de poder ofrecer al cliente los productos que demanda en el momento de la compra; es decir, la relación que existe entre los productos disponibles en el almacén o en exposición y los que espera encontrar el cliente. Para calcular el nivel de servicio, J. Saint Cric, en su obra El merchandising aplica la siguiente fórmula:
Nivel de servicio (%) = (Ventas x 100) / Demanda Expresa el 5% de demanda, en unidades monetarias o productos, que se puede satisfacer con los stocks disponibles.
Un nivel de servicio alto significa que los clientes encontrarán la mayoría de los productos que desean adquirir. Pero, si establecemos un nivel de servicio del 99%, nos comprometemos a tener disponibles el 99% de los productos que buscan los clientes. Esta decisión obliga a la empresa a tener un nivel de stock y, como consecuencia, se encarecen los costes de mantenimiento. Los problemas en el nivel de servicio aparecen cuando existen variaciones imprevisibles de la demanda o retraso en el plazo de entrega de proveedores. Para hacer frente a estas imprevisiones hay que tener en cuenta que cuanto más elevado sea el nivel de servicio, mayor será el stock de seguridad necesario para evitar situaciones de descontento o pérdida de clientes.
La previsión de ventas La previsión de ventas nos permite decidir el nivel óptimo de mercancías que debemos almacenar. Para ello, se realiza un estudio sobre el comportamiento de cada producto ante las ventas y, a través del mismo, se observa los que más se venden. Analizando el comportamiento de cada producto se presta mayor atención, tiempo, control e inversión a aquellos artículos cuya rotura ocasionaría problemas en la empresa. Para hacer la previsión de ventas se recopilan datos estadísticos que permitan conocer la demanda futura, para adquirir cada producto en la cantidad y momento adecuados. Cuanto más acertada sea la previsión de ventas, menor será el stock de seguridad necesario y mayor será el nivel de servicio al cliente. Para que las previsiones de ventas sean realistas debemos tener en cuenta los siguientes factores: La evolución de las ventas de períodos anteriores. Analizando las ventas del año anterior o un promedio de los últimos años podemos conocer la evolución que sigue cada producto y utilizar los datos como indicador de ventas futuras. Las variaciones sobre las ventas de los últimos años. El índice promedio de variación nos permite detectar si las ventas, del producto en estudio, siguen una tendencia al alza o a la baja y, en consecuencia, analizar las posibles causas y otros factores que puedan afectar a las ventas futuras. La situación general del mercado. La actividad económica sigue unos ciclos ascendentes y descendentes que influyen en el consumo, conocer la evolución de la economía nos ayudará a planificar las previsiones de venta. La evolución de la competencia. Cuando se producen cambios como: aparición de nuevos productos o puntos de venta, nuevas estrategias comerciales de los existentes o la pérdida de imagen del producto o del establecimiento; estos acontecimientos influyen positiva o negativamente en las ventas futuras. Los costes de gestión Los costes que se originan en la empresa por la gestión de los stocks almacenados son de cuatro tipos: de adquisición, de almacenaje, de reaprovisionamiento y por rotura de stock. Los costes de adquisición son el valor de la compra cuando la compra ha llegado al almacén de destino, es decir, el importe de la factura (deducidos los descuentos) y
sumados todos los gastos a cargo del comprador, tales como envases y embalajes, transportes, seguros, aranceles… Los costes de almacenaje son costes de mantenimiento o tenencia, se producen como consecuencia de mantener los artículos en stock o depósito. Entre ellos se encuentran los siguientes: Los costes de capital inmovilizado. El valor de los productos almacenados es una inversión paralizada por un períodos de tiempo más o menos largo; si dicho capital lo destinamos a fondos de inversión, acciones, etc., podemos obtener una rentabilidad. Los costes de riesgo al que está sometido el stock. Por una parte, la pérdida de valor
que
puede
sufrir
el
producto
por mermas,
obsolescencia,
roturas,
accidentes, deterioros, robos… y, por otra, la prima del seguro que se contrata para cubrir algunos siniestros. Los
costes
del
local,
las
instalaciones
y
la
maquinaria.
Comprenden
la
amortización del capital invertido en su adquisición o el alquiler, y otros gastos como impuestos, suministros, vigilancia, etc. Los costes para conservar y mantener en buen estado los productos almacenados, como calefacción o refrigeración para los productos que necesitan temperaturas especiales o aislamiento térmico. Los costes de reaprovisionamiento son gastos repetitivos que se originan en la sección de compras cada vez que se realiza un pedido, como gastos de teléfono, fax, material de oficina, transporte, embalaje, seguro, etc. Los costes por rotura de stocks se producen cuando no se puede satisfacer la demanda por carecer de existencias. Estos costes son difíciles de calcular por la dificultad que conlleva valorar los beneficios que dejará de ganar la empresa, al perder ventas durante el tiempo que dure la rotura de stocks; dependen de la reacción del cliente (retrasar la compra, adquirir otro producto, cambiar de establecimiento); y son más difíciles de valorar cuando las consecuencias son la pérdida del cliente. Cuando la rotura de stocks se produce en la empresa industrial la falta de materiales puede paralizar el proceso productivo y además hay que soportar los costes fijos hasta que llega el reaprovisionamiento de dichos materiales. El plazo de entrega de proveedores
El plazo de entrega de proveedores es el tiempo que transcurre desde que se emite la orden de pedido hasta que recibimos las mercancías y éstas se encuentran en disposición de ser vendidas o incorporadas en el proceso productivo. Dicho plazo de entrega se puede dividir en los siguientes tiempos: Realización y envío del pedido. Preparación de los materiales. Duración del transporte. Recepción de la mercancía y preparación para su disponibilidad. Si logramos reducir los plazos de entrega disminuye el stock total necesario; con ello, mejoramos la rentabilidad de la inversión y la rotación del stock. En este sentido es muy importante cualquier esfuerzo que haga la empresa para mejorar la colaboración con sus proveedores. Un ejemplo claro de este esfuerzo de colaboración es el que están realizando los supermercados y otras empresas que trabajan con cadenas de distribución, utilizando el sistema EDI (Intercambio Electrónico de Datos). Los pedidos se emiten y envían desde el ordenador del comprador al ordenador del proveedor reduciendo así los tiempos de emisión y recepción del pedido.
4. ROTACIÓN DEL STOCK
La rotación del stock (Rn) es el número de vences durante un período de tiempo (año, trimestre, mes, etc.) se renuevan las existencias y recuperamos la inversión del capital circulante. El desembolso realizado por la compra de materias primas y la elaboración de los productos no se recupera hasta que tiene lugar su venta y se han cobrado los créditos de clientes; es entonces cuando recuperamos el dinero invertido junto con el beneficio esperado. La incógnita que se plantea en la empresa es: ¿Cuánto tiempo tardaremos en recuperar la inversión realizada en materias primas y otros materiales, o en mercancías y artículos para la venta? La respuesta a la cuestión planteada se obtiene analizando los flujos del ciclo de explotación. Estos se inician con la compra de materias primas y se suceden en cadena:
Las materias primas pasan al almacén como una inversión a precio de coste o adquisición y se consumen cuando se incorporan en el proceso de fabricación. Al cose de materias primas se suma el de otros factores (mano de obra, energía, etc.) para determinar el coste de los productos semiterminados y, a éstos, también se van añadiendo otros costes (envases, materiales de acondicionamiento…) a medida que los productos se van terminando de fabricar. El producto acabado pasa al almacén de productos terminados y su valor se determina sumando los costes de todos los factores incorporados. Cuando se venden los productos fabricados se reduce el valor del almacén de productos terminados pero se incrementa el crédito de clientes (salvo que se cobre al contado). Los créditos sobre clientes se valoran a precio de venta; es decir, al resultado de añadir al coste de fabricación el margen de beneficio, y su importe disminuye a medida que se van cobrando. Este ciclo de explotación o ciclo técnico-económico se produce en la empresa cada cierto tiempo y lo analizaremos a través del Período Medio de Maduración (PMM). Teniendo en cuenta que este ciclo en las empresas industriales es más largo y diferente al de aquellas cuya actividad es puramente comercial.
4.1. El período medio de maduración (PMM)
El período medio de maduración es el tiempo que transcurre, por término medio, desde que se realiza la inversión monetaria en materias primas y otros gastos, para la transformación de las mismas, hasta su recuperación mediante el cobro de los productos fabricados y vendidos a clientes. El PMM económico en la empresa industrial se divide en cuatro subperíodos: 1. Período de almacenamiento de materias primas (PMa) 2. Período de fabricación (PMf) 3. Período de ventas (PMv) 4. Período de cobro a clientes (PMc)
PMM = PMa + PMf + PMv + PMc
Veamos ahora cómo se calcula la rotación Rn y el PMn en cada subperíodo. Si Rn es el número de veces que se renueva el stock durante un año; entonces 365/Rn es el número de días que tarda en concluir cada ciclo, es decir, el PMM = 365 / Rn. Partiendo de estas premisas calcularemos la rotación y el tiempo de cada uno de los subperíodos, tomando datos anuales, extraídos de la contabilidad. El período de almacenamiento de materias primas (PMa) es el tiempo que permanecen almacenadas las materias primas hasta que se incorporan al proceso de fabricación. El número de veces que se renueva el stock de las materias primas es (Ra) y es igual al cociente entre el consumo de materias primas u el nivel medio de existencias en el almacén.
PMa
365 donde Ra = Consumo de materias primas / Existencias medias de materias Ra
primas
El período de fabricación (PMf) es el número de días que tarda la empresa en fabricar los productos. El número de veces que se renueva el stock en curso de fabricación se representa por (Rf) y es el cociente entre el coste total de la producción (materias primas y otros consumos incorporados) y las existencias medias de productos en curso de fabricación (valoradas a precio de coste).
PMf
365 donde Rf = Coste total de producción / Existencias medias de productos en Rf
curso
El período de ventas (PMv) es el tiempo que están almacenados los productos elaborados en la empresa hasta su venta a los clientes. El número de veces que se renueva el stock de productos terminados (Rv) es el cociente entre el volumen de ventas, valoradas a precio de coste (coste de ventas) y las existencias medias del almacén de productos terminados, valoradas también a precio de coste.
PMv
365 donde Rv = Coste de ventas / Existencias medias de productos terminados Rv
El período de cobro (PMc) es el tiempo que se tarda en cobrar a los clientes que pagan a crédito; por ejemplo, cuando la venta se realiza a 30, 60, 90 días o más. El número de veces que se renueva la deuda media de los clientes es (Rc) y se obtiene dividiendo el volumen de ventas (valoradas a precio de venta) entre los saldos medios de la deuda que los clientes tienen con la empresa.
PMc
365 donde Rc = Ventas netas anuales / Existencias medias de productos Rc
terminados El período medio de maduración económico, calculado como hemos visto, es el tiempo que tardamos en recuperar una unidad monetaria inversita, pero esto no quiere decir que la inversión esté pagada. Generalmente, una parte del período de maduración económico es financiado por los suministradores de aprovisionamientos; pues la empresa suele aplazar el pago de las compras y otros servicios, siempre que lo permitan los proveedores. Si al período medio de maduración económico le restamos el tiempo que tarda la empresa en pagar a los proveedores, obtenemos el período medio de maduración financiero (PMF). Por tanto, el período medio de maduración financiero será igual al PM económico menos el período medio de pago (PMp). Es decir:
PMF = PMa + PMf + PMv+ PMc +PMp
El período de pago (PMp) es el número de días que los proveedores financian a la empresa, es decir, el tiempo que, por término medio, tarda la empresa en pagar sus deudas. Como es obvio (Rp) es el número de veces que se renuevan los saldos con los proveedores. Este ratio se obtiene dividiendo el volumen de compras netas anuales entre los saldos medios de las deudas contraídas con proveedores.
PMp
365 donde Rp = Ventas netas anuales / Saldos medios de proveedores Rp
Analizando el período medio de maduración podemos observar que manteniendo el volumen de ventas y acortando el período de almacenamiento, el de fabricación o el de ventas, conseguimos reducir los recursos financieros inmovilizados en materias primas, o en stocks de productos semielaborados o terminados. De la misma forma, al reducir el período de cobro, la empresa tiene menos capital inmovilizado en créditos sobre terceros. Por otra parte, cuando la empresa consigue mantener constantes producción y ventas anuales y reducir la duración del ciclo de explotación, se reduce también la necesidad de activos, porque éstos rotan más rápidamente y, como consecuencia, se necesitan recursos financieros y se incrementa la rentabilidad. El cálculo del período medio de maduración y el análisis de sus componentes nos puede servir como herramienta para comprobar las gestiones realizadas por los directivos, administradores o gerentes de la empresa. No obstante, un ratio por sí solo no se puede utilizar como información relevante si no se comprara con el mismo ratio obtenido en otros períodos de tiempo. El análisis comparativo se puede hacer sobre distintos elementos como: los índices de un material en el año actual y los índices obtenidos en años anteriores; los datos reales y los presupuestos al principio del período; los datos de la propia empresa y los de otras empresas del sector, etc. El PMM de la empresa comercial Como en la empresa comercial no se desarrolla la fabricación de productos, el PMM sólo consta de dos subperíodos: 1. Período de ventas (PMv) 2. Período de cobro (PMc)
PMM = PMv + PMc
El período de ventas (PMv) es el tiempo que están almacenadas las mercancías. Estos artículos los venden las empresas con las mismas características que las compraron, sin realizar en ellos transformación alguna. Obviamente (Rv) es el número de veces que se renuevan los stocks y se calcula dividiendo el importe de las ventas a precio de coste (coste de ventas) entre las existencias medias de los stocks almacenados, valorados también a precio de coste.
PMv
365 donde Rv = Coste de ventas / Existencias medias de mercaderías Rv
El período medio de cobro (PMc) es el tiempo que se tarda en cobrar a los clientes. El número de veces que se renuva la deuda de clientes (Rc) y se calcula dividiendo el volumen de ventas (valoradas a precio de venta) entre los saldos medios de la deuda que los clientes tienen con la empresa.
PMc
365 donde Rc = Ventas netas anuales / Saldos medios de clientes Rc
Del mismo modo que en la empresa industrial, el período medio de maduración financiero será igual al PM económico menos el período medio de pago (PMp) es decir: PMF = PMv + PMc – PMp
El período de pago (PMp) es el tiempo que tarda la empresa en pagar las deudas a los proveedores. (Rp) es el número de veces que se renuevan los saldos los saldos de proveedores y se calcula dividiendo el volumen de compras netas de mercaderías entre saldos medios de proveedores.
PMp
365 donde Rp = Compras netas anuales / Saldos medios de proveedores Rp
Actividad práctica La contabilidad de la empresa “Lactaria Española S.A.” presenta los siguientes datos en miles de unidades monetarias: Materias Primas: Ex. Inicial 6.000 y Ex. Final 3.600 Datos de fabricación: consumo de materias primas 36.000, otros gastos de fabricación 12.000, stocks medios de productos en curso 2.000 Productos terminados: existencia inicial 10.000, productos fabricados 36.000, productos vendidos 42.000 Cuentas con clientes: saldo inicial 1.000, ventas 72.000, cobros realizados 56.000.
Se pide: 1. Calcular el período medio de maduración 2. Interpretar los datos obtenidos en este ejercicio y comparándolos con los del ejercicio anterior sabiendo que fueron: PMa = 1,7 meses; PMf = 1,2 meses; PMv = 1,1 meses y PMc = 1,3 meses.
SOLUCIÓN 1. Calculamos cada uno de los subperíodos y la suma nos da el PMM Período de almacenamiento de materias primas
Ra
3.600 4.800
7,5
PMa
12 * 1,6 7,5
El consumo de materias primas = 36.000. Los stocks medios de Mat. Primas = (Ex.i. + Ex.f.) / 2 = (6.000 + 3.600) / 2 = 4.800. * En este caso tomaremos el año en meses para comparar los resultados del año actual con el anterior.
Período de fabricación
Rf
48.000 2.000
24
12 24
PMf
0,5meses
Coste de fabricación = 36.000 + 12.000 = 48.000 Stocks medios de productos en curso = 2.000
Período de ventas
Rv
42.000 7.000
6
PMv
12 6
2
Coste de ventas = 42.000 Stocks
medios
de
productos
terminados
=
(Ex.i.+Ex.f.)/2=(10.000+
4.000)/2=7.000 Ex.f. = Ex.i. + fabricación – ventas = 10.000 + 36.000 – 42.000 = 4.000
Período de cobro
Rc
72.000 9.000
8
PMc
12 8
1,5
Ventas a precio de venta = 72.000 Saldos medios de clientes = (Ex.i.+Ex.f.)/2 = (1.000+17.000)/2=9.000 Ex.f=Ex.i.+ventas-cobros=1.000+72.000-56.000=17.000
El periodo medio de maduración del ejercicio económico actual es: PMM = 1,6+0,5+2+1,5 = 5,6 =5 meses y 18 días
2. Comparación de los dos ejercicios económicos PMa
PMf
PMv
PMc
PMM
Ejercicio anterior
1,7
1,2
1,1
1,3
5,3 = 5 meses y 9 días
Ejercicio actual
1,6
0,5
2,0
1,5
5,6 = 5 meses y 18 días
Diferencias
0,1
0,7
-0,9
-0,2
La situación de la empresa, en su conjunto, ha empeorado. La rotación de fabricación ha mejorado mucho y un poco la de materias primas, pero auqnue se han acortado estos plazos no se ha podido compensar con la ineficacia existente en ventas y cobros. Es preciso que la empresa tome medidas para reducir el plazo de almacenamiento de productos terminados. No tiene razón de ser que el producto fabricado permanezca almacenado 2 meses.