Unidad didáctica 6: Evaluación de ofertas, precios y costes by sanromanempresas

UNIDAD VI: EVALUACIÓN DE OFERTAS, PRECIOS Y COSTES

Índice

1. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ______________________________ 3 2. CRITERIOS DE VALORACIÓN ________________________________ 4 3. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR ________________________________ 8

3.1. EL FICHERO DE PROVEEDORES ___________________________ 10 4. NEGOCIACIÓN DE LAS CONDICIONES ________________________ 13

4.1. LOS DESCUENTOS ___________________________________ 13 4.2. EL PLAZO DE PAGO ___________________________________ 15 4.3. LOS GASTOS DE TRANSPORTE ____________________________ 17 4.4. ENVASES, EMBALAJES Y OTROS SERVICIOS ___________________ 18 5. EL PRESUPUESTO DE COMPRAS _____________________________ 19 6. EL SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO EN COMPRAS _______ 20

6.1. ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO __________________ 21 6.2. OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO ___________________________ 22 6.3. FUNCIONES DEL PRESUPUESTO ___________________________ 22

1. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS La petición de ofertas y presupuesto se puede enviar para adquirir un producto de compra habitual o un producto nuevo. En el primer caso, como la empresa dispone de un fichero de proveedores, la oferta recibida se contrasta con la del último suministrador de cada material. Si no disponemos de datos de referencia, segundo caso, el estudio comparativo se hace entre todas las ofertas recibidas. No obstante, en ambos casos es importante evaluar factores como la calidad del producto, el precio, los descuentos, el plazo de entrega, los gastos de transporte, el embalaje, la forma de pago, y otros parámetros como la reputación del proveedor, el servicio que ofrece en caso de reposición, el servicio postventa, etc. Los pasos a seguir para evaluar y comparar la información recibida son los siguientes:

Preseleccionar las ofertas recibidas. Para sintetizar el trabajo eliminamos la oferta del proveedor que no se ajusta a nuestras condiciones principales, como: exige pago al contado, no ofrece periodo de garantía, el plazo de entrega es muy largo, o cualquier otra condición que para la empresa sea inadmisible.

Completar una ficha para cada proveedor. La ficha debe contener los datos de identificación de la empresa, los productos que puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.

Elaborar un cuadro comparativo de ofertas. Este cuadro-resumen debe reflejar información sobre el precio, la calidad, la forma de pago, el plazo de entrega y todas las condiciones que ofrece cada uno de los proveedores preseleccionados.

Los factores de selección Los elementos de selección que se valoran en las ofertas se agrupan en factores económicos, de calidad y de servicio. -

Los factores económicos son precio unitario, descuentos comerciales y rappels; gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc., y plazo de pago. El criterio general es elegir la oferta cuyo importe total sea menor, y cuando dos proveedores presenten la misma oferta se elegirá aquella cuyo producto sea de mayor calidad.

Los factores de calidad son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto. Para ello, se analizan las muestras recibidas, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento, etc. Este paso es imprescindible cuando el producto a fabricar debe reunir ciertas características o el objetivo de la empresa en conseguir un producto de una calidad determinada. Como es obvio, cuando dos artículos sean de la misma calidad, se elegirá el que resulte más económico, pues, a veces, no tiene que ser necesariamente el mejor material, sino el que interese en ese momento.

Los factores de servicio comprenden otros aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artículo, como pueden ser: plazo de entrega, servicio postventa, asistencia técnica y atención al cliente, periodo de garantía, prestigio del proveedor, aceptación del producto en el mercado, etc. También debemos considerar estos parámetros, pues algunas veces la oferta más barata o la de mejor calidad no es la más conveniente para la empresa. Por ejemplo, cuando se fabrica en serie el plazo de entrega del proveedor es muy importante, puede suponer para el proceso por falta de suministro. Otras veces, recopilando informes financieros y comerciales evitamos problemas futuros, ante una posible suspensión de pagos o quiebra de la empresa suministradora.

2. CRITERIOS DE VALORACIÓN Este proceso consiste en asignar un total de puntos que se reparten entre los tres factores (económicos, de calidad y de servicio) en función de la importancia que tenga cada uno de ellos. Para ello, antes de proceder a evaluar los factores de selección se establece el baremo o criterio de puntuación, según el peso específico que sobre el total representa cada una de las variables consideradas. Por ejemplo, de un total de 100 puntos la empresa puede considerar que el facto de calidad es el más importante y le asigna 50 puntos, al económico 30 y a los servicios añadidos 20. El paso siguiente es calcular la puntuación que, sobre la base del baremo, ha obtenido cada una de las ofertas preseleccionadas. La puntuación total indica el proveedor o proveedores más idóneos; aunque, a veces, la oferta que ha obtenido la puntuación más alta no corresponda exactamente a las necesidades de la empresa.

Actividad práctica La empresa TAPIZADOS DECOR fabrica por encargo sofás y tapizados de sillas. Para la empresa los factores principales son precio, calidad y servicio rápido. Ha solicitado a varios fabricantes de tejidos presupuesto y muestras para adquirir 100 piezas de tela de 25m cada una. La información más importante que se ha extraído de las ofertas preseleccionadas es la siguiente:

BEZOSSI

FERRER

SAFONT

Precio por pieza

230€

234,5€

250€

Descuento comercial

Embalajes

Incluidos

50€

Incluidos

Transporte

Incluidos

125€

120€

Plazo de entrega

3 días

5 días

7 días

Forma de pago

Al contado

Letras a 60 días

Letra a 90 días

Muestras: Calidad

Aceptable

Buena

Muy buena

Informes financieros y

Solvencia

Muy solvente

comerciales

Retraso en la entrega

Formalidad

Puntualidad

Los criterios que se han establecido para evaluar las ofertas son: -

El coste unitario: según el departamento de compras se puede pagar unos 220€/pieza, para la calidad que exige el departamento técnico.

El plazo de pago: el departamento financiero considera óptimo el pago a 90 días.

El plazo de entrega: el departamento técnico solicita que la entrega sea inferior a 10 días, pues TA

La dirección de la empresa considera importantes los factores: solvencia del proveedor (información aportada por los bancos) y la puntualidad en la entrega (informes por otras personas del sector). El departamento de compras de la empresa, en base a los criterios anteriores, establece el siguiente baremo para las puntuaciones: -

Factor económico: el 40% al coste unitario y el 15% a la forma de pago.

Factor calidad. El 15% al resultado de las muestras, que se reparten de la siguiente forma: Muy buena = 15 puntos; Buena = 10; Aceptable = 5; Regular o inferior = 0.

Factores de servicio: el 20% al plazo de entrega y el 10% para informes

comerciales. Estos puntos se reparten de la siguiente forma: para entregas en el mismo día del pedido 20 puntos; a 1 día 18 puntos; a 2 días 16 puntos;…(dos puntos menos por cada día) y para plazos a 10 días o más = 0 puntos. Los informes se valoran: muy solvente y puntual 10 puntos; solvente y puntual 5 puntos; poco solvente o informal 0 puntos.

Se pide: 1. Establecer el baremo y calcular la puntuación que corresponde a cada oferta. 2. Analizar, en base a los resultados, cuál será el proveedor adecuado. SOLUCIÓN 1.Para completar el cuadro del baremo, primero tenemos que calcular el coste unitario:

(*) Los gastos de embalajes y transporte corresponden a las100 piezas, luego tenemos que calcular la cantidad que corresponde a cada una: Embalajes: 50 / 100 = 0,50€ por pieza (en el presupuesto de FERRER). Portes: 125 / 100 = 1,25€ por pieza (en el presupuesto de FERRER). 120 / 100 = 1,25€ por pieza (en el presupuesto de SAFONT). Partiendo de los costes unitarios calculamos la puntuación correspondiente a la oferta que ha presentado cada empresa, con una regla de tres inversa. Se toma como base el coste óptimo y la puntuación total, a 220€ de coste óptimo le corresponden 40 puntos (luego a mayor coste menor puntuación). BEZOSSI: 220 x 40 / 225,40 = 39,04 puntos. FERRER: 220 x 40 / 224,52 = 39,19 puntos. SAFONT: 220 x 40 / 236,20 = 37,26 puntos. Puntuación al análisis de muestras: BEZOSSI: Aceptable = 5 puntos

FERRER: Buena = 10 puntos. SAFONT: Muy buena = 15 puntos Puntuación a la forma de pago: se pueden repartir los puntos con una regla de tres directa: partimos del plazo óptimo (90 días) y la puntuación total (15 puntos) y aplicamos a mayor plazo mayor puntuación: BEZOSSI: 0 x 15 / 90 = 0. FERRER: 60 x 15 / 90 = 10. SAFONT: 90 x 15 / 90 = 15. Puntuación al plazo de entrega: BEZOSSI: entrega a los 3 días (20 – 3 x 2 = 14 puntos). FERRER: entrega a los 5 días (20 – 5 x 2 = 10 puntos). SAFONT: entrega a los 7 días (20 – 7 x 2 = 6 puntos). Puntuación a los informes financieros y comerciales: BEZOSSI: solvente pero se retrasa en la entrega: 0 puntos FERRER: solvente y puntual en la entrega: 5 puntos SAFONT: muy solvente y puntual: 10 puntos

2. Análisis y comentarios Aplicado el baremo y sumadas las puntuaciones, podemos observar que la puntuación de BEZOSSI es muy inferior a las otras dos. Otro condicionante es que exige pago al contado; por lo tanto lo descartamos. La diferencia entre la oferta de SAFONT y la de FERRER es de 9,07 puntos. Analicemos ahora las dos ofertas, en función de la importancia de las variables imputadas. El coste de la oferta de SAFONT es 16,20€ por pieza, más cara que el presupuesto previsto. Sin embargo, la calidad es muy buena y el plazo de pago es el ideal. El coste de la oferta presentada por FERRER sólo se desvía 4,52€ por pieza; la calidad es buena y se adapta a la relación calidad-precio que estamos buscando. Aunque el plazo de pago no es el ideal se puede compensar con el de entrega que para nuestra empresa es de vital importancia. Los informes comerciales de ambas empresas son buenos y podemos descartar futuros problemas de aprovisionamiento: pero la elección de FERRER presenta más variables a favor para nuestras necesidades actuales. Sin embargo, no debemos rechazar totalmente la oferta de SAFONT por si a medio o largo plazo nos puede interesar.

3. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR El análisis y la valoración de ofertas indican el proveedor o proveedores que más se ajustan a nuestras condiciones. Pero, a veces, este estudio es insuficiente para tomar una decisión y solicitar el pedido. Una decisión precipitada siempre es desaconsejable; salvo que la compra implique un riesgo mínimo, con ella pretendemos cubrir unas necesidades muy urgentes y cuya situación no se repetirá, al menos, en las mismas circunstancias. El proceso de valoración de ofertas permite hacer una preselección entre los proveedores que transmiten en su oferta, una imagen de empresa garante, con solidez financiera y productos de calidad. No obstante, debemos asegurarnos de que lo avalado en la oferta es cierto; para ello, el paso siguiente es que el comprador o los responsables visiten al proveedor en su empresa. Con la visita podemos comprobar si las garantías son ciertas o, por el contrario, la realidad es muy distinta. También existen otras razones que nos

impulsan a realizar la visita; éstas se corresponden con factores específicos del producto, del suministrador y de la organización de la compra. Los factores del producto y el proveedor están relacionados con: -

Las características técnicas y la facilidad del uso.

La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para ello.

La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente.

La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor, que aseguran la comodidad en el suministro del pedido.

Los factores de la empresa compradora se relacionan con el tipo de compra, el riesgo percibido y el tiempo disponible. Estos factores derivan directamente de la organización del proceso de compra; es decir, que la toma de decisiones sea autónoma o conjunta. Cuando la decisión es autónoma, resaltan las preferencias del usuario principal del producto. Mientras que para las decisiones conjuntas, los principales condicionantes son los conflictos entre las personas relacionadas con el proceso de compra. Generalmente, cuando es la primera compra, que hacemos al proveedor, la decisión es conjunta o se consulta con otras personas de la empresa, aunque no estén implicadas en el proceso de compra. En estos casos, es inevitable la diversidad de opiniones, que conllevan el retrasar la decisión final. Una vez elegido un proveedor o proveedores, debemos responder a todas las empresas que enviaron su oferta. En la carta enviada a los seleccionados notificaremos la decisión final que hemos tomado y las razones que nos han impulsado a ello. Mientras que a los proveedores no seleccionados le indicaremos las causas por las que no hemos aceptado sus condiciones, porque pudieran realizar nuevas ofertas. No debemos olvidar que una oferta puede no ser interesante en el presente, pero puede ser de gran utilidad en el futuro

(es

comerciales).

conveniente

dejar

una

puerta

abierta

para

posibles

negociaciones

3.1. El fichero de proveedores Para muchas empresas las fuentes de aprovisionamiento suelen cambiar de temporada en temporada. Por ejemplo, las tiendas de ropa necesitan comprar abrigos, trajes de otoño, bañadores o vestidos de verano; como es obvio, esta variedad de artículos se obtiene de distintos fabricantes. Poe eso, es conveniente llevar un fichero de nuestros proveedores habituales. Además, el departamento comercial debe conservar, al menos, una copia de las operaciones que realiza el personal de sus distintas secciones; y también, es imprescindible que el comprador tenga a su disposición toda la información posible sobre las empresas o personas con las que debe mantener relaciones comerciales. La finalidad del fichero es poder obtener rápidamente los datos de los suministradores para solicitar presupuesto, información o enviar los pedidos. Por eso, las condiciones que debe reunir un buen fichero son: -

Que contenga todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.

Que las fichas estén ordenadas o clasificadas, bajo un sistema de fácil localización.

Que exista un duplicado en lugar seguro, para los casos de extravío o hurto.

Las fichas (de proveedor y producto) que veremos en este capítulo se adaptan a una necesidad concreta, que es disponer de todos los datos que necesitamos a la hora de seleccionar las ofertas. Pero, una vez cubierta esta necesidad, también nos deben proporcionar la información de las relaciones que mantenemos con el suministrador. Estas fichas se pueden adquirir en el mercado, existe gran variedad de modelos estándar, y también las puede confeccionar el departamento comercial o el propio usuario. Su gestión se hará de forma manual o con medios informáticos. La ficha de proveedor es un documento que usa todo el personal de compras, sin ella su trabajo sería poco menos que imposible. El contenido de una ficha modelo estándar es el siguiente: -

Datos de identificación del proveedor: nombre o razón social, CIF, código, dirección completa, teléfono, fax, etc.

Artículo que fabrica o comercializa: modelos, tallas, colores, unidad de venta, lote, etc.

Condiciones comerciales: precio, descuento, forma de pago, plazo de entrega, gastos (envases, transporte, seguro), servicios que proporciona, etc.

Observaciones: aquí se suele anotar el resultado de las pruebas realizadas a las muestras o los informes recibidos.

imagen

podemos

ver

ficha

que

TAPIZADOS

DECOR

confeccionado para el proveedor TEJIDOS FERRER. Esta empresa está domiciliada en Reus (Tarragona) y fabrica tejidos para: tapicería de muebles (sillas y sofás), tapicería del automóvil y otros complementos del hogar (cortinas y estores).

La ficha de producto que aparece en la siguiente imagen se utiliza normalmente para conservar los datos y las conclusiones de un proceso de selección de ofertas. El contenido de esta ficha es el siguiente: -

Nombre y código del artículo para el cual se han solicitado ofertas y presupuestos.

Nombre y código de los proveedores preseleccionados, por orden de prioridad.

Observaciones sobre las características que más han destacado al estudiar las ofertas recibidas.

Como se puede observar en la ficha de producto, aparecen todos los posibles proveedores, esto se debe a que la oferta más ventajosa no siempre se corresponde con el mejor proveedor. Por eso, es aconsejable confeccionar una buena cartera de proveedores y recurrir al más apropiado para cada ocasión. Por otra parte, tampoco es conveniente depender de un único proveedor; los pedidos se podrían repartir entre varios suministradores con el fin de garantizar el stock. No obstante, solicitar el suministro de un artículo o varios proveedores presenta tanto ventajas como inconvenientes. La ventaja principal es que podemos evitar la rotura de stock o falta de existencias por causas imputables al proveedor, y como consecuencia la probabilidad de parar el proceso productivo o perder ventas en menor. En cambio, el principal inconveniente es que al repartir las compras entre varios suministradores, los rappels son menores y el servicio prestado será inferior si nuestra empresa no se corresponde con sus expectativas de ventas.

Clasificación de las fichas Las fichas de proveedores deben estar debidamente ordenadas y clasificadas, para agilizar la localización y consulta de datos. Los sistemas de clasificación que más se utilizan son: El orden alfabético: utiliza el nombre o razón social del proveedor. Los nombres de personas se ordenan siguiendo el orden de los apellidos (primer apellido, segundo apellido y nombre). Para clasificar las empresas se toma como palabra ordenatriz el nombre o razón social. El orden numérico o alfanumérico: se asigna a cada proveedor un código formado por números (el CIF o NIF), letras (unas siglas de identificación) o una

combinación de número y letras. Cuando el código de identificación es un número las fichas se clasifican siguiendo el orden creciente de la numeración. Si el código está formada por letras y números, es preciso separar la serie (parte alfabética) de los números. El sistema mixto: consiste en agrupar las empresas pro provincias, ciudades, distritos, etc. Y después se aplica el orden alfanumérico según el sistema de codificación asignado a cada proveedor.

4. NEGOCIACIÓN DE LAS CONDICIONES La negociación es una práctica muy habitual en las operaciones de compraventa entre empresas. Los comerciantes mayoristas y detallistas compran los productos que demandan sus clientes, pero al coste que les permitan obtener un margen de beneficio razonable. Durante la fase de negociación, además de ajustar los precios, también se establecen acuerdos sobre los descuentos que concede el proveedor; el plazo de pago; las condiciones del transporte; los envases, embalajes y otros servicios, que no se especificaron en la oferta y pudieran ser negociables.

4.1. Los descuentos Los descuentos forman parte de la práctica habitual del comercio. Cuando los fabricantes ofertan sus productos a un precio fijo, el comerciante trata de aminorar el importe de la compra a través de los descuentos. Generalmente, los descuentos que más se utilizan son: comerciales, por pronto pago, por volumen, de temporada y de promoción.

Descuentos comerciales El desarrollo comercial es un porcentaje que se aplica sobre la lista de precios del proveedor; se utiliza como descuento único, aunque puede ir acompañado de un descuento por cantidad. Generalmente, el fabricante concede este tipo de descuentos a la mayoría que realiza funciones de almacenaje y distribución, en estos casos se conoce como descuento funcional. El mayorista está interesado en este descuento porque puede vender a los precios listados por el fabricante (precios sugeridos para ventas al por menor) y obtener beneficios, después de cubrir los costes de la operación.

Actividad práctica Un fabricante de alfombras presenta la siguiente lista de precios y condiciones: Artículo

Precio

Dto. comercial

Dto. Funcional

Alfombra mod. “X” Alfombra mod. “Y”

150€ 140€

15% 12%

10% 8%

Se pide: ¿Qué precio neto pagará un comerciante detallista? ¿Y un mayorista? SOLUCIÓN

Precio Dto. Comercial Precio venta para el detallista Dto. Funcional Precio venta para el mayorsta

Alfombra mod. “X” 150 150x0,15=22,50 127,50 127,5x0,10=12,75 114,75

Alfombra mod. “Y” 140 140x0,12=16,80 123,20 123,2x0,08=9,86 113,34

Descuentos por pronto pago El descuento por pronto pago, se concede por realizar el pago al contado o dentro de un periodo determinado. El proveedor utiliza estos descuentos para estimular el pronto pago, mientras que para el comprador supone adquirir el producto a un coste más bajo. Sin embargo, los recursos del comerciante, a veces, son limitados; en este caso puede pedir un préstamo, siempre que las ventajas obtenidas con el descuento sean superiores a los intereses aplicados por el banco. De esta forma, el comprador obtiene ganancias y su reputación, ante el proveedor, es de solvente y cumplidor con sus deudas. Descuentos por volumen o “rappels” El proveedor concede estos descuentos para que la compra sea de mayor volumen o para que el comprador adquiera mayor número de artículos durante un período de tiempo. Los descuentos por volumen pueden ser de dos tipos: Rappels acumulativos: se calculan sobre el importe total de las compras o en base al número de unidades adquiridas durante un período. Por ejemplo, el descuento puede ser del 5% si las compras anuales son superiores a 40.000€, o si durante

un trimestre las compras de un artículo ascienden a 2.000 unidades. En ambos casos los descuentos son liquidables al final del período. Rappels no acumulativos: el descuento se aplica a la cantidad que adquiere el comprador en un solo pedido. Por ejemplo, el descuento puede ser el 2% en un pedido de 1.000 a 2.000 unidades y el 3% si la compra es de 2.001 a 3.000 unidades. La ventaja de los descuentos acumulativos frente a los no acumulativos es que el comprador no tiene que adquirir más de lo que puede almacenar o vender, excepto cuando se acerca el momento de la liquidación del descuento. Otras veces, el proveedor aplica descuentos indirectos por cantidad; éstos son cantidades extra que se entregan gratis del mismo artículo o de otro diferente, pero vendibles por separado. Descuentos de temporada Estos descuentos se conceden cuando el comprador adquiere los productos con bastante antelación a la temporada de ventas. Las compras anticipadas permiten que el fabricante pueda planificar mejor la producción. El comprador, por su parte, además de beneficiarse con el descuento obtiene productos de mejor calidad que los fabricados bajo presiones para cubrir la demanda. Descuentos de promociones El descuento promocional es una reducción en el precio para que el comprador promocione los productos del fabricante. Cuando éste concede al comerciante este descuento es para que haga publicidad del producto en los medios de difusión local o exhiba los artículos en el lugar más destacado del escaparate o expositor. La gratificación también puede ser una cantidad de productos gratis o una subvención promocional.

4.2. El plazo de pago El plazo de pago es el tiempo desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contraída. Este tiempo conocido también como período de crédito se inicia el día que el vendedor emite la factura y finaliza el día que figura en el propio documento como fecha de vencimiento. El cobrador, siempre que pueda, negociará la fecha de pago o vencimiento por dos razones: para conocer el día que debe liquidar la deuda y por qué los proveedores suelen

ofertar descuentos por pago al contado. Durante la negociación el comprador y el vendedor defienden sus intereses desde distintos puntos de vista. El comprador siempre quiere el plazo más largo para conseguir mayores descuentos por pago al contado, mientras que el vendedor quiere cobrar en el plazo más corto. Una vez que se ha establecido la fecha de pago, si el comprador no paga en el día indicado, el vendedor tiene derecho a cobrar los intereses correspondientes a los días de demora. Los plazos de pago que más se utilizan en las relaciones comerciales son: Pago a plazo ordinario: es cuando la fecha de pago coincide con la fecha de la factura que, generalmente, suele ser la fecha de entrega de la mercancía. La fecha de la factura determina el vencimiento del pago; aunque, en la práctica, la factura se suele extender a la semana o quince días después de entregar la mercancía, para que el cliente tenga tiempo de verificarla y dar su conformidad. Pago con plazo postfechado: es cuando el vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura; es decir, en la factura se especifica que el vencimiento es a “45 días/fecha fra.”; en este caso el pago tendrá lugar 45 días después de la fecha de la factura. Este tipo de plazos se utilizan para estimular las compras anticipadas, y el comprador se beneficia con la operación al no tener que pagar la mercancía hasta que la haya vendido. Pago con plazo extra: consiste en otorgar al comprador unos días extra antes de que se haga efectivo el plazo de crédito. Pago a partir de FDM (fin de mes): el plazo de crédito se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar la compra, y no a partir de la fecha de la factura. Generalmente, cuando se hacen varias compras en el mismo mes se pagan todas juntas en el día límite del mes siguiente, aprovechando el descuento por pago al contado. Esta forma de pago es muy similar a la que se realiza en la práctica para las compras con tarjeta de crédito (Visa, MasterCard, American Express…), el vencimiento en estos casos es el día 15 del mes siguiente, con la particularidad de que las compras posteriores al día 25 se contabilizan como compras del mes siguiente. Pago con plazo a partir de RDP (recepción del producto): el plazo de pago se inicia el día que el comprador recibe la mercancía y no con la fecha de la factura. El vencimiento a partir de la fecha de recepción se utiliza cuando el comprador está situado a mucha distancia del proveedor. Este tipo de pago permite que el

comprador tenga tiempo suficiente para inspeccionar la mercancía y se pueda beneficiar del descuento antes de tener que pagar la deuda. Pago bajo la condición COD (cóbrese o devuélvase): el pago tiene lugar en el mismo momento que se recibe la mercancía. Estas condiciones se utilizan en las compras por correo cuyo pago es contra reembolso o cuando el vendedor duda de la capacidad de pago del cliente. Cuando es la primera compra, y el vendedor duda de la capacidad de pago del cliente, suele enviar la mercancía con la advertencia de cobrar antes de descargar o una vez que el comprador la haya inspeccionado. Pago anticipado: en este caso, para aprovechar el descuento, el importe de la factura se paga antes de la fecha establecida por el proveedor, Normalmente, cuando el comprador paga antes del vencimiento, además del descuento por pronto pago, recibe un descuento extra equivalente al interés legal por los días que anticipa el pago del importe.

4.3. Los gastos de transporte Los gastos de transporte se originan por trasladar la mercancía desde el almacén vendedor hasta el punto de venta o almacén del comprador. Según el medio de transporte utilizado, se denominan portes o fletes. -

Portes: cuando el recorrido se realiza por carretera o ferrocarril (transporte terrestre).

Fletes: cuando del trayecto se hace en barco o avión (transporte fluvial o aéreo).

El término transporte también engloba otros conceptos o servicios (carga, descarga, seguro, peaje…) prestados por distintas empresas que, generalmente, no intervienen en la operación de compraventa. Respecto a la entrega de la mercancía, las condiciones establecidas por el proveedor pueden ser “entrega en el punto de venta” o “entrega a domicilio”. Por eso, el comprador siempre que sea posible, negociará las condiciones del transporte, pues su objetivo es conseguir que los gastos sean a cargo del proveedor. Las razones de esta negociación son:

Los gastos de transporte incrementan el coste del producto, éste es igual al importe de la compra más todos los gastos hasta su disponibilidad para la venta.

El coste del transporte siempre va unido al del seguro, por los riesgos que pueda sufrir la mercancía durante el trayecto.

El proveedor puede conseguir el transporte a menor coste, pues está familiarizado con rutas y medios y, además, puede aprovechar el mismo viaje para la entrega a varios clientes.

Para establecer las condiciones o quién debe soportar los gastos del transporte y sus anexos (seguro, carga y descarga), las fórmulas más utilizadas son las conocidas como “Cláusulas Incoterms”. El uso de estas cláusulas es frecuente en las ventas de plaza a plaza y en operaciones de compraventa internacional. La venta de plaza a plaza se realiza con la obligación de trasladar la mercancía de origen a destino, desde la ciudad del vendedor a la del comprador, independientemente de que las ciudades sean del mismo país (comercio nacional) o distinto (comercio internacional).

4.4. Envases, embalajes y otros servicios Los envases y embalajes son elementos que incrementan el coste del producto. El envase es el envoltorio primario que está en contacto directo con la mercancía y sirve como continente de la misma, por ejemplo, el papel de un kilo de azúcar, el cartón de un paquete de detergente, una lata de refresco, una botella de cerveza, etc.

Por el

contrario, el embalaje es un envoltorio secundario que otorga al producto protección y presentación para su distribución comercial. Normalmente, los artículos destinados al consumidor final los envasa el fabricante y el coste del envase se incluye en el precio del producto. Otras veces el mayorista adquiere la mercancía a granel, porque dispone de medios para realizar el proceso de envasado y empaquetado, para vender el producto con su propia marca (marca blanca). El comprador puede negociar estos costes cuando el envase es reutilizable y existe la posibilidad de su devolución al fabricante (envases de cristal) o cuando la mercancía necesita un embalaje especial durante el transporte y almacenaje. Otros factores o servicios que pueden suponer un coste para el comprador son los gastos de instalación y montaje de ciertos aparatos o máquinas. Éstos se venden al consumidor con el servicio incluido, pero no es imprescindible que lo realice el fabricante, pues este servicio también lo puede prestar el mayorista, el detallista o el personal técnico

autorizado por el fabricante, como la instalación de una lavadora, un frigorífico, un equipo de aire acondicionado, etc.

5. EL PRESUPUESTO DE COMPRAS Una cuidadosa planificación de las compras, puede derivar en importantes ahorros de costos en muchas empresas. Si se especifican estimaciones realistas de las necesidades de materiales y partes en el presupuesto de estos insumos, por subperiodo, el gerente de compras puede planificar con efectividad las actividades de compras. Al gerente de compras debe asignársele la responsabilidad directa de preparar un plan detallado de compras. El presupuesto de compras especifica: 1.

Las cantidades de cada tipo de material y partes que habrán de comprarse,

las fechas aproximadas de tales compras y

el costo estimado de las compras de materiales y partes (por unidad comprada y en total).

Vemos, pues, que el presupuesto de compras difiere del presupuesto de materiales y partes en dos aspectos fundamentales: En primer lugar, estos presupuestos por lo general especifican cantidades diferentes de cada tipo de material o partes; esta diferencia en cantidades resulta de los cambios en los niveles del inventario de materiales y partes. En segundo lugar, el presupuesto de materiales y partes especifica únicamente cantidades, en tanto que el presupuesto de compras especifica tanto cantidades como importes. El presupuesto de compras más bien se orienta directamente a las fechas de la recepción física de los materiales y partes ordenados, que a las fechas de los pedidos o de utilización del material. El gerente de compras debe ordenar los materiales y las partes en forma tal, que las fechas de entrega correspondan a los niveles del inventario de materiales y partes y a las necesidades de consumo en el proceso de producción. Para desarrollar el presupuesto de compras, el gerente de compras es responsable de: 1.

Apegarse a las políticas de la administración en lo tocante a los niveles del

inventario de materiales y partes.

Determinar el número de unidades y las fechas en que han de adquirirse los

distintos tipos de materiales y partes. 3.

Estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que vayan a

comprarse.

SISTEMA

CONTROL

PRESUPUESTARIO

COMPRAS El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento o resultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones. La presupuestación y el control son por tanto procesos complementarios dado que la presupuestación define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecución (medios), mientras que la característica definitoria del control presupuestario es la comparación entre la programación y la ejecución, debiéndose realizar de forma metódica y regular. El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Además es necesaria la acción para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. El control presupuestario, por tanto, va mucho más allá de la mera localización de una variación. La implantación de un mecanismo de control a través del presupuesto supone comparar los resultados con los correspondientes programas, y si no coinciden deberán analizarse las causas de tales diferencias. En este contexto, pues, para ejercer un control eficaz deben realizarse las siguientes consideraciones: Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control. Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a un fallo en la programación, un defecto en la ejecución o a ambas razones. Toda desviación debe ser asignada a un responsable concreto, lo que requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación. Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver

las deficiencias que se han producido y sugerirles las acciones correctoras a emprender.

6.1. Elementos principales del presupuesto El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administración tratará de realizar. Integrador Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran. Coordinador Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias. Operaciones Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. Recursos No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya: Presupuesto de efectivo. Presupuesto de adiciones de activos. Dentro de un periodo futuro determinado.

6.2. Objetivos del presupuesto Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y relacionar las actividades de la organización. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

6.3. Funciones del presupuesto Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. De manera ideal la dirección espera que la función presupuestal proporcione: Una herramienta analítica, precisa y oportuna. La capacidad para pretender el desempeño. El soporte para la asignación de recursos. La capacidad para controlar el desempeño real en curso. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros. Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje. Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.