La boîte à outils Téléphonie d'affaire en télétravail
Table des matières Intro.............................................................................................................................. Le renvoi d'appel.......................................................................................... L'application mobile sur cellulaire.......................................... Téléphone logiciel sur ordinateur .......................................... Le téléphone IP : du bureau à la maison ........................ La connexion internet ............................................................................ Fournisseur automatique................................................................... Quelle est la meilleure solution pour moi ? ................
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1.
Intro Lorsque vous devez organiser du télétravail, la première étape est d’en discuter avec vos différents fournisseurs de services, autant téléphonique qu’informatique. Ils pourront certainement vous accompagner et vous guider vers les différentes options que vos systèmes peuvent vous offrir. Donc, en premier lieu, communiquez avec eux ! Plusieurs options devraient s’offrir à vous, surtout si vous travaillez déjà avec la téléphonie VoIP ou avec un système hybride. Voici quelques exemples de solutions afin d’intégrer votre téléphonie d’affaire à votre télétravail, ainsi que des points importants à ne pas oublier.
2.
Avec la grande majorité des systèmes téléphoniques et des fournisseurs de services, vous devriez être en mesure de faire des renvois d’appels, c’est-à-dire de pouvoir rediriger les appels entrants de votre poste de travail vers votre cellulaire. Vos clients et collègues pourront ainsi téléphoner au bureau comme à l’habitude et vous recevrez l’appel sur le numéro choisi. Cependant avec cette option, lorsque vous ferez des appels sortants, c’est votre numéro de cellulaire qui apparaîtra et non votre numéro d’entreprise.
Comment ?
Il faut simplement composer un code spécifique à partir de votre téléphone pour accéder à la fonction de renvoi d’appel. Votre fournisseur de services pourra vous transmettre le code en fonction de votre système ou le faire lui-même via une application. Dans la majorité des cas, cette option est déjà activée dans votre système téléphonique. Il est important de valider si vos appareils et votre fournisseur de services peuvent renvoyer plus d’une ligne à la fois.
Cette procédure est à peu de frais, voire incluse dans vos services. Si votre fournisseur doit activer la fonction, des frais peuvent s’appliquer.
Combien ?
Quoi ?
Le renvoi d'appel
3.
L’application mobile sur cellulaire Quoi ?
Plusieurs systèmes téléphonique VoIP peuvent fonctionner sur des applications mobiles. Des systèmes tels que Panasonic ou 3CX ont leur propre application, sinon des applications génériques comme Bria ou Zoiper peuvent être utilisées. En réalité, ce sont des applications que votre fournisseur de services peut programmer comme étant le prolongement de votre poste de bureau. Lorsque vous recevez un appel sur votre poste de travail, l’application sonne également sur votre cellulaire. Lorsque vous ferez des appels sortants, c’est le numéro de l’entreprise qui s’affichera.
Comment ?
Téléchargez l’application suggérée par votre interconnecteur sur App Store ou Google Play. Celui-ci programmera ensuite le système téléphonique pour ajouter à votre poste de travail.
Le prix varie en fonction de l’application choisie. Certaines sont gratuites tandis que d’autres ont des frais annuels. Des frais de programmation peuvent également s’appliquer. Finalement, en fonction de votre système téléphonique, il se peut que des coûts soit reliés à l’ajout d’un poste de travail.
Combien ? 4.
Le téléphone logiciel sur ordinateur fonctionne et se programme sensiblement comme l’application mobile, mais il est plus complet et plus facile d’utilisation. Normalement, en fonction du modèle, il se rapproche davantage du téléphone de bureau et devrait avoir les mêmes options.
Quoi ?
Téléphone logiciel sur ordinateur Comment ?
Votre fournisseur de service vous informera du téléphone logiciel disponible pour votre système téléphonique. Ce dernier programmera ensuite le système téléphonique pour ajouter ce poste de travail.
Le prix varie en fonction du logiciel choisi. Des frais de programmation peuvent également s’appliquer. De plus, il est fortement suggéré d’utiliser un casque d’écoute avec fiche audio, USB ou Bluetooth. Finalement, en fonction de votre système téléphonique, il se peut que des coûts soient reliés à l’ajout d’un poste de travail.
Combien ? 5.
Le téléphone IP : du bureau à la maison Quoi ?
Avec la téléphonie IP et en fonction de votre système téléphonique, vous devriez être en mesure d’apporter votre téléphone de bureau directement à la maison et continuer d’utiliser celui-ci comme si rien n’était.
Comment ?
Les téléphones IP se branchent dans des prises réseau. Pour fonctionner à la maison, il faudra donc brancher le téléphone dans une prise réseau. Vous pouvez utiliser une des prises de votre modem résidentiel. Attention, le téléphone doit être branché, alors si votre espace de travail est au deuxième étage dans un bureau et que votre modem est dans le meuble de télévision au sous-sol, il sera difficile pour vous de brancher le téléphone. En fonction de votre système, plusieurs fournisseurs pourront alors vous proposer des téléphones Wifi.
Combien ? Des frais sont rattachés à la programmation du système. Il pourrait également y avoir des coûts reliés à l’ajout d’un poste de travail en fonction du système que vous utilisez. Finalement, vous pourriez avoir des frais reliés à l’ajout d’un téléphone à domicile ou d’un téléphone Wifi.
6.
La connexion Internet Dans le cas de la téléphonie IP, les communications passent par internet contrairement à la téléphonie analogique. En ce sens, il est primordial d’avoir une bonne connexion Internet afin de s’assurer de la fluidité des communications. Les fournisseurs recommandent un minimum de 10mgb/s en téléchargement et un minimum de 5mgb/s en téléversement. La grande majorité des connexions résidentielles ont cette vitesse de connexion. Vous pouvez le valider en communiquant avec votre fournisseur de services ou en allant vérifier sur le site Internet www.speedtest.net. Les résultats obtenus à la suite du test de vitesse (avec votre fournisseur ou en ligne) représentent toutefois la connexion dans un contexte idéal. L’avantage de communiquer avec votre interconnecteur pour valider votre connexion internet est qu’il possède les outils pour simuler des appels en VoIP sur votre connexion internet afin de voir si votre connexion est suffisamment stable. En effet, il ne faut pas oublier de tenir compte que d’autres personnes utilisent votre connexion : les enfants qui regardent des films sur Netflix, qui suivent un cours sur Teams ou qui jouent en ligne, par exemple. Ces utilisations consomment de la vitesse internet et impactent directement la qualité de voix lors d’appels en téléphonie VoIP. Le cas échéant, il pourra vous accompagner pour trouver des pistes de solutions.
7.
Fournisseur informatique Tel que mentionné dans le point précédent, la téléphonie IP fonctionne sur internet et qui dit internet, dit équipement informatique. Peu importe l’option choisie en téléphonie IP, votre fournisseur informatique devra être impliqué dès le début, au même titre que votre interconnecteur. Idéalement, il faut que vos 2 fournisseurs de services téléphonique et informatique travaillent de concert dès le début de la mise en place d’une solution en télétravail, puisqu’ils auront des modifications à apporter dans leur infrastructure respective pour permettre aux communications de circuler fluidement. Il faut donc bien planifier le travail avec eux pour assurer le succès de vos gens en télétravail.
8.
Quelle est la meilleure solution pour moi ? Appels sortants Il est impératif que le numéro affiché lors des appels sortants soit celui de l'entreprise.
Options nécessitant une EXCELLENTE connexion internet !
Oui
Non
Téléphone
Renvoi d'appel
Je veux apporter le téléphone du bureau à la maison.
Solution peu coûteuse, les appels sortants afficheront le numéro de celui qui appelle.
Oui
Non Cellulaire
Téléphone IP Vous pourrez brancher le téléphone du bureau sur votre modem à la maison.
L'utilisation du cellulaire de chacun sera le prolongement de la ligne de l'entreprise.
Oui
Application mobile Les appels entreront à la fois sur votre poste de travail et sur votre cellulaire.
Non Téléphone logiciel sur ordinateur
Se rapproche du téléphone de bureau, sensiblement comme l'application mobile et plus simple d'utilisation.
9.