Reorganisation für Wachstum

PROJEKTSTECKBRIEF R

E O R G A N I S A T I O N W E I T E R E S

S TRUKTURE W ACHSTUM

N

F Ü R

Kunde:

Mittelständischer Lebensmittelhersteller

Projekt:

Reorganisation Strukturen für weiteres Wachstum

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Referenzunternehmen

Ausgangssituation

Das Unternehmen ist mit ca.

140 Millionen € Umsatz (2011) ein vor allem in Westdeutschland bekannter mittelständischer Lebensmittelhersteller.

Nach erfolgreicher Restrukturierung und Verschlankung der Kostenpositionen sollten notwendige Strukturen und Prozesse für ein gesundes Wachstum geschaffen werden. Aufgrund der Restrukturierung war die Vertriebsorganisation auf ein Minimum verkleinert worden. Die Kunden jedoch wünschten eine stärkere Betreuung und die Bekanntheit des Klienten sank stetig. Die veralteten Prozesse und die fehlenden Marktinformationen verhinderten eine schnelle Markteinführung von neuen Produkten sowie eine aktive Bearbeitung des Produktportfolios. Dies führte zu einer Senkung der traditionell hohen Innovationskraft des Unternehmens. Auch der Vertriebsinnendienst verstand sich nicht als Kundenlöser, sondern war von einem hohen Abstimmungsaufwand zwischen Auftragsbearbeitung und Logistik gekennzeichnet.

Das Unternehmen beschäftigt rund 650 Mitarbeiter, davon mehr als 45 im Vertrieb.

Die Produkte des Unternehmens werden in Deutschland über Key Accounts und eine Flächenvertriebsmannschaft, unterstützt durch einen Vertriebsinnendienst, vermarktet.

Zielsetzung Ziel des Projektes war die Schaffung von modernen Strukturen, um weiteres Wachstum ermöglichen zu können. Erreicht werden sollte dies durch eine Reorganisation der gesamten Vertriebsorganisation d. h. die Neuordnung von Verantwortlichkeiten auf Key Account Ebene und der regionalen Erweiterung und Fokussierung im Außendienst. Zudem sollte eine Service Abteilung aus Auftragsbearbeitung, Vertriebsinnendienst und Logistik aufgebaut werden. Weitere Ziele waren der Neuaufsatz des Innovationsprozess, die Einführung eines Reportings, welches Transparenz und Zielerreichungsquoten tagesgenau darstellt und die Straffung der Produktpalette.

Kunde:

Mittelständischer Lebensmittelhersteller

Endkundenmeinungen

Projekt:

Reorganisation Strukturen für weiteres Wachstum

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Projektvorgehen

„Innovative Produkte und häufigere Betreuung durch den Außendienst erforderlich.“

Im ersten Schritt wurde deutschlandweit Transparenz über die Distribution der Produkte hergestellt. Dies erfolgte durch den Einkauf von Marktdaten, einer Wettbewerbsanalyse sowie anhand „Attraktive Sonderaktionen und von Stichproben aus dem Markt. Danach wurde ermittelt, welche eine intensivere Betreuung sind Gebiete bzw. Kunden wie häufig von den AD-Mitarbeitern besucht notwendig“ worden sind und in Relation zu den Marktdaten gebracht. Die Ergebnisse zeigten, dass es weder eine Fokussierung auf A- und BQuelle: Endkundenbefragung 2011 Kunden gab, noch eine Fokussierung auf Gebiete, in denen die Marke einen hohen Bekanntheitsgrad hatte, noch auf Produkte mit hohen Deckungsbeiträgen. Auf Basis von Benchmark-Besuchsfrequenzen und den damit verknüpften nötigen Kapazitäten wurde ein erstes Grobkonzept entwickelt.

Das Grobkonzept beinhaltete eine Refokussierung auf Westdeutschland, eine Verstärkung der Außendienstmannschaft durch eigene geschulte Mitarbeiter, um eine bessere Betreuung sicherzustellen, sowie die Installierung von motivierenden, ergebnisbasierten variablen Faktoren. Zudem wurden Leasing-AD Mitarbeiter, vor allem für die Durchführung von Produktaktionen, integriert. Die Key Account Struktur wurde entsprechend der Refokussierung angepasst sowie eine IT-Unterstützung eingeführt, um nachhaltige Markttransparenz sowie erweiterte Steuerungsmöglichkeiten zu erhalten. Des Weiteren wurde der Innovationsprozess neu modelliert.

Ein neu aufgesetztes Service Center fokussiert neben der administrativen Auftragsbearbeitung der Aufträge auch die telefonische Kundenbetreuung sowie die Akquisition von CNeukunden. Im zweiten Schritt wurden Maßnahmen mit Fokus auf den Ergebnisbeitrag konzipiert und eingeleitet. Die Vertriebsgebiete wurden so strukturiert, dass die Anzahl der Kundenbesuche pro Tag sich deutlich erhöhte. Gleichzeitig wurde die Produktpalette deckungsbeitrags-orientiert verringert und durch eine ABCEinteilung Kernartikel definiert.

Der 1,5-jährige Umsetzungsplan zeigte schon früh deutliche Steigerungen der Produktdistribution und damit der Bekanntheit der Marke.

Kunde:

Mittelständischer Lebensmittelhersteller

Kundenbewertung

Projekt:

Reorganisation Strukturen für weiteres Wachstum

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Projektergebnisse

„Die entwickelten Konzepte - basierend auf der geschaffenen Transparenz - bilden die Basis für das zukünftige Wachstum“

Die neue Vertriebsorganisation hat die Distribution der Kernartikel deutlich erhöht. Die geschaffene Transparenz ermöglichte eine klare Kundenzuordnung nach der ABC-Einteilung und eine Verdoppelung der vertriebsaktiven Zeit. Zudem wurde die Effizienz der „Santiago hat die Kernproblematik erkannt, innovative Konzepte Kundenbesuche durch die IT-Unterstützung erhöht. Das neu entwickelt und diese gemeinsam aufgesetzte Reporting liefert die Basis für strategische sowie mit uns erfolgreich implementiert.“ operative Entscheidungen. Das Service-Center hat kurzfristig eine „Die Innovationsdauer konnte bedeutende Anzahl an Neukunden gewinnen können. halbiert werden.“

Der Bereich Innovationen wurden prozessorientiert betrachtet und neue Verantwortlichkeiten definiert. Anstatt der Weitergabe der Verantwortlichkeit von Bereich zu Bereich gibt es nun jeweils einen Produktverantwortlichen, der die Arbeit über Abteilungsgrenzen hinweg, vom Vertriebsinnendienst über die IT-Abteilung bis hin zum Marketing koordiniert. Dieser Schritt führte zu einer Senkung der Innovationsdauer von 1,5 Jahren auf 8 Monate.

Die neu geschaffenen Vertriebsstrukturen beschleunigen das Wachstum, unterstützen eine transparente Führung, stärken kundenorientiertes Handeln und fördern die Fokussierung auf die eigenen Stärken.

Erfolgsfaktoren Für die erfolgreiche Umsetzung der neuen Vertriebsorganisation waren folgende Erfolgsfaktoren wesentlich: Transparente Erfassung der Ausgangssituation Kunden, Gebieten, Produkten und Kapazitäten

hinsichtlich

Detaillierte Kenntnis der zukünftigen Vertriebsaufgaben im Gesamtkontext der Organisation Zentrales Monitoring der festgelegten Maßnahmen Hohes Commitment des Top-Managements und konsistente Kommunikation in die Fläche Integrativer Einsatz von Programm- und Change Management Methoden und Instrumenten

Kunde:

Mittelständischer Lebensmittelhersteller

Projekt:

Reorganisation Strukturen für weiteres Wachstum

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Über Santiago Advisors

Rolle Santiago Advisors

Santiago Advisors ist eine auf Organisationsentwicklung fokussierte Top-Managementberatung.

Wir sind spezialisiert auf die Konzeption und Umsetzung von komplexen Organisationsveränderungen unter anderem mit einem Fokus auf Vertrieb und Innovation.

Derartige Veränderungsprojekte bedürfen einer methodisch sauberen Erfassung der Ausgangssituation, einer praxiserprobten Vorgehensweise sowie einer stringenten Umsetzung.

Kontaktdaten Santiago GmbH & Co. KG Buchenweg 13 D – 47877 Willich www.santiago-advisors.com

Ansprechpartner: Christian zu Salm-Horstmar Managing Partner +49 151 20 33 53 23 christian.salm@ santiago-advisors.com Peter Dirski Principal +49 151 20 33 53 16 peter.dirski@ santiago-advisors.com

Dabei ist der Erfolgsfaktor später in der Umsetzung nicht nur die IT, sondern eine funktionierende Gesamt-Organisation (Marketing, Vertrieb, Service Center, IT, Produktion). Jedoch hat hier gerade die IT-Unterstützung vor Ort beim Kunden wesentliche Transparenzbeiträge geschaffen, die zur weiteren Entwicklung der Umsetzung genutzt wurden.

Das System selbst ist heute ein akzeptierter Standard. Unterschätzt wird nach wie vor die für den Erfolg notwendige Organisationsentwicklung. Hierauf fokussiert sich Santiago und übernimmt daher neben der Konzeption und dem Projektmanagement später im Rollout eine systemunabhängige Programm- und ChangeManagementrolle. Aus dieser Rolle heraus lassen sich die organisatorischen Konzepte mit den richtigen Instrumenten und der notwendigen Schlagkraft gestalten und umsetzen. Darüber hinaus garantiert die eigene Neutralität eine effiziente Steuerung der vielen verschiedenen Provider.