Optimierung operativer Einkauf

OPTIMIERUNG OPERATIVER EINKAUF P

R O J E K T S T E C K B R I E

F

Kunde:

Marktführer Prozessindustrie

Projekt:

Optimierung des Operativen Einkaufs

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Referenzunternehmen

Ausgangssituation

Das Unternehmen ist mit > 10 Mrd. € Umsatz ein weltweit führender Konzern in der Prozessindustrie.

In Antwort auf die steigende Volatilität in den Einkaufsmärkten hat der Kunde im Jahr 2012 seinen Strategischen Einkauf restrukturiert. Kernziel war die Fokussierung der strategischen Einkäufer auf die als strategisch definierten Tätigkeiten, um mehr Zeit für die Bewältigung der steigenden Komplexität zu haben.

Weltweit beschäftigt das Unternehmen > 30.000 Mitarbeiter.

In der anschließenden Umsetzung wurde klar, dass auch dem Operativen Einkauf hierbei eine wichtige Rolle zukommt. Zum einen ist der Operative Einkauf Partner/Unterstützer der Strategen bei der Bearbeitung komplexer Warengruppen. Zum anderen kann der Operative Einkauf strategische Teilprozesse bei transaktionsgetriebenen Warengruppen übernehmen und somit den Strategischen Einkauf weiter entlasten. Zusätzlich muss der Operative Einkauf selbstverständlich mit höchstmöglicher Effizienz die operativen Einkaufsprozesse steuern und beherrschen. Diese Erkenntnisse haben dazu geführt, ein separates Optimierungsprojekt im Operativen Einkauf durchzuführen.

Folgende Ziele wurden ausgegeben: 1. Die optimale Aufstellung des Operativen Unterstützung der strategischen Ziele.

Einkaufs

zur

2. Die Überprüfung und deutliche Steigerung der Effizienz in den operativen Einheiten.

3. Die Entwicklung und Validierung alternativer Organisationsmodelle auf Basis der Soll-Prozesse.

Kunde:

Marktführer Prozessindustrie

„Mit unserer Entscheidung für das Optimierungsprojekt im Operativen Einkauf verfolgen wir die im Strategischen Einkauf eingeschlagene Entwicklungsrichtung.

Santiago Advisors war wieder einmal Know-How Träger, Enabler und professioneller Partner im Projekt“

Einkaufsleiter

Projekt:

Optimierung des Operativen Einkaufs

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Projektvorgehen In Anlehnung an die als strategisch definierten Tätigkeiten wurde zuerst eine überschneidungsfreie Definition für die operativen Einkaufstätigkeiten entwickelt. Die Definition diente in der bei allen Optimierungsprojekten üblichen Transparenzphase als Basis für die Erhebung der Kapazitäten im Operativen Einkauf. Parallel wurden die Ist-Prozesse in den verschiedenen, regionalen Strukturen erhoben. Darauf aufbauend wurde die Effizienz und Effektivität der bestehenden operativen Einkaufsorganisation entlang von KPIs zu den Themen Prozessstandardisierung, Prozessautomatisierung und Kapazitätsbündelung gebenchmarkt. Das Benchmarking erfolgte in zwei Schritten: zuerst intern (zwischen den Regionen) und anschließend extern mit den Best Practices der Santiago Datenbank.

Prozessstandardisierung: Unter der Überschrift der Prozessstandardisierung wurde die Einheitlichkeit der Prozesse untersucht.

Gerade in Anbetracht möglicher Bündelungsoptionen sollten die Prozesse im Vorfeld standardisiert sein. Ein weiteres Thema waren neue Ansätze zur Unterstützung des Strategischen Einkaufs.

Konzepte wie das Low Value Sourcing wurden validiert und umgesetzt. Somit wird der Operative Einkauf zukünftig im Bereich niedriger Volumina große Teile des taktisch-strategischen Einkaufsprozesses übernehmen.

Prozessautomatisierung: Im Benchmarking wurden gerade in diesem Themengebiet erhebliche Differenzen ausgemacht. Alles von 3% bis 60% Automatisierungsgrad war in den Regionen vertreten. Als gemeinsames Ziel wurde 80% Automatisierung der Purchase-to-Pay Prozesse definiert und in die Umsetzung gebracht. Neben der daraus resultierenden Effizienzsteigerung entstand somit positiver Druck auf den Strategischen Einkauf, die notwendigen Vertragswerke und Verhandlungsergebnisse bereitzustellen.

Bündelung: Als logische Konsequenz aus Prozessstandardisierung und der Suche nach weiteren Synergien wurden verschiedene Plattformkonzepte für die bündelbaren operativen Ressourcen validiert und letztlich auch verabschiedet. Somit wurden die Ressourcen auf regionaler Ebene in Plattformen gebündelt. Ein Teil der operativen Ressourcen verblieb allerdings in der Nähe zu den

Kunde:

Marktführer Prozessindustrie

Fakten  Effizienzsteigerung von mehr als 40%  Verknüpfung Ziele Operativer Einkauf und Strategischer Einkauf  Globaler Rahmen für Prozessstandards im Operativen Einkauf  Regionale Plattformen bündeln 80% der Ressourcen

Projekt:

Optimierung des Operativen Einkaufs

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strategischen Einkäufern in der sub-regionalen Struktur. Diese operativen Einkäufer haben zukünftig die Rolle, bei komplexen Transaktionen die strategischen Einkäufer als direkte Partner zu unterstützen. Die Definition von komplexen oder transaktionalen Warengruppen/Transaktionen erfolgt dabei vereinfacht über das Transaktionsvolumen.

Projektergebnisse Neue Konzepte wie das Low Value Sourcing entlasten den Strategischen Einkauf gerade in den kleinteiligen Warengruppen deutlich und tragen außerdem dazu bei, das Aufgabengebiet des Operativen Einkaufs etwas abwechslungsreicher zu gestalten.

Die bei den strategischen Einkäufern verbleibenden operativen Einkäufer werden diesen direkt zugeteilt und sollen als gemeinsame Partner komplexe Transaktionen bearbeiten. Des Weiteren können sich die zugeteilten Einkäufer auf die Warengruppen konzentrieren und wertvolles Tiefen-Know-How generieren.

Der Großteil der operativen Einkäufer wurde in regionalen Plattformen gebündelt. Basis waren standardisierte Prozesse. Die Bündelung zusammen mit der Prozessautomatisierung hat zu einer Gesamteffizienzsteigerung von 40% bezogen auf die ursprüngliche Kapazität geführt.

Um den Operativen Einkauf als eine globale Organisation transparent steuern zu können, wurde ein überarbeitetes Kennzahlensystem eingeführt.

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Marktführer Prozessindustrie

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Über Santiago Advisors

Erfolgsfaktoren

Santiago Advisors ist eine auf organisatorische Fragestellungen fokussierte Top-Managementberatung. Dazu gehört die Weiterentwicklung von Prozessund Aufbauorganisationen. Das Themengebiet „Procurement“ ist dabei eine Kernkompetenz.

Für die erfolgreiche Entwicklung eines globalen/regionalen Konzeptes zur Effizienzsteigerung im Operativen Einkauf waren folgende Erfolgsfaktoren wesentlich:

Kontaktdaten Santiago GmbH & Co. KG Jagdschlößchen Anratz Donkweg 47 D – 47877 Willich

 Transparente Erfassung der Ausgangssituation Ressourcen, Strukturen und Prozesse

hinsichtlich

 Kontinuierliche cross-regionale Zusammenarbeit zum Austausch und zur Bewertung von historisch unterschiedlich gewachsenen Ansätzen und Prozessen  Best Practice outside-in Know-How zur Erarbeitung zukünftiger Soll-Prozesse und -Strukturen  Hohes Commitment des Top-Managements zur Unterstützung der globalen Zusammenarbeit Rolle Santiago Advisors

www.santiago-advisors.com

Ansprechpartner: Christian zu Salm-Horstmar +49 151 20 33 53 23 christian.salm@ santiago-advisors.com

Große organisatorische Veränderungen bedürfen einer methodisch sauberen Analyse der Ausgangssituation, einer praxiserprobten Vorgehensweise sowie einer stringenten Konzeptentwicklung und umsetzung.

Gerade beim Prozessdesign und der Dimensionierung der zukünftigen Organisation sind externe (auch gerne branchenfremde) Benchmarks eine gute Orientierung.

Als Erfolgsfaktor in der Konzeptentwicklung hat sich der kontrollierte stetige Wechsel von ‚Detailsicht‘ und ‚Übersicht‘ herauskristallisiert. So kann sichergestellt werden, dass alle notwendigen Details zur tatsächlichen Effizienzhebung berücksichtigt werden. Gleichzeitig bleibt der Fortschritt des Gesamtprojektes steuerbar. Das Management eines globalen Projektteams erfordert darüber hinaus kontinuierliche Kommunikation, Abstimmung und Einbindung des Top Managements.