Profile procurement structural excellence

STRUCTURAL EXCELLENCE IN PROCUREMENT

Kunde:

Globaler Life Science Konzern

Projekt:

Structural Excellence

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Referenzunternehmen

Ausgangssituation und Zielsetzung

Globaler Life Science Konzern

Als globale Unternehmensgruppe ist unser Kunde auf den internationalen Absatz- und Beschaffungsmärkten tätig. 42 Produktionsstätten weltweit prägen die Komplexität. Unternehmenskäufe und eine sich wandelnde Produktzusammensetzung haben dazu geführt, dass der Einkauf die veränderten Anforderungen nur noch bedingt erfüllte und die Einkaufspotentiale nicht ausschöpfen konnte. Die Antwort auf diese neuen Rahmenbedingungen wurde in einer grundlegenden organisatorischen Neuausrichtung der globalen Einkaufsorganisation gesucht. Als ergebnisrelevante Pfeiler des Konzeptes wurden die folgenden Work-Streams definiert:

Jährliches Einkaufsvolumen >10 Mrd. € Mehr als 500 Mitarbeiter im Einkauf Drei regionale Shared Service Center

1. Entwicklung einer bedarfsorientierten Einkaufsorganisation 2. Optimierung und Harmonisierung der Prozesslandschaft 3. Weiterentwicklung der strategischen Einkäufer zu Wertschöpfungspartnern

Vorgehen 1. Entwicklung einer bedarfsorientierten Einkaufsorganisation: Die existierende Lead Buyer Struktur wurde vor etwa 10 Jahren eingeführt und seitdem nicht mehr den sich entwicklenden Beschaffungsmärkten und Bedarfsstrukturen angepasst. Z.B. Haben sich ehemals rein lokale Bedarfe zu globalen Anforderungen entwickelt. Des Weiteren waren die Lead Buyer gerade im Bereich komplexer, regionaler Warengruppen unterbesetzt und in der Konsequenz überfordert.

Kunde:

Globaler Life Science Konzern

Projekt:

Structural Excellence

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„Mit der Hilfe von Santiago haben wir eine nachhaltige Lösung zum Management der zukünftigen Herausforderungen geschaffen.

Das neue Organisationskonzept begegnet den veränderten Anforderungen über eine dreilagige Organisationsstruktur. Dabei werden die lokalen, regionalen und globalen Spezifika berücksichtigt jedoch gleichzeitig am Prinzip der zentralisierten Strategieentwicklung festGleichzeitig konnten wir die neue gehalten. Der globale Category Manager hat somit die strategische strategische Ausrichtung organisaFührung der regionalen und lokalen Category Manager. Das vertorisch verankern.“ setzt ihn in die Position, maximale Synergien zu realisieren und Head of Global Purchasing trotzdem die regionalen/lokalen Spezifika abzubilden.

In festgesetzten Intervallen wird zukünftig die Kategorisierung der Warengruppen in globale, regionale oder lokale Warengruppen validiert und ggfs. angepasst. Somit wird die Struktur flexibel auf die Anforderungen angepasst.

2. Optimierung und Harmonisierung der Prozesslandschaft: Kernziel der harmonisierten Prozesslandschaft war die Bereitstellung geeigneter Rahmenbedingungen für eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Regionen und Ländern sowie die Realisierung von Effizienzpotenzialen. Basierend auf einer globalen Prozessbeschreibung erfolgte die Schulung aller Mitglieder der Einkaufsorganisation auf die neue Prozessnomenklatur und -inhalte. D.h. ein gemeinsames Verständnis sowie die gleichen Soll-Prozesse wurde geschaffen und etabliert. Anschließend erfolgten die notwendigen Anpassungen in Regelwerken, Workflows und der IT. Die Prozessharmonisierung ermöglichte ferner eine Komplexitätsreduktion in Fragen der Compliance und Kontrolle.

3. Weiterentwicklung der strategischen Einkäufer zu Wertschöpfungspartnern: Hand-in-Hand mit der globalen Prozessoptimierung ging auch der Aufbau einer Business Partner - Struktur an den Schnittstellen zwischen dem Einkauf und den Bedarfsträgern. Demnach ist der Business Partner vergleichbar mit einem Key-Account-Manager.

Seine Aufgabe besteht nicht nur in der Betreuung der Bedarfsträger als zentraler Ansprechpartner. Vielmehr fungiert er als Wertschöpfungspartner, der Einkaufsoptimierung in enger Kooperation mit den Bedarfsträgern durchführt, um nachhaltig Kosten zu senken und frühzeitig vom Know How der Lieferanten zu profitieren.

Kunde:

Globaler Life Science Konzern

Projekt:

Structural Excellence

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Fakten

Projektergebnisse

 3 Regionen (Asien, Europa, USA) im Scope

Die bestehende Einkaufsorganisation wurde von Grund auf umgebaut und der Fokus auf die strategischen Tätigkeiten verlegt.

Gerade die neue trennscharfe Rollenverteilung (global, regional, lokal) bildet eine deutliche Weiterentwicklung des vorher bestehenden Lead-Buyer Konzeptes. Ein Quick-Win der Prozessharmonisierung war die sofortige Realisierung deutlicher Synergieeffekte in der globalen und regionalen Bündelung von Einkaufsvolumina, die das Resultat einer besseren Zusammenarbeit sowie neu definierter Verantwortlichkeiten ist. Die Business Partner Struktur hat zudem eine neue strategische Perspektive eröffnet. So fließen heute Produktlebenszyklusbetrachtungen aus dem Vertrieb mit in die Erarbeitung der Einkaufsstrategien. Auf der anderen Seite konnte die Nutzung von Lieferanteninnovationen im R&D-Bereich deutlich intensiviert werden.

 Aufbau bedarfsorientierter Einkaufsorganisation  Globale Prozessharmonisierung  Einführung Business Partnering  Weiterentwicklung Einkaufsrolle

Erfolgsfaktoren Für die erfolgreiche Umsetzung des Konzepts war folgendes Vorgehen erfolgsentscheidend:  Detaillierte Erfassung der Ausgangssituation hinsichtlich Ressourcen, Strukturen und Prozesse  Leading Edge Einkaufs-Know und Do-How  Hohes Committment des Top-Managements und konsistente Kommunikation in die Fläche  Enge Einbindung der betroffenen Mitarbeiter und Stakeholder in das Projekt  Integrativer Einsatz von Programm- und Change Management Methoden und Instrumenten

Kunde:

Globaler Life Science Konzern

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Über Santiago Advisors

Rolle Santiago Advisors

Santiago Advisors ist eine auf Organisationsentwicklung fokussierte Top-Managementberatung.

Große organisatorische Veränderungen bedürfen einer methodisch sauberen Analyse der Ausgangssituation, einer praxiserprobten Vorgehensweise sowie einer stringenten Umsetzung.

Dazu gehört die Schaffung von Rahmenbedingungen für zukünftiges Wachstum. Die Optimierung von Einkaufsorganisationen spielt hierbei eine zentrale Rolle.

Kontaktdaten Santiago GmbH & Co. KG Donkweg 47 D – 47877 Willich www.santiago-advisors.com

Ansprechpartner: Christian zu Salm-Horstmar +49 151 20 33 53 23 christian.salm@ santiago-advisors.com

Christina Froböse +49 151 20 33 53 24 christina.froboese@ santiago-advisors.com

Gerade beim Prozessdesign und der Dimensionierung der zukünftigen Organisation sind externe (auch gerne branchenfremde) Benchmarks eine gute Orientierung.

Als Erfolgsfaktor in der Umsetzung hat sich letztlich das richtige Change Management bewiesen. Entscheidend ist zusätzlich die enge Einbindung der Mitarbeiter während der Konzeptentwicklung. Nur so können die Mitarbeiter von der organisatorischen Neuausrichtung überzeugt werden und verhelfen der neuen Organisation zum Erfolg.

Die Kernexpertise von Santiago Advisors kam unter anderem in der Anfangsanalyse zum tragen. Dabei wurde die äußerst komplexe Ausgangssituation sauber strukturiert und verständlich aufbereitet.

Bei dem Design der zukünftigen Organisation konnte Santiago seinen umfassenden Erfahrungsschatz mit Benchmarks einbringen und eine für den Kunden maßgenschneiderte Lösung entwickeln. In der Umsetzung war die Empathie der Santiago Berater von entscheidender Bedeutung, um Barrieren abzubauen und die betroffenen Mitarbeiter vom Nutzen der Reorganisation zu überzeugen.