Mehr als ein Marketinginstrument?

Rechtliche Guidelines bei Homeoffice und Co-Working

Sind Sie auf die Zusammenarbeit während einer Krise vorbereitet?

Selbstverständlich, nicht nur in Zeiten von Corona und Krankheitsfällen wird vermehrt von Homeoffice gesprochen. Allerdings, wie arbeitet ein Anwalt oder ein Beamter von einem dezentralen Ort aus, für welche Berufe bietet sich das System an und welche guten und sicheren Lösungen finden sich auf dem Markt? Denn effizientes Arbeiten aus der Ferne sollte durchdacht sein.

Michael Merz

In Italien, das eine sehr intensive landesweite Quarantäne durchmachte, verzeichnete man schon früh einen viel höheren Datenverkehr im Internet. Insider gehen davon aus, dass mindestens 30 Prozent der Home-PC-Anwender Opfer von Cyber-Bedrohungen (z.B. Phishing-Angriffen) wurden. Sowohl Organisationen wie auch Privatpersonen auf der ganzen Welt sind von einer funktionierenden IT-Infrastruktur abhängig.

«Je nach Branche werden Daten mit einem unterschiedlichen Grad an Sensibilität verarbeitet. »

In den meisten Fällen hat die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Kunden für Unternehmen eine hohe Priorität, doch zu Hause und allein Geschäften nachzugehen kann sich auch negativ auf die Geschäftserfolge niederschlagen. Die Ermutigung der Mitarbeitenden, von zu Hause aus zu arbeiten, kann sich auf die gesamtbetriebliche Leistung, Qualität und Sicherheit auswirken.

Risiken liegen zum einen in der IT-Infrastruktur, die nicht unbedingt auf dezentrales Arbeiten vorbereitet ist. Zudem sollte auch das Personal für die neuen Anforderungen geschult sein.

Die Leistung, Zuverlässigkeit oder Sicherheit der IT-Infrastruktur ist hier ausschlaggebend.

IT-Infrastruktur für dezentrales Arbeiten IT- und Informationsverantwortliche eines Betriebs sollten daher sicherstellen, dass die folgenden Aufgaben gelöst sind: –Die Mitarbeitenden verfügen über die nötigen Berechtigungen, um produktiv arbeiten zu können. –Die nötigen Lizenzen sind vorhanden und eine Multi-Faktoren-Authentisierung sorgt dafür, dass nur Berechtigte Zugriff auf die

Unternehmensdaten erhalten. –Wenn Mitarbeitende ihre privaten Geräte nutzen, sollten diese Mindeststandards hinsichtlich der Sicherheit erfüllen und über eine Schutzsoftware verfügen. Dazu

gehört auch, auf dem eigenen System die aktuellsten Updates zu installieren. –Die Mitarbeitenden sollten sensibilisiert sein und über die wichtigsten sicherheitsrelevanten Gefahren (Phishing, Malware etc.) im Bilde sein.

Anforderungen an das Personal Das standortverteilte Arbeiten und insbesondere Homeoffice bringt auf allen Hierarchiestufen neue Herausforderungen mit sich: –Es fehlt der schnelle, einfache und spontane Kontakt. Grundsätzlich ist der Kontakt und auch der informelle Informationsaustausch reduziert. Dadurch ergibt sich die

Gefahr der Isolation. –Die Kommunikation läuft plötzlich vor allem über elektronische Medien und Tools. –Aufgrund der reduzierten Kontakte und des geringeren Austausches ist die Leistungsbeurteilung schwieriger. –Die Abstimmung mit den Mitarbeitenden oder Teams ist schwieriger und oft auch aufwendiger. –Um ein dezentrales Team erfolgreich zu führen, müssen folgende Punkte erfüllt werden: –Ohne Gemeinschafts- bzw. Teamgefühl läuft nicht viel. Besonders in der Startphase muss daher viel Zeit in die Teambildung investiert werden. –Strukturen bieten Orientierung: Regelmässige Meetings oder andere Termine helfen, um einerseits den Tag und die Aufgaben zu strukturieren, und andererseits, um zwischenmenschliche Kontakte zu pflegen. –Setzen Sie klare Regeln: Innerhalb welcher

Zeit muss bspw. auf Anfragen reagiert werden, welche Erwartungen bestehen bzgl. fixer Präsenzzeit? Wer rapportiert an wen, wer informiert und wer hat Zugriff auf welche Daten?

Da der informelle und schnelle Austausch eingeschränkt ist und alle dezentral arbeiten, ist zudem eine einheitliche und systematische Dokumentation der Ergebnisse wichtig.

Nicht zu vergessen ist, dass nicht alle Mitarbeitenden das gleiche technische Know-how und die entsprechenden Skills im Umgang mit digitalen Werkzeugen mitbringen. Daher ist eine Schulung der involvierten Mitarbeitenden (und auch Vorgesetzten) umso wichtiger, um allen einen guten Start in die neue Arbeitsform zu gewährleisten.