PLANEAMENTO DE PROJECTOS DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Sara Fernandes Martins
UFCD0501
Abril 2013
OBJECTIVOS Este curso deverá permitir aos formandos adquirir uma compreensão daquilo que é preciso fazer para analisar e identificar os recursos técnicos e outros recursos necessários para a organização de um evento e para produzir especificações detalhadas sobre os recursos necessários.
Programa 1. Importância do Planeamento na Organização de Eventos 2. Visão Estratégica de Eventos 3. Planeamento – Etapas do planeamento de projectos de organização de Eventos 4. Acompanhamento e Gestão de Eventos 5. Avaliação e Retorno dos Eventos
1. Importância do Planeamento na organização de Eventos Definições Finalidades Tipos de Eventos
Definições - Eventos Evento “acontecimento, ocorrência, sucesso” Priberam online
“ocasião extraordinária de encontro de pessoas com finalidade específica a qual constitui o “tema” principal do evento e justifica a sua realização.” Giacaglia, 2003
Definiçþes - Eventos MICE Meetings Incentives Congresses / Confereces Events / Exhibitions Mais utilizada no meio do Turismo, para definir actividade de empresas especializadas no sector com um cariz multi-nacional.
Finalidades dos Eventos 1. Gerar Lucro; 2. Recompensar, Premiar, Celebrar; 3. Aumento do Conhecimento Científico; 4. Aumento da Rede de Contactos; 5. Aumento do volume de negócios de determinado sector/marca; 6. Formação; 7. Desporto/Competições; 8. Circunstâncias Institucionais.
Períocidade dos Eventos 1. Esporádicos; 2. Periódicos; 3. Oportunidade.
AbrangĂŞncia dos Eventos 1. Local; 2. Regional; 3. Nacional; 4. Internacional.
Tipos de Eventos Para as diferentes finalidades, são realizados diferentes tipos de eventos, diferentes soluções, longe de serem estanques ou rígidas.
Tipos de Eventos FEIRAS
CONVEÇÕES DE VENDAS
Tipos de Eventos CONGRESSOS
ROADSHOWS
Tipos de Eventos WORKSHOPS
EVENTOS SOCIAIS
Tipos de Eventos EVENTOS CULTURAIS
EVENTOS DESPORTIVOS
Importância do Planeamento Se o objectivo for aumentar a participação dos sócios de uma associação comercial, considerar actividades que envolvam a sua acção, para além da sua presença!
Plano nunca é rígido ou estanque Estabelecer o caminho que a organização quer percorrer no futuro Pressupõe que se deva: Estabelecer
Objectivos Diagnóstico de Recursos Escolha dos Meios
2. VISÃO ESTRATÉGICA Objectivos Recursos internos ou externos Factores críticos de sucesso
Objectivos Se o objectivo for aumentar a participação dos sócios de uma associação comercial, considerar actividades que envolvam a sua acção, para além da sua presença!
Os objectivos do cliente/entidade organizadora deve ditar o formato, escolha de recursos, opções logísticas e principalmente conceito e budget de todo o eventos. As decisões dependem também da possibilidade de envolver ou não patrocinadores, mecenas, apoios etc.
Recursos Internos ou Externos INTERNOS
Maior personalização Maior padronização Menor dependência Valorização profissional da empresa
EXTERNOS
Maior velocidade Maior eficiência de custos Trabalho bem planeado Maior flexibilidade Maior capacidade
Factores Críticos de Sucesso
Experiência dos organizadores Filosofia de Trabalho Networking que pode trazer às empresas do sector CUSTO RETORNO Quantidade de eventos realizados anualmente CRIATIVIDADE
realizados em anos anteriores • Aumento das componentes do eventos • Ex. nr. De participantes, workshops etc.
• Manutenção do formato do evento • Ex. Manter o nr. De participantes, limitando as entradas – é uma via para tentar melhorar o programa do evento.
CONTENÇÃO
• Superar eventos
CONSOLIDAÇÃO
CRESCIMENTO
Estratégias
• Reduzir a escala do evento • Ex. se há menos investimento por parte de patrocinadores.
Escolha da Estratégia
Pode optar-se também pela estratégia de combinação, se queremos reforçar uns aspectos e limitar outros. A escolha da estratégia depende da adequação e pertinência do evento face ao ambiente, recursos, valores da empresa e aceitação do mesmo. Condição sine qua none ir de encontro aos objectivos e ser viável.
3. PLANEAMENTO - ETAPAS
Etapas Missão/Visão Definição de Objectivos Análise de Contexto Identificação de Estratégicas Escolha de Estratégias
Plano Operacional Avaliação de Retorno
Missão e Visão
Justificação de existência do evento; Briefing: breve relatório sobre o seu propósito e objectivos; Deve estar alinhado com os objectivos do evento e orientar o planeamento que se segue.
Objectivos e Público-Alvo
Indissociáveis da missão do evento e público-alvo Devem ser SMART Deve ter em conta uma
análise do ambiente externo (mercado, economia e tendências) e interno (empresa e organização envolvida).
S pecific M easurable A greeable R ealistic T ime Specific
Conceito/Tema
Deve relacionar-se com a missão do evento e pode ser lúdico ou não. Definir, explicitar e divulgar o evento Orienta a escolha do local, a execução do material e as opções a nível das actividades. Deve ser facilmente compreendida pelos participantes ou convidados.
Budget
Estabelecer um orçamento básico, inicial; Gerir o orçamento de forma a tornar possível todos os elementos desejados para o evento; Pode depender dos patrocínios angariados; Pode estar limitado por imposições legais ou deontológicas.
Data, Horários, Local e Logística D a t a s
L O C A L
Verificar calendários regionais, nacionais e internacionais; Dias da semana mais oportunos; com estabelecimentos abertos; Horário depende do tipo de evento; Ir de encontro ao tema, p.alvo e necessidades do evento; Deve completar todas as necessidades do evento (actividades, jantares, reuniões, etc.) É compatível com o budget? É acessível aos participantes?
Estratégia de Comunicação
Face ao público-alvo, escolher meios: Site
do evento TV; Rádio; Internet Mailing, E-mailing Assessoria de Imprensa Acordos com entidades públicas com interesse na divulgação do evento Acordos de divulgação com patrocinadores Comunicação Interna sobre o evento. PDF
Elaboração do Programa
Pode ser elaborado pelos promotores ou pelo organizadores; Tem base no tema do evento; Deve incluir horários, duração, conteúdos de palestras; Refeições, actividades lúdicas ou outras actividades; Deve ter indicações de acesso; Deve ter indicações para parcerias.
Contratação de Parceiros
Hotel Restauração Espaço de Reuniões/Feiras etc. Espaço de Actividades Espaço para apoio Audiovisuais Catering Designers
Gráficas Distribuidores Sistema de Gestão de Inscrição Artistas / Entertainers Formadores/Oradores Hospedeiros
Angariação de Patrocínios/Mecenas
Criação/melhoria de imagem da marca Consciencialização de uma organização Identificação do produto com um determinado estilo de vida Oportunidades de networking, merchandising ou venda. A angariação do patrocinadora depende muitas vezes da qualidade e importância do projecto, bem como do poder e forma como é apresentado o mesmo.
Planos de Gestão de Crise
Deve haver uma hierarquia de trabalho Abertura para discutir problemas; Pessoas alocadas a funções específicas Gestão
de equipa de hospedeiros Gestão de quartos Gestão de equipa de AV Gestão de Secretariado/ Recepção/Entradas
4. ACOMPANHAMENTO E GESTﾃグ DO EVENTO
Gestão in loco
Supervisionar o trabalho de todos Encontrar soluções para os imprevistos Acompanhar o trabalho de montagens/desmontagens Receber os promotores ou convidados especiais Verificar presença de todos os serviços contratados Angariar números de contactos de todos os envolvidos Dar briefing a equipas envolvidas, especialmente hospedeiros e recepcionistas Estar previamente nos locais – supervisionar sinaléticas, decoração, AV’s.
Relações com Media
Assessoria de Imprensa: press
release; media Kit; programa específico; condições de acesso e vinda de jornalistas; Convites; escolha dos convidados. Relações Públicas ou alguém alocado a essa função.
5. Avaliação e Retorno dos Eventos
Avaliação de Retorno de Eventos
Identificar onde e porque falharam e como podem melhorar Valorizar a notoriedade dos eventos Valorizar a credibilidade dos próprios organizadores
FORMAS
Observação Medição Acompanhamento da Implementação Apresentação de Feedback / Reports Análise e comparação de dados com eventos anteiores
Avaliação de Retorno de Eventos
Melhorar conhecimento sobre os clientes (preferências, potencial de compra, frequência e duração de permanência no evento, etc.) Influência das promoções/campanhas/ações Previsão de vendas, custos associados, previsão de rentabilidade e eficácia financeira do evento Melhorar o planeamento do próximo evento Reforçar a fidelização através da apresentação de reports
Avaliação de Retorno de Eventos
- Estudo de viabilidade - Objectivos
- Venda de bilhetes/nr. De inscritos; - Avaliação aos serviços prestados - Feedback no próprio evento - Eventualidades negativas
- Compilação da dados quantitativos e qualitativos referentes ao evento - Análise do dados - Elaboração de reports
Parâmetros de Avaliação para empresas investidoras Benefícios Concretos
Exposição do Produto/Marca
Resultados Mensuráveis
Divulgação
Definição do público
Melhoramento da Imagem
Crescimento do mercado
Participação dos patrocinadores
Valor Global
Clipping
Relação Custo/Benefício
Divulgação das entidades públicas e privadas (Autarquias, Turismo)