OBJETIVO Promover el sentido de pertenencia de los colaboradores ante la organización. Reforzar los lazos con todos los agentes externos (clientes, proveedores, bancos, cajas de compensación fundamentales para el éxito de la organización.
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¿QUÉ BENEFICIOS PERSEGUIMOS AL CELEBRAR NUESTRO ANIVERSARIO ?
Aumento del orgullo y sentido de pertenencia de los colaboradores con la organización.
Aumento de la notoriedad de marca entre los clientes, proveedores y bancos. Afianzar los lazos con clientes y aliados estratégicos.
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GENERALIDADES LUGAR
HOTEL DAN CARLTON
FECHA ENTREGA DE TARJETAS
HORA
๐ จ CARRERA 2 #1-60
๐ 8:00 AM โ 10:30 AM
๐ ก 26 DE ENERO DE 2018 EPS; 13
PRESUPUESTO CONTEMPLADO
$ 60.000.000
PROVEEDORES; 12
BANCOS; 19
Nร MERO INVITADOS
๐ ฅ 202
Nร MERO CONFIRMADOS Nร MERO ASISTIERON
๐ ฅ180
๐ ฅ155
CLIENTES; 39
VARIOS; 86
PLANTA; 38
= 78% ASISTENCIA
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INVITADOS
BANCOS
EPS
19
8
PROVEEDORES
CLIENTES
10
25
PLANTA
42
VARIOS
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27
GASTOS CANTIDAD
SERVICIO
GASTOS
1
Hotel dan carlton(ayudas audiovisuales, estación de café, montaje salón, desayuno) Memorias USB Vestuario hombres Lapiceros Lamy Bonos Falabella Alojamiento conferencista y maestra de ceremonia Conferencista Animación 40 años Elaboración Tarjetas de invitación realidad aumentada Material POP (PENDONES, MARCO SELFIE,TARJETAS DECORATIVAS) Impresión tarjeta realidad aumentada Punto de registro Fotógrafo ackerman Maestra de ceremonia Centros de mesa Auxilio de protocolo y eventos
$10.520.620
2 14 6
6 2 50 1 300 304 1 20 fotos y1 video 1 50 40
2
Tiquete maestra de ceremonia
$63.400 $575.000 $480.600 $1.800.000 506.900 $10.536.564 $3.900.000 $3.400.000 $1.894.600 $899.640 $930.000 $850.000 $450.000 $3.750.000 $2.000.000
$567.610
💵 $ 43.124.934 ¡TÚ HACES PARTE DE NUESTRA HISTORIA!
DOFA ☚
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1. Fallas tĂŠcnicas de los equipos a la hora de reproducir videos. 2. InformaciĂłn de base de datos de los invitados 3. Falta de involucramiento de la parte comercial en el evento. 4. Escaso Material Publicitario. 5. Ausencia de medios de comunicaciĂłn. 6. Toma de desisiones oportunas para la ejecuciĂłn de actividades para la realiaciĂłn del evento. 7. Falta de sentido de pertenencia de colaboradores
1. 2. 3. 4.
Posicionamiento de marca DistribuciĂłn de tarjetas Calidad del evento Canales de comunicaciĂłn externa para divulgaciĂłn del evento. 5. SegmentaciĂłn de invitados externos 6. Tema de la conferencia 7. Conferencista. 8. AtenciĂłn Personal de logĂstica 9. PresentaciĂłn personal del equipo logĂstico 10. UbicaciĂłn 11. Lealtad de los clientes.
1.
2. 3. 4.
Realizar alianzas estratĂŠgicas,Usando nuestras ventajas competitivas como : el personal calificado, infraestructura, lograremos captar a nuestros clientes para dar a conocer nuevos servicios. ReputaciĂłn corporativa. Formalizar el comitĂŠ de eventos dentro de la organizaciĂłn. ActualizaciĂłn base de datos grupos de interĂŠs.
1.
2.
ElecciĂłn de proveedores para la solicitud de los servicios o productos requeridos para el evento. No contamos con presupuesto estimado.
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RECOMENDACIONES Tener claro el presupuesto: es una de las premisas más importantes, porque a raíz del presupuesto se podrán hacer más o menos cosas para el evento.
Realizar la entrega de las invitaciones con mayor tiempo de anticipación, para informarle a los clientes la fecha exacta de la celebración y que ellos se agenden y asistan al evento.
Agradecer a los grupos de interés por su participación al evento.
Preparar un plan para situaciones imprevistas.
Medios de comunicación: Posteri or a esta celebración, un reportaje en el que se cuente detalles de lo ocurrido en el evento.
Realizar una actividad de 40 años para colaboradores de planta.
Creación de micrositio página web en conmemoración al evento.
Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI).
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Definir antelación número asistentes evento.
con el de al
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LUGAR
NH COLECTION ROYAL
FECHA ENTREGA DE TARJETAS
HORA
๐ 8:00 AM โ 10:30 AM ๐ ก 31 DE ENERO DE 2018
๐ จ CALLE 113 #9-65
PROVEEDORES; 15
Nร MERO INVITADOS
PLANTA; 30
๐ ฅ 175
CLIENTES; 129
Nร MERO CONFIRMADOS Nร MERO ASISTIERON
๐ ฅ115
๐ ฅ90
=
51 % ASISTENCIA
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CANTIDAD
10 1 100 50 1 1 1 1 1 25
SERVICIO Capitán de servicios Video Beem 600 Lumens Desayuno Americano Estación de medio día Salón Milenium Sonido 100 pax y micrófono inalámbrico propinas Punto de registro Fotógrafo Maestra de ceremonia Centros de mesa
GASTOS $787.040 $1.100.000 $4.120.400 $532.400 $1.250.000 $200.000 $412.040 $930.000 $650.000 $519.670 $ 2.231.250
💵 $ 12.239.700 ¡TÚ HACES PARTE DE NUESTRA HISTORIA!
DOFA ☚
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1. Entrega de las invitaciones con poco tiempo de anticipaciĂłn. 2. No tener algunos nĂşmero de contacto de los invitados. 3. No entregarle invitaciĂłn fĂsica la personal de planta. 4. No invitar a todo el personal de planta a la celebraciĂłn. 5. Horario inicio evento
1. La logĂstica del evento. 2. El menĂş del desayuno estuvo muy acorde a la ocasiĂłn. 3. La organizaciĂłn y decoraciĂłn del salĂłn. 4. Los obsequios que se les entregaron a cada uno de los invitados. 5. Los videos corporativos 6. El trabajo en equipo del personal de BogotĂĄ para recibir a todos los invitados. 7. Los reconocimientos entregados a la Sra. Stella. 8. El conferencista y el tema.
1. 2.
3.
Enviar las invitaciones con mĂĄs tiempo de anticipaciĂłn. Actualizar la base de datos de los invitados Invitar al personal de planta a la celebraciĂłn.
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4. Mejorar el mĂŠtodo de reconocimiento de las personas al ingreso (se les dio un strikes que se despegaba
1. 2. 3.
No habĂa apoyo por parte del hotel para el manejo de sonido, videobeemn y luces. Se le cobro el parqueadero a los invitados, se les hizo un descuento del 40%. SalĂłn de conferencia pequeĂąo.
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RECOMENDACIONES đ&#x;¤Š
Realizar la entrega de las invitaciones con mayor tiempo de anticipaciĂłn, para informarle a los clientes la fecha exacta de la celebraciĂłn y que ellos se agenden y asistan al evento.
No programar eventos para la ciudad de BogotĂĄ a primera hora, debido a que cuando son muy temprano se dificulta la llegada por la hora pico.
La presentadora debe ser mĂĄs expresiva e interactuar un poco mĂĄs con el pĂşblico.
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Realizar la entrega de las invitaciones con mayor tiempo de anticipaciĂłn, para informarle a los clientes a fecha exacta de la celebraciĂłn y que ellos se agenden y asistan al evento; En el servicio del cuando entregamos hotel incluir a una Tener siemprealgunas en cuenta a invitaciones persona que apoye todo el personal de planta. nos comentaban ya que algunos lĂderes me la que iluminaciĂłn del manifestaron por que no ya tenĂan salĂłn. todo el personal de planta fue invitado a compromisos la celebraciĂłn siendo un evento tan para esa importante agendados para la compaĂąĂa dĂa.
MEJORES MOMENTOS
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¿CÓMO PERCIBIERON LOS INVITADOS EL EVENTO? Realizar la entrega de las invitaciones con mayor tiempo de anticipación, para informarle a los clientes la fecha exacta de la celebración y que ellos se agenden y asistan al evento.
No programar eventos para la ciudad de Bogotá a primera hora, debido a que cuando son muy temprano se dificulta la llegada por la hora pico.
La presentadora debe ser más expresiva e interactuar un poco más con el público.
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Tener siempre en cuenta a todo el personal de planta. ya que algunos líderes me manifestaron por que no todo el personal de planta fue invitado a la celebración siendo un evento tan importante para la compañía
En el servicio del hotel incluir a una persona que apoye la iluminación del salón.
GENERALIDADES ENCUESTA
ENCUESTAS ENVIADAS
ð&#x;“§245
ENCUESTAS RECIBIDAS
ð&#x;“©165
= 67 %
COLABORADORES; 35 Tener siempre en cuenta a todo el personal de planta. ya que algunos lÃderes me manifestaron por que no todo el personal de planta fue invitado a la celebración siendo un evento tan importante para la compañÃa
CLIENTES, PROVEEDORES,BANCOS; 130
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RESPONDIERON
LA ENCUESTA
GENERALIDADES ENCUESTA Información general Logística Programación Valoración general
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Comentarios Y sugerencias
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INFORMACIÓN GENERAL
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DIFUSIÓN DEL EVENTO
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AGILIDAD EN EL PROCESO DE REGISTRO
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ATENCIÓN DEL PERSONAL ORGANIZADOR DEL EVENTO
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MAESTRA DE CEREMONIA
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✍ LOGISTICA
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FACILIDAD DE DESPLAZAMIENTO HASTA LA SEDE DEL EVENTO
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PUNTUALIDAD EN LA APERTURA DEL EVENTO
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CALIDAD Y COMODIDAD DE LAS INSTALACIONES DEL LUGAR DEL EVENTO
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UTILIDAD DE LOS MATERIALES/MATERIAL POP ENTREGADOS PARA EL EVENTO
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CALIDAD DE LAS BEBIDAS Y ALIMENTOS OFRECIDOS DURANTE EL EVENTO
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ð&#x;—“ PROGRAMACIÓN
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PERTINENCIA DE LA CONFERENCIA ORGANIZADA
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DISTRIBUCIÓN DE LAS MESAS PARA RECIBIR LA CONFERENCIA
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GRADO DE INTERÉS DEL TEMA EXPUESTO POR EL CONFERENCISTA
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INNOVACIÓN EN LOS TEMAS PRESENTADOS
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CALIDAD EN EL MANEJO DE LA CONFERENCIA DE (CONTROL DE TIEMPOS,INTERVENCIONES, ETC.)
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CUMPLIMIENTO DE LA PROGRAMACIÓN ESTABLECIDA PARA LA CONFERENCIA
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CONFERENCISTA
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๐ ๐ ฅ VALORACIร N GENERAL
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VALORACIÓN GENERAL
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COMENTARIOS Y SUGERENCIAS
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COMENTARIOS Y SUGERENCIAS Una conferencia diferente y con un tema de actualidad.
Excelente evento, se trataron temas interesantes e innovadores, Excelente evento, con el lugar y la comida de mejor propuestas calidad, gracias audiovisuales por la invitación y felicidades por los 40 años interesantes.
Celebración muy sentida y sobria. Excelente evento, con propuestas audiovisuales interesantes.
El evento estuvo muy bien organizado, la comida excelente, lo único fue que al conferencista le falto ser mas dinámico y hacer mas participe a los invitados.
Una experiencia inolvidable y muy bien organizada.
Si no se empezó a tiempo, no fue por culpa de los organizadores, sino de los asistentes que por lo general en Bogotá somos incumplidos. Excelente conferencia y excelente evento
Evento innovador, con propuestas arriesgadas para cautivar a los asistentes.
Que la empresa crezca día a día para que siga cumpliendo muchos años mas y de trabajo a muchas personas mas.
Un evento muy bien organizado y una conferencia muy apropiada para la ocasión, pues el tema es de interés general.
Es gratificante saber que hacemos parte de la calurosa familia SYA, y esperamos seguir siendo por mucho tiempo sus aliados estratégicos
Superó mis expectativas Hubo demora en la entrega de las tarjetas de invitación a quienes teníamos la responsabilidad de entregarlas al cliente, el salón muy bonito, pero no tenia el espacio suficiente para el paso de las personas.
Considero que fue un evento bien organizado, agradable para los asistentes, la única falencia fue la dificultad para ver los videos.
Excelente celebración, seria bueno que hubieran estado todos los procesos (Archivo, contratación).
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seria bueno que para una próxima oportunidad se tuviera en cuenta todo el personal que labora para la compañía ya que todos hacemos parte de la compañía y todos ponemos un granito de arena.
COMENTARIOS Y SUGERENCIAS Muy buen evento. Orgulloso de ser parte de la familia servicios y asesorías.
Creo que se pudo haber invitado a toda la compañía al evento y Excelente evento, con hacerlos participes de la actividad.
propuestas audiovisuales interesantes.
La organización, comunicación y ejecución del evento fue excelente, la conferencia magnifica. Sin embargo es incoherente que en un evento de esta magnitud, con el slogan "tu haces parte de nuestra historia", no se invite a la totalidad del personal de planta, que han hecho parte de esa historia.
muy interesante e innovador, el manejo de la tecnología
La conferencia fue excelente, sin embargo me hubiese más que se enfocaran en la celebración de los 40 años y que la presentadora del evento tuviese más ánimo y empoderamiento del evento.
Muy buen evento, felicitaciones y les auguro muchos éxitos innovando permanentemente en la fidelización y encantamiento de sus clientes.
Enhorabuena: estilo y sobriedad.
Es un privilegio para Axa Colpatria, ser aliado estratégico de las empresas S&A y Serviespeciales, y poder continuar construyendo experiencias exitosas en SST
Un evento muy importante, muy asertivo el lugar, los detalles y la conferencia
concepto y slogan del evento único y muy innovador.
Considero que debe haber mayor inclusión del personal de la empresa para este tipo de eventos y prever fallas tecnológicas.
Fue muy especial y emotivo para mi dado que llegue a la compañía para los 30 años, esto hizo que de verdad me identifique con el slogan
La actividad fue buena. Sugiero en próximos eventos haya puntualidad para iniciar la actividad, que todo el personal de planta sea tenido en cuenta en estos eventos para no hacer discriminaciones, que la información suministrada sea clara y oportuna.
Felicidades, los comentarios de los clientes son muy buenos.
Me pareció excelente la logística, el desarrollo del evento mostro el Carisma y Calidad Humana demostrada durante estos 40 años de trayectoria de la compañía
Celebrar la pertinencia del orden del día y de la organización como tal. Otra razón que evidencia por que cumplieron 40 años en el top ten empresarial.
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Realizar una actividad de celebración y conferencia en temas relacionados, para las personas que están en misión en la institución, que están en el día a día, incluido el supervisor, que se sienta la relación entre todos los integrantes de familia.
Muy agradable, muy sobrio y elegante, mucho compañerismo.
CONCLUSIONES
1 2 3 4 5
Gasto total evento $55.364. 634 Asignación de presupuesto para eventos de gran alcance Crear metodología de desarrollo de eventos No generar cambios de último momento sobre las decisiones tomadas en consenso por parte del comité organizador. Seguir las indicaciones de protocolo sugeridas por el líder encargado de la organización del evento.
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