RESULTADOS 1RA ENCUESTA
COMUNICACIONES INTERNAS, VOZ A VOZ
I. ÍNDICE Introducción El camino hacia el alineamiento organizacional La encuesta Sobre los participantes Existencia del proceso de comunicaciones Comunicación interna y estrategia organizacional Percepción de los encuestados sobre la comunicación interna de la organización Conclusiones
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II. EL CAMINO HACIA EL ALINEAMIENTO ORGANIZACIONAL Cuando la organización quiere que cada uno de sus colaboradores ¿A que contribuye la comunicación interna en S&A SERVICIOS Y comparta el sentido del negocio y haga suya las metas que ASESORIAS Y SERVIESPECILAES? mueven a la organización, la comunicación interna cumple un rol fundamental. HAY CUATRO FRENTES EN LO QUE LA COMUNICACIÓN INTERNA APOYA LA ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL: Sin embargo, esto no se trata sólo de enviar unos cuantos correos electrónicos o pegar un par de afiches en la cartelera institucional. Para conseguir este compromiso se necesita de una comunicación interna estratégica, que apoye al alineamiento organizacional de manera decidida, consistente y constante. Por esto es necesario desarrollar una política comunicacional clara, que cuente con el compromiso de la alta dirección y de los lideres; con un plan de medios internos y/o tácticas adecuadas y efectivas, la que, por supuesto, debe considerar la evaluación y medición, con el fin de estimar la eficacia de la visión 2020.
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1. Información El primero, y la base de la pirámide de los objetivos de comunicación interna, es informar. Aquí se unen todos aquellos mensajes básicos que una organización genera y que son fundamentales para el funcionamiento de la misma ,para que cada colaborador desempeñe de la mejor manera su labor diaria.
2. Clima laboral
La información de la organización abarca desde la comunicación instrumental u operativa (valores, normas, procedimientos etc.) es decir, el saber hacer de la organización, hasta la comunicación de beneficios, convenios, evaluaciones de desempeño, seguridad, etc.
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El principal impacto en el clima laboral lo hace el jefe. Aquí , el estilo de liderazgo es fundamental, pero también los son las habilidades de este líder para comunicar y, por supuesto, para escuchar. Un líder que sabe escuchar a su equipo y sabe comunicar de manera efectiva los principios organizacionales, los cambios, las evaluaciones, que sabe dar feedback, entre otros, es un líder que genera un ambiente laboral propicio para crear y creen en la organización y en sus metas.
3.Cultura organizacional Objetivo fundamental de la comunicación interna, que implica hacer un trabajo comunicacional para que los colaboradores sientan propia la visión, misión, valores de la organización y conozcan cómo se alinean con las metas organizacionales. El que cada colaborador comprenda como aporta al cumplimiento de los objetivos de la organización es vital , tanto para que se sienta parte de una estructura y un grupo como para poder contribuir aún más a las metas. Un colaborador que sebe porqué esta realizando su labor es un colaborador comprometido que toma desafíos y que aporta con ideas a mejorar su entorno laboral y el de su equipo. Para generar y cimentar una cultura organizacional es vital que la comunicación interna se haga cargo de los rasgos identitarios que priman en la organización, para así potenciar los aspectos positivos y minimizar los negativos con el fin de fomentar buenas practicas laborales.
4.Gestión del cambio e innovación
El cambio es lo permanente hoy en las organizaciones y es de las pocas cosas que se pueden predecir. Y SON DE TODO TIPO. Cambio de modelo operativo, cambio de evaluación de desempeño, cambio de tics y muchas más. Cada cambio organizacional genera impacto en los colaboradores, que son quienes tienen que llevar a cabo los proceso internos. A ellos, los necesitamos comprometidos con el cambio y la innovación, pero ¿Los hacemos parte de estos procesos? ¿Les comunicamos los pasos que vienen? ¿les preguntamos que opinan? ¿ Los invitamos a participar en el proceso activamente, a pasar de espectadores a actores? ¿Estamos preparando a la organización para vivir el cambio permanente? Es hora de tomar de la mano la comunicación interna… ¡Y demos un impulso al cambio y a la innovación!
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III. LA ENCUESTA El Lunes 20 de noviembre de 2017, el proceso de comunicaciones realizó la 1RA ENCUESTA DE COMUNICCIÓN INTERNA VOZ A VOZ, con el fin de conocer el avance que ha tenido el proceso al cumplir un año de haber sido estandarizado dentro de la organización. Entre los objetivos de esta encuesta está el conocer el estado de las comunicaciones internas en S&A SERVICIOS Y ASESORIAS Y SERVIESPECIALES, su posicionamiento dentro de ellas y el uso de las nuevas tendencias.
La encuesta contó con un universo de 110 personas, pertenecientes a los 21 procesos de la organización.
La encuesta fue aplicada vía online a través de un formulario de GOOGLE FORMS, en el que se solicitaban los datos corporativos de cada usuario con el fin de dar validez a los resultados obtenidos en la encuesta.
La herramienta de medición fue una encuesta de 37 preguntas, en el que se midieron diversos aspectos sobre el estado de la comunicación interna.
Los resultados de la encuesta permitirán realizar mejoras en el proceso y generar un contraste en el 2018 de las comunicaciones internas.
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IV. SOBRE LOS PARTICIPANTES
SEXO El 64 % de los encuestados es de sexo femenino, mientras que 35 % es masculino.
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Proceso al que pertenece El 32 % de los encuestados pertenecen al proceso SAC, el 15 % al proceso de Selecciรณn y el 13 % al de contrataciรณn.
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ANTIGUEDAD EN LA ORGANIZACIÓN El 49 % de los encuestados lleva entre 1 y 5 años en la organización, con 35% menos de un año y el 9 % más de 10 años.
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Ciudad El 41 % de los encuestados se encuentra en la ciudad e Cali, el 24 % Bogotá, 15 % en Medellín.
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V. CANALES DE COMUNICACIÓN
LA ORGANIZACIÓN LE INFORMA ACERCA DE LA MISIÓN, VISIÓN, VALORES Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA EMPRESA.
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IDENTIFICA Y CONOCE CLARAMENTE LAS NORMAS O REGLAMENTO INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN.
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COMO COLABORADOR DE LA ORGANIZACIÓN SIENTE QUE LA INFORMACIÓN QUE RECIBE ES OPORTUNA Y SUFICIENTE PARA DESARROLLAR SU LABOR.
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CUANDO NECESITA COMUNICAR ALGO A SU JEFE INMEDIATO O VICEVERSA (SU JEFE A USTED) LO HACE UTILIZANDO ALGÚN MEDIO DE COMUNICACIÓN FORMAL (MAIL, MEMORANDO, ACTA, SOLICITUD POR ESCRITO, ETC.)
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EXISTE DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN UNA PERSONA O PROCESO ENCARGADO Y RESPONSABLE DE ELABORAR, GESTIONAR, COORDINAR Y SUPERVISAR LOS MEDIOS FORMALES DE COMUNICACIÓN EXISTENTES ACTUALMENTE.
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CONSIDERA QUE LOS DIVERSOS MEDIOS Y CANALES DE COMUNICACIÓN QUE UTILIZA LA ORGANIZACIÓN ACTUALMENTE SON SUFICIENTES PARA MANTENERLO INFORMADO.
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LA INFORMACIÓN QUE ES PUBLICADA EN LOS DIVERSOS MEDIOS Y CANALES DE COMUNICACIÓN QUE UTILIZA LA ORGANIZACIÓN ACTUALMENTE ES DE SU INTERÉS Y AGRADO, Y ADEMÁS, CONTRIBUYE CON EL DESEMPEÑO DE SUS LABORES.
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¿LE PARECE CORRECTA LA CANTIDAD DE CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA QUE TENEMOS EN LA ORGANIZACIÓN?
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¿ESTÁ SATISFECHO CON EL NÚMERO DE COMUNICADOS QUE RECIBES VÍA EMAIL?
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¿CUÁL ES LA HERRAMIENTA O CANAL DE COMUNICACIÓN QUE MÁS VALORAS?
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VI. Flujo de informaciรณn
¿TE ENCUENTRAS CON DIFICULTADES/PROBLEMAS A LA HORA DE ACCEDER A LOS CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA?
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¿EL PROCESO DE COMUNICACIONES TE HACE LLEGAR LA INFORMACIÓN ADECUADAMENTE?
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CON QUÉ FRECUENCIA EL PROCESO DE COMUNICACIONES LE INFORMA SOBRE NOVEDADES/INFORMACIÓN DE INTERÉS DE LA ORGANIZACIÓN
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¿ESTÁS SATISFECHO CON LA COMUNICACIÓN QUE HAY ENTRE EL PROCESO DE COMUNICACIONES Y TU PROCESO?
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A CONTINUACIÓN TUS COMENTARIOS Y/O SUGERENCIAS RESPECTO A LOS CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA: Los canales de comunicación son buenos, pero pueden utilizarse canales que permitan interactuar a todos los colaboradores.
El proceso de comunicaciones es organizado, oportuno y generador de buenas ideas para transmitir mensajes a todos los colaboradores.
Creación de chat interno.
Son importantes las comunicaciones e información brindada por el proceso de comunicaciones debido a que mantiene a todos con la expectativa de cuales son los cambios que se avecinan en la organización. Contamos con comunicación.
excelentes
Felicitaciones a la organización por el avance en el proceso de comunicaciones y en los canales que utiliza para transmitir información de interés para todos.
canales
de
Tener carteleras virtuales que permitan conocer la información en tiempo real y sobre todo que permitan reducir el uso del papel.
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Tener en cuenta en los canales de comunicación a que tipo de publico va dirigido cada mensaje, para hacer un buen uso de cada uno de ellos. Es importante realizar conciencia del uso correcto del correo electrónico como canal de comunicación, debido a que en ocasiones se usa de manera indebida además de generar comunicaciones personalizadas para los usuarios.
Los canales de comunicación son muy buenos, pero no es suficiente enviar un email a alguien para informarle sobre un tema, deberían utilizarse otros mecanismos para generar más impacto en los colaboradores.
VII. Contenido
Valora el grado de interĂŠs que tienen para ti los siguientes contenidos de comunicaciĂłn:
ESTRATEGIA CORPORATIVA DE LA ORGANIZACIÓN (MISIÓN,VISIÓN,VALORES,PILARES,HITOS )
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PORTAFOLIO DE SERVICIOS
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INFORMACIÓN DE LOS COLABORADORES
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TALENTO HUMANO (FORMACIÓN,BIENESTAR,CLIMA,CAMPAÑAS)
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INFORMACIÓN DE ACCIONES DE COMUNICACIÓN INTERNA
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INFORMACIÓN SOBRE EVENTOS/ACTIVIDADES/CAPACITACIONES
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DE LOS SIGUIENTE ESPACIOS QUE TIENEN LOS PORTALES WEB WWW.SERVIASESORIAS.COM.CO Y WWW.SERVIESPECIALES.COM.CO ELIJA EL QUE VISITA USUALMENTE
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¿QUE TIPO DE TEMAS LE GUSTARÍA QUE SE ABORDARAN EN LAS CAMPAÑAS GENERADAS POR EL PROCESO DE COMUNICACIONES?
Manejo del estrés y motivacionales.
Cursos y formación
Innovación
Trabajo en equipo
Reconocimientos que tenga la organización externamente
Responsabilidad social
Proyectos que tenga la organización
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Bienestar para la Familia
Tips laborales
VIII. Espacios formales de comunicaciรณn
Las reuniones/espacios formales de comunicaciรณn establecidos en la organizaciรณn aportan para el logro de los objetivos empresariales
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IDENTIFICA CLARAMENTE EL TIPO DE REUNIONES/ESPACIOS COMUNICACIÓN QUE ESTÁN ESTABLECIDOS EN LA ORGANIZACIÓN
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FORMALES
DE
LOS DIVERSOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN INTERACTÚAN Y SE COMUNICAN EFICIENTEMENTE PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES LABORALES.
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LAS REUNIONES/ESPACIOS DE TRABAJO FORMAL SON PRODUCTIVOS Y SE SIENTE QUE EL TIEMPO QUE ES INVERTIDO EN ELLOS ES PROVECHOSO PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE SU PROCESO Y DE LA ORGANIZACIÓN EN GENERAL.
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CUANDO INGRESO A LA ORGANIZACIÓN POR PRIMERA VEZ RECIBIÓ UN PROCESO DE INDUCCIÓN CLARO Y COMPLETO, QUE LE PERMITIERA CONOCER LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES DE LA EMPRESA
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IX. Espacios informales de comunicaciรณn
LA ORGANIZACIÓN ACOSTUMBRA A CELEBRAR CON SUS COLABORADORES FECHAS ESPECIALES: ANIVERSARIOS, NAVIDAD, CUMPLEAÑOS, DÍA DE LA MADRE/PADRE ETC.
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LA CELEBRACIÓN DE FECHAS ESPECIALES POR PARTE DE LA ORGANIZACIÓN FAVORECEN LA COMUNICACIÓN E INTEGRACIÓN DE SUS COLABORADORES.
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EXISTEN EN LA ORGANIZACIÓN DIVERSOS ESPACIOS DE COMUNICACIÓN INFORMAL QUE PERMITAN Y FACILITEN LA INTERACCIÓN ENTRE DIRECTIVOS Y COLABORADORES.
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x. Retroalimentaciรณn
¿CREES QUE LA ORGANIZACIÓN SE PREOCUPA PORQUE LA INFORMACIÓN RELEVANTE LLEGUE A TODOS SUS COLABORADORES/AS?
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¿CUÁL ES TU GRADO DE SATISFACCIÓN GENERAL CON LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA ORGANIZACIÓN?
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XI.CONCLUSIONES
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01 Entre los hallazgos más destacados de la 1ra encuesta de comunicación, es que los colaboradores reconocen el proceso de comunicaciones como parte importante de la organización
02 Sobre el quehacer del proceso de comunicaciones en la organización la principal tarea del proceso es apoyar a los procesos internos y a la estrategia organizacional para Transmitir un mensaje claro, oportuno y preciso a los grupos de interés.
Sobre el quehacer del proceso de comunicaciones en la organización la principal tarea del proceso es apoyar a los procesos internos y a la estrategia organizacional para Transmitir un mensaje claro, oportuno y preciso a los grupos de interés.
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04 Sobre la percepción de los encuestados sobre como están siendo informados y escuchados, tienen un aspecto positivo sobre el conocimiento de la visión, misión y valores corporativos.
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El TIPO DE COMUNICACIÓN existente dentro de la organización es descendente donde los mensajes fluyen siguiendo el conducto regular por jerarquía de la organización hacia los colaboradores.
Medio emplean para comunicarse e es el correo electrónico como canal prioritario, seguido de lo comunicados, aunque refieren que la comunicación es directa (personalmente) se da un contacto de personas físicamente próximas, permitiendo el intercambio de comunicación no verbal y verbal, en un contexto acra a cara para evitar espacio de rumores.
La empresa ha empezado a introducir elementos de comunicación, especialmente vertical descendente (dirección empleado).
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08 Nivel de comunicación transaccional: La gestión de la comunicación es satisfactoria y consigue los objetivos propuestos. En este punto es importante mantener los canales existentes y seguir perfeccionando el uso de las herramientas y mecanismos de comunicación. Esto es importante si no queremos quedarnos obsoletos, puesto que la tecnología avanza muy rápido y aparecen nuevos instrumentos que facilitan y agilizan la comunicación.