EFFIZIENZ DANK DIGITALISIERUNG

In einer zunehmend technologisierten Welt scheinen Papierdokumente oft wie Relikte aus einer anderen Zeit. Viele Unternehmen und Organisationen haben erkannt, dass die Digitalisierung ihrer Dokumente nicht nur Platz schafft, sondern auch die Effizienz und Produktivität steigert.

Folgendes Szenario: Die Unternehmenschefin sitzt am Flughafen und wartet auf das Boarding. Da meldet sich ein wichtiger Kunde. Der Vertrag läge jetzt endlich zur Unterschrift bereit. Nur: Dass es jetzt so schnell gehen würde, darauf war niemand vorbereitet. Der Vertrag muss aus internen Gründen innerhalb der nächsten zwei Stunden von der Unternehmensleiterin (und nur von ihr!) unterschrieben werden. Also versucht jemand, so schnell wie möglich zum Flughafen zu kommen, um die Unterschrift unter das Dokument setzen zu lassen.

Bis der Vertrag am Flughafen ist, hat das Flugzeug schon längst abgehoben. Oder die Chefin verpasst den Flug und damit ein anderes wichtiges Meeting in London. So das Szenario vor Digitalisierung. Klingt nach viel Stress und Unsicherheit. Und doch passiert es vermutlich öfter, als man denkt.

Dank des Softwareunternehmens d.velop, das sich seit über 30 Jahren um effizientes Datenmanagement kümmert, gehört dieses Szenario der Vergangenheit an. Mit den Lösungen von d.velop können Nutzende problemlos von überall auf die zentral gelagerten Dokumente zugreifen. Mehr als das Smartphone, Tablet oder PC und eine Internetverbindung braucht es dafür nicht. Vertragsanpassungen und -unterschriften, Gehaltsabrechnungen, das Überprüfen von Rechnungen etc. sind damit jederzeit möglich - der Managerin im eingangs beschriebenen Szenario wären so eine Menge Ärger und Aufregung erspart geblieben.

Unternehmen, die vor einer Digitalisierung wegen eines vermeintlich hohen Zeitaufwands noch zurückschrecken, beruhigt d.velop Chief Product Officer Nico Bäumer: „Durchgängige Digitalisierung geht dank KI und Elementen des Machine Learning beim automatischen Erkennen schneller, als man denkt. Auch bei großen Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen. Das System kann in der Cloud innerhalb von nur wenigen Minuten aufgesetzt werden. Tagespost o.ä. wird mittels eines Scanners innerhalb von Sekunden importiert, bereits vorhandene digitale Informationen wie E-Mails, Angebote, Verträge etc. werden direkt archiviert.” www.d-velop.de

Warum aber Digitalisierung? „Nur, was an einer zentralen Stelle digital vorliegt, kann auch wiedergefunden, weiterentwickelt oder ergänzt werden”, betont Bäumer. „Um dieses Setting zu realisieren, digitalisieren wir grundsätzlich alle gängigen Formate - egal, ob E-Mail, WordDatei, Präsentation, Grafiken oder spezielle Formate wie beispielsweise CAD-Zeichnungen o.ä. Wir wandeln diese in langzeitstabile, rechtskonforme und revisionssichere Formate um, sodass die Unternehmen die Dateien auf einem eigenen Unternehmensserver ablegen können oder in unserer speziell gesicherten Cloudumgebung speichern”, klärt der Digitalisierungsexperte von d.velop auf.

Mehr Effizienz ist also möglich. Dank d.velop.